VERSLAG 2014
INHOUDSOPGAVE
VASTSTELLING VERSLAG 2014
2
A. BESTUURLIJK VERSLAG
3
B. BEDRIJFSRESULTATEN
12
C. FINANCIEEL VERSLAG
27
1
VASTSTELLING EN GOEKEURING VAN HET VERSLAG 2014
Het Verslag 2013 van de “Stichting Bibliotheek Zwolle” te Zwolle Is vastgesteld d.d. 28 mei 2015.
Drs. Astrid Vrolijk-de Mooij MCM, Directeur-bestuurder.
Het Verslag 2010 van de Stichting Bibliotheek Zwolle is goedgekeurd door de Raad van Toezicht in de vergadering d.d. 28 mei 2015.
Raad van Toezicht: De heer G. van Hofwegen
Mevrouw F. J. Bloem-Timmernans
De heer T.F. de Boer
Mevrouw M. Twisterling
De heer K. van der Kamp
De heer A. Arslan
Mevrouw J.M.J. Mens
2
Bestuurlijk Verslag 2014 – Bibliotheek Zwolle 1. Resultaten 2014 in het Kort
Werven en behouden Programmering Educatie en laaggeletterdheid
2. Innovatie en kwaliteit
E-books Bijblijven met de bieb Ontmoeting/third place Fonds Cultuureducatie Biebpanel
3. Personeel en Organisatie
Training Digitale vaardigheden Excursie medewerkers Afdeling educatie groeit Merkmanifest Stadkamer Nieuwbouw
4. Governance
Good Governance Samenstelling Raad van Toezicht
5. Financiën
Algemene resultaten 2014 Verdienmodel Nieuwe Begrotingsopzet
6. Perspectief 2014 • Bouw & inrichting nieuwe huisvesting • Wijzer Werven • Bezuinigingen
3
1. Resultaten 2014 in het kort De missie van de organisatie luidt “Bibliotheek Zwolle informeert en inspireert”. Beleidsplan 2013-2016 Het beleid was in 2014 gericht op drie speerpunten: - De bibliotheek ter bevordering van lezen en taal. - De bibliotheek als navigator/coach in digitale media. - De bibliotheek als ‘The third Place’. Het Verslag 2014 is het laatste verslag van Stichting Bibliotheek Zwolle. Per 1 januari 2015 is Bibliotheek Zwolle samen met de Muzerie en Kunst&Zo gefuseerd tot de Stadkamer. 2014 stond in het teken van de voorbereiding van de fusie. Daarbij ging het niet alleen om het juridisch, organisatorisch en financieel in elkaar schuiven van de onderliggende organisaties maar ook om een totaal andere inhoudelijke invulling van cultuureducatie in de gemeente Zwolle. Het in nauw overleg met alle betrokkenen uitwerken van de beleidsmatige gemeentelijke uitgangspunten tot een werkbaar en voor Nederland uniek concept was een forse opgave. Tegelijkertijd is wat er thans tot stand is gebracht niet meer dan een tussenresultaat. In 2015 monitoren we hoe de nieuwe opzet functioneert en passen we deze waar nodig aan.
Werven en behouden 80 jaar lidmaatschap Mevrouw Hemmink-van Heerde kreeg op 6 jarige leeftijd haar eerste bibliotheekabonnement en is vervolgens in Zwolle 80 jaar onafgebroken lid gebleven. Ze is nog steeds een enthousiast lezer en lener in Zwolle Zuid. Als dank kreeg ze van ons een taart, bloemen, een cadeau en een eervolle vermelding en de nieuwsbrief. Nieuwe leden De proefpas, drie maanden voor 10 euro, werd ook in 2014 weer goed afgenomen. De aftersales voeren we uit in eigen huis. In 2013 werden 476 proefpassen verkocht, 130 van hen besloot om na afloop gewoon lid te worden. In de Boekstartkoffertjes zitten bonnen voor de allerjongste nieuwe leden en voor hun ouders. Daarnaast krijgen kinderen tijdens de klassebezoeken een uitnodiging om lid te worden. In 2014 waren 11.000 kinderen in de leeftijd tot 12 jaar lid. Eind 2014 hebben we in totaal 47.141 leden, een daling ten opzichte van 2013 die veroorzaakt wordt door de afname van Biebsearchpassen. Het aantal betalende leden bleef nagenoeg gelijk. Nederland Leest Tijdens de actie Nederland Leest werden ca. 4400 exemplaren van “Een vlucht regenwulpen” gratis verstrekt aan onze leden. Dat is inclusief de speciale uitgave voor het onderwijs en een grootlettereditie. De boeken vinden gretig aftrek en zijn voor veel leden een (hernieuwde) kennismaking met deze klassieker van van Maarten ’t Hart MiniGlossy Bieb De door Gelderland ontwikkelde mini-Glossy ‘Bieb’ voor ouders is in Zwolle onder 1600 ouders verspreid. De glossy stond boordevol (voorlees-) tips voor ouders en werd enthousiast ontvangen. Tegelijkertijd riepen we ouders op om het goed voorbeeld te geven en ook lid te worden met korting. Deze actie heeft enkele tientallen nieuwe leden opgeleverd. Terughaalactie We willen graag onze leden behouden en daarom kijken we beter naar leden die ons onopgemerkt verlaten door niet te betalen. In december zijn deze leden gebeld om te vragen of ze lid willen blijven en hun abonnement alsnog willen betalen. Van de 160 adressen in Zwolle reageerden 32 afhakers positief, een deel daarvan heeft ondertussen ook daadwerkelijk betaald. Daarmee leverde de actie een minder goed resultaat dan verwacht. Klachten
4
Dit jaar zijn slechts 14 schriftelijke klachten ingediend, een laagte record. Indieners van klachten krijgen een schriftelijke of mondelinge reactie waarin het beleid van Bibliotheek Zwolle ten aanzien van de klacht wordt uitgelegd. Vaak is een klacht een suggestie waar we meteen aan de slag gaan door onze werkwijze aan te passen. Waar het een klacht betreft over onze dienstverlening wordt deze altijd doorgesproken met de medewerkers zodat de klacht uiteindelijk weer leidt tot een tevreden klant. Dat lukt niet altijd. De meeste klachten (4) gingen over de achtergrondmuziek in het Biebcafe.
Programmering Activiteitenprogramma De Bibliotheek Zwolle heeft in 2014 haar functies verder uitgebouwd met een programma bestaande uit culturele, educatieve en maatschappelijke activiteiten. Een belangrijk onderdeel van het activiteitenprogramma is een doorlopend en structureel aanbod van digitale diensten, social media (LinkedIn, Twitter) en nieuwe technologie (3D printer). Met ruim 200 activiteiten is de Bibliotheek Zwolle daarmee een belangrijke ontmoetingsplek, inspiratiebron en werkplaats voor onze bezoekers geworden. Stadkamerfestival Het jaar werd tussen Kerst en Oud en Nieuw feestelijk afgesloten met het Stadkamer-opent-haardeurenfestival. Wethouder Jan Brink en directeur Astrid Vrolijk openden gezamenlijk de nieuwe organisatie Stadkamer. Bezoekers konden zich twee dagen lang laten onderdompelen in gevarieerd activiteitenprogramma in alle vestigingen, maar ook op locaties als Waanders in de Broeren en het IJsbeeldenfestival. En heel nadrukkelijk is tijdens het evenement ook gelegenheid gecreëerd voor de wensen en verwachtingen van onze bezoekers t.a.v. de nieuwe organisatie. Stadkamer inspireert, vernieuwt en verbindt! Educatie en laaggeletterdheid
Taal- en leesontwikkeling kun je niet vroeg genoeg stimuleren! In het project Boekstart krijgen ouders van baby’s op het consultatiebureau een brief die hen uitnodigt hun baby lid te maken van de bibliotheek. Bij inschrijving in de bibliotheek krijgen ze een koffertje met een boekje, een liedjescd en voorleestips. De ouders zelf kunnen tegen een gereduceerd tarief lid worden van de bibliotheek of deelnemen aan een activiteit. In 2014 zijn er 652 kinderen tussen 0 en 3 jaar lid van de bibliotheek, in totaal zijn daarvan 492 ingeschreven met een boekstartcode. In Zwolle waren per 1 januari 2014 ruim 6500 kinderen tussen 0 en 3 jaar dus 10% is nu ingeschreven als lid. Dit is minder dan gewenst. In 2015 wordt daarom opnieuw een impuls gegeven aan deze doelgroep. In Zwolle zijn alle basisscholen geïnformeerd over de aanpak van het project “De Bibliotheek op School”. Het project voorziet in een planmatige ontwikkeling van leesplezier, ondersteund door geschoolde leescoördinatoren en een goede schoolbibliotheek en gemonitord door de Leesmonitor. Helaas schrikken veel scholen terug voor de kosten die gemoeid zijn met de aanpak de Bibliotheek op School en kiezen er dan voor geen of slechts van enkele delen gebruik te maken van deze aanpak. in 2014 is met verschillende scholen en het biebsearchteam van de Rijnbrinkgroep overlegd over het voortzetten van de Biebsearch overeenkomsten. Het resultaat van deze besprekingen is dat het biebsearchaanbod opgedeeld is in modules waardoor scholen naar hun optiek gerichter en goedkoper kunnen werken aan kwaliteitsverbetering van het onderwijs. Met het Deltion College is het contract (voor één jaar) verlengd. Met Landstede is het contract voor het MBO beëindigd en voor het voortgezet onderwijs is de basis ingezet en voor enkele scholen zijn aanvullende modules afgenomen. De Thorbecke Scholengemeenschap heeft een basiscontract afgenomen en de transportmodule.
