Bijlage 1
Vergoedingsregeling onkosten vrijwilligers Inhoud: 1. Algemeen 1.1 Uitgaven commissies 1.2 Algemene uitgaven 1.3 Verzekering vrijwilligers 2. ,Kosten die voor vergoeding in aanmerking komen 2.1 Vervoerskosten 2.2 Verblijfskosten 2.3 Vergoedingen aan gastsprekers op bijeenkomsten 2.4 Representatie geschenken 2.5 Telefoon-/computerkosten 2.6 Porti, kantoorartikelen, fotokopieën, Literatuur, abonnementen, contributie 2.7 Trainingen 2.8 Diversen
1. Algemeen 1.1 Uitgaven commissies Elke commissie binnen de vereniging is verantwoordelijk voor haar eigen uitgaven, volgens de regels die verderop in deze bijlage zijn vastgesteld. De kosten die worden gemaakt, dienen te vallen binnen de voor elke commissie vastgestelde deelbegroting. De financieel beheerder van de commissie keurt de declaraties van de commissieleden goed en tekent deze voor akkoord. Bij vragen over de declaratie overlegt de financieel beheerder met de vrijwilliger. De declaraties van de financieel beheerder worden door de voorzitter van de commissie afgetekend. Na goedkeuring stuurt de financieel beheerder de declaraties door naar het bureau. Daar worden de declaraties na een paraaf van de coördinator vrijwilligers uitbetaald. Bij de declaraties moeten de originele nota's worden bijgevoegd. Uiterlijk tot een kwartaal na de datum waarop de kosten zijn gemaakt, kunnen declaraties bij de financieel beheerder van de commissie worden ingediend. Ais de commissie weet dat zij een groot bedrag moet gaan uitgeven, kan hiervoor een voorschot worden aangevraagd. Dit verzoek moet minimaal twee weken voor de uitgave worden ingediend door invulling van een declaratieformulier met de vermelding 'voorschot'. Na afloop van elk kwartaal stuurt de administratie van het bureau in Bussum aan elke financieel beheerder van de commissie een specificatie van de uitgaven die tot en met dat kwartaal geboekt zijn.
MS – Versie december 2009
1
Schema afhandeling declaratie vrijwilligers De vrijwilliger maakt onkosten (die vallen onder vergoedingsregeling). De vrijwilliger declareert deze onkosten binnen 3 maanden bij financieel beheerder van de eigen commissie. De financieel beheerder beoordeelt de declaratie (uitzondering: de declaratie van de financieel beheerder wordt beoordeeld door de voorzitter van de commissie) en zet bij goedkeuring een paraaf. Bij vragen over de declaratie overlegt de financieel beheerder met de vrijwilliger. Na goedkeuring stuurt hij/zij de declaratie door naar het bureau. De coördinator vrijwilligers parafeert de declaratie en zorgt voor uitbetaling. De financiële administratie stuurt kwartaaloverzichten van de uitgaven naar financieel beheerder.
1.2 Algemene uitgaven Het bestuur is verantwoordelijk voor eventuele kosten van een commissie die niet in de goedkeurde commissiebegroting zijn opgenomen. De commissie overlegt v66r het maken van niet begrote kosten met de penningmeester van de vereniging. Pas na goedkeuring kunnen deze kosten worden gemaakt. De penningmeester is bevoegd met de voorzitter en financieel beheerder van de commissie over de omvang en de hoogte van de uitgaven van de commissie in overleg te treden. 1.3 Verzekering vrijwilligers De gemeente Bussum heeft in het kader van de Wet Maatschappelijke Dienstverlening een collectieve ongevallenverzekering voor de vrijwilligers van de vereniging afgesloten. Deze verzekering omvat onder meer een ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Vrijwilligers die voor de NVN in een andere gemeente actief zijn, vallen ook onder deze dekking.
2. Kosten die voor vergoeding in aanmerking komen 2.1 Vervoerskosten Voor het openbaar vervoer worden in principe alleen reiskosten tweede klasse vergoed. Alleen vanwege medische redenen kunnen vervoerskosten eerste klasse worden vergoed. Dit moet vooraf worden overlegd met de coördinator vrijwilligers. Indien vrijwilligers met de auto reizen, kunnen zij een kilometervergoeding van € 0,30 per kilometer declareren. Zo mogelijk wordt samen gereisd met andere leden van de vereniging (carpoolen). Taxikosten worden slechts vergoed in geval van vooraf verkregen toestemming van commissievoorzitter c.q. financieel beheerder. MS – Versie december 2009
2
2.2 Verblijfskosten Meerdaagse bijeenkomsten Voor kosten van meerdaags verblijf, overlegt de vrijwilliger vooraf met de voorzitter en financieel beheerder, die goedkeuring moeten verlenen. Bijeenkomsten van een dag(deel) Bijeenkomsten van bestuur, commissies en werkgroepen van twaalf deelnemers of minder worden in principe op het bureau in Bussum gehouden. Het secretariaat van het bureau zorgt zo nodig voor lunch of diner. Voor bijeenkomsten van meer dan twaalf deelnemers kunnen vergaderfaciliteiten (vergaderruimte, communicatiemiddelen e.d.) worden gehuurd. Voor het huren van vergaderruimte dient overlegd te worden met de financieel beheerder van de commissie, die goedkeuring moet geven. Als de reisduur of lengte van de bijeenkomst het noodzakelijk maakt, kan een lunch tot maximaal € 10 of een diner tot maximaal € 20 worden gedeclareerd. Uiteraard alleen als hierin niet al in de bijeenkomst zelf is voorzien. Voor het jaarlijkse uitje van de commissie mogen partners ook worden uitgenodigd. Aan dit uitje kan de commissie 65 euro per persoon uitgeven. 2.3 Vergoedingen aan gastsprekers op bijeenkomsten Gastsprekers krijgen een declaratieformulier uitgereikt, waarop zij hun reiskosten kunnen declareren. Daarnaast krijgen zij een bedankje in de vorm van een bloemetje en een cadeaubon van maximaal € 50. 2.4 Representatie Voor declaraties van cadeaus of bloemen bij vertegenwoordiging van de vereniging op recepties of bijeenkomsten, moet vooraf overleg plaatsvinden tussen de vrijwilliger en de voorzitter en financieel beheerder. 2.5 Telefoon-/ computerkosten Aanschaf-/installatiekosten van telefoons en computers worden niet vergoed. Gesprekskosten van telefoon en kosten van internetgebruik kunnen in redelijkheid worden gedeclareerd. Dit ter beoordeling van de financieel beheerder. Gebruik van de eigen computer (afschrijving) komt niet voor vergoeding in aanmerking. 2.6 Porti, kantoorartikelen, fotokopieën, literatuur, abonnementen, contributie In principe wordt alle post die namens de vereniging/commissies uitgaat, door het secretariaat verzorgd. In uitzonderingsgevallen wordt de porti vergoed. De financieel beheerder bewaakt dit. Kantoorartikelen worden binnen redelijke grenzen vergoed. De financieel beheerder bewaakt deze uitgaven. Grote aantallen fotokopieën worden in principe op het bureau gemaakt. Losse fotokopieën kunnen worden gedeclareerd. Literatuur kan uitsluitend na overleg met de commissievoorzitter of financieel beheerder worden aangeschaft, Hierbij geldt de verplichting dat de Literatuur na gebruik op het bureau te Bussum wordt gedeponeerd.
