Versie B04 d.d. 29 april 2013 Cash Webservices Deze dienst biedt u de mogelijkheid om uw CASH programma te laten communiceren met de buitenwereld, of diensten te gebruiken van derden die via internet worden aangeboden. Door deze unieke mogelijkheid van CASH, kan iedere gebruiker van CASHWin ook van de voordelen van online boekhouden gebruikmaken. Met een internetaansluiting en een Cash Webservices abonnement gaat deze wereld voor u open. In deze versie is toegevoegd:
Nieuw: Een verfijning van CASHWeb API om niet álle gegevens te koppelen CASHWeb API biedt u de mogelijkheid om gegevens uit te kunnen wisselen tussen de CASHWebadministratie en een externe toepassing (bijvoorbeeld webshop of webkassa). Via de 'Toegangsrestrictie' is het mogelijk om de hoeveelheid opgevraagde informatie te beperken om zodoende ongewenste opvraging van informatie tegen te gaan. Ook werd tot nu toe de informatie per record opgevraagd, wat soms omvangrijk kon worden door bijv. historie. Om deze informatie te beperken is de mogelijkheid van een 'Index' toegevoegd. Start men de aanroep met een 'I', dan vindt een index op de database van CASH plaats.
Tijdige waarschuwing als u uw licentie overschrijdt Een paar CASHWeb modules wordt met een beperkt aantal administraties geleverd. Er wordt tijdig een waarschuwing gegeven als het aantal wordt overschreden:
CASH Leden – waar voor iedere administratie een aparte licentie geldt
CASH CompactPro – waar voor iedere administratie vanaf de derde een toeslag van 10% geldt
Pagina 1 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013 CASH Algemeen Nieuw: Vind uw antwoord snel in de Frequently Asked Questions (FAQ)! CASH is uitgerust met een nieuw systeem waarin gebruikers de meest gestelde vragen kunnen oproepen. Dit systeem is toegankelijk via een nieuwe button 'Faq' boven in het scherm, zowel voor CASHWin als CASHWeb. De eerste keer dat dit wordt aangeroepen worden de onderwerpen geselecteerd op basis van de aanwezige CASH-modules en de keuze CASHWin/CASHWeb. Dit duurt enkele seconden. Daarna wordt een scherm getoond met alle onderwerpen waarover vragen beschikbaar zijn. Door op een onderwerp te klikken worden de vragen hierover getoond. Een klik op de vraag levert het antwoord. Bij sommige vragen kan worden doorgeklikt naar een PDF of filmpje met verdere uitleg. Hiervoor is wel een internetaansluiting nodig. Als de PC een internetverbinding heeft, worden de FAQ's iedere dag automatisch vanuit de helpdesk opgehaald. Daarna wordt opnieuw de selectie gedaan van de relevante onderwerpen. Voor CASHWeb-gebruikers geldt de beperking ten aanzien van de internetaansluiting natuurlijk niet. Heeft u een vraag voor de FAQ? Graag! Stuur deze naar:
[email protected].
Personeelscode nog maar één keer instellen! Via Setup Gebruikercode kan een 'Personeelscode' worden opgegeven, die dan in CASH als default geldt voor alle velden waar deze code moet worden ingevoerd. Weer een nieuwe eigenschap bij de administratieparameters! Eigenschap E is toegevoegd: vult u bij een relatie een e-mailadres in, dan zal automatisch de factuur als mail worden gestuurd en hoeft u dat niet apart op te geven. En haalt u het e-mailadres weg, dan komt de factuur weer uit de printer. Aanmaken nieuwe administratie: Extra selectie voor overnemen van gegevens Kiest u tijdens het aanmaken van een nieuwe administratie voor 'kopiëren uit een andere administratie' kan met vinkjes worden aangeven of de V&W-codes, balanscodes en dagboekcodes moeten worden meegenomen. Grootboekrekeningen worden altijd meegenomen. Pagina 2 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013 CASH Financieel Nieuw: Voer eigen rubrieken in bij uw relaties Er zijn altijd wel een aantal specifieke gegevens van uw relaties die juist u wilt bijhouden. Daarom is een hele handige mogelijkheid aan CASH toegevoegd: u kunt een aantal rubrieken bij uw relaties zelf definiëren. Op de manier zoals u wilt: wel of geen verplichte velden, controles op invoer, nummers, datumvelden, bedragen en noem maar op. En u kunt zelfs uw eigen helpteksten erbij maken. De historie wordt bewaard, zodat u kunt controleren wanneer en door wie gegevens zijn veranderd. Lees voor alle mogelijkheden het PDF document: Vrije Rubrieken.
