Úterý Dle britských výzkumníků (index 6) lidé pociťují stres nejvíce v úterý v 11.45 hod. Je to přesně ta doba, kdy zjistíte, co vše musíte během týdne udělat, a uvědomíte si, že byste sebou měli pořádně hodit. Úterý udává rytmus pracovnímu týdnu, je to den, kdy si vyhrnete rukávy a pustíte se do práce. Dnes spolu uklidíme koupelnu, v kanceláři se vrhneme na papíry a šanony a naučíme se provádět domácí práce efektivněji – tyto tři oblasti vyžadují zvýšenou pozornost, a pokud se budete řídit následujícími návrhy, velmi si ulehčíte život.
48
Debordelizace
KE0608_blok.indd 48
8.2.2011 13:09:40
Úterý ráno: Koupelna O koupelně většinou přemýšlíte pouze ve chvílích, kdy se v ní nacházíte, anebo když v ní něco přestane fungovat; slouží k určitému účelu, vše je v ní přesně dané a používá se pouze v případě potřeby. Výsledkem je, že do koupelny nosíte věci, které ji nikdy neopustí (šampon, čisticí voda, kartáčky, ozdobná mýdla, tišící prostředky, léky na kašel) a vůbec mě nepřekvapí, pokud bude plná zbytečností – vítejte v klubu! Koupelny jsou nedílnou součástí ranní rutiny, a pokud v nich není k pohnutí, lehce ovlivní váš náhled na celý den. V uklizené koupelně, kde má vše své místo, se nebudete shánět po hřebínku, neocitnete se ve sprše bez mýdla anebo naopak s takovým množstvím mýdla, které nejste schopni vypotřebovat.
Definujte účel koupelny Byť vám to bude připadat směšné, požádám vás o sestavení seznamu všech účelů, ke kterým koupelnu používáte; možná vám napoví následující možnosti: sprchování, odpočinek ve vaně, malování se, vykonání potřeby, čištění zubů, holení, lakování nehtů, stříhání nehtů, sběr špinavého prádla (nachází se zde koš na špinavé prádlo?), kontrola hmotnosti, skladování léků, ručníků, ukládání čisticích prostředků či sbírání informací (je zde rádio či televize?) – vždy jsem překvapena, ke kolika různým účelům se tak malá koupelna používá. Pokud víte, k čemu všemu koupelnu využíváte, snadněji ji uklidíte.
Uspořádání koupelny podle zón Vyneste z koupelny všechny věci (mýdlo, šampon, kulmu, holicí strojky, ručníky a tak dále) a ihned je ukládejte na různé hromádky podle účelů na vašem seznamu. Dávejte k sobě vše, co používáte současně, například všechny věci na holení budou na jedné hromádce, medikamenty na další. Jednotlivé hromádky důkladně prohlédněte, vše, co máte dvakrát, co je prošlé a co nepoužíváte, vložte do koše na prádlo; dále z hromádek vyhoďte veškeré kapitola 3 – Úter ý
KE0608_blok.indd 49
49
8.2.2011 13:09:40
harampádí a ponechte si pouze věci, které potřebujete a budete používat. Vždy mi pomůže, když se zeptám: “Koupila bych si to znovu?“ Pokud odpověď zní ne, vyjmu příslušnou věc z hromádky a hodím ji do koše na prádlo. Když už v jednotlivých hromádkách není nic zbytečného, je čas vytvořit v koupelně zóny, jež vám pomohou zcela využít prostor koupelny a urychlí a usnadní ranní očistu. Zóny jsou místa, ve kterých budete skladovat věci, jež naplňují účel koupelny – budete mít zónu k čištění zubů, k mytí vlasů a podobně, je tedy záhodno, abyste je vytvářeli s ohledem na své pohodlí, vycházeli ze svých zvyků a z toho, kde věci v dané zóně obvykle skladujete a v jakém pořadí je používáte. V šuplících od sebe jednotlivé výrobky oddělujte přepážkami, jež lze umývat v myčce; já si vše dávám do malých plastových krabiček, které mohu vyjmout z šuplíku, položit na umyvadlo či skříňku, a po použití, například po vyčištění zubů, vrátit celé zpět. Pokud koupelnu kromě vás používá ještě někdo, je dobré rozdělit zóny na moje a cizí; označte košíky, šuplíky a police tak, abyste hned věděli, co je a co není vaše. Venku ponechte jen to nejdůležitější a zbytek ukliďte. Nebudete se muset probírat nepořádkem někoho jiného.
