Úvod do technologie workflow systémů Miroslav Beneš
Obsah přednášky z z z z z z z
Motivace Podnikové procesy Prvky a nástroje technologie workflow Typy workflow produktů Standardizace Architektura workflow systému Struktura kroku úlohy, zpracování požadavku, směrování toku řízení Technologie workflow
2
Vývoj architektur informačních systémů z
60. léta – řada samostatných aplikací z z z
z
70. léta – osamostatnění dat z
z
databázové systémy
80. léta – osamostatnění uživatelského rozhraní z
z
vlastní uživatelské a datové rozhraní vlastní metody ukládání dat vlastní komunikace s uživatelem
Windows API, X Window, ...
90. léta – osamostatnění řídicích procesů z
workflow systémy Technologie workflow
3
Motivace Příklad procesu: objednávání zboží objednávka
zpracování objednávky schválení obch. oddělením
potvrzení obj.
verifikace platby účtárnou
faktura
expedice zboží
dodací list
Kde mohou nastat problémy? Technologie workflow
4
Organizace podniku z
Organizační hierarchie: kdo co dělá? z z z
z
jednotlivci, profese, role, skupiny zodpovědnost, podřízenost zdroje (stroje, pomůcky, služby, ...)
Pracovní postupy: jak se co dělá? z
kroky, algoritmy
Technologie workflow
5
Podnikové (business) procesy z
z
Podnikový proces je efektivní koordinační mechanismus napříč organizačními jednotkami distribuovaný v čase a prostoru; integruje a koordinuje distribuované zdroje a poskytuje správnou informaci správnému jednotlivci ve správný čas k vykonání přiděleného úkolu. CO – JAK – KDY – KDO Technologie workflow
6
Další příklady procesů z
Recenze příspěvků na konferenci z
z
Zařízení služební cesty z
z
objednávka letenek, ubytování, vypůjčení auta, zaplacení poplatků, schválení cesty, ...
Vyřízení pojistné události (reklamace) z
z
zaslání příspěvku, předání recenzentům, recenze příspěvků, zpráva autorovi, ...
obdržení požadavku, rozhodnutí o oprávněnosti, odpověď, ...
Sledování pacientů v nemocnici z
příjem, RTG, EKG, krev, diagnóza, léčení, ... Technologie workflow
7
Další příklady procesů z
Vyřízení žádosti o půjčku z
z
Vývoj programů z
z
návrh, specifikace, implementace, ...
Zápis studentů do dalšího ročníku z
z
žádost o půjčku, analýza rizik, schválení, sledování splátek, uzavření případu, ...
předběžný zápis, kontrola studia, zápis, změny, ...
Výběrové řízení na zakázky z
zadání, vyhodnocení nabídek, výběr dodavatele, řešení námitek, realizace, ... Technologie workflow
8
Workflow management z
efektivní správa toku informací a řízení v podnikových procesech
z
infrastruktura podniku je tvořena kombinací procesů některé procesy jsou klíčové pro přežití a další růst podniku zvýšení efektivity správy procesů vede ke snížení nákladů, zlepšení služeb zákazníkům a zvýšení konkurenceschopnosti podniku
z z
Technologie workflow
9
Problémy správy procesů z
Špatná nebo žádná dokumentace z
z
nejasné kompetence
Určité procesy bývají pomalé z
časové ztráty v komunikaci
z
špatná zpětná vazba
z
malá informovanost managementu Technologie workflow
10
Výhody workflow technologie z
Z hlediska managementu z
zjednodušení a modernizace podnikových procesů,
z
snížení režijních nákladů,
z
urychlení podnikových procesů,
z
možnost sledování a řízení procesů,
z
just-in-time manufacturing Technologie workflow
11
Výhody workflow technologie z
Z technického hlediska z
automatizace složitých podnikových procesů,
z
integrace existujících aplikací,
z
vyšší spolehlivost,
z
plánování všech použitých zdrojů (lidé, data)
Technologie workflow
12
Zavedení workflow v podniku z
Obvyklá metoda: z
z
Problém: z
z
pozveme konzultanty, kteří všechno vyřeší za nás musíme mít sami jasno v tom, čeho chceme dosáhnout
Nutná spolupráce se zadavatelem z
kompetence zodpovědných osob k realizaci změn
Technologie workflow
13
Zavedení workflow v podniku rozpoznání a pojmenování procesů ve firmě
