VME RESIDENTIE LA LYS GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 16 JUNI 2010 NA TWEEDE OPROEPING
Opname van de aanwezigheden en inzameling en nazicht van de volmachten Er zijn 163 mede-eigenaars van de 300 aanwezig of vertegenwoordigd, en samen vertegenwoordigen zij 5889 kwotiteiten van de 9823. Gezien deze algemene vergadering bijeenkomt ingevolge een tweede oproeping, na onvoldoende aanwezigheid op de algemene vergadering gehouden op 26/05/2010, geldt er geen aanwezigheidsquorum, en kan zij in ieder geval rechtsgeldig beraadslagen en besluiten over alle punten van de dagorde. Welkomstwoord door Voorzitter Slock Traditiegetrouw opent de voorzitter van de beheerraad de algemene vergadering. In een bondige mededeling geeft hij enige uitleg omtrent de malaise die momenteel heerst in de beheerraad, waarna hij het woord geeft aan de syndicus. De syndicus vat de behandeling van de punten aan, zoals vermeld in de dagorde die gevoegd werd bij de uitnodiging. 1. Jaarverslag en Financieel verslag 2009 Vooreerst geeft de syndicus het woord aan de vertegenwoordigers van de firma OTIS, die staande de algemene vergadering de nodige uitleg geven over de voorbije twee fases van de liftenrenovatie, en verder ook toelichting geven over de nakende derde fase. Belangrijk om te onthouden is in ieder geval de noodzaak tot vernieuwing van de deursloten, teneinde de oorzaak van de meeste van de huidige mankementen weg te nemen. Vervolgens geeft de syndicus de nodige informatie aangaande de uitgevoerde werkzaamheden in 2009, en geeft hij toelichting bij de belangrijkste aandachtspunten van het boekjaar 2009. De syndicus en de beheerraad hebben in 2009 rond een paar punten gewerkt:
‐ ‐ ‐ ‐ ‐
administratieve verbeteringen brandveiligheid energiebesparende initiatieven renovatie liften vervanging defecte installaties
ADMINISTRATIEVE VERBETERINGEN ‐ ‐ ‐
garage-peintures: aanpassing van de database aan de benaming zoals voorzien in de basisakte aanvulling van de coördinaten van de eigenaars en de huurders overgang naar SEPA-overschrijvingsformulieren
BRANDVELIGHEID ‐
installatie brandmeldingscentrale: probleem: oude brandmeldingscentrale is verdwenen/nooit geïnstalleerd, uit test van de installatie bleek deze onherroepelijk defect te zijn + niet in orde met huidige normering - de centrale brandmeldingscentrale werd geplaatst in het kantoor van de conciërge - verbonden met gasdetectie in stookplaats - verbonden met drukknoppen en sirenes op alle verdiepingen kostprijs : € 37.344,58
‐
installatie noodverlichtingen: probleem: installaties defect – geen autonomie van één uur + tal van armaturen ontbreken – niet in orde met huidige normering - vervanging versleten noodverlichting + aanvulling tekorten op de bordessen en overlopen - plaatsing ontbrekende noodverlichting in keldergangen en doorritten parkeergarage kostprijs: € 5300 + 7068,66 = € 12368,66
‐
bijplaatsen blustoestellen in de garages ‐ teneinde te beantwoorden aan de wettelijke verplichtingen werden deze bijgeplaatst kostprijs: € 1769,76 (geboekt in 2010)
‐
wettelijk verplichte 5‐jaarlijkse keuring elektrisch net gemene delen
probleem: was blijkbaar nog nooit uitgevoerd keuring leidde tot een lijst van opmerkingen waardoor tal van herstellingen bv vernieuwing zekeringenkasten van de stookplaats en de werkplaats conciërge + vervanging overhitte leiding tussen werkplaats conciërge en stookplaats kostprijs : € 1763,72
‐