Veškeré v koupelně použité košíky, koše na odpadky a krabice musí být odolné vůči vodě; plastové, kovové, bambusové a látkové doplňky vydrží déle než výrobky z kartónu a papíru. U kovových výrobků dbejte na to, aby byly přirozeně odolné proti rezavění, což je například hliník, anebo je ošetřete protikorozním nástřikem. 50
Debordelizace
KE0608_blok.indd 50
8.2.2011 13:09:40
Skříňky Při úklidu skříněk mějte na paměti, že byste zde neměli skladovat léky – velmi vlhké a teplé prostředí, jaké vzniká například během sprchování, může snížit účinnost léků anebo je zcela zničit. Farmakoložka Susan Martinová mi vysvětlila, že je to totéž, jako když si do dlaně vložíte tvrdý bonbon a zatnete pěst – za pár minut bude bonbon lepkavý. Vlhkost respektive pot chemicky změní bonbon, a zatímco u bonbonu si změnu uvědomujete, u léků v koupelně je těžké poznat, zda již došlo k chemické proměně a odhadnout, jestli v těle nezafungují jako jedy. Pokud není na krabičce s léky uvedeno jinak, měli byste je vždy skladovat na suchém, chladném a tmavém místě. A v neposlední řadě – lékárničky v koupelně nemají zámky; veškeré předepsané i volně prodejné léky pečlivě zamykejte, abyste je uchránili před malými dětmi. Lékárničky používejte v koupelně pouze na bezpečné věci, například na kartáče na vlasy, na deodorant a na náhradní ruličky toaletního papíru. Rozhodně nesplachujte do záchodu ani do umyvadla léky a vitamíny, které naleznete po kapsách; odneste je do lékárny, do sběrny, kde přijímají nebezpečný odpad, anebo do nemocnice, kde je bezpečně zlikvidují.
Kupujeme menší balení Až ve čtyřiceti třech letech jsem zjistila, že i tělové mléko má danou dobu spotřeby. Pokud jste se o tom ještě nestihli přesvědčit sami, věřte mi, že prošlé tělové mléko působí na vaši kůži jako mazlavá směs zkaženého mléka, shnilého vejce a den starého omastku z hamburgeru. Kvalita látek obsažených v tělovém mléku, šamponu, kondicionéru, krému na opalování, pleťové vodě, tekutém mýdle a přípravcích k úpravě vlasů se časem zhoršuje a dochází k jejich rozkladu – jednotlivé ingredience se oddělují, hnijí a celý přípravek nesplňuje deklarované vlastnosti. Časem se rozkládá i plastový obal, uvolňují se chemikálie, které reagují s obsahem lahviček a tubiček, a je tedy na místě během úklidu vyhodit všechny prošlé výrobky. U skleněných obalů téměř nehrozí, že by docházelo ke vzájemným reakcím s jejich obsahem; lak na nehty však seschne, není-li víčko dobře utaženo, a parfém ztratí na síle, není-li skladován na chladném a tmavém místě. Vyhoďte všechno, co ztratí své původní vlastnosti. Nejste-li schopni dohledat datum spotřeby, zavolejte výrobci. Zřejmě po vás bude požadovat kód vytištěný na výrobku (obvykle se nachází na spodní straně kapitola 3 – Úter ý
KE0608_blok.indd 51
51
8.2.2011 13:09:41
lahviček), nezapomeňte si tedy vzít výrobek s sebou k telefonu. Možná budete překvapeni, že mnoho věcí, které běžně používáte, je zralých na vyhození či k recyklaci. Nechcete-li telefonovat, řiďte se svým nosem; před použitím k výrobku přivoňte, a pokud voní jinak, než když jste ho kupovali, vyhoďte ho. V koupelně se mohou nacházet výrobky, které jsou v pořádku, ale už o ně nemáte zájem. Často se mi stává, že po chvíli zatoužím po změně, totéž se děje i mým přátelům, a tak si mezi sebou vyměňujeme lahvičky, které jsou otevřené a z části použité, a u nichž víme, že je již nikdy nespotřebujeme. V létě vám může vyhovovat šampon s vůní zázvoru, na podzim ale zatoužíte po vůni cedru. Pokud jste jako já a nedaří se vám spotřebovat výrobky před vypršením data spotřeby, řiďte se následujícími radami: 1. 2. 3. 4.
Odneste z koupelny všechny prošlé výrobky. Nekupujte nové výrobky, dokud nespotřebujete stávající – pravidlo jedno sem, jedno ven. Nechcete-li výrobky spotřebovat sami, uspořádejte výměnný večírek. Od teď kupujte jen malá balení, spotřebujete je dříve, než se zkazí či než vás začnou nudit.
