29.03.2012
Végső változat, 2010 Szeptember
Integrált Irányítási Rendszer (IIR) a helyi és regionális szintű fenntartható fejlődésért Hatókör Folyamatos kiterjesztés – földrajzi és tartalmi értelemben: Adott helyszíntől a teljes települési területre A fontos környezetvédelmi területektől az Aalborgi Egyezmény szerinti összes fenntarthatósági területre
Az IMR alkotóelemei Az irányítási ciklus lépései
Dokumentumok / referencia eszközök
Az alapállapot értékelés (frissítése) A célok meghatározása
-
Politikai kötelezettségvállalás Megvalósítás és monitoring Értékelés és jelentéskészítés
-
Alapállapot értékelés Stratégiai Program Cselekvési Terv(ek) Közgyűlési határozat Monitoring program Belső ellenőrzés (rendszer felülvizsgálat és teljesítmény) Monitoring jelentés Fenntarthatósági jelentés
Horizontális elemek
Dokumentumok / referencia eszközök
Az érdekeltek bevonása és kommunikáció
-
Szervezeti felépítés
-
Terv a kommunikációra és az érdekeltek bevonására Belső kommunikációs terv Információs pont az IIR dokumentumaihoz való hozzáféréshez Szervezeti struktúra (a szerepek és felelősségi körök világos meghatározásával) Képességfejlesztési program az alkalmazottak számára
Teljesítmény-orientált irányítási rendszer: A teljesítmény definíciója Az elért eredmények az irányítási ciklus végén A teljesítmény különböző szintjei: kiváló/elfogadható/gyenge/elégtelen(nincs teljesítmény) A teljesítménynek jobbnak kell lennie mint a jogszabályoknak való egyszerű megfelelés Hogyan mérjük és értékeljük a teljesítményt? (Az irányítási ciklus végén) elért eredmények összehasonlítása a stratégiai programban meghatározott célokkal Az elért eredmények érdekeltek általi értékelése Fokozatosan bővülő hatókör (a kiindulási ponttól függően) A teljesítményre vonatkozó minimális követelmények Használjuk a legfontosabb indikátor készletet plusz egyedi indikátorokat az összes fontos fenntarthatósági területre és minden irányítási elemre (Alapállapot értékelés, Stratégiai Program, Monitoring, Jelentéskészítés) Időtől függő SMART1 (OKOS) célok a Stratégiai programban és a Cselekvési terv(ek)ben Az értékelés eredményeinek érdekeltek általi értékelése A politikai kötelezettségvállalás elérése (jóváhagyott Stratégiai program, a Települési Közgyűlés által elismert Belső ellenőrzési- és Monitoring jelentés) A hatókör fokozatos tágítása: Adott helyszíntől a település teljes közigazgatási területére, és fókuszálás a környezetvédelmi területekről a fenntarthatóság összes dimenziójára Tájékoztatás a teljesítményről a Fenntarthatósági jelentésben
A tartalomra és a folyamatra vonatkozó minimális követelmények az összes irányítási lépés tekintetében Minimális tartalmi követelmények = Olyan dokumentumok/eszközök, amelyeket az IIR minden egyes lépésében ki kell fejleszteni, és az ezekkel kapcsolatos speciális tartalom. Minimális folyamat követelmények = Az IIR megvalósításához szükséges eljárási lépések
SMART = Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound (azaz Specifikus, Mérhető, Elérhető, Realisztikus, Időhöz kötött) 1
29.03.2012
I2
AZ ALAPÁLLAPOT ÉRTÉKELÉS (és FRISSÍTÉSE) Az alapállapot értékelés minimális tartalmi követelményei
A folyamat minimális követelményei
Foglalja magában a legfontosabb indikátorokat.
Az alapállapot értékelést osztályok közötti munkacsoport végzi. Az alapállapot értékelés Települési Közgyűlés általi elismerése.
Tartalmazza a lényeges tervek és programok megjelölését, azok céljaival, és a jelenleg érvényes átfogó célokat, amelyek a fenntarthatóság szempontjából fontosak. Foglalja magában a jelenleg használt lényeges rendszerek és eljárások megjelölését, a jogszabályban megkövetelt és önkéntesen vállalt tervek és programok megismerése érdekében (rendszer audit). Foglaljon magában áttekintést a lényeges jogszabályokról (vagy útmutatást, hogy hol található a jogszabály) és rendszert /eljárást a jogszabályok frissítésére (jogszabályi megfelelés). Foglaljon magában az érdekeltekre vonatkozó elemzést.
Az Aalborgi Egyezmény (AC) aláírása esetében: Az alapállapot értékelés benyújtása az AC Titkárságának, legkésőbb 12 hónappal az AC aláírása után.
