Usulan Perbaikan Perencanaan Produksi Di CV Cipta Pratama Dengan Alat Bantu Decision Support System Shane, Churiah Agustini Santoso. Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan Jl. Ciumbuleuit 94, Bandung 40141 Email:
[email protected],
[email protected]
Abstrak Proses perencanaan produksi merupakan bagian awal yang sangat penting dalam menentukan kelancaran proses produksi. Dalam industri manufaktur, perencanaan produksi perlu dilakukan dengan baik agar hasil produksi yang diinginkan sesuai dengan waktu yang telah disepakati antara konsumen dan pihak perusahaan. CV Cipta Pratama merupakan perusahaan yang saat ini belum memiliki sebuah sistem perencanaan produksi yang baik, terutama dalam bidang perencanaan jadwal penyelesaian topi yang tepat untuk dijanjikan kepada kepada pelanggan. Pada saat ini, proses produksi di CV Cipta Pratama berjalan terus menerus tanpa memperhatikan jumlah pesanan yang diterima, sehingga mengakibatkan perusahaan sering dikenanakan denda sebagai sanksi dari keterlambatan penyelesaian pesanan. Untuk memperbaiki kondisi pada CV Cipta Pratama maka akan dirancang sebuah sistem perencanaan produksi yang baik dan terhindar dari sanksi pelanggan. Sistem perencanaan produksi yang baru ini akan mencakup penentuan transfer batch size, perencanaan kebutuhan material (Material Requirement Planning), penentuan order point bahan baku, dan penentuan waktu penyelesaian pesanan topi. Alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem perencanaan produksi ini adalah Decision Support System (DSS) yang berbasis spreadsheet. Pada DSS ini akan diperoleh output akhir berupa waktu penyelesaian pesanan yang dapat dijanjikan kepada pelanggan dan jadwal pembelian bahan baku. Informasi yang diberikan pada DSS bertujuan untuk membantu pengguna dalam mengambil keputusan. Kata kunci: decision support system, production planning, lot splitting, operation overlapping, transfer batch.
Pendahuluan Perkembangan industri konveksi di Indonesia saat ini sangat pesat. Diperkirakan pertumbuhan industri konveksi di Indonesia berkembang hingga 30 persen setiap tahunnya. Saat ini banyak sekali usaha konveksi bermunculan akibat bertambahnya minat konsumen terhadap topi yang dapat dipesan sesuai dengan keinginan konsumen. Kondisi ini tentu membuat para pengusaha konveksi berlomba-lomba agar mencapai keunggulan dalam bersaing. Salah satu permasalahan yang sering muncul di industri dalam negeri adalah buruknya sistem produksi pada pabrik tersebut. Para pelaku usaha konveksi kerap kali mengabaikan pentingnya proses perencanaan dan penjadwalan produksi yang baik. Perencanaan dan penjadwalan produksi yang baik tidak hanya sekedar merencanakan proses produksi, melainkan tetap memperhatikan berbagai kondisi dalam lantai pabrik maupun produksi agar dapat berjalan dengan baik.
Buruknya sistem produksi suatu pabrik akan mengakibatkan kerugian sehingga pabrik sulit bersaing dengan industri sejenis. Hal tersebut dikarenakan kinerja produksi yang masih belum maksimal. Kinerja produksi yang belum maksimal merupakan akibat dari terbatas nya pengetahuan perusahaan akan proses perencanaan dan pengendalian produksi. Persaingan yang ketat membuat seluruh perusahaan yang terlibat dalam industri konveksi harus memiliki sistem pengendalian serta proses kerja yang baik. Penilaian baik dan buruknya sistem pengendalian produksi tidak hanya didapat dari lantai produksi, melainkan juga dari manajemen sumber daya manusia. Sistem produksi yang baik merupakan elemen penting yang harus dicapai oleh setiap pabrik agar dapat mencapai hasil yang maksimal baik dari segi waktu,biaya, dan kualitas. Salah satu headwear industry yang ingin memilki sistem produksi yang baik adalah CV Cipta Pratama. Perusahaan ini terletak di kota Bandung sejak tahun 1996 dengan
produk utama yaitu topi dengan misi memenuhi kebutuhan akan topi dan pakaian dengan kualitas printing yang baik untuk memenuhi kebutuhan retail dan perusahaan lainnya dalam kebutuhan promosi dan seragam. Headwear industry sudah sangat berkembang terutama di Indonesia sehingga CV Cipta Pratama harus melakukan perbaikan dari sisi kuantitas maupun kualitas produksi agar dapat bersaing sesama headwear industry di Bandung hingga Indonesia. Mayoritas pesaing dari CV Cipta Pratama adalah para pelaku industri rumahan atau home industry yang khusus bergerak di bidang konveksi topi. Selain itu, tipe produksi saat ini bersifat make to order dan desain topi sesuai dengan keinginan konsumen. Dalam menjalankan suatu aktivitas produksi, sebuah perusahaan memerlukan sebuah perencanaan produksi yang baik sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Namun pada faktanya CV Cipta Pratama memiliki sebuah permasalahan utama yaitu sering terjadi keterlambatan produksi yang mengakibatkan waktu pengiriman barang tidak sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Data-data produksi dan waktu permintaan maupun pengiriman dan dapat dilihat pada tabel I.1 dan I.2. Data-data tersebut diambil pada periode pemesanan bulan Oktober tahun 2015 sampai dengan bulan April tahun 2016. Tabel I.1 Data Pemesanan CV Biensi Bulan Oktober 2015 – April 2016 Jml Pesan
