Pro střední a rostoucí společnosti
Stručný přehled produktu Oracle Oracle Universal Content Management Standard Edition
PROČ VAŠE ORGANIZACE POTŘEBUJE SYSTÉM PRO SPRÁVU OBSAHU Dobrá obchodní rozhodnutí jsou podmíněna kvalitou, přesností a dostupností informací, na základě kterých je činíte. Také efektivní provoz závisí na snadném a bezpečném přístupu k potřebným informacím, kdykoliv je to zapotřebí. Pro řadu současných společností, a především pro ty, které se rychle rozvíjejí, je však zajištění kvality a dostupnosti informací stále větší problém. Proč? Protože vzrůstající množství podnikových informací je třeba ukládat mimo tradiční databáze. Kritické informace včetně nabídek, profilů zákazníků, technických specifikací a prezentací jsou často uloženy na různých místech, aniž by byly náležitým způsobem uspořádány. Jak tedy za takové situace najít ten správný dokument? Jak co nejsnáze sdílet data s ostatními uživateli? Jak dosáhnout toho, aby veškeré podnikové informace bylo možné přehledně sledovat, auditovat, archivovat, kontrolovat, a současně k nim zajistit neustálý přístup bez ohledu na jejich formát? Pokud nemáte tyto otázky uspokojivě vyřešeny, pak by vaší organizaci nepochybně prospělo zavedení systému pro správu obsahu. Bez takového systému budete často pracovat s neaktuálními či nepřesnými daty, zatímco jiné informace nebudete schopni získat v pravý čas. To vše může citelně oslabit vaši konkurenceschopnost. Konečné důsledky pak lze jen stěží předvídat. Uveďme si jen jeden příklad: nedostatečná správa informací může vést k porušení právních předpisů, což může mít za následek správní řízení, penalizaci, ztrátu obchodních příležitostí a poškození vztahů se zákazníky. Zkrátka a dobře: nevyhovující správa obsahu vystavuje podnik zvýšenému riziku.
NÁKLADY VYPLÝVAJÍCÍ Z NEVYHOVUJÍCÍ SPRÁVY OBSAHU Vyšší riziko nevyhnutelně vede k vyšším nákladům. Každý ztracený nebo duplicitní soubor, každá složka s mnoha různými verzemi dokumentů může způsobit nadbytečné výdaje, ztrátu obchodních příležitostí nebo oboje. Například nedostatečná schopnost distribuovat dokumenty a spolupracovat na nich online vede ke zbytečné produkci a rozesílání tištěných dokumentů. Tím samozřejmě vznikají značné náklady na tisk a poštovné, a současně se snižuje efektivita procesů, které na těchto dokumentech závisejí. Tím ale negativní následky nekončí. Nižší efektivita procesů znamená delší dobu uvádění nových produktů na trh. Současně klesá produktivita a spokojenost zaměstnanců. Na inovace je tak méně času i prostředků. Kromě toho může špatná správa obsahu způsobit ztrátu příležitostí a zpomalení růstu. Například nesprávně uložený profil zákazníka v příloze emailu může znamenat ztrátu příležitosti ke křížovému prodeji. Nebo nebudete schopni dostatečně rychle podat zákazníkovi požadované informace, protože potřebný technický dokument bude v nestandardním formátu uložen na vzdáleném systému. Zákazník se proto obrátí na konkurenci.
2
A konečně znamená nedostatečná kontrola nad podnikovým obsahem jak snížení zabezpečení informací, tak i konzistentnosti prezentace podnikové identity. Jak tedy zřídit snadno použitelný a nákladově efektivní systém správy obsahu, který zajistí dokonalou organizaci všech informací, zautomatizuje procesy, usnadní přístup k dokumentům a spolupráci, a současně vytvoří lepší podmínky pro shodu s legislativou v rámci celé vaší datové infrastruktury?
UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT – DOKONALÁ KONTROLA OBSAHU Převážnou část informací typické společnosti tvoří nestrukturovaná data. Jednotný přístup je tím nejlepším způsobem, jak získat nad takovými daty kontrolu. To znamená použití jediné, sjednocené platformy, která zavede automatizaci do správy obsahu a souvisejících služeb. Výhody se projeví okamžitě a reálně, například: • Vyšší produktivita v rámci celé organizace • Snížení nároků na školení a údržbu pro obchodní i administrativní pracovníky • Urychlení revizních, schvalovacích, formátovacích, distribučních, skartovacích a výkaznických procesů • Odbourání přetížení zdrojů • Usnadnění spolupráce mezi lokálními a externími týmy • Lepší kontrola verzí dokumentů • Zjednodušená konverze formátů • Snížení nákladů na zajištění přístupu k datům a distribuci informací
Zavedení jednotné architektury by však nemělo vyžadovat úplné nahrazení architektury stávající a tedy znehodnocení dosavadních investic. Moderní špičková řešení pro správu obsahu založená na otevřených standardech umožňují lepší využití stávající infrastruktury bez nutnosti jejího nahrazení. VYŠŠÍ PRODUKTIVITA A LEPŠÍ SDÍLENÍ OBSAHU PŘI NIŽŠÍCH NÁKLADECH Oracle Universal Content Management Standard Edition (UCM SE) sjednocuje veškerý obsah do jediné platformy a usnadňuje tak jeho sdílení, správu i kontrolu. Tím to vše zdaleka nekončí. Oracle UCM SE vám umožní vybudovat strategickou infrastrukturu pro správu obsahu, jejímž prostřednictvím dosáhnete snížení nákladů, omezíte rizika, zautomatizujete procesy a zajistíte shodu s legislativou. A protože je celé řešení plně integrovatelné za chodu, můžete ho snadno implementovat na základě toho, co již máte.
UŽIVATELÉ
Myslíte, že tolik funkcí pohromadě je obtížné používat? Opak je pravdou. Uživatelsky přívětivé rozhraní Oracle vám ve skutečnosti správu veškerého obsahu včetně dokumentů, tabulek, prezentací a grafických souborů značně usnadní. A protože budete moci přistupovat ke všem řízeným službám i obsahu z jediného místa, jsou i náklady a čas na školení minimální. Také nastavení a správa zabezpečení obsahu je podstatně jednodušší. A budete-li používat řešení Oracle, která jsou plně integrovatelná s Oracle Universal Content Management, budete moci správu obsahu dále optimalizovat. Například Oracle Document Capture představuje sjednocený systém pro konverzi všech typů elektronických i papírových dokumentů na použitelný formát. Současně automatizuje indexování dokumentů, což zjednodušuje a urychluje procesy správy dokumentů.
STÁVAJÍCÍ INFRASTRUKTURA UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT
OBSAH
UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT: OPTIMALIZOVANÁ SPRÁVA OBSAHU PRO UŽIVATELE A VAŠE STÁVAJÍCÍ INVESTICE
3
PŘEHLEDNÉ NFORMACE, KTERÉ SKUTEČNĚ INFORMUJÍ S Oracle UCM SE se z vašich informací stanou skutečně strategické prostředky, které budete moci snáze spravovat, získávat a sdílet prostřednictvím webu bez ohledu na jejich původní umístění nebo formát. Tím docílíte zvýšení kvality obchodních rozhodnutí díky spolehlivému přehledu a informacím. Celkový přínos je však mnohem větší. Oracle UCM SE vytváří předpoklady k realizaci celé řady dalších manažerských a provozních výhod. VÝHODY V OBLASTI MANAGEMENTU Vyšší produktivita: Snadný, bezpečný a rychlý přístup k potřebným informacím v odpovídajícím formátu zvyšuje produktivitu v rámci celé organizace a umožňuje sdílet obsah a spolupracovat na něm. Spolehlivější informace a přehled: Oracle UCM SE vám umožní sjednotit přístup k obsahu i jeho organizaci. Díky tomu budete schopni snáze eliminovat zastaralá a duplicitní data a rozhodovat se pouze na základě přesných a aktuálních informací. Lepší vztahy se zákazníky a partnery: Zajistíte-li, aby vaši zaměstnanci, partneři a zákazníci měli vždy k dispozici pouze ty nejpřesnější a nejaktuálnější informace, budete moci optimalizovat úroveň služeb a budovat důvěru mezi všemi těmito skupinami uživatelů.
