VERVOERSMANAGEMENT ONLINE Leerlingenvervoer Handleiding Ouder / Verzorger
VS 8.6, 150217
Versie 8.6
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave .............................................................................................................................................................2 Introductie ....................................................................................................................................................................3 Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer ................................................................................................................................. 3 Wat kan er met Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer? ...................................................................................................... 3 Hoe werkt Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer? .............................................................................................................. 3 De handleiding ..................................................................................................................................................................................... 3 Wie werken er met Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer? ................................................................................................ 4 Starten van Vervoersmanagement Online .......................................................................................................................................... 4 Ondersteuning .................................................................................................................................................................................... 4 Hoofdmenu ...................................................................................................................................................................5 Aanmelden ........................................................................................................................................................................................... 5 Inloggen ............................................................................................................................................................................................... 5 Hoofdmenu .......................................................................................................................................................................................... 5 Leerling selecteren .......................................................................................................................................................7 Leerling toevoegen .......................................................................................................................................................8 Afwezigheidsmelding ....................................................................................................................................................9 Betermelding ............................................................................................................................................................. 10 Rit eenmalig laten vervallen ...................................................................................................................................... 11 Rit eenmalig laten vervallen ............................................................................................................................................................... 11 Vervallen rit activeren ........................................................................................................................................................................ 11 Rittenoverzicht periode ............................................................................................................................................. 12 Vaste ritten patroon .................................................................................................................................................. 13 Klacht ......................................................................................................................................................................... 14 Vraag wens opmerking .............................................................................................................................................. 15 Aanvraag leerlingenvervoer ...................................................................................................................................... 16 Nieuwe aanvraag................................................................................................................................................................................ 16 Aanvraag bij een bekende leerling...................................................................................................................................................... 16 Schematische weergave aanvraag leerlingenvervoer ......................................................................................................................... 18 Handleidingen ............................................................................................................................................................ 21 Wijzig gebruikersnaam .............................................................................................................................................. 22 Wijzig wachtwoord .................................................................................................................................................... 23 Uitloggen ................................................................................................................................................................... 24 2
Versie 8.6
INTRODUCTIE Deze gebruikershandleiding voor PTRM Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer leidt u stap voor stap door de toepassingsmogelijkheden van de tool. Het is de bedoeling dat u met deze gebruikershandleiding snel leert omgaan met de tool. Ook is de handleiding een naslagwerk, mochten er tijdens het gebruik vragen zijn.
Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer
De handleiding
Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer is een
Er is gestreefd naar maximaal gebruiksgemak van de
beheertool, een instrument, om gegevens voor het vervoer
beheertool. Het taalgebruik is Nederlands en de invoer van
van leerlingen vast te leggen, te wijzigen als dat nodig is, te
gegevens kent weinig regels.
controleren op rechtmatigheid en te bewaken op uitvoerbaarheid. Kortom: het beheer.
Deze handleiding volgt de menuschermen stap voor stap. De namen van (menu)opties, opdrachten, vensters, knoppen,
Wat kan er met Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer? Als een leerling, die recht heeft op vervoer, met al zijn of haar gegevens is ingevoerd in de tool, kan het daadwerkelijke vervoer worden aangevraagd. Ritten, zowel vaste als incidentele, kunnen worden vastgelegd. Daarna kunnen wijzigingen op die ritten worden ingevoerd; afwezigheidsmeldingen, betermeldingen, etc. Maar ook gegevens van de leerling zelf kunnen worden gewijzigd, zoals huisadres of vervoersindicatie. Allemaal gegevens die voor een optimale planning en uitvoering van het vervoer van belang zijn.
velden en dergelijke zijn in de tekst vet weergegeven. Invulvelden staan tussen
. Er is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de Nederlandse benamingen van deze onderdelen. De namen van toetsen op het toetsenbord die geen deel uitmaken van het alfabet worden tussen vierkante haken geschreven: []. Bij een toetsencombinatie worden de toetsen verbonden in de tekst door een ‘+’ teken. Veelal betekent het dat de eerste toets dient te worden ingedrukt en vastgehouden, terwijl de tweede (en eventueel een derde toets) moet worden ingedrukt.
Hoe werkt Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer? Vervoermanagement Online Leerlingenvervoer werkt via internet. Dit betekent dat u onafhankelijk van uw werkplek, al dan niet mobiel, 24 uur per dag toegang heeft tot de beheertool. U opent de portal via het icoon op uw bureaublad of via het internetadres en meldt u aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Na gebruik meldt u zich af, zodat anderen geen gebruik kunnen maken van uw account.
3
Versie 8.6
Wie werken er met Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer?
Starten van Vervoersmanagement Online
Alle partijen die te maken hebben met zaken over het vervoer
een browse-programma als de Internet Explorer.
van leerlingen kunnen werken met de beheertool:
Vul in de adresbalk het adres
Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer maakt hierbij
https://vervoersmanagementonline.ptrm.nl en druk op
onderscheidt tussen een aantal gebruikers.