5
Bibliotheek Zwolle heeft een Taalpunt in de Centrale Bibliotheek waar steeds meer mensen hun taalvraag komen stellen. Ook mensen die op vrijwillige basis iemand willen helpen kunnen hier informatie krijgen, geschoold worden en gekoppeld worden aan een kandidaat. Vooralsnog wordt het Taalpunt aangestuurd vanuit Taal voor het Leven, een project van de Stichting Lezen & Schrijven. Bibliotheek Zwolle faciliteert dit project en steunt de inzet. In de week van de Laaggeletterdheid hebben tot de kerst reusachtige billboards op het Rode Torenplein gestaan met portretten van laaggeletterden. De verhalendag was een groot succes. Zwollenaren van verschillende herkomst lazen of vertelden een verhaal omlijst met muziek van internationale studenten van ArtEZ.
Elke vrijdag biedt Bibliotheek Zwolle ruimte aan het Taalcafé dat Gilde Samenspraak organiseert. Deelnemers kunnen hier hun Nederlandse taal oefenen en verbeteren. Het aantal deelnemers is groeiende. Daarnaast biedt Bibliotheek Zwolle onderdak aan taalkoppels die in de bibliotheek hun taal (in tweetallen) oefenen en aan een aantal groepen die hun spreken en lezen willen ontwikkelen. Ook zijn er in de bibliotheek een aantal rondleidingen geweest voor deze doelgroep, onder andere van het Leger des Heils.
2. Innovatie en kwaliteit E-books Begin 2014 is het landelijk e-booksplatform gelanceerd. Bibliotheekleden kunnen via het platform e-books downloaden of online lezen via een app. Na de start met 5000 titels kwamen er eind 2014 10.000 titels beschikbaar. In totaal leenden 951 Zwollenaren 5861 E-books. Bijblijven met de Bieb Ook in 2014 bieden we een uitgebreid programma digitale vaardigheden onder de titel “Bijblijven met de Bieb”. Er zijn cursussen en workshops op het gebied van social media, smartphone, ebooksspreekuren en iedere maand is er een iPadcafé. Belangrijk onderdeel van het “Bijblijven” aanbod is het onderdeel 3D printen. In 2014 schaften we, met een legaat, drie 3Dpinters aan. Met deze printers bieden we een goed bezocht programma van workshops, demonstraties en werkplaatsuren. Ontmoeting/third place Naast lezen en lenen is de bibliotheek vooral een plaats waar mensen verblijven en elkaar ontmoeten. We zagen een toename van het aantal studenten dat de bibliotheek als studieplek heeft gevonden. Veel aandacht was er voor het hostmanship. Ook was in Centrum verbetering van het verblijfsklimaat een speerpunt en is er een groot aantal proeftuinen gestart en verder uitgebouwd zoals I-Workspace, een spreekuur voor burgerinitiatieven, een open podium en het Architectenspreekuur. Samen met de Creatieve Coöperatie is het Zwollelab ontwikkeld. Een samenwerking waarbij kennis en apparatuur op het gebied van 3D printen wordt gedeeld. Fonds Cultuureducatie De Gemeenteraad heeft Bibliotheek Zwolle en Muzerie de opdracht gegeven een fonds voor Cultuureducatie-activiteiten te beheren. In het najaar van 2014 hebben we de inrichting van dit Fonds CultuurEducatie Zwolle uitgewerkt, vooralsnog voor het basisonderwijs. Dit is in nauwe afstemming gedaan met zowel de scholen als de cultuuraanbieders. Per 1 januari 2015 gaat het fonds van start en kunnen scholen op basis van kwaliteitscriteria trekkingsrechten doen gelden. In het voorjaar van 2015 wordt het fonds voor het Voortgezet Onderwijs, de wijken en Amateurkunst ingericht.
6
Biebpanel onderzoek In 2014 werd vier keer een Biebpanel gehouden. De eerste drie onderzoeken gingen over tarieven & leenvoorwaarden, vindbaarheid & presentatie en over de digitale diensten. Het vierde onderzoek over de bibliotheek in het algemeen is onder niet-leden gehouden. Bibliotheek Zwolle scoort vaak op of boven de benchmark, maar er blijven altijd verbeterpunten. Uitkomst en verbeterpunten worden teruggekoppeld naar medewerkers en biebpanelleden. 3. Personeel en Organisatie Training Digitale vaardigheden In 2014 volgden de medewerkers 2 bijeenkomsten Digitale vaardigheden. De scholing betreft de (bibliotheek) relevante apps en programma’s. De scholing zal ieder jaar herhaald worden met nieuwe ontwikkelingen op digitaal terrein. Excursie medewerkers Deze jaarlijkse excursie voor alle medewerkers stond in het teken van fusie en teambuilding. De tocht ging naar het Werelderfgoed Zeche Zollverein bij Essen. Na een korte voorbereiding zongen de medewerkers een lipdub lied in op deze prachtige locatie. Daarna werd een van de musea bezocht. Het hergebruik van de oude kolenmijn als cultuurbolwerk was een inspirerend voorbeeld.
Afdeling educatie Vanaf de zomer van 2014 zijn de medewerkers van de Muzerie ingetrokken bij de bibliotheek en is de afdeling educatie van start gegaan. In het gebouw werd ruimte gemaakt om 11 medewerkers te laten instromen bij de bestaande afdeling educatie van de bibliotheek. Op andere plekken in de organisatie zijn andere medewerkers van de Muzerie ondergebracht. Bij de afdeling educatie worden sinds de zomer drie groepen onderscheiden: een groep adviseurs cultuureducatie, een groep adviseurs/consulenten voor media- en taaleducatie en een zogenoemd bedrijfsbureau waar organisatiemedewerkers op aanvraag (en tegen betaling) de organisatie van activiteiten kunnen verzorgen. De gemeenteraad heeft besloten dat dit laatste team in drie jaar kostenneutraal moet werken. Stadkamer Merkmanifest Bij het bepalen van de identiteit van de nieuw te vormen organisatie, toen nog onder de werktitel Hart van Zwolle, is hulp ingevlogen van merkenbureau Dizain. Vanaf maart 2014, hebben de drie fusiepartners Bibliotheek Zwolle, kunstencentrum Muzerie en Kunst&Zo stilgestaan bij de drijfveren, het levensverhaal, de merkpersoonlijkheid en merkwaarden van nieuwe organisatie. Vervolgens is met behulp van de Zwollenaren een nieuwe naam bedacht voor de organisatie. Het hele traject is verwoord in het Merkmanifest Stadkamer waarmee een stevige is basis gelegd voor de toekomst. Per 1 januari 2015 gaat Stadkamer van start. Nieuwbouw Begin 2014 besloot de gemeenteraad akkoord te gaan met het voorstel tot verkoop van het pand Diezerstraat 80 en de verhuizing van Stadkamer Centrum naar de Zeven Alleetjes. Een strakke projectplanning moet ertoe leiden dat Stadkamer begin mei 2016 haar deuren voor het publiek opent aan de Zeven Alleetjes. Stadkamer participeert in de gemeentelijke projectorganisatie. Daarnaast is Stadkamer zelf aan zet ten aanzien van de inrichting van het nieuwe pand. Een interne projectorganisatie houdt zich bezig met alle aspecten en mobiliseert waar nodig in- of externe ondersteuning bij de planontwikkeling.
