VOORBLAD RAADSVOORSTEL ONDERWERP Papierloos vergaderen c.s. VOORSTEL 1. Een (investerings)krediet van € 23.500,00 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van 18 iPads en toebehoren en deze in bruikleen geven aan de raadsleden; 2. Voor de dekking van de incidentele aanlegkosten (€ 3.500) en de kapitaallasten (€ 11.220 in 2013 en € 10.610 in 2014) de reserve Raadsbudget aan te wenden en de structurele extra lasten met ingang van 2013 ten laste van het jaarlijkse raadsbudget te brengen; 3. Met ingang van 2013 de maandelijkse vergoeding voor de gemeenteraadsleden voor het gebruik van de computer te verlagen met € 42,50; 4. Met ingang van 2013 de raadsvergaderingen in geluid uitzenden via het internet, de opnames bewerken, bewaren en raadpleegbaar maken.
Nummer agendapunt: 7 Programma: Algemeen bestuur Product en productnummer: 6.006.100 Portefeuillehouder: Behandelend ambtenaar: Afdeling: E-mail: Telefoonnummer:
G. Krol Frans Meijerink griffie
[email protected] 0518-409262
Steldatum: 22 mei 2012 Datum behandeling in raad: 12 juli 2012 Status raadsvoorstel:
besluitvormend
RVS Papierloos vergaderen, 12 juli 2012
1 van 7
RAADSVOORSTEL ONDERWERP Papierloos vergaderen c.s. VOORSTEL 1. Een (investerings)krediet van € 23.500,00 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van 18 iPads en toebehoren en deze in bruikleen geven aan de raadsleden; 2. Voor de dekking van de incidentele aanlegkosten (€ 3.500) en de kapitaallasten (€ 11.220 in 2013 en € 10.610 in 2014) de reserve Raadsbudget aan te wenden en de structurele extra lasten met ingang van 2013 ten laste van het jaarlijkse raadsbudget te brengen; 3. Met ingang van 2013 de maandelijkse vergoeding voor de gemeenteraadsleden voor het gebruik van de computer te verlagen met € 42,50; 4. Met ingang van 2013 de raadsvergaderingen in geluid uitzenden via het internet, de opnames bewerken, bewaren en raadpleegbaar maken.
INLEIDING De aanleiding om te komen tot dit voorstel is tweeledig. Zo is er de motie van de Werkgroep het Bildt, de PvdA en het CDA om het college te verzoeken aan de raad een voorstel te doen om over te gaan tot de digitalisering van raadsstukken. In de vergadering van 16 juni 2011 heeft u ingestemd met de motie. Een tweede aanleiding ligt in de wens om het werk van de gemeenteraad dichter bij onze inwoners te brengen door de raadsvergadering in geluid uit te zenden via het internet. Al in 2008, bij de eerste gesprekken over de invoering van een Raadsinformatiesysteem is deze wens benoemd. BEOOGD EFFECT Met de aanschaf en het gebruik van iPads, de invoering van papierloos vergaderen en het in geluid uitzenden van de raadsvergaderingen gaat de gemeente het Bildt mee in de technologische ontwikkelingen van de huidige tijd. Daarnaast bespaart de gemeente door toepassing van deze ontwikkelingen op de kosten van printen, kopiëren, notuleren, papier en porto. Tenslotte werkt de raad per saldo milieubewuster en is de raadsinformatie sneller beschikbaar en sneller te actualiseren. ARGUMENTEN In de presidiumvergadering van 12 februari 2012 is gesproken over de technologische ontwikkelingen die een verdergaande digitalisering van de werkzaamheden van de gemeenteraad mogelijk maken. Steeds meer gemeenten schaffen iPads aan voor hun
RVS Papierloos vergaderen, 12 juli 2012
2 van 7
