Usulan Penerapan Model Total Performance Scorecard untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Terpadu X

1st Seminar on Application and Research in Industrial Technology, SMART 2006 Yogyakarta, 27 April 2006

Usulan Penerapan Model Total Performance Scorecard untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Terpadu X Erlinda Muslim 1 dan Dian Ika Kusuma2 Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia Kampus Baru UIDepok, 16424, Indonesia E-Mail: [email protected] , [email protected]

Abstrak Perkembangan dunia saat ini menuntut cara kerja yang cerdas, menyenangkan, dan beretika dalam organisasi. Sedangkan suatu organisasi dituntut untuk dapat bercirikan pada visi, misi dan proses belajar dari pengalaman tanpa harus berbenturan dengan ambisi pribadi (visi, misi dan peran kunci pribadi) pekerjanya sehingga tercapainya tujuan bersama dalam organisasi. Lembaga Pendidikan Terpadu (TK-SD-SLTP-SLTA) merupakan salah satu bentuk organisasi yang sering luput akan pencapaiannya terhadap tujuan organisasi tanpa harus mengesampingkan ambisi pribadi pekerjanya. Sehingga seringkali kita dapati para pekerja suatu lembaga pendidikan tidak mencurahkan perhatiannya secara penuh pada Lembaga Pendidikan yang menaunginya. Akibat dari hal tersebut, maka program perbaikan dan pengembangan yang dilakukan di Lembaga Pendidikan tersebut hanya bersifat sementara dan hanya memperbaiki penampilan yang mengakibatkan terlewatnya kesempatan untuk meraih daya saing. Untuk itu diperlukan suatu proses yang sistematis terhadap perbaikan, pengembangan, dan proses belajar yang bersifat bertahap, bersinambung, dan rutin yang berfokus pada perbaikan kinerja pribadi dan organisasi secara berkelanjutan. Proses ini dinamakan Total Performance Scorecard (TPS), yang merupakan penggabungan antara Balanced Scorecard, Total Quality Management, dan Competence Management. Kata kunci: total performance scorecard, balance scorecard, total quality management, competence management

1. Pendahuluan Lembaga Pendidikan Terpadu X (LPT X), merupakan Lembaga yang memiliki satuan jenjang pendidikan mulai dari Play Group, TK, SD, SMP, hingga SMU dengan akreditasi A. LPT X sedang dalam tahap menerapkan sebuah proses pengembangan strategi dimana visi-misi pribadi dan organisasi, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolok ukur kinerja, proses belajar, dan perencanaan saling melengkapi. Penelitian ini berguna untuk memberikan masukan pada pihak LPT X dengan cara menerapkan konsep Total Performance Scorecard (TPS) dalam mengukur serta mengembangkan strategi pendidikannya, yang tentunya dengan peran serta dan dukungan seluruh jajaran manajemen dan karyawan melalui proses perencanaan, pelaksanaan, penilaian dan evaluasi.

2. Metode Penelitian Hubert K. Rampersad (2003) menyatakan Total Performance Scorecard (TPS) didefinisikan sebagai proses sistematis perbaikan, pengembangan, dan pembelajaran yang bersifat berkesinambungan, bertahap, dan rutin, yang terpusat kepada perbaikan kinerja pribadi dan organisasi secara berkelanjutan. Perbaikan, pembelajaran, dan pengembangan merupakan tiga kekuatan mendasar dalam konsep manajemen terpadu. Ketiganya terkait erat dan harus dijaga keseimbangannya, yang terdapat pada gambar 1.

Usulan Penerapan Model Total Performance Scorecard untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Terpadu X

Erlinda Muslim dan Dian Ika Kusuma

Gambar 1 : Konsep Total Performance Scorecard (TPS)

3. Hasil dan Pembahasan Untuk merancang Total Performance Scorecard di LPT X tahapannya adalah: Perumusan Personal Balanced Scorecard Hasil pengolahan data perumusan ambisi pribadi, didapatkan beberapa rumusan ambisi pribadi secara umum karyawan LPT X yang terdapat dalam tabel I, tabel II, dan tabel III. Proses identifikasi selanjutnya adalah perumusan tindakan perbaikan pribadi dan sumbangannya terhadap faktor penentu keberhasilan pribadi. Data Prioritas Tindakan Perbaikan Pribadi, didapatkan data dalam tabel IV. 2. Pembuatan Analisis Eksternal dan Internal Analisis yang dibuat meliputi analisis lingkungan global/regional, analisis lingkungan makro dari berbagai aspek, analisis lingkungan sekolah, serta analisis internal. Untuk itu digunakan analisis SWOT, dengan hasilnya pada tabel V.

