Kadernota
VR2004/011 Vastgesteld 6 april 2004
Voorstel voor het totstandkomen van de kadernota Financiële planning
Burgemeester en Wethouders van Schiedam 20 januari 2004
1
Kadernota
Inhoudsopgave 1.
Inleiding.......................................................................................................................... 3 1.1. Opbouw van de nota ............................................................................................... 3 1.2. De kadernota........................................................................................................... 3 1.3. Positionering van de kadernota in de planning en control cyclus ............................. 3 2. Opbouw van de kadernota ............................................................................................. 5 2.1. Inleiding................................................................................................................... 5 2.2. Keuzes voor de inhoudsopgave van de kadernota .................................................. 5 3. Inhoudsopgave kadernota na advies financiën..............................................................10 4. Randvoorwaarden en risico’s bij de invoering van de kadernota ...................................11 5. Het proces kadernota ....................................................................................................12 5.1. Inleiding..................................................................................................................12 5.2. Rollen van de deelnemers......................................................................................12 5.3. Samenstelling van deelnemers aan de workshops.................................................12 5.4. Het proces..............................................................................................................13 5.5. Planning .................................................................................................................15 6. Voorbeeld van prioriteiten van programma veiligheid in de kadernota...........................16
2
Kadernota
1. Inleiding De Gemeente Schiedam werkt met een beperkt aantal instrumenten uit de planning en control cyclus (programmabegroting, productenbegroting, jaarwerkplannen, maraps en de jaarrekening). Op dit moment wordt er kritisch gekeken naar de gehele planning en control cyclus om een bijdrage te kunnen leveren aan het beter in control brengen van de organisatie. Ons inziens kan een kadernota hieraan een belangrijke bijdrage leveren. De kadernota is volgens de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften weliswaar geen verplicht document, echter door de invoering van dualisering is het gebruik van een kadernota meer dan ooit gewenst. Door een instrument als de kadernota te introduceren heeft de raad de mogelijkheid om eerder in het jaar zijn kaderstellende rol te vervullen. De kadernota geeft de mogelijkheid om op hoofdlijnen de prioriteiten en eventueel de financiële kaders aan te geven. De verdere vertaling vindt plaats in de programmabegroting. In het jaar 2004 zal er binnen de gemeente Schiedam voor het eerst een kadernota worden opgesteld. In deze nota zal een aanzet gegeven worden om een discussie op te starten, die tot doel heeft om eenduidig de rol die de kadernota voor de raad gaat vervullen en de inhoud en opzet te bepalen. De opbouw van de kadernota wordt bepaald door een aantal keuzes. Die keuzes hebben betrekking op het procesmatige en inhoudelijke vlak. Voor aanvang van de kadernota zal de Raad over de keuzes een uitspraak moeten doen. 1.1. Opbouw van de nota De nota is opgebouwd uit diverse hoofdstukken. In hoofdstuk 2 worden de keuzes voor de opbouw van de kadernota beschreven. Deze keuzes worden uitgewerkt met de daarbij behorende voor- en nadelen en tenslotte het advies van de afdeling financiën. In hoofdstuk 3 wordt de opbouw van de kadernota beschreven op basis van de adviezen die de afdeling financiën gegeven heeft bij de keuzes in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 4 wordt u op de hoogte gebracht van de risico’s en randvoorwaarden bij de invoering van de kadernota. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 de rollen van de deelnemers aan de kadernota besproken, de samenstelling van de deelnemers aan de workshop, het totstandkomingsproces van de kadernota en tot slot de planning van de kadernota. Tenslotte wordt in hoofdstuk 6 een voorbeeld gegeven van de invulling van programma veiligheid in de kadernota. 1.2. De kadernota In de nota planning en control cyclus zijn instrumenten voor planning en control beschreven. De jaarcyclus start met de kadernota. In de kadernota stelt de raad de (nieuwe) beleidskaders en de financiële kaders vast voor de nieuw op te stellen programmabegroting. De kadernota is een document van de raad en betreft een verdere uitwerking van het raadsprogramma. Op dit moment is nog geen raadsprogramma beschikbaar. In plaats hiervan kiezen wij de programmabegroting van vorig jaar als uitgangspunt. Indien een raadsprogramma beschikbaar is kan het meerjarenperspectief uit het raadsprogramma eventueel worden bijgesteld op grond van de resultaten uit het voorgaande jaar, allerlei relevante ontwikkelingen, de berekening van de beschikbare middelen en de eventueel de gewijzigde inhoudelijke ambities van de gemeenteraad. 1.3. Positionering van de kadernota in de planning en control cyclus In het onderstaande wordt de relatie tussen de diverse instrumenten van de planning en control cyclus en de kadernota aangegeven.
