ÚTMUTATÓ a Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közalapítvány által támogatott pályázati programok pénzügyi elszámolásához Az elszámolást az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szerint, valamint a 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletben leírt tartalmi és alaki követelményeknek megfelelő számlák megküldésével, továbbá az alábbi feltételek teljes körű betartásával kell megtenni. Pénzügyi elszámolást a megítélt támogatási összeg erejéig, a pályázatban jóváhagyott költségvetés szerinti jogcím (tevékenység) csoportok és ezen belül költségvetési sor sorszáma szerint növekvő sorrendben költségtípusok és összegei alapján kell benyújtani. A pénzügyi elszámolás során az egyes jogcím (tevékenység) csoportokon belül új költségvetési sor nyitása nem megengedett, vagyis csak olyan alsorra számolható el költség, amelyre a pályázó korábban is tervezett költséget. 1. Amennyiben az elfogadott költségvetés tételei vagy a bizonylat(ok) tartalma miatt nem lehet teljes összegében elszámolni egyes pénzügyi bizonylatot, akkor a bizonylaton és a számlaösszesítőben jeleznie kell az elszámolandó összeg értékét. (Pl.: Közüzemi díjakra az érvényes pályázati költségvetés 100.000 Ft-ot engedélyez, a bizonylat értéke 120.000 Ft. Ebben az esetben rá kell írni a bizonylatra, hogy „FSZK támogatásból elszámolva: 100.000 Ft”.) 2. Az elszámolt számlák csak formailag megfelelően és hiánytalanul kitöltötten fogadhatók el. Kérjük, a számla átvételekor ellenőrizze, hogy a számla alakilag és tartalmilag megfelel-e a számviteli törvényben és az ÁFA törvényben leírtaknak. Kérjük, hogy az alábbi adatok meglétét és olvashatóságát (másolaton is) feltétlenül ellenőrizze benyújtás előtt: - a számla kelte; - a számla sorszáma; - a szállító neve, címe és adószáma; - a vevő neve és címe; - a teljesítés időpontja, ha az eltér a számla kibocsátásának időpontjától; - az értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezése, - mennyisége, egységára; - az adó alapja és mértéke; - a számla összesen értéke forintban. Fontos, hogy a számla tartalma kapcsolódjon a számlaösszesítőben megjelölt költségvetési sorhoz, bizonyítania kell a támogatás tényleges megvalósulását. A számlát vagy pénzügyi bizonylatot a Kedvezményezett, azaz a szerződő fél szervezet nevére kell kiállítani. (alapító okiratban vagy Cégbírósági kivonatban található címek egyikének (az alábbi alapján értelmezendő)); - részben önálló szervezetek esetében, ahol a szervezet gazdálkodását egy másik fenntartó szervezet vezeti, szintén kérjük, hogy annak a szervezetnek a neve legyen a számlán, aki a támogatás Kedvezményezettje. - elfogadható az a számla, amelyen szerepel a gazdálkodást végző fenntartó szervezet neve, illetve mellette annak az intézménynek a neve, amely a támogatás Kedvezményezettje. - amennyiben a számlán csak a fenntartó, vagy gazdálkodást végző szervezet neve szerepel, kérjük mind a fenntartó szervezet, mind a Kedvezményezett nyilatkozatát, miszerint a számlán szereplő tétel a Kedvezményezett költségvetését terheli;
1
Nem személyi jellegű költségeket kizárólag ÁFA-s számlával, vagy szigorú számadású pénzügyi bizonylatokkal (pl.: amennyiben mezőgazdasági őstermelőtől vásároltak) lehet elszámolni, az elszámolás bizonylataként adásvételi szerződés nem fogadható el! 3. A számlán szereplő teljesítési dátumnak és pénzügyi teljesítésnek a pályázatban megjelölt projektidőszakra kell esnie. Az adott elszámolási időszakban pénzügyileg teljesített számlák, egyéb számviteli bizonylatok akkor számolhatóak el, ha a fizikai, gazdasági teljesítés is megtörtént és ennek tényét egyértelműen alátámasztja a dokumentáció (teljesítésigazolás). Felhívjuk a figyelmüket, hogy a projekt kezdési időpontjaként megjelölt dátumnál korábbi dátummal elvégzett munka (teljesítés dátuma), vagy kiállított bizonylat, illetve korábban teljesített kifizetés alapján a támogatás igénybevételére