7
4. Governance Good Governance De Raad van Toezicht (RvT) onderschrijft de uitgangspunten van good governance en houdt zich aan Governance Code Cultuur. Hierbij zijn transparantie en verantwoording belangrijke begrippen. Informatie over zaken als honorering en nevenfuncties zijn dan ook in het jaarverslag opgenomen. De RvT houdt toezicht op het bestuur, adviseert de directeur-bestuurder en vervult de werkgeversfunctie voor de directeur-bestuurder. Er is goedkeuring nodig van de RvT voor het vaststellen van de strategie en de financiering daarvan, het jaarplan en de daarbij horende begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en het aangaan van belangrijke samenwerkingsverbanden. Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat Er voldoende affiniteit met de doelstelling van de Stichting aanwezig is. Een brede maatschappelijke binding en een functioneel netwerk wordt bereikt. Een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines aanwezig is. De leden ten opzichte van elkaar en de directeur onafhankelijk en kritisch opereren. Adequaat wordt voorzien in de advies- en klankbordfunctie ten behoeve van de directeur-bestuurder. De uitgangspunten van het profiel van een lid van de Raad van Toezicht zijn opgenomen in de statuten en het Reglement van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht bestond in 2014 uit zes (onbezoldigde) leden. In december heeft een van de leden afscheid genomen omdat zijn zittingstermijn verlopen was. Via een werving- en selectiebureau is een nieuw lid geworven dat officieel per 1-1-2015 deze functie vervult. Door de fusie met Muzerie is de Raad van Toezicht per 1-1-2015 uitgebreid met een voormalig lid van de Raad van Toezicht van Muzerie. Hieronder volgt een overzicht van de leden van de Raad van Toezicht: Gerrit van Hofwegen (1953), voorzitter Beroep en nevenfuncties:
Zelfstandig interimmanager, mediator, adviseur en coach D66 Burgercommissielid bij de Staten van Overijssel Mede oprichter afdeling Vechtdal van D66 en lid van de schaduwfractie in Dalfsen
Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 1 januari 2014 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2017 (hernoembaar tot 31-122021) Floor Bloem (1969) Beroep en nevenfuncties: Advocaat bij Nysingh advocaten Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 25 januari 2010 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2014 (hernoembaar tot 31-122018) Theo de Boer (1960), vice-voorzitter Beroep en nevenfuncties: Business controller bij Rabobank Noord Veluwe in Nunspeet
8
Lid Medezeggenschapsraad bij de basisschool voor rk.-onderwijs Dr. Schaepmanschool in Kampen. Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 25 januari 2010 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2014 (hernoembaar tot 31-122018) Anne Groen (1957) Beroep en nevenfuncties: Adviseur Personeel & Organisatie bij HRM perspectief Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 20 februari 2006 Lopende benoemingstermijn: tweede termijn, aflopend op 31-12-2014 Klaas van der Kamp (1959) Klaas van der Kamp (1959) Beroep en nevenfuncties: • Directeur / secretaris-generaal Raad van Kerken in Nederland • Uitgever / adviseur uitgeversgroep Jongbloed Heerenveen • Columnist voor Koninklijke Wegener NV • Lid van de Revision Working Group van de CEC (Europese Kerkenconferentie) • Lid van de WCC (Wereldraad van Kerken)Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 16 april 2012 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2016 (hernoembaar tot 31-122020) Margriet Twisterling (1964) Beroep en nevenfuncties: Eigenaar Twist Ontwerp en Advies Bestuurslid Zwols Goud Organisator Social Media Experience Zwolle Voorzitter UVON IJssel-Vecht Algemeen bestuurslid ZP Netwerken Regio Zwolle Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 01-09-2008 Lopende benoemingstermijn: tweede termijn, herbenoemd tot 31-12-2016 Verslag In het verslagjaar vergaderde de Raad van Toezicht vijf maal met de directeur-bestuurder. In de vergaderingen kwamen de volgende thema’s aan de orde: de samenvoeging met Muzerie, de nieuwe statuten, het merkmanifest van Stadkamer, de (her)huisvesting van de centrale vestiging, bibliotheekontwikkelingen, de bedrijfsresultaten, de ontwikkelingen rondom een nieuw verdienmodel en de werving van een nieuw lid. In 2014 zijn het jaarplan 2014, de jaarrekening 2013 en de begroting 2015 vastgesteld en is de accountant benoemd. Naast de vergaderingen heeft er samen met het MT een excursie naar nieuwe bibliotheekgebouwen in Arnhem en Amersfoort plaatsgevonden. In 2014 heeft er een zelfevaluatie plaatsgevonden o.l.v. een externe begeleidster. Tijdens de zelfevaluatie is o.a. gesproken over de eigen werkwijze en taakverdeling, het eigen functioneren en de relatie met de directie. De voorzitter en de vice-voorzitter hebben een jaargesprek met de directeur-bestuurder gehad.
9
5. Financiën Algemene resultaten 2014 Financieel werd een positief exploitatieresultaat gerealiseerd van € 34.500 tegenover een begroot negatief resultaat van € 4.000. Niet begrote versnelde afschrijvingen in verband met de verhuizing in 2016 van Stadkamer vestiging Centrum naar de Zeven Alleetjes en de evenmin begrote met de fusie van de bibliotheek en de Muzerie tot de Stadkamer samenhangende kosten konden binnen het exploitatieresultaat worden opgevangen. Tegenover deze meerkosten stonden lagere investeringskosten ten behoeve van de inrichtingen en inventarissen en ICT. De lagere kosten waren het gevolg van uitstel van investeringen in afwachting van de verhuizing. Zonder deze per saldo positieve effecten zou het exploitatieresultaat in vergelijking met de begroting € 20.000 negatief zijn geweest. Het incidentele positieve resultaat wordt gebruikt om iets meer lucht te brengen in de budgetten voor de nieuwe huisvesting en de nog komende fusiekosten. Verdienmodel Na een jarenlange explosieve groei van het aantal uitleningen en het aantal leden, bleek in 2013 dat het aantal individueel betalende leden licht afnam. Omdat dit op termijn voor financiële problemen zou kunnen zorgen, zijn we op zoek gegaan naar andere /aanvullende financieringsvormen. We vroegen Prof. Mr. Giep Hagoort om ons hierbij te begeleiden. In 2013 vond er een studiedag met de Raad van Toezicht en het MT plaats, heeft het MT een aantal themasessies gehouden, hebben we literatuuronderzoek gedaan en hebben we collegabibliotheekdirecteuren over nieuwe verdienmodellen geïnterviewd. Aanvankelijk waren we vooral gefocust op het krijgen van extra inkomsten om zo de terugval van lidmaatschapsgelden op te kunnen vangen. In de loop van het traject kwamen we echter tot de conclusie dat het lastig is om andere inkomstenbronnen profijtelijk aan te boren. We kwamen tot het inzicht dat het niet zozeer gaat om meer geldstromen, maar om het vergroten van je publieke waarde. Vervolgens hebben we twee paden uitgezet: een andere begrotingsopzet en de vorming van proeftuinen. Andere Begrotingsopzet Een bibliotheek is geen commercieel bedrijf, maar ontvangt publiek geld omdat het een belangrijke basisvoorziening met een maatschappelijke waarde is. Daarom is de begroting opgedeeld in een basis met daarop verschillende productgroepen. Deze nieuwe opzet geeft de organisatie inzicht in de financiële resultaten per productgroep. Aansluitend zijn er proeftuinen ontwikkeld voor de functies ‘ontmoeting’ en ‘verblijf’. De opgedane kennis en ervaring is met andere bibliotheken gedeeld tijdens een studiedag in juni 2014. De gemeente benaderde ons om pilot te worden voor nieuwe prestatieafspraken waar maatschappelijke effecten, doelstellingen, output, concrete activiteiten en randvoorwaarden deel van uit gaan maken. Hier zijn we in 2014 mee gestart.
6. Perspectief 2015 Bouw & inrichting nieuwe huisvesting centrum In 2015 gaan de voorbereidingen voor de verhuizing van de vestiging Stadkamer Centrum naar de Zeven Alleetjes verder. 1 april moet het Definitief Ontwerp zijn vastgesteld, kort daarop gevolgd door het Technisch Ontwerp. April/mei wordt een begin gemaakt met de uitvoering van het bouwtraject. Voor Stadkamer komt de nadruk in 2015 te liggen op de inrichtingsaspecten van het project. Het hele traject moet april 2016 zijn voltooid waarna Stadkamer begin mei 2016 haar deuren aan de Zeven Alleetjes kan openen. Financieel is er nog geen dekking voor alle met de inrichting samenhangende kosten. Wel zijn in nauw overleg tussen de gemeente en Stadkamer kansrijke oplossingsrichtingen benoemd en in onderzoek.
