Handleiding Davilex Online Boekhouden. Versie 1.5, mei 2015

Handleiding Davilex Online Boekhouden Versie 1.5, mei 2015

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden.

2

Handleiding Davilex Online

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1

Inleiding .................................................................................................................................7 1.1

2

3

4

5

6

7

Opzet van de handleiding ..............................................................................................7

De werkruimte verkennen .....................................................................................................8 2.1

Inleiding ........................................................................................................................8

2.2

De werking van het lint ..................................................................................................8

2.3

Startscherm – Mijn kantoor............................................................................................8

2.4

Overzichten...................................................................................................................9

2.5

Invoerschermen en formulieren .....................................................................................9

2.6

Wizards.......................................................................................................................10

Nieuwe administratie aanmaken ........................................................................................ 11 3.1

Inleiding ......................................................................................................................11

3.2

De wizard nieuwe administratie ................................................................................... 11

3.3

Testadministratie omzetten naar standaardadministratie.............................................. 16

Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden ................................................................. 17 4.1

Grootboekrekeningen ..................................................................................................17

4.2

Verdichtingen en hoofdverdichtingen ........................................................................... 18

4.3

Dagboeken .................................................................................................................18

4.4

BTW-tarieven ..............................................................................................................19

4.5

Kostenplaatsen en kostendragers ............................................................................... 19

Relaties toevoegen, importeren en exporteren ................................................................. 21 5.1

Relaties toevoegen .....................................................................................................21

5.2

Relaties importeren .....................................................................................................23

5.3

Relaties exporteren .....................................................................................................24

Beginbalans invoeren .........................................................................................................25 6.1

Voorbereiding..............................................................................................................25

6.2

De wizard Beginbalans................................................................................................25

Boeken met Davilex Online Boekhouden .......................................................................... 29 7.1

Inleiding ......................................................................................................................29

7.2

BTW-gegevens van de administratie ........................................................................... 29

7.3

Dagboek kiezen ..........................................................................................................30

7.4

Boekstuk invoeren.......................................................................................................31

7.5

Boekstukregels toevoegen ..........................................................................................32

7.6

Controle ......................................................................................................................33

7.7

Journaalpost inzien .....................................................................................................33 3


8

9

Inhoudsopgave

7.8

Audittrail ......................................................................................................................34

7.9

Rapporten ...................................................................................................................34

Verkoopfacturen aanmaken................................................................................................36 8.1

Omzetgroep aanmaken ...............................................................................................36

8.2

Factuursjabloon aanmaken .........................................................................................37

8.3

Factuurnummering opgeven ........................................................................................ 39

8.4

Verkoopfacturen maken ..............................................................................................39

Bankafschriften importeren................................................................................................41 9.1

Voorbereidingen importeren bankafschriften................................................................ 41

9.2

Optimale herkenning van transacties ........................................................................... 42

9.3

Bankafschriften importeren ..........................................................................................43

9.4

Reconciliatie................................................................................................................43

9.5

Bankafschrift verwerken ..............................................................................................44

10 Betaalopdrachten exporteren .............................................................................................45 10.1 Instellingen voor betaalopdrachten .............................................................................. 45 10.2 Betaalopdrachten aanmaken ....................................................................................... 46 10.3 Betaalopdracht wijzigen...............................................................................................46 10.4 Betaalopdrachten exporteren ...................................................................................... 47 11 Incasso’s aanmaken en exporteren ................................................................................... 49 11.1 Instellingen voor incasso-opdrachten ........................................................................... 49 11.2 Mandaatadministratie ..................................................................................................50 11.3 Incasso-opdracht aanmaken ....................................................................................... 50 11.4 Incasso-opdracht wijzigen ...........................................................................................50 11.5 Incasso-opdrachten exporteren ................................................................................... 51 12 Webshoporders importeren................................................................................................53 12.1 Instellingen webshop ...................................................................................................53 12.2 Webshoporders importeren .........................................................................................54 12.3 Webshoporders verwerken ..........................................................................................55 12.4 Orders verwerken in verkoopdagboek ......................................................................... 57 13 Loonjournaalposten importeren.........................................................................................58 13.1 Inleiding ......................................................................................................................58 13.2 Instellingen..................................................................................................................58 13.3 Loonjournaalpost importeren ....................................................................................... 58 13.4 Loonjournaalpost verwerken........................................................................................ 59

4


Inhoudsopgave

14 Vervallen posten exporteren ..............................................................................................60 14.1 Exportbestand aanmaken............................................................................................60 15 BTW-aangifte.......................................................................................................................61 15.1 Inleiding ......................................................................................................................61 15.2 SBR, Digipoort en het Davilex XBRL-portaal ............................................................... 61 15.3 BTW-aangifteperioden ................................................................................................61 15.4 BTW-aangifte samenstellen.........................................................................................62 15.5 Overzicht Periodiek – BTW-aangiften .......................................................................... 64 15.6 Rapporten ...................................................................................................................65 16 ICP-opgave ..........................................................................................................................66 16.1 Inleiding ......................................................................................................................66 16.2 Wanneer ICP-opgave doen? ....................................................................................... 66 16.3 Gescheiden BTW-codes voor Goederen EU en Diensten EU ...................................... 67 16.4 ICP-opgave samenstellen ........................................................................................... 67 16.5 Overzicht ICP-opgaven ...............................................................................................68 17 Boekhoudperioden .............................................................................................................70 17.1 Inleiding ......................................................................................................................70 17.2 Overzicht Perioden......................................................................................................70 17.3 Periode afsluiten .........................................................................................................71 18 De jaarafsluiting ..................................................................................................................72 18.1 Inleiding ......................................................................................................................72 18.2 Nieuw boekjaar aanmaken ..........................................................................................72 18.3 BTW-aangifteperioden afsluiten...................................................................................72 18.4 Perioden afsluiten .......................................................................................................73 18.5 Boekjaar afsluiten........................................................................................................73 18.6 Correctieboekingen .....................................................................................................74 18.7 Rapporten ...................................................................................................................74 19 Rapportages ........................................................................................................................76 19.1 Inleiding ......................................................................................................................76 19.2 Rapport opstellen ........................................................................................................76 20 Dashboard raadplegen .......................................................................................................78 20.1 Liquide middelen .........................................................................................................78 20.2 Omzet .........................................................................................................................78 20.3 Bedrijfsresultaat voor rente..........................................................................................78

5


Inhoudsopgave

20.4 Omzetbelasting ...........................................................................................................79 20.5 (Ouderdom) Openstaande posten ............................................................................... 79 20.6 Grafieken actualiseren ................................................................................................79 21 Samenwerken met accountants- of administratiekantoor ................................................ 80 21.1 Inleiding ......................................................................................................................80 21.2 Contact leggen met een accountants- of administratiekantoor ..................................... 80 21.3 Conversaties ...............................................................................................................81 21.4 Digitale schoenendoos ................................................................................................83 22 Uw abonnement en accountgegevens beheren ................................................................ 85 22.1 Accountgegevens en abonnement inzien en wijzigen .................................................. 85 22.2 Bedrijfslogo importeren................................................................................................86 22.3 Gebruikers en rechten .................................................................................................86 22.4 Nieuwe gebruiker toevoegen ....................................................................................... 87 22.5 Aanmeldgeschiedenis .................................................................................................88 23 Ondersteuning ....................................................................................................................89 23.1 Mijn vragen .................................................................................................................89 23.2 Helpdesk toegang verlenen tot administratie ............................................................... 89

6


1

Inleiding

Inleiding In deze handleiding worden de mogelijkheden van Davilex Online Boekhouden toegelicht. U vindt uitleg over onder meer het aanmaken en inrichten van de administratie, het snel en efficiënt invoeren van boekstukken en het samenstellen van BTW-aangiften.

1.1

Opzet van de handleiding In het volgende hoofdstuk maakt u kennis met de werkruimte van Davilex Online, zodat u gemakkelijk en snel uw weg kunt vinden in het programma. In de daaropvolgende hoofdstukken komen de taken die u met Davilex Online Boekhouden uit kunt voeren aan de orde. Zo vindt u onder meer uitleg over het aanmaken van een administratie, het invoeren van boekingen, het afsluiten van de BTW-aangifte en het uitvoeren van de jaarafsluiting. In de laatste hoofdstukken komen de meer algemene zaken aan bod, zoals het opstellen van rapporten, de samenwerking met uw accountant of administrateur en het beheer van uw abonnement en accountgegevens. Met behulp van de ‘Bookmarks’ links in uw scherm kunt u gemakkelijk navigeren door de handleiding en snel de gewenste informatie vinden. Rapporten Inzicht in de administratie is voor een goede en succesvolle bedrijfsvoering van essentieel belang. De diverse rapporten die u in Davilex Online Boekhouden kunt opstellen, verschaffen u dat inzicht. Aan het eind van ieder hoofdstuk worden rapporten die betrekking hebben op het behandelde onderwerp kort toegelicht. In hoofdstuk 14 vindt u meer informatie over het opstellen van rapporten.

7


2

De werkruimte verkennen

2.1

Inleiding


In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u gemakkelijk en snel kunt navigeren binnen Davilex Online. Allereerst wordt de werking van het lint beschreven. Het lint geeft u snel toegang tot taken en opdrachten die u nodig heeft bij het voeren van uw boekhouding. Ook het gebruik van lijsten, formulieren en wizards komen in dit hoofdstuk aan bod.

2.2

De werking van het lint Bovenaan het scherm vindt u een lint dat bestaat uit verschillende tabbladen, zoals ‘Mijn kantoor’ en ‘Boekhouden’. Op deze tabbladen worden verschillende groepen weergegeven. Zo kent het tabblad Boekhouden onder meer de groepen ‘Dashboard’, ‘Dagboeken’, ‘Relaties’, ‘Rapportage’ en ‘Importeren bankafschrift’. In deze groepen zijn taken en opdrachten die op het specifieke onderdeel betrekking hebben overzichtelijk gegroepeerd. In de groep Dagboeken zijn bijvoorbeeld alle dagboeken ondergebracht. U opent een lijst of activeert een opdracht door erop te klikken. Wilt u bijvoorbeeld een inkoopboekstuk toevoegen? Dan klikt u op het tabblad Boekhouden in de groep Dagboeken op Inkoop. Het overzicht Dagboeken – Innkopen wordt nu geopend. Vanuit dit overzicht kunt u onder meer een inkoopboekstuk toevoegen of wijzigen.

Legenda

1 Het lint bevat meerdere tabbladen 2 Ieder tabblad bestaat uit groepen 3 Iedere groep bevat één of meer taken of functies

2.3

Startscherm – Mijn kantoor Nadat u bent ingelogd en een administratie heeft geopend, verschijnt het startscherm. Dit startscherm biedt direct inzicht in uw bedrijfsresultaat en toont meldingen die gerelateerd zijn aan de geopende administratie. Is de BTW-aangifteperiode bijvoorbeeld verstreken, dan wordt u hier in het startscherm aan herinnerd. Door op de bijbehorende link te klikken, wordt direct het overzicht BTWaangiften geopend van waaruit u de wizard BTW-aangifte kunt starten. Tip: bevindt u zich in een ander onderdeel van Davilex Online, dan kunt u het startscherm altijd activeren door op de Davilex Online-knop (linksboven - Home) te klikken.

8


2.4


Overzichten De gegevens die u invoert in Davilex Online worden weergegeven in overzichten. Zo is er bijvoorbeeld een overzicht Dagboeken - Verkopen waarin u alle verkoopboekstukken terugvindt die in de administratie zijn ingevoerd. Door te klikken op de iconen voor de verkopen kunt u boekingen bekijken, bewerken en verwijderen. Door op Nieuw te klikken kunt u een verkoopboekstuk toevoegen aan de lijst.

2.4.1

Gegevens sorteren Gegevens in een lijst kunt u sorteren door op de kolomtitel te klikken. Door nogmaals op de kolomtitel te klikken, wordt de lijst in omgekeerde volgorde gesorteerd (oplopend of aflopend).

2.4.2

Filter Op gegevens die getoond worden in het overzicht kunt u een filter toepassen door achter Filter uit de keuzelijst één van de beschikbare opties te kiezen. Tevens heeft u in diverse overzichten de mogelijkheid om zelf een filter te definiëren. In het overzicht Relaties kunt u bijvoorbeeld in de kolom Relatienaam (een deel van) de naam van een relatie invoeren. Davilex Online doorzoekt de relatielijst en toont vervolgens uitsluitend relaties die voldoen aan de ingevoerde zoekterm. Om het filter te wissen en terug te keren naar de volledige lijst, klikt u linksboven op Filter wissen .

2.5

Invoerschermen en formulieren Om gegevens vast te leggen in uw administratie wordt in Davilex Online gebruikgemaakt van overzichtelijke invoerschermen en formulieren. Een invoerscherm of formulier bestaat uit verschillende invoervelden. Door de velden in te vullen, verschaft u het programma alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van de gegevens in uw administratie.

9


2.6


Wizards Voor het uitvoeren van bepaalde taken wordt in Davilex Online gebruikgemaakt van een wizard. Een wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het uitvoeren van de taak en zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens ingevuld worden. Zo kunt u uw BTW-aangifte bijvoorbeeld afsluiten door de wizard BTW-aangifte afsluiten te doorlopen.

10


3

Nieuwe administratie aanmaken

3.1

Inleiding


Logt u in op Davilex Online, dan kunt u in het venster Administratie openen kiezen voor Demo. In deze demo-administratie kunt u de verschillende functies uitproberen en bekend raken met het programma, zonder dat dit consequenties heeft voor uw eigen administratie. Vanuit de demoadministratie kunt u een nieuwe administratie aanmaken.

Let op: De demo-administratie is uitsluitend bedoeld om te experimenteren met het programma. Gebruik de demo-administratie daarom niet om uw eigen administratie te voeren!

In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het aanmaken en inrichten van uw administratie. Heeft u een proefabonnement, dan kunt u een testadministratie aanmaken. Sluit u een abonnement af, dan kunt u deze testadministratie eenvoudig omzetten in een standaardadministratie. Aan het eind van dit hoofdstuk vindt u hier meer informatie over.

3.2

De wizard nieuwe administratie Voor het aanmaken van een nieuwe administratie maakt u gebruik van de wizard Nieuwe administratie. Deze wizard start u door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens te klikken. Ga vervolgens naar de tab Administraties en klik op Nieuw. In het openingsvenster van de wizard wordt een toelichting gegeven op de stappen die u doorloopt om een administratie aan te maken. Klik op Volgende om naar de eerste stap van de wizard te gaan.

3.2.1

Algemene gegevens van de administratie In de eerste stap van de wizard selecteert u het soort administratie dat u aan wilt maken. Heeft u een abonnement, dan kunt u hier kiezen voor een testadministratie of een standaardadministratie. Heeft u een proefabonnement, dan kunt u uitsluitend een testadministratie aanmaken. De testadministratie kunt u later desgewenst omzetten in een standaardadministratie, maar u kunt er na het afsluiten van een abonnement ook voor kiezen een nieuwe standaardadministratie aan te maken. Tevens geeft u in deze stap de naam van de administratie op. Deze naam wordt na het aanmaken van de administratie linksboven naast de Davilex Online-knop getoond en wordt automatisch toegevoegd aan rapporten die u in Davilex Online opstelt. Tot slot voert u in deze stap uw bedrijfsgegevens in, zoals uw bedrijfsnaam, het adres en uw BTWnummer. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Volgende om naar de tweede stap van de wizard te gaan.

11


3.2.2


Startdatum van de administratie In de tweede stap van de wizard geeft u de begindatum van de administratie op. De administratie mag maximaal vijf jaar voor het huidige boekjaar starten, maar niet later starten dan januari van het volgende jaar. Het boekjaar start in Davilex Online altijd op 1 januari. In het eerste boekjaar bent u echter vrij om hiervan af te wijken en een andere startmaand te kiezen. Het eerste boekjaar kunt u vervolgens laten eindigen op 31 december van het huidige kalenderjaar óf op 31 december van het volgende kalenderjaar. Selecteer hiervoor bij Perioden eerste boekjaar het aantal perioden waaruit het eerste boekjaar bestaat.

Let op: heeft u de wizard Nieuwe administratie voltooid, dan is het niet mogelijk om een boekjaar met een startdatum voor de begindatum van de administratie toe te voegen.

3.2.3

Rekeningschema selecteren In de stap Rekeningschema selecteren geeft u aan of u gebruik wilt maken van het standaard rekeningschema in Davilex Online Boekhouden of dat u het rekeningschema zelf inricht. Omdat het inrichten van een rekeningschema een complexe taak is, raden wij u ten zeerste aan om gebruik te maken van het standaard rekeningschema inclusief administratiestructuur. Het standaard rekeningschema kunt u later naar wens aanpassen.

12


3.2.4


Kenmerken administratie opgeven Heeft u ervoor gekozen om gebruik te maken van het standaard rekeningschema, dan worden standaard alleen de basisrekeningen geactiveerd. In deze vierde stap kunt u aangeven welke overige grootboekrekeningen opgenomen moeten worden in de administratie.

