rrron , wrrirr AAL
PEGION4.41
IARCHIEF
ILt
DORDRECHT
:
E
EEL
Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT
Gemeente Papendrecht t.a.v. Het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 11 3350 AA Papendrecht
Regionaal Archief Dordrecht Hof 6, 3311 XG DORDRECHT T 078 770 8708
www.regionaalarchiefdordrecht.n1
Contactpersoon R. Lassche T 078-7705327 E r. lassche©dord recht. nl
Datum 20-02-2015 Ons kenmerk 1320109 Uw kenmerk
Bijlage(n) Betreft
Verslag
Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2014
Geacht college,
Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening 2014 van de gemeente Papendrecht.
U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van ZuidHolland. Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben,
ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,
De gemeentearchivaris van Papendrecht,
drs. T.J. de Bruijn.
Pagina 1/1
PIPPITPTIMP IPTPIPPPIIT
orrrprrorrriP R E G 1 0. N A A 1.
ttEARCHIEF at
DORDRECHT
ONDERDEEL VAN DORDRECHTS MUSEUM
Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Papendrecht over 2014
Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht
R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur
In opdracht van de gemeentearchivaris van Papendrecht, drs. T.J. de Bruijn
Regionaal Archief Dordrecht februari 2015
Inleiding Conform artikel 14 van de Archiefverordening van . de gemeente Papendrecht brengt de
gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het College van Burgemeester en Wethouders.' Het College dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de Raad. Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI's) opgesteld door de VNG2. Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 10 november 2014 is deze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening in uw organisatie'.
Op 19 december 2014 ontving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage meegezonden en vormt, naast observaties van de archiefinspecteur, de basis van dit verslag.
Regionaal Archief Dordrecht Op 30 september 2014 was de studiezaal van het Regionaal Archief Dordrecht aan het Stek voor
de gehele collectie naar het Stadsdepot en de verhuizing van de studiezaal naar Hof 6 was besloten om de studiezaal tijdelijk voor twee maanden te sluiten. Op 26 november vond de officiële opening plaats door wethouder P.H. Sleeking. Vanaf 2 december kunnen de bezoekers weer gebruik maken van alle faciliteiten op de geheel nieuwe studiezaal. Het digitaliseringsproject dat medio 2012 is gestart in verband met de verhuizing van het Regionaal Archief Dordrecht werd in 2014 voortgezet. Onder andere de kadastrale leggers, de repertoria op de notariële archieven, de registers van de burgerlijke stand, huwelijkse bijlagen, bevolkingsregisters en beeldcollecties van de gemeente worden integraal in dit project meegenomen. De digitale afbeeldingen zullen uiterlijk medio 2015 via de website van het Regionaal Archief Dordrecht gratis zijn te raadplegen en te downloaden.
Aanbevelingen en verbeterpunten
De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd en vastgesteld, maar er zijn nog geen afschriften van de documenten ontvangen door de archiefinspectie. Deze moeten toegezonden worden. Vanuit het SCD worden de ontwikkelingen aangaande kwaliteitssystemen voor de informatiehuishouding op nationaal niveau nauwlettend gevolgd en vertaald naar de lokale context. Het is het komende jaar van belang dat tot concretisering en implementatie wordt overgegaan. De inrichtingsprincipes opgesteld door DIV in 2014 om te komen tot een documentair structuurplan, zijn vastgesteld. Het documentair structuurplan zelf dient nog wel te worden vastgesteld. Alle te bewaren archiefbescheiden moeten worden overgebracht naar een archiefruimte die aan de wettelijke eisen voldoet.
Om volledig over te gaan naar digitaal archiveren zal een deel van de functionaliteit van Mozaiek moeten worden vervangen. De aanbesteding die moet leiden tot de aanschaf en implementatie van de te vervangen (archief)functionaliteiten is inmiddels Drechtstedenbreed in gang gezet.
De bouwvergunningen tot 1990 moeten naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats worden overgebracht. Gedurende de loop van het komende jaar worden de dossiers in dat kader in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. ' Archiefverordening Papendrecht 1996, artikel 14. 2 Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen d.d.21-06-2011.
Mozaiek znr: 1320109: E -mail d.d. 10-11-2014 R. Lassche: KPI's t.b.v. het verslag van de gemeentearchivaris.