10
Wijzer Werven Ter ondersteuning van de culturele sector op weg naar meer zelfredzaamheid initieerde de Rijksoverheid ‘Wijzer Werven’, een trainingstraject voor fondsenwerving en het vergroten van inkomsten. In 2015 neemt Stadkamer deel aan de trainingen met als doel het ondernemerschap en de eigen financiering te versterken. Bezuinigingen Eind 2014 heeft de gemeente een forse bezuinigingsoperatie van euro 11,3 miljoen in het socialeen culturele domein aangekondigd. De gemeenteraad stelt juni 2015 de gemeentelijke Perspectiefnota vast. Daarin wordt globaal aangegeven op welke wijze de gemeente de bezuinigingstaakstelling wil realiseren. Begin 2015 bracht de gemeente sluiting van de wijkvestigingen van Stadkamer als bezuinigingsmogelijkheid voor Stadkamer naar buiten. Onder druk van de massale maatschappelijke protesten is deze optie van de baan. De bezuinigingstaakstelling is dat echter nog niet: in 2015 doen we onderzoek naar toekomstscenario’s en hun financiële consequenties.
11
12
B. Bedrijfsresultaten
13
1. Collectie
collectie
200.000 160.000 120.000 boeken
80.000
digitale media
40.000 0
14
bezoekers
600.000
500.000
400.000
300.000
200.000
100.000
centrum wijkbibliotheken
0
virtuele bibliotheek
15
bezoekers per vestiging
600.000 500.000 400.000 300.000
2014
2013
200.000 2012
100.000 2011
0
De primaire functie van wijkvestigingen is het uitlenen van materalen. Daarnaast vervullen wijkvestigingen een sociale ontmoetingsfunctie. De studiefunctie en de maatschappelijke- en culturele activiteiten vinden vooral plaats in de centrale vestiging. Deze functieverdeling weerspiegelt zich in de bezoekerscijfers. Het aantal bezoekers van Centrum neemt trendmatig toe terwijl het aantal uitgeleende materialen juist licht daalt. De conclusie is dat bezoekers van Centrum in mindere mate komen voor het traditionele lenen van materialen maar juist meer voor de studiefunctie en de activiteiten. De daling van de aantallen uitleningen is ook terug te vinden in de wijkvestigingen. In Zuid en Stadshagen is dezelfde dalende trend terug te vinden in de bezoekerscijfers. Het aantal bezoekers van de vestiging Aalanden neemt ondanks dalende uitleencijfers juist toe. Hier lijkt de bevolkingssamenstelling met een gemiddeld hogere leeftijd dan Zuid en Stadshagen van invloed te zijn op de sociale functie van de bibliotheek in de wijk.
16
leden
35.000 30.000 25.000 20.000 niet betalend
15.000
betalend (incl. Biebsearch)
10.000 5.000 0
17
leden
per
categorie
25.000
20.000
15.000 t/m 17 jaar volwassenen
10.000
biebsearch
5.000
0
leden per categorie 25.000
aantal leden
20.000
15.000 t/ m 17 jaar biebsearch 10.000
volwassenen
5.000
0 2011
2012
2013
2014
18
percentage leden exclusief biebsearch
40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 2014
2013
2012
2011
Het aantal leden is in 2014 gedaald met bijna 8%. Voor de daling vallen twee concrete oorzaken aan te wijzen: Landstede MBO beëindigde de Biebsearch-overeenkomst. Deze mutatie was verantwoordelijk voor een afname van het totaal aantal leden met bijna 4% , 50% van het totale ledenverlies. Een opschoning van het bestand inactieve niet-betalende leden leidde tot een teruggang van het totale aantal leden met ruim 2%, 25% van het totale ledenverlies. De resterende 2% ledenverlies komt op het conto van de individuele volwassen betalende leden. Dit verlies is trendmatig en sluit aan bij de provinciale- en landelijke trend. In tegenstelling tot het aantal leden vertoont het aantal bezoekers juist een stijgende lijn. Nog steeds is het lidmaatschap gekoppeld aan het lenen. In de praktijk zien we een veranderend bibliotheekgebruik, meer gericht op verblijven, studeren en het bezoeken van activiteiten en minder op het lenen.
19
uitleningen 1.200.000
1.000.000
800.000
600.000
400.000
200.000 centrum wijkvestigingen
overige
0
20
uitleningen per vestiging 600.000
500.000
400.000
300.000
200.000
100.000 2014 2013 2012
0
2011
Evenals het aantal leden neemt ook het aantal uitleningen af, zij het in mindere mate: 8% minder leden tegenover 1,3% minder uitleningen. In vergelijking met 2013 neemt het aantal uitleningen in Centrum zelfs toe, mede doordat Centrum in 2013 drie weken gesloten was in verband met renovatiewerkzaamheden. Omdat lenen en het lidmaatschap aan elkaar gekoppeld zijn is het verschil in ontwikkeling opvallend. Waarschijnlijk spelen in het hoge dalingspercentage van het aantal leden de onder 2. Bezoekers genoemde incidentele oorzaken van het ledenverlies (opschoning ledenbestand jeugd en afhaken Landstede MBO Biebsearch) een belangrijke rol.
21
22
7. Educatie dienstverlening aan het onderwijs School Ambelt CBS De Aquarel CBS De Ark CBS De Boog Chr. Praktijkonderwijs CBS De Duyvencamp CBS De Ichtus CBS De Klokbeker CBS De Morgenster CBS De Wendakker CBS De Zevensprong CBS De Zuidster CBS Het Carillon CBS Het Mozaiek CBS Het Stroomdal CBS Koningin Emma School CBSO Brug GBS Aquamarijn GBS De Schatgraver GBS Smaragd GBS Sprankel GSBO Eliëzerschool GSBO Obadjaschool KBS De Phoenix KBS De Vlieger KBS De Wilgenburg KBS De Wingerd KBS Het Atelier Jenapleinschool Ligplaatsschool 't Zwanenest OBS Campherbeek OBS De IJsselhof OBS De Krullevaar OBS De Markesteen OBS De Marshof OBS De Octopus OBS De Oosterenk OBS De Parkschool OBS De Ridderspoor OBS De Schatkamer OBS De Springplank (Wonderwoud) OBS De Toonladder OBS De Werkschuit OBS De Wieden OBS Enkschool OBS Floris Radewijn Windesheim OBS Geert Grote School OBS Het Festival OBS Het Veldboeket OBS Montessorischool Oec. Basisschool De Kubus Wijthmen Onderwijscentrum de Twijn Paperclip (was Veerezon) SBO De Sluis SBO Facet SBO Het Speelwerk Vrije School Michaël
Brede school
Ja Ja
open boek
monitor
ja
ja
Ja Ja Ja
ja ja
actuele bieb
Ja klassenbieb
contract
Offerte ja, BS uren Offerte
Ja
Ja Ja ja
Ja Ja ja Ja
Ja Ja Ja
Ja
ja ja
Ja ja
Ja ja, BS uren
Ja ja
Ja
Ja ja
ja Ja Ja
Ja ja ja
Offerte
Ja
ja
komt
Offerte
ja ja
ja
Ja Ja Ja
Ja
ja
Ja
ja, BS uren
ja Ja Ja
ja
ja Ja
ja Offerte
Nog niet
Ja Ja
ja 2014/15
Ja komt
Ja Offerte
ja
Ja
23
C. FINANCIEEL VERSLAG 2014
24
Inhoudsopgave
C. FINANCIEEL VERSLAG
24
1. Inleiding
26
2. Balans per 31 december 2014
34
3. Exploitatierekening 2014
36
4. Kasstroomoverzicht
37
5. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling
38
6. Toelichting op de balans per 31 december 2014
40
7. Specificatie van de exploitatierekening 2014
49
8. Overige gegevens
62
9. Controlebevindingen
63
Bijlage: Staat van materiële vaste activa
64
25
1.
INLEIDING FINANCIEEL VERSLAG
1.1. Kader Financieel Verslag 2014 Bibliotheek Zwolle stuurt financieel op basis van de Begroting 2014. Tegenover het beschikbaar stellen van subsidie door de gemeente staan prestatieverplichtingen van de kant van de bibliotheek. Deze zijn vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst 2014. De gemeente stelt voorafgaand aan het begrotingsjaar de begroting en de uitvoeringsovereenkomst vast. De Begroting 2014 en de Uitvoeringsovereenkomst 2014 vormen de uitwerking van de beleidsvoornemens die zijn vastgelegd in de “Strategische Agenda 2013-2016: Schatkamer voor leren en ontmoeten”. De geleverde prestaties afgezet tegen de prestatieafspraken zijn verantwoord onder B. Bedrijfsresultaten. De financiële resultaten komen onder C. Financieel Verslag aan de orde.
1.2.