3.2.5

BTW-administratie In de vijfde stap van de wizard geeft u aan of u een BTW-administratie wilt voeren. Kiest u voor deze optie, dan kunt u vervolgens aangeven of u uw BTW-aangifte en (indien van toepassing) Opgaaf ICP rechtstreeks vanuit Davilex Online digitaal wilt indienen bij de Belastingdienst. Markeert u de optie BTW-aangifte vanuit Davilex Online niet, dan is het wel mogelijk om de BTW-aangifte samen te stellen met behulp van de wizard BTW-aangifte, maar kan deze niet verzonden worden. In hoofdstuk 9 vindt u meer informatie over de BTW-aangifte.

3.2.6

Overzicht ingevoerde gegevens De zesde stap van de wizard Nieuwe administratie toont een overzicht van ingevoerde gegevens. Wilt u gegevens wijzigen, dan kunt u met behulp van de knop Vorige terugkeren naar voorgaande stappen in de wizard en uw wijzigingen doorvoeren. Zijn de gegevens correct, dan klikt u op Volgende. Uw administratie wordt nu aangemaakt.

13


3.2.7


Administratie inrichten Is de administratie aangemaakt, dan kunt u uw administratie inrichten. In deze stap van de wizard kunt het rekeningschema aanpassen, dagboeken en BTW-tarieven toevoegen en relaties invoeren. Tip: U kunt de administratie ook na voltooiing van de wizard (verder) inrichten. De diverse functies vindt u op het tabblad Boekhouden in de groepen Inrichting en Relaties. In de volgende hoofdstukken leest u meer over het invoeren en onderhouden van deze basisgegevens als grootboekrekeningen, verdichtingen en relaties.

Tab Rekeningschema Op de tab Rekeningschema kunt u hoofdverdichtingen, verdichtingen en grootboekrekeningen inzien, bewerken en verwijderen door op de iconen voor een (hoofd)verdichting of grootboekrekening te klikken. Een nieuwe (hoofd)verdichting of grootboekrekening voegt u toe door op Nieuw te klikken en in het formulier dat geopend wordt de eigenschappen van de (hoofd)verdichting of grootboekrekening in te voeren.

14



Tab Dagboeken De tab Dagboeken toont een overzicht van de dagboeken die reeds in uw administratie aanwezig zijn. Nieuwe dagboeken voegt u toe door op Nieuw te klikken. Wilt u een dagboek inzien, bewerken of verwijderen, dan klikt u op het betreffende icoon voor het dagboek. Tab BTW-tarieven Bij het aanmaken van de administratie zijn automatisch de BTW-tarieven Laag (6%) en Hoog (21%) aangemaakt. Op de tab BTW-tarieven kunt u eventueel nieuwe BTW-tarieven toevoegen en instellingen bij BTW-tarieven wijzigen. Tab Relaties Op de tab Relaties kunt u handmatig relaties invoeren. Klik op Nieuw om het formulier Relatie – Nieuw te openen. In dit formulier kunt u uiteenlopende relatiegegevens vastleggen. In hoofdstuk 5 vindt u uitgebreide uitleg over het invoeren en wijzigen van relatiegegevens en vindt u uitleg over het importeren van relaties. Heeft u de administratie ingericht of kiest u ervoor om de administratie na voltooiing van de wizard (verder) in te richten, dan klikt u op Volgende om naar de laatste stap van de wizard te gaan.

15


3.2.8


Wizard voltooien De nieuwe administratie krijgt automatisch de status Onderhoud en kan alleen geopend en bewerkt worden door de abonnementhouder. Dit stelt u in staat om de administratie eerst volledig inrichten alvorens boekingen ingevoerd worden. Wilt u de administratie niet in onderhoud plaatsen, dan markeert u de optie Administratie openen voor overige gebruikers. Wilt u na het aanmaken van de administratie direct de beginbalans invoeren? Markeer dan de optie Direct doorgaan met de wizard Beginbalans. Klik tot slot op Voltooien om de wizard Nieuwe administratie te voltooien. Administratie vrijgeven Wilt u de administratie later vrijgeven voor overige gebruikers, dan gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt u in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens. Klik vervolgens op de tab Administraties op het Bewerken-icoon voor de administratie die u vrij wilt geven en pas de status van de administratie aan.

3.3

Testadministratie omzetten naar standaardadministratie Heeft u tijdens het proefabonnement een testadministratie aangemaakt en wilt u na het afsluiten van een abonnement verder werken in deze administratie? Dan kunt u de testadministratie omzetten naar een standaardadministratie.

3.3.1

Administratie converteren Om uw testadministratie te converteren naar een standaardadministratie, opent u de demoadministratie. Klik hiervoor op het tabblad Mijn kantoor in de groep Administratie op Administratie openen en kies voor DEMO. Klik vervolgens op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens en ga naar de tab Administraties. Klik op het Bewerken-icoon voor de testadministratie die u wilt converteren en klik vervolgens op Converteren naar Client. Na voltooiing van de conversie kunt u de geconverteerde administratie openen en verder werken in uw administratie.

16


4

Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden

Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden In de wizard Administratie aanmaken wordt de mogelijkheid geboden om de administratie direct in te richten. U kunt er echter ook voor kiezen om (hoofd)verdichtingen, grootboekrekeningen, dagboeken en BTW-tarieven na voltooiing van de wizard toe te voegen of aan te passen. In dit hoofdstuk leest u hoe u na het aanmaken van de administratie de boekhoudstructuur controleert, aanpast en onderhoudt.

4.1

Grootboekrekeningen Een grootboekrekening is een overzicht van de financiële wijzigingen die zich gedurende een bepaalde periode voordoen in een bezitting, een schuld of het eigen vermogen. Alle financiële mutaties die u invoert in uw boekhouding, worden bijgehouden op grootboekrekeningen. Een overzicht van grootboekrekeningen in uw administratie opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Rekeningschema > Grootboekrekeningen te klikken. In dit overzicht kunt u grootboekrekeningen toevoegen, bewerken of verwijderen.

Tip: Wilt u gebruikmaken van kostenplaatsen en/of kostendragers? Dan kunt u dit in de administratie-instellingen aangeven. Meer hierover leest u in paragraaf 4.5.

17


4.2


Verdichtingen en hoofdverdichtingen Een verdichting is een groep waarin gelijksoortige grootboekrekeningen onder één noemer worden gebracht. Gelijksoortige verdichtingen worden op hun beurt ondergebracht in een hoofdverdichting. Een verdichting valt altijd onder een hoofdverdichting. (Hoofd)verdichtingen worden gebruikt om het grootboek in te delen en om bedragen te kunnen salderen op de balans en de resultatenrekening. Om een (hoofd)verdichting toe te voegen of te wijzigen, klikt u op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Rekeningschema > (Hoofd)verdichtingen.

4.3

Dagboeken Een dagboek is een chronologisch overzicht van alle mutaties die voor de financiële administratie van belang zijn. Er worden vijf standaardtypen dagboeken onderscheiden: 'Verkoop', 'Inkoop', 'Bank', 'Kas' en 'Memoriaal'. In ieder dagboek worden gelijksoortige mutaties opgenomen. Wilt u de omschrijving van een dagboek wijzigen of bijvoorbeeld een andere tegenrekening koppelen aan het dagboek, dan kan dat via het overzicht Dagboeken. Dit overzicht opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Dagboeken te klikken.

18


4.4


BTW-tarieven Met behulp van BTW-tarieven wordt de BTW over een ingevoerd regelbedrag berekend. Het gebruik van een BTW-tarief zorgt ervoor dat u het verschuldigde BTW-bedrag niet zelf hoeft uit te rekenen en te administreren. U hoeft enkel het juiste tarief te kiezen; de rest gaat vanzelf. Om BTW-tarieven toe te voegen of te wijzigen, opent u het overzicht BTW-tarieven door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op BTW-tarieven te klikken. Door op één van de iconen voor een BTW-tarief te klikken, kunt u een BTW-tarief toevoegen of gegevens van het BTWtarief bewerken of bekijken.

4.5

Kostenplaatsen en kostendragers Davilex Online biedt u de mogelijkheid om kostenplaatsen en kostendragers te definiëren, zodat u kosten op kunt splitsen naar bijvoorbeeld een afdeling of project. De rapporten Kostenplaatsen en Kostendragers geven u vervolgens gedetailleerd inzicht in de kosten per kostenplaats/ kostendrager.

4.5.1

Instellingen Om gebruik te kunnen maken van kostenplaatsen en/of kostendragers moet in de administratieinstellingen de optie Kostenplaatsen/Kostendragers gebruiken gemarkeerd zijn. Ga hiervoor naar het tabblad Boekhouden en klik in de groep Inrichting op Administratie-instellingen. Ga vervolgens naar de tab Overige administratie instellingen en klik op Wijzigen.

19


4.5.2


Kostenplaats/kostendrager toevoegen Nadat in de instellingen is aangegeven dat het gebruik van kostenplaatsen en/of kostendragers is toegestaan, kunt u kostenplaatsen en/of –dragers toevoegen door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Kostenplaats of Kostendrager te klikken. Klik op Nieuw om een kostenplaats/drager toe te voegen. U hoeft enkel een zoekcode en een omschrijving in te vullen.

4.5.3

Kostenplaats/kostendrager koppelen aan grootboekrekening Heeft u één of meerdere kostenplaatsen/kostendragers gedefinieerd, dan kunt u in het venster Grootboekrekening – Wijzigen aangeven of kostenplaatsen/kostendragers van toepassing zijn op deze grootboekrekening. In het veld Standaard kostenplaats/-drager kunt u eventueel de kostenplaats/kostendrager selecteren die standaard getoond wordt wanneer bij het invoeren van een boekstukregel deze grootboekrekening geselecteerd wordt. Moet een bepaalde kostenplaats/kostendrager altijd toegepast worden wanneer op deze grootboekrekening geboekt wordt, dan selecteert u de kostenplaats/drager in het veld Standaard en markeert u de optie Vast. Wordt bij het invoeren van boekstukken een grootboekrekening geselecteerd waarbij een kostenplaats/kostendrager van toepassing is, dan kan deze kostenplaats/kostendrager in de boekstukregel geselecteerd worden.

20


5

Relaties toevoegen, importeren en exporteren

Relaties toevoegen, importeren en exporteren Relaties vormen een belangrijk onderdeel van uw administratie. Het correct invoeren en goed onderhouden van de relatiegegevens verdient dan ook de aandacht, onder meer omdat de gegevens die u bij een relatie vastlegt als standaardwaarden worden overgenomen in verschillende formulieren. Voegt u bijvoorbeeld een verkoopboekstuk toe, dan wordt in het veld Grootboekrekening automatisch de omzetrekening ingevuld die u heeft opgegeven bij de relatie. Ook bij de import van bankafschriften spelen de relatiegegevens een rol. Een transactie kan namelijk automatisch gematcht en verwerkt worden in de boekhouding op basis van het bankrekeningnummer dat u bij de relatie heeft ingevoerd. Om snel en efficiënt uw administratie bij te kunnen houden, is het daarom van belang dat de relatiegegevens zo volledig mogelijk en correct zijn ingevuld.

5.1

Relaties toevoegen Om een relatie toe te voegen, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Relaties op Alle relaties. Klik vervolgens op Nieuw om het venster Relatie - Nieuw te openen. Dit venster bestaat uit een algemeen invoerscherm en verschillende tabs waarop u uiteenlopende relatiegegevens vast kunt leggen.

21


5.1.1


Algemene relatiegegevens In het venster Relatie - Nieuw voert u de algemene relatiegegevens in, zoals de NAW-gegevens van de relatie. Davilex Online voert in het veld Relatienummer automatisch het nummer in volgend op het laatst gebruikte relatienummer. U bent echter vrij om een ander relatienummer in te voeren.

5.1.2

Tab Notities en waarschuwingen De tekst die u invoert in het veld Waarschuwingen wordt automatisch getoond wanneer u een boekstuk voor de betreffende relatie invoert. In het veld Notities kunt u aanvullende informatie over de relatie registreren. Per veld kunt u maximaal 2000 tekens invoeren.

5.1.3

Tab Contactpersoon Op de tab Contactpersoon kunt u gegevens van uw contactpersoon bij de relatie invoeren, zoals de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres.

5.1.4

Tab Financieel Op het tabblad Financieel voert u de financiële gegevens van de relatie in, zoals het IBAN en het BTW-nummer. Tevens geeft u hier aan of de relatie een debiteur, een crediteur of beiden is. Afhankelijk van het type relatie, kunt u in het veld Standaard omzetrekening en/of Standaard inkooprekening een rekening selecteren. Bij het invoeren van een boekstuk wordt de rekening die hier is geselecteerd automatisch ingevuld.

Tip: Is het IBAN van de relatie niet bekend, maar wel het Nederlandse bankrekeningnummer? Dan kunt u dit Nederlandse bankrekeningnummer invoeren en het bankrekeningnummer door te klikken op de knop IBAN BIC NL direct converteren naar IBAN.

5.1.5

Tab Factuur Maakt u ook gebruik van Davilex Online Factuur, dan is tevens de tab Factuur beschikbaar. Hier kunt u onder meer de standaard betalingsvoorwaarde selecteren die voor deze relatie geldt, een kredietlimiet opgeven en aangeven of facturen voor deze relatie via e-mail of per post verzonden moeten worden. Tekst die u invoert in het veld Factuurnotitie wordt op de factuur in het veld Opmerkingen getoond.

22


5.1.6


Tab Debiteur Is bij de relatiegegevens aangegeven dat de relatie een debiteur is, dan kunt u op deze tab de standaard omzetrekening selecteren. Bij het toevoegen van een verkoop wordt de opgegeven rekening automatisch voor u ingevuld. Tevens kunt u op deze tab de betaalwijze en betalingstermijn vastleggen. Is Bankieren Plus onderdeel van uw abonnement en is de betaalwijze Automatische incasso geselecteerd, dan kunt u op deze tab tevens de benodigde incasso-informatie vastleggen. Let op: werkt u tevens met Davilex Online Factuur? Dan kunt u op de tab Debiteur geen betaalwijze opgeven. In plaats hiervan geeft u op de tab Factuur de voor deze debiteur geldende betalingsvoorwaarde op. Is de betalingsvoorwaarde Automatische incasso, dan kunt u op de tab Debiteur wel de incasso-informatie vastleggen.

5.1.7

Tab Crediteur Is de relatie een crediteur, dan kunt u op de tab Crediteur onder meer de standaard inkooprekening, de betaalwijze en betalingstermijn vastleggen.

5.2

Relaties importeren Heeft u relatiegegevens ingevoerd in een ander programma, dan kunt u deze gegevens importeren in Davilex Online. Hierbij maakt u gebruik van de Davilex Online Import Sjabloon. Dit sjabloon en een uitgebreide toelichting erop kunt u downloaden door op onderstaande link te klikken. >> Davilex Online Importsjabloon – Relaties downloaden Heeft u de Davilex Online Import Sjabloon – Relaties ingevuld en opgeslagen, dan kunt u het bestand importeren in Davilex Online. Ga hiervoor naar het tabblad Import en Export en klik in de groep Boekhouden op Relaties importeren. Klik vervolgens op Open importbestand, blader naar de locatie waar u het importbestand heeft opgeslagen (een csv-bestand) en klik op Start importeren. De relatiegegevens worden nu geïmporteerd.

5.2.1

Overzicht geïmporteerde gegevens Zodra de gegevens geïmporteerd zijn, wordt in het venster Boekhouden – Relaties een overzicht getoond van de geïmporteerde relatiegegevens. In het overzicht ziet u onder meer de kolommen Status en Import log. Deze kolommen geven aan of de geïmporteerde gegevens voldoen aan de vereisten (status Akkoord) of niet (status Afgekeurd). Bij relaties met status Afgekeurd wordt in de kolom Import log aangegeven welke gegevens incorrect of onvolledig zijn.

5.2.2

Relatiegegevens aanvullen en/of corrigeren Door op het Bewerken-icoon voor de relatie te klikken, opent u het formulier Relatie – Wijzigen. Hier kunt u de ontbrekende gegevens invullen en eventuele fouten corrigeren. De gegevens die de kolom Import log toont, vindt u tevens terug in dit venster. Zijn de gegevens aangepast, dan klikt u op Opslaan. De relatiegegevens worden opnieuw gevalideerd en het overzicht van geïmporteerde gegevens wordt direct bijgewerkt.

23


5.2.3


Relaties definitief importeren Relaties met de status OK kunt u definitief importeren in uw administratie. Klik hiervoor linksboven op Start importeren status OK. De relatiegegevens worden nu in uw administratie verwerkt. Is de import succesvol, dan wijzigt de status van de relatie van OK naar DONE.

Tip: Wilt u één of meerdere relaties met status OK (nog) niet importeren? Demarkeer dan het selectievakje voor de betreffende relatie(s) voordat u op Start importeren status OK klikt.

