Voorwaarden 2015 Licentie, Gebruik, Verbruik en Onderhoud van Programmatuur Inhoudsopgave
blz
Algemeen Wijzen van doorberekening van gebruik van de Programmatuur Contractstructuur
1
Artikel 1: Wijzen van doorberekening van gebruik van de Programmatuur
2
Artikel 2: Looptijd van de Hoofdovereenkomst
2
Artikel 3: Facturering van Licentie, Gebruiksrecht, Verbruikskosten en Projectkosten
2
Artikel 4: Onderhoud van Programmatuur
4
Algemeen 1. Inventive Systems (verder Inventive) heeft standaard programmatuur ontwikkeld, waarin desgewenst voor Cliënten specifieke aanpassingen (maatwerk) kunnen worden aangebracht, samen te noemen Programmatuur. 2. Daarnaast brengt Inventive programmatuur van derden op de markt, die al dan niet in combinatie met de Programmatuur kan worden gebruikt. Het benutten van door Inventive bij de bij Cliënt geïnstalleerde Programmatuur kan op verschillende manieren aan Cliënt worden doorberekend: Eenmalige Licentie Eenmalige Licentie is het (eenmalig te betalen) recht van Cliënt om gecontracteerde software van Inventive voor een vooraf bepaald aantal gebruikers voor onbeperkte duur te gebruiken. Bij deze vorm is het noodzakelijk afzonderlijk een softwareonderhoudscontract af te sluiten. Periodiek Gebruiksrecht Periodiek Gebruiksrecht is het recht van Cliënt om door haar vooraf gecontracteerde deelsystemen, modulen en/of programmafuncties bij Inventive gedurende een overeengekomen periode te gebruiken tegen betaling van een overeengekomen bedrag per gebruiker. In dit bedrag zijn de kosten van softwareonderhoud begrepen. Verbruik Onder Verbruik van de Programmatuur door Cliënt wordt bedoeld het werkelijk aantal keren dat een programmafunctie gedurende een bepaalde periode is gestart ongeacht het aantal gebruikers van Cliënt. De verbruikskosten worden bepaald door het werkelijk aantal keren dat programmafuncties zijn gestart in een verbruiksperiode te vermenigvuldigen met een vooraf vastgesteld tarief per functie (clickprijs). De kosten van het softwareonderhoud zijn begrepen in de verbruikskosten. Het is niet nodig om vooraf te bepalen welke deelsystemen, modulen en/of programmafuncties zullen worden gebruikt door Cliënt. 3. De licentie-, gebruiksrecht-, verbruiks- en onderhoudsvoorwaarden vormen een onverbrekelijk onderdeel van de overkoepelde overeenkomst (annex offerte/opdrachtbevestiging), verder te noemen Hoofdovereenkomst, waarin de voor Cliënt van toepassing zijnde wijze van doorberekening is opgenomen. 4. De afspraken en voorwaarden vermeld in de Hoofdovereenkomst prevaleren boven de licentie-, gebruiksrecht-, verbruiks- en onderhoudsvoorwaarden, welke prevaleren boven de algemene voorwaarden, zijnde de branchevoorwaarden (Nederland ICT). 5. De voorwaarden van de Escrowovereenkomst zijn van toepassing wanneer Cliënt deze overeenkomst heeft gesloten met Inventive Systems en de Stichting Inventive Cliëntenbelangen.
