VIBE vzw : Stand van Zaken en oproep

Brief aan alle stemgerechtigde leden Algemene Vergadering en alle bouwpartners

VIBE vzw : Stand van Zaken en oproep

Beste VIBE-lid, Op de jongste Algemene Vergadering van 20 mei 2015 werd een nieuwe Raad van Bestuur voor VIBE gekozen: Bruno Deraedt, Jan Van de Gracht en Hans Delannoye. We zitten momenteel met VIBE in een dal met financiële moeilijkheden, maar we hebben intussen hard gewerkt en we geloven in een herstel. Zoals aangekondigd op de Algemene Vergadering willen we een transparante werking opzetten en aansturen vanuit de Raad van Bestuur. We zijn intussen een dikke maand verder. Tijd voor een eerste update en een oproep voor jullie medewerking. We maakten op basis van de ontvangen gegevens de volgende analyse – en deze is zeker niet volledig, noch wil ze op detailniveau alles weergeven : - De financiën zijn niet gunstig. De cash flow toonde in 2014 al problemen. Dit was de basis voor het onderzoek dat de vorige RvB inzette. Sindsdien is vooral informatie verzameld om zicht te krijgen op de situatie. Een afbouwscenario voor VIBE werd door de vorige RvB ingezet. - We vonden bij het aantreden een stuurloos schip en hebben aan de hand van alle info vastgesteld dat er tekortkomingen waren in de beheers- en bestuursdaden op alle niveaus. - De slechte cash flow heeft 3 belangrijke gronden : o De Vlaamse en Europese financieringskanalen zitten met grotere vertragingen dan verwacht. (vertragingen tot 1 jaar) o De cofinanciering van een aantal subsidieprojecten is niet volledig. o De beschikbare subsidies kunnen maar opgeëist worden voor uitgaven met tal van voorwaarden waaraan sommige uitgaven niet voldeden. We willen in bovenstaande analyse geen schuldigen aanduiden, daar we op dit moment niet langer focussen op het verleden. We willen er wel de lessen uit trekken voor een positieve toekomst. We stelden vast dat de verantwoordelijkheden op verschillende niveau’s (Algemene Vergadering, Raad van Bestuur, Directie en medewerkers) niet altijd ten volle zijn opgenomen. Daar willen we vandaag een keerpunt in betekenen. We voeren hiertoe een drie-sporen beleid : - We wensen de organisatie te hertekenen en te coachen zodat de verantwoordelijkheden opgenomen worden op elk niveau (organisatorische aanpak) - We willen vorm geven aan een vernieuwde visie en strategie (strategische aanpak) - We dienen er voor te zorgen dat we financieel gezond worden (financiële aanpak) U leest hieronder, na een achtergrondkader, meer over.