Tanggal Pesan
Deadline
Actual Delivery
1800
30 Oktober 2015
30 Desember 2015
7 Januari 2016
18 Januari 2016
29 Januari 2016
18 Januari 2016
8 Febuari 2016
480
2400
10 Desember 2015 10 Desember 2015
3000
6 Januari 2016
1 Febuari 2016
10 Maret 2016
2400
6 Januari 2016
12 Febuari 2016
11 Maret 2016
1200
22 Januari 2016
24 Maret 2016
8 April 2016
2400
11 Maret 2016
15 April 2016
28 April 2016
Dapat dilihat dari tabel I.1 dan I.2 bahwa waktu pengiriman barang selalu terlambat dari deadline yang telah disepakati. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi suatu kelancaran proses produksi antara lain mesin, pekerja, penjadwalan dan perencanaan kerja. Faktor-faktor tersebut harus dapat berjalan dengan tepat karena setiap faktor memiliki peran yang sangat penting dalam proses produksi. Apabila salah satu faktor saja tidak berjalan dengan lancar, maka dapat dipastikan proses produksi akan terhambat dan akan kembali kepada permasalahan utama yaitu perusahaan tidak dapat memenuhi waktu yang telah disepakati dengan konsumen. Risiko yang dapat diterima oleh perusahaan adalah sanksi denda potongan harga yang dikenakan apabila waktu pengiriman tidak sesuai dengan waktu yang telah disepakati dan terdapat kemungkinan konsumen akan berpindah ke perusahaan lainnya yang sejenis. Masalah lain yang juga muncul dan mengganggu proses produksi adalah bahan baku yang sering terlambat datang sehingga jalannya proses produksi akan terhambat . Masalah ini tentu menjadi salah satu penyebab utama terlambatnya proses produksi CV Cipta Pratama karena seluruh proses perencanaan produksi akan terganggu dan mengakibatkan terlambatnya proses produksi. Masalah yang terdapat pada lantai produksi adalah nilai transfer batch dari setiap mesin yang masih tergolong besar, sehingga proses produksi berlangsung lebih lama. Masalah-masalah tersebut memang sulit untuk dihindarkan, namun beberapa usaha dapat dilakukan perusahaan agar masalah tersebut dapat diantisipasi dengan baik dan dapat diminimalisir agar tidak terjadi lagi. Hal ini juga harus menjadi fokus dari perusahaan agar proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Solusi utama untuk menyelesaikan permasalahan utama yaitu dengan merancang sistem perencanaan produksi yang baru sehingga sistem produksi perusahaan akan lebih baik, proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan target produksi dapat dicapai sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan. Decision Support System digunakan sebagai alat bantu pihak perusahaan dalam proses pengambilan keputusan karena DSS merupakan sebuah sistem yang mengumpulkan keseluruhan data yang diperlukan dalam menghasilkan suatu
keputusan. Keputusan yang dihasilkan terkait masalah yang sedang diteliti sekarang adalah waktu pengiriman produk jadi kepada para konsumen sehingga pihak perusahaan tidak lagi memprediksikan waktu pengiriman produk jadi tanpa memperhatikan kapasitas produksi dan tidak mempertimbangkan kebutuhan bahan baku yang akan digunakan serta hal lainnya yang diluar dugaan. DSS hanya bersifat membantu menentukan keputusan yang akan diambil dan keputusan mutlak tetap berada pada pihak perusahaan. Dua konsumen terbesar dari CV Cipta Pratama adalah PT CSIB untuk merek Polo dan CV Biensi untuk merek 3Seconds dan Greenlight. Kedua Konsumen ini merupakan konsumen tetap yang telah berlangganan dalam pembuatan topi sejak tahun 2006. Proses produksi topi-topi kepada dua merek tersebut kerap kali mengalami keterlambatan proses produksi sehingga memungkinkan target penjualan dari kedua perusahaan tersebut tidak tercapai. Dari hasil wawancara dengan pihak CV Cipta Pratama, diperkirakan terdapat 70% keterlambatan pengiriman kepada PT CSIB dan 50% kepada PT Biensi pada periode Oktober 2015 hingga April 2016 . Hingga saat ini proses produksi topi untuk kedua perusahaan tersebut masih sering terjadi keterlambatan.