5.3

Relaties exporteren Relatiegegevens die u heeft ingevoerd in Davilex Online kunt u eenvoudig exporteren naar een csv-bestand en zo openen in bijvoorbeeld Microsoft Excel. Om relatiegegevens te exporteren, klikt u op het tabblad Import en export in de groep Boekhouden op Export relaties. Kies in het veld Debiteuren/Crediteuren het type relatie waarvan u gegevens wilt exporteren. U kunt hier kiezen voor debiteuren, crediteuren of alle. Geef vervolgens aan of u actieve relaties, niet-actieve relaties of alle relaties in de administratie wilt exporteren. Klik op Exporteer bestand om het csv-bestand te genereren. Het exportbestand kunt u vervolgens direct openen of opslaan.

24


6

Beginbalans invoeren

Beginbalans invoeren De beginbalans geeft een overzicht van alle bezittingen en schulden van uw organisatie bij de start van de administratie. U voert de beginbalans in met behulp van de wizard Beginbalans. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over deze wizard en de gegevens die ingevoerd moeten worden om de financiële situatie bij de start van uw administratie vast te leggen. Balans Een balans is een overzicht van de bezittingen (debetzijde), de schulden (creditzijde) en het eigen vermogen (creditzijde) van een onderneming op een bepaald moment. Bij het invoeren van de beginbalans moeten de debetzijde (=activa) en de creditzijde (=passiva) in balans zijn. Voorlopige beginbalans De wizard Beginbalans kunt u meerdere keren doorlopen; het is niet nodig om de beginbalans in één keer in te voeren. Klikt u in de wizard op Annuleren, dan wordt u gevraagd of u de beginbalans op een later tijdstip af wilt ronden. Bevestigt u deze vraag, dan wordt de voorlopige beginbalans opgeslagen. Door de wizard opnieuw te starten, kunt u wijzigingen in beginbalans aanbrengen, ook als de beginbalans reeds definitief is gemaakt. Voorwaarde hierbij is wel dat het eerste boekjaar niet is afgesloten.

6.1

Voorbereiding De beginbalans voert u in met behulp van de wizard Beginbalans. Omdat u in deze wizard geen nieuwe grootboekrekeningen in kunt voeren, is het van belang om vooraf te controleren of de benodigde grootboekrekeningen van het soort Balans in uw administratie aanwezig zijn. Open hiervoor het overzicht Grootboekrekeningen door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Rekeningschema te klikken en te kiezen voor Grootboekrekeningen. Pas vervolgens de inhoud van het overzicht aan door bij Toon alles uit de keuzelijst de optie Toon balans te selecteren. Controleer of alle benodigde grootboekrekeningen aanwezig zijn en voeg eventueel grootboekrekeningen toe. Bij het invoeren van de beginbalans is het verder van belang dat u de saldi van de grootboekrekeningen weet en beschikt over een overzicht van openstaande posten debiteuren en crediteuren.

Tip: Een openstaande post is een geldbedrag dat nog niet betaald is aan een crediteur of door een debiteur. Wanneer u bijvoorbeeld artikelen op rekening verkoopt, voert u hiervan een boekstuk in. Zolang de debiteur niet betaald heeft, blijft dit bedrag ‘open staan’. Dit wordt een openstaande post genoemd.

6.2

De wizard Beginbalans De wizard Beginbalans start u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Beginbalans te klikken. In het openingsvenster vindt u een toelichting op de stappen die u doorloopt om de beginbalans in te voeren. Klik op Volgende om naar de eerste stap van de wizard te gaan. 25


6.2.1


Overzicht ingevoerde balansrekeningen en openstaande posten De eerste stap van de wizard toont een overzicht van reeds ingevoerde balansrekeningen en openstaande posten. Klik op Wijzigen om de beginbalans in te voeren of wijzigingen in de voorlopige beginbalans aan te brengen.

6.2.2

Balansrekeningen invoeren Nadat u op Wijzigen heeft geklikt, kunt u het saldo invoeren van grootboekrekeningen die opgenomen moeten worden op de beginbalans. In het overzicht worden de grootboekrekeningen getoond die gekoppeld zijn aan een dagboek. Om het saldo van de grootboekrekening in te voeren, klikt u op het Bewerken-icoon voor de betreffende grootboekrekening. Om een grootboekrekening toe te voegen die niet in het overzicht getoond wordt, klikt u op Nieuw. Selecteer een grootboekrekening en voer het debet of creditsaldo in. Klik vervolgens op Opslaan om de grootboekrekening toe te voegen aan de beginbalans of op Opslaan en nieuw om direct een volgende grootboekrekening toe te voegen. Zijn de saldi van de grootboekrekeningen die onderdeel moeten zijn van de beginbalans ingevoerd, dan klikt u op Volgende.

26



Let op: Om de beginbalans definitief te kunnen maken, moet het totaalbedrag debet overeenkomen met het totaalbedrag credit.

6.2.3

Openstaande posten Debiteuren invoeren In deze stap van de wizard voert u de openstaande posten Debiteuren in. Om een openstaande post toe te voegen, klikt u op Nieuw. Het formulier Beginbalans – Nieuw wordt geopend. In dit formulier selecteert u een relatie, voert u het bedrag in en geeft u het factuurnummer en de factuurdatum van de bij de openstaande post behorende factuur op.

Tip: Is de relatie nog niet bekend in de administratie? Klik dan op het +-teken achter het veld Relatie. Het formulier Relatie – Nieuw wordt geopend. Heeft u de relatiegegevens ingevoerd, dan klikt u op Opslaan om terug te keren naar het formulier Beginbalans – Nieuw.

Klik op Opslaan om de openstaande post op te slaan en terug te keren naar het overzicht Openstaande posten of klik op Opslaan en nieuw om direct een nieuwe openstaande post in te voeren.

Let op: Om de beginbalans definitief te kunnen maken, moet het totaal aan openstaande posten Debiteuren gelijk zijn aan het saldo dat in de voorgaande stap van de wizard is ingevoerd bij balansrekening Debiteuren. Dit saldo vindt u bovenaan de lijst met ingevoerde openstaande posten.

Heeft u de wizard Beginbalans eerder doorlopen en openstaande posten ingevoerd, dan kunt u openstaande posten bekijken, bewerken of verwijderen door op het betreffende icoon voor de openstaande post te klikken. 6.2.4

Openstaande posten Crediteuren invoeren Tot slot voert u de openstaande posten Crediteuren in. Hiervoor volgt u dezelfde stappen als bij het invoeren van openstaande posten Debiteuren. Ook hier geldt dat het totaal aan openstaande posten gelijk moet zijn aan het saldo dat in stap 1 van de wizard is ingevoerd bij balansrekening Crediteuren.

27


6.2.5


Beginbalans controleren en opslaan In de laatste stap van de wizard wordt een overzicht getoond van de totaalsaldi van de grootboekrekeningen, het verkoop- en het inkoopdagboek. Zijn alle onderdelen van de beginbalans in balans (herkenbaar aan het groene vinkje), dan kan de beginbalans definitief worden gemaakt. Markeer hiervoor de optie Definitief opslaan en klik op Voltooien. Bij het definitief maken van de beginbalans worden de saldi in de administratie verwerkt. U kunt de wizard Beginbalans ook voltooien zonder de beginbalans definitief te maken. De ingevoerde saldi worden dan nog niet in uw administratie verwerkt. Door de wizard opnieuw te starten, kunt u de beginbalans aanvullen, wijzigen en/of definitief maken.

Tip: Ook als de beginbalans definitief is gemaakt, kan deze gewijzigd worden zolang het eerste boekjaar niet is afgesloten.

28

Handleiding Davilex Online .

7

Boeken met Davilex Online Boekhouden

7.1

Inleiding

Boeken met Davilex Online

In een administratie legt u financiële mutaties systematisch vast. Zo moet u bijvoorbeeld inkomende en uitgaande facturen registreren, bankafschriften en kasmutaties vastleggen en, indien u BTW-plichtig bent, een BTW-administratie bijhouden. In Davilex Online Boekhouden kunt u deze financiële mutaties eenvoudig vastleggen door het toevoegen van boekstukken. Aan de hand van een overzichtelijk invoerscherm vult u alle benodigde gegevens in. Het programma controleert vervolgens op verschillende manieren of het ingevoerde boekstuk boekhoudkundig correct is. Is de boeking niet correct dan ontvangt u een melding met informatie over de mogelijke oorzaak hiervan. Is de boeking correct, dan wordt deze automatisch verwerkt in de boekhouding. Voert u een BTW-administratie dan is het voor een correcte verwerking van de boekstukken van belang dat de BTW-instellingen correct zijn. In de volgende paragrafen vindt u daarom eerst uitleg over de BTW-gegevens van de administratie. Vervolgens gaan we dieper in op het invoeren van boekstukken.

7.2

BTW-gegevens van de administratie Voordat u van start gaat met het invoeren van boekstukken is het raadzaam om stil te staan bij de BTW-gegevens in uw administratie. Davilex Online Boekhouden kan de BTW namelijk alleen automatisch voor u uitrekenen en verwerken indien de koppelingen in het programma correct zijn. Bovendien zorgt een correcte instelling van de BTW-gegevens ervoor dat u boekstukken snel en efficiënt in kunt voeren. Belangrijk in dit kader zijn de BTW-typen en BTW-tarieven.

7.2.1

BTW-tarieven en BTW-typen De BTW-administratie vormt de basis voor uw BTW-aangifte. Daarbij is het van belang dat u precies weet hoeveel BTW u heeft berekend en hoeveel BTW bij u in rekening is gebracht. Tevens moet een splitsing gemaakt worden in omzet die u in Nederland behaalt en omzet die u maakt door levering van goederen en/of diensten aan of in het buitenland. Veel van deze informatie is vastgelegd in BTW-tarieven. Een BTW-tarief bevat gegevens over het gebruikte BTW-percentage en de grootboekrekeningen waarop de berekende BTW-bedragen moeten worden geboekt. Het gebruik van een BTW-tarief zorgt er tevens voor dat u het verschuldigde BTW-bedrag niet zelf hoeft uit te rekenen en te administreren. U hoeft alleen maar het juiste tarief te kiezen; de rest gaat vanzelf. Ook bij het samenstellen van de BTW-aangifte speelt het gebruik van BTW-tarieven een belangrijke rol. Het programma baseert zich hierbij namelijk op de BTW-tarieven die in de verschillende boekingen zijn toegepast. In het overzicht BTW-tarieven, dat u opent door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op BTW-tarieven te klikken, kunt u nieuwe BTW-tarieven invoeren, gegevens van bestaande BTW-tarieven wijzigen en BTW-tarieven verwijderen.

29


7.2.2


BTW-type Een BTW-tarief is altijd gekoppeld aan een BTW-type, zoals bijvoorbeeld Laag, Hoog of Goederen EU. Op basis van deze BTW-typen kan de wizard BTW-aangifte uw aangifte correct berekenen. Tot welk BTW-type het BTW-tarief behoort, geeft u op bij het aanmaken van een nieuw BTW-tarief. Leveringen aan het buitenland Levert u goederen aan het buitenland? Dan hoeft u geen BTW af te dragen in Nederland. In dit geval geldt het 0%-tarief. Wel is het belangrijk om onderscheid te maken tussen leveringen binnen en buiten de EU, omdat u over leveringen binnen de EU Opgaaf ICP moet doen. In Davilex Online zijn daarom drie BTW-typen beschikbaar voor leveringen aan het buitenland: Verkoop Niet EU, Goederen EU en Diensten EU. Meer over de Opgaaf ICP leest u in hoofdstuk 10.

7.3

Dagboek kiezen Zijn de BTW-gegevens in de administratie correct, dan kunt u van start met het invoeren van boekstukken. Hiervoor moet u eerst bepalen in welk dagboek u wilt boeken. Afhankelijk van het type document kiest u voor: Dagboek Inkoop Verkoop Kas Bank Memoriaal

Type document inkoopfacturen verkoopfacturen contante inkomsten en uitgaven banken/of giroafschriften boekingen die niet onder bovenstaande dagboeken vallen

30



Het betreffende dagboek opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Dagboeken te klikken op het dagboek waarin u het boekstuk wilt boeken. Een overzicht met reeds in het dagboek ingevoerde boekstukken wordt nu geopend.

7.4

Boekstuk invoeren Heeft u het juiste dagboek geopend, dan kunt u een boekstuk invoeren door op Nieuw te klikken. Wilt u bijvoorbeeld een verkoopboekstuk invoeren, dan opent u het dagboek Verkoop en klikt u op Nieuw. Het venster Verkoopboekstuk – Nieuw wordt geopend. Dit venster bevat verschillende invoervelden waar u de algemene gegevens van het boekstuk invoert. Daarnaast kunt u hier boekstukregels toevoegen en betalingen registreren.

7.4.1

Boekstuk invoeren - Algemeen In het bovenste deel van het venster Boekstuk - Nieuw geeft u de algemene gegevens van het te boeken document op. Welke gegevens dit zijn, is afhankelijk van het type dagboek dat u gekozen heeft. Bij het toevoegen van een verkoopboekstuk in het dagboek Verkoop vindt u naast velden als Boekstukdatum en Toelichting bijvoorbeeld ook de velden Relatie, Factuurnummer en Totaalbedrag. Boekt u een afschrift in het dagboek Bank dan vindt u ook velden als beginen eindsaldo afschrift.

Tip: Met behulp van de Tab-toets kunt u snel door het formulier navigeren.

31


7.5


Boekstukregels toevoegen Zijn de algemene gegevens van het boekstuk ingevoerd, dan kunt u onder Boekstukregels het totaalbedrag van het boekstuk uitsplitsen over verschillende regels. De boekstukregels komen, afhankelijk van het type boekstuk dat u invoert, overeen met de factuurregels, de regels op het afschrift of (in geval van kas- of memoriaalboeking) het totaal van de debet- en creditbedragen die u bij of af wilt boeken. Tab-toets U kunt een boekstukregel activeren door er met de Tab-toets naartoe te navigeren of door de muiscursor in het eerste veld van de boekstukregel te plaatsen. Met behulp van de Tab-toets kunt u vervolgens snel naar het volgende veld navigeren. Een nieuwe boekstukregel wordt automatisch geopend wanneer het laatste veld in de regel actief is (rood omkaderd) en op de Tab-toets wordt gedrukt.

Welke velden onder Boekstukregels getoond worden, is afhankelijk van het type boekstuk dat u invoert. Voert u bijvoorbeeld een verkoopboekstuk toe, dan vult u onder meer de relatie, de omschrijving, de grootboekrekening, het BTW-tarief en het regelbedrag in. Met behulp van de Tab-toets kunt u naar de volgende boekstukregel navigeren. Tip: Heeft het boekstuk betrekking op een openstaande post? Dan selecteert u eerst de relatie en vervolgens in het veld Document de bijbehorende openstaande post. De velden Grootboekrekening, Bedrag en Omschrijving worden nu automatisch ingevuld.

32


7.6


Controle De bedragen van verschillende boekstukregels vertegenwoordigen samen het totaalbedrag van het boekstuk. In het bovenste deel van het venster Boekstuk – Nieuw wordt het verschil tussen de ingevoerde boekstukregels inclusief BTW en het totaalbedrag van het boekstuk tussen haakjes weergegeven achter het veld Totaalbedrag. Tip: Voert u een bankafschrift in, dan vindt u informatie over het verschil tussen de ingevoerde bankboekstukregels en het totaal te boeken bedrag (eindsaldo – beginsaldo afschrift) terug onder Controle.

Boekstuk opslaan Een boekstuk kan alleen opgeslagen worden indien er geen verschil is tussen het regelsaldo en het ingevoerde totaalbedrag van het boekstuk. Is er geen verschil, dan klikt u op Opslaan om het boekstuk op te slaan of op Opslaan en nieuw om direct een volgend boekstuk in te voeren. Openstaande post Heeft u een boekstuk ingevoerd in het dagboek Verkoop, dan wordt automatisch een openstaande post aangemaakt. Ontvangt u een betaling, dan kunt u bij het invoeren van een bankboekstuk de betreffende openstaande post selecteren. De boekstukregel wordt automatisch ingevuld met de gegevens die u ingevoerd heeft bij het verkoopboekstuk. Nadat het bankboekstuk is opgeslagen, wordt de betaling bij het verkoopboekstuk onder de kop Betalingen geregistreerd.

7.7

Journaalpost inzien Van ieder boekstuk dat wordt opgeslagen, wordt een journaalpost aangemaakt. Een journaalpost laat zien hoe en met welke bedragen de grootboekrekening is bijgewerkt. De jourmaalpost raadpleegt u door in de lijst Boekstukken op het Bekijken-icoon voor een boekstuk te klikken. Klik vervolgens linksboven op Journaalpost.

33


7.8


Audittrail De historie van een boekstuk kunt u inzien door in de lijst Dagboeken op het Bekijken-icoon voor het boekstuk te klikken en vervolgens linksboven op Audittrail te klikken. In het overzicht dat geopend wordt, ziet u welke gebruiker welke wijziging op welk moment heeft doorgevoerd.