raadsleden, niet alleen vanwege de digitale ontwikkelingen, maar ook vanwege het feit dat door het papierloos vergaderen minder gebruik wordt gemaakt van print-, kopieer- en portowerk en van papier. Uiteindelijk betekent dit milieubewuster en duurzamer werken. Papierloos werken betekent niet per definitie goedkoper werken. Er verdwijnen wel kosten, maar daarvoor komen andere kosten in de plaats, zoals de aanschaf- en onderhoudskosten van de iPads en de te installeren applicaties. In het beste geval kan de overgang naar het papierloos werken kostenneutraal verlopen. De personele voordelen hebben wij buiten beschouwing gelaten. Het is maar de vraag hoe het minderwerk aan printen, kopiëren en rondbrengen van raadsstukken zich verhoudt ten opzichte van het meerwerk die ondersteuningswerkzaamheden voor de werking van de iPads met zich meebrengen. Daarnaast betekent het anders werken een verschuiving van werk naar andere delen van de organisatie. Om het papierloos vergaderen middels een iPad mogelijk te maken is het noodzakelijk dat er een voor dit doel geschikte applicatie (software) wordt aangeschaft. De applicatie biedt de mogelijkheid voor het verzamelen, ordenen, raadplegen en verspreiden van digitale documenten. Daarnaast kent de applicatie de mogelijkheid om raadvergaderingen in geluid uit te zenden. De uitzendingen zijn dan toegankelijk via de gemeentelijke website. Dit biedt tevens de kans om een woordelijk, gesproken verslag van de gemeenteraadsvergaderingen te verkrijgen. Door een nabewerking van de geluidsopnamen kan via verschillende ingangen worden gezocht naar het gewenste deel van de geluidsopname. Hiermee wordt het papieren verslag overbodig; wat resteert is een besluitenlijst. De basis van de aan te schaffen applicatie is een raadsinformatiesysteem, waarbinnen de meeste documenten worden bewaard en toegankelijk gemaakt. Actuele beleidsdocumenten, vergaderstukkenen en achterliggende informatie kan via de gemeentelijke website worden ingezien. Vanwege het openbare karakter van deze stukken is het voor een ieder, dus ook de inwoners van onze gemeente mogelijk om dit te allen tijde in te zien. KANTTEKENINGEN De invoering van papierloos vergaderen en het uitzenden van de raadsvergaderingen vindt plaats op basis van het principe ‘al doende leren’. Niet alle gevolgen kunnen vooraf in beeld worden gebracht en zijn afgewogen en overwogen. Met name de organisatorische gevolgen zullen op basis van ervaringen worden verfijnd. Vanwege de gelijktijdige invoering van een papierloos besluittraject voor het college van burgemeester en wethouders en het managementteam zal naar verwachting enige inregeltijd nodig zijn. Om iedere gebruiker de tijd te geven om te leren en te wennen en de organisatie de tijd te geven om de andere werkwijze in te regelen, wordt de iPad volledig ingevoerd met ingang van de vergadercyclus van januari 2013. De iPads worden geleverd in september 2012. Dit
RVS Papierloos vergaderen, 12 juli 2012
3 van 7
betekent dat de raadsvergaderingen van oktober, november en december 2012 mede bedoeld zijn als leertraject. Daarbij zal worden voorzien in een aantal scholingsmomenten. Het uitzenden van de raadsvergaderingen in geluid zal eveneens met ingang van de januari 2013 volledig zijn ingevoerd. Voor het uitzenden van de raadsvergaderingen is een verbinding tussen de geluidsinstallatie in de raadzaal en een ontvanger nodig. Hiervoor wordt het gebruik gemaakt van het internet. De bestaande verbinding kan hiervoor niet worden gebruikt, zodat een nieuwe internetverbinding met abonnement noodzakelijk is. FINANCIËLE TOELICHTING Het voorstel omvat de aanschaf van 18 iPad’s *), inclusief de bijbehorende applicaties. De lasten zijn te verdelen in een eenmalige uitgave en jaarlijkse kosten voor gebruik. De eenmalige uitgave bedraagt € 7.254,00 voor de aanschaf van 18 iPad’s en € 11.500,00 voor de implementatiekosten van de applicaties. Inclusief een klein bedrag voor de aanschaf van 18 beschermhoezen voor de iPad’s is de eenmalige uitgave € 20.000,00 groot. Het Raadsbudget 2012 kan ten behoeve van deze aanschaf worden belast voor dit bedrag. De jaarlijkse kosten voor het gebruik van de applicaties bedragen € 14.600,00. Hier staan besparingen op de kosten van