Urenverantwoording - instellingen Inleiding Dit document geeft een kort overzicht van de te nemen stappen om de Urenverantwoording module in gebruik te kunnen nemen. Let op: Als de Urenverantwoording module geactiveerd is dan worden de beveiligingsinstellingen van de standaard profielen bijgewerkt. Indien u zelf beveiligingsprofielen heeft aangemaakt dan moet u de rechten in deze profielen handmatig aanpassen om de urenverantwoording schermen zichtbaar te maken voor de gebruikers. Uitgangspunten De volgende stappen moeten genomen worden. 1. 2. 3. 4.
Algemene instellingen urenverantwoording. Aanmaken van de projecten / activiteiten. Koppelen van de verlof en verzuim regelingen. E-mail instellingen.
Stap 1 – Algemene instellingen – Project uren Klik op ‘Algemene Instellingen’ in het Configuratie tabblad. Hieronder vinden we de ‘Project uren instellingen’.
Via het menu ‘Wijzigen’ en ‘Bewerken’ kunnen de volgende instellingen gemaakt worden.
Meer dan functieuren – medewerker mag meer uren registreren dan zijn contracturen in de week. Minstens functieuren – medewerker moet al zijn contracturen in de week verantwoorden. Verschil boeken naar TVT – alle verantwoordde uren meer of minder dan contract worden weggeschreven naar een TVT regeling. TVT verlofregeling – de meer of minder uren uit het vorige punt worden naar de hier gekozen regeling weggeschreven (kan dus TVT maar ook een vakantieregeling zijn). Staat de gewenste regeling niet in de lijst dan zal eerst een nieuwe regeling aangemaakt moeten worden via het scherm ‘Verlofregelingen’.
Urenverantwoording - instellingen
Uurloners verlonen – markeer dit hokje indien je de uurloners automatisch middels de urenverantwoording in de projectmodule wilt verlonen. Een uitgebreidere uitleg met betrekking tot het verlonen van oproepkrachten/uurloners en de inrichting hiervan is te vinden in de FAQ: ‘Hoe verwerk ik de gewerkte en vakantie uren van uurloners’. Absentie doorbetalen – markeer dit hokje indien het opgenomen verlof van de medewerker tevens uitbetaald moet worden. Dit is alleen van toepassing als een uurloner verlof opbouwt over zijn gewerkte uren en dus een verlofpotje opbouwt. Een verlof registratie zal dan gezien worden als gewerkte uren. Vaak wordt het opgebouwde verlof direct uitbetaald en zal deze optie dus niet geactiveerd hoeven te worden.
Stap 2 – Aanmaken van de projecten / activiteiten Een project heeft altijd één of meerdere deelprojecten, en een deelproject kan één of meerdere activiteiten hebben. In onderstaand voorbeeld van het urenregistratiescherm heeft een medewerker 2 projecten geselecteerd om uren te boeken. Het project ‘People Inc. / Development’ heeft activiteiten (Web cliënt in onderstaand voorbeeld) en het project ‘Apployed / Sales’ heeft geen activiteiten. Activiteiten zijn dus niet verplicht.
De indeling van de projecten is afhankelijk van hetgeen bereikt wil worden met de urenverantwoording. Een project kan natuurlijk ook een klant zijn of een bepaalde activiteit indien een verdere onderverdeling niet gewenst is. Twijfels over de indeling? Raadpleeg gerust onze helpdesk. Aanmaken van een project Klik op ‘Projecten’ in het Configuratie tabblad. Via het menu ‘Wijzigen’ en ‘Nieuw’ kan een nieuw project worden ingevoerd.
Urenverantwoording - instellingen
Project code – uw eigen code voor het project. Bijvoorbeeld dezelfde code als in uw boekhouding. Startdatum – vanaf welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken. Einddatum – tot welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken. Project naam – naam van het project. Deze naam ziet de medewerker bij het selecteren van het project in het urenregistratiescherm. Status – is het project nog actief? Type – intern of extern project? Subsidiabel – handig voor bijvoorbeeld een WBSO subsidie.
Aanmaken van een deelproject Selecteer het Project waaraan u een Deelproject wilt toevoegen, en klik vervolgens op Deelprojecten.
Een project zonder deelproject is voor de medewerker niet zichtbaar. Een project moet dus altijd 1 of meerdere deelprojecten hebben. Via het menu ‘Wijzigen’ en ‘Nieuw’ kan een nieuw deelproject worden ingevoerd.
De volgende velden moeten ingevoerd worden.
Deelproject code – uw eigen code voor het deelproject. Startdatum – vanaf welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken. Einddatum – tot welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken. Deelproject naam – naam van het project. Deze naam ziet de medewerker bij het selecteren van het deelproject in het urenregistratiescherm. Verlofregeling – vul dit niet in, zie volgende paragraaf ‘Koppelen van de verlof en verzuim regelingen’.
Urenverantwoording - instellingen
Registratietype – Uren of Aantallen. Naast uren kunnen ook aantallen verantwoord worden. Bijvoorbeeld kilometers op een project of een stuks registratie.
Aanmaken van activiteiten Activiteiten kunnen aangemaakt worden onder een deelproject maar zijn niet verplicht. Selecteer het Deelproject en voeg aan de onderkant van het scherm via het menu ‘Wijzigen’ een nieuwe regel toe.
Activiteit code – uw eigen code voor de activiteit. Startdatum – vanaf welke datum mogen medewerkers op deze activiteit uren boeken. Einddatum – tot welke datum mogen medewerkers op deze activiteit uren boeken. Activiteit naam – naam van het project. Deze naam ziet de medewerker bij het selecteren van de activiteit in het urenregistratiescherm.
Stap 3 – Koppelen van de verlof en verzuim regelingen De verlof en verzuim administratie binnen Apployed is geïntegreerd met de urenverantwoording, dus eenmaal aangevraagd of ingevoerde absentie hoeft niet nogmaals geregistreerd te worden door de medewerker. De absentie uren zijn noodzakelijk om een sluitende weekregistratie te krijgen, bijvoorbeeld als medewerkers ‘meer of minder’ uren kunnen opbouwen als TVT. Om de koppeling tussen verlof en verzuim en de urenverantwoording tot stand te brengen moet een Algemeen project aangemaakt worden waarin de gewenste Verlofregelingen als deelproject worden aangemaakt. Het aanmaken van het Project en Deelprojecten gaat idem als beschreven in Stap 2. Nu moet echter in het Deelproject scherm wel de verlofregeling ingevoerd worden. De keuzelijst bij dit scherm geeft alle beschikbare regelingen. Het resultaat zou er als volgt uit kunnen zien.
Urenverantwoording - instellingen
Stap 4 – E-mail instellingen Apployed stuurt verschillende e-mail berichten gedurende het urenverantwoordingsproces. De tekst in deze e-mail berichten kan aangepast worden. Wij hebben reeds een standaard tekst ingegeven. Dit gaat via ‘Algemene Instellingen’ en ‘E-mail instellingen’. Scrol naar de Project uren berichten om eventueel de tekst aan te passen van de betreffende e-mail.
