UNIVERSITAS INDONESIA

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS MANFAAT EKONOMIS IMPLEMENTASI PERANGKAT LUNAK ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) ORACLE E-BUSINESS SUITE: STUDI KASUS PT. AUTOCOMP SYSTEM INDONESIA (PASI)

KARYA AKHIR

IWAN HERDIAN 1106144954

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014

Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS MANFAAT EKONOMIS IMPLEMENTASI PERANGKAT LUNAK ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) ORACLE E-BUSINESS SUITE: STUDI KASUS PT. AUTOCOMP SYSTEM INDONESIA (PASI)

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

IWAN HERDIAN 1106144954

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar

Nama

: Iwan Herdian

NPM

: 1106144954

Tanda Tangan : .................................. Tanggal

: 19 Juni 2014

ii Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh

:

Nama

: Iwan Herdian

NPM

: 1106144954

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir

: Analisis Manfaat Ekonomis Implementasi

Perangkat Lunak Enterprise Resource Planning (ERP) Oracle e-Business Suite: Studi Kasus PT. Autocomp System Indonesia (PASI) Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI Pembimbing : Dr. Ir. Benny Ranti M.Sc

( ............................... )

Penguji : Bob Hardian Ph.D

( ............................... )

Penguji : M. Rifki Shihab, M.Sc

( ............................... )

Ditetapkan di :……………….. Tanggal

:………………..

iii Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan YME, karena atas berkat dan rahmatNya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan karya akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada: 1. Dr, Ir Benny Ranti. Msc, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penulisan karya akhir ini; 2. Dr. Achmad Nizar Hidayanto, selaku Ketua Jurusan Magister Teknologi Informasi; 3. Penguji I dan Penguji II yang telah membantu saya menyempurnakan Karya Akhir ini; 4. Pak John Arma, selaku Senior Supervisor Departemen Finance Accounting PASI; Pak Joseph Pangaribuan, selaku Manajer Departemen Finance Accounting PASI; Pak Samsul, selaku Manajer TI PASI; 5. Amri, Tri, Eva Luchinta dan orang tua dan keluarga saya yang telah memberikan dukungan moral agar saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini; 6. Teman-teman di 2011FA, yang sangat membantu dalam kesuksesan saya memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi. Akhir kata, saya berharap Tuhan YME berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga Karya Akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu. Salemba, 19 Juni 2014 Penulis

iv Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama

: Iwan Herdian

NPM

: 1106144954

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Fakultas

: Ilmu Komputer

Jenis Karya

: Karya Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Analisis Manfaat Ekonomis Implementasi Perangkat Lunak Enterprise Resource Planning (ERP) Oracle E-Business Suite: Studi Kasus PT. Autocomp System Indonesia Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Non-ekskutif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di

: Jakarta

Pada tanggal : 19 Juni 2014 Yang menyatakan

(Iwan Herdian)

v Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

ABSTRAK Nama Program Studi Judul

: Iwan Herdian : Magister Teknologi Informasi : Analisis Manfaat Ekonomis Implementasi Perangkat Lunak Enterprise Resource Planning (ERP) Oracle EBusiness Suite. Studi Kasus: PASI Berkembangnya sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) dalam waktu yang cepat membuat perusahaan untuk saling berkompetisi dengan menggunakan SI/TI. Bahkan SI/TI sudah menjadi inti dari perusahaan tersebut dalam menjalankan bisnisnya (IT Enabler). Dengan memanfaatkan SI/TI, diharapkan dapat membantu dalam pekerjaan, pemrosesan dan pengolahan data-data penting serta pelayanan supaya perusahaan menjadi maju. Namun pemanfaatan SI/TI tersebut juga membutuhkan nilai investasi yang besar. Investasi dalam bidang Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) merupakan persoalan krusial di setiap industri untuk mencapai keunggulan kompetitif. Salah satu tantangan dari penyelarasan strategi bisnis perusahaan dengan strategi SI/TI perusahaan adalah bagaimana cara suatu perusahaan dapat menerjemahkan manfaat bisnis dari investasi SI/TI. Tiap-tiap manfaat bisnis tersebut memiliki risiko yang berbedabeda dan organisasi dapat meminimalisir risiko yang mungkin terjadi. Penelitian ini bertujuan untuk mencari pemetaan manfaat finansial dari implementasi ERP Oracle Finance di PASI pada Departemen Finance Accounting serta melakukan kuantifikasi dari manfaat-manfaat yang sudah dipetakan dan mencari indikator risiko pada tiap-tiap manfaat yang dikuantifikasi. Metode yang digunakan adalah Tabel Generik, System Dynamics dan menggunakan analisa untuk mencari risiko potensial untuk mendapatkan indikator risikonya. Hasil penelitian menunjukkan manfaat yang didapatkan dari implementasi Oracle Finance adalah 3 manfaat dari subkategori Tabel Generik yang dikuantifikasi. Tiga manfaat tersebut adalah mempercepat proses pembuatan laporan keuangan, meningkatkan kualitas laporan, dan restrukturisasi pembagian fungsi kerja. Total nilai manfaat dari 3 manfaat tersebut adalah sebesar Rp. 81.031.968.763; dimana manfaat meningkatkan kualitas laporan memberikan nilai yang paling siginifikan. Analisa potensi risiko menghasilkan indikator risiko seperti persentase tidak adanya aktivitas kerja, kurangnya penempatan pegawai di posisi yang tidak seharusnya, pergantian karyawan, proses transfer knowledge yang belum dilakukan, ketidakmampuan karyawan dalam pemanfaatan teknologi, penentuan KPI untuk setiap karyawan yang berhubungan langsung dengan operasional sistem, hari penutupan transaksi, downtime jaringan, kemampuan kapasitas jaringan dan kemampuan kerja server. Kata kunci: Tabel Generik, System Dynamics, KRI XIII + 102 halaman; 21 gambar; 21 tabel; 6 lampiran

vi Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name Study Program Title

: Iwan Herdian : Magister of Information Technology : Financial Benefits Analysis of Software Implementation of Enterprise Resource Planning (ERP) Oracle E-Business Suite. Case Study: PASI The rapid development from information system and information technology make organization compete each other by using information system and information technology. Information system and technology already becomes the core of that organization for running their business. By using IS/IT, can help the tasks, process and data processing and service for the development of the company. However, the use of IS/IT also requires a substantial investment value. Investments in the field of Information Systems and Information Technology (IS / IT) is a crucial issue in every industry to achieve competitive advantage. One of the challenges of aligning business strategy with the corporate strategy companies is how a company can translate the benefits of the investment IS/IT. Each business benefits that have different risks and organizations can minimize the risks that may occur. This study aimed to explore the financial benefits of Oracle Finance ERP implementation in PASI in Accounting and Finance Department and also quantify of the benefits that have been mapped and look for indicators of risk in each of the quantified benefits. The method used is Table Generic, System Dynamics and using analysis to look for potential risk to get key risk indicators. The results show the benefits obtained from the implementation of Oracle Finance are three subcategories IS/IT Generic Table which are quantified. Three of these benefits are to accelerate the financial reporting process, improve the quality of the report and the restructuring of the division of labor function. The total values of the benefits are Rp. 81.031.968.763; where the benefits of improving the quality of reports provide the most significant value. Analysis of the potential risk of generating risk indicators such as the percentage of absence of work activities, lack of staffing in positions that are not supposed to, employee turnover, the process of knowledge transfer that has not been done, the inability of employees in the use of technology, the determination of KPI for each employee that is directly related to the operational system, the closing of the transaction, network downtime, the ability of network capacity and the ability to work server. Key words: IS/IT Generic Table, System Dynamics, KRI XIII + 102 pages; 21 figures; 21 tables; 6 attachments

vii Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL…………………………………………………………......i HALAMAN ORISINALITAS…………………………………………………..ii HALAMAN PENGESAHAN ...........................................................................iii KATA PENGANTAR....................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ............................. v ABSTRAK......................................................................................................... vi ABSTRACT .....................................................................................................vii DAFTAR ISI ...................................................................................................viii DAFTAR TABEL .............................................................................................. x DAFTAR GAMBAR......................................................................................... xi BAB 1 PENDAHULUAN................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang Penelitian......................................................................... 1 1.2. Identifikasi Masalah ................................................................................. 3 1.3. Perumusan Masalah.................................................................................. 5 1.4. Kajian Penelitian Sebelumnya .................................................................. 6 1.5. Kontribusi Penelitian ................................................................................ 9 1.6. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 10 1.7. Ruang Lingkup Penelitian ...................................................................... 11 1.8. Metode Penelitian................................................................................... 12 1.9. Sistematika Penulisan............................................................................. 12 BAB 2 LANDASAN TEORI............................................................................ 14 2.1. Enterprise Resource Planning (ERP)...................................................... 14 2.1.1. Manfaat Enterprise Resource Planning ....................................... 17 2.2. Tata Kelola TI ........................................................................................ 17 2.3. Investasi SI/TI ........................................................................................ 20 2.4. Ranti’s Generic IS/IT Business Value ..................................................... 21 2.5. Metriks Teknologi Informasi .................................................................. 25 2.6. Oracle E-Business Suite ......................................................................... 26 2.7. System Dynamics.................................................................................... 28 2.8. Key Risk Indicators (KRI) ...................................................................... 30 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN .......................................................... 29 3.1. Hubungan Tabel Generik, System Dynamics dan KRI............................. 29 3.2. Metode Pengumpulan Data..................................................................... 30 3.3. Metode Penelitian................................................................................... 30 3.4. Profil PASI............................................................................................. 32 3.4.1. YAZAKI Corporation ................................................................. 32 3.4.2. PASI ........................................................................................... 33 3.5. Struktur Organisasi PASI........................................................................ 35 BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN........................................................ 36

viii



4.1. Analisa Studi Kasus................................................................................ 36 4.1.1. Proses Bisnis Department Finance Accounting ........................... 36 4.1.2. Implementasi Oracle Finance pada Departemen Finance Accounting .................................................................................. 40 4.1.3. Dampak Perubahan Proses Bisnis................................................ 41 4.2. Identifikasi Manfaat Investasi Oracle Finance........................................ 43 4.3. Pemodelan Hubungan Sebab Akibat Antar Manfaat Investasi Oracle Finance .................................................................................................. 68 4.3.1. Tahapan Pemodelan .................................................................... 69 4.3.2. Causal Loop Diagram Manfaat Investasi Oracle Finance............ 70 4.3.3. Stock and Flow Diagram Manfaat Investasi Oracle Finance ....... 74 4.4. Metriks Nilai Manfaat Investasi.............................................................. 77 4.5. Kuantifikasi Manfaat Investasi ............................................................... 79 4.5.1. Analisis Manfaat Meningkatkan Kualitas Laporan (IRE-02) ....... 79 4.5.2. Analisis Manfaat Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja (IPR-01) 81 4.5.3. Analisis Manfaat Mempercepat Proses Pembuatan Laporan (APR03) .............................................................................................. 82 4.6. Total Nilai Manfaat yang Dikuantifikasi................................................. 85 4.7. Simulasi Model Stock and Flow Investasi Oracle Finance...................... 86 4.8. Manajemen Risiko Manfaat Investasi ..................................................... 88 4.8.1. Identifikasi Risiko Tiap Kategori Manfaat Bisnis Investasi.......... 89 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN............................................................. 92 5.1. Kesimpulan ............................................................................................ 92 5.2. Saran ...................................................................................................... 94 DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 96 LAMPIRAN A ............................................................................................... 100 LAMPIRAN B ............................................................................................... 105 LAMPIRAN C ............................................................................................... 112 LAMPIRAN D ............................................................................................... 125 LAMPIRAN E ............................................................................................... 130 LAMPIRAN F................................................................................................ 135

ix



DAFTAR TABEL

Tabel 1-1 Perbandingan Penelitian Sebelumnya................................................... 8 Tabel 2-1 Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik (Ranti, 2008) ............................. 23 Tabel 3-1 Profil Perusahaan PASI...................................................................... 34 Tabel 4-1: Biaya Implementasi Oracle Finance di PASI .................................... 41 Tabel 4-2 Hasil Identifikasi Manfaat Investasi Oracle Finance .......................... 43 Tabel 4-3 Rangkuman Manfaat Investasi Oracle Finance yang Relevan ............ 63 Tabel 4-4 Manfaat yang tidak signifikan ............................................................ 65 Tabel 4-5 Manfaat yang Relevan dan Signifikan ................................................ 65 Tabel 4-6 Manfaat yang Akan Dilakukan Kuantifikasi....................................... 76 Tabel 4-7 Rangkuman Metriks........................................................................... 79 Tabel 4-8 Peningkatan Piutang Tertagih (Dalam Jutaan Rupiah) ........................ 80 Tabel 4-9: Metrik dan Rumus IPR-01 ................................................................ 82 Tabel 4-10 Perbandingan Peningkatan Pendapatan pada Tahun 2012-2013 ........ 82 Tabel 4-11 Perbandingan Total dari penjualan lokal sebelum dan sesudah implementasi Oracle Finance ....................................................... 85 Tabel 4-12 Tabel Total Nilai Manfaat (Dalam Rupiah) ...................................... 85 Tabel 4-13 Persentase Net Profit dengan Total Pendapatan (dalam Rupiah) ....... 86 Tabel 4-14 Rumus Pada Diagram Stock dan Flow .............................................. 86

x



DAFTAR GAMBAR

Gambar 1-1 Fishbone Analysis PASI ................................................................... 4 Gambar 2-1 Evolusi MRP.................................................................................. 17 Gambar 2-2 Pilar Utama Tata Kelola SI/TI ........................................................ 18 Gambar 2-3 Arsitektur 3-tier Oracle E-Business Suite ....................................... 27 Gambar 2-4 Proses Bisnis dalam Oracle E-Business Suite ................................. 28 Gambar 2-5 Causal Loop Diagram [22]............................................................. 29 Gambar 2-6 Hubungan antara Tujuan, Strategi, Potensi Risiko dan Indikator Utama Risiko [6] ........................................................................ 30 Gambar 3-1 Kerangka Berpikir .......................................................................... 29 Gambar 3-2 Tahapan Metode Penelitian ............................................................ 32 Gambar 3-3 Persebaran Organisasi Grup PASI .................................................. 33 Gambar 3-4 Organisasi Grup PASI .................................................................... 34 Gambar 3-5 Struktur Organisasi PASI ............................................................... 35 Gambar 4-1 Integrasi Modul Oracle Finance..................................................... 36 Gambar 4-2 Tahapan Pemodelan System Dynamics ........................................... 69 Gambar 4-3 Analisis Keterkaitan ....................................................................... 70 Gambar 4-4 Proses Analisis Keterkaitan ............................................................ 71 Gambar 4-5 Causal Loop Diagram Hubungan Sebab Akibat Antar Manfaat Investasi Oracle Finance ............................................................ 72 Gambar 4-6 Stock and Flow Diagram Manfaat Investasi Oracle Finance Departemen Finance Accounting ................................................ 75 Gambar 4-7 Analisis Keterkaitan Subkategori RRI-05 dan IRE-02 .................... 77 Gambar 4-8 Struktur Proses Penjualan Sebelum Implementasi Oracle Finance . 81 Gambar 4-9 Struktur Proses Penjualan Sesudah Implementasi Oracle Finance .. 81 Gambar 4-10 Proses Bisnis Penjualan PASI sebelum implementasi Oracle Finance..................................................................................... 83

xi



Gambar 4-11 Proses Bisnis Penjualan PASI sesudah implementasi Oracle Finance..................................................................................... 83 Gambar 4-12 General Ledger Sebelum Implementasi Oracle Finance ............... 84 Gambar 4-13 General Ledger Sesudah Implementasi Oracle Finance ................ 84 Gambar 4-14 Simulasi antara Keakuratan Data dan Mempercepat Proses Pembuatan Laporan Keuangan.................................................. 87 Gambar 4-15 Simulasi hubungan tiga variable ................................................... 88 Gambar 4-16 Proses Analisis Risiko .................................................................. 89

xii



BAB 1 PENDAHULUAN

Bab 1 ini akan menjelaskan latar belakang penelitian, identifikasi masalah, perumusan masalah, kajian penelitian sebelumnya, kontribusi penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan. Studi kasus diambil di PT Autocomp System Indonesia. Untuk memudahkan dalam penulisan selanjutnya disebut sebagai PASI. 1.1.

Latar Belakang Penelitian

Berkembangnya sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) dalam waktu yang cepat membuat perusahaan untuk saling berkompetisi dengan menggunakan SI/TI. Bahkan SI/TI sudah menjadi inti dari perusahaan tersebut dalam menjalankan bisnisnya (IT Enabler). Tujuan SI/TI diciptakan adalah untuk mempermudah mengakses informasi dengan baik, cepat dan mudah. Dengan memanfaatkan SI/TI, diharapkan dapat membantu dalam pekerjaan, pemrosesan dan pengolahan data-data penting serta pelayanan supaya perusahaan menjadi maju. Namun pemanfaatan SI/TI tersebut juga membutuhkan nilai investasi yang besar. Investasi dalam bidang Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) merupakan persoalan krusial di setiap industri untuk mencapai keunggulan kompetitif (Laudon dan Laudon, 2004). Peran strategis yang dimiliki SI/TI yaitu mendukung proses bisnis yang dijalankan oleh suatu perusahaan. Hal tersebut terlihat pada keselarasan antara strategi bisnis perusahaan dengan strategi SI/TI perusahaan melalui berbagai manfaat bisnis perusahaan dengan strategi SI/TI perusahaan melalui berbagai manfaat bisnis SI/TI pada perusahaan. Salah satu tantangan dari penyelarasan strategi bisnis perusahaan dengan strategi SI/TI perusahaan adalah bagaimana cara suatu perusahaan dapat menerjemahkan manfaat bisnis dari investasi SI/TI. ERP sendiri merupakan konsep pengelolaan sumber daya yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan. ERP juga merupakan salah satu paket sistem informasi yang dapat membantu suatu perusahaan

1 Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014


2

alam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. PASI menggunakan aplikasi ERP Oracle Finance untuk mencatat setiap transaksi bisnis yang terjadi di dalam organisasi. PASI sudah lama menjadi bagian dari pelaku bisnis di indonesia khususnya dalam bidang otomotif. Banyak solusi SI/TI yang sudah dilakukan oleh pihak PASI untuk kegiatan bisnisnya diantaranya adalah implementasi aplikasi ERP Oracle Finance versi 11i di Departemen Finance Accounting pada tahun 2003. Saat itu kebutuhan yang ada adalah melakukan konsolidasi dengan anak perusahaan yang menjadi satu grup dengan PASI. Awalnya, setiap anak perusahaan yang tersebar di seluruh pulau Jawa memiliki sistem sendiri-sendiri dan terpisah. Penggunaan aplikasi ERP, khususnya pada modul finansial, dapat memudahkan dan mempercepat dalam mendapatkan laporan keuangan secara grup PASI. Hal tersebut menyebabkan pihak manajemen dapat memutuskan lebih cepat dan memiliki dasar yang kuat dalam membuat keputusan tersebut. Seiring dengan perkembangan bisnis yang ada, PASI melakukan pengembangan produksi di Pulau Jawa. Pengembangan tersebut juga mempengaruhi pengembangan dari kebutuhan sistem, khususnya aplikasi ERP yang digunakan di Departemen Finance Accounting. Pada tahun 2008, pengembangan kebutuhan sistem dilanjutkan dengan reimplementasi Oracle Finance versi 12 untuk memberikan solusi pada beberapa kebutuhan seperti revisi PSAK pasal 16 yang belum diaplikasikan pada sistem versi terdahulu, beberapa laporan-laporan yang akan digunakan belum ada di sistem versi terdahulu serta fasilitas netting yang belum ada di sistem versi sebelumnya. Pada tahun 2010, PASI melakukan upgrade Oracle Finance dari versi 12.0.4 ke versi 12.0.6. Hal ini dilakukan untuk perpanjangan masa pendampingan dan pemeliharaan dari vendor serta proses create accounting yang dilakukan secara otomatis oleh sistem tidak mengalami masalah lagi. Pada tahun 2012, PASI membuka cabang di daerah subang (SUAI) dimana fokus yang dilakukan oleh cabang tersebut adalah untuk mengakomodir penjualan lokal. Kebutuhan sistem yang dibutuhkan sama seperti yang dimiliki oleh PASI. Di tahun yang sama, implementasi di Subang dilanjutkan dengan mengaktifkan fitur Multi



3

Reporting Currency. Pengaktifan fitur tersebut bertujuan untuk mengatasi pelaporan dalam mata uang rupiah dimana sebelumnya hanya bisa menampilkan laporan keuangan dalam bentuk mata uang USD. Pada tahun 2013, PASI membuka cabang kembali di daerah Jepara. Sistem yang dibutuhkan adalah sama yang digunakan oleh PASI. Kebutuhan saat itu adalah untuk mengakomodir produksi yang ditujukan untuk penjualan lokal dan ekspor dimana pabrik bertempat di daerah Jepara. Di tahun yang sama, PASI juga melakukan implementasi pada salah satu cabangnya di Cikarang dimana implementasi ini masih dalam tahap awal (early stages). 1.2.

Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, untuk manfaat implementasi aplikasi ERP Oracle Finance bagi PASI tidak pernah atau belum diketahui dan belum terdefinisi dengan baik. Selain itu pemanfaatan aplikasi ERP tersebut belum maksimal dimana hal ini terlihat dari modul yang digunakan masih modul keuangan dan akuntansi (Oracle Finance) (Lampiran A.15). Sehingga beberapa pekerjaan terasa dilakukan tidak efektif terutama ketika melakukan closing laporan keuangan bulanan. Masalah selanjutnya adalah belum terintegrasi antara kegiatan pembelian, pengelolaan inventori, serta penjualan dengan keuangan dan akuntansi sehingga proses rekonsiliasi yang dirasakan menjadi lebih berat dan belum tentu efektif. Memang ada rencana untuk melakukan implementasi untuk modul distribusi dimana menangani untuk proses penjualan, pengadaan dan pengelolaan stok. Walaupun demikian manfaat-manfaat secara nilai finansial yang dapat diberikan oleh sistem yang ada saat ini belum terdefinisi dengan baik dan belum pernah dikaji sebelumnya sehingga rencana implementasi tersebut bukan merupakan agenda utama bagi organisasi. Permasalahan yang ada dapat digambarkan dengan fishbone analysis pada Gambar 1-1 sebagai berikut:



4

Gambar 1-1 Fishbone Analysis PASI

Permasalahan yang ada adalah manfaat ekonomis dari hasil implementasi Oracle EBusiness yang telah dilakukan tidak diketahui. Masalah yang ada dipetakan menjadi 4 faktor yaitu: 1. Finance Accounting Selama ini Departemen Finance Accounting menggunakan aplikasi ERP ini dan sudah merasakan manfaat nyata-nya secara langsung yaitu mempercepat proses pembuatan laporan keuangan yang dihasilkan dari sistem. Proses yang ada menjadi lebih cepat dan efisien. Proses bisnis yang ada di PASI, khususnya Departemen Finance Accounting, bisa dilaksanakan dengan baik. Sebelum menggunakan Oracle Finance, data yang ada tidak terintegrasi karena aplikasi yang digunakan berbeda dan formatnya tidak baku (Lampiran A.2). 2. Organisasi Organisasi sudah merasakan dampak secara nyata dari diimplementasikannya aplikasi Oracle Finance ini. Namun belum bisa mengidentifikasikan manfaat hasil dari implementasi aplikasi Oracle Finance tersebut (Lampiran A.11). Dengan mengetahui manfaat-manfaat tersebut, bisa menjadi landasan kuat bagi organisasi untuk melakukan implementasi ke anak perusahaan. 3. Divisi Sistem Informasi Divisi Sistem Informasi pada organisasi ini belum pernah melakukan kajian manfaat ekonomis dari implementasi Oracle Finance walaupun manfaat secara nyata memang sudah dapat dirasakan. Efisiensi yang rendah karena duplikasi pekerjaan antar bagian



5

serta pemrosesan data yang rendah untuk data di luar Oracle Finance (Lampiran A.4). Penggunaan sistem yang ada belum dimanfaatkan dengan maksimal. 4. Proses Bisnis Proses bisnis secara keseluruhan yang terjadi di PASI dijalankan di sistem, namun beberapa proses bisnis masih dijalankan secara manual. Hal tersebut menyebabkan beberapa proses yang berkaitan dengan sistem pengadaan, inventori dan penjualan tidak terintegrasi (Lampiran A.2, A.3). Penggunaan aplikasi ERP belum digali keseluruhan sehingga penggunaan aplikasi masih sebatas modul finansial. Pengetahuan akan manfaat-manfaat bisnis akan memudahkan manajemen memutuskan penggunaan modul agar terintegrasi dimana sudah termasuk dalam aplikasi Oracle E-Business Suite. Mempertimbangkan permasalahan di atas maka diperlukan suatu model dan asumsi untuk digunakan dalam melakukan identifikasi manfaat dari implementasi aplikasi ERP Oracle Finance. 1.3.

Perumusan Masalah

Tujuan awal PASI melakukan implementasi Oracle Finance adalah menghasilkan laporan keuangan dengan akurat dan cepat serta mendapatkan laporan konsolidasi dengan anak perusahaan. Penggunaan aplikasi yang sudah cukup lama dan ada kebutuhan dari organisasi untuk mengetahui manfaat-manfaat bisnis yang dihasilkan, maka dibutuhkan kajian untuk mengetahui manfaat-manfaat bisnis yang bisa dihasilkan dari investasi Oracle Finance serta risiko yang mungkin ada untuk manfaatmanfaat yang didapatkan. Penelitian ini diharapkan dapat menjawab pertanyaan ”Berapa nilai manfaat ekonomis dari implementasi Oracle Finance di PASI serta indikator risiko apa saja yang menghambat manfaat tersebut terjadi ?” Penelitian ini menggunakan tabel generik manfaat bisnis SI/TI untuk melakukan identifikasi manfaat bisnis. Tabel generik manfaat bisnis SI/TI merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh Ranti pada tahun 2008 (Ranti. 2008).



6

1.4.

Kajian Penelitian Sebelumnya

Pada penelitian Arifin (2010), Arifin membuat kerangka acuan mengenai pengukuran manfaat Bisnis TI ERP. Tujuan dari penelitian ini adalah mendapatkan manfaat bisnis TI serta kuantifikasi hasil dari manfaat yang dapat dijadikan bahan evaluasi serta membantu meningkatkan optimalisasi aset perusahaan. Dalam melakukan identifikasi manfaat, Arifin menggunakan Ranti’s Generic IS/IT Business Value. Kerangka acuan yang dihasilkan digunakan sebagai bahan pertimbangan oleh perusahaan pada industri minyak dan gas dalam pengambilan keputusan untuk melakukan investasi ERP. Penelitian yang dilakukan Arifin (2010) dalam mengidentifikasikan manfaat bisnis TI menggunakan Ranti’s Generic IS/IT Business Value dimana memberikan acuan baku untuk melakukan identifikasi manfaat bisnis TI. Namun belum dilakukan uji kelayakan finansial seperti yang dilakukan oleh Pakpahan (2011). Penelitian yang dilakukan oleh Pakpahan (2011) ini mengkaji manfaat bisnis TI menggunakan Ranti’s Generic IS/IT Business Value dan menentukan nilai kelayakan investasi menggunakan Economic Value Added. Hasil akhirnya adalah sebagai bahan masukan untuk perusahaan sebagai evaluasi menuju penyempurnaan proses bisnis pada divisi atau departemen yang terkait dengan implementasi SAP R/3. Penelitian yang dilakukan oleh Pakpahan (2011) sudah memperhitungkan faktor kelayakan finansial dengan metode EVA, dimana hasil EVA yang positif menunjukkan bahwa implementasi SAP R/3 memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Penelitian yang dilakukan oleh Pakpahan (2011) dan Arifin (2010) belum membangun model hubungan sebab akibat antar manfaat yang terpilih seperti yang dilakukan oleh Maulana (2013). Hubungan sebab akibat tersebut dibangun dengan system dynamics analysis. Penelitian yang dilakukan Antasari (2011) menghasilkan metriks TI yang melengkapi dari Tabel manfaat bisnis TI generik sehingga memudahkan untuk mencari metriks yang berkaitan dengan suatu manfaat yang signifikan dan relevan pada suatu organisasi. Penelitian

yang

dilakukan

oleh

Wardhani

(2011)

mengidentifikasikan

dan

mengevaluasi investasi SAP yang menggantikan sistem ERP sebelumnya yang dibuat



7

khusus bagi sebuah perusahaan manufaktur di industri kimia spesifik. Metode finansial yang digunakan adalah Economic Value Added (EVA), dengan memperhitungkan kontribusi manfaat SAP terhadap pendapatan perusahaan sebagai komponen Operation Income. Dalam kasus ini terdapat manfaat yang tidak signifikan di perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP sebelumnya, yaitu mengurangi biaya pegawai serta biaya cetak dokumen dan alat tulis kantor. Penelitian yang dilakukan belum membangun simulasi model system dynamics yang dilakukan oleh Nur (2014). Penelitian yang dilakukan oleh Nur (2014) melakukan evaluasi investasi multiple active trading center JATS di BEI. Analisis yang dilakukan menggunakan Tabel Generik manfaat bisnis SI/TI. Manfaat yang berhasil diidentifikasikan akan dipetakan hubungannya menggunakan metode system dynamics dimana dilakukan simulasi keterhubungan antara manfaat yang diidentifikasi dengan menggunakan aplikasi Vensim. Kemudian hasil manfaat yang sudah dipetakan hubungannya dilakukan kuantifikasi manfaat dimana hasil kuantifikasi tersebut dilihat kelayakan investasi yang dilakukan dengan metode Economic Value Added. Manfaat yang didapatkan dari investasi ini adalah 2 kategori dan 2 sub kategori dari tabel generik manfaat bisnis SI/TI yaitu penghematan biaya perjalanan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. Nilai EVA yang didapatkan adalah positif sehingga dapat diartikan bahwa investasi ini memberikan keuntungan terhadap BEI dan layak untuk dilakukan. Penelitian yang dilakukan oleh Samuel (2014) melakukan kajian literatur yang mencari keterkaitan antara risiko-risiko yang bisa mempengaruhi pencapaian manfaat investasi teknologi informasi. Penelitian yang dilakukan Samuel (2014) diharapkan dapat menghasilkan indikator-indikator risiko yang bisa mempengaruhi terjadinya risiko dari pencapaian manfaat-manfaat pada Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik, yaitu biaya tambahan, komplain karyawan, ketidakcocokan saldo pada neraca, tidak ada jaringan internet, keluhan pelanggan, dan downtime jaringan. Pada penelitian yang dilakukan belum menggunakan data primer sebagai acuan dalam identifikasi risiko maupun indikator risiko dari pencapaian manfaat TI. Pada penelitian ini menggunakan Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik sebagai dasar utama untuk mengetahui manfaat-manfaat dalam investasi teknologi informasi yang bersifat generik untuksemua sektor industri.



8

Kerangka kerja Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Enterprise Risk Management dipakai untuk memberikan hubungan yang antara tujuan organisasi, strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, kemudian risikorisiko yang bisa terjadi dari penerapan strategi tersebut, dan indikator-indikator yang mempengaruhi terjadinya risiko-risiko yang dihadapi organisasi. Pada penelitian ini belum dilakukan standarisasi penamaan indikator risiko untuk investasi TI. Ringkasan penelitian sebelumnya pada Tabel 1-1 berikut ini: Tabel 1-1 Perbandingan Penelitian Sebelumnya No.

Judul

Penulis

Alat Bantu

Hasil Penelitian

1 Kajian Manfaat Bisnis TI Implementasi Enterprise Resource Planning Pada Industri Minyak dan Gas: Studi Kasus PT. Chevron Pacifik Indonesia 2 Analisis Implementasi SAP R/3 pada Perusahaan Penyedia Jasa & Produk Teknologi Informasi dengan Menggunakan Ranti’s Generic IS/IT Business Value dan Economic Value Added: Studi Kasus PT. XYZ 3 Analisis Manfaat Investasi SAP Dengan Menggunakan Ranti’s Generic IS/IT Business Value Dan System Dynamics: Studi Kasus PT. PINDAD (PERSERO)

Satria Perdana Arifin

Ranti's Generic IS/IT Business Value

Manfaat bisnis TI serta kuantifikasi hasil dari manfaat TI

Rahmatina Pakpahan

Ranti’s Generic IS/IT Business Value, EVA

Manfaat bisnis TI, kuantifikasi hasil dari manfaat TI dan nilai kelayakan investasi TI

Dzulfikar Maulana

Tingkat Kematangan Investasi SAP dan Manfaat Bisnis

4 Kajian Literatur Identifikasi dan Klasifikasi Metriks TI yang Digunakan Untuk Mengkuantifikasi Nilai Manfaat Ekonomis SI/TI Generik Ranti

Toha Antasari

COBIT 4.1, Val IT, Ranti's Generic IS/IT Business Value, System Dynamics Tabel Manfaat TI Generik Ranti

Metriks TI Penguantifikasi Manfaat dari Tabel Manfaat TI Generik Ranti



9

No.

Judul

5 Eksplorasi Kontribusi SAP Menggunakan Generic IS/IT Business Value dan Economic Value Added: Studi Kasus Perusahaan Manufaktur di Industri Kimia Spesifik 6 Analisis Manfaat Investasi Multiple Active Trading Center Sistem Perdagangan Saham Dengan Menggunakan Tabel Generik Manfaat Bisnis SI/TI, System Dynamics, dan Economic Value Added: Studi Kasus PT Bursa Efek Indonesia 7 Kajian Literatur Keterkaitan Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Dengan Manajemen Risiko Menggunakan COSO Enterprise Risk Management Framework

1.5.

Penulis

Alat Bantu

Hasil Penelitian

Natalia Nanda Wardhani

Manfaat bisinis TI Generik Ranti dan Economic Value Added

Manfaat bisnis dan nilai manfaat tersebut

Rakhman Nur

Manfaat bisnis TI Generik Ranti, System Dynamics dan Economic Value Added

Pemetaan hubungan Manfaat dengan System Dynamics, Kuantifikasi kelayakan manfaat menggunakan EVA

Deni Samuel

Manfaat bisnis SI/TI Generik Ranti, KRI, COSO Enterprise Risk Management Framework

Indikatorindikator risiko dari 73 Manfaat Bisnis SI/TI Generik

Kontribusi Penelitian

Terdapat persamaan dan perbedaan antara penelitian sebelumnya dengan penelitian yang penulis lakukan. Berikut ini adalah perbedaan dengan penelitian sebelumnya dimana menjadi kontribusi penulis dalam penelitian ini yaitu: 1. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasikan manfaat investasi aplikasi ERP Oracle E-Business Suite modul finansial yang sudah dilakukan, membuat model hubungan sebab akibat dari antar manfaat investasi ERP Oracle E-Business Suite modul finansial serta melakukan kuantifikasi dari manfaat yang telah teridentifikasi. 2. Sektor industri yang diteliti adalah manufaktur, yaitu automotive parts (wiring harness).



10

3. Jenis aplikasi ERP yang diidentifikasi adalah produk dari Oracle yaitu Oracle EBusiness Suite dengan modul yang terkait adalah modul finansial yang terdiri dari AP (Account Payable), AR (Account Receivables), FA (Fixed Assets) dan GL (General Ledger). 4. Penelitian menggunakan system dynamics untuk memodelkan hubungan sebab akibat antar manfaat investasi Oracle E-Business Suite modul finansial. 5. Penelitian menganalisa indikator-indikator risiko pada setiap manfaat yang dikuantifikasi. 1.6.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan yang hendak dicapai adalah mendapatkan perhitungan nilai manfaat ekonomis atas diimplementasikannya perangkat lunak ERP Oracle E-Business Suite serta mencari indikator risiko yang menghambat manfaat-manfaat bisnis tersebut tercapai. Manfaat dari penelitian ini bagi organisasi adalah sebagai berikut: 1. Sebagai bahan masukan dan evaluasi untuk organisasi jika sudah diketahui manfaat ekonomisnya. 2. Dapat memperlihatkan besaran nilai manfaat ekonomis dari penerapan ERP yang sudah dilakukan serta indikator risiko pada manfaat yang dikuantifikasi. 3. Dapat memberikan dasar bagi manajemen untuk melakukan implementasi ERP pada unit bisnis lain yang menjadi bagian dari grup PASI. 4. Dapat memberikan gambaran manfaat bisnis jikalau penggunaan ERP ingin dimaksimalkan dengan mengaktifkan modul-modul lain yang belum digunakan dalam organisasi namun dibutuhkan di masa mendatang. 5. Dapat memberikan pandangan bagi organisasi hal-hal apa saja yang menjadi indikator risiko yang dapat mencegah manfaat-manfaat bisnis tersebut tercapai. Manfaat dari penelitian ini bagi akademis adalah sebagai berikut:



11

1. Referensi bagi mahasiswa yang memilih karya akhir bidang manajemen investasi TI. 2. Memberikan perbandingan nilai manfaat ekonomis antara produk ERP yang tidak sejenis. 1.7.

Ruang Lingkup Penelitian

Adapun batasan dari penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian menggunakan metode studi kasus di PASI 2. Penelitian ini terbatas pada ruang lingkup PASI dimana masih dalam tahap awal implementasi yang dilakukan pada cabang di Cikarang tahun 2013 3. Penulis meneliti pada kondisi yang ada pada perusahaan sekarang khususnya di PASI pada Departemen Finance Accounting. Untuk pelanggan dan pemasok yang masih dalam satu afiliasi dengan PASI. 4. Penulis melakukan evaluasi pada implementasi aplikasi ERP yang sedang berjalan 5. Penulis melakukan evaluasi pada produk Oracle E-Business Suite pada modul finansial 6. Penulis melihat kondisi organisasi dari tahun 2012 - 2013 khususnya dalam pemanfaatan dan pemeliharaan perangkat lunak Oracle Finance di PASI 7. Penelitian ini membahas manfaat-manfaat yang dihasilkan dari modul finansial, yaitu AP, AR, FA, dan GL dari produk ERP Oracle E-Business Suite di PASI. Metode Ranti’s Generic IS/IT Business Value (Ranti, 2008) dan metode System Dynamics digunakan untuk mengidentifikasi manfaat-manfaat nilai bisnis SI/TI 8. Penelitian ini menggunakan indikator risiko yang dihasilkan dari penelitian Samuel (2014) yang berjudul “ Kajian Literatur Keterkaitan Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Dengan Manajemen Risiko Menggunakan COSO Enterprise Risk Management Framework ” namun belum membagi risiko potensial lebih spesifik



12

1.8.

Metode Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan Tabel Generik untuk melakukan identifikasi manfaat bisnis yang timbul dari suatu investasi SI/TI. Manfaat bisnis yang telah teridentifikasi dipetakan hubungannya menggunakan metode system dynamics yang selanjutnya dilakukan kuantifikasi kedalam nilai finansial. Dalam melakukan pengumpulan data, penulis melakukan cara-cara sebagai berikut: 1. Tinjauan Pustaka Kegiatan ini dimaksudkan untuk melakukan studi pustaka pada karya akhir sebelumnya yang memiliki topik yang kurang lebih berkaitan. 2. Mempelajari Dokumen Perusahaan (laporan keuangan, diagram bisnis proses) Kegiatan ini dimaksudkan untuk mempelajari kondisi perusahaan, proses bisnis yang berjalan serta keterkaitan proses bisnis dengan kajian yang dilakukan di PASI. 3. Wawancara Kegiatan ini dimaksudkan untuk menggali proses bisnis yang ada dan terutama untuk menggali hal-hal apa saja yang berpengaruh dalam perencanaan strategi SI/TI. Wawancara dilakukan terhadap narasumber yang berkaitan dengan proses bisnis dan lingkup teknologi yang berpengalaman di PASI. 1.9.

Sistematika Penulisan

Penulisan penelitian ini dilakukan dengan menggunakan sistematika sebagai berikut: a. Bab 1 Pendahuluan Pada bab ini berisi latar belakang penelitian, identifikasi masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. b. Bab 2 Tinjauan Literatur



13

Bab ini membahas teori-teori dasar mengenai ERP, Tata Kelola TI, Investasi SI/TI, Oracle E-Business Suite, Ranti’s Generic IS/IT Business Value, System Dynamics, dan KRI c. Bab 3 Metodologi Penelitian Bab ini membahas metodologi penelitian, kerangka berpikir, penjelasan metodologi yang digunakan serta tahapan penelitian dan profil perusahaan. d. Bab 4 Hasil dan Pembahasan Bab ini berisi analisis penulis terhadap data yang sudah dikumpulkan dengan memakai alat bantu yang dipakai, sehingga menghasilkan sebuah hasil berupa nilai manfaat ekonomis implementasi Oracle E-Business Suite modul finansial atau biasa disebut Oracle Finance serta analisa terhadap indikator-indikator risiko pada manfaat yang dikuantifikasi. e. Bab 5 Kesimpulan dan Saran Bab ini merupakan bab penutup pada karya akhir, pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran atas permasalahan yang diteliti serta kelanjutan yang dapat dilakukan dari penelitian ini.



BAB 2 LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan mengenai teori-teori dasar mengenai pengukuran manfaat ekonomis implementasi perangkat lunak ERP. 2.1.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah konsep pengelolaan sumber daya yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan (Dewanto & Falahah, 2007). ERP juga bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan

perusahaan

secara

menyeluruh,

berkemampuan

untuk

menghubungkan pelanggan dan pemasok dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, Finance, new product development, dan human resources; sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif (APICS, 1998). ERP dapat dikatakan bukan sebuah perangkat lunak, namun sebuah konsep yang terintegrasi dalam sebuah perangkat lunak yang diwakili oleh modul-modul tertentu. Namun demikian, tidak dipungkiri bahwa paket-paket perangkat lunak ini memang merupakan alat bantu untuk perencanaan sumber daya yang efektif. Davenport (2000) menggambarkan enterprise systems sebagai paket-paket aplikasi komputer yang mengakomodasi sebagian besar aspek kebutuhan informasi sebuah perusahaan. ERP bersifat modular dan dapat disesuaikan dengan skala perusahaan (Maulana, 2013). Sebuah perusahaan dapat menerapkan modulmodul tertentu dari ERP yang dibutuhkan dimana penerapan yang ada disesuaikan dengan proses bisnis sebuah perusahaan sehingga penerapan ERP bisa memberikan manfaat yang nyata bagi perusahaan.



15

ERP pertama kali muncul di era 1960-an dalam bentuk Material Requirements Planning (MRP), sebuah bentuk awal dalam pemrosesan material. Para investor mendapatkan metode yang lebih baik untuk pemesanan material dan komponen dengan teknik ini. Logika dasar dari konsep ini adalah: 1. Apa yang ingin kita buat? 2. Apa yang diperlukan untuk membuatnya? 3. Apa yang kita punya? 4. Apa yang perlu kita dapatkan? MRP kemudian berubah dengan cepat, para pengguna awal sistem ini menemukan bahwa Material Resource Planning memiliki kemampuan yang jauh lebih besar dari hanya sekedar memberikan signal untuk pemesanan ulang (reordering). Mereka mempelajari bahwa teknik ini dapat membantu menjaga jatuh temponya pesanan setelah dikeluarkan kepada pihak produksi maupun supplier. Fungsi dalam menjaga jatuh temponya pesanan dan sinkronisasinya dengan perubahan dikenal dengan Perencanaan Prioritas (Priority Planning). Selain itu juga terdapat perkakas dalam eksekusi rencana seperti: teknik-teknik penjadwalan pabrik dan penjadwalan supplier. Pengembangan-pengembangan tersebut menghasilkan langkah kedua dalam evolusi ini: MRP siklus tertutup (closed-loop). Selanjutnya langkah berikutnya dalam evolusi ini adalah Manufacturing Resource Planning atau MRP II (untuk membedakannya dengan Material Requirement Planning, MRP) yang memiliki tiga elemen tambahan: 1. Perencanaan Penjualan dan Operasi, proses untuk menyeimbangkan permintaan dan persediaan dalam tingkat volume sehingga memberikan kontrol yang lebih besar pada manajemen atas dalam aspek operasional bisnis. 2. Antarmuka finansial, kemampuan dalam menterjemahkan satuan operasional (jumlah, berat, atau satuan lainnya) kedalam satuan finansial (rupiah). 3. Simulasi, kemampuan untuk menjawab berbagai skenario dengan jawaban yang dapat dikerjakan baik dalam satuan operasional maupun finansial.