A jedno varování: pokud máte velkou rodinu a používáte stejné výrobky, je absurdní kupovat malá balení; jste-li schopni spotřebovat celý výrobek, je mnohem ekonomičtější koupit velké balení. Držte se pravidla jedno sem, jedno ven, a všechno bude v pořádku.
Kolik už stačí? V roce 1967 byla během druhé sezóny seriálu Star Trek: Původní série vysílána epizoda Potíž s Tribbles, v níž člen posádky vesmírné lodě Enterprise obdrží roztomilé plyšové zvířátko Tribble. Tato zvířátka se bohužel množí geometrickou řadou, tisíce malých Tribblů se vrhnou na zásoby obilí a posádce lodi hrozí, že zemře hlady kdesi daleko v hlubokém vesmíru. Neprozradím vám, jak to dopadlo, ale vzhledem k tomu, že následovala ještě sezóna a půl, nedá příliš práce uhodnout, že našli způsob, jak toto chlupaté dobrodružství vyřešit. Zmínila jsem epizodu ze Star Treku, jelikož si dodnes pamatuji na chvíli, kdy jsem poprvé uklízela skříňku s ručníky – nabyla jsem dojmu, že se mé osuš52
Debordelizace
KE0608_blok.indd 52
8.2.2011 13:09:41
ky a žínky rozmnožily. Vzpomněla jsem si, že jsem jednu osušku koupila před nástupem na univerzitu, ale vůbec jsem netušila, jak jsem od té doby přišla k těm desítkám dalších osušek. Vypadalo to, jakoby se za zavřenými dvířky skříňky živelně namnožily. Jednoduchá matematická rovnice vám pomůže určit, kolik osušek a žínek skutečně potřebujete: (obyvatelé domu + pokoje pro hosty) × 2 = počet souprav osušek a žínek
Z logiky této rovnice vyplývá, že jednu sadu (osuška a žínka) právě používáte a druhou máte připravenou ve skříňce; hosté používají ručníky pouze v době, kdy jsou u vás na návštěvě a nepotřebují tedy žádné náhradní sady. V pokoji pro hosty se většinou ubytovávají dva lidé, vynásobíme-li tedy počet pokojů pro hosty dvěma, znamená to, že pro každého hosta počítáme s jednou sadou. (Sousloví pokoj pro hosty používám v obecném smyslu, u mne doma je pokoj pro hosty zelená rozkládací pohovka uprostřed obýváku.) Jste-li čtyři a nemáte žádný pokoj pro hosty, měli byste vlastnit osm osušek a osm žínek: (4 + 0) × 2 = 8. Jste-li tři a máte dva pokoje pro hosty, měli byste vlastnit deset osušek a deset žínek: (3 + 2) × 2 = 10. Tato rovnice nemusí platit všeobecně, pro mnohé však bude výborným odrazovým můstkem. Jste-li zvyklí prát téměř neustále, vystačíte s jednou sadou na každého člena domácnosti, a pokud si naopak zakládáte na tom, že každý den používáte čistou osušku, budete potřebovat více sad na osobu. Zbavte se přebytečných osušek a žínek, uděláte radost provozovatelům útulků zvířat, kteří na ně již nedočkavě čekají a používají je k vystlání pelíšku, k sušení vykoupaných zvířat a k odstraňování nečistot; útulkům můžete věnovat i stará prostěradla a ubrusy. Věci určené k darování vyperte a do vybraného útulku nejprve zavolejte, abyste se ujistili, že mají o vaše nepotřebné věci zájem. Zkušenosti z toho, jak jste se vypořádali s osuškami a žínkami, můžete zúročit i u ostatních věcí uskladněných v koupelně, například jistě nepotřebujete sedm kartáčů na vlasy, jestliže pravidelně používáte jen klasický hřebínek, kulatý kartáč a plochý kartáč. Zbavte se kartáčů, které nepotřebujete a nové kupujte pouze v případě, že je třeba nahradit jeden ze zbývajících. Další potíž způsobuje toaletní papír – je snadné se přezásobit, když jsou slevy tak lákavé. Já mám pravidlo, že se nesmí koupit více než dvacet čtyři roliček, jelikož do místa vyhrazeného pro toaletní papír se jich více nevejde. A to bez ohledu na to, jaké jsou právě výhodné slevy. kapitola 3 – Úter ý
KE0608_blok.indd 53
53
8.2.2011 13:09:41
