Vnitřní směrnice Platnost od 30.9.2011
Soubor vnitřních závazných norem, které jsou nezbytné pro vedení účetnictví a správné fungování kontrolního systému obce Hradec – Nová Ves
Směrnice o oběhu účetních dokladů 1. Předmět úpravy 1.1.Ustanovení této směrnice vymezuje oběh účetních dokladů, a to v souladu se - zákonem č.563/1991 Sb. O účetnictví, ve znění pozdějších předpisů - zákonem č.218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů - zákonem č.219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupováním v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů - zákonem č.250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů ve znění pozdějších předpisů - zákonem č.262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů - zákonem č.320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a vyhláškou č. 416/2004, kterou se provádí z.č.320/2001, ve znění pozdějších předpisů - vyhláškou č. 449/2009 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtu státních fondů , územních samosprávných celků, DSO a RR soudržnosti - vyhláškou č.410/2009 Sb., kterou se provádí některá ustanovení z.č.563/2001, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů - vyhláškou č.560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programu reprodukce majetku - Českými účetními standardy č.701 -707. Vedoucí organizace (starosta) stanoví oběh účetních dokladů. Směrnice, které jsou součástmi tohoto dokumentu, zahrnují všechny fáze vzniku majetkových operací a účetních dokladů a to jejich vyhotovení, schvalování a nařizování, přezkušování, zúčtování, úschovu a likvidaci. Na oběhu se podílejí jednotliví pracovníci obecního úřadu Hradec – Nová Ves 1.2. Oběhem účetních dokladů se rozumí postup, kterým každý účetní doklad prochází od okamžiku jeho vyhotovení, ověření, po zaúčtování až do okamžiku jeho úschovy 1.3. Účetní jednotka je povinna vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst.5 zákona o účetnictví. 1.4.v účetní jednotce vznikají účetní doklady: - externí, tj. při styku s okolím - interní, tj. v organizaci 1.5. Oběh dokladů zahrnuje tyto kroky: - kontrola dokladů z hlediska věcného: správnost údajů včetně správnosti výpočtu obsažených v účetních dokladech. Součástí tohoto přezkušování účetních dokladů je také přezkušování přípustnosti za účetní případ. Přípustnost operace se povinně přezkušuje v účetních dokladech ověřujících a) pořizování dlouhodobého majetku b) pořizování drobného dlouhodobého majetku c) čerpání rozpočtu na služby d) použití účelových prostředků Přezkušování účetních dokladů z hlediska věcného je třeba provádět zásadně před zaúčtováním účetních dokladů - kontrola z hlediska formálního: ověření oprávněnosti osob, které operace nařídily nebo schválily. Po stránce formální přezkušuje doklady pracovnice určená vedoucím organizace. Záznam o přezkoušení se provádí pouze písemnou formou na dokladu, případně na likvidační příloze dokladu, pevně spojenou s dokladem.
- třídění dokladů: účetní doklady třídí pověřený pracovník na došlé a vydané faktury, výpisy z bankovních účtů, pokladní příjmové a výdajové doklady, vnitřní doklady. Pro každý druh účetního dokladu je stanovena vlastní číselná řada. Po přezkoušení účetních dokladů se doklady evidují zápisem do knih dle jednotlivých druhů o došlé faktury – veškeré došlé faktury od dodavatelů musí být ihned po doručení na obec předány pověřenému pracovníku, který faktury zapíše do knihy došlých faktur, přezkouší faktury a ostatní doklady po formální stránce, tj. úplnosti předepsaných náležitostí účetních dokladů a po schválení vedoucím organizace (starostou), nebo jeho zástupcem, doplní účetní předpisy a provede úhradu prostřednictvím banky o vydané faktury – vystaví na základě objednávek nebo smluv pověřený pracovník, který prověří jejich úplnost a provede formální kontrolu, předloží ke schválení osobě oprávněné a odešle odběrateli o výpisy z bankovních účtů – pověřený pracovník prověří uskutečněné platby uvedené na bankovním výpisu. U ČSOB se považuje za originální účetní doklad i výpis z banky přes BUSINESSBANKING internet, který se kontroluje s originálním výpisem zasílaným z ČSOB 1x za měsíc. Předkládá je ke schválení vedoucímu organizace, nebo jeho zástupci o vnitřní účetní doklady – vystavuje pověřený pracovník na základě skutečnosti vyplývajících z činnosti organizace (předpisy mzdových nákladů, smluv, daňové příjmy, zákonem povinné poplatky např. za rozhlas apod.). předkládá ke schválení vedoucímu organizace, nebo jeho zástupci. o Pokladní doklady příjmové a výdajové – pro veškeré operace uskutečněné pokladnou musí být použito závazných vzorů příjmových a výdajových dokladů, popř. dalších dokladů se všemi stanovenými náležitostmi. Vyhotovuje je pověřený pracovník, který prověří úplnost předložených příloh, provede jejich formální kontrolu a předloží ke schválení osobě oprávněné dispozicí s finančními prostředky v pokladně. O všech operacích uskutečněných pokladnou musí být proveden zápis v pokladní knize. Pokladní kniha se uzavírá měsíčně. Denní pokladní limit je schválen zastupitelstvem obce 1.3.1996 ve výši 20 000 Kč -ukládání a úschova účetních písemností - písemnosti, které nejsou vyřízeny, nebo které se užívají při práci jako pracovní pomůcky, jsou uloženy u jednotlivých pracovníků - písemnosti po vyřízení se uloží přechodně do příručních registratur pracovníků - vyřízené písemnosti uložené přechodně v příručních registraturách se předávají do centrální spisovny Ukládání a úschova písemností se řídí zákonem o účetnictví a Spisovým a skartačním řádem obce Hradec – Nová Ves.
II. Směrnice o cestovních náhradách Náhrady cestovních výdajů se uplatňují podle zákoníku práce 262/2006 Sb., § 173 -181. K vyúčtování cestovních a ostatních náhrad se používají tiskopisy „Cestovní příkaz“. Vyplněné tiskopisy cestovních příkazů opatřené podpisy vedoucího organizace jsou překládány pracovníkovi pokladny k proplacení. V odůvodněných případech může být pracovníkovi poskytnuta na cestovní výdaje záloha. Tato jednorázová záloha musí být vyúčtována nejpozději do 10 dnů od ukončení služební cesty. Souhlas k použití soukromého motorového vozidla vydává pro pracovníky obecního úřadu starosta obce a to před uskutečněním cesty. Členům zastupitelstva obce se poskytují náhrady ve výši a za podmínek stanovených právními předpisy platnými pro zaměstnance v pracovním poměru.
III. Směrnice o podpisových vzorech Disponovat rozpočtovými, materiálovými a ostatními prostředky v rozsahu hospodaření přísluší vedoucímu organizace a jeho zástupci. Vedoucímu organizace (starostovi) přísluší oprávnění zřizovat účty u peněžních ústavů, starostovi a jím určeným pracovníkům přísluší oprávnění nakládat s finančními prostředky na bankovních účtech obce, přikazovat peněžním ústavům provádění úhrad v platebním styku a přikazovat pokladně výplaty peněžních hotovostí. Schválením majetkové nebo účetní operace oprávněné osoba - potvrzuje správnost dispozic k provedení navrhované operace, dává tím příkaz a závazně schvaluje požadavek, aby operace byla provedena a přejímá odpovědnost za operaci, jež bude provedena podle dispozic, které schválila - dodatečně potvrzuje svůj souhlas s již provedenou operací na základě potvrzené a řádně uzavřené objednávky nebo smlouvy o převodu majetku Odpovědnost oprávněného pracovníka za operace, které nařídil a schválil, je v obou případech odpovědnost za to, že operace není v rozporu s platnými předpisy, příkazy vedoucího organizace, jinými právními normami, jakož i obecně platnými předpisy. Účetní doklady jsou podepisovány určenými zaměstnanci odpovědnými za účetní případy a za jejich zaúčtování. Agenda o podpisových vzorech je uložena na obecním úřadě, osoby oprávněné k podpisům určuje vedoucí organizace (starosta), nebo jeho zástupce. Platební příkazy pro bankovní převody podpisuje starosta, nebo další jím určený pracovník. Pro jednotlivé banky jsou povinné: 1. ČSOB a.s. – jeden podpis určené osoby 2. Česká spořitelna – jeden podpis určené osoby . Z hlediska vnitřního kontrolního systému osoba odpovědná za účetní případ je současně příkazcem operace, osoba odpovědná za zaúčtování je současně správcem rozpočtu a hlavní účetní Seznam pověřených osob k podpisům účetních dokladů je přílohou této směrnice
IV. Směrnice o hmotné zodpovědnosti Dohoda o hmotné zodpovědnosti musí být uzavřena písemně, jinak je neplatná. Zaměstnanci, kteří pracují s peněžní hotovostí a účetními doklady uzavírají obecnou odpovědnost (viz Zákoník práce, hlava II). Zaměstnanci, kterým jsou svěřeny předměty a pomůcky k užívání, uzavírají odpovědnost za ztrátu (viz Zákoník práce, hlava II).Dohody o hmotné zodpovědnosti jsou přílohami této směrnice.