2
-
-
De archiefruimte moet verbeterd worden, zodat er aan de wettelijke eisen wordt voldaan. Er is een calamiteitenplan voor de nog niet overgebrachte archieven vastgesteld, maar hiervan is nog geen afschrift ontvangen door de archiefinspectie. Dit document moet toegezonden worden. Gezien de complexe ontwikkelingen die gaande zijn op DIV-gebied is het enerzijds aan te bevelen te investeren in het kennisniveau van de medewerkers. Anderzijds is het ook van belang dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn om de nodige werkzaamheden op adequate wijze te kunnen uitvoeren.
1. Lokale regelgeving
Binnen het SCD zijn in 2014 geactualiseerde verordeningen en besluiten opgesteld en voorgelegd aan de Colleges en Raden van de Drechtsteden ter vaststelling. Vanuit Papendrecht zijn echter geen vastgestelde exemplaren geretourneerd aan het SCD noch aan de archiefinspectie.
Aanvullend op bovengenoemde regelgeving is wel het beleidsdocument Beheerregels in formatieen archiefbeheer vastgesteld op 3 0 oktober 2014 door het Overleg Netwerksecretarissen
Drechtsteden. Dit document is behalve voor de gemeente Papendrecht ook geldig voor de overige vijf Drechtsteden en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden.
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht
Algemeen Er heeft vanuit de archiefinspectie in 2014 geen gericht toezicht plaatsgevonden op de informatiehuishouding van de gemeente. W el is er regelmatig overleg gevoerd met de archiefinspectie op het niveau van de Drechtsteden in SCD-verband. Zie hiervoor het desbetreffende jaarverslag.
Kwaliteitssysteem Er is nog geen kwaliteitssysteem in gebruik voor de informatiehuishouding van Papendrecht. De medewerkers van de vakafdeling DIV bij het SCD volgen de ontwikkelingen rondom het leidende programma Archief2020 nauwlettend. Dit op nationaal niveau georganiseerde vakinhoudelijke
orgaan zou in 2014 kaders stellen voor een kwaliteitssysteem, maar dit is nog niet gebeurd. Zodra de kaders duidelijk zijn, is de gemeente Papendrecht voornemens zich hieraan te conformeren en op basis daarvan een organisatiespecifiek kwaliteitssysteem vast te stellen. Advies De gemeente heeft het afgelopen jaar de archiefinspectie één keer geconsulteerd voor advies. Onderstaand een overzicht: Mozaiek zaaknummer
1233676
Onderwerp advies Digitalisering bouwtekeningenarchief van de
gemeente Papendrecht
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden De gemeente beschikt nog niet over een ordeningsplan (DSP), maar er zijn wel inrichtingsprincipes
opgesteld door DIV in 2014 om te komen tot een documentair structuurplan / zaaktypencatalogus in 2015. Men is voornemens deze te implementeren in het nieuwe archiefsysteem, dat in 201 5 voor alle Drechtsteden door het SCD wordt aanbesteed. De inrichtingsprincipes zijn inmiddels vastgesteld.
3
Archiefverplaatsing Met betrekking tot fysieke dossiers kan gemeld worden dat er in 2014 een groot aantal archiefbescheiden is verplaatst van de Noordendijk (een archiefruimte die niet voldoet aan de wettelijke eisen) naar de Drechtstedengemeenten (met meestal ruimten die wel voldoen aan de eisen). Nog niet alle bestanden zijn echter overgebracht.
4. Digitale archiefbescheiden
In 2014 heeft het project Digitaal archief Drechtsteden een doorstart gemaakt en is nu het project Klant-, zaak- en archiefsysteem geworden. Dit is een groot project dat veel functionaliteiten van Mozaiek moet vervangen. Mozaiek is
zoals ook in de vorige jaarverslagen is gemeld
ontoereikend in zijn mogelijkheden om aan de eisen te voldoen die in hoofdstuk vier van de KPI's worden opgesomd. De aanbesteding voor een nieuw DMS wordt in 2015 afgerond, waarna concrete stappen gezet kunnen worden om het digitaal informatiebeheer conform de wettelijke
voorschriften in te richten.
5. Vernietiging
Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archief bescheiden weer.
Gelet op de Archief wet 1995, artikel 3, dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. De gemeente voldoet aan deze eis.
