Vanuit bestuur Vertrek Tijdens Kamp... 5

LCKV Jeugdvakanties Infomap 2013 Vanuit bestuur ............................................................................................................................ 3 Doelstelling LCKV Jeugdvakanties .......................................................................................................................... 3 Doelstelling ........................................................................................................................................................... 3 Uitgangspunten vereniging ................................................................................................................................... 3 Uitgangspunten op kamp ...................................................................................................................................... 3 Lidmaatschap ........................................................................................................................................................... 3 Inschrijvingstermijn nieuwe leden ......................................................................................................................... 3

Vertrek ........................................................................................................................................ 4 PR bij vertrek ............................................................................................................................................................ 4 Busreis ...................................................................................................................................................................... 4 De hoofdleiding is de baas in de bus .................................................................................................................... 4 Maximaal aantal passagiers ................................................................................................................................. 4 Fooi ....................................................................................................................................................................... 4 Bagage .................................................................................................................................................................. 4 Vertrektijden bus ................................................................................................................................................... 4

Tijdens Kamp ............................................................................................................................. 5 Regels op kamp .................................................................................................................................................... 5 Omgangsregels en gedragscode.......................................................................................................................... 6 Intimiteit tussen deelnemer en staflid ................................................................................................................... 6 Protocol seksueel misbruik ................................................................................................................................... 6 Mobiele telefoons ..................................................................................................................................................... 6 Mobiele telefoons deelnemers .............................................................................................................................. 6 Communicatie tussen bestuur en de kampen ...................................................................................................... 6 HUDO's / chemische toiletten ................................................................................................................................... 6 Brandblusser ............................................................................................................................................................ 6 Doktersbezoek .......................................................................................................................................................... 7 Adressen ............................................................................................................................................................... 7 Verzekering ........................................................................................................................................................... 7 Waarschuw de ouders/verzorgers ........................................................................................................................ 7 EHBO........................................................................................................................................................................ 7 Aanvulling materiaal EHBO-kist............................................................................................................................ 7 EHBO-kistjes voor onderweg ................................................................................................................................ 7 Materiaal ................................................................................................................................................................... 8 Problemen met materiaal ...................................................................................................................................... 8 Het materiaalboekje .............................................................................................................................................. 8 Overdracht van materiaal ..................................................................................................................................... 8 Schade .................................................................................................................................................................. 8 Problemen bij deelnemers ........................................................................................................................................ 9 Mishandeld kind .................................................................................................................................................... 9 Terugsturen van deelnemers ................................................................................................................................ 9 Ziekte van deelnemer ........................................................................................................................................... 9 Ziektekosten ............................................................................................................................................................. 9 Lyme-virus/ tekenbeet ............................................................................................................................................ 10 Meningitis (nekkramp) ............................................................................................................................................ 10 Wat is Meningitis? ............................................................................................................................................... 10 Hoe herken ik een geval van (waarschijnlijk) meningitis? .................................................................................. 10 Hoe wordt de ziekte verspreid? .......................................................................................................................... 10 Kan overdracht worden voorkomen? .................................................................................................................. 10 Nazorg ................................................................................................................................................................ 11

1

Schade.................................................................................................................................................................... 11 Schade aan derden............................................................................................................................................. 11 Hoe te handelen bij schade aan derden? ........................................................................................................... 11 Schade aan eigendommen van LCKV Jeugdvakanties ..................................................................................... 11 Schade aan Huurmij busje .................................................................................................................................. 11 Evaluatie ................................................................................................................................................................. 13 De inhoud ............................................................................................................................................................ 13 Inleveren formulieren .......................................................................................................................................... 13 Verzekeringen ........................................................................................................................................................ 14 Reisverzekering Europeesche Verzekeringen ................................................................................................... 14

Terugkomst .............................................................................................................................. 16 Terugkomst ......................................................................................................................................................... 16 Vertraging ........................................................................................................................................................... 16 PR bij terugkomst................................................................................................................................................ 16 Bijzonderheden ................................................................................................................................................... 16 Piket .................................................................................................................................................................... 16 Direct in te leveren bij terugkomst ...................................................................................................................... 16 Inleveren Huurmij busje ...................................................................................................................................... 16 Gevonden voorwerpen ........................................................................................................................................... 17 DS-procedure ......................................................................................................................................................... 17 Beschrijving DS-procedure ................................................................................................................................. 17 Verantwoordelijkheid op kamp............................................................................................................................ 18 Eerste bijeenkomst DS-en voor het seizoen 2014 ............................................................................................. 18 Reünie .................................................................................................................................................................... 18 Nabespreken .......................................................................................................................................................... 19 Verhindering ........................................................................................................................................................ 19 Schema nabespreken ......................................................................................................................................... 19

Financiën .................................................................................................................................. 20 Algemeen................................................................................................................................................................ 20 Financiële administratie voor kamp ........................................................................................................................ 20 Vergoeding voor stafweekend ............................................................................................................................ 20 Voorschot ............................................................................................................................................................ 20 Voedingsgeld ...................................................................................................................................................... 20 Overige uitgaven ................................................................................................................................................. 21 Autokosten .......................................................................................................................................................... 21 Financiële administratie tijdens kamp .................................................................................................................... 22 Huur busjes ......................................................................................................................................................... 22 Schade busjes .................................................................................................................................................... 22 Boetes ................................................................................................................................................................. 22 Vrije besteding .................................................................................................................................................... 22 De afrekenprocedure .......................................................................................................................................... 23

Bijlage I: Protocol seksueel misbruik .................................................................................... 24 Bijlage II: Omgangsregels ....................................................................................................... 28 Bijlage III: Gedragscode .......................................................................................................... 29

2

Vanuit bestuur Doelstelling LCKV Jeugdvakanties De onderstaande doelstelling en uitgangspunten zijn overgenomen uit de statuten en het beleidsplan van LCKV Jeugdvakanties. De doelstelling en uitgangspunten zijn vastgesteld door de ledenvergadering. Doelstelling “LCKV Jeugdvakanties organiseert op verantwoorde wijze leuke en actieve groepsvakanties voor kinderen en jongeren. De vereniging organiseert deze vakantiekampen met vrijwilligers.” Uitgangspunten vereniging De vereniging hanteert in haar beleid gericht op het behalen van haar doelstelling een aantal uitgangspunten. Deze uitgangspunten zijn vastgelegd in de statuten. De statuten zijn op verzoek verkrijgbaar bij het secretariaat van de vereniging. Uitgangspunten op kamp De staf van het kamp bepaalt de concrete invulling van het programma op een kamp. Zij heeft hierbij grote vrijheid. Het enthousiasme en de creativiteit die daardoor (kunnen) ontstaan zijn belangrijke basiselementen in het succesvol organiseren van vakantiekampen met vrijwilligers. Echter alle vakantiekampen vinden plaats onder de naam van 'LCKV Jeugdvakanties' en vandaar dat elk kamp aan bepaalde uitgangspunten of regels moet voldoen. 1. Het programma is actief en bestaat uit groepsgerichte activiteiten. 2. Er is respect voor alle deelnemers, staf, omgeving, natuur en milieu. 3. Het vakantiekamp verloopt binnen de vereniging en het recht gestelde regels en binnen de maatschappelijke fatsoensnormen. 4. Bij alle activiteiten wordt gelet op de veiligheid. 5. Het drinken van alcoholische dranken door deelnemers is alleen toegestaan in de leeftijdscategorie 16-18 jaar. Het drinken is nooit een activiteit op zichzelf. Het is aan de hoofdleiders om het gebruik te reguleren. Gebruik van alcohol door de staf past binnen de grenzen van de aan hen gegeven verantwoordelijkheid. 6. Het organiseren van een activiteit met deelnemers, waarin aandacht wordt besteed aan een levensbeschouwelijk/ maatschappelijk onderwerp is verplicht. 7. LCKV Jeugdvakanties tolereert geen soft- en harddrugs. 8. Om recht te doen aan de privacy van het individu slapen jongens (mannen) en meisjes (vrouwen) apart. 9. Er is iedere nacht en gedurende de week voldoende nachtrust. 10. De verhouding van het aantal stafleden en deelnemers is één staat tot drie. Het aantal deelnemers is gemaximeerd op 42 deelnemers. De verhouding tussen jongens en meisjes is gelijk. 11. In het kamp wordt door staf en deelnemers recht gedaan aan tradities en gewoonten die binnen LCKV Jeugdvakanties als een meerwaarde worden beleefd. 12. Roken is niet toegestaan op kampen tot en met 12-13 jaar. Voor oudere leeftijdscategorieën hanteert LCKV Jeugdvakanties een ontmoedigingsbeleid. 13. Huisdieren zijn niet toegestaan op kampen van LCKV Jeugdvakanties.

Lidmaatschap Als je geïnteresseerd bent in het reilen en zeilen van de vereniging en een actieve bijdrage wilt leveren aan het verenigingsbeleid, kun je lid van LCKV Jeugdvakanties worden. De minimumleeftijd is 18 jaar en je moet actief zijn als medewerker of staflid. Hoofdleiders worden geacht lid te zijn. Lid zijn van LCKV Jeugdvakanties betekent meer dan op kamp gaan. Van leden wordt verwacht dat zij - tweemaal per jaar - de ledenvergadering bijwonen en daarmee een bijdrage leveren aan het beleid van de vereniging. De contributie bedraagt € 7,- per jaar. Voor meer informatie over het lidmaatschap kun je contact opnemen met de afdeling Secretariaat. Je kunt ook donateur worden. Voor meer informatie hierover kun je contact opnemen met de afdeling Financiën. Inschrijvingstermijn nieuwe leden Kandidaat-leden die op de eerstvolgende ledenvergadering aanwezig willen zijn, dienen zich minimaal vijf weken voor deze ledenvergadering aan te melden bij het Secretariaat. Hiertoe vind je een aanmeldingsformulier in deze infomap. Natuurlijk kan je als niet-lid ook aanwezig zijn op de ledenvergadering, maar dan heb je geen recht om te stemmen.

3

Vertrek PR bij vertrek Het vertrek en de aankomst zijn, naast de ouderavond, de enige momenten dat ouders direct in contact komen met LCKV Jeugdvakanties. Dit zijn belangrijke momenten voor de beeldvorming over onze vereniging. Houd daarom rekening met de beleving van ouders! Zij kennen de sfeer van het kamp niet. Zorg er dus bijvoorbeeld voor dat er geen schunnige (verkleed) kleding gedragen wordt door de staf en ontmoedig roken door de staf. Het gebruik van alcohol bij vertrek en aankomst is niet toegestaan!

Busreis De hoofdleiding is de baas in de bus Met de busmaatschappij is afgesproken dat de hoofdleiding de baas is in de bus. Het busschema is aangepast aan de rijtijden van de bussen. (Maximumsnelheid ligt afhankelijk van de plek op 80 of 100 km per uur.) De buschauffeur rijdt zo snel als de hoofdleiding hem toestaat. Denk hieraan! Ook mag de hoofdleiding bepalen waar eventueel gestopt wordt. Doe dit wel in overleg met de buschauffeur. Maximaal aantal passagiers Het is ten strengste verboden om meer passagiers in een touringcar te vervoeren dan het aantal zitplaatsen dat het voertuig telt. In geval er toch meer kinderen vervoerd zouden worden, zijn deze niet verzekerd. Mocht er iets gebeuren wordt zowel LCKV Jeugdvakanties als de chauffeur verantwoordelijk gesteld. De afdeling Deelnemers heeft bij de inschrijving al rekening gehouden met deze maximale aantallen. Te allen tijde dat er gezeten wordt, dient de gordel gedragen te worden. Fooi De hoofdleiding van het kamp dat terugkomt naar Leiden geeft aan de chauffeur van de bus, te allen tijde, een fooi. Hier is in je voorschot rekening mee gehouden. De hoofdleiding van de eerste kampweek betaalt twee keer fooi, want de bus gaat dan leeg terug naar Leiden en de KC van het eerste kamp betaalt in dit geval de fooi vooruit. De fooi bedraagt: • voor alle binnenlandse kampen € 15,• voor alle buitenlandse kampen € 20,Bagage Er is met de busonderneming afgesproken dat de chauffeur toezicht houdt op het laden van de bus. Het is niet toegestaan de achterbank van de bus vol te laden met bagage. Dit in verband met de veiligheid en de wettelijke regels. Ook is het niet toegestaan om spullen onder de banken te stoppen. Bedenk daarom goed wat je allemaal meeneemt op kamp. De stafleden moeten helpen bij het inladen van de bus. Maak hierover vooraf afspraken met de staf. De persoonlijke bagage van deelnemers en staf is niet door LCKV Jeugdvakanties verzekerd. Vertrektijden bus De vertrek- en aankomsttijden van de bus staan vermeld achter in deze map.

