Verkorte handleiding Online Boekhouden Boutkan Accountancy
Datum: 06-03-2013
1
Inhoud 1.
Inlogprocedure ......................................................................................................................... 3
2.
Openingsscherm ...................................................................................................................... 3
3.
Indeling schermen.................................................................................................................... 4 3.1 Werkbalk ............................................................................................................................... 5 3.2 Tabs ...................................................................................................................................... 5 3.3 Tabel ..................................................................................................................................... 5
4. Hoofdmenu Relaties ................................................................................................................... 5 4.1 Mutaties................................................................................................................................. 6 4.2 Rapportages .......................................................................................................................... 6 4.3 Te ontvangen posten ............................................................................................................. 6 4.4 Betalingsherinneringen .......................................................................................................... 7 4.5 Te betalen posten .................................................................................................................. 7 5. Hoofdmenu overzichten .............................................................................................................. 7 5.1 Hoofdscherm Balans ............................................................................................................. 7 5.2 Hoofdscherm Winst & Verlies ................................................................................................ 7 5.3 Rapportages Balans en Winst & Verlies ................................................................................ 7 5.4 BTW ...................................................................................................................................... 8 5.5 Specifieke Overzichten .......................................................................................................... 8 6. Hoofdmenu Basisgegevens ........................................................................................................ 8
Met Boutkan Accountancy Online Boekhouden heeft u altijd online inzicht in uw administratie. Met ingang van 1 januari 2013 verwerken wij onze klantadministraties digitaal. Nadat de boekhouding is aangeleverd, wordt deze digitaal verwerkt in de administratie. Hierbij worden facturen gescand en wordt deze scan in pdf bij de boeking gevoegd. U heeft gekozen voor een zogenaamde ‘meekijkfunctie’ in Online boekhouden. Dit houdt in dat u kunt meekijken in uw eigen administratie welke wij verwerkt hebben. Ook het opzoeken en bekijken van digitale facturen behoort tot de mogelijkheden doordat deze digitaal verwerkt zijn. Ten slotte kunt u openstaande postenlijst van uw klanten en leveranciers uitdraaien. In deze handleiding vindt u de mogelijkheden die Online Boekhouden u biedt. Uiteraard kunt u voor vragen ook contact met ons opnemen via 0174-298485.
1. Inlogprocedure Op de website van Boutkan Accountancy (http://www.boutkan.net/) bevindt zich aan de rechterkant van uw scherm een knop ‘Klanten login’. Door te klikken op deze knop komt u bij het inlogscherm van uw online boekhouding. Om in te loggen gebruikt u uw persoonlijke inloggegevens, welke u van ons heeft ontvangen. Door het aanvinken van de optie ‘Bewaar mijn gebruikersnaam op deze computer’ wordt uw gebruikersnaam onthouden. De volgende keer dat u inlogt wordt uw gebruikersnaam dan automatisch gevuld. Indien u het wachtwoord wilt wijzigen kunt u contact opnemen met ons contact opnemen.
2. Openingsscherm Als u succesvol bent ingelogd komt u in het openingsscherm van uw administratie. Indien u toegang heeft tot meerdere administraties, dient u eerst de administratie te kiezen waar u toegang tot wilt. Rechtsboven in het scherm ziet u een kleine menubalk waarmee u vanuit iedere plek binnen Online boekhouding kunt terugkeren naar de startpagina (huis), uw persoonlijke voorkeuren kunt vastleggen (radertje), de helpfunctie kunt oproepen (vraagteken) of op de juiste manier Online boekhouding kunt verlaten (slot). Met de help-functie kunt u de handleiding downloaden en bladeren in help-onderwerpen zoals procesbeschrijvingen en FAQ’s (frequently asked questions). Hier vindt u ook de uitgebreide handleiding van Online Boekhouden. Het getal rechts in de kleine menubalk is variabel en geeft aan hoeveel minuten tijd u nog heeft voordat Online boekhouding de verbinding om veiligheidsredenen automatisch verbreekt. Het getal zal afnemen indien u geen acties onderneemt maar zal weer toenemen als u wel een actie binnen Online boekhouding uitvoert waardoor Online boekhouding weet dat u er nog bent. Bij de persoonlijke instellingen (radertje) kunt u instellen in welke taal u Online boekhouding wenst te gebruiken waarbij u kunt kiezen uit Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools, Spaans en Turks. Let wel, de taal heeft enkel betrekking op benaming van velden en kolommen binnen de webapplicatie en niet op de gegevens die in de administratie worden bijgehouden.