Péče o hosty Patříte k lidem, kteří nedokážou odolat malým lahvičkám se šamponem, kondicionérem a tělovým mlékem a musí si je strčit do kufru pokaždé, když opouštějí hotel? Já ano. Jsou tak malé! Tak roztomilé! A jsou zadarmo! Místo abyste jimi vycpávali temná zákoutí koupelnových skříněk, připravte je pro své hosty. Já mám v koupelně na poličce kovovou krabičku s nápisem Pro všechny naše hosty, v níž jsou vzorky kosmetických výrobků z časopisů, kartáčky na zuby, co jsem dostala zdarma u zubaře, cestovní balení kosmetiky, které jsem měla s sebou na dovolené a nespotřebovala je, několik jednorázových holítek a všechny ty šampony, kondicionéry a tělová mléka, jež jsem si přinesla z hotelů. Vše dávám do krabičky, protože mi ladí s ostatním vybavením, stejně dobře lze použít košík, tácek či cokoliv, co se vám bude do koupelny hodit. Krabička pro hosty je velmi praktická, lze do ní ukládat zbytečnosti, které se hromadí v koupelně, říká o vás, že myslíte na své hosty, a když někdo zůstane přes noc, je téměř jisté, že u sebe nebude mít kartáček na zuby či jiné nezbytnosti a vy mu ušetříte cestu do obchodu. Na krabičce mám nápis Pro všechny naše hosty, a tak věci v ní využívají jak příbuzní a přátelé, tak řemeslníci, například instalatéři a malíři. To, co by se jinak vyhodilo, přinese užitek někomu, kdo to potřebuje, a já mám uklizenou koupelnu. A také si myslím, že tak zabráním hostům, aby si prohlíželi obsah našich koupelnových skříněk. Když nebudete po probuzení pobíhat a shánět věci, které potřebujete, budou vaše ranní rituály klidnější, prostší a příjemnější. Nebudete muset spěchat, shánět se po kartáčku a holítku a poklidná rána vás připraví na vše, co den přinese.
54
Debordelizace
KE0608_blok.indd 54
8.2.2011 13:09:41
Úterý a práce: Dokumenty Existují pouze dva důvody, proč si ponechat papírové dokumenty a pořadače: 1.
2.
Krýt si záda (KSZ): Sem patří dokumenty, které si ponecháte, protože kdybyste to neudělali, mohli byste se dostat do bezvýchodné situace, ztratit práci, mohla by na vás být podána žaloba či byste mohli jít do vězení. Rozšířit si své znalosti a znalosti jiných (RZ): Sem patří dokumenty, které obsahují informace, jež byste rádi měli v hlavě, ale zatím je tam nemáte, a ke kterým by možná chtěl mít přístup i někdo jiný, když právě nejste po ruce.
Neexistují žádné jiné důvody, proč v kanceláři skladovat papíry. Možná že chcete schraňovat papíry z jiných důvodů, třeba k nim máte sentimentální vztah, avšak není třeba, abyste si je schovávali. Papíry, které nespadají do kategorií KSZ a RZ, vám nepomohou k povýšení, k vyššímu platu a ani z vás neudělají výkonnějšího pracovníka – každý takový papír je jen rušivým elementem a nepatří do kanceláře, dokonce ani kdybyste pro něho měli místo. Zastaralý telefonní seznam vás poplete, ubere čas a může vést k nepříjemné situaci, pokud zanecháte vzkaz ve špatné hlasové schránce. Do kategorie KSZ patří notářsky ověřené právní listiny, doklad o sociálním zabezpečení a dokumenty, které máte chránit na příkaz vedoucího. Mezi RZ dokumenty patří manuály, organizační schémata, doklady z výzkumů, materiály, které jsou nezbytné pro výkon vašeho zaměstnání a institucionální dokumenty. Tyto dvě kategorie dokumentů tvoří základ vaší sbírky osobních dat (SOD) a tato SOD bude fungovat podobně, jako fungují knihovny či výzkumné instituce, bude se neustále posuzovat, kategorizovat a aktualizovat (pozor: ne vše v SOD bude mít papírovou podobu, mohou zde být digitální média, multimédia, 3D objekty, a mohou dokonce převažovat nad údaji v papírové podobě; používám výraz papír, ale mám na mysli všechna tato média.