1.



Tabel I. Rumusan Visi Pribadi Karyawan Secara Umum

Unsur Visi Pernyataan Inti Hidup adalah pembinaan sumber daya manusia Bagian dari Visi Pribadi : Kesuksesan pendidikan masa datang, dimulai dari industri pendidikan yang saya geluti sekararang Falsafah Bekerja secara profesional merupakan perhiasan terbaik yang selalu saya jaga Hidup : Menjadi atasan maupun bawahan di lembaga ini bukanlah suatu masalah yang dapat menurunkan pengabdian saya dalam dunia pendidikan Cita-cita Hidup mulia menjadi seorang pengembang pendidikan tertinggi : Menjadi pendidik, namun tetap bisa mengembangkan diri sebagai wirausaha maju Tujuan hidup Mengabdikan diri pada dunia pendidikan keseluruhan : Mengangkat standar mutu pendidikan nasional Kemampuan Bekerja secara bersama dan mampu memanajemen konflik yang timbul Inovatif dan kreatif mengembangkan ide baru untuk perbaikan khas :

% 87% 90% 90% 94% 94% 84% 94% 84% 84% 87%

Tabel II. Rumusan Misi Pribadi Karyawan Secara Umum

Unsur Misi Pernyataan Inti % Saya akan tetap berada di Lembaga Pendidikan ini, merancang sistem yang lebih Ke mana saya baik lagi, sehingga pengganti saya suatu saat nanti kecil kemungkinannya 81% akan melangkah? menata ulang kembali dari awal Saya akan menggapai visi pribadi saya bersama lembaga pendidikan ini 84% 94% Saya ingin Terciptanya manusia Indonesia yang berilmu & berahlak Islami 90% wujudkan : Membaiknya kualitas pendidikan Indonesia Kesejahteraan Di masa tua nanti, kesejahteraan materi bukan merupakan tolok ukur 77% materi bagi keberhasilan hidup saya karyawan : Menurut saya, orang yang menekuni bidang pendidikan tidak harus 100% mengesampingkan kesejahteraan materi 81% Efek Rapih, bersih, dan indah 90% keberadaan Efektif dan efisien Disiplin dan teratur 84% saya : Sumbangsih Menciptakan standar mutu pengetahuan & pemahaman siswa melalui nilai 81% untuk ambisi akademis & praktek pada bidang studi yang saya ajarkan, dengan target yang organisasi ini: terus meningkat setiap tahun 87% Perilaku yang Cepat mengambil inisiatif 87% sudah baik Proaktif & preventif terhadap kritik yang menuju pada saya Menjadi orang yang solutif 94% untuk Tabel III. Rumusan Faktor Penentu Keberhasilan Pribadi, Tujuan, Tolok Ukur Kinerja & Target Pribadi PERSPEKTIF Pernyataan Inti KEUANGAN Pendapatan semakin meningkat Mendapat tanggungan asuransi dari Lembaga Pendidikan ini EKSTERNAL Memiliki sedikitnya satu hari dalam sepekan untuk keluarga Dapat bekerjasama, saling bantu, berbagi pengalaman, dan menjadi teladan pribadi yang sukses namun sederhana bagi siswa INTERNAL Berjuang meraih kesehatan fisik dan mental Dapat bersantai dan membuat suasana hati menyenangkan di saat berlibur PENGETAHUA Bisa belajar dari kesalahan saya, sehingga tidak terulang pada orang lain Produktifitas kinerja meningkat sedikitnya 10% per tahun N DAN PEMBELAJAR Keterampilan menerangkan pelajaran meningkat

% 84% 81% 90% 94% 97% 90% 96% 96% 96%



Tabel IV. Rumusan Tindakan Perbaikan Pribadi Karyawan Secara Umum No.

