Obec Arneštovice 395 01 Pacov Starosta obce Arneštovice vydává:
Vnitřní normu (Směrnici) Směrnice je upravena následujícími předpisy v platném znění: - zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb. - vyhláškou č.410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zák. č.563/1991 Sb. - české účetní standardy pro účetní jednotky v platném znění č.701 - 704 - zákonem č.250/2000 Sb.o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů - zákonem č.128/2000 Sb. o obcích - zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce a vyhláškou, kterou se provádí poskytování cestovních náhrad pro aktuální rok - zákonem č.137/2006 Sb. o veřejných zakázkách - zákonem č. 420/2004 Sb., o přezkoumání hospodaření ÚSC - zákonem č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech a o změně souvisejících zákonů - vyhláškou 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě - obecně závaznými předpisy ( obchodní a občanský zákoník) - vyhláška č. 383/2009 Sb., technická vyhláška o účetních záznamech - vyhláška 449/2009 Sb., o způsobu,termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění rozpočtu Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci organizace, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů.
1. Systém zpracování účetnictví Účetní jednotka zpracovává podvojné účetnictví v programu TRIADA. Aktualizace je průběžná. Projekčně programová dokumentace dokládající formu vedení účetnictví, která odpovídá požadavkům zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, je uložena na obecním úřadě, obsahuje popis veškerých automaticky prováděných účetních záznamů.
Účtový rozvrh Účtový rozvrh je upraven podle vyhlášky č. 410/2009 Sb., . Účetní jednotka účtuje v podvojné účetní soustavě, vede syntetické účty podle příslušné účtové osnovy. V průběhu roku je možno účtový rozvrh doplňovat. Pokud nedochází k 1. lednu ke změně účtového
rozvrhu platného v předcházejícím roce, postupuje se podle tohoto rozvrhu i v následujícím roce.
Účetní knihy a výkazy Účetní jednotka vede saldokonto. Deníky podle druhů jednotlivých dokladů mají svojí číselnou řadu. -Hlavní kniha – zde jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky). Zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují tyto údaje : a) zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha b) obraty strany MD a Dal za kalendářní měsíc a od počátku roku c) zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka Hlavní kniha je zpracovávána měsíčně podle jednotlivých syntetických účtů. -Knihy analytické evidence – zde se podrobně rozvádí účetní zápisy hlavní knihy. Jsou to knihy evidence ( DNM, DHM, DDNM, DDHM, pozemky, cenné papíry a majetkové účasti, zásob, peněžních prostředků v hotovosti , cenin, pohledávek a závazků). -Deníky – zde jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska časového (chronologicky) a prokazuje se jimi zúčtování všech účetních případů v účetním období. Deníky jsou zpracovávány měsíčně podle jednotlivých číselných řad účetních dokladů. - Přehled rozpočtových opatření -Výkaz hodnocení plnění rozpočtu územních samosprávních celků – FIN 2-12 M -Rozvaha-čtvrtletně -Příloha–čtvrtletně -Výkaz zisků a ztrát - čtvrtletně Účetní jednotka je povinna vést účetnictví úplné, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem účetnictví je úplné, jestliže jsou zaúčtovány všechny účetní případy, týkající se účetního období dnem uskutečnění účetního případu je den, ve kterém dojde ke splnění dodávky, platbě závazku, vzniku pohledávky, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, vkladu pohledávky, poskytnutí či přijetí zálohy, převzetí dluhu, zjištění manka, schodku, přebytku či škody, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky a k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zvláštních předpisů nebo z vnitřních poměrů jednotky, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly. Při převodu vlastnictví i nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí, se za den uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Dojde-li k povolení vkladu, účetní zápisy k tomuto dni se nemění. Není-li vklad povolen, musejí se účetní zápisy zpětně opravit. účetnictví je uvedeno průkazným způsobem, jestliže účetní jednotka účetní případy a účetní zápisy o nich doložila nebo prokázala předepsaným způsobem a inventarizovala majetek, a závazky. Účetní doklad musí být označeny, účetní knihy a ostatní účetní písemnosti musí být uspořádány tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní a kterého účetního období se týkají.
