Verslag minicongres Integraal veiligheidsmanagement in musea Datum: Tijd: Locatie Organisatie:
12 december 2013 10.00 – 17.00 uur Rijksmuseum Amsterdam Sectie Veiligheidszorg & Facilitymanagement
Welkomstwoord Frits de Vogel opent de bijeenkomst en heet de aanwezigen van harte welkom en in het bijzonder de Belgische gasten. Hij is erg blij met de hoge opkomst en ziet dit als een bevestiging dat de sectie Veiligheidszorg & Facilitymanagement een goed thema heeft gekozen dit jaar. De aanwezigen zullen vandaag mee worden genomen in het begrip integrale veiligheid via 5 presentaties. De eerste presentatie heeft als onderwerp ‘wat is integrale veiligheid?’ Daarna wordt er afgedaald naar de sector aan de hand van de erfgoed inspectie. Vervolgens wordt er een uitstapje gemaakt naar de wereld om ons heen, de burgerluchtvaart. Daaropvolgend een kijkje in de keuken van het Rijksmuseum en vervolgens aandacht voor het creëren van draagvlak en de opleidingsontwikkelingen op het gebied van integrale veiligheid. Aansluitend dalen we via een werkgroepvorm af naar uw eigen museum of andersoortige instellingen met de vraag: ‘en wat betekend dit dan voor mijn erfgoedinstelling?’. Openingswoorden De gastheer en zakelijk directeur van het Rijksmuseum, Erik van Ginkel, heet de aanwezigen van harte welkom. Hij vertelt dat het Rijksmuseum in april dit jaar haar deuren weer heeft geopend na een verbouwing van tien jaar. Tot nu toe hebben ze al twee miljoen bezoekers mogen verwelkomen. Eén van de keuzes voor het integrale veiligheidsplan van dit museum was dat de bezoekers zich welkom moeten voelen. Dit kan je creëren door de klanten persoonlijke aandacht te geven. Frits de Vogel vraagt Erik van Ginkel of het integrale veiligheidsbeleid genoemd is in hun missie. Erik van Ginkel antwoordt dat dit niet het geval is. Er ontstaat een korte discussie over het wel of niet melden van het integrale veiligheidsbeleid in de missie van een organisatie. De heer Toine Berbers, wordt vanaf 1 januari 2014 de voorzitter van de museumvereniging. De museumvereniging is een fusie tussen de vereniging van Rijksmusea en de Nederlandse Museumvereniging. De heer Toine Berbers laat zien dat veiligheid in musea een steeds belangrijkere rol krijgt. Voorbeelden hiervan zijn de extra financiële middelen van het Rijk en de communicatie over veiligheid in musea. Hij schaart zich dan ook volledig achter het initiatief tot deze dag. Hij refereert aan de diefstal in de Rotterdamse Kunsthal en vertelt een anekdote van een medewerker van de New York Times, waar in duidelijk wordt dat we als musea altijd zelf moeten blijven opletten en ons niet te veel door verhalen moeten laten leiden.