Posílení značky: Oracle UCM SE pomáhá organizacím zajistit jednotnost podnikové identity a identity značek v online i offline komunikaci prostřednictvím centralizovaného úložiště, organizace a šablon. Vyšší návratnost investic: Snadná integrovatelnost do vaší stávající infrastruktury zvyšuje návratnost vašich dosavadních investic. Současně umožňuje lepší zhodnocení a využitelnost obsahu prostřednictvím větší dostupnosti, snadné konverze na formáty vhodné pro web a jednodušší spolupráce. Minimalizace rizik: Přesnější, zabezpečenější a spolehlivější informace snižují rizika prostřednictvím snazšího plnění legislativních požadavků a snížením pravděpodobnosti zcizení nebo zneužití. Současně posilují věrnost zákazníků prostřednictvím vyšší kvality služeb. PROVOZNÍ VÝHODY Nižší náklady: Oracle UCM SE snižuje náklady díky lepší využitelnosti a efektivnější distribuci informací, a to v mnoha ohledech: od vyloučení zbytečného tisku dokumentů a poštovních výdajů, až po urychlení a standardizaci procesů pro správu dokumentů.
Racionalizace provozu: Oracle UCM SE vám pomůže urychlit procesy prostřednictvím konsolidace rozptýlených zdrojů dat a automatizace manuálních úkonů náročných na čas. Snazší spolupráce: Uživatelé mohou vytvářet pracovní prostory projektů založené na webu bez předchozích znalostí IT a poskytovat snadný a bezpečný přístup všem autorizovaným uživatelům a tím zjednodušit spolupráci. Snazší dosažení shody s legislativou: Oracle UCM umožňuje organizacím kontrolovat přístup k informacím, udržovat historii auditů a automatizovat správu obsahu podle konzistentních zásad. Díky tomu pak budou organizace schopny lépe plnit legislativní požadavky. Vynikající použitelnost: Jediné intuitivní uživatelské rozhraní s integrovanou podporou koncových uživatelů, pracovních skupin, odborníků na práci s obsahem, vlastníků procesů a správců.
JAK UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT POMÁHÁ SNIŽOVAT NÁKLADY Snazší správa: Centralizovaný přístup k veškerému obsahu a jeho zjednodušená správa šetří čas i peníze. Automatizace úloh: Automatizace takových fází procesů jako je předávání obsahu mezi uživateli či odděleními eliminuje manuální úkony náročné na čas.
Snížení nákladů na doručování, tisk a skladování: Eliminace redundantních verzí, zastaralých či nesprávných informací a orientace na webový model distribuce významně snižuje náklady. Nižší nároky na údržbu: Konsolidace obsahu v rámci celé organizace zjednodušuje sledování verzí a usnadňuje odstraňování redundantních dat.
Nižší požadavky na školení: Společné rozhraní pro uživatele i správce zvyšuje efektivitu uživatelů a minimalizuje náklady i čas na školení.
4
Snazší dosažení shody s legislativou: Oracle UCM SE zavádí shodu s legislativou přímo do infrastruktury obsahu. Své závazky a legislativní požadavky budete schopni plnit rychleji a levněji. Přímočará integrace: Oracle UCM SE lze integrovat bez negativního dopadu na chod systémů a aplikací. Proto je možné ho integrovat do stávající infrastruktury prakticky okamžitě. To znamená nižší náklady na integraci a také nižší celkové náklady na vlastnictví.