7.9

Rapporten Om inzicht te krijgen in de financiële mutaties die u in uw administratie heeft ingevoerd, kunt u verschillende rapportages oproepen. Onderstaand vindt u (in alfabetische volgorde) een korte toelichting op de inhoud van de rapporten die in dit kader relevant zijn. Rapport Balans Het rapport Balans geeft een overzicht van alle bezittingen en schulden van uw onderneming op een bepaald tijdstip. Onder Activa staan de bezittingen en onder Passiva het eigen vermogen en de schulden. De activa en passiva moeten altijd in evenwicht zijn. De winst of het verlies van de onderneming op het gekozen moment vindt u onderaan het rapport terug bij Resultaat lopend boekjaar. Rapporten Debiteuren en Crediteuren Met deze rapporten kunt u per debiteur of crediteur een overzicht opvragen van gegevens zoals aangemaakte facturen, reeds gedane betalingen, openstaande bedragen en persoonlijke gegevens zoals adres en telefoonnummer. Rapport Grootboek Het rapport Grootboek toont voor iedere grootboekrekening over een op te geven periode het beginen eindsaldo en alle tussenliggende mutaties op die rekening. Rapport Journaal Het journaal is een chronologisch overzicht van boekstukken die u heeft ingevoerd. In het journaal wordt op systematische wijze aangegeven hoe (debet of credit) en met welke bedragen de afzonderlijke grootboekrekeningen zijn bijgewerkt. U kunt het rapport Journaal gebruiken om uw ingevoerde boekingen op juistheid te controleren. Rapport Kolommenbalans Het rapport Kolommenbalans geeft een (tussentijds) overzicht van de saldi van alle grootboekrekeningen die in gebruik zijn. Het rapport is een combinatie van de rapporten Proef saldibalans, Resultatenrekening en Balans. Rapport Omzet Het rapport Omzet geeft een overzicht van de omzet die over een bepaalde periode is behaald. In het rapport worden de saldi op de grootboekrekeningen van het soort ‘Opbrengst’ getoond. Afhankelijk van de ingestelde detaillering geeft het de omzet weer op hoofdverdichting-, verdichting-, grootboekrekeningniveau.

34



Rapport Kosten Het rapport Kosten geeft een overzicht van de kosten die over een bepaalde periode zijn gemaakt. In het rapport worden de saldi op de grootboekrekeningen van het soort ‘Kosten’ getoond. Afhankelijk van de ingestelde detaillering geeft het rapport de kosten weer op hoofdverdichting-, verdichting-, grootboekrekeningniveau. Rapport Kostenplaatsen/Kostendragers Maakt u gebruik van kostenplaatsen/-dragers dan geeft het rapport Kostenplaatsen/ Kostendragers een overzicht van alle mutaties die betrekking hebben op de kostenplaats/drager. Zo krijgt u snel een goed beeld van de kostenverdeling in uw bedrijf. Rapport Resultatenrekening Met het rapport Resultatenrekening krijgt u inzicht in de winst- of verliespositie van uw onderneming. Het rapport toont de saldi op de grootboekrekeningen van het soort 'Opbrengsten' en 'Kosten'. Deze grootboekrekeningen geven de veranderingen weer die in het eigen vermogen hebben plaatsgevonden. Creditsaldi duiden op een toename van het eigen vermogen (winst), debetsaldi geven een afname van het eigen vermogen aan (verlies).

35


8

Verkoopfacturen aanmaken

Verkoopfacturen aanmaken In Davilex Online Boekhouden kunt u in een paar eenvoudige stappen een verkoopfactuur aanmaken die automatisch doorgeboekt kan worden naar de boekhouding. Voordat u verkoopfacturen aan kunt maken, heeft Davilex Online enkele gegevens nodig. In dit hoofdstuk leest u eerst welke voorbereidingen u moet treffen. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u een verkoopfactuur aanmaakt.

Tip: Heeft u behoefte aan uitgebreidere facturatiemogelijkheden? Kies dan voor Davilex Online Factuur. U kunt dan onder meer artikelen invoeren, betalingsvoorwaarden vastleggen en automatisch aanmaningen genereren. Voor het uitbreiden van uw Davilex Onlineabonnement klikt u op de Davilex-knop (linksboven) en klikt u vervolgens rechts in uw scherm op Abonnement uitbreiden.

8.1

Omzetgroep aanmaken Voordat u verkoopfacturen toe kunt voegen, moet een omzetgroep aangemaakt zijn. In een omzetgroep legt u vast op welke rekeningen de omzet geboekt moet worden. Om een omzetgroep aan te maken, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Inrichting op Omzetgroep. In het venster dat geopend wordt, voert u een omzetgroepcode en omschrijving in. Vervolgens specificeert u de dagboeken waarin de omzet geboekt moet worden. Klik tot slot op Opslaan om de omzetgroep op te slaan.

36


8.2


Factuursjabloon aanmaken Is de omzetgroep aangemaakt, dan kunt u een factuursjabloon toevoegen. In de factuursjabloon legt u de lay-out van uw verkoopfactuur vast. Om de sjabloon toe te voegen, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Inrichting op Factuursjabloon. Het venster Factuursjabloon – Nieuw bestaat uit verschillende tabbladen, waarop u uiteenlopende gegevens kunt vastleggen.

37


8.2.1


Tabblad Documentopmaak Op het tabblad Documentopmaak legt u de algemene lay-out van de verkoopfactuur vast. Door de verschillende velden in te vullen, ontstaat een lay-out die geheel past binnen uw huisstijl. Zo kunt u onder meer uw bedrijfslogo uploaden, het lettertype bepalen en de positie van het factuuradres vastleggen. Tevens kunt u het factuuradres laten inspringen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om het adres correct te positioneren ten opzichte van het briefvenster. Tip: Voor een optimale weergave van uw logo is het van belang dat de afbeelding van goede kwaliteit is. U kunt jpg- en png-bestanden (maximale 200 kB) uploaden.

8.2.2

Tabblad Facturen Op het tabblad Facturen geeft u de titel van de factuur en de creditfactuur op. Deze titel wordt op de lay-out in het veld Documenttype getoond.

8.2.3

Tabblad Tekstvelden De begeleidende tekst bij de (credit)factuur kunt u opgeven op het tabblad Tekstvelden. In de tekst kunt u velden opnemen, zoals [Bedrijfsnaam]. Deze velden worden automatisch ingevuld met gegevens uit de administratie. Om een veld toe te voegen, klikt u op . Uit de keuzelijst kunt u vervolgens een veld selecteren.

38


8.2.4


Tabblad E-mailinstellingen Op het tabblad E-mailinstellingen kunt u tot slot het e-mailadres- en de naam van de afzender opgeven. Tevens kunt u aangeven of een kopiefactuur verzonden moet worden en naar welk e-mailadres deze kopiefactuur gestuurd moet worden. Zijn de gegevens op de verschillende tabbladen ingevuld, dan klikt u op Opslaan om de factuursjabloon op te slaan.

8.3

Factuurnummering opgeven Tot slot heeft Davilex Online informatie nodig over hoe u het factuurnummer samen wilt stellen. Facturen moeten opeenvolgend genummerd worden. Davilex Online doet dit automatisch, maar u kunt wel bepalen uit hoeveel cijfers het factuurnummer moet bestaan en bijvoorbeeld een voorlooptekst opgeven. Dit doet u in het venster Nummering – Wijzigen dat u opent door op het tabblad Boekhouden in de groep Instellingen op Nummering te klikken.

8.4

Verkoopfacturen maken Is een omzetgroep aangemaakt, de factuurnummering bepaald en de opmaak van de verkoopfactuur vastgelegd in de factuursjabloon, dan kunt u facturen aanmaken. Om een verkoopfactuur aan te maken, klikt u op het tabblad Boekhouden in de groep Factuur op Factuur. Klik vervolgens op Nieuw om het venster Factuur - Nieuw te openen. Voer de algemene gegevens van de factuur in zoals de factuurdatum en de relatie voor wie de factuur bestemd is.

Tip: is de relatie nog niet ingevoerd in de administratie? Klik dan op het +-teken achter het veld Relatie om de relatie direct toe te voegen.

Voer vervolgens onder Regels de factuurregels in door een omschrijving in te voeren, een grootboekrekening te selecteren en het BTW-tarief en regelbedrag te specificeren. Met behulp van de tab-toets kunt u eenvoudig door de velden navigeren. Zijn alle factuurregels ingevoerd, dan klikt u op Opslaan om de factuur later nog te kunnen bewerken of op Versturen om de factuur definitief te maken en direct per post of e-mail te versturen.

8.4.1

Factuur versturen Om een factuur te versturen klikt u in het venster Factuur – Nieuw op versturen. Heeft u de factuur eerst opgeslagen, dan klikt u eerst op het Bewerken-icoon voor de factuur die u wilt versturen en vervolgens op Versturen. Het formulier Document – Versturen wordt geopend. In dit formulier geeft u aan of u de factuur via e-mail wilt versturen of af wilt drukken. Heeft u voor de optie Versturen via e-mail gekozen en is bij de relatiegegevens geen e-mailadres ingevoerd, dan kunt u het e-mailadres handmatig invoeren. De tekst die getoond wordt in de velden Onderwerp en Begeleidende notitie is de tekst die u heeft opgegeven op het tabblad Tekstvelden van het formulier Factuursjabloon en kan eventueel aangepast worden.

39



Klik op Verstuur om de factuur via e-mail te versturen of af te drukken. De factuur wordt nu automatisch doorgeboekt naar de boekhouding.

8.4.2

Verkoopboekstuk inzien Om het boekstuk dat naar aanleiding van de factuur is aangemaakt in te zien, klikt u op het tabblad Boekhouden in de groep Dagboeken op Verkoop te klikken en op het Bewerken-icoon voor het betreffende boekstuk te klikken.

8.4.3

Betaling factuur verwerken Wordt de factuur betaald via de bank, dan kunt u bij het toevoegen van het bankboekstuk onder Boekstukregels in het veld Document de factuur selecteren. De factuur krijgt na het opslaan van het bankboekstuk de status Betaald. Wordt de factuur contant betaald, dan kunt u in het kasdagboek een kasboekstuk toevoegen waarbij u, net als in het bankboekstuk, onder boekstukregels de factuur selecteert in het veld Document.

8.4.4

Betaling via automatische incasso Is Bankieren Plus onderdeel van uw abonnement en is bij de debiteur de betaalwijze Automatische incasso geselecteerd, dan kunt u na het definitief maken van de factuur of facturen een incasso-opdracht aanmaken. Meer informatie vindt u in hoofdstuk 11.

40


9

Bankafschriften importeren

Bankafschriften importeren Elektronische bankafschriften die u gedownload heeft vanaf de internetsite van uw bank kunt u importeren in Davilex Online. De transacties op het afschrift worden gematcht met gegevens in uw administratie en worden na uw akkoord geboekt in de boekhouding. In dit hoofdstuk vindt u eerst uitleg over de voorbereidingen die u moet treffen om gebruik te kunnen maken van deze functie. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u elektronische bankafschriften kunt importeren en optimaal gebruik kunt maken van reconciliatieregels.

9.1

Voorbereidingen importeren bankafschriften Voordat u elektronische bankafschriften kunt importeren, moeten de instellingen in Davilex Online aangepast worden. Ga hiervoor naar het tabblad Bankieren, klik in de groep Bankieren op Instellingen en klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor de bank waarvan u bankafschriften wilt importeren.

Markeer onder Bankafschrift Instellingen de optie Importeer bankafschrift en kies uit de keuzelijst het importformaat. Selecteer vervolgens bij Rekening onbekende transactie de grootboekrekening waarop transacties geboekt moeten worden die niet direct gematcht kunnen worden. Klik tot slot op Opslaan om de instellingen op te slaan.

41


9.2


Optimale herkenning van transacties Transacties die u importeert in Davilex Online worden gematcht aan de hand van de bankrekening die is vastgelegd bij de relatie (de zogenoemde tegenrekening), openstaande posten bij die relatie en aan de hand van reconciliatieregels die u zelf kunt definiëren. Voor een optimale herkenning van transacties is het raadzaam gebruik te maken van reconciliatieregels en om bij zo veel mogelijk relaties het bankrekeningnummer in te voeren op de tab Financieel van het venster Relatie - Wijzigen.

9.2.1

Reconciliatieregels Bij de reconciliatie van bankafschriften kunnen transacties herkend worden aan de hand van een bankrekening en op basis van tekst die bij het importeren van het bankafschrift in de afschriftregel vermeld wordt. De gegevens waaraan Davilex Online een transactie kan herkennen, geeft u op in het venster Reconciliatieregel – Nieuw dat u opent door op het tabblad Bankieren in de groep Bankafschriften op Reconciliatieregels te klikken. Klik vervolgens op Nieuw.

Om een transactie te herkennen op basis van het bankrekeningnummer vult u in het veld Tegenrekening het betreffende bankrekeningnummer in. Herkenningstekst geeft u op in het veld Woord(en) in omschrijving (scheiden met nieuwe regel).

Tip: Alleen afschriftregels waarin alle opgegeven woorden voorkomen, worden herkend.

42



Onder Verwerking selecteert u de relatie of de grootboekrekening waarmee de banktransactie gematcht moet worden. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Opslaan of op Opslaan en nieuw om direct een nieuwe herkenningsregel in te voeren.

9.3

Bankafschriften importeren Heeft u een elektronisch bankafschrift gedownload vanaf de internetsite van uw bank, dan kunt u dit afschrift importeren door op het tabblad Bankieren in de groep Bankafschriften op Importeren te klikken. Klik op Nieuw, kies in het veld Bankdagboek de bankrekening waarvan u een bankafschrift wilt importeren en selecteer het importbestand. Klik vervolgens op Importeren om het afschrift te importeren.

Is het bankafschrift succesvol geïmporteerd, dan verschijnt het venster Import Log. Klik op Verwerken om het venster Bankafschriften - Reconciliatie te openen.

9.4

Reconciliatie Een bankafschrift kan doorgeboekt worden naar de boekhouding indien alle bij- en afboekingen op het afschrift zijn verantwoord. Dit doet u in het venster Bankafschriften – Reconciliatie. Bij reconciliatie van het bankafschrift worden alle bij- en afboekingen gematcht met gegevens in uw administratie. Daar waar mogelijk doet Davilex Online dit automatisch. De niet-herkende transacties en transacties waar de match matig of zwak is (de transacties die niet groen gemarkeerd zijn), kunt u controleren en handmatig matchen.

9.4.1

Reconciliatie Het venster Bankafschriften - Reconciliatie toont een overzicht van alle geïmporteerde bankafschriften en de status van het bankafschrift. Om een afschrift te verwerken, klikt u voor een

43



bankafschrift met status In reconciliatie op het Bewerken-icoon. Het venster Bankafschriften reconciliatie – Wijzigen wordt geopend. In het bovenste deel van dit venster vindt u algemene informatie over het geïmporteerde bankafschrift. De afzonderlijke afschriftregels worden getoond onder Geïmporteerde regels. Sterke, matige of zwakke match Is de bij- of afboeking gematcht, dan is het selectievakje in de kolom Akkoord gemarkeerd. In de kolom Match vindt u informatie over de gevonden match. Is deze match sterk, dan wordt dit gesymboliseerd met een groene stip. De kolom Reconciliatie resultaat toont aan welke openstaande post de bij- of afboeking is gekoppeld. Transactie controleren en/of handmatig matchen Om een transactie te controleren en/of handmatig te matchen, klikt u op het Bewerken-icoon voor de transactie. Het venster Transactie reconciliatie - Wijzigen wordt geopend. In dit venster vindt u bovenin algemene informatie over de transactie. Onder Dagboek wordt de kandidaat boekstukregel getoond. Deze kunt u wijzigen door op het Bewerken-icoon voor de regel te klikken. In het venster Bankboekstukregel – Wijzigen dat geopend wordt, kunt u een openstaande post of een grootboekrekening selecteren en het bedrag specificeren. Klik op Opslaan om de bankboekstukregel op te slaan. Is de transactie correct gematcht of is handmatig een boekstukregel toegevoegd, dan klikt u op Opslaan.

9.5

Bankafschrift verwerken Zij alle transacties op het afschrift gematcht, dan kunt u het afschrift verwerken in uw boekhouding door op de knop Verwerken in bankdagboek te klikken. Een overzicht van de geboekte transacties vindt u terug door op het tabblad Boekhouden in de groep Dagboeken op Bank te klikken en de bank te selecteren waarvan u transacties heeft geïmporteerd.

44


10

Betaalopdrachten exporteren

Betaalopdrachten exporteren Is Bankieren Plus onderdeel van uw abonnement, dan kunt u gemakkelijk en snel betaalopdrachten exporteren en vervolgens importeren in uw internetbankieromgeving.