yaitu penentuan transfer batch untuk operation overlapping disetiap mesin, pembuatan production order, perhitungan order point setiap bahan baku, perhitungan material requirement planning, dan perhitungan waktu mulai dan selesai produksi. Tahap ketiga adalah perancangan DSS. DSS ini mencakup input, proses, dan output. Input dan output dari DSS akan dijelaskan pada bagian selanjutnya. Sedangkan proses di dalam DSS perencanaan produksi adalah model production batch, transfer batch, MRP, proses penjadwalan mesin. Hasil dan Pembahasan Sebelum menghitung kapasitas produksi dibuat terlebih dahulu rancangan hari operasional kerja atau disebut shop calendar tahun 2017. Berikut ini adalah shop calendar day yang dirancang.
Metode Penelitian Penelitian ini dilakukan dalam tiga tahap, yaitu pengumpulan data mengenai sistem perencanaan produksi awal di CV Cipta Pratama, tahap kedua adalah pembuatan sistem usulan untuk sistem perencanaan produksi, dan tahap ketiga adalah perancangan decision support system (DSS). Pengumpulan data mengenai sistem perencanaan produksi awal di CV Cipta Pratama meliputi data work center master file , routing file, leadtime pemesanan bahan baku, karakteris bahan baku, bill of material, dan leadtime subkontrak. Dari data yang di dapat diharapkan data yang dimiliki sudah valid dan sesuai dengan kondisi sesungguhnya. Hal ini dilakukan agar usulan yang akan dibuat juga sesuai dengan kondisi nyata sehingga dapat diaplikasikan. Tahap kedua adalah perancangan usulan sistem perencanaan produksi di CV Cipta Pratama. Sistem usulan yang dirancang akan dilengkapi dengan tujuh buah perbaikan,
Gambar 1. Contoh Shop Calendar (Bulan) Dengan adanya shop calendar diharapkan perhitungan rencana produksi dapat lebih akurat dan sesuai dengan kondisi nyata. Output dari shop calendar ini adalah jumlah hari kerja per bulan dan per minggu yang akan digunakan dalam perhitungan penyelesaian produksi. Jumlah hari kerja per minggu digunakan untuk melakukan perencanaan kebutuhan bahan baku (MRP) dan proses penjadwalan mesin.
Penentuan ukuran transfer batch di setiap mesin dapat dilihat di tabel III.5. Ukuran Transfer batch akan semakin kecil jika run time tersebut semakin besar, hal ini bertujuan agar mesin selanjutnya tidak menganggur terlalu lama sehingga proses produksi dapat berjalan lebih cepat. Tabel III.5 Ukuran Transfer Batch di Setiap Mesin
Gambar 2. Contoh Shop Calendar (Minggu) Pada gambar III.1 dan III.2 yang merupakan gambar contoh dari shop calendar yang dirancang terdapat beberapa kolom, yaitu bulan, minggu (hanya pada gambar III.2), tanggal, status, dan jumlah hari. Kolom bulan menunjukkan nama bulan pada periode tersebut. Kolom minggu menunjukkan minggu keberapa periode tersebut. Kolom tanggal menunjukkan tanggal berapa. Kolom status berisikan status tanggal tertentu, apakah libur atau kerja. Jika hari libur maka kolom akan diisi dengan kata “Libur” sedangkan jika hari kerja maka diisi dengan ““. Kolom jumlah hari menunjukkan jumlah hari kerja atau jumlah hari operasional pada periode tertentu. Pada gambar III.1 kolom jumlah hari operasional menunjukkan jumlah hari kerja dalam satu bulan, sedangkan pada gambar III.2 menunjukkan jumlah hari kerja dalam mingguminggu tertentu sesuai dengan baris yang ditunjukkan. Perbaikan yang pertama adalah penentuan transfer batch di setiap mesin. Penentuan transfer batch bertujuan untuk mengurangi idle time dimesin selanjutnya. Proses penentuan transfer dilakukan dengan cara trial and error. Hal ini dikarenakan tidak terdapat rumusan pasti dalam proses perhitungan transfer batch. Semakin kecil transfer batch maka akan semakin kecil pula manufacturing leadtime.
