UNIVERSITAS INDONESIA PEMETAAN PROSES BERDASARKAN JABARAN PEKERJAAN UNTUK MENENTUKAN JUMLAH KARYAWAN DI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS TARUMANAGARA TESIS Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknik
KHOMENI SUNTOSO 06 06 00 44 26
Program Pasca Sarjana Bidang Ilmu Teknik Program Studi Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Indonesia Depok 2008
i Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
LEMBAR PENGESAHAN Tesis ini diajukan oleh Nama NPM Program Studi Judul Tesis
: : Khomeni Suntoso : 0606004426 : Teknik Industri : Pemetaan Proses Berdasarkan Jabaran Pekerjaan untuk Menentukan Jumlah Karyawan di Biro Administrasi Akademik Universitas Tarumanagara
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister pada Program Pasca Sarjana Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia.
DEWAN PENGUJI Pembimbing I
: Ir. Isti Surjandari, MA, Ph.D
Pembimbing II
: Ir. Akhmad Hidayatno, MBT
Penguji I
: Ir. Amar Rachman, MEIM
Penguji II
: Ir. Erlinda Muslim, MEE
Penguji III
: Ir. Fauzia Dianawati, M.Si
Depok, 9 Juli 2008
ii Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
KATA PENGANTAR Tesis ini memaparkan mengenai konsep bagaimana menghubungkan antara jabaran pekerjaan yang kelihatannya tidak dapat diukur menjadi terukur. Ukuran dilakukan dengan kelompok kegiatan yang selanjutnya menggunakan alat yang dikenal sebagai diagram proses. Dengan adanya diagram proses maka pemetaan terhadap proses juga dapat dilihat. Ukuran berikutnya dilakukan terhadap waktu proses yang menentukan waktu standar dan waktu langkah untuk pekerjaan. Hal ini selanjutnya menjadi patokan untuk menentukan jumlah karyawan dalam suatu organisasi. Model yang diajukan dalam tesis ini juga menggabungkan pertimbangan terhadap kompetensi karyawan yang diinginkan, dengan demikian maka organisasi dalam memiliki pemantauan dan analisis terhadap kemampuan atau perbaikan proses yang nantinya menjadi alasan kuat untuk memaparkan mengapa perbaikan dapat dilakukan. Secara umum ada pandangan bahwa kegiatan manufaktur atau kegiatan repetitif saja yang dapat diukur, tetapi tidak untuk kegiatan administrasi. Oleh karena itu, tesis ini mengajukan konsep bahwa kegiatan administrasi juga dapat diukur dengan melakukan pertimbangan dan analisis terhadap kompetensi karyawan dan proses pekerjaan yang dilakukan.
Depok, 9 Juli 2008
Penulis Khomeni Suntoso
iii Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada : Ir. Isti Surjandari, M, MA, Ph.D Ir. Akhmad Hidayatno, MBT selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu untuk memberi pengarahan, diskusi dan bimbingan serta persetujuan sehingga tesis ini dapat selesai dengan baik. Karyawan Biro Administrasi Akademik Universitas Tarumanagara Lembaga Manajemen Mutu Universitas Tarumanagara Yayasan Tarumanagara Rektorat Universitas Tarumanagara Jurusan Teknik Mesin Universitas Tarumanagara dan segenap pihak yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam penulisan laporan tesis ini.