Tip: U kunt uw abonnement uitbreiden met Bankieren Plus door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens te klikken. Klik vervolgens op Abonnement uitbreiden.

In dit hoofdstuk vindt u informatie over het aanmaken en wijzigen van betaalopdrachten en het exporteren van een betaalbatch.

10.1 Instellingen voor betaalopdrachten Voordat u betaalopdrachten aan kunt maken, heeft Davilex Online enkele gegevens nodig. Deze geeft u op door op het tabblad Bankieren in de groep Bankieren op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor de bankrekening waarvoor u betaalopdrachten wilt aanmaken en geef onder Betaalopdracht – Instellingen de juiste instellingen op.

Gecomprimeerd bestand Dit is de standaardinstelling die door veel banken gehanteerd wordt. Kiest u voor de optie Gecomprimeerd, dan verwerkt de bank alle transacties binnen de betaalbatch als één betaling (een zogenaamde batchboeking). Op het elektronische afschrift worden alleen het totaalbedrag van de batch en de niet-verwerkte transacties vermeld. Het afschrift biedt daarmee geen inzicht in de onderliggende transacties van de batch. Ongecomprimeerd bestand In een ongecomprimeerd bestand worden transacties binnen een batch niet als één boeking verwerkt, maar als individuele betalingen. Deze transacties worden als afzonderlijke regels op het bankafschrift vermeld.

Let op! Aan het ongecomprimeerd aanleveren van betaalopdrachten kunnen (hoge) kosten verbonden zijn. Raadpleeg uw bank voor meer informatie.

45



10.2 Betaalopdrachten aanmaken Om een betaalopdracht aan te maken, klikt u op het tabblad Bankieren in de groep Betaalopdrachten op Betaalopdrachten. Klik vervolgens op Nieuw. In het venster Betaalopdrachten – Nieuw dat geopend wordt, voert u de vervaldatum in en klikt u op Selecteer. Alle openstaande posten met een vervaldatum tot de opgegeven datum worden nu verzameld.

10.3 Betaalopdracht wijzigen Zijn de openstaande posten verzameld, dan wordt automatische het venster Betaalopdracht – Wijzigen geopend. In het bovenste deel van dit venster vindt u algemene informatie over de betaalopdracht, zoals de gewenste uitvoerdatum, de bank en het totaalbedrag. Onder Betaalopdrachtregels worden de verzamelde openstaande posten getoond. Selecteer de openstaande posten die u wilt voldoen door het selectievakje voor de opdrachtregel te markeren. Om een openstaande post in te zien, klikt u op het Bekijken-icoon voor de opdrachtregel. Wilt u een betaalopdrachtregel uit de betaalbatch verwijderen, dan klikt u op het Verwijderen-icoon. Deelbetaling Wilt u niet het volledige bedrag van de factuur overmaken, dan klikt u op het Bewerken-icoon voor de betaalopdracht. In het formulier Betaalopdrachtregel - Wijzigen kunt u vervolgens het betalingsbedrag aanpassen.

46



10.4 Betaalopdrachten exporteren Zijn de te betalen openstaande posten geselecteerd, dan klikt u op Opslaan om de betaalbatch op te slaan. Zolang de betaalbatch niet is geëxporteerd, kunt u de betaalopdracht wijzigen. Klik op Opslaan en exporteren om de betaalopdracht op te slaan en direct te exporteren. Het venster Betaalopdracht exporteren – Nieuw geopend.

47



Klikt u op Exporteren, dan wordt een XML-bestand aangemaakt dat u kunt opslaan en vervolgens kunt importeren in uw internetbankieromgeving. Bij het exporteren van de betaalopdracht worden de bijbehorende openstaande posten als betaald gemarkeerd en in het dagboek Memoriaal wordt een boekstuk toegevoegd met omschrijving ‘Betaling onderweg voor betaalopdracht…’.

10.4.1 XML-bestand inzien Het XML-bestand kunt u inzien door in het venster Betaalopdrachten – Betaalopdrachten in de kolom Betaalopdracht (PAIN) op het document te klikken.

48


11

Incasso’s aanmaken en exporteren

Incasso’s aanmaken en exporteren Is Bankieren Plus onderdeel van uw abonnement, dan kunt u eenvoudig incasso-opdrachten aanmaken en exporteren naar uw bank. In dit hoofdstuk leest u welke voorbereidingen u moet treffen en hoe u incasso’s genereert.

Tip: U kunt uw abonnement uitbreiden met Bankieren Plus door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens te klikken. Klik vervolgens op Abonnement uitbreiden.

11.1 Instellingen voor incasso-opdrachten Voordat u incasso-opdrachten aan kunt maken, heeft Davilex Online enkele gegevens nodig. Deze gegevens geeft u op door op het tabblad Bankieren in de groep Bankieren op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor de bankrekening waarvoor u incasso-opdrachten aan wilt maken en geef onder Incasso Opdracht Instellingen de juiste instellingen op.

Gecomprimeerd bestand Dit is de standaardinstelling die door veel banken gehanteerd wordt. Kiest u voor de optie Gecomprimeerd, dan verwerkt de bank alle transacties binnen de betaalbatch als één betaling (een zogenaamde batchboeking). Op het elektronische afschrift worden alleen het totaalbedrag van de batch en de niet-verwerkte transacties vermeld. Het afschrift biedt daarmee geen inzicht in de onderliggende transacties van de batch. Ongecomprimeerd bestand In een ongecomprimeerd bestand worden transacties binnen een batch niet als één boeking verwerkt, maar als individuele betalingen. Deze transacties worden als afzonderlijke regels op het bankafschrift vermeld.

49



Let op! Aan het ongecomprimeerd aanleveren van betaalopdrachten kunnen (hoge) kosten verbonden zijn. Raadpleeg uw bank voor meer informatie.

11.2 Mandaatadministratie Een van de vereisten bij gebruik van Europese Incasso Standaard is dat informatie over de verleende machtiging vastgelegd wordt in de administratie. Het gaat hier om gegevens als het type incasso (eenmalig, eerste of terugkerend), de datum waarop de machtiging is ondertekend en het unieke mandaatkenmerk. Deze informatie kunt u op de tab Debiteur van het relatieformulier vastleggen. Voorwaarde hierbij is dat bij de relatie de betaalwijze Automatische incasso is geselecteerd (tab Debiteur).

Let op: Maakt u ook gebruik van Davilex Online Factuur? Dan maakt u eerst een betalingsvoorwaarde ‘Automatische incasso’ aan (tabblad Facturatie > Groep Instellingen > Betalingsvoorwaarden, bij nieuwe voorwaarde het type ‘automatische incasso’ selecteren). De betalingsvoorwaarden koppelt u vervolgens aan de relatie door op de tab Facturatie van het relatie-formulier de betalingsvoorwaarde Automatische incasso te selecteren. De incasso-informatie kunt u vervolgens vastleggen op de tab Debiteur.

11.3 Incasso-opdracht aanmaken Zijn de bankinstellingen aangepast, is bij de debiteur vastgelegd dat hij of zij via automatische incasso betaalt en is de incasso-informatie ingevoerd, dan kunt u incasso-opdrachten aanmaken. Ga hiervoor naar het tabblad Bankieren en klik in de groep Bankopdrachten op Incassoopdrachten. Klik op Nieuw om het venster Incasso opdracht – Nieuw te openen.

Geef in dit venster aan wat voor soort incasso(‘s) u wilt genereren en klik op Selecteer. Davilex Online verzamelt nu alle openstaande posten waarbij betaalwijze/betalingsvoorwaarde Automatische incasso is geselecteerd en die voldoen aan de gegevens die u heeft opgegeven (datum en soort incasso).

11.4 Incasso-opdracht wijzigen Zijn de openstaande posten verzameld, dan wordt automatische het venster Incasso opdracht – Wijzigen geopend. In het bovenste deel van dit venster vindt u algemene informatie over de betaalopdracht, zoals de gewenste uitvoerdatum, de bank en het totaalbedrag. 50



Onder Incassoregels worden de verzamelde openstaande posten getoond.

Onder Incassoregels worden de verzamelde openstaande posten getoond. Om een openstaande post in te zien, klikt u op het Bekijken-icoon voor de opdrachtregel. Wilt u een incassoregel uit de betaalbatch verwijderen, dan klikt u op het Verwijderen-icoon. Een incassoregel kunt u toevoegen door op Nieuw te klikken. Deelbetaling Wilt u niet het volledige bedrag van de factuur incasseren, dan klikt u op het Bewerken-icoon voor de incassoregel. In het formulier Incassoregel - Wijzigen kunt u vervolgens het betalingsbedrag aanpassen.

11.5 Incasso-opdrachten exporteren Klik op Opslaan om de incassobatch op te slaan. Zolang de incassobatch niet geëxporteerd is, kunt u de opdracht wijzigen of verwijderen. Om de incasso-opdracht direct te exporteren, klikt u op Exporteren. Het venster Bankopdrachten – Incasso opdracht exporteren wordt geopend.

51



Klikt u in dit venster op Exporteren, dan wordt een XML-bestand aangemaakt dat u kunt opslaan en vervolgens kunt importeren in uw internetbankieromgeving. Bij het exporteren van de incassoopdracht worden de bijbehorende openstaande posten als betaald gemarkeerd. In het dagboek Memoriaal wordt een boekstuk toegevoegd met omschrijving ‘Incasso onderweg voor incassoopdracht…’.

52


12

Webshoporders importeren

Webshoporders importeren Heeft u een webwinkel en maakt u hierbij gebruik van de diensten van SEOShop, Biedmeer of Mijnwebwinkel? Dan kunt u uw online verkopen met status Betaald gemakkelijk importeren in Davilex Online. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het maken van een koppeling tussen uw webwinkel en de boekhouding en over het importeren en verwerken van uw webshoporders.

Tip: u kunt gebruikmaken van deze functie als Koppelingen onderdeel is van uw abonnement. U kunt uw abonnement eventueel uitbreiden door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens te klikken en vervolgens te kiezen voor Abonnement uitbreiden.

12.1 Instellingen webshop Voordat u webshoporders kunt importeren en correct te kunnen verwerken, heeft Davilex Online enkele gegevens nodig. Deze gegevens kunt u invoeren in het venster Webshop instellingen – Wijzigen dat u opent door op het tabblad Koppelingen in de groep Webshop op Instellingen te klikken en vervolgens te kiezen voor Wijzigen. Selecteer in het veld Webshop uit de keuzelijst uw webshopleverancier. Specificeer vervolgens onder Boekhoudinstellingen de grootboekrekeningen waarop Davilex Online de verkoop moet boeken.

53



12.1.1 Connectie Instellingen De gegevens die u invoert onder Connectie Instellingen maken de communicatie tussen Davilex Online en uw webshopleverancier mogelijk. Deze gegevens, zoals API Key en API Secret worden door de webshopleverancier ter beschikking gesteld. Voor informatie hierover kunt u daarom contact opnemen met uw webshopleverancier. Zijn alle gegevens ingevoerd, dan klikt u op Opslaan. Davilex Online kan nu verbinding maken met uw webshop en webshoporders importeren.

12.2 Webshoporders importeren Om webshoporders te importeren, gaat u naar het tabblad Koppelingen en klikt u in de groep Webshop op Importeren. Klik vervolgen op Nieuw om het venster Importeren - Nieuw te openen. In dit venster specificeert u de periode waarover u webshoporders wilt importeren. Klik op Start importeren om de import te starten.

54



Alle orders binnen opgegeven periode met status Betaald worden nu geïmporteerd in Davilex Online. Is de import voltooid, dan wordt in het overzicht Webshop – Importeren een importregel met status Geïmporteerd toegevoegd. U kunt algemene gegevens van de import inzien door op het Bekijken-icoon voor de importregel te klikken. Zolang de orders in het importbestand niet verwerkt zijn in de administratie, kunt u de import ongedaan maken door op het Verwijderenicoon voor de importregel te klikken.

12.3 Webshoporders verwerken Om orders in het importbestand te verwerken in de administratie klikt u op het tabblad Koppelingen in de groep Webshop op Verwerken. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor de importregel met status Geïmporteerd. Het venster Webshop Verwerken – Wijzigen wordt geopend.

In het bovenste deel van dit venster worden de algemene gegevens met betrekking tot de import getoond, zoals de periode waarover orders zijn geïmporteerd en de grootboekrekeningen waarop de webshoporders geboekt worden.

55



Onder Geïmporteerde Webshopgegevens wordt een overzicht van de geïmporteerde orders getoond. Een order kan verwerkt worden als deze gematcht is met een relatie in uw administratie. Daar waar mogelijk doet Davilex Online dit automatisch. Een sterke match is herkenbaar aan de groene markering. Bij geel en rood gemarkeerde orders is wel een match gevonden, maar is controle vereist. Is een order wit gemarkeerd, dan heeft Davilex Online geen match kunnen vinden en moet de order handmatig gematcht worden.

12.3.1 Match controleren of order handmatig matchen Om een match te controleren en/of de order handmatig te matchen, klikt u op het Bewerkenicoon voor de order. Onder Match relatiegegevens kunt u vervolgens een nieuwe relatie toevoegen of de order koppelen aan een bestaande relatie.

Relatie toevoegen Komt de relatie niet voor in de administratie, dan kunt u de relatie toevoegen door op Maak nieuwe relatie te klikken. Het venster Relatie - Nieuw wordt geopend. De velden in het relatieformulier zijn reeds voor u ingevuld op basis van de gegevens die de relatie bij de bestelling heeft opgegeven. U kunt de gegevens desgewenst aanvullen en/of wijzigen. Klik op Opslaan om de relatiegegevens op te slaan en terug te keren naar het venster Webshoporder Verwerken Wijzigen. Onder Match relatiegegevens wordt nu aangegeven dat de order handmatig gematcht is (grijze markering). 56



Order koppelen aan bestaande relatie U kunt een order ook koppelen aan een bestaande relatie. Klik hiervoor op Koppel bestaande relatie, selecteer de relatie en klik op Selecteer. Onder Match relatiegegevens wordt nu aangegeven dat de order handmatig gematcht is (grijze markering) en kan verwerkt worden in de administratie. Is de order gematcht met een relatie, dan klikt u op Opslaan om terug te keren naar het venster Webshop Verwerken – Wijzigen.

Tip: Heeft u na de import van webshoporders relatiegegevens ingevoerd, dan kunt de webshoporders opnieuw laten matchen door linksboven op Herkennen relaties te klikken.

12.4 Orders verwerken in verkoopdagboek Zijn alle orders gematcht met een relatie in uw administratie en is bij alle orders het selectievakje in de kolom Selectie gemarkeerd, dan kunnen de webshoporders verwerkt worden. Klik hiervoor linksboven op Verwerken in verkoopdagboek.

57


13

Loonjournaalposten importeren


13.1 Inleiding Maakt u gebruik van salarissoftware van ADP, Loon of LogiSal, dan kunt u loongegevens uit deze programma’s exporteren en vervolgens importeren in Davilex Online. In dit hoofdstuk leest u welke voorbereidingen u moet treffen en hoe u loonjournaalposten kunt importeren en verwerken in de boekhouding. Tip: u kunt gebruikmaken van deze functie als Koppelingen onderdeel is van uw abonnement. U kunt uw abonnement eventueel uitbreiden door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens te klikken en vervolgens te kiezen voor Abonnement uitbreiden.

13.2 Instellingen Om loonjournaalposten correct te kunnen importeren en verwerken, heeft Davilex Online enkele gegevens nodig. Deze instellingen geeft u op in het venster Salarissystemen – Wijzigen dat u opent door op het tabblad Koppelingen in de groep Salarissystemen op Instellingen te klikken en vervolgens te kiezen voor Wijzigen. In dit venster geeft u aan van welk salarissysteem u loonjournaalposten wilt importeren en in welk dagboek de posten geboekt moeten worden. Zijn de instellingen opgeslagen, dan kunt u loonjournaalposten importeren.

13.3 Loonjournaalpost importeren Om loonjournaalposten te importeren, gaat u naar het tabblad Koppelingen en klikt u in de groep Salarissystemen op Importeren. In het venster dat geopend wordt, ziet u een overzicht van reeds geïmporteerde journaalposten. Om een nieuwe journaalpost te importeren, klikt u op Nieuw. Geef vervolgens de bestandslocatie van het importbestand op en klik op Importeren. Is de journaalpost geïmporteerd, dan wordt het importlog geopend. Hierin kunt u aflezen of de import geslaagd is en hoeveel posten geïmporteerd zijn. Om de geïmporteerde journaalpost direct te boeken, klikt u op Verwerken. Wilt u de journaalpost op een later tijdstip verwerken in de boekhouding, dan klikt u op Terug.

58



13.4 Loonjournaalpost verwerken Om een geïmporteerde journaalpost te verwerken, gaat u naar het tabblad Koppelingen en klikt u in de groep Salarissystemen op Verwerken. In het venster Salarissysteem verwerking – Wijzigen dat geopend wordt, ziet u een overzicht van de geïmporteerde gegevens. Klik op Verwerken in memoriaaldagboek om de journaalpost te boeken in het memoriaal. Zijn de gegevens geboekt, dan wordt het resultaat van de import en de gemaakte boeking getoond.

