Ohmega Inkoop/Verkoop Zet u deze pagina op ware grootte (100 %) of wat voor u prettig is. Blader met “page down” en “page up” In deze presentatie zullen wij de volgende onderwerpen behandelen: • Verkooporder aanmaken • Order omzetten in verkoopfactuur • Vermindering voorraad • Automatische verwerking in boekhouding • Let wel: We laten dit zien met zeer weinig artikelen om niet te veel van uw tijd te nemen. Weet dat u duizenden artikelregels per verkooporder kunt invoeren en u veel kunt doen met barcodescanners. • De presentatie is gemaakt voor 1 okt. 2012, dus nog met 19 % BTW . • Zie ook de presentatievoor offerteadministratie, welke het voortraject kan zijn van de verkooporders. (aanvraag wordt offerte, wordt order, wordt factuur) Maar veel bedrijven maken direct een order aan. • Bestel/inkoopadministratie
Verkooporder aanmaken We beginnen met het aanmaken van een verkooporder en printen die naar scherm/papier/PDF/Email zoals op de volgende pagina. “Debiteur” hier Jansen Daarna een artikel (code) Dan het aantal van dat artikel en dat zelfde bij volgende artikelen. In dit voorbeeld vier stuks dus. In de stamgegevens heeft u al aan de artikelen gekoppeld: • Prijs • Ook inkoopprijs (zie onderaan de marge van de order) • Omschrijving • Grootboekrekening verkoop U kunt die gegevens hier (per orderregel) nog wijzigen. In het blauwe vakje rechtsboven kunt u één van de afleveradressen kiezen van die klant. Bij bevestigen van de order wordt de voorraad verminderd indien u dat zo heeft ingesteld. We klikken “Afdruk”en kiezen daarna: • Naar Word/PDF • Naar PDF/email • Naar printer • Naar scherm
Afdruk verkooporder
Dit Is een klein deel van de afdruk waarvan de lay out straks naar uw wens wordt gemaakt. In plaats van de naam Order kunt u aangeven dat de afdruk moet heten: • • • • •
Verkooporder Proformafactuur Opdracht Levering Etc.
U kunt beslissen hoe deze afdruk (na aanpassen naar uw lay out) wordt verzonden: • Rechtstreeks vanuit Ohmega via automatisch mailen van de order als PDF bijlage • Via Word/PDF/email, zodat u in de sjabloon of per order nog zelf de tekstblokken kunt wijzigen • Let wel, indien een afwijkend afleverradres was opgehaald, zou deze extra op deze afdruk staan.
Stamgegevens artikelen Hier zien we de artikelkaart van één van de artikelen ( De cooler) We zien: • Artikelcode • Omschrijving verkoop • “Verkoopprijzen (ook staffel en per klantengroep) • Omschrijving inkooporder/bestellen BTWcode hoog/laag/nul • Huidige voorraad ( was 135) • Nu in bestelling (bij uw leverancier) • Verdere gegevens voor automatisch bestellen • Leverancier (uw levancier) in het tablad “Ïnkoopprijzen (waarin ook staffelprijzen mogelijk De omzetgrootboekrekening en verkoopprijs ziet u hier niet omdat die in de betreffende tabbladen zichtbaar zijn. Al deze gegevens worden mee opgehaald in orders en facturen en zijn daar handmatig te wijzigen. De gegevens in het midden zijn voor, als u met de uitgebreide magazijnmodule werkt. De gegevens aan rechts zijn niet van toepassing behalve als u werkt met de projectadministratie.
Factureren U bepaalt wanneer de order wordt gefactureerd: • Direct • Na uitleveren • Later • In ieder geval indien u alle orderregels hebt ingevoerd (dat kan in de loop van de tijd gebeuren, hoeft niet in één keer, mag wel natuurlijk) In de order klikken wij nu in dit menu één van de keuzes. In ons geval “Factureer (hele order)” Ook kunt u de order in delen factureren, vooral handig als u in delen uitlevert. Indien deze klant meerdere orders ongefactureerd heeft staan kunnen die in één keer gefactureerd worden. Bijna alles is mogelijk.
Factuurafdruk
Dit Is een klein deel van de afdruk waarvan de lay out straks ook weer naar uw wens wordt gemaakt.
U kunt beslissen hoe deze afdruk (na aanpassen naar uw lay out) wordt verzonden: • Rechtstreeks vanuit Ohmega via automatisch mailen van de factuur als PDF bijlage • Via Word/PDF/email, zodat u in de sjabloon of per factuur nog zelf de tekstblokken kunt wijzigen • Let wel, indien een afwijkend afleverradres was opgehaald, zou deze extra op deze afdruk staan.
Eindresultaat verkoop.
Op dit moment is: • • • • •
Uw boekhouding bijgewerkt Dus ook uw winst & Verlies en uw Balans Uw BTWaangifte bijgewerkt Uw debiteurenadministratie bijgewerkt (openstaande posten) Uw voorraad bijgewerkt (keuze: Na order of na facturatie) Het omzetoverzicht van Jansen opgehoogd
Ohmega Inkooporder
Hierna tonen wij: • •
Inkooporder/bestelling aanmaken Bij binnenkomst op voorraad zetten (inslaan)
Invoer Bestelling/inkooporder Een en ander begint met het invoeren van de bestelling/inkooporder bij uw leveranier. Hier worden 50 CDROMdrivers en 100 Coolers besteld.
De afdruk van de bestelling/inkooporder We drukken de bestelling/inkooporder af. Hier ziet u een klein deel van die afdruk. Uiteraard wordt de lay-out Voor u aangepast straks. Ook kan de afdruk “Inkooporder”gaan heten en De prijzen achterwege worden gelaten als u wilt. Indien u automatisch besteld vanuit een verkooporder kan ook het afleveradres van uw eindklant worden getoond, zodat uw leverancier direct bij uw klant aflevert.
OP vooraad zetten/inslaan
Dan switchen we naar inslaan (binnenkomst/op voorraad zetten van goederen) We zien hier dat van beide artikelen alles is binnen gekomen. Per artikelregel kunt u invullen hoeveel is binnen gekomen. Maar dat kan veel werk zijn. Dus handig kan zijn, te klikken “Alles inslaan”. En daarna kunt u per regel “Geleverd”aanpassen in het vakje “Aantal binnengekomen”. Het restant blijft in backoffice of wordt afgeboekt na ruggespraak met de leverancier. (Misschien extra bestellen de volgende keer) Ook zal Ohmega vragen: xxxx afboeken? Na bevestiging is de voorraad van Coolers en CDROMS weer opgehoogd.
Automatisch bestellen Weet verder nog dat automatisch bestellen, bij uw leverancier, kan:
• • •
Aan de hand van, door u bepaalde, min- en max.voorraad Rechtstreeks vanuit een verkooporder Rechtstreeks vanuit de productiemodule, bij dreigend tekort van onderdelen.
Het snelst werkt u dan als de leverancier is gekoppeld aan het artikel
Zie voor nog geavanceerdere functies (serienummers en magazijn functies) De desbetreffende presentaties