VIBE vzw - Digitale tekst VIBE - 5/07/2015 - p. 1

ACHTERGROND : positionering VIBE en het belang van de bouwpartners (door Peter Thoelen) In 1996 is VIBE vertrokken als opvolger van het Genootschap Gezond Bouwen en Wonen. Dat was toen een vzw met een halftijdse secretaresse en verder vrijwilligerswerk, dat vooral inhield dat de ‘professionele leden’ (geëngageerde architecten, handelaars, aannemers) lezingen en cursussen over bio-ecologgisch bouwen gaven via kleinschalige circuits zoals Elcker-Ik (nu opgegaan in Vorming Plus) en culturele centra. Er waren toen ongeveer 30 ‘leden’. In 1999 schreven we het VIBE-manifest. We begonnen via de provinciale duurzaamheidsambtenaren contacten met verschillende beleidsniveau’s te leggen. De eerste publieke brochure over duurzaam bouwen werd door VIBE geschreven en door de provincies gepubliceerd. Plots was VIBE ook bekend of berucht bij de federaties in de bouwsector. Doordat ook grote firma’s aansluiting zochten en bekendmaking via VIBE wensten, beseften we dat we onze criteria moesten objectiveren en transparant maken. VIBE richtte mee natureplus op, waarmee we tevens criteria hadden om productiebedrijven te kunnen erkennen. Rond de kern van erkende en gelabelde ‘bouwpartners’ legde VIBE vele bijkomende en systematisch opgebouwde lagen: een professioneler aangepakt vormingsaanbod, deelname aan verschillende beleidscommissies of beleidsbeïnvloedende stuurgroepen en overheidsacties op vlak van duurzaam bouwen, uitdieping van de eigen inhoudelijke kennis via subsidieprojecten en nauw contact met overheden, mediasuccessen zoals een eigen tijdschrift dat gepubliceerd werd door een reguliere uitgever en meegestuurd met een breed publiekstijdschrift, een rubriek ‘natuurlijk bouwen’ in elke aflevering van een volledig seizoen van VT4’s ‘Huizenjacht’, een handige database met adressen en producten op de website… VIBE werd geselecteerd voor verscheidene overheidsopdrachten, onder meer voor de steden Gent en Antwerpen, het Vlaams en het Brussels Gewest, de federale overheid. Het Waalse en Brusselse subsidiereglement waarbij bio-ecologische isolatiematerialen meer subsidie krijgen dan andere, is afgeleid van een model-subsidiereglement voor bio-ecologische isolatiematerialen en natuurverven dat VIBE verspreidde bij de Vlaamse gemeenten. De jongste jaren werkten we hard aan contacten met de academische en wetenschappelijke wereld: via het EU project CAPEM tankten we veel LCA-kennis binnen. Intussen werden we door een paar gerenommeerde wetenschappelijke instellingen en studiebureau’s gevraag om als onderaannemer op te treden bij een paar overheidsopdrachten (VITO, Technum/Tractebel). Ook een aantal grote privé-bedrijven vertrouwden intussen studie-opdrachten toe aan VIBE. We organiseerden een succesvol postgraduaat ‘bio-ecologisch bouwen en wonen’, in samenwerking met KAHO Sint Lieven in Gent (nu Odissee / KUL). En er is nog veel meer. Kortom: intussen is VIBE uitgebouwd tot één van de invloedrijke organisatie over bio-ecologisch bouwen in Europa, naast het Oostenrijkse IBÖ. Partners uit bijvoorbeeld Wallonië, Nederland en UK vroegen VIBE al om te komen uitleggen hoe we dit bereikt hebben en wat onze raadgevingen voor hun zouden zijn. Maar de kern van VIBE blijven de bouwpartners. In dit crisismoment komen we dan ook bij hen terug voor de nodige steun.


1. Organisatorische aanpak We kiezen er expliciet voor om de verantwoordelijkheden op elk niveau duidelijk te stellen en te bewaken : de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en een Dagelijks Bestuur. Het responsabiliseren van elk niveau is hierbij de boodschap. In managementcontext wordt hierbij verwezen naar het Engelse begrip ResponseAbility: verantwoordelijkheid, antwoord en het vermogen tot beiden. In de huidige situatie is op de gewijzigde maatschappelijke context en zijn crisis niet steeds geantwoord. Daar willen we verandering inbrengen door te focussen op de juiste verantwoordelijkheden op de juiste niveaus en op die wijze pro-actief de goede analyses te doen en interventies uit te voeren. Algemene Vergadering - Deze is de basis van het democratisch model van onze vereniging. - Ze legt de algemene krijtlijnen vast en mandateert een Raad van Bestuur om deze krijtlijnen uit te werken en om te zetten. - De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de Algemene Vergadering die deze kritisch tegen het licht houdt van de visie en de algemene krijtlijnen. - 2 x per jaar. - We wensen voor het uittekenen van een nieuwe visie en krijtlijnen beroep te doen op geëngageerden uit deze algemene vergadering. Hiertoe zal u later nog een uitnodiging krijgen. Raad van Bestuur - Als gemandateerde van de Algemene Vergadering zet ze de visie uit om strategische beleidslijnen, die ze communiceert, opvolgt en evalueert daar waar nodig. - De Raad van Bestuur controleert en stuurt het beheer van de vzw en staat in voor de follow-up van de risico’s. - De Raad van Bestuur waakt ook over de naleving van de good-governanceprincipes. We zullen hiervoor ook een code opmaken (bvb op basis van de Code of Practice for Good Governance) en die voorleggen aan de Algemene Vergadering. - De handelingen van de Raad van Bestuur worden enkel gestuurd door de bekommernis om het belang van de vereniging ten aanzien van alle bouwpartners, alle leden en de medewerkers te dienen. Daartoe hebben we thans volgende samenstelling : - Beslist om enkel met de vernieuwde samenstelling verder te gaan. - We kunnen nog rekenen op de inzet of bevraging van de leden van de vorige RvB. - We hebben Bart Humbeeck als extra lid van de Raad van Bestuur opgenomen, zonder beslissingsbevoegdheid, vanaf 11/06 (conform art 13§3 van de statuten). - We vangen aan met een 2-wekelijkse vergadering om uit deze crisissituatie te komen. - We wensen ons groep nog uit te breiden met iemand met financiële kwalificaties en zullen hier gericht naar op zoek gaan.