59


14

Openstaande posten exporteren

Vervallen posten exporteren Maakt u voor het incasseren van vervallen openstaande posten gebruik van diensten van ARAG, CIB, Debiteurnet of Payt? Dan kunt u eenvoudig verkoopboekstukken waarvan de vervaldatum van de factuur verstreken is, exporteren naar uw debiteurenbeheerder.

14.1 Exportbestand aanmaken Om een exportbestand aan te maken, gaat u naar het tabblad Import & Export. Klik vervolgens in de groep Debiteurenbeheer op Export Verkoopboekstukken. In het venster dat geopend wordt, selecteert u uw debiteurbeheerder uit de keuzelijst. Selecteer vervolgens het verkoopdagboek en geef aan met hoeveel dagen de betalingstermijn van de factuur overschreden moet zijn om opgenomen te worden in het exportbestand.

Klik vervolgens op Exporteer bestand en sla het bestand op. Het geëxporteerde bestand kunt u vervolgens importeren in het beveiligde gedeelte van de website van uw debiteurenbeheerder.

Let op: maakt u gebruik van Davilex Online Factuur en wilt u vervallen openstaande posten exporteren naar uw debiteurenbeheerder? Controleer dan bij relaties waarvan uw openstaande posten wilt exporteren of op de tab Factuur (relatie-formulier) de optie Niet aanmanen is gemarkeerd. Bij het aanmaken van het exportbestand worden namelijk alleen vervallen openstaande posten meegenomen van relaties waarbij is aangegeven dat geen aanmaningen gegenereerd moeten worden. Op deze manier wordt voorkomen dat de relatie een aanmaning via uw debiteurenbeheerder én via u ontvangt. Een overzicht van openstaande posten per relatie kunt u oproepen via de rapportage.

60


15

BTW-aangifte

BTW-aangifte

15.1 Inleiding Met behulp van Davilex Online Boekhouden kunt u gemakkelijk, snel en correct uw BTW-aangifte afsluiten. Het programma attendeert u erop wanneer een BTW-aangifteperiode is verstreken. De aangifte kan vervolgens eenvoudig samengesteld en digitaal ingediend worden met behulp van de wizard BTW-aangifte. Deze wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het samenstellen van de BTW-aangifte en berekent waar mogelijk de BTW-bedragen geheel automatisch. Het aantal rubrieken dat handmatig ingevuld moet worden, wordt zo tot het minimum beperkt. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over de voorbereidingen die u moet treffen om uw aangifte vanuit Davilex Online in te dienen bij de Belastingdienst en wordt de werking van de wizard BTWaangifte toegelicht.

15.2 SBR, Digipoort en het Davilex XBRL-portaal In Davilex Online Boekhouden worden BTW-aangiften samengesteld volgens SBR (Standard Business Reporting). SBR is de methode waarop financiële gegevens digitaal en op gestandaardiseerde wijze uitgewisseld worden met onder meer de overheid. Verzending via Digipoort BTW-aangiften die u samenstelt in Davilex Online Boekhouden kunnen rechtstreeks vanuit de applicatie in het vereiste XBRL-formaat via Digipoort ingediend worden bij de Belastingdienst. Digipoort is het veilige digitale communicatiekanaal van de overheid dat de ontvangst, verwerking en aflevering van elektronische berichten die u als belastingplichtige of intermediair naar overheidsinstanties verstuurt, verzorgt. Davilex XBRL-portaal Voor rechtstreekse verzending van uw BTW-aangiften vanuit de software van Davilex naar Digipoort maakt u gebruik van het Davilex XBRL-portaal. Als Davilex Online-abonnee zijn hieraan geen kosten verbonden.

15.2.1 BTW-aangifte versturen vanuit Davilex Online Om uw aangifte rechtstreeks vanuit Davilex Online Boekhouden te kunnen versturen, moet de optie BTW-aangifte online doen zijn gemarkeerd. Is deze instelling bij het aanmaken van de administratie niet geselecteerd, dan kunt u deze optie activeren door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Administratie-instellingen te klikken. Ga vervolgens naar de tab BTW-gegevens van de administratie en klik op Wijzigen. Markeer de optie BTWaangifte online doen en sla de wijziging op.

15.3 BTW-aangifteperioden Hoe vaak u BTW-aangifte moet doen, wordt bepaald door de Belastingdienst. In de administratieinstellingen kunt u aangeven of u per maand, kwartaal of jaar aangifte wilt doen. Is een aangifteperiode verstreken, dan kunt u uw aangifte samenstellen met behulp van de wizard BTWaangifte. 61


BTW-aangifte

15.3.1 Tijdvak aanpassen Wilt u het tijdvak waarover u aangifte doet wijzigen? Dan kunt u direct na het afsluiten van de laatste aangifte de administratie-instellingen aanpassen. Ga hiervoor naar het tabblad Boekhouden en klik in de groep Inrichting op Administratie-instellingen. Ga vervolgens naar de tab BTW-gegevens van de administratie, selecteer bij BTW-aangifteperiode het gewenste tijdvak (maand, kwartaal of jaar) uit de keuzelijst en klik op Opslaan. Let op: u mag het tijdvak alleen wijzigen indien de Belastingdienst u hiertoe toestemming heeft verleend.

15.4 BTW-aangifte samenstellen Is een BTW-aangifteperiode verstreken, dan wordt u hierop geattendeerd in het startscherm van Davilex Online en op het tabblad Boekhouden onder Meldingen. Door op de link BTW-aangifte te klikken, wordt de lijst Periodiek – BTW-aangiften geopend. Klik vervolgens op Nieuw om de wizard BTW-aangifte te starten. De wizard kunt u ook starten door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op BTW-aangiften te klikken. Bij het doorlopen van de wizard verzamelt u eenvoudig alle gegevens die nodig zijn voor een correcte BTW-aangifte. 15.4.1 Stap 1 – Type aangifte en aangifteperiode specificeren In de eerste stap van de wizard BTW-aangifte geeft u aan of u BTW-aangifte wilt doen over een nieuw tijdvak of dat u een suppletie op een eerdere aangifte wilt indienen. U dient een suppletie in als u een correctie wilt aanbrengen op een reeds ingediende BTW-aangifte. Heeft u uw keuze gemaakt, dan klikt u op Volgende om naar de tweede stap van de wizard te gaan. De wizard BTW-aangifte doorloopt nu alle boekstukken uit de betreffende BTW-aangifteperiode en berekent de BTW-bedragen waar mogelijk geheel automatisch.

62


BTW-aangifte

15.4.2 Stap 2 – Controle en correcties In deze stap ziet u een overzicht van de berekende bedragen per aangifterubriek. Deze bedragen kunt u desgewenst handmatig aanpassen. Let op: De rubrieken die gemarkeerd zijn met een * (de rubrieken 1d, 3c, 5d, 5e en 5f) kunnen niet automatisch ingevuld worden. Het betreft hier gegevens die niet als zodanig in de administratie vastgelegd zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opgeven van het privégebruik van goederen en diensten en het al dan niet toepassen van de Kleine Ondernemersregeling. Deze rubrieken vult u (indien van toepassing) handmatig in.

Heeft u de benodigde gegevens ingevuld en de aangifte gecontroleerd, dan klikt u op Volgende om naar de laatste stap van de wizard te gaan.

15.4.3 Stap 3 – Wizard voltooien In de laatste stap van de wizard geeft u aan wie de aangifte heeft verzorgd (de belastingplichtige of een intermediair) en met wie de Belastingdienst contact op kan nemen wanneer er vragen zijn over de aangifte. Daarnaast geeft u aan door wie de aangifte verstuurd is; door de inhoudelijk contactpersoon of door een Servicebureau. Wordt de aangifte door een servicebureau verstuurd, dan moeten aanvullende gegevens van het servicebureau ingevuld worden. Aangifte definitief maken De aangifte kunt u direct vanuit Davilex Online via Digipoort indienen bij de Belastingdienst. Voorwaarde hierbij is dat in de administratie-instellingen is aangegeven dat u online BTW-aangifte wilt doen (zie paragraaf 9.2.1). Om de BTW-aangifte definitief te maken en in te sturen, markeert u onder Definitief akkoord de optie BTW-aangifte is compleet en gereed om naar de Belastingdienst te versturen of uit te printen. Wilt u de omzetbelasting direct afboeken, dan markeert u tevens deze optie en selecteert u de grootboekrekening en het memoriaaldagboek. Klik vervolgens op Definitief maken om de BTW-aangifte te versturen of af te drukken (afhankelijk van uw keuze om de aangifte al dan niet via Davilex Online digitaal in te dienen). 63


BTW-aangifte

Let op: Kiest u ervoor om de aangifte definitief te maken zonder deze te verzenden naar de Belastingdienst, dan is het niet mogelijk om de definitieve aangifte op een later tijdstip alsnog via Davilex Online digitaal in te dienen. Wel kunt u de aangifte handmatig indienen op de internetsite van de Belastingdienst.

Wizard afsluiten zonder te verzenden Wilt u de wizard voltooien zonder de aangifte definitief te maken, dan klikt u op Opslaan. De aangifte krijgt de status Verzameld en kan op een later tijdstip vanuit het overzicht Periodiek – BTW-aangiften ingezien, bewerkt of verwijderd worden.

15.5 Overzicht Periodiek – BTW-aangiften BTW-aangiften die u afsluit met behulp van de wizard BTW-aangifte worden toegevoegd aan het overzicht Periodiek – BTW-aangiften. In dit overzicht ziet u onder meer de status van een BTWaangifte en het af te dragen BTW-bedrag. Het overzicht Periodiek – BTW-aangiften opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op BTW-aangiften te klikken.

15.5.1 BTW-aangifte herberekenen en/of versturen Een BTW-aangifte met status Verzameld kunt u automatisch laten herberekenen. Dit kan nodig zijn wanneer u de wizard BTW-aangifte heeft doorlopen, maar naderhand nog boekingen heeft ingevoerd die van invloed zijn op de afgesloten BTW-aangifteperiode. Om een BTW-aangifte opnieuw te berekenen, klikt u in het overzicht Periodiek - BTW-aangiften op het Bewerkenicoon voor de aangifte die u wilt herberekenen. De BTW-bedragen worden nu automatisch opnieuw berekend. Tevens heeft u de mogelijkheid om handmatig wijzigingen aan te brengen. Klik vervolgens op Volgende om naar de derde stap van de wizard te gaan en de aangifte op te slaan of definitief te maken. Meer uitleg hierover vindt u in paragraaf 9.4.3.

64


BTW-aangifte

15.5.2 Statusinformatie bijwerken Heeft u de wizard BTW-aangifte verstuurd naar de Belastingdienst, dan kunt u het retourbericht van de Belastingdienst ontvangen door op Statusinformatie bijwerken te klikken. Zo kunt u controleren of de Belastingdienst uw aangifte heeft ontvangen.

15.6 Rapporten Met het rapport Omzetbelasting kunt u eenvoudig nagaan of het saldo van de verschuldigde of te vorderen BTW overeenkomt met de BTW die u reeds heeft aangegeven. Verschillen kunnen bijvoorbeeld optreden wanneer u boekingen hebt gemaakt in een tijdvak waarover u al BTWaangifte heeft gedaan. Bij het opstellen van het rapport Omzetbelasting worden de BTW-bedragen in de opgegeven periode opnieuw berekend. Wordt in het rapport bij Totaal verzamelde BTW nog aan te geven in de kolom Saldo afdracht een bedrag ongelijk aan nul vermeld, dan is de oorspronkelijke BTWaangifte niet correct geweest. In dit geval moet u een suppletie op de aangifte indienen.

65


16

ICP-opgave

ICP-opgave

16.1 Inleiding Exporteert u goederen of diensten naar andere EU-lidstaten? Dan bent u verplicht om deze geleverde goederen en verrichte diensten op te geven aan de Belastingdienst. Dit doet u middels een Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (Opgaaf ICP ). In Davilex Online maakt u hiervoor gebruik van de wizard ICP-opgave. Deze wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het samenstellen en digitaal verzenden van de opgave.

Let op: Om de ICP-opgave rechtstreeks vanuit Davilex Online te versturen naar de Belastingdienst, moet in de administratie-instellingen aangegeven zijn dat u de opgave online wilt doen. De administratie-instellingen opent u door op het tabblad Boekhouding in de groep Inrichting op Administratie-instellingen te klikken.

16.2 Wanneer ICP-opgave doen? Levert u voor meer dan € 100.000,- aan goederen per kwartaal aan relaties in andere EU-landen? Dan moet u maandelijks ICP-opgave doen. Wanneer u voor minder dan € 100.000,- per kwartaal goederen levert én wanneer u deze grens in de afgelopen vier kwartalen niet heeft overschreden, mag u per kwartaal opgave ICP doen. Voor het aangeven van verrichte diensten mag u het tijdvak zelf bepalen (maand- of kwartaalaangifte).

Let op: Doet u per kwartaal opgave ICP, maar blijkt in de tweede maand van het kwartaal dat de intracommunautaire leveringen meer dan € 100.000,- bedragen? Dan moet u eenmalig een opgave per twee maanden doen. Heeft u opgave per twee maanden gedaan, dan moet u voortaan maandelijks ICP-opgave doen.

16.2.1 Frequentie ICP-opgave instellen In de Administratie-instellingen kunt u opgeven of u per maand of per kwartaal ICP-opgave doet. De instellingen opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Administratieinstellingen te klikken. Ga vervolgens naar de tab BTW-gegevens van de administratie en selecteer bij ICP-opgaveperiode het gewenste tijdvak.

Let op: De Belastingdienst stuurt géén uitnodiging voor het aangeven van intracommunautaire prestaties. Dit betekent dat u zélf in de gaten moet houden wanneer u ICP-opgave moet doen.

66


ICP-opgave

16.3 Gescheiden BTW-codes voor Goederen EU en Diensten EU In Davilex Online Boekhouden zijn gescheiden BTW-typen gedefinieerd voor levering van goederen binnen de EU en voor verrichte diensten binnen de EU. Deze BTW-tarieven kunt u beschikbaar maken in uw administratie door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op BTWtarieven te klikken. Klik vervolgens op Nieuw, selecteer het BTW-type ‘Goederen EU’ of ‘Diensten EU’ en sla het BTW-tarief op. Bij het toevoegen van een verkoop binnen de EU hoeft u enkel het juiste BTW-tarief te selecteren: Goederen EU of Diensten EU. Aan de hand van deze gegevens stelt de wizard ICP-opgave de opgave voor u samen.

16.4 ICP-opgave samenstellen Is een ICP-opgaveperiode verstreken, dan wordt hiervan een melding getoond in het startscherm van Davilex Online en op het tabblad Boekhouden onder Meldingen. Door op de link ICP-opgave te klikken, wordt de lijst Periodiek – ICP-opgaven geopend. Klik vervolgens op Nieuw om de wizard ICP-opgave te starten. De wizard kunt u ook starten door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op ICP-opgaven te klikken.

16.4.1 Stap 1 – Opgaveperiode Moet u eenmalig een 2 maandelijkse ICP-opgave indienen omdat in de tweede maand van de kwartaalaangifte de drempel van € 100.000,- aan intracommunautaire leveringen wordt overschreden? Dan markeert u in de eerste stap van de wizard het selectievakje voor de optie 2 maandelijkse Opgaaf ICP en klikt u op Volgende.

Let op: Heeft u een 2 maandelijkse ICP-opgave gedaan, dan verplicht de Belastingdienst u om in het vervolg maandelijks ICP-opgave te doen. Wijzig na het afsluiten van de wizard de opgaveperiode in de administratie-instellingen

67


ICP-opgave

16.4.2 Stap 2 – Correcties op eerdere ICP-opgaven In de tweede stap van de wizard kunt u (indien nodig) eerdere opgaven corrigeren. Klik op het Bewerken-icoon voor de intracommunautaire prestatie die u wilt corrigeren en voer de correctie door.

16.4.3 Stap 3 – Overzicht intracommunautaire prestaties in opgaveperiode In deze stap van de wizard wordt een overzicht getoond van intracommunautaire prestaties binnen het tijdvak waarover u opgave doet. Deze prestaties kunt u desgewenst handmatig aanpassen. Klik hiervoor op het Bewerken-icoon voor de intracommunautaire prestatie en pas de prestatie aan. Klikt u op Volgende, dan wordt de ICP-opgave automatisch berekend.

16.4.4 Stap 4 – Controle ICP-opgave Nadat de ICP-opgave is berekend, kunt u de opgave controleren aan de hand van het overzicht ICP-opgave. Wilt u correcties doorvoeren, dan kunt u met behulp van de knop Vorige terugkeren naar eerdere stappen in de wizard en de benodigde correcties doorvoeren.

