Verslag algemene deel vergadering Sectie Inspectie te Doetinchem op maandag 2 april

Verslag algemene deel vergadering Sectie Inspectie te Doetinchem op maandag 2 april Na een warm welkom in het nieuwe Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers in Doetinchem door Femia Siero, opent voorzitter Allow Frings de vergadering en dankt hij Femia voor haar gastvrijheid. De hoge opkomst van 44 leden laat zien dat de noodzaak om elkaar bij te praten en gezamenlijk op te trekken in ons snel veranderende vakgebied belangrijk is. In het algemene deel van de vergadering wordt er door diverse personen een terugkoppeling gegeven vanuit de diverse werkgroepen/commissies/besturen waarin leden van de sectie vertegenwoordigt zijn. Allow geeft een toelicht omtrent de voortgaan van de in de jaarplanning 2012 genoemde onderwerpen. Een van de speerpunten die binnenkort zal worden opgepakt is hoe de communicatie tussen Brain bestuur, secties Brain onderling maar vooral ook naar de leden verbeterd kan worden. Voor de eerste volgende reguliere bestuursvergadering van het bestuur ( 29 mei a.s.) zullen Rens Fromme, Jeanine Nolen en Margreet Winthorst een voorstel opstellen hoe de website beter en interactiver gebruikt kan worden voor het delen en uitwisselen van kennis. De inventarisatie van de depotcapaciteit in Nederland behoeft nog een nadere en preciezere opdracht formulering voordat zij kan worden uitgevoerd. Wat zijn nu precies de uitgangspunten van het onderzoek, wat moet er gemeten worden, onder wie en wat is het doel van deze meeting. Wat gaat BRAIN doen met de uitkomsten. Samen met de Haagse Hogeschool ( HHS) zal er een speciale cursus “ Internal Auditing” worden georganiseerd voor archiefinspecteurs . Door het zelf regelen van de leslocaties en het aanleveren van zoveel deelnemers is er een aardige korting bedongen voor de leden van BRAIN, die de opleiding willen volgen. Zoals het zich nu laat aanzien zal de cursus starten in het najaar van 2012. Er zijn al 18 deelnemers die zich hebben aangemeld. Hiermee is het maximum aantal deelnemers bereikt. Wel kunnen mensen die zich nog willen aanmelden op de reservelijst worden geplaatst, zodat het misschien nog loont om eventueel een tweede cursus serie te starten in het voorjaar van 2013. Wil je je nog aanmelden voor de reservelijst dan kan dit via [email protected] . Verdere details over de opleiding zullen volgen na het gesprek met de HHS wat gepland staat op 8 mei 2012. In samenwerking met o.a. de LOPAI en KVAN zal er een aanvullende reactie worden geleverd op de wijziging van het archiefbesluit o.a. de intrekking van de machtiging van vervanging, en het niet waarborgen van de rol van de archivaris. Er wordt voor de definitieve reactie nog gewacht op mede-input van het Nationaal Archief. Verder is er binnen het LOPAI werkgroep gevormd die op korte termijn zullen kijken wat er allemaal geregeld moet worden t.a.v. de archieven bij het aangaan van samenwerkingsverbanden tussen de verschillende overheden en eventueel externe partijen bij het uitbesteden van eigen taken en bevoegdheden o.a. de vorming van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s) is hier een goed voorbeeld van.