Archiefblok
Vernietigingsjaar
02-06-2014
Gemeente
2013
03-12-2014
Papendrecht Gemeente Papendrecht
2014
Mozaiek Zaaknummer
Aanvraag machtiging
Machtiging verleend
Procesverbaal
1155046
07-02-2014
13-02-2014
1265379
14-06-2014
11-09-2014
vernietiging
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archief bewaarplaats
Algemeen en bouwvergunningenarchief De gemeente heeft alle archiefbestanden die ouder zijn dan 20 jaar en in aanmerking komen voor permanente bewaring overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een uitzondering hierop vormt het bouwvergunningenarchief. Dit bestand wordt het komende jaar in Drechtstedelijk verband in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht door archiefbewerkingsbureau KB&P en zal in de loop van 2015 worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Fotoarchief gemeente Papendrecht Voorts is op 28 oktober 2014 het fotoarchief formeel overgebracht naar de archief bewaarplaats.' Door het Regionaal Archief wordt een selectie van de foto's gemaakt die uiteindelijk wordt gedigitaliseerd en via de beeldbank aan het publiek beschikbaar gesteld. De foto's die niet worden opgenomen in de collectie van het Regionaal Archief, worden geschonken aan de historische vereniging van Papendrecht.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e -depots In het jaarverslag over 2013 is uitvoerig ingegaan op de in Papendrecht in gebruik zijnde
archiefruimte. Deze voldoet op veel aspecten niet aan de norm. De belangrijkste kritiekpunten die in het bovengemelde verslag zijn opgenomen zijn: Mozaiek znr: 1219321.
4
- geen geschikt klimaatbeheersingssysteem - poreuze vloeren, wanden en plafond - ongeschikte vloerbedekking In het jaarverslag over 2013 is gesteld dat uiterlijk op 1 januari 2015 de archiefbescheiden dienen
te zijn opgeslagen in een daartoe geschikte ruimte. Hieraan is niet voldaan. In de antwoordkolom van de desbetreffende vraag in de KPI's, is niets ingevuld. Een concreet plan ter verbetering ontbreekt.
8. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Papendrecht die conform de
Archief wet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd
voor zover er geen openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht in 2014: Studiezaal
Bezoeken
2.943
Website via archieven.n1
Website inclusief Beeldbank
Zoekacties 749.486
Paginaweergaves
Bezoeken
Paginaweergaves
213.669
3.470.367
9.425.715
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Er is een calamiteitenplan opgesteld in 2014 door het SCD. Het ligt in de lijn der verwachting dat
het College van Burgemeester en Wethouders dit plan in de loop van 2015 vaststelt. Onder meer de procedures met betrekking tot verplaatsing en/of veiligstelling van archiefbescheiden zijn opgenomen in het betreffende calamiteitenplan. De noodverzamelplaatsen zijn de overige archiefruimten binnen de Drechtsteden. De crisismanager bepaalt ten tijde van een calamiteit welke ruimte het meest geschikt is.
10. Middelen en mensen De DIV-werkzaamheden zijn door Papendrecht grotendeels uitbesteed aan het SCD. De gemeente heeft geen eigen DIV-medewerkers in dienst. Er is bij het SCD - evenals in 2013 - 30,5 fte formatieruimte voor deze vakafdeling beschikbaar. Voorts kan gemeld worden dat in 2014 een ontwikkelmanager-DIV is aangesteld bij het SCD.
Deelname benchmark In 2014 heeft de afdeling DIV-SCD deelgenomen aan een benchmark rapportage. Hieruit bleek dat de kosten uitgedrukt per inwoner voor DIV-diensten het laagst zijn in de Drechtsteden van alle deelnemende organisaties. Dat betekent dat in andere Nederlandse gemeenten doorgaans jaarlijks een hoger bedrag aan DIV wordt besteed. Ook is gebleken dat het scholingsniveau en de daarbij behorende inschaling van de DIV-medewerkers relatief laag is ten opzichte van andere gemeenten.
5
Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Papendrecht,
Dordrecht, 2.°. februari 2015.
drs. T.J. de Bruijn
Bijlage Key Performance Indicators (KPI) ingevuld door de beheerseenheid
Ina vullen knmrk door: Cat.
Wel. Grondslag Cat ego rie / modellen
Deelv raag
TaakJa/ nee verweerlozingscrit eria
Verdere handelingen
Toelic hting
(ui tleg
1. Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen/
11
Gemeente
1 1.1
Gemeente
12
Gemeente
Aw dit 30 1 Model
I 1 Verordening archief zong
Beschikt de gemeente over eer) geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archief zorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
ja
Ja
Eventuele opmerkingen
1.1. Verordening archiefzorg
Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten?
nee
Ja
Exemplaar meesturen
ja
Ja
Eventuele opmerkingen
verordening
SCD heeft geen ondertekende
versie gezien.
LOPAI
Aw art. 30.1 Model verordening LOPAI Aw art. 32.1 Model
verordening LOPAI
I 12
Gemeente
Aw art. 30.1 Model -
In 2014 is een nieuwe Archiefverordening opgesteld.