16

Semula ini dilakukan hanya pada tingkatan perhitungan kasar, namun sistem perencanaan lanjut masa kini memungkinkan simulasi efektif pada tingkatan yang sangat terperinci. MRP II adalah sebuah metode perencanaan yang efektif dari semua sumber daya suatu perusahaan manufaktur. Mencakup perencanaan operasional dan keuangan dan mempunyai kemampuan simulasi untuk menjawab pertanyaan "bagaimana jika". MRP II terdiri dari berbagai fungsi yang saling berhubungan: perencanaan bisnis, perencanaan operasi dan penjualan, perencanaan produksi, penentuan jadwal pokok, kebutuhan perencanaan material, kebutuhan perencanaan kapasitas, dan pelaksanaan sistem pendukung untuk material dan kapasitas. Hasil dari sistem ini terintegrasi dengan laporan keuangan seperti perencanaan bisnis, laporan komitmen pembelian, anggaran pengiriman, dan proyeksi inventaris dalam rupiah. MRP adalah perluasan dan perkembangan langsung dari Closed-Loop MRP (APICS, 1998). Teknologi terakhir di dalam evolusi ini adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Konsep dasar ERP sama halnya dengan MRP II. Bagaimanapun, atas jasa enterprise software, ERP sebagai satuan proses bisnis mempunyai ruang lingkup yang lebih luas dan lebih efektif dalam menghadapi berbagai unit bisnis. Informasi yang sebelumnya tersebar di banyak sistem disimpan dalam satu tempat penyimpanan data yang besar dan dapat digunakan oleh seluruh unit bisnis. Tujuan sistem informasi ini adalah menjamin ketersediaan data yang ada setiap waktunya dan menjamin tingkat akurasi pembuatan laporan yang dibuat dan pelaporannya (Arifin, 2010). Berikut ini gambaran untuk evolusi ERP yang dapat dilihat pada Gambar 2-1.


17

Gambar 2-1 Evolusi MRP

2.1.1. Manfaat Enterprise Resource Planning Berikut beberapa manfaat enterprise resource planning yang diambil dari penelitian Dzulfikar Maulana (Maulana, 2013): a. Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien, b. Memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan, c. Tidak memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah, d. Memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya memantau saja. Dengan

ERP,

manajemen

tidak

hanya

mampu

menjawab

pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita?’, tetapi juga pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’, dan e. Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok dengan memadukannya. 2.2.

Tata Kelola TI

Tata kelola TI adalah suatu cabang dari tata kelola perusahaan yang terfokus pada sistem teknologi informasi (TI) serta manajemen kinerja dan risikonya.


18

Menurut Grembergen (Grembergen, Haes & Brempt, 2009) tata kelola SI/TI adalah kapasitas organisasi sebagai tanggung jawab direksi, manajemen eksekutif, dan manajemen teknologi informasi untuk mengendalikan rumusan dan implementasi strategi SI/TI untuk memastikan selarasnya sumber daya SI/TI dengan bisnis organisasi. Grembergen menekankan pengertian tata kelola SI/TI pada bagaimana organisasi memandang, mengelola dan mengoptimalkan sumber daya SI/TI yang dimilikinya dalam mendukung tujuan organisasi. Menurut Weill dan Ross (Weill & Ross, 2004), tata kelola SI/TI adalah terkait pengelolaan hak dalam pengambilan keputusan dan kerangka kerja yang dapat dipertanggungjawabkan untuk mendorong perilaku yang diharapkan dalam penggunaan SI/TI. Fokus tata kelola SI/TI bukan pada teknik pengambilan keputusan, tetapi pada siapa yang secara sistematis melakukan dan memberikan pendapat pada proses pengambilan keputusan tersebut. Weill dan Ross mengusulkan lima pilar utama dari tata kelola SI/TI seperti yang terlihat pada Gambar 2-2. IT Principles Decisions High-level statements about how IT is used in the business

IT Architecture decisions Organizing logic for data, applications, and infrastructure captured in a set of policies, relationships, and technical choices to achieve desired business and technical standardization and integration

IT Infrastructure Decisions Centrally coordinated, shared IT Services that provide the foundation for the enteprise's IT Capability Business applications need Specifying the business need for purchased or internally developed IT applications

IT Investment and prioritization decisions Decisions about how much and where to invest in IT, including project approvals and justification techniques

Gambar 2-2 Pilar Utama Tata Kelola SI/TI

Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing pilar utama tata kelola SI/TI seperti yang dikemukakan oleh Weill dan Ross (Weill & Ross, 2004): 1. Keputusan Prinsip-prinsip SI/TI


19

Keputusan Prinsip-prinsip SI/TI terkait dengan rincian pernyataan tentang ekspektasi terhadap strategi SI/TI dalam mendukung strategi bisnis perusahaan. Karena perusahaan yang sukses dalam penerapan strategi SI/TI adalah perusahaan yang mampu merinci prinsip kunci tentang bagaimana perusahaan memanfaatkan SI/TI untuk mendukung dan memiliki keselarasan dengan strategi bisnis. 2. Keputusan Arsitektur SI/TI Keputusan arsitektur SI/TI terkait dengan pengorganisasian data, aplikasi dan infrastruktur yang ditangkap dari seperangkat kebijakan, hubungan dan pilihan teknis untuk mencapai standarisasi dan integrasi bisnis dan teknis. Elemen kunci keputusan arsitektur SI/TI adalah pada standarisasi proses, data dan teknologi yang akan digunakan. 3. Keputusan Infrastruktur SI/TI Keputusan infrastruktur SI/TI terkait dengan pemilihan infrastruktur SI/TI apakah terpusat atau layanan yang dapat dibagi (shared services) dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Keputusan infrastruktur SI/TI mengatur siapa pemilik layanan infrastruktur (apakah terpusat atau layanan yang dapat dibagi), apakah layanan infrastruktur ini dapat dialihdayakan, berapa biaya layanan infrastruktur dan kapan layanan infrastruktur perlu ditambah atau diperbaiki. 4. Kebutuhan Aplikasi Bisnis Keputusan kebutuhan aplikasi bisnis terkait dengan keputusan untuk memilih mengembangkan sendiri aplikasi atau membeli aplikasi dalam rangka memenuhi kebutuhan bisnis. 5. Keputusan Investasi dan Prioritas SI/TI Keputusan Investasi dan prioritisasi SI/TI terkait dengan keputusan tentang berapa banyak dan dimana harus menginvestasikan SI/TI, termasuk teknik justifikasi dan persetujuan terhadap proyek SI/TI yang akan diterima. Hal utama dalam keputusan investasi ini adalah berapa besar total biaya investasi


20

SI/TI, investasi ini untuk apa saja, dan bagaimana mengelola kebutuhan investasi SI/TI dari berbagai pihak yang berbeda. Menurut Weill dan Ross (Weill & Ross, 2004), tata kelola investasi SI/TI yang baik adalah melakukan klasifikasi semua usulan berdasarkan kontribusinya pada pencapaian target pertumbuhan dan strategi perusahaan. Klasifikasi yang dimaksud adalah dengan menerapkan portfolio investasi SI/TI berdasarkan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan, antara lain: a. Strategis

yaitu

menciptakan

keunggulan

kompetitif

(competitive

advantages). b. Informasional yaitu untuk menyediakan informasi. c. Transaksional yaitu untuk mendukung pemrosesan dan otomasi transaksi. d. Infrastruktur yaitu untuk layanan umum dan integrasi. Selain penerapan portofolio investasi SI/TI maka salah satu syarat tata kelola investasi

SI/TI

adalah

dengan

menerapkan

Komite

Eksekutif

untuk

menegosiasikan portfolio investasi dan memutuskan investasi SI/TI yang layak dilakukan berdasarkan strategi bisnis perusahaan. 2.3.

Investasi SI/TI

Merupakan hal yang cukup sulit dalam menentukan apakah melakukan investasi untuk membangun infrastruktur teknologi informasi merupakan hal yang tepat atau tidak. Di satu pihak perusahaan merasa bahwa seperti halnya investasi di bidang lain, harus ada target ROI (Return on Investment) yang dikenakan pada setiap investasi terhadap komponen teknologi informasi, perusahaan pesaing lain banyak yang sudah tidak memikirkan hal ini lagi, alias investasi yang dilakukan sudah melampaui batas-batas kewajaran (berlebihan). Namun gejala over investment ini bukan tanpa alasan dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar mengingat banyak sekali manfaat dari utilisasi teknologi informasi yang tidak dapat diukur secara finansial (Indrajit, 2011). Masalah investasi di bidang teknologi informasi merupakan hal yang cukup memusingkan kepala para manajemen senior perusahaan. Di satu sisi mereka


21

sadar bahwa sudah saatnya (kalau tidak memang karena sudah terlambat) mereka harus memiliki suatu sistem informasi yang dapat menunjang bisnis mereka, sementara di lain pihak mereka harus mengeluarkan biaya yang relatif cukup besar untuk dapat merancang dan mengimplementasikan sistem informasi yang dibutuhkan. Menghitung biaya investasi yang diperlukan di muka, dan biaya operasional yang secara periodik harus dikeluarkan per bulannya, cukup mudah untuk dilakukan. Namun terkadang para praktisi teknologi informasi maupun manajemen perusahaan sulit meyakinkan pelaku investasi akan besarnya manfaat (benefit) yang akan diperoleh melalui investasi di bidang teknologi informasi, karena tidak semua jenis manfaat dapat dengan mudah dirupiahkan. Remenyi membagi manfaat dari utilisasi teknologi informasi menjadi dua macam, yang bersifat tangible dan intangible. Manfaat tangible adalah yang secara langsung

berpengaruh

terhadap

profitabilitas

perusahaan,

baik

berupa

pengurangan atau penghematan biaya (cost) maupun peningkatan pendapatan (revenue). 2.4.

Ranti’s Generic IS/IT Business Value

Manfaat bisnis SI/TI didefinisikan sebagai manfaat atau hasil yang diperoleh dari suatu investasi SI/TI yang dapat meningkatkan kinerja organisasi. Pengertian manfaat bisnis ini adalah lebih dari sekedar memberikan keuntungan secara finansial saja. Manfaat bisnis didasarkan atas pemikiran bagaimana SI/TI bisa memberikan keunggulan kompetitif tertentu bagi organisasi (Ranti, 2006). Bagian paling sulit dalam

menilai investasi SI/TI adalah pada saat

mengkuantifikasi nilai manfaat SI/TI yang dikategorikan sebagai manfaat intangible, seperti misalnya meningkatkan citra perusahaan, meningkatkan kesadaran mengenai merek, dan sebagainya ke dalam nilai uang dalam rangka untuk membuat analisa biaya dan keuntungan secara lebih akurat. Kebanyakan manajer SI/TI dan bisnis lebih memilih untuk tidak melakukan analisa secara detil


22

ketika berurusan dengan nilai manfaat yang intangible karena kedalaman analisa yang tidak jelas (Ranti, 2008). Khusus kasus di Indonesia, terdapat tiga manfaat bisnis SI/TI yang unik, diantaranya: 1

(Reducing cost of) subscription cost selected reading materials or subscription cost per employee, dapat diartikan sebagai pengurangan biaya berlangganan untuk materi bacaan tertentu (misalnya koran atau majalah elektronik) atau biaya langganan setiap karyawan. Materi tersebut juga dapat diakses oleh banyak orang sehingga berdampak pada pengurangan biaya langganan tiap pegawai.

2

(Increasing image caused by) complying with regulations, yang dapat diartikan sebagai memperkuat image suatu organisasi karena turut mematuhi aturan-aturan tertentu, yang mengikat organisasi tersebut. Peningkatan terhadap tingkat kepatuhan akan meningkatkan tata kelola perusahaan (good corporate governance) dan juga meningkatkan citra perusahaan.

3

(Increasing image caused by) using branded system, yang dapat diartikan sebagai meningkatkan image organisasi karena menggunakan suatu aplikasi tertentu yang sudah terbukti dan digunakan oleh perusahaan terkenal.

Ranti’s Generic IS/IT Business Value merupakan tabel yang digunakan untuk mempermudah proses identifikasi kuantifikasi manfaat investasi SI/TI. Menurut hasil penelitian yang dilakukan oleh Benny Ranti dengan mengambil 60 studi kasus di Indonesia, maka terdapat 13 kategori dan 73 sub kategori manfaat bisnis SI/TI (Ranti, 2008). Manfaat bisnis SI/TI generik hasil penelitian Ranti dapat dilihat pada Tabel 2-1 sebagai berikut:


23

Tabel 2-1 Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik (Ranti, 2008) No 1

2

3

4

Kategori Mengurangi/ menekan biaya (dari)

Meningkatkan produktifitas (karena disebabkan oleh)

Mempercepat proses (dari)

Mengurangi risiko (dari)

Kode RCO-01

Sub Kategori Biaya telekomunikasi

RCO-02

Biaya perjalanan

RCO-03

Biaya operator/ karyawan

RCO-04

Biaya pertemuan

RCO-05

Biaya kegagalan layanan

RCO-06

Biaya distribusi

RCO-07

Biaya pelatihan per karyawan

RCO-08

Biaya pengembalian barang yang salah

RCO-09

Biaya uang (bunga pinjaman)

RCO-10

Biaya cetak dokumen dan ATK

RCO-11

Biaya langganan

RCO-12

Biaya sewa ruangan

RCO-13

Biaya sewa alat

RCO-14

Biaya inventory/ penyimpanan

RCO-15

Biaya kesalahan penelitian

IPR-01

Restrukturisasi pembagian fungsi kerja

IPR-02

Mempercepat penguasaan produk

IPR-03

Kemudahan analisis

IPR-04

Meningkatkan kepuasan karyawan

APR-01

Proses produksi

APR-02

Proses pengadaan barang

APR-03

Proses pembuatan laporan

APR-04

Proses persiapan data

APR-05

Proses pemeriksaan permohonan

APR-06

Proses pembayaran hutang / tagihan

APR-07

Proses transaksi

APR-08

Proses pengambilan keputusan

RRI-01

Kesalahan hitung

RRI-02

Piutang tak tertagih

RRI-03

Kehilangan penyimpanan / inventori

RRI-04

Produk gagal

RRI-05

Kehilangan data

RRI-06

Kesalahan data

RRI-07

Jatuh tempo (penalty)

RRI-08

Kehilangan karyawan potensial


24

No

5

6

7 8

9

10

11

12

Kategori

Meningkatkan pendapatan (yang disebabkan oleh)

Meningkatkan keakuratan (dari)

Mempercepat cashin (akibat) Meningkatkan layanan eksternal (dari)

Meningkatkan citra (disebabkan oleh)

Meningkatkan kualitas (dari)

Meningkatkan layanan internal (dari)

Meningkatkan keunggulan kompetitif (disebabkan oleh)

Kode RRI-09

Sub Kategori Pemalsuan

RRI-10

Penipuan / kecurangan administrasi

RRI-11

Kesalahan pembayaran

RRI-12

Kesalahan pengelolaan aset

IRE-01

Meningkatkan kapasitas bisnis

IRE-02

Meningkatkan kualitas laporan

IRE-03

Meningkatkan kepercayaan pelanggan

IRE-04

Meningkatkan segmentasi pasar

IRE-05

Meningkatkan pendapatan lain-lain

IAC-01

Tagihan

IAC-02

Analisis

IAC-03

Data

IAC-04

Perencanaan

IAC-05

Keputusan

ACI-01

Mempercepat pengiriman tagihan

IES-01

Mengurangi pembatalan pesanan

IES-02

Mengetahui masalah pelanggan

IES-03

Penambahan cabang/ layanan

IES-04

Layanan pribadi

IES-05

Kepuasan pelanggan

IIM-01

Meningkatkan mutu layanan

IIM-02

Pemberian diskon

IIM-03

Kepatuhan pada aturan

IIM-04

Menggunakan merk terkenal

IQU-01

Manajemen penyedia/ pemasok

IQU-02

Hasil kerja

IQU-03

Layanan

IQU-04

Produk

IIS-01

Layanan bersama

IIS-02

Memenuhi hak dan tanggungjawab staf

IIS-03

Layanan untuk karyawan

IIS-04

Penjadwalan dan materi pelatihan

ICA-01

Membentuk kerjasama bisnis

ICA-02

Mempercepat terbentuknya bisnis baru

ICA-03

Meningkatkan biaya-penggantian


25

No 13

2.5.

Kategori Menghindari biaya (dari)

Kode ACO-01

Sub Kategori Dana cadangan

ACO-02

Biaya pemeliharaan

ACO-03

Biaya kehilangan dan penundaan

Metriks Teknologi Informasi

Metriks TI (Chidambaram, 2005) didefinisikan sebagai sekumpulan variabel pengukuran yang digunakan untuk membantu proses kuantifikasi manfaat bisnis TI. Secara garis besar, dibutuhkannya metriks TI digunakan untuk membantu menjelaskan kinerja TI dan pemahaman yang baik terhadap manfaat yang diterima. Spesifikasi dibutuhkannya metriks TI ini dijelaskan sebagai berikut: 1. Metriks TI menyajikan mekanisme terhadap organisasi untuk melakukan evaluasi kinerja fungsi TI. Latar belakangnya adalah tidak adanya standarisasi untuk melakukan pengukuran evaluasi kinerja TI. Hal ini menjadi penghambat utama dalam mengukur manfaat bisnis TI. Untuk mengatasi masalah tersebut, metriks TI bisa disusun dan digunakan. Penggunaan metriks TI ini tidak menjadi tujuan akhir pengukuran manfaat bisnis TI, tetapi merupakan proses yang berkelanjutan untuk memahami keberhasilan investasi TI 2. Metriks TI menyajikan mekanisme terhadap fungsi TI agar dapat mengkomunikasikan manfaat bisnis TI tersebut kepada manajemen senior atau kepada pihak lain. Terkadang terdapat pemakaian istilah TI yang tidak dimengerti oleh pihak lainnya. Dengan adanya metriks TI tersebut maka pemahaman manfaat bisnis TI dapat diukur bersama pada ruang lingkup organisasi 3. Metriks TI menyajikan mekanisme terhadap organisasi agar dapat melakukan prioritas TI pada organisasi dan membantu proses pembiayaan TI. Dasar pembuatan metriks TI adalah banyaknya proyek TI yang diajukan, keterbatasan biaya, inovasi teknologi dan perubahan kebutuhan organisasi. Dengan adanya metriks TI ini, maka mampu untuk mendapatkan nilai yang berdasarkan aset TI dan investasi TI sehingga memudahkan alokasi sumber


26

daya TI. Metriks TI ini dapat dijadikan sebagai dasar untuk kinerja di masa yang akan datang yang bisa diperkirakan, dinilai dan dimonitor.

Terdapat empat pendekatan yang digunakan untuk mengukur kinerja TI, yakni: 1. Pendekatan biaya akuntansi Fokus kepada pengukuran biaya yang berkaitan dengan TI untuk pengendalian biaya, contoh benchmarking dan kebutuhan yang berkaitan dengan pendanaan. Tipe metrik TI dengan pendekatan ini meliputi belanja TI tiap pegawai, biaya per fungsi, biaya per transaksi, belanja modal sebagai persentase anggaran TI. 2. Pendekatan manajemen proyek Pendekatan ini memiliki fokus kepada kemampuan suatu organisasi untuk mengelola kesuksesan proyek TI. Adapun tipe metriknya berupa persentase proyek selesai tepat waktu, persentase capaian fungsionalitas proyek, persentase proses suatu proyek, ROI proyek serta rata-rata proyek yang belum dikerjakan. 3. Pendekatan pengawasan sistem Pengukuran pasca implementasi dari kinerja sistem dilakukan oleh organisasi untuk memastikan sistem TI dan layanannya telah sepenuhnya dimanfaatkan dan dijalankan sesuai yang telah direncanakan. Tipe pengukurannya meliputi persentase uptime server, rata-rata jumlah panggilan helpdesk tiap hari, system response time, banyaknya panggilan per aplikasi serta jumlah transaksi yang diproses. 4. Pendekatan manajemen berbasis manfaat Pendekatan ini untuk mengukur manfaat nilai tambah dari solusi bisnis TI. Tipe pengukuran adalah ROI dari solusi bisnis, pendapatan TI per dolar, kepuasan pengguna dan pelanggan. 2.6.

Oracle E-Business Suite

Oracle E-Business Suite merupakan Enterprise Software yang merupakan hasil penerapan konsep ERP. Saat ini Oracle E-Business Suite sudah memasuki versi ke 12.1.3 dan sebentar lagi akan beralih ke Oracle Fusion.


27

Oracle E-Business Suite merupakan sebuah aplikasi yang terdiri dari banyak modul, library, Form, Report, dsb. Aplikasi ini didesain berdasarkan Generally Acceptable Accounting Principles (GAAP), sehingga package yang terdapat di dalamnya sudah lengkap dan tinggal disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dari perusahaan yang menggunakannya. Namun selain itu juga, package yang ada juga memasukkan fitur IFRS (International Financial Report Standard) sehingga dapat membantu untuk standar laporan keuangan [1]. Oracle berjalan pada arsitektur 3-tier (Client, Application dan Database), dan mendukung untuk Form based interface dan HTML based interface. Arsitektur tersebut digambarkan pada Gambar 2-3.

Gambar 2-3 Arsitektur 3-tier Oracle E-Business Suite

Oracle E-Business Suite juga memiliki kumpulan proses bisnis yang sudah menjadi best practice-nya. Aplikasi ini sudah didesain untuk end-to-end business process, dimana terdiri dari modul-modul yang ditujukan untuk mendukung proses bisnis dan strategi bisnis dari suatu organisasi. Berikut ini proses bisnis yang ada di dalam enterprise software ini yang digambarkan pada Gambar 2-4 sebagai berikut:


28

Gambar 2-4 Proses Bisnis dalam Oracle E-Business Suite

2.7.

System Dynamics

System Dynamics merupakan suatu pendekatan untuk mengerti sistem yang kompleks berdasarkan waktu. System Dynamics berhubungan dengan internal feedback loops dan time delays yang berpengaruh pada sistem secara keseluruhan [22]. Sebagai salah satu pendekatan dalam dalam pemodelan kebijakan, metodologi system dynamics telah dan sedang berkembang sejak diperkenalkan pertama kali oleh Jay.W.Forrester pada dekade 50-an. Metodologi ini muncul sewaktu kelompok

Jay

Forrester

melakukan

riset

di

MIT

dengan

mencoba

mengembangkan manajemen industri guna mendesain dan mengendalikan sistem industri (yang merupakan sebuah sistem sosial yang kompleks). Mereka mencoba mengembangkan metode manajemen untuk perencanaan industri jangka panjang. Kemudian mereka mengembangkan suatu sistem yang terdiri atas enam jaringan “flow” yang saling berinteraksi, yaitu: material, order, uang, personil, kapital dan informasi. Sistem ini kemudian diterbitkan dalam bentuk buku pada tahun 1961 dengan judul “Industrial Dynamics”.