Dagelijks Bestuur Om het strategisch beleid om te zetten in dagdagelijks beleid en bestuur van de vereniging heeft de vzw tot op heden gewerkt met een directeur. Bij de opstart van VIBE was er ook een Dagelijks Bestuur waarin de directeur samen met iemand van de Raad van Bestuur zat. Gezien de dagelijkse werking goed verliep, en Peter dit alleen kon beredderen, is deze werking na een paar jaar verwaterd. We wensen opnieuw een Dagelijks Bestuur in te stellen waarbij we dit bestuur volmachten geven om de strategische beslissingen van de Raad van Bestuur om te zetten. Deze volmachten bepalen is één van de toekomstige opdrachten. Uit verschillende gesprekken met Peter Thoelen, Bruno Laermans en de andere medewerkers, kwamen we gezamenlijk tot een aantal conclusies en hebben we besloten om een Dagelijks Bestuur op te zetten waarbij we rekenen op het samenspel van de vaardigheden van de huidig medewerkers. Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door Peter Thoelen en Bruno Laermans, aangevuld met externe coaching. Deze herstructurering is op zeer korte termijn opgezet en moet in deze crisissituatie een goede werking krijgen in de afslankende trend die werd ingezet door de vorige Raad van Bestuur. De eerste vergadering van de RvB met het DB heeft plaats gevonden op woe 24/6. Peter Thoelen is daarbij verantwoordelijk voor de externe contacten, het opzetten van nieuwe projecten, het intern inhoudelijk coachen van de medewerkers. Bruno Laermans is verantwoordelijk voor de boekhouding, de financiën, het personeel en de contracting. Zij zijn verantwoordelijk voor het operationeel beleid, de dagdagelijkse gang van zaken en leggen verantwoording af aan de Raad van Bestuur via verslagen en gemeenschappelijke overlegmomenten. Voor de externe coaching kunnen we rekenen op de rijke ervaring van 2 ervaren managers van BSCVlaanderen (Business Senior Consults) die ons tegen een beperkte kost willen bijstaan om dit op te starten en van bij aanvang in goede banen te leiden. Deze manier van werken is zowel bij Peter T. als bij Bruno L. goed onthaald. We duimen voor een gesmeerd lopend duo. Er is hen alvast ook de opdracht gegeven alle projecten door te lichten op hun effectiviteit, de kwaliteit bij oplevering, de knelpunten, de overdracht indien medewerkers hiervan verdwijnt en de financiële rentabiliteit. Personeel De medewerkers staat in voor de uitvoering van de taken voor de algemene werking en voor de verschillende lopende projecten. Zij koppelen in eerste instantie terug met het dagelijks bestuur. De externe coaches houden de vinger aan de pols en indien nodig kan er ook verder overleg zijn met de Raad van Bestuur. We hebben uit het overleg met de medewerkers een aantal belangrijke richtlijnen en aandachtspunten meegenomen voor de werking .


We kunnen op die wijze concluderen dat we de voorbije maand vooral getimmerd hebben aan het herstel van onderling vertrouwen van de directe medewerkers, het dagelijks bestuur en de Raad van Bestuur. Dit is een opgave die we blijven verder zetten.