3
Kadernota Uitgangspunt is het raadsprogramma, waarin de raad de prioriteiten voor de komende vier jaar aangeeft. In de kadernota geeft de raad op hoofdlijnen de prioriteiten en eventueel de financiële kaders aan als verdere uitwerking uit de jaarschijf van het raadsprogramma. De programmabegroting is vervolgens de vertaling van de inhoudelijke richtingen (met daaraan gekoppeld de financiële randvoorwaarden) die bij de kadernota zijn bepaald. Bij behandeling van de programmabegroting zal de gemeenteraad vooral toetsen op eerder vastgestelde uitgangspunten. In de berap wordt tussentijds verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid door het college. Tenslotte wordt in het jaarverslag / jaarrekening eindverantwoording afgelegd over het gevoerde beleid van het college. In het onderstaande schema worden de tijdstippen van behandeling van de instrumenten in de raad weergegeven: Instrumenten
jan
feb
mrt
apr
mei
2004 jun jul
aug
sep
okt
nov
dec
Kadernota nota Programmabegroting Berap Jaarrekening / verslag
4
Kadernota
2. Opbouw van de kadernota 2.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt de opbouw van de kadernota beschreven. De opzet van de kadernota wordt bepaald door een aantal inhoudelijke keuzes. De keuzes worden in de volgende paragraaf genoemd. De rol die de afdeling financiën gaat vervullen wordt ingekleurd door deze keuzes. Met name de eerste keuze (de inzet van middelen) is bepalend voor de rol die de afdeling financiën gaat vervullen. We vragen de Raad te kiezen uit de voorgelegde keuzes. 2.2. Keuzes voor de inhoudsopgave van de kadernota In de inleiding is geschreven dat we de Raad vragen om te kiezen uit de voorgelegde keuzes. Hieronder worden de keuzes weergegeven. Vervolgens worden de keuzes uitgewerkt met de daarbij behorende voor- en nadelen en het advies van de afdeling financiën. Keuze 0 Afdeling financiën is de trekker van de kadernota voor de komende twee jaar Voor: De kadernota is een nieuw instrument voor de gemeente Schiedam. Om dit instrument in een kort tijdsbestek te realiseren is het wenselijk de coördinatie te beleggen bij de afdeling die belast is met de ontwikkeling van dit nieuwe product en die ervaring heeft met vergelijkbare trajecten. Tegen: De kadernota heeft primair het doel de beleidsinhoudelijke kaders te stellen voor het komende jaar (jaren). De financiële middelen zijn daarbij randvoorwaardelijk. De kadernota hoeft derhalve geen document te zijn van de afdeling financiën. De afdeling financiën is slechts verantwoordelijk voor de advisering en toetsing van het financiële gedeelte al dan niet verwerkt in de nota. Het totstandkomen en het toetsen van het beleidsinhoudelijke deel van de kadernota kan elders in de organisatie neergelegd worden. Advies afdeling financiën: Gelet op het korte tijdsbestek is ons advies om de eerste twee aanvangsjaren de trekkersrol van de kadernota bij de afdeling financiën neer te leggen. In de jaren daarna zal een uitspraak gedaan moeten worden welke afdeling verantwoordelijk wordt voor het totstandkomen van de kadernota. Uitgangspunt zal hierbij moeten zijn dat de kadernota geen financieel instrument betreft, echter een sturingsinstrument voor de gehele organisatie dat ook ondersteund en gedragen dient te worden door de gehele organisatie. Het instrument moet gaan leven bij alle bestuurlijke en ambtelijke lagen binnen de gemeente.