[Enter].
U benadert Vervoersmanagement Online via het internet met
Het is handig om dit adres als favoriet in uw browser op te Ouders / Verzorgers:
nemen. Ook kunt u op uw vaste PC of laptop een icoon op uw
De ouder / verzorger kan via de portal gegevens over het
bureaublad zetten.
vervoer van haar kinderen raadplegen. De portal wordt door de ouder / verzorger ook benut voor het doorgeven van
Ondersteuning
afwezigheidsmeldingen, het laten vervallen van ritten en het
PTRM hoopt u middels de handleiding goed op weg te helpen
indienen van klachten.
met Vervoersmanagement Online. Mocht u alsnog vragen hebben kunt u contact opnemen via vraag wens opmerking of
Gemeente:
een mail sturen naar [email protected].
De medewerkers van de gemeente kunnen aanvragen en wijzigingen over het vervoer indienen via de portal. Voorbeelden; een leerling meldt zich ziek, een logeeradres moet worden toegevoegd, een incidentele rit moet worden aangevraagd, een vaste rit moet worden aangepast etc. Zij kunnen de portal ook benutten om de gegevens over het vervoer van de leerlingen te raadplegen. Vervoerder: De vervoerder kan via de portal de gegevens over het vervoer van de leerlingen raadplegen. De portal wordt door de vervoerder ook benut voor het doorgeven van loosmeldingen en het afhandelen van klachten.
4
Versie 8.6
HOOFDMENU Door in te loggen in de Portal krijgt u toegang tot Vervoersmanagement Online Leerlingenvervoer. Dit hoofdstuk verteld in het kort de menuonderdelen.
Aanmelden
Inloggen
Als u nog geen gebruikersnaam en inlogcode heeft klikt u op
Om in te loggen toetst u uw Gebruikersnaam (e-mail adres)
de knop aanmelden met BSN-nummer. U vult het Burger
in, gevolgd door het Wachtwoord. U klikt met uw linker
Service Nummer in van diegene die de leerling heeft
muisknop op de knop .
aangemeld bij de gemeente. En u vult uw e-mailadres in. Dit e-mailadres is in het vervolg ook uw gebruikersnaam.
U krijgt dan op uw beeldscherm een overzicht te zien van de
Vervolgens klikt u op de knop
namen van één of meerdere leerlingen waar u de ouder of
nummer>. U krijgt op dit e-mailadres een mail met als
verzorger van bent. Helemaal links onderin het scherm ziet u
onderwerp . U opent deze e-mail,
de naam van de ouder/verzorger die is ingelogd. Deze naam
en ziet dan de gegevens die u heeft opgegeven. Als u klikt op
wordt gebruikt bij alles dat u invoert op de website. Ook
de link start automatisch het programma en krijgt u het
wordt naar het e-mailadres waarmee is ingelogd een e-mail
inlogscherm voor u. Op het e-mailadres krijgt u een tweede e-
gestuurd als bevestiging van het indienen van een melding of
mail met daarin uw tijdelijke wachtwoord.
van een klacht.
U voert als gebruikersnaam uw e-mailadres in en als
Hoofdmenu
wachtwoord gebruikt u het tijdelijke wachtwoord dat in de email staat. U klikt op de knop .
U komt nu in het hoofdmenu. In de linker balk op uw scherm, de lichtblauwe verticale balk, ziet u alle knoppen van de menu opties die u kunt gebruiken. Vanuit dit hoofdmenu kunt u
Vervolgens wordt een venster geopend waarin u gevraagd wordt het tijdelijke wachtwoord direct te wijzigen. Na het
wijzigingen invoeren van leerlingen of nieuwe leerlingen invoeren. Om wijzigingen in te voeren moet u eerst een
nieuwe wachtwoord (gebruik een wachtwoord dat u goed
leerling kiezen. U klikt in het menuscherm op de menuknop
kunt onthouden) twee keer te hebben ingevoerd, klikt u op de
leerling selecteren met uw linker muisknop en komt in het
knop <wachtwoord wijzigen>. U ziet dan dat uw wachtwoord is gewijzigd. Om verder te gaan klikt u op de link . U kunt nu op de normale manier inloggen.
scherm waarin u de leerling kunt selecteren waarvan u gegevens wilt opvragen of wilt wijzigen. Op bijna dezelfde wijze kunt u in het menu via ouder/verzorger een ouder/verzorger van een leerling selecteren en in het menu via scholen kunt u een school selecteren.
5
Versie 8.6
Het HOOFDMENU geeft u diverse menuopties waarin u
Vraag wens opmerking
gegevens kunt raadplegen en wijzigingen kunt invoeren:
Op deze plaats in het menu heeft u de mogelijkheid om over diverse onderwerpen vragen te stellen of opmerkingen te
Leerling selecteren
plaatsen gericht aan PTRM.
