VIAA Archief Handleiding
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 1 -‐
1. Inloggen in het VIAA archief ........................................................................................ 3 2. Zoeken in het VIAA archief .......................................................................................... 4 3. Bekijk een item in het VIAA archief ............................................................................. 5 4. De beheersmodule. ..................................................................................................... 6 5. De workspace vs het archief ....................................................................................... 7 6. De mediaplayer in MediaHaven .................................................................................. 8 Afspeel instellingen ....................................................................................................... 8 Nieuw fragment aanmaken ........................................................................................... 9 Exports aanmaken ....................................................................................................... 10 Exports downloaden .................................................................................................... 11 7. Manuele kwaliteitscontrole ...................................................................................... 13 1. Aanmaken van een batch ...................................................................................... 13 2. Filteren op een batch ............................................................................................ 15 3. Statistische manuele kwaliteitscontrole ................................................................ 16 4. Publiceren van OK items ....................................................................................... 18 5. Publiceren van NOK items ..................................................................................... 19 6. Rechten ................................................................................................................ 20
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 2 -‐
1. Inloggen in het VIAA archief Surf naar de url: archief.viaa.be
Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 3 -‐
2. Zoeken in het VIAA archief Gebruik de facetten in de zoekmodule om enkel de audio en video fragmenten te bekijken en te doorzoeken. Wanneer deze facetten niet actief zijn ziet u alle digitale objecten die in het VIAA archief worden bewaard. Deze objecten maken deel uit van de SIP (submission information package) en bevatten alle bijhorende informatie bij de video of audio, vb. Een xml met metadata over de kwaliteitscontrole die is uitgevoerd door de digitalisatie partner (service provider). Hieronder een lijst met de beschrijving van de verschillende mediatypes waarop gefilterd kan worden. • Set = SIP (de volledige verzameling van objecten die verbonden zijn aan de VIAA ID (persistente identifier of PID) • Document = xml • Video = media • Audio = media Om een standaard zoekactie uit te voeren raadt VIAA aan om te filteren op mediatypes Video en Audio. Hierdoor zullen alle andere digitale objecten uit het zoekresultaat geweerd worden en behoudt de zoeker een duidelijk overzicht.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 4 -‐
3. Bekijk een item in het VIAA archief Door op het icoon van de video in het zoekresultaat te klikken wordt de afspeelmodule geopend. In deze module kan de zoeker de lage resolutie copy en de metadata bekijken.
Wanneer de zoeker op een eenvoudige manier door de video wil zoeken kan hij dit aan de hand van keyframes. Door een keyframe aan te klikken wordt het overeenstemmende moment in de video getoond.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 5 -‐
4. De beheersmodule. De beheersmodule is de archiefomgeving waarbinnen de gearchiveerde items bewerkt kunnen worden. Deze bewerkingen kunnen bestaan uit het annoteren, afspelen, manuele kwaliteitscontrole, downloaden, het aanmaken van fragmenten en downloaden van het aangemaakt fragment. Door te klikken op de ‘Beheersmodule’ zal deze applicatie (MediaHaven) geopend worden.
De inhoud binnen de beheersmodule stemt in grote lijnen overeen met wat op de webpagina van het archief (zie hierboven) zichtbaar is. De grootste uitzondering is de aanwezigheid van een workspace die dienst doet als een bufferruimte waar de digitale bestanden na ingest in bewaard worden.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 6 -‐
5. De workspace vs het archief Wanneer de gebruiker de beheersmodule opent ziet hij links de veldnamen ‘Workspace’ en ‘Zoeken’. De workspace is de bufferruimte waarin de digitale bestanden bewaard worden en wachten op de validatie (kwaliteitscontrole) van de beherende CP. Eens de bestanden zijn goedgekeurd kan de CP beslissen om ze te publiceren waardoor ze verdwijnen uit de workspace en zichtbaar worden binnen de gedeelde archiefomgeving, hier aangeduid met het label ‘Zoeken’. De archiefomgeving, aangeduid met het label ‘Zoeken’, wordt gedeeld met alle CP waarmee VIAA een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten. Wanneer een gebruiker voor het eerst inlogt zullen er geen bestanden zichtbaar zijn in de archiefomgeving omdat de bestanden nog steeds in de bufferruimte staan.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 7 -‐
6. De mediaplayer in MediaHaven Het gearchiveerde materiaal kan beluisterd en te bekeken worden aan de hand van de mediaplayer binnen MediaHaven. Dit doet u door te dubbelklikken op een item dat wordt weergegeven in uw zoekresultaat. De videospeler opent in een nieuw venster en je ziet de verschillende fragmenten aan de rechterkant op basis van toegevoegde metadata; per fragment kunnen ook trefwoorden toegevoegd worden.