1
Artikel 1: Wijzen van doorberekening van gebruik van de Programmatuur 1.1 Eenmalige Licentie 1.1.1 Cliënt is aan Inventive eenmalig een gebruiksrechtvergoeding verschuldigd voor bij Inventive gecontracteerde Programmatuur. 1.1.2 Tot het gebruik van de Programmatuur is Cliënt slechts gerechtigd wanneer zij met Inventive daarvoor een onderhoudsovereenkomst heeft gesloten. De licentiecodes en/of toegangscodes en wachtwoorden voor het gebruik van de Programmatuur worden door Cliënt verkregen na betaling van de Eenmalige licentie alsmede na betaling van de jaarlijkse onderhoudskosten. 1.1.3 De in dit artikel bedoelde codes zullen door Inventive aan Cliënt, na volledige voldoening van alle betalingsverplichtingen door Cliënt aan Inventive, telkens voor het volgende gebruiksjaar worden verstrekt. 1.2 Periodiek Gebruiksrecht 1.2.1 Cliënt is aan Inventive voor de Programmatuur periodieke gebruiksrechtvergoeding na elke gebruiksperiode verschuldigd, tenzij Cliënt gebruikt maakt van een kortingsregeling voor vooruitbetaalde gebruiksrechtvergoeding. 1.2.2 Cliënt is slechts gerechtigd tot het gebruik van de Programmatuur voor zover en voor zolang hij daartoe van Inventive zogeheten gebruiksrechtcodes en/of toegangscodes en wachtwoorden heeft verkregen, alsmede na betaling van de periodieke gebruiksvergoedingen van de verstreken gebruiksperioden. 1.3 Verbruikskosten 1.3.1 Cliënt is aan Inventive verbruikskosten verschuldigd van de gestarte programmafuncties na elke verbruiksperiode. 1.3.2 Tot het verbruik van de Programmatuur is Cliënt slechts gerechtigd voor zover en voor zolang hij daartoe van Inventive zogeheten verbruikscodes en/of toegangscodes en wachtwoorden heeft verkregen, alsmede na betaling van de maandelijkse verbruikskosten dan wel termijnnota’s voor de verstreken verbruiksperioden. 1.4 Beperking Licentie-, gebruiks- en verbruiksrecht 1.4.1 Het Licentie-, gebruiks- en verbruiksrecht is beperkt tot de juridische entiteit(en) van Cliënt, waaronder worden verstaan, die organisaties, waarin Cliënt een meerderheidsbelang heeft en die zijn gespecificeerd in de Hoofdovereenkomst.
Artikel 2: Looptijd van de overeenkomst 2.1 De looptijd wordt, wanneer daarover geen afspraken zijn gemaakt in de Hoofdovereenkomst, aangegaan voor onbepaalde tijd, doch tenminste drie jaar, ingaande op de datum van ondertekening van de Hoofdovereenkomst en wordt daarna per jaar stilzwijgend verlengd met één jaar. 2.2 De Hoofdovereenkomst kan door Cliënt eerst worden opgezegd na de overeengekomen looptijd en vervolgens jaarlijks telkens drie maanden voor het einde van een gebruiksjaar. 2.3 De Hoofdovereenkomst kan eerst door Inventive bij aangetekend schrijven worden opgezegd na de looptijd, alsmede daarna tegen het eind van een gebruiksjaar, mits daarbij een opzegtermijn van 12 maanden in acht wordt genomen. Artikel 3: Facturering van Licentie, Gebruiksrecht, Verbruikskosten en Projectkosten 3.1 De Eenmalige licentie wordt (eenmalig) gefactureerd en is verschuldigd bij ondertekening van de Hoofdovereenkomst. De kosten van het jaarlijks onderhoud worden vooraf gefactureerd vanaf de datum van installatie tot aan de afloop van het eerste gebruiksjaar van de Programmatuur. 3.2 De periodieke gebruiksrechtvergoeding en de gebruiks- en afrekenperioden zijn vermeld in de Hoofdovereenkomst en wordt per gebruiksperiode achteraf gefactureerd dan wel vooraf per afrekenperiode. De onderhoudskosten voor de Programmatuur zijn daarbij inbegrepen. De ingangsdatum is de datum waarop (een deel van) de Programmatuur wordt geïnstalleerd. 3.3 De verbruikskosten zijn vermeld in de Hoofdovereenkomst en zijn verschuldigd na afloop van elke verbruiksperiode, tenzij Cliënt gebruik maakt van de egalisatieregeling, waarin maandelijks een gelijk bedrag aan verbruikskosten als voorschot in rekening wordt gebracht en jaarlijks een verrekening plaats vindt van te
2