Het IPO heeft het aanvullende beleidskader ( Nieuwe Schoenen) van uit de provincies klaar in concept. De interventieladder zoals deze straks gaat gelden is ook toegelicht. In de Adviescommissie archieven van de VNG wordt er o.a. gesproken of er een andere opzet mogelijkheid is voor de selectielijsten, een meer één die gericht is op de processen. De huidige update van de gemeentelijke selectie lijst ligt bij de Raad van Cultuur en wacht op reactie. Binnen de commissie wordt er verder gekeken of er een mogelijkheid is om samen met KING uitgaande van het Rijksprofiel metadata, een toepassingprofiel Metadata gemaakt kan worden voor gemeenten. De uitkomsten hiervan worden in de loop van 2013 verwacht. Binnen de VNG subwerkgroep KPI wordt momenteel aan de hand van diverse bevindingen van het gebruik van de KPI’s, de toepasbaarheid van de KPI’s in hun huidige vorm geëvalueerd. Daarnaast moet er nog een algemene toelichting op de KPI’s worden gemaakt en leeft er het idee om te komen tot een model dat de jaarlijkse rapportage aan het College en de Raad kan vergemakkelijken. De Werkgroep Vormgeving Inspectie nieuwe Stijl staat even ‘on hold’. Ze wacht met het verder oppakken van haar opdracht totdat de KPI’s zijn geëvalueerd zodat deze uitkomsten kunnen worden meegenomen . Werkgroep Politiearchieven is het afgelopen half jaar heel druk bezig geweest met het verzamelen van inspectiegegevens van recent geïnspecteerde politiekorpsen in de regio evenals het alsnog inspecteren van enkele van hen. De bevindingen van al deze inspecties zijn kort samengevat in o.a. een brief aan de regionale kwartiermakers Nationale Politie. Daarnaast is er ook een brief gegaan naar de minister met eveneens de hoofdlijnen uit de landelijke archiefinspectie die door de provinciale en gemeentelijke archiefinspecties is uitgevoerd. Tijdens de vergadering werd aangegeven dat er een hogere verwachting van de werkgroep was over wat er nu uiteindelijk ging gebeuren met de uitkomsten van de inspecties bij de verschillende regiokorpsen. Om als nog hier wat aan te doen zal Peter Diebels hier nog op terugkomen bij de werkgroep. Binnen de Bouwcommissie is men bezig met het ( her) inspecteren van die inrichtingen waarvan de goedkeuring van de archiefruimte gebaseerd is op de oude regelgeving. Via de leden van de bouwcommissie kunnen er door archiefinspecteurs de meest recente gegevens worden opgevraagd. De werkgroep Kwaliteitsmodel zal haar werkzaamheden voort zetten om zoveel mogelijk bestaande tools te koppelen aan het model, in welk staduim deze het beste kunnen worden toegepast en welke samenhang er is. Daarnaast wil men ook praktijkvoorbeelden van het gebruik van het model gaan verzamelen. Verder zal het kwaliteitsmodel onder de aandacht worden gebracht door diverse publicaties o.a. in het a.s. SAP jaarboek. Rondje langs de velden ‐ ‐ ‐

Egbert Brink introduceert zich als nieuwe collega werkzaam voor het Drents Archief en o.a. belast met de inspectie van de gemeente Assen. Jan Bos stelt zich eveneens voor, hij is de nieuwe gemeentearchivaris van het Drents Archief. Josje Everse ( GAR) vraagt of de enquête politiearchieven nog een vervolg gaat krijgen de noodzaak hiervan wordt door aanwezige collega’s onderschreven. Verder wil zij aandacht vragen voor de vernieuwde website van de GAR kennisbank en zijn alle reacties hierop welkom.

‐

‐

‐ ‐ ‐

‐

Richard van den Belt meldt dat het E-depot van A’dam is geïnspecteerd en goedgekeurd door de provinciaal archiefinspecteur van NH. Verder is de Metadatastandaard va A’dam zo goed als afgerond en zal volgende maand gepubliceerd worden. Hans Janssen ( Regionaal archief West Brabant) zou graag van collega’s willen weten wat nu de concrete voorwaarden zijn voor een digitale handtekening. Er wordt aangegeven dat hier door Frans van Donsdorp ( Decos) uitgebreid onderzoek naar is gedaan. Louis Scheuneman ( DIEP) geeft aan dat er bij hen een reorganisatie gaat plaatsvinden waarbij er samengegaan wordt met partners binnen het cultureel kwartier. Theo Vermeer ( Delft) geeft aan dat zij de inspectietaak aan het vormgeven zijn. Huib Geuze ( Vlaardingen) vraagt of er inspecteurs zijn waarvan de gemeenten DIV-werkzaamheden al hebben of gaan onderbrengen bij het Klant Contact Centrum (KCC) binnen hun gemeente. Wil degene die hier ervaring mee heeft of weet welke gemeente hier al ver mee zijn dit delen met Huib graag via ( [email protected] )