16.4.5 Stap 5 – Wizard voltooien Tot slot kunt u in de laatste stap van de wizard de ICP-opgave opslaan, afdrukken en/of versturen naar de Belastingdienst. Om uw ICP-opgave direct vanuit Davilex Online in te kunnen dienen bij de Belastingdienst, moet in de administratie-instellingen de optie Aangifte online doen zijn gemarkeerd.

16.5 Overzicht ICP-opgaven In het overzicht Periodiek – ICP-opgaven kunt u ICP-opgaven die zijn samengesteld met behulp van de wizard ICP-opgave inzien, bewerken, verwijderen en (indien de administratie-instellingen dit toestaan) versturen naar de Belastingdienst. Tevens heeft u hier de mogelijkheid om de statusinformatie bij te werken. Het overzicht Periodiek – ICP-opgaven opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op ICP-opgaven te klikken.

68


ICP-opgave

16.5.1 Niet verstuurde aangifte alsnog versturen Vanuit het overzicht ICP-opgaven kunt u ICP-opgaven met de status ‘Verzameld’ alsnog versturen naar de Belastingdienst. Klik hiervoor op het Bewerken-icoon voor de ICP-opgave die u wilt versturen. De wizard ICP-opgave wordt gestart. Doorloop de wizard, voer eventueel correcties door en geef in de laatste stap van de wizard aan dat u de ICP-opgave wilt versturen. …

16.5.2 ICP-opgave herberekenen en versturen Heeft u de wizard ICP-opgave doorlopen, maar naderhand nog boekingen gemaakt die van invloed zijn op de afgesloten ICP-opgaveperiode? Dan zijn er twee mogelijkheden: Opgave nog niet verstuurd naar Belastingdienst Is de ICP-opgave nog niet definitief gemaakt en/of ingediend bij de Belastingdienst (herkenbaar aan de status ‘Verzameld’), dan kunt u de ICP-opgave verwijderen door in het overzicht ICP-opgaven op het Verwijderen-icoon voor de ICP-opgave te klikken. Klik vervolgens op Nieuw om de wizard ICP-opgave opnieuw te doorlopen. De boekingen die later toegevoegd zijn, zullen nu in de ICP-opgave verwerkt worden. Opgave reeds verstuurd naar de Belastingdienst Is de ICP-opgave definitief gemaakt en verstuurd naar de Belastingdienst, dan is het niet mogelijk om de ICP-opgave te wijzigen. De Belastingdienst staat het namelijk niet toe dat u de aangifte tweemaal indient. Correcties kunt u in dit geval aangeven bij de volgende ICP-opgave. Bij het doorlopen van de wizard ICP-opgave zal Davilex Online in stap 2 van de wizard (Correcties op eerdere ICP-opgaven) automatisch de boekingen tonen die in een voorgaande ICP-aangifteperiode vallen maar nog niet zijn aangegeven.

16.5.3 Statusinformatie bijwerken Heeft u de wizard ICP-opgave doorlopen en de opgave verstuurd naar de Belastingdienst, dan krijgt de ICP-opgave de status ‘Definitief’. Door op Statusinformatie bijwerken te klikken om het retourbericht van de Belastingdienst te ontvangen. Hiermee kunt u controleren of de Belastingdienst uw aangifte in goede orde heeft ontvangen.

69


17

Boekhoudperioden

Boekhoudperioden

17.1 Inleiding In Davilex Online is het boekjaar standaard opgedeeld in 12 perioden. Uitsluitend in het eerste boekjaar van de administratie kan hiervan afgeweken worden (zie paragraaf 3.2.2.). De boekstukken die u invoert, worden op basis van de boekstukdatum automatisch ingedeeld in één van de perioden. Het voordeel van het opdelen van de administratie in perioden is dat u delen van uw administratie definitief vast kunt vastleggen. Wanneer een periode is verstreken en de boekingen bijvoorbeeld door uw financieel intermediair gecontroleerd en goedgekeurd zijn, dan kunt u de betreffende periode afsluiten. In een afgesloten periode kunnen geen boekstukken meer toegevoegd of gewijzigd worden.

17.2 Overzicht Perioden In het overzicht Perioden, dat u opent door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op Periodebeheer te klikken, vindt u een overzicht van boekjaren in uw administratie. In het overzicht wordt de beginen einddatum van het boekjaar getoond en ziet u of het boekjaar open of gesloten is. Door op het Bewerken-icoon voor het boekjaar te klikken, opent u het periodeoverzicht.

70


Boekhoudperioden

17.3 Periode afsluiten Wanneer er (tijdelijk) geen boekstukken toegevoegd mogen worden aan een bepaalde boekhoudperiode, bijvoorbeeld omdat er een controle plaatsvindt, kunt u de betreffende periode blokkeren. Open hiervoor het overzicht Boekhoudperioden door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op Periodebeheer te klikken. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor het boekjaar waarin de te blokkeren periode valt. Markeer vervolgens het selectievakje achter de periode die u wilt blokkeren. Zolang het boekjaar niet definitief is afgesloten, kunt u de periode weer openen door de markering te verwijderen.

Tip: Wilt u alle perioden in de lijst blokkeren of afsluiten? Klik dan op het selectievakje direct onder de kolomtitel ‘Gesloten’. De selectievakjes achter alle perioden worden automatisch gemarkeerd.

71


18

De jaarafsluiting

De jaarafsluiting

18.1 Inleiding Door het boekjaar af te sluiten, krijgt u diepgaand inzicht in de prestaties van uw onderneming over het afgelopen jaar. Daarnaast verschaft de jaarafsluiting u inzicht in de fiscale winst van uw onderneming: de basis van onder meer de aangiften inkomsten- of vennootschapsbelasting. In dit hoofdstuk vindt u uitleg bij de stappen die u in Davilex Online doorloopt om het boekjaar af te sluiten en een nieuw boekjaar aan te maken.

18.2 Nieuw boekjaar aanmaken Voordat u een boekjaar kunt afsluiten, moet u eerst een nieuw boekjaar aanmaken. Dit doet u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Boekjaren te klikken. Klik vervolgens op Nieuw om het venster Boekjaar – Nieuw te openen. Voer een omschrijving en de einddatum van het boekjaar in. De begindatum van het nieuwe boekjaar sluit automatisch aan op de einddatum van het voorgaande boekjaar. Klik op Opslaan om het nieuwe boekjaar aan te maken.

18.3 BTW-aangifteperioden afsluiten Voorwaarde bij het afsluiten van een boekjaar is dat alle onderliggende BTW-aangifteperioden zijn afgesloten. BTW-perioden sluit u door de wizard BTW-aangifte te doorlopen. Uitleg hierover vindt u in hoofdstuk 12.

72


De jaarafsluiting

Let op: Ook als u geen BTW-aangifte doet met behulp van Davilex Online moet de wizard doorlopen worden om de BTW-perioden te sluiten. U kunt de wizard doorlopen zonder de aangifte te versturen naar de Belastingdienst.

18.4 Perioden afsluiten Naast de BTW-perioden moeten ook de boekingsperioden zijn afgesloten. Om perioden te sluiten, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Periodiek op Periodebeheer. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor het boekjaar dat u af wilt sluiten. In het venster Periodebeheer – Wijzigen markeert u onder Boekjaar Perioden het selectievakje onder Gesloten. De boekhoudperioden worden nu in één keer gesloten. U kunt er ook voor kiezen om de selectievakjes achter de perioden handmatig te markeren. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. Zijn alle perioden in het boekjaar gesloten, dan kunt u het boekjaar afsluiten.

18.5 Boekjaar afsluiten Om een boekjaar af te sluiten, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Periodiek op Jaarafsluitingen. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor het boekjaar dat u af wilt sluiten. Het venster Jaarafsluiting – Wijzigen wordt geopend. Klik onder Boekjaarafsluitingen op Nieuw. Het venster Jaarafsluiting – Nieuw wordt geopend. Hier ziet u enkele algemene gegevens van het boekjaar, zoals de beginen eindperiode en het aantal perioden waarin het boekjaar is opgedeeld. In het opmerkingenveld kunt u eventueel een toelichting toevoegen.

73


De jaarafsluiting

Bedrijfsresultaat Tevens wordt in het venster Jaarafsluiting – Nieuw het behaalde resultaat getoond. Om dit bedrag te boeken, klikt u onder Resultaatboekingen naar beginbalans op Nieuw. Selecteer de grootboekrekening waarop het bedrijfsresultaat geboekt moet worden en voer het bedrag in. Wilt u het resultaat naar meerdere grootboekrekeningen boeken, dan herhaalt u deze stap totdat het totale bedrijfsresultaat is geboekt. Klik tot slot op Opslaan. Boekjaar voorlopig of definitief sluiten Nadat u in het venster Jaarafsluiting – Nieuw op Opslaan heeft geklikt, wordt u de vraag gesteld of u het boekjaar voorlopig of definitief af wilt sluiten. Kiest u voor Voorlopig, dan kan de jaarafsluiting ongedaan gemaakt worden en kunnen er nog (correctie)boekingen ingevoerd worden. Kiest u voor de optie Definitief, dan wordt het boekjaar definitief afgesloten en is het niet meer mogelijk om boekingen in te voeren in het afgesloten boekjaar.

Let op: een definitieve afsluiting van het boekjaar kan niet ongedaan gemaakt worden. Sluit het boekjaar daarom alleen definitief indien u zeker weet dat er geen correcties meer doorgevoerd hoeven te worden.

18.6 Correctieboekingen Wilt u, bijvoorbeeld op aanwijzing van uw financieel intermediair, correcties aanbrengen op het afgesloten boekjaar? Dan kunt u de jaarafsluiting ongedaan maken. Voorwaarde hierbij is dat het boekjaar niet definitief is afgesloten. Om een boekjaarafsluiting ongedaan te maken, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Periodiek op Jaarafsluitingen. Klik op het Bewerken-icoon voor het boekjaar waarvan u de afsluiting ongedaan wilt maken en klik vervolgens op Verwijderen. De jaarafsluiting krijgt nu de status Geannuleerd. Om een correctieboeking in te voeren, is het noodzakelijk om de boekingsperiode waarin het boekstuk valt te heropenen. Dit doet u door op het tabblad Boekhouden in de groep Periodiek op Periodebeheer te klikken. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor het boekjaar waarin u een wijziging aan wilt brengen. Demarkeer het selectievakje voor de betreffende boekingsperiode(n) en klik op Opslaan. De correcties kunnen nu doorgevoerd worden en het boekjaar kan daarna opnieuw afgesloten worden.

18.7 Rapporten Om inzicht te krijgen in de winst- of verliespositie van uw onderneming kunt u de rapporten Balans en Resultatenrekening raadplegen. Bij de jaarafsluiting zijn onder meer ook de rapporten Debiteuren- en Crediteurenadministratie en Grootboek van belang. Deze rapporten kunt u na het afsluiten van het boekjaar openen door in het overzicht Jaarafsluiting – Periodiek te klikken op het Bewerken/Bekijken-icoon voor het boekjaar en vervolgens in het venster Jaarafsluiting – Inzien in de kolom Rapportage op de link Rapporten te klikken.

74


De jaarafsluiting

Rapport Balans Het rapport Balans geeft een overzicht van alle bezittingen en schulden van uw onderneming op een bepaald tijdstip. Onder Activa staan de bezittingen en onder Passiva het eigen vermogen en de schulden. De activa en passiva moeten altijd in evenwicht zijn. De winst of het verlies van de onderneming op het gekozen moment vindt u onderaan het rapport terug bij Resultaat lopend boekjaar. Rapporten Debiteuren en Crediteuren Met deze rapporten kunt u per debiteur of crediteur een overzicht opvragen van gegevens zoals aangemaakte facturen, reeds gedane betalingen en openstaande bedragen. Rapport Grootboek Het rapport Grootboek toont voor iedere grootboekrekening over een op te geven periode het beginen eindsaldo en alle tussenliggende mutaties op die rekening. Rapport Journaal Het journaal is een chronologisch overzicht van boekstukken die u heeft ingevoerd. In het journaal wordt op systematische wijze aangegeven hoe (debet of credit) en met welke bedragen de afzonderlijke grootboekrekeningen zijn bijgewerkt. U kunt het rapport Journaal gebruiken om uw ingevoerde boekingen op juistheid te controleren. Rapport Resultatenrekening Met het rapport Resultatenrekening krijgt u inzicht in de winst- of verliespositie van uw onderneming. Het rapport toont de saldi op de grootboekrekeningen van het soort 'Opbrengsten' en 'Kosten'. Deze grootboekrekeningen geven de veranderingen weer die in het eigen vermogen hebben plaatsgevonden. Creditsaldi duiden op een toename van het eigen vermogen (winst), debetsaldi geven een afname van het eigen vermogen aan (verlies).

75


19

Rapportages

Rapportages

19.1 Inleiding Een aantal van de voorgaande hoofdstukken werd afgesloten met een overzicht van rapporten die betrekking hebben op het onderwerp dat in het hoofdstuk werd behandeld. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op rapportagemogelijkheden in Davilex Online. We leggen u uit hoe u rapporten opstelt en hoe u gebruikmaakt van de rapportenwerkbalk.

19.2 Rapport opstellen Om een rapport op te stellen, klik u op het tabblad Boekhouden in de groep Rapportage op Rapportage. Selecteer vervolgens het rapport dat u op wilt stellen. In het venster dat geopend wordt, kunt u de eigenschappen van het rapport opgeven.

19.2.1 Opmaak Onder Opmaak geeft u aan hoe gedetailleerd het rapport weergegeven moet worden. Markeert u de optie Concept dan wordt in de titel van het rapport vermeld dat het een conceptrapport betreft.

19.2.2 Gegevenssectie Bij Gegevensselectie specificeert u de periode waarover het rapport opgesteld moet worden. Afhankelijk van het type rapport dat u opstelt, kunt u hier tevens aanvullende gegevens selecteren. Bij het opstellen van het rapport Journaal kunt u bijvoorbeeld opgeven welke dagboeken in het rapport moeten worden opgenomen. Opent u het rapport Debiteuren, dan kunt u een debiteur selecteren en een filter als ‘Openstaande facturen’ kiezen.

76


Rapportages

19.2.3 Rapport genereren, afdrukken en mailen Zijn opmaak en gegevensselectie gespecificeerd, dan klikt u op Rapport maken om het rapport te genereren. Met behulp van de knoppen op de rapportenwerkbalk boven het rapport kunt u het rapport afdrukken, door het rapport bladeren, het rapport openen in een nieuw venster, via e-mail versturen en/of opslaan in de digitale schoenendoos.

19.2.4 Rapport exporteren Davilex Online biedt tevens de mogelijkheid om het rapport te exporteren naar bijvoorbeeld Microsoft Excel. Dit biedt u de mogelijkheid om de gegevens verder te bewerken en eventueel in andere Office-applicaties toe te passen. Om een rapport te exporteren, selecteert u in de werkbalk Rapportage uit de keuzelijst een bestandstype, bijvoorbeeld PDF of XLS. Klik vervolgens op Exporteren om het rapport te exporteren.

77


20

Dashboard raadplegen

Dashboard raadplegen De diverse rapporten die u in Davilex Online op kunt stellen, geven u diepgaand inzicht in uw administratie. Daarnaast kunt u ook het Dashboard raadplegen. Het Dashboard geeft u in één oogopslag inzicht in een aantal belangrijke aspecten van uw administratie.

20.1 Liquide middelen De grafiek Liquide middelen is een grafische weergaven van het rapport Verdichtingsrubrieken Liquide middelen en toont de totale omvang van de liquide middelen over een bepaalde periode in het huidige boekjaar.

20.2 Omzet Bij Omzet ziet u het totaal van de omzet die over een bepaalde periode in het lopende boekjaar is behaald. Basis voor deze grafiek is het rapport Omzet, dat direct geopend wordt wanneer u in het Dashboard op de grafiek Omzet klikt.

20.3 Bedrijfsresultaat voor rente De grafiek Bedrijfsresultaat voor rente biedt u direct inzicht in de winst- of verliespositie van uw onderneming. Voor gedetailleerde informatie, klikt u op de grafiek om het bijbehorende rapport Resultatenrekening te openen.

78


Dashboard raadplegen

20.4 Omzetbelasting In deze grafiek wordt een eventueel verschil tussen het totaal van alle BTW-boekingen en de daadwerkelijk aangegeven BTW over een bepaalde periode inzichtelijk gemaakt. Om het rapport Omzetbelasting te openen, klikt u op de grafiek.

20.5 (Ouderdom) Openstaande posten De grafiek 'Openstaande posten' toont het totaal aan openstaande posten debiteuren/crediteuren in een bepaalde periode. Hoe lang openstaande posten debiteuren/crediteuren openstaan en welk bedrag dit vertegenwoordigt leest u af in de grafiek Ouderdom openstaande posten.

20.6 Grafieken actualiseren Om de grafieken in het Dashboard te actualiseren, klik u onderaan op Klik hier om de grafieken te verversen.