Tevens kunt u instellen welke administratie standaard wordt geopend na het inloggen. Let u er wel op dat bij het wisselen van een financieel boekjaar u ook deze instelling aanpast. Als u geen standaard administratie heeft ingesteld, of een andere administratie wilt openen, dan dient u via de menukeuze Basisgegevens – Administraties Overzicht de gewenste administratie te selecteren. De paginalengte staat standaard op 500. Dit getal is het aantal regels dat in één scherm wordt getoond. Hoe meer regels in een scherm, hoe langer het duurt voordat het scherm is opgebouwd. Bij een trage internetverbinding kunt u de paginalengte daarom kleiner maken, bijvoorbeeld 200. In dat geval kan het scherm sneller worden opgebouwd. Dit heeft vaak wel als gevolg dat de gegevens over meerdere pagina’s verdeeld worden zodat u moet bladeren naar volgende pagina’s. Als u een standaard administratie heeft ingesteld dan komt u na het inloggen meteen op de startpagina van deze administratie op de eerste tab [Vandaag]. Hier ziet u een actueel Verlies & Winst overzicht en de berichten die voor u aanwezig zijn. Door te dubbelklikken op een bericht kunt u verdere details van het nieuwsbericht opvragen. In de tab [Dashboard] vindt u een overzicht van de saldo’s van opbrengsten-, inkopen-en kostenrekeningen met hun procentueel aandeel van het totaal. Op de tab [Liquiditeit] vindt u direct terug hoe uw geldpositie eruit ziet. De gegevens zijn onderverdeeld in vier schermen waarbij ook de openstaande posten van klanten en leveranciers getoond worden. Een vereiste hiervoor is dat deze facturen al in uw administratie geboekt worden voordat de facturen per kas of bank betaald worden. Het grote voordeel hiervan is dat u inzicht heeft in uw nog te ontvangen posten bij uw klanten of nog te betalen facturen aan uw leveranciers. Tevens worden kosten en opbrengsten geboekt in de maand waar de kosten zijn gemaakt dus de presentatie van de cijfers geven een meer realistisch beeld van de situatie. Op de tab [Openstaande posten] wordt in een taartdiagram grafisch weergegeven hoe het staat met de ouderdom van uw openstaande posten. Uiteraard werkt dit alleen indien u uw administratie up-to-date is. Vervolgens resteert [Mijn gegevens] waarop de inhoud van uw abonnement en uw toegangsrechten worden getoond. De mogelijkheid om via Online boekhouden uw abonnement te beëindigen is niet aanwezig, dit dient te worden gedaan door Boutkan Accountancy. Let op: Deze dashboard-gegevens hebben pas toegevoegde waarde voor u als ondernemer, op het moment dat uw administratie up-to-date is. Zorg er daarom voor dat u regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) uw administratie aanlevert bij Boutkan Accountancy.