Žádné hromady papírů Pokud se váš pracovní stůl podobá topografické mapě, pravděpodobně budete ty hromady papírů obhajovat a tvrdit mi, že víte, kde co máte. Nepochybuji, že víte, kapitola 3 – Úter ý
KE0608_blok.indd 55
55
8.2.2011 13:09:41
kde máte určité dokumenty, také jsem všechno skladovala a vždy to vypadalo, že jsem schopna najít to, co potřebuji. Ale papíry neschraňujeme jen proto, abychom našli vše, co hledáme. Pořádek v dokumentech zvyšuje produktivitu, usnadňuje přístup k informacím kolegům v případě vaší nepřítomnosti a v neposlední řadě jím dáváte najevo, že zvládáte svou pracovní zátěž a poskytujete kvalitní služby. SOD z vás udělá výkonnějšího a kreativnějšího pracovníka (viz str. 72), jenž se ve své kanceláři cítí dobře, a co je ještě důležitější, jakmile zavedete do dokumentů systém, jeho udržování bude snadné.
Výhody dobrého archivačního systému Jak poznáte, že vytváříte kvalitní archivační systém? Jak poznáte, že jste v jeho budování úspěšní, kromě toho, že se již na zemi neválí žádné papíry? Úspěchu dosáhnete, pokud splníte těchto sedm bodů: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Snadno a rychle naleznete potřebné informace. Informace jsou roztříděné dle kategorií. Je snadno pochopitelný pro ty, kdo ho běžně nepoužívají. Snadno se udržuje. Snadno se rozšiřuje o nové položky. Informace jsou důsledně tříděny. Umožňuje širší vazby mezi informacemi v rámci SOD.
Informace, které vlastníte, jsou důležité a chcete z nich vytěžit co nejvíce, proto je třeba vytvořit systém, jenž splní všech sedm výše uvedených pravidel. Vše, co vložíte do systému, chcete opět nalézt (první pravidlo) a rozhodně nechcete předělávat celý systém pokaždé, když potřebujete uložit nový kontakt (páté pravidlo); ostatní pravidla vyžadují důkladnější vysvětlení. Druhé pravidlo, kvalitní kategorizace, souvisí s vlastní strukturou archivačního systému – veškeré informace by měly být roztříděné do skupin, jež odrážejí vaši práci: staráte-li se o klienty, bude váš archivační systém založen na klientech, pokud něco vyrábíte, může celý systém vycházet z vašich výrobků. Později vám poradím, jak tyto kategorie stanovit. Třetí pravidlo, pravidlo přístupnosti, znamená, že váš archivační systém je lehce pochopitelný i pro ostatní lidi. Během vaší dovolené by měli být kolegové schopni ihned nalézt potřebné informace, ať už v kartotéce nebo v počítači, 56
Debordelizace
KE0608_blok.indd 56
8.2.2011 13:09:41
aniž by k tomu potřebovali příručku s vysvětlivkami. V kancelářích, kde se musí dodržovat vysoká bezpečnost dat, by měl existovat takový systém, který nebude pochopitelný pro zloděje, ale měl by dávat smysl alespoň příslušným kolegům. Čtvrté pravidlo související s údržbou systému je základem většiny rad obsažených v této knize. Lze-li systém snadno udržovat, bude udržován. Nevíte-li, jak do systému přidat další informace, budete pokračovat s hromaděním papírů. Šesté pravidlo znamená, že v rámci celého archivačního systému používáte stejný způsob třídění informací: například v kategorii Bedrock, město máte oddělené klientské složky pro Flinstone, Fred; Flinstone, Vilma; Rubble, Barney; Rubble, Betty, tj. všechny složky jsou seřazeny abecedně dle příjmení, křestní jméno je uvedeno na druhém místě. Zaveďte si pevný model kategorizace a dodržujte ho. Sedmé pravidlo, provázanost, je ze všech pravidel nejhůře dosažitelné, avšak přinese vám největší užitek a bez předchozích šesti pravidel byste jen stěží dokázali nalézt vztah mezi informacemi ve vašem systému. Čím větší provázanosti docílíte, tím více z dokumentů vytěžíte, a tím kreativnější budete; obvykle to přibližuji na reklamě na staré dobré Reese´s Peanut Butter Cup (malé čokoládové košíčky plněné burákovým máslem, pozn. překl.), ve které do sebe narazí dva lidé, jeden nese sklenici s burákovým máslem a druhý čokoládovou tyčinku. Jak čokoládová tyčinka, tak burákové máslo jsou samy o sobě výborné, ale když dojde shodou okolností k jejich propojení, vznikne nový, kvalitní výrobek. Dobře navržený archivační systém vám umožní sledovat jednotlivé dokumenty a rozkrývat nové vazby mezi nimi; váš