Tindakan Perbaikan Diri

Sumbangan Bagi Faktor Penentu Keberhasilan Pribadi

Rata-rata Index Jumlah responPrioritas den diatas angka Tindakan prioritas rataPerbaikan Pribadi rata (1-25)

1 Menghilangkan segala rasa Berani mencoba dan melakukan takut dari berbuat perubahan dan perbaikan 2 Meluangkan waktu untuk Sebagai langkah untuk menjawab memperbaiki diri sendiri kritik yang datang kepada diri dan membantu orang lain sendiri memperbaiki diri 3 Mencari pemikiran strategis Untuk menselaraskan visi, misi, dan gagasan-gagasan baru pribadi dan organisasi secara efektif

13.3

17 orang

18.5

18 orang

21.6

17 orang

Tabel V. Matriks SWOT LPT X

Eksternal

- Pasar/Konsumen

- Pasar/Konsumen

- Kompetisi

- Kompetisi

Oportunity : - Industri Internal

- Keuangan - Lingkungan

Threatness : - Industri - Keuangan - Lingkungan

Strategi :

Strategi :

- Kompetensi Manusia

Menambah kelas baru (S3,O1)

Melakukan re-segmentasi pasar (S3,T1)

- Kemampuan Proses

Membina hubungan baik dengan pelanggan potensial (S2,O1)

Penetapan mutu diatas standar (S1,T3)

Menjalin hub dgn pemerintah (S4,O3)

Realisasi ruang kelas anti asap (S3,T5)

Strategi :

Strategi :

- Kompetensi Manusia

Mencari pembiayaan alternatif (W3,O4)

Segera dibentuk tim perbaikan (W1,T1)

- Kemampuan Proses

Penetapan angka kompetensi (W2,O1)

Selaraskan PBSC dgn OBSC(W2,T3)

- Status Keuangan

Kerjasama dgn instansi pengembangan mutu SDM (W4,O2)

Tingkatkan modal usaha sekolah (W3,T4)

Strength :

- Status Keuangan - Produk/Jasa

Weakness :

- Produk/Jasa

Orangtua siswa diberdayakan (S3,T4)

3. Perumusan Organizational Balanced Scorecard Perumusan ini mencakup Critical Success Factor dan Key Performance Indicator. Pada Scorecard LPT X yang telah dirumuskan berdasarkan data-data tertulis maupun wawancara dengan pihak lembaga yang dianggap berkompeten memahami seluk-beluk unit bisnisnya masing-masing dapat dilihat pada tabel VI Setelah merumuskan PBSC karyawan secara umum dan OBSC LPT X dari data lapangan yang didapatkan, selanjutnya dibuat usulan penerapan TPS hingga membentuk satu siklus lengkap mengikuti sikulus TPS yang dapat dilihat pada gambar 2.



Gambar 2. Siklus Total Performance Scorecard



Tabel VI. LPT X Scorecard

Critical Success Factor

Key Performance Indicators

Perspektif Keuangan

- Tenaga kependidikan mampu menyelenggarakan pelatihan dan workshop yang dapat menghasilkan pemasukan Lembaga Profitabilitas

- % penerimaan siswa baru seimbang, sehingga saling mensubsidi silang SPP. - Menambah jumlah kelas. - Mempertahankan tingkat hunian kelas. - Gaji dan tunjangan pengajar lebih baik daripada gaji PNS

Kesejahteraan

- Kemudahan untuk mendapatkan layanan kredit kepemilikan transportasi.

Efisiensi Anggaran

- Menurunnya % defisit anggaran - Memangkas biaya yang timbul saat penerimaan siswa baru.

Perspektif Pelanggan

- Menurunnya Σ komplain Kualitas Layanan

- Meningkatnya Σ orangtua siswa yang menyekolahkan anaknya kembali di sekolah ini.

Lulusan

- Σ siswa yang lulus Ujian Nasional dipertahankan 100% tiap tahun - Diadakannya kegiatan kunjungan ke rumah orangtua siswa yang

Customer Relationship

potensial oleh pihak sekolah, tanpa mempengaruhi kesetaraan antara anak didiknya.