1.2. Verordening toezicht Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht archiefbeheer op hel bij of krachtens de Archielwel bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archielbescheiden ? 1.1. Verordening archielzorg
Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten?
nee
Ja
Exemplaar meesturen
1.3. Besluit
Beschikt de gemeente over een door het college als archielzorgdrager vastgesteld Besluit inlormatiebeheer van de Archielbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archielbescheiden 7 Treft hel college als archieborgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo
nee
Ja
Eventuele opmerkingen In 2014 is een nieuw Besluit Informatiebeheer opgesteld.
verordening LOPAI 1 :1
14
Gemeente
Gemeente
Model- besluit Loge,
Aw art. 4
inlormahebeheer
1.4. Wijziging overheidstaken
SCD heeft geen ondertekende
versie gezien. ja
Ja
Zo ja, welke? Geef een toelichting
de archiefbescheiden bij opheffing, splitsing of overdracht van taken
ja, welke? 15
Gemeente
Aw art. 40;
1.5. Gemeenschappelijke Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert. voorzieningen omtrent de zong voor de archief bescheiden?
nee
1.5. Gemeenschappelijke Houdt de zorgdragen een register bij?
nee
Nee
Toelichting.
nee
Ja
Exemplaar meesturen, Eventuele o pmerkingen
Nee
Exemplaar meesturen, Eventuele o pmerkingen
Ja
regelingen
1 5.1
Gemeente
Wgr art. 27
Er worden passende maatregelen genomen voor
exemplaar gemeenschappelijke
regeling meesturen. Geef een toelichting
regelingen
1.6. Uitbesteden archielzorg
I 6
Gemeente
Awb Titel 10.1
17
Gemeente
BW Boek 6; Gw 1.7. Uitbesteden archiefbeheer ani. 160-169
Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdragen besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?
Indien (aspecten van) het archiefbeheer / archielbeheerstaken zijn nee uitbesteed aan een privaatrechtekike partij of publiekrechtelijke partij. zijn hiervan dan diensNerieningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
2. INTERNE KW ALITEI TSZORG EN TOEZICHT Hoof dvraag:
2
Werkt de gemeente structureel aan de kwalitelt(sverbetering) van haar informallehuishouding? Belde
Ar art. 16; Link met NEN-I SO
2.1. Kwalileilssysteern archiefbeheer
Maakt hel college als zorydrager voor hel beheer van te bewaren archielbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn gelormuleerd
2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer
Zo ja,
ja
Nov
not
not
Er vinden wel kwaliteitscontroles plaats. maar hiervoor wordt geen kwaliteitssysteem gebruikt.
15489:2001
?1I
Bede
Ar art. 16: Link met HEN I SO 15489:2001
el k'
Geef aan welk kwaliteitssysteem
2 12
Beide
Ar art. 16; Link met NEN-ISO 154892001
2.1. Kwahleitssysteem archiefbeheer
22
Archief
AN, art. 32.2
2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris
2.2.1
Archief
Aw art. 32.2
2.3
Archief
Aw
2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer
2.4
Archiel
Aw art. 32.1 Modelverordening LOPAI
2.4.verslag beheer archiefbewaarplaats
Heelt het college als archielzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden en hel beheer van de wel overgebrachte?
nee
Ja
Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivisliek?
ja
Ja
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college nee als archief zorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archielbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
Ja
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college nee als archiefrorgfrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archielbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
Ja
3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoof dvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
3.
31
art, 32.2
Niet van toepassing
ja
dat kwaliteitssyteern?
Beide
Aw art. 3 en 3.1. Geordend overzicht 21.2, Ab art 12; Ar art. 18 en 23;
Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van ge bewaren) archielbescheiden,
Nee
ja
geordend overeenkomstig delen tijde van de vorming van het
Toelichting
Diverse overzichten zijn mogelijk, maar niet één compleet en logisch samenhangend overzicht.
archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?