MS – Versie december 2009
3
Abonnementen op tijdschriften/vakliteratuur evenals lidmaatschappen van andere verenigingen kunnen uitsluitend door de penningmeester, na overleg met de overige bestuursleden, worden aangegaan. Commissies kunnen zelf geen abonnementen nemen of Lidmaatschappen aangaan. 2.7 Trainingen Voor vergoeding van de kosten van trainingen moet vooraf overleg plaatsvinden met de coördinator vrijwilligers. Het bestuur heeft hiervoor een budget vastgesteld. De coördinator vrijwilligers overlegt ieder jaar met de vrijwilligers over de mogelijkheden. Ook kan er worden overlegd over een training die buiten het commissieaanbod valt. 2.8 Diversen Voor vergoeding van kosten niet genoemd onder de punten 2.1 tot en met 2.7 moet, voordat de kosten worden gemaakt, toestemming van de commissievoorzitter worden verkregen. Zonodig voert de commissievoorzitter hierover overleg met de coördinator vrijwilligers.
Overzicht attenties en vergoedingen • Attentie bij ziekte Langer dan twee weken ziek: bloemetje (dit wordt in principe door het secretariaat verstuurd) Bij ziekenhuisopname: meteen een bloemetje Vaker bloemen bij Langere ziekte: in overleg met de coördinator vrijwilligers. • Attentie bij speciale verjaardagen en jubileumfeesten van vrijwilligers In overleg met de coördinator vrijwilligers. • Jaarlijks uitstapje van commissie Kosten mogen € 65 p.p. bedragen. Reiskosten a € 0,30 of op basis van openbaar vervoer. Partners mogen mee. Ais de financieel beheerder een voorschot wil, moet dat minimaal 2 weken voor het uitstapje worden aan gevraagd. • Jubilea van vrijwilligers 5 jaar actief: cadeau(bon) van € 25 en bloemen 10 jaar actief: cadeau(bon) van € 50 en bloemen 15 jaar actief: cadeau(bon) van € 75 en bloemen 20 jaar actief: cadeau(bon) van € 100 en bloemen De commissie houdt de data van de jubilea zelf in de gaten en meldt deze bij de coördinator vrijwilligers. Voor al deze jubilea geldt dat er tijdens de commissievergadering taart mag worden geserveerd. De commissie kan dit zelf regelen of aan het secretariaat vragen om hiervoor te zorgen. • Afscheidscadeaus voor vrijwilligers 0-1 jaar actief: bloemen 1-3 jaar actief: cadeau(bon) van € 25 en bloemen 3-5 jaar actief: cadeau(bon) van € 50 en bloemen > 5 jaar actief: cadeau(bon) van € 50, bloemen en afscheidsetentje met commissieleden en coördinator vrijwilligers (kosten maximaal € 45 p.p.) Ais er afscheid wordt genomen tijdens een commissievergadering, kan er ook taart worden geserveerd. De commissie kan dit zelf regelen of aan het secretariaat vragen om hiervoor te zorgen. MS – Versie december 2009
4
• Gastsprekers op themadagen Cadeaubon van € 50 en bloemen • Telefoon / Internet kosten Vergoeding binnen redelijke grenzen. Wordt bewaakt door de financieel beheerder. • Portokosten In principe wordt post verstuurd door het bureau Zo nodig wordt porti vergoed. Wordt bewaakt door de financieel beheerder. • OV kortingskaart Vergoeding indien korting lonend is. Wordt bewaakt door de financieel beheerder. • Reiskosten i.v.m. bezoek ALV De afgevaardigden namens een commissie mogen hun reiskosten declareren. • Lunch/diner na voor bijeenkomst Na Iange reisduur/bijeenkomst kan een lunch tot €10 of een diner tot €20 gedeclareerd worden (tenzij al voorzien op de bijeenkomst). Ter beoordeling van financieel beheerder. • Kantoorartikelen Zoals: schrijfblok, printpapier, printerinkt, etc. Binnen redelijke grenzen. Wordt bewaakt door de financieel beheerder.
MS – Versie december 2009
5