1. z
proces, počáteční a koncový stav
rozpoznání nefungujících procesů
2. z
kvalita, cena, rychlost, spokojenost zákazníka, flexibilita
zvýšení priority nefungujících procesů
3. z z z
faktory kritické pro úspěch firmy strategické faktory principiální faktory Technologie workflow
14
Prvky technologie workflow z
Nástroje pro definici procesů z
z z
umožňují definici a rozplánování procesů na počítači obvykle grafické nástroje, využití jazyka UML prvky modelu: z z z
z
zprávy zaslané účastníkům procesu, události, které mohou nastat, rozhodnutí, která je třeba učinit;
základní prvky určují charakter modelu Technologie workflow
15
Prvky technologie workflow z
Workflow servery z
z
Klientské aplikace z z
z
čtou, provádějí a sledují jednotlivé kroky definice workflow nástroje pro interakci uživatelů s workflow obvykle nejsou součástí WF systému
Nástroje pro monitorování procesů z z
vyhodnocování účinnosti a ceny procesů podpora optimalizace procesů Technologie workflow
16
Prvky technologie workflow z
Nástroje pro simulaci procesů z z
z
Nástroje pro verifikaci procesů z z z
z
Co se stane, když ... ? Ověření modelu, predikce Bude každá objednávka vyřízena? Bude každá reklamace vyřízena do 14 dnů? Matematické metody – Petriho sítě
Nástroje pro administraci Technologie workflow
17
Typy workflow produktů z
WF založené na zprávách z
využití e-mailového serveru (MS Exchange, Lotus Notes, SMTP/POP3, ...)
z
běžně používané systémy
z
úkoly se rozesílají elektronickou poštou
z
GFI Emailflow, Keyfile’s keyflow, Jetform, Eastman WFX Technologie workflow
18
Typy workflow produktů z
WF založené na WWW serverech z
používají intranetový nebo internetový WWW server, k němuž se uživatelé připojují
z
uživatele nelze nutit k převzetí úkolu, pokud se do systému nepřihlásí
z
Action Technologies, Ultimus
Technologie workflow
19
Typy workflow produktů z
WF založené na samostatných systémech z z
z z z
implementují úplně všechno ve vlastní režii nejobecnější (a nejdražší) varianta FlowMark, IBM (OS/2, AIX) InConcert, XSoft (Unix) Staffware (20 platforem, $1000/klient)
Technologie workflow
20
Technologie důležité pro workflow z
Databázový server z
z
Obrazový server z
z z z
vhodné použití sw podporujícího ODBC skenování papírových dokumentů
Faxový server E-mail server Operační systém z z
wf software nejčastěji pod Windows NT WWW, e-mail server, databáze - Unix Technologie workflow
21
Standardizace v oblasti workflow z
Workflow Management Coalition (WfMC) z z
z
založena v srpnu 1993 nevýdělečná mezinárodní organizace prodejců, uživatelů, analytiků a univerzitních / výzkumných skupin (asi 130 členů) tvorba standardů v oblasti z z
z
terminologie, spolupráce a propojení wf systémů
tři komise a pracovní skupiny Technologie workflow
22
Hlavní standardy z z z z z z z z z
Workflow Reference Model Workflow Client Application Application Programming Glossary Interoperability Abstract Specification Audit Data Specification Process Definition Interchange Interoperability Internet e-mail MIME Binding Objektový model s návazností na OLE a IDL Bezpečná spolupráce wf systémů Technologie workflow
23
Referenční model workflow Nástroje pro definici procesů
Služby pro řízení workflow Nástroje pro administraci a monitorování
Workflow Engine
Workflow Engine
Workflow API & Interchange Formats Klientské aplikace
Spouštěné aplikace
Technologie workflow
24
Podnikový proces je řízen
je definován
Definice procesu skládá se z
Činnost může být
Manuální činnost
použije se pro
reprezentována pomocí
WFMS řídí proces pomocí
Instance procesu Instance činnosti
Automatizovaná činnost
Základní pojmy podle WfMC
zahrnuje
zahrnuje
Pracovní položka Technologie workflow
Spouštěná aplikace 25
3D pohled na workflow
resource dimension resource