Recomm ended Transfer Batch Size
Mesin
Komponen
Run Time (s)
Cutting Big
Potongan Badan Belakang
6
100
Adjuster
18
80
Sablon Badan Depan
25
80
Kancing
13
90
Kain Visor
6
100
6
100
17
80
17
80
15
100
14
70
32
50
26
60
22
50
13
100
Inspeksi
25
50
Press Badan
10
50
Cutting Manual Mesin Sablon Mesin Pengera t Cutting Small/P on Cutting Big (2) Mesin Jahit A Mesin Jahit B Mesin Jahit C Mesin Jahit D Mesin Jahit E Mesin Jahit F Mesin Jahit G Mesin Jahit H Manual Orang Mesin Press Sintong 1
Potongan Badan Depan Jahit Badan Belakang Jahit Badan Blkg Dgn Adjuster Jahit Badan Depan Jahit Badan Dpn ke Bdn Blk (Batok) Pemasangan Piping dan SweatBand di Batok Jahit Kain Visor dengan Visor Jahit Visor Jadi dengan Batok Piping Pemasangan Kancing
(lanjut)
Tabel III.5 Ukuran Transfer Batch di Setiap Mesin (lanjutan)
Mesin Press Sintong 2 Manual Orang
Press Visor
15
50
Pengepakan
7
50
Perbaikan yang kedua adalah pembuatan production order. Pembuatan production order bertujuan agar pihak perusahaan mengetahui jumlah produk yang telah dipesan pada tanggal itu dengan kata lain production order merupakan rekapitulasi pesanan pada tanggal tersebut (dari input pesanan). Berikut ada tabel production order yang dapat dilihat di tabel III.6. Tabel III.6 Production Order untuk Topi Sablon Warna 1
Januari Topi Sablon 1 Order (pcs)
Tanggal 2
3
4
5
6
2000
0
0
0
0
(lanjut) Tabel III.6 Production Order untuk Topi Sablon Warna 1 (lanjutan)
Januari Tanggal
Topi Sablon 1
7
9
10
11
12
Order (pcs)
0
0
0
0
0
(lanjut) Tabel III.6 Production Order untuk Topi Sablon Warna 1 (lanjutan)
Januari Tanggal
Topi Sablon 1
13
14
16
17
18
Order (pcs)
0
0
0
0
0
Tabel-tabel production order dimulai dari topi sablon warna 1 (hitam) hingga topi sablon warna 13 (ungu). Pemberian kode angka 1 hingga 13 bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam proses identifikasi warna. Tabel production order ini dilanjutkan dengan topi bordir warna 1 (hitam) hingga topi bordir warna 13 (ungu) dan topi
cuci warna 1 hingga topi cuci warna 13. Tabeltabel production order topi bordir warna 1 dapat dilihat di tabel III.6. Tabel-tabel ini kemudian akan diterima oleh bagian PPIC perusahaan sehingga memudahkan mereka dalam proses penentuan jadwal mulai produksi setiap pesanan. Tabel Production order yang ditampilkan hanya untuk bulan Januari dan hanya satu warna saja, dikarenakan keterbatasan tempat dan sudah cukup merepresentasikan production order selama setahun. Perhitungan order point bahan baku dilakukan agar perusahaan tidak kekurangan kuantitas bahan baku pada saat ingin melakukan produksi. Pada saat pesanan diterima oleh perusahaan, maka perusahaan harus memeriksa terlebih dahulu jumlah bahan baku yang dimiliki. Saat pesanan tersebut telah diterima, maka jumlah bahan baku yang available tentu akan berkurang karena bahan baku sejumlah tertentu sudah teralokasikan. Order point memiliki peran yang sangat penting dalam ketersediaan bahan baku yang dimiliki. Bahan baku yang dibawah order point nya pun bersifat common (pasti digunakan) Proses perhitungan order point cukup sederhana yaitu hanya dengan mengalikan gross requirement bahan baku yang dapat digunakan dalam sehari dikalikan dengan leadtime bahan baku tersebut. Dalam menentukan kapasitas maksimum bahan baku yang dapat digunakan, maka diperlukan data kapasitas mesin yang memiliki waktu proses terpanjang. Waktu proses terpanjang terdapat pada proses pemasangan piping dan sweatband yaitu selama 32 detik, sehingga dari hasil wawancara dengan pihak pabrik bahwa pada mesin tersebut hanya dapat memproses sejumlah ±420 buah. Jumlah tersebut kemudian akan dikalikan dengan kebutuhan bahan baku per topi yang terletak di tabel III.3 kolom dua. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di persamaan III-1. 𝑂𝑟𝑑𝑒𝑟 𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑘𝑎𝑝𝑎𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑠𝑖 𝑚𝑒𝑠𝑖𝑛 𝐸 𝑥 𝑙𝑒𝑎𝑑𝑡𝑖𝑚𝑒 𝑏𝑎ℎ𝑎𝑛 𝑏𝑎𝑘𝑢
(pers.III-1)
Proses perkalian disesuaikan dengan material yang akan digunakan. Hasil perkalian tersebut merupakan order point yang akan digunakan. Berikut adalah tabel perhitungan order point untuk semua material yang akan digunakan dalam proses produksi. Nilai lot size bahan baku merupakan nilai pembelian
minimal yang harus dibeli oleh perusahaan kepada pihak supplier.
allocated. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada persamaan III-2 berikut ini.