1
Presentatie 1: Wat is integrale veiligheid door Michel Kunst De eerste spreker is Michel Kunst, docent integrale veiligheid Haagse Hogeschool aan de opleiding Integrale Veiligheidskunde. Eens startte hij in de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking, werd organisatieadviseur en coach en verzorgd veel bedrijfsopleidingen ondermeer in opdracht van de Open Universiteit. Zijn laatste opdracht was het mee ontwikkelen van de bedrijfsopleiding Service en Veiligheid van het Rijksmuseum. Michel Kunst heeft momenteel als coördinator leerarbeidsplaatsen vanuit de opleiding Integrale Veiligheidskunde contact met 120 profit en non-profit organisaties waar studenten opdrachten op het gebied van veiligheid vervullen. Michel Kunst begint zijn presentatie door de aanwezigen te herinneren dat dit een studiedag is met het onderwerp integrale veiligheid. Dus tijdens een studiedag over dit onderwerp ga je als aanwezigen nadenken over integrale veiligheid in je eigen organisatie. Een belangrijk aspect hiervan is dat samenhang van alle beveiligingsactiviteiten in een organisatie goed afgestemd moeten worden. Tevens is het cruciaal om intern maar ook daar buiten in gesprek te blijven zodat ervaringen, kennis en visie van deze partijen met elkaar verbonden kunnen worden. Michel Kunst vertelt hoe veiligheid werkt in het algemeen. Onze eigen veiligheid is in balans met leven met de risico’s om je heen. Een voorbeeld hiervan is dat we zonder angst in de auto stappen. We weten dat we daardoor een risico nemen maar we weten tegelijkertijd dat we niet alle onveilige situaties tot nul kunnen reduceren. Er blijven altijd risico’s en dat accepteren we. Vervolgens bespreekt Michel Kunst de vier dimensies opgesteld om veiligheid te kunnen toetsen. Deze dimensies zijn tijd, ruimte, kennisdomeinen en sociale netwerken. Deze dimensies worden door hem getoetst in drie situaties. De eerste situatie is een museum in Edinburgh. De portier verwelkomt de bezoekers met de woorden: ‘welkom in mijn museum’. Met deze aanpak wordt het persoonlijk. De vier dimensies veranderen niet. De tweede situatie is een wijk in Palermo. Door de onveilige situatie daar veranderen de vier dimensies waardoor meer wordt nagedacht over veiligheid. Hierbij kunnen naar veiligheid kijken vanuit hoe de onveiligheid verminderd kan worden in plaats van hoe kunnen we de veiligheid vergroten. Een laatste situatie laat zien dat de sociale netwerken genoeg zijn om de veiligheid te garanderen. Onze veiligheid kan gekleurd worden door mentale software. Een voorbeeld van mentale software is dat Michel Kunst ging zwemmen in een gebied, Sulabes Indonesië, waarvan hij wist dat er haaien zwommen. Maar omdat de bewoners hadden gezegd dat er geen haaien waren, de reden hiervoor was om hem te pleasen, werd zijn eigen veiligheid gekleurd door deze mentale software. Daarna wordt de integrale veiligheid in een organisatie op het gebied van dienend/servicegericht handelen of leiden/autoritair handelen naar bezoekers besproken.
In het algemeen wordt bedrijfsbeleid geschreven met een missie/visie door strategie en primaire processen. Een ieder moet altijd blijven realiseren dat integrale veiligheid een ondersteunende dienst van deze primaire processen is. Het toverwoord is congruentie in een
2
organisatie. Het integrale veiligheidsplan van een organisatie moet in gedrag, in tekst, in uitingen, in lay-out en in geschrift uniformiteit uitstralen. In een tekst van bijvoorbeeld het onderwerp over lange wachtrijen door de afdeling marketing & communicatie en vanuit veiligheidszaken moet een wederzijdse erkenning uitstralen. Toch zal een integraal veiligheidsplan altijd een paradox blijven. Want de uitgangspunten van organiseren zijn eenvoud en helderheid. Het uitgangspunt van een integraal veiligheidsplan is het onverwachte. Michel Kunst adviseert organisaties om deze dilemma’s te koesteren. Presentatie 2: Een visie op integrale veiligheid in musea door Arda Scholte De tweede spreker is Arda Scholte, zij is sinds april 2011 hoofdinspecteur bij de Erfgoedinspectie voor de sectoren Collecties en Archieven. Zij