Nieuw: Inkoop facturen eerst fiatteren voordat ze betaald worden? CASH kan het! Inkoopfacturen kunnen eerst gefiatteerd moeten worden voordat tot betaling mag worden overgegaan. Een nieuwe functie in CASH maakt dit makkelijk voor u. De facturen worden ingevoerd en pas na het 'fiat' van de bevoegde persoon opgenomen in het betaaladvies. Degene(n) die bevoegd zijn tot fiatteren worden gewaarschuwd als er nog 'te fiatteren facturen' zijn om onnodige vertraging te voorkomen. Alles over fiattering leest u hier. Aanmaanrobot speelt in op uw wensen Het aantal pdf's dat gemaild wordt naar de eigen debiteurenbeheerder (omdat bijvoorbeeld het emailadres van de ontvanger niet bekend is) kan soms groter zijn dan de mailbox aan kan. Daarom worden deze voortaan ook naar de cash-map gestuurd en zijn te vinden onder robot-, gevolgd door de eerste twee letters van de dag: robot-ma.pfd, robot-di.pdf etc. Ook is op verzoek aangepast, dat de robot niet op zaterdag of zondag wordt gestart als u deze op 'Automatisch' heeft ingesteld. Relaties met een totaal saldo van 0,- of negatief worden voortaan overgeslagen. De gegevens voor betaaldagen (elementcode V111), vervaldatum (VDATUM) en aantal dagen (V259) kunnen ook in de 'body' worden gebruikt. Aanmaningen Voor de aanmaningen is het mogelijk om de tekst voor de rentekosten in talen op te geven die gebruikt worden bij relaties. Pagina 3 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013 Overzicht Debiteuren/Crediteuren > Uitsplitsen relaties Dit overzicht toont u een uitsplitsing van al uw kosten per leverancier. Dat is zeker handig in deze tijd waar ieder op de kosten moet letten! Door een ander opbouw is het overzicht enorm versneld. Ook geeft het overzicht meer informatie zoals een totaal van alle inkoopfacturen per relatie / grootboekrekening. Aparte kolommen zijn toegevoegd voor de totalen per Balans / Winst & Verliesrekening zodat direct een scheiding wordt gemaakt tussen investeringen en kosten.
CASH Facturering Keuze voor vermelding incasso tekst op facturen Er kan gekozen worden om bij de verzending van één of een serie facturen aan één of alle relaties met Eigenschap I (incasso) de incasso-tekst achterwege te laten. Daarvoor wordt een extra vraag gesteld: 'Incasso vermelden?'. Maak uw factuurnummer niet te kort; CASH controleert het voor u! Als u gebruik maakt van korte factuurnummers kan dat zeker verwarring geven als de bankafschriften automatisch worden ingelezen. Het matchen wordt lastiger omdat de nummers teveel kunnen lijken op postcodes, datumvelden of andere informatie in het betalingskenmerk. Wij adviseren dan ook om tenminste vijf cijfers te gebruiken en geven voortaan een waarschuwing in uw 'Factureringsparameters' wanneer bij het veld 'Volgende factuurnummer' een te kort nummer wordt ingevuld. Controle e-mailadressen Wanneer u kiest voor 'updaten van de factuursoort' wordt automatisch Eigenschap E ingevuld in de administratieparameters. Daardoor worden bij nieuwe relaties of zodra een e-mailadres wordt ingevuld, de facturen per e-mail verzonden.