5
Kadernota
Keuze 1 In de kadernota vindt een integrale afweging van beleid plaats waarbij de afweging benodigde middelen versus beschikbare middelen wordt meegenomen. Voor: De hoofddoelstelling van de kadernota is dat de raad op basis van gewenste beleidseffecten een integrale afweging maakt tussen het beleid en de benodigde en beschikbare middelen. Geld is slechts de gemeenschappelijke noemer die er voor zorgt dat de verschillende beleidskeuzes vergelijkbaar zijn. De kans bestaat dat de benodigde middelen de beschikbare middelen overstijgen. Hierdoor zullen keuzes gemaakt moeten worden. Door de raad bij de kadernota de financiële ruimte mee te geven kan hij reeds in juni, dus voorafgaand aan de begrotingsbehandeling, een integrale afweging maken. Indien de afweging niet bij de kadernota in juni plaats vindt, wordt de functie van de kadernota beperkt tot informerend. De facto is dan sprake van het oude begrotingsproces, waarbij besluitvorming voor het eerst plaats vindt bij de begrotingsbehandeling. Tegen: Het koppelen van de beschikbare middelen aan beleidskeuzes maakt de besluitvorming complexer, wat een extra belasting van de Raad inhoudt. De raad krijgt hiermee een meer proactieve dan reactieve rol ten opzichte van het oude begrotingsproces. Indien de raad er niet in slaagt om een financieel realistisch prioriteitenlijstje op te stellen, wordt B&W voor een lastige taak gesteld. Vervolgens vindt de integrale afweging later in het jaar (bij de programmabegroting) plaats, waardoor allerlei andere producten zoals de programmabegroting en de productenbegroting onder een grotere tijdsdruk komen te staan. Advies afdeling Financiën: Het is naar onze mening wenselijk om de raad met de kadernota een financieel kader te laten geven. Bij de onderstaande keuzes wordt er vanuit gegaan dat het advies van financiën bij keuze 1 wordt overgenomen.
6
Kadernota
Keuze 2 De raad is ervoor verantwoordelijk dat de kadernota financieel sluitend wordt vastgesteld. Voor: Vanuit de toezichthouder wordt de eis gesteld dat de gemeente een sluitende meerjarenbegroting indient. De kans bestaat dat het ambitieniveau van de raad de beschikbare middelen overstijgt. Indien de raad de verantwoording voor een sluitende begroting niet draagt zal die taak bij het College liggen. Zij worden dan voor een lastige taak gesteld om te beslissen over de prioriteiten. Toch zal de raad door zijn budgetrecht bij de programmabegroting gedwongen worden hier alsnog een uitspraak over te doen. Tegen: Door de eis van een financieel sluitende kadernota wordt een grote nadruk op de financiële middelen gelegd. Daarnaast kunnen zich door tijdverloop financiële mutaties voordoen tussen het moment waarop de kadernota wordt vastgesteld en het moment waarop de programmabegroting gereed moet zijn. Wanneer bij de kadernota een rangorde in prioriteiten wordt aangegeven kan hierop beter worden ingespeeld. Op basis van de beschikbare financiële ruimte kan ook in dit geval duidelijk worden gemaakt welke prioriteiten in principe wel en welke niet gehonoreerd kunnen worden. Tenslotte geeft de raad ook bij deze variant invulling aan zijn budgetrecht op het moment van de kadernota. Advies afdeling financiën: Een volgorde in prioriteiten biedt meer flexibiliteit om in te spelen op ontwikkelingen in de periode van juni tot oktober. Wij zijn van mening dat de raad zijn budgetrecht voldoende kan invullen als voor deze variant wordt gekozen.
Keuze 3 Bij de financiële ruimteberekening worden eerdere besluiten van de raad omtrent de paragrafen in de programmabegroting meegenomen. Voor: Het achterliggende beleid op gebied van bedrijfsvoering (verwoord in de paragrafen en achterliggende beleidsnota’s bij de programmabegroting) komt niet tot uitdrukking bij de ruimteberekening. Beleid omtrent bijvoorbeeld het opbouwen van weerstandsvermogen of risico’s heeft directe consequenties voor het inzetten van de financiële ruimte. Het lijkt dan logisch om deze relatie inzichtelijk te maken. Tegen: Bij het opstellen van de programmabegroting komt het achterliggende beleid achter de verplichte paragrafen aan de orde. Als dit ook bij de kadernota expliciet gemaakt wordt levert dat deels herhaling op bij de begroting. Advies afdeling Financiën: Ons advies is om eerdere besluiten van de raad op dit gebied expliciet mee te nemen als vast onderdeel van de kadernota.