mozek to dělá automaticky a archivační systém by měl fungovat podobným způsobem, aby se mohl stát nástavbou vašich znalostí. Vaše práce bude lepší a kreativnější, jelikož bude snadnější vybudovat vztah mezi jednotlivými informacemi. Sedmé pravidlo nejlépe vystihuje digitální archivační systém, jelikož umožňuje propojit jeden dokument (obrázek či cokoliv je v něm uloženo) s mnoha dalšími místy. Vytváříte různé vztahy, rozpoznáváte vnitřní schémata a provádíte vyhledávání založená na jednotlivých informacích, například můžete vyhledat a zobrazit veškeré dokumenty, které obsahují slovo pastel. Například pokud se slovo pastel objeví v popisku obrázku, dobrý systém (například Evernote) dokáže tento obrázek nalézt; pokud se jedná o vyhledávání, které již poněkolikáté opakujete, můžete si ve svém systému vytvořit trvalou složku, jež bude propojena se všemi pastelovými dokumenty. kapitola 3 – Úter ý
KE0608_blok.indd 57
57
8.2.2011 13:09:41
Rozbor problému Když jsem sbírala informace pro tuto kapitolu, několik firem bylo natolik laskavých, že mi dovolily prohlédnout si jejich kanceláře a prozkoumat archivační systémy. Obsah dokumentů mne příliš nezajímal, chtěla jsem vědět, jak je začleňují do celého systému archivace dat. Jak se rozhodují, co do něho patří? Jak mají uspořádáno to, co si ponechají? Jak školí zaměstnance, kteří systém používají? Ze všech navštívených společností měla nejkreativnější archivační systém právní firma, jež má klienty po celých Spojených státech a dokumenty třídí z hlediska geografie: právní listiny ze západní části Států se nacházely v západní části archivu a dokumenty z východu Spojených států ve východní části archivu. Dokumenty byly seskládány nejprve dle států, uvnitř států byly tříděny dle kódů letišť, pokud advokát potřeboval letět za klientem z Los Angles, našel patřičný spis pod kódem LAX. Archivační systém této právní firmy odráží způsob, jakým advokáti přistupují k uloženým informacím. Pro někoho, jehož práce se neřídí místem pobytu zákazníků, je takový systém nepoužitelný, pro právní firmu je však ohromně užitečný, a co víc, vychází ze sedmi výše uvedených pravidel: informace může být získána rychle, údaje jsou tříděny dle geografické polohy a po pár indiciích mohou být rychle vytaženy ze systému, celý systém je stabilní, snadno se do něj vkládají další údaje, jež jsou důkladně označeny, a advokáti mohou nalézt souvislosti mezi klienty pouhým nahlédnutím do jednotlivých skupin dokumentů označených letištními kódy. Na tomto příkladu je zřejmé, že univerzální systémy nejsou vhodné pro všechny firmy a že dokonalé řešení vychází z poznání, jak vytvořit archivační systém na míru.
Strukturovaný archivační systém Již jsem se zmínila, že SOD se musí skládat z KSZ a RZ, a abyste vytvořili vyhovující archivační systém, jenž splňuje všech sedm pravidel, potřebujete si připravit plán ještě dříve, než se vrhnete na třídění a skenování. Pokud si archivační systém nejprve naplánujete, usnadníte si a urychlíte vlastní třídění dokumentů, a budete tedy výkonnější. Namyslete si svůj ideální systém ještě dnes a později si budete užívat jeho výhod. První fází plánování je provést počáteční inventuru všech dokumentů – podívejte se na to jako na celek: • • 58
Máte dokumenty, které mohou být naskenovány do digitální podoby? Máte dokumenty, které musí být umístěny ve skříni na spisy?
Debordelizace
KE0608_blok.indd 58
8.2.2011 13:09:41
• • • • • • •
Máte diáře či manuály, které je třeba uložit na policích? Máte umělecká díla či nějaké kombinace různých sdělovacích prostředků, které k uskladnění potřebují háčky a konzoly? Jsou vaše dokumenty listy papíru anebo se jedná o právní spisy? Jsou mezi vašimi pracovními dokumenty i osobní materiály? Máte papíry, které by měly být v archivačním systému? Máte papíry, které by měly být součástí pracovních souborů? Máte více kopií totožného dokumentu, ale v různých verzích?
Archivační systémy jsou kompletní celky, které se nemění, zatímco pracovní soubory jsou otevřené a neustále se mění. Může být užitečné spravovat oba systémy odděleně a uchovávat je v různých zásuvkách či skříních.