Hier kunt u een leerling selecteren die aan u gekoppeld is. Aanvraag leerlingenvervoer Leerling toevoegen
Bij dit menuonderdeel kunt u digitaal een aanvraag doen voor
Hier kunt u een aanvraag doen om een leerling aan u te laten
leerlingenvervoer.
koppelen zodat u voor deze leerling de gegevens kunt inzien en diverse meldingen kunt doorgeven.
Handleidingen In dit menuonderdeel kunt u de handleiding van de applicatie
Afwezigheidsmelding
bekijken en/of downloaden.
In dit menu kunt u de afwezigheid van een leerling aangeven vanaf een bepaalde dag i.v.m. ziekte of voor een periode in
Wijzig wachtwoord
het geval van verlof.
Het wachtwoord kunt u te allen tijde wijzigen om oneigenlijk gebruik van de beheertool te voorkomen.
Betermelding
De naam van de gebruiker die is aangemeld, ziet u linksonder
Hier kunt u een leerling die afwezig is gemeld door ziekte
in het scherm in de lichtblauwe menubalk.
weer beter melden vanaf een bepaalde datum. Uitloggen Rit eenmalig laten vervallen
Wilt u de portal afsluiten, dan klikt u met uw linkermuisknop
Hier kunt u een enkele rit eenmalig laten vervallen.
in het menuscherm op de knop uitloggen. Deze knop ziet u in ieder menuscherm.
Rittenoverzicht periode Bij rittenoverzicht periode kunt u een overzicht opvragen van de geplande ritten in een bepaalde periode. Vaste ritten patroon Bij dit menuonderdeel ziet u een overzicht van de vaste ritten zoals deze ingepland staan. Klacht In dit menu kunt u op dag en rit niveau klachten over het vervoer van een leerling vastleggen.
6
Versie 8.6
LEERLING SELECTEREN Dit hoofdstuk vertelt u alles over het eerste menu onderdeel: Leerling selecteren. Om een leerling te selecteren klikt u in het menuscherm op
Van de ritten krijgt u informatie over:
de knop leerling selecteren. U komt vervolgens in het scherm
waar u een leerling kunt selecteren uit de lijst van leerlingen. Als u in het menuscherm een van de andere menuknoppen kiest en u heeft nog geen leerling gekozen, dan komt u automatisch ook in het scherm leerling selecteren. Tik een deel van de achternaam in het invulveld en klik met de linker muisknop op Zoeken. Ook kunt u op het leerlingnummer selecteren. Tik het leerlingnummer van de te zoeken leerling in het invulveld in.
de datum, bijvoorbeeld 22-11-2009 de dag, maandag t/m zondag de status van de rit o uitvoeren; de rit is gepland en wordt uitgevoerd o vervallen; de rit is vervallen door bijvoorbeeld een ziekmelding o loos melding; de rit is uitgevoerd zonder leerlingen, melding op dezelfde dag het herkomstadres het bestemmingsadres de afgesproken vertrektijd de afgesproken aankomsttijd de memo de vervoerder die de rit verzorgt de geplande ophaaltijd (mits aangeleverd door de vervoerder) aflevertijd (mits aangeleverd door de vervoerder) de route (mits aangeleverd door de vervoerder) status validatie
Tevens is er de mogelijkheid om te selecteren op geboortedatum van de leerling. Toets de geboortedatum in het invoerveld of maak gebruik van het kalandertje. Zodra u een leerling geselecteerd heeft, krijgt u de leerlinggegevens te zien. In het scherm ziet u alle gegevens van de leerling; de school of scholen waartoe de leerling behoort, de contactpersoon van de leerling, de gegevens van de leerling, de vervoersindicaties en de ritten die voor de komende week gepland zijn. Er is een splitsing gemaakt in:
vaste ritten, de ritten die de leerling met een vaste regelmaat maakt incidentele ritten, de ritten die afwijken van die vaste regelmaat. Dit kan veroorzaakt worden doordat eenmalige op een andere tijd of naar een ander adres gereisd moet worden of omdat het een extra rit betreft die maar één keer voorkomt. 7
Versie 8.6
LEERLING TOEVOEGEN Dit hoofdstuk vertelt u alles over het menu onderdeel: Leerling toevoegen. In dit menu onderdeel kunt u bij de gemeente een verzoek doen om gegevens van een leerling in te mogen zien. Bovenaan ziet u een overzicht van de leerlingen die reeds aan u gekoppeld zijn. Daaronder wordt de vraag gesteld of de leerling die u wilt toevoegen reeds gebruik maakt van leerlingenvervoer. Indien de leerling reeds gebruik maakt van het leerlingenvervoer kunt u d.m.v. het Burger Service Nummer en de geboortedatum van de leerling en door aan te geven welke relatie u tot de leerling hebt, een aanvraag doen. Vul de benodigde gegevens in en klik op Aanvragen. Zodra u de aanvraag hebt ingediend, komt de aanvraag voor het inzien van de gegevens va een leerling bij de gemeente terecht. Zij moeten toestemming geven. Zodra zij wel of geen toestemming hebben gegeven, ontvangt u hier per mail bericht van. Als de leerling die u wilt toevoegen nog geen gebruik maakt van het leerlingenvervoer, dan komt u automatisch in het menuonderdeel aanvraag leerlingenvervoer terecht. Hoe u een aanvraag kunt indienen staat verderop in de handleiding omschreven (hoofdstuk Aanvraag leerlingenvervoer).