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION – NAVRŽENO PRO ORGANIZACE STŘEDNÍ VELIKOSTI Řešení Oracle UCM SE je sestaveno tak, aby maximálně odpovídalo potřebám i prostředkům středních společností. Tomu odpovídá i jeho příznivá cena. Obsahuje klíčové funkce pro správu obsahu, včetně: • Správy souborů v nativních formátech: Správa obsahu v nativních formátech souborů usnadňuje konsolidaci dat z různých zdrojů a jejich konverzi na jiné formáty. • Zabezpečení a personalizace: Spravovaný obsah lze snáze zabezpečit i personalizovat pro uživatele podle jejich rolí. • Integrace s klientskými aplikacemi: Snadný přístup k obsahu přímo z aplikací jako Windows Explorer, Microsoft Outlook nebo Lotus Notes Email. • Automatická konverze na formát pro web: Konverze na formáty způsobilé pro web jako např. HTML, XML, GIF a PDF ze 400 různých typů souborů šetří čas i peníze, protože konvertované soubory lze snáze vyhledávat, získávat a využívat v rámci celého podniku. • Vyhledávejte, získávejte, využívejte: Obsah konsolidovaný v rámci sjednocené architektury je v rámci celé organizace snáze přístupný, dohledatelný a využitelný.
KDYKOLIV MŮŽETE SNADNO UPGRADOVAT NA ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT ENTERPRISE EDITION. TÍM ZÍSKÁTE: • Konzistentní rozšíření obsahu webových stránek: Sjednocená a otevřená platforma pro správu webového obsahu umožňuje rychlou tvorbu, správu a údržbu webových stránek se zajištěnou jednotou podnikové identity a možností víceúrovňové online prezentace. • Správu digitálních prostředků: Bohaté možnosti konverze obsahu a služby pro správu digitálních prostředků jako např. marketingových materiálů, obrazového materiálu, video knihoven apod. • Integraci WebLogic: Oracle UCM spolupracuje s WebLogic Portal a WebLogic Server, a umožňuje tak vývoj spolehlivých a škálovatelných portálů i bohatých internetových aplikací (RIA). • Podnikovou integraci: Opakovaně využitelný obsah a obsahové služby pro různé aplikace a webové stránky – pro zákaznické a partnerské portály, interní personalistické systémy apod.
VAŠE „ZBRUSU STARONOVÁ“ INFRASTRUKTURA Implementace Oracle Universal Content Management v žádném případě neznamená nahrazení vaší stávající infrastruktury. Ta bude pouze vylepšena, rozšířena a připravena na budoucí požadavky. Jedná se jednoznačně o nákladově nejefektivnější způsob řešení tří významných aspektů optimalizace datové infrastruktury: Zajištění ochrany dat Konsolidací veškerého obsahu usnadníte kontrolu verzí i zabezpečení informací za i před firewallem a zajistíte tak lepší ochranu před celou řadou různých hrozeb a rizik. Optimalizace využití informací Jediná infrastruktura pro správu obsahu zvyšuje přehlednost veškerého obsahu a umožňuje zajistit jeho maximální přesnost a aktuálnost. To je obzvláště důležité v případě informací, které tvoří základ důležitých obchodních rozhodnutí. Zvýšení pružnosti procesů Vyšší efektivitu procesů zajistíte jejich optimalizací, integrací centralizované správy obsahu do vaší stávající infrastruktury a automatizací manuálních úkonů zpracování obsahu.