A CÉLOK KITŰZÉSE A Stratégiai Program minimális tartalmi követelményei
A folyamat minimális követelményei
Hosszú távú (10-15 év) és rövid távú(3-5 éves) OKOS célokat és intézkedéseket tartalmaz. A célok kitűzése az Alapállapot Értékelés eredményein alapul. A célok kitűzésének a helyi politika olyan szempontjaira kell fókuszálnia, amelyek a környezetre és a fenntartható fejlődésre jelentős hatással vannak. Tartalmazza a célokhoz tartozó kulcsfontosságú indikátorokat. Tartalmazza a Cselekvési Terve(ke)t (munkaterv a Stratégia Program megvalósítására különös tekintettel a rövidtávú célokra). Tartalmazza az utólagos (nyomon követő) mechanizmus meghatározását.
Az érdekeltek bevonása legalábbis a célok kitűzésébe. A Közgyűlés által jóváhagyott Stratégiai Program. Az Aalborgi Egyezményhez (AC) való csatlakozás esetén: A stratégia program benyújtása az AC Titkárságához a csatlakozástól számított legkésőbb 24 hónapon belül.
29.03.2012
I3
A Cselekvési Terv(ek) minimális tartalmi követelményei
A folyamat minimális követelményei
A Stratégiai Program átfogó és konkrét céljain alapul. Minden intézkedésnek egy adott célhoz kell kapcsolódnia. A megvalósítandó konkrét intézkedések és projektek leírása: - Mit kell tenni ? (az intézkedések rövid leírása) - Ki a felelős? (személy, osztály vagy érdekelt, elérhetőségek) - Kiknek és hogyan kell támogatniuk a megvalósítást (személy, osztály vagy érdekelt, elérhetőségek) - Mikorra kell elvégezni az intézkedést (időbeli ütemezés, a befejezés dátuma) - Milyen emberi és pénzügyi erőforrások vannak hozzárendelve (munkatársak, költségvetés) - Az indikátor(ok) meghatározása az intézkedés sikerének értékelése céljából - A nyilvánosság tájékoztatása: Kinek? Milyen eszközzel? Mikor? Zöld közbeszerzési eljárások, ha az önkormányzat pályázatot ír ki vagy vásárol? (igen/nem/kialakítás alatt)
Azok bevonása/konzultációra hívása akik végső soron megvalósítják a tevékenységeket.
POLITIKAI KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS Minimális tartalmi követelmények
Minimális folyamatbeli követelmények
A Közgyűlés határozata az IIR megvalósításáról szóló döntés és a szervezeti felépítés jóváhagyására.
Az IIR megvalósításáról szóló döntés és a szervezeti felépítés jóváhagyása a Közgyűlés által - a polgármesternek, aki a Közgyűlést képviseli, vezető szerepe és végső felelőssége van az IIR megvalósításában. Az Alapállapot értékelés, a Belső ellenőrzési- és Monitoring jelentés Közgyűlés általi elfogadása.
A Közgyűlés határozata az Alapállapot értékelés, a Belső ellenőrzés és a Monitoring jelentés elfogadásáról. A Közgyűlés határozata a Stratégiai Program jóváhagyásáról. A Közgyűlés határozata a Fenntarthatósági Jelentés aláírásáról.
A Stratégiai Program Közgyűlés általi jóváhagyása. A Fenntarthatósági Jelentés aláírása a Közgyűlés által.
29.03.2012
I4
MEGVALÓSÍTÁS ÉS MONITORING Minimális tartalmi követelmények
Minimális folyamat követelmények
Tartalmazza a kulcsfontosságú indikátorok használatát az Alapállapot Értékelés-, Stratégiai Program/Cselekvési Terv-, Belső Ellenőrzés-, Monitoring Jelentésés Fenntarthatósági Jelentésben a teljesítmény mérése/igazolása céljából (= folyamatos jobbítás). Tartalmazza a Monitoring Programot (mit, mikor, hogyan,…) mind a folyamat (a cselekvési terv teljesítése, rendszer szabályok betartása, stb.), mind pedig a teljesítmény (= elért javulás a célokhoz képest) monitorozása céljából. A monitoring eredményeit tartalmazza a Fenntarthatósági Jelentés.
Éves monitorozás, Monitoring Jelentés elkészítésével.
A releváns érdekelteknek van lehetőségük visszajelzésre a Monitoring Jelentéssel kapcsolatban.
A Monitoring Jelentés és a hozzá tartozó érdekelti észrevételek Közgyűlés általi elismerése.
ÉRTÉKELÉS és JELENTÉSKÉSZÍTÉS Minimális tartalmi követelmények
Minimális folyamat követelmények
Éves belső eljárás meghatározása a folyamat és a teljesítmény értékelésére, beleértve ellenőrzési listákat/speciális eljárást a belső ellenőrzésre, és Sürgősségi Terv készítését arra az esetre, ha jogszabályi nem-megfelelőség lép fel.