Jakmile jste si položili všechny výše uvedené otázky, zaměřte se na vlastní dokumenty: toto je chvíle, kdy se musíte dotýkat všech dokumentů a spisů, ale ještě nepřemýšlejte, co vyhodíte a jak vše utřídíte, pouze se tím vším probírejte, ať si ujasníte, co všechno máte. Já tuto fázi vnímám jako posouzení aktuálního stavu. Vždy mějte po ruce papír a tužku, abyste si mohli dělat poznámky, které by měly být obecné a měly by se týkat obsahu vašich dokumentů (oběžníky z oddělení lidských zdrojů, smlouvy s prodejci, výroční zprávy), avšak vaše poznámky by měly být roztříděny do kategorií, abyste věděli, k čemu se vztahují (poznámka je příliš vágní výraz). Během psaní poznámek se před vámi vynoří schémata, jež budou důležitá v následujících stadiích. Dalším stadiem je nastavení pravidel pro vyhazování zbytečností. Podle jakých pravidel se budete rozhodovat, co vyhodíte a co si ponecháte? Odpověď již částečně znáte: KSZ a RZ dokumenty zůstanou, jen je třeba nastavit parametry, od kterých se vaše rozhodování odrazí. Já se řídím těmito parametry: • • •
Pokud se toho zbavím, dostanu se do bezvýchodné situace, ztratím práci, budu souzen(a), způsobím ohromnou ztrátu peněz či půjdu do vězení? Potřebuji tento dokument na dosah ruky a nebudu mít později potíže, pokud si dokument neponechám? Pomůže dokument kolegům, když nebudu k dispozici? kapitola 3 – Úter ý
KE0608_blok.indd 59
59
8.2.2011 13:09:41
Nastavili jste si pravidla pro to, co si ponecháte a co vyhodíte, a nyní je na řadě příprava vnitřního členění celého systému. Roztřídit a kategorizovat informace v podstatě znamená rozpoznat model, který bude základem SOD. Tuto fázi ztěžuje existence nekonečného množství modelů, podle kterých lze celý systém uspořádat. Modely, které se rozhodnete používat, by měly korespondovat s obsahem a účelem vašich dokumentů. Prohlédněte si své poznámky, které jste si sepsali během prvotní inventury dokumentů, a vyberte ty kategorie, které odpovídají standardům, jež jste si nastavili během druhého stadia. Pokud vybraná kategorie současně popisuje věci, které si chcete ponechat, bude se jednat o kategorii i v rámci SOD. Kategorie, které do vašeho schématu nezapadají, vyškrtněte.
Kroky k vytvoření sbírky osobních dat (SOD) • Zjistěte, co vlastníte. • Určete si pravidla pro to, co v SOD zůstane a co ne. • Určete si, jak budete třídit, kategorizovat a řadit dokumenty. • Roztřiďte, naskenujte a založte dokumenty. • Digitální systém zabezpečte proti ztrátě či zničení dat.
Přezkoumejte názvy kategorií: při pohledu na název kategorie víte okamžitě, co obsahuje (první a čtvrté pravidlo)? Je systém názvů logický (pravidlo šest)? Například používáte pro všechny své prodejce názvy fi rem či se řídíte jmény kontaktních osob? Bude váš kolega při pohledu na název kategorie ihned vědět, co obsahuje (třetí pravidlo)? Můžete snadno přidat další kategorie, když během úklidu narazíte na nové informace (páté pravidlo)? Jsou některé kategorie tak rozsáhlé, že je třeba je rozdělit do podkategorií? Pokud si myslíte, že byste mohli mít v jedné kategorii tisíce položek, dokážete kategorii zredukovat? Pokud je zdrojem největšího objemu vaší práce klient X, můžete toho využít a hlavní kategorii nazvat Klient X, podkategorie mohou být: Klient X – nájemní smlouvy v Kalifornii, Klient X – nájemní smlouvy v Texasu, Klient X – nájemní smlouvy v Massachusetts. V tomto případě se v kategoriích vyznáte pouze vy. Když zjistíte, že bojujete s kategorizačním systémem, poproste kolegu anebo někoho z oddělení lidských zdrojů, aby se nad vašimi nápady zamyslel. Jsou to lidé, kteří se musejí ve vaší kartotéce vyznat, pokud nastane nějaká mimořádná 60
Debordelizace
KE0608_blok.indd 60
8.2.2011 13:09:41