Tabel III.9 Perhitungan Order point
No 1 2
Nama Material Kain Twill Warna 113 Visor Mentah
Order point
Lot Size
Unit Of Measure
1153
1370
Meter
2520
3000
Pcs
𝐴𝑣𝑎𝑖𝑙𝑎𝑏𝑙𝑒 = 𝑂𝑛 𝐻𝑎𝑛𝑑 − 𝐴𝑙𝑙𝑜𝑐𝑎𝑡𝑒𝑑
(pers.III-2)
Tabel III.10 MRP Kain Twill 1
FLS 1370
3
Busa
2520
2500
Pcs
4
Besi Pengait
2520
3000
Pcs
5
Prepetan
180
1000
Meter
6
Kain Piping (3 varian)
882
1500
Meter
LeadTime 12 hari Januari
Kain Twill 1
Tanggal 2
3
4
GR
357
0
0
SR
1370
On Hand
1370
1013
1013
Allocated
357
0
0
1013
1013
1013
1370
1370 (lanjut)
Available
0
PORC Perencanaan akan bahan baku diperlukan agar bahan baku yang bersifat common tidak kekurangan. Perencanaan bahan baku digunakan dengan metode MRP. Bahan Baku yang digunakan yaitu Kain Twill dengan 13 jenis warna, visor mentah, busa, besi pengait, prepetan, dan kain piping dengan tiga varian. Perhitungan MRP bertujuan agar perusahaan dapat menentukan jadwal pembelian bahan baku dan production order. Dalam sistem usulan, pembelian bahan baku akan dilakukakan apabila ketersediaan bahan baku berada dibawah order point. Tabel perhitungan yang ditampilkan hanya contoh perhitungan pada beberapa hari awal saja dan tidak keseluruhan selama setahun serta untuk kain twill hanya untuk satu warna saja. Hal ini dikarenakan keterbatasan tempat serta tabel yang ditampilkan sudah dapat merepresentasikan konsep perhitungan MRP selama setahun. Berikut adalah tabel perhitungan MRP untuk bahan baku kain twill warna 1 (hitam) Pada Tabel III.10, Pemesanan bahan baku akan dilakukan apabila baris available sudah berada di bawah order point. Baris pemesanan bahan baku dapat dilihat di baris PORL. Untuk bahan baku kain twill, order point sebesar 1153 meter dan leadtime selama 12 hari kerja. Baris allocated merupakan gross requirement yang dibutuhkan dalam pembuatan topi pada hari tersebut (sesuai pesanan). Perhitungan bahan baku tersedia atau pada baris avaiable adalah dengan mengurangkan baris on hand dengan baris
PORL
Tabel III.10 MRP Kain Twill 1 (lanjutan)
FLS 1370
LeadTime 12 hari Januari
Kain Twill 1
Tanggal
GR
5
6
7
0
0
0
1013
1013
1013
SR On Hand Allocated Available
0
0
0
0
1013
1013
1013
1370
1370
1370 (lanjut)
PORC PORL
Tabel III.10 MRP Kain Twill 1 (lanjutan)
FLS 1370
LeadTime 12 hari Januari
Kain Twill 1
Tanggal 9
10
11
0
0
0
On Hand
1013
1013
1013
Allocated
0
0
0
1013
1013
1013
1370
1370
1370
GR SR
Available
0
PORC PORL
Sebagai contoh perhitungan avaiable untuk tanggal satu januari adalah sebesar 1013 merupakan hasil pengurangan 1370 dikurangi 357. Baris PORC merupakan baris yang menunjukkan jumlah kedatangan bahan baku pada tanggal tersebut. Penentuan waktu kedatangan berdasarkan leadtime dari bahan baku tersebut. Untuk MRP kain twill warna lainnya, memiliki order point dan leadtime yang sama karena perbedaan hanya terletek dari segi warna kain saja. Proses perhitungan waktu mulai produksi sangat penting karena sistem usulan sudah tidak berdasarkan deadline terdekat lagi, melainkan FIFO (first in first out). Dalam sistem usulan ini, pesanan yang diterima terlebih dahulu itulah yang akan dimulai produksi duluan. Sebagai contoh maka tabel waktu mulai produksi dapat dilihat di tabel III.17. Tabel III.17 Waktu Mulai Produksi
Waktu mulai produksi pertama kali akan disamakan dengan jam input customer order untuk pertama kalinya. Selanjutnya apabila terdapat input customer order di jam yang sama, maka waktu mulai produksi akan dilakukan pada saat proses pertama selesai. Dalam penelitian ini, proses pertama yang selesai pertama kali terdapat pada mesin cutting big. Sebagai contoh dapat dilihat ditabel III.8 pada pesanan pertama yaitu pesanan dari PT CSIB. Waktu mulai produksi untuk pesanan dari PT CSIB adalah tanggal 12 bulan 12 tahun 2016 pukul 08:45. Waktu tersebut adalah waktu input customer order pada saat itu juga karena itu merupakan pesanan yang pertama. Untuk pesanan selanjutnya, yaitu pesanan dari PT BIENSI, waktu mulai produksi harus menunggu proses pertama selesai beroperasi. Dapat dilihat di tabel III.17, waktu mulai mulai produksi PT BIENSI adalah tanggal 12 bulan 12 tahun 2016 pukul 09.25, waktu tersebut adalah waktu selesai dari proses pertama yang dilakukan oleh mesin cutting big untuk pesanan PT CSIB. Waktu tersebut kemudian yang menjadi waktu mulai produksi dari PT BIENSI. Waktu mulai produksi selalu memeriksa ketersediaan dari mesin cutting big sebagai proses pertama. Apabila mesin cutting big tersedia, maka waktu mulai produksi bisa dilakukan pada saat itu juga. Selanjutnya adalah perhitungan waktu selesai produksi dapat dilakukan apabila waktu mulai produksi sudah ditentukan.