79


21

Samenwerken met accountant

Samenwerken met accountants- of administratiekantoor

21.1 Inleiding Via Davilex Online kunt u eenvoudig communiceren met uw financieel intermediair. Met behulp van de speciale functie Verzoeken kunt u een intermediair uitnodigen en toegang geven tot uw administratie. Via Conversaties kunt u vervolgens gemakkelijk berichten uitwisselen. In dit hoofdstuk leest u hoe u een verzoek tot ondersteuning aanmaakt en een conversatie start.

21.2 Contact leggen met een accountants- of administratiekantoor Via Davilex Online kunt u gemakkelijk contact leggen met een accountants- of administratiekantoor. Met behulp van de functie Verzoeken maakt u een verzoek aan dat u rechtstreeks vanuit Davilex Online verstuurt naar een door u geselecteerde accountant of administratiekantoor. Door uw verzoek te accepteren, krijgt de intermediair toegang tot uw administratie en is de samenwerking tot stand gebracht. Om een verzoek te sturen naar een financieel intermediair gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt u in de groep Mijn accountant op Verzoeken. Klik vervolgens op Nieuw om het venster Verzoeken – Nieuw te openen. In dit venster selecteert u in het veld Verzoek aan een intermediair uit de keuzelijst.

80



Tip: Wordt uw financieel intermediair niet in de lijst vermeld? Laat hem of haar dan contact opnemen met Davilex. Wij dragen er dan zorg voor dat uw intermediair toegang krijgt tot Davilex Online en uw verzoeken kan ontvangen.

21.2.1 Toegang verlenen tot de administratie Selecteer de administratie waarop uw verzoek betrekking heeft en kies het Verzoekonderwerp. Kiest u de optie ‘Controlerende en adviserende medewerking zonder bevoegdheid tot het maken van wijzigingen’ dan kan de intermediair uw administratie alleen inzien. Kiest u voor ‘Volledig uitvoerende medewerking’, dan geeft u uw intermediair volledig toegang tot uw administratie en kan de intermediair gegevens toevoegen, bewerken en verwijderen. In het veld Verzoektoelichting geeft u een omschrijving van uw verzoek. De periode waarin uw intermediair toegang heeft tot uw administratie specificeert u in de velden Begin- en Einddatum. Geef tot slot aan dat u akkoord bent met de voorwaarden en klik op Versturen. De intermediair ontvangt nu een e-mailbericht met uw verzoek en kan het verzoek vervolgens accepteren.

21.2.2 Verzoek intrekken of archiveren Om een verzoek in te trekken of te archiveren, opent u de lijst Verzoeken door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn accountant op Verzoeken te klikken. Klik op het Bewerken-icoon voor het in te trekken of te archiveren verzoek en klik vervolgens op Intrekken of Archiveren. De gearchiveerde verzoeken worden in de lijst Verzoeken getoond onder Gearchiveerde verzoeken.

21.3 Conversaties Heeft de intermediair uw verzoek geaccepteerd, dan kunt u via de functie Conversaties eenvoudig berichten met elkaar uitwisselen. De conversaties worden overzichtelijk en gegroepeerd op onderwerp in uw administratie opgeslagen en zijn zo altijd toegankelijk.

21.3.1 Conversatie starten Een conversatie start u vanuit het venster Conversaties. Dit venster opent u door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn accountant op Conversaties te klikken. Klik vervolgens op Nieuw. In het venster dat geopend wordt, voert u het onderwerp en uw bericht aan de intermediair in. Tevens heeft u de mogelijkheid om een document uit de digitale schoenendoos te koppelen aan de conversatie. Selecteer hiervoor in het veld Koppelen met de optie Digitaal document en selecteer het document. Is het document nog niet beschikbaar in de digitale schoenendoos, dan klikt u op het +-teken achter het veld Document om het document aan de schoendoos toe te voegen en te koppelen aan de conversatie. Meer informatie over de Digitale Schoenendoos vindt u in paragraaf 15.4.

81



Zijn de gegevens ingevoerd, dan klikt u op Opslaan. Is uw intermediair ingelogd in Davilex Online, dan kan hij uw bericht lezen, het eventueel gekoppelde document inzien en reageren op de conversatie.

Tip: De intermediair ziet uitsluitend conversaties waarin hij conversatiepartner is. Overige conversaties, bijvoorbeeld met de helpdesk of met een andere intermediair zijn niet zichtbaar.

21.3.2 Ongelezen berichten inzien Om de reactie van uw intermediair te lezen, opent u de lijst Conversaties door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn accountant op Conversaties te klikken. Zijn er in een conversatie ongelezen berichten, dan wordt dit aangegeven in de kolom Ongelezen berichten. Klik op het Bekijken-icoon voor de conversatie en vervolgens op het Bekijken-icoon voor het ongelezen bericht (het bericht waar in de kolom Gezien geen datum getoond wordt). Heeft u het bericht gelezen, dan kunt u het bericht sluiten door op Opslaan als gelezen of op Sluiten te klikken. In dit laatste geval blijft het bericht aangemerkt als ongelezen.

82



21.3.3 Bericht toevoegen aan conversatie Om een bericht toe voegen aan de conversatie, klikt u in de lijst Conversaties op het Bewerkenicoon voor de betreffende conversatie. Klik vervolgens onder Berichten op Nieuw en voer uw bericht in. Koppel eventueel een document uit de digitale schoenendoos en klik op Opslaan.

21.3.4 Conversatie afsluiten Wilt u de conversatie sluiten, dan klikt u op het Bewerken-icoon voor de conversatie. Klik vervolgens op Archiveren. De berichten in de conversatie kunt u nu nog wel inzien, maar aan de conversatie kunnen geen nieuwe berichten toegevoegd worden. Gearchiveerde conversaties worden in de lijst Conversaties getoond onder Gesloten conversaties.

21.4 Digitale schoenendoos De digitale schoenendoos is een handig hulpmiddel om documenten te beheren die gerelateerd zijn aan uw administratie, zoals in- en verkoopfacturen en rapporten. Heeft u uw intermediair toegang gegeven tot uw administratie? Dan kan de intermediair de documenten in de Digitale Schoenendoos eenvoudig raadplegen.

21.4.1 Document toevoegen aan digitale schoenendoos Om een document toe te voegen aan de digitale schoenendoos gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt u in de groep Mijn accountant op Digitale Schoenendoos. Klik op Nieuw en vervolgens op Importeren. Selecteer één of meer bestanden die u toe wilt voegen en voer een omschrijving in. Heeft u via Conversaties contact met een intermediair? Dan kunt u de toe te voegen bestanden eventueel koppelen aan een conversatie. Selecteer hiervoor achter Koppelen met de betreffende conversatie uit de keuzelijst. Klik tot slot op Opslaan om het document toe te voegen aan de Digitale Schoenendoos. 83



Tip: Rapporten die u opstelt in Davilex Online kunt u direct toevoegen aan de digitale schoenendoos. Klik hiervoor in de rapportenwerkbalk op de knop Digitale Schoenendoos.

21.4.2 Opslagruimte digitale schoenendoos vergroten Om de opslagruimte in uw digitale schoenendoos te vergroten, gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt u in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens. Klik vervolgens op Abonnement wijzigen en geef aan hoeveel extra opslagruimte u wilt. Druk het formulier af en stuur het naar Davilex. Davilex zal uw abonnementswijziging verwerken en de extra opslagruimte beschikbaar stellen.

84


22

Uw abonnement en accountgegevens beheren

Uw abonnement en accountgegevens beheren In Davilex Online kunt u zelf eenvoudig uw abonnement beheren. Zo kunt u altijd uw registratiegegevens inzien en wijzigen, uw abonnement aanpassen en bijvoorbeeld uw administratie tijdelijk in onderhoud plaatsen.

22.1 Accountgegevens en abonnement inzien en wijzigen Voor het beheren van uw abonnement en accountgegevens gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt u in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens. Het venster Mijn abonnementen – Mijn accountgegevens wordt geopend. Dit venster bestaat uit de tabbladen Registratiegegevens, Licenties en Administraties.

22.1.1 Registratiegegevens en licenties De gegevens waarmee u geregistreerd bent bij Davilex worden getoond op de tab Registratiegegevens. Uw gegevens kunt u wijzigen door op de knop Abonnement uitbreiden te klikken. Op de tab Licenties van het venster Mijn accountgegevens vindt u informatie over uw abonnement. U ziet onder meer op welke diensten u bent geabonneerd, hoeveel administraties u kunt voeren en met hoeveel gebruikers u toegang heeft tot Davilex Online. Uw abonnement kunt u aanpassen door op de knop Abonnement uitbreiden te klikken.

85



22.1.2 Administraties Op de tab Administraties vindt u een overzicht van administraties die u voert met Davilex Online. U kunt hier de administratienaam en de status van de administratie aanpassen. Klik hiervoor op het Bewerken-icoon voor de betreffende administratie. Plaatst u een administratie in onderhoud, dan heeft uitsluitend de hoofdgebruiker toegang tot de administratie. Dit stelt u in staat om onderhoud aan de administratie te plegen, zonder dat andere gebruikers tussentijds wijzigingen aanbrengen. Tip: Heeft u wijzigingen aangebracht in de DEMO-administratie van Davilex Online en wilt u de DEMO-administratie herstellen naar de beginsituatie? Dan kunt u op de tab Administraties klikken op Nieuwe DEMO-administratie om de DEMO-administratie te vernieuwen.

22.1.3 Registratiegegevens wijzigen en/of abonnement uitbreiden Om uw registratiegegevens te wijzigen of uw abonnement uit te breiden met bijvoorbeeld Davilex Online Factuur of extra administraties en/of gebruikers, klikt u in het venster Mijn accountgegevens – Mijn abonnementen op Abonnement uitbreiden. In het venster Abonnement – Wijzigen dat geopend wordt, kunt u uw registratiegegevens wijzigen en/of wijzigingen aanbrengen in uw abonnement. Druk de gewijzigde gegevens af door op de knop Print overeenkomst te klikken, onderteken de overeenkomst en retourneer het aan Davilex. Wij zullen er zorg voor dragen dat uw wijziging administratief verwerkt wordt.

22.2 Bedrijfslogo importeren Door het toevoegen van uw bedrijfslogo kunt u een administratie in Davilex Online eenvoudig personaliseren. Om uw bedrijfslogo toe te voegen aan het lint, klikt u op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens. Klik op Bedrijfslogo importeren en vervolgens op het Bewerken-icoon. Selecteer uw bedrijfslogo en klik op Opslaan. Uw bedrijfslogo wordt nu toegevoegd.

22.3 Gebruikers en rechten Klikt u op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn gebruikers dan wordt een overzicht getoond van alle actieve en niet-actieve gebruikers. Hoeveel gebruikers u toegang kunt geven tot Davilex Online is afhankelijk van uw abonnement.

Tip: wilt u een extra gebruiker toevoegen aan uw abonnement? Klik dan in de groep Mijn accountgegevens op Mijn abonnementen en klik vervolgens op Abonnement uitbreiden. Voer bij Extra gebruikers het aantal gebruikers in waarmee u uw abonnement uit wilt breiden. Druk het formulier vervolgens af en stuur het naar Davilex. Nadat Davilex uw abonnementswijziging heeft verwerkt, kunt u nieuwe gebruikers toevoegen.

86



22.4 Nieuwe gebruiker toevoegen Om een gebruiker toe te voegen klikt u op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn gebruikers. Klik vervolgens op Nieuw om het venster Mijn abonnementen – Mijn gebruikers te openen. In dit venster kunt u de gegevens van de nieuwe gebruiker invoeren, zoals de naam van de nieuwe gebruiker en het e-mailadres. Voegt u een nieuwe gebruiker toe, dan zal de nieuwe gebruiker op het ingevoerde e-mailadres zijn persoonlijke login-gegevens ontvangen waarmee hij toegang krijgt tot Davilex Online.

22.4.1 Rechten toekennen Voegt u een gebruiker toe, dan kunt u ook direct rechten toekennen aan die gebruiker. Klik hiervoor onder Autorisatie op Nieuw. Selecteer de administratie waarop de autorisatie van toepassing is, geef aan of de gebruiker een hoofdgebruiker of boekhoudmedewerker is en markeer de selectievakjes voor de modules waartoe de gebruiker gemachtigd is. Klik op Opslaan om de autorisatie-instellingen op te slaan of op Opslaan en nieuw om de gebruiker direct rechten toe te kennen voor een andere administratie. 22.4.2 Rechten aanpassen Een bestaande gebruiker kunt u (andere) rechten toewijzen door op het Bewerken-icoon voor de gebruiker te klikken en in het venster Gebruikersaccount – Wijzigen onder Autorisatie de rechten aan te passen.

87



22.5 Aanmeldgeschiedenis Davilex Online kan u informatie geven over welke gebruiker op welk tijdstip ingelogd is geweest op een administratie. Open hiervoor het venster Mijn abonnementen – Aanmeldgeschiedenis door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Aanmeldgeschiedenis te klikken. Wilt u de inloggegevens van bijvoorbeeld één specifieke administratie of gebruiker inzien, dan kunt u in het veld onder de kolomtitel van de betreffende kolom de administratie of gebruiker selecteren om de inhoud van de lijst aan te passen.

88


23

Ondersteuning

Ondersteuning Heeft u vragen over Davilex Online? Dan kunt u altijd de hulp van onze helpdeskmedewerkers inroepen. Dat kan telefonisch, maar ook heel eenvoudig via Davilex Online. In dit hoofdstuk leest u hoe u vragen kunt stellen, antwoorden van de helpdesk in kunt zien en hoe u de helpdeskmedewerker (tijdelijk) toegang geeft tot uw administratie.

23.1 Mijn vragen In het overzicht Mijn vragen worden alle vragen getoond die u heeft gesteld aan de helpdesk. Vanuit dit overzicht, dat u opent door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn helpdesk op Mijn vragen te klikken, kunt u eerder gestelde vragen inzien, nieuwe vragen stellen en het antwoord van de helpdesk lezen.

23.1.1 Vraag stellen Om een vraag te stellen aan de helpdesk, opent u het overzicht Vragen Helpdesk. Ga hiervoor naar het tabblad Mijn kantoor en klik in de groep Mijn helpdesk op Mijn vragen. Klik vervolgens op Nieuw om het venster Vragen – Nieuw te openen. In dit venster kunt u het onderwerp en uw vraag invoeren. Klikt u op Opslaan en insturen dan wordt het bericht automatisch naar de helpdesk van Davilex gestuurd.

23.1.2 Antwoord lezen Heeft de helpdesk uw vraag beantwoord, dan ziet u op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn helpdesk een rood signaleringsteken bij het icoon Mijn vragen. Om het antwoord te lezen, opent u het overzicht Vragen Helpdesk en klikt u op het Bewerken-icoon voor de betreffende vraag. Het antwoord leest u onder Helpdesk.

23.1.3 Vraag archiveren Is uw vraag volledig beantwoord, dan kunt u de vraag afsluiten en archiveren door te klikken op Mijn vraag is beantwoord. Is het antwoord van de helpdesk niet geheel duidelijk, dan klikt u op Mijn vraag is niet beantwoord. Onze helpdesk neemt in dit geval op korte termijn contact met u op om uw vraag te beantwoorden. Klik op Sluiten om de vraag af te sluiten en te archiveren. De vragen die u gesteld heeft en de antwoorden van de helpdesk kunt u altijd inzien door het overzicht Vragen Helpdesk te openen. Ga hiervoor tabblad Mijn kantoor en klik in de groep Mijn helpdesk op Mijn vragen.

23.2 Helpdesk toegang verlenen tot administratie Bij het verlenen van ondersteuning is het voor onze helpdeskmedewerkers soms gewenst om toegang te hebben tot uw administratie. Zo kunnen zij zich een goed beeld vormen van uw specifieke situatie en u optimaal van dienst zijn. Wanneer de helpdesk u verzoekt om toegang te verlenen tot uw administratie, kunt u een verzoek om assistentie indienen.

89


Ondersteuning

23.2.1 Nieuw verzoek aanmaken Om een nieuw verzoek in te dienen, klikt u op Nieuw. In het venster dat geopend wordt, vult u onder meer het onderwerp van de hulpvraag en de berichttekst in. Zijn de gegevens ingevuld, dan kunt u het verzoek versturen. De medewerkers van onze helpdesk zullen uw verzoek in behandeling nemen. Zodra uw verzoek geaccepteerd wordt, verandert de status van uw verzoek van Open naar Geaccepteerd. Een bestaand verzoek kunt u inzien, wijzigen of verwijderen door op het betreffende icoon voor het verzoek te klikken. 23.2.2 Verzoek intrekken of archiveren Om een verzoek in te trekken of te archiveren, opent u het overzicht Vragen Helpdesk door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn helpdesk op Mijn vragen te klikken. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon voor het verzoek dat u wilt intrekken of archiveren. Klik vervolgens op Intrekken of om Archiveren om het bericht in te trekken of te archiveren.

90

Handleiding Davilex Online Boekhouden. Versie 1.5, mei 2015

Recommend Documents