Harga Pembangunan Opini

- Kenaikan biaya SPP diusahakan tidak melebihi 20% setiap tahun - Radio sekolah memiliki peran untuk menginformasikan prestasi dan kegiatan sekolah

P. Proses Bisnis Internal

- Meningkatnya Σ koleksi buku perpustakaan sedikitnya Aktivitas Belajar

- Kerusakan peralatan dapat diatasi dalam waktu kurang dari 7 hari Bahan Baku dan Peralatan

- Sub-mart mengambil peran utama dalam penyediaan bahan baku dan peralatan.

Inovasi Kurikulum Penelitian dan Pengembangan Rekrutmen SDM

P. Pengetahuan & Pembelajaran

10% per tahun. - Ditetapkannya rasio jumlah pengajar & jumlah siswa yang efektif.

Kompetensi SDM

- Meningkatnya Σ realisasi sistem pembelajaran yang telah diusulkan oleh pengajar. - Meningkatnya Σ inovasi sistem pembelajaran - Terpantaunya kemajuan Lembaga berdasarkan rangkuman statistik. - Terjalin kerjasama formal dengan institusi yang melahirkan SDM yang berkualitas. - Ditetapkannya Level Kompetensi Minimum - Meningkatnya Σ prestasi ilmiah pengajar - Laporan performa karyawan ada, dan terpantau dengan baik.

Performa SDM

- Terbentuknya jenjang karir yang jelas bagi seluruh karyawan.

Motivasi SDM

- Meningkatnya Σ penghargaan yang diberikan kepada karyawan oleh sekolah.

Setelah Scorecard LPT X dikomunikasikan, karyawan mulai menyadari akan pentingnya perubahan yang akan dilakukan lembaga. Ketika keinginan karyawan untuk siap melakukan perubahan mulai terlihat, maka dapat dilakukan proses berikutnya, yaitu menghubungkan Scorecard lembaga dengan scorecard unit bisnis dan rencana kerja perorangan yang terdapat pada tabel VII.



Tabel VII. Uraian Scorecard LPT X ke dalam Unit Bisnis

Perspektif Keuangan

Unit Org.

Tujuan

Perspektif Pelanggan Persp. Proses Bisnis Internal

Target

TK

Tabungan pekanan siswa

Meningkat 10% per tahun

SD

Subsidi silang SPP berimbang

Ditetapkan kuota golongan ekonomi orangtua siswa seimbang

50% menengah atas & 50% menengah bawah

SMP

Tingkat hunian kelas Dipertahankan 32 siswa per kelas

SMA

Menambah Penerimaan

Sub-Mart

Σ Modal Usaha Meningkat Menambah Penerimaan Membangun opini

TK

P. Pengetahuan & Pembelajaran

Tolok Ukur Kinerja

Σ Modal Usaha Meningkat

Jeda kekurangan murid 2 bulan

Mengadakan training & workshop

2 kali per tahun

Menambah Jumlah Kelas

2 kelas per jenjang

Membuka layanan simpan-pinjam

Pertumbuhan usaha 20% per thn

Penyediaan kebutuhan primer & sekunder Mendata informasi pekan-an yang akan dipublikasi-kan di radio sekolah.

80% kebutuhan pengajar & siswa Sedikitnya ada 1 headline news TK per pekan.

Terjadi penurunan secara kuantitas maupun kualitas

Sedikitnya 10% per tahun

Ada petugas khusus untuk melayani kritik dan saran

Sedikitnya ada 1 petugas tiap hari

SD

Σ komplain dari orangtua siswa & siswa

SMP

Prestasi akademis

SMA

Orangtua siswa menyekolah-kan Kepuasan Orangtua anaknya untuk jenjang berikutnya di Siswa sekolah ini lagi

Sub-Mart

Suplier sebagai sponsor publi-kasi Lembaga

Penawaran sponsorship dibuat, disebar Sedikitnya ada 1 perusahaan ke perusa-haan produksi berbasis spon-sor publikasi per tahun kebutuhan sekolah

TK

Jumlah pengajar

Ditetapkan rasio jumlah pengajar dengan jumlah murid yang efektif dan efisien

Dalam 1 tahun ke depan bisa terlaksana

SD

Sarana Perpustakaan

Koleksi buku perpustakaan

Jumlah dan judul buku bertambah sedikitnya 10% per tahun

SMP

Orientasi Life Skill

Program belajar kecakapan hidup

Tiap jenjang memiliki 1 kecakapan hidup

SMA

Media Pembelajaran

Inovasi dan kreasi dalam menggunakan Selalu ada inovasi baru setiap media pembelajaran tahun