Perhitungan selesai produksi dimulai dari perhitungan penyelesaian dari proses pertama di mesin cutting big. Setelah proses pertama selesai, perhitungan penyelesaian proses selanjutnya harus dilakukan dengan kondisi tertentu. Apabila proses selanjutnya memiliki run time per jumlah mesin yang lebih pendek dari pada proses sebelumnya, maka perhitungan penyelesaian diproses selanjutnya dapat dilakukan dengan persamaan III-4 berikut ini. 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑃𝑒𝑛𝑦𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑃𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑆𝑒𝑙𝑎𝑛𝑗𝑢𝑡𝑛𝑦𝑎 = 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑠𝑒𝑏𝑒𝑙𝑢𝑚𝑛𝑦𝑎 + (𝑢𝑘𝑢𝑟𝑎𝑛 𝑡𝑟𝑎𝑛𝑠𝑓𝑒𝑟 𝑏𝑎𝑡𝑐ℎ 𝑑𝑎𝑟𝑖 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑡𝑒𝑟𝑎𝑘ℎ𝑖𝑟 𝑥
𝑟𝑢𝑛𝑡𝑖𝑚𝑒 𝑝𝑒𝑟 𝑗𝑚𝑙ℎ 𝑚𝑒𝑠𝑖𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑠𝑒𝑙𝑎𝑛𝑗𝑢𝑡𝑛𝑦𝑎)
(Pers. III-4) Apabila proses selanjutnya memiliki run time per jumlah mesin yang lebih panjang dari proses sebelumnya, maka perhitungan Nama Pemesan
Jenis Topi Topi Cuci Topi Cuci
Quantity
Mulai Produksi 12/12/2016 8:45 12/12/2016 9:25
PT CSIB 200 PT BIENSI 200 PT MARTIN Topi 12/30/2016 LESTARI Cuci 200 13:55 penyelesaian diproses selanjutnya dapat dilakukan persamaan III-5 berikut ini. 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑃𝑒𝑛𝑦𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑃𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑆𝑒𝑙𝑎𝑛𝑗𝑢𝑡𝑛𝑦𝑎
= 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑚𝑒𝑛𝑢𝑛𝑔𝑔𝑢 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑠𝑒𝑙𝑎𝑛𝑗𝑢𝑡𝑛𝑦𝑎 + 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑏𝑒𝑟𝑠𝑖ℎ 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑠𝑒𝑙𝑎𝑛𝑗𝑢𝑡𝑛𝑦𝑎 (Pers. III-5) Perhitungan waktu menunggu dapat di lihat di persamaan III-6. 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑀𝑒𝑛𝑢𝑛𝑔𝑔𝑢 = 𝑑𝑢𝑟𝑎𝑠𝑖 𝑝𝑒𝑟 𝑏𝑎𝑡𝑐ℎ 𝑑𝑖 𝑚𝑒𝑠𝑖𝑛 𝑠𝑒𝑏𝑒𝑙𝑢𝑚𝑛𝑦𝑎 + 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑚𝑒𝑛𝑢𝑛𝑔𝑔𝑢 𝑚𝑒𝑠𝑖𝑛 𝑠𝑒𝑏𝑒𝑙𝑢𝑚𝑛𝑦𝑎
(Pers. III-6)
Waktu bersih dapat dihitung persamaan III-7 berikut ini. 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝐵𝑒𝑟𝑠𝑖ℎ = 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑏𝑎𝑡𝑐ℎ 𝑥 𝑟𝑢𝑛 𝑡𝑖𝑚𝑒 𝑝𝑒𝑟 𝑗𝑚𝑙ℎ 𝑚𝑒𝑠𝑖𝑛
dengan
(Pers. III-7) Dapat dilihat dari persamaan III-7, terdapat nilai production batch yang harus ditentukan terlebih dahulu. Nilai production batch ditentukan dengan cara lot for lot yang artinya nilai production batch sama dengan kuantitas order topi pada saat itu. Nilai production batch akan bertambah jika jumlah kuantitas order bertambah. Sebaliknya, jika
sudah ada kuantitas orderan yang sudah selesai diproduksi maka production batch akan berkurang. Terdapat suatu kondisi dimana waktu penyelesaian diproses selanjutnya lebih cepat daripada diproses sebelumnya, hal ini terjadi pada saat penggunaan persamaan III-5. Hal ini dapat terjadi karena waktu penyelesaian diproses selanjutnya tidak memperhitungkan idle time diproses tersebut. Idle time dapat muncul apabila run time per mesin diproses selanjutnya tidak cukup lama sehingga walaupun diproses tersebut memiliki run time per jmlh mesin yang lebih lama, tidak berarti diproses tersebut tidak memiliki idle time. Jika hal ini terjadi, maka akan kembali persamaan III-3 karena persamaa III-3 secara tidak langsung