werkt sinds 2005 bij de Ministerie van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en heeft hier verschillende functies op het terrein van cultuur, overheidsinformatie en cultuur erfgoed vervult, zowel in de beleidsontwikkeling als in de uitvoering. De stap naar hoofdinspecteur en daarmee de stap naar het werken in het toezicht sluit de keten van werkterreinen binnen OCW. Arde Scholte begint haar presentatie te vermelden dat ze tijdens haar presentatie de aanwezigen mee wil nemen in het werk van de Erfgoedinspectie en welke bevindingen de Erfgoedinspectie heeft gedaan in de afgelopen 15 jaar. Na een korte introductie over de Erfgoedinspectie en hedendaagse toezicht geeft ze informatie over hun bevindingen en sluit af met een aantal punten die in haar ogen essentieel zijn: 1. Plannen zijn belangrijk, de praktische toepassing is essentieel. 2. Samenwerken en kennis delen heeft vele voordelen. De erfgoedinspectie stelt optimaal behoud, toegankelijkheid en beschikbaar van erfgoed en overheidsinformatie centraal. De missie van de erfgoedinspectie is: met alert en proportioneel toezicht brengen wij het behoud, de toegankelijkheid en beschikbaarheid van cultuur erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau. De Erfgoedinspectie levert met rapportages over haar toezicht, op basis van wet- en regelgeving en via het inzetten van specialistische kennis, inzicht in de effectiviteit van het rijksbeleid van erfgoed en informatie. De Erfgoedinspectie is een kleine organisatie van 26 FTE en valt onder de minister van OCW. De toezichtterreinen van de erfgoedinspectie zijn onder andere de archiefwet, de archeologische monumentenzorg, monumentenzorg en de regeling materieelbeheer museale voorwerpen (toezicht op de collecties). Ook is de erfgoedinspectie belast met de wet tot behoud van cultuurbezit (Wbc). In de praktijk betekent dit dat de Erfgoedinspectie regelmatig controleert of door de Wbc beschermde voorwerpen aanwezig zijn op de bij haar bekende locatie. De erfgoedinspectie houdt ook toezicht op de in- en uitvoer van cultuurgoederen. De Erfgoedinspectie is aangewezen als bevoegde autoriteit in het kader van Europese en mondiale regelgeving en autoriseert
3
uitvoervergunningen voor cultuurgoederen. Gericht op het voorkomen van illegale handel en het starten van terugvorderingacties. Zij werken samen met politie en openbaar ministerie. Met de douane hebben ze een samenwerkingsovereenkomst zowel voor de afgifte van vergunningen als voor het toezicht op illegale in of uitvoer. De minister van OCW werkt aan een Erfgoedwet; deze zal met ingang van 2017 het nieuwe wettelijke kader worden op grond waarvan in ieder geval de rijksgesubsidieerde musea worden gefinancierd. De toezichthoudende functie is vertaald in vier kerntaken: 1. Signaleren De Erfgoedinspectie is oog en oor voor de minister van OCW. Bij ernstige incidenten of tekortkomingen handelen de inspectie onmiddellijk door middel van interventies en bij groot risico met handhavend ingrijpen. 2. Inspecteren Met gerichte, selectieve inspecties en met andere interventiemiddelen wordt de naleving van wet- en regelgeving op het gewenste niveau gebracht. Behalve op risicovolle thema’s, richt de Erfgoedinspectie zich op risicovolle organisaties. Als onvoldoende naleving voortkomt uit onvoldoende kennis van regels, wordt via voorlichting de naleving gestimuleerd. Waar nodig wordt handhavend opgetreden. 3. Rapporteren Naast reguliere onderzoeksrapportages wordt regelmatig een beschrijving van de staat van het erfgoed en de overheidsinformatie geleverd: een rapportage over de ontwikkelingen in de naleving van het beheer van het erfgoed en de overheidsinformatie, en daarmee mede over de effecten van het toezicht 4. Adviseren Indien geconstateerd wordt dat een onderdeel van het rijksbeleid of het instrumentarium niet of onvoldoende werkt, adviseert de Erfgoedinspectie de minister van OCW over aanpassing Dan vertelt Arda Scholte over de toezichtcyclus. Deze programmering komt iedere twee jaar tot stand middels een toezichtcyclus die verwant is aan plan-do-check-act: risicoanalyse en