událost, a jejich připomínky jsou tedy důležité; také se jedná o kolegy, kteří znají vaši práci, mají povědomí o tom, jak k ní přistupujete, a mohou být skvělým zdrojem inspirací. V poslední fázi náročné na myšlení popadnete různé pomůcky a dokončíte celý proces vytváření archivačního systému. Budete potřebovat tyto věci: • • • • • • • • • • •
Velkou rovnou plochu Kartotékové listy nebo zbytky kartonů Psací potřeby Skartovačku Recyklační nádobu Koš na odpadky Skener Počítač Prázdné pořadače Strojek na výrobu štítků nebo vytištěné štítky Kartotéční skříň
Řád v dokumentech Nadešel čas třídit a skenovat a přetvořit SOD v přehledně uspořádaný archivační systém. Co je však nejdůležitější – není třeba, abyste svou novou kartotéku vytvořili během jediného dne. V knize je na ni vyčleněn pouze jeden den, ale mnohým z vás přinese užitek, pokud si práci roztáhnete na celý týden anebo měsíc, nejde přece o závod a třídění dokumentů nemá vítěze (ačkoliv kdyby třídění dokumentů bylo olympijskou disciplínou – určitě bych se dívala). Během vytváření pořádku z chaosu je běžné, že vaše kancelář bude vypadat ještě neuspořádaněji než obvykle, avšak na konci příslovečného tunelu je už vidět světlo. Za půl roku si můžete celý proces zopakovat, ovšem v menším měřítku, a vyčistit kartotéku od zbytečností a ještě více ji vylepšit. A na závěr pár tipů pro ty, co se během úklidu nechají lehce vyrušit. (Jistě si vzpomínáte na ty chvíle, kdy byste měli uklízet a nějak záhadně se najednou ocitnete v odpočívárně.) 1.
Vytvořte si překážky, které vám pomohou zůstat během úklidu v kanceláři, např. si dejte do dveří koš na odpadky; neblokujte východ úplně, jen tak, kapitola 3 – Úter ý
KE0608_blok.indd 61
61
8.2.2011 13:09:41
2.
abyste se zarazili a museli se zamyslet, co tam ta věc dělá. Uvidíte ji a řeknete: „Jejda, mám dávat do pořádku dokumenty a ne vtipkovat s kolegy.“ Nachystejte si alarm tak, aby se ozval deset minut poté, co se vrhnete do práce. Jakmile ho uslyšíte, zrekapitulujte si, co jste do té doby udělali, a zmáčkněte opakování alarmu; když ho opět uslyšíte, ujistěte se, že jste po celou dobu setrvali u úklidu. Opakujte alarm, dokud si nebudete jisti, že dokážete celou dobu věnovat dokumentům.
Třídění Vzpomínáte si na kategorie, které jste si určili během první fáze plánování vašeho nového archivačního systému? Je čas uvést je v život. Napište názvy kategorií na karton nebo na kartotéční lístky a rozložte je na rovnou plochu, například na podlahu v kanceláři anebo na velký konferenční stůl. Nyní začíná nejúnavnější část celého procesu – třídění dokumentů do jednotlivých kategorií. Pokud se přihodí, že není dokument kam zařadit a nepatří do SOD, okamžitě ho skartujte anebo dejte do nádoby na papír určený k recyklaci; dokumenty patřící do KSZ a RZ a ty, které si chcete uchovat, položte na hromádku k příslušné kategorii. Může se stát, že mezi dokumenty objevíte něco, co patří do jiné kanceláře – založte hromádku se jménem kolegy a dávejte na ni jeho papíry; až ukončíte třídění, převažte kolegovy dokumenty mašlí a předejte mu je. Pokud narazíte na dokumenty, které patří do vaší domácí kartotéky, dávejte je na hromádku označenou Domů; jestliže pracujete na domácí kartotéce a naleznete naopak dokumenty patřící do práce, založte kategorii Práce. Abyste si snadněji zapamatovali, jak máte během kategorizace dokumentů postupovat, připravila jsem pro vás legrační mnemotechnickou pomůcku a vybrala jsem si pro ni slovo PŘÍZRAK, inspirací mi byl Hedvábný přízrak z komiksu Strážci. PŘÍZRAK tedy znamená: • • • • • • • 62
Přebírejte Řaďte I rozšiřujte znalosti (RZ) Záda si kryjte (KSZ) Recyklujte A vyhazujte Kompletujte a tak dál
Debordelizace
KE0608_blok.indd 62
8.2.2011 13:09:41