8
Versie 8.6
AFWEZIGHEIDSMELDING Dit hoofdstuk verteld alles over het menu onderdeel: Afwezigheidsmelding. Als u en afwezigheidsmelding wilt doen voor een van uw
Als er een afwezigheidsmelding is gemaakt, is deze in een
leerlingen, gaat u naar het menu afwezigheidsmelding. U
later stadium te wijzigen.
kiest dan een reden van afwezigheid. Er zijn meerdere mogelijkheden:
Let op: Een afwezigheidsmelding is een melding voor een
hele dag of voor meerdere dagen en heeft dus invloed op alle
Ziek U wilt uw kind ziek melden. Er wordt u gevraagd naar de
ritten van die dag.
verwachte duur van de ziekte, voor zover u dat kunt
inschatten. Met kort wordt bedoeld korter dan 3 weken,
Onder het kopje reeds bekende afwezigheidsmeldingen
met lang meer dan 3 weken. U kiest een datum als
selecteert u de melding die u wilt wijzigen. U kunt de
startdatum. Dat kan al vandaag zijn. Totdat u uw kind
startdatum wijzigen, alleen in de toekomst. Bij een verlof
weer beter heeft gemeld wordt uw kind niet vervoerd.
melding kunt u de einddatum ook alleen in de toekomst
Verlof U wilt opgeven dat uw kind één of meerdere dagen niet
wijzigen. Een ziekmelding kunt u wijzigen van ‘kort’ in ‘lang’,
hoeft te worden vervoerd vanwege verlof. Het gaat
niet omgekeerd.
hierbij niet om verlof of vakantie die voor de hele school geldt. U kiest een startdatum en een einddatum. Het vervoer start weer op de eerste schooldag na de opgegeven einddatum.
Eigen vervoer Als u één of meerdere dagen zelf voor het vervoer zorgt, kunt u dat hier aangeven. Bij één dag zijn start- en einddatum hetzelfde. Let op! Het vervoer start weer op de eerste schooldag na de opgegeven einddatum. Om alleen één rit naar school of van school te laten vervallen, gaat u naar het menu ritten.
Anders Als er een andere reden is voor afwezigheid voert u hier de start- en einddatum in.
9
Versie 8.6
BETERMELDING Dit hoofdstuk vertelt u alles over het menu onderdeel: Betermelding. Uw kind is, of wordt weer beter en u wilt het vervoer naar school weer geregeld hebben. U selecteert uw kind in het menu leerling selecteren en gaat naar het menu betermelding. U voert de datum in waarop uw kind weer vervoer nodig heeft. Let op: Als u wilt dat uw kind de volgende dag weer mee gaat dient u de betermelding tijdig in te dienen.
10
Versie 8.6
RIT EENMALIG LATEN VERVALLEN Dit hoofdstuk vertelt u alles over het menu onderdeel: Rit eenmalig laten vervallen. Als u uw kind een keer zelf ophaalt van school of wegbrengt kunt u hier een rit éénmalig laten vervallen.
Let op: -
Een verallen rit activeren is alleen mogelijk bij ritten die in de toekomst liggen.
Let op: Een rit eenmalig laten vervallen heeft betrekking op
-
Een vervallen rit activeren is alleen mogelijk als deze
één enkele rit. Dit is verschillend ten opzicht van een
is komen te vervallen vervallen vanwege ‘ziek’,
afwezigheidsmelding. Een afwezigheidsmelding is voor 1 of
‘verlof, ‘eigen vervoer’ of ‘anders’ heeft. Als de rit de
meerdere dagen.
status ‘vervallen’ heeft ivm. 'vakantie’, ‘feestdag’ of ‘studiedag’, kunt u deze rit niet activeren. Mocht
Rit eenmalig laten vervallen Indien nodig selecteert u het kind dat het betreft via het menu
deze rit toch gereden moeten worden, kunt u contact opnemen met uw gemeente.
leerling selecteren. Dan gaat u via het menu ritten naar het submenu rit éénmalig laten vervallen. U krijgt dan een overzicht te zien van alle ritten voor de komende zeven dagen. Als u een rit iets verder in de toekomst wilt laten vervallen, kan dat door een periode in te voeren in het invoerveld . Vervolgens kiest u dan de rit die u wilt laten vervallen door deze aan te klikken. U krijgt dan de gegevens van die rit te zien. U kunt een reden voor het laten vervallen van de rit uit het lijst kiezen. Door op de knop Rit laten vervallen te klikken wordt die rit niet meer uitgevoerd.