prioritering, programmering, uitvoering en evaluatie. In deze cyclus (ook wel bekend als programmatisch handhaven) zijn de evaluatie van het uitgevoerde toezicht onlosmakelijk verbonden met de risicoanalyse en prioritering. De toezichtcyclus doorloopt de volgende stappen: 1. Evaluatie van de effectiviteit van toezicht (effectmeting) 2. Contextanalyse 3. Risicoanalyse 4. Doelgroepanalyse 5. Beleidsdoelen (outomce) en beleidsadvies (prioritering) 6. Nalevingsdoelstellingen (ouput) 7. Interventiestrategie 8. Uitvoering van toezicht Elke instelling ontvangt één keer per twee jaar een vragenlijst in kader van de monitor: iedere instelling krijgt een kleurrapportage waaruit blijkt hoe het staat met de naleving. Op elk inspectierapport wordt een reactie op de aanbevelingen in het inspectierapport van het bestuur / management van de ondertoezichtstaande verlangd. Indien de Erfgoedinspectie een nalevingtekort constateert wordt gevraagd naar de acties en tijdpad om dat tekort op te heffen. Daarna wordt er, als het nodig is, gewerkt met verlengd toezicht en verscherpt toezicht. Kijkend naar de ontwikkelingen in het veld ziet het de Erfgoedinspectie veel positieve ontwikkelingen: Zoals het museumregister, ISO-normenringen, etc. In jet werk van de inspectie sluiten ze zoveel mogelijk aan bij die normeringen of certificeringssystemen door gebruik te maken van de beschikbare informatie en daarmee zo min mogelijk organisaties te belasten. Het volgende onderwerp van de presentatie van Arda Scholte is het thema veiligheid. De Erfgoedinspectie deed in 1997 een eerste onderzoek naar de veiligheid in musea. Sinds
4
1997, dus in een periode van 15 jaar, heeft het veiligheidsbewustzijn een vlucht genomen. Sinds 2005 staat het thema veiligheid ook op de politieke agenda. In de beleidsbrief Veiligheid voor Collecties informeerde staatssecretaris Medy van der Laan in 2005 de Tweede Kamer over het veiligheidsbeleid op het gebied van cultureel erfgoed. Al in 2000 constateerde de erfgoedinspectie naar aanleiding van inventarisatie van het risicobeheer in 20 verzelfstandigde musea in 1997\98 dat:
Het risicobeheer en de veiligheidszorg in toen 20 onderzochte musea serieus wordt genomen; professionaliteit zeker aanwezig is maar nog veel te verbeteren valt; risicobeheer in grote instellingen niet per definitie beter is dan in kleine musea; tijdelijke voorzieningen door verbouwing en depots een hoger risico meebrengen; de incidentenregistratie nog nagenoeg ontbreekt.
In 2007\2008 is gekeken naar de beveiligingsplannen. De aanleiding hiervan was onder andere de inbraken in het Van Goghmuseum en het Museon. De uitkomsten waren dat: musea blijken serieus en weloverwogen te werken aan analyse om risico’s in kaart te brengen; personeelswisselingen zorgen voor achterstanden, geen goede overdracht of organisatorische borging; calamiteiten plan: Lang niet geoefend; subsidiemogelijkheden nog niet optimaal gebruikt; transport blijft risico; maatregelen voor integriteitsbeleid in opkomst. Uit de monitors van 2009-2011 (circa 30 museale instellingen) en een apart onderzoek in 2011 naar de veiligheidszorg bij rijksgesubsidieerde musea (35 van de 38) door de Erfgoedinspectie zijn de onderstaande hoofdlijnen naar voren gekomen:
Meer dan 70% van de rijksmusea gaven aan over een actueel veiligheidsplan te beschikken. 80% van de rijksmusea hebben een plan dat voorziet in het in veiligheid brengen van de collectie. 60% van de instellingen hebben geen calamiteiten oefening. Als die wel worden gehouden betreft het veelal een table top oefening of evacuatieoefeningen met dummies. 70% van de instellingen heeft aangegeven risicoanalyses te maken. Ook bij tentoonstellingen worden risicoanalyses gemaakt. Echter de risicoanalyses zijn niet perse recent. 60% van de instellingen nemen maatregelen op organisatorisch gebied, op bouwkundige maatregelen en op elektrische maatregelen. 75 % van de musea heeft een incidentenregister. 55% van de musea geeft aan dat zich incidenten hebben voorgedaan. 50 % van de musea hebben afspraken gemaakt met brandweer en politie over rampenbestrijding en crisisbeheersing.