nincsen mód. Kérjük, ügyeljen arra, hogy a számlán a kibocsátó a teljesítés napjaként csak egy adott napot jelöljön meg és ne időszakot, mert ezt az ÁFA törvény által támasztott feltételek megkövetelik. Amennyiben a számla adómentes tevékenység/szolgáltatás/termékértékesítés céljából került kiállításra, kérjük, ennek tényét a számlán is feltüntetni a kibocsátó által. Az elszámolás során hiányos, vagy hiányosan kitöltött, vagy olvashatatlan, nem eredeti aláírással benyújtott bizonylat másolat nem fogadható el. 4. Az elszámolást az ÁFA nyilatkozat figyelembevételével kell elkészíteni. Ha a szervezet − jogosult ÁFA visszaigénylésre, akkor a számlák nettó értéke, − nem jogosult ÁFA visszaigénylésre, akkor a számlák bruttó értéke számolható el a támogatás terhére. 5. A számlákat és a pénzügyi bizonylatokat (bankszámlakivonat, kiadási pénztárbizonylat) záradékolni, majd hitelesíteni kell a következő módon: - a bizonylat eredeti példányára rá kell vezetni, hogy „Elszámolva az FSZK ……… pályázati azonosítószámú szerződés terhére …. Ft” és alá kell írni, a bizonylatot ezt követően le kell fénymásolni, majd - a másolatra kék tollal vagy pecséttel rá kell vezetni, hogy „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik.”,ezután a fénymásolatot el kell látni kék tollal a képviselő vagy meghatalmazottja aláírásával, dátummal és cégszerűen le kell bélyegezni. A hitelesítést a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személynek kell elvégeznie. A képviselő akadályoztatása esetén meghatalmazott személy is eljárhat, ebben az esetben a képviselő által aláírt alakszerű meghatalmazás csatolása szükséges. (Az alakszerű meghatalmazáson szerepelnie kell a meghatalmazó, a meghatalmazott és az aláírásokat hitelesítő két tanú nevének, lakcímének és aláírásának.) A bizonylatok hitelesítésénél aláírás bélyegző használata esetén szükséges a bélyegző tulajdonosának büntetőjogi felelősségét is tartalmazó nyilatkozata, hogy a bélyegzőlenyomatot sajátkezű aláírásának ismeri el, annak minden jogi következményével együtt. 6. Minden kiadási tételhez pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot is csatolni kell, hitelesítve. Kifizetést igazoló bizonylat: -
átutalással teljesített kiegyenlítés esetén bankszámlakivonat, készpénzben történő kiegyenlítés esetén kiadási pénztárbizonylat,
Amennyiben a kifizetést igazoló bizonylaton a támogatásra elszámolt tételen kívül más tétel is szerepel, a támogatásra elszámolt tételt meg kell jelölni. A kifizetést igazoló
2
bizonylatokat hitelesíteni kell az 5. pontban leírtak szerint. (Amennyiben a kifizetést igazoló bizonylat nem azonosítható be, hogy melyik kifizetéshez kapcsolódik, vagy az összeg nem a támogatásra elszámolt összeggel egyezik meg, akkor záradékolni szükséges.) A pénzügyi beszámolóhoz beküldött kiadási pénztárbizonylat egyik fontos kelléke, hogy melyik bizonylat kifizetése történik meg, és a pénztáros, az átvevő és a kifizetést jóváhagyó aláírása. Az átvevő aláírásától abban az esetben tekintünk el, ha egyértelműen beazonosítható, hogy a készpénzfelvétel mely számla pénzügyi kiegyenlítéséhez kapcsolódik. 7. A bizonylatokat a költségvetés jogcímei szerinti sorrendben, jogcímenként csoportosítva kell felsorolni, és az egyes csoportokhoz tartozó tételeket jogcímcsoportonként részösszesíteni kell. Az elszámoláshoz beküldendő bizonylatmásolatokat sorszámozni kell, ami megfelel a számlaösszesítő sorszámának. Az összetartozó dokumentumokat együtt kell kezelni, de külön megjelöléssel. Pl.: 3/a. számla; 3/b. szerződés, ami alapján a számla ki lett állítva; 3/c. teljesítés igazolás, ami alapján a kifizetés megtörtént, 3/d. a pénzügyi teljesítés. A költségvetési sor sorszámát szintén rá kell írni a bizonylatokra. Minden alapbizonylatot külön sorban kell feltüntetni Külön sorokban fel kell tüntetni az egyéb összesítők összesen sorait is. A személyi kifizetések mindösszesen összegét, a munkáltatót terhelő kifizetések mindösszesen összegét, valamint az utazási költségek összesítőjének mindösszesen összegét. 