2014: cruciaal voorbereidingsjaar
Algemeen 2014 heeft financieel in het teken gestaan van de voorbereidingen: op de fusie van Bibliotheek, Muzerie en Kunst&Zo tot Stadkamer en op de verhuizing van vestiging Centrum naar de Zeven Alleetjes. Er is een belangrijke basis gelegd voor de echte veranderingen die in 2015 (Stadkamer) en 2016 (verhuizing) plaats zullen vinden. Op weg naar Stadkamer Eind 2013 werden de met de fusie samenhangende transactiekosten begroot op € 367.000. Daarvan zou de gemeente € 150.000 voor haar rekening nemen in de vorm van een doelsubsidie, de bibliotheek € 117.000 ten laste van de bestemmingsreserve Fusiekosten/Nieuwe huisvesting Centrum en de Muzerie € 100.000 in de vorm van inbreng van eigen vermogen in Stadkamer. Eind 2014 is ten laste van de exploitatie van Bibliotheek Zwolle € 206.000 daadwerkelijk besteed. Daarnaast heeft de Muzerie € 56.000 aan fusiekosten uitgegeven. Daarmee is in totaliteit € 262.000 van het transitiekostenbudget van € 367.000 daadwerkelijk uitgegeven. Het is de verwachting dat het resterende budget (€ 105.000) niet toereikend zal zijn om de nog komende direct aan de fusie-gerelateerde kosten te dekken. In de bestemmingsreserve Fusiekosten is daarom rekening gehouden met € 29.000 aan hogere fusie-uitgaven. De meerkosten liggen vooral op de terreinen Marketing/PR, ICT en financieel beheer. Cultuureducatie nieuwe stijl De opzet van het onderdeel Cultuureducatie is niet alleen nieuw voor Zwolle maar ook landelijk een primeur. In 2014 is een werkbare opzet ontwikkeld voor de cultuur-educatieve fondsen voor het Primair Onderwijs, Het Voortgezet Onderwijs, Amateurkunst en de Wijken. In nauwe samenwerking met alle stakeholders waaronder de gemeente als initiator van het nieuw beleid, is een effectieve en efficiënte financiële structuur uitgewerkt. De complexiteit van het geheel is echter zodanig dat we voor 2015 een doorontwikkeling voorzien op basis van de praktijkervaringen. Ontwikkeling van de businessunits Materialenbank en Bedrijfsbureau Binnen de Stadkamer-organisatie nemen de Materialenbank en het Bedrijfsbureau een aparte plaats in. Beide onderdelen zijn ingericht als businessunits. De gemeente heeft voor beide onderdelen samen tot en met 2017 een jaarlijks aflopend bedrag aan garantiesubsidie in het vooruitzicht gesteld. Vanaf 2018 moeten de Materialenbank en het Bedrijfsbureau financieel op eigen benen staan. De ontwikkeling van gesubsidieerde- naar kostendekkende exploitatie vergt zowel een omslag in denken en handelen van de medewerkers als voor de afnemers (vooral scholen) die tot dusverre gewend waren om zonder doorberekening van kosten diensten af te nemen. 2015 zal duidelijkheid verschaffen over het toekomstperspectief van beide units in de nieuwe setting.
26
Van Exact naar AFAS Bibliotheek Zwolle maakt sinds enkele jaren via de Rijn Brink Groep (RBG) gebruik van het financiële pakket Exact. De RBG zelf maakt daarentegen gebruik van het ERP-pakket van AFAS. De verwachting is dat op termijn de RBG organisatiebreed over zal gaan naar AFAS. Stadkamer heeft in haar nieuwe opzet behoefte aan een professioneel CRM (Customer Relations Management)–pakket. Na marktonderzoek is uiteindelijk gekozen voor de voordelen van een geïntegreerde oplossing van financiën en CRM in de vorm van het ERP-pakket van AFAS, opnieuw via de RBG. De installatie van het financiële onderdeel van het pakket heeft eind 2014 plaatsgevonden. Het is per 1 januari 2015 operationeel. De implementatie van het CRM-deel vindt in het voorjaar van 2015 plaats. Naar een nieuw verdienmodel De bibliotheek ontwikkelt zich zowel landelijks als in Zwolle van uitlener van boeken tot een centrum voor cultuur en informatie. We verwachten dat het uitlenen van materialen geleidelijk een minder dominante plaats in het aanbod van bibliotheekdiensten in gaat nemen terwijl de verblijfsfunctie en het, veelal in samenwerking met derden, aanbieden van maatschappelijke- en culturele activiteiten juist aan belang gaan winnen. We zien deze ontwikkeling terug in de bedrijfsresultaten over de afgelopen jaren en in het teruglopen van de aan het lenen gekoppelde contributies en telaatgelden. Een verschuiving van functie betekent daardoor ook een verandering van de inkomstenstromen. We doen onderzoek naar een toekomstbestendig verdienmodel. Uitgangspunt wordt een gesubsidieerde basis met daarboven aanvullende afspraken voor de directe kosten per dienst ten aanzien van de verhouding eigen inkomsten – subsidie. In 2014 hebben we een proefopstelling gepresenteerd. We verwachten in 2015 een eerste meer definitieve opzet van de begroting op basis van het nieuwe model te presenteren. Nieuwe vestiging Centrum aan de Zeven Alleetjes De gemeenteraad heeft aan de verkoop van het huidige pand Centrum aan de Diezerstraat en de verhuizing van de Stadkamer naar de Zeven Alleetjes als voorwaarde gekoppeld dat de hele operatie budgettair neutraal verloopt. Dat betekent dat de verkoopopbrengst van het pand aan de Diezerstraat voldoende moet zijn om het pand aan de Zeven Alleetjes aan te kopen, te verbouwen en de eventuele hogere exploitatielasten te dekken. Voor dit doel is door de gemeente een business-case uitgewerkt waaraan ook de bibliotheek heeft meegewerkt. Op basis van de businesscase heeft de gemeenteraad maart 2014 groen licht gegeven voor de verhuizing. Voor wat betreft de inrichtingskosten heeft de gemeente geen specifieke investeringssubsidie beschikbaar gesteld. Wel is toegezegd dat indien het bouwbudget daartoe ruimte biedt inrichtingskosten vanuit het bouwbudget mogen worden gedekt. De bibliotheek heeft aangegeven welk investeringsbedrag zij binnen haar exploitatie maximaal vrij kan maken. December 2014 is het Voorlopig Ontwerp (VO) voor de Zeven Alleetjes vastgesteld. Financieel paste het VO binnen het bouwbudget maar om dat te realiseren werden aan aantal planonderdelen op het grensgebied van bouw- en inrichting verplaatst naar het inrichtingsbudget. Als gevolg van de verschuivingen vielen de inrichtingskosten hoger uit dan het door de bibliotheek vastgestelde maximale investeringsbudget. Thans zoeken Stadkamer en de gemeente naar oplossingen om het verschil te overbruggen. Er zijn een aantal kansrijke oplossingsrichtingen benoemd. Eenmalige kosten verhuizing Zeven Alleetjes Naast de structurele kosten brengt de verhuizing eenmalige, niet te activeren kosten met zich mee: desinvesteringskosten van de huidige inrichting aan de Diezerstraat, ontwerpkosten, projectbegeleiding, verhuiskosten en openingsfestiviteiten. Voor dit doel is de afgelopen jaren een bestemmingsreserve gevormd. Liquiditeit en financiering De komende jaren worden een aantal bestemmingsreserves ingezet voor de doelen waarvoor ze zijn gevormd: fusiekosten Stadkamer (2015), eenmalige kosten verhuizing naar de Zeven Alleetjes
27
(2016), 100-jarig jubileum (2016) en de vervanging van de inrichting van de wijkbibliotheek Stadshagen (2016). Dat betekent dat de liquide ruimte in 2015 en 2016 substantieel afneemt en grote investeringen met vreemd vermogen moeten worden gefinancierd. Het is de vraag of de Stadkamer voldoende toegang heeft tot de na de financiële crisis veel minder toeschietelijke kapitaalmarkt om in de liquiditeitsbehoefte te voorzien. Realisatie van de inrichtingsplannen kan daarbij afhankelijk worden van de bereidheid van de gemeente om garant te staan voor de af te sluiten geldleningen.
28
1.3.