4

Tijdens Kamp Regels op kamp Een aantal regels die LCKV Jeugdvakanties moet stellen is bepaald door derden: gemeenten, Staatsbosbeheer, particuliere bosbeheerders enz. Een aantal regels is vastgesteld door de ledenvergadering of het bestuur. Je zult in onderstaande lijst ook regels tegenkomen die een concrete uitwerking zijn van de uitgangspunten die de vereniging hanteert. In alle gevallen dienen ze te worden nageleefd. 1. Zorg dat het na 23.00 uur rustig is op het terrein. Let op! dit kan verschillen per kampterrein. Op sommige terreinen kan dit tijdstip eerder zijn. Kijk voor exacte tijdstippen in de kampterreingebonden informatie. 2. Zorg ervoor dat omwonenden en anderen geen last hebben van het kamp. Ook als je in een dorp of stad bent. 3. Een aggregaat op het kampterrein is verboden. Zo ook het gebruiken van het busje als zijnde aggregaat is niet toegestaan. 4. Ter bescherming van de privacy van deelnemers en stafleden en de handhaving van de stijl van de vereniging, is het niet toegestaan gemengd te slapen. Dit geldt zowel voor de deelnemers als nadrukkelijk ook voor de staf. 5. Het gebruik van alcoholische dranken in een kamp door de leiding mag nooit ontaarden. Zorg daarom onderling voor goede afspraken. Zorg ervoor dat er in ieder geval 1 persoon nuchter is. 6. Door de deelnemers mogen geen alcoholische dranken gebruikt worden. Hierop zijn de volgende uitzonderingen: Bij 16 jaar en ouder mag onder toezicht wijn, bier of licht alcoholische drank genuttigd worden. Het aantal momenten is vrij te bepalen en het is aan de hoofdleiders om het alcoholgebruik te reguleren. Alcoholgebruik is nooit een doel op zich en het nuttigen van een drankje past altijd in een sociale activiteit. 7. Deelnemers op kampen tot en met 12/13 jaar is het niet toegestaan te roken. Dit geldt ook voor het roken van waterpijp. Bij oudere deelnemers geldt een ontmoedigingsbeleid ten aanzien van roken. De richtlijn van het bestuur is dat er een cultuur ontstaat op kamp waarin tieners in ieder geval niet beginnen met roken. 8. Het gebruik van drugs is nooit toegestaan. Het is aan de hoofdleiding om te bepalen welke sanctie ze neemt bij overtreding. 9. Het kampterrein mag nooit onbeheerd worden achtergelaten. Er moet minimaal één staflid aanwezig zijn. 10. Ergens anders overnachten mag alleen als de leeftijdsgroep van de deelnemers minstens 15-16 jaar is. De overnachtingplaats moet bij het bestuur bekend zijn voor aanvang van het kamp (zie beleidsplan LCKV). De andere regels m.b.t. gemengd slapen en het achterblijven van een staflid op het kampterrein blijven gelden. 11. LCKV Jeugdvakanties dient er zorg voor te dragen dat de deelnemers niet ernstig vermoeid terug komen van kamp. De hoofdleiding zorgt er dan ook voor dat de deelnemers elke dag (en ook de laatste nacht) voldoende rust krijgen. 12. Het handhaven van de ontgroening als traditie van LCKV Jeugdvakanties verdient alle aandacht. Bedenk daarbij dat het speelse voorop dient te staan en dat een ontgroening voor iedereen leuk moet zijn. Probeer de ontgroening zo vroeg mogelijk in de week te houden om te voorkomen dat het de deelnemers te veel spanning oplevert. 13. Zorg voor hygiëne in je kamp. Geef deelnemers tijd en gelegenheid om zich te wassen. Zie erop toe dat iedereen zich wast. Draag tevens zorg voor controle op teken. Neem hierbij de privacy in acht. 14. Van de hoofdleiding en staf wordt verwacht dat zij gedurende de week in een bezinningsmoment aandacht schenken aan een serieus onderwerp met een maatschappelijk of godsdienstig thema. De invulling van zowel de vorm als de inhoud is te bepalen door de hoofdleiding in samenspraak met de rest van de staf. 15. Het is niet de bedoeling om post in een gesloten envelop te openen en voor te lezen. Denk aan de privacy van deelnemers én stafleden.

5

Omgangsregels en gedragscode Met ingang van het kampseizoen 2013 hanteert LCKV een set van omgangsregels en een gedragscode. In de regels staat omschreven hoe wij binnen de vereniging met elkaar omgaan. Daarbij gaat het niet alleen om stafleden, maar ook om deelnemers en ouders. De gedragscode is een verlengstuk van deze regels, specifiek voor stafleden, waarin staat beschreven hoe een staflid zich ten opzichte van een deelnemer dient te gedragen. Alle personen die als staflid mee willen met een kamp van LCKV Jeugdvakanties vragen wij deze code te ondertekenen. Daarmee geven ze aan de gedragscode te kennen en deze na te leven. De omgangsregels en gedragscode zijn als bijlage bijgevoegd. Intimiteit tussen deelnemer en staflid Intimiteit tussen deelnemer en staflid dient voorafgaand aan het kamp besproken te worden met de staf. De omgangsregels en gedragscode bieden hier handvatten in. Tijdens het bespreken kan onder andere aan de orde komen hoe om te gaan met nachtzoenen en teken verwijderen op intieme plaatsen. Belangrijk is ook om te bespreken hoe om te gaan met een vertrouwelijk gesprek tussen een deelnemer en een staflid. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je nooit alleen bent met een deelnemer en dat je in het zicht bent van andere stafleden tijdens een gesprek met een deelnemer. Door het bespreken van de regels en instemming met de gedragscode is er geen discussie mogelijk en kunnen ongewenste situaties voorkomen worden. Protocol seksueel misbruik In het protocol seksueel misbruik wordt beschreven hoe LCKV omgaat met meldingen van ouder, deelnemer of staflid. Dit heeft betrekking op alle stafleden op en na kamp. Breng je stafleden van het protocol op de hoogte. Het is als bijlage bijgevoegd.

Mobiele telefoons Mobiele telefoons deelnemers LCKV Jeugdvakanties raadt deelnemers (en hun ouders) af om een mobiele telefoon mee te nemen op kamp. Communicatie tussen bestuur en de kampen Er geldt dat voor zowel de buitenlandse als de binnenlandse kampen contact onderhouden wordt door mobiele telefoons. Bij het voorbespreken worden de mobiele nummers van de hoofdleiders genoteerd en deze zullen voor eventuele communicatie gebruikt worden. Wij verzoeken jullie bij zaken die geen nood hebben tussen 19.00 uur en 21.00 uur te bellen of te sms’en naar de bestuurstelefoon 06-53 23 71 73. Eventueel gemaakte telefoonkosten kunnen, mits daarvoor een gegronde reden is, met een kostenspecificatie (telefoonrekening) gedeclareerd worden bij LCKV Jeugdvakanties op het afrekenformulier van het kamp. Hierbij valt te denken aan telefoonkosten ten gevolg van een zieke deelnemer of telefoonkosten veroorzaakt door contact met het bestuurslid van dienst. Deze regel geldt voor de binnenlandse en de buitenlandse kampen.

HUDO's / chemische toiletten Voor het ontsmetten van de HUDO's moet twee maal per dag Refresh gebruikt worden (één plastic bekertje per emmer is voldoende). Refresh is tijdens het kamp voorradig. Dit is voldoende voor zes weken. In verband met bodemverontreiniging geen WC-eend of chloor gebruiken. Af en toe een schep zand in de HUDO kan ook helpen. Ook de chemische toiletten moeten zelf schoongemaakt worden. Deze worden 2 keer per week geleegd. Voor meer informatie hierover, zie de adressen in deze infomap.

Brandblusser Als eerste én gouden regel: de brandblusser wordt alleen gebruikt om een brand te blussen. Voor vragen en/of service voor de brandblusapparaten op de binnenlandse kampen (Diever, Chaam, Bladel en Terschelling) kan de hoofdleiding bellen met: 076-5487000. Het klantnummer is: 821586 Voor de overige kampen geldt het volgende: Mocht de brandblusser onverhoopt toch gebruikt zijn, dan moet de hoofdleiding direct contact opnemen met het dienstdoende bestuurslid (06-53 23 71 73). In overleg met het bestuurslid zal bekeken worden of een nieuwe brandblusser uit Leiden wordt meegegeven met het nieuwe kamp en wat tijdelijk (tot de aflossing) gedaan moet worden. De lege brandblusser moet in ieder geval mee naar Leiden om opnieuw gevuld te worden. Het volgende kamp krijgt, zoals eerder aangegeven, een nieuwe blusser mee.

6

Doktersbezoek Ga bij voorkeur direct naar de eerste hulp van het ziekenhuis als je vermoedt dat de huisarts je zal doorverwijzen (bijvoorbeeld bij botbreuken). Een ernstiger ongeval dien je direct te melden aan het dienstdoende bestuurslid (0653 23 71 73). Soms bellen ouders van kinderen met het bestuurslid van dienst. Het is noodzakelijk dat dit bestuurslid dan weet waar het over gaat. Adressen De adressen en telefoonnummers van het dichtstbijzijnde ziekenhuis en dienstdoende huisartsen staan in deze informatiemap, bij het hoofdstuk 'belangrijke adressen bij noodgevallen'. Verzekering Op de inschrijfformulieren van de deelnemers staat vermeld bij welke maatschappij ze voor ziektekosten zijn verzekerd. In de deelnemersberichten staat vermeld dat ze een kopie van het inschrijfbewijs van de verzekering moeten meenemen. Noteer deze gegevens voor je naar een arts gaat. Mocht je toch kosten maken, ook die van een taxi bijvoorbeeld, vraag dan altijd om een bon. Probeer deze kosten vergoed te krijgen door de ouders of verzorgers. Stel de ouders al tijdens het kamp op de hoogte van de kosten, zodat je zaterdag bij de bus het bedrag direct terug kunt krijgen. Zij zijn er tenslotte voor verzekerd. Dit moet je als hoofdleiding zelf regelen. Indien de ouders niet verzekerd zijn voor de gemaakte kosten, treedt de aanvullende verzekering van LCKV Jeugdvakanties pas in werking. De bonnen dien je dan samen met een ingevuld declaratieformulier in te leveren bij de penningmeester, die voor verdere afhandeling zal zorgen. De betaalde kosten worden dan verrekend met het voorschot. Het declaratieformulier voor ziektekosten vind je in deze map. Vermeld bij de dokterskosten de naam van de deelnemer. Indien je geen bon hebt van gemaakte kosten i.v.m. ziekte of ongeval, kan dat inhouden dat deze voor rekening van de LCKV Jeugdvakanties komen. Let daar dus op! Waarschuw de ouders/verzorgers Bij minder ernstige ongevallen of ziekten kun je zelf de ouders of verzorgers op de hoogte stellen. Ouders zullen het erg op prijs stellen als ze weten dat hun kind aankomt met gips of op krukken. Bij ernstige ongevallen/ ziekenhuisopname neem je geen contact op met de ouders, maar met het bestuurslid van dienst. Hij/zij zal dan voor verdere afhandeling zorg dragen. Het mobiele telefoonnummer van het dienstdoend bestuurslid is 06-53 23 71 73. Neem na het bezoek aan een huisarts of ziekenhuis wel direct contact op met de ouders. Rekeningen worden namelijk vaak nog in dezelfde week verzonden door de huisarts of het ziekenhuis.

