Voorbeeld: 999-P ZIP PORTAHEALTH

ZIP FILE Voordat de gegevens via de beveiligde internettoegang (Portahealth) kunnen worden doorgestuurd, moeten de bestanden gecomprimeerd worden en samen gezet worden in één ZIP-compressiebestand. De naam van dit bestand kan niet vrij gekozen worden. De verplichte naamgeving dient in hoofdletters en te voldoen aan volgende standaard: XXX-COLLECT_CODE-VERS-YYYY-PP.ZIP Waarbij: XXX = Erkenningsnummer van het ziekenhuis, bv. ‘999’ COLLECT_CODE = Code voor het registratiesysteem: MPG = ‘P’ VERS = De versie van de registratie (momenteel versie 1.0) YYYY = Het registratiejaar PP = De registratieperiode: ‘1’ of ‘2’. ZIP = De extensie: ‘.ZIP’ Voorbeeld: 999-P-1.0-2010-2.ZIP PORTAHEALTH Gegevens doorsturen (iSubmission) De gegevens dienen gefinaliseerd te worden binnen de 3 maanden na het einde van de registratieperiode (31 maart en 30 september). Eventuele uitzonderingen hierop worden steeds via rondzendbrief kenbaar gemaakt aan de ziekenhuizen. De FOD stelt een beveiligde internettoegang, nl. Portahealth, ter beschikking die het overmaken van de gegevens mogelijk maakt. Op het ogenblik dat de ziekenhuizen hun gegevens wensen over te maken worden al enkele PRÉ-CONTROLES uitgevoerd namelijk: Als uw lokale beheerder u geen of onvoldoende gebruikersrechten gegeven heeft om gegevens te kunnen doorsturen, krijgt u één van de volgende foutmeldingen: U hebt geen toegang tot deze applicatie. U hebt geen toegang tot deze functionaliteit. Hebt u een selectie gemaakt voor de flux, het jaar, de collecte en de periode? Deze selecties moeten verplicht gemaakt worden. Indien u één of meerdere van deze vier selecties vergeet, krijgt u één of meer van de volgende foutmeldingen: Gelieve een flux te selecteren. Gelieve een jaar te selecteren. Gelieve een collecte te selecteren. Gelieve een periode te selecteren. Hebt u een zip-bestand geselecteerd via de knop ‘browse’? Als u op de knop ‘opladen bestanden’ klikt zonder een zip-file te selecteren, krijgt u opnieuw een foutmelding: Gelieve een zip bestand te selecteren

1

Als u de foutmelding ‘Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van het bestand, gelieve later opnieuw te proberen’, dan kunnen er twee problemen zijn: Er is een probleem met de ftp-server van de FOD: u dient later opnieuw te proberen. De firewall van uw ziekenhuis laat geen filetransfer via ftp toe: de poorten 430 of 480 zijn gesloten. Heeft de geselecteerde zip-file de juiste naam? Komt het erkenningnummer in de naam overeen met het erkenningnummer van de instelling waarvoor u werkt en komen het jaar, de collecte en de periode overeen met de selecties die u gemaakt hebt? Indien dit niet het geval is dan krijgt u de volgende foutmelding: Het zip bestand dat u wilde verzenden heeft niet de juiste naam, gelieve een ander bestand te verzenden. U probeert gegevens door te sturen voor een ziekenhuis waarvoor de FOD geen informatie heeft in zijn databank met de erkenningen van alle ziekenhuizen en ziekenhuisdiensten. Dan krijgt u deze foutmelding: De zender is niet geregistreerd voor de geselecteerde parameters, gelieve de helpdesk te contacteren. In dit geval moet u de FOD contacteren via [email protected] met een printscreen van de foutmelding, de naam van het ziekenhuis en het erkenningnummer dat u gebruikt hebt. Als uw zip-file te groot is (momenteel meer dan 25 Mb), krijgt u deze fourtmelding: Het bestand dat u geselecteerd hebt is te groot. In dit geval moet u de FOD contacteren via [email protected] met een printscreen van de foutmelding en de grootte van uw zip-file. Indien er een probleem is om uw bestand te unzippen, krijgt u deze foutmelding: Het zip bestand dat u wilde verzenden is ongeldig, gelieve een ander bestand te verzenden. In dit geval moet u de FOD contacteren via [email protected] met een printscreen van de foutmelding. Als de zip-file leeg is (het bevat geen enkel van de 10 bestanden), dan krijgt u deze foutmelding: Het zip bestand dat u wilde verzenden is leeg, gelieve een ander bestand te verzenden. U moet een andere zip-file selecteren of uw zip-file opnieuw aanmaken. Zijn alle 10 bestanden met de correcte naam terug te vinden in het zip-bestand? Indien dit niet zo is (een fout in de naam van minstens 1 bestand volstaat), krijgt u de volgende foutmelding: De bestanden in het zip bestand dat u wilde verzenden komen niet overeen met de verwachte bestanden, gelieve een ander bestand te verzenden. Op het moment dat u een nieuwe set gegevens wil doorsturen, is een vorige zending nog in behandeling door een van de programma’s van de FOD. Op dat moment zijn die gegevens technisch geblokkeerd en kan u geen nieuwe gegevens opladen. U moet dan later opnieuw proberen. Deze situatie herkent u aan de hand van deze mededeling: Er is een vorige verzending nog in behandeling, gelieve uw bestand later opnieuw te versturen.