veel of te weinig betaalde verbruikskosten en het termijnbedrag wordt aangepast voor het volgende verbruiksjaar. 3.4 De Projectkosten, bestaan uit kosten voor softwareontwikkeling, installatie, implementatie en reizen worden op basis van nacalculatie per maand achteraf in rekening gebracht tegen tarieven vermeld in de Hoofdovereenkomst. 3.5 Op de Programmatuur, welke ontstaat door het ontwikkelen van cliënt specifieke aanpassingen (maatwerk) wordt daarna eveneens onderhoud verricht (Artikel 4). Dit maatwerk wordt na acceptatie door Cliënt door Inventive geïntegreerd in de Programmatuur, waardoor in verbeterde versies van de Programmatuur het maatwerk onverkort van toepassing blijft. 3.5.1 Maatwerk bij Eenmalige Licentie De onderhoudskosten van de programmatuur voor het maatwerk bedragen per jaar 20% de totale ontwikkelingskosten, ofwel 1,67% op maandbasis. Teneinde deze onderhoudskosten synchroon te laten lopen met het jaarlijks onderhoud van de standaard programmatuur, wordt voor het maatwerkprogrammatuur pro rata onderhoud in rekening gebracht tot aan de start van het nieuwe onderhoudsjaar. 3.5.2 Maatwerk bij periodiek gebruiksrecht In dit geval bevatten de periodieke gebruikskosten tevens de onderhoudskosten. In de Hoofdovereenkomst zal worden aangegeven uit welke nieuwe (of uitgebreide) programmafuncties het maatwerk bestaat en welke kosten verbonden zijn aan periodieke gebruiksrecht voor het maatwerk. Wanneer de opdracht voor het maatwerk na het afsluiten van de Hoofdovereenkomst wordt gegeven, wordt een aanvullende of nieuwe Hoofdovereenkomst afgesloten. 3.5.3 Maatwerk bij verbruik van Programmatuur In dit geval bevatten de verbruikskosten tevens de kosten van softwareonderhoud. Wanneer voor de programmafuncties van het maatwerk nog geen frequentie van het verbruik bekend is, zal in de Hoofdovereenkomst worden aangegeven op welke wijze de kosten van ontwikkeling en het onderhoud van het maatwerk doorberekend zullen worden. 3.6 De Client is gerechtigd het aantal gebruikers van de Programmatuur te verhogen, alsmede de Programmatuur uit te breiden met de andere standaard deelsystemen, modules en programmafuncties. Afhankelijk van het reeds gehanteerde doorberekeningsmethode worden de kosten van de Eenmalige licentie, dan wel het periodieke gebruiksrecht inclusief de kosten voor onderhoud opgeteld bij de op dat moment lopende Hoofdovereenkomst. De facturering verloopt op gelijke wijze zoals beschreven in artikel 3.5. De Cliënt is na de overeengekomen contractduur gerechtigd het aantal gebruikers alsmede het aantal modules te verminderen, waardoor de kosten worden berekend op basis van de aangepaste situatie. In geval van uitbreidingen van het verbruik van Programmatuur vinden geen aanpassingen plaats van de doorberekening en blijft de doorberekening op basis van gestarte programmafuncties. 3.7 Alle prijzen en bedragen zijn exclusief BTW. 3.8 Voor alle facturen geldt een betalingstermijn termijn van 14 dagen. 3.9 De onderhoudskosten, periodieke gebruiks- en verbruiksvergoeding kunnen jaarlijks worden geïndexeerd. Indexering vindt plaats op basis van de wijziging van het inflatiepercentage volgens de consumentenprijsindex (CPI), reeks Consumentprijzen; onderliggende inflatie (2006 = 100), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Een en ander wordt berekend volgens de volgende formule: De nieuwe vergoeding is gelijk aan de vergoeding bij aanvang van enig jaar, vermeerderd met het inflatiepercentage van de maand augustus van dat jaar. Indien het CBS bekendmaking van genoemd inflatiepercentage staakt, of de basis van de berekening daarvan wijzigt, of zich daartoe een andere reden aandient, zal zoveel mogelijk een daaraan aangepast of vergelijkbaar inflatiepercentage worden gehanteerd. Bij verschil van mening hieromtrent kan door de meest gerede partij aan het CBS een uitspraak worden gevraagd, die voor beide partijen bindend is.