2. Harmonogram účetních závěrek Sestavení účetní závěrky Řádná účetní závěrka se sestavuje vždy k rozvahovému dni, tj. k 31.12. příslušného účetního období. Postup prací při řádné účetní závěrce Provádění řádné inventarizace majetku a závazků, vyhodnocení výsledků inventarizace a zaúčtování inventarizačních rozdílů v souladu s ustanoveními vnitřní směrnice o inventarizace majetku a závazků, která stanovuje průběh inventarizace, termíny a odpovědné pracovníky za provádění inventarizace. Zaúčtování všech účetních případů týkajících se příslušného účetního období. Účetní uzávěrka, účetní závěrka Uzavírání účetních knih : - zjišťování obratů stran MD a D jednotlivých syntetických účtů · zjišťování konečné zůstatky aktivních a pasivních účtů · zjišťování konečných stavů účtů nákladů a výnosů Účetní závěrka bude sestavena v souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
3. Oběh ( účetních ) dokladů a způsob jejich podepisování Přezkušování , kontrola a schvalování účetních dokladů odpovědnými osobami se řídí zásadami pro vykonávání dispozičního oprávnění pro kontrolu a oběh účetních a jiných dokladů. 1) Řádné zpracování všech účetních dokladů , ihned po jejich obdržení - veškeré faktury, které jsou obci doručeny od dodavatelů prostřednictvím pošty nebo osobně, podléhají pravidlům o záznamu došlých písemností úředního rázu vydaných ve spisovém řádu. - došlé písemnosti předá odpovědný pracovník neprodleně a zásadně účetnímu obce, který zapíše faktury do Knihy došlých faktur a opatří je Průvodkou faktur a přepíše je na účet dodavatelů. Následně je předá jednotlivým odpovědným osobám k přezkoušení a potvrzení. 2) Každá osoba, která se podílí na zpracování účetních dokladů a jejich kontrole, uvede na zpracovaném nebo kontrolovaném dokladu (průvodce faktur) příslušnou doložku, kterou opatří svým podpisem a datem zpracování. Platební poukazy, faktury a příkazy k proplacení a zaúčtování potvrzují zmocněné osoby podle dispozičního oprávnění. Platební poukazy a příkazy podepsané jinými osobami než jsou uvedeny v dispozičním oprávnění nesmí být realizovány. 3) Všechny smlouvy a objednávky musí být označeny názvem obce a adresou obecního úřadu s uvedením čísla účtu u peněžního ústavu. 4) Účetní doklady se přezkoušejí po věcné a formální stránce zásadně před jejich proplacením a zaúčtováním. Odpovědným osobám se ukládá, aby zajistili řádné zdokladování veškerých plateb před udělením souhlasu s převodem peněžních prostředků. Faktury, které jsou placeny z rozpočtu obce musejí obsahovat předepsané náležitosti a musejí, pokud to není zřejmé přímo z faktury, obsahovat dostatečně podrobné přílohy,
5)
6) -
-
-
7)
8)
9)
z nichž je možno posoudit oprávněnost platby, podle nichž je možné provádět kontrolu vyúčtovaných částek a kontrolu, zda byla dodávky prací, služeb či zásob realizována skutečně v rozsahu odpovídajícímu provedení výpočtu odpovídajícího plnění. Zejména je třeba věnovat pozornost stálým platbám, jejichž výše je odvozována od konkrétních výkonů dodavatele (smluvního partnera). V takových případech se předpokládá striktní kontrola všech podstatných částek a namátková, avšak důsledná kontrola vyúčtování souborů drobných plnění. Zpracování dokladů se provádí tak, že odpovědné osoby přezkouší fakturu po stránce věcné správnosti, tj. správnosti údajů věcných i početních obsažených v dokladu, tato osoba uvede na účetní doklad, kromě údajů obsažených v průvodce faktury místo spotřeby v případě, že dodávka byla dána přímo do spotřeby. Účetní provádí kontrolu z hlediska formální správnosti, tj. oprávněnosti zaměstnanců, kteří nařídili a schválili účetní operace a úplnosti náležitostí předepsaných pro účetní doklad podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění. Při přezkušování faktur se odpovědná osoba zaměří zejména : u dodávky prací a služeb na správnost, množství, jakost a kvalitu provedení. U každé faktury, z které není patrné množství, druh apod., musí být přiložen rozpis prací, služeb, použitého materiálu apod. u dodávek materiálu na množství, jakost dodaného materiálu, fakturovanou částku za jednotku množství a úhrnnou částku faktury. Na doklad je třeba poznamenat, zda jde o materiál na skladě nebo přímou spotřebu. Při dodávce materiálu na sklad je třeba jej evidovat v operativní evidenci a na průvodce faktur uvést číslo položky evidence. u investičních dodávek zda je na faktuře uvedeno správné místo stavby, přiloženy rozpisy prací, protokoly o převzetí, případně další