Pagina 4 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013 CASH CRM Nieuw: CRM biedt u continue inzicht in het verloop van uw verkooptrajecten De CASH Relatie Module biedt u de mogelijkheden om alle gegevens van de contacten met uw relaties te registreren. In één scherm zijn alle contacten met uw relaties te zien: (telefoon)gesprekken, correspondentie, e-mails, facturen en aanmaningen. Om uw gehele verkooptraject nauwkeurig in kaart te brengen, zijn aan deze versie specifieke functies toegevoegd. Iedere potentiële klant, prospect of lead voert u in met daarbij de verkoopkans en het verwachte orderbedrag. Vervolgens worden alle contactmomenten bijgehouden via vernieuwde duidelijke invoerschermen, waaraan ook weer documenten kunnen worden gekoppeld. De volgende te ondernemen actie kan aan een datum worden gekoppeld, zodat de verkoper hieraan herinnerd wordt. Een afspraak kan direct in de agenda worden gezet. Uw essentiële verkoop informatie krijgt u snel doordat u via 'filters' andere informatie (bijv. contacten met andere afdelingen) achterwege laat. De voortgangscontrole is stuurbaar. U heeft hiermee een middel in handen om continue de status van uw prospects te bekijken en sturing te geven aan uw verkopers. Weekagenda Dit overzicht is uitgebreid met een kalender. Door op een dag van de kalender te klikken, worden de agenda mutaties vanaf die datum getoond. Rechtstreeks verzenden E-berichten Bij het verzenden van E-berichten vanuit de relatie (met
) wordt een drop-down box getoond van de bekende e-mailadressen. Zo kan de mail direct naar de juiste contactpersoon worden gestuurd. Trefwoorden selectie vereenvoudigd met groepsindelingen Nieuw is de mogelijkheid om trefwoorden in groepen of categorieën in te kunnen delen. Hiermee wordt de selectie van de juiste trefwoordcode versnelt en vereenvoudigd. De algemene benaming 'Trefwoord' kunt u vervangen door een eigen benaming. Zie Instellingen → Parameters CRM → Veldnaam trefwoord 1 t/m 10. Het volgnummer verwijst naar de positie op het scherm bij 'Onderhoud relatie' en maakt de trefwoordgroep. Meerdere trefwoorden kunnen worden gekoppeld aan een trefwoord-groep. Zie Instellingen → Trefwoorden. Pagina 5 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013 CASH Leden Werken met kostenplaatsen nu mogelijk met CASH Leden Vanaf deze versie is het binnen CASH Leden mogelijk geworden om met kostenplaatsen te werken. Zie Financieel → Stamgegevens → Kostenplaatsen. Ook de functie 'Instellen contributietarieven' is met een kolom kostenplaatsen uitgebreid.
CASH Handel Nieuw: In slechts een paar handelingen uw eigen mooie formulierindeling! Naast de huidige wijze voor het instellen van formulieren is een nieuwe mogelijkheid toegevoegd waarmee u in slechts een paar handelingen een prachtige lay-out maakt. Zoals u dat deed door per regel en kolom (=Regelmethode) instellingen te doen, kan dit volgens de nieuwe methode (=Blokmethode) met hele blokken tegelijk. Hoe werkt het?
Adresgegevens van u, van uw klant, factuurregels en slotteksten zijn opgedeeld in blokken en zet u in één keer op de goede plek.
U geeft in millimeters aan vanaf boven en links gemeten, waar het blok komt.
Per blok kunt u kiezen voor fontgrootte, opmaak, vet, cursief en eventueel kleur.
Optionele kopvelden en kolommen van het formulier kiest u via een drop-dow box.
De formulieren kunnen automatisch ook in het Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans worden gemaakt, afhankelijk van de taalcode die u heeft ingevuld bij de relatiegegevens van de ontvanger. De ISO-taalcode moet wel aanwezig zijn bij uw eigen taalcodes: Stamgegevens → Taalcodes.
Ideaal: Uw huisstijl in één keer voor al uw formulieren! Om consequent gebruik van uw huisstijl te waarborgen, kunt u in een apart scherm Financieel → Instellingen → Huisstijl uw gebruik opgeven van: fontkeuze en fontgrootte en plaats van het adresvenster, voor gebruik op alle formulieren. Wij adviseren om een kwalitatief goede .jpg te maken van uw briefpapier en deze hier als vaste achtergrond in te stellen.