activity task
case
process dimension
case dimension work item Technologie workflow
26
3D pohled na workflow z
případ (case) z z z
z
konkrétní řešení problém (žádost o půjčku) obvykle jej generuje externí zákazník zpracovává se prováděním úloh v určitém pořadí na základě definice workflow procesu
úloha (task) z z
krok provádění procesu charakterizuje se podmínkami platnými před (precondition) a po (postcondition) provedení Technologie workflow
27
3D pohled na workflow z
zdroj (resource) z z z z
zařízení (fax, tiskárna) nebo osoba (účastník, dělník, zaměstnanec) vytvářejí třídy zdrojů na základě podobných charakteristik role je třída založená na schopnostech svých prvků (např. programátoři) organizační jednotka je třída založená na struktuře organizace (např. reklamační oddělení)
Technologie workflow
28
3D pohled na workflow z
pracovní položka, požadavek (work item) z
z
úkol řešený pro konkrétní případ, např. „vrátit panu Novákovi peníze za reklamované zboží“
činnost (activity) z
z
úkol řešený pro konkrétní případ a využívající konkrétní zdroj vytváří frontu požadavků (worklist)
Technologie workflow
29
Role z z
z
z
práci vykonávají kategorie pracovníků jedna osoba může mít více rolí, mnoho osob má stejnou roli role jsou autorizovány provádět požadavky z front spojených s činnostmi požadavky na zpracování se přidělují staticky nebo dynamicky (load balancing)
Technologie workflow
30
Typy rolí z
Tvůrce z
z
Zodpovědná osoba z
z
ten, kdo vytvořil instanci ten, kdo je zodpovědný za instanci, i když krok neprovádí (např. manažer)
Vlastník z
ten, kdo vykonává krok instance
Technologie workflow
31
Struktura (automatizované) činnosti činnosti
činnostj
činnosti
činnostj
položka
položka
položka
položka
synchronizace
směrování
worklist položka položka startovací podmínka příprava dat
uložení dat
příkaz ke spuštění
zjištění stavu aplikace
Technologie workflow
32
Struktura činnosti z
Pracovní položka a fronta požadavků z z
z
z z
požadavky na provedení aplikace strukturované zprávy obsahující parametry pro provedení činnosti maximální doba provedení činnosti (připomenutí, předání jinam) synchronizace paralelních instancí workflow různé strategie: FIFO, LIFO, priority
Technologie workflow
33
Struktura činnosti z
Příprava k provedení vybrané činnosti z
z
z
vyhodnocení vstupní podmínky na základě dat závislých na řešeném případu získání vstupních dat pro činnost
Akce jako jádro činnosti z
z
interaktivní: výběr položky uživatelem spustí provedení činnosti automatické: příchod položky do fronty způsobí provedení činnosti Technologie workflow
34
Struktura činnosti z
Závěrečná analýza z
z
z
monitorování provádění aplikace: úspěch, chyba, havárie uložení výsledků aplikace – konverze a uložení dat do společné paměti
Směrování z z
přesun požadavků k dalším činnostem na základě stavu (návratového kódu), výsledku
Technologie workflow
35
Provedení požadavku uživatelem 1.
2.
3. 4. 5.
Výběr požadavku, za který uživatel ponese odpovědnost Rezervování nebo delegování požadavku na jiného uživatele Provedení požadované práce Vyhodnocení výstupní podmínky Vyhodnocení podmínky pro přechod na další činnosti a jejich aktivace Technologie workflow
36
Směrování toku řízení z
Sekvenční A
z
B
C
Paralelní (AND-split, AND-join) B1 A
C B2
Technologie workflow
37
Směrování toku řízení z
Podmíněné (OR-split, OR-join) B1 C
A B2
z
Iterační A
B Technologie workflow
C 38
Odkazy z
www.wfmc.org z
z
www.workflowsoftware.com z
z
Podrobný seznam programového vybavení, výzkumných projektů a dalších odkazů
www.waria.com z
z
Workflow Management Coalition
Workflow and Reengineering International Association
ww2.usabilityfirst.com/usability/cscw.html z
Kolekce informací týkajících se groupware včetně workflow
Technologie workflow
39