dokumentační materiál. Při dodávce dlouhodobého majetku se musí uvést inventární číslo a vyhotovit protokol o zařazení dlouhodobého majetku nebo drobného dlouhodobého majetku. Všechny odpovědné osoby jsou plně zodpovědné za hospodaření dle schváleného rozpočtu, sledují oprávněnost, účelnost, hospodárnost a rozpočtové krytí výdajů. Oběh dokladů se musí řídit tak, aby byly faktury a platební poukazy předány účetní nejpozději 3 dny před splatností tak, aby mohla být provedena úhrada do doby splatnosti. V případě penalizace za opožděnou úhradu faktur, hradí penále obec a po prošetření odpovědnosti za vzniklé penále, bude alikvotní část předána k náhradě osobě, která zásady o oběhu účetních dokladů nedodržela a vzniklé penále zapříčinila. Po provedení všech výše uvedených operací předají odpovědné osoby doklady účetní. Účetní předané doklady zkontroluje a provede úhradu prostřednictvím peněžního ústavu. Po úhradě doklady očísluje, předkontuje a zaúčtuje na příslušný syntetický účet s použitím rozpočtové skladby. Vnitřní účetní doklady a) příjmové – se vyhotovují zpravidla jako vydaná faktura, smlouva, předpis (hromadný) pohledávky, pravomocné rozhodnutí, případně jiným způsobem např. formou dopisu. Povinností výstavce tohoto dokladu je v opise předat ihned účetní k zaúčtování předpisu a sledování úhrady. Jedná se zejména o pohledávky z titulu rozpočtových příjmů, příjmy z prodej nepotřebného, vyřazeného materiálu, dlouhodobého majetku nebo drobného dlouhodobého majetku, refundace mezd apod. Soukromým osobám je třeba zaslat poštovní poukázku „A“ a na ní uvést zúčtovací data, číslo předpisu, číslo faktury, konstantní a variabilní symbol (dále jen KS a VS).
Organizacím je třeba sdělit číslo bankovního účtu obce, VS, KS, aby bylo jasné, o jakou platbu se jedná z důvodu správného zaúčtování. b) všeobecné – dokládající účetní případy typu provedených oprav účetních záznamů, pohybů na bankovních účtech (např. připsané úroky, daňové příjmy, bankovní poplatky, daň z termínovaných vkladů), předpisy mezd, apod. Uvedené písemnosti musí obsahovat všechny předepsané náležitosti dle zákona o účetnictví včetně podpisů. Úpravy účetních záznamů Opravy zápisů v dokladech a v pokladní knize lze provádět jen způsobem platným pro opravy zápisů v účetních písemnostech dle zákona o účetnictví č.563/1991 Sb.
4. Pokladna a provádění pokladních operací Tato směrnice upravuje provádění pokladních operací, pravidla hospodaření a disponování s penězi v hotovosti, ceninami a přísně zúčtovatelnými tiskopisy, jakož i jejich dokumentaci a evidenci. Obecné zásady jsou deklarovány zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších změn. Dále jsou zde určena pravidla pro poskytování záloh k vyúčtování podle jednotlivých druhů.
Pokladní operace 1. Základní povinnosti při provádění pokladních operací a) zabezpečit plynulý a rychlý oběh hotovosti zajištěním její vhodné hodnotové skladby, b) odvádět všechny hotovosti přesahující stanovenou výši limitu pokladního zůstatku na účet 104 21 261/0100 organizace u peněžního ústavu KB Pelhřimov. c) vést analytickou evidenci o pokladních operacích, d) zajišťovat bezpečnost hotovostí při manipulaci s nimi, jejich úschově a přesunech, e) inventarizovat pokladní hotovosti, f) kontrolovat provádění a dokumentaci pokladních operací. 2. Provádění a dokumentace pokladních operací K provádění pokladních operací je v obci zřízena pokladna OÚ. Pokladní operace provádí pracovník organizace na základě písemného pověření vydaného zastupitelstvem obce a je s ním uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti. Předání a převzetí trvalého i přechodného výkonu funkce pokladníka se může se provést jen na příkaz starosty obce a uskutečňuje se na základě mimořádné inventarizace pokladní hotovosti a záznamu v pokladní knize. Pokladník je povinen zejména: a) prověřit, zda pokladní doklady mají požadované náležitosti (bod 3.), zvláště jsou-li podepsány osobou oprávněnou vydávat dispozice k pokladním operacím, b) ověřit totožnost příjemce hotovosti, c) potvrdit svým podpisem na pokladním dokladu uskutečnění pokladní operace, d) vést pokladní knihu (bod 4.), průběžně v ní vykazovat zůstatek hotovosti a sesouhlasovat jeho výši se skutečným stavem hotovosti v pokladně, e) předávat veškerou uzavřenou dokumentaci pokladních operací ve lhůtě do posledního dne v měsíci účetnímu (u nás pokladník a účetní v jedné osobě) organizace, f) hlásit neprodleně starostovi obce pokladní schodky a přebytky.