Depok, 9 Juli 2008 Khomeni Suntoso
iv Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Khomeni Suntoso NPM : 0606004426 Program Studi : Teknik Industri Fakultas : Teknik Jenis karya : Tesis Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-exclusive RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Pemetaan Proses Berdasarkan Jabaran Pekerjaan untuk Menentukan Jumlah Karyawan di Biro Administrasi Akademik Universitas Tarumanagara beserta perangkat yang ada (bila diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti NonEksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya, dan menampilkan/mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah ini menjadi tanggungjawab saya pribadi. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Depok Pada tanggal : 9 Juli 2008 Yang menyatakan,
(Khomeni Suntoso)
v Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
ABSTRAK
Nama : Khomeni Suntoso Program Studi : Teknik Industri Judul : Pemetaan Proses Berdasarkan Jabaran Pekerjaan untuk Menentukan Jumlah Karyawan di Biro Administrasi Akademik Universitas Tarumanagara Penjabaran pekerjaan yang dilakukan dalam suatu organisasi secara umum dilihat pada masing-masing bagian, sehingga bagian-bagian tersebut menjadi saling mendukung. Dengan melakukan pemetaan proses terhadap proses akan menunjukkan waktu yang diperlukan berdasarkan jabaran pekerjaan. Keterkaitan waktu yang diperlukan dalam penyelesaian proses dan untuk memenuhi jabaran pekerjaan, maka dapat ditentukan waktu standar pekerjaan dan analisis terhadap proses sehingga jumlah karyawan yang diperlukan untuk memenuhinya dapat dihitung. Beberapa kendala yang perlu dicermati dalam menggunakan peta proses dan studi waktu adalah pertimbangan dan analisis terhadap proses administrasi yang dilakukan karena sifat kegiatan administrasi memiliki variabilitas yang tinggi dengan waktu yang tidak secara menyeluruh memiliki rentang waktu yang sama. Evaluasi terhadap jumlah karyawan juga harus melibatkan perbaikan terhadap diagram proses atau perubahan-perubahan yang terjadi dalam sumber daya peralatan. Kata kunci: Pemetaan proses, Jabaran Pekerjaan, Diagram Proses, Studi Waktu
vi Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
ABSTRACT
Name : Khomeni Suntoso Study Program: Industrial Engineering Title : Process Mapping Based on Job Description to Determine Number of Worker at Administration Bureau, Tarumanagara of University The job descriptions in one organization widely are viewed particularly as parts and they are sustained one to another. Process mapping method helps to describe processes and process time based on job descriptions. The process time is related to the accomplishment of job descriptions, and the standard time can be considered. The analysis to the process as well can be done. Consequently, the determination of worker number can be calculated. There are some obstacles to be considered to apply process mapping and time study as research method on administration topic. The administration activities have wide range of variation and adjustment time measurement. Even if the sampling technique is acceptable, the extra consideration must be explained. The evaluation to worker number also need more explanation, and this is included the resolution of the process chart or any changes in equipment resources. Keywords: Process Mapping, Job Description, Process Chart, Time Study
vii Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………………………. LEMBAR PENGESAHAN……………………………………….. KATA PENGANTAR ..................................................................... UCAPAN TERIMA KASIH……………………………………… LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH…. ABSTRAK…………………………………………………………. DAFTAR ISI………………………………………………………. DAFTAR GAMBAR………………………………………………. DAFTAR TABEL…………………………………………………. DAFTAR SINGKATAN………………………………………….. DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………. 1. PENDAHULUAN……………………………………………….. 1.1. Latar Belakang Permasalahan……………………………... 1.2. Diagram Keterkaitan Permasalahan……………………….. 1.3. Pokok Permasalahan……………………………………..... 1.4. Tujuan Penelitian…………………………………………... 1.5. Manfaat Penelitian…………………………………………. 1.6. Ruang Lingkup Penelitian……………………………….... 1.7. Metodologi Penelitian……………………………………... 1.8. Sistematika Penulisan…………………………………….... 1.9. Data Penelitian…………………………………………….. 2. LANDASAN TEORI…………………………………………… 2.1. Jabaran Pekerjaan…………………………………………. 2.2. Definisi Proses…………………………………………….. 2.3. Analisis dan Desain Proses………………………………... 2.4. Sumber Daya……………………………………………… 2.5. Studi Waktu……………………………………………….. 2.6. Metode Work Sampling (Pengambilan Sampel Kerja)……. 2.7. Penentuan Jumlah Karyawan……………………………… 3. PENGUMPULAN DATA……………………………………… 3.1. Sejarah dan Profil Universitas Tarumanagara…………….. 3.2. Struktur Organisasi………………………………………… 3.3. Sumber Daya Manusia……………………………………. 3.4. Sumber Daya Peralatan……………………………………. 3.5. Proses Administrasi……………………………………….. 3.6. Diagram Proses……………………………………………. 3.7. Prosedur Kerja…………………………………………….. 3.8. Denah Biro Adak Untar I…………………………………. 3.9. Waktu Kerja yang Diperkirakan pada Biro……………….. 4. PENGOLAHAN DATA………………………………………… 4.1. Jabaran Tugas Karyawan………………………………….. 4.2. Kelompok Kegiatan……………………………………….. 4.3. Jumlah Sampel yang Diperlukan…………………………. 4.4. Waktu Standar……………………………………………...