-
Magában foglalja az évenkénti Monitoring Jelentést, amely leírja a Monitoring Programban meghatározott módszerek és eljárások szerinti monitoring tevékenység eredményeit.
Az IIR koordinátor által megszervezett, és egy, az IIR-be be nem vont ellenőr által elvégzett belső auditálás. - Magában foglalja az érdekeltek általi értékelés és visszacsatolás mechanizmusát. - A Közgyűlés által elismert belső ellenőrzési jelentés plusz az érdekeltek visszacsatolása (véleménye). A Közgyűlés által elismert Monitoring Jelentés plusz az érdekeltek visszacsatolása (véleménye).
29.03.2012
I5
ÉRTÉKELÉS és JELENTÉSKÉSZÍTÉS Egy választási periódusban legalább egy Fenntarthatósági jelentést tartalmaz, amely az alábbiakat foglalja magában: - Közgyűlési határozat az IIR megvalósítására és az erőforrások hozzárendelésére vonatkozóan. - Szervezeti felépítés a külső kommunikációért felelős személy(ek) elérhetőségével. - A helyi hatóság Fenntarthatósági Politikája beleértve a Stratégiai Program céljait. - A Stratégiai Program céljainak elérése érdekében végzett fontosabb tevékenységek. - Az elért eredmények, ahogyan azokat a Monitoring jelentés bemutatja. - Az elért teljesítmény szintje. Tartalmazza az IIR összes fontos elemének dokumentációját (Szervezeti felépítés, a rendszer ellenőrzés mechanizmusa, stb.).
A Közgyűlés által elfogadott Fenntarthatósági jelentés.
Egy referencia-pont létrehozása abból a célból, hogy ezen keresztül a bevont érdekeltek és munkatársak hozzáférjenek a belső és külső kommunikációhoz szükséges fontos dokumentációhoz.
BEVONÁS ÉS KOMMUNIKÁCIÓ Minimális tartalmi követelmények
Minimális folyamat követelmények
Tartalmazza az (Alapállapot Értékelés keretében kidolgozott) érdekeltek feltérképezésén alapuló kommunikációs és bevonási terv meghatározását.
-
Tartalmazza a belső kommunikációs tervet, amely meghatározza a szerepeket, eljárásokat és kimenteket (pl. Képességfejlesztési Program). Tartalmazza egy választási periódusban legalább egy Fenntarthatósági Jelentés publikálását.
Az érdekeltek bevonása megfelelő formában az IIR minden fontos eleme tekintetében (minimálisan az érdekeltek bevonása a célok meghatározásába). - Visszajelzés lehetőségének biztosítása a bevont érdekeltek részéről, és tájékoztatásuk, hogy az észrevételeiket figyelembe vettük-e, és ha igen, hogyan. - A részvételi folyamat dokumentálása és rendszeres értékelése . - A munkatársak rendszeres tájékoztatása az IIRről. - Visszajelzési lehetőség biztosítása a munkatársak részéről. A Közgyűlés által elfogadott Fenntarthatósági Jelentés.
29.03.2012
I6
BEVONÁS ÉS KOMMUNIKÁCIÓ Tartalmazza az IIR belső és külső kommunikációra vonatkozó összes fontos elemének dokumentációját (Szabályok az érdekeltek bevonására, részvételi folyamatok, stb.).
Egy referencia-pont létrehozása abból a célból, hogy ezen keresztül a bevont érdekeltek és munkatársak hozzáférjenek a belső és külső kommunikációhoz szükséges fontos dokumentációhoz.
SZERVEZETI FELÉPÍTÉS Minimális tartalmi követelmények
Minimális folyamat követelmények
Tartalmazza az IIR minden egyes lépésére a szervezeti struktúra meghatározását, a szerepekkel, felelősségi körökkel és belső struktúrákkal együtt (Szervezeti felépítés). Hivatkozás az IIR pénzügyi és emberi erőforrásaira. Tartalmazza a Közgyűlés bevonására vonatkozó szabályokat. Tartalmazza a koordinátor és koordinációs munkacsoport kijelölését megfelelő előírásokkal együtt. Tartalmazza a teljes IIR felügyeletéért felelős Koordinációs Bizottság kijelölését, amely felöleli az összes olyan osztály és részleg képviselőit, amelyek fontosak az erőforrás gazdálkodás és a fenntarthatóság szempontjából. Tartalmazza egy, a koordinációs munkacsoporttól független belső ellenőr kijelölését. Tartalmazza az alkalmazottak képességfejlesztésére vonatkozó program, illetve a megvalósítás dokumentálásának meghatározását. Tartalmazza a felállított szervezeti struktúra dokumentációját.
A szervezeti felépítés Közgyűlés általi jóváhagyása – a Közgyűlés képviseletében a polgármesteré a vezető szerep és a végső felelősség az IIR megvalósításában.
29.03.2012
I7