3. Pokladní doklady Pokladní doklady na jejichž podkladě se provádí pokladní operace jsou originální doklady s těmito náležitostmi: a) název pokladního dokladu, b) číslo pokladního dokladu, c) název obce, d) datum vyhotovení pokladního pokladu, e) jméno a adresu plátce nebo příjemce, f) částku platby číslicemi a slovy, g) účel platby, h) podpisy oprávněných pracovníků, i) podpis pokladníka, f) počet příloh. Pokladní doklady se musí číslovat podle pořadí zápisů v pokladní knize průběžně - v jedné číselné řadě za sebou -výdajové i příjmové Pokladní doklady musí být před příjmem nebo výplatou hotovosti podepsány pracovníky oprávněnými schvalovat věcnou správnost pokladní operace, jejich jména musí být předem písemně oznámena pokladníkovi a účetnímu obce. K výdajovým pokladním dokladům se v příloze připojuje prvotní doklad o zaplacení částky v hotovosti (paragon), který je originální a původní a je na něm přesně a konkrétně uvedeno množství a druh nakoupených věcí nebo služeb. Na stvrzenkách není podpis oprávněných pracovníků třeba, jde-li o příjem hotovostí, které je pokladník oprávněn přijímat v rámci výkonu své funkce. Výdajový pokladní doklad musí být vystaven na jméno příjemce, který potvrdí převzetí hotovosti na něm svým podpisem. Při výplatě hotovosti příjemci, který není pokladníkovi osobně znám, poznamená pokladník do výdajového pokladního dokladu základní údaje z příjemcova občanského průkazu nebo jej nahrazujícího průkazu totožnosti. Při příjmu hotovosti musí být plátci vždy vydána podepsaná stvrzenka, obsahující všechny výše uvedené náležitosti. Stvrzenka je buď kopií příjmového pokladního dokladu nebo je ve zvláštním bloku. S bloky příjmových pokladních dokladů a stvrzenek je nutno nakládat jako s tiskopisy přísně zúčtovatelnými. Evidenci příjmových pokladních dokladů a stvrzenek vede v evidenční knize pracovník pověřený starostou obce, který je vydá na potvrzení pokladníkovi. Příjmové pokladní doklady a stvrzenky musí být před vydáním očíslovány. Tiskopisy pokladních dokladů, které nelze k provedení a k dokumentaci pokladních operací použít (např. poškozené, chybně vyplněné), je nutno znehodnotit úhlopříčným přeškrtnutím a uložit společně s příslušnými pokladními doklady. 4. Pokladní kniha Pokladní kniha, do níž se zapisují pokladní operace, je samostatná účetní kniha analytické evidence, musí být vázaná a je nezbytné v ní před prvním zápisem vyznačit: a) označení pokladní kniha, b) název organizace, c) období, kterého se pokladní kniha týká, d) výše pokladního limitu dle rozhodnutí zastupitelstva obce. e) pořadové očíslování stránek počínajíc číslem 1 a počet očíslovaných stránek uvedených v poznámce na začátku pokladní knihy; používá-li se pokladní kniha s perforovanými listy, očíslují se pořadově pevné listy a příslušné perforované listy shodně s nimi,
f) na každé stránce pokladní knihy předtisk umožňující provádět zápisy v předepsaném členění. Každý zápis o pokladní operaci v pokladní knize musí obsahovat: a) datum uskutečnění pokladní operace, b) číslo pokladního dokladu, c) stručný popis pokladní operace, d) částku přijaté či vydané hotovosti. Zůstatek v pokladní knize vykazuje pokladník ke každému dni, v němž se uskutečnila alespoň jedna pokladní operace. 5. Opravy zápisů Opravy zápisů v pokladních dokladech a v pokladní knize lze provádět jen způsobem platným pro opravy zápisů v účetních písemnostech dle zákona o účetnictví. Trvanlivost a průkaznost zápisu musí být nedotčena jeho opravou, po ní musí být zřejmý původní zápis. Opravování stvrzenek není dovoleno. 