3
Artikel 4: Onderhoud van de Programmatuur 4.1 Het onderhoud heeft betrekking op het technisch onderhoud van de standaard en maatwerksoftware van Inventive (Programmatuur). Uitgesloten is het technisch onderhoud van systeemsoftware of software van derde partijen met uitzondering van de door Inventive geleverde 4D-database management-programmatuur. 4.2 Voor zover Cliënt reeds gebruik maakt van eerder door Inventive geleverde Programmatuur, zal de in de Hoofdovereenkomst beschreven aanvullende programmatuur qua tijdstip van doorberekening gelijk worden getrokken aan de reeds geleverde en in gebruik genomen Programmatuur. 4.3 Indien aan Cliënt tijdens de looptijd van de overeenkomst het gebruiksrecht op een nieuw programma van Inventive wordt verleend, zullen de bepalingen m.b.t. dat programma van overeenkomstige toepassing zijn vanaf de orderdatum van het (de) desbetreffende programma('s). 4.4 Inventive verplicht zich haar Programmatuur gedurende de overeengekomen contractperiode te onderhouden. 4.4.1 Met betrekking tot -voor zover mogelijk- aanpassen, verbeteren en uitbreiden van de Programmatuur, zulks ter beoordeling van Inventive, in de meest recente versie van de Programmatuur, welke beschikbaar wordt gesteld aan Cliënten met een geldend onderhoudscontract, ten gevolge van: •
• • •
gewijzigde wettelijke eisen, die betrekking hebben op functies van het programma, zoals wettelijke wijzigingen in administratieve regelgeving van BTW en ICP aangiftes, betalingsverkeer standaards zoals Sepa, wettelijk en boven wettelijk verlofregeling; door Cliënt geconstateerde en door de directie van Inventive schriftelijk erkende onvolkomenheden; wensen van meerdere Cliënten; het technisch verbeteren op de punten snelheid, robuustheid en security; Met betrekking tot de databasemanagementsoftware (4D)
• •
aanpassingen vanwege verbeterde versies van 4D-programmatuur, besturingssysteem, en alle overige software van derden waarvan de Programmatuur gebruik maakt; Het periodiek beschikbaar stellen van verbeterde 4D database versies met bijbehorende clients, welke software wordt door Inventive ingekocht bij de softwareontwikkelaar 4D en waarmee Inventive onderhoudscontracten afsluit. Verbeterde versies van 4D software zijn noodzakelijk voor de communicatie van de database-server met (verbeterde versies van) besturingssystemen (Apple, Microsoft). Bij het uitkomen van een nieuwe 4D versie zijn altijd aanpassingen nodig in de Programmatuur. Met betrekking tot de Inventive-medewerkers:
• • •
het up-to-date houden van de kennis van de Programmatuur en software van derden waarvan de Programmatuur gebruikt maakt; het up-to-date houden van de kennis ten aanzien van de ontwikkelingen op het gebied van softwareontwikkeling; Uren besteed door onze implementatie- en servicedesk consultants voor migraties naar verbeterde en nieuwe versies, vallen niet onder het onderhoudscontract. Dit geldt eveneens voor het ontwikkelen en upgraden van de Cliënt specifieke rapportages en -layouts om deze aan te passen verbeterde versies van de Programmatuur evenals aanpassingen van de data in de database; Met betrekking tot de Inventive infrastructuur:
• •
het onderhouden serverpark en ontwikkelsoftware voor ontwikkeling en beheer van de Programmatuur het onderhouden van apparatuur en systeemsoftware om via het internet te kunnen communiceren met Inventive, waaronder het downloaden van verbeterde versies van de Programmatuur;
4.5 Inventive verplicht zich tot het (doen) verlenen van telefonische ondersteuning op de Programmatuur gedurende de contractperiode. Cliënt kan gedurende kantooruren bij de serviceafdeling van Inventive Systems tegen betaling telefonische support krijgen. De tijd besteed aan telefonische support c.q. aan support via chatten wordt achteraf per maand doorberekend tegen de in het kalenderjaar geldende tarieven. De ondersteuning houdt in: • • •
• •
Deze service bestaat uit telefonische ondersteuning bij vragen over het gebruik van de programma('s). De servicedesk van Inventive kan Cliënt helpen bij het analyseren van storingen in het gebruik van de programma('s). Indien na overleg besloten wordt tot support op locatie kan Cliënt ondersteuning krijgen van medewerkers van Inventive, volgens de daarvoor geldende tarieven, zoals vermeld in de actuele prijslijst van Inventive. Eventueel door Inventive te versturen materialen zal Inventive berekenen tegen kostprijs. Telefoonkosten die in het kader van de serviceverlening door Inventive gemaakt moeten worden voor telefonische support buiten Nederland worden afzonderlijk gefactureerd aan Cliënt.