Sub-Mart

Fungsi pemasok

Penyedia bahan baku dan peralatan sekolah

Mengambil peranan utama

TK

Prestasi ilmiah

Prestasi ilmiah para pengajar

Jumlah pengharga-an meningkat 10% per tahun

Level kompetensi minimum

Kepala sekolah memiliki pencapaian level minimum kompetensi

Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan

Didapatkan oleh Kepala Sekolah

SD Kompetensi SDM SMP

SMA

Sekolah dapat menerapkan standar nilai Sedikitnya 0,5 poin diatas lebih tinggi da-ri standar yang ditetapkan standar Depdiknas pemerintah 90% dari seluruh orangtua siswa

Kemampuan merepresen-tasikan ulang Dimiliki oleh pengajar yang atas pelatih-an yang pernah diikuti diutus mengikuti training Performa SDM

Arsip performa setiap karya-wan dari waktu ke waktu

Terukur dan up-to-date per 3 bulan



4. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan di LPT X untuk menerapkan Total Performance Scorecard, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, diantaranya : 1. Cara untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan integritas yang efektif adalah dengan menciptakan kondisi lingkungan kerja pada karyawan untuk siap melakukan perubahan, sehingga memiliki kemauan untuk mencari pemikiran strategis dan gagasan baru dan siap menjadikan diri lebih profesional dalam segala hal. 2. Berdasarkan Personal Balanced Scorecard dan Organizational Balanced Scorecard yang dirumuskan berdasarkan data lapangan, tidak ada hambatan yang berarti jika LPT X ingin menerapkan TPS di organisasinya dalam rangka meningkatkan kinerja dengan integritas. 3. Tahapan kegiatan TPS yang kemungkinan resistansinya sangat tinggi adalah kegiatan pada tahap perbaikan, karena pada tahap tahapan tersebut terdapat orang yang menolak perubahan.

Daftar Pustaka Goulden, Clive, 1995, Supervisory Management and Quality Circle Performance: an Empirical Study, Benchmarking for Quality management & Technology, Vol. 2 No.4,. p.15-27. Gaspersz, Vincent, 2003, Total Quality Management, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. H. Basterfield, Dale et.al, 2003, Total Quality Management, Prentice Hall, New Jersey. Harrington, H. James, 1995, Total Performance management: The Next Generation in Performance Improvement, McGraw-Hill, USA. Kaplan, Robert S. and Norton, David P., 1996, The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action, Harvard Business School Press, Boston. Kaplan, Robert S. and Norton, David P., 1996, Using the Balanced Scorecard as Strategic Management System, Harvard Business Review, Boston. Majid, Abdul., 2005, Perencanaan Pembelajaran : Mengembangkan Standar Kompetensi Guru, Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Rampersad, Hubert K., 2003, Total Performance Scorecard: Redefining Management to Achieve Performance with Integrity, Butterworth-Heinemann, Massachusetts. Rampersad, Hubert K., 2005, Total Performance Scorecard , . Rampersad, Hubert K., 2005, Total Performance Scorecard: the way to personal integrity and organizational effectiveness, Measuring Business Excellence , Vol.9 No.3, p.23. Rao et. al, 1996, Total Quality Management: A Cross Functional Perspective, John Wiley & Son, USA. Syafaruddin, 2002, Manajemen Mutu Terpadu dalam Pendidikan : Konsep, Strategi, dan Aplikasi, Jakarta : Gramedia Widiasarana Indonesia Tapinos, E. et.al, 2005, The Impact of Performance Measurement in Strategic Planning, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 54 No.5/6, p.381. Tangen, Stefan, 2005, Improving the Performance of a Performance Measure, Measuring Business Excellence, Vol.9 No.2, p.11. Wongrassamee, S. et.al, 2003, Performance Measurement Tools : the Balanced Scorecard and the EFQM Excellence Model, Measuring Business Excellence, Vol.7 No. 1, p.24. Yuwono, Sony et al, 2002, Balanced Scorecard: Menuju Organisasi yang Berfokus pada Strategi, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Usulan Penerapan Model Total Performance Scorecard untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Terpadu X

Recommend Documents