Overzicht tot aan vorming van
...,..... 32
Beide
art. 17 en 19
3 2 Authenticiteit en context
Heeft het college als archielzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld
nyt
3 2. Authenticiteit en
- de ontleed, structuur ert verschirrngsvorm,
ja
Nee
- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt.
ja
.. Nee
de samenhang met andere archiefbescheiden.
la
Nee
de uitgevoerde beheeractivitaten,
ia
3 2.1
Beide
Ar art 17
3.2.2
Beide
Ar art 17
32. Authenticiteit en context
3.2.3
Beide
Ar art 17
3.2.4
Beide
Ar art 17
3 2.5
Beide
Ar art 17
3.2. Authenticiteit en context 3.2 Authenticiteit en context 32. Authenticiteit en context
3.3
Gemeente
Aw art. 3 en
.
context
21.2 Ab art. 12 Ar art. 20
3 3. Systeem voor toegankelijkheid
- de besturingsprogrammatuur of toepassingsprograminatuur inzake ja de archielbescheiden Waarborgt het archiveringssysteern de toegankelijke slaat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archielbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
Nee Nee
ja
Nee
34
Gemeente
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 3-8 en 14-15
3.4. Duurzame materialen Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te en gegevensdragers bewaren) archiefbescheiden?
ja
Nee
35
Beide
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13
Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen 3.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij voor de opslag van blijvend te bewaren archielbescherden? opslag
ja
Ja
36
Beide
Ab. Art, 11
3.6 Systeem voor duurzaamheid
ia
Nee
Waarborgt het archoveringssysteern co zool er naast 3 4 en 3 5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archielbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiele staat
goedgekeurde a rchiefruimte.
Momenteel vinden er wel acties plaats om alle archiefbescheiden in goede,
gebracht en gehouden, 4. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag:
4.
41
Gerneeitte
Werkt de gemeente inzake digitale archlefbescheiden systematische aan digitaal Intormatlebeheer en voldoet ze een de specifieke wettelijke voorschriften? Werkt de gemeente op basis van hel 4. I Opbouw digitaal Model Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer' referentie kader intormagebeheer ROOM,' DRAIN
Archiefbescheiden op de Noordendijk staan niet in
Nee
4.2
Gemeente
Ar art 17. 21
4.2. Functionele eisen
Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?
4.3. Aanvullende Metagegevens
Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geimplementeerd? nee
en 22 43
Gemeente
Ar art 19,24
j
Nee
Nee
(zie ook 3.2)
44
Gemeente
Ar art. 26.1
4.4. Opslagformaten
Worden opslagformaten gebruikt die aan een open la standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
Nee
4.5 1
Gemeente
Ar art 26.2 3
4.5. Voorzieningen compressie en encryptie
Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in hel geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?
ja
Nev
452
Gemeente
Ar art. 26.2-3
4 5. Voorzieningen compressie en encryptie
En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden?
ja
Nee
4 5.3
Gemeente
Ar art. 26.2 3
4.5, Voorzieningen compressie en encryptie
Wordt in geval van ecryplie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleuiel verstrekt?
ja
Nee
46
Gemeente
Ar art 25
4.6. Converteren.
Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan ja de geordende en toegankelijke staat van de archielbescheiden voldaan zal gaan werden?
Nee
migreren 4.6.1
Gerneenie
Ar art. 25
4.6. Converteren,
Is er een verklaring van de conversie / migratie opgemaakt?
ja
Nee
migreren
5, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hooldvraag:
5
5.1.1
Gemeente
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang la voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Aw air $ 5 1. Archielselectieliist en Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke I, Ab art. 2-5
stukkenlijst
5.1. Archiefselectielijst en Maakt het college als archielzorgdrager bij de selectie van de stukkenlijst gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? 5.1. Archiefselectielijst en Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? stukkenlijst
5.1.2
Gemeente
Aw art. 5 Ab art. 2-5
5.1.3
Gemeente
Aw art. 5 Ab art. 2-5
5.2.1
Gemeente
Gemeente
5.3.1
Gemeente
Ja
nee
Ja
la
Ja
Aw. Art. 3 Ab art. 5.2. Vernietiging en verklaringen
Maakt het college als archielzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Past de gemeente vervanging toe (b.v. het vervangen van papieren archielbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd)? zo ja op 5.3.1.- waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heelt hel college als archielzorgdrager een verklaring lot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Zo ja, heeft het college als archielzorgdrager voor de vervanging van blijvend le bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 AW? Heelt het college als archielzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archielbescheiden vervreemd?
ja
Ja
nee
Ja
8
Aw art 7: AB art. 5.3 Vervanging, besluiten 6.1 Model en verklaringen
53 . 2
Gemeente
Ab art 6.2 en 8.
5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen
5.3.3
Gemeente
Ab art 6.2 en 8.