29

Dasar metodologi System Dynamics adalah amalisis sistem. Suatu sistem, diartikan sebagai seperangkat elemen yang saling berinteraksi satu sama lain. Komponen suatu sistem saling berkaitan dengan pola hubungan yang berbeda, sedangkan antara sistem dengan lingkungannya (system environment), pola hubungannya sangat terbatas. Suatu sistem dapat terdiri atas beberapa sub-sistem, dimana definisi sistem juga berlaku di dalamnya. Interaksi yang terjadi di dalamnya sepanjang waktu akan mempengaruhi keadaan komponen-komponen sistem. Struktur sistem (structure system) ditentukan oleh hubungan antara elemen-elemennya. Batas sistem (system boundary), akan memisahkan sistem dari lingkungannya System Dynamics mencoba untuk menjelaskan perilaku dari berbagai tindakan dalam sebagian sistem. Sistem semacam ini disebut sebagai sistem tertutup (inherent/closed system). Hal ini bukan berarti mengabaikan hubungan antara sistem dan lingkungannya, melainkan bahwa setiap variable eksternal yang tidak memiliki efek terhadap sistem juga tidak akan dipengaruhi oleh sistem itu kembali (ASTRA,1998). Dalam system dyamics, hubungan sebab akibat dilambangkan dengan causal loop diagram [22]. Berikut ini clausal loop diagram yang digambarkan pada Gambar 2-5 sebagai berikut:

Gambar 2-5 Causal Loop Diagram [22]

Struktur yang menyebabkan munculnya peristiwa dan pola perilaku, terdiri dari unsur dan keterkaitannya. Pola-pola keterkaitan antar elemen struktur itu dalam system dynamics dikategorikan menjadi sebagai berikut: a. Hubungan sebab-akibat


30

b. Stock and Flow c. Penundaan d. Non Liniearity 2.8.

Key Risk Indicators (KRI)

Indikator utama risiko adalah metrik-metrik yang digunakan oleh organisasi untuk menyediakan sinyal awal meningkatnya temuan risiko di semua area organisasi (Beasley, Branson and Hancock 2010). Tujuan mengembaangkan sekumpulan indikator utama risiko adalah untuk mengidentifikasi metrik yang relevan yang menyediakan wawasan yang berguna tentang potensi risiko yang bisa mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi. KRI dapat memberikan keuntungan seperti membantu mengantisipasi isu-isu potensial di masa depan, sehingga manajemen organisasi dapat lebih proaktif dalam menyikapi tren-tren yang bisa menyebabkan risiko, sebelum peristiwa risiko tersebut terjadi.

Gambar 2-6 Hubungan antara Tujuan, Strategi, Potensi Risiko dan Indikator Utama Risiko [6]

Gambar 2-6 menunjukkan bagaimana key risk indicator (KRI) didapat dari risikorisiko potensial. Gambar 2-6 memberikan ilustrasi, bahwa organisasi mempunyai tujuan untuk mendapatkan keuntungan dengan meningkatkan keuntungan dan mengurangi biaya. Kedua tujuan organisasi tersebut diwujudkan dengan membuat


31

beberapa inisiatif strategi untuk bisa mewujudkan tujuannya. Dari setiap strategi ini mempunyai risiko potensial yang sama. Setiap potensi risiko tersebut dipetakan ke dalam metrik-metrik indikator yang bisa memunculkan risiko tersebut. Hal ini mengajak organisasi agar lebih aktif melakukan pengawasan terhadap inisiatif strategi yang akan dijalankan oleh organisasi/perusahaan tersebut. Hal ini juga memberi tahu bahwa pentingnya memperhatikan aspek risiko dan indikator-indikator penyebab risiko ketika menjalankan inisiatif strategi. Proses identifikasi risiko potensial bisa dilakukan dengan wawancara terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dalam sebuah organisasi/perusahaan yang mengetahui secara detil akar penyebab suatu peristiwa serta proses didalamnya. Masukan dari pihak-pihak tersebut dapat membantu untuk memastikan bahwa risiko-risiko utama tidak terabaikan, dan KRI itu sendiri dibuat agar organisasi/perusahaan bisa fokus menyoroti risiko atau tren yang kemungkinan terjadi. Hal-hal yang penting dalam merancang KRI adalah melibatkan jaminan dari semua pihak yang terlibat dalam mengumpulkan dan menggabungkan data KRI serta kualitas dari data yang digunakan untuk mengawasi risiko yang spesifik.


BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas kerangka penelitian, metode pengumpulan data, metode penelitian, penjelasan metode penelitian yang digunakan serta profil organisasi. 3.1.

Hubungan Tabel Generik, System Dynamics dan KRI

Gambar 3-1 Kerangka Berpikir

Gambar 3-1 menunjukkan tentang kerangka berpikir penelitian yang dilakukan. Tabel Generik digunakan untuk mendapatkan manfaat-manfaat yang relevan dan signifikan yang didapatkan dari investasi Oracle Finance yang sudah berjalan di PASI. Proses mendapatkan manfaat-manfaat tersebut melalui wawancara yang dilakukan kepada pihak PASI serta observasi dari dokumen proses bisnis dan budaya perusahaan.

Hasil dari manfaat-manfaat yang sudah teridentifikasi

dipetakan keterhubungannya dengan metode System Dynamics. Pemetaan yang dilakukan dimulai dengan analisa keterkaitan antar manfaat yang saling berhubungan dan menimbulkan hubungan sebab akibat. Lalu pemetaan manfaat tersebut disimulasikan dengan perangkat lunak Vensim. Kuantifikasi manfaat dilakukan pada manfaat-manfaat yang memberikan nilai yang signifikan pada organisasi. Manfaat-manfaat yang didapatkan dari analisa system dynamics dicari keterkaitannya dan dari keterkaitan yang didapat maka akan didapatkan manfaat yang signifikan yang akan dikuantifikasi. Manfaat yang akan dikuantifikasi tersebut akan dicari Potential Risk atau risiko potensial dari setiap manfaat investasi Oracle Finance di PASI. Setelah risiko potensial didapatkan, maka



30

langkah selanjutnya adalah mencari indikator risiko kunci yang membuat setiap manfaat-manfaat bisnis yang teridentifikasi terhambat terjadi. 3.2.

Metode Pengumpulan Data

Pada penelitian ini, data yang dikumpulkan dari data primer. Data primer adalah data yang diperoleh penulis dengan melakukan wawancara dengan manajemen PASI yaitu Manajer IT dan Senior Supervisor Departemen Finance Accounting. Proses pengumpulan data secara garis besar dilakukan dengan cara, yaitu: 1. Pengumpulan data hasil wawancara dengan manajemen PASI yang terlibat langsung pada saat melakukan investasi Oracle Finance. 2. Studi literatur terhadap data keuangan dan proses bisnis PASI. 3. Studi literatur dan pengamatan terhadap manfaat investasi Oracle Finance yang telah diperoleh untuk penyusunan kesimpulan dan saran. 3.3.

Metode Penelitian

Bagian ini membahas metode yang digunakan dalam penelitian. Penelitian didesain menjadi beberapa langkah yang saling terhubung dan digambarkan dalam suatu diagram alir. Berikut akan dijelaskan mengenai setiap langkah dalam metode yang digunakan dalam penelitian ini. Masing-masing langkah akan dijelaskan mengenai tujuan dilakukannya langkah tersebut, masukan yang dibutuhkan, metode yang digunakan, hingga keluaran yang dihasilkan oleh setiap langkah pada metode yang digunakan dalam penelitian ini. Gambar 3-2 menggambarkan diagram alir dari tahapan penelitian dengan penjelasan sebagai berikut: a. Tahap 1: Melakukan identifikasi masalah Pada tahapan ini dilakukan wawancara kepada manajemen PASI dan melakukan analisis permasalahan yang terkait dengan implementasi aplikasi ERP di Departemen Finance Accounting. Metode yang digunakan adalah

Universitas Indonesia Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

31

analisis dengan menggunakan fishbone analysis sehingga dapat ditentukan pertanyaan penelitian yang menjadi dasar penelitian. b. Tahap 2: Melakukan studi literatur Pada tahapan ini dilakukan studi literatur yang berhubungan dengan pertanyaan penelitian pada tahap sebelumnya. Literatur yang dijadikan bahan kajian penelitian adalah teori-teori pendukung, penelitian-penelitian sejenis sebelumnya yang telah dilakukan sebelumnya dan metode yang digunakan. c. Tahap 3: Melakukan pengukuran manfaat TI Pada tahapan ini dilakukan pengukuran manfaat TI dengan menggunakan Tabel Generik. Pengumpulan data didapatkan dengan wawancara. Kerangka berpikir akan menjadi acuan dalam membuat daftar pertanyaan yang akan diberikan kepada responden. Responden adalah manajer TI dan senior supervisor Departemen Finance Accounting. d. Tahap 4: Kuantifikasi manfaat SI/TI dan Menentukan KRI Pada tahap ini dilakukan kuantifikasi manfaat yang telah diidentifikasi pada tahap sebelumnya Kuantifikasi yang dilakukan oleh peneliti menggunakan simulasi dari model system dynamics. Hasil kuantifikasi merupakan nilai manfaat ekonomis yang dicari dalam penelitian ini. Pada proses ini dilakukan analisa risiko potensial dari setiap manfaat investasi Oracle Finance yang dihitung. Pada setiap manfaat yang dilakukan kuantifikasi dilakukan analisa potensi risiko yang mungkin terjadi dimana bisa didapatkan dari wawancara. Setelah analisa potensi risiko yang dilakukan maka akan didapatkan indikator risiko. e. Tahap 5: Kesimpulan dan Saran Pada tahapan ini akan dijelaskan kesimpulan dan saran untuk PASI dan untuk peneliti lain yang akan melakukan penelitian sejenis.


32

Masukan Masalah Utama (Hal. 3)

Melakukan Identifikasi Masalah Metode Keluaran Fishbone Analysis Pertanyaan Penelitian (Hal. 4) (Hal. 5)

Masukan Pertanyaan Penelitian, teori-teori (Hal. 5, 13)

Melakukan Studi Literatur Metode Keluaran Compare, Contrast, Criticize, Kerangka Berpikir Synthesize, Summarize (Hal. 6) (Hal. 31)

Melakukan Pengukuran Manfaat TI dan Menentukan KRI Masukan Metode Keluaran Kerangka Berpikir, Tabel Generik, System Kuantifikasi Manfaat SI/TI, Wawancara, Dynamics, Studi Literatur KRI Dokumen Proyek (Hal. 31) (Hal. 43, 66, 89) (Hal. 76, 93)

Kesimpulan dan Saran (Hal. 87) Gambar 3-2 Tahapan Metode Penelitian

3.4.

Profil PASI

3.4.1. YAZAKI Corporation Yazaki Corporation merupakan perusahaan manufaktur asing yang berada di Indonesia yang bergerak di bidang otomotif. Di indonesia, fokus kepada automotive wire dan wiring harness. Yazaki berdiri sejak tahun 1941, dimana melakukan produksi di luar Jepang pertama kali pada tahun 1962. Yazaki memiliki sejarah yang panjang sebagai pelopor dalam pengembangan dan pembuatan automotive wire dan wiring harness. PT. AUTOCOMP SYSTEM INDONESIA

(PASI)

memanfaatkan

kemajuan

teknologi Yazaki

dalam


33

pembuatan produk-produk tersebut. Sebuah teknologi yang telah terasah selama bertahun-tahun dalam mempertahankan produksi wiring harness yang termaju dan terbesar di seluruh dunia. Kemajuan yang tiada henti dalam bidang elektronik selama dekade sebelumnya telah memberikan berbagai standar yang baru bagi bidang otomotif dalam hal penampilan, keamanan, dan kenyamanan. Untuk mengakomodir itu semua, grup PASI mengembangkan dan menyediakan produk-produk yang dapat memenuhi permintaan pelanggan. Setiap aspek produksi, mulai dari perencanaan awal, desain tooling dan seluruh akitivitas untuk pembuatan produk akhir, dilakukan untuk mendapatkan automotive wire dan wiring harness yang bekualitas. Yazaki Indonesia ada sejak tahun 1989 dengan melakukan produksi kabel yang dilakukan oleh PEMI. Lalu pada tahun 2001-2002 berdiri PASI group yang merupakan bagian dari Yazaki Indonesia. 3.4.2. PASI PASI mengikuti corporate policy dari YAZAKI yaitu: “A Corporation in Step with the World, A Corporation needed by Society”. Berikut ini persebaran organisasi di Indonesia yang tergabung dalam grup PASI yang ditunjukkan pada Gambar 3-3.

Gambar 3-3 Persebaran Organisasi Grup PASI


34

Sebagai Holding Company, PASI bertanggung jawab dalam strategi, perencanaan, pengembangan, dan pengawasan sumber-sumber strategis bagi perusahaanperusahaan afiliasinya dengan memberikan bantuan pada grup perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengembangkan kompetensinya, sehingga grup perusahaan dapat memperbaiki kemampuan dan kemahiran teknologi dalam segmen pemasarannya, baik di dalam maupun di luar negeri. Perkembangan industri otomotif domestik saat ini, seperti juga pasar internasional, memberikan rasa optimis bagi pertumbuhan dan kemajuan grup. Kondisi seperti ini sudah sejak lama diantisipasi oleh perusahaan dengan mengembangkan bisnis dan mempercepat menguraikan program utama perusahaan seperti peningkatan keunggulan

kompetitif,

kemampuan

bisnis,

kemampuan

teknologi,

dan

pengembangan sumber daya manusia.

Gambar 3-4 Organisasi Grup PASI

PASI berdiri tahun 2002 dengan penjelasan sebagai berikut pada Tabel 3-1: Tabel 3-1 Profil Perusahaan PASI Nama Perusahaan PASI

Berdiri Tahun 2002

Pemegang Saham

Modal

Fungsi

Yazaki Corporation Japan (51 %) PT. EDS Manufacturing Indonesia (49 %)

20.000.000 USD

- Holding Company - Management Company - Automotive Wire Manufacturing - Sales for Domestic Customer - Distribution Center


35

3.5.

Struktur Organisasi PASI

Gambar 3-5 Struktur Organisasi PASI

Divisi Finance accounting terdiri dari beberapa bagian yaitu: 1. Finance and Treasury: merupakan bagian yang berkaitan langsung dengan masalah pembayaran dan penerimaan serta cashflow 2. Accounting: merupakan bagian yang berkaitan dengan pencatatan tagihan dan piutang serta berkaitan langsung dengan pelaporan keuangan 3. General Taxation: merupakan bagian yang berkaitan langsung dengan pengelolaan pajak 4. Management Development: merupakan bagian yang berkaitan dengan pengambil kebijakan di level manajemen


36

BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1.

Analisa Studi Kasus

4.1.1. Proses Bisnis Department Finance Accounting Proses bisnis yang berada pada departemen Finance accounting terbagi menjadi beberapa sesuai dengan pembagian kerja. Pembagian kerja tersebut disesuaikan dengan pembagian modul dalam aplikasi ERP Oracle Finance. Pembagian kerja tersebut dimungkinkan karena Oracle Finance sudah terintegrasi antar modulmodulnya. Proses bisnis tersebut digambarkan dalam gambar 4-1.

Gambar 4-1 Integrasi Modul Oracle Finance

4.1.1.1. Account Payables Transaksi account payables (AP) berkaitan dengan transaksi utang perusahaan. Transaksi ini dibagi menjadi 3 yaitu: 1. Invoice (tagihan) a. Trade Transaksi trade atau dagang seperti pembelian material, finish goods (barang jadi).

Universitas Indonesia Universitas Indonesia Analisis manfaat…., Iwan Herdian, FASILKOM UI, 2014

37

b. Forwarder Transaksi forwarder seperti transaksi pada freight in dan freight out, contohnya biaya transportasi pembelian dan penjualan. c. Others Transaksi lain-lain yang tidak termasuk trade dan forwarder. Transaksi trade dan forwarder memberikan sebanyak 70-85 % dokumen tagihan dalam sebulan dimana dalam sebulan bisa mencapai 2000 dokumen tagihan. 2. Prepayment (uang muka) Uang muka di PASI didefinisikan sebagai pengeluaran uang kas lebih besar sama dengan 1 juta rupiah. Pembayaran uang muka dilakukan dengan transfer. 3. Payment (pembayaran) Pembayaran dilakukan 2 kali dalam seminggu, dan dilakukan dengan transfer. Pembayaran dilakukan berdasarkan laporan aging dari sistem yang sudah ditentukan dari awal ketika memasukkan data transaksi dalam sistem. Proses bisnis pembayaran ini dapat dilihat pada Gambar C-14. Untuk proses pencatatan jurnal dilakukan di modul AP, dimana proses tersebut dilakukan pada hari kedua closing period bulanan. Seluruh jurnal yang dibentuk di modul AP akan dikirim ke modul GL. Untuk proses pengiriman jurnal yang dilakukan dari modul AP ke GL dapat dilihat pada Gambar C-1 dan C-3. Untuk proses pencatatan jurnal akuntansi secara detail dapat digambarkan sesuai Lampiran D. 4.1.1.2. Account Receivables Transaksi account receivables (AR) terdiri dari piutang-piutang usaha dan pembayaran piutang. Pembuatan delivery order dan sales order diatur di dalam sistem yang terpisah. Sehingga data-data transaksi tersebut perlu diberikan kepada Departemen Finance Accounting untuk dicatat dalam sistem.


38

Transaksi yang belum diketahui nomor tagihan piutangnya disebut sebagai unapplied receipt. Kondisi dimana penerimaan kelebihan dari yang seharusnya disebut sebagai over receipt, sehingga transaksi yang kelebihan tersebut dicatat sebagai on account. Transaksi pada modul AR terbagi menjadi 2 yaitu: 1. AR Non Trade Transaksi penerimaan yang tidak berasal dari proses jual beli dari produk yang dihasilkan oleh proses produksi. Data transaksi tersebut didapat dari bagian Finance. 2. AR Trade Transaksi penerimaan yang berasala dari proses jual beli dari produk yang dihasilkan proses produksi. Data transaksi tersebut berasal dari pelanggan, gudang, dan bagian pengadaan. Data yang ada diolah untuk menjadi laporan penjualan. Proses pencatatan jurnal dilakukan di modul AR, dimana keseluruhan jurnal akan dikirim ke modul GL. Proses pencatatan jurnal akuntansi bisa dilihat pada lampiran D. Modul AR terintegrasi dengan modul GL dimana proses pengiriman jurnal akuntasi terjadi lewat proses journal import yang dilakukan oleh sistem. Proses ini dapat ditunjukkan pada Gambar C-3, adapun integrasi ditunjukkan lewat Gambar C-1. 4.1.1.3. Fixed Asset Modul Fixed Asset atau biasa disebut dengan FA terintegrasi juga dengan modul GL. Integrasi modul ini dapat dilihat pada Gambar C-2. Untuk pengelolaan aset di PASI dibagi menjadi beberapa proses yaitu: 1. Penambahan Aset Penambahan aset dimulai dari pembelian aset dimana tagihan dicatat di AP (account payables). Lalu dilakukan proses mass addition create oleh sistem untuk mengirim data ke modul aset. Setiap data aset yang masih baru diatur di modul


39

aset dan dilengkapi data-datanya. Setelah lengkap maka dilakukan proses post mass addition. Saat proses post mass addition tersebut dilakukan maka aset mendapat penomoran secara otomatis oleh sistem dan diakui perolehannya. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-10. 2. Penyusutan Aset Penyusutan aset dilakukan setiap bulan menjelang tutup buku bulanan. Penyusutan tersebut dihitung secara otomatis dalam sistem. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-11. 3. Pembuangan Aset Pembuangan aset atau bisa disebut dengan asset disposal atau asset retirement terjadi karena umur manfaat dari aset tersebut sudah habis. Peristiwa tersebut juga terjadi karena adanya aset yang hilang atau terkena kebakaran. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-12. 4. Transfer Aset Peristiwa transfer aset terjadi jikalau ada perpindahan aset antar departemen atau cost center. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-13. 5. Penyesuaian Nilai Perolehan Aset Penyesuaian nilai perolehan aset dilakukan ketika ada penambahan atau pengurangan nilai perolehan aset. Penambahan atau pengurangan terjadi dalam sistem jikalau ada penambahan aset atau pengurangan aset. 4.1.1.4. General Ledger General Ledger (GL) merupakan modul yang berperan sebagai muara dari semua jurnal yang terbentuk di masing-masing modul. Untuk pencatatan yang tidak dilakukan di modul AP, AR, dan FA dilakukan di GL. Pencatatan tersebut meliputi: 1. Jurnal Memorial / Manual


40

Pencatatan jurnal yang dilakukan secara manual tiap bulanan yang dilakukan karena ada penyesuaian pencatatan laporan keuangan, jurnal amortisasi, jurnal pembiayaan, jurnal penyesuaian hasil audit. 2. Revaluasi Proses ini dilakukan karena transaksi yang dicatat dalam mata uang asing dan lewat proses ini dapat diketahui nilai dari unrealized gain or loss. 3. Budgeting Pencatatan budget dalam sistem diperlukan untuk mengetahui realisasi yang terjadi dan dibandingkan dengan budget yang sudah direncanakan atau dialokasikan. Penyusunan budget atau anggaran di PASI menggunakan fitur Budget Journals yang disediakan oleh sistem. Proses bisnis ini dapat dilihat pada Gambar C-9. Secara keseluruhan proses pencatatan transaksi dan pengelolaan laporan keuangan seperti laporan neraca saldo dan laporan laba rugi dapat dilihat pada Lampiran D. Seluruh proses pencatatan transaksi baik pencatatan piutang usaha, utang usaha serta pembayaran baik dari pelanggan atau pemasok dilakukan di modul AR dan AP. Sistem akan melakukan accounting process dimana proses yang terjadi adalah pembuatan jurnal atas setiap transaksi yang dicatat. Keseluruhan jurnal tersebut akan dikirim ke modul GL. Pada modul FA, setiap transaksi yang dicatat akan menghasilkan jurnal juga melalui peristiwa accounting process yang akan dilakukan oleh sistem. Semua jurnal yang terbentuk akan terkirim ke modul GL. 4.1.2. Implementasi Oracle Finance pada Departemen Finance Accounting Kelemahan aplikasi lama (MAS) sebelum berpindah ke Oracle Finance yaitu: 1. Kecepatan pemrosesan data aplikasi sebelumnya rendah 2. Aplikasi tidak terintegrasi karena aplikasi yang digunakan berbeda dan formatnya tidak baku


41

3. Efisiensi rendah karena duplikasi pekerjaan antar bagian 4. Kesulitan untuk melakukan konsolidasi laporan keuangan 5. Tidak ada dokumentasi, jadi sangat tergantung pada setiap individu 6. Sulit dikembangkan sesuai proses bisnis baru, karena aplikasi lama disesuaikan proses bisnis saat itu. Berikut ini Tabel 4-1 yang menunjukkan biaya implementasi dari Oracle Finance yang bernilai sejumlah USD 347.750,00 = Rp. 4.013.869.600,00 (1 USD = Rp. 11.542,4) Tabel 4-1: Biaya Implementasi Oracle Finance di PASI Komponen No 1 Lisensi aplikasi + database Orafin Server untuk Orafin + SAN 2 Storage 3 Biaya implementasi / permodul Biaya pemeliharaan / tahun 4 (maintenance)

Satuan Kuantitas (USD) 4.500 40 100.000 45.000 22.750

Sub Total (USD) 180,000.00

1 1

100,000.00 45,000

1 Total

22,750.00 347,750.00

4.1.3. Dampak Perubahan Proses Bisnis Modul-modul Oracle Finance yang dipakai untuk Departemen Finance Accounting meliputi: AR, AP, FA, dan GL. Dengan adanya implementasi dari Oracle Finance, terdapat beberapa perubahan dalam proses bisnis yang disebabkan oleh fungsi dari tiap modul-modul yang diimplementasikan sebagai berikut: 1. Modul AP a. Untuk laporan aging yang menampilkan keseluruhan tagihan pemasok yang belum dibayar bisa lebih akurat dan proses pembuatan laporan lebih cepat.