print-, kopieer- en portowerk en van papier tegenover. Op basis van onderzoek door collega-gemeenten blijkt die besparing jaarlijks circa € 2.000,00 te bedragen. Ook kan de kostenpost voor de inhuur van de notulist van de raadsvergaderingen voor de dekking van de jaarlijkse kosten worden benut. De kosten voor het maken van de notulen van de raadsvergaderingen bedragen nu jaarlijks € 4.000,00. Tot slot is er de maandelijkse vergoeding die raadsleden ontvangen voor het privégebruik van de computer, inclusief een internetverbinding. Die vergoeding bedraagt nu € 55,00 per maand. Dit is inclusief een bijdrage van € 17,50 voor een internetabonnement. Door het in bruikleen geven van de iPad en toebehoren aan de raadsleden is het verlagen van de maandelijkse bijdrage voor het gebruik van de computer gerechtvaardigd. Door de bijdrage te verlagen met € 42,50 resteert een bijdrage van € 17,50 voor de kosten van een internetabonnement. Het jaarlijkse voordeel hiervan, in te zetten voor de dekking van de gebruikskosten van de iPad’s bedraagt dan € 7.650,00. Tegenover de nieuwe jaarlijkse uitgave van € 14.600,00 staat dan een verlaging van de huidige jaarlijkse kosten van € 13.650,00. De kosten voor het aanleggen en aansluiten van de bestaande geluidsapparatuur op de extra internetverbinding zijn geraamd op € 3.500,00. In dit bedrag is tevens een uitbreiding van het aantal WiFi-punten voorzien. Voor deze incidentele uitgave is de reserve Raadsreserve beschikbaar. De jaarlijkse kosten voor het abonnement van de internetverbinding bedragen € 2.400,00. Deze komen ten laste van het jaarlijkse raadsbudget (van € 7.500). RVS Papierloos vergaderen, 12 juli 2012
4 van 7
Resumerend bedragen de eenmalige kosten € 23.500,00 en de jaarlijks terugkerende kosten zijn groot € 17.000,00. *) iPad 3 / 16 GB / WiFi – 479,00 inclusief BTW / 403,00 exclusief BTW
De notitie software van de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording) van mei 2007 bevat stellige uitspraken (lees: wetgeving) en aanbevelingen voor het verwerken van software en aan software gerelateerde zaken in de begroting en jaarstukken. Kort samengevat: Hardware én software moet geactiveerd worden, tenzij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van software lager is dan het grensbedrag voor activering uit de Financiële verordening. Onze raad heeft het grensbedrag op € 12.500 vastgesteld. Implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software kunnen worden geactiveerd, zu vallen onder de bijkomende kosten die o.g.v. artikel 63,2 BBV als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien. Opleidingskosten, gebruiksrechten software en kosten van (leverings)ondersteuning kunnen niet geactiveerd worden. Het voorgaande betekent dat de in het voorstel genoemde uitgaven voor aanschaf en implementatie geactiveerd moeten worden. Immers de kosten voor aanschaf en implementatie worden in totaal op € 20.500 geraamd, wat het grensbedrag uit de Financiële verordening overschrijdt. Uitgaande van lineaire afschrijving in 2 jaar en het huidige rente-omslag% van 6,10 komen de kapitaallasten in het 1e jaar na ingebruikname op € 11.500. Indien uw raad een reserve voor de dekking van kapitaallasten wil aanwenden, is het wenselijk om de middelen eerst over te hevelen een nieuw in te stellen bestemmingsreserve ter dekking van de kapitaallasten. Vervolgens vindt er jaarlijks een onttrekking aan deze nieuwe bestemmingsreserve plaats ter grootte van de kapitaallasten. Wij stellen in dit geval voor gelet op de korte afschrijvingsduur geen nieuwe bestemmingsreserve in te stellen, maar de kapitaallasten direct te onttrekken aan de reserve Raadsbudget. Het dekken van kapitaallasten door een reserve aan te worden heeft overigens als nadeel dat niet voorzien is in de dekking van een vervangingsinvestering over 2 á 3 jaar. ALTERNATIEF Niets doen. Dan verandert er niets en blijft het zoals het is. Een tweede alternatief is het uitzenden in geluid van de raadsvergadering en de opnames vervolgens niet bewerken, doorzoekbaar maken en opslaan. De geschreven notulen blijven dan in de huidige vorm bestaan. De eenmalige kosten bedragen dan € 19.500,00 en de jaarlijkse last is dan groot € 13.900,00. RVS Papierloos vergaderen, 12 juli 2012