Arde Scholte wil de volgende conclusies delen met de aanwezigen:
Veiligheidszorg heeft de aandacht in de musea. Het aantal musea met een actueel veiligheidsplan neemt toe. Echter de norm is 100 %. Sinds 1 januari 2011 zijn de rijksgesubsidieerde musea verplicht te beschikken over een actueel veiligheidsplan. Ook al is er steeds meer integrale aandacht voor veiligheid; als oefeningen uitblijven, en de analyses en draaiboeken niet up to date zijn worden het papieren tijgers. Met andere woorden het risico voor de collectie blijft onverminderd aanwezig. Procedures
5
voor omgaan met de collectie buiten de muren van de instelling behoort tot de veiligheidszorg. Verbouwingen vereisen tijdelijke voorzieningen van de collectie. Alle musea moeten hun incidenten met de rijkscollectie aan de Erfgoedinspectie melden want dit is verplicht. Dat is verstandig omdat eventuele interventies bijvoorbeeld via netwerk douane en politie te laat in worden gezet. Musea zouden hun incidenten moeten melden aan DICO. Deze organisatie beidt de mogelijkheid om te leren van elkaars ervaringen, oplossingen, RCE en EGI werken aan betere uitwisseling van gegevens om hieraan bij te dragen. Ook blijft een risico dat het overzicht in voorkomende incidenten, eventuele bedrijfsrisico’s of structurele tekortkomingen uit beeld blijven.
Als laatste geeft Arde Scholte wat suggesties hoe de integrale veiligheid van musea verbeterd kan worden.
Veiligheid moet onderdeel zijn van de besturing van de organisatie. Verankering op directieniveau is essentieel. Oefenen en bijhouden Transportprocedures vaststellen Onderdeel van de algemene kwaliteitszorg. Samenwerking met politie. Bijvoorbeeld sinds 2013 zijn er bij 10 nieuwe politieregio’s ook kunstcontactpersonen. Door gebruik te maken van elkaars kennis, modellen etc. kan met een kleine inspanning snel resultaat worden gehaald. Denk ook aan andere instellingen zoals archieven. Het handboek collectierisicomanagement raadplegen. Veilig Erfgoed wil een bijdrage leveren aan het beperken van incidenten en calamiteiten in erfgoed en het stimuleren van veiligheidszorg voor erfgoed. Op hun website kunt u informatie vinden over onder andere risicobeheer, beveiliging en collectiehulpverlening. Database incidenten: https://veilig-erfgoed.nl/onderwerpen/dicei-incidentenregistratie.
Presentatie 3: Integrale Veiligheid buiten het museum door Anton Geurtsen De derde spreker is Anton Geurtsen, hij is plaatsvervangend Hoofd Analyse en Kenniscentrum Beveiliging Burgerluchtvaart van de Koninklijke Marechaussee. Daarnaast is hij EU inspecteur op het gebied van Aviation Security en Air Cargo Security. Anton Geurtsen neemt deel in de werkgroepen in Brussel om nieuwe EU Aviation Security regelgeving te ontwikkelen. Werkt binnen Nederland samen met de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid en de industrie om de EU-regelgeving uit te rollen en vorm te geven binnen Nederland en is bij verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole op de opleidingen gekoppeld aan luchtvrachtsecurity. Anton Geurtsen begint zijn presentatie met twee citaten. Eén van deze citaten is van de Chinese generaal, Sun Tzu (600 voor christus)'If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles’. Hij vertelt daarna dat hij altijd langs een poortje loopt met een sleutel in zijn zak. De reden hiervoor is dat hij graag wil weten hoe de veiligheid is geregeld en waarom. Hij merkt op dat de aanwezigen in de zaal in eilandjes zitten. Hij vraagt ze centraal te gaan zitten. De aanwezigen doen dit en tegelijkertijd doet Anton Geurtsen zijn colbert uit en daarna weer aan. Anton Geurtsen vertelt dat het zitten in eilandjes mensen over hetalgemeen een veilig gevoel geeft omdat ze niet met 'het onbekende' wordengeconfronteerd. Hij vraagt de aanwezigen of ze hadden gezien dat hij een raar gedrag had vertoond door zijn colbert uit en weer aan te doen. Weinig aanwezigen hadden dit gezien. Anton Geurtsen laat weten dat vreemd gedrag jammer genoeg niet vaak genoeg opgemerkt wordt. Daarna laat hij zien wat de belangrijke taken zijn van de Koninklijke Marechaussee. Deze taken zijn onder andere: paleisbeveiliging, grensbewaking en politietaken op luchthavens.