7
Kadernota
Keuze 4 De financiële middelen in de kadernota worden meerjarig opgesteld. Voor: In de kadernota worden de kaders voor de programmabegroting aangegeven. De programmabegroting dient meerjarig opgesteld te worden (eis van de toezichthouder). Om goede aansluiting tussen de programmabegroting en de kadernota te hebben is het wenselijk om de kadernota ook meerjarig op te stellen. Tegen: De complexiteit van de besluitvorming voor de raad wordt ingewikkelder door de financiële middelen meerjarig mee te nemen in de kadernota. Advies afdeling financiën: Om de aansluiting tussen de kadernota en de programmabegroting te vereenvoudigen stellen wij voor de kadernota meerjarig op te stellen.
Keuze 5 Belangrijke mutaties die zich voordoen in de periode van het aanbieden van de kadernota tot het verschijnen van de septembercirculaire worden meegenomen in de integrale afweging door het college. Ze worden aan de raad aangeboden middels de 1e begrotingswijziging. Voor: In de periode tussen de definitieve kadernota en de programmabegroting kunnen mutaties optreden bij onder meer de septembercirculaire. Deze mutaties kunnen van invloed zijn op de financiële ruimte. Om het financiële inzicht te houden is het nodig de financieel omvangrijke mutaties te betrekken bij de integrale afweging die bij de begrotingsbehandeling plaatsvindt. Door deze mutaties in de 1e wijziging te verwerken wordt duidelijk gemaakt welke autonome en technische mutaties betrekking hebben op de betreffende periode. Tegen: Mutaties die pas bij de septembercirculaire aan het licht komen kunnen druk leggen op het college indien deze moeten worden meegenomen. De mutaties moeten indien nodig immers zijn voorzien van noodzakelijke maatregelen. Advies afdeling Financiën: Ons advies is om de mutaties die optreden na het vaststellen van de kadernota t/m de septembercirculaire mee te nemen in de integrale afweging door het college.
8
Kadernota
Keuze 6 Wijziging van (het aantal) programma’s worden door de raad aangegeven uiterlijk bij de bestuurlijke workshop (april van het jaar waarin betreffende begroting wordt voorbereid). Voor: Door een termijn af te spreken voor dergelijke wijzigingen kan worden gegarandeerd dat de mogelijk omvangrijke consequenties hiervan zijn verwerkt in de kadernota. Wanneer wijzigingen in het aantal programma’s of verschuivingen tussen programma’s zich op een later moment voordoen kunnen deze zeker niet worden meegenomen. Tegen: Er bestaan geen duidelijke argumenten tegen deze stelling. Indien de raad zijn raadsprogramma vroeg in het jaar aanbiedt zal de genoemde termijn niet belemmerend werken. Een gewijzigde programma-indeling zorgt er wel voor dat de vergelijking met voorgaande jaren lastiger wordt. Advies afdeling Financiën: Ons advies is om het tijdstip waarop wijzigingen in (het aantal) programma’s worden meegenomen in de kadernota te stellen op uiterlijk de bestuurlijke workshop (april).
9
Kadernota
3. Inhoudsopgave kadernota na advies financiën Indien er gekozen wordt om de voorstellen van financiën over te nemen heeft dit tot gevolg dat de kadernota er als volgt uit gaat zien: Inleiding o Algemene informatie over Schiedam (bijv. aantal inwoners) o De missie van de gemeente Schiedam Ontwikkelingen gemeentebreed o Ontwikkelingen gemeentefonds o Algemene landelijke ontwikkelingen (wettelijke en maatschappelijke ontwikkelingen) o Effecten relevante beleidsbeslissingen kabinet/ministeries o Specifieke uitkeringen o Belangrijke interne / externe items voor gemeente Schiedam (bijv. bouwprojecten) Beleid / prioriteiten o Per programma wordt in de kadernota een aanzet gedaan om de volgende vragen te beantwoorden: de doelstelling en het concrete maatschappelijke effect, speerpunt van het beleid en indien mogelijk de wijze waarop de effecten bereikt worden. (de 3 w vragen) Financiële positie mutatie van het saldo (structureel / incidenteel) o oude meerjarenperspectief o algemene inkomsten: uitkering gemeentefonds belastingen (OZB, rioolrechten, afvalstoffenheffing, bouwleges, erfpacht, parkeergelden enz.) overige algemene inkomsten (renteopbrengsten, dividenduitkeringen, winstuitkeringen enz.) brede doeluitkeringen (stedelijke vernieuwing, grote stedenbeleid enz.) o ontwikkeling in de uitgaven (per onderdeel aangeven structureel / incidenteel): Bestaand beleid: verwerking raadsbesluiten, autonome nominale ontwikkelingen, actualisatie kapitaallasten (doorgeschoven investeringen, vrijval kapitaallasten), specifieke uitgaven gerelateerd aan ontwikkeling gemeentefonds, gemeenschappelijke regelingen / samenwerkingsverbanden. Effecten nieuw beleid Onontkoombare / onvermijdelijke uitgaven (bijvoorbeeld per programma) o Ruimtescheppende maatregelen; dekkingsmiddelen kunnen zijn beleidsreductie, verhoging van de elementen aan de inkomstenkant. Het College doet bezuinigingsvoorstellen aan de raad. (onderbouwing van de bezuinigingen op basis van de 3 w vragen) o Inzet reserves Actualisatie risico’s. Door het college worden alle essentiële risico’s die noodzakelijk zijn om een goed beeld te kunnen vormen van de financiële positie van de Gemeente Schiedam bij de kadernota aan de raad gemeld, zodat hij dit mee kan nemen in zijn integrale afweging. Verdere detaillering, het opstellen van de risicoparagraaf vindt plaats bij het opstellen van de programmabegroting. Bijlagen o Uitgangspunten voor het maken van de begroting (begrotingsrichtlijnen) o Financiële positie
10
Kadernota
4. Randvoorwaarden en risico’s bij de invoering van de kadernota In dit hoofdstuk zullen de randvoorwaarden en de aanwezig risico’s die spelen bij de invoering van de kadernota kort besproken worden. De kadernota dient ondersteund en gedragen te worden door de gehele organisatie De kadernota is een nieuw instrument. Indien dit nieuwe instrument niet ondersteund en gedragen wordt door de gehele organisatie wordt veel tijd en energie voor niks in het instrument gestoken. Het is dan verstandig om te gaan werken op basis van de oude1 planning en control cyclus. Capaciteit personeel De kwaliteit en kwantiteit van het personeel vormt een risico voor het tot stand komen van de kadernota. Het ontwikkelen van de kadernota zal met de bestaande capaciteit wel mogelijk zijn echter voor het inbedden van de kadernota in de gehele organisatie is de aanwezige capaciteit bij de afdeling financiën niet voldoende. Raadsprogramma nog niet aanwezig Volgens de planning zal begin 2004 door de raadsleden gesproken worden over het Raadsprogramma. Voor de opzet van het raadsprogramma is gekozen voor de strategische agenda waarin de raad aangeeft aan welke onderwerpen zij gedurende de raadsperiode aandacht wil besteden. De organisatie van deze bijeenkomsten is in handen van de griffie. Indien het raadsprogramma dit jaar niet van de grond komt wordt teruggegrepen op de huidige planning en control cyclus. de ambities en de noodzakelijke verbeteringen kunnen dan niet gerealiseerd worden. Jaarrekeningcijfers en analyses De cijfers en analyses dienen gelijk met of voor de kadernota beschikbaar te zijn. De ervaringen van het voorgaande jaar kunnen als input dienen voor het opstellen van de kadernota. Daarnaast kunnen de bij de jaarrekening geconstateerde afwijkingen structureel doorwerken en een beslag leggen op de beschikbare middelen. Hoge verwachtingen De hoge verwachtingen vormen een risico. De ervaring (bij bijv. de programmabegroting) leert dat nieuwe instrumenten na introductie nog verder ontwikkeld dienen te worden. Kaderstellende rol De raad zal moeten wennen aan zijn kaderstellende rol. Als de raad deze rol nog niet volledig invult is de functie van de kadernota beperkt. In het meest extreme geval treedt alleen een verschuiving van werkzaamheden op in de tijd. De raad spreekt zich dan bij het aanbieden van de programmabegroting uit over de kaders.
1
In de nieuwe begrotingscyclus is sprake van een omkering van de begrotingscyclus. De omkering heeft betrekking op de rol van de raad in het begrotingsproces. In de oude situatie (2003) komt de raad pas aan het eind van het proces in beeld bij de begroting. In de nieuwe situatie (2004) wordt de raad middels het raadsprogramma, de programmabegroting en de kadernota eerder betrokken in het begrotingsproces.