viii Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
i ii iii iv v vi viii x xii xiii xiv 1 1 3 3 4 4 4 5 7 8 9 9 11 11 14 15 18 20 21 21 24 26 27 28 31 43 48 49 50 50 67 77 79
4.5. Analisis Peta Proses……………………………………….. 4.6. Jumlah Karyawan yang Diperlukan……………………….. 4.7. Tampilan Visual Basic…………………………………….. 5. KESIMPULAN DAN SARAN…………………………………. 5.1. Kesimpulan………………………………………………… 5.2. Saran………………………………………………………. DAFTAR REFERENSI LAMPIRAN
ix Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
82 101 103 109 109 110 111 112
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1. Gambar 1.2. Gambar 2.1. Gambar 2.2. Gambar 3.1. Gambar 3.2. Gambar 3.3. Gambar 3.4. Gambar 3.5. Gambar 3.6. Gambar 3.7. Gambar 3.8. Gambar 3.9. Gambar 3.10. Gambar 3.11. Gambar 3.12. Gambar 3.13. Gambar 3.14. Gambar 3.15. Gambar 3.16. Gambar 3.17. Gambar 3.18. Gambar 3.19. Gambar 3.20. Gambar 3.21. Gambar 3.22. Gambar 3.23. Gambar 3.24. Gambar 3.25. Gambar 3.26. Gambar 3.27. Gambar 3.28. Gambar 3.29. Gambar 3.30 Gambar 4.1.
Diagram keterkaitan masalah……………………….. Diagram alir metodologi penelitian………………… Contoh diagram untuk generasi peta……………….. Contoh diagram pemilik proses…………………….. Struktur organisasi administrasi Universitas Tarumanagara………………………………………. Struktur organisasi Biro Administrasi Akademik Universitas Tarumanagara………………………….. Ilustrasi proses akademik yang dilangsungkan di Biro Adak Untar……………………………………. Diagram proses registrasi mahasiswa baru…………. Diagram proses registrasi mahasiswa lama………… Diagram proses registrasi mahasiswa pindahan……. Diagram proses pembuatan daftar peserta mata kuliah……………………………………………….. Diagram proses pembuatan surat keterangan mahasiswa………………………………………….. Diagram proses registrasi mahasiswa cuti akademik. Diagram proses registrasi mahasiswa aktif kembali... Diagram proses pembuatan jadwal dan daftar mata kuliah mahasiswa…………………………………… Diagram proses perbaikan jadwal mata kuliah…….. Diagram proses perbaikan data daftar jadwal mata kuliah……………………………………………….. Diagram proses pembukaan/penutupan kelas………. Diagram proses persiapan ujian saringan masuk…… Diagram proses permintaan biodata mahasiswa…… Diagram proses permintaan data statistik………….. Diagram proses pembuatan ijazah…………………. Diagram proses pembuatan transkrip nilai………… Diagram proses pembuatan transkrip nilai tergantung permintaan……………………………… Diagram proses pembuatan daftar nilai…………….. Diagram proses pembuatan kartu hasil studi……….. Diagram proses pembuatan transkrip untuk yudisium……………………………………………. Prosedur registrasi mahasiswa baru………………… Prosedur registrasi mahasiswa lama………………... Prosedur registrasi mahasiswa pindahan…………… Prosedur pelayanan administrasi proses pembelajaran………………………………………... Prosedur penerbitan transkrip nilai dan ijazah……… Denah biro Adak Untar……………………………... Perbandingan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan proses................................................ Ilustrasi kaitan jabatan dengan kompetensi untuk karyawan……………………………………………
x Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
3 6 12 12 24 25 28 31 32 33 33 34 34 35 35 36 36 37 37 38 38 39 40 41 41 42 42 43 44 45 46 47 48 49 75
Gambar 4.2. Gambar 4.3. Gambar 4.4. Gambar 4.5. Gambar 4.6. Gambar 4.7. Gambar 4.8. Gambar 4.9. Gambar 4.10. Gambar 4.11. Gambar 4.12. Gambar 4.13. Gambar 4.14. Gambar 4.15. Gambar 4.16. Gambar 4.17. Gambar 4.18. Gambar 4.19. Gambar 4.20. Gambar 4.21. Gambar 4.22. Gambar 4.23. Gambar 4.24. Gambar 4.25. Gambar 4.26. Gambar 4.27. Gambar 4.28.