5 van 7
Er is ook een derde alternatief. In dat geval wordt de raadsvergadering in geluid niet direct uitgezonden, maar worden de opnames wel bewerkt, doorzoekbaar gemaakt en opgeslagen. De geschreven notulen vervallen dan. De eenmalige kosten bedragen dan € 17.000,00 en de jaarlijkse last is dan groot € 12.300,00. COMMUNICATIE Indien uw raad besluit om over te gaan tot de invoering van het papierloos vergaderen, zal dit een zekere nieuwswaarde hebben. Daarbij is het goed om de inwoners en overige belanghebbenden te informeren over deze verandering. Via de eigen kanalen, zoals de website en de Bildtse Post zal de nodige aandacht aan de invoering worden gegeven. Voor de overige media zal een persbericht worden opgesteld. UITVOERING De invoering van papierloos vergaderen c.s. zal worden uitgevoerd door de griffie en het bestuurssecretariaat. Zij zullen daarbij worden ondersteund door de leveranciers van de iPads en de applicaties. Dit geldt eveneens voor de ondersteunende werkzaamheden van de gebruikers. Voor de invoering is het niet noodzakelijk dat een intensief en structureel beroep wordt gedaan op de interne ICT structuur. Ook is de bestaande hardware toereikend. Voor een veilig gebruik van de iPad en de daarop aanwezige informatie is iedere gebruiker verantwoordelijk. De voor het raadswerk gebruikte informatie is openbaar van karakter en kan eveneens via de gemeentelijke website worden ingezien. Aanvullende beveiliging wordt dan ook niet noodzakelijk geacht. De iPad’s worden via een bruikleenovereenkomst ter beschikking gesteld aan de raadsleden. In die overeenkomst wordt overeengekomen dat de iPad met toebehoren nagenoeg uitsluitend voor het raadswerk wordt gebruikt. Hiermee worden tevens de mogelijk nadelige fiscale gevolgen ondervangen. BIJLAGEN - Tariefindicatie NotuBiz d.d. 7 maart 2012 (referentie 606113); - Concept van de bruikleenovereenkomst;
College van burgemeester en wethouders van de gemeente het Bildt, G. Krol (burgemeester), R.C. Goeman (secretaris)
RVS Papierloos vergaderen, 12 juli 2012
6 van 7
BESLUITBLAD Besluitnummer: 120707
BESLUIT: De gemeenteraad van de gemeente het Bildt heeft besloten om -
gelezen de motie van Werkgroep het Bildt, PvdA en CDA d.d. 16 juni 2011 met betrekking tot het digitaliseren van raadsstukken; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouder d.d. 12 juli 2012 met als onderwerp Papierloos vergaderen c.s.;
1. Een (investerings)krediet van € 23.500,00 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van 18 iPads en toebehoren en deze in bruikleen geven aan de raadsleden; 2. Voor de dekking van de incidentele aanlegkosten (€ 3.500) en de kapitaallasten (€ 11.220 in 2013 en € 10.610 in 2014) de reserve Raadsbudget aan te wenden en de structurele extra lasten met ingang van 2013 ten laste van het jaarlijkse raadsbudget te brengen; 3. Met ingang van 2013 de maandelijkse vergoeding voor de gemeenteraadsleden voor het gebruik van de computer te verlagen met € 42,50; 4. Met ingang van 2013 de raadsvergaderingen in geluid uitzenden via het internet, de opnames bewerken, bewaren en raadpleegbaar maken.
DATUM: 12 juli 2012 PLAATS: St.-Annaparochie
Gemeenteraad van de gemeente het Bildt,
G. Krol (voorzitter),
F. Meijerink (griffier).
RVS Papierloos vergaderen, 12 juli 2012
7 van 7