2

U of een van uw collega’s heeft de gegevens voor uw instelling, collecte jaar en periode al gefinaliseerd (= ter beschikking gesteld van de FOD). U krijgt deze foutmelding: Een vorige versie van de zending is reeds ter beschikking gesteld van de FOD Volksgezondheid. U kunt geen zending meer versturen voor die periode. Daarnaast is er een algemene foutmelding voor een reeks problemen die momenteel niet gespecificeerd kunnen worden: Er is een technisch probleem opgetreden, gelieve later opnieuw te proberen. Als dit probleem blijft komen, gelieve de help desk PORTAHEALTH te contacteren In dit geval moet u de FOD contacteren via [email protected] met een printscreen van de foutmelding. Opvolgingssysteem = Controle van de Kwaliteit (iFollow-up) De beveiligde internetomgeving, Portahealth, die door de FOD ter beschikking werd gesteld laat niet alleen toe om gegevens over te maken, maar geeft de ziekenhuizen tevens de mogelijkheid om controles van de gegevens door te voeren en geeft tevens een eerste vorm van feedback. Op de website van de FOD Volksgezondheid kan men enkele documenten terugvinden omtrent het gebruik van Portahealth. U kunt deze documenten vinden via: www.health.belgium.be  Gezondheidszorg  Zorginstellingen  Registratiesystemen  Portahealth  helpbestanden. In dit hoofdstuk overlopen we welke controles er worden uitgevoerd en welke feedback aan de ziekenhuizen wordt aangeboden.

Foutmeldingen rechtstreeks op het scherm Ook bij de opvolging van de resultaten kunnen er problemen optreden. Deze zijn voor een deel analoog met de foutmeldingen voor de applicatie ‘iSubmission’ (gegevens doorsturen). Als uw lokale beheerder u geen of onvoldoende gebruikersrechten gegevens heeft om gegevens te kunnen doorsturen, krijgt u een van de volgende foutmeldingen: U hebt geen toegang tot deze applicatie. U hebt geen toegang tot deze functionaliteit. In tegenstelling met iSubmission, is het niet nodig om een selectie te maken voor een of meerdere van de volgende parameters: flux, jaar, collecte, periode. Als u geen selectie maakt, krijgt u een overzicht van alle zendingen waarvoor u gebruikersrechten hebt. Maakt u een gedeeltelijke of volledige selectie, dan krijgt u een overzicht van de zendingen die aan het geheel van de selectie voldoen. Klikt u op ‘details van een zending’ zonder eerst een zending te selecteren (door het bolletje voor de zending aan te vinken), dan krijgt u deze foutmelding: Gelieve één zending te selecteren.

3

Klikt u bij de details van 1 zending op de knop ‘detail’ zonder een fase / statuut te selecteren, dan krijgt u de volgende foutmelding: Gelieve een te detailleren etappe te selecteren. Als u resultaten van controles wil downloaden, kunt u ook een foutmelding krijgen: Er is een technisch probleem opgetreden, gelieve ons te excuseren U kunt best later opnieuw proberen. Als dit probleem zich blijft voordoen, moet u de FOD contacteren via [email protected] met een printscreen van de foutmelding.

Fase ‘opladen van de gegevens’ en de statuten Bij de fase ‘Opladen van de gegevens’ kan men verschillende statuten verkrijgen namelijk: Niet gevonden De vorige zending werd niet correct verwijderd of afgesloten. De gegevens van de nieuwe zending kunnen niet opgeladen worden. Tegenstrijdigheid tussen de naam en de inhoud (eerste record) van het bestand Voor het eerste bestand SI (STRUCTURE_INSTITUTION) komen de gegevens van H01, H02, H05, H06 en H11 niet overeen met de basisinformatie in Portahealth 2. Onvolledig De zip-file bevat 10 vereiste bestanden, maar één of meer bestandsnamen zijn niet juist. Dit kan te wijten zijn aan het gebruik van kleine letters in plaats van hoofdletters. Ingelezen De gegevens werden zonder problemen en volledig ingelezen. Problemen opladen De gegevens konden niet correct ingelezen worden en zijn niet beschikbaar voor de technische controles. Voor minstens 1 record in minstens 1 van de 10 bestanden ontbreekt minstens 1 veld. Opgeladen De gegevens staan klaar voor de technische controles

