1
Verzilveren van de baten De heilige graal bij projecten en programma’ ’s
8-5-2012
Sponsors IPMA-NL Hoofdsponsors
Jaarsponsors
3
Workshop
Verzilveren van de baten De heilige graal bij projecten en programma’ ’s
Activiteitenplatform IPMA-NL
Bert Hedeman 08 mei 2012
Bert Hedeman 4
•
25 jaar project- en programmamanager
•
10 jaar leiding gegeven aan PMO
•
Adviseur directies bij invoering besturing portfolio’s
•
Coach project- en programmamanagers
•
Trainer PRINCE2, MSP, P3O, MoP en IPMA
•
Auteur en redacteur van verschillende boeken
[email protected]
Agenda 5
• Onderscheid in de begrippen • Managen van programma’s • Opleveren van de resultaten • Verzilveren van de baten • Succesfactoren en leerpunten
Onderscheid in de begrippen 6
Project Een geheel van activiteiten in een tijdelijke organisatie om één of meer van te voren gedefinieerd producten of diensten te realiseren volgens een gespecificeerde business case Programma Een geheel van samenhangende projecten en lijnactiviteiten in een tijdelijke organisatie om één of meer van te voren gedefinieerde doelstellingen te realiseren, die van strategisch belang zijn
Managen van een programma 7
• Programma
> aansturing verandering
• Projecten
> opleveren producten en diensten
• Business change
> realiseren doelen en baten
Programma is een tijdelijke matrixstructuur
Managen van een programma 8
Sense of urgency
€
Richting & ambitie
☺
Stip op de horizon
MT Programmastuurgroep
SRO
PrgM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
BCM Doelenboom
Business units Projectresultaten
Projectendossier Uitvoeren projecten
Blauwdruk
Doorvoeren verandertrajecten + verzilveren baten
Van resultaat- naar doeloriëntatie 9
MT SRO
PrgM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Business units Projectresultaten
Projectendossier Uitvoeren projecten
Doorvoeren verandertrajecten + verzilveren baten
BCM
Business case 10 10
Business case is vaak niet meer dan een rituele dans bij start van een project/programma
1.5 minuut besparing p.p.p.d. X 1500 medewerkers = lucht
Batenoriëntatie 11 11
Kies voor ieder project één bate die er toe doet & focus daar op + Vertaal deze bate naar een taakstelling voor een specifiek ‘cost account’
Batenoriëntatie 12 12
Verantwoordelijkheid batenrealisatie ligt in de lijn
Neem verantwoordelijke manager op in het project als seniorgebruiker
Betrek belanghebbenden en maak ze medeverantwoordelijk 13 13
Opdrachtgever
Seniorgebruiker
Realiseren van de baten
• • • • •
Specificeren P.v.E. Beoordelen producten Goedkeuren wijzigingen Communicatie gebruikers Beschikbaarheid gebruikers
Seniorleverancier
Business Case • Betrekken partijen • Verantw. beleggen • Kaders stellen
Realiseren projectresultaat
• • • • •
Systeemintegratie Kosten en tijd Realiseren kwaliteitseisen Afstemming leveranciers Beschikbaarheid capaciteit
Van resultaat- naar doeloriëntatie 14 14
MT SRO
PrgM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X BCM
Business units
Realiseren projectresultaten
Realiseren baten
Batenprofiel / ‘handshake’ ’ 15 15
• • Voorwaardelijke projecten • Afhankelijkheid andere baten Afhankelijkheden andere programma’s • • KPI waarin de bate wordt uitgedrukt • Hoe KPI zal worden gemeten • Nul- en eindwaarden
• Beschrijving bate
• • • • • • • Wanneer waarden worden gerealiseerd
Noodzakelijke interne veranderingen Kosten om baten te realiseren Risico’s transitie en batenrealisatie Financiële waarde van de bate Baten waar bate bijdrage aan levert Persoon verantwoordelijk Bedrijfseenheid realisatie
= Werkpakket BCM
Batenrealisatieplan 16 16
Baten
enabler
enabler
Tijd Review
Review
Review
Verzilverplan 17 17
• • • • • • • • • • •
Welke aanvullende trainingen zijn nog nodig? Hoe betrekken bij verandering? Hoe wegnemen weerstanden? Hoe implementeren projectresultaten? Hoe communicatie naar betrokkenen? Wat moet nog worden gerealiseerd? Hoe meten van de verbeteringen/ baten? Welke tijdelijke voorzieningen moeten worden getroffen? Hoe lang oude systeem nog in de lucht houden? Hoe wegnemen obstakels? Hoe zorg dragen voor de continuïteit?
Tijdens de verbouwing blijft de winkel open
Relatie project- en programmaorganisatie 18
Programmastuurgroep
Programmaopdrachtgever
Bedrijfsverandermanagers
Programma manager
Projectstuurgroep Seniorleverancier
Projectopdrachtgever
Seniorgebruiker
Wijzigingsautoriteit Projectmanager
Architect
Analogie projecten 19 19
Projecten • Projectvoorstel • Projectplan
alle projecten samen in programmaplan
Batenrealisatie • Batenprofiel • Transitieplan
alle baten samen in batenrealisatieplan
Leerpunten 20 20
• Kies voor ieder project één bate die er toe doet en focus daar op • Maak seniorgebruiker verantwoordelijk voor het realiseren van die bate • Manage realisatie van de bate in de organisatie als een project
Best Practice User Group 21
Inschrijven via: www.bpug.nl