3. Indeling schermen De bediening van uw administratie heeft veel overeenkomsten met programma’s waarmee u gewend bent te werken op uw computer. Zo onderscheidt u links het navigatiemenu. Afhankelijk van uw abonnement worden de diverse hoofd- en submenu’s aangeboden. Het hoofdscherm (het rechterdeel van uw scherm) bestaat uit 2 of meer van de volgende componenten:
3.1 Werkbalk Met de werkbalk worden veelgebruikte functies beschikbaar gemaakt door met de muis op het betreffende symbool te klikken. Door met de muis over het betreffende symbool heen te gaan wordt tevens de bijbehorende sneltoets weergegeven. Deze toetsen komen waar mogelijk overeen met combinaties zoals deze ook gebruikelijk zijn in uw Windows toepassingen. Als deze sneltoetsen ook in uw browser worden gebruikt dan is het mogelijk dat deze voorrang hebben op de functionaliteit van Online Boekhouden. Indien een functie of een symbool niet beschikbaar is dan wordt deze als niet toegankelijk weergegeven. Bijvoorbeeld: Wanneer gegevens worden gewijzigd, wordt het verwijdersymbool ontoegankelijk gemaakt (ofwel uitgegrijsd). Afhankelijk van het actuele scherm (of menu) zal de werkbalk minder of meer symbolen bevatten. Specifieke functies worden in de tweede groep (tussen de verticale lijnen) weergegeven en krijgen binnen de actuele schermen een functietoets toegewezen.
3.2 Tabs Om het overzicht van uw administratie overzichtelijk en optimaal te houden worden de gegevens onderverdeeld in logische verzamelingen. Deze verzameling van gegevens worden toegankelijk gemaakt via tabs. We kennen een onderverdeling in maanden en een onderverdeling in alfabet. Door het aanklikken van een tab wordt de betreffende gegevensverzameling weergegeven.
3.3 Tabel De gegevens in uw administratie worden in tabelvorm weergegeven. De geselecteerde regel is de donkere regel waar uw cursorbalk op staat. U kunt met zowel de muis als met de pijltjestoetsen door uw gegevens scrollen. De lichtgekleurde regel is de regel die met uw muis meegaat om duidelijk zichtbaar te maken welke regel u mogelijk wilt gaan selecteren. Met behulp van de sneltoets
+ of dubbelklik met de muis kunt u –indien aanwezig- naar de onderliggende informatie. Een tabel kan worden gesorteerd op de door u gewenste kolom door een klik met de muis op de kolomtitel. Door nog eens te klikken wordt de sortering omgedraaid. Dit wordt weergegeven met een pijltje in de kolom. Pijl naar boven betekent van A naar Z en pijl naar beneden betekent van Z naar A. Om in een tabeloverzicht gegevens te zoeken kunt u gebruik maken van de filtermogelijkheden. Deze kunt u oproepen met + zodat de selectievelden worden getoond op basis waarvan u een filter kunt opbouwen. De tabellen zijn in een aantal gevallen voorzien van nuttige meeloopinformatie en vanzelfsprekend zijn de functies in de knoppenbalken beschikbaar.
4. Hoofdmenu Relaties Binnen uw administratie worden klanten en leveranciers onderscheiden. In deze handleiding beperken wij ons tot de klanten. Voor de leveranciers zijn de functionaliteit en de schermen nagenoeg gelijk. Waar nodig wordt het onderscheid toegelicht. Het hoofdscherm van klanten bestaat uit de werkbalk met tabbladen op basis van letters van het alfabet. Op basis van Bedrijfsnaam of Zoekcode wordt een klant teruggevonden.
De eerste tab [Actieve] toont uitsluitend die klanten die in de betreffende administratie daadwerkelijk worden gebruikt. Bij de tweede tab [Alle] wordt een overzicht getoond van al uw klanten. In de kolom ‘Saldo’ staat het totaalbedrag aan openstaande facturen van de relatie. De kolom ‘Omzet’ bevat het nettobedrag aan omzet aan de relatie.
4.1 Mutaties Per relatie kunnen de onderliggende mutaties worden opgevraagd. De mutaties zijn oproepbaar (met de sneltoets F2 of het symbool ) per periode of alle mutaties in één keer. Standaard wordt dit scherm getoond op basis van de dagboekadministratie van uw boekhouding. Omdat alle inkoopfacturen vanaf 2013 worden gescand kunt u een document dat is gekoppeld aan een boeking opvragen. Dit doet u door de desbetreffende leverancier te selecteren. Vervolgens roept u de mutaties van de desbetreffende leverancier op (F2). U kunt dan op een regel gaan staan waarbij u met het 4e icoontje van links (wit blaadje met een paars pijltje) het achterliggende document kunt oproepen.