4
4.6 Inventive zal zo spoedig mogelijk na het tot stand komen van een verbeterde versie van de programmatuur, indien noodzakelijk, die verbeterde versie aan Cliënt aanbieden, voor zover deze aan alle betalingsverplichtingen jegens Inventive heeft voldaan. Deze verbeterde versies worden kosteloos aan Cliënt beschikbaar gesteld. Het installeren dan wel het assisteren daarbij wordt op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Het (gratis) ter beschikking stellen van nieuwe modules van het betreffende pakket, resp. een geheel vernieuwd pakket valt niet onder deze overeenkomst. 4.7 Inventive zal geen service kunnen verlenen, indien problemen worden veroorzaakt door de gebruikte hardware, systeemsoftware of het database management systeem, voor zover deze niet is geleverd door Inventive, dan wel worden veroorzaakt door omgevingsfactoren. 4.8 Inventive zal geen aanpassingen of verbeteringen aanbrengen in de hardware of systeemsoftware die door Cliënt gebruikt worden. Zij kan de Cliënt hierover wel adviseren. 4.9 Inventive heeft het recht haar contractuele verplichtingen ten aanzien van de telefonische ondersteuning over te dragen aan een derde, wanneer deze derde in staat is gelijkwaardige diensten aan te bieden. Inventive zal in dat geval Cliënt tijdig van haar voornemen daartoe in kennis stellen. Cliënt heeft het recht binnen een maand na bedoelde kennisgeving, dit contract door opzegging, met onmiddellijke ingang te beëindigen. 4.10 Inventive is niet aansprakelijk voor schade die mocht ontstaan als gevolg van door haar mondeling en schriftelijke verstrekte adviezen. 4.11 Indien Cliënt handelt in strijd met eerder door Inventive Systems uitgebrachte adviezen en daarin volhardt ook na daarop gewezen te zijn, heeft Inventive het recht de overeenkomst te beëindigen. 4.12 Indien blijkt dat Cliënt niet alle relevante informatie heeft verstrekt, behoudt Inventive zich het recht voor de gemaakte kosten voor de verrichte werkzaamheden door te berekenen aan de gebruiker. 4.13 Bij de bepaling van de omvang van de verplichting van Inventive tot het verstrekken van telefonische assistentie wordt er van uitgegaan, dat gebruikers van Cliënt van de in onderhoud zijnde programmatuur over een redelijke basiskennis beschikken omtrent de in gebruik zijnde programmatuur, systeemprogrammatuur en apparatuur. Inventive houdt zich het recht voor telefonische support aan een gebruiker van Cliënt te stoppen totdat de kennis van die gebruiker door middel van trainingen op een voldoende peil is gebracht. 4.14 Wanneer bij een Cliënt meer dan 1 gebruiker de Programmatuur gebruikt, zal Cliënt in haar organisatie in overleg met Inventive maatregelen nemen tot een gecoördineerd verloop van de vragen en verzoeken van gebruikers aan Inventive. 4.15 Wanneer Inventive Systems dat uitbreiding van de computer(s) en/of de infrastructuur van Cliënt nodig is voor een efficiënt en veilig gebruik van de programmatuur, zal Inventive dit aan Cliënt meedelen. Wanneer Cliënt niet op redelijke termijn tot uitbreiding wenst over te gaan, kan Inventive Systems deze overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen.
5