Ilustrasi keterkaitan pemberdayaan kompetensi karyawan terhadap perbaikan proses Grafik terhadap waktu siklus dan waktu normal kerja……………………………………………….. Perbaikan diagram proses registrasi mahasiswa baru. Perbaikan diagram proses registrasi mahasiswa lama Perbaikan diagram proses pembuatan daftar peserta mata kuliah…………………………………………. Perbaikan diagram proses pembuatan surat keterangan mahasiswa……………………………… Perbaikan diagram proses registrasi mahasiswa cuti akademik……………………………………………. Perbaikan diagram proses registrasi mahasiswa aktif kembali……………………………………………… Perbaikan diagram proses pembuatan jadwal dan daftar mata kuliah…………………………………... Perbaikan diagram proses perbaikan jadwal mata kuliah……………………………………………….. Perbaikan diagram proses perbaikan data daftar jadwal mata kuliah…………………………………. Perbaikan diagram proses pembukaan/penutupan kelas………………………………………………… Perbaikan diagram proses permintaan data statistik... Perbaikan diagram proses pembuatan ijazah……….. Perbaikan diagram proses pembuatan transkrip nilai. Perbaikan diagram proses pembuatan transkrip nilai tergantung permintaan……………………………… Perbaikan diagram proses pembuatan daftar nilai….. Perbaikan diagram proses pembuatan kartu hasil studi………………………………………………… Perbaikan diagram proses pembuatan transkrip untuk yudisium……………………………………... Konsep pemograman untuk menghitung jumlah karyawan…………………………………………… Menu utama program kalkulasi jumlah karyawan…. Form perhitungan jumlah sampel pengamatan untuk studi waktu………………………………………… Form tabel pengamatan untuk pengambilan sampel studi waktu…………………………………………. Form untuk menghitung jumlah sampel pengamatan untuk work sampling……………………………….. Form untuk menghitung waktu siklus rata-rata, waktu normal dan waktu standar pekerjaan………… Tampilan hasil dalam bentuk grafik Form untuk menghitung jumlah karyawan
xi Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
75 81 88 89 90 90 91 91 92 92 93 93 94 95 96 97 97 98 98 103 104 104 105 105 106 107 108
DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Tabel 2.2. Tabel 2.3. Tabel 2.4. Tabel 3.1. Tabel 3.2. Tabel 3.3. Tabel 3.4. Tabel 3.5. Tabel 4.1. Tabel 4.2. Tabel 4.3. Tabel 4.4. Tabel 4.5. Tabel 4.6. Tabel 4.7. Tabel 4.8. Tabel 4.9. Tabel 4.10. Tabel 4.11. Tabel 4.12. Tabel 4.13. Tabel 4.14. Tabel 4.15. Tabel 4.16.