V. Směrnice o účetní uzávěrce a uzavírání účetních knih Ustanovení této směrnice upravuje postup prací při roční účetní závěrce a sestavení výkazů – rozvahy, výkazu zisku a ztráty, přílohy, přehledu o peněžních tocích a přehledu o změnách vlastního kapitálu v souladu se zák.563/1991, s vyhláškou č.410/2009 , ČÚS č.702, technickou vyhláškou č.383/2009 a vyhl.č. 449/2009 (o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu,státních fondů, ÚSC, DSO a Reg.rad.) Termíny účetních závěrek jsou stanoveny tak aby splňovaly termíny pro předávání účetních dat do CSÚIS podle příloh č.3-5 vyhl.383/2009, Řádná účetní závěrka se sestavuje vždy k rozvahovému dni, tj. k 31.12. příslušného účetního období Mezitímní účetní závěrka se sestavuje podle přílohy č.3 vyhl.383/2009 k 31.3.,30.6. a 30.9. příslušného účetního období Postup prací: 1. etapa – přípravné práce pro účetní uzávěrku - inventarizace majetku a závazků - zaúčtování veškerých účetních případů patřících do účetního období včetně případných inventarizačních rozdílů - statistické výkazy 2. etapa - uzavírání účtů, vztahujících se k - rozpočtovému hospodaření (uzavírání účetních knih) - účtům hospodářského výsledku - rozvahovým účtům (účty majetku, dluhů, finančních a majetkových fondů 3. etapa – sestavení účetní závěrky - výkaz plnění rozpočtu - rozvahy - výkaz zisku a ztráty - přílohy - přehled o peněžních tocích - přehled o změnách vlastního kapitálu podle příloh vyhl.č.410/2009 4. etapa – otevírání účetních knih na počátku roku
VI. Směrnice k systému zpracování účetnictví, účtový rozvrh Účetnictví je vedeno podle zákona č. 563/1991 Sb., vyhlášky č.410/2009, vyhlášky č. 383/2009 a Českých účetních standardů v platném znění, podvojné, strojním zpracováním pomocí počítačového programu KEO ( kompletní evidence obcí ) od firmy ALIS Česká Lípa. Aktualizaci a servis zajišťuje firma JESSI Bruntál. Jako pomocný materiál při účtování je používán metodický pokyn Jihočeského kraje pro účtování pro obce a DSO, doporučený MF ČR Účtový rozvrh je upraven §14 zákona o účetnictví, vyhláškou č. 410/2009 v platném znění. Platný účtový rozvrh včetně analytických a podrozvahových účtů je přílohou. Opravy nákladů a výnosů minulých účetních období se podle vyhl.410/2009 Sb. § 69 odst.b) zachycují na položkách výnosů a nákladů , kterých se týkají. Na účtu 408 Opravy chyb minulých období se zachycují jen významné opravy výnosů a nákladů, které by zásadně ovlivnily výsledek hospodaření. Hranici významnosti si účetní jednotka pro tento účel stanovuje ve výši 100 000 Kč. Číslování dokladů Jednotlivé druhy dokladů mají svou vlastní číselnou řadu : - došlé faktury od čísla 1x0001 - vydané faktury od čísla 2xx001 - vnitřní doklady od čísla 3xx001 - bankovní výpisy z ČS od čísla 003001 - bankovní výpisy z ČSOB a.s. od čísla 005001 - pokladní doklady příjmové od čísla 99x001 - pokladní doklady výdajové od čísla 99x001 V číslech dokladů se za x dosazuje koncové číslo aktuálního kalendářního roku, u pokladních dokladů výdajových číslo o jedno větší, než je koncové v aktuálním kalendářním roce. Seznam účetních knih a výkazů Všechny účetní deníky, hlavní kniha a výkazy jsou vedeny strojním zpracováním účetním programem KEO. - hlavní kniha - účetní deníky . došlých faktur . vydaných faktur . vnitřních dokladů . výpisů z bank . pokladních dokladů - kniha analytické evidence – předvaha analytická - výkaz FIN RO 2-12 Výkaz o plnění rozpočtu obce - rozvaha - příloha - výkaz zisku a ztráty - přehled o peněžních tocích - přehled o změnách vlastního kapitálu Poslední dva výkazy obec sestavuje jen v tom případě, když k rozvahovému dni a za bezprostředně předcházející účetní období její aktiva převýší částku 40 000 000 Kč a roční obrat je vyšší než 80 000 000 Kč. Seznamy číselných znaků, symbolů a zkratek použitých v účetnictví s uvedením jejich významu jsou uloženy u účetní obce.
VII. Směrnice o investičním majetku Veškeré změny ve stavu hospodářských prostředků, to je nehmotného a hmotného dlouhodobého majetku, drobného hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku, dlouhodobého finančního majetku, materiálových zásob, cenin, pohledávek, závazků a fondů musí být evidovány za účelem jejich běžného zaúčtování na účtech, na nichž se o těchto prostředcích účtuje podle účtové osnovy pro rozpočtové organizace v souladu s vyhláškou č.410/2009 Sb. ve znění pozdějších předpisů. Při převodech vlastnictví nemovitostí, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí se za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Účetní doklady pro účely evidování změn majetkových prostředků jsou smlouvy, doklady o přírůstcích a úbytcích, spotřebě, přesunech, odpisy, prominutí právoplatné výměry, příslušné rozhodnutí o vypořádání inventarizačních rozdílů apod.Uvedený majetek se oceňuje v souladu s § 24-27 zák.o účetnictví Investiční majetek se dělí na : - nehmotný dlouhodobý majetek - hmotný dlouhodobý majetek - dlouhodobý finanční majetek Nehmotný dlouhodobý majetek - složky majetku, jejichž ocenění je vyšší než 60 000,- Kč v jednotlivém případu. V účetní evidenci je veden na účtech : 012 – nehmotné výsledky výzkumné a obdobné činnosti 013 – software 014 – ocenitelná práva 018 – drobný nehmotný dlouhodobý majetek – eviduje se v pořizovací ceně od 7000 do 60 000 Kč . 019 – ostatní nehmotný dlouhodobý majetek Hmotný dlouhodobý majetek - pozemky, budovy, haly a stavby bez ohledu na pořizovací cenu, pokud nejsou finančními investicemi - samostatné movité věci a soubory movitých věcí s pořizovací cenou 40 000 Kč a více a dobou použitelnosti delší než jeden rok V účetní evidenci je veden na účtech : 021 – budovy, haly, stavby 022 – samostatné movité věci a soubory movitých věcí 025 – pěstitelské celky trvalých porostů 028 – drobný hmotný dlouhodobý majetek, který tvoří samostatné movité věci v ceně od 3000 do 40 000 Kč a doby použitelnosti delší než 1 rok Dlouhodobý finanční majetek - cenné papíry a vklady, které budou v držení déle než jeden rok - poskytnuté půjčky s dobou splatnosti delší než jeden rok V účetní evidenci je veden na účtech : 06x – podle účtové osnovy