Pagina 6 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013
Welke methode gebruikt u om uw formulieren samen te stellen? Met de methode waarmee een lay-out werd gemaakt, kan deze worden bewerkt. Uw aanwezige layouts zijn dus te wijzigen met de Regelmethode. Een overzicht van uw lay-outs ziet u in een nieuw scherm als u kiest voor Instellingen → Formulieren. Voor een nieuwe lay-out kiest u uw methode: wij adviseren de Blokmethode, tenzij u met zeer specifieke velden wilt werken. U geeft aan waarvoor u het formulier gaat gebruiken, waarna een prima basis lay-out u wordt aangeboden om aan uw eigen wensen aan te passen. Bij aanmaak van een nieuwe administratie wordt een hele set formulier lay-outs aangemaakt volgens de blokmethode, voor alle soorten formulieren van CASH Handel.
Pagina 7 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013
Op verzoek is verder nog verbeterd/aangepast:
CASH Financieel
Overzicht boekstuk In overzicht Relatie > F8 > Historie deb/cred > boekstuk (link) worden voortaan in geval van dagboek van het soort 'K' uitsluitend de mutaties op de debiteuren en crediteuren getoond.
Onderhoud blok lay-outs aanmaningen De datum is als vaste tekst in de aanmaning opgenomen en hoeft niet meer ingesteld te worden.
Aanpassing blok lay-out bij facturen zonder btw Bij facturen belast met 0% btw aan relaties in Nederland wordt nu op de factuur als btw verlegd vermeld. Bij relaties binnen de EU (Inter Communautaire Prestaties) wordt de tekst 'Artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’ vermeld conform de richtlijn van de Belastingdienst. In beide gevallen wordt dit aangevuld met het OB-nummer van de relatie. Deze teksten worden altijd in het Nederlands afgedrukt en dus niet vertaald afhankelijk van de taalcode.
Aanmaken SEPA opdrachten Bij het aanmaken van een SEPA-incasso wordt voortaan gecontroleerd of tenminste één van de eigenschappen aan staat die er voor zorgt dat de omschrijving wordt gevuld. De vaste tekst eigenschap ‘T’ moet nu verplicht worden ingevuld. Ditzelfde geldt voor het aanmaken van een SEPA-betaalbestand: ook dan wordt op aanwezigheid van de eigenschappen gecontroleerd.
Overzicht aangiftes Indien een fout is opgetreden bij het verzenden van een ICP of OB aangifte wordt de kolom opmerking gevuld met de reden van de storing. Hierdoor kan worden achterhaald wat de reden is waarom de aangifte is geweigerd.
Matchen bankmutaties Met F4 kan de omschrijving uit de mutatie worden overgenomen, ook de lange omschrijving onder F6 wordt gevuld.
Subadministraties Alle functies die betrekking hebben op subadministraties zijn nu ook beschikbaar voor de modules Compact en Compact Pro. Pagina 8 van 9
Versie B04 d.d. 29 april 2013
Import Auditfile XML Bij factuurnummers die langer zijn dan 6 posities, worden naar keuze of de eerste 6, of de laatste 6 posities, overgenomen.
Import UBL – inkoopfacturen Bij de import en verwerking van UBL-inkoopfacturen wordt nu ook rekening gehouden met het percentage Gemengd gebruik OB.
Dagboekmutaties van afgesloten boekjaren exporteren Dagboekmutaties van afgesloten boekjaren zijn nu ook te exporteren.
CASH Facturering
Printen kopiefactuur Op de kopiefactuur wordt bij een lege regel geen kortingspercentage afgedrukt.
Logistiek
Voorraadhistorie per artikel De omschrijving is met 15 posities uitgebreid, zodat het overeenkomt met overzicht Artikelhistorie.
Onderhoud offerte Indien de offerte als 'actie' in CRM moet worden opgenomen, dan is het noodzakelijk om in de offertekop een Medewerker in te geven.
Afdrukken verkooporder Bij het verwerken van een verkoopfactuur wordt in de boekregel nu ook het gebruikte obpercentage meegegeven. Dit is zichtbaar in het Grootboekoverzicht.
Systeemswitch: Moment voorraad afboeking De systeemswitch 'Moment voorraad afboeking' kan voortaan alleen nog worden gewijzigd indien er geen verkooporderregels aanwezig zijn, waarvan de pakbon al is afgedrukt en de verkoopfactuur nog niet.
Pagina 9 van 9