1. Standaard video controls: -‐ Play/pauze -‐ Stop -‐ Terugspoelen per 10 seconden -‐ Sneller afspelen -‐ Vorig frame -‐ Volgend frame 2. Afspeel snelheid 3. Creëer een nieuw fragment. Start en stop positie op tijdslijn en exporteer dat nieuwe fragment 4. Toont het keyframes paneel (zie "Beheersmodule -‐ Beheersmodule -‐ Keyframes" voor meer details) 5. Pas aspectratio aan, fullscreen view en toon alle sneltoetsen
Afspeel instellingen Aangeven wanneer de video automatisch moet pauzeren.
1. De videospeler kan zo ingesteld worden dat hij automatisch pauzeert bij: a. Het detecteren van een fragment. b. Het selecteren van een fragment. c. Het aanmaken van een eindtijd. V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 8 -‐
2. Offset tonen/verbergen. Indien er aan de video een offset is meegegeven kan je deze tonen op de videospeler of de video laten starten vanaf 0. Bij het bewaren van de annotaties worden de tijdstippen bij de fragmenten getoond zoals die in de videospeler.
Nieuw fragment aanmaken De videospeler is gemaakt om snel nieuwe fragmenten aan te maken. Via de knop "Nieuw fragment aanmaken" kan je, terwijl de video speelt, een tijdcode selecteren om een fragment te maken.
Je kan de eindtijd van het fragment ingeven naast de starttijd of op het gewenste tijdstip "F3" gebruiken. Een andere mogelijkheid om de eindtijd van het fragment aan te geven is door op de tijdslijn het groen lijntje te verslepen naar het gewenste tijdspunt, tijdens het verslepen ziet u boven de lijn de nieuwe tijd. Een nieuw fragment is nu aangemaakt en er kan een titel en beschrijving toegevoegd worden en bewaard. Tijdens het ingeven van de beschrijving kan je door gebruik te maken van de automatische aanvulling trefwoorden toevoegen aan het fragment. Je selecteert dan het gewenste woord uit de lijst (met de muis of pijltjes), dat woord wordt dan in het blauw getoond in de beschrijving en wordt dan als V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 9 -‐
trefwoord toegevoegd; het verwijderen van een trefwoord kan door achter het woord te staan en backspace te gebruiken.
Beschrijvingen van fragmenten kunnen geëxporteerd worden via "Annotatie bewaren" naar PDF, Excel of Word.
Exports aanmaken De videospeler is ontworpen om snel nieuwe exports aan te maken. Via de knoppen kan een nieuw exportfragment aangemaakt worden terwijl de video speelt; de starttijd van het nieuwe fragment zal de huidige tijd zijn op de tijdslijn.
Verder in de tijdslijn kan dit gestopt worden en het export fragment aangemaakt worden.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 10 -‐
Exports downloaden
1. Aangeduide export op videospeler toevoegen aan export lijst 2. Voeg geselecteerd fragment toe aan de exportlijst 3. Acties mogelijk op exports in wachtrij: a. Voeg geselecteerde export toe aan de download lijst b. Export afspelen c. Export downloaden d. Export verwijderen uit de lijst 4. Aanpasbare bestandsnaam van export (standaard titel van het fragment) 5. Alle geselecteerde exports uit de lijst downloaden
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 11 -‐
Bij het downloaden kan je: 1. Kiezen of je het origineel wil downloaden of de browse versie. (het origineel kan enkel gekozen worden bij MXF). Let wel: zeker voor video zijn de hoge resolutie bestanden erg groot: reken tot 25GB per uur video in D-10 of 50 GB per uur video in jpeg2000 formaat. Audio is kleiner: 1 GB per uur is hier de vuistregel. Om een grote download te faciliteren is een FTP server praktischer (zie punt 2). 2. Er kan geschreven worden naar de lokale schijf of naar een externe FTP-server. (de FTP-server moet gelinkt zijn aan de gebruiker, dit kan je aanvragen via
[email protected] ) 3. De video aanpassen: - Vooraf gedefinieerd watermerk en ondertiteling toevoegen, deze moeten reeds aanwezig zijn in de database. - Afmetingen en bitsnelheid van de video aanpassen, ingeven in gehele getallen 4. De video converteren naar een ander formaat.