5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen
5.3.4
Gemeente
Aw art. 7: Ab art 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen
6.2 en 8. Gemeente
Ia
Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archielbescheicten?
beleidsregel
5.4.1
Aw 3,8 en 10
5.4 Vervreemding,
besluiten en verklaringen
542
Gemeente
Aw 3,8 en 10
5 4.3
Gemeente
Ab art. 7
5.3. Vervreemding en verklaringen 5.3. Vervreemding en verklaringen
Indien 54.1 ja- heelt de zorgdrager daarvoor tevoren een
.%.r
Nee
ja
Nee
I
lee
ja
machtiging van de minister van OCW ontvangen? heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
8.
Gemeente
Ab art. 8
5.3. Vervreemding en verklaringen
Nee
ja
ja -
5 4.4
Ja
archiefbescheiden?
Aw. Art, 3 Ab art. 5.2. Vernietiging en verklaringen
8 5 2.2
ja
heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt ja en hel besluit tol vervreemdtng op de juiste wijze bekend gemaakt'
6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archief-wel "te bewaren archielbeschelden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct In de praktijk?
Nee
Geef een toelichting
Er is een aanvullende selectielijst opgesteld door een Werkgroep Selectie en
Ernaits worden geprint. W ABO documenten van het 010 worden geprint
6.1.1
Gemeente
Aw art. 3 en
6.1. Overbrenging na 20
12-13
jaar
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan ia 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare
Ab art. 9.1 en
Nee
taakverwaarlozing.
De bouwvergunningen nog niet, maar er loopt nu een tratect voor overbrenging.
Geef een overzicht
Bomwergunningen
Wat zijn de redenen waarom ze niet zijn overgebracht?
Bedrijfsvoering
Nee zonder reden is
archielbewamplaals?
12
6.12
Gemeente
Aw art. 3 en
6.1. Overbrenging na 20
12-13
jaar
Zo nee,
Ilee
welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
Ab art. 9.1 en 12 613
Gemeente
Aw art. 3 en
6.1. Overbrenging na 20
12-13
jaar
nee Zo nee, - wat is de reden c g. zijn de redenen, principieel en/o1 praktisch, van de niet -tijdige overbrenging?
6.2. Verklaringen van overbrenging
Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder ja van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring
Ab art. 9.1 en 12 6.2
Gemeente
Ab art. 9.3
Ja
op? 6.3
Gemeente
7.
71 .1
Archief
Aw art. 13
Heeft het college als archielzorgdrager voor archiefbescheiden die ja' om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
6.3 Niet -overbrengen vanwege bedrijfsvoering
7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E -DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Model DIVA (nu 7 1. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) ne e Archiefinstelhng/kwaliteils archiefinsielling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van hef BRAIN)
Archief
Model DNA (nu BRAM
7.1.3
Archiel
Model DIVA (nu DRAIN)
7.2.1
Archief
-
Ja
beheer van de archielbescheiden in de archiefbewaarplaafs?
zorgibenchmark
7.1.2
Nee
Werkt de archtelorganisatie op basis van een Archielinstellingrkwaliteits kwaliteitszorgsysteem?
nee
Ne e
Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?
nee
Ne e
Is door het college als archielzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen
ja
Ja
7.1.
zorgbenchmark 7.1.
De inspectieverslagen worden op basis van het INKmanagementmodel ingericht
Archielinstelling/kwaliteits
zorgbenchmark Aw. Art. 21.1, 31, 72 Archiefbewaarplaats 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-
41, 47-57 en 59
toelichting: in gemeente buiten gemeente of buiten gemeente
voldoen? 7.2.2
Archief
Aw. Art. 21.1, 31, 7.2 Archiefbewaarplaats 33.2 en 34. Ab art. 13. M 27-
Gebruikt het college deze archielbewaarplaats t.b.v. de le bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
ja
Ja
7.2.3
Archief
Aw. Art. 21.1.31, 7.2 Archiefbewaarplaats 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 2741, 47-57 en 59
Zo ia op 7.2.2 zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW?
ja
Ja
7.3.1
Gemeente
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en 59 Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar 27-46, 57
7.3.2
Gemeente
7.4.1
Archief
7.3. Archiefruimten
- Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is
Nee
vastgesteld dat deze aan alle in de Archief regeling en -besluit genoemde eisen voldoen? 7.3. Archiefruimten
Gebruikt het college deze archiefruimle(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archielbescheiden?
ja
Ja
7.4. E -depot
Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e -depot voor de bewaring van digitale archielbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archief regeling voldoet?
nee
Nee
Gebruikt het college dit e -depot t.b.v dele bewaren archiefbescheiden.