6
De veiligheidsketen security bestaat uit: proactie, preventie, preparatie, respons en nazorg. Het voorkomen van incidenten is erg belangrijk. Door het voorkomen van deze incidenten voorkom je nog ernstige incidenten en calamiteiten. Het melden van incidenten is niet alleen het rapporteren. Belangrijk is dat incidenten besproken worden op het juiste niveau van een organisatie. Het doel van beveiliging burgerluchtvaart is: beschermen tegen dreigingen zoals kaping, sabotage en aanslagen. Een methode om deze dreigingen te kunnen voorkomen is om beveiligingseisen te stellen en een goede samenwerking te hebben met betrokken partijen: luchthavens, luchtvaartmaatschappijen, luchtvracht gerelateerde bedrijven, cateraars en schoonmaakbedrijven, technische bedrijven en brandstofleveranciers. Het securityniveau wordt afgestemd op de risicogroep. Met andere woorden Rule based vs Risk based. Een risico is het product van de kans op het optreden van een incident en het ongewenste effect van dat incident. Wij beschermen ons tegen risico’s om financiële, personele en imago schade te voorkomen. Anton Geurtsen laat drie foto’s zien aan de aanwezigen en vraagt ze wat voor risico’s ze zien op deze foto’s. Na een kleine discussie geeft Anton Geurtsen aan dat het belangrijk is om risico’s in kaart te brengen. Aan de hand van deze risico’s kunnen er maatregelen genomen worden. Een organisatie kan dit doen aan de hand van een RisicoInventarisatie en Evaluatie (RI&E). Er worden drie vormen van securitymanagement besproken, namelijk het kernprincipe van High reliability organisations (HRO), Predictive profiling (PP) en Kwaliteitscontrole (QC). Het HRO heeft vijf principes namelijk: actief gericht op verstoringen, neem succes niet als uitgangspunt, terughoudendheid tot simplificeren, inbouwen van aanpassingsvermogen en respect voor expertise. Het PP heeft het volgende kernprincipe: opmerken van signalen die wijzen op een op handen zijnde security event. Een event bestaat uit 8 stadia: markeren van het doel door crimineel/terrorist (individu of organisatie), verzamelen van informatie, surveillance, planning, verkrijgen middelen, oefeningen en training, uitvoering en vlucht. Het QC heeft zes principes namelijk definieren van kwaliteit, formuleren van meetpunten voor kwaliteit, bepalen kwaliteitsnorm, kwaliteitstoetsing, kwaliteitsverbetering en kwaliteitsbewaking. Als laatste wil Anton Geurtsen de aanwezigen meegeven dat: ‘security is a continuous journey with no destination’. Presentatie 4: Integrale Veiligheid in het Rijksmuseum door Emile Broersma De vierde spreker is Emile Broersma, hij is sinds 2008 Hoofd Veiligheidszaken van het Rijksmuseum. Vanaf september 2012 voert hij samen met Esther de Jong de directie over PP10 B.V. Dit is een Particuliere Beveiligingsorganisatie in eigendom van het Rijksmuseum en het Van Goghmuseum. Hierin is onder meer een Particuliere alarmcentrale gehuisvest die dienstverlening biedt aan culturele organisaties. Emile Broersma heeft succesvol het integrale veiligheidsplan opgesteld in het Rijksmuseum. Emile Broersma reageert als eerste over de discussie of het integrale veiligheidsbeleid wel of niet in een missie van een organisatie moet worden verankerd. In de missie van het Rijksmuseum is het integrale veiligheidsbeleid niet terug te vinden. De reden hiervoor wordt toegelicht tijdens deze presentatie. Na de opening in mei 2013 van het Rijksmuseum was het adagium inzake integrale veiligheid: ‘positioneer veiligheid als integraal onderdeel van bedrijfsvoering, pro actief en informatie gestuurd’. Het Rijksmuseum is gestart met profiling. De afdeling veiligheidszaken werkt met profilers. Een profiler is verantwoordelijk voor het onderkennen en analyseren van afwijkend gedrag. Tevens ook voor het vergaren van informatie en het nemen van preventieve maatregelen door het (non) verbaal communiceren