aanvraag inspectie brandweer - goedkeuring van de installaties - nog aanvullende investeringen nodig: - defecte brandkoepels in beide trappenhallen - nazicht en herstelling brandtrappen - nazicht en herstelling van alle draaideuren op de balkons - medewerking van de mede-eigenaars gevraagd: vrije doorgang van minstens 60 cm
2
ENERGIE BESPARING cf ENERGIEAUDIT 2008 ‐
aanpassing verlichting inkomhallen kostprijs: € 968,27 + 976,14 + 107,10 = € 2051,51
‐
plaatsing ledverlichting in de trappenhallen kostprijs: € 272,90 + 2680,78 + 1839,09 = € 4792,77
‐
aanbesteding levering GAS en ELEKTRICITEIT nog nooit eerder uitgevoerd; contract afgesloten met LUMINUS met ingang vanaf dec 2009: prijs ELECTRABEL = €c 2,84/Kwh <-> LUMINUS €c 2,73/Kwh = €c 0,11/Kwh x jaarverbruik 5.430.867 = € 5973,96 op jaarbasis vanaf 2010
‐
nieuwe motoren + sturing liften zorgt voor +- 30 % op de elektriciteitsrekening
RENOVATIE LIFTEN FASE 1 :
2 x 1000kg goederenliften : totaalprijs project = € 105.411,70
stand van zaken op heden: liften in dienst – eindkeuring en controle keuring nog niet uitgevoerd – oplevering nog niet uitgevoerd – 10 % op de aannemingssom ingehouden - reeds betaald: € 97.356,13 - saldo te financieren met extra voorschotsopvraging van 17/02/2009 FASE 2 :
2 x 630kg personenliften EVEN KANT: totaalprijs project = € 148.177,40
stand van zaken op heden: werken in volle uitvoering: indienstname voorzien rond 01/06/2010 gefinancierd met volgende opvragingen: RF LIFTEN 01/11/2009 RF LIFTEN 01/01/2010 RF LIFTEN 01/04/2010
€ 47.245 € 47.245 € 47.245 _____________ € 141.735
saldo met opvragingen RF 2010 FASE 3 :
2 x 630kg personenliften ONEVEN KANT: totaalprijs project = € 148.177,40
stand van zaken op heden: werken reeds goedgekeurd door de algemene vergadering - uitvoering voorzien voor najaar 2010 (na oplevering fases 1 en 2) te financieren met een enkele opvraging op 01/07/2010 t.b.v. € 156.000. VERVANGING DEFECTE INSTALLATIES ‐
vervanging hoofdwaterleiding probleem: was in zeer slechte staat: dringende vervanging noodzakelijk teneinde watervoorziening gebouw te verzekeren
kostprijs: € 17.350,84 ‐
nieuwe onthardingsinstallatie probleem: oude was volledig doorroest en kon niet meer gelast worden (geprobeerd door twee verschillende firma’s) + ingevolge nieuwe normering dient onthardingsinstallatie zich in een afzonderlijke ruimte te bevinden + zoutopslag dient ook voorzien te worden in afzonderlijk lokaal + boekel in stookplaats is ondertussen geoptimaliseerd + oude installatie afgebroken en weggevoerd
3
verzacht water is absoluut noodzakelijk voor behoud huidige stookplaats en gemeen waterdistributienet (verhinderen van kalkafzetting in de installatie) + zeer belangrijk voor de levensduur van huishoudelijke toestellen kostprijs: plaatsing nieuwe waterleiding heen/terug nieuw waterlokaal: € 16.957,73 installatie waterverzachtingsinstallatie Aquacare (betaald 2010) (€ 10.084,73) ____________ € 27.042,46 waarvan te verrekenen in 2010 € 16.957,73
‐
vervanging 12 vlinderkleppen CV-leiding in stookplaats konden sedert jaar en dag niet meer gesloten worden, waardoor installatie niet meer onderhouden en beheerd kon worden
INVESTERINGEN TLV van BOEKJAAR 2009 brandmeldingscentrale
37344,58
noodverlichtingen
12368,66
blustoestellen
1769,76
aanpassingen elektriciteitsnet
1763,72
verlichting inkomhallen
2051,51
plaatsing ledverlichting vervanging hoofdwaterleiding vervanging vlinderkleppen Cvinstallatie nieuwe onthardingsinstallatie
4792,77 17350,84 6589,09 16.957,73 100988,66
of gemiddeld € 325,00 / privatief (louter indicatief)