42

b. Untuk uang muka yang kurang bayar terdapat warning sehingga memudahkan pengecekan di dalam sistem jikalau ada kurang bayar ke pemasok. c. Proses validasi pada saat pembayaran jikalau ada rate untuk transaksi selain dengan mata uang USD jikalau belum terisi. d. Adanya proses interface untuk data processing transaksi tagihan ketika melakukan input ke sistem sehingga mempercepat proses transaksi ke sistem. 2. Modul AR a. Untuk laporan aging yang menampilkan keseluruhan piutang pelanggan yang belum dibayar. Laporan tersebut sudah terintegrasi dengan neraca saldo yang ada di modul GL dan memiliki nilai yang sudah akurat sehingga memudahkan untuk proses rekonsiliasi. b. Proses pencatatan transaksi yang dilakukan di dalam modul AR akan memudahkan proses audit sehingga transaksi dari GL dapat ditelusuri sampai ke submodul. 3. Modul FA a. Penambahan aset terjadi ketika sudah dilakukan pencatatan tagihan, dimana tagihan tersebut sudah divalidasi oleh sistem dan sudah dibentuk jurnal di modul AP. Sehingga proses dari sistem akan secara otomatis membentuk data aset di modul FA. b. Data aset bisa ditelusuri sampai ke nomor tagihannya dan pembayarannya di modul AP. c. Proses perhitungan penyusutan dan pembentukan jurnal dilakukan secara otomatis oleh sistem. 4. Modul GL


43

a. Pelaporan keuangan menjadi lebih cepat yaitu 5 hari kerja dimana sebelumnya adalah 10 - 15 hari kerja. b. Memungkinkan untuk penambahan buku baru jikalau ada penambahan unit bisnis baru, dan memungkinkan untuk proses konsolidasi yang lebih cepat sehingga kualitas laporan keuangan menjadi lebih baik serta proses persiapan laporan menjadi lebih cepat. 4.2.

Identifikasi Manfaat Investasi Oracle Finance

Pada tahapan ini dilakukan pengukuran manfaat TI dengan menggunakan Tabel Generik. Pengumpulan data didapatkan dengan wawancara. Dari data observasi dan hasil wawancara menghasilkan pemetaan manfaat berdasarkan Tabel Generik, sebagai berikut pada Tabel 4-2:

1

Kategori

Mengurangi/ menekan biaya (dari)

Sub Kategori

Kode

Biaya RCO-01 telekomunikasi

Biaya perjalanan

RCO-02

Signifikan

No

Relevan

Tabel 4-2 Hasil Identifikasi Manfaat Investasi Oracle Finance

Tidak

Tidak

Tidak

Keterangan

Tidak

Tidak Relevan: penekanan biaya telekomunikasi tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12)


Kategori

Sub Kategori

Biaya operator/ karyawan

Biaya pertemuan

Biaya kegagalan layanan

Biaya distribusi

Biaya pelatihan per karyawan

Kode

RCO-03

RCO-04

RCO-05

RCO-06

RCO-07

Signifikan

No

Relevan

44

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Keterangan

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

45

Keterangan

Finance (Lampiran A.12)

Biaya pengembalian barang yang salah

Biaya uang (bunga pinjaman)

Biaya cetak dokumen dan ATK

Biaya langganan

RCO-08

RCO-09

RCO-10

RCO-11

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12)


Kategori

Sub Kategori

Biaya sewa ruangan

Biaya sewa alat

Biaya inventory/ penyimpanan

Biaya kesalahan penelitian

Kode

RCO-12

RCO-13

RCO-14

RCO-15

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Signifikan

No

Relevan

46

Keterangan

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.13) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.13) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.13) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.13) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.13) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.13) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12, A.13) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

47

Keterangan

Finance (Lampiran A.12, A.13) 2

Meningkatkan produktifitas (karena disebabkan oleh)


Mempercepat penguasaan produk

Kemudahan analisis

IPR-01

IPR-02

IPR-03

Ya

Tidak

Ya

Ya

Relevan: Karena penggunaan sistem mempermudah pekerjaan antar bagian, pembagian kerja menjadi lebih jelas (Lampiran A.9, B.18)

Tidak

Ya

Signifikan: adanya pengurangan dari 10 orang menjadi 4 orang untuk data processing (Lampiran A.9) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14) Relevan: Sistem yang ada terintegrasi sehingga memudahkan analisis data (Lampiran A.7) Signifikan: Analisis yang semakin ditunjang oleh data yang terintegrasi maka akan menghasilkan produktivitas yang meningkat juga. Laporan bisa ditarik kapan pun, dan tidak ada proses klerikal


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

48

Keterangan

lagi (Lampiran A.7)


3

Mempercepat proses (dari)

Proses produksi

Proses pengadaan barang

IPR-04

APR-01

APR-02

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Relevan: Dengan adanya sistem maka pekerjaan menjadi lebih mudah serta lebih memudahkan proses klerikal (Lampiran A.8) Tidak Signifikan: Tidak berhubungan dengan proses bisnis (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance, proses produksi menggunakan aplikasi yang berbeda dengan Oracle Finance (Lampiran A.12, A.13, A.14) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance, proses pengadaan barang menggunakan aplikasi Oracle Form yang tidak terintgrasi dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan:


Kategori

Sub Kategori




Kode

APR-03

APR-04

APR-05

Ya

Ya

Ya

Signifikan

No

Relevan

49

Keterangan

tidak berhubungan dengan Oracle Finance karena penggunaan aplikasi yang tidak terintegrasi dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Relevan: Dengan adanya sistem membantu mempercepat proses pembuatan laporan (Lampiran A.7)

Ya

Signifikan: Dengan proses pembuatan laporan yang cepat maka produktivitas karyawan untuk hal lain semakin baik (Lampiran A.7) Relevan: Dengan sistem terintegrasi di modul Finance maka persiapan data menjadi lebih cepat (Lampiran A.7)

Ya

Tidak

Signifikan: dengan persiapan data yang cepat maka laporan keuangan lebih cepat (Lampiran A.7, A.8) Relevan: mempercepat proses permohonan jikalau ada yang tanya proses pembayaran dari pemasok (Lampiran B.9) Tidak Signifikan: tidak signifikan karena proses tanya jawab bisa


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

50

Keterangan

berlangsung di luar sistem atau lewat rapat (Lampiran B.9) Proses pembayaran hutang/ tagihan

Proses transaksi

Proses pengambilan keputusan

APR-06

APR-07

APR-08

Ya

Ya

Tidak

Ya

Relevan: mempercepat proses pembayaran hutang/tagihan karena ada kontrol dari sistem (Lampiran B.9) Signifikan: dengan mempercepat proses pembayaran atau hutang maka organisasi bisa merencanakan strategi bisnis dengan mengikutsertakan strategi dalam penggunaan sistem (Lampiran A.7, B.9) Relevan: semakin cepat proses transaksi yang ada (Lampiran A.7, A.8, B.11)

Ya

Tidak

Signifikan: semakin cepat proses transaksi maka pendapatan perusahaan bisa meningkat (Lampiran A.7, A.8, B.11) Tidak Relevan: Tidak berhubungan, produksi tetap berjalan walaupun belum menguntungkan (Lampiran B.16)


4

Kategori

Mengurangi risiko (dari)

Sub Kategori

Kesalahan hitung


Kehilangan penyimpanan/ inventory

Kode

Signifikan

No

Relevan

51

Keterangan

RRI-01

Ya

Ya

Relevan: dengan sistem dapat menghindarkan kesalahan hitung secara manual (Lampiran A.5, A.7)

RRI-02

RRI-03

Ya

Tidak

Signifikan: kesalahan hitung akan berpengaruh terhadap laporan keuangan, tentu saja hal ini signifikan (Lampiran A.5, A.7) Relevan: dengan pencatatan di sistem maka akan ada kontrol untuk mengurangi risiko tersebut. Penjualan yang dilakukan paling banyak dilakukan ke grup (Lampiran B.9)

Ya

Tidak

Signifikan: dengan mengurangi risiko piutang tak tertagih maka akan mengamankan pendapatan perusahaan (Lampiran B.9) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance, pengelolaan inventori dilakukan dengan aplikasi yang tidak terintegrasi dengan Oracle Finance (Lampiran A.15) Tidak Signifikan: tidak berhubungan


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

52

Keterangan

dengan Oracle Finance (Lampiran A.15)

Produk gagal

Kehilangan data

Kesalahan data

RRI-04

RRI-05

RRI-06

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Ya

Ya

Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.16) Relevan: dengan pencatatan dalam sistem basis data akan menyimpan keseluruhan data transaksi (Lampiran A.7) Signifikan: Kehilangan data transaksi sangat berdampak bagi proses bisnis di PASI khususnya pembentukan laporan keuangan (Lampiran A.7) Relevan: kesalahan data dapat dikurangi dengan sistem ini dimana terdahulu masih dikerjakan manual (Lampiran A.7, B.18) Signifikan: kesalahan data akan berdampak bagi laporan keuangan perusahaan (Lampiran A.7)


Kategori

Sub Kategori


Kehilangan karyawan potensial

Pemalsuan

Penipuan/ kecurangan administrasi


Kode

Signifikan

No

Relevan

53

RRI-07

Ya

Tidak

RRI-08

RRI-09

RRI-10

RRI-11

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Keterangan

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Relevan: dengan sistem ini menjaga agar tidak terlanjur jatuh tempo (Lampiran B.9) Tidak Signifikan: Tidak signifikan dalam proses bisnis Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.9) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.9, A.12, A.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.16) Relevan: dengan adanya sistem dapat mencegah kesalahan pembayaran (Lampiran A.7, B.9)


Kategori

Sub Kategori


5

Meningkatkan pendapatan (yang disebabkan oleh)

Meningkatkan kapasitas bisnis


Kode

RRI-12

IRE-01

IRE-02

Ya

Tidak

Ya

Signifikan

No

Relevan

54

Keterangan

Signifikan: kesalahan pembayaran yang terjadi akan berdampak bagi kelangsungan bisnis (Lampiran A.7, B.8, B.9) Relevan: pengaturan data aset disimpan dalam sistem (Lampiran A.7)

Ya

Tidak

Ya

Signifikan: perhitungan depresiasi dan penambahan aset dilakukan sistem dan berdampak ke laporan keuangan khususnya perhitungan biaya dari penyusutan tiap aset bulannya (Lampiran A.7) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14) Relevan: dengan adanya sistem, laporan keuangan lebih rapih dengan format yang tidak berubah (Lampiran A.7) Signifikan: laporan keuangan yang cepat


Kategori

Sub Kategori

Meningkatkan kepercayaan pelanggan

Meningkatkan segmentasi pasar

Meningkatkan pendapatan lain-lain

6

Meningkatkan keakuratan (dari)

Tagihan

Kode

IRE-03

IRE-04

IRE-05

IAC-01

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Signifikan

No

Relevan

55

Keterangan

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

dan dapat dipercaya bisa menjadi pegangan bagi manajemen dalam mengambil keputusan (Lampiran A.7) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran B.16) Relevan: data yang diatur dan disimpan dengan akurat dalam sistem (Lampiran A.7, A.8) Signifikan: dengan


Kategori

Sub Kategori

Analisis

Data

Perencanaan

Kode

IAC-02

IAC-03

IAC-04

Ya

Ya

Ya

Signifikan

No

Relevan

56

Ya

Ya

Ya

Keterangan

keakuratan maka tagihan dari pemasok atau pelanggan semakin bisa dipercaya hasilnya dari sistem dan berdampak ke laporan keuangan (Lampiran A.7, A.8) Relevan: dengan sistem terintegrasi maka mempengaruhi analisis yang semakin akurat (Lampiran A.7, A.8) Signifikan: analisis yang akurat mempengaruhi pengambilan keputusan (Lampiran A.7, A.8) Relevan: data yang ada semakin akurat karena diatur dengan rapih dan seragam (Lampiran A.5, A.7, A.8) Signifikan: data yang akurat tersebut akan mempengaruhi laporan keuangan yang semakin akurat juga (Lampiran A.5, A.7, A.8) Relevan: keakuratan data mempengaruhi perencanaan strategi perusahaan (Lampiran A.6, A.9, B.18) Signifikan: perencanaan akurat memiliki dasar dari


Kategori

Sub Kategori

Keputusan

Kode

IAC-05

Tidak

Signifikan

No

Relevan

57

Keterangan

Tidak

7

Mempercepat cash-in (akibat)

Mempercepat pengiriman tagihan

ACI-01

Tidak

Tidak

8

Meningkatkan layanan eksternal (dari)

Mengurangi pembatalan pesanan

IES-01

Tidak

Tidak

Mengetahui masalah pelanggan

IES-02

Tidak

Tidak

data yang akurat dan perencanaan tersebut berdampak kepada kelangsungan bisnis perusahaan serta restrukturisasi dari organisasi (Lampiran A.6, A.9, B.18) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.17) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.17) Tidak Relevan: Belum menggunakan Oracle E-Business Suite modul Distribusi, tidak berkaitan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12, B.16)


Kategori

Sub Kategori

Penambahan cabang/ layanan

Layanan pribadi

Kepuasan pelanggan

9

Meningkatkan citra (disebabkan oleh)

Meningkatkan mutu layanan

Kode

IES-03

IES-04

IES-05

IIM-01

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Signifikan

No

Relevan

58

Keterangan

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12, A.14, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, A.17) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14, A.17) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran B.16, A.17) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran B.16, A.17) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

59

Keterangan

Finance (Lampiran B.16) Pemberian diskon

Kepatuhan pada aturan

Menggunakan merk terkenal

10

Meningkatkan kualitas (dari)

Manajemen penyedia/ pemasok

IIM-02

IIM-03

IIM-04

IQU-01

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.17) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.17) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12, A.17) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12, A.17) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16)


Kategori

Sub Kategori

Hasil kerja

Layanan

Produk

11

Meningkatkan layanan internal (dari)

Layanan bersama

Memenuhi hak dan tanggungjawab

Kode

IQU-02

IQU-03

IQU-04

IIS-01

IIS-02

Signifikan

No

Relevan

60

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Keterangan

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, A.17, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14, A.17, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

61

Keterangan

staf

Layanan untuk karyawan

Penjadwalan dan materi pelatihan

12

Meningkatkan keunggulan kompetitif (disebabkan oleh)

Membentuk kerjasama bisnis

Mempercepat terbentuknya bisnis baru


IIS-03

IIS-04

ICA-01

ICA-02

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.12, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran B.21, B.22) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran B.21, B.22) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16)


Kategori

Sub Kategori

Meningkatkan biayapenggantian

13

Menghindari biaya (dari)

Dana cadangan

Biaya pemeliharaan

Biaya kehilangan dan penundaan

Kode

ICA-03

ACO01

ACO02

ACO03

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Signifikan

No

Relevan

62

Keterangan

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.14) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.15, B.16) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle Finance (Lampiran A.15, B.16) Tidak Relevan: tidak berhubungan dengan penggunaan Oracle Finance (Lampiran A.12) Tidak Signifikan: tidak berhubungan dengan Oracle


Kategori

Sub Kategori

Kode

Signifikan

No

Relevan

63

Keterangan


Berikut ini adalah ringkasan tabel yang menunjukkan manfaat investasi Oracle Finance yang relevan menggunakan tabel Ranti’s Generic IS/IT Business Value pada Tabel 4-3. Pada Tabel 4-3 terlihat pemetaan manfaat kepada 5 kategori dan 20 sub kategori dari Tabel Generik.

Tabel 4-3 Rangkuman Manfaat Investasi Oracle Finance yang Relevan No 1

Kode IPR-01

Sub Kategori Restrukturisasi pembagian fungsi kerja

2

IPR-03

Kemudahan analisis

3

IPR-04


4

APR-03


5

APR-04


6

APR-05


7

APR-06

Proses pembayaran hutang/ tagihan

8

APR-07

Proses transaksi

Keterangan Relevan: Karena penggunaan sistem mempermudah pekerjaan antar bagian, pembagian kerja menjadi lebih jelas jelas (Lampiran A.9, B.18) Relevan:Sistem yang ada terintegrasi sehingga memudahkan analisis data (Lampiran A.7) Relevan: Dengan adanya sistem maka pekerjaan menjadi lebih mudah serta lebih memudahkan proses klerikal (Lampiran A.8) Relevan: Dengan adanya sistem membantu mempercepat proses pembuatan laporan (Lampiran A.7) Relevan: Dengan sistem terintegrasi di modul Finance maka persiapan data menjadi lebih cepat (Lampiran A.7) Relevan: mempercepat proses permohonan jikalau ada yang Tanya proses pembayaran dari pemasok (Lampiran B.9) Relevan: mempercepat proses pembayaran hutang/tagihan karena ada kontrol dari sistem (Lampiran B.9) Relevan: semakin cepat proses transaksi yang ada (Lampiran A.7, A.8, B.11)


64

No 9

Kode RRI-01

Sub Kategori Kesalahan hitung

10

RRI-02


11

RRI-05

Kehilangan data

12

RRI-06

Kesalahan data

13

RRI-07


14

RRI-11


15

RRI-12


16

IRE-02


17

IAC-01

Tagihan

18

IAC-02

Analisis

19

IAC-03

Data

20

IAC-04

Perencanaan

Keterangan Relevan: dengan sistem dapat menghindarkan kesalahan hitung secara manual (Lampiran A.5, A.7) Relevan: dengan pencatatan di sistem maka akan ada kontrol untuk mengurangi risiko tersebut. Penjualan yang dilakukan paling banyak dilakukan ke grup (Lampiran B.9) Relevan: dengan pencatatan dalam sistem basis data akan menyimpan keseluruhan data transaksi (Lampiran A.7) Relevan: kesalahan data dapat dikurangi dengan sistem ini dimana terdahulu masih dikerjakan manual (Lampiran A.7, B.18) Relevan: dengan sistem ini menjaga agar tidak terlanjur jatuh tempo (Lampiran B.9) Relevan: dengan adanya sistem dapat mencegah kesalahan pembayaran (Lampiran A.7, B.9) Relevan: pengaturan data asset disimpan dalam sistem (Lampiran A.7) Relevan: dengan adanya sistem, laporan keuangan lebih rapih dengan format yang tidak berubah (Lampiran A.7) Relevan: data yang diatur dan disimpan dengan akurat dalam sistem (Lampiran A.7, A.8) Relevan: dengan sistem terintegrasi maka mempengaruhi analisis yang semakin akurat (Lampiran A.7, A.8) Relevan: data yang ada semakin akurat karena diatur dengan rapih dan seragam (Lampiran A.5, A.7, A.8) Relevan: keakuratan data mempengaruhi perencanaan strategi perusahaan (Lampiran A.6, A.9, B.18)

Dari 20 manfaat yang relevan terdapat 3 manfaat yang tidak signifikan dimana manfaat tersebut tidak memberikan dampak secara langsung pada sistem yang


65

diimplementasikan. Tiga manfaat tidak signifikan tersebut sesuai Tabel 4-4 berikut ini: Tabel 4-4 Manfaat yang tidak signifikan No Kode 1 IPR-04

2

3

APR-05

RRI-07

Sub Kategori Meningkatkan kepuasan karyawan

Keterangan Relevan: Dengan adanya sistem maka pekerjaan menjadi lebih mudah serta lebih memudahkan proses klerikal (Lampiran A.8) Tidak Signifikan: Tidak berhubungan dengan proses bisnis Relevan: mempercepat proses permohonan jikalau ada yang Tanya proses pembayaran dari pemasok (Lampiran B.9)


Tidak Signifikan: tidak signifikan karena proses Tanya jawab bisa berlangsung di luar sistem atau lewat rapat Relevan: dengan sistem ini menjaga agar tidak terlanjur jatuh tempo (Lampiran B.9)


Tidak Signifikan: Tidak signifikan dalam proses bisnis

Sehingga dari hasil wawancara didapatkan 17 manfaat yang relevan dan signifikan seperti pada Tabel 4-5 berikut ini: Tabel 4-5 Manfaat yang Relevan dan Signifikan No 1

Kode IPR-01

Sub Kategori Restrukturisasi pembagian fungsi kerja

Keterangan Relevan: Karena penggunaan sistem mempermudah pekerjaan antar bagian, pembagian kerja menjadi lebih jelas (Lampiran A.9, B.18) Signifikan: adanya pengurangan dari 10 orang menjadi 4 orang untuk data processing (Lampiran A.9)