6. Příjem, použití a odvádění hotovosti S přihlédnutím k hospodářské potřebě hotovosti a k bezpečnosti jejich úschovy se stanoví pokladní limity zastupitelstvo obce svým rozhodnutím, o němž zároveň učiní záznam v pokladní knize. Nad stanovený limit pokladního zůstatku může být hotovost v pokladně ponechána pouze v případě, byla-li přijata v době, kdy již nemohla být odvedena na účet u peněžního ústavu. Výplaty hromadné povahy se dokládají výplatní listinou nebo jiným průkazným dokumentem (např. výplatní sáček), nebo je přiložen ústřižek poštovní poukázky při zasílání mzdy poštou. Výdajový pokladní doklad z titulu vyplacených mezd se vystavuje na částku, která plně odpovídá skutečně vyplaceným mzdám. Nevybrané částky mezd v den výplaty nebo nejpozději v následující pracovní den musí být zaslány na adresu trvalého bydliště zaměstnance s udáním "do vlastních rukou". Mohou být též na základě písemné žádosti zaměstnance deponovány. O deponovaných částkách je potřeba vést operativní evidenci. Stejným způsobem se postupuje při výplatě náhrad cestovních výdajů. 7. Pokladní hodiny -
dle potřeby
Bezpečnost při manipulaci s hotovostí a její úschově a přesunech Za bezpečnost při manipulaci s hotovostí, její úschově a přesunech jak uvnitř organizace tak mimo ni je odpovědný starosta obce. Který svým rozhodnutím musí podle výše hodnoty hotovosti zajistit adekvátní doprovod, dopravní prostředek nebo využití služby bezpečnostní agentury. Hotovost musí být uschovávána v bezpečných pokladních skříních nebo jiných náhradních bezpečných zařízeních (např. v přenosných příručních pokladnách), které musí být vždy uzamčeny.
Ceniny Stav a pohyb cenin (poštovní známky) se účtuje a eviduje. Se zaměstnanci odpovědnými za ceniny uzavírá starosta písemnou dohodu o hmotné odpovědnosti.
Poskytování záloh k vyúčtování Poskytování záloh vlastním zaměstnancům v odůvodněných případech na drobné a neodkladné výdaje vynakládané v zájmu organizace schvaluje starosta. Požádá-li zaměstnanec o poskytnutí zálohy na cestovní náhrady postupuje se v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., o cestovních náhradách, v platném znění.
Inventarizace Inventarizace je kontrolním prvkem účetnictví. Inventura peněžní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů se provádí fyzicky. Dokladovou inventurou lze ověřit jen evidenci o poskytnutých zálohách k vyúčtování a evidenci deponovaných mezd. Podle zákona o účetnictví musí být inventarizace pokladní hotovosti provedena vždy k 31. 12. kalendářního roku. Mimo to může starosta obce stanovit mimořádné inventury pokladní hotovosti. Odpovědnost za provedení inventury musí mít osoba, která není odpovědna za svěřené hodnoty. Provedená inventarizace se prokazuje inventurním soupisem (dle zák. č. 563/1991 Sb.). Zápis o provedené inventuře lze uvést přímo v pokladní knize doplněným podpisy inventurní komise. Podmínkou správnosti a průkaznosti provedené inventury je vyčíslení jednotlivých kusů bankovek, mincí podle jejich nominálních hodnot a jejich celkové hodnoty (výčetka) a případných inventurních rozdílů. Vzniklé inventarizační rozdíly se řeší s ohledem na uzavřené dohody o hmotné odpovědnosti. Inventarizační rozdíly musí být zaúčtovány do inventurou ověřovaného období. Přebytek je považován za mimořádný výnos. Schodek se účtuje jako úbytek hotovosti a cenin se souvztažným zápisem na účet pohledávek vůči hmotně odpovědným osobám, nesmí být přímo zahrnuto do nákladů. Do nákladů může být pohledávka přeúčtována až na základě písemného rozhodnutí zastupitelstva obce.