De financiële weerslag van deze zaken blijkt uit het financieel verslag zoals dit opgemaakt werd door de syndicus, en naar alle mede-eigenaars opgestuurd werd samen met de uitnodiging. De ganse boekhouding werd extern geaudit door een door de beheerraad gekozen accountant, die er zijn goedkeuring aan gegeven heeft. Kopie van het auditverslag werd bij het binnenkomen aan elke mede-eigenaar ter beschikking gesteld. De mede-eigenaars hebben bovendien voorafgaand aan de algemene vergadering een ontwerp ontvangen van hun individuele afrekening, en deze met de syndicus kunnen bespreken op een speciaal daartoe gehouden zitdag. De syndicus verzoekt de algemene vergadering derhalve om het financieel verslag goed te keuren, zodat hij de definitieve individuele eindafrekening aan elke mede-eigenaar kan overmaken. Hij verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van het financieel verslag inhoudt, een NEEN-stem betekent dat men het financieel verslag afkeurt, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 1 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen. 2. Décharge syndicus en beheerraad Gelet op het bovenstaande vraagt de syndicus namens zichzelf en de beheerraad kwijting voor het beheer in het voorbije boekjaar. Een JA-stem houdt in dat er kwijting verleend wordt; een NEENstem betekent dat er geen kwijting verleend wordt; met kan zich ook onthouden. De vergadering gaat vervolgens tot stemming over en gebruikt daartoe stembriefje nr. 2.
4
3. Investeringen 2010 a. Renovatie 2 resterende personenliften Gezien deze werken reeds goedgekeurd werden door de algemene vergadering van 2009, deelt de syndicus mee dat deze werken in het najaar uitgevoerd zullen worden door de firma OTIS. De kostprijs voor deze derde fase bedraagt € 139.790 excl. BTW. b. Renovatie deursloten van alle liften Gelet op de staat van slijtage van deze sloten, en op advies van OTIS, stelt de syndicus voor deze sloten te laten vervangen. Offerte werd gevraagd en bekomen voor de prijs van € 6033,15 excl. BTW / lift. De syndicus verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van deze werken inhoudt, een NEEN-stem betekent dat men deze werken afkeurt, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 3 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen. c. Renovatie balkon(randen) (voorstel syndicus: zuiderzijgevel en delen voor- en achtergevel – uitgebreide offerte) De syndicus heeft aan de hand van het vademecum een historiek opgemaakt van alle algemene vergaderingen waarin de problematiek van de balkonrenovatie reeds aan bod gekomen is. Uit deze historiek, en uit de verslagen van de diverse deskundigen die zich reeds in het verleden herhaaldelijk uitgesproken hebben over de noodzaak tot renovatie , besluit de syndicus dat er thans daadwerkelijk werk moet gemaakt worden van het renovatieproject, en dat verder uitstel onaanvaardbaar is. In het verleden is reeds gebleken dat een eerste fase erin zou moeten bestaan dat de balkonranden gerenoveerd zouden worden, en dit zowel aan de zijgevel (genoemd fase1) als aan de voorgevel (genoemd fase 2), wegens de erge staat van betonrot die zich daar reeds voordoet. Uit een eerste offerte blijkt dat hiervoor een budget moet voorzien worden van € 700.000. De vergadering gaat vervolgens tot stemming over in twee fases: eerst wordt gestemd over de financiering van dit project, aan de hand van opvragingen in een specifiek reservefonds voor: -
fase 1: € 300.000, opeisbaar als volgt: € 75.000 op 01/10/2010, € 75.000 op 01/01/2011; € 75.000 op 01/04/2011 en € 75.000 op 01/07/2011; fase 2: € 400.000, opeisbaar als volgt: € 100.000 op 01/10/2010, € 100.000 op 01/01/2011, € 100.000 op 01/04/2011 en € 100.000 op 01/07/2011.