Overzicht van de controles Om de kwaliteit van de aangeleverde data te verzekeren werden een aantal controles ingebouwd. Op dit ogenblik worden de vijf onderstaande soorten controles achtereenvolgens uitgevoerd: Technische controles Controle MPG: Basiscontroles Aanvullende MPG controles Controle MPG + Multiperiode controles Kruiscontrole Vooreerst worden de TECHNISCHE CONTROLES doorlopen. Deze controles hebben betrekking op de integriteit van de gegevens. Momenteel onderscheiden we 3 technische controles: 1. DT = Data type – Data formats (= Controle van het type/formaat van de data: Alfanumeriek/numeriek/lengte).

4

2. PK = Primary key (= De sleutelvelden H01||H02||H07||H08||H11 moeten ingevuld zijn en een unieke combinatie binnen het bestand vormen). 3. MF = Mandatory field (Zijn de verplicht in te vullen velden zoals H07 ook effectief ingevuld?).

Deze controles worden in een bepaalde volgorde uitgevoerd. Indien één van de controles een foutmelding geeft, dan kan de volgende controle niet uitgevoerd worden. OPMERKING: In Portahealth kan men naast de statuten DT, PK, MF ook nog de statuten Foreign Keys, Record Types, Unique keys en onverwachte velden terugvinden. Deze laatste hebben echter geen betrekking op MPG, maar kan men wel terugvinden bij Finhosta of MZG.

Wanneer de technische controles geen fout geven worden in de volgende 4 fases fouten met severity 1,2 of 3 opgespoord. In de controlefasen zijn volgende statuten mogelijk:  Fout met severity 1: in de zending is in deze fase van de controles minstens 1 fout vastgesteld met severity 1. Ook fouten met severity 2 en / of 3 kunnen voorkomen.  Fouten met severity 2: in deze fase van de controles is minstens 1 fout met severity 2 vastgesteld. Ook fouten met severity 3 kunnen voorkomen. Er zijn geen fouten met severity 1.  Fouten met severity 3: in deze fase van de controles is er minstens 1 fout met severity 3. Er zijn geen fouten met severity 1.of severity 2  OK: er werden geen fouten gevonden. Er zijn geen fouten met severity 1, 2 of 3 Severity=1 is een blokkerende fout die absoluut dient verbeterd te worden wil men de export ter beschikking van de FOD kunnen stellen (zie verder onder finalisatie). Severity=2 is een niet blokkerende fout die moet nagekeken worden en getoetst worden aan de realiteit. Enkel wanneer de foutmelding onterecht wordt vermeldt dient ze niet te worden gecorrigeerd. In alle andere gevallen zal men het aantal van deze fouten tot het absolute minimum dienen te beperken! Severity=3 betreft een waarschuwing. Mogelijk betreft het onjuiste waarden, niet ingevulde waarden of de vermelding onbekend De fase “Controle MPG” betreft niet ingevulde waarden, foutieve waarden, de waarde ‘onbekend’, niet valide waarden. De fase “Aanvullende MPG CTRL” betreft controles die toegevoegd werden aan de originele controles sinds de start van MPG (bijvoorbeeld doordat vanaf 1998 ook beschut wonen en PVT de MPG gingen invullen). De fase “Controle MPG+” maakt een vergelijking met de vorige export (bijvoorbeeld of nietbeëindigde verblijven in een vorige export terugkomen in de huidige export). De fase “Kruiscontrole” betreft controles die waarden in verschillende velden gaan vergelijken (bijvoorbeeld een gedwongen opname op eigen initiatief ). 5

Deze laatste vier soorten controles kan men tevens omschrijven als DE BUSINESS CONTROLES.