met bezoekers die afwijkend gedrag vertonen en het daarmee onderkennen en voorkomen van risico’s voor de organisatie, de collectie en de bezoekers van het Rijksmuseum. Door dit nieuwe beleid wordt er onder andere niet meer gewerkt met poortjes. Met integraal wordt bedoeld, alles omvatten, algeheel, een heel uitmakend, in zijn geheel. Emile Broersma geeft verschillende definities over veiligheid. Eén van deze definities is: ‘de mate van vrijwaring tegen schade of verlies bij ongevoegde beïnvloeding van binnen- en buitenaf’. Om deze doelstelling te kunnen bereiken moeten deze doelstelling van veiligheid vastgesteld moeten
7
worden in een beleidsplan. In de museale context van het Rijksmuseum is de taak van veiligheidszaken: ‘het optimaal garanderen van de veiligheid van collectie, gebouwen, bezoekers, medewerkers en hun bezittingen',dit als onderdeel van de museale doelstelling. Wel stelt Emile Broersma dat beveiliging niet een doelstelling is op zich. Het primaire belang is de continuïteit van de core business. De core business van het Rijksmuseum is; ‘het Rijksmuseum bewaart, beheer, conserveert, restaureert, onderzoekt, bewerkt, verzamelt, publiceert en presenteert voorwerpen van kunst en geschiedenis, in en buiten het gebouw’. Beveiliging draagt daaraan bij door het realiseren van de doelstellingen van het Rijksmuseum als integraal onderdeel van de totale bedrijfsvoering. Wat kunnen bedreigingen zijn? Emile Broersma geeft onder andere de volgende voorbeelden: brand, onbewust- en opzettelijke vernieling, zakkenrollerij en epidemieën. Het opstellen van een integraal veiligheidsplan begint bij het vaststellen van wat er wel is en wat er ontbreekt om geïndiceerde risico’s te beheersen. De volgende stap is om het ontbrekende beleid te schrijven en tevens het bestaande beleid te actualiseren. Daarna laat je dit beleid door de directie vastgesteld worden. Vanaf de vaststelling tot en met de uitvoering wordt er samengewerkt met periodieke inspecties van volgens DHM. Bepaal je scoop: ARBO, CHV, BHV etc. Plaats alle documenten hiërarchisch in een boomstructuur. Laat dit integraal vaststellen door de directie. Maak jaarlijks, of eerder indien nodig, een update. Deze integrale aanpak vind je dan terug in het museum in onder andere het handboek P&O, CHV plan, ARBO en in tentoonstellingsplannen. Ook vind je ze onder andere in de afspraken met politie & justitie (bijvoorbeeld museumverbod). Presentatie 5: Hoe creëer je draagvlak voor integrale veiligheidszorg binnen je organisatie door Dick Drent De vijfde spreker is Dick Drent, hij is in 2005 begonnen als Hoofd van de afdeling Beveiliging van het Van Gogh Museum. Dick Drent heeft recentelijk een grondige beveiligingsverbouwing van het museum afgerond en een aantal aanpassingen in de bestaande beveiligingsorganisatie doorgevoerd. Sinds januari 2013 is hij benoemd in de functie van Corporate Security Manager bij het Van Goghmuseum. Ook is hij sinds 2007 hij bestuurslid bij de ICMS van de ICOM. Dick Drent is docent bij de Haagse Hogeschool in de nieuw ontwikkelde opleiding Securiy en Organisaties. En hij is docent bij de internationale master opleiding van de Association for Reseach into Crimes against Art in Italië. Dick Drent begint met een opsomming van diefstallen gepleegd in het verleden in het Van Gogh Museum. Na deze incidenten begon hij als corporate security manager bij dit museum. Dick Drent heeft een andere benadering van werken in een organisatie. Namelijk blijf niet zitten in je stoel, open je geest voor een nieuw manier van denken, ‘think out of the box!!!’ en wordt ‘de linking pin’ in uw organisatie. Met andere woorden wat willen we, wat denken we en wat doen we? Deze andere benadering kan vertaalt worden naar de wereld van bescherming van cultureel erfgoed. Hij wil in deze museale wereld weg van de traditionele beveiliging. Met andere woorden: alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van de organisatie! Dick Drent ziet graag medewerkers in een organisatie die niet denken van ‘dit is niet mijn werk’. Medewerkers moeten zich breder oriënteren, intern maar ook extern. Vraag bijvoorbeeld aan andere organisaties, en niet alleen in de museale wereld, hoe zij denken over bijvoorbeeld beveiliging. Dick Drent vertelt hoe de traditionele beveiliging in een museum, RE-actieve Beveiliging, verandert kan worden naar Pro-active Beveiliging. Bijvoorbeeld de OGRI methodiek. O = observatie, G = gedragsherkenning, R = risicoanalyse, I = interventie. Door een samenwerking van het Rijksmuseum, het Van Gogh Museum en TNO is er een predictive profiling ontwikkeld. Het Rijksmuseum werkt al vanaf de opening 2013 met profiling. Het Van Gogh Museum zal starten met profiling in februari 2014. In de Haagse School is er een (nieuwe) Post HBO opleiding gestart namelijk ‘Security & Organisatie'. De leerdoelen zijn onder andere inhoudelijke kennis van managementvaardigheden, analytisch vermogen, integraal management en beveiligingskwesties vertalen naar managementvraagstukken. Dick Drent vindt deze leerdoelen erg belangrijk om te gebruiken in organisaties. In een goed lopende organisatie is
8
de samenwerking tussen de afdelingen optimaal. Men vertrouwt elkaar en men vertrouwt de organisatie. Als laatste vertelt Dick Drent over ‘Van Gogh Museum Consultancy’. De topics van deze stichting zijn training, ondersteuning, professionele begeleiding, advies, workshops. De expertise gebieden zijn, security & Safety management, collection management & beheer, registratie, management van bruiklenen tentoonstellingen en (inter) nationale tentoonstellingen (ontwikkeling en uitvoering) Forum gesprek Frits de Vogel vraagt als eerste aan de aanwezigen wie een integraal veiligheidsbeleid heeft geïntegreerd in hun organisatie. De uitkomst is dat vijf van de 95 aanwezigen een integraal veiligheidsbeleid heeft. De andere aanwezigen zitten in verschillende fases voordat ze hun integrale veiligheidsbeleid kunnen integreren in de organisatie. Een integraal veiligheidsbeleid is een 'paraplu' waaronder verschillende veiligheidsplannen worden ondergebracht. Hierbij kan dan gedacht worden aan individuele plannen zoals: CHV, BHV, Arbobeleid, Rie, integriteitplan, insectenbeschrijdingsplan, etc. Je integrale veiligheidsbeleid stem je af op de grote en de risico's van je organisatie. De aanwezigen kunnen vragen stellen aan de vijf sprekers. Tevens kunnen ze opmerkingen plaatsen. Er wordt geconstateerd dat er vooral is gefocust op beveiliging en te weinig op ‘collectiebeheer’. Emile Broersma vertelt meer over de werkzaamheden van profilers. Profilers blijven gefocust. Onder andere omdat er ongeveer één keer per maand iets in scene wordt gezet. De andere beveiligers blijven hierdoor ook gefocust. Door het samenwerken van deze profilers werken de beveiligers op een andere manier dan ze is geleerd tijdens hun opleiding. Een voorbeeld hiervan is dat kort geleden een beveiliger een pedofiel heeft gepakt in het Rijksmuseum. Je gebruikt profilers in grote- en middel grote organisatie. Conclusie door de sectievoorzitter, Frits de Vogel Frits de Vogel concludeert dat veel organisaties het integraal veiligheidsbeleid nog handen en voeten moeten geven. De sectie veiligheidszorg enfacilitymanagement zal dit verder oppakken. Tijdens een volgend bijeenkomst over integraal veiligheidsbeleid zal collectieveiligheid een grotere rol spelen. Frits de Vogel denkt dat de nieuwe museumvereniging het integrale veiligheidsbeleid voor museale organisaties zeker zal omarmen. De grotere museale organisaties kunnen de middel- en kleinere organisaties ondersteunen om hun integrale veiligheidsbeleid op de rit te krijgen. Ook ligt er een rol voor de RCE in het voorzetten van de implementatie van integrale veiligheid.
9
