Voor middelgrote organisaties
Oracle Product Brief Oracle Universal Content Management
WAAROM UW ORGANISATIE EEN SYSTEEM VOOR CONTENTBEHEER NODIG HEEFT Goede bedrijfsbeslissingen zijn afhankelijk van de kwaliteit, nauwkeurigheid en oorsprong van de informatie waarop ze worden gebaseerd. Tegelijkertijd is de mate waarin de juiste gegevens op elk moment eenvoudig en veilig kunnen worden bereikt, bepalend voor de efficiency van een bedrijf. Toch wordt het voor veel moderne, snelgroeiende organisaties steeds moeilijker om de kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens te garanderen. Waarom? Omdat bedrijfsinformatie steeds vaker buiten traditionele ‘databases’ wordt opgeslagen. Essentiële informatie, zoals offertes, klantprofielen, technische specificaties en presentaties, kunnen verspreid zijn opgeslagen, met weinig of geen structuur. Dus hoe vindt u in een dergelijke omgeving het juiste document? Hoe kunt u gegevens eenvoudiger delen met andere belanghebbenden? Hoe zorgt u ervoor dat al uw bedrijfsgegevens op ieder moment uitvoerig kunnen worden bewaakt, gecontroleerd, gearchiveerd, beheerd en geopend, ongeacht de indeling? Als u op deze vragen geen bevredigend antwoord heeft, kan uw organisatie hoogstwaarschijnlijk veel voordeel halen uit een systeem voor contentbeheer. Zonder een dergelijk systeem kunnen verouderde, onjuiste of ontoegankelijke gegevens en documenten tot een aanzienlijke achterstand op de concurrentie leiden. De precieze gevolgen daarvan zijn moeilijk te voorzien. Maar om een voorbeeld te noemen: als ontoereikend contentbeheer leidt tot de schending van wettelijke regelgeving, riskeert uw organisatie juridische en financiële boetes, gemiste zakelijke kansen en beschadigde klantrelaties. Slecht contentbeheer verhoogt met andere woorden uw zakelijk risico.
DE KOSTEN VAN ONBEHEERDE CONTENT Een verhoogd risico leidt onvermijdelijk tot hogere kosten. Elk verloren of gedupliceerd bestand en elke volle map met meerdere, ongeorganiseerde documentversies kan leiden tot onnodige kosten en gemiste zakelijke kansen, of beide. Als er bijvoorbeeld geen mogelijkheid is om online effectief samen te werken en content te verspreiden, zullen er meerdere versies worden aangemaakt en verspreid van fysieke documenten. Hierdoor worden onnodige afdruk- en verzendkosten gegenereerd en verlopen de processen en projecten die van deze documenten afhankelijk zijn, niet efficiënt. Maar de gevolgen reiken verder dan dat. Verminderde efficiency betekent dat nieuwe producten een langere timeto-market krijgen en dat de productiviteit en tevredenheid van medewerkers daalt. Bovendien kunnen minder middelen en tijd worden vrijgemaakt voor innovatie. Andere, even belangrijke, gevolgen van slecht contentbeheer zijn gemiste zakelijke kansen en een vertraagde groei. Als bijvoorbeeld een klantprofiel in een e-mailbijlage verloren gaat, loopt u mogelijk een cross-selling kans mis. Of als een technisch document in een niet-standaard indeling is opgeslagen op een extern systeem, kan het bereiken en verwerken van het document zoveel tijd in beslag nemen, dat een mogelijke nieuwe klant naar de concurrent gaat.
2
Tot slot kan een gebrek aan controle over al uw zakelijke content leiden tot een onveilige en inconsistente presentatie van de merkidentiteit van uw organisatie. Dus hoe ontwikkelt u een gebruiksvriendelijk en kosteneffectief systeem voor contentbeheer dat merkconsistente content organiseert, processen automatiseert, bevoegde toegang en samenwerking faciliteert en compliance integreert in uw gegevensinfrastructuur?
UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT: TOTALE CONTROLE OVER UW CONTENT De informatiemiddelen van de meeste organisaties bestaan tegenwoordig grotendeels uit ongestructureerde gegevens. Dit probleem kan het beste worden aangepakt met een overkoepelende oplossing, wat inhoudt dat content en gerelateerde services met één geïntegreerd platform worden geautomatiseerd. Dit levert reële en directe voordelen op, zoals: • Verbeterde productiviteit in de gehele organisatie • Minder training en onderhoud vereist met betrekking tot zakelijke en administratieve gebruikers • Versnelde processen voor revisie, goedkeuring, formattering, verspreiding, gegevensverwijdering en rapportage • Eliminatie van knelpunten met betrekking tot middelen • Vereenvoudigde samenwerking tussen lokale en verspreide teams • Meer versiecontrole • Vereenvoudigde indelingsconversie • Lagere kosten voor toegang tot en verspreiding van gegevens
Maar de introductie van één architectuur betekent niet dat u uw bestaande infrastructuur de deur uit doet en de verwachte winst daarvan misloopt. Met stateof-the-art, op standaarden gebaseerde oplossingen voor contentbeheer kunt u uw bestaande infrastructuur verbeteren in plaats van deze te moeten vervangen. GROTERE PRODUCTIVITEIT EN VERBETERD DELEN VAN CONTENT TEGEN LAGERE KOSTEN Oracle Universal Content Management (UCM) brengt al uw content samen op één platform, waardoor u deze eenvoudiger kunt delen, beheren en controleren. Maar dat is nog maar het begin. Met Oracle UCM SE kunt u een strategische infrastructuur voor contentbeheer ontwikkelen waarmee u geld bespaart, risico’s terugdringt, processen automatiseert en compliance integreert. En omdat de oplossing hot-pluggable is, kan de nieuwe infrastructuur worden gebaseerd op wat u al heeft.
GEBRUIKERS
Bang dat die omvangrijke functionaliteit het gebruik bemoeilijkt? Niets is minder waar. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van Oracle wordt het beheer van al uw content – van documenten en spreadsheets tot presentaties en grafische bestanden – juist een stuk eenvoudiger. Bovendien worden de tijd en kosten voor training tot een minimum beperkt doordat al uw beheerde services en content vanaf één plek beschikbaar zijn. Ook de beveiliging van de content kan eenvoudiger worden bereikt en gecontroleerd. Met andere Oracle-oplossingen die volledig zijn geïntegreerd in Oracle Universal Content Management, kunt u uw contentbeheer nog verder optimaliseren. Zo biedt Oracle Document Capture een geïntegreerd systeem voor de conversie van alle typen elektronische en papieren documenten naar bruikbare indelingen. Daarnaast automatiseert deze oplossing de indexering van documenten, wat uw documentbeheerprocessen stroomlijnt en versnelt.
BESTAANDE INFRASTRUCTUUR Universal Content Management
Content
UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT: GEOPTIMALISEERD CONTENTBEHEER VOOR GEBRUIKERS EN UW BESTAANDE INVESTERINGEN
3
GEORGANISEERDE INFORMATIE DIE DE ORGANISATIE INFORMEERT Oracle UCM SE verandert uw content in een strategisch middel, door het online beheren, bereiken en delen ervan te vereenvoudigen, ongeacht de oorspronkelijke indeling of locatie. Dit verhoogt de kwaliteit van zakelijke beslissingen dankzij het superieure inzicht in de organisatie. Maar de impact reikt verder dan dat. Oracle UCM SE levert een breed scala van beheervoordelen en operationele voordelen. BEHEERVOORDELEN Verbeterde productiviteit: Met eenvoudige, veilige en snelle toegang tot content in de juiste indeling verbetert u de productiviteit van de gehele organisatie en kunt u gemakkelijker content delen en samenwerken. Betrouwbaarder inzicht: Met Oracle UCM SE kunt u de toegang tot content integreren en de content organiseren. Hierdoor kunnen oude of dubbele gegevens eenvoudiger worden verwijderd en worden belangrijke bedrijfsbeslissingen alleen gebaseerd op correcte en actuele content. Verbeterde relatie met klanten en partners: Door ervoor te zorgen dat medewerkers, partners en klanten altijd over de meest recente en correcte informatie beschikken, optimaliseert u de geleverde service en creëert u een basis voor vertrouwen tussen al deze gebruikersgroepen.
