Dočasný postup předkládání soupisky dokladů / žádosti o platbu a dílčí zprávy o realizaci / zprávy o realizaci v rámci Programu Interreg V-A ČR - Polsko (platnost od 27.06.2016) Tento postup předkládání se bude využívat do doby, než bude systém MS 2014+ plně připraven na specifika programu Interreg V-A ČR-Polsko a poté bude standardně platit Příručka pro příjemce dotace. Žadatelé budou informováni o ukončení platnosti tohoto dočasného pokynu na webových stránkách programu. Pokud zde není uvedeno jinak, platí vždy Příručka pro příjemce dotace, případně její přílohy.
1.
Část administrace na úrovni projektového partnera (včetně Hlavního příjemce)
Každý partner má povinnost připravit a do monitorovacího systému vložit dílčí zprávu o realizaci (dílčí ZoR) do 30 kalendářních dnů od konce daného monitorovacího období společně se Soupiskou dokladů a dalšími náležitostmi. V dočasném řešení se bude dílčí ZoR podávat společně se žádostí o platbu a souhrnně za všechny partnery. Je třeba, aby každý z partnerů projektu (včetně Hlavního příjemce) splnil následující kroky, respektive vyplnil následující formuláře/dokumenty.
1.1. Soupiska dokladů Nejprve vyplní každý partner, který předkládá výdaje ke kontrole, dokument „Přehled výdajů“ v excelu (příloha číslo 9a Příručky pro příjemce dotace), kde je třeba vyplnit všechny doklady za dané monitorovací období, uvést v jaké měně byl doklad vystaven a uvést přepočtenou částku pro kontrolu. Tento dokument musí být elektronicky podepsán a musí být do systému nahrán na záložku dokumenty ve formátu excel, nikoli ve formátu PDF nebo jiném, aby kontrolor mohl vyplnit svou část a opět předat zpět. Dokument za každého partnera musí být jasně pojmenován, aby bylo jasné, pod kterého partnera spadá. Název by měl být ve formátu nazevpartnera_prehledvydaju.xlsx. Po vyplnění Přehledu výdajů, ve kterém dojde k přepočtu na EUR, budou všechny doklady za každého partnera v měně EUR vyplněny přímo do IS KP14+ na záložku SD-1 Účetní/daňové doklady. Každý doklad je třeba „navázat“ na příslušného partnera pomocí seznamu „Zkrácený název subjektu (příjemce/partnera), protože všechny doklady všech partnerů budou uvedeny v jedné soupisce. Všechny doklady je třeba zadávat v měně EUR s využitím platného měsíčního kurzu Evropské centrální banky (ECB). Jako platný měsíčný kurz se bere vždy kurz předposledního pracovního dne minulého měsíce a je třeba, aby to byl kurz platný pro měsíc, ve kterém bude soupiska/žádost o platbu podána. Jednotlivé kurzy budou k dispozici na webu programu Interreg V-A ČR-Polsko: http://www.cz-pl.eu/ a také je možné je najít na oficiálních stránkách ECB: CZK -> EUR: http://sdw.ecb.europa.eu/quickview.do?SERIES_KEY=120.EXR.D.CZK.EUR.SP00.A PLN -> EUR: http://sdw.ecb.europa.eu/quickview.do?SERIES_KEY=120.EXR.D.PLN.EUR.SP00.A
Informace o případné odložené DPH uveďte textovou formou do pole „Popis výdaje“ a také uveďte informaci, ke které klíčové aktivitě se výdaj vztahuje. Ke každému dokladu bude naskenován nebo jinak digitalizován skutečný doklad a bude přiložen formou přílohy ve spodní části obrazovky pod detailem dokladu (tedy nikoliv na společnou záložku dokumenty, ale přímo do přílohy dokladu).
K Soupisce dokladů každý projektový partner přiloží jako přílohu čestné prohlášení, jehož text je uveden v příloze č. 8 Příručky pro příjemce dotace pod částí „Přílohy“. Čestné prohlášení nahraje ve formátu Word nebo PDF elektronicky podepsané jako přílohu na záložku dokumenty. Je potřeba, aby čestné prohlášení bylo jasně pojmenováno ve formátu například: nazevpartnera_cestneprohlaseni_soupiska.pdf.
1.2. Soupiska příjmů V případě, že partner vygeneroval tzv. Jiné peněžní příjmy (vysvětlení pojmu viz kapitola G Příručky pro žadatele a postup v době realizace viz kapitola 4.2.7 Příručky pro příjemce dotace), je třeba toto uvést na záložku „Soupiska příjmů“ a zde vytvořit pro každý příjem jednotlivý záznam a pomocí seznamu“ Zkrácený název subjektu (Příjemce/partnera)“ jej navázat na daného partnera. Partneři opět budou vyplňovat jednu společnou Soupisku příjmů.
1.3. Dílčí zpráva o realizaci Dílčí zprávu o realizaci za partnera vyplní každý partner do formuláře ve Wordu (příloha 7a příručky pro příjemce dotace), tuto elektronicky podepíše a ve formátu Word nebo PDF vloží podepsanou do záložky dokumenty. Je opět třeba, aby zpráva byla jasně pojmenována ve formátu například nazevpartnera_zpravaorealizaci.pdf.
1.4. Ostatní přílohy a dokumenty Výstupní sestava dokládající zaúčtování účetních dokladů analyticky na projekt Jedná se o výpis z účetnictví partnera. Jednotlivé doklady uvedené v tomto přehledu musí být identifikovatelné v rámci Soupisky dokladů. Příloha bude opět nahrána na záložku dokumenty a pojmenována například nazevpartnera_zauctovani.xlsx. Případné další přílohy požadované z úrovně kontrolora nebo které chce partner sám předložit.
1.5. Informování Hlavního příjemce o splnění náležitostí spojených s dílčí částí Pomocí interní depeše informuje partner svého Hlavního příjemce o tom, že splnil své náležitosti (soupisky, dílčí zpráva o realizaci, přílohy, …) a z jeho strany je administrace ukončena.
2.
Část administrace na úrovni Hlavního příjemce
2.1. Žádost o platbu Hlavní příjemce doplní bezprostředně poté, co bude mít k dispozici od všech projektových partnerů informace o ukončení administrace z jejich strany náležitosti spojené se žádostí o platbu (například záložka identifikační údaje, žádost o platbu a jiné, viz Příručka pro vyplňování žádosti o platbu a Příručka pro příjemce dotace), zkontroluje, zda jednotliví partneři dodali všechny požadované doklady a případně je vyzve k doplnění.
K žádosti o platbu Hlavní příjemce přiloží jako přílohu čestné prohlášení, jehož text je uveden v příloze č. 12 Příručky pro příjemce dotace pod částí „Přílohy“. Čestné prohlášení nahraje ve formátu Word nebo PDF elektronicky podepsané jako přílohu na záložku dokumenty. Je potřeba, aby čestné prohlášení bylo jasně pojmenováno ve formátu například: nazevhlavnihoprijemce_cestneprohlaseni_zadostoplatbu.pdf.
2.2. Zpráva o realizaci projektu Zprávu je třeba vyplnit do vzorového formuláře (příloha 11a Příručky pro příjemce dotace) s použitím informací a údajů uvedených jednotlivými partnery v jednotlivých dílčích zprávách o realizaci. Tato zpráva bude nahrána ve formátu Word nebo PDF, elektronicky podepsána jako příloha na záložku dokumenty.
2.3. Ostatní přílohy a dokumenty Hlavní příjemce přiloží případné další přílohy, pokud je k tomu vyzván kontrolorem, nebo pokud sám uzná za vhodné, nějaké dokumenty připojit.
3. Finalizace a podepsání Ve chvíli, kdy je celá kompletní žádost o platbu připravena. Provede Hlavní příjemce finalizaci a elektronicky žádost o platbu podepíše, čímž je žádost podána. Finalizaci žádosti o platbu včetně zprávy o realizaci Hlavní příjemce provede nejpozději do 45ti kalendářních dnů od konce daného monitorovacího období. Další následné kroky jsou již popsány v příručce pro příjemce dotace.
4. Odlišnosti pro TP
Nepředkládá se dílčí zpráva za partnera, pouze zpráva za projekt Soupiska dokladů je vyplněna za daného partnera podle stejného postupu jako v kapitole výše