8. Felhívjuk a figyelmüket néhány fontos tudnivalóra: Kizárólag a program megvalósításához szükséges, a pályázatban tervezett, illetve a Támogatási szerződés szerint támogatott költségek számolhatók el. A benyújtott számláknak, vagy egyéb számviteli bizonylatoknak a projekthez kell kapcsolódniuk, és ezt a kapcsolódást a számlákhoz mellékelt egyéb dokumentumoknak kell alátámasztaniuk (pl.: szerződések, jelenléti ívek, teljesítésigazolások, meghívók, programok, stb.). A költségek csak a Támogatási szerződés szerint csoportosíthatók át. a) Bérleti költségek elszámolása: Csak a projekthez tartozó tevékenységek céljaira használt épületeknek, helységeknek, eszközöknek és felszereléseknek a projekt megvalósítás időszakában felmerült bérleti költsége számolható el. Ha az épületnek csak egy részét használják, illetve az eszközt felszerelést nem teljes egészében használják a támogatott projekt céljaira, akkor a felmerült költségeket a használat arányában meg kell osztani. Az elszámoláshoz mellékelni kell az arányosításra vonatkozó számítás módszerét is. Épületek bérleti költségének dokumentálása: − a projekt céljaira való használat idővel arányos mértékig, a projekt céljaira használt terület arányában, kialakított számítási módszer dokumentálása; − a számítási módszer alapján meghatározott arányos költség dokumentálása, − bérleti szerződés, − számla, − Kifizetés bizonylata, Eszközök bérlete: − a projekt céljaira történő használat idővel arányos mértékéig kialakított, számítási módszer dokumentálása, − a számítási módszer alapján meghatározott arányos költség dokumentálása, − bérleti szerződés, − számla,
3
− Kifizetés bizonylata. b) Közüzemi díjaknál a bérelt ingatlan esetén, amennyiben nem a pályázó nevére szól a számla, úgy mellékelni kell az ingatlan bérleti szerződését. Az ingatlan közüzemi díjainak továbbszámlázás esetén a szerződésben erre ki kell térni. c) Üzemanyagszámla önmagában nem fogadható el, üzemanyagköltséget útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény vagy menetlevél alapján lehet elszámolni, ezekben az esetekben is igazolni kell kifizetést kiadási pénztárbizonylattal vagy bankszámlakivonattal. d) Szolgáltatások és elszámolásuknál be kell nyújtania az elszámoláskor a megrendelésről szóló szerződést vagy a megrendelést megelőző árajánlatot, vagy a visszaigazolt megrendelőt, és valamilyen részletes teljesítésigazolást. Ez szükséges akkor is, ha a kiadások elszámolásakor benyújtott számlából nem derül ki egyértelműen, hogy mire fordították a számla összegét, és az a pályázat megvalósításához kapcsolódik-e. A részletes teljesítésigazolást az intézmény/szervezet hivatalos képviselője írja alá és tartalmazza a kiállított számla összes lényeges adatát. (kiállító neve, címe, adószáma, kiállítás kelte, a számlán szereplő cikkek/szolgáltatások neve, stb.) e) Az útiköltség elszámolásának módja: o o
o
tömegközlekedési eszköz igénybevétele esetén kiküldetési rendelvényt, a szervezet nevére szóló számlát és kifizetést igazoló bizonylatot kell beküldeni; a szervezet tulajdonában lévő személygépjármű használata esetén a szervezet nevére kiállított számla összege számolható el az útnyilvántartás alapján igazolt használatra eső üzemanyag fogyasztás mértékében, ezért a hivatali gépjármű használata esetén az elszámolás dokumentumai a következők: A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje; Menetlevél (szigorú sorszámadású nyomtatvány); Kiküldetési rendelvény (amennyiben rendelkezésre áll); Forgalmi engedély, biztosítási kötvény; Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között a hivatali gépjármű használatára vonatkozóan (amennyiben rendelkezésre áll); Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás; A hivatali gépjármű magánhasználatba való kiadása esetén annak közterhei nem támogathatóak.