Versterkt merk: Met behulp van gecentraliseerde opslag, organisatie en sjablonen helpt Oracle UCM SE organisaties online en offline materiaal te ontwikkelen met een consistente merkpresentatie. Hogere ROI: Eenvoudige interoperabiliteit binnen uw bestaande infrastructuur vergroot de winst op bestaande investeringen. Ook kunt u meer waarde halen uit uw content, dankzij verbeterde toegankelijkheid, directe conversie naar voor het web geschikte indelingen en eenvoudige samenwerking. Lager risico: Met nauwkeurige, veilige en betrouwbare content verlaagt u risico’s door compliance te integreren, klanten te binden via verbeterde serviceniveaus en de kans op diefstal of misbruik te verlagen. OPERATIONELE VOORDELEN Lagere kosten: Of u nu een einde wilt maken aan het onnodig afdrukken en verzenden van documenten of processen voor documentbeheer wilt versnellen en standaardiseren: Oracle UCM SE bespaart kosten door het gebruik en de verspreiding van content aanzienlijk efficiënter te maken.
Gestroomlijnde activiteiten: Oracle UCM SE helpt processen te versnellen door verspreide gegevensbronnen te consolideren en tijdrovende taken te automatiseren. Eenvoudige samenwerking: Gebruikers zonder enige IT-kennis kunnen online projectruimten maken, alle bevoegde gebruikers eenvoudige en veilige toegang bieden en zo samenwerking vereenvoudigen. Vereenvoudigde compliance: Met Oracle UCM kunnen organisaties de toegang tot content controleren, audit trails bijhouden en contentbeheer automatiseren volgens consistente richtlijnen. Hierdoor kan wettelijke regelgeving eenvoudiger worden nageleefd. Uitzonderlijke bruikbaarheid: Eén intuïtieve gebruikersinterface met geïntegreerde ondersteuning voor eindgebruikers, werkgroepen, contentexperts, proceseigenaars en beheerders.
HOE U MET UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT UW KOSTEN VERLAAGT Eenvoudiger beheer: Gecentraliseerde toegang tot alle content, ongeacht oorsprong, vereenvoudigt het beheer en leidt tot tijd- en geldbesparingen. Automatisering van taken: Door processtappen zoals het doorsturen van content tussen gebruikers en afdelingen overbodig te maken, kunnen tijdrovende handmatige taken worden geëlimineerd. Minder training vereist: Een gemeenschappelijke interface voor gebruik en beheer verbetert de efficiency van gebruikers en beperkt de tijd en kosten voor trainingen tot een minimum.
Minder verzendingen, afdrukken en opslag: Door een einde te maken aan het gebruik van meerdere versies en verouderde en onjuiste informatie en door content steeds meer via het web te verspreiden, kunnen aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd. Minder onderhoud: De consolidatie van content in de gehele organisatie vereenvoudigt het bewaken van versies en het verwijderen van overbodige gegevens.
4
Vereenvoudigde compliance: Oracle UCM SE integreert compliance in uw contentinfrastructuur. Hierdoor kunt u sneller en goedkoper aan al uw verplichtingen voldoen. Directe integratie: Oracle UCM SE is hot-pluggable, waardoor het direct kan samenwerken met uw bestaande infrastructuur. Dit verlaagt de integratiekosten en de TCO.