sudah memperhitungkan idle time. Perancangan decision support system (DSS) bertujuan untuk membantu pengguna dalam pengambilan keputusan terkait proses perencanaan produksi. Sebelum memulai pembuatan DSS, maka dibuat terlebih dahulu flowchart dari DSS yang akan dirancang. Pembuatan flowchart bertujuan agar DSS yang dirancang tepat sasaran, lebih terstruktur, dan tujuan dari pembuatan DSS dapat tercapai. Langkah pertama adalah pihak perusahaan akan menerima pesanan. Perusahaan akan mengecek stok bahan baku yang tersedia pada saat itu juga. Apabila bahan baku mencukupi maka, proses produksi dapat dilakukan dengan menentukan waktu mulai produksi terlebih dahulu. Apabila bahan baku tidak mencukupi, maka proses pemesanan bahan baku akan dilakukan. Bahan baku yang tidak mencukupi tidak berarti proses produksi tidak dapat dilakukan, proses produksi tetap akan dilakukan dengan bahan baku yang tersedia, sambil menunggu bahan baku yang dipesan datang. Penentuan waktu mulai produksi berdasarkan waktu penyelesaian proses di mesin pertama yaitu cutting big. Untuk pertama kali, waktu mulai produksi berdasarkan waktu pemesanan pertama kali dilakukan, selanjutnya proses produksi akan dilakukan setelah mesin cutting big tersedia. Langkah selanjutnya adalah proses produksi. Proses produksi dilakukan secara berurutan (flow shop). Untuk jenis topi sablon dan cuci, seperti yang sudah dijelaskan pada subbab sebelumnya, kedua jenis topi tersebut memerlukan proses yang harus di sub-kontrak kepada perusahaan lain. Apabila sudah
selesai melalui proses sub-kontrak, maka topi jadi akan dikirim kembali ke perusahaan dan siap dikirim kepada konsumen atau pemesan. Namun jika topi yang adalah topi sablon, maka setelah proses produksi tidak diperlukan proses sub-kontrak sehingga topi jadi sudah langsung dapat dikirimkan kepada konsumen atau pemesan. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya pada bab tinjauan pustaka, DSS yang baik harus memiliki input, database, modelbase, proses, dan output. Didalam DSS yang akan dirancang, terdapat tiga jenis input yaitu shop calendar, customer list, dan customer order. Shop calendar adalah jumlah hari kerja dalam setahun. Pengisian shop calendar adalah dengan memasukkan status “Libur” di setiap tanggal. Hal ini bertujuan agar pengguna sistem mengetahui tanggal-tanggal yang libur sehingga waktu penyelesaian produk jadi tidak memperhitungkan hari libur. Customer order dan list adalah data konsumen yang memesan topi serta untuk mengetahui desain dan jumlah topi yang dipesan. Database dari DSS yang dirancang terdiri dari database customer list, database waktu mulai produksi dan database customer archives. Untuk database customer list, maka dapat dilihat digambar III.10
Gambar III.10 Database Customer List
Database selanjutnya adalah untuk waktu mulai produksi. Contoh user interface dari database waktu mulai produksi dapat dilihat digambar III.11.
pengguna melakukan order. Apabila pengguna melakukan input diluar jam kerja, maka waktu order akan terhitung keesokan hari nya pukul
08.45
Gambar III.11 User Interface Waktu Mulai Produksi
Database yang dirancang user interface nya adalah database customer archives. Untuk database customer archives dapat dilihat digambar III.12 dan III.13.