De syndicus verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van de opvragingen inhoudt, een NEENstem betekent dat men deze opvragingen afkeurt, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 4 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen. In een tweede ronde verzoekt de syndicus de algemene vergadering om toelating om deze werken daadwerkelijk te laten uitvoeren, uiteraard nadat de nodige aanbestedingsprocedure gevolgd werd, en op voorwaarde dat de werken opgevolgd worden door een toezichthoudend architect. De syndicus verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van de WERKEN inhoudt, een NEEN-stem betekent dat men de uitvoering van deze werken afkeurt, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 5 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen.
5
d. Renovatie buitenschrijnwerk balkons i.f.v. brandpreventie Op verzoek van de syndicus heeft de brandweer een inspectie uitgevoerd. Uit deze inspectie is gebleken dat er op de balkons ten allen tijde een minimum vrije doorgang van 60 cm moet verzekerd worden, en dat de balkondeuren ten allen tijde op een vlotte manier open moeten gedraaid kunnen worden. Teneinde de gebreken aan de huidige balkondeuren te verhelpen, verzoekt de syndicus om een budget van € 10.000, met machtiging aan de beheerraad om deze werken aan een aannemer te gunnen voor daadwerkelijke uitvoering. De syndicus verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van de werken inhoudt, een NEEN-stem betekent dat men de uitvoering van deze WERKEN afkeurt, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 6 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen. e. Aanvullende werken brandpreventie Ingevolge de reeds eerder vermelde brandinspectie is ook gebleken dat een aantal installaties niet voldoen. Zo dienen de brandkoepels voorzien te worden van een nieuwe aandrijving en sturing, dienen de toegangsdeuren tot het dak beter uitgerust te worden, dient de signalisatie nagezien te worden, dienen er evacuatieplannen opgemaakt te worden, enz… enz… Hiervoor vraagt de syndicus een budget van € 6000, andermaal met machtiging aan de beheerraad om deze werken aan een aannemer te gunnen voor daadwerkelijke uitvoering. De syndicus verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van de werken inhoudt, een NEEN-stem betekent dat men de uitvoering van deze WERKEN afkeurt, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 7 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen. f.
Renovatie verlichting traphall en overloop – aanpassing– stand van zaken + aanvullende werken
De syndicus heeft in het voorbije jaar een proefopstelling geïnstalleerd om de continue verlichting van de overlopen en de bordessen te vervangen door verlichting met detectoren. Dit teneinde het energieverbruik onder controle te krijgen. Voor de uitvoering van dit project vraagt de syndicus een budget van € 6000, andermaal met machtiging aan de beheerraad om deze werken aan een aannemer te gunnen voor daadwerkelijke uitvoering. De syndicus verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van de werken inhoudt, een NEEN-stem betekent dat men de uitvoering van deze WERKEN afkeurt, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 8 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen.