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION – SKUTEČNÉ VÝHODY PRO ORGANIZACE STŘEDNÍ VELIKOSTI “Oracle Universal Content Management on Sun is a high-performance, secure, readily available platform. It provides us with comprehensive opportunities to adapt to the broad variety of requirements of our internet, intranet, and extranet applications.” – Niklas Sinander, ECM Manager, EUMETSAT
“The flexibility of Oracle Universal Content Management has enabled us to accelerate our response times to requests for information and facilitate user access to information in the system.” – Javier Albisu Iribe Sáez, Department Head, Exposición Internacional Zaragoza 2008
5
“Without Oracle’s repository or template architecture, we were faced with a huge manual task of updating every page. We believe that we have cut six months off the delivery timeframe because of our content management system. As such, we are in a better position to serve our citizens.” – Leigh Gripton, Director of Customer Care and ICT, Rhondda Cynon Taf County Borough Council
ORACLE CONTENT MANAGEMENT – MÝTY A REALITA Oracle je přední světový dodavatel velmi spolehlivých, bezpečných, otevřených a flexibilních databází podnikové třídy i dalších technologií. Tytéž produkty, které jsou určeny primárně velkým podnikům, však nabízí také organizacím střední velikosti, přizpůsobené jejich potřebám a rozpočtu. Takže pokud jste si až doposud mysleli, že naše řešení jsou dobrá jen pro opravdové giganty, je načase tento názor přehodnotit. TRŽNÍ MÝTUS: Řešení Oracle Universal Content Management je příliš drahé, takže organizace střední velikosti si je nemohou dovolit. REALITA ORACLE: Řešení Universal Content Management Standard Edition je sestaveno a oceněno tak, aby maximálně odpovídalo potřebám i prostředkům organizací střední velikosti. Navíc pomáhá snižovat náklady
v rámci celé organizace prostřednictvím automatizace procesů, zjednodušení správy a údržby obsahu, usnadnění zajištění shody s legislativou a omezení tisku a distribuce papírových dokumentů. TRŽNÍ MÝTUS: Oracle Universal Content Management je příliš složité řešení. Vyžaduje speciálně proškolený personál nebo drahé služby specialistů společnosti Oracle. To si podniky střední velikosti nemohou dovolit. REALITA ORACLE: Oracle Universal Content Management obsahuje vestavěnou podporu pro uživatele, správce a další účastníky procesů. Jediné uživatelsky přívětivé rozhraní je zárukou snadného použití s minimálními nároky na školení.
TRŽNÍ MÝTUS: Chce-li organizace implementovat Oracle Universal Content Management, musí nahradit celou stávající infrastrukturu nepříliš pružným řešením od jediného dodavatele. REALITA ORACLE: Oracle Universal Content Management lze integrovat bez negativního dopadu na chod systémů a aplikací. Proto je možné je integrovat do stávající infrastruktury prakticky okamžitě. Toto řešení je navrženo tak, aby vám pomohlo maximalizovat návratnost investic a prodloužit životnost vaší stávající infrastruktury, kterou nemusíte nahrazovat.
DALŠÍ INFORMACE O ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT Další informace o Oracle Universal Content Management najdete na: www.oracle.com/products/middleware/content-management/universal-content-management.html. Na webových stránkách www.oracle.com/cz/smb najdete celou řadu užitečných materiálů pro střední organizace, a to zcela ZDARMA, včetně: • Časopisu ONE, který obsahuje aktuální informace po organizace střední velikosti včetně informací o produktech. • Stručného popisu produktů z podnikové perspektivy • Technických informací a produktových brožur
Stručný přehled produktu Oracle: Oracle Universal Content Management Standard Edition Oracle Corporation UK Ltd. Oracle Parkway Thames Valley Park (TVP) Reading Berkshire RG6 1RA U.K.
Worldwide Inquiries: Phone: +1.650.506.7000 Fax: +1.650.506.7200 oracle.com
Oracle Czech s.r.o. Škrétova 12 120 00 Praha 2 - Vinohrady
Copyright © 2009, Oracle. Veškerá práva vyhrazena. Tento dokument je určen pouze pro informační účely a veškerý obsah se může měnit bez upozornění. Společnost Oracle neručí za bezchybnost tohoto dokumentu. Rovněž se k tomuto dokumentu neváží žádné záruky či závazky, ať už výslovné nebo vyplývající ze zákona, a to včetně záruk ohledně prodejnosti či vhodnosti pro určitý účel. Především se zříkáme jakékoliv odpovědnosti ve vztahu k tomuto dokumentu, na jehož základně nevznikají žádné smluvní vztahy, a to ani přímo ani nepřímo. Tento dokument nesmí být reprodukován ani šířen v žádné formě a žádným způsobem, tj. ani elektronicky ani mechanicky, za žádným účelem, bez předchozího písemného svolení Oracle. Oracle je registrovanou ochrannou známkou společnosti Oracle Corporation a jejích dceřiných společností. Ostatní názvy použité v tomto dokumentu mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
6