Gambar III.12 User Interface Customer Archives (1)
Database customer archives mengandung informasi data yang sangat lengkap. Database ini akan terisi secara otomatis apabila pengguna melakukan input customer list dan order. Dari kolom nomor order hingga warna piping, data yang masuk berasal dari input customer list dan order yang dilakukan. Pada kolom tanggal order, kolom tersebut akan terisi sesuai dengan waktu
Gambar III.12 User Interface Customer Archives (2)
Output dari DSS yang dirancang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu jadwal pemesanan material, production order, dan waktu penyelesaian topi. Untuk lebih jelas maka gambar dari user interface output berupa jadwal pemesanan material dapat dilihat digambar III.14. Namun karena keterbatasan tempat, karena jadwal pembelian dirancang hingga satu tahun. Maka gambar yang dimunculkan hanya untuk bulan Januari dari tanggal 2 hingga tanggal 10.
User interface yang dirancang berikutnya adalah user interface untuk output waktu penyelesaian topi. Berikut adalah user interface output penyelesaian topi yang dapat dilihat digambar III.15.
Gambar III.15 User Interface Output Penyelesaian Topi
Dapat dilihat di gambar III.16 terdapat kolom safety time dengan satuan hari. Kolom ini menunjukkan waktu safety yang dibutuhkan setiap jenis topi. Untuk topi jenis sablon, dibutuhkan safety time selama 1 hari sedangkan untuk topi jenis bordir dibutuhkan safety time selama 2 hari dan 4 hari untuk topi jenis cuci. Pada kolom subkon, kolom tersebut menunjukkan waktu yang dibutuhkan setiap jenis topi dalam proses sub-kontrak dengan perusahaan lain. Topi jenis sablon tidak memiliki waktu sub kontrak, sedangkan topi bordir dan cuci memiliki waktu sub kontrak. Pembuatan user manual bertujuan agar pengguna DSS dapat mengerti dan menggunakan DSS yang telah dirancang. Selain itu user manual ini juga bertujuan agar DSS yang dijalankan tidak mengalami error akibat kelalaian dari pengguna. Berikut adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam menggunakan DSS yang telah dirancang. 1. Terdapat lima buah file yang dapat dibuka sebelum menjalankan DSS, file tersebut adalah file yang berjudul “Database”, “Input Pesanan”, “MRP”, “shopcalender”, dan “Production Order”. 2. Pertama file yang harus dibuka adalah file berjudul “Database”, setelah terbuka, dibagian bawah menubar terdapat tulisan security warning, kemudian klik tombol options yang ada disebelah kanannya dan pilih opsi yang bertuliskan “Enable this content”, kemudian klik ok. 3. Buka semua file tersebut, terkecuali file yang berjudul “shopcalender”
dan lakukan hal yang sama seperti dilangkah kedua untuk setiap file yang telah terbuka. 4. Pastikan hanya terbuka empat file yang berjudul “Database”, “Input Pesanan”, “MRP”, dan “Production Order”. 5. Untuk memulai penggunaan DSS, buka file yang berjudul “Input Pesanan”. Setelah terbuka maka terdapat cell yang harus diisi seperti nama pemesan, alamat, nomor telepon, jenis topi, dan lain-lain. Isi semua input yang dibutuhkan, kemudian klik tombol “INPUT”. Setelah input berhasil dilakukan, maka akan keluar pesan singkat yang bertuliskan “file berhasil diupdate”. 6. Jika pesan tersebut sudah muncul, maka program DSS telah berhasil digunakan. 7. Langkah selanjutnya adalah membuka file yang berjudul “shopcalender”, file “shopcalender” baru boleh dibuka pada saat input selesai dilakukan karena jika file tersebut dalam keadaan terbuka, data yang diinput tidak akan terekam. 8. Untuk melihat output waktu penyelesaian dan pengiriman pesanan yang telah diinput, maka masih di file yang sama yaitu “Input Pesanan” pengguna dapat membuka sheet yang berjudul “Output”, selanjutnya pengguna dapat membuka file berjudul “MRP”, di sheet kedua terdapat sheet yang berjudul “Jadwal Pembelian”. Seluruh jadwal pembelian bahan baku dapat dilihat di sheet tersebut. Daftar Pustaka Donald W., J. H. Blackstone, Fogarty, dan T. R. Hoffman. (1991). Production and Inventory Management, 2nd Edition. Cincinnati: South Western Publishing. Bedworth, David D, dan J. E. Bailey. (1987). Integrated Production Control Systems. Singapore: John Wiley and Sons Inc. Efraim., J. E. Aronson, Turban, dan T. Liang. (2007). Decision Support System and th Intelligent System, 7 Edition. New Jersey: Prentice Hall, Inc.