11
Kadernota
5. Het proces kadernota 5.1. Inleiding In dit hoofdstuk komt het proces van totstandkomen van de kadernota aan de orde. Als eerste worden de rollen van de deelnemers behandeld. Vervolgens worden de deelnemers ingedeeld bij workshops. Tenslotte wordt het proces van de kadernota met de daarbij behorende deelnemers behandeld en wordt een planning voor het totstandkomen van de kadernota gepresenteerd. 5.2. Rollen van de deelnemers In deze paragraaf komen de rollen van de spelers van de kadernota aan de orde. De volgende spelers met hun rollen zijn te onderscheiden: 1. Budgethouders: nemen deel aan de ambtelijke workshop en het dragen prioriteiten aan (inclusief opschonen oude prioriteiten) 2. Directieteam: leidt de ambtelijke workshop en draagt zorg voor de integrale visie per programma. 3. Griffier: neemt deel aan de bestuurlijke workshop, voorbereidingen integrale en de integrale workshop. 4. Concernadviseurs / financieel adviseurs: verantwoordelijk voor de berekening van de financiële ruimte, het toetsen van de aangeleverde financiële prioriteiten, nemen deel aan de werkgroep kadernota. 5. College: neemt deel aan de integrale workshop voor de vertaalslag richting de ambtelijke organisatie. (Zij heeft de informatie nodig voor het opstellen van de productenbegroting) 6. Gemeenteraad: stelt de kadernota vast en geeft opdracht tot uitvoering. 7. Raadscommissie: Adviseert richting de raad over de concept kadernota. 8. Werkgroep motie Ruseler: nemen deel aan de bestuurlijke workshop, voorbereidingen integrale en de integrale workshop. 9. Teamleider advies en informatie: is de trekker van de kadernota en leidt de werkgroep kadernota. 5.3. Samenstelling van deelnemers aan de workshops In deze paragraaf worden de deelnemers van de workshop behandeld. In de volgende paragraaf waar de het proces van de kadernota behandeld wordt zullen de workshops uitgebreid aan de orde komen. Samenstelling ambtelijke workshop De samenstelling van de ambtelijke workshop bestaat uit: het directieteam, de budgethouders en adviseurs / teamleider advies en informatie. Samenstelling bestuurlijke workshop De samenstelling van de bestuurlijke workshop bestaat uit: de werkgroep motie Ruseler en de griffier. Samenstelling voorbereiding workshop integrale afweging De samenstelling van deze workshop bestaat uit: de werkgroep motie Ruseler, de griffier en adviseurs / teamleider advies en informatie. Samenstelling integrale workshop De samenstelling van de integrale workshop bestaat uit: de werkgroep motie Ruseler, het college, de griffier en teamleider advies en informatie / adviseurs.
12
Kadernota 5.4. Het proces In het proces van totstandkomen van de kadernota leveren zowel de ambtelijke organisatie als de bestuurlijke organisatie prioriteiten (nieuw beleid) aan per programma. Tevens wordt de ambtelijke organisatie verzocht om de oude prioriteiten op te schonen. De prioriteiten van de ambtelijke organisatie worden bereikt door workshops per programma2 te houden onder leiding van een directielid. De betreffende budgethouders en teamleider advies en informatie / adviseur nemen deel aan de workshops. In de workshops dient een uitspraak gedaan te worden over wat er met het programma bereikt moet worden, welke (nieuwe) activiteiten daarvoor ontwikkeld moeten worden (wat gaan we er voor doen) en de daarbij behorende financiële consequenties (wat mag het kosten). De prioriteiten van de bestuurlijke organisatie worden bereikt door een of twee workshops te houden waaraan onder leiding van de griffier een aantal raadsleden (werkgroep motie Ruseler) deelneemt. Ook in deze workshop dient een uitspraak gedaan te worden over wat er bereikt moet worden, welke nieuwe activiteiten daarvoor ontwikkeld moeten worden en wat het mag kosten. De voorbereiding voor de workshop integrale afweging is onder leiding van de griffier. Deelnemers zijn enkele leden van de werkgroep motie Ruseler en de teamleider advies en informatie / adviseur. Het doel van deze bijeenkomst is om een brug te slaan tussen de aangeleverde prioriteiten uit de ambtelijke organisatie en de bestuurlijke organisatie. De bestuurlijke organisatie (bestaande uit de griffier, de werkgroep motie Ruseler, het college en de teamleider advies en informatie / adviseurs) beslist tenslotte in de integrale workshop over alle prioriteiten en de sluitende meerjarige kadernota. Het college kan opdracht van de raad krijgen om bezuinigen te zoeken binnen de programma’s om de programma’s sluitend te krijgen.