Lambang untuk diagram alir…………………………….. Lambang untuk diagram proses…………………………. Kelonggaran istirahat (dalam persentase) bagi beragam kelompok pekerjaan……………………………………... Nilai z……………………………………………………. Status program studi S2 di Universitas Tarumanagara….. Status program studi S1 & D3 di Universitas Tarumanagara……………………………………………. Keterangan personil karyawan Biro Adak………………. Sumber daya peralatan Biro Adak………………………. Jenis-jenis proses administrasi yang dilakukan di Biro Adak……………………………………………………… Persentase bentuk kegiatan administrasi biro Adak……... Kelompok bentuk kegiatan……………………………… Kompetensi yang harus dipenuhi oleh karyawan Adak Untar ……………………………………………………. Jenis program komputer yang berhubungan dengan hard skill karyawan Biro Adak Untar………………………… Kelompok bentuk kegiatan administrasi dengan sumber daya peralatan…………………………………………… Matriks hubungan kompetensi dengan jabatan…………. Perbandingan kompetensi hard skill sekarang dan yang diperlukan pada jabatan pelaksana dan lakgas II Perbandingan penilaian kompetensi hard skill pada jabatan non pelaksana dan lakgas II Data pengamatan awal sampel (jam) Data tambahan pengamatan sampel Waktu siklus pengamatan rata-rata (jam)……………….. Waktu normal pekerjaan………………………………… Jumlah waktu yang diperlukan proses secara menyeluruh Kendala pada sub proses………………………………… Perbandingan waktu total operasi sebelum dan setelah perbaikan………………………………………………… Skenario perbandingan terhadap jumlah karyawan yang diperlukan……………………………………………….
xii Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
13 13 16 17 22 23 26 27 29 67 68 69 70 71 72 73 74 77 78 79 80 83 86 99 102
DAFTAR SINGKATAN Adku Adpers Adum Depdiknas Dirjen Dikti DPMK Kabag Karo Adak Kasubag KHS Kopertis KRRS KSM KSS Lakgas NIDN NIK NIM NIRM NPM Prodi Pudek Pullahta Purek SKR Staran UAS Untar UTS
Administrasi Keuangan Administrasi Personalia Administrasi Umum Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Daftar Peserta Mata Kuliah Kepala Bagian Kepala Biro Administrasi Akademik Kepala Sub Bagian Kartu Hasil Studi Koordinator Pergurutan Tinggi Swasta Kartu Rencana dan Registrasi Studi Kartu Studi Mahasiswa Kartu Studi Sementara Pelaksana tugas Nomor Induk Dosen Nasional Nomor Induk Karyawan Nomor Induk Mahasiswa Nomor Induk Registrasi Mahasiswa Nomor Pokok Mahasiswa Program Studi Pembantu Dekan Pengumpulan dan Pengolahan Data Pembantu Rektor Surat Keterangan Rektor Statistik dan Pendaftaran Ujian Akhir Semester Universitas Tarumanagara Ujian Tengah Semester
xiii Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Lampiran 2. Lampiran 3. Lampiran 4. Lampiran 5. Lampiran 6. Lampiran 7. Lampiran 8. Lampiran 9. Lampiran 10. Lampiran 11. Lampiran 12. Lampiran 13. Lampiran 14. Lampiran 15. Lampiran 16. Lampiran 17. Lampiran 18. Lampiran 19. Lampiran 20. Lampiran 21.
Diagram alir registrasi mahasiswa baru…………… Diagram alir registrasi mahasiswa lama………...... Diagram alir registrasi mahasiswa pindahan……… Diagram alir pembuatan daftar peserta mata kuliah………………………………………………. Diagram alir pembuatan surat keterangan mahasiwa………………………………………….. Diagram alir registrasi mahasiswa cuti akademik…. Diagram alir registrasi mahasiswa aktif kembali….. Diagram alir pembuatan jadwal dan daftar mata kuliah mahasiswa………………………………….. Diagram alir perbaikan data jadwal mata kuliah…. Diagram alir perbaikan data daftar jadwal mata kuliah………………………………………………. Diagram alir pembukaan/penutupan kelas………… Diagram alir persiapan ujian saringan masuk…….. Diagram alir permintaan biodata mahasiswa……… Diagram alir permintaan data statistik…………….. Diagram alir pembuatan ijazah……………………. Diagram alir pembuatan transkrip nilai…………… Diagram alir pembuatan transkrip nilai tergantung permintaan…………………………………………. Diagram alir pembuatan daftar nilai………………. Diagram alir pembuatan kartu hasil studi semesteran…………………………………………. Diagram alir pembuatan transkrip untuk yudisium.. Data pengambilan sampel………………………….
xiv Pemetaan proses..., Khomeni Suntoso, FT UI, 2008
113 114 115 116 117 118 119 110 120 121 122 123 124 124 125 126 127 127 128 129 130