6
g. Installatie privatieve gasmeters Ingevolge de beslissingen van de voorbije algemene vergadering heeft de syndicus een offerte gevaagd voor de installatie van de privatieve gasmeters. Gezien de prijs voor deze installatie oploopt tot € 125.217,21, en er heel wat andere zaken prioritair zijn, stelt de syndicus voor hiervan af te zien. De vergadering gaat daarmee akkoord. 4. Financieel beheer 2010: bepaling vorm en inhoud van de kwartaalbijdragen en afstemming van de omvang van de voorschotten op de te verwachten reële kosten wat betreft Ingevolge de eerdere beslissingen van deze algemene vergadering zullen de voorschotsopvraginen plaatsvinden als volgt:
1/07/2010 1/10/2010 1/01/2011 1/04/2011 1/07/2011
WERKKAPITAAL 127500,00 127500,00 127500,00 127500,00 127500,00
LIFTEN FASE 3 156000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
BALKONS FASE 1 0,00 75000,00 75000,00 75000,00 75000,00
BALKONS FASE 2 0,00 100000,00 100000,00 100000,00 100000,00
TOTAAL 283500,00 302500,00 302500,00 302500,00 302500,00
5. Aanpassing reglement inwendige orde De syndicus vraagt machtiging voor wijziging van het reglement van inwendige orde als volgt: Aangaande de drukregelaars die zich in de privatieven bevinden: deze zullen onderhouden worden in opdracht van de syndicus, namens en op kosten van de gemeenschap; teneinde het nazicht en het onderhoud te verzekeren zal de betrokken mede-eigenaar gehouden zijn aan de syndicus vrije doorgang te verlenen tot zijn privatief, en dit op diens eerste verzoek; Aangaande de brievenbussen die zich in de gemeenschappelijke hall bevinden: voor zover deze niet naar behoren onderhouden worden door de betrokken mede-eigenaar, en deze verder nalaat het nodige te doen binnen de 14 dagen na ontvangst van een aangetekende aanmaning daartoe door de syndicus, zal de herstelling ervan gebeuren in opdracht van de syndicus, doch op kosten van de betrokken mede-eigenaar. Aangaande de privatieve afsluitkranen van het sanitair net die zich bevinden in de gemeenschappelijke delen: voor zover deze niet naar behoren onderhouden worden door de betrokken mede-eigenaar, en deze verder nalaat het nodige te doen binnen de 14 dagen na ontvangst van een aangetekende aanmaning daartoe door de syndicus, zal de herstelling ervan gebeuren in opdracht van de syndicus, doch op kosten van de betrokken mede-eigenaar. De syndicus verduidelijkt dat een JA-stem de goedkeuring van deze aanpassingen inhoudt, een NEEN-stem betekent dat het reglement niet in die zin aangepast mag worden, en dat men zich ook kan onthouden. Vervolgens gaat de algemene vergadering tot stemming over; hiervoor wordt stembriefje 9 gebruikt. De resultaten van deze stemming worden op het einde van dit verslag in een samenvattende tabel opgenomen. 6. Verkiezing raad van bestuur De syndicus heeft een afzonderlijke stembrief opgemaakt met daarop alle kandidaten. Hij vraagt de mede-eigenaars om maximaal 9 personen aan te duiden. De negen kandidaten met de meeste stemmen zullen verkozen zijn. 7
Resultaat van de stemming:
SLOCK ERIK
3969
DE SMET CARLO
3736
WAERI HUGUETTE
3320
RAU ROMEO
2878
PAREYN MAURICE
2840
VERPLANCKE CECILE
2732
CROMMELYNCK ELS
2572
EYLENBOSCH ERNEST
2433
WIEME NANCY
2314
GARNIER ALAIN
2028
ONGENAET VIKTOR
1936
VAN DER BEKEN MICHEL
1879
RIK CHRISTIAEN
1728
VAN BELLEGHEM GEERT
1720
VAN CAUTER JORIS
925
DE DYCKER‐VAN DAMME
680
7. Varia Er dienen geen bijzonderheden vermeld te worden. Stemuitslagen:
STEMBRIEF 1 2 3 4 5 6 7 8 9
JA 4677 4256 4995 4778 4940 4084 4385 3793 4014
NEEN 623 935 216 923 330 1110 521 1277 686
ONTHOUDING 66 25 97 123 154 176 490 108 108
TOTAAL 5366 5216 5308 5824 5424 5370 5396 5178 4808
VEREISTE MEERDERHEID 2683 2608 3981 2912 4068 4028 4047 3884 2404
RESULTAAT goedgekeurd goedgekeurd goedgekeurd goedgekeurd goedgekeurd goedgekeurd goedgekeurd afgekeurd goedgekeurd
Verslag opgemaakt door de syndicus, op 29/06/2010. Benedikt DE MUYT, Syndicus.
8