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT: ONTWORPEN VOOR MIDDELGROTE ORGANISATIES Oracle UCM SE is speciaal ontworpen en geprijsd om tegemoet te komen aan de behoeften en middelen van middelgrote organisaties. De oplossing bevat essentiële functionaliteit voor contentbeheer, inclusief: • Beheer van oorspronkelijke bestandsindelingen: Het beheer van content in oorspronkelijke bestandsindelingen maakt het eenvoudig om gegevens uit verspreide bronnen te consolideren en om te zetten in andere indelingen. • Beveiliging en aanpassing: Beheerde content kan eenvoudig worden beveiligd en aangepast aan de persoonlijke voorkeuren van gebruikers met verschillende rollen. • Desktopintegratie: Hiermee krijgen gebruikers eenvoudig toegang tot content in Windows Explorer, Microsoft Outlook en Lotus Notes Email. • Automatische conversie naar webindelingen: Het omzetten van ruim 400 verschillende bestandstypen naar veelgebruikte webindelingen zoals HTML, XML, GIF en PDF bespaart tijd en geld ten opzichte van tijdrovende handmatige conversie. • Vinden, openen, hergebruiken: Content in de gehele organisatie wordt
geconsolideerd binnen een geïntegreerde architectuur en kan daardoor gemakkelijker worden gevonden, geopend en hergebruikt. STAP OP ELK MOMENT EENVOUDIG OVER OP ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT ENTERPRISE EDITION VOOR: • Consistente uitbreiding op het web: Via een geïntegreerd, open platform voor contentbeheer kan snel een merkconsistente aanwezigheid op het web op meerdere niveaus worden gerealiseerd, beheerd en onderhouden. • Digitaal beheer van activa: Via de conversie van rijke content en services voor het beheer van digitaal materiaal kunnen marketingmiddelen worden beheerd, bibliotheken met afbeeldingen en video’s worden aangelegd, enzovoort. • WebLogic Integration: Oracle UCM werkt met WebLogic Portal en WebLogic Server, waarmee betrouwbare en schaalbare portals en RIA’s (Rich Internet Application) kunnen worden ontwikkeld. • Integratie in onderneming: Vind en hergebruik content en contentservices in meerdere applicaties en websites, zoals klanten- en partnerportals, interne HR-systemen, enzovoort.
UW GLOEDNIEUWE BESTAANDE INFRASTRUCTUUR Implementatie van Oracle Universal Content Management betekent niet dat u vervangt wat u al heeft. Het houdt in dat u de nieuwe oplossing integreert met uw bestaande infrastructuur en deze verbetert en voorbereidt op de eisen van de toekomst. Uiteindelijk is dat de meest rendabele aanpak van de drie belangrijkste aspecten van een geoptimaliseerde gegevensinfrastructuur: Gegevensbescherming De consolidatie van content vereenvoudigt de controle van versies en de beveiliging van gegevens binnen en buiten de firewall, zodat u uw content beschermt tegen de meest uiteenlopende bedreigingen. Inzicht in informatie optimaliseren Met één infrastructuur voor contentbeheer vergroot u de zichtbaarheid van uw content, waardoor u deze zo actueel en correct mogelijk kunt houden. Dit is cruciaal voor het kunnen nemen van betrouwbare bedrijfsbeslissingen. Procesflexibiliteit verbeteren Door processen te stroomlijnen, gecentraliseerd contentbeheer in te passen in uw bestaande infrastructuur en handmatige taken voor contentbeheer te automatiseren, vergroot u de efficiency van deze processen.