5. Evidence a účtování majetku Na základě vyhlášky č.410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zák. č.563/1991 Sb., bude majetek účtován a evidován následně: Dlouhodobý nehmotný majetek (úč.třída 01) Jedná se zejména o nehmotné výsledky výzkumu a vývoje – licence, studie, software apod., jejichž doba použitelnosti delší než jeden rok. Tento majetek bude veden na majetkových účtech organizace pro: 1.
a) Dlouhodobý nehmotný majetek (dále jen DNM) ve výpůjčce
- jeho hodnota se v každém jednotlivém případě pohybuje nad 60.000,- Kč. Finančně bude tento majetek proplácen v rámci příslušného § rozpočtové skladby a evidován na majetkových účtech: 013 - Software b) Drobný dlouhodobý nehmotný majetek (dále jen DDNM) - jeho hodnota se v každém jednotlivém případě pohybuje v rozmezí od 6 000,- Kč do 60 000,- Kč včetně. Finančně bude tento majetek proplácen v rámci příslušného § rozpočtové skladby z položky 5172 a evidován na majetkovém účtu: 018 – Drobný dlouhodobý nehmotný majetek Drobný dlouhodobý nehmotný majetek do 6 000,- Kč bude dáván přímo do spotřeby. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek do 6 000,- Kč s dobou použitelnosti delší než 1 rok bude veden na podrozvahovém účtu. c) Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek - např. projekty, které se nerealizovaly 019 – Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek 2. Dlouhodobý hmotný majetek (úč.třída 002 a 03) Tento majetek bude veden na majetkových účtech pro: a) Dlouhodobý hmotný majetek (dále jen DHM) - jsou to pozemky, stavby včetně budov, byty a nebytové prostory vymezené jako jednotky zákonem č. 72/1994 Sb., umělecká díla, sbírky a předměty kulturní hodnoty bez ohledu na jejich pořizovací cenu. Dále samostatné movité věci, popřípadě soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením, jejichž cena je vyšší než 40.000,- Kč a mají dobu použitelnosti delší než jeden rok. Finančně bude tento majetek proplácen v rámci příslušného § rozpočtové skladby ze seskup. položek 612X, 614X, položky 6130 a evidován na majetkových účtech: 021 – Budovy, haly a stavby 022 – Samostatné movité věci a soubory movitých věcí 031 – Pozemky 032 – Umělecká díla a předměty b) Drobný dlouhodobý hmotný majetek (dále jen DDHM) - jsou to samostatné movité věci s výjimkou zásob popř. soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením jejichž pořizovací hodnota se v každém jednotlivém případě pohybuje od 3.000,- do 40.000,- včetně a jejich provozně-technická funkce je delší než jeden rok. Finančně bude tento majetek proplácen v rámci příslušného § rozpočtové skladby z položky 5137 a evidován na majetkovém účtu: 028 - Drobný dlouhodobý hmotný majetek Drobný dlouhodobý majetek do 3 000,- Kč bude dáván přímo do spotřeby. Drobný dlouhodobý majetek od 500,- Kč do 3 000,- Kč s dobou použitelnosti delší než 1 rok bude veden na podrozvahovém účtu. Společná ustanovení pro majetek uvedený pod body 1. a 2. Majetek zaevidovaný na majetkové účty v rámci smlouvy o výpůjčce uzavřené mezi zřizovatelem a organizací k 1. 1. 2003 se vede na těchto účtech až do vyřazení.