[r ee
en 59
Aw art. 21.1 Ab art. 13
Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.4.2
Archief
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Model LOPA1 ED3 (Eisen Duurzaam
7.4. E -depot
Digeaal Depot) 8.
toelichting: M gemeente of buiten gemeente
B, TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hooldvraeg: Voldoet de gemeente In de praktijk aan de openbaarheldselsen van de Archiefwet?
Nee
8.1.1
Archief
Aw. Art 14, 17, en 19
Zijn de in de archielbewaarplaals berustende archiefbescheiden berustende archief bescheiden voor eenieder kosteloos te
8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen
ja
Ja
Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?
ia
Ja
Heeft het college als archielzorgdrager regels opgesteld over de
raadplegen? 8.1.2
Archief
8.1.3
Archief
8.2.1
Beide
8 2.2
Gemeente
Aw. Art. 14, 17, en 19
8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen
Aw Art. 14, 17, 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen en 19 Aw art. 15 en 16 8.2 Beperking Ab art 93 en 10 openbaarheid na 20 jaar
Aw art 15 en 16 8.2 Beperking
Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 laar 823
Beide
Aw art. 15 en 16 8.2 Beperking Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 jaar
8.2 4
Beide
Aw art. 15 en 16 8.2 Beperking Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 jaar
ia
Ja
ia In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar heeft hel college als archielzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 laar afdoende gemotiveerd gelet op artikel 15 1 van de Archief wel? De beperkingscrileria zijn, eerbiediging persoonlijke levenssfeer: belang van de Staat of zijn bondgenoten: voorkomen van onevenredig bevaar- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwel van derden. Heelt hel college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen ja van de beheerder van de archielbewaarplaats?
Ja
Heeft hel college als archielzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a van de Archielwel die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?
nee
Ja
Hebben het collge als archielzargdrager node beheerder van de
ja
Ja
archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archielbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging int opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
ja
Nee
genoemde kosten?
Ja
8.3
Beide
Aw art . 15
8 3 Beperking openbaarheid na 75 jaar
8.4 1
Archief
Aw. Art. 17
Ja
8.4.2.
Archief
Aw. Art. 17
8 4 Afwijzing raadpleging Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaais regels geformuleerd nee omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de of gebruik archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? 8.4 Afwijzing raadpleging Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een nee verzoek tot raadpleging al gebruik gemotiveerd? of gebruik
8.5.1
Archief
Aw art. a 18 en 8.5 Uitleningen aan 19 overheidsorgaan en
Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke nee verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit le lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?
Ja
ja
Ja
nee
Ja
bezoek en gebruik
Heelt de beheerder van de archief bewaarplaats inhoudelijke en financiele voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Is er een regelement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?
8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik 86 Regulering fysiek bezoek en gebruik 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik
zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een nee kwaliteitshandvest? zo ja. werkt de archielorganisatie mee aan de monitor nee dienstverlening? nee Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang rolde collectie (registratie) en het bezoek- en
Ja
-
desundige instelling
8 52
Archiel
Aw art. 3. 18 en 19
85 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
8.6.1
Archiel
Aw. Art. 14 en 17 8.6 Regulering fysiek
8.6.2
Archiel
8.6.3
Archiel
Model DIVA (nu BRAIN) Model DIVA (nu BRAIN)
87
Archief
Dit hoeft niet Onbekend of dit is voorgekomen te zijn, als voorgekomen dit het geval is. geef dal aan rode toelichting.
Ja Ja
_gebrodrsregelement , 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heet I de gemeente plannen voor het behoud van delta bewaren) archief bescheiden bij bljzonderhede omstandigheden?
9.
9,1
Er is geen overzicht van dergelijke archiefbescheiden
Beide
Beschikt de gemeente regio over een nsicoprolier beleods- en nee Wetverfighe,dsre 9.1. Onderdeel gemeentelijk rampenplan cinsplan waarin ten minste procedures met betrekking rolde goo's verplaatsing ot veilogstelhng van objecten met een cultuurhistorische ad. 3
Nee
waarde zoals (le bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?
handreiking reg
De procedures (ebt verplaatsing of Velligslellinq van archiefbescheiden ,Iir, ViPi opgeno men i n hel calamileitenplan. die
Risico -profiel,
momenteel ter besluitvorrning voorligt aan hel college van
punt 6 Vitaal Belang
B8 W . 9.2.1
Beide
9.2. Plan veiligheid, calamiteitenplan calamiteiten en Leidraad
archieven LOPAI
ontruiming
Heelt de gemeente een vedigherdsplan voor de archiefruimten en archielbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?
nee
Nee
Er is een calamiteitenplan opgesteld in 2014. Deze wordt binnenkort vastgesteld.