Feedback m.b.t de controles De feedback die de ziekenhuizen ontvangen m.b.t. hun controles is tweeledig nl. de Batch Error in een Excel_bestand en de Globalisatierapporten in pdf_documenten. 1)Batch error (Excel/csv) De Batch Error van de technische controles is verschillende van die van de Business Controles. Technische controles De Batch Error van de technische controles bevat slechts één van de mogelijke soorten technische fouten. Om te weten over welke type fout het gaat, dient u de voorlaatste kolom van de Batch Error te raadplegen. Daar vindt de gebruiker de kenmerken DT, PK en MF terug. De laatste kolom van de Batch Error geeft de naam van het desbetreffende bestand (niet bij DT) en steeds alle velden van het bestand met het type veld (numeriek of alfanumeriek) en de maximale veldlengte. ‘VARCHAR2’ wijst op een alfanumeriek veld. Het getal tussen de haakjes is een aanduiding van de maximale veldlengte (bv. VARCHAR2(3): een alfanumeriek veld van maximaal 3 posities lang). ‘NUMBER’ wijst op een numeriek veld. Het getal tussen de haakjes is een aanduiding van de maximale veldlengte (bv. NUMBER(4): een numeriek veld van maximaal 4 posities lang). De hiërarchie tussen deze soorten namelijk DT – PK – MF dient men strikt te respecteren. Het is niet mogelijk om de volgende controle uit te voeren alvorens de problemen van de vorige stap opgelost werden. De Batch Error kan bijzonder volumineus worden aangezien de gemelde fouten niet beperkt zijn tot 1 bestand, maar ze worden voor alle 10 bestanden tegelijk meegegeven voor zover er fouten zijn. Het aantal records kan dan ook zeer hoog oplopen. Daarom wordt dit Excelbestand altijd gezipt. Alvorens u de inhoud kunt raadplegen dient u het bestand te ontzippen. De business controles In tegenstelling tot de Batch Error van de technische controles wordt de Batch Error van de business controles niet gezipt. Dit bestand bevat immers enkel de foutmeldingen van het domein waarover gerapporteerd wordt. We onderscheiden volgende kolommen: 1) CONTROLE CODE: De code die de FOD aan een bepaalde controle toegekend heeft (bv. 3529). 2) SEVERITY: De graad van ernst van de fout of waarschuwing. Severity 1 = Blokkerende fout Blokkerende fouten zijn fatale fouten en moeten absoluut verbeterd worden alvorens u verder kunt gaan. U kunt de gegevens niet ter beschikking stellen van de FOD stellen. Severity 2 = Niet blokkerende fout

6

De niet blokkerende fouten moeten nagekeken worden en getoetst worden aan de realiteit. Indien de gegevens de reële situatie weergeven moeten ze niet worden aangepast. Indien de input niet strookt met de werkelijkheid is aanpassing vereist. Severity 3 = Waarschuwing Severity 3-fouten vestigen de aandacht op waarden in de velden die mogelijks onjuist zouden kunnen zijn. Verbetering is niet noodzakelijk vereist, het betreft waarschuwingen. 3) OMSCHRIJVING: Een beschrijving van wat er gecontroleerd wordt 4) BESTAND: Het bestand dat in hoofdzaak betrokken is bij de controle 5) ERK-NR: Het erkenningnummer 6) JAAR: Het registratiejaar 7) PERIODE: De registratieperiode 8) PATIENT: Het patiëntennummer. Ontbreekt indien niet relevant voor het betrokken bestand (bv. SU en DR). 9) VERBLIJF: het volgnummer van het verblijf Vervolgens andere sleutelvelden die toelaten het record binnen het bestand te identificeren 10) DETAIL: Alle andere nuttige informatie die toelaten om de fout te interpreteren/te begrijpen.

2) Globalisatierapport (Pdf) De globalisatietabellen worden per zending opgesteld als bijkomend hulpmiddel voor de ziekenhuizen om hun MPG gegevens beter te kunnen controleren en analyseren. Ook bij de Globalisatierapporten maakt men een onderscheidt tussen de technische controles en de Business Controles. Technische controles Het Globalisatierapport i.v.m. de technische controles geeft een gestructureerd overzicht van de fouten. De eerste pagina geeft een overzicht van de foutieve bestanden en de velden. De laatste kolom geeft het aantal fouten weer. Voor elke combinatie bestand – veld(en) krijgt men een lijn. Op de volgende pagina’s wordt op een gestructureerde manier de records weergegeven met de fouten die op de eerste pagina vermeld werden. Business controles Een afzonderlijk globalisatierapport wordt gecreëerd voor elke controlefase. De pdf_rapporten vermelden per severity het label van de gemaakte fouten en het aantal records die deze fout bevatten. . Indien er veel fouten zijn, dan kan dit overzicht meer dan één pagina beslaan. Finalisatie Op het ogenblik dat alle controles in orde zijn (m.a.w. geen severity 1-fouten meer, aangezien severity 2- en 3-fouten momenteel geen invloed hebben op de finalisatie) krijgt het ziekenhuis de mogelijkheid om zijn gegevens te finaliseren. Hiervoor dient de hoofdgeneesheer, ‘na controle en validering, ten bewijze van de waarachtigheid van de gegevens’, een brief te

7

ondertekenen, dewelke ze via mail verkrijgen. In deze brief moet ook de code vermeldt worden die op het moment van de finalisatie via mail naar het ziekenhuis gestuurd zal worden. Deze brief moet naar het volgend adres gestuurd worden: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Directoraat-generaal Organisatie gezondheidszorgvoorzieningen Dienst Datamanagement Info MPG Eurostation Blok II, 01D315 Victor Hortaplein 40 Bus 10 1060 Brussel Het model van de brief wordt meegestuurd via de mail met de code van de ter beschikking gestelde gegevens.

8