Vervallen rit activeren Als u hier een rit hebt laten vervallen is het ook mogeiljk om deze weer te activeren. Klik op de desbetreffende rit die de status ‘vervallen’ heeft. Om de rit weer te activeren klikt u op Rit herstellen. U zult zien dat de rit de status ‘uitvoeren’ krijgt.
11
Versie 8.6
RITTENOVERZICHT PERIODE Dit hoofdstuk vertelt u alles over het menu onderdeel: Rittenoverzicht periode. Via de knop rittenoverzicht periode in het menuscherm komt u in een scherm waar u een overzicht van alle ritten van uw kind voor een specifieke periode kunt opvragen. In dit submenu krijgt u een overzicht van alle ritten van uw kind, zowel de vaste ritten, de ritten die regelmatig voor een langere periode zijn gepland, als ook de incidentele ritten. Tevens ziet u per rit wat de status is: de rit wordt uitgevoerd of de rit is vervallen. U krijgt deze ritten standaard voor een periode van zeven dagen vooruit. Om een langere periode te kunnen overzien kunt u zelf een startdatum en einddatum opgeven.
12
Versie 8.6
VASTE RITTEN PATROON Dit hoofdstuk vertelt u alles over: Vaste ritten patroon. Als u op het submenu vaste ritten patroon klikt, dan krijgt u een overzicht van de vaste ritten die door u zijn opgegeven. U ziet informatie over het herkomst- en bestemmingsadres, de vertrek- en aankomsttijden, de datum waarop het vervoer van die rit is ingegaan en eventueel een datum waarop de rit niet meer hoeft te worden uitgevoerd.
13
Versie 8.6
KLACHT In dit menu kan een klacht over het vervoer worden ingediend. Een klacht kan betrekking hebben op een specifieke rit of over andere aspecten in relatie met het vervoer. U kunt over verschillende onderwerpen een klacht indienen.
Vervolgens dient u de klacht in door op de button
Een klacht over een specifieke rit of over meer algemene
indienen> te klikken. De gegevens van de ingediende klacht
onderwerpen.
worden getoond in het overzicht REEDS INGEDIENDE KLACHTEN.
U gaat naar het menu klacht en selecteert uw kind. Vervolgens voert u de datum in waarop het voorval waarover
De klacht wordt na het indienen in behandeling genomen. Er
u de klacht wilt indienen heeft plaatsgevonden. Dat is vaak
kan daarbij o.a. nader onderzoek plaatsvinden bij de
vandaag maar kan ook in het verleden liggen. Dan maakt u
vervoerder. Zodra de klacht afgehandeld is ontvangt u per
een keuze voor een soort klacht.
mail of per post de afhandelingsbrief.
Rit gerelateerd Taxi te laat Taxi te vroeg Reistijd Niet opgehaald Chauffeur Voertuig Niet rit gerelateerd
Bereikbaarheid Spelregels vervoer Beheer Anders
Is een klacht rit gerelateerd dan krijgt u automatisch alle ritten te zien van de dag waarop het voorval heeft plaatsgevonden. U kiest uit dit overzicht de rit waar de klacht betrekking op heeft door middel van een klik met de linker muisknop. Vervolgens geeft u een omschrijving van de klacht in het invoerveld . Als de klacht niet rit gerelateerd is dan kunt u uw omschrijving direct in het invoerveld zetten.
14
Versie 8.6
VRAAG WENS OPMERKING In het menu Vraag wens opmerking heeft u de mogelijkheid om over diverse onderwerpen vragen te stellen, een wens of opmerking te plaatsen. Onder het kopje Indiener vindt u een invulveld waarin u de keuze kunt maken of u een vraag wens of opmerking indient als medewerker of namens de ouder/verzorger. Vervolgens ziet u een knop, Kies een leerling om een keuze te maken voor een leerling, als de vraag, wens of opmerking specifiek is voor één leerling. Als bij het invullen van de gegevens blijkt dat het toch niet zo specifiek is, kunt u door op de knop Verwijder de leerling de naam van de leerling weghalen. Onder de categorie vraag vindt u verschillende type vragen. Het kunnen vragen zijn die betrekken hebben over een enkele rit maar ook over het aanpassen van een rittenpatroon of een mutatie in de gegevens van een contactpersoon. Door een type vraag aan te klikken is het voor de verwerking makkelijker om effectief actie te kunnen ondernemen. In het invoerveld is er vrije ruimte om de vraag te beschrijven. Vervolgens wordt de vraag ingediend door op de button Aanvraag indienen te klikken. De categorieën wens en opmerking werken net zo, wel is de keuze uit typen geringer.