4.2 Rapportages Door te kiezen voor ‘afdrukken’ verschijnt een dialoogvenster waarmee u diverse rapportagemogelijkheden kunt benutten. Alle rapporten worden in PDF aan u getoond zodat u van daaruit kunt bepalen of u daadwerkelijk wenst te printen. Het onderscheid tussen mutaties (A) en (K) betreft het onderscheid tussen de definitieve boekingen in de dagboeken (A) en de nog te verwerken boekingen (K). A staat voor Adviseur, K voor Klant.
4.3 Te ontvangen posten Per relatie kan een overzicht worden opgevraagd van de openstaande posten. De openstaande posten hebben betrekking op de reeds verwerkte boekingen in de administratie. Het is mogelijk om een totaaloverzicht op te vragen van al uw klanten. Kies hiervoor uit het submenu Relaties voor ‘Te ontvangen posten’. Vervolgens kan op basis van ouderdom een selectie van de openstaande posten worden gemaakt door de betreffende tab aan te klikken. Het scherm is voorzien van tabs waarmee een selectie op basis van ouderdom kan worden weergegeven. De tabs hebben betrekking op het aantal vervallen dagen. Onder de tab [14 dgn.] vindt u de openstaande posten die tussen de 1 en 14 dagen zijn vervallen. De tab [21 dgn.] bevat posten die tussen 15 en 21 dagen zijn vervallen. Bij het invoeren van facturen via de codeerboeken zal de vervaldatum van een factuur worden berekend op basis van de betalingsconditie die is gekoppeld aan de klant/leverancier. Onderin het scherm wordt voor de geselecteerde regel nog extra informatie getoond. Door te dubbelklikken op een te ontvangen post kan worden ingezoomd naar de onderliggende informatie. Ook kan het bijbehorende document worden opgevraagd. Let op: indien uw administratie niet recent is bijgewerkt, betekent het dat de te ontvangen posten bedragen kan bevatten die inmiddels al wel ontvangen zijn op uw bankrekening. Zorg er dus voor dat u regelmatig uw administratie aanlevert bij Boutkan Accountancy.
4.4 Betalingsherinneringen Binnen de meekijklicentie wordt er geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om betalingsherinneringen op te stellen. Hiervoor dient u gebruik te maken van de volledige versie van Online Boekhouden.
4.5 Te betalen posten De functionaliteit van het overzicht van de [Te betalen posten] komt overeen met hetgeen hiervoor is omschreven bij de [Te ontvangen posten].
5. Hoofdmenu overzichten Wanneer vanuit het hoofdmenu wordt gekozen voor Overzichten zijn twee rubrieken beschikbaar: Standaard en Specifiek. Het betreft hier overzichten die direct in het scherm worden getoond zonder dat hiervoor een PDF reader nodig is. Standaard overzichten zijn standaard rapportages die voor elke gebruiker beschikbaar zijn.
5.1 Hoofdscherm Balans Alle rekeningen die betrekking hebben op uw bezittingen of uw schulden worden weergegeven op de balans. De code (K) staat voor mutaties die nog niet geheel zijn verwerkt door Boutkan Accountancy. Zodra deze mutaties worden verwerkt verschuiven de mutaties naar de kolom (A). Om gedurende het proces de operationele resultaten beschikbaar te hebben is er natuurlijk nog de kolom met Verwacht saldo aanwezig. Bezit staat voor bezit in de vorm van Vorderingen, Inventaris, Geldelijke middelen, etc. en Schuld staat voor Schuld c.q. Vermogen wat tegenover het bezit staat. Met een dubbelklik op een rekening of via de Mutatie-knop in de werkbalk wordt een overzicht van de mutaties op een rekening getoond. Standaard wordt dit scherm getoond op basis van de dagboekadministratie van uw boekhouding. De boekingen die als voorlopige boekingen zijn vastgelegd in de codeerbladzijden worden zichtbaar met behulp van de F3 knop in de bijbehorende knoppenbalk van dit scherm.