Financieel resultaat 2014
2014 leverde een bescheiden positief exploitatieresultaat op van € 34.500 tegenover een negatief begrotingsresultaat van € 4.000. Cijfermatig kan het resultaat als volgt worden geanalyseerd: €
€ € € € € € € €
€ € € € € €
€ €
€ €
€ € €
Het exploitatiejaar 2014 is financieel positief verlopen. Het exploitatieresultaat is € 38.500 gunstiger dan begroot (€ 34.500 positief tegenover een begroot resultaat van € 4.000 negatief)
29
terwijl in het resultaat € 54.000 aan niet begrote vervroegde afschrijvingskosten in verband met de aanstaande verhuizing van de centrale vestiging naar de Zeven Alleetjes en € 56.000 aan eveneens niet begrote fusiekosten Stadkamer zijn verwerkt. Deze extra kosten (totaal € 110.000) zijn ruim gecompenseerd door de lagere afschrijvingskosten voor inrichtingen en inventarissen en ICT van in totaal € 168.000. De lagere afschrijvingskosten zijn het gevolg van uitstel van vervangingsinvesteringen in verband met de aanstaande verhuizing. Per saldo zijn deze incidentele posten verantwoordelijk voor een positief effect op het exploitatieresultaat van € 58.000. Zonder dit incidentele effect zou het exploitatieresultaat dus € 23.500 negatief zijn geweest, € 19.500 negatiever dan begroot. De conclusie uit het bovenstaande luidt dat het resultaat vooral beoordeeld moet worden als een incidentele meevaller. Dankzij de meevaller hoeft minder dan voorzien een beroep te worden gedaan op de bestemmingsreserves ten behoeve van de fusiekosten en de verhuizing naar de Zeven Alleetjes. Gelet op de financiële onzekerheden rond het verhuisproject is deze extra financiële ruimte meer dan welkom.
1.4.
Mutaties reserves 2014
De Bestemmingsreserve inventaris Stadshagen is gedoteerd met het vooraf vastgestelde en begrote jaarbedrag (€ 35.502). De bestemmingsreserve wordt opgebouwd met als doel om in 2016 de op dat moment afgeschreven inrichting en inventaris te vervangen. De bestemmingsreserve Hart van Zwolle/Nieuwe bibliotheek Centrum (ultimo 2013 € 500.000) is gesplitst in een bestemmingsreserve voor de resterende fusiekosten Stadkamer en een bestemmingsreserve ten behoeve van de nieuwe huisvesting Centrum aan de Zeven Alleetjes. De omvang van de Bestemmingsreserve Fusiekosten Stadkamer bedraagt €90.000. De totale fusiekosten zijn in 2014 begroot op €367.000 waaraan volgens afspraak de gemeente € 150.000, de bibliotheek € 117.000 en de Muzerie € 100.000 zouden bijdragen. Eind 2014 heeft de gemeente haar bijdrage geleverd in de vorm van een doelsubsidie en heeft de bibliotheek € 56.000 transitiekosten verwerkt in haar exploitatie 2014. Het aandeel van de Muzerie dient beschikbaar te komen in de vorm van de inbreng van het eigen vermogen van de stichting in de nieuwe fusieorganisatie De Stadkamer. De bibliotheek vormt de bestemmingsreserve voor €117.000 toegezegde bijdrage minus € 56.000 gerealiseerde bijdrage = € 61.000 aan afgesproken inbreng. Daarboven is €29.000 gedoteerd ter dekking van verwachte extra fusiekosten. Daarmee heeft de bestemmingsreserve ultimo 2014 een omvang van €90.000. Voor de bestemmingsreserve Nieuwe Huisvesting Centrum Zeven Alleetjes resteert een bestemmingsreserve van €420.000. De reserve is bedoeld voor dekking van de incidentele kosten als gevolg van de nieuwe huisvesting: ontwerpkosten, interne en externe projectbegeleiding, verhuiskosten alsmede en voor zover binnen de exploitaties 2015 en 2016 noodzakelijk de extraafschrijvingskosten als gevolg van de versnelde afschrijving van niet verhuisbare inrichting en inventaris.
Weerstandsvermogen en ondernemerschap Bibliotheek Zwolle voert een op innovatie gericht ondernemend beleid. Ten aanzien van het weerstandsvermogen is, na overleg met de externe accountant, vastgesteld dat een Algemene Reserve van € 300.000 wenselijk is om redelijkerwijs voorzienbare bedrijfsrisico’s af te dekken. Op enig moment zullen de bestemmingsreserves daadwerkelijk worden ingezet. Exclusief het weerstandsvermogen en de bestemmingsreserves resteert ultimo 2014 € 146.832 aan eigen vermogen. Daarvan is ongeveer € 75.000 nodig voor het opvangen van de jaarlijkse schommelingen in de financiële exploitatie. Uiteindelijk blijft ongeveer € 72.000 over als reëel ondernemersvermogen. Dit in relatie tot de ingrijpende ontwikkelingen bescheiden vermogen, maakt het noodzakelijk om ook in de toekomst naast cultureel ondernemend financieel
30
verantwoord te manoeuvreren. Om blijvend te kunnen investeren in kansrijke ontwikkelingen is het noodzakelijk dat uit succesvolle projecten inkomsten worden gegenereerd en gereserveerd.
1.5.
Financieel perspectief 2015
Stadkamer is op 1 januari 2015 een feit Na het voorbereidingsjaar 2014 is per 1 januari 2015 Stadkamer daadwerkelijk van start gegaan. De jaaromzet van Stadkamer stijgt in vergelijking met de bibliotheek van euro 4,6 miljoen naar euro 6,3 miljoen. De financiële administraties van de bibliotheek en de Muzerie worden na de vaststelling van de separate onderliggende jaarrekeningen 2014 geconsolideerd. Stadkamer treedt in alle rechten en verplichtingen van haar rechtsvoorgangers. In juridische zin is Bibliotheek Zwolle de overnemende partij. In overleg met de gemeente is besloten geen due diligence te laten uitvoeren: zowel Muzerie als de bibliotheek leggen jaarlijks financiële verantwoording af aan de gemeente. Eind 2014 kwamen enkele financiële tegenvallers bij de Muzerie aan het licht. De gemeente heeft aangegeven ten aanzien van het afwikkelen van deze tegenvallers haar verantwoordelijkheid te zullen nemen. Besloten is wel om ter voorkoming van mogelijke toekomstige financiële problemen een belastingcheck uit te laten voeren door Price Waterhouse & Coopers. De rapportage wordt vóór 1 mei 2015 verwacht. De financiële administratie is per 1 januari overgegaan van Exact naar AFAS, de fondsen zijn administratief ingericht en alle betrokken partijen zijn geïnformeerd. De personeelsformatie is al najaar 2014 op sterkte gebracht: het aantal fte’s personeelsformatie is gestegen van ongeveer veertig naar ruim vijftig, een groei van 25%. Via frequente monitoring zullen we het functioneren van de nieuwe opzet in de praktijk zorgvuldig volgen zodat we indien nodig snel in kunnen anticiperen. Nieuwe vestiging Centrum aan de Zeven Alleetjes Net als in 2014 staat 2015 in het teken van de voorbereidingen op de verhuizing van de vestiging Centrum naar de Zeven Alleetjes per 1 mei 2016. In financiële zin betekent verhuizen vooral het zoeken naar financiële dekking voor de inrichtingsplannen. Een nieuwe huisvesting biedt bij uitstek de kans om de ambities en de kernwaarden verleiden, verbinden, vernieuwen van Stadkamer gestalte te geven. Tegelijkertijd zijn de financiële mogelijkheden begrensd en wil de organisatie zich financieel niet vertillen aan de verhuisoperatie. Naast het inpassen van de te activeren inrichtingskosten in de jaarlijkse exploitatie moet Stadkamer beschikken over voldoende liquiditeit. In 2015 zullen we op basis van een geactualiseerde meerjarige cash-flow-begroting vreemd vermogen aantrekken. Teruglopende publieksinkomsten De trend dat er minder boeken worden verkocht door de boekhandel en uitgeleend door bibliotheken is landelijk en onmiskenbaar. Informatieve boeken zijn al voor een aanzienlijk deel vervangen door on-line informatie via internet. Ook het e-book wint terrein. Bibliotheken bieden ebooks op landelijk niveau aan hun leden aan maar de dienstverlening op dit gebied staat nog in de kinderschoenen. De digitale ontwikkelingen zorgen voor een dalende trend van de aantallen uitleningen en leden en daarmee onvermijdelijk voor de omvang van de lenersinkomsten van bibliotheken. Tot nu toe verloopt de terugloop redelijk lineair en daarmee voorspelbaar en zijn de gevolgen op te vangen binnen de exploitatie. Het is echter niet voorspelbaar of deze ontwikkeling op enig moment versnelt waardoor bibliotheken geconfronteerd worden met sterker teruglopende publieksinkomsten.
31
Bezuinigingen Eind 2014 heeft de gemeente een forse bezuinigingsoperatie van euro 11,3 miljoen in het socialeen culturele domein aangekondigd. De globale invulling van de bezuinigingsplannen vindt plaats in de gemeentelijke perspectiefnota die juni 2015 door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De bezuinigingen moeten uiterlijk in 2018 worden gerealiseerd. Hoewel de aanvankelijk voorgenomen bezuinigingsrichting in de vorm van sluiting van de wijkbibliotheken mede door alle maatschappelijke protesten van de baan lijkt te zijn, houden we er rekening mee dat Stadkamer een deel van de bezuinigingsopgave alternatief in moet vullen. In 2015 doen we onderzoek doen naar toekomstscenario’s en hun financiële consequenties.
32
1.6.
OVERZICHT EXPLOITATIE-RESULTATEN
De vergelijking van de Exploitatierekening 2014 met de Begroting 2014 en de Exploitatierekening 2013 kan als volgt worden weergegeven:
33
Kengetallen: Current ratio (verhouding vlottende activa versus kortlopende schulden): 2,03 (2013: 1,47) Werkkapitaal (vlottende activa – kortlopende schulden) : € 698.561 (2013 € 612.294)
34
35
36
37
5. GRONDSLAGEN VAN WAARDERING EN RESULTAATBEPALING 5.1. Algemeen Richtlijn Jaarrekeningenrecht 640 (RJ 640) en Algemene Subsidievoorwaarden (ASV) Stichtingen zonder winstoogmerk zijn niet gebonden aan het jaarverslagleggingsrecht zoals dat in het Burgerlijk Wetboek is opgenomen. Wel kent het BW een voor stichtingen zonder winstoogmerk niet bindende richtlijn: RJ 640. De eisen die in de gemeentelijke ASV aan de financiële verslaglegging worden gesteld komen voor een belangrijk deel overeen met de richtlijnen uit RJ 640. Bibliotheek Zwolle volgt in haar verslaglegging de richtlijn RJ640 niet integraal. Zij volgt in haar verslaglegging de eigen grondslagen zoals uiteengezet in deze grondslagen van waardering en resultaatbepaling. In deze grondslagen is rekening gehouden met de gemeentelijke Algemene Subsidie Voorwaarden. 5.2. Grondslagen van waardering Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op aanschafwaarde, verminderd met afschrijvingen op basis van een vast percentage dat gebaseerd is op de verwachte economische levensduur. Daarbij worden meubilair, verbouwingen en vaste inventaris zoals vloerbedekking afgeschreven in 10 jaar en apparatuur in vier jaar tenzij er redenen zijn om te kiezen voor een afwijkende afschrijvingstermijn. Deze wijze van afschrijven is in overeenstemming met de Algemene Subsidie Voorwaarden van de Gemeente Zwolle (ASV). Van investeringen die plaatsvinden in de loop van het boekjaar, wordt afgeschreven vanaf de maand van aanschaf. Ten aanzien van vervoermiddelen wordt een afschrijvingstermijn van 6 jaar (16,67%) gehanteerd gebaseerd op de reële levensduur van vervoermiddelen. Boekwinst behaald bij de verkoop van vervoermiddelen dient als eerste afschrijving op de vervangingsinvestering. Volledig afgeschreven activa worden uit het cumulatieve bestand verwijderd. Ontwerp-/architectkosten worden niet geactiveerd evenmin als installatiekosten ten behoeve van de aanleg en/of instandhouding van het ICT-netwerk. Deze kosten worden in het jaar van uitvoering ten laste gebracht van het resultaat. Activa in ontwikkeling zijn tegen het per ultimo van het boekjaar betaalde bedrag opgenomen in het activa-overzicht. De afschrijving start vanaf de maand van daadwerkelijke ingebruikname van het activum. Investeringen met een aanschafwaarde beneden € 1.000 komen volledig ten laste van de exploitatie in het jaar van aanschaf. De grens van € 1.000 is ontleend aan de Algemene Subsidie Verordening van de gemeente Zwolle (ASV). In 2013 is in de Bibliotheek Centrum de inrichting gerenoveerd. De verwachting is dat de vestiging Centrum eind 2016 verhuist. Om die reden wordt het niet verhuisbare deel van de nieuwe inrichting lineair afgeschreven over de periode vanaf de ingebruikname tot eind 2016. Overzicht afschrijvingstermijnen materiële vaste activa: Gebouwen: wijkbibliotheek Aalanden:
2,5% van de aanschafwaarde
Inrichting en inventaris: Afhankelijk van de verwachte economische levensduur:
38
vervoermiddelen: meubilair c.a.: aanpassingen aan gebouwen automatiseringsapparatuur: overige inrichting en inventaris
16,67% van de aanschafwaarde 10% van de aanschafwaarde 10% van de aanschafwaarde 25% van de aanschafwaarde 25% van de aanschafwaarde
Vorderingen en overlopende activa De vorderingen en overlopende activa worden opgenomen tegen nominale waarde, zonodig onder aftrek van een voorziening voor dubieusheid. Overige activa en passiva Alle overige activa worden opgenomen tegen nominale waarde.
5.3. Grondslagen van resultaatbepaling De gemeentesubsidie wordt berekend aan de hand van de voor het boekjaar geldende subsidietoezegging van de gemeente Zwolle. Contributies worden verantwoord in het jaar waarin de contributie wordt ontvangen. Rente-inkomsten worden toegerekend aan het jaar waarop de rentebate betrekking heeft. De overige baten worden verantwoord in het jaar waarin de diensten c.q. de goederen zijn geleverd. De kosten van per ultimo van het boekjaar bestelde maar nog niet uitgeleverde media worden toegerekend aan het jaar waarin de bestelling is geplaatst en er derhalve een afname- en betalings- verplichting is ontstaan. De in bestelling-gegevens worden ontleend aan het bibliotheeksysteem WISE. De lasten worden verantwoord op basis van historische kostprijs en worden toegerekend aan het jaar waarop deze betrekking hebben. Afschrijvingen worden berekend zoals hierboven onder de waarderingsgrondslagen van de materiële vaste activa is weergegeven. Projecten Projecten hebben in veel gevallen een looptijd die afwijkt van het begrotingsjaar. Als de looptijd niet samenvalt met het boekjaar dan is het financieel saldo per ultimo opgenomen op de balans. Is een project gedurende het boekjaar afgerond, dan is het financieel eindsaldo verwerkt in het exploitatieresultaat.
39
6. TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2014 Materiële vaste activa
(1)
€795.420
(2013 € 1.065.171)
Voor een nadere specificatie van de materiële vaste activa: zie bijlage
40
Actuele waarde van de activa Waarden van gebouwen in eigendom van de stichting Bibliotheek Zwolle heeft per 31 december 2014 geen panden in eigendom. Gebruiksrecht wijkbibliotheek Aalanden Het gebouw Dobbe 23 is juridisch eigendom van de “Stichting Wijkcentrum Aalanden” (SWA). Bibliotheek Zwolle heeft in 1977 ten bedrage van € 182.951 geparticipeerd in de stichtingskosten. Uit dien hoofde is Bibliotheek Zwolle vertegenwoordigd in het bestuur van de SWA. Bibliotheek Zwolle en SWA hebben in 1996 een nadere overeenkomst afgesloten betreffende de juridische status van de inbreng van Bibliotheek Zwolle. De overeenkomst is vastgelegd in een notariële akte. Belangrijkste punten: de inbreng van Bibliotheek Zwolle wordt door SWA in 30 jaar afgeschreven; Bibliotheek Zwolle heeft het gebruiksrecht voor onbepaalde tijd; onderhoud van het Bibliotheek Zwolle gedeelte is voor rekening van Bibliotheek Zwolle, als ware zij eigenaar; bij verlaten van het pand voordat de inbreng volledig is afgeschreven, heeft Bibliotheek Zwolle recht op uitbetaling door de SWA van het niet afgeschreven deel van die inbreng; eindigt de deelname van Bibliotheek Zwolle aan de SWA nadat de inbreng reeds is afgeschreven, dan kan Bibliotheek Zwolle geen financiële rechten tegenover SWA doen gelden.
Verzekerde waarden van de inventarissen in eigendom van de stichting Diezerstraat 80 Centrale Bibliotheek v/d Capellenstraat 95 wijkbibliotheek Zuid Dobbe 23 wijkbibliotheek Aalanden Werkerlaan 1b wijkbibliotheek Stadshagen
€ € € €
3.359.500 560.000 345.000 775.000
taxatie taxatie taxatie taxatie
2010 2013 2011 2013
Opmerkingen: de verzekerde waarden zijn exclusief media, die afzonderlijk zijn verzekerd; alle automatiseringsapparatuur is opgenomen onder de verzekerde waarde van de centrale bibliotheek met uitzondering van de zelfservice-apparatuur die tot de vestigingsinventaris wordt gerekend.
41
Langlopende vorderingen (2) Er zijn ultimo 2014 geen langlopende vorderingen. €
€
42
€
€
€
€
€
Algemene Reserve De algemene reserve vormt het weerstandsvermogen van Bibliotheek Zwolle. De organisatie hanteert als uitgangspunt dat in relatie tot de bedrijfsrisico’s een vrij beschikbaar eigen vermogen van € 300.000 gewenst is.
43
Bestemmingsreserves: toelichting op de mutaties 1. 100-jarig bestaan in 2016 Bibliotheek Zwolle viert in 2016 het 100-jarig bestaan. Een optie is om bij die gelegenheid huis-aan-huis een glossy over de geschiedenis van de bibliotheek uit te geven waarbij de nadruk zal liggen op de rol die de bibliotheek heeft gespeeld in de persoonlijke ontwikkeling van Zwollenaren en op de rol die de bibliotheek in de verschillende perioden van haar bestaan heeft gespeeld in de Zwolse samenleving. De omvang van de reserve is gebaseerd op een eerste globale kostenbegroting. 2. Vervangingsfonds inrichting en inventaris Stadshagen De inrichting en inventaris van de Bibliotheek in Stadshagen is in 2006 bekostigd met een incidentele subsidiebijdrage van de Gemeente Zwolle. Met de gemeente is de afspraak gemaakt om jaarlijks 10% van het investeringsbedrag ad € 35.502 te reserveren voor de toekomstige vervanging.
De bestemmingsreserve Renovatie Centrum uit de Jaarrekening 2013 is vanuit een oogpunt van transparantie gesplitst in twee nieuwe bestemmingsreserves: 4. Fusiekosten en 5. Nieuwe huisvesting.
3. Fusiekosten Bibliotheek, Muzerie en Kunst&Zo tot Stadkamer Per 1 januari 2015 fuseren Bibliotheek Zwolle, de Muzerie en Kunst&Zo tot de Stadkamer. De met de fusie samenhangende transitiekosten zijn geraamd op € 367.000. Daarvan neemt de gemeente € 150.000, de bibliotheek € 117.000 en de Muzerie € 100.000 voor haar rekening. In 2014 heeft de gemeente haar aandeel in de kosten bijgedragen in de vorm van een doelsubsidie en heeft de bibliotheek binnen haar exploitatie € 56.000 bijgedragen. Het beoogde aandeel van de Muzerie wordt in 2015 verwacht in de vorm van inbreng van het eigen vermogen van de Muzerie in de nieuwe stichting De Stadkamer. De bestemmingsreserve bevat naast het afgesproken nog niet voldane aandeel van de bibliotheek (€ 117.000 - € 56.000 = € 61.000) een extra reservering van € 29.000 omdat de werkelijke transitiekosten naar verwachting hoger uitkomen dan het begrote bedrag. 4. Nieuwe huisvesting Stadkamer aan de Zeven Alleetjes De bestemmingsreserve is bedoeld voor dekking van de incidentele kosten die voortvloeien uit de nieuwe huisvesting van de Stadkamer aan de Zeven Alleetjes. De verhuizing staat gepland voor 1 mei 2016. Tot de incidentele kosten worden in dit verband gerekend ontwerpkosten, projectbegeleidingskosten (intern en extern), verhuiskosten alsmede de desinvesteringskosten voor het op het moment van verhuizing niet afgeschreven deel van de niet verhuisbare delen van de inrichting en inventaris. 5. Schenkingen en nalatenschappen Bibliotheek Zwolle heeft de ANBI-status. De in 2013 ontvangen erfenis werd in 2014 voor een deel (€ 10.661) in overleg met de nabestaanden gebruikt voor de aanschaf van een drietal 3-d printers. De printers worden in samenwerking met de Creatieve Coöperatie ingezet voor workshops en andere op een breed geïnteresseerd publiek gerichte kennismakingsmethoden.
Voorzieningen (6)
€
58.250.
(2013 € 54.750)
Onderhoud gebouwen en inventarissen De voorziening dient voor egalisatie van de kosten voor periodiek groot onderhoud. De gewenste omvang van de voorziening wordt bepaald op basis van een meerjarig onderhoudsplan. Op basis van het onderhoudsplan is in 2014 € 3.500 aan de voorziening toegevoegd.
44
Bijdragen van derden
(7) €
90.147
(2013 € 134.159)
Bijdrage van de Gemeente Zwolle ten behoeve van inrichting Stadshagen € 70.897 De gemeente heeft door middel van een opstartsubsidie financieel bijgedragen aan de totstandkoming van de bibliotheek in het Cultuurhuis in Stadshagen in 2006. Voor zover de subsidie is gebruikt voor de bekostiging van de inrichting en inventaris is deze gepassiveerd op de balans. De betreffende inventaris is geactiveerd. Jaarlijks valt 10% van de oorspronkelijke bijdrage vrij ten gunste van de exploitatie ter dekking van de afschrijvingskosten. Bijdrage van het Meander College aan renovatie wijkbibliotheek Aalanden
€ 19.250
De wijkbibliotheek Aalanden is tevens schoolbibliotheek voor het Meander College. Het Meander College draagt zowel bij in de jaarlijkse exploitatiekosten als in de tienjaarlijkse renovatiekosten. In 2010 heeft het Meander College de renovatie financieel ondersteund met € 35.000. De bijdrage is gepassiveerd op de balans en valt in tien jaarlijkse termijnen vrij ten gunste van de afschrijvingskosten.
45
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
Alle kortlopende aflossingsverplichtingen (2015) zijn opgenomen onder de kortlopende schulden. Verstrekte zekerheden Als zekerheidsstelling voor de bovenstaande leningen is (eerste)pandrecht gevestigd op de in dit kader niet nader gespecificeerde bedrijfsuitrusting, voorraden en boekvorderingen.
46
€
€
47
Huurverplichtingen: Pand:
Eigendom:
Diezerstraat 80 Gemeente Zwolle v/d Capellenstraat 95 Gemeente Zwolle Werkerlaan 1b BPF/Gemeente Zwolle
Huur per jaar niveau jan. 2015
Looptijd:
€ € €
onbepaald onbepaald onbepaald
330.172 87.856 135.210
Huur apparatuur: In alle vestigingen is op huurbasis kopieerapparatuur aanwezig van RICOH. De expiratiedatum van de huurovereenkomst is 31-09-2018. De financiële verplichting voortvloeiende uit de overeenkomst bedraagt 25.200 per kalenderjaar inclusief 11.500 zwart/wit kopieën per maand. Kleurenkopieën worden afgerekend op basis van € 0,05 per kopie.
48
LASTEN:
49
50
51
Naam organisatie
Functie
Aard functie
Naam
Beloning
Belastbare
WG premie
vaste- en Variabele beloning St. Bibliotheek Zwolle directeur-bestuurder
Topfunctionaris
A.Y. Vrolijk-de Mooij
St. St. St. St. St. St. St.
Toezichthouder Toezichthouder Toezichthouder Toezichthouder Toezichthouder Toezichthouder Toezichthouder
G. van Hofwegen F.J. Bloem Timmerman T.F. de Boer A. Groen M. Twisterling K. van der Kamp J. Mens
Bibliotheek Bibliotheek Bibliotheek Bibliotheek Bibliotheek Bibliotheek Bibliotheek
Zwolle Zwolle Zwolle Zwolle Zwolle Zwolle Zwolle
lid lid lid lid lid lid lid
Raad Raad Raad Raad Raad Raad Raad
van van van van van van van
Toezicht Toezicht Toezicht Toezicht Toezicht Toezicht Toezicht
pensioenfonds
€ 98.838
€ 3.154
€ 13.761
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
Omvang
Duur
dienstverband
dienstverband
(in fte) 1
1/1/-2014- 31/12/2014 n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
52
53
54
55
56
57
58
59
60
BIJZONDERE LASTEN (30)
workshop
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€ €
€
€
€
€
€
€
€
€ €
€
€ €
€ €
€
€
€
€
€
€
€ €
€
€
€ €
€
€
61
D. FINANCIELE FEITEN NA 1 JANUARI 2015
De financiële feiten na 1 januari 2015 zijn opgenomen onder 1. Inleiding Financieel Verslag 2014 – 5. Perspectief 2015. De mutaties in de bestemmingsreserves zijn toegelicht onder 1. Inleiding Financieel Verslag 2014 – 4. Mutaties reserves.
62
Controle bevindingen.
63