15
Versie 8.6
AANVRAAG LEERLINGENVERVOER Dit hoofdstuk vertelt u alles over het menu onderdeel: Aanvraag leerlingenvervoer. Hier kunt u een aanvraag doen voor het leerlingenvervoer. Let op: Dit menuonderdeel is alleen zichtbaar als uw gemeente gebruik maakt van deze module! Zodra u het menuonderdeel selecteert, dan verschijnt er een
Tijdens de aanvraagprocedure (na het invullen van de
korte inleiding en vervolgens wordt dient u uw eigen
informatie vervoerswijzen) heeft u de mogelijkheid om
gegevens te controleren (Controleer de gegevens van de
documenten toe te voegen. Klik op Bestand kiezen en
aanvrager).
selecteert het bestand. Voer eventueel een opmerking er aan toe en selecteer het type (medische verklaring, school
Daarna komt u in het scherm Alle aanvragen terecht. Hier ziet
verklaring, IB-60 formulier of anders). Klik daarna op
u de actuele status van uw aanvragen.
volgende.
Mogelijke statussen:
Nieuwe aanvraag
Aanvraag mogelijk: Voor deze leerling kunt u een aanvraag indienen.
Controle mogelijk: U beschikt over een meerjarige voorziening en kunt nu een controle doen om te
Als uw kind nog nooit eerder gebruik heeft gemaakt van het leerlingenvervoer, dan dient u een nieuwe aanvraag in. In de onderstaande schematische weergave is de aanvraag procedure stap voor stap omschreven.
kijken of de gegevens nog kloppen.
Aanvraag bij een bekende leerling
Aanvrager gestart met invullen: U heeft al een deel
Als u voor uw kind al eerder een digitale aanvraag gedaan
van de aanvraag ingevuld, maar tussentijds even
hebt, wordt daar waar nodig gebruik gemaakt van de in de
gestopt.
eerdere aanvraag verstrekte informatie.
Verstuurd naar gemeente: U hebt uw aanvraag naar de gemeente verstuurd, zij gaan deze in
Nadat gevraagd is om de gegevens van de leerling te
behandeling nemen.
controleren (Controleer de gegevens van uw kind) wordt dan
Goedgekeurd: De aanvraag is door de gemeente
de vraag gesteld: Gaat uw kind naar een andere school? Als u
goedgekeurd.
hier Ja op antwoord, dan moet u alle vragen van de aanvraag
Afgekeurd: De aanvraag is door de gemeente
procedure opnieuw beantwoorden. Als u hier Nee op
afgekeurd.
antwoord, wordt bij scholen waar een eigen bijdrage van toepassing is een vraag over het verzamelinkomen gesteld.
Vervolgens zijn er meerdere situaties mogelijk. In dit
Anders krijgt men direct de vraag of de informatie over de
hoofdstuk wordt elke situatie apart toegelicht en wordt de
vervoerswijze is gewijzigd.
gehele aanvraag procedure schematisch weergegeven.
16
Versie 8.6
De vraag in relatie tot de eigen bijdrage is: Bedraagt uw gecorrigeerd verzamelinkomen in het jaar …(jaartal) meer dan €…(jaarlijks bedrag)? Als u deze vraag met Ja beantwoord, dan verschijnt er een tekstveld dat u mogelijk een eigen bijdrage dient te betalen. Als u deze vraag met nee beantwoord, dan verschijnt er een tekstveld dat u het IB-60 formulier dient toe te voegen. U heeft daarbij de mogelijkheid om dit IB-60 formulier als pdf te uploaden. De vraag over de verstrekte informatie over de vervoerswijze is: Is de in de vorige aanvraag verstrekte informatie over de vervoerswijze gewijzigd? Hiermee wordt bedoeld of er wijzigingen zijn in de mogelijkheden die uw kind heeft om per fiets, openbaar vervoer, eigen vervoer of aangepast vervoer naar school te gaan. Als u deze vraag met Ja beantwoord, dan is de volgende stap het onderdeel Informatie vervoerswijze (deze vragen staan in de schematische weergave uitgeschreven). Als u deze vraag met Nee beantwoord, dan is de volgende stap Controleer in te dienen gegevens. U krijgt dan een overzicht te zien met alle gegevens. Hier controleert u de gegevens en geeft u aan of deze correct zijn. Zijn de gegevens correct, dan kunt u de aanvraag indienen. Zijn de gegevens niet correct, dan kunt u terug gaan of de aanvraag afbreken.
17
Versie 8.6
Schematische weergave aanvraag leerlingenvervoer Het onderstaande schema leidt u stap voor stap door alle menuschermen heen. Menuscherm
Omschrijving
Inleiding
Hier staat een korte introductie
Keuze
Omschrijving
omschreven, lees deze goed door en klik op ‘volgende’. Gegevens aanvrager Gegevens
Als eerste is het belangrijk om uw eigen
Ja
U gaat nu door naar het menuscherm ‘alle aanvragen’.
aanvrager
gegevens te controleren
Nee
Er verschijnt een scherm waarin u de wijzigingen kunt doorgeven. Verander uw gegevens en klik op ‘opslaan’. U gaat nu verder naar het menuscherm ‘alle aanvragen’.