EHBO De EHBO-kist kan het best in de keukentent geplaatst worden; dit is een centrale plaats in het kamp. Je hebt dan ook de beschikking over een tafel en een bank. Ga zorgvuldig om met het EHBO-materiaal en zorg ervoor dat de kist elke dag weer schoon en compleet is. Wat goed werkt is het aanwijzen van één of twee stafleden als EHBO-ers en beheerders van de EHBO-kist. Gebruik het materiaal waarvoor het dient: alleen voor eerste hulp. Ga bij ernstige gevallen voorzichtig te werk. Raadpleeg het EHBO-boekje dat in de EHBO-kist zit en laat onmiddellijk deskundige hulp halen! De adressen van ziekenhuis en dokter staan voor in deze map, bij de ‘adressen bij noodgevallen’. Zorg aan het begin van het kamp dat je weet hoe je hier snel kunt komen. Rijd desnoods een keertje de route. Een ernstiger ongeval moet je zo snel mogelijk melden bij het dienstdoende bestuurslid. Aanvulling materiaal EHBO-kist De EHBO-kist moet altijd voor zover mogelijk compleet zijn. Let daar op! Mocht je materiaal moeten aanschaffen dan kun je dit apart verrekenen op het afrekenformulier. De nota's van deze aanschaffingen moet je bewaren en aanhechten aan het financiële afrekenformulier. EHBO-kistjes voor onderweg Alle kampen hebben extra EHBO-kistjes, die aan deelnemers meegegeven kunnen worden tijdens bijvoorbeeld een dagtocht. Ook voor deze kistjes geldt dat ze in ieder geval aan het eind van de week weer compleet moeten zijn voor het volgende kamp. 7

Materiaal De hoofdleiding is verantwoordelijk voor de materiaalset op het terrein. Ter kennisgeving: de nieuwwaarde van de set van één kamp is € 45.500,-. Ga er dus voorzichtig en op verantwoorde wijze mee om. Problemen met materiaal Indien er tijdens het kampseizoen problemen of vragen zijn over het materiaal, kan met het dienstdoend bestuurslid contact worden opgenomen (06-53 23 71 73). Mocht er materiaal nodig zijn voor het kamp de week na jullie, dan dient de aanvraag voor donderdagavond 20:00 bij het dienstdoend bestuurslid binnen te zijn, zodat het materiaal met het volgende kamp met de bus mee kan. Meld alles in één keer, zodat het dienstdoend bestuurslid niet meerdere keren actie hoeft te ondernemen. Hij of zij is over het algemeen in jullie kampweek gewoon aan het werk. Het materiaalboekje Het materiaalboekje is een hulpmiddel om een kampterrein compleet en in goede staat over te dragen aan de hoofdleiding van het volgende kamp. Tevens is het een hulpmiddel om te zorgen dat er niets verdwijnt. Opmerkingen of wensen t.a.v. het materiaal dienen op het evaluatieformulier in het materiaalboekje vermeld te worden. Het bestuur doet een dringend beroep op alle kampen om de hieronder vermelde regels in acht te nemen: • • •

Controleer het terrein aan de hand van het materiaalboekje direct bij aankomst en vertrek. Mis je iets, teken dit dan aan in het boekje. Bij vertrek in het boekje vermelden in welke staat het materiaal is overgedragen. Bekijk ook de tenten. Gebruik het materiaal alleen waarvoor het dient. Verplaats het tentmateriaal nooit op eigen houtje. Neem hierover contact op met het dienstdoend bestuurslid (06-53 23 71 73).

Overdracht van materiaal Buiten de gewone overdracht van het kampterrein aan het volgende kamp vestigen wij de aandacht op het volgende: • Zorg voor verse én warme koffie voor de chauffeur en de staf van het aankomende kamp. • Zorg voor gas voor het volgende kamp. • Zorg ervoor dat de EHBO-kist is aangevuld. • Zorg ervoor dat de pannen geschuurd zijn. Let op! Schuur de koekenpannen niet. • Zorg ervoor dat een terreincorvee is gedaan en dat de vuilnisbakken leeg zijn. • Zorg ervoor dat alle overbodige (zelf aangeschafte spullen) van het terrein zijn. Zadel het volgende kamp niet op met onnodige spullen als zwembadjes, stoelen, etc. Kortom: zorg ervoor dat het volgende kamp niet nog een hele week aan het voorgaande kamp wordt herinnerd. Schade Als een deelnemer of staflid aantoonbaar en doelbewust schade veroorzaakt aan het materiaal, stel hem of haar hiervoor dan aansprakelijk. Vermeld dit op het evaluatieformulier, zodat de vereniging de schade kan verhalen.

8

Problemen bij deelnemers Mishandeld kind 1 Op de 11 kinderen wordt (seksueel) mishandeld. Dit betekent dat een tentchef hier eventueel mee in aanraking kan komen en wellicht een hoofdleider om advies vraagt. Een aantal spelregels kan daarbij van belang zijn: • De vrijwilligers die meegaan met LCKV Jeugdvakanties als staflid zijn geen hulpverleners. Dit betekent dat wij geen problemen in de thuissituatie van kinderen moeten oplossen of kunnen oplossen. • Als een kind zelf komt met zijn/haar ‘geheim’ moet je nooit beloven dat je dit tegen niemand zult zeggen om het daarna te delen met andere stafleden of wie dan ook. • Het enige dat je als staflid kunt doen, is het kind de mogelijkheid bieden om de kindertelefoon te bellen. Eventueel kun je een kind hierbij helpen (afhankelijk van de leeftijd en situatie). Het bellen kun je doen, maar daarna moet het kind zelf het gesprek voeren. • Je meldt een kind ook van te voren dat je helpt bij bellen, maar dat daarna de hulp van anderen (kindertelefoon (0800-0432) /jeugdzorg) komt. Conclusie: duidelijkheid helpt het kind meer dan medelijden. Terugsturen van deelnemers Helaas blijkt het wel eens nodig een deelnemer naar huis te sturen. Bedenk dat dit een uiterst middel is. Probeer ‘probleem’ kinderen snel als zodanig te herkennen om ze te kunnen begeleiden. Bespreek de zaak met je gehele staf. Aarzel echter ook niet, als een deelnemer niet langer te handhaven is, om deze naar huis te sturen. Laat je daarbij niet leiden door prestigeargumenten binnen de vereniging. Bedenk te allen tijde dat je als hoofdleiding verantwoordelijk bent voor al je deelnemers. Een kind mag nooit zonder begeleiding naar huis. Er zijn een paar opties: 1. De ouders komen de deelnemer ophalen van het kampterrein. 2. Iemand die schriftelijke toestemming heeft van de ouders, inclusief handtekening en met goedkeuring van het dienstdoend bestuurslid, komt het kind ophalen. 3. Een andere mogelijkheid is dat een staflid met de deelnemer meereist naar huis. Licht in dit soort situaties ook altijd het dienstdoende bestuurslid (06-53 23 71 73) in. Dit i.v.m. eventuele contacten met de ouders. Door goed overleg kunnen problemen achteraf worden voorkomen. Ziekte van deelnemer Indien een deelnemer door ziekte of ongeval voorafgaande aan het kamp (tot uiterlijk 6 weken voor vertrek) niet mee kan met het kamp, kan eventueel tot teruggave van een gedeelte van het kampgeld worden overgegaan, mits een annuleringsverzekering is afgesloten. Hiertoe dient een schriftelijke doktersverklaring bij de afdeling Financiën ingeleverd te worden. Wanneer een deelnemer door ziekte tijdens het kamp naar huis gebracht dan wel opgehaald moet worden, wordt niet tot teruggave van het kampgeld overgegaan. Als een deelnemer om welke andere reden dan ook zijn aanmelding annuleert, kan door de hoofdleiding geen toezeggingen over teruggave van het kampgeld gedaan worden. In deze gevallen dient de betrokkene contact op te nemen met de afdeling Financiën, waarna de penningmeester in eerste instantie beslist over teruggave van een gedeelte van het kampgeld.

Ziektekosten Op het aanmeldingsformulier van de deelnemer staat vermeld of, en zo ja onder welk nummer, de deelnemer is aangesloten bij een ziektekostenverzekeraar. Indien nu de hulp is ingeroepen van een arts o.i.d. en deze een rekening presenteert, kan in eerste instantie worden volstaan met de opgave van het nummer waaronder de deelnemer is ingeschreven bij een verzekeraar. Gaat men hier niet mee akkoord, omdat geen verzekeringsbewijs getoond kan worden, dan moet de rekening betaald worden. Ga in dit geval wel na of de rekening op de juiste naam gesteld is; die van de deelnemer dus. Bij terugkomst in Leiden moet je de ouders vragen of zij de rekening willen betalen en vervolgens zelf declareren bij de ziektekostenverzekeraar. Doen zij dit niet, lever dan de rekening in op het afrekenformulier en vermeld het bedrag onder de 'uitgaven voor ziektekosten en schade'. Indien voor het vervoer, van de zieke deelnemer/staflid naar de dokter of ziekenhuis, gebruik moet worden gemaakt van de op het kampterrein aanwezige auto, vermeld dan op het afrekenformulier het aantal kilometers dat is gereden en de aan de eigenaar van de auto gegeven vergoeding, à € 0,25 per kilometer. Deze regels gelden ook voor stafleden. Deze dienen echter wel een geldig verzekeringsbewijs mee te nemen naar het kamp. Geef dit aan ieder staflid door! 9

Lyme-virus/ tekenbeet Ieder jaar horen of lezen we nog over het Lyme-virus. Navraag bij de Basisgezondheidsdienst leert dat wij hier geen andere voorzorgsmaatregelen in hoeven te nemen dan wij al deden. Dat betekent dat deelnemers en stafleden attent moeten zijn op teken. Controleer elke dag bij de kinderen op teken! Deze dienen zo snel mogelijk verwijderd te worden. In de EHBO-kist zit een speciale tang voor het verwijderen van teken (zonder verdoving). Nadat de teek is verwijderd, maak je het wondje schoon met alcohol. Houd hierbij rekening met de privacy van de deelnemer en/ of staflid en neem de regels omtrent intimiteit in acht! Alle deelnemers die door een teek gebeten zijn, moet je op de hoogte stellen van de mogelijke gevolgen van deze beet. Dit staat uitgebreid omschreven in de folder waarvan je er een groot aantal hebt meegekregen voor vertrek of die in de stafkist liggen. Een exemplaar van de folder kun je meegeven aan de deelnemer. Deel deze folders bij voorkeur uit in de bus, om zoekraken te voorkomen. Laat duidelijk blijken dat er geen reden voor ongerustheid is.