5.2 Hoofdscherm Winst & Verlies Het hoofdscherm Winst & Verlies is identiek aan het hoofdscherm Balans met dat verschil dat hier sprake is van Kosten en Opbrengsten rekeningen. Het gaat hier dus om een exploitatieoverzicht om het bedrijfsresultaat tot dit moment te kunnen volgen. Omdat alle facturen vanaf 2013 worden gescand kunt u een document dat is gekoppeld aan een boeking opvragen. Dit doet u door te dubbelklikken op de desbetreffende kostenrekening. Vervolgens selecteert u de regel en kunt u met het 4e icoontje van links (wit blaadje met een paars pijltje) het achterliggende document oproepen.
5.3 Rapportages Balans en Winst & Verlies Vanuit de schermen Balans en Winst en Verlies kunnen diversie rapportages worden aangemaakt. Bij Grootboekkaarten is onderscheid tussen de grootboekkaart van definitieve boekingen en codeerboekingen (K).
5.4 BTW Indien u BTW-plichtig bent, ziet u het overzicht ‘BTW’. In het scherm BTW worden in het keuzelijstje in de knoppenbalk de aangifterubrieken getoond zoals deze overeenkomen met het aangifteformulier van de belastingdienst. Door voor een aangifterubriek te kiezen verschijnt in het overzicht een lijst van alle mutaties per periode die hierop betrekking hebben. Door nu op de werkbalk te kiezen voor Afdrukken verschijnt een dialoogvenster voor het afdrukken van de BTW aangifte. Tevens kunt u een BTW-overzicht afdrukken van alle boekingen waarbij een te selecteren BTW-code is gebruikt. Als tijdvak heeft u de keuze tussen Periode en Factuurdatum. Bij de keuze ‘Periode’ is de BTW-aangifte gebaseerd op de periode waarin facturen zijn geboekt. Bij ‘Factuurdatum’ wordt gekeken naar de daadwerkelijke factuurdatum van facturen. Om te voorkomen dat facturen dubbel of niet op de BTW-aangifte worden meegenomen dient u hier altijd dezelfde keuze te maken.
5.5 Specifieke Overzichten In dit scherm kan Boutkan Accountancy u een op maat gemaakt overzicht aanbieden. Deze overzichten zijn uniek voor uw eigen organisatie/administratie en bieden de mogelijkheid bepaalde cijfers te vergelijken met voorgaand jaar of voorgaande perioden. Indien u graag een specifiek overzicht wilt hebben, kunt u contact opnemen met John Vreugdenhil ([email protected]) of Richard Boeters ([email protected]) om te bespreken wat de mogelijkheden zijn.
6. Hoofdmenu Basisgegevens Informatie die nodig is voor het werken met Online boekhouding, maar niet zo vaak zal wijzigen, noemen wij basisgegevens. Deze menufunctie heeft u dus niet dagelijks nodig maar mogelijkerwijs af en toe om het gedrag van Online boekhouding te veranderen. Over het algemeen zal het zo zijn dat Boutkan Accountancy er al voor heeft gezorgd dat deze basisgegevens voor u zijn ingericht. In dat geval zal heeft Boutkan Accountancy het scherm zo hebben ingesteld dat u alleen de mogelijkheid hebt voor ‘Administratie Overzicht’. In het scherm ‘Administraties Overzicht’ worden alle administraties getoond die voor u beschikbaar zijn in Online boekhouding. Deze lijst van administraties wordt niet door u onderhouden maar door Boutkan Accountancy. U hoeft niet eerst uit te loggen om van administratie te wisselen, maar kunt vanuit het hoofdmenu Basisgegevens direct weer naar dit scherm springen om een andere administratie te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Als u Online boekhouding opstart dan komt u standaard terecht in de administratie die u heeft ingesteld bij de persoonlijke instellingen. Alleen als u een andere administratie wilt openen dient u de gewenste administratie te selecteren.