Alle aanvragen
Bent u voor één of meerdere leerlingen contactpersoon, dan ziet u de status van de aanvragen in de tabel ‘alle aanvragen’ staan. In deze tabel kan direct een aanvraag gestart worden. Als uw kind niet in de lijst voorkomt, klik dan op ‘nieuwe aanvraag’ om verder te gaan.
Leerlinggegevens Gegevens leerling
Voer hier het Burger Service Nummer
Leerling
Voer alle gegevens van het kind in en klik op ‘opslaan’. Let op:
en de geboortedatum van het kind in
onbekend
Velden met * zijn verplichte velden.
en klik op ‘controleren’.
Leerling
Controleer de gegevens en pas deze eventueel aan. Klik op
bekend
‘opslaan’.
Leerlinggegevens
Controleer hier de ingevoerde
Ja
Zijn de gegevens juist, klik op ‘ja’.
controleren
gegevens.
Nee
Zijn de gegevens niet juist, klik op ‘nee’. U keert nu terug naar het invoerscherm. Verander de gegevens en klik op ‘opslaan’. U komt dan weer terug in het scherm ‘leerlinggegevens controleren’.
School gegevens* Let op: Het kan zijn dat niet alle onderdelen zichtbaar worden. Dit is afhankelijk van uw antwoorden. Schooljaar
Selecteer nu het schooljaar waarvoor u de
selecteren
aanvraag wilt indienen. Het systeem kiest automatisch de startdatum van dat schooljaar. Deze kunt u handmatig wijzigen. Klik daarna op ‘volgende’.
School
Hier kunt u de school selecteren waar het
School is
Indien de school in de lijst staat, kunt u hierop klikken en daar u
selecteren
kind dadelijk naartoe gebracht moet
bekend
verder naar het volgende scherm.
worden. U kunt d.m.v. naam of plaats in
School is
Middels ‘Vraag Wens Opmerking’ in de linker kolom kunt u de
de lijst zoeken.
onbekend
school door PTRM laten toevoegen. Uw aanvraag eindigt nu even, echter de door u ingevoerde gegevens blijven behouden. 18
Versie 8.6
Geselecteerde
Controleer hier de schoolgegevens en klik
school
op ‘volgende’.
Informatie
Selecteer hier of uw schoolkeuze de
Ja
Ga door naar ‘soort onderwijs’.
schoolkeuze
dichtstbijzijnde toegankelijke school is.
Nee
Indien u niet de dichtstbijzijnde school hebt gekozen, dient u een motivatie toe te voegen.
Soort onderwijs
Geef hier aan of het kind naar basis, voortgezet of anders gaat. Klik daarna op ‘volgende’.
Handicap kind
Klik hier aan welke handicap uw kind heeft. Klik daarna op ‘volgende’.
Eigen bijdrage
Geef hier aan of uw gecorrigeerd
Ja
U moet rekening houden met een eigen bijdrage voor het
verzamelinkomen meer is dan
leerlingenvervoer. De gemeente informeert u over de hoogte
€..(jaarlijks ander bedrag). Klik
van deze bijdrage.
vervolgens op ‘volgende’.
Nee
U moet, ter controle van uw aanvraag, het IB-60 formulier toevoegen (indien van toepassing voor beide ouders). Dit formulier is op te vragen bij de belastingdienst (tel. 800-0543).
Type vervoer en rittenpatroon* Let op: Het kan zijn dat niet alle onderdelen zichtbaar worden. Dit is afhankelijk van uw antwoorden. Type vervoer
Selecteer nu het type vervoer en klik op
Dagelijks
‘volgende’.
Dagelijks betekent dat het kind van maandag t/m vrijdag vervoerd gaat worden.
Weekend
Weekend betekent dat het kind op vrijdag en maandag vervoerd gaat worden.
Incidenteel
Incidenteel betekent geen vaste dagen, hierbij is een omschrijving van het gewenste vervoer benodigd.
Ritten
Geef nu aan op welke dagen het kind de voorziening nodig heeft. Hierbij zijn de vaste schooltijden reeds ingevoerd. Klik daarna op ‘volgende’.
Gewenst
Bekijk de gekozen ritten. Indien u een
Volgende
Hier gaat u verder naar de samenvatting.
rittenpatroon
bepaalde tijd of adres gewijzigd wilt
Invoer
Hier gaat u terug naar het menuscherm ‘ritten’.
hebben, kan dit ingevoerd worden in het
aanpassen
invulvak ‘informatie over het gewenste vervoer’. Samenvatting
U ziet nu een scherm met de tot nu toe
Volgende
ingevoerde gegevens. Betreffende de gegevens van het kind, de school en de gewenste ritten.
Indien u op ‘volgende’ klikt gaat u door naar het scherm ‘informatie vervoerswijze’.
Wijzigen
Indien u op ‘wijzigen’ klikt, kunt u het type vervoer en de ritten aanpassen.