Meningitis (nekkramp) Wat is Meningitis? Meningitis is een ontsteking van de meningen (de hersenvliezen) die de hersenen omvatten. Dit kan worden veroorzaakt door virussen (virale meningitis) of bacteriën (bacteriële meningitis). Virale- en bacteriële ontstekingen veroorzaken gelijksoortige symptomen, maar het verloop en de behandeling is verschillend. Het verloop van een virale meningitis is vaak milder, hoewel er wel degelijk uitzonderingen bekend zijn. Bacteriële meningitis wordt behandeld met antibiotica, voor virale meningitis is geen behandeling mogelijk ("uitzieken"). Een uitzondering vormt een virale meningitis veroorzaakt door het Herpesvirus, welke behandeld wordt met Zofirax. Er zijn altijd laboratorium testen nodig om te bepalen of het om een virale- of bacteriële vorm gaat. Hoe herken ik een geval van (waarschijnlijk) meningitis? De diagnose kan (ook voor artsen) moeilijk zijn. De eerste tekenen kunnen namelijk lijken op een zeer zware griep. Wees alert en ga op je intuïtie af. - Vooral zeer hoge koorts in combinatie met hoofdpijn, niet tegen licht kunnen, overgeven, verwardheid en nekstijfheid zijn redenen om tot snel handelen over te gaan. - De ziekte ontwikkelt zich tussen de 2 en 10 dagen na de infectie en kan binnen 6 tot 24 uur fataal verlopen! - Ga bij twijfel over de interpretatie van verschijnselen altijd naar een arts. En dan - Waarschuw onmiddellijk een arts en leg uit waarom je bezorgd bent. Beschrijf de symptomen nauwkeurig. - Is een arts niet met spoed beschikbaar of maak je je ernstig zorgen over de symptomen ga dan direct naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis. Durf aan te dringen, want mocht het een geval van bacteriële meningitis zijn, dan is onmiddellijk handelen van levensbelang, waarbij werkelijk elke minuut telt! Uitstel kan fataal zijn! Hoe wordt de ziekte verspreid? De bacillen die bacteriële meningitis veroorzaken leven van nature achter in de neus of keel. Iedereen kan drager van deze bacillen zijn! De bacteriën worden verspreid tussen mensen door hoesten, niezen, zoenen, uitademen of schreeuwen. Buiten het menselijke lichaam kunnen de bacteriën niet lang leven; in openbare gelegenheden, zoals zwembaden of op het kampterrein in de buitenlucht, is de kans op besmetting daarom klein. Daarentegen is de kans op overdracht het grootst in volgepakte ruimten, zoals discotheken! In het algemeen geldt dat kinderen en volwassenen bij grote vermoeidheid een verminderde weerstand hebben en dus extra vatbaar zijn. Kan overdracht worden voorkomen? Met uitzondering van vaccinatie is er geen bescherming tegen meningitis mogelijk. Alleen nauwe contacten van de patiënt hebben een verhoogd risico. Aan deze personen en de patiënt zelf kan een korte antibioticakuur worden gegeven, omdat zij een grote kans hebben om te ziekte te ontwikkelen. Schoolvrienden, collega's en dergelijke lopen zelden een verhoogd risico en hebben meestal geen speciale behandeling of onderzoek nodig. Mocht je een geval van meningitis meemaken vraag de arts dan altijd om advies met betrekking tot de andere deelnemers en stafleden. Virale meningitis komt meer voor dan de bacteriële. Hoewel het zelden levensbedreigend is en de patiënten minder ziek zijn, kan het slachtoffer sterk verzwakken. Deze vorm van meningitis kan niet worden genezen met antibiotica; volledig uitzieken leidt meestal tot volledig herstel, maar hoofdpijn en vermoeidheid kunnen blijven voorkomen. Omdat de symptomen van meningitis bij zowel de bacteriële als het virale gelijk zijn, is het raadzaam tijdig een arts in te schakelen die direct kan onderzoeken om welke vorm het gaat. 10

Als bacteriële meningitis tijdig wordt onderkend en direct behandeld, genezen de meeste mensen volledig. In sommige gevallen kan het echter fataal zijn, of leiden tot blijvende aandoeningen zoals doofheid en hersenbeschadiging. Deze vorm van meningitis kent over het algemeen een hoog sterftecijfer. Nazorg Hersenvliesontsteking is een ziekte waarvan de meeste slachtoffers goed herstellen. Vaak zijn er echter korte- en soms langdurige complicaties zodat de duur van de herstelperiode tussen patiënten onderling kan verschillen. Voor veel mensen en vooral voor jonge kinderen, is een verblijf in het ziekenhuis erg ingrijpend. Kinderen die hun gevoelens niet gemakkelijk verwoorden, kunnen hun angsten op verschillende manieren uiten. Vaak zullen ze zich babyachtig gaan gedragen en aanhankelijker worden, onverwachte driftaanvallen krijgen, weigeren naar bed te gaan en langer wakker blijven. Dit zou met de tijd moeten verbeteren door liefde, begrip en heel veel geduld. Mocht je onverhoopt een geval van meningitis meemaken op je kamp. Neem dan na de constatering altijd zo snel mogelijk contact op met het dienstdoende bestuurslid (06-53 23 71 73) en de ouders en of verzorgers van het betreffende kind. Ook als dit midden in de nacht is.

Schade VERMELD VAN ELK SCHADEGEVAL ALLE FINANCIËLE GEGEVENS OP HET SCHADEFORMULIER DAT JE BIJ HET AFREKENFORMULIER AANTREFT. Schade aan derden Indien kosten zijn gemaakt waarvoor LCKV Jeugdvakanties na het kamp rekeningen mag verwachten, dient dit uiterlijk op de maandag na afloop van het kamp te worden doorgegeven aan de afdeling Financiën. Bij ernstige gevallen dient tijdens de kampweek het dienstdoende bestuurslid op de hoogte te worden gesteld (06-53 23 71 73). Hoe te handelen bij schade aan derden? Als deelnemers en/of stafleden schade toebrengen aan derden, kunnen de kosten van deze schade eventueel op de verzekeraar van LCKV Jeugdvakanties verhaald worden. Handel in grote lijnen als volgt: 1. Doe vooralsnog geen toezeggingen omtrent schadeafwikkeling aan diegenen aan wie de schade is toegebracht. 2. Neem bij ernstige gevallen direct contact op met het dienstdoend bestuurslid (06-53 23 71 73) en anders na afloop van het kamp met de dienstdoende piketmedewerkers (06-11 07 48 95) 3. Op de maandag na het kamp dient een verslag te worden ingeleverd waarin onder meer het volgende aan de orde komt: • Naam, adres en telefoonnummer van degene(n) die schade heeft toegebracht. • Naam, adres en telefoonnummer van degene(n) aan wie schade is toegebracht. • Omschrijving van het gebeurde (eventueel met foto’s). • Naam en adres van eventuele getuige(n). Schade aan eigendommen van LCKV Jeugdvakanties Mocht een staflid of deelnemer schade hebben veroorzaakt aan de eigendommen van LCKV Jeugdvakanties dan dient hij of zij deze schade te vergoeden, tenzij er geen sprake is van opzet. Indien een deelnemer schade veroorzaakt aan de eigendommen van LCKV Jeugdvakanties dan kan de schade eventueel verhaald worden op de WA-verzekering van de ouders of verzorgers. Noteer in ieder geval: de aard van de toegebrachte schade en naam en adres van de veroorzaker. Stel bij terugkomst in Leiden de ouders/verzorgers, indien mogelijk, mondeling op de hoogte van de schade. Meld daarna de schade bij de piketmedewerkers en de afdeling Financiën. Reparatie van schade aan een tent (stiften, opschriften, e.d.) kost minimaal € 250,-, afhankelijk van het aantal beschadigde banen. Schade aan Huurmij busje De busjes van Huurmij worden door afdeling Terreinen centraal gehuurd voor alle kampen. Deze busjes zijn bedoeld voor de boodschappen op kamp en het vervoer van materiaal van en naar het kamp. LCKV Jeugdvakanties zal geen verantwoording dragen voor kosten die voortkomen uit eventueel opgelopen boetes, schade of overige zaken voortvloeien uit het gebruik van het busje gedurende de huurperiode. Ook eventuele extra huurkosten, welke niet door de afdeling Terreinen zijn geautoriseerd, zullen worden verhaald.

11

Schade veroorzaakt aan het busje is de verantwoordelijkheid van de bestuurder. Meldt dit als hoofdleiding ook aan je stafleden. Om te voorkomen dat hierdoor bepaalde stafleden niet willen rijden in het busje is met ingang van 2012 een voorziening schades opgenomen. Wanneer de schade tijdens normaal gebruik (zie hierboven) en zonder opzet is veroorzaakt zal het eigen risico door LCKV Jeugdvakanties betaald worden. Dit is geen vrijbrief om roekeloos om te gaan met het busje! Overtredingen en daaruit voortkomende boetes zijn de verantwoordelijkheid van de bestuurder. De boetes komen binnen bij de afdeling Financiën en worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke hoofdleiding. Het is de taak van de hoofdleiding om te achterhalen wie verantwoordelijk is voor de boete. De betaling van de boete dient door de verantwoordelijke direct aan Huurmij gedaan te worden.

12

Evaluatie Een goede gewoonte bij LCKV Jeugdvakanties is de kampevaluatie. Het is een middel om met elk staflid te evalueren over de organisatie van een kamp, met zijn/haar eigen functioneren in een team en met het functioneren van de gehele staf. Het eerste doel van de evaluatie is vaststellen hoe het kamp geweest is. Het tweede doel is het maken van een evaluatieverslag waarmee de hoofdleiding aan het bestuur verantwoording aflegt over hoe het kamp geweest is. Dit vormt de basis voor het nabespreken van het kamp met het bestuur. Formuleer de antwoorden dusdanig dat het aanknopingspunten geeft om het gesprek te voeren. Bondig, maar niet te kort. Het bestuur stelt een evaluatie verplicht tijdens één van de laatste kampdagen, waarin wordt geëvalueerd door de totale staf. Neem er in ieder geval de tijd voor. Vertel je stafleden wat de bedoeling is en draag er zorg voor dat iedereen die dat wil, zijn of haar zegje kan doen. Het behoeft natuurlijk geen betoog dat je met het bespreken van conflicten en dergelijke niet wacht tot de evaluatie. De inhoud De hoofdleiding dient de evaluatie goed voor te bereiden en te overleggen welke onderwerpen je in ieder geval wilt bespreken. Het evaluatieformulier, te vinden in deze map, dient als leidraad. Het behandelt onderwerpen als de deelnemersgroep, de kampsfeer, het programma, het functioneren van de staf en hoofdleiding, het terrein, de leveranciers, de omgeving enz. Voorkom dat je dit formulier afraffelt. Inleveren formulieren Het evaluatieformulier dient bij terugkomst ingeleverd te worden bij de piketmedewerkers in een afgesloten enveloppe. Het materiaalboekje dient uiterlijk de tweede maandagavond na het kamp bij het Secretariaat ingeleverd te worden. Het financiële afrekenformulier dient digitaal per mail te worden aangeleverd bij de afdeling Financiën ([email protected]).

13

Verzekeringen Reisverzekering Europeesche Verzekeringen De reisverzekering dekt de kosten van ongevallen tijdens het kamp, alleen als de eigen verzekering niet uitkeert. De nota’s hiervan dienen in beginsel door de KC van het kamp gedeclareerd te worden bij de ouders van de deelnemer. Indien de ziektekostenverzekering van de ouders deze kosten niet dekt, dan kunnen de kosten verhaald worden op de reisverzekering van LCKV Jeugdvakanties. Hiervoor is wel een afwijzingsbrief nodig van de ziektekostenverzekeraar van de ouders van de deelnemer, waar uit blijkt dat zij niet tot uitkering overgaan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld medische kosten, hotelovernachtingen en vervoerskosten. Kosten als gevolg van schade of zoekraken van bagage is niet verzekerd. Het blijkt steeds lastiger te zijn om outdooractiviteiten te verzekeren en er zijn nog slechts een aantal instanties die een reisverzekering aanbieden dat alle outdooractiviteiten dekt tegen een betaalbare prijs. Belangrijk om op te merken is dat het verlies van of schade aan bagage, fototoestellen etc. niet wordt gedekt. Daar moet je eventueel een eigen reisverzekering voor afsluiten. Indien er wijzigingen zijn in de samenstelling van de stafleden en deelnemers die op stafweekend en/of kamp gaan, verzoeken wij jullie dit door te geven aan afdeling Leiding / Deelnemers zodat deze wijzigingen doorgegeven kunnen worden aan de verzekeraar. Denk hierbij aan stafleden die na de inventarisatieronde van afdeling Leiding bij het stafteam gevoegd zijn. Ook moet een datumwijziging waarop eventuele outdooractiviteiten plaats gaan vinden doorgegeven worden aan de reisverzekeraar (vooral Lieler en Nahin, die geen vaste data hebben). Uiteraard hebben interne functiewisselingen van stafleden geen effect voor de reisverzekering. Immers, de verzekering staat op naam van het staflid en de functie die hij/zij bekleedt binnen het kamp is hierbij niet relevant. Kortom: Zorg dat de gegevens van stafleden en deelnemers die bij afdeling Leiding en Deelnemers bekend zijn te allen tijde actueel en correct zijn. Geef wijzigingen van de stafleden en deelnemers die wel en niet mee gaan op stafweekend en kamp tijdig door aan afdeling Leiding en Deelnemers. Geef ook wijzigingen in eventuele outdooractiviteiten en outdoordata tijdig door aan afdeling Leiding!!!