Van zodra je video klaar is, kan je deze afspelen.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 12 -‐
7. Manuele kwaliteitscontrole Om de kwaliteit van de digitalisatie te garanderen heeft VIAA een proces ingebouwd waarbij de beherende CP een manuele controle uitvoert op de bestanden in de workspace. Om dit proces zo gebruiksvriendelijk mogelijk te houden stellen we een statistische controle voor die een minimale technische kennis vereist.
1. Aanmaken van een batch Bij de start van de manuele kwaliteitscontrole is het belangrijk om de te controleren items op een verwerkbare manier op te splitsen, zo’n eenheid noemen we een batch. Om een goed overzicht te krijgen op de mediabestanden raden we aan om de filters te gebruiken.
Door de filter Mediatype: video / audio toe te passen zie je het aantal te verwerken items in de workspace. Dit totaal is vaak nog te groot om in 1 batch te verwerken, de ideale grootte van een batch is nl. 100 items. Indien het gefilterde resultaat groter is dan 100 items kan de filter uitgebreid worden met de digitalisatiedatum. Deze datum in de filter verwijst naar de datum waarop het item is gedigitaliseerd. Door de steekproef uit te voeren op digitalisatie datum is het makkelijk om structurele fouten tijdens de digitalisatie op te sporen.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 13 -‐
Wanneer de filter de items in de workspace gereduceerd heeft tot een selectie van circa 100 items kan de gebruiker over gaan tot het aanmaken van een batch. Dit doet met als volgt: 1. Zorg dat de weergave van de items op 250 staat 2. Druk op ‘Selecteer Alles’ 3. Druk vervolgens op ‘Batch aanmaken’ 4. Klik op bewaren
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 14 -‐
2. Filteren op een batch Om makkelijk tussen verschillende batches te wisselen selecteert men de batch ID via de optie ‘Filters’. Het is mogelijk om de Batch ID een andere naam te geven, vb. De datum waarop de batch is aangemaakt + de naam van de persoon die de manuele QC zal uitvoeren. Dit is vooral handig wanneer er door meerdere personen tegelijk in de workspace gewerkt wordt.
Filters kunnen ook manueel gemaakt worden door een zoekopdracht, aan de hand van het selecteren van bepaalde facetten, op te slaan. Deze filter kan je zelf een naam geven en delen met alle leden van de organisatie.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 15 -‐
3. Statistische manuele kwaliteitscontrole Om de manuele actie van de kwaliteitscontrole zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken vraagt VIAA aan de beherende CP om 10% van het totaal volume aan items in de workspace te controleren (en dus niet alle gedigitaliseerde items). Dit doet men door de batch te selecteren in de filterfunctie en vervolgens X aantal items (10%) af te spelen en te beoordelen. (vb. In een batch met 70 items zullen er 7 items manueel beoordeeld worden).