2
Op dit moment is het uitgangspunt de programmastructuur van de programmabegroting 2004
13
Kadernota
Proces totstandkomen van de kadernota
Ambtelijke workshop Directieteam, budgethouders, teamleider a&i / adviseurs
Bestuurlijke workshop Griffier, werkgroep motie Ruseler
Voorbereiding integrale workshop Griffier, enkele leden van de werkgroep motie Ruseler, teamleider a&i / adviseurs
Integrale workshop Griffier, werkgroep motie Ruseler, teamleider a&i / adviseurs en het college
College
Directieteam & budgethouders
Besluitvorming raad
Advies afdeling financiën: ons advies is om de kadernota voor de komende twee jaar volgens het beschreven proces voor te bereiden. De kadernota is een nieuw instrument, het zal enige tijd kosten voordat het instrument volledig tot zijn recht komt. De raad zal tevens moet wennen aan zijn kaderstellende rol. In 2005 zal worden geëvalueerd hoe de raad en het college hun rollen hebben ingevuld. Na twee jaar zal bekeken worden hoe het proces loopt en zal een structurele oplossing worden bedacht.
14
Kadernota 5.5. Planning De planning voor de kadernota op basis van advies financiën ziet er als volgt uit:
Periode
Activiteit
Actor
Fase 1: Voorbereidingen financien feb
Opstellen ruimteberekening
adviseurs
Fase 2: Voorbereiding van de kaders feb / mrt
Workshops per programma over de prioriteiten en evt bezuinigingen
Directieteam, Budgethouders en teamleider a&i / adviseurs
mrt
Workshop over de prioriteiten en evt bezuinigingen per programma
Griffier/ werkgroep motie Ruseler
Fase 3: Kaders vaststellen door de raadsleden apr
Voorbereiden workshop integrale afweging
Griffier, enkele leden van de werkgroep motie Ruseler, teamleider a&i / adviseurs
apr
Workshop integrale afweging
Griffier, werkgroep motie Ruseler, college en teamleider a&i / adviseurs
Fase 4: Opstellen concept apr / mei Indien geen sluitende begroting, aanleveren voorstellen ruimtescheppers
College / directieteam / budgethouders
mei
Concept kadernota gereed
Werkgroep kadernota
mei
Ruimteberekening o.b.v. meicirculaire en staat C
Concernadviseur
Fase 5: Besluitvorming jun
Bespreken kadernota
College / Directieteam
jun
Bespreken in de commissie bestuur en cultuur
Raadscommissie
jun
Vaststellen kadernota
Raad
15
Kadernota
6. Voorbeeld van prioriteiten van programma veiligheid in de kadernota Doelstelling (Wat willen we bereiken) Schiedam moet veilig zijn en de bewoners van Schiedam moeten zich veilig in hun stad voelen. Meeting is gedaan en 30% van de Schiedammers voelt zich op dit moment onveilig op straat. Dit percentage willen wij in het komende jaar terug brengen naar 20%. Activiteiten (wat gaan we daarvoor doen) De Lichtblauwe brigade De stadswachten hebben een belangrijke toezichtfunctie in de binnenstad, in enkele wijken en evenementen. Hulpdiensten In 2005 zal een gemeenschappelijke meldkamer voor politie, brandweer en ambulance in gebruik genomen worden. Drugs en overlast Beleid ten aanzien van coffeeshops wordt aangescherpt om zo de overlast te beperken. Aanvragen voor nieuwe coffeeshops worden niet gehonoreerd. Veilig openbaar vervoer Minder incidenten in het openbaar vervoer door introductie van extra toezicht op risicolijnen. Financiële consequenties van het voorstel (wat mag het kosten) Hiervoor is nodig een totaal bedrag van €256.000. Tabel ontwikkeling veiligheid (Bedragen * 1.000)
Doorwerking rekening n.v.t. Ruimte vragende maatregelen Rampenbestrijding Brandweer Lichtblauwe brigade Veilig openbaar vervoer Saldo
2005
2006
2007
2008
0
0
0
0
-224 -15
-224 -15
-224 -15
-224 -15
-17
-17
-17
-17
-256
-256
-256
-256
16