Uitwerking middaggedeelte Workshop Tools voor de inspectie Tijdens de bijeenkomst van Archiefinspecteurs in Doetinchem is in de workshop samengewerkt aan het bijeenbrengen van de tools voor de inspectie. Hieronder wordt alle input uit de workshop weergegeven in de stappen van het procesmodel. Met deze input gaat de sectie Inspectie samen met de werkgroep kwaliteitsmodel BRAIN weer verder en kan er een roadmap ontwikkeld worden voor de producten die inspecteurs nodig hebben. Wij willen alle deelnemers hartlelijk danken voor de input. Planning: • Contact historie • Jarenplanning, ongeveer 3 jaar. • Excell overbrengingen • Jaarplanning maken • Voorkennis geven aan wethouder of portefeuille houder + hoofd middelen diensthoofd + hoofd DIV tijdens jaarbespreking • Brief aan gemeentesecretaris. • Uniform antwoord op de rol en verantwoordelijkheden van een inspecteur • Plan van Aanpak (Nijmegen) • Graag een tool voor de 0-meting • Stappenplan • INK 0-meting • 0-meting (wel regelmatig herhalen) • Excell overb Vooronderzoek: • Baseline • Kennistool vooronderzoek. – archiefvormer, - zorgdrager – beheerder. • Checklist opvraag Documenten (WFA) • Organogram gemeente • Kengetallen voor normen, ook dienstverlening voor de burger • Welke criteria heb je nodig? Checklist?

• • • • • •

Baseline denkkader NEN 2082 KPI RODIN Beheerplan (=DSP) Kengetallen

•

“ De vragenlijst” (Amsterdam) met heel veel vragen, een waardering (rapportcijfer) per vraag en een (gewogen) eindcijfer (ook per categorie vragen) (buiten gebruik!)

Veldwerk: • NEN 2082 • RODIN • RODIN (met verwijzing) • Checklist Archiefruimte (Wouter ten Have) • Kennisbank met checklist en vragenlijsten. • ED3 • Analyse proces - document X digitaal - papier • Overzicht van software pakketen , laatste versie • Buitenstaander onderdeel maken van door tastbaar te maken weer is en wat kan. • 7 vragen maar dan vanuit de beleving bestuurder, risico’s, assurances, praktisch • Vragenlijst integrale kwaliteitsinspectie (GAR) • Tool van Hein = steekproef • Baseline, praktisch • RODIN • NEN 2082 (onderbouwing) • Checklists voor: o Archiefruimten o Quickscans o Rechtmatigheid o Etc. Rapportage: • Metadata standaard Amsterdam • KPI’s • Kengetallen • Voorbeeld opbouw auditrapportage (Huib Geuze, Vlaardingen) • KPI rapportage tool • Formats rapportages • Alternatieve rapportage vormen met behulp van visuele middelen, zoals Prezi. • Managementrespond in inspectierapport opnemen (Jan Beens) • INK model • NEN 2082 • KPI • Ken getallen • Concept bespreken met : o Contactpersonen o Gemeentesecretaris o Toezenden aan college B&W o Vragen om reactie van college B&W

•

Beheerplan informatiehuishouding (Amsterdam)

Evaluatie: • Set criteria voor evaluatie van de inspectie • Jaarverslag • Functioneringsgesprekken inspecteur • Ook aan de hand van gebeurde incidenten of calamiteiten de risico’s bespreken. • Hoe meet je succes! • NEN 2082 • KPI • Ken getallen

Follow-up: • Tabel actiepunten + reactie (Wouter ten Have) • Procesbeschrijving • In inspectieplan opnemen: 1. reactie op rapport omzetten in daden. 2, controleren na een half jaar en naar toe gaan. • Model voor escalatieladder. • NEN 2082 • KPI • Ken getallen • Interventieladder • Hoe gaan we de monitoring vorm geven WVTTK: Kwestie: Scheiding van advies &inspectie Planning: of 1 voor je eigen dienst of 2 voor een individuele inspectie

De foto’s van de posters van de workshop zijn op te vragen bij [email protected]