Evidence dlouhodobého majetku Analytická evidence podle jednotlivých složek nehmotného a hmotného majetku slouží k jeho identifikaci a musí obsahovat zejména název (popř. popis) majetku, inventární číslo nebo pořadové číslo dlouhodobého majetku vedeného v inventární knize či výpočetní technikou, údaj o umístění majetku, datum pořízení a uvedení do užívání, datum zaúčtování na účet účtové skupiny 01, 02 nebo 03. 3. Dlouhodobý finanční majetek (úč.třída 06) Majetkové účasti, podíly, obligace. Tento majetek je veden na majetkových účtech obce pro: 063 – Ostatní dlouhodobé cenné papíry a vklady 067 – Ostatní dlouhodobé půjčky 069 – Ostatní dlouhodobý finanční majetek
6. Evidence a účtování zásob Jedná se zejména o materiál, který je určen k jednorázové spotřebě - suroviny, pomocné a provozovací látky, náhradní díly, nedokončená výroba, polotovary, výrobky, zvířata a zboží. Finančně budou zásoby pořizovány v rámci příslušného § rozpočtové skladby z položek v tomto členění: 1. Účtování, evidence a oceňování zásob - dle ČÚS 707 – způsob B a) nákupy materiálu určeného k okamžité spotřebě, které se realizují v hotovosti přes pokladnu obce budou účtovány přímo do spotřeby ( účet 501 – Materiálové náklady) b) nákupy zásob formou dodavatelských faktur budou vedeny způsobem B – účtuje se na účtu 501 – Materiálové náklady. Jde např. o stavební a údržbářský materiál apod. Spotřeba zásob vykázaná v účetní závěrce musí odpovídat skutečné spotřebě. Nespotřebované zásoby se v rámci uzavírání účetních knih na základě inventurních soupisů zaúčtují na vrub účtu 112 – Materiál na skladě se souvztažným zápisem ve prospěch účtu 501. Zároveň se počáteční stavy materiálu vedeného způsobem B převedou v prospěch účtu 112 na vrub účtu 501.
7. PODROZVAHA Podrozvahové účty V knihách podrozvahových účtů se účtuje o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, avšak nejsou splněny všechny podmínky pro provedení účetního zápisu v hlavní knize, a to jak v průběhu účetního období, tak ke konci rozvahového dne. V knihách podrozvahových účtů se na podrozvahových účtech v účtových skupinách 90 až 99 účtuje o významných skutečnostech, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jejích ekonomických zdrojů, které lze využít, nebo jejichž zachycení a zobrazení v účetní závěrce podává jejímu uživateli informaci využitelnou pro jeho rozhodování nebo úsudek.
Majetek účetní jednotky (účet 901) Jiný drobný dlouhodobý nehmotný majetek- obsahuje majetek, který nesplňuje podmínku dolní hranice pro vykazování v položce Drobný dlouhodobý nehmotný majetek, jehož cena je od 2 000,- Kč do 6 000,- Kč. (účet 902) Jiný drobný dlouhodobý hmotný majetek- obsahuje majetek, který nesplňuje podmínku dolní hranice pro vykazování v položce - Drobný dlouhodobý hmotný majetek, jehož cena je od 500,- Kč do 3 000,- Kč. (účet 903) Ostatní majetek- obsahuje majetek, který má účetní jednotka ve vlastnictví nebo jí přísluší hospodaření k tomuto majetku, který je předmětem účetnictví, ale není vykazován v rozvaze a není uveden na jiných podrozvahových účtech. Odepsané pohledávky a závazky (účet 911) Odepsané pohledávky -obsahuje práva na peněžité plnění v případě, že již zanikl nárok účetní jednotky na vymáhání plnění, ale je zde předpoklad, že dlužník svoji povinnost zcela, nebo z části splní, nebo je zde předpoklad, že bude plněno jinou osobou. Dále obsahuje pohledávky, které účetní jednotka již nevykazuje v rozvaze, ale z jiných právních předpisů nebo z potřeb účetní jednotky vyplývá potřeba jejich sledování, (účet 912) Odepsané závazky - obsahuje povinnosti k peněžitému plnění v případě, že již zanikl nárok věřitele na vymáhání plnění, ale je zde předpoklad, že účetní jednotka svoji povinnost zcela, nebo z části splní. Dále obsahuje závazky, které účetní jednotka již nevykazuje v rozvaze, ale z jiných právních předpisů nebo z potřeb účetní jednotky vyplývá potřeba jejich sledování. Dlouhodobé podmíněné pohledávky z jiných smluv – pohledávka vůči Svazku obcí Hořepnický region. (účet 934) Dlouhodobé podmíněné závazky z poskytnutých zajištění (účet 982) Dlouhodobé podmíněné závazky z poskytnutých zajištění, Zástava majetku obsahuje výši možných plnění potencionálních závazků jiné osoby nebo státu, ke kterým může dojít v následujících účetních obdobích a ke kterým se účetní jednotka zavázala z titulu poskytnutí zástavy nebo jiného zajištění.