9. 2 2
Beide
9.2. Plan veiligheid, Modellen coalamiterten en calamiteiten en ontruiming collectieplan RCE/ICN
Heelt de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te !nee ontruimen archiefbescheiden ab. v, prioriteiten in het collectieplan ' ' (oe ook 9.1.)
9.3.1
Archief
9.3. Regionaal en Modellen coalamiteiten en landelijk veiligheidsnetwerk collectieplan
Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor edgoedinstellingen?
9.3.2
Archief
Model
GU- . .
ar Ai
incidenten registratie
9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk
De verzamelpla atsen zijn de
Ja
overige archielruirnten binnen de Drechtsteden. De crisismanager bepaalt ten tijde van een calamiteit welke ruimte het meest geschikt is Niet van toepassing
nee
Niet wart toepassing
Stelt de gemeente de archielbewaarplaats in staat niee te doen aan nee incidemenregistratre richting het landelijke veiligheidsnetwerk '
10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag:
10.
Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 10 1
Beide
Aw art 302
10 1 Middelen
6. 150 266 Hoeveelheid opgeven en Bedrag gebasee rd op bijdrage
nee Hoeveel middelen stelt het college als archietzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
toelichten
aan SGD. Daarnaast geen afzonderli jke post opgenomen
voor overige uitgaven archielzorg en archiefbeheer.
10 2 1 Beide
Atnt art 32
10.2. Mensen, kwantitatief
Hoeveel mensen (fte's) stelt hel college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. VO O r en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.1
nee
Minimaal
Hoeveelheid opgeven en Taken zijn uitbesteed aan GR toelichten Drechtsleden
Belde
Aw al :32
10.2. Mensen, kwantitatief
Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden'?
nee
Ja
Geef een toelichting
10 2 2
Er zijn achterstanden in de archivering van documenten. Er loopt momenteel een
project om alle achterstanden in kaart te brengen en weg te werken. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen achterstanden voor en na komst van hei SGD (1-420081. Er zijn ook achterstanden in de overbrenging van de bouwvergunningen. Die
worden in 2015 overgebracht.
Geef een toelichting
nee Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale 10.2. Mensen, toezichthouders? kwantitatief 10.3. Mensen. kwalitatief Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder nee de opleiding van het onder 10.2 bedoelde personeel aangeven tbv beheer alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.1
Nee
10.3. Mensen, kwalitatief Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? tbv beheer
Ja
Geel een toelichting
Nee
Geef een toelichting
2.5 He
Hoeveelheid en onderverdeling in de toelichting
10.2.3
Beide
AN, art. 32
10.3 1
Beide
Arm aii :32
1032 Beide
A . 1,1 t?
10.3.3
Beide
10.4
Archief
nee 10.3. Mensen, kwalitatief Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale Aw art. 32 toezichthouders? tbv beheer nee 10.4 Mensen, kwantitatief Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager Aw art. 31.2 vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de Model LOPAI .i. tbv toezicht archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de W GA (nu gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of BRAIN) andere medewerkers' (Zie ook 2.2.) rekennormformat
Geef een overzicht in de Uitbesteed aan GR toelichting Drechtsteden
nee
Erin voldoende kennis in huis om alle verschillende soorten werkzaamheden op archiefgebied Uitte kunnen
voeren.
2 fte inspectie en 0,5 Ite gemeentearchivaris.
ie gem.
Tkverw. 49 totaal
bevestiging waar ja oh nee van toepassing is totaal KPI categorieén
nee
ja
,
37,0
43,0
nee waarvan met taakverwaarlozing 24,0
83
indien getal niet gelijk dan zijn
86 92
er nog vragen onbeantwoord
oniminin.~rry
irr -groPrp-irpry.
rpiron.n.~. E kR
ON A AI
ARCHIEF
GCt DOPDP E C P T 2NnEP7EEL VAN DCROPE
Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT
Gemeente Alblasserdam t.a.v. Het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 2 2950 AA Alblasserdam
Regionaal Archief Dordrecht Hof 6, 3311 XG DORDRECHT T 078 770 8708
www.regionaalarchiefdordrecht.n1
Contactpersoon R. Lassche T 078-7705327 E
[email protected]
Datum 20-02-2015 Ons kenmerk 1320109 Uw kenmerk Bijlage(n) Verslag Betreft Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2014
Geacht college,
Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening 2014 van de gemeente Alblasserdam.
U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van ZuidHolland.
Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben, ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,
De gemeentearchivaris van Alblasserdam,
drs. T.J. de Bruijn.
Pagina 1/1