Wanneer het fragment is bekeken (dit kan real time (door de video of audiofragment volledig te bekijken of te beluistern) of door te scrollen doorheen de video (begin, midden en eind)). De CP kan dan beoordelen of de uitkomst van de manuele QC ‘OK’ of ‘Niet OK’ is. Indien de kwaliteit niet ok wordt bevonden is het belangrijk dat de CP de reden hiervan noteert. Dit kan door het selecteren van waarden uit een gecontroleerde lijst. Indien de oorzaak van het afkeuren niet in deze lijst staat kan de CP zijn opmerking noteren in het veld ‘Opmerkingen’. Vervolgens klikt de CP op bewaren om deze metadata op te slaan.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 16 -‐
Aangezien VIAA niet verwacht dat de CP een uitgebreide technische kennis heeft met betrekking tot audiovisuele artefacten zijn de vragen zeer eenvoudig gehouden. VIAA voorziet in de toekomst nl. software om een grondige technische analyse automatisch uit te voeren. Op vlak van audio: • wordt gevraagd na te gaan of er audio aanwezig is als die verwacht wordt • nakijken of de audio synchroon is met het beeld • Controleer of de audio niet te snel afspeelt of te traag. • Controleer of de audio niet te luid is of veel te stil • Controleer of het geluid niet wisselt tussen links en rechts. Op vlak van video: • Nakijken of de aspect ratio overeen komt met de aspect ratio van de analoge drager (4:3 of 16:9) • Nakijken of er beeld aanwezig is indien dit wordt verwacht
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 17 -‐
4. Publiceren van OK items Wanneer de manueel te controleren items verwerkt zijn kan de CP aan de hand van deze uitkomst beslissen om de volledige batch te publiceren. Dit wil zeggen dat deze items zichtbaar zullen zijn voor de andere CPs die zijn aangesloten bij VIAA (enkel de low res en metadata bekijken (niet downloaden), de high res copy is enkel beschikbaar voor de beherende CP). De items zijn nu niet langer zichtbaar in de workspace maar zijn terug te vinden in het archief (‘Zoeken’). Om een volledige batch te publiceren klikt de CP op de knop ‘Selecteer Alles’ en vervolgens op de knop ‘Publiceren’.
Deze acties worden allemaal geregistreerd en opgenomen in de metadata waardoor het mogelijk is voor VIAA om te rapporteren op de verhouding manueel gevalideerde en enkel in bulk gepubliceerde items. Om deze metadata op een overzichtelijke manier te ordenen wordt het PREMIS datamodel gehanteerd. Zo wordt het mogelijk om alle acties die op een digitaal object zijn uitgevoerd te traceren. VIAA kan deze acties opvolgen via de interne monitoring tool.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 18 -‐
5. Publiceren van NOK items Wanneer een item als NOK wordt bevonden zal de CP documenteren wat de reden voor het afkeuren is en vervolgens het item individueel publiceren. Wanneer er een structurele fout (in meer dan 3 items) aanwezig is in de volledige batch kan de CP VIAA contacteren
[email protected]. De CP houdt de items dan in de workspace en wacht op de feedback afkomstig uit de analyse van VIAA. LET WEL: voordat je een file als NOK evalueert is het belangrijk om steeds de informatie in de Preservatie Metadata te consulteren om de feedback van de Service Provider te bekijken. Het is altijd mogelijk dat de kwaliteit van het digitale bestand een rechtstreeks gevolg is van de kwaliteit van de analoge drager.
à QC note: Signal interruption on the original (at the beginning of tape) V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 19 -‐
Wanneer een item als NOK gepubliceerd wordt verdwijnt dit uit de workspace van de CP en verschijnt dit in een workspace die enkel zichtbaar is voor de VIAA administrator. De VIAA administrator kan de herkomst van de fout onderzoeken door na te gaan of deze fout in andere files uit dezelfde digitalisatieketen aanwezig is. Op deze manier kan VIAA de oorzaak van de fout afleiden: • De fout is afkomstig uit de digitalisatie • De fout is een resultaat van de originele staat van de analoge drager. Indien uit de analyse van VIAA blijkt dat de oorzaak van de fout niet afkomstig is uit de digitalisatie kan de VIAA administrator in overleg met de beherende CP beslissen om de file vooralsnog te publiceren en dus zichtbaar te maken voor de andere CPs van VIAA.
6. Rechten Tijdens de validatie van de bestanden die zich in de workspace bevinden bestaat de mogelijkheid om aan te geven of deze bestanden al dan niet gedeeld mogen worden met de andere CP’s binnen het VIAA archief. Op het moment van de roll out (maart 2015) zullen de gepubliceerde bestanden niet zichtbaar zijn voor de andere CP’s. Deze bestanden bevinden zich dan binnen de silo van de beherende CP. Na een volgende roll out van het VIAA archiefsysteem (Q2) zal het materiaal dat gedeeld mag worden zichtbaar worden voor de andere CP’s. Concreet: u kan tijdens de manuele QC een extra vinkje plaatsen bij content die niet gedeeld mag worden. Later zal dat aangepast worden naar het finale VIAA rechten datamodel en zal deze metadata ervoor zorgen dat de content niet gedeeld wordt.
V 1.5 2015-‐02-‐12
-‐ 20 -‐