8. Inventarizace majetku a závazků Povinnost inventarizovat majetek a závazky vyplývá ustanovení § 6 ze zákona o účetnictví, pravidla stanoví § 29 a § 30. Pokyn k provedení inventarizace vydává starosta, který jmenuje inventarizační komise k provedení fyzické a dokladové inventarizace, stanoví dobu zahájení, časový plán průběhu a lhůtu ukončení inventarizace. Předmětem - fyzické inventury je veškerý hmotný majetek popř. nehmotný majetek ( dlouhodobý majetek, zásoby, peněžní prostředky v hotovosti a ceniny, majetek v podrozvahové evidenci ) , - dokladové inventury jsou závazky, pohledávky, popřípadě ostatní složky majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru ( např. finanční investice, peněžní prostředky na účtech, nedokončené hmotné a nehmotné investice včetně poskytnutých záloh, poskytnuté a přijaté zálohy, podrozvahové účty ).
Zjištěné stavy se zaznamenávají v inventurních soupisech, jejich obsah je vymezen zákonem o účetnictví. Součástí inventurních soupisů jsou rozpisy jednotlivých složek majetku a závazků, např. u finančních investic jejich druh, počet a hodnota, u pohledávek jednotlivý dlužníci, u závazků jednotliví věřitelé, u nedokončených investic jednotlivé faktury a ostatní doklady dokumentující vykázanou hodnotu. Zjištěné inventarizační rozdíly ( manka – schodky, přebytky ) se vyúčtují dle zákona o účetnictví, tzv. do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Souhrnné výsledky inventarizace musí být projednány na zasedání zastupitelstva obce následujícím po termínu ukončení inventarizace.
9. Normy OOPP OOPP budou na daný úkon práce – propůjčovány OÚ.
10. Úschova účetních písemností Řídí se příslušnými ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v plném znění. Před uložením do archivu musí být účetní písemnosti uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. Účetní doklady běžného roku, hlavní kniha a účetní výkazy se ukládají do příručního archivu. Po uplynutí stanovených lhůt v souladu s § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví v plném znění se tyto doklady na základě povolení Státního okresního archivu Pelhřimov skartují nebo předají do Státního okresního archivu Pelhřimov na základě seznamů k další úschově. Skartace se dělá dle znaků Skartačního a spisového řádu.
11. Cestovní náhrady Poskytování cestovních náhrad se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, (dále jen "zákon"), vyhláškou kterou se provádí poskytování cestovních náhrad pro aktuální rok a touto směrnicí. Nárok na vyúčtování pracovní cesty mají i všichni členové zastupitelstva obce. Doklady jsou předkládány k vyúčtování v souladu se zákonem o cestovních náhradách. Po jejich přezkoušení a úpravě osobou jsou vypláceny z pokladny obce. 1. Náhrada výdajů za ubytování Obec hradí prokázané výdaje za ubytování. Starosta obce má právo určit typ ubytovacího zařízení, ve kterém bude vyslaný účastník pracovní cesty ubytován.
2. Náhrada prokázaných jízdních výdajů Vyslaní účastníci využívají veřejnou hromadnou dopravu, se souhlasem starosty obce jiný způsob než výše uvedený. V případě použití vlastního motorového vozidla k pracovní ceně je podmínkou – předchozí souhlas starosty obce, kopie velkého technického průkazu vozidla. Účastníku služební cesty přísluší náhrada prokázaných jízdních výdajů – ve výši určené zákonem. 3. Stravné Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné. Výše stravného je určena zákonem. Zabezpečí-li obec zaměstnanci na pracovní cestě plně bezplatné stravování, stravné neposkytuje. 4. Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů se hradí v plné výši. Vedlejší náklady však musí souviset bezprostředně s plněním úkolů, vyplývajících z pracovní cesty. Pracovní cesty povoluje starosta obce, popřípadě místostarosta, který zároveň určí: - místo nástupu pracovní cesty - místo výkonu práce - dobu trvání - způsob dopravy - ukončení pracovní cesty. Zprávu o výsledcích pracovní cesty podává zaměstnanec ihned po návratu tomu, kdo jej na pracovní cestu vyslal. V písemné formě podává zaměstnanec zprávu tehdy, je-li o to požádán.
Závěrečná ustanovení Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1.4.2011 a zároveň tím končí účinnost směrnice: směrnice č. 1/2005 – systém zpracování účetnictví směrnice č. 2/2005 – úschova účetních záznamů směrnice č. 3/2005- harmonogram účetní uzávěrky směrnice č. 4/2005 – pokladní služba směrnice č. 5/2005 – pro provedení inventarizace směrnice č. 9/2005 – vedení evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku
V Arneštovicích 31.3.2011 Stanislav Suk, starosta obce vyvěšeno dne:………………………… sejmuto dne: …………………………..