14

Het volgende overzicht laat in hoofdlijnen de belangrijkste dekkingen van de reisverzekering zien voor binnen- en buitenlandse kampen gesplitst naar niet-outdoor activiteiten en outdoor activiteiten. Een uitgebreide versie is beschikbaar bij de afdeling Financiën of zelf online te vinden op www.poeladvies.nl onder > particulieren > downloads > polisvoorwaarden, vervolgens zoeken op ‘Europeesche Groeps- en schoolreis’ onder categorie ‘recreatie’.

15

Terugkomst Terugkomst Kom nooit eerder aan bij Lugdunum. Het is voor de afhalers leuk om een bus met enthousiaste deelnemers te zien aankomen. De busmaatschappij weet hier ook van. Je kunt de buschauffeur rustig vragen ergens in Leiden nog even een paar minuten te wachten. Je mag wel iets later komen maar nooit vroeger! Vertraging Mocht je door omstandigheden te laat aankomen. Laat dit dan zo snel mogelijk weten aan het piket: (06-11 07 48 95). Zij kunnen de afhalers dan op de hoogte brengen van de vertraging (krijg je geen gehoor, bel dan het dienstdoend bestuurslid, 06-53 23 71 73). PR bij terugkomst Het vertrek en de aankomst zijn, naast de ouderavond, de enige momenten dat ouders direct in contact komen met LCKV Jeugdvakanties. Dit zijn belangrijke momenten voor de beeldvorming over onze vereniging. Houd daarom rekening met de beleving van ouders! Zij kennen de sfeer van het kamp niet. Ontmoedig roken door de staf en zorg er voor dat er geen schunnige liedjes worden gezongen. Het gebruik van alcohol bij vertrek en aankomst is niet toegestaan! Bijzonderheden Zijn er bijzonderheden te verwachten op het aankomstpunt, neem dan vooraf contact op met de het dienstdoend bestuurslid (06-53 23 71 73). Kom bijvoorbeeld nooit onaangekondigd met een zieke deelnemer thuis. Piket De piketmedewerkers zijn niet verantwoordelijk voor het opruimen van de bus. Zorg bij terugkomst daarom dat de bus veegschoon is. Daarnaast zijn de piketmedewerkers niet verantwoordelijk voor het leeghalen van de bus. De staf dient dit zelf te doen, de piketmedewerkers zullen het uitladen van de bagage begeleiden. Direct in te leveren bij terugkomst Bij terugkomst moet je bij de piketmedewerkers de volgende dingen inleveren: 1. Het kampevaluatieformulier in afgesloten enveloppe. 2. Een bijgewerkte deelnemerslijst. Dit is erg belangrijk!!! * Schrijf alle deelnemers die om de een of andere reden niet op de lijst staan er alsnog met naam en adres op. Dit om zeker te weten dat deze deelnemers ook een acceptgiro hebben gekregen. 3. De inschrijfformulieren van de deelnemers. Het materiaalboekje mag eventueel ook de eerste maar uiterlijk de tweede maandag na terugkomst worden ingeleverd bij het Secretariaat van LCKV Jeugdvakanties. Het financiële afrekenformulier dient tevens uiterlijk de tweede maandag na terugkomst digitaal per mail te worden aangeleverd bij de afdeling Financiën ([email protected]). Inleveren Huurmij busje De terugbrengdatum van het Huurmij busje is de maandag na je kamp voor 08.00 uur. Dit houdt dus in dat je de bus in het weekend van terugkomst van je kamp weer bij Huurmij moet neerzetten op dezelfde plek waar je hem hebt opgehaald. Het is niet verplicht om het busje afgetankt terug te brengen.

16

Na kamp Gevonden voorwerpen Zorg dat je alleen waardevolle gevonden voorwerpen meeneemt naar Leiden. Gooi losse spullen in de container. Neem geen natte spullen mee naar Leiden. De overige gevonden voorwerpen zijn te bekijken c.q. af te halen e iedere maandagavond in de materiaalhal aan de Voorschoterweg 8 van 20.00 tot 21.30 uur. Op maandagavond 23 september 2013 zal dit voor de laatste keer kunnen.

DS-procedure Het doel van de DS-procedure is om: • stafleden een jaar de mogelijkheid te geven om in betrekkelijke rust kennis te maken met alle facetten van het hoofdleiderschap; • stafleden met informatie te ondersteunen in deze nieuwe functie; • de kandidaat-hoofdleiders te beoordelen op hun functioneren. Beschrijving DS-procedure Als een staflid op kamp laat zien dat hij/zij over kwaliteiten beschikt die LCKV Jeugdvakanties belangrijk vindt in een hoofdleider dan kan de hoofdleiding besluiten deze persoon voor te dragen als DS. Een persoon die zelf vindt dat hij/zij over deze eigenschappen beschikt kan zichzelf ook voordragen. Deze persoon zal altijd samen met de hoofdleiding het DS formulier invullen. De eigenschappen waar de hoofdleiding op zal letten zijn onder andere zaken zoals: -

Meedenken Initiatief nemen Verantwoordelijkheid nemen Ingrijpen op bepaalde momenten Overwicht hebben op staf en deelnemers

Ook andere zaken zullen belangrijk zijn voor de beslissing die de hoofdleiding neemt om iemand voor te dragen. Zaken zoals: -

Kan dit staflid de verantwoordelijkheid aan over staf en deelnemers Zou ik mijn kind meegeven aan dit staflid

Indien een staflid is opgegeven als DS of indien hij/zij zichzelf heeft opgegeven voor het DS-schap, wordt hij/zij uitgenodigd voor een eerste informatieve bijeenkomst. Deze bijeenkomst vindt plaats in oktober. De aanwezigheid op deze avond is verplicht om mee te kunnen draaien in de verdere procedure. Op deze eerste bijeenkomst geeft de voorzitter van de vereniging een centrale uitleg van de functie en eisen die LCKV Jeugdvakanties stelt aan haar hoofdleiders en van de uitgangspunten en regels van de vereniging. Daarna is er een kort gesprek met de toekomstige DS en twee leden van de DS-commissie. In dit gesprek, waarin ook het door de hoofdleiders van het vorige kamp ingevulde DS-formulier wordt besproken, komt o.a. de motivatie, de ervaring en de voorkeur van hoofdleidersfunctie van de DS aan de orde. Op basis van dit gesprek beslist het bestuur, geadviseerd door de DS-commissie, of een staflid ook daadwerkelijk als DS kan gaan meedraaien. De DS ontvangt een schriftelijke bevestiging van de beslissing van het bestuur. Een negatieve beslissing wordt eerst telefonisch gecommuniceerd. De kandidaat DS heeft de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de beslissing. De hoofdleiders krijgen bij de uitnodiging voor de kampenverdeelmiddag een lijst met de nieuwe DS-en. Daarbij geldt de regel dat een DS niet mee kan met de combinatie hoofdleiders of één van de hoofleiders van het duo dat de DS heeft voorgedragen. De belangrijkste reden om dit te doen ligt in het streven naar een objectieve beoordeling van de DS. Vanuit de voordragende hoofdleiders komt een eerste oordeel, deze wil LCKV tijdens de DS-procedure bij een tweede hoofdleidersduo staven. Kwaliteit van hoofdleiders is erg belangrijk en de toetsing hiervan ligt daarom bij vier hoofdleiders. De DS moet zelf een hoofdleiderduo benaderen om te vragen of hij/zij met hen op kamp kan. Eventueel kan de afdeling Leiding en de DS-commissie de DS helpen bij het zoeken van een geschikt hoofdleidersduo. De DS moet de afdeling Leiding daar wel zelf om vragen. Voor het seizoen vindt er tussen de DS, de DS-commissie en het bestuur een tussenevaluatie plaats over de gang van zaken in de kampvoorbereiding tot op dat moment. Tevens worden er afspraken gemaakt over gespreksonderwerpen voor de eindevaluatie. 17

Tijdens het kampseizoen draait de DS als volwaardig hoofdleider mee. Dat betekent dat hij/zij wordt uitgenodigd voor alle activiteiten die LCKV Jeugdvakanties organiseert en waarbij de aanwezigheid van hoofdleiders gewenst is. Het betekent ook dat de DS na het kamp samen met de andere hoofdleiders mee doet in de afrekengesprekken. Daarnaast wordt het functioneren van de DS apart geëvalueerd in een gesprek met twee leden van de DScommissie. Deze commissie beschikt over het kampevaluatie-formulier en zal de DS met de meningen van de hoofdleiders confronteren. Vanaf seizoen 2007 kan het hoofdleiders koppel waar de DS mee heeft gedraaid hierbij betrokken worden. De DS-commissie brengt in september advies uit aan het bestuur. Op basis van het advies van de DS-commissie gaat het bestuur over tot aanwijzing of afwijzing van een DS tot hoofdleider. De DS wordt hiervan telefonisch op de hoogte gesteld. Indien van toepassing worden de nieuwe hoofdleiders op de groslijst gezet voor het nieuwe seizoen. Het eerste jaar mogen twee nieuwe hoofdleiders niet samen een kamp draaien, maar dit gebeurt met een meer ervaren hoofdleider. Mocht de DS-commissie adviseren een DS als hoofdleider af te wijzen of niet toe te laten tot de procedure, en het bestuur bekrachtigt dit advies door het nemen van een besluit, dan eindigt voor dat jaar de procedure voor de DS. Hiermee is ook de voordracht van de DS vervallen. Het is dan alleen mogelijk om voor een tweede keer toegang tot (in elk geval de intake van) de procedure te krijgen indien een nieuwe voordracht wordt gedaan. Wanneer het bestuur (eventueel naar aanleiding van het advies van de DS-commissie) ten tweede male besluit een DS niet toe te laten tot de procedure of te benoemen tot hoofdleider, dan is voor hem/ haar toegang tot de DSprocedure in de toekomst niet meer mogelijk. Het bestuur behoudt het recht om in de situatie van zwaarwegende redenen van het bovenstaande af te wijken. e

Wanneer een voorgedragen DS in 1 instantie niet in de procedure is gestapt, en hij/zij later toch aan de DSprocedure deel wilt nemen, dient hij/zij opnieuw als DS voorgedragen te worden. De DS volgt dan de procedure op basis van de regels die op dat moment gelden. Verantwoordelijkheid op kamp Hoewel de DS gedurende het seizoen in al zijn/haar taken als volwaardig hoofdleider wordt gezien, blijft de uiteindelijke eindverantwoordelijkheid voor het kamp liggen bij de hoofdleiders. Eerste bijeenkomst DS-en voor het seizoen 2014 Zoals hierboven beschreven, worden alle opgegeven en door zichzelf aangemelde DS-en uitgenodigd voor een eerste informatie- en kennismakingsbijeenkomst op dinsdag 8 oktober 2013. Als een staflid in aanmerking wil komen voor het DS-schap is aanwezigheid bij deze bijeenkomst verplicht.

Reünie Voor reünies worden geen vergoedingen verstrekt. Aan alle deelnemers is gemeld dat LCKV Jeugdvakanties als vereniging geen verantwoording kan dragen over een reünie die mogelijk na het kamp wordt georganiseerd. De organisatie van een reünie is dus altijd een zaak van een individueel staflid of een individuele deelnemer. De verzekering van LCKV Jeugdvakanties geldt dus niet. Let daarop! Het is mogelijk een reünie te organiseren in de barruimte in het pand aan de Voorschoterweg. Hiervoor gelden strikte 'huurderregels'. Onder verantwoordelijkheid van de hoofdleiding kan van deze ruimte gebruik worden gemaakt. De bar kan besproken worden bij de barcommissie.

18

Nabespreken Het bestuur streeft ernaar om ieder kamp zo snel mogelijk in het seizoen al na te bespreken. Bij het nabespreken ligt de nadruk op de ervaringen van de hoofdleiding. Eventuele gesprekken die niet tijdens het kampseizoen hebben plaatsgevonden, worden op woensdag 25 september 2013 gevoerd. Als leidraad voor de nabespreekgesprekken wordt het evaluatieformulier gebruikt dat de staf van het kamp heeft ingevuld. Eventueel wordt teruggekomen op gemaakte afspraken bij de voorbespreking. Indien de hoofdleiding verwacht dat er direct actie ondernomen moet worden, dient dit gemeld te worden bij het dienstdoend bestuurslid en op het evaluatieformulier gemeld worden (06-53 23 71 73). Verhindering Het bestuur doet op iedereen een dringend beroep, indien het ook maar enigszins mogelijk is, om op uitnodiging langs te komen voor de gesprekken. Toch kan het gebeuren dat je niet op dit tijdstip kunt. In overleg met het Secretariaat kun je proberen een nieuwe afspraak te maken. Het Secretariaat is het beste te bereiken via e-mail ([email protected] ) of op maandagavond (tel: 071-572 22 55). Schema nabespreken Het nabespreekschema wordt direct na het kamp toegezonden, maar houd in ieder geval alvast woensdagavond 25 september vrij in je agenda. Mogelijke vervolgafspraak De verslagen van de eindevaluatie van het kampseizoen worden besproken tijdens het bestuursweekend. Naar aanleiding van de bespreking hiervan kan door het bestuur nog een vervolgafspraak worden gemaakt.