o
A kiküldött tulajdonában lévő személygépjármű használata esetén az elszámolható üzemanyagköltség mértékét az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által havonta közzétett üzemanyagár határozza meg, a személyi jövedelemadó törvény szerinti kiküldetési rendelvény és kifizetést igazoló bizonylatot nyújtandó be.
o
A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítéseket nem az útiköltségek között, hanem a személyi jellegű egyéb kifizetések között kell elszámolni. Ezek elszámolásához a munkáltató és a munkavállaló közötti megállapodást és azt a dokumentumot kell beküldeni, amely igazolja, hogy a munkavállaló megjelent a munkahelyén. o Munkába járás tömegközlekedéssel dokumentumai: számla, kifizetés bizonylata,
4
a bérlet/menetjegy átvételéről szóló bizonylat, amennyiben azt nem a munkavállaló, hanem a Kedvezményezett vásárolta meg; Éves bérlet esetén: adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás; Amennyiben a teljes költség nem a projekthez kapcsolódik, akkor nyilatkozat a projekt terhére elszámolni kívánt összegre vonatkozóan és időkimutatás a végzett feladatokról.
o Saját gépjármű használata munkába járáshoz: Útnyilvántartás – km elszámolás, legfeljebb a munkahelye és lakóhelye közötti oda-vissza távolság figyelembevételével 9 Ft/km; Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között (amennyiben rendelkezésre áll); Jelenléti ív, mely munkanapokon dolgozott (munkában töltött napokra lehet elszámolni), Kifizetés bizonylata, f)
A bérköltségek, megbízási díjak és járulékok elszámolásának módja: A bérköltségek és járulékok elszámolásához csatolni kell − a munkaszerződés/megbízási szerződés hitelesített másolatát, − a munkabér/megbízási díj kifizetését megalapozó záradékolt és hitelesített bérjegyzéket/kifizetési jegyzéket, (ezen feltüntetve az elszámolni kívánt bér és járulék összegét), − a nettó munkabér/megbízási díj kifizetését igazoló hitelesített bizonylatot (bankszámlakivonat, kifizetést igazoló pénztárbizonylat), − a munkabérből/megbízási díjból levont adó és járulékok befizetését igazoló, valamint a munkáltatót terhelő járulékok megfizetését igazoló záradékolt és hitelesített bizonylatot (bankszámlakivonat vagy MÁK lista/igazolás), a nyilatkozat tartalmazza, hogy a bizonylatban szereplő befizetett járulék összege tartalmazza a pályázatra elszámolt járulékok összegét is.
g) A támogatás lehívás alapjául szolgáló idegen nyelvű dokumentumokat a 2000. évi C. törvény 166. paragrafusának (4) bekezdése szerint kell kezelni. h) Teljesítésigazolás. A számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolgáltatás esetén), átvételi igazolás (beszerzés esetén), műszaki ellenőri igazolás másolati példánya szintén az elszámolás mellékletét kell, hogy képezze, amennyiben ez a benyújtott számlákon nem szerepel. Kérjük, hogy a teljesítések igazolásához a szolgáltatások esetében különösen legyenek tekintettel, hogy a teljesítésigazolással ellátott számla mellett azok a szakmai dokumentumok is megtalálhatóak legyenek, amelyek igazolják, hogy a szolgáltatás valóban a projekthez köthető. Ilyen dokumentum lehet pl.: jelenléti ív, jegyzőkönyv, emlékeztető, feladat eredményeként elkészült produktum. i)
9.
A Kedvezményezett munkavállalói felé elszámolt étkezési hozzájárulás esetében az elszámolás dokumentumai a következők: − Számla; − Átadás - átvételi igazolás (munkavállaló részére); − Kifizetés bizonylata
A számlaösszesítőn és részösszesítőkön az aláírás nem maradhat le.
10. A beszámolót elektronikus formában (CD-n) is csatolni kell. A számlaösszesítő csak excel formátumú lehet.
5