19
Versie 8.6
Informatie vervoerswijze * Let op: Het kan zijn dat niet alle onderdelen zichtbaar worden. Dit is afhankelijk van de leeftijd vande leerlin en uw antwoorden. Fiets
Hier wordt de vraag gesteld of het kind
Ja
Ga verder naar de bromfiets of het openbaar vervoer
zelfstandig naar school kan fietsen.
Nee
Hier wordt de vraag gesteld of het kind onder begeleiding naar school kan fietsen. Indien dit niet mogelijk is, dient u een motivatie aan te geven. Indien dit wel mogelijk is, dient u aan te geven of u zelf in staat bent het kind te begeleiden ja / nee en waarom niet.
Bromfiets
Hier wordt de vraag gesteld of het kind
Ja
Ga verder naar het openbaar vervoer.
zelfstandig met de bromfiets naar school
Nee
Geef een motivatie en ga verder naar het openbaar vervoer.
kan gaan. Openbaar
Hier wordt de vraag gesteld of het kind
Ja
klik op ‘volgende’.
vervoer
zelfstandig gebruik kan maken van het
Nee
Hier wordt de vraag gesteld of het kind onder begeleiding
openbaar vervoer. Tevens ziet u hier hoe
gebruik kan maken van het openbaar vervoer. Indien dit niet
het reizen met het openbaar vervoer eruit
mogelijk is, dient u een motivatie aan te geven. Indien dit wel
ziet.
mogelijk is, dient u aan te geven of u zelf in staat bent het kind te begeleiden ja / nee en waarom niet.
Aangepast
Hier wordt de vraag gesteld of u wenst
Ja
Geef een motivatie en ga verder naar eigen vervoer.
vervoer (taxi,
dat het kind gebruik gaat maken van het
Nee
Ga verder naar eigen vervoer.
taxibus of
aangepast vervoer. Ja
Geef aan welk voertuig en of u bereidt bent om andere kinderen
touringcar) Eigen vervoer
Hier wordt de vraag gesteld of u zelf uw kind wenst te vervoeren.
mee te nemen. Zo ja, hoeveel. Klik vervolgens op ‘volgende’. Nee
Geef een motivatie en klik op ‘volgende’.
Ja
Indien u op ‘indienen’ klikt verzend u het formulier naar de
Documenten toevoegen Documenten
Hier heeft u de mogelijkheid om
toevoegen
documenten digitaal toe te voegen. Kunt u dit niet, dan dient u de gevraagde documenten per post naar de gemeente te sturen.
Bevestig de gegevens van de vervoerswijze Overzicht
U hebt alle onderdelen voor de aanvraag
aanvraag
leerlingenvervoer ingevuld en u ziet nu een overzicht van de door u ingevoerde gegevens.
gemeente. U ontvangt per mail een overzicht van uw aanvraag. Nee
Indien u op ‘terug’ klikt keert u terug naar het scherm ‘documenten toevoegen’ Indien u op ‘afbreken’ klikt wordt de aanvraag afgebroken, maar blijven alle gegevens bewaard zodat u op een later tijdstip weer verder kunt gaan.
20
Versie 8.6
HANDLEIDINGEN In dit menuonderdeel vindt u de handleiding van de applicatie. In dit menuonderdeel hebt u de mogelijkheid om de handleiding te bekijken en/of te downloaden. Zodra u op het menuonderdeel Handleidingen klikt verschijnt er een pop-up scherm waarin u de handleidingen kunt openen of downloaden. Let op: U kunt de handleiding altijd opvragen. Deze wordt in een apart scherm getoond, zodat u niet het scherm verlaat waar u op dat moment bezig bent.
21
Versie 8.6
WIJZIG GEBRUIKERSNAAM In dit menu kunt u uw gebruikersnaam wijzigen. Klik op het menuonderdeel wijzig gebruikersnaam. Voordat u uw gebruikersnaam kunt wijzigen, dient u eerst ter controle uw huidige inloggegevens in te voeren. Daarna kunt u uw nieuwe gebruikersnaam invoeren en deze herhalen. Let op: Uw gebruikersnaam dient altijd een e-maialdres te zijn. Op het moment dat u uw gebruikersnaam wijzigt, verandert tevens uw e-mailadres. Klik vervolgens op gebruikersnaam wijzigen.
22
Versie 8.6
WIJZIG WACHTWOORD In dit menu kunt u uw wachtwoord wijzigen om oneigenlijk gebruik van de beheertool zo klein mogelijk te maken. Klik op het menuonderdeel wijzig wachtwoord. In het invoerveld voert u uw wachtwoord in, in het invoerveld typt u uw nieuwe wachtwoord in. U herhaalt dit in het invulveld . Klik vervolgens op wachtwoord wijzigen.
23
Versie 8.6
UITLOGGEN U kunt in alle menuschermen uitloggen. Als u met uw linker muisknop klikt op de menuknop afmelden verlaat u de beheertool. Anderen hebben dan via uw account geen toegang meer. U kunt u direct weer aanmelden.
24