Investičním majetkem nejsou - zásoby - zboží určené k prodeji - krátkodobý finanční majetek - drobný hmotný majetek v pořizovací hodnotě 0-3000 Kč se nepovažuje za majetek s dobou použitelnosti delší než rok a nebude evidován - drobný nehmotný majetek v pořizovací hodnotě 0-7000 Kč se nepovažuje za majetek s dobou použitelnosti delší než rok a nebude evidován U majetku z textilií jako koberce, záclony, závěsy, žaluzie, ochranné plachty nebo folie, se doba použitelnosti považuje za dobu kratší než 1rok, bez ohledu na výši pořizovací ceny (pokud se nejedná o zásoby) a tento majetek nebude evidován v účetní evidenci. O pořízení nebo úbytku zásob a zboží je účtováno dle metodiky na www MF ČR způsobem B
VIII.Směrnice pro evidenci, sledování a vymáhání pohledávek, opravné položky k pohledávkám Při vzniku pohledávky pověřený pracovník zajistí průkaznost pohledávky. Po celou dobu trvání pohledávky musí být evidovány doklady o jejím vzniku a úkonech, které byly v souvislosti s jejím zajištěním učiněny. Spisový materiál k pohledávkám je uložen na obecním úřadě. Při vymáhání pohledávek dohody o uznání dluhu, povolení splátek apod. provádí vedoucí organizace. Majetkové sankce – předepsání poplatku z prodlení se provádí podle platné Obecně závazné vyhlášky, schválené zastupitelstvem obce. Poplatek z prodlení se dále předepisuje osobám, které zavinily opožděnou úhradu, na základě závěru náhradového řízení ve smyslu platných právních norem (např. OZV obce, zákon o správě daní a poplatků, exekučního řádu apod.). V případě , že pohledávka není uhrazena do data splatnosti, vytvoří a zaúčtuje oprávněná osoba podle zákona 563/1991 § 26 odst. 3 a vyhl. 410 2009 § 23 odst. 2 a § 65 opravné položky, a to jedenkrát za rok, nejpozději k rozvahovému dni (31.12.) dle § 65 odst.6. ve výši 10% za každých 90 dní po splatnosti dané pohledávky. Opravné položky dle §65 odst. 4 tvořeny nebudou. Účty pohledávek, ke kterým se opravné položky tvořit mají: OP= Opravné položky Účet 464 Dlouhodobé pohledávky z postoupených úvěrů (OP účet 191) Účet 466 Dlouhodobé pohledávky z ručení (OP účet 192) Účet 469 Ostatní dlouhodobé pohledávky (OP účet 193) Účet 311 Odběratelé (OP účet 194) Účet 317 Krátkodobé pohledávky z postoupených úvěrů (OP účet 195) Účet 318 Pohledávky z titulu daní a obdobných dávek (OP účet 196) Účet 351 Pohledávky za účastníky sdružení Účet 351 Pohledávky za účastníky sdružení (OP účet 196) Účet 361 Krátkodobé pohledávky z ručení (OP účet 198) Účet 377 Ostatní krátkodobé pohledávky (OP účet 199) Nejčastěji se budou tvořit k účtům 311,469. Opravné položky se netvoří účet 312 směnky k inkasu účet 313 Pohledávky za eskontované cenné papíry účet 314 Krátkodobé poskytnuté zálohy účet 315 Jiné pohledávky z hlavní činnosti účet 316 Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé účet 319 Pohledávky ze sdílených daní účet 335 Pohledávky za zaměstnanci účet 336 Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění účet 341 Daň z příjmů účet 342 Jiné přímé daně účet 343 Daň z přidané hodnoty účet 345 Jiné daně a poplatky účet 346 Pohledávky za státním rozpočtem účet 348 Pohledávky za rozpočtem územních samosprávných celků účet 363 Pevné termínové operace a opce
účet 365 Pohledávky z finančního zajištění účet 367 Pohledávky z vydaných dluhopisů účet 371 Krátkodobé pohledávky z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí účet 373 Poskytnuté zálohy na dotace účet 381 Náklady příštích období účet 385 Příjmy příštích období účet 388 Dohadné účty aktivní Účet 468 Dlouhodobé pohledávky z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí (OP neurčena) (Pozn. Asi chyba vyhlášky č. 410/2009 Sb. v §23. Pohledávka měla být zařazena mezi ty, u kterých se opravné položky nebudou dělat.) Jakmile dosáhnou opravné položky k pohledávce celkové hodnoty pohledávky, tuto odepíše (zaúčtuje) oprávněná osoba z rozvahy do podrozvahových účtů a informuje o tom zastupitelstvo obce. Pohledávka může být prominuta, , a to v případě, kdy dlužník je v těžké sociální situaci, nebo pro tvrdost zákona. O prominutí pohledávky do výše 20 000 Kč může rozhodnout starosta, o pohledávce vyšší než 20 000 Kč rozhoduje zastupitelstvo. Prominutím nebo vzdáním se pohledávky tato zaniká a na podrozvahové účty se nezaznamenává.
IX.Směrnice pro hospodářskou činnost Obec provádí dle vyhl. 410/2009 a zákona 250/2000 v platném znění hospodářskou činnost – provozování obchodu potravin v obci pro zajištění zásobování základními potravinami obyvatel obce. Obec nemá vymezený majetek, který je hospodářsky využíván, tedy neprovádí odpisy. Účetnictví hospodářské činnosti je vedeno na účtu rozpočtového hospodaření s použitím položky 8901 na analytice základního běžného účtu 231 10. Také hospodářské operace v hotovosti se řeší v pokladně rozpočtového hospodaření na účtu 261 s analytikou 001. O platbách za nákup zboží v hotovosti, denních tržbách a odvodech do pokladny obce je veden peněžní deník prodejny. V účetnictví se hospodářská činnost sleduje na účtech 5xx- náklady a 6xx- výnosy na analytickém účtu 001, se stejnou analytikou se evidují i závazky a pohledávky v rámci hosp.činnosti. Náklady a výnosy se zachycují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí, dle § 69 vyhl. 410/2009 Sb. O časovém rozlišení se neúčtuje v případě nevýznamných částek, jejíž hranice je touto směrnicí stanovena na 10 000 Kč za jednotlivý případ. Časově rozlišovat nelze pokuty, penále, manka a škody. Výsledek hospodaření se zjišťuje jako rozdíl výnosů a nákladů ve výkazu zisku a ztrát.(mimo účtů 591 až 595) Zjištění daňové povinnosti a zpracování daňového přiznání vyhotovuje účetní na základě podkladů z účetnictví po poradě s daňovým poradcem. Rezervy dle zákona č.593/1992 Sb obec v hospodářské činnosti netvoří. O opravných položkách se v hospodářské činnosti neúčtuje. O zásobách zboží se účtuje způsobem B.
X. Směrnice pro časové rozlišení nákladů a výnosů, včetně dohadných položek Směrnice upravuje časové rozlišení nákladů, výnosů a dohadné položky v souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 410/2009 Sb.,§ 69 , kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky a Českými účetními standardy pro některé vybrané účetní jednotky. 1. Nutnost časového rozlišení vyplývá ze zásady nezávislosti účetních období, které vyžaduje, aby v každém účetním období byly jen ty náklady a výnosy, které s tímto obdobím časově a věcně souvisejí, v zájmu správného vyčíslení výsledku hospodaření. Účetní jednotky náklady (výdaje) a výnosy (příjmy) zachycují podle těchto zásad: a) náklady a výnosy se zachycují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí, b) opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se zachycují na položkách nákladů a výnosů, kterých se týkají, c) náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se zachycují do výnosů běžného účetního období, d) náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě -nákladů příštích období, -výdajů příštích období, e) výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě -výnosů příštích období, -příjmů příštích období. 2.U účetních případů, které se časově rozlišují podle odstavce 1, musí být známy tyto skutečnosti a )věcné vymezení, b) výše a c) období, kterého se týkají. 3.Metodu časového rozlišení nepoužije účetní jednotka v případě, pokud náklady na získání informace převýší přínosy plynoucí z této informace a tato informace se nepovažuje za významnou. 4. Další zásady časového rozlišení 4.1 Náklady a výnosy minulých období do roku 2009 včetně se s ohledem na změnu metody rozlišují na účtu 406 zápisem na str. MD nebo D dle své povahy (podrobněji Příloha č. 1 4.2 Ze zásady časového rozlišování se stanoví následující výjimky: a). Nevýznamné částky nepřesahující 10 000 Kč týkající se nákladů za: Nákup novoročenek, kalendářů, PF Předplatné novin a časopisů. Předplatné účasti na seminářích a kurzech, kde zahájení kurzu bylo v minulém účetním období a jeho ukončení bude v následujícím období. Přefakturace telefonních hovorů a další předfakturace nevýznamné hodnoty (obědy apod.) Cestovné (pracovní cesty zahájeny v běžném období, ukončené v následujícím období) Všech případů nákupu materiálu (kancelářských potřeb, drobného materiálu pro údržbu a úklid., paliva) a PHM, které byly učiněny před koncem účetního období a byly, při dodržení pravidel stanovených vnitřním předpisem zúčtovány přímo do nákladů bez použití účtu zásob. V tomto případě nebude k rozvahovému dni zjišťováno, zda byly
nakoupené předměty spotřebovány. [Vyšší nákupy než stanovená částka nebo množství je nutno podrobit inventuře.] b.. Pravidelně se opakující platby bez ohledu na jejich velikost Pojistné Auditorské služby a služby daňových poradců Paušální platby za technickou podporu, servisní služby a služby obdobné Nájem díla dle autorského zákona včetně nájmu SW Členské příspěvky DSO, SMO, MAS, zájmovým sdružením právnických osob, kde je obec členem, pokud nejsou roční nebo mají splatnost před koncem roku na další období c) Nevýznamné částky nepřesahující 10 000 Kč týkající se výnosů za: Pravidelně se opakující výnosy (paušální úhrady za služby, apod.) Výnosy budoucích období hrazené dopředu Úroky z vkladových účtů a z poskytnutých a přijatých půjček d). Vyúčtování služeb nakupovaných a určených k přefakturaci, kde by se vytvořila ve stejné výši dohadná položka aktivní i pasivní. Časové nerozlišování těchto plateb nesmí výrazněji ovlivnit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů. 4.3 Vždy musí být časově rozlišováno: a). Spotřeba vody, plynu a elektrické energie musí být zahrnuta do nákladů období, kterého se týkají. Tam kde se platí zálohy, bude jako dohadná položka proúčtována výše záloh zúčtovaná v běžném roce. V případech, kdy se neplatí zálohy, bude vytvořena dohadná položka dle posledního zúčtování (případně vypočtená dle skutečně zjištěné výše spotřeby). Dohadná položka na vodné a stočné bude proúčtována již při obdržení zúčtování v průběhu období, pokud lze další fakturu očekávat až po uzavření účetních knih. V případě, že uhrazené zálohy nebo faktura z minulého období jsou výrazně odlišné od očekávané hodnoty spotřeby (nižší spotřeba, změna cen, změna sazby DPH), bude dohadná položka vyměřena dle naměřených hodnot spotřeby a platných cen a sazeb dodávky k datu účtování o časovém rozlišení. Zaúčtování: hodnota spotřeby 5xx MD/ 389 D přijetí faktury v následujícím období 389MD / 321 D, 314 MD/ 321 D (hodnota záloh v běžném roce zůstává na účtu 314) Odpovídá: účetní b). Nájemné bytů, domů, pozemku, významné pronájmy zařízení Nájemné jak u nájmů, tak i pronájmů s výjimkou bod 4. 3. pro časové rozlišení musí být zúčtováno do období, kterého se týká, bez ohledu na to, zda a kdy bylo uhrazeno. To platí i pro finanční leasing. U toho je též třeba časově rozlišit nájemné hrazené předem po celou dobu nájemní doby počínaje měsícem, v kterém byl předmět převzat ve stavu schopném provozování, tj. po případné montáži a schválení provozu, pokud je předepsáno. Za předání smlouvy (včetně všeobecných podmínek), splátkového kalendáře (pokud existuje) a předávacího protokolu účtárně odpovídá: starosta, popř.místostarostové Za správné zaúčtování v souladu se smlouvou a předávacím protokolem odpovídá: účetní Pokud dojde k ukončení nájemní smlouvy z jakýchkoli důvodů, je starosta, místostarosta, povinen oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu účtárně.
c) Dotace a transfery poskytnuté na více období ( ČÚS 703) Postup účtování: Příloha č. 3+metodika JČ kraje 4.4. Časové rozlišení účetních případů ve významné hodnotě časového rozlišení ,tj nad 10 000,- Kč Úroky z vkladových účtů a z poskytnutých a přijatých půjček je nutno časově rozdělovat do období, do kterého časově patří, pokud dosahují významné hodnoty. To znamená, že příslušné úroky budou rozděleny do běžného a následujícího období. Zaúčtování: Přijaté úroky související s účtovaným obdobím: 231 MD/ 662 D Přijaté úroky související s následným účetním obdobím: 231 MD/ 384 D Za výpočet a za zaúčtování odpovídá: účetní 4.5. Přijatá plnění Faktury za plnění, jejichž dodávka byla ukončena v běžném období a které byly přijaty v následujícím období do 10. dne následujícího období, budou zapsány do deníku faktur běžného období. Všechny faktury došlé do účetní jednotky po tomto datu budou zapisovány do deníku účetního období dle data přijetí. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou do účetní jednotky před účetní závěrkou, ale po uzávěrce KDF, budou účtovány na vrub účtu nákladů běžného období a ve prospěch účtu 383 (výdaje příštích období). Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou do účetní jednotky po účetní závěrce, budou účtovány na vrub účtu nákladů období následujícího, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Deník došlých faktur je uzavřen k 10.dne následujícího období. Odpovídá:účetní Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté před účetní závěrkou, ale po uzavření KDF, budou zúčtovány na příslušné účty zásob běžného období a ve prospěch účtu 383 Pokud předmětná zásoba v uplynulém období nedošla a byla oprávněně vyfakturována, pak bude zúčtován převod na účet materiálu či zboží na cestě. Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté po účetní závěrce, i když došlo k plnění v běžném období, budou zúčtovány na příslušné účty zásob následujícího období, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Odpovídá: účetní Dle harmonogramu účetní závěrky oznámí všechny odpovědné osoby(starosta, místostarosta) za věcnou správnost přijatá a nevyfakturovaná plnění. Stejné oznámení se týká dodávek při pořízení dlouhodobého majetku k datu zařazení majetku do užívání. 4.6. Poskytnutá plnění Na všechny provedené a dle smlouvy řádně ukončené práce v účetním období musí být vystavena faktura. Za předání příslušných podkladů k fakturaci do 27.12. odpovídá starosta, případně (dle svěřeného úseku) místostarostové Všechny provedené výkony a dodávky za běžné období musí být proúčtovány do výnosů běžného roku. Za tím účelem je udržován deník vystavených faktur i po rozvahovém dni do téhož dne jako deník došlých faktur. Pokud by výjimečně nebyla vystavena faktura, je nutno zabezpečit zúčtování příjmů příštích období, nebo dohadnou položku aktivní, pokud není známa částka. Za vystavení faktur a poskytnutí patřičných informací účtárně odpovídají: vedoucí jednotlivých svěřených úseků(starosta, místostarosta)
Zaúčtování: 385 MD/ 602 D, případně 388 MD/ 602 D Následující období: 311 MD/ 385 D, případně 311 MD/ 388 D Za proúčtování odpovídá: účetní 4.7. Hotovost a cestovné Pokladní výdaje a příjmy uskutečněné v následujícím roce je nutno prověřovat z časového hlediska. Při zjištění položek patřících do běžného období, bude použito účtu výdajů příštích období, případně příjmů příštích období. To platí jak pro hotovostní příjmy, tak pro výplaty cestovních účtů, či jiné hotovostní výdaje, pokud dosahují významné hodnoty pro časové rozlišení. (nad 10 000,- Kč). Zaúčtování: Doklad v pokladně z běžného období proplacen pokladnou v období následujícím- náklad: 5xxMD/383D V následujícím období: 383 MD/261 D Přijetí hotovosti do pokladny v následujícím období – tržby běžného období: 385 MD/ 602D V následujícím období: 261MD/ 385D Odpovídá: účetní Náklady na služební cesty, které byly zahájeny v jednom účetním období a byly nebo mají být ukončeny v období následujícím, je nutno rozdělit tak, aby jejich příslušná část byla zahrnuta do nákladů toho roku, kterého se týká. Za provedení a oznámení účtárně odpovídají: nadřízení „cestujících“ zaměstnanců. 4.8. Časové rozlišení nákladů sankční povahy Do nákladů nebo výnosů je třeba zaúčtovat náklady a výnosy ze smluvních pokut, penále a úroků z prodlení vyplývajících z uzavřených smluv. Za předání příslušných podkladů účtárně odpovídá: vedoucí svěřených úseků-starosta, místostarostové 5.Všechny uvedené případy budou rozlišovány pouze koncem účetního období s výjimkou spotřeby energií, které budou proúčtovány rovněž k termínům uzávěrek předávaných do CSÚIS. 6.Položky časového rozlišení podléhají inventarizaci a při ní se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. Příloha č. 1 – Změna Metody Příloha č. 2 – Příklady účetních případu pro časové rozlišení
Příloha č. 1 Změna metody Z důvodu změny metody je třeba prověřit a časově rozlišit účetní případy z minulých období: 1. Předplacené nájemné nájemníky Významná hodnota min. 10 tis. Kč Zaúčtování: 406 MD/603 D, v hodnotě za běžný rok, 384 D v hodnotě za budoucí roky a v dalších letech rozpouštění 384MD/603 D 2.
Předplacené nájemné obcí Významná hodnota min. 10 tis. Kč za rok Zaúčtování: 518 MD v hodnotě za běžný rok, 381MD v hodnotě za budoucí roky / 406 D, a v dalších letech rozpouštění 518MD/381 D
3.
Leasingy – akontace Významná hodnota min. 10 tis. Kč za rok Akontace - mimořádná splátka (ne záloha na splátky – ta zůstává na účtu 314 a ne záloha na budoucí kupní cenu, ta zůstává na účtu 05X)) Zaúčtování: 406MD / 381D. Rozpouštění v běžném roce 518MD /381D.
4.
Výnosy zaúčtované na účet 215 v roce 2009 týkajících se roku 2010 Významná hodnota: min. 10 tis. Kč a nájemné bytů, nebytů, pozemků (saldokonto) Jedná se o úhrady před koncem roku Zaúčtování: 406 MD/ 6xx D
5.
Finanční vypořádání dotací Významná hodnota: vždy Zaúčtování: Vratka dotace (transferu)- výdaj: 406 MD/ 231 6402 53XXD Doplatek dotace (transferu)- příjem: 231 pol. 22XX MD / 406D. Variantně přes závazky a pohledávky účtové skupiny 34X: 406/34X a 34X/231 nebo 34X/406; 231/34X
6.
Opravné položky k pohledávkám K 1. 1. 2010 v režimu po splatnosti x krát 90 dní = x krát 10% z nominální hodnoty Zaúčtování: 406MD/ 19XD.
7.
Odpisy pohledávek a závazků vzniklých do roku 2009 včetně Zaúčtování: pohledávky: 406 (401) MD/ 3XX D, závazky: 3XXMD/406 (401)D
8.
Vyřazení majetku v roce 2010 Prodej, dar – dopočet oprávek za dobu používání: Zaúčtování: 406MD/ 0XX D
9.
Náklady roku 2009 a předchozích vyúčtované v roce 2010 Zaúčtování: 406 MD/321 D
Příloha č. 2 Příklady účetních případu pro časové rozlišení účet 381 – Náklady příštích období (Aktivní = STRANA MD při vzniku, D při rozpouštění) nájemné uhrazené dopředu úhrada mimořádné leasingové splátky pojistné předplatné paušály servisních služeb, podpory nájmy díla včetně SW programů Pokud nejsou uvedeny v bodě 4.3. Účet 383 – Výdaje příštích období (Pasivní = STRANA D při vzniku, MD při rozpouštění) Došlé faktury po uzávěrce KDF. Př. Zde se jedná zejména o případy, kdy již v rámci závěrkových prací došlo k uzavření KDF (například 15. 1.), následně – například 28. 1. došla faktura na x tis. Kč, která patří do nákladů předchozího roku. Poté je známa částka a období, do kterého se daný náklad vztahuje. (U služby např. MD 5181/Dal 383). Vyúčtování pokladny – výdajové pokladní doklady s datem předchozího roku, uhrazeny v pokladně v následujícím období. Cestovné (známe přesnou částku) Nevyfakturované dodávky (známe přesnou částku) Účet 384 – Výnosy příštích období (Aktivní = STRANA D při vzniku, MD při rozpouštění) Předplacené nájemné nájemníky Úhrady na plnění dalšího roku před splatností nebo dle smluv Paušální platby Školné pro PO (ZUŠ) Př. Zde se jedná zejména o případy, kdy dochází podle uzavřených smluv k předplacení plnění ve vztahu k jednotlivým odběratelům a přitom dané částky nelze považovat za úhrady záloh či třeba mylné platby apod. Typickým příkladem je nájemné inkasované dopředu – tj. obec pronajímá nemovitost, přitom je dohodnuto, že nájemce je povinen platit roční nájemné do 15. 12. na následující kalendářní rok.
Účet 385 – příjmy příštích období (Pasivní = STRANA MD při vzniku, D při rozpouštění) Zjištěno plnění v roce 2009, faktura nevystavena (po uzávěrce KVF). Vyúčtování pokladny – např. tržby za vánoční oslavy a silvestra předány do pokladny v následujícím období. Účet 388 – dohadný účet aktivní (STRANA MD při vzniku, D při rozpouštění) 1. Transfery: Právní rámec vyhláška č. 410/2009 Sb.: „B.II.27.(388) Dohadné účty aktivní“ obsahuje pohledávky ze soukromoprávních vztahů, na základě kterých vznikly nároky, ale není známa skutečná výše plnění k okamžiku účetního případu. Dále obsahuje pohledávky za rozpočty a z jiných vztahů, pokud vznikly nároky, ale není známa skutečná výše plnění nebo je jiným způsobem zpochybnitelná výše plnění a zároveň nelze o těchto skutečnostech účtovat v knihách podrozvahových účtů. 2. Ostatní případy Není známa přesně částka výnosu, např. odhad plnění pojišťovny za škodu, dotace ve výši uznatelných nákladů, smluvní sankce.
Účet 389 – dohadné účty pasivní (STRANA D při vzniku, MD při rozpouštění) 1. Transfery: Právní rámec vyhláška č. 410/2009 Sb.: D.IV.32.(389) Dohadné účty pasivní“ obsahuje závazky ze soukromoprávních vztahů, u nichž není známa skutečná výše plnění k okamžiku účetního případu. Dále obsahuje závazky za rozpočty a z jiných vztahů, u nichž není známa skutečná výše plnění nebo je jiným způsobem zpochybnitelná a zároveň nelze o těchto skutečnostech účtovat v knihách podrozvahových účtů.
2. Ostatní případy Není známa přesná částka: Nevyfakturované dodavky (zboží, zásoby k rozvahovému dni, ale lze využít i v případě účtování na účtu 042, kdy je třeba majetek zařadit do užívání a nebyly vyfakturovány všechny dodávky, např. TDI, autorský dozor, zpracování vypořádání dotace, nevyfakturované pozastávky apod.) Dále např. nevyúčtované spotřeby energií a vodného a stočného, nevyúčtované úroky z bankovních účtů, úvěrů, půjček, NFV náhrady za nevybranou dovolenou cestovné
Směrnice o inventarizaci majetku a závazků 1.
Předmět úpravy
1.1. Ustanovení této směrnice vymezuje inventarizaci majetku a závazků. 1.2. Směrnice upravuje inventarizaci majetku a závazků v souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, vyhláškou č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků a Český účetními standardy pro některé vybrané účetní jednotky, které vedou účetnictví podle vyhlášky č. 410/2009 Sb. 2.
Vymezení a rozsah inventarizace
2.1. Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví nebo vznikly inventarizační rozdíly. 2.2. Obecně se inventarizace provádí ke dni řádné účetní závěrky. 2.3. Účetní jednotka je povinna prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. 2.4. Mimořádná účetní závěrka se provádí ke dni, kdy došlo ke změně v osobě hmotně odpovědného pracovníka, v případě živelných pohrom, loupeže a na základě nařízení vedoucího účetní jednotky. 2.5. Inventarizace se provádí: periodická – k okamžiku sestavení účetní závěrky (řádné nebo mimořádné), průběžná – v průběhu účetního období pouze u zásob, u nichž se účtuje podle druhů, místa uložení nebo hmotně odpovědných osob, a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Termín průběžné inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období. 2.6. V případě hmotného majetku vyhláška rozeznává tyto inventury: prvotní inventuru - fyzická inventura hmotného majetku provedená nejdříve 4 měsíce před koncem roku rozdílovou inventuru - dokladová inventura mapující změny majetku, které nastaly v době od provedení prvotní inventury do rozvahového dne, průběžnou inventuru – inventura zásob prováděná postupně (např. dle jednotlivých skladů) během roku. 3.
Plán inventur
3.1. Starosta dle §5 vyhl. 270/2010 schvaluje plán inventur zpracovaný hlavní účetní obce nejpozději do zahájení první inventury. (příloha č.1-vzor)
3.2. Plán inventur obsahuje nejméně údaje o předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur a okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy, vzniku (jmenování) a zahájení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tyto okamžiky nejsou shodné s okamžikem zahájení inventury, kterou inventarizační komise provádí ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tento okamžik není shodný s okamžikem ukončení inventury, kterou inventarizační komise provádí. 4.
Organizace a způsob provedení inventarizace
4.1. Pro naplnění požadavků na organizaci a způsob provedení inventarizace uvedených v § 3 odstavcích 1 a 2 vyhlášky organizace zajistí, aby její zaměstnanci nebo jiné osoby, kteří zajišťují provedení inventarizace, byli s těmito skutečnostmi seznámeni. Za provedení zodpovídá :předseda hlavní inventarizační komise. 5.
Fyzická inventura
5.1. Zjišťuje skutečný stav u majetku hmotné povahy, nebo i u nehmotné povahy pokud to jejich stav dovoluje. Fyzické inventuře podléhá hlavně hmotný majetek, zboží, materiál, výrobky, nedokončená výroba, hotovost v pokladně a ceniny, majetek vedený v podrozvahové a jiné evidenci. 5.2. Skutečný stav se zjišťuje zejména měřením, vážením, počítáním. 5.3. Fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, případně v prvním měsíci následujícího účetního období. Stav majetku se v tomto případě upravuje o rozdíly (přírůstky a úbytky) mezi datem provedení inventury a datem účetní závěrky. 6.
Dokladová inventura
6.1. V případě pohledávek, závazků a majetku, nehmotného majetku, jako jsou zejména práva, nebo jiných aktiv a jiných pasiv, u kterých nelze vizuálně zjistit jejich fyzickou existenci, včetně zaknihovaných cenných papírů, je zjišťován skutečný stav dokladovou inventurou. 6.2. Při dokladové inventuře je základním způsobem zjišťování skutečného stavu ověření podle inventarizačních evidencí. Další skutečnosti se prověřují, pokud je to pro zjištění skutečného stavu nezbytné. 6.3. U hmotného majetku uloženého hromadně (uhlí, písek, štěrk) provádíme dokladovou inventuru pokud nelze jiným způsobem zjistit skutečný fyzický stav. 7.
Inventarizační činnost u vybraného majetku
7.1. Předmětem inventury kulturních památek a archeologických nálezů jsou jednotlivé věci nebo soubory tohoto majetku, které jsou předmětem účetnictví účetní jednotky 7.2. Při inventuře se zjišťuje zda vznikly důvody pro účtování o snížení nebo zvýšení tohoto majetku. 7.3. Účetní jednotky využívají při inventurách kulturních památek a archeologických nálezů údaje získané při zjišťování skutečného stavu tohoto majetku a ověřování jeho souladu s
evidencí vedenou podle jiného právního předpisu, pokud jsou potřebné nebo využitelné pro vyhotovení inventurních závěrů. 7.4. Pro účely inventarizace se na sbírku muzejní povahy hledí jako na samostatnou a nedělitelnou věc. Při zjišťování skutečného stavu sbírky muzejní povahy se postupuje podle zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy. Definování inventarizačních identifikátorů vybraného majetku: Popis majetku na kartě a fotografie, doklad o registraci u M kultury ČR
Inventarizace ve zvláštních případech
8.
8.1. Pro zajištění požadavků na organizaci a způsob provedení inventarizace inventarizačních položek, které podléhají režimu utajovaných informací, stanoví vybraná účetní jednotka výčet inventarizačních položek a jejich částí, pro které bude stanoven zvláštní postup podle odstavce 1, včetně uvedení odchylek od ustanovení této vyhlášky, způsob prokazování skutečného stavu těchto inventarizačních položek a jejich částí, včetně požadovaných podpisových záznamů. Inventarizační identifikátor
9.
9.1. Inventarizační identifikátor může být ve formě, která je pro fyzickou osobu čitelná, částečně čitelná nebo nečitelná. 9.2. Podrobnosti stanoví § 9 vyhlášky. Inventarizační identifikátor je inventurní číslo; kde nelze připojit k majetku, připojí se k účetnímu záznamu o majetku. 10.
Inventurní soupis
10.1. Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady o provedené inventuře. Každá strana inventurního soupisu musí být opatřena pořadovým číslem stránky. Na každé straně se uvede kontrolní součet peněžních hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový součet. 10.2. V případě provádění průběžné inventarizace mohou být inventurní soupisy nahrazeny průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů. 10.3. Náležitosti inventurního soupisu a dodatečného inventurního soupisu: identifikační číslo vybrané účetní jednotky, uvedení rozsahu včetně číselného a slovního značení podle směrné účtové osnovy, seznam příloh inventurního soupisu nebo dodatečného inventurního soupisu, 10.3.1. v případě provádění průběžné inventarizace informaci, zda inventura zásob byla provedena podle druhů zásob, míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, celkovou výši ocenění majetku podle rozsahu inventurního soupisu v členění stanoveném vybranou účetní jednotkou, způsob stanovení ocenění inventarizačních rozdílů,
okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury a okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy a provádí ocenění, 10.3.2. v případě periodické inventarizace celkovou výši ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a jiných pasiv v členění podle analytických nebo podrozvahových účtů, v případě, že inventurní evidence, která obsahuje skutečnosti nutné pro zjištění zúčtovatelných rozdílů, není uvedena v inventurním soupisu nebo dodatečném inventurním soupisu, nebo není uvedena v příloze, informaci, kde je tato inventurní evidence vedena a uložena, 10.3.3. v případě dodatečného inventurního soupisu stavy celkové výše ocenění majetku, závazků, jiných aktiv a jiných pasiv uvedených v příslušném inventurním soupisu, 10.3.4. v případě rozdílů zjištěných mezi jinými evidencemi a pomocnými evidencemi, které nelze odstranit do okamžiku ukončení inventarizace, nebo nebyla odsouhlasena výše pohledávek a závazků, obsahuje informaci o této skutečnosti, pokud není uvedena v příloze, 10.3.5. jména osob, které jsou členy inventarizační komise, 10.3.6. okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury a v případě prvotní inventury také okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy, 10.3.7. podpisové záznamy osob uvedených v § 30 odst. 2 písm. b) zákona s uvedením okamžiku připojení podpisového záznamu.. 11. Inventarizační rozdíly 11.1. Inventarizační rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným tímto zákonem, kdy skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, nebo schodek u peněžních hotovostí a cenin, skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek. 11.2. Inventarizační rozdíly vyúčtuje účetní jednotka do termínu 15.1.. 11.3. Opravy inventarizačních rozdílů musí být řádně zdokumentovány. 12. Zápis o provedení inventarizace 12.1. Zápis se vyhotovuje po ukončení inventury všech hospodářských prostředků podle příkazu vedoucího účetní jednotky inventarizačními komisemi. 12.2. Zápis musí obsahovat: celkovou hodnotu inventarizovaného majetku, počet stran přiložených inventurních soupisů, rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy, zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku, návrhu na řešení inventarizačních rozdílů, návrhu na preventivní opatření, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů.
13. Inventarizační komise 13.1. Hlavní inventarizační komise zodpovídá za organizaci, řízení a provedení inventarizace a tvoří ji předseda a nejméně 2 členové: HIK ve spolupráci s dílčími inventarizačními komisemi zajišťuje provedení inventarizací. HIK zabezpečí seznámení předsedů dílčích komisí s náplní inventarizace a její metodikou a v průběhu inventarizací bude kontrolovat a usměrňovat dílčí inventury. HIK vyhotoví na základě inventurních soupisů, nebo inventarizačních zápisů, zpracovaných dílčími inventarizačními komisemi závěrečnou inventurní zprávu o provedené inventarizaci v termínu do 31.1. Dílčí inventarizační komise (DIK) tvoří předseda a nejméně 2 členové. Inventarizační komise postupují dle Plánu inventur. 13.2. Předsedové jednotlivých dílčích inventarizačních komisí zodpovídají za jim svěřený úsek inventarizace. Popřípadě předseda DIK může písemně stanovit pracovníky zodpovědné za provedení inventur. 13.3. Pracovníci hmotně odpovědní za svěřený majetek předají do dne 15.1.. předsedovi příslušné komise, nebo jím pověřeným pracovníkem, veškerou dokumentaci týkající se stavu či pohybu majetku, které nebyly předány k zaúčtování, a podepsané písemné prohlášení, že inventarizace proběhla za jejich přítomnosti a že veškeré doklady byly předány k zúčtování před zahájením inventury a žádné doklady ani informace o majetku nebyly zatajeny. Toto prohlášení bude připojeno k inventarizační dokumentaci. 14. Kontrola 14.1. Kontrolu dodržování této směrnice provádí finanční výbor obce 15. Účinnost 15.1. Tato směrnice nabývá účinnosti 30.9.2011
Příloha č. 1
Plán inventur na rok 201X Ve smyslu zákona 563/1991 Sb., o účetnictví a prováděcí vyhlášky č.270/2010 Účetní jednotka: Obec Hradec-Nová Ves IČO 00636011 Prvotní inventury hmotného majetku pro inventarizační položky (seznam inventurních soupisů) uvedené v příloze č. 1 plánu inventur budou zahájeny dne 1.11.201x a ukončeny dne 10.12.201X., s výjimkou zásob, kde je možné ukončení až k 31.12.201X. Rozdílové inventury hmotného majetku pro inventarizační položky uvedené v příloze č. 1 (seznam dodatečných inventurních soupisů) plánu inventur budou zahájeny dne 1.1.201(X+1) a ukončeny dne 15.1.201(X+1). Zahájení činnosti inventurních komisí pro inventarizační položky uvedené v příloze č. 1 plánu inventur je ke dni 1.11.201X a ukončení jejich činnosti je ke dni 31.1.201(X+1). Prvotní inventury k inventarizačním položkám se zahajují k uvedenému termínu z důvodu dostatečného časového prostoru pro zpracování inventurních soupisů. Rozdílová inventura bude dokladová a bude se týkat přírůstků a úbytků hmotného majetku případně dokladů k proúčtování inventarizačních a zúčtovatelných inventarizačních rozdílů. Prvotní inventury pro inventarizační položky uvedené v příloze č. 2 budou zahájeny dne 1.1.201(X+1). Tyto inventury jsou považovány za inventury sestavené ke konci rozvahového dne a nebudou k nim prováděny rozdílové inventury (nejedná se o hmotný majetek). Jedná se o provedení dokladových inventur. Zpracování soupisů bude ukončeno dne 28. 1. 201(X+1). Zahájení činnosti inventurních komisí pro inventarizační položky uvedené v příloze č. 2 plánu inventur je ke dni 1.1.201(X+1) a ukončení jejich činnosti je ke dni 31.1.201(X+1). Veškeré inventarizační a zúčtovatelné inventarizační rozdíly musí být proúčtovány k datu zpracování účetní závěrky. Inventarizační zpráva musí být zpracována do 31.1.201(X+1). Při inventarizaci majetku se postupuje dle směrnice o inventarizaci majetku a závazků. Členové inventarizačních komisí jsou povinni postupovat dle vyhlášky č. 270/2010 Sb. Sb. a uvedené směrnice. Za tímto účelem jsou povinni se s oběma předpisy seznámit. HIK je povinna seznámit s touto normou a závaznými vzorovými tiskopisy všechny členy IK do 31.10.201X. Členové inventarizačních komisí včetně předsedů se zúčastní proškolení k provádění inventarizace dne ........201.. v budově obecního úřadu od ..... hodin a svoji účast potvrdí na prezenční listině účastníků proškolení. K zajištění inventarizace se zřizují : - hlavní inventarizační komise - dílčí inventarizační komise 1 - dílčí inventarizační komise 2
Do hlavní inventarizační komise jmenuji: - předsedou komise: člen zastupitelstva - členy :zaměstnanci obce, technik Jméno a příjmení
Podpisový vzor
Do dílčí inventarizační komise 1 jmenuji: -předsedou :..................................... -členy:.............................................. ............................................... ............................................... pro inventarizaci druhu majetku: hotovost, běžné účty, pohledávky, závazky, vlastní zdroje, podrozvahové evidence,(finanční dlouhodobý majetek) – příloha č. 2 plánu inventur osoby s nimiž jsou uzavřeny dohody o hmotné odpovědnosti-účetní ,zaměstnanci oú Jméno a příjmení
Podpisový vzor
Do dílčí inventarizační komise 2 jmenuji: -předsedou :..................................... -členy:.............................................. ............................................... ............................................... pro inventarizaci druhu majetku: pozemky, stavby, drobný dlouhodobý hmotný majetek, dlouhodobý hmotný majetek, ostatní dlouhodobý hmotný majetek, nehmotný dlouhodobý majetek, drobný nehmotný dlouhodobý majetek, zásoby, nedokončený dlouhodobý majetek - příloha č. 1 plánu inventur vedoucí odboru, členové ZO,zaměstnanci obce Jméno a příjmení
Podpisový vzor
Podpisové vzory k zajištění ustanovení vyhlášky č. 270/2010, § 3,odst. 1, písm. h).
V Hradci-Nové Vsi dne…………. ……………………. starosta obce
Směrnice k podrozvahovým účtům (1) Předmět úpravy 1.1.Ustanovení této směrnice vymezuje účtování na podrozvahových účtech. 1.2.Směrnice účtování na podrozvahových účtech je vypracována v souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů, a s Českým účetním standardem pro některé vybrané účetní jednotky č. 701. (2) Druhy majetku V knihách podrozvahových účtů se účtuje o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, avšak nejsou splněny všechny podmínky pro provedení účetního zápisu v hlavní knize, a to jak v průběhu účetního období, tak ke konci rozvahového dne. b) V knihách podrozvahových účtů se na podrozvahových účtech v účtových skupinách 90 až 99 v souladu s ustanoveními § 47 až 55 vyhlášky účtuje o významných skutečnostech, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jejích ekonomických zdrojů, které lze využít, nebo jejichž zachycení a zobrazení v účetní závěrce podává jejímu uživateli informaci využitelnou pro jeho rozhodování nebo úsudek. c) Zápisy v knize podrozvahových účtů se uskutečňují tak, že se provádí na stranu MÁ DÁTI nebo na stranu DAL podrozvahového účtu, která je stejná jako při předcházejícím nebo následujícím zápisu na příslušný (související) účet v hlavní knize. Zápisy na účtu 999 se provádí tak, že strana MÁ DÁTI zajišťuje podvojný zápis na straně DAL jiného podrozvahového účtu, a naopak. Zápisy v knize podrozvahových účtů lze provádět také s kladným nebo záporným znaménkem tak, že podle výše uvedeného je přírůstek stavu příslušného podrozvahového účtu označován kladným znaménkem a snížení stavu příslušného podrozvahového účtu je označován záporným znaménkem. d) Zjistí-li účetní jednotka, že nejsou již splněny podmínky pro účtování v knize podrozvahových účtů a tato skutečnost zakládá povinnost provedení zápisu v hlavní knize, provádí se zápis v knize podrozvahových účtů a zápis v hlavní knize ve stejný okamžik (například jsou již splněny všechny podmínky pro účtování o pohledávce, a proto zanikají podmínky pro účtování o podmíněné pohledávce). Okamžik zápisů v těchto knihách je také stejný, pokud zanikl důvod pro zachycení určité skutečnosti v hlavní knize, a z toho důvodu je účtováno o snížení určité položky aktiva nebo pasiva, a zároveň byly splněny podmínky pro zápis v knize podrozvahových účtů (například uplynutím času došlo k promlčení pohledávky, avšak je zde předpoklad úhrady dluhu ručitelem nebo jsou splněny podmínky pro upuštění od vymáhání pohledávky podle jiného právního předpisu a zároveň účetní jednotka již nemá povinnost vykazovat pohledávku v rozvaze, avšak má povinnost tuto pohledávku nadále sledovat). a)
(3) Účet 901 a)
Na účtu 901 obec neúčtuje, nevede evidenci drobného nehmotného majetku s dobou použitelnosti delší než 1 rok a s nižší pořizovací cenou než 7 000 Kč viz směrnice o investičním majetku
(4) Účet 902 a)
Na účtu 902 obec neúčtuje, nevede evidenci drobného hmotného majetku s dobou použitelnosti delší než 1 rok a s nižší pořizovací cenou než 3 000 Kč, viz směrnice o investičním majetku
(5) Účet 903 a)
Na účtu 903 obec eviduje majetek kulturní hodnoty (pomníky, kříže…), Přírůstek se účtuje 903/999, úbytek 999/903, přírůstek 999/903, úbytek 903/999
(6) Účet 911 a 912 Na účtu 911 obec eviduje odepsané pohledávky, u kterých zanikl nárok na vymožení, ale je předpoklad, že dlužník svou povinnost splní, případně je stále možné plnění. b) Na účtu 912 se sledují jen takové závazky, u nichž nebude předpoklad splnění povinnosti. c) Přírůstek odepsaných pohledávek 911/999, úbytek 999/911, závazky 999/912 a)
(7) Další případné účty 931 - Krátkodobé podmíněné pohledávky ze smluv o prodeji dlouhodobého majetku obsahuje budoucí pohledávky, které mají vzniknout do konce účetního období z titulu plnění z uzavřených smluv týkajících se prodeje dlouhodobého majetku, například zálohy nebo splátky, 932 - Dlouhodobé podmíněné pohledávky ze smluv o prodeji dlouhodobého majetku obsahuje budoucí pohledávky, které mají vzniknout v následujících účetních obdobích z titulu plnění z uzavřených smluv týkajících se prodeje dlouhodobého majetku, například zálohy nebo splátky, 933 - Krátkodobé podmíněné pohledávky z jiných smluv obsahuje budoucí pohledávky, které mají vzniknout do konce účetního období z titulu plnění z uzavřených smluv, s výjimkou smluv podle písmene a), například z titulu nájemného, 934 - Dlouhodobé podmíněné pohledávky z jiných smluv obsahuje budoucí pohledávky, které mají vzniknout v následujících účetních obdobích z titulu plnění z uzavřených smluv, s výjimkou smluv podle písmene b), například z titulu nájemného, 939 – Krátkodobé podmíněné pohledávky z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí obsahuje předpokládané pohledávky nebo příjmy, které mají vzniknout do konce účetního období na základě individuálních rozhodnutí příslušných subjektů týkajících se prostředků z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí, pokud příslušná žádost již byla podána, 941 - Dlouhodobé podmíněné pohledávky z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí obsahuje předpokládané pohledávky nebo příjmy, které mají vzniknout v následujících účetních obdobích na základě individuálních rozhodnutí příslušných subjektů týkajících se prostředků z nástrojů spolufinancovaných ze zahraničí, pokud příslušná žádost již byla podána, 942 – Krátkodobé podmíněné pohledávky ze vztahu k jiným zdrojům obsahuje předpokládané pohledávky nebo příjmy, které mají vzniknout do konce účetního období a nejsou uvedeny v písmenech e) a i) a které mají vzniknout na základě individuálních
rozhodnutí příslušných orgánů státní správy nebo samosprávy nebo mohou vzniknout na základě jiného projevu vůle jiné osoby, například granty a dary, 943 - Dlouhodobé podmíněné pohledávky ze vztahu k jiným zdrojům obsahuje předpokládané pohledávky nebo příjmy, které mají vzniknout v následujících účetních obdobích a nejsou uvedeny v písmenech f) a j) a které mají vzniknout na základě individuálních rozhodnutí příslušných orgánů státní správy nebo samosprávy nebo mohou vzniknout na základě jiného projevu vůle jiné osoby, například granty a dary, 949 - Ostatní krátkodobá podmíněná aktiva obsahuje skutečnosti, které vyjadřují trvalé nebo dočasné zvýšení aktiv, ke kterému může dojít do konce účetního období při splnění předem stanovených podmínek, například možnost čerpání z kontokorentního účtu vedeného u banky, 951 - Ostatní dlouhodobá podmíněná aktiva obsahuje skutečnosti, které vyjadřují trvalé nebo dočasné zvýšení aktiv, ke kterému může dojít v následujících účetních obdobích při splnění předem stanovených podmínek, například možnost čerpání z kontokorentního účtu vedeného u banky, různá práva , např. věcná břemena–obec jako oprávněná strana 961 – Krátkodobé podmíněné závazky z leasingových smluv obsahuje výši splátek, které účetní jednotka předpokládaně uhradí do konce účetního období z titulu uzavřených leasingových smluv, 962 - Dlouhodobé podmíněné závazky z leasingových smluv obsahuje výši splátek, které účetní jednotka předpokládaně uhradí v následujících účetních obdobích z titulu uzavřených leasingových smluv, 966 - Dlouhodobé podmíněné závazky z důvodu užívaní cizího majetku, např půjčený majetek od mikroregionu, 973 - Krátkodobé podmíněné závazky z jiných smluv 986 -Ostatní dlouhodobá podmíněná pasíva (věcná břemena –obec jako povinná) atd.
(8) Kontrola a)
Kontrolu dodržování této směrnice vykonává finanční výbor
(9) Účinnost a)
Účinnosti tato směrnice nabývá dnem 30.9.2011
Směrnice schváleny starostou obce dne 30.9.2011
.........................................................
Seznam vlastních účelových znaků použitých v účetnictví v roce 2011 Účelový znak 00009
Akce název Vlastní zdroje inv.akce Výstavba MK a 2.etapa plynovodu Kopaniny
K příspěvku POV 2011 úz 00017 org 8005
org Su, au --
0XX.XX9
Obec Hradec-Nová Ves Hradec -Nová Ves
návrh k podpisu 3,1,2012
Směrnice upravující přidělování a užívání mobilních telefonů 16. Předmět úpravy 16.1. Ustanovení této směrnice upravuje přidělování a užívání mobilních telefonů , které jsou pořízeny a evidovány v majetku obce 16.2. Mobilní telefony jsou svěřovány do osobního užívání jednotlivým zaměstnancům (dále jen „uživatel“) k používání v rozsahu potřebném k plnění pracovních povinností vyplývajících z jejich pracovní náplně. 16.3. Směrnice je upravena podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
17. Provoz mobilních telefonů 17.1. Služební mobilní telefonní přístroj lze používat výhradně ke služebním potřebám. 17.2. Každý uživatel mobilního telefonu je povinen uzavřít dohodu o hmotné odpovědnosti za svěřený přístroj. 17.3. Organizace hradí provoz mobilních telefonů jednotlivým uživatelům z řad zaměstnanců členů zastupitelstva Jméno, příjmení, titul Číslo mobilního telefonu Limit hrazený z prostředků uživatele telefonu organizace Stejskal Pavel- starosta 777 638 568 600 Kč/měsíčně Vaníčková Jana -místostarostka Slámová Petra-zaměstnanec Halodová Veronika-zaměstn. Šula Radek-zaměstnanec Vaškor Petr-zaměstnanec Vogl Josef-velitel JSDH
725 131 364-krizový 602 512 544 724 040 272 724 913 483 774 448 069 774 707 846 725 132 709-krizový
216 Kč/měsíčně 500 Kč/měsíčně 362Kč/měsíčně 362 Kč/měsíčně 362 Kč/měsíčně 362 Kč/měsíčně 216 Kč/měsíčně
17.4. Nevyčerpaný měsíční limit nelze převádět do následujícího období. 17.5. Pokud s užíváním mobilního telefonu vzniknou vyšší náklady než je tento stanovený limit, uhradí je uživatel z vlastních prostředků přímou úhradou do pokladny obce.
18. Další ustanovení : 18.1. Nákup, zprovoznění, zapůjčování, opravy a evidenci mobilních zařízení zabezpečuje starosta. 18.2. Uživatel odpovídá za svěřený mobilní telefon po celou dobu jeho užívání jako za svěřený předmět v souladu s § 255 zákoníku práce.
18.3. Uživatel nesmí umožnit využívání mobilního telefonu další osobou, kromě výjimečných případů (přivolání policie, záchranky apod.) 18.4. Uživatel dbá o maximální úspornost při telefonování a využívání dostupných služeb a využívá při tom všech dostupných možností, 18.5. Uživatel je povinen v případě ztráty svěřeného mobilního zařízení zamezit jeho zneužití (např. neprodleně zablokovat SIM kartu) a hradí v plné výši prokazatelně vzniklou škodu. 18.6. Při ukončení pracovního poměru zaměstnance, kterému byl svěřen mobilní telefon do osobního užívání je tento povinen vrátit svěřený mobilní telefon ...............
19. Kontrola 19.1. Kontrolu dodržování této směrnice vykonává kontrolní výbor
20. Účinnost 20.1. Účinnosti tato směrnice nabývá dnem ………….
V .................... dne ............... .
....................................... starosta obce
variantaB 2.3.Organizace hradí provoz mobilních telefonů starosty, místostarosty a technika plně, jednotlivým uživatelům z řad zaměstnanců dle limitu Jméno, příjmení, titul Číslo mobilního telefonu Limit hrazený z prostředků uživatele telefonu organizace Slámová Petra-zaměstnanec 724 040 272 362 Kč/měsíčně Halodová Veronika-zaměstn. 724 913 483 362 Kč/měsíčně Vaškor Petr-zaměstnanec 774 707 846 362 Kč/měsíčně Vogl Josef-velitel JSDH 725 132 709-krizový 216 Kč/měsíčně