19

Financiën Algemeen De KC is verantwoordelijk voor een goede vastlegging van alle uitgaven en inkomsten. Het is daarom belangrijk dat je alles zorgvuldig vastlegt en administreert. Zo voorkom je onaangename verrassingen en een eventuele overschrijding van je budget dat mogelijk voor eigen rekening komt. Bewaar bonnetjes ook na kamp!

Financiële administratie voor kamp Vergoeding voor stafweekend De tegemoetkoming in de kosten voor het stafweekend heb je in het voorjaar al ontvangen. In de kosten van staf voorbereidingsbijeenkomsten en -weekenden wordt door LCKV Jeugdvakanties een vaste tegemoetkoming verstrekt. De vergoeding voor 2013 is gebaseerd op het feit dat het overgrote deel van de kampen één of twee stafvergaderingen en een stafweekend houdt. Het bedrag van de tegemoetkoming wordt uitbetaald in de maand april voorafgaand aan het kampseizoen. Naast bovengenoemde vergoeding wordt ook een bedrag verstrekt voor het bezoeken van het kampterrein door sport- en spelleiders en / of hoofdleiders. De vergoedingen zijn als volgt: Diever/Chaam/ Bladel/Terschelling Terschelling (geh. kamp) Wiltz/ Stoumont/ Lieler/ Nahin

€ 165,€ 285,€ 225,-

De genoemde vergoedingen zijn een bijdrage voor de kosten gemaakt tijdens stafvergadering, stafweekend en bezoek kampterrein. Tevens worden deelnemers aan het stafweekend verzekerd door LCKV Jeugdvakanties onder dezelfde voorwaarden en dekking als in de kampen (zie paragraaf verzekeringen). Deze verzekering is secundair ten opzichte van zelf afgesloten verzekeringen en betreft niet de risico's van schade aan of zoekraken van bagage, kleding, fototoestellen etc. Voorschot Voor het vertrek van het kamp ontvangt elke KC van LCKV Jeugdvakanties een voorschot. Dit voorschot is bestemd voor voeding en vrije besteding van de deelnemers en voor de overige uitgaven. Het voorschot wordt op de bank- of girorekening van de KC gestort. De KC int de voedingsgelden van de stafleden en de opbrengst van de ansichtkaarten zelf. Voedingsgeld Voedingsgeld per deelnemer / staflid Chaam/ Diever Bladel Terschelling Terschelling gehandicapten Stoumont/ Wiltz Lieler Nahin

€ 26,€ 27,€ 30,€ 35,€ 32,€ 36,€ 42,-

Het bedrag aan voedingsgeld voor stafleden is hetzelfde bedrag als dat van de deelnemers uit de betreffende kampen. De stafleden dienen dit zelf bij te dragen. Tot uitgaven van voeding worden gerekend; de kosten die gemaakt worden voor het voeden van deelnemers en stafleden, het aankleden van de maaltijden en voor aanschaf van lampenolie. Uitdrukkelijk wordt hier vermeld dat een eventueel overschot op de voeding niet besteed mag worden aan welke andere zaken dan ook.

20

Overige uitgaven Voor al deze uitgaven moet je de bonnen bewaren en inleveren bij het afrekenformulier: • Kosten samenhangend met ongevallen en / of ziekte (apart specificeren). • Kosten voor het aanvullen van de EHBO-kist. Na gebruik van de inhoud dient deze z.s.m. weer aangevuld te worden. • Kosten voor het aanvullen van de handarbeidkist. • Kosten van reparatie en aanschaf van sport-, keuken- en overig materiaal. Bij reparatie en aanschaf van materiaal dient de grootste terughoudendheid in acht genomen te worden omdat in Leiden reservemateriaal aanwezig is. Neem bij twijfel contact op met het dienstdoend bestuurslid: 06-53 23 71 73. • Brandstofkosten ten behoeve van een gehuurd busje door de LCKV. • Materialen ten behoeve van uitvoering van het sport- en spelprogramma komen ten laste van de vrije besteding. • Kosten van gas en vuilafvoer hoeven niet tijdens het kamp te worden betaald. Hiervoor ontvangt LCKV Jeugdvakanties na afloop van de kampen rekeningen. Voor een enkel kamp in het buitenland geldt dit niet en moeten de kosten ter plaatse worden voldaan. Voor een overzicht van deze terreinen wordt verwezen naar de sectie terreinen in de infomap. Autokosten LCKV Jeugdvakanties geeft geen tegemoetkoming in de autokosten van een extra meegenomen (lease)auto.

21

Financiële administratie tijdens kamp Huur busjes De busjes van Huurmij worden door afdeling Terreinen centraal gehuurd voor alle kampen. Deze busjes zijn bedoeld voor de boodschappen op kamp en het vervoer van materiaal van en naar het kamp. Bij de huur van deze busjes willen we graag meegeven dat de bestuurder die zich aanmeldt bij Huurmij voor deze bus ook verantwoordelijk is. LCKV Jeugdvakanties zal geen verantwoording dragen voor kosten die voortkomen uit eventueel opgelopen boetes, schade of overige zaken voortvloeien uit het gebruik van het busje gedurende de huurperiode. Ook eventuele extra huurkosten, welke niet door de afdeling Terreinen zijn geautoriseerd, zullen worden verhaald. Schade busjes Schade veroorzaakt aan het busje is de verantwoordelijkheid van de bestuurder. Meld dit als hoofdleiding ook aan je stafleden. Om te voorkomen dat hierdoor bepaalde stafleden niet willen rijden in het busje is met ingang van 2012 een voorziening schades opgenomen. Wanneer de schade tijdens normaal gebruik (zie hierboven) en zonder opzet is veroorzaakt zal het eigen risico door LCKV Jeugdvakanties betaald worden. Dit is geen vrijbrief om roekeloos om te gaan met het busje! Boetes Overtredingen en daaruit voortkomende boetes zijn de verantwoordelijkheid van de bestuurder. De boetes komen binnen bij de afdeling Financiën en worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke hoofdleiding. Het is de taak van de hoofdleiding om te achterhalen wie verantwoordelijk is voor de boete. De betaling van de boete dient door de verantwoordelijke direct aan Huurmij gedaan te worden.

Vrije besteding Per deelnemer / staflid kan een bedrag worden uitgegeven aan programmaondersteuning. Er mag geen tekort op de vrije besteding ontstaan! Aan de volgende zaken kan worden gedacht: • creatief materiaal; • zwembad; • boerenkar; • fietsen; • busje voor dropping; • foto's voor speurtocht; • excursies voor de buitenlandse kampen. Indien een kamp onderbezet weggaat, kan ten aanzien van het besteden bedrag aan vrije besteding een afwijkende regeling worden getroffen. Voor het kamp neemt de afdeling Financiën dan contact op met de betreffende KC. De vrije besteding bedraagt per deelnemer en staflid: Chaam, Diever, Wiltz en Stoumont € 4,Bladel € 6,Terschelling € 7,Terschelling gehandicapten € 9,Lieler en Nahin Geen vrije besteding Het is niet toegestaan vrije besteding of excursiegeld aan je stafleden te vragen! Je budget voorziet hierin. Het outdoorbudget bedraagt per deelnemer en staflid: Wiltz € 26,- (deelnemers) € 234,- (9 stafleden) Stoumont € 28,- (deelnemers) € 252,- (9 stafleden) Lieler € 36,- (deelnemers) € 324,- (9 stafleden) Nahin € 45,- (deelnemers) € 405,- (9 stafleden)

22

Het outdoorbudget voor stafleden is gemaximeerd op 9 stafleden per kamp. Hierbij wordt uitgegaan van 1 hoofdleider, 2 sportknotsen en 6 tentchefs. De outdoor bij Wiltz en Stoumont wordt door de afdeling Terreinen geregeld en vanuit de LCKV direct aan de outdoororganisatie betaald. De hoofdleiders op Lieler en Nahin zijn zelf verantwoordelijk voor het regelen en de betaling van de outdoor (dit loopt via het KC formulier).

De afrekenprocedure Na de nabespreking (25 september 2013) zal de afdeling Financiën overgaan tot het incasseren van overschotten of tot uitbetalingen van eventuele tekorten. Op verzoek van de KC kan de afdeling Financiën overgaan tot een voorlopige teruggaaf van het tekort. Deze teruggaaf wordt verrekend met de definitieve vastgestelde afrekening. Het afrekenformulier dient digitaal te worden ingeleverd bij de afdeling Financiën. Indien gewenst kan de afdeling Financiën de administratie opvragen van een kamp. Bewaar dus altijd de bonnen van de administratie van het kamp. En dan nog dit: • overleg als hoofdleiding voor het kamp met de adjudanten hoe de gang van zaken in het kamp geregeld gaat worden t.a.v. de financiën; • leg als KC een deugdelijke, voor jezelf begrijpelijke, administratie aan en instrueer wat het gebruik hiervan betreft je adjudanten; • houd kantine, voeding, overige uitgaven en vrije besteding gescheiden; denk aan statiegelden en reken het kamp niet rijker of armer dan het is; • denk aan consequenties van overname voor en overdracht aan het vorige c.q. volgend kamp; • bewaar rekeningen en bonnen en teken contante uitgaven voorlopig op een kladje aan; • controleer rekeningen van leveranciers op juistheid en volledigheid; bestudeer alle afspraken met de leveranciers. Zie hiervoor het hoofdstuk leveranciers; • vul het definitieve afrekenformulier in en lever die, voorzien van een handtekening uiterlijk de tweede maandagavond, digitaal in bij de afdeling Financiën: [email protected]

23

Bijlage I: Protocol seksueel misbruik LCKV Protocol seksueel misbruik Woordverklaring: Deelnemer(s): Kinderen/jongeren in de leeftijd van 8-18 jaar Stafleden: Jongeren/volwassenen met een minimale leeftijd van 17 jaar Vertrouwensperso(o)n(en): Twee door het bestuur aangestelde personen bij wie de melding mbt klachten over en of signalen van seksueel misbruik gedaan kunnen worden. Inleiding Binnen LCKV Jeugdvakanties worden kampen door stafleden georganiseerd met activiteiten voor deelnemers. Deze stafleden hebben gedurende een week de verantwoordelijkheid en zorg voor een groep deelnemers. Tijdens activiteiten gaan stafleden op talloze momenten met deelnemers om. Spelsituaties en dergelijke kunnen soms spontaan uitgroeien tot stoeipartijen, vooral jonge kinderen komen bij volwassenen uitrusten, enzovoort. Hierbij is steeds sprake van een zekere intimiteit. Er zijn echter ook situaties voorstelbaar dat dergelijke situaties leiden tot ongewenste intimiteiten tussen stafleden en deelnemers. Deze situaties kunnen leiden tot verwarring en roepen ook emoties op bij zowel stafleden als deelnemers. Het bestuur kan worden geconfronteerd met deze dilemma's. Extra moeilijk is het omdat er een taboe rust op een onderwerp als seksualiteit tussen stafleden en deelnemers. Dit protocol geeft een aantal afspraken en handelingsalternatieven voor stafleden, vertrouwenspersonen en bestuur voor situaties waar sprake is van (seksueel) misbruik of een vermoeden daarvan. Hierbij moet de kanttekening geplaatst worden dat elke situatie weer anders kan zijn. Vermoedens van seksueel misbruik zijn soms moeilijk hard te maken. Dit protocol is dan ook een algemeen hulpmiddel dat tegelijkertijd bescherming en verplichting biedt voor zowel het LCKV bestuur, vertrouwenspersonen, het staflid en de deelnemer, maar geen pasklare oplossing. Het blijft altijd situatie afhankelijk. Het biedt bescherming aan degene die handelt volgens het protocol, aangezien hij/zij is gedekt door beleidsafspraken binnen de vereniging. Aan de andere kant biedt het protocol de verplichting om op de vastgestelde wijze te handelen. Verder zal dit protocol een positief effect kunnen hebben op de signaalgevoeligheid en het zelfvertrouwen van stafleden om met een vermoeden van seksueel misbruik om te gaan. Dit protocol heeft betrekking op het contact tussen stafleden en deelnemers. Juridisch gezien is een jeugdige tot 18 jaar minderjarig en op deze categorie is dan ook het gehele protocol van toepassing. Wat zegt de wet? De Nederlandse wetgeving geldt voor elke Nederlander. Dit betekent dat het ook geldt voor gebeurtenissen die zich binnen dan wel buiten de vereniging afspelen. In het Wetboek van Strafrecht, boek II, titel XIV 'misdrijven tegen de zeden', artikel 249, staat: “Hij die ontucht pleegt met zijn minderjarig kind, stiefkind of pleegkind, zijn pupil, een aan zijn zorg, opleiding of waakzaamheid toevertrouwde minderjarige of zijn minderjarige bediende of ondergeschikte, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste zes jaren of een geldboete van de vierde categorie. Een jeugdige is binnen de activiteiten van de vereniging aan de zorg en waakzaamheid van de medewerker toevertrouwd.” Dit artikel is dus onverminderd ook van kracht op stafleden. Wat is seksueel misbruik? Er bestaan vele uitingsvormen van seksueel misbruik van kinderen. Verschillende gedragingen zijn door het duidelijke seksuele karakter niet voor tweeërlei uitleg vatbaar. Bij andere gedragingen kunnen vloeiende overgangen bestaan tussen wat wel en niet als seksueel getypeerd kan worden. Als criterium kan daarbij gehanteerd worden, of het welzijn van het kind en zijn lichamelijke en psychische integriteit ondergeschikt wordt gemaakt aan de bevrediging van de seksuele en/of erotische behoeften van het staflid. De volgende definitie geeft daarbij duidelijkheid: elke vorm van seksueel gedrag of seksuele toenadering, in verbale, non-verbale of fysieke zin, opzettelijk of onopzettelijk, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren. Niemand kan een ander verbieden erotische gevoelens voor kinderen te hebben. Maar dat betekent nog niet dat kinderen betrokken of gebruikt mogen worden om deze gevoelens te bevredigen. Immers, een kind -zeker een jeugdige binnen de vereniging bevindt zich niet in een gelijke positie ten opzichte van een volwassene (binnen onze vereniging een staflid). Deze machtsongelijkheid zorgt voor een geringe tot geen enkele keuzevrijheid van het kind/jeugdige. Als voorbeelden van grensoverschrijdend gedrag kunnen worden genoemd: - exhibitioneren; - ongewenste aanraking, bijvoorbeeld betasten van geslachtsorganen; - masturberen in het bijzijn van kinderen of het kind daartoe dwingen; - een seksueel/erotisch geladen sfeer scheppen; - zich tegen een kind aandrukken of andere vormen van aanranding; 24

- verkrachting; - oraal-genitaal contact afdwingen. Verbod binnen de vereniging Een staflid zal zich ervan onthouden met een deelnemer om te gaan op een wijze, die een deelnemer in zijn waardigheid aantast. Seksuele handelingen van welke aard dan ook en intieme relaties met een deelnemer zijn onder geen beding geoorloofd. Het is niet toegestaan een deelnemer zodanig aan te raken, dat een deelnemer en/of het staflid deze aanraking als seksueel of erotisch zal ervaren. Dit alles wordt beschouwd als seksueel misbruik. Een staflid mag de activiteit(en) van de vereniging niet gebruiken voor doeleinden van eigen nut of bevrediging die in strijd zijn met zijn verantwoordelijkheid voor een deelnemer. Een staflid mag niet ingaan op seksueel getinte toenaderingspogingen van een deelnemer, ook al verlangt de deelnemer daarnaar of nodigt deze daartoe uit. Protocol Inleiding Om een zo goed mogelijke route te hanteren is het belangrijk dat de hele vereniging inclusief ouders en deelnemers weten waar zij terecht kunnen. In alle gevallen kunnen meldingen mbt klachten over of signalen van seksueel misbruik gedaan worden bij het bestuur of bij één van de twee vertrouwenspersonen. De voorkeur van het bestuur gaat uit naar de route via de vertrouwenspersoon. Tijdens kamp zal de melding veelal via het bestuurslid van dienst gebeuren. In de gehele communicatie is het zeer belangrijk dat iedereen weet waar hij of zij terecht kan. I Melding – het eerste gesprek Er bestaat voor iedereen binnen de vereniging een meldingsplicht voor klachten over of signalen van seksueel misbruik door een staflid. Op verschillende manieren en van verschillende zijden kan een incident omtrent seksueel misbruik aan het licht komen. Een melding kan gedaan worden door een deelnemer zelf, door de ouders/- verzorgers, door een ander staflid of door derden. Mogelijkheden om verschillende melders te hebben houdt ook in dat er benaderingsverschillen zijn. Hieronder worden de hierboven genoemde mogelijkheden behandeld. 1. Melding door de deelnemer Degene bij wie de deelnemer de melding doet, mag nooit beloven dat hij het aan niemand anders zal doorvertellen. Als de melding op kamp gedaan wordt, dan is degene bij wie de klacht is gemeld, verplicht dit onmiddellijk te melden bij de hoofdleiding. In overleg met het bestuur moet worden bekeken op welke manier de ouders geïnformeerd zullen worden. In dit gesprek met de ouders dient zorgvuldig te worden nagegaan of de deelnemer en de ouders steun en hulp wensen. Denk hierbij vooral aan professionele hulp, die de verwerking van wat er gebeurd is, op gang kan brengen. Door het bestuurslid, dat de zaak behandelt, moet zodanig worden gehandeld, dat de deelnemer het gevoel heeft veilig te zijn. Gebeurt de melding na kamp, dan zal het eerste aanspreekpunt de vertrouwenspersoon zijn. 2. Melding door de ouder(s)/verzorger(s) Vindt de melding plaats bij een staflid en niet bij een van de bestuursleden of vertrouwenspersoon, dan moet het staflid een vertrouwenspersoon daarover direct informeren. De vertrouwenspersoon (en desgewenst degene bij wie de ouders het eerst hebben gemeld) heeft een gesprek met de ouders. Uitgezocht moet worden over welke informatie de ouders beschikken en waar de melding op gebaseerd is. Ga met de ouders en zo mogelijk samen met de deelnemer na of zij steun en hulpverlening wensen of nodig hebben. Bekijk goed op welke wijze LCKV Jeugdvakanties hulpvaardig kan zijn bij het zoeken van hulp, door hen bijvoorbeeld te voorzien van adressen en telefoonnummers van hulpverleningsinstellingen. Ga na of de ouders (zo mogelijk samen met de deelnemer) over willen gaan tot het doen van aangifte bij de politie. Als dat daadwerkelijk het geval is, probeer dan afspraken te maken over het tijdstip zodat daar binnen de vereniging op ingespeeld kan worden. Het is goed om te weten dat het ook mogelijk is om bij de politie aan te kloppen voor advies. Als men de politie daarvoor benadert, maak dan direct aan het begin van het gesprek duidelijk dat men advies wil en nog geen besluit heeft genomen over het doen van aangifte. 3. Melding door een ander staflid Wanneer een staflid misbruik constateert (of ernstige vermoedens daarvan heeft) door een medestaflid tijdens kamp, is hij verantwoordelijk om de hoofdleiding hiervan onmiddellijk op de hoogte te brengen. Indien het staflid na kamp vermoedens heeft, dan is hij verplicht dit te melden bij voorkeur aan een vertrouwenspersoon. 4. Melding door derden Informatie uit meldingen van derden moet zo snel mogelijk aan het bestuur worden doorgegeven. Er moet worden uitgezocht over welke informatie anderen beschikken en waar deze op gebaseerd is. Bij alle meldingen is het noodzakelijk om aan de melder duidelijk te maken hoe je met de verstrekte informatie om zult gaan. 25

II

Maatregelen na de melding 1. De ontvanger van de melding is in beginsel degene die het hele proces coördineert. De ontvanger doet dit echter om zorgvuldigheidsredenen nooit alleen. Het verdient aanbeveling dat één van de twee vertrouwenspersonen een logboek bijhoudt, waarin precies beschreven wordt welke stappen wanneer en waarom werden gezet. De ervaring leert dat in zedenkwesties er heel veel in een korte tijd gebeurt. Het is al vaker erg handig gebleken dat men vanuit zo'n logboek informatie kan terughalen en weer in de tijd kan plaatsen. Eén van de twee vertrouwenspersonen kan altijd met vragen terecht bij de Raad voor de Kinderbescherming. 2. De ontvanger van de melding informeert direct na het ontvangen van de melding de overige leden van het bestuur. Het is namelijk nooit raadzaam alleen met zo'n kwestie rond te lopen en de zaak alleen tot een goed einde te willen brengen. 3. De ontvanger van de melding en een tweede persoon voert een gesprek met de ouders en zo mogelijk ook met de deelnemer. Voor opvang van ouders en deelnemer wordt een beroep gedaan op een gespecialiseerde instelling, als de ouders en/of de deelnemer dit wensen. Wijs ouders op de mogelijkheid om aangifte te doen bij de politie. Willen ouders daartoe overgaan, probeer dan afspraken te maken over het tijdstip zodat daar binnen de vereniging op ingespeeld kan worden. Het is goed om te weten dat het ook mogelijk is om bij de politie aan te kloppen voor advies. Als men de politie daarvoor benadert, maak dan direct aan het begin van het gesprek duidelijk dat men advies wil en nog geen besluit heeft genomen over het doen van aangifte. 4. De ontvanger van de melding, en een tweede persoon, voeren zo spoedig mogelijk een gesprek met degene op wie de melding betrekking heeft. Hij informeert de persoon in kwestie over wat zij heeft gehoord over de melding en vraagt betrokkene hierop te reageren. Wanneer de betrokkene direct toegeeft, wordt doorgesproken welke stappen zullen worden ondernomen. Er moet duidelijkheid zijn bij de betrokkene over wat hij kan verwachten. Wanneer de betrokkene ontkent iets van doen te hebben met de aard van de melding of wanneer zijn verhaal onduidelijk blijft, wordt toch geprobeerd met betrokkene overeenstemming te krijgen over een tijdelijke verwijdering. Dit betekent dat de betrokkene vanaf dat moment geen enkele LCKV activiteit meer mag bijwonen zoals eventuele reünies, kampborrels of andere activiteiten. Daarnaast mag de betrokkene zich niet meer in het pand begeven behalve op uitnodiging van het bestuur. De betrokkene moet ook gewezen worden op de mogelijkheden om hulp in te roepen van een gespecialiseerde instelling. 5. Eén van de twee vertrouwenspersonen informeert de betreffende ouders/verzorgers over de procedure die gevolgd gaat worden. Als het gaat om staflid die tijdens een kamp seksueel misbruik pleegde met een deelnemer, is het altijd aanbevelenswaardig hiervan aangifte te doen bij de politie. Dit kan door ouders en/of de vereniging gedaan worden. Bij voorkeur gebeurt dit pas nadat een gesprek plaatsvond tussen één van de twee vertrouwenspersonen en ouders. Op deze manier is het risico van onaangename verrassingen beperkt en is het mogelijk afspraken te maken over het vervolg. De aangifte moet bij voorkeur pas gedaan worden nadat het bestuur een gesprek heeft gevoerd met degene op wie de melding betrekking heeft. Het is ten zeerste af te raden zelf onderzoek te doen, om zo bewijs te vinden over het al dan niet gepleegde feit. Wie dat doet raakt binnen de kortste keren verstrikt in belangen van ouders, de deelnemer, de mogelijke dader, de overige stafleden, de leden en ga zo maar verder. Weet dat het mogelijk is om de politie om advies te vragen, zonder direct aangifte te willen doen. Nog een ander punt van belang is met betrekking tot de contacten met de betreffende ouders. Zij zullen zich als geen ander benadeeld voelen. Vanuit deze benadeling zullen zij in de meeste gevallen behoefte hebben aan informatie over het verloop van de kwestie. Vergeet daarom niet de ouders te informeren over de hoofdlijnen van het verloop, althans voor wat betreft dat deel van de procedure dat door de vereniging zelf wordt afgewikkeld. Val ouders niet lastig met elk detail, maar informeer hen op hoofdzaken en blijf dat doen gedurende het gehele proces. Dat deel van het proces dat door anderen, bijvoorbeeld de politie, wordt afgewikkeld, kan de vereniging niet tot haar verantwoordelijkheid rekenen, waardoor de vereniging ook geen verantwoordelijkheid kan nemen voor de informatievoorziening van dat deel naar de ouders. 6. Als het om een melding gaat van seksueel misbruik door een staflid dat buiten een kamp plaats had, voert een vertrouwenspersoon een gesprek met de betrokkene. Het verdient dan aanbeveling om met betrokkene overeenstemming te bereiken over een tijdelijke verwijdering uit de vereniging`. Bij een staflid mag het risico op herhaling, maar dan tijdens kamp, aannemelijk worden geacht. Daar is niemand mee gediend. Er kan onrust ontstaan onder ouders en deelnemer, zeker wanneer de kwestie in de media bekend is geraakt. Wees deze onrust dus voor.

26

7. In het geval een tijdelijke verwijdering is gerealiseerd moet overwogen worden of na kamp een ouderavond belegd moet worden over deze kwestie. Ook hier geldt: geef zoveel mogelijk openheid van zaken over de feiten. Scheidt zoveel mogelijk de feiten van vermoedens/interpretaties. Het is belangrijk tijdens zo'n ouderavond geen onnodige paniek te veroorzaken, maar op een rustige en niet insinuerende manier te vertellen wat de feiten zijn en op welke manier het bestuur heeft gehandeld en waarschijnlijk nog zal gaan handelen. Het is niet verstandig uitvoerig in te gaan op wat er mogelijkerwijs zoal is gebeurd of nog zal gebeuren als daarover niets feitelijks of zinnigs te zeggen valt. Dit is alleen maar speculeren. Het leidt tot onnodige onrust. 8. Hoe meer overeenstemming met alle partijen te bereiken valt over de te bewandelen weg, hoe kleiner de kans is dat het onderwerp op een verkeerde manier in de publiciteit komt. De media komen veelal pas in beeld als een van de partijen zich benadeeld voelt en zijn verhaal gaat doen. Dit bereiken van overeenstemming kent natuurlijk zijn grenzen. Het belang van de deelnemer en de vereniging blijft natuurlijk altijd voorop staan. Spreek vooraf goed af, wie de woordvoerder zal zijn als de pers zich meldt. Ook hier geldt: geef alleen de feiten en loop nooit op de zaak vooruit. Maak vooral duidelijk welke maatregelen genomen zijn en dat je de kwestie serieus neemt. Doe in geen geval uitspraken over wie schuld heeft, zolang dat door anderen (Justitie) niet is vastgesteld. Dit moet overigens ook niet gebeuren als de betrokken persoon bekend heeft. Het is belangrijk ook dan discreet te blijven. III

Besluitvorming 1. De volgende stappen moeten gezet worden als (door Justitie) is bewezen dat een staflid binnen een kamp een delict heeft gepleegd. Het Bestuur zal betrokkene uitsluiten van deelname als staflid van een kamp. Daarnaast kan het staflid geen enkele functie bekleden binnen de vereniging. Deze uitsluiting vindt plaats op grond van een onredelijke benadeling van de vereniging. 2. Als (door Justitie) niet bewezen is dat een staflid binnen een kamp een delict pleegde, moeten de volgende maatregelen worden genomen. a. Dit is een lastige situatie. Wanneer justitieel onderzoek niet heeft aangetoond dat betrokkene schuldig is, is hij dus onschuldig. Wanneer dit erg duidelijk is en daarvoor bewijs aanwezig is, moet hij gerehabiliteerd worden. De tijdelijke verwijdering moet worden opgeheven en de persoon in kwestie wordt in ere hersteld. b. Als er talloze vragen onbeantwoord blijven en er twijfels blijven bestaan, maar er juridisch geen schuld is aan te tonen, heeft men te doen met een lastige afweging. In deze kwesties zal het bestuur naar bevind van zaken dienen te handelen. Dat is natuurlijk sterk afhankelijk van de mate van onrust die is ontstaan. 1. Valt er met betrokkene goed over de kwestie te praten en is een en ander in goede harmonie verlopen, dan kan besloten worden tot rehabilitatie van het staflid. Ook kan men in overleg kiezen om ieder zijns weegs te gaan. De betrokkene verlaat dan dus de vereniging vrijwillig. 2. Als de kwestie binnen de vereniging en het kamp veel onrust heeft teweeggebracht en die onrust nog steeds in meer of mindere mate bestaat, kan het bestuur besluiten het staflid niet meer toe te laten tot een kamp en zal het staflid geen enkele functie mogen bekleden binnen de vereniging. 3. Hieronder staat beschreven hoe gehandeld moet worden als (door Justitie) bewezen is dat een staflid buiten een kamp een delict gepleegd heeft. Ondanks het feit dat het delict zich buiten de vereniging afspeelde, heeft de vereniging wel direct met betrokkene te maken. Het is immers aannemelijk dat de kans op herhaling binnen de vereniging even groot is als daarbuiten. In deze situatie is uitsluiten voor een kamp op zijn plaats. Ontzetting uit het lidmaatschap is niet mogelijk omdat hij de vereniging geen directe schade heeft toegebracht. 4. Is (door Justitie) niet bewezen dat een staflid buiten een kamp een delict heeft gepleegd, dan geldt hiervoor hetzelfde als hierboven al beschreven is onder punt 2.

Hulp en ondersteuning De volgende instellingen/instanties kunnen de vereniging ten dienste zijn: - Bureau Slachtofferhulp - Bureau Algemeen Maatschappelijk Werk - RIAGG - Raad voor de Kinderbescherming.

27

Bijlage II: Omgangsregels Iedereen die de vereniging bezoekt onderschrijft de doelstellingen en het huishoudelijk reglement van de vereniging en houdt zich aan de omgangsregels die hieronder zijn opgeschreven. Wie dat doet, is van harte welkom. Wij vinden afspraken over de manier van omgaan met elkaar belangrijk, omdat iedereen zich prettig en veilig moet kunnen voelen. Dit kan alleen als je elkaar in je waarde laat en elkaar met respect behandelt. Dit betekent dat wij in onze vereniging alle vormen van ongelijkwaardige behandeling zoals, pesten, machtsmisbruik, discriminerende, racistische, seksistische of (seksueel) intimiderende gedragingen of opmerkingen, of het hiertoe aanzetten, ontoelaatbaar vinden. Wij vragen van alle medewerkers, kinderen, hun ouders of andere bezoekers, dat zij meewerken aan het naleven van de omgangsregels. Niet alle zaken die anderen kunnen kwetsen, kunnen we in regels verwoorden. Dan zouden het er veel te veel worden. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat als iets niet genoemd wordt, dit wel toelaatbaar is. 1. Ik accepteer en respecteer de ander zoals hij is en discrimineer niet. Iedereen telt mee binnen de vereniging. 2. Ik houd rekening met de grenzen die de ander aangeeft. 3. Ik val de ander niet lastig. 4. Ik berokken de ander geen schade. 5. Ik maak op geen enkele wijze misbruik van mijn machtspositie. 6. Ik scheld niet en maak geen gemene grappen of opmerkingen over anderen. 7. Ik negeer de ander niet. 8. Ik doe niet mee aan pesten en/of uitlachen. 9. Ik vecht niet, ik gebruik geen geweld, ik bedreig de ander niet, ik neem geen wapens mee. 10. Ik kom niet ongewenst te dichtbij en raak de ander niet tegen zijn of haar wil aan. 11. Ik geef de ander geen ongewenste seksueel getinte aandacht. 12. Ik stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijk leven of uiterlijk. 13. Als iemand mij hindert of lastig valt dan vraag ik hem/haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt, vraag ik een ander om hulp. 14. Ik help anderen om zich ook aan deze afspraken te houden en spreek degene die zich daar niet aan houdt eropaan en meldt dit zo nodig bij het bestuur.

28

Bijlage III: Gedragscode (vrijwillige) stafleden Veel grenzen in het contact tussen stafleden en deelnemers in de vereniging zijn niet eenduidig. Het ene kind wil even op schoot zitten als het troost zoekt, het andere kind heeft behoefte aan een aai over de bol en weer een ander kind vindt het niet prettig om aangeraakt te worden. Hierover kunnen nooit exacte grenzen worden afgesproken die voor alle kinderen en in alle situaties gelden. Dat is maar goed ook, want voor veel kinderen is betrokkenheid en lichamelijk contact een voorwaarde om te groeien. Maar er is wel één heel duidelijke grens en dat is de grens dat seksuele handelingen en contacten tussen (jong)volwassen stafleden en deelnemers, die bij ons komen, absoluut ontoelaatbaar zijn! In art. 249 van het Wetboek van Strafrecht staat: Hij die ontucht pleegt met zijn minderjarig kind, stiefkind of pleegkind, zijn deelnemer, een aan zijn zorg, opleiding of waakzaamheid toevertrouwde minderjarige of zijn minderjarige bediende of ondergeschikte, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste zes jaren of geldboete van de vierde categorie. Daarnaast is iedere vorm van seksuele toenadering met jeugdigen beneden de 16 jaar verboden (Wetboek van Strafrecht: artikel 244, 245, 247, 248a, 249). Het maken van afbeeldingen van seksuele gedragingen van iemand die nog geen 18 jaar is, is ook verboden (Wetboek van Strafrecht: artikel 240b). Daarom hebben wij als vereniging voor al onze (vrijwillige) stafleden een gedragscode opgesteld. Wanneer je bij ons komt ‘werken’ als vrijwilliger vragen wij je deze gedragscode te ondertekenen. Hiermee verklaar je dat je de gedragscode kent en niet tegen de gedragscode in zult handelen. 1. Het staflid moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de deelnemer zich veilig en gerespecteerd voelt. 2. Het staflid onthoudt zich ervan de deelnemer te bejegenen op een wijze die de deelnemer in zijn waardigheid aantast. 3. Het staflid dringt niet verder door in het privéleven van de deelnemer dan functioneel noodzakelijk is. Het staflid ontvangt de deelnemer niet bij hem of haar thuis. 4. Het staflid onthoudt zich van elke vorm van seksueel grensoverschrijdend gedrag ten opzichte van de deelnemer. Alle seksuele handelingen, contacten en relaties tussen begeleider en deelnemer tot 18 jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel grensoverschrijdend gedrag. 5. Het staflid mag de deelnemer niet op zodanige wijze aanraken, dat deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard ervaren zal worden. 6. Het staflid zal tijdens kampen zeer terughoudend en met respect omgaan met deelnemers en de ruimtes waarin zij zich bevinden, zoals de slaaptenten. 7. Het staflid heeft de plicht de deelnemer naar vermogen te beschermen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en seksueel grensoverschrijdend gedrag en zal er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die bij de deelnemer is betrokken, wordt nageleefd. 8. Indien het staflid gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragscode en bij vermoedens van seksueel grensoverschrijdend gedrag is hij verplicht hiervan melding te maken bij de daarvoor door het bestuur aangewezen personen, bijvoorbeeld een hoofdleider. 9. Het staflid krijgt of geeft geen (im)materiële vergoedingen die niet in de rede zijn. 10. In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van het staflid in de geest van de gedragscode te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met een door het bestuur aangewezen persoon bijvoorbeeld hoofdleider. Overtreding van deze code kan disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben. Wanneer een staflid wordt verdacht van strafbare feiten van seksueel misbruik van deelnemers zal het bestuur politie/justitie inschakelen.

Voor- en achternaam: Datum ondertekening: Handtekening: 29