2. Strategische aanpak Op korte termijn : doorstart met beperkte ploeg, optimaliseren werking en opbrengsten, minimaliseren kosten - We dienen er voor te zorgen dat de contractuele afspraken nageleefd worden. Er dienen hiervoor een aantal inhoudelijke medewerkers te blijven werken. - Afwerken van de projecten en het opstellen van de eindverslagen en eindvordering. - De werking van de bouwpartners optimaliseren en verruimen, het vertrouwen in deze werking herwinnen en versterken. Het vergroten van het aantal bouwpartners en het hierdoor verhogen van het financieel draagvlak. - Het website-project tot een goed einde brengen - Financiële optimalisatie van contracten en zorgen voor kaskredieten en kapitaalsinjecties. - Opzetten van een werkgroep om een visie van de vernieuwde VIBE-werking uit te werken. - Zoeken en binnenhalen kortdurende projecten met gunstige betalingsvoorwaarden. Of acties die dit kunnen ondersteunen. We denken hierbij aan kortlopende studieopdrachten. Op middellange termijn : opzetten van een vernieuwde VIBE-werking Dit zal uitgewerkt worden in de verdere werkgroep waarbij zowel alle medewerkers, als Algemene Vergadering zal worden uitgenodigd. In grote lijnen denken we er aan een werking op te zetten op basis van volgende peilers a. Basissubsidie : door herstructurering van dit subsidiekanaal dienen we dit te herschrijven b. Werking bouwpartners • Lidmaatschap – nieuwe werving • Erkenning • Communicatie • Peterschapsprojecten • Gezamenlijke communicatie-campagnes • Onderlinge vormingspakketten of uitwisselingen • Het versterken van het ondernemerschap • Uitwerken van een lidkaart met kortingen (en dus een lidmaatschap op 2 niveau’s) • Zorgen dat er een “What is in for me” effect + doel om de sector verder te professionaliseren, klaar te maken voor het nieuwe ondernemen c. Vorming • Post-graduaat


• Bereik groter maken door meer integratie in middelbaar onderwijs (incl beroepsonderwijs) • Studiedagen (met hoger inschrijvingsgeld) d. Labeling • NaturePlus • Sentinel ? • BREAAM? • VIBE-label e. Studiewerk & advisering • LCA’s • EPD’s • PEF’s • Sentinel – projectbegeleiding? f. Projecten • Studie-opdrachten ter versterking van de kennis van bepaalde sectoren • Studie-opdrachten dienen steeds samen met één of meerdere bouwpartners opgezet te worden. g. Samenwerking met de wetenschappelijke wereld en de kenniscentra.

3. Financiële aanpak Financieel hebben we ook een 2 sporenbeleid te volgen. Vooreerst dienen we te zorgen dat de liquiditeit terug verhoogd wordt. Daarnaast dienen we projecten op te zetten om het structureel tekort om te zetten in een structureel welvarende organisatie. Korte termijn : a. We zullen stappen naar onze vaste financiële partner Triodos met de vraag het kaskrediet te heropenen op basis van de vernieuwde aanpak en van een nieuw businessplan b. We zullen tezelfdertijd ook kijken of we bij onze bouwpartners giften kunnen bekomen als een vorm van kapitaalsinjectie. We lanceren daarom bij deze brief onze campagne 250 x 250 en willen op die wijze de draagkracht en participatie van de vzw verhogen. De giften zijn fiscaal aftrekbaar. Zie ook oproep op het eind van deze brief: 250 giften van 250 euro Middellange termijn (in samenhang met business plan) a. Werken aan breder draagvlak bij de bouwpartners en daarmee een groter financiële onderbouw b. Uitgestelde renteloze leningen bij de bouwpartners c. Eventueel kunnen we ook naar crowdfunding gaan. d. Zoeken van kortlopende projecten e. Maximaliseren en financieel opvolgen van de lopende gesubsidieerde projecten


CONCLUSIE We hebben intussen een sterk geloof gekregen dat er een uitweg is uit dit diepe dal. We zijn er ook van overtuigd dat jullie als bouwpartners en stemgerechtigde leden van de algemene vergadering dit geloof kunnen onderbouwen. We bouwen graag aan een gezonde bio-ecologische toekomst. U ook ? Steun dan VIBE met onze actie 250 x 250

PS: uw vragen of suggesties zijn welkom bij één van de leden van Raad van Bestuur : [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] of telefonisch 0478 33 99 19

Voor de Raad van Bestuur

Bruno Deraedt, voorzitter VIBE


VIBE vzw : Stand van Zaken en oproep

Recommend Documents