66

No 2

3

4

5

6

7

Kode IPR-03

APR-03

APR-04

APR-06

APR-07

RRI-01

Sub Kategori Kemudahan analisis



Proses pembayaran hutang/ tagihan

Proses transaksi

Kesalahan hitung

Keterangan Relevan: Sistem yang ada terintegrasi sehingga memudahkan analisis data (Lampiran A.7) Signifikan: Analisis yang semakin ditunjang oleh data yang terintegrasi maka akan menghasilkan produktivitas yang meningkat juga. Laporan bisa ditarik kapan pun, dan tidak ada proses klerikal lagi (Lampiran A.7) Relevan: Dengan adanya sistem membantu mempercepat proses pembuatan laporan (Lampiran A.7) Signifikan: Dengan proses pembuatan laporan yang cepat maka produktivitas karyawan untuk hal lain semakin baik (Lampiran A.7) Relevan: Dengan sistem terintegrasi di modul Finance maka persiapan data menjadi lebih cepat (Lampiran A.7) Signifikan: dengan persiapan data yang cepat maka laporan keuangan lebih cepat (Lampiran A.7, A.8) Relevan: mempercepat proses pembayaran hutang/tagihan karena ada kontrol dari sistem (Lampiran B.9) Signifikan: dengan mempercepat proses pembayaran atau hutang maka organisasi bisa merencanakan strategi bisnis dengan mengikutsertakan strategi dalam penggunaan sistem (Lampiran A.7, B.9) Relevan: semakin cepat proses transaksi yang ada (Lampiran A.7, A.8, B.11) Signifikan: semakin cepat proses transaksi maka pendapatan perusahaan bisa meningkat (Lampiran A.7, A.8, B.11) Relevan: dengan sistem dapat menghindarkan kesalahan hitung secara manual (Lampiran A.5, A.7) Signifikan: kesalahan hitung akan berpengaruh terhadap laporan keuangan, tentu saja hal ini signifikan (Lampiran A.5, A.7)


67

No 8

9

10

11

12

13

Kode RRI-02

RRI-05

RRI-06

RRI-11

RRI-12

IRE-02

Sub Kategori Piutang tak tertagih

Kehilangan data

Kesalahan data




Keterangan Relevan: dengan pencatatan di sistem maka akan ada kontrol untuk mengurangi risiko tersebut. Penjualan yang dilakukan paling banyak dilakukan ke grup (Lampiran B.9) Signifikan: dengan mengurangi risiko piutang tak tertagih maka akan mengamankan pendapatan perusahaan (Lampiran B.9) Relevan: dengan pencatatan dalam sistem basis data akan menyimpan keseluruhan data transaksi (Lampiran A.7) Signifikan: Kehilangan data transaksi sangat berdampak bagi proses bisnis di PASI khususnya pembentukan laporan keuangan (Lampiran A.7) Relevan: kesalahan data dapat dikurangi dengan sistem ini dimana terdahulu masih dikerjakan manual (Lampiran A.7, B.18) Signifikan: kesalahan data akan berdampak bagi laporan keuangan perusahaan (Lampiran A.7) Relevan: dengan adanya sistem dapat mencegah kesalahan pembayaran (Lampiran A.7, B.9) Signifikan: kesalahan pembayaran yang terjadi akan berdampak bagi kelangsungan bisnis (Lampiran A.7, B.8, B.9) Relevan: pengaturan data aset disimpan dalam sistem (Lampiran A.7) Signifikan: perhitungan depresiasi dan penambahan aset dilakukan sistem dan berdampak ke laporan keuangan khususnya perhitungan biaya dari penyusutan tiap aset bulannya (Lampiran A.7) Relevan: dengan adanya sistem, laporan keuangan lebih rapih dengan format yang tidak berubah (Lampiran A.7) Signifikan: laporan keuangan yang cepat dan dapat dipercaya bisa menjadi pegangan bagi manajemen dalam mengambil keputusan (Lampiran A.7)


68

No 14

15

16

17

Kode IAC-01

IAC-02

IAC-03

IAC-04

Sub Kategori Tagihan

Keterangan Relevan: data yang diatur dan disimpan dengan akurat dalam sistem (Lampiran A.7, A.8) Signifikan: dengan keakuratan maka tagihan dari pemasok atau pelanggan semakin bisa dipercaya hasilnya dari sistem dan berdampak ke laporan keuangan (Lampiran A.7, A.8) Relevan: dengan sistem terintegrasi maka mempengaruhi analisis yang semakin akurat (Lampiran A.7, A.8)

Analisis

Signifikan: analisis yang akurat mempengaruhi pengambilan keputusan (Lampiran A.7, A.8) Relevan: data yang ada semakin akurat karena diatur dengan rapih dan seragam (Lampiran A.5, A.7, A.8)

Data

Signifikan: data yang akurat tersebut akan mempengaruhi laporan keuangan yang semakin akurat juga (Lampiran A.5, A.7, A.8) Relevan: keakuratan data mempengaruhi perencanaan strategi perusahaan (Lampiran A.6, A.9, B.18)

Perencanaan

Signifikan: perencanaan akurat memiliki dasar dari data yang akurat dan perencanaan tersebut berdampak kepada kelangsungan bisnis perusahaan serta restrukturisasi dari organisasi (Lampiran A.6, A.9, B.18)

4.3.

Pemodelan Hubungan Sebab Akibat Antar Manfaat Investasi Oracle

Finance Berikut ini dijelaskan pemodelan hubungan sebab akibat antar manfaat investasi Oracle Finance menggunakan system dynamics yang dimodelkan ke dalam causal loop diagram dan stock and flow diagram. Metode system dynamics membantu menggambarkan

hubungan

sebab

akibat

manfaat

tersebut

yang

akan

menghasilkan manfaat yang paling besar pengaruhnya.


69

4.3.1. Tahapan Pemodelan Tahapan pemodelan dari studi kasus kedalam system dynamics dilakukan melalui langkah-langkah berikut pada Gambar 4-2 dan penjelasannya

Gambar 4-2 Tahapan Pemodelan System Dynamics

1. Identifikasi Masalah Pada tahap ini ingin diketahui manfaat investasi Oracle Finance yang relevan dan signifikan. Identifikasi manfaat sudah dilakukan dengan menggunakan tabel Ranti’s Generic IS/IT Business Value dan hasilnya dapat dilihat pada Tabel 4-5. Kemudian dicocokkan antara manfaat yang teridentifikasi dengan tujuan implementasi Oracle Finance sebagai variabel utama. Tujuan implementasi Oracle Finance adalah mempercepat proses pembuatan laporan keuangan dan meningkatkan kualitas laporan. Identifikasi masalah dilakukan dengan analisis variabel. Analisis variabel dilakukan dengan menentukan variabel yang menjadi sebab dan variabel yang menjadi akibat. Variabel dikelompokkan menjadi 2 jenis yaitu: a. Variabel manfaat merupakan manfaat bisnis yang diperoleh dari Tabel Generik. Variabel tersebut dapat dilihat pada Tabel 4-5. b. Variabel tujuan merupakan hal yang ingin dicapai dari investasi ini, yaitu mempercepat proses pembuatan laporan keuangan dan meningkatkan kualitas laporan. Variabel tujuan ini juga dapat mempengaruhi variabel lainnya. 2. Analisis Keterkaitan


70

Bertujuan untuk mengidentifikasi hubungan sebab akibat antar variabel. Cara menganalisa keterkaitan yaitu menghubungkan variabel utama kemudian mencocokkan dengan variabel pendukung dan mencocokkan dengan variabel pendukung lainnya. Pada tahap ini, belum diberikan hubungan antar variabel dengan notasi ‘+’ atau ‘-‘. Proses analisis keterkaitan antar variabel terdapat pada Gambar 4-3. Hasil analisis dapat dilihat pada Gambar 4-4. 3. Causal Loop Diagram Proses pembuatan causal loop diagram dijelaskan pada subbab 4.3.2 4. Stock and Flow Diagram Proses pembuatan stock and flow diagram dijelaskan pada subbab 4.3.3

Gambar 4-3 Analisis Keterkaitan

4.3.2. Causal Loop Diagram Manfaat Investasi Oracle Finance Causal loop diagram dibuat berdasarkan analisa keterkaitan antar variabel pada tahap sebelumnya. Tujuan pembuatan causal loop diagram yaitu mengetahui hubungan sebab akibat antar manfaat investasi yang relevan dan signifikan


71

dengan implementasi Oracle Finance. Hasil pembuatan causal loop diagram digambarkan pada Gambar 4-5.

Keakuratan Data

Kemudahan Analisis

Meningkatkan Keakuratan Analisis

Keakuratan Data

Keakuratan Perencanaan

Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja

Keakuratan Data

Mengurangi Kesalahan Data

Mengurangi Resiko Kesalahan Hitung

Meningkatkan Keakuratan dari Tagihan

Keakuratan Data

Meningkatkan Keakuratan dari Tagihan

Mempercepat Proses Transaksi

Mengurangi Resiko dari Piutang Tak Tertagih

Meningkatkan Keakuratan Data

Mempercepat Proses Persiapan Data

Kemudahan Analisis

Meningkatkan Kualitas Laporan

Mengurangi Resiko Kesalahan Pembayaran



Mempercepat Proses Pembuatan Laporan

Keakuratan Data

Mengurangi Resiko dari Kesalahan Pengelolaan Aset

Meningkatkan Keakuratan Analisis

Meningkatkan Keakuratan Tagihan

Mempercepat Proses Pembayaran Hutang / Tagihan


Mengurangi Resiko dari Kehilangan Data


Mengurangi Kesalahan Data

Mengurangi Resiko dari Kehilangan Data



Mempercepat Proses Pembayaran Hutang / Tagihan



Meningkatkan Keakuratan Tagihan


Gambar 4-4 Proses Analisis Keterkaitan


72

Keakuratan Data Resiko kesalahan pengelolaan aset

+

Mengurangi resiko kehilangan data

Proses persiapan + data Keakuratan + tagihan +

+ Proses pembayaran+ hutang/tagihan

Resiko kesalahan data

+ Proses transaksi

+ Kemudahan Analisis

+ Keakuratan perencanaan

+ Keakuratan Analisis

Resiko Kesalahan hitung

+

-

Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan

Piutang Tak Tertagih

Resiko kesalahan pembayaran

+

+ Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja


Gambar 4-5 Causal Loop Diagram Hubungan Sebab Akibat Antar Manfaat Investasi Oracle Finance



73

Berdasarkan Gambar 4-5, berikut ini adalah dampak dan mengenai causal loop diagram hubungan sebab akibat antar manfaat investasi Oracle Finance yang relevan dan signifikan bagi Departemen Finance Accounting di PASI: a. Dengan diimplementasikan Oracle Finance maka risiko kehilangan data akan berkurang yang akan berdampak pada keakuratan data. b. Dengan peningkatan keakuratan data maka akan meningkatkan keakuratan perencanaan dimana akan mengakibatkan restrukturisasi pembagian fungsi kerja. c. Dengan peningkatan keakuratan data maka akan mengakibatkan kemudahan analisis. Kemudahan analisis akan mengakibatkan keakuratan analisis dan akhirnya mengakibatkan akan meningkatkan pendapatan karena meningkatnya kualitas laporan. d. Dengan peningkatan keakuratan data akan mengurangi risiko kesalahan pengelolaan aset. Pengelolaan aset yang dilakukan dalam sistem memudahkan perhitungan depresiasi yang biasanya dilakukan secara manual. Risiko kesalahan pengelolaan aset yang berkurang akan mengakibatkan proses pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. e. Dengan peningkatan keakuratan data akan mempercepat proses persiapan data. Data-data yang dipersiapkan untuk proses pembayaran tagihan atau utang akan lebih cepat tersedia. Proses pembayaran tagihan/utang juga dipengaruhi oleh keakuratan tagihan. Proses pembayaran tagihan/utang yang cepat dilakukan di dalam sistem akan mengakibatkan proses pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. f. Dengan peningkatan keakuratan data maka akan mengakibatkan tagihan yang semakin akurat sehingga akan mengurangi risiko kesalahan pembayaran. Keakuratan tagihan juga dipengaruhi oleh risiko kesalahan hitung. Risiko kesalahan hitung yang kecil akan mengakibatkan keakuratan tagihan semakin besar.


74

g. Dengan peningkatan keakuratan data maka akan memperkecil risiko kesalahan data yang akan mengakibatkan berkurangnya risiko kesalahan hitung sehingga keakuratan tagihan semakin meningkat. Keakuratan tagihan yang semakin meningkat akan mempercepat proses transaksi sehingga mengurangi risiko yang disebabkan oleh piutang tak tertagih. 4.3.3. Stock and Flow Diagram Manfaat Investasi Oracle Finance Stock and flow diagram berfungsi untuk memvalidasi causal loop diagram yang sudah dibuat yang digunakan untuk memudahkan dalam simulasi system dynamics. Variabel yang digunakan dalam diagram ini adalah stock, flow dan pendukung. 1. Variabel Stock Merupakan variabel hasil yang dipengaruhi oleh flow. Cara menentukan variabel stock adalah melihat variabel tersebut sebagai variabel utama dari hasil identifikasi masalah dan variabel feedback loop (mempunyai dua loop). 2. Variabel Flow Merupakan variabel yang menentukan besar atau kecilnya tingkat, kecepatan, ketepatan, jumlah dan besar pengurangan dari variabel pendukung ke variabel hasil (stock) atau variabel hasil ke variabel hasil lainnya. 3. Variabel Pendukung Merupakan variabel yang menyebabkan terjadinya variabel pendukung yang lain atau variabel yang dapat mengisi variabel stock. Hasil pembentukan stock and flow diagram dapat dilihat pada Gambar 4-6.


75

+ Keakuratan Perencanaan

Resiko Kehilangan Data Resiko kesalahan data

Keakuratan Data Kemudahan Analisis

-

+ Proses Persiapan Data

Resiko Kesalahan hitung Piutang Tak Tertagih

Proses Transaksi

+Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja

+ + Keakuratan tagihan

-

Keakuratan Analisis

+Meningkatkan Kualitas Laporan

Resiko kesalahan pengelolaan aset

+ Mempercepat proses + pembuatan laporan keuangan +

+ Proses Pembayaran + Tagihan/Utang

Resiko kesalahan pembayaran

Gambar 4-6 Stock and Flow Diagram Manfaat Investasi Oracle Finance Departemen Finance Accounting



76

Berdasarkan variabel tujuan dari stock and flow diagram pada Gambar 4-6, maka manfaat yang akan dikuantifikasi adalah sebagai berikut pada Tabel 4-6: Tabel 4-6 Manfaat yang Akan Dilakukan Kuantifikasi No Kode 1 IRE-02

2 IPR-01

3 APR-03

Sub Kategori Meningkatkan kualitas laporan

Keterangan Relevan: dengan adanya sistem, laporan keuangan lebih rapih dengan format yang tidak berubah (Lampiran A.7)

Signifikan: laporan keuangan yang cepat dan dapat dipercaya bisa menjadi pegangan bagi manajemen dalam mengambil keputusan (Lampiran A.7) Restrukturisasi pembagian Relevan: Karena penggunaan sistem fungsi kerja mempermudah pekerjaan antar bagian, pembagian kerja menjadi lebih jelas (Lampiran A.9, B.18)


Signifikan: adanya pengurangan dari 10 orang menjadi 4 orang untuk data processing (Lampiran A.9) Relevan: Dengan adanya sistem membantu mempercepat proses pembuatan laporan (Lampiran A.7) Signifikan: Dengan proses pembuatan laporan yang cepat maka produktivitas karyawan untuk hal lain semakin baik (Lampiran A.7)


77

4.4.

Metriks Nilai Manfaat Investasi

Berdasarkan hasil pengelompokkan manfaat yang akan dikuantifikasi pada sub bab 4.3.3, maka langkah selanjutnya adalah menentukan metriks sebagai berikut: A. Metriks Manfaat Meningkatkan Kualitas Laporan Kualitas laporan yang meningkat didapat dari keakuratan analisis, dimana keakuratan analisis disebabkan oleh kemudahan analisis karena data yang semakin akurat. Adapun keakuratan data disebabkan risiko kehilangan data yang semakin kecil yang menyebabkan keseluruhan transaksi dapat dicatat dalam sistem. Contoh proses bisnis yang mendukung peningkatan kualitas laporan terdapat pada Gambar C-5, C-6, C-7 dan C-8 serta lampiran D.

Gambar 4-7 Analisis Keterkaitan Subkategori RRI-05 dan IRE-02

Berdasarkan analisis keterkaitan pada Gambar 4-4 dan Gambar 4-7, kesalahan pencatatan data piutang akan mengurangi keakuratan data dimana mempengaruhi kemudahan dan keakuratan analisis. Keakuratan analisis akan mempengaruhi kualitas laporan keuangan. Kesalahan pencatatan disini adalah kesalahan yang terjadi pada waktu melakukan jurnal dan pencatatan nilai pada sistem yang lama, sedangkan pada sistem yang baru kesalahan pencatatan masih terjadi tetapi lebih kepada human error atau ada koreksi nilai dari departemen lain. Peningkatan kualitas laporan bisa dilakukan dengan meningkatkan jumlah piutang tertagih dengan mengurangi kesalahan pencatatan. Metriks untuk manfaat ini adalah peningkatan jumlah piutang yang tertagih per tahun akibat peningkatan rasio piutang tertagih. B. Metriks Manfaat Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja


78

Meningkatkan produktivitas karena disebabkan oleh restrukturisasi pembagian fungsi kerja sangat terlihat ketika sudah menggunakan Oracle Finance dimana PASI memungkinkan untuk membagi unit bisnisnya untuk penjualan dimana memisahkan antara penjualan ekspor dan penjualan lokal. Dengan pembagian unit bisnis ini, PASI dapat melakukan perencanaan untuk meningkatkan pendapatan dari penjualan ekspor khususnya pada third-party dimana merupakan pelanggan baru bagi PASI yang berada di luar Indonesia. Metriks untuk manfaat ini adalah peningkatan pendapatan dari penjualan ekspor akibat restrukturisasi organisasi. C. Metriks Manfaat Mempercepat Proses Pembuatan Laporan Dengan adanya Oracle Finance yang diimplementasikan pada departemen Finance accounting di PASI dapat mempercepat proses pembuatan laporan. Proses pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat karena adanya proses persiapan data yang lebih cepat yang didukung oleh keakuratan data. Proses bisnis dalam pembuatan laporan keuangan yang dilaporkan terdapat pada Gambar C-5, C-6, C-7 dan C-8. Proses pembuatan laporan keuangan disini adalah laporan keuangan dalam proses konsolidasi (Gambar C-4), dimana sebelumnya tidak ada proses konsolidasi. Sesudah melakukan implementasi, unit bisnis PASI dibagi menjadi dua yaitu PASI-AW dan PASI-WH. PASI-AW fokus pada penjualan lokal dan PASI-WH fokus untuk penjualan ekspor. Dengan laporan konsolidasi memungkinkan manajemen untuk mengetahui kinerja dari masing-masing unit bisnis tersebut dan dapat melakukan perencanaan penjualan untuk permintaan lokal. Proses konsolidasi yang dilakukan adalah selama 5 hari kerja. Metriks untuk manfaat mempercepat proses pembuatan laporan adalah peningkatan pendapatan karena mempercepat proses pembuatan laporan konsolidasi. Berikut ini Tabel 4-7 yang berisi rangkuman metriks dari setiap manfaat yang akan dikuantifikasi.


79

Tabel 4-7 Rangkuman Metriks No Kode 1 IRE-02

2

IPR-01


Metriks Peningkatan jumlah piutang yang tertagih per tahun akibat peningkatan rasio piutang tertagih. Peningkatan Pendapatan dari Penjualan Ekspor akibat restrukturisasi organisasi

3

APR-03


Peningkatan pendapatan karena mempercepat proses pembuatan laporan konsolidasi

4.5.

Sub Kategori Meningkatkan kualitas laporan

Kuantifikasi Manfaat Investasi

Kuantifikasi manfaat investasi berdasarkan sub kategori manfaat yang sudah dikelompokkan di bagian sebelumnya dan menggunakan metriks yang sudah ditentukan sebelumnya adalah sebagai berikut: 4.5.1. Analisis Manfaat Meningkatkan Kualitas Laporan (IRE-02) Dalam sebulan, penjualan yang dilakukan untuk ekspor mencapai 30.000 USD = Rp. 346.260.000 untuk 10 transaksi. Penjualan ke afiliasi terdapat 100 transaksi yang memiliki total nilai Rp. 18.168.344.636. Penjualan ke third-party terdapat 150 transaksi yang memiliki total nilai Rp. 161.700.562.322 (Lampiran B.6). Total keseluruhan 260 transaksi adalah Rp. 180.215.166.958. Sebelum dilakukan implementasi Oracle Finance sering terjadi duplikasi pencatatan yang menyebabkan pencatatan yang salah. Untuk 260 transaksi, terdapat 10 transaksi (3,84%) yang mengalami kesalahan pencatatan atau tidak dicatat pada periode pembukuan yang sedang berjalan (Lampiran B.5). Sesudah dilakukan implementasi Oracle Finance kesalahan pencatatan data hampir sama sekali tidak terjadi. Kesalahan yang terjadi sebanyak-banyaknya adalah 2 transaksi (0,76%) (Lampiran B.5). Kesalahan yang terjadi tersebut karena ada koreksi dari departemen penjualan dan atau human error. Kesalahan pencatatan tersebut dapat mengurangi nilai pembayaran sehingga menyebabkan pembayaran tersebut tertunda. Pembayaran yang tertunda karena kesalahan pencatatan baru diketahui ketika proses audit akhir tahun dilakukan, walaupun demikian


80

pembayaran tetap dilakukan oleh pelanggan di tahun berikutnya pada bulan kedua. Berikut ini asumsi yang digunakan untuk melakukan kuantifikasi meningkatkan kualitas laporan. 1. 1 USD = Rp. 11.542,40 2. Rasio piutang tertagih sebelum implementasi Oracle Finance adalah (100 % 3,84 % ) = 96,16 % 3. Rasio piutang tertagih sesudah implementasi Oracle Finance adalah (100 % 0,76 % ) = 99,24 %. Peningkatan piutang tertagih setelah implementasi Oracle Finance adalah (99,24 % - 96,16 %) = 3,08 %. 4. Berdasarkan laporan keuangan tahun 2013, total pendapatan pada tahun 2013 adalah USD 196.019.423,82 = Rp. 2.262.534.588.035 (Lampiran F.2). Perhitungan manfaat meningkatkan kualitas laporan karena keakuratan data dari peningkatan piutang tertagih seperti pada Tabel 4-8 berikut ini: Tabel 4-8 Peningkatan Piutang Tertagih (Dalam Jutaan Rupiah) REVENUE

2013

PASI Pendapatan Sub Total Peningkatan piutang tertagih

2.262.535 2.262.535 69.686

Dengan menggunakan asumsi peningkatan piutang tertagih 3,08 % dimana diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak PASI, didapatkan nilai manfaat sebesar Rp. 69.686.000.000 untuk tahun 2013. Total nilai manfaat yang didapatkan

untuk

manfaat

meningkatkan

kualitas

laporan

adalah

Rp.

69.686.000.000 dalam setahun.


81

4.5.2. Analisis Manfaat Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja (IPR-01) Asumsi yang digunakan untuk mengkuantifikasi meningkatkan produktivitas karena disebabkan oleh restrukturisasi pembagian fungsi kerja (Lampiran B): 1. 1 USD = Rp. 11.542,40 2. Sebelum implementasi untuk kegiatan penjualan ekspor ke third-party belum memiliki volume transaksi yang banyak. Untuk tahun 2012, penjualan ekspor ke third-party sebanyak Rp. 1.368.780.551 (0,07 % dari total pendapatan) (Lampiran F.2), dan setelah dilakukan implementasi ada peningkatan volume penjualan ekspor menjadi Rp. 4.155.120.000 (0,184 % dari total pendapatan) (Lampiran F.2). 3. Pembagian fungsi kerja sebelum dan sesudah digambarkan pada Gambar 4-8 dan 4-9 sebagai berikut:

Gambar 4-8 Struktur Proses Penjualan Sebelum Implementasi Oracle Finance

Gambar 4-9 Struktur Proses Penjualan Sesudah Implementasi Oracle Finance

Berikut ini adalah metriks dan rumus perhitungan meningkatkan produktivitas karena disebabkan oleh restrukturisasi pembagian fungsi kerja pada Tabel 4-9.


82

Tabel 4-9: Metrik dan Rumus IPR-01 Kode

Metriks

IPR-01

Rumus

Peningkatan Pendapatan dari Penjualan Ekspor Third-Party

(Persentase penjualan ekspor sebelum implementasi – persentase penjualan ekspor sesudah implementasi) x Total Pendapatan

Berikut adalah perbandingan dari perhitungan kuantifikasi meningkatkan produktivitas karena disebabkan oleh restrukturisasi pembagian fungsi kerja pada Tabel 4-10 pada tahun 2012 (sebelum implementasi) dan 2013 (sesudah implementasi). Tabel 4-10 Perbandingan Peningkatan Pendapatan pada Tahun 2012-2013 Pendapatan Total Penjualan Ekspor Third-Party Persentase Penjualan Ekspor Third-Party (%) Selisih Kenaikan (%)

2012 Rp. 1.950.460.851.754

2013 Rp. 2.262.534.588.035

Rp. 1.368.780.551

Rp. 4.155.120.000

0,070 0,113

0,184

Pada Tabel 4-10 menunjukkan adanya peningkatan pendapatan untuk penjualan ekspor ke third-party. Total nilai manfaat yang dihasilkan adalah (0,113 * Rp. 2.262.534.588.035) = Rp. 2.567.334.561 untuk tahun 2013. 4.5.3. Analisis Manfaat Mempercepat Proses Pembuatan Laporan (APR-03) Asumsi yang digunakan untuk mengkuantifikasi manfaat mempercepat proses pembuatan laporan sebelum implementasi Oracle Finance adalah sebagai berikut (Lampiran F.1 serta Lampiran A dan B): 4. 1 USD = Rp. 11.542,40 5. Proses pembuatan laporan ditujukan pada kondisi sebelum ada laporan konsolidasi

dan

sesudah

ada

laporan

konsolidasi

ketika

dilakukan

implementasi Oracle Finance. Laporan konsolidasi yang semakin cepat maka PASI dapat melihat efek anak perusahaan terhadap induknya dan dapat


83

memberikan informasi terkini bagi manajemen induk perusahaan terhadap kinerja anak perusahaan. 6. Sebelum dibagi menjadi dua entitas terpisah, pendapatan dari penjualan lokal ke third-party adalah sebesar USD 20.277,87 = Rp. 234.055.302 (0.012 % dari total pendapatan) (Lampiran F.3). Sesudah dibagi menjadi dua entitas terpisah, untuk kegiatan penjualan lokal ke third-party meningkat menjadi USD 784.077,69 = Rp. 9.050.138.352 (0,4 % dari total pendapatan) (Lampiran F.3). 7. Sebelum dilakukan implementasi Oracle Finance, PASI belum melakukan konsolidasi (Lampiran A.8). Untuk penjualan ekspor dan lokal digabung menjadi satu entitas. Sesudah implementasi Oracle Finance, PASI membagi fokus unit bisnisnya menjadi dua yaitu untuk penjualan ekspor dan untuk penjualan lokal. Perbandingan sebelum dan sesudah implementasi Oracle Finance pada Gambar 4-10, 4-11 dan 4-12 serta 4-13.

Gambar 4-10 Proses Bisnis Penjualan PASI sebelum implementasi Oracle Finance

Gambar 4-11 Proses Bisnis Penjualan PASI sesudah implementasi Oracle Finance


84

Gambar 4-12 General Ledger Sebelum Implementasi Oracle Finance

Gambar 4-13 General Ledger Sesudah Implementasi Oracle Finance

Dengan memiliki laporan konsolidasi yang cepat, pihak manajemen PASI dapat memutuskan untuk memperluas unit bisnisnya dan fokus untuk proses bisnis tertentu dalam hal ini untuk menangani penjualan lokal. Laporan konsolidasi yang cepat membantu manajemen untuk melihat efek dari kinerja unit bisnis baru ke entitas induk. Sistem sebelumnya dapat menangani penjualan lokal yang memberikan 0,012 % dari total pendapatan, namun dengan berkembangnya permintaan dari pelanggan lokal diperlukan suatu sistem yang dapat menghasilkan laporan konsolidasi yang menampilkan kinerja dari entitas yang berbeda. Entitas yang berbeda ini dikelola di ledger yang berbeda, namun terintegrasi dengan ledger induknya seperti pada Gambar 4-11.


85

Sesudah dilakukan implementasi Oracle Finance, maka pendapatan meningkat sebesar 0,388 % dari total pendapatan. Peningkatan pendapatan karena manfaat mempercepat proses pembuatan laporan dapat dilihat pada Tabel 4-11 berikut: Tabel 4-11 Perbandingan Total dari penjualan lokal sebelum dan sesudah implementasi Oracle Finance Pendapatan Total dari Penjualan Lokal Third-Party Persentase (%)

2012 (sebelum) Rp. 1.950.460.851.754 Rp. 234.055.302 0,012

2013 (sesudah) Rp. 2.262.534.588.035 Rp. 9.050.138.352 0,4

Nilai manfaat yang didapatkan dari mempercepat proses pembuatan laporan konsolidasi setelah implementasi Oracle Finance adalah peningkatan pendapatan dari penjualan lokal sebesar (0,4 % - 0,012 %) x Rp. 2.262.534.588.035 = Rp. 8.778.634.202 pada tahun 2013. 4.6.

Total Nilai Manfaat yang Dikuantifikasi

Berdasarkan hasil kuantifikasi terhadap 3 manfaat yang telah disebutkan sebelumnya, secara keseluruhan manfaat yang dihasilkan dapat dilihat pada Tabel 4-12 berikut: Tabel 4-12 Tabel Total Nilai Manfaat (Dalam Rupiah) Manfaat Terkuantifikasi Peningkatan piutang tertagih Peningkatan Pendapatan dari Penjualan Ekspor karena Perubahan Restrukturisasi Peningkatan Pendapatan dari Mempercepat Pembuatan Laporan Konsolidasi Total Manfaat

2013

Rp. 69.686.000.000

Rp. 2.567.334.561

Rp. 8.778.634.202 Rp. 81.031.968.763

Berdasarkan Tabel 4-12 dapat dilihat bahwa total manfaat yang dihasilkan sebesar Rp. 81.031.976.763 untuk tahun 2013. Berdasarkan laporan keuangan (Lampiran F.1) tahun 2013 didapatkan data sebagai berikut:


86

Tabel 4-13 Persentase Net Profit dengan Total Pendapatan (dalam Rupiah) Total Pendapatan Total Net Profit

Rp. 2.262.534.597.500 Rp. 134.894.912.073

Persentase (%)

5,96

Pada Tabel 4-13, perbandingan antara net profit dengan total pendapatan adalah 5,96 %, sehingga nilai manfaat investasi sebesar Rp. 81.031.976.763 memberikan profit bagi organisasi sebesar (Rp. 81.031.976.763 x 5,96 %) = Rp. 4.829.505.338 4.7.

Simulasi Model Stock and Flow Investasi Oracle Finance

Simulasi model dilakukan untuk mengetahui perilaku sistem dalam periode waktu tertentu dalam mencapai tujuan dari investasi yaitu mempercepat proses pembuatan laporan keuangan dan meningkatkan kualitas laporan. Rumus-rumus yang digunakan pada model stock and flow adalah sebagai berikut: Tabel 4-14 Rumus Pada Diagram Stock dan Flow No

Variabel

Jenis

Satuan

1 Restrukturisasi pembagian fungsi kerja 2 Kemudahan analisis 3 Proses pembuatan laporan

Stock

Juta Rp/Month

-

-

Stock

Persen

0

100

Stock

Juta Rp/Month

-

-

4 Proses persiapan data 5 Proses pembayaran hutang/ tagihan 6 Proses transaksi 7 Kesalahan hitung 8 Piutang tak tertagih 9 Kehilangan data

Stock

Persen

0

100

Stock

Persen

0

100

Flow Stock

Lembar/Month Persen

0

100

Stock

Ratus Juta Rp/Month Ratus Juta Rp/Month Persen

-

-

(Proses Transaksi)

-

-

2.26253e+006

0

100

10 Kesalahan data

Flow Stock

Nilai Min Maks

Rumus

(Keakuratan Perencanaan)*2567 Keakuratan Data ("Proses Pembayaran Tagihan/Utang"+Proses Persiapan Data+Risiko kesalahan pengelolaan aset)/3/100*8778 Keakuratan Data (Keakuratan tagihan+Proses Persiapan Data)/2 1 Risiko kesalahan data

Keakuratan Data


87

Nilai 11 Kesalahan pembayaran 12 Kesalahan pengelolaan aset 13 Meningkatkan kualitas laporan

Stock

Juta Rp/Month

-

-

Keakuratan tagihan

Stock

Persen

0

100

Stock

Juta Rp/Month

-

-

14 Tagihan

Stock

Persen

0

100

15 Analisis 16 Data

Stock Stock

Persen Persen

0 0

100 100

(Keakuratan Analisis+Piutang Tak Tertagih+Resiko kesalahan pembayaran)/3/100* 69686 (Keakuratan Data+Risiko Kesalahan hitung/2)*Proses Transaksi Kemudahan Analisis Integ(2.26253e+006)

17 Perencanaan

Stock

Persen

0

100

Keakuratan Data

Keakuratan Data

Hasil dari simulasi menggunakan software Vensim berdasarkan model stock dan flow adalah sebagai berikut pada Gambar 4-14 dan Gambar 4-15 (hasil lengkap grafik dapat dilihat pada lampiran E):

Selected Variables 600,000 Juta Rp/Month 40,000 Juta Rp/Year

300,000 Juta Rp/Month 20,000 Juta Rp/Year

0 Juta Rp/Month 0 Juta Rp/Year 1

2

3

4

5

6 7 8 Time (Month)

Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan : Current Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja : Current

9

10

11

12

Juta Rp/Month Juta Rp/Year

Gambar 4-14 Simulasi antara Pembagian Fungsi Kerja dan Mempercepat Proses Pembuatan Laporan Keuangan


88

Gambar 4-14 menunjukkan hubungan antara pembagian fungsi kerja dengan percepatan proses pembuatan laporan.

Selected Variables 10 M Juta Rp/Month 40,000 Juta Rp/Year

5 M Juta Rp/Month 20,000 Juta Rp/Year

0 Juta Rp/Month 0 Juta Rp/Year 1

2

3

4

5

6 7 8 Time (Month)

9

Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan : Current Meningkatkan Kualitas Laporan : Current Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja : Current

10

11

12

Juta Rp/Month Juta Rp/Month Juta Rp/Year

Gambar 4-15 Simulasi hubungan tiga variable

Gambar 4-15 menunjukkan hubungan antara keakuratan data dengan percepatan proses pembuatan laporan keuangan dan peningkatan kualitas laporan. Pada grafik tersebut menunjukkan peningkatan keakuratan data akan berdampak positif bagi manfaat mempercepat proses pembuatan laporan keuangan dan peningkatan kualitas laporan. 4.8.

Manajemen Risiko Manfaat Investasi

Pada bagian ini akan dibahas mengenai keterkaitan antara manfaat investasi Oracle Finance yang telah teridentifikasikan dan terkelompokkan, sesuai pembahasan pada bagian sebelumnya, terhadap manajemen risiko investasi. Manajemen risiko investasi diawali dengan menentukan potensi risiko yang mungkin terjadi dari tiap kategori manfaat yang dihasilkan. Proses selanjutnya adalah penentuan Key Risk Indicator (KRI).


89

4.8.1. Identifikasi Risiko Tiap Kategori Manfaat Bisnis Investasi Tujuan dari dikembangkannya sekumpulan KRI yang efektif dalam sebuah organisasi adalah untuk mengidentifikasi metrik-metrik yang sesuai serta memberikan pemahaman mengenai potensi risiko yang memberikan dampak terhadap pencapaian tujuan organisasi, dalam hal ini pencapaian tujuan organisasi melalui investasi Oracle Finance yang dilakukan. Risiko yang dimaksud adalah risiko yang menyebabkan atau membuat manfaat-manfaat bisnis dari investasi Oracle Finance tersebut tidak tercapai. Dalam penelitian ini penulis mencoba untuk melakukan identifikasi risiko dari tiap kategori manfaat yang telah dihasilkan berdasarkan hasil wawancara dengan Senior Supervisor Departemen Finance Accounting serta tinjauan literatur secara umum. Hasil identifikasi dan pengelompokkan manfaat investasi menggunakan Tabel Generik dan System Dynamics menghasilkan beberapa manfaat investasi Oracle Finance yang dikuantifikasi seperti mempercepat proses pembuatan laporan keuangan, meningkatkan kualitas laporan, restrukturisasi pembagian fungsi kerja, mengurangi risiko kesalahan pembayaran dan mengurangi risiko piutang tak tertagih. Proses untuk melakukan analisis digambarkan seperti pada Gambar 4-9.

Gambar 4-16 Proses Analisis Risiko

Penulis melakukan identifikasi risiko potensial dengan membagi menjadi dua sudut pandang yaitu potensi risiko non-teknis (diluar faktor teknologi yang terlibat) dan potensi risiko teknis (menyangkut faktor teknologi yang digunakan). Berikut ini identifikasi risiko teknis dan non teknis yang berkaitan dengan subkategori manfaat restrukturisasi pembagian fungsi kerja (IPR-01) yaitu:


90

1. Jumlah staff yang tidak memiliki aktivitas kerja meningkat yang mengakibatkan kerugian bagi organisasi/perusahaan. (Lampiran B.18) 2. Kurangnya penempatan pegawai di posisi yang tidak seharusnya sehingga menyebabkan proses kerja tidak efektif. (Lampiran B.18, A.9) 3. Proses transfer knowledge yang belum dilakukan bisa menjadi risiko potensial yang mungkin terjadi antar staff lama dengan yang baru. (Lampiran B.21) 4. Perbedaan kemampuan setiap staff dalam menggunakan aplikasi teknologi informasi

yang

digunakan

untuk

kebutuhan

sistem

informasi

organisasi/perusahaan. (Lampiran B.21) 5. Penentuan KPI (Key Performance Indicator) setiap staff yang berhubungan langsung dengan operasional sistem belum ada. (Lampiran B.23) Berikut ini identifikasi risiko teknis dan non teknis yang berkaitan dengan subkategori manfaat meningkatkan kualitas laporan (IRE-02) yaitu: 1. Adanya pergantian staff sehingga menyebabkan adaptasi bagi staff yang baru agar bisa mengerjakan laporan yang biasa dilakukan oleh staff yang lama. (Lampiran A.9) 2. Penentuan KPI (Key Performance Indicator) setiap staff yang berhubungan langsung dengan operasional sistem belum ada. (Lampiran B.23) 3. Adanya downtime jaringan yang terjadi ketika proses menghasilkan laporan dilakukan. (Lampiran B.20) Berikut ini identifikasi risiko teknis dan non teknis yang berkaitan dengan subkategori manfaat mempercepat proses pembuatan laporan (APR-03) yaitu: 1. Adanya pergantian staff sehingga menyebabkan adaptasi bagi staff yang baru agar bisa mengerjakan laporan yang biasa dilakukan oleh staff yang lama. (Lampiran A.9)


91

2. Waktu tutup buku yang belum disepakati bersama atau waktu tutup buku yang belum dikomitmenkan bersama dalam satu departemen sehingga proses pembuatan laporan lewat dari tenggat waktu. (Lampiran A.6, A.8) 3. Tidak ada pelatihan bagi staff baru atau staff lama sebagai bentuk peningkatan kualitas kerja. 4. Penentuan KPI (Key Performance Indicator) setiap staff yang berhubungan langsung dengan operasional sistem belum ada. (Lampiran B.23) 5. Adanya downtime jaringan yang terjadi ketika proses menghasilkan laporan dilakukan. (Lampiran B.20) Berdasarkan identifikasi potensi risiko yang telah teridentifikasi selanjutnya dihasilkan Key Risk Indicator (KRI) yang bersesuaian dari setiap potensi risiko manfaat investasi Oracle Finance, sebagai berikut: 1. Persentase tidak adanya aktivitas kerja 2. Kurangnya penempatan pegawai di posisi yang tidak seharusnya 3. Pergantian karyawan 4. Proses transfer knowledge yang belum dilakukan 5. Ketidakmampuan karyawan dalam pemanfaatan teknologi 6. Penentuan KPI (Key Performance Indicator) untuk setiap karyawan yang berhubungan langsung dengan operasional sistem 7. Hari penutupan transaksi 8. Downtime jaringan 9. Kemampuan kapasitas jaringan 10. Kemampuan kerja server


BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini merupakan akhir dari penelitian. Semua pertanyaan penelitian dijawab dalam bentuk kesimpulan, dan saran merupakan lanjutan dari penelitian yang dilakukan penulis. 5.1.

Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka terdapat beberapa kesimpulan pada penelitian ini, yaitu: 1. Pemetaan manfaat investasi Oracle Finance dilakukan dengan Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik dan system dynamics untuk mengetahui hubungan keterkaitan antar satu manfaat dengan manfaat yang lainnya. 2. Dari hasil identifikasi manfaat investasi Oracle Finance menggunakan Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik di Departemen Finance Accounting PASI, terdapat 20 manfaat relevan dengan 17 manfaat signifikan. 3. Dari hasil identifikasi 17 manfaat yang relevan dan signifikan didapatkan 5 kategori manfaat sebagai berikut: a. Meningkatkan produktivitas (karena disebabkan oleh) restrukturisasi pembagian fungsi kerja dan kemudahan analisis b. Mempercepat

proses

(dari)

pembuatan

laporan,

persiapan

data,

pembayaran hutang/tagihan dan transaksi c. Mengurangi risiko (dari) kesalahan hitung, piutang tak tertagih, kehilangan data, kesalahan data, kesalahan pembayaran, dan kesalahan pengelolaan aset d. Meningkatkan pendapatan (yang disebabkan oleh) meningkatkan kualitas laporan e. Meningkatkan keakuratan (dari) tagihan, analisis, data dan perencanaan



93

4. Hasil pengelompokan manfaat investasi Oracle Finance dari analisis stock and flow diagram didapatkan 3 manfaat yang dikuantifikasi yaitu: a. Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan b. Meningkatkan kualitas laporan c. Restrukturisasi pembagian fungsi kerja 5. Total nilai manfaat yang didapat dari setiap manfaat investasi Oracle Finance adalah sebagai berikut: a. Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan Total nilai manfaat adalah Rp. 8.778.634.202 b. Meningkatkan kualitas laporan Total nilai manfaat adalah Rp. 69.686.000.000 c. Restrukturisasi pembagian fungsi kerja Total nilai manfaat adalah Rp. 2.567.334.561 6. Berdasarkan identifikasi potensi risiko yang telah teridentifikasi selanjutnya dihasilkan Key Risk Indicator (KRI) yang bersesuaian dari setiap potensi risiko manfaat investasi Oracle Finance, sebagai berikut: a. Persentase tidak adanya aktivitas kerja b. Kurangnya penempatan pegawai di posisi yang tidak seharusnya c. Pergantian karyawan d. Proses transfer knowledge yang belum dilakukan e. Ketidakmampuan karyawan dalam pemanfaatan teknologi f. Penentuan KPI (Key Performance Indicator) untuk setiap karyawan yang berhubungan langsung dengan operasional sistem


94

g. Hari penutupan transaksi h. Downtime jaringan i. Kemampuan kapasitas jaringan j. Kemampuan kerja server 5.2.

Saran

Berikut adalah beberapa saran dari penulis untuk penelitian: 1. Saran untuk perusahaan: a. Karena implementasi masih dilakukan di Departemen Finance Accounting, maka manfaat yang terlihat belum banyak. Namun manfaat – manfaat tersebut bisa menjadi pegangan bagi organisasi jika akan mengembangkan unit bisnisnya. b. Manfaat-manfaat yang teridentifikasi bisa menjadi pegangan perusahaan untuk menerapkan sistem Oracle di area distribution seperti modul Puchase Order, Inventory dan Order Management. Penerapan beberapa modul distribusi tersebut akan menyebabkan data-data untuk penjualan terintegrasi dengan modul AR sehingga kualitas data akan lebih baik dan kesalahan pencatatan tidak ada lagi c. Perubahan proses bisnis untuk penagihan yang tertunda pada tahun berjalan yang dibayarkan pada tahun berikutnya menjadi di tahun yang berjalan dimana dikontrol oleh sistem Oracle Finance yang melakukan pemberitahuan ke bagian Finance Accounting bahwa ada pembayaran yang telat dilakukan oleh pelanggan 2. Saran untuk penelitian lanjutan: a. Penelitian sejenis yang menggunakan Tabel Generik dalam melakukan analisis

manfaat

bisnis

dari

investasi

SI/TI,

disarankan

untuk

menggunakan metode system dynamics dalam memodelkan hubungan


95

antara manfaat yang telah teridentifikasi, karena simulasi model tersebut dengan metrik yang tepat dalam metode system dynamics menghasilkan proses penghitungan kuantifikasi manfaat menjadi lebih akurat dan terstruktur. b. Penelitian berikutnya bisa dilakukan setelah implementasi modul-modul lain yang berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa, inventori dan penjualan. c. Penelitian berikutnya bisa melakukan kajian terhadap kelayakan dari implementasi sistem yang tidak berkaitan dengan Departemen Finance Accounting. d. Penelitian berikutnya dapat menambahkan rencana mitigasi risiko yang terjadi pada tiap-tiap manfaat relevan dan signifikan yang dilakukan kuantifikasi. e. Penelitian berikutnya dapat membagi risiko setiap manfaat yang dikuantifikasi menjadi lebih spesifik berdasarkan metrik KRI yang diteliti oleh Samuel (2014) sehingga penentuan KRI menjadi lebih baku.


96

DAFTAR PUSTAKA

[1]

Agung, Anak. (2012). Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Mengakomodasi International Financial Reporting Standards (IFRS) Di Suatu Perusahaan melalui Pendekatan Analisis Biaya Konvergensi.

[2]

Antasari, Toha. (2011). Kajian Literatur Identifikasi dan Klasifikasi Metriks TI yang digunakan untuk Mengkuantifikasi Nilai Manfaat Ekonomis SI/TI Generik Ranti. Karya Akhir, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[3]

Andriadi, F. (2000). Justifikasi Investasi Teknologi Informasi dengan Menggunakan Metodologi Information Economics pada Direktorat Jendral Imigrasi (Studi Kasus : SIMKIM). Jakarta: Universitas Indonesia. Tesis, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[4]

APICS, (1998). APICS Dictionary, 9th ed. APICS – The Educational Society for Resource Management: Falls Church, VA.

[5]

Arifin, Satria Perdana. (2010). Kajian Manfaat Bisnis TI Implementasi Enterprise Resource Planning pada Industri Minyak dan Gas: Studi Kasus PT. Chevron Pacifik Indonesia. Karya Akhir, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[6]

Beasley, Mark S., Bruce C. Branson, dan Bronnie V. Hancock. (2011). “Developing

Key

Risk

Indicators

Strengthen

Enterprise

Risk

Management: How Key Risk Indicators can Sharpen Focus on Emerging Risks.” Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

December.

Diakses

12

Juni

2014.

http://www.coso.org/guidance.htm [7]

Darmadji, P. A. (2011). Analisis Kelayakan Ekonomis Cloud Computing


97

pada Lembaga Keuangan Mikro di Indonesia dengan Metode Ranti’s Generic IS/IT Business Value dan Economic Value Added : Studi Kasus pada Bank Perkreditan Rakyat di Jakarta. Jakarta: Universitas Indonesia. [8]

Dewanto, W., & Falahah. (2007). ERP: Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis, Bandung: Penerbit Informatika.

[9]

Indrajit, R. E. (2011). Kajian Strategis Analisa Cost Benefit Investasi Teknologi Informasi. Boston: Harvard University.

[10]

ITGI, (2008). Enterprise Value: Governance of IT Investments The Val IT Framework 2.0 Extract, Rolling Meadows.

[11]

Maulana, Dzulfikar. (2013). Analisis Manfaat Investasi SAP dengan Menggunakan Ranti’s Generic IS/IT Business Value dan System Dynamics. Studi Kasus: PT. Pindad (Persero). Karya Akhir, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[12]

Nur, Rakhman. (2014). Analisis Manfaat Investasi Multiple Active Trading Center Sistem Perdagangan Saham Dengan Menggunakan Tabel Generik Manfaat Bisnis SI/TI, System Dynamics, dan Economic Value Added: Studi Kasus PT Bursa Efek Indonesia. Karya Akhir, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[13]

Pakpahan, R. (2012). Analisis Implementasi SAP R/3 pada Perusahaan Penyedia Jasa & Produk Teknologi Informasi dengan Menggunakan Ranti’s Generic IS/IT Business Value dan Economic Value Added: Studi Kasus PT. XYZ. Karya Akhir, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[14]

Parker, M. M., Benson, R. J., & Trainor, H. E. (1988). Information Economics: Linking Business Performance to Information Technology.


98

New Jersey: Prentice Hall College Div. [15]

Ranti, Benny. (2006). “A Review of Information Technology Investment Evaluation Methodologies: The Need for Appropriate Evaluation Methods,” ICT Journal the Indonesia ICT Institute, pp. 1-6.

[16]

Ranti, Benny. (2008). “Identifikasi Manfaat-manfaat Bisnis Sistem Informasi/Teknologi Informasi dengan Pendekatan Hermeneutika: Kasuskasus di Indonesia.” Ringkasan Disertasi, Program Doktor Ilmu Komputer Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

[17]

Ranti, B., & Tambotoh, J. (2010). Implementasi Kajian Kelayakan Finansial untuk Meningkatkan Tingkat Kematangan Manajemen Investasi Teknologi Informasi. Jurnal Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia.

[18]

Samuel, Deni. (2014). Kajian Literatur Keterkaitan Tabel Manfaat Bisnis SI/TI Generik Dengan Manajemen Risiko Menggunakan COSO Enterprise Risk Management Framework. Karya Akhir, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[19]

U. Sekaran and R. Bougie, (2010). Research Methods for Business: A Skill Building Approach Fifth Edition, John Wiley & Sons Ltd.

[20]

W, Van Grembergen. (2004) Strategies for Information technology Governance, IDEA Group Publishing.

[21]

Wardhani, Natalia. (2011). Eksplorasi Kontribusi SAP Menggunakan Generic IS/IT Business Value dan Economic Value Added: Studi Kasus Perusahaan Manufaktur di Industri Kimia Spesifik. Karya Akhir, Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta: Perpustakaan MTI FASILKOM.

[22]

http://www.sistemdynamics.org/DL-IntroSysDyn/start.htm (Diakses 17 Juni 2013)


99

[23]

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1310/1070 SeminarNasional Aplikasi TeknologiInformasi 2005 (SNATI 2005) ISBN: 979-756-061-6 Yogyakarta, 18 Juni 2005 (Diakses 15 Juni 2013)

[24]

http://sysdyn.clexchange.org/ (Diakses 4 April 2013)

[25]

http://www.yazaki-group.com/global/network/ao.html#indonesia (Diakses 15 November 2013)

[26]

http://www.yazaki-group.com/global/pdf/ser2012_07-10.pdf (Diakses 15 November 2013)

[27]

http://www.yazaki-group.com/global/pdf/ser2012_05-06.pdf (Diakses 15 November 2013)

[28]

http://www.yazaki-group.com/global/ser/2012.html

(Diakses

15

November 2013)


100

LAMPIRAN A

Lampiran A Koresponden Wawancara 1: Pak John (Senior Supervisor Departemen Finance Accounting) Koresponden Wawancara 2: Pak Samsul (Manajer TI) Pak John sudah bekerja di lingkungan PASI sejak tahun 2000, dimana dia juga ikut serta dalam proses implementasi Oracle Finance. Pak Samsul sudah bekerja di lingkungan PASI sebelum PASI menjadi grup dari tahun 1989. Saya mau menanyakan dan mengkonfirmasikan beberapa hal dari sisi user/pengguna TI di PASI tentang hal berikut ini: Konfirmasi permasalahan ERP di PASI: 1. Pak Samsul, bagaimana penerapan ERP di tempat anda ? apa aplikasi yang digunakan ? Sejak tahun 2003 kami menggunakan Oracle E-Business Suite modul Finance versi 11i, seluruh cabang juga menggunakan sistem yang sama. Saat itu pertimbangannya adalah konsolidasi laporan keuangan bisa lebih cepat dan akurat, serta laporan keuangan bisa lebih cepat dibuat dari sistem. 2. Bagaimana dengan bagian-bagian lain seperti bagian pengadaan, gudang, dan sales ? Bagian-bagian tersebut belum menggunakan aplikasi yang digunakan oleh bagian Finance Accounting. Mereka masih menggunakan aplikasi buatan internal TI kami sendiri, dimana menggunakan Oracle Form. 3. Lalu apakah ada rencana pengembangan aplikasi Oracle E-Business Suite untuk bagian-bagian pengadaan, gudang dan sales ? 100


101

Memang ada, rencananya kami ingin mengimplementasikan di salah satu cabang di Semarang. Namun kami masih berdiskusi dengan pihak terkait disana terkait dengan kebutuhannya. 4. Pak John, selama ini bagaimana kecepatan pemrosesan data ? Rendah untuk data diluar Orafin

A.1

5. Apakah data terintegrasi untuk semua bagian ? Data tidak terintegrasi karena aplikasi yang digunakan berbeda dan A.2

formatnya tidak baku 6. Pak John, bagian apa saja yang selama ini menggunakan Orafin ? Awalnya implementasi dilakukan di departemen finance accounting. Departemen

lain

belum

menggunakan

aplikasi

oracle,

namun

A.3

menggunakan oracle form yang terpisah dari orafin 7. Pak John, apakah seringkali terjadi perbedaan persepsi atas suatu transaksi akibat tidak adanya penyeragaman dan kodefikasi ? Ya, karena tidak terintegrasi data antar departemen purchasing, inventory, dan sales 8. Bagaimana produktivitas dan efisiensi ? lalu selama ini bagaimana komunikasi antar bagian ? Efisiensi rendah karena duplikasi pekerjaan antar bagian, komunikasi cukup lancar mengingat telah dibuat calendar of even yang telah disepakati oleh semua bagian 9. Jadi menurut bapak, apakah sistem yang ada belum diterapkan secara maksimal ? Ya belum maksimal, karena beberapa proses yang seharusnya bisa dilakukan dalam sistem namun dilakukan di luar sistem. Contohnya seperti proses pricing, costing masih dilakukan dengan excel Universitas Indonesia


A.4

102

10. Menurut pak Samsul, apa manfaat SI/TI untuk perusahaan (khususnya di PASI) saat ini? A.5

Efisiensi waktu, SDM, dan traceable data

11. Pak John, sebelum menggunakan Oracle, apa aplikasi lain yang digunakan ? Apakah ada masalah dengan sistem sebelumnya ? Untuk Finance, sebelumnya menggunakan aplikasi "MAS". Masalahnya untuk data transaksi yang banyak sangat lambat di cabang dan kesulitan konsolidasi.

Laporan

bisa

15

hari

kerja

tiap

bulan.

Banyak

A.6

membutuhkan staff untuk mencatat data dalam sistem 12. Pak John, apa manfaat yang paling bapak rasakan setelah menggunakan Oracle Finance ? Pada waktu itu yang paling dirasakan adalah pembuatan laporan yang cepat serta laporan konsolidasi bisa dilakukan dengan akurat. Data supplier dan customer tidak hilang dan seragam untuk penulisan datanya,

A.7

serta terintegrasi antara data-data utang, piutang, pembayaran tagihan dan piutang. Semuanya dalam satu aplikasi. Proses tutup buku bulanan

A.8

berlangsung lebih cepat yaitu 5 hari kerja. Serta penggunaan staff yang lebih sedikit dari 10 orang menjadi 4 orang untuk staff yang melakukan

A.9

input ke sistem 13. Lalu bagaimana dengan staff yang sudah bekerja sebelumnya ? Staff tersebut ada yang dipindah bagian atau cabang sesuai kebutuhan

A.9a

yang ada pada saat itu. Ada yang dimutasi ke Subang, ada juga yang ke Semarang, mereka menjadi key user disana. 14. Siapa pencetus penggunaan Oracle pertama kali ? Orafin dicetuskan oleh Dept Head Finance yang sebelumnya dengan A.10

alternatif Orafin atau SAP



103

15. Apa pentingnya mengetahui manfaat suatu investasi serta nilai manfaat yang didapat ? Manfaat penggunaan aplikasi orafin tidak pernah dikuantifisir

A.11

16. Apakah setelah implementasi Oracle Finance terjadi pengurangan beberapa biaya seperti telekomunikasi, biaya perjalanan, biaya operator, biaya pertemuan, biaya layanan ? Tidak ada pengurangan biaya telekomunikasi karena tidak berhubungan dengan sistem. Begitu juga dengan biaya perjalanan, biasanya biaya

A.12

perjalanan disini diatur oleh GA dimana tidak berkaitan dengan sistem dan perjalanan disini merupakan perjalanan dinas. Untuk biaya operator atau karyawan tidak berhubungan dengan sistem juga. Untuk Oracle Finance tidak memberikan layanan secara langsung terhadap produksi, saat ini Oracle Finance masih berupa pendukung bisnis bukan core. Untuk proses pencatatan di gudang dan sales ataupun pengadaan menggunakan oracle form yang belum terintegrasi dengan oracle finance kita. 17. Bagaimana dengan biaya sewa ruangan, alat-alat produksi ? Untuk ruangan rapat ataupun gedung, kita tidak sewa. Kita memiliki ruang sendiri, begitu juga dengan alat-alat pabrik yang digunakan tidak

A.13

disewa. 18. Bagaimana proses penjualan disini ? Penjualan dilakukan untuk domestik (dalam negeri) dan third-party. Untuk domestik biasanya proses negosiasi masih bisa langsung dilakukan oleh orang kita, namun untuk third-party ada rule khusus dari Yazaki pusat, biasanya proses negosiasi masih dilakukan oleh pihak Jepang. Untuk proses tersebut belum bisa dicover dalam sistem Oracle Finance. 19. Bagaimana untuk proses penyimpanan hasil jadi produksi ?



A.14

104

Untuk proses penyimpanan hasil jadi produksi dilakukan di tiap-tiap cabang, dan untuk distribusinya dilakukan pengiriman ke Cikarang dahulu sebelum dilakukan pengiriman. Untuk pencatatan dalam sistem

A.15

dibuat aplikasi yang terpisah dengan oracle forms sehingga belum terintegrasi dengan oracle finance. 20. Bagaimana kebijakan untuk produk-produk yang rusak ? Dari produksi kita mengharapkan zero defect. Proses produksi yang ada masih dilakukan secara padat karya, pencatatan ke sistem belum ada sehingga masih ada pencatatan manual oleh tiap-tiap supervisor yang

A.16

memegang beberapa team leader produksi. Proses produksi yang ada tidak terintegrasi ke oracle finance, saat ini masih menggunakan sistem yang dibuat khusus dari Jepang karena dirasakan lebih cocok diterapkan. 21. Apakah keputusan dan kebijakan berdasarkan hasil dari laporan sistem ? Tidak, karena bisnis yang kita lakukan berdasarkan dari job order yang ada sehingga keputusan yang dihasilkan bukan dari hasil sistem namun dari permintaan pelanggan.



A.17

105

LAMPIRAN B

Lampiran B Koresponden Wawancara: Pak John (Senior Supervisor Accounting Finance) Ada beberapa pertanyaan berikut yang terkait dengan data dan kondisi di organisasi bapak: 1. Berapa banyak kertas tagihan per bulan yang harus dicatat dalam sistem ? Ada sekitar 2500 tagihan per bulan, setengahnya merupakan transaksi

B.1

dalam mata uang USD, setengahnya lagi dalam mata uang IDR. Dibedakan seperti itu bergantung dari suppliernya. 2. Lalu berapa banyak dokumen pembayaran setiap bulan ? Ada sekitar 800 dokumen pembayaran per bulan

B.2

3. Berapa nilai transaksi tagihan tersebut per bulannya pak? Berdasarkan data yang saya miliki untuk USD bernilai 17.252, dan untuk

B.3

mata uang rupiah rata-rata nilai per transaksi yang dicatat 180.186.677 4. Untuk pengelolaan transaksi tersebut apakah ada kesulitan sebelum ada Oracle ? Dulu ketika masih menggunakan MAS, kita masih pakai program Access, jadi seringkali ada salah catat. Dari 2500 transaksi, kira-kira ada 100 transaksi yang salah catat. Sesudah pakai Oracle, paling banyak terjadi kesalahan 9 transaksi. Kalo dulu kita input di bulan berikutnya, atau baru tahu kesalahan salah catat tersebut waktu audit pertengahan tahun. Sekarang kita mengetahui lebih cepat, karena ada kontrol dari sistem pada waktu closing bulanan. 5. Kalau untuk pengelolaan transaksi piutang, apakah ada perbedaan dahulu dengan sekarang ? Universitas Indonesia


B.4

106

Untuk piutang dari customer, kita dapat data tersebut dari departemen sales. Seringkali banyak perubahan yang terjadi di sisi mereka walaupun sudah pakai Oracle karena program yang mereka pakai belum terintegrasi, kita mengalami kesulitan. Misalnya dulu untuk sekitar 260an transaksi, ada 10 transaksi yang salah input atau koreksi,

B.5

kadangkala kita tidak mencatatnya. Sesudah ada Oracle, kesalahan paling banyak terjadi hanya dua transaksi. Biasanya karena human error. 6. Berapa nilai transaksi tersebut pak? Sebelumnya kita membagi penjualan yang ada menjadi tiga yaitu ekspor, penjualan ke afiliasi dan penjualan ke third-party. Tiap bulan third-party paling banyak penjualannya, sekitar 150 transaksi dengan total nilai 161.700.562.322 berdasarkan data yang saya miliki. Untuk ekspor tidak

B.6

banyak paling sekitar 10 transaksi dengan total nilai 30.000 dollar. Untuk afiliasi sendiri ada 100 transaksi dengan total nilainya 18.168.344.636 rupiah. Ini berdasarkan data-data yang saya miliki per bulan Mei 2014. Nanti bisa dicek kertas kerjanya untuk data-data tersebut. 7. Bagaimana untuk transaksi pembayaran sebelum dan sesudah implementasi Oracle ? Pembayaran kita paling banyak untuk pembayaran petty cash, 80 persen kebanyakan untuk operasional disini. Kalau untuk pembayaran ke supplier, kita lakukan 2x seminggu, untuk sebulan kira-kira nilai transaksi berdasarkan data yang saya punya itu 1.067.916.124 rupiah B.7

untuk 160 transaksi. 8. Dari transaksi pembayaran, berapa persentase kesalahannya? Waktu pakai MAS, dari 800an voucher, ada sekitar 20 transaksi yang kita salah catat atau tidak kita input karena sudah tutup buku jadinya kita masukkan di bulan berikutnya. Sesudah implementasi, kesalahan menjadi lebih kecil, sebanyak-banyaknya hanya 1 transaksi. Itupun karena ada kesalahan input dari user Universitas Indonesia


B.8

107

9. Bagaimana proses konfirmasi pembayaran yang dilakukan sehingga kesalahan pembayaran bisa sekecil itu ? Walaupun ada kontrol dari sistem berupa laporan aging, kita juga

B.9

melakukan konfirmasi langsung dengan supplier terkadang kita mengadakan rapat untuk menyamakan data, sehingga tidak ada merasa dirugikan 10. Berapa banyaknya transaksi pembayaran tagihan dalam satu bulan ? 800 voucher payment, pembayaran paling banyak dilakukan untuk petty cash. 80 % transaksi pembayaran untuk petty cash sedangkan sisanya

B.10

pembayaran kepada supplier. Petty Cash disini nilai transaksinya dibawah satu juta rupiah. 11. Berapa lama pembuatan tagihan ? Kurang dari 1 hari

B.11

12. Berapa lama pengiriman tagihan ? 1 hari

B.12

13. Berapa biaya pengiriman tagihan ? Hanya biaya kurir atau bensin, totalnya sekitar 150.000 rupiah

B.13

14. Biasanya untuk biaya cetak faktur tagihan ke customer menggunakan cartridge, kira-kira berapa biaya yang dikeluarkan untuk sekian lembar faktur tagihan tersebut ? Biasanya kita tidak memperhitungkan secara langsung. Tapi perkiraan saya sekitar 150 rupiah per 500 lembar faktur yang dicetak

B.14

15. Berapa banyaknya dokumen pembayaran dari pelanggan setiap bulannya ? Untuk dokumen receipt tersebut sekitar 100 lembar per bulan dimana 65 diantaranya pembayaran dengan mata uang rupiah, dan sisanya pembayaran dengan mata uang US Dollar. Untuk rupiah, pembayaran Universitas Indonesia


B.15a

108

dari customer ke kita dari data yang saya miliki yaitu 246.560.555.662 rupiah, kalau US dollar mencapai 21 jutaan dollar. Datanya nanti bisa

B.15b

saya berikan. Untuk petty cash, kita juga input ke sistem AR, untuk proses pengisiannya. Untuk pengisian petty cash nilainya kurang dari 10 juta per transaksi, kira-kira ada 20 transaksi per bulan. Dahulu sebelum

B.15c

ada Oracle, jarang terjadi kesalahan untuk penerimaan pembayaran ini, paling sekitar 6 transaksi per tahun. Bisa dibayangkan kalau salah terima uang akan bermasalah untuk PASI juga. Sesudah ada Oracle,

B.15d

dalam setahun sekitar 1 transaksi. Itupun karena salah input atau telat input, jadi kita reversed aja di dalam sistem. 16. Untuk penjualan, paling banyak penjualan kemana ? Penjualan paling banyak dilakukan ke grup, sehingga margin kita tiap tahun tidak besar. Penggunaan sistem yang ada pun tidak mempengaruhi

B.16

produksi, rugi ataupun untung, kita tetap menjalankan produksi 17. Berapa banyak dokumen laporan yang harus dilaporkan ke pusat ? Secara softfile hanya BSPL beserta detailnya. Secara hardcopy hanya sekali dalam setahun yaitu audited financial report. Laporan tersebut

B.17

membutuhkan jasa auditor juga untuk melakukan penilaian, biasanya kita mengalokasikan anggaran untuk proses audit dari Deloitte. 18. Berapa jumlah pegawai yang digunakan di Dept Finance Accounting ? karyawan pasi wh Finance = 15 orang, yg akses ke orafin hanya 10 orang, dari 10 orang ini yg melakukan data entry hanya 4 orang

B.18

19. Berapa kisaran remunerasi yang diberikan ke staff bapak ? UMK sebesar 2,8 Juta jika mengikuti sektor 1 otomotif, kondisi disini B.19

adalah dua kali UMK 20. Pak John, dahulu waktu penerapan ERP apakah pernah terjadi seperti mati lampu atau downtime ? Lalu hal-hal apa saja yang dilakukan untuk hal tersebut ? Universitas Indonesia


109

Biasanya untuk pabrik yang berada di lokasi Balaraja, cukup sering terjadi mati lampu, sehingga hal tersebut sangat mengganggu operasional

B.20

kami disini. Kalau dari tim TI sendiri sudah menyiapkan genset untuk berjaga-jaga, genset tersebut diletakkan di Balaraja, karena disana kami meletakkan server kami. 21. Apakah banyak menemui kendala untuk perpindahan sistem dari MAS ke Oracle ? Iya, awalnya untuk perpindahan sistem di PASI, kami membutuhkan waktu kurang lebih satu tahun untuk beradaptasi. Banyak kondisi seperti

B.21

kurangnya pengetahuan dari staff untuk melakukan transaksi dalam sistem, salah catat dalam sistem sehingga banyak data kotor yang tