Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně Kód: Druh: Název: Organizační závaznost: Datum vydání: Účinnost od: Vydává: Zpracoval: Spolupracoval: Počet stran: Počet příloh: Rozdělovník: Podpis oprávněné osoby:
SR/14/2014 SMĚRNICE REKTORA Mobility studentů UTB do zahraničí a zahraničních studentů na UTB Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně 1. 9. 2014 1. 9. 2014 prof. Ing. Petr Sáha, CSc., rektor doc. PhDr. Ing. Aleš Gregar, CSc. Bc. Markéta Foldynová, Mgr. Bc. Pavel Býček, Mgr. Petr Bernatík 6 7 prorektoři, děkani, proděkani, studijní oddělení
ČÁST PRVNÍ STUDIUM V ZAHRANIČÍ PRO STUDENTY UNIVERZITY TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ
Článek 1 Základní ustanovení (1) Tato směrnice se vztahuje na studenty Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (dále jen „studenti UTB“) vyjíždějící do zahraničí na krátkodobý studijní pobyt a/nebo pracovní stáž a na zahraniční studenty přijíždějící na krátkodobý studijní pobyt a/nebo pracovní stáž na UTB. Mobilitou se rozumí krátkodobý studijní pobyt a/nebo pracovní stáž v délce min. 5 pracovních dní. (2) Studenti UTB mohou v zahraničí studovat individuálně (jako samoplátci) nebo mohou být ke studiu vysláni UTB. (3) Studenti UTB mohou absolvovat pracovní stáž v zahraničí individuálně (jako samoplátci) nebo mohou být na pracovní stáž vysláni UTB. (4) Na studijní pobyt a/nebo pracovní stáž v zahraničí může být vyslán pouze student akreditovaného studijního programu, který je uskutečňován UTB nebo její součástí a který má splněny všechny stanovené povinnosti za 1. ročník bakalářského studijního programu. Na pracovní stáž v zahraničí může být vyslán i absolvent akreditovaného studijního programu, který byl uskutečňován UTB nebo její součástí nejpozději do 10 měsíců od složení státní závěrečné zkoušky. (5) Mezi oprávněné aktivity v rámci zahraničního studijního pobytu patří pouze bakalářské/ magisterské nebo doktorské studium včetně přípravy bakalářské/diplomové /disertační/absolventské práce (s výjimkou výzkumných činností, které nejsou výslovně součástí studijního programu), vedoucí k získání uznávaného diplomu nebo kvalifikace na vysílající instituci. Mezi oprávněné aktivity patří i pracovní stáž.
1
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (6) Po celou dobu studia a/nebo pracovní stáže v zahraničí musí být student řádně zapsán ke studiu na vysílající instituci. Absolventi musí ukončit dobu pracovní stáže nejpozději ke dni uplynutí 1 roku od složení státní závěrečné zkoušky. (7) Přehled koordinátorů zodpovědných za studium a stáže v zahraničí: Fakultní koordinátor: Fakultní koordinátor podepisující Fakultní koordinátor administrující FT proděkan pro mezinárodní vztahy garanti oboru a sociální záležitosti FaME proděkan pro mezinárodní vztahy garanti oboru FMK proděkan pro mezinárodní vztahy vedoucí ateliérů + vedoucí UMK FAI proděkan pro zahraniční vztahy ředitelé ústavů a propagaci FHS proděkan pro vnější vztahy garanti pro zahraniční mobilitu FLKŘ proděkan pro vnější vztahy proděkan pro pedagogickou činnost a celoživotní vzdělávání Institucionální koordinátor: Institucionální koordinátor administrující (pracovník Mezinárodního oddělení UTB (dále pouze MO)) Institucionální koordinátor podepisující (prorektor pro mezinárodní vztahy) (8) Přehled dokumentů vztahujících se ke studijnímu pobytu a/nebo pracovní stáži (studenti vyjíždějící i přijíždějící na mobilitu): Student Application Form (SAF) (pouze u studijního pobytu) Acceptance Letter (AL) (podmínka pro pracovní stáž) Learning Agreement (LA) (pracovní i studijní mobility) Learning Agreement Changes (CH-LA) (pracovní i studijní mobility) The Sending Institution’s Transcript of Records / Doklad o uznání (PoR), (pouze u studijního pobytu) Transcript of Records (ToR) (pouze u studijního pobytu) Confirmation of Arrival/Departure (pouze u výjezdů) Traineeship certificate (pouze u pracovní stáže) Závěrečná zpráva (pouze u výjezdů) Confirmation (CFN) (pouze u příjezdů) ČÁST DRUHÁ VYJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTI
Článek 2 Výběrová řízení (1) Veškerá výběrová řízení na obsazování zahraničních stipendií a pracovních stáží náleží do kompetence jednotlivých fakult UTB. Informace o výběrových řízeních bude s dostatečným předstihem zveřejněna na webových stránkách a úřední desce příslušné
2
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně fakulty. Zároveň jsou fakulty povinny týden před konáním výběrového řízení informovat MO o vypsaném výběrovém řízení. (2) Výběrová řízení na mobility v rámci programu Erasmus+ a Institucionálního rozvojového plánu – Podpora studentských mobilit na UTB (dále jen „IRP“) (mobility typu „Freemover“) vypisují fakulty podle bilaterálních smluv uzavřených v rámci programu Erasmus+, respektive v rámci partnerských smluv UTB, případně smluv na fakultní úrovni. (3) Výběrové řízení provádí výběrová komise, kterou jmenuje děkan nebo proděkan, do jehož kompetence patří mobility studentů. (4) Výběrové řízení musí zajistit rovný přístup ke všem studentům splňujícím kvalifikační podmínky programu Erasmus+ a IPR pro mobilitu studentů. Fakultní koordinátoři podepisující, jsou povinni zajistit, aby byl výběr studentů prováděn nestranně, transparentně a koordinovaně. (5) Při výběrovém řízení nesmí docházet ke konfliktu zájmů. (6) Fakultní koordinátoři podepisující jsou povinni předat na MO institucionálnímu koordinátoru administrujícímu a příslušnému studijnímu oddělení fakulty nebo oddělení zabývající se administrací mobilit seznam všech vybraných studentů včetně náhradníků. Fakultní koordinátoři podepisující, jsou rovněž povinni předat na MO institucionálnímu koordinátoru administrujícímu seznam studentů, kteří se přihlásili do výběrového řízení, záznam o průběhu výběrového řízení a jeho výsledcích a originály Application Form (přihlášek) úspěšných studentů ve výběrovém řízení. Výsledky výběrového řízení musí být vhodným způsobem zveřejněny a studenti, kteří se přihlásili do výběrového řízení, musí být vyrozuměni proděkanem, do jehož kompetence patří mobility studentů, zda jim byl schválen výjezd a do jaké destinace. V případě náhradníků, rozhoduje fakulta o postupu dle příslušné fakultní směrnice. (7) Fakultní koordinátoři podepisující jsou povinni předat institucionálnímu koordinátoru administrujícímu, do termínu stanoveného MO a ve formátu požadovaném MO, tabulku obsahující jména vybraných studentů, název přijímající instituce, země, kam chce student vycestovat, v rámci jakého programu nebo projektu budou vyjíždět do zahraničí, období (zimní a letní semestr), počet měsíců, kontakty (telefon a e-mail), Erasmus+ ID kód zahraniční instituce a seznam náhradníků. Součástí tabulky bude i přehled jmen vybraných studentů na pracovní stáž a země, kam chtějí vycestovat, případně název organizace, období a počet měsíců. (8) Výběrové řízení pro výjezdy do zahraničí v rámci programu Erasmus+ a IRP musí proběhnout do 28. února běžného roku. V případě nevyčerpaných finančních prostředků se může konat dodatečné výběrové řízení v září nebo říjnu daného roku. (9) V případě neobsazenosti míst na pracovní stáže jsou uzávěrky pro předkládání nominací studentů do 31. 3., 30. 6., 30. 9. a 31. 12. běžného roku. (10) Student je povinen si zajistit ubytování a sjednat si zdravotní pojištění (úrazové pojištění, pojištění léčebných výloh a odpovědnosti za škodu) pro pobyt v zahraničí před výjezdem do zahraničí individuálně a na vlastní náklady. (11) Nabídky ostatních stipendií neuvedených v odstavci 2 jsou zveřejňovány na webových stránkách MO, webových stránkách jednotlivých fakult, sekce Mezinárodní spolupráce a Facebooku UTB.
3
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně Článek 3 Vyjíždějící studenti na studijní pobyt/pracovní stáž (1) Studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit ihned po obdržení výsledků výběrového řízení navede výjezdy studentů do IS/STAG (nejpozději však do 31. března pro studenty vyjíždějící v zimním semestru následujícího akademického roku a do 30. června pro studenty vyjíždějící v letním semestru následujícího akademického roku) a zadá financování spolu se jmény UTB (administrujících a podepisujících) koordinátorů u zadaného výjezdu. Institucionální koordinátor administrující provede kontrolu (popř. úpravu) při sepisování Finančních dohod se studenty. Datum výjezdu (zimní semestr, celý ak. rok):
1. září – 31. leden / 30. červen
Datum výjezdu (letní semestr):
1. únor – 30. červen
Výjezd studenta do zahraničí v jiném termínu může být řešen individuálně. Vybraní studenti posledních ročníků bakalářského, resp. navazujícího magisterského studia, kteří byli přijati ke krátkodobému studijnímu pobytu v zahraničí v následujícím akademickém roce, budou do IS/STAG navedeni až po přijetí a zápisu do prvního ročníku navazujícího magisterského, resp. doktorského studia. V případě výjezdu před zahájením akademického roku (tj. před 1. 9.), studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit nebude studentovi v IS/STAG, evidenční kartě studenta, vyplňovat jak datum ukončení stávajícího akademického roku, tak datum zápisu do nového akademického roku. V případě zrušení výjezdu po zadání mobility do IS/STAG je student povinen informovat fakultního koordinátora podepisujícího, institucionálního koordinátora administrujícího a studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit o této skutečnosti. Studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit následně zruší zadanou mobilitu v IS/STAG a fakultní koordinátor podepisující nastaví v Portále u daného studenta stav mobility 395 – Výjezd byl neúspěšný. (2) Institucionální koordinátor administrující informuje vybrané studenty o vyplňování potřebných dokumentů pro výjezd do zahraničí v Portálu UTB (dále jen „Portál“). (3) Podrobný postup vyřizování dokumentů v Portále pro výjezd studenta na studijní pobyt a pracovní stáž se řídí přílohou této směrnice a směrnicemi jednotlivých fakult. (4) Změna délky pobytu je řešena Dodatkem k Finanční dohodě nebo Rozhodnutím prorektora pro mezinárodní vztahy. Podrobný postup se řídí přílohou této směrnice a směrnicemi jednotlivých fakult. (5) Student je povinen získat minimálně 18 ECTS během pobytu v zahraničí. Při nesplnění této povinnosti bude postupováno dle článku 2 odst. 23, přílohy 1 této směrnice, na základě které institucionální koordinátor administrující vyměří sankci a odešle Rozhodnutí prorektora do vlastních rukou. (6) Do 7 dní od doručení Rozhodnutí prorektora (rozhoduje razítko pošty), je student oprávněn se proti rozhodnutí písemně odvolat. Výše sankce bude přezkoumána fakultním a institucionálním koordinátorem podepisujícím. Po přezkoumání vystaví institucionální koordinátor administrující konečné Rozhodnutí prorektora o výši sankce. V případě, že se student písemně neodvolá do uplynutí stanovené doby, souhlasí s výší vyměřené sankce a musí ji uhradit do 15 dní od obdržení rozhodnutí. 4
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně ČÁST TŘETÍ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTI Článek 4 Studenti přijíždějící na studijní pobyt (1)
Zahraniční vysílající instituce informuje institucionálního koordinátora administrujícího o jejich zájemci o krátkodobý studijní pobyt (dále jen „zájemce“) na UTB ve Zlíně. V případě, že zahraniční instituce nebo samotný zájemce informuje o potencionální mobilitě fakultního koordinátora, ten přepošle informace institucionálnímu koordinátorovi administrujícímu, se kterým se domluví na dalším postupu.
(2)
Institucionální koordinátor administrující informuje zájemce o aplikaci pro podávání přihlášky ke krátkodobému studijnímu pobytu na Portálu. Vyplnění přihlášky a výběr předmětů v Portálu je nezbytným krokem pro realizaci mobility.
(3)
Zájemce musí zaslat vytištěné dokumenty ke studiu na UTB v zimním semestru následujícího akademického roku či na celý akademický rok nejpozději do 1. 6. příslušného roku. Ke studiu v letním semestru daného akademického roku nejpozději do 1. 11. příslušného roku. Přihlášky na krátkodobý studijní pobyt na UTB během období letních prázdnin budou posuzovány individuálně. Výše uvedené termíny pro zasílání přihlášek se na tyto případy nevztahují.
(4)
Podrobný postup pro administraci agendy mobilit zahraničních studentů přijíždějících na studijní pobyt se řídí přílohou této směrnice a směrnicemi jednotlivých fakult. Článek 5 Studenti přijíždějící na pracovní stáž
(1)
Zahraniční vysílající instituce informuje institucionálního koordinátora administrujícího o jejich zájemci o krátkodobou pracovní stáž (dále jen „zájemce“) na UTB ve Zlíně. V případě, že zahraniční instituce nebo samotný zájemce informuje o potencionální mobilitě fakultního koordinátora, ten přepošle informace institucionálnímu koordinátorovi administrujícímu, se kterým se domluví na dalším postupu.
(2)
Institucionální koordinátor administrující informuje zájemce o aplikaci pro podávání přihlášky ke krátkodobé pracovní stáži na Portálu. Vyplnění přihlášky je nezbytným krokem pro realizaci mobility.
(3)
Délka a zaměření pracovní stáže je na domluvě mezi zájemcem a fakultním koordinátorem podepisujícím. Tato dohoda však nesmí být v rozporu s bilaterální smlouvou mezi přijímající a vysílající institucí a podmínkami projektu, přes který zájemce hodlá přijet.
(4)
Podrobný postup pro administraci agendy mobilit zahraničních studentů přijíždějících na pracovní stáž se řídí přílohou této směrnice a směrnicemi jednotlivých fakult.
5
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně
ČÁST ČTVRTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 6 (1) Tuto směrnici doplňují vnitřní normy fakult. (2) Tato směrnice nahrazuje Směrnici rektora č. 8/2013 ze dne 1. července 2013.
6
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně Příloha č. 1 ke SR/14/Erasmus 2013_2014_výjezdy2014 UTB ve Zlíně Mobility studentů UTB do zahraničí a zahraničních studentů na UTB STUDENTI VYJÍŽDĚJÍCÍ NA STUDIJNÍ POBYT Článek 1 Před výjezdem do zahraničí (7) Studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit přepne při zadání výjezdu do IS/STAG studenta v Portálu do stavu mobility: 300 – Vznikl krátkodobý výjezd. Student si v Portálu vyplní důvod výjezdu v AJ, navolí výběr studovaných předmětů v zahraničí a zkontaktuje dle směrnice fakulty zodpovědnou osobu za schválení vybraných předmětů, která předměty schválí, příp. provede změny. Předměty si student volí na základě nabídky zahraniční instituce na webových stránkách nebo napíše na mezinárodní oddělení zahraniční instituce. Vybraní studenti posledních ročníků bakalářského, resp. navazujícího magisterského studia si formuláře související s výjezdem do zahraničí vyřizují papírově, mimo Portál prostřednictvím dokumentů dostupných na www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Studijní pobyty:: Erasmus+ nebo Freemovers. Student je povinen po zápisu do prvního ročníku navazujícího magisterského, resp. doktorského studia vyplnit Portál dle předchozího odstavce. (8) Po schválení předmětů přiřadí fakultní koordinátor administrující po předchozí dohodě se studentem ke schváleným předmětům (záložka ECTS / Předměty / Základní informace o předmětu) ekvivalenty v českém studijním programu a „naše kredity“ (vygenerované v tabulce „Naše předměty navržené k uznání“), které budou studentovi po úspěšném absolvování na zahraniční instituci, uznány. Koordinátor prioritně přiřazuje ty předměty, které by student v daném semestru studoval na UTB. Pokud schválený předmět nemá na UTB ekvivalent, fakultní koordinátor administrující nenavrhuje žádný předmět k uznání. V případě, že si student bude muset po návratu dostudovat některé předměty na UTB, fakultní koordinátor administrující tyto předměty doplní do řádku „Poznámka“ u prvního zadaného předmětu studovaného v zahraničí daným studentem. Uznávání jednotlivých předmětů se řídí směrnicí jednotlivých fakult. Následně fakultní koordinátor administrující změní Stav mobility (sekce: Základní údaje u daného studenta) z režimu 300 – Vznikl krátkodobý výjezd do režimu 301 – Jsou zadané údaje o výjezdu včetně předmětů a doplní v Portálu údaje v záložce „Základní údaje“: „fakultní koordinátor přijímající školy“, „cizí oficiální telefon“, „cizí oficiální e-mail“, „univerzitní koordinátor – administruje“, „univerzitní koordinátor – podepisuje“, „Kód ISCED-F“. Student po změně režimu již není oprávněn ke změnám. (9) Student si po změně režimu do stavu 301 vytiskne Student Application Form a Learning Agreement. Dokumenty student podepíše a přinese k podpisu fakultnímu koordinátoru podepisujícímu, který po kontrole výjezdu v Portálu (data výjezdu, UTB a zahraniční koordinátoři, předměty, financování, Kód ISCED-F) podepíše Learning Agreement. Podepsané dokumenty student odevzdá institucionálnímu koordinátoru 7
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně administrujícímu, který v zástupu za institucionálního koordinátora podepisujícího podepíše a vrátí studentovi LA a SAF, RoR zůstává ve složce studenta na Mezinárodním oddělení. LA a SAF student sám zasílá doporučeně do zahraničí. Student je povinen si vyhotovit kopie od všech dokumentů, které zasílá do zahraničí. (10) Po návratu potvrzených dokumentů Learning Agreementu a Student Application Form ze zahraničí je student akceptován ke studiu v zahraničí. Student se dostaví k institucionálnímu koordinátoru administrujícímu sepsat Finanční dohodu (dále jen FD) o výjezdu do zahraničí nejpozději však 3 týdny před výjezdem. K sepsání finanční dohody je povinen znát přesný začátek a konec studijního pobytu a pro výjezdy v zimním semestru být zapsán do dalšího ročníku studia. Institucionální koordinátor administrující při podpisu FD změní stav mobility studenta v Portálu z 301 do 310 – Student je na výjezdu a upraví délku pobytu dle dat uvedených ve FD. Článek 2 Po výjezdu studenta do zahraničí (1) Student je povinen do 7 kalendářních dnů po příjezdu na zahraniční instituci naskenovat Confirmation of Arrival/Departure s potvrzeným datem začátku korespondujícím s FD institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. (Originál dokumentu si ponechá u sebe). Formulář dokumentu nalezne na webových stránkách www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Studijní pobyty:: Erasmus+ nebo Freemovers. (2) Po výjezdu studenta do zahraničí, nejpozději však do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec, provede institucionální koordinátor administrující revizi data výjezdu a upraví ho podle skutečného výjezdu uvedeného ve Finanční dohodě. Studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit zruší výjezdy, na které studenti nesepsali FD, a to na základě podkladů zaslaných institucionálním koordinátorem administrujícím. Institucionální koordinátor administrující zkontroluje, zda byly změny v IS/STAG skutečně provedeny. (3) V případě změn v původním Learning Agreementu má student možnost tyto změny provést do 1 měsíce od příjezdu na zahraniční instituci. Po provedení příslušných změn v Portálu zkontaktuje student dle směrnice fakulty zodpovědnou osobu za provedení změn, která po předchozí dohodě se studentem změny odsouhlasí, případně navrhne jiné, a přiřadí ke schváleným předmětům ekvivalentní předměty na UTB (viz bod 2) a změní Stav mobility (sekce: Základní údaje u daného studenta) z režimu 310 – Student je na výjezdu do režimu 325 – Student je na výjezdu a již si nesmí měnit předměty. (4) Student si po změně stavu z 310 do 325 vytiskne Learning Agreement Changes + Proposal of Recognition, student podepíše, nechá potvrdit na zahraniční instituci a naskenuje fakultnímu koordinátoru podepisujícímu. (5) Fakultní koordinátor podepisující po kontrole v Portálu (nastavení režimu 325) podepíše Learning Agreement Changes a zašle je institucionálnímu koordinátoru administrujícímu, který naskenuje a zašle potvrzený dokument zahraniční instituci a studentovi. (6) V případě prodloužení studijního pobytu o celý semestr je student povinen dodat institucionálnímu koordinátoru administrujícímu písemný souhlas proděkana, v jehož kompetenci jsou mobility studentů, dále jen proděkan pro vnější vztahy, písemný souhlas přijímající instituce a potvrzený Learning Agreement + Proposal of Recognition 8
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně na letní semestr. Prodloužení studijního pobytu musí být domluveno nejpozději před zahájením bezprostředně následujícího semestru na UTB ve Zlíně. (7) V případě schválení prodloužení studijního pobytu pošle Fakultní koordinátor podepisující seznam studentů, jimž bylo schváleno prodloužení studijního pobytu, na studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit, aby navedlo prodloužení do IS/STAG a dále se postupuje dle článku 1 této přílohy směrnice. (8) Institucionální koordinátor administrující rozhodne, zda studentovi na prodlouženou dobu pobytu přidělí stipendium. Nárok na financování prodlouženého pobytu studentovi nevzniká. Změna celkové částky stipendia musí být řešena Dodatkem k Finanční dohodě (v programu Erasmus+ může být vystaven pouze před uplynutím původní doby pobytu, v programu IRP se sepíše nová FD a je možno i zpětně) (9) V případě zkrácení pobytu, institucionální koordinátor administrující vystaví Rozhodnutí prorektora pro mezinárodní vztahy, kde se uvede, v jaké výši student vrátí nevyužitou část stipendia. Student je povinen vrátit nevyužitou část stipendia nejpozději do 15 dnů po obdržení Rozhodnutí prorektora pro mezinárodní vztahy. Maximální délku zahraničního studijního pobytu upravuje vnitřní norma fakulty. Článek 3 Po návratu studenta ze zahraničí (1) Student je povinen do 7 kalendářních dnů po ukončení studia na zahraniční instituci naskenovat Confirmation of Arrival/Departure s potvrzeným datem ukončení korespondujícím s FD institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. (Originál dokumentu odevzdá po ukončení mobility spolu s ostatními dokumenty institucionálnímu koordinátoru administrujícímu). Formulář dokumentu nalezne na webových stránkách www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Studijní pobyty:: Erasmus+ nebo Freemovers. (2) Instuticionální koordinátor administrující změní Stav mobility z režimu 325 do režimu 330 – Student se vrátil z výjezdu a upraví datum návratu podle skutečnosti uvedené v Confirmation of Departure. (3) Ve lhůtách stanovených ve Finanční dohodě, naskenuje student institucionálnímu koordinátoru administrujícímu Transcript of Records. Student si doplní na Portálu v záložce ECTS/předměty/rozkliknout každý předmět a vyplní hodnocení a datum vykonání zkoušky v části „Informace o složené zkoušce z tohoto předmětu“. (4) Student se dostaví na studijní oddělení nebo na oddělení zabývající se administrací mobilit, kde schválí v Portálu uvedené studijní výsledky na základě předloženého originálu Transcript of Records. Studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit změní stav mobility (sekce: Základní údaje u daného studenta) z režimu 330 – Student se vrátil z výjezdu do režimu 350 – Student zadal hodnocení a následně do režimu 355 – studijní referentka přijala dokumenty. (5) Student si vyhotoví dvě kopie každého dokumentu (Learning Agreement, Learning Agreement Changes, Confirmation of Arrival/Departure, a Transcript of Records), jednu kopii si ponechá a druhou ve lhůtách stanovených v FD odevzdá na studijní oddělení nebo oddělení zabývající se organizací mobilit. Originály pak předá na Mezinárodní oddělení institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. Student si po kontrole na studijním oddělení, vytiskne z Portálu Proof of Recognition (PoR), zajistí si podpis 9
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně fakultního koordinátora podepisujícího a originál dokumentu odevzdá na studijním oddělení nebo na oddělení zabývající se administrací mobilit, které ukončí studijní pobyt v IS/STAG (záložka Výjezdy v Evidenční kartě studenta - Stav výjezdu – 390 Výjezd úspěšně ukončen), převede studijní výsledky studenta do IS/STAG a provede kontrolu převedených studijních výsledků s údaji v předložených dokumentech. Kopii Proof of Recognition (PoR) pak student předá institucionálnímu koordinátoru administrujícímu, ten zkontroluje, zda byl student přepnut do stavu 390 - Výjezd úspěšně ukončen. (6) Student vyplní Závěrečnou zprávu, jejíž formulář studentovi přijde prostřednictvím webového odkazu (EU Survey) na jím uvedený email, v případě, že vycestoval v rámci programu Erasmus+, pokud vycestoval v rámci IRP nebo jako samoplátce, student vyplní Závěrečnou zprávu ze studijního pobytu dostupnou na webových stránkách www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Studijní pobyty:: Freemovers a zašle ji přílohou emailu institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. (7) Po návratu studenta ze zahraničí, nejpozději však do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec, provede institucionální koordinátor administrující revizi data návratu. Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů zkontroluje, že stav v IS/STAG odpovídá skutečnosti dle Confirmation of Arrival/Departure. (8) Z Portálu budou převedeny předměty do IS/STAG v původním jazyce, ve kterém byly studovány, a v překladu do angličtiny. Překlad do češtiny již nebude požadován. (9) Pokud student nebude studovat předměty, ke kterým se zavázal v Learning Agreement nebo Learning Agreement Changes, je vysílající instituce oprávněna udělit mu finanční sankci, která se odvíjí od výše poskytnutého stipendia, a to za každý odlišný předmět ve výši 5 % z přiznaného stipendia. (10) V případě, že student získá v zahraničí méně než 18 ECTS, vysílající instituce udělí finanční sankci, a to následujícím způsobem: získání 12 – 17 ECTS sankce ve výši 20 % z přiznaného stipendia, 6 – 11 ECTS sankce ve výši 40 % z přiznaného stipendia a 0 – 4 ECTS sankce ve výši 60 % z přiznaného stipendia. (11) Pokud student nedodá požadované dokumenty uvedené ve finanční dohodě v příslušném termínu na mezinárodní oddělení, - a to v rámci programu Erasmus+: do 7 kalendářních dnů od začátku studijního pobytu Confirmation of Arrival a do 7 kalendářních dnů po ukončení studijního pobytu Confirmation of Departure, bude mu udělena finanční sankce ve výši 10 % z přiznaného stipendia. do 7 dní od obdržení Transcript of Records od zahraniční instituce nebo nevyplní na Závěrečnou zprávu, jejíž odkaz na formulář přijde studentovi na email, je vysílající instituce oprávněna udělit mu finanční sankci ve výši 10 % z přiznaného stipendia. - v rámci Institucionálního rozvojového plánu: do 7 dní od začátku Confirmation of Arrival a do 7 dnů od skončení studijního pobytu Confirmation of Departure, bude mu udělena finanční sankce ve výši 10 % z přiznaného stipendia.
10
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně do 7 dní od obdržení Transcript of Records od zahraniční instituce nebo Potvrzení o délce studijního pobytu nebo nezašle vyplněnou Zprávu o studijním pobytu emailem institucionálnímu koordinátoru administrujícímu, může mu být udělena finanční sankce ve výši 10 % z přiznaného stipendia. -
v případě výjezdu jako samoplátce: Pokud student nebude studovat předměty, ke kterým se zavázal v Learning Agreement nebo v Learning Agreement Changes, studium mu nebude uznáno. V případě, že student získá v zahraničí méně než 18 ECTS, je povinen dostudovat chybějící předměty na UTB ve Zlíně. Pokud student nedodá Confirmation of Arrival do 7 kalendářních dnů od začátku studijního pobytu, Confirmation of Departure do 7 kalendářních dnů od skončení studijního pobytu, Transcript of Records a nezašle vyplněnou Zprávu o studijním pobytu emailem institucionálnímu koordinátoru administrujícímu, studium mu nebude uznáno.
(12) Případné vymáhání nezaplacených sankcí přísluší Právnímu oddělení UTB.
STUDENTI VYJÍŽDĚJÍCÍ NA PRACOVNÍ STÁŽ (1) Student zažádá zahraniční instituci o vystavení potvrzení o přijetí tzv. Acceptance Letter (bez předlohy). Po společné dohodě s institucí, kde bude pracovní stáž probíhat a s fakultním koordinátorem administrujícím, student pečlivě vyplní Learning Agreement for Traineeship (dále jen LAT), který stáhne z www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Pracovní stáže:: Erasmus+ nebo Freemovers). Student zajistí podpis fakultního koordinátora podepisujícího, předá institucionálnímu koordinátoru administrujícímu, který v zástupu za institucionálního koordinátora podepisujícího, podepíše a vrátí studentovi LAT. Student zašle LAT na zahraničí přijímající instituci k podpisu. Jakmile student obdrží potvrzené dokumenty, informuje studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit o výjezdu na pracovní stáž (předá kopii Training Agreementu) a zažádá oddělení o navedení výjezdu do IS/STAG (výjezd + jména UTB koordinátorů a financování). (2) Student odevzdá potvrzený Learning Agreement for Traineeship a Acceptance Letter institucionálnímu koordinátoru administrujícímu společně s dokladem o pojištění (úrazové, odpovědnosti za škodu, léčebných výloh), který sepíše se studentem Finanční dohodu a to nejpozději 3 týdny před výjezdem do zahraničí. (3) Student je povinen si zajistit ubytování a sjednat si zdravotní pojištění pro pobyt v zahraničí před výjezdem do zahraničí individuálně a na vlastní náklady. (4) Student je povinen do 7 kalendářních dní od začátku stáže naskenovat Confirmation of Arrival/Departure s potvrzeným datem začátku korespondujícím s FD institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. (Originál dokumentu si ponechá u sebe). Formulář dokumentu nalezne na www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Pracovní stáže:: Erasmus+ nebo Freemovers. (5) Povinností studenta je zajistit, aby všechny změny pracovního plánu stáže byly písemně odsouhlaseny jak hostitelskou organizací, tak vysílající institucí, a to ihned jakmile 11
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně nastanou pomocí dokumentu Learning Agreement During the Mobility dostupného na www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Pracovní stáže:: Erasmus+ nebo Freemovers nejpozději do jednoho měsíce od začátku stáže. (6) Po ukončení pracovní stáže ve lhůtách stanovených ve Finanční dohodě je student povinen předat institucionálnímu koordinátoru administrujícímu Traineeship Certificate (Learning Agreement After the Mobility) dostupný na www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Pracovní stáže:: Erasmus+ nebo Freemovers. Dále je student povinen dodat do 7 kalendářních dnů od ukončení pracovní stáže Confirmation of Departure institucionálnímu koordinátoru administrujícímu v elektronické podobě. Student si ponechá originál u sebe. (7) Student vyplní Závěrečnou zprávu, jejíž formulář studentovi přijde prostřednictvím webového odkazu na jím uvedený email, v případě, že vycestoval v rámci programu Erasmus+, pokud vycestoval v rámci IRP nebo jako samoplátce, student vyplní Závěrečnou zprávu pracovní stáže dostupnou na webových stránkách www.utb.cz:: Mezinárodní spolupráce:: Pracovní stáž:: Freemovers a zašle ji přílohou emailu institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. (8) V případě prodloužení pracovní stáže o 0,5 měsíce a déle je potřeba písemný souhlas proděkana pro vnější vztahy, písemný souhlas přijímající instituce. Maximální délku zahraniční pracovní stáže upravuje vnitřní norma fakulty. Vysílající instituce rozhodne, zda studentovi na prodlouženou dobu pobytu přidělí stipendium. Nárok na financování prodlouženého pobytu studentovi nevzniká. Změna celková částka stipendia musí být řešena Dodatkem k Finanční dohodě, který musí být uzavřen před uplynutím původní doby pobytu. (9) Po návratu z pracovní stáže student odevzdá kopii Confirmation of Arrival/Departure a Traineeship Certificate na Studijní oddělení nebo na oddělení zabývající se administrací mobilit a originály poté předá institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. (10) Na základě dodaných dokumentů studijní oddělení nebo oddělení zabývající se administrací mobilit neprodleně ukončí studentovi pracovní stáž v IS/STAG a navede studenta do stavu 390 – výjezd úspěšně ukončen. Institucionální koordinátor administrující provede kontrolu. (11) Po návratu studenta ze zahraničí, nejpozději však do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec, provede institucionální koordinátor administrující revizi data návratu. Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů zkontroluje, že stav v IS/STAG odpovídá skutečnosti dle Confirmation of Arrival/Departure. (12) Pokud student nesplní plán pracovní stáže, vysílající instituce je oprávněna udělit mu finanční sankci, která se odvíjí od výše poskytnutého stipendia. (13) Pokud student nedodá institucionálnímu koordinátoru administrujícímu Traineeship Certificate, Confirmation of Arrival/Departure a nevyplní Závěrečnou zprávu, v příslušném termínu uvedeném ve Finanční dohodě, je vysílající instituce oprávněna udělit mu finanční sankci ve výši 10 % z poskytnutého stipendia. ČÁST TŘETÍ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTI 12
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně
Článek 4 Přijíždějící studenti na studijní pobyt (5)
Zahraniční vysílající instituce informuje institucionálního koordinátora administrujícího o jejich zájemci o krátkodobý studijní pobyt (dále jen „zájemce“) na UTB ve Zlíně.
(6)
Institucionální koordinátor administrující informuje zájemce o aplikaci pro podávání přihlášky ke krátkodobému studijnímu pobytu na Portálu.
(7)
Zájemce musí zaslat vytištěné dokumenty ke studiu na UTB v zimním semestru následujícího akademického roku či na celý akademický rok nejpozději do 1. června příslušného roku. Ke studiu v letním semestru daného akademického roku nejpozději do 1. listopadu příslušného roku. Přihlášky na krátkodobý studijní pobyt na UTB během období letních prázdnin budou posuzovány individuálně. Výše uvedené termíny pro zasílání přihlášek se na tyto případy nevztahují.
(8)
Po přihlášení do aplikace v Portálu (Stav mobility: 400 – Vznikl krátkodobý příjezd) si zájemce vyplní Student Application Form a zvolí si studované předměty na UTB (Learning Agreement). Zájemce informuje fakultního koordinátora podepisujícího o jeho finální volbě předmětů.
(9)
Fakultní koordinátor podepisující poté převezme příjezd studenta (záložka ECTS, „Spravovat tento příjezd“) a přiřadí zájemci v Portálu studijní plán (preferenčně akreditovaný v anglickém jazyce na UTB). Následně změní Stav mobility (sekce: Příjezd u daného studenta) z režimu 400 – Vznikl krátkodobý příjezd do režimu 401 – Jsou zadané údaje o příjezdu včetně předmětů. Student po změně režimu již není oprávněn ke změnám ve vybraných předmětech.
(10) Zájemce si vytiskne Student Application Form a Learning Agreement, nechá je potvrdit zahraniční vysílající institucí a oba dokumenty zasílá institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. (11) Institucionální koordinátor administrující předá dokumenty fakultnímu koordinátoru podepisujícímu, který svým podpisem odsouhlasí shodu a možnost studování předmětů na Portálu a vytištěným Learning Agreementem. (12) Institucionální koordinátor administrující zasílá potvrzené dokumenty na zahraniční vysílající instituci. (13) Nejpozději začátkem září (pro zimní semestr, celý akademický rok), resp. v polovině ledna (pro letní semestr), předá institucionální koordinátor administrující příslušnému studijnímu oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů seznam akceptovaných zájemců. Institucionální koordinátor administrující nastaví v Portálu datum příjezdu všem zájemcům na první den zahájení výuky v daném semestru. V případě zrušení příjezdu na UTB změní v Portálu mobility v režimu 400 na režim 491 – Zájemce nepřijede. (14) Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů převede zájemce mezi řádné studenty UTB (zápis) do IS/STAG. (15) Po příjezdu zahraničního studenta na UTB změní institucionální koordinátor administrující Stav mobility (sekce: Příjezd u daného studenta) z režimu 401 na 450 – Student studuje, příp. na 491 – Zájemce nepřijede. 13
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (16) Po příjezdu zahraničního studenta na UTB, nejpozději však do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec, provede Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů revizi data zápisu a upraví ho v IS/STAG podle skutečnosti na základě podkladů zaslaných institucionálním koordinátorem administrujícím. (17) Pokud dojde ke zrušení krátkodobého studijního pobytu (po převedení zájemce do IS/STAG), musí o této skutečnosti institucionální koordinátor administrující (příp. fakultní koordinátor podepisující) neprodleně informovat Studijnímu oddělení a oddělení zahraničních vztahů, které studenta nejpozději do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec, z IS/STAG vymaže. (18) V případě, že student bude chtít provést změny v původním Learning Agreementu, musí tyto změny provést přes Portál. Změny ve výběru předmětů bude možné realizovat pouze do 1 měsíce od příjezdu. Po zadání požadovaných změn kontaktuje student fakultního koordinátora podepisujícího, který po souhlasu a kontrole změní Stav mobility (sekce: Příjezd u daného studenta) z režimu 450 na 465 – Student studuje a již se nesmí měnit předměty. (19) Student si z Portálu vytiskne Learning Agreement Changes, který předá institucionálnímu koordinátoru administrujícímu. Tento zajistí podpis fakultního koordinátora podepisujícího a zašle dokument na zahraniční vysílající instituci. (20) Po uplynutí 1 měsíce od příjezdu nastaví institucionální koordinátor administrující u všech studentů (pokud již tak nebylo učiněno) režim 465 – Student studuje a již se nesmí měnit předměty. (21) Jednotliví pedagogové zapíší výsledky studia, kterých student dosáhl, do Portálu. Výsledky zkoušek musí být zadány nejpozději do 31. ledna (za zimní semestr) a 30. června (za letní semestr). (22) Institucionální koordinátor administrující změní po ukončení mobility režim 465 na 470 – Student ukončil příjezd. (23) Institucionální koordinátor administrující vytiskne konečný Transcript of Records, který potvrzený od institucionálního koordinátora podepisujícího zašle na zahraniční vysílající instituci, příp. předá studentovi před jeho odjezdem a zároveň změní režim 470 na 490 – Příjezd úspěšně ukončen. (24) Institucionální koordinátor administrující informuje Studijní oddělení a oddělení zahraničních vztahů o přesném datu ukončení studijního pobytu zahraničního studenta. Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů k uvedenému datu a pod kódem 20 ukončí v IS/STAG krátkodobý studijní pobyt zahraničnímu studentu na UTB (tj. nejpozději do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec). (25) Na základě uvedené délky pobytu studenta v IS/STAG vystaví institucionální koordinátor administrující Confirmation of Study Period, které potvrzené od institucionálního koordinátora podepisujícího zašle na zahraniční vysílající instituci.
Článek 5 Přijíždějící studenti na pracovní stáž 14
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (5) Jestliže zahraniční vysílající instituce informuje institucionálního koordinátora administrujícího o jejich zájemci o krátkodobou pracovní stáž (dále jen „zájemce“) na UTB ve Zlíně tak institucionální koordinátor administrující informuje zájemce o aplikaci pro podávání přihlášky ke krátkodobému studijnímu pobytu na Portálu. (6) Po přihlášení do aplikace v Portálu (Stav mobility: 400 – Vznikl krátkodobý příjezd) si zájemce vyplní Student Application Form a informuje fakultního koordinátora podepisujícího o jeho přihlášce. (7) Fakultní koordinátor podepisující poté převezme příjezd studenta (záložka ECTS, „Spravovat tento příjezd“) a přiřadí zájemci v Portálu studijní plán (preferenčně vybírá program a obor akreditovaný v anglickém jazyce na UTB). Následně změní Stav mobility (sekce: Příjezd u daného studenta) z režimu 400 – Vznikl krátkodobý příjezd do režimu 401 – Jsou zadané údaje o příjezdu včetně předmětů. Student po změně režimu již není oprávněn ke změnám. (8) Nejpozději dva týdny před příjezdem předá institucionální koordinátor administrující příslušnému Studijní oddělení a oddělení zahraničních vztahů seznam akceptovaných zájemců. V případě zrušení příjezdu na UTB změní v Portálu mobility v režimu 400 na režim 491 – Zájemce nepřijede. (9) Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů převede zájemce mezi řádné studenty UTB (zápis) do IS/STAG. (10) Po příjezdu zahraničního studenta na UTB změní institucionální koordinátor administrující Stav mobility (sekce: Příjezd u daného studenta) z režimu 401 na 450 – Student studuje, příp. na 491 – Zájemce nepřijede. (11) Po příjezdu zahraničního studenta na UTB, nejpozději však do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec, provede Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů revizi data zápisu a upraví ho v IS/STAG podle skutečnosti na základě podkladů zaslaných institucionálním koordinátorem administrujícím. (12) Pokud dojde ke zrušení krátkodobé pracovní stáže (po převedení zájemce do IS/STAG), musí o této skutečnosti institucionální koordinátor administrující (příp. fakultní koordinátor podepisující) neprodleně informovat Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů, které studenta nejpozději do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec, z IS/STAG vymaže. (13) Po uplynutí 1 měsíce od příjezdu nastaví institucionální koordinátor administrující u všech studentů (pokud již tak nebylo učiněno) režim 450 na 470 – Student ukončil příjezd a následně na 490 – Příjezd úspěšně ukončen. (14) Institucionální koordinátor administrující informuje Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů o přesném datu ukončení studijního pobytu zahraničního studenta. Studijní oddělení nebo oddělení zahraničních vztahů k uvedenému datu a pod kódem 20 ukončí v IS/STAG krátkodobou pracovní stáž zahraničnímu studentu na UTB (tj. nejpozději do nejbližšího data sběru matriky, tj. 31. březen, 30. červen, 31. říjen, 31. prosinec).
15