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENt: HOE MIDDELGROTE ORGANISATIES NU AL PROFITEREN “Oracle Universal Content Management on Sun is a high-performance, secure, readily available platform. It provides us with comprehensive opportunities to adapt to the broad variety of requirements of our internet, intranet, and extranet applications.” – Niklas Sinander, ECM Manager, EUMETSAT
“The flexibility of Oracle Universal Content Management has enabled us to accelerate our response times to requests for information and facilitate user access to information in the system.” – Javier Albisu Iribe Sáez, Department Head, Exposición Internacional Zaragoza 2008
5
“Without Oracle’s repository or template architecture, we were faced with a huge manual task of updating every page. We believe that we have cut six months off the delivery timeframe because of our content management system. As such, we are in a better position to serve our citizens.” – Leigh Gripton, Director of Customer Care and ICT, Rhondda Cynon Taf County Borough Council
ORACLE-CONTENTBEHEER: MYTHE VERSUS WERKELIJKHEID Oracle staat bekend als leverancier van zeer betrouwbare, veilige, open en flexibele databases en andere technologieën van het hoogste zakelijke niveau. Daarnaast biedt Oracle middelgrote organisaties dezelfde hoogwaardige producten, die op maat zijn gemaakt om aan te sluiten op de specifieke eisen en budgetten van dat segment. Dus als u dacht dat onze oplossingen voor contentbeheer alleen geschikt zijn voor grote ondernemingen, hopen we dat we u op andere gedachten kunnen brengen. MYTHE VAN DE MARKT: De aanschaf en het gebruik van Oracle Universal Content Management is veel te duur voor groeiende organisaties. WERKELIJKHEID VAN ORACLE: Oracle Universal Content Management is speciaal ontworpen voor middelgrote organisaties, met een overeenkomstig prijsniveau. Bovendien zorgt deze
oplossing voor kostenverlagingen in de gehele organisatie door middel van procesautomatisering, vereenvoudigd contentbeheer en -onderhoud, integratie van compliance en verminderde verspreiding van afdrukken.
MYTHE VAN DE MARKT: Oracle Universal Content Management dwingt organisaties ertoe hun bestaande infrastructuur te vervangen door niet-flexibele oplossingen die hen aan één leverancier binden.
MYTHE VAN DE MARKT: Oracle Universal Content Management is veel te complex voor middelgrote organisaties en vereist aanzienlijke trainingsinvesteringen en/of de inzet van dure Oracle-specialisten.
WERKELIJKHEID VAN ORACLE: Oracle Universal Content Management is hot-pluggable, wat inhoudt dat het direct kan worden ingepast in uw bestaande infrastructuur. De oplossing helpt u de winst op uw bestaande infrastructuur te vergroten en de levensduur ervan te verlengen, in plaats van deze te moeten vervangen.
WERKELIJKHEID VAN ORACLE: Oracle Universal Content Management biedt geïntegreerde ondersteuning voor gebruikers, beheerders en andere belanghebbenden. Met één gebruiksvriendelijke interface kunt u rekenen op gebruiksgemak en minimale trainingseisen.
MEER INFORMATIE OVER ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT Ga voor meer informatie over Oracle Universal Content Management naar www.oracle.com/products/middleware/content-management/universal-content-management.html. Daarnaast vindt u GRATIS hulpmiddelen voor middelgrote organisaties op www.oracle.com/nl/mkb, waaronder: • ONE Magazine: nieuws voor middelgrote organisaties, inclusief productoverzichten • Business Briefs • Whitepapers Beheers uw kosten met de flexibele betaalopties van Oracle Financing. Ga naar www.oracle.com/financing.
Oracle Product Brief: Oracle Universal Content Management Oracle Corporation UK Ltd. Oracle Parkway Thames Valley Park (TVP) Reading Berkshire RG6 1RA U.K.
Worldwide Inquiries: Phone: +1.650.506.7000 Fax: +1.650.506.7200 oracle.com
Oracle Nederland BV Rijnzathe 6 3454 PV De Meern Voor meer informatie kunt u bellen naar: 0800-0232281 E-mail:
[email protected]
Copyright © 2009, Oracle. Alle rechten voorbehouden. Dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie en de inhoud ervan kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Dit document kan mogelijk fouten bevatten. Aan dit document kunnen geen andere mondelinge of wettelijke garanties of voorwaarden worden ontleend, waaronder geïmpliceerde garanties en voorwaarden van verkoopbaarheid of geschiktheid voor bepaalde doeleinden. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot dit document en aan dit document kunnen geen directe of indirecte contractuele verplichtingen worden ontleend. Dit document mag op geen enkele manier worden gereproduceerd of verspreid, elektronisch of mechanisch, voor enig doeleinde, zonder schriftelijke toestemming vooraf. Oracle is een gedeponeerd handelsmerk van Oracle Corporation en/of gelieerde bedrijven. Andere namen zijn mogelijk handelsmerken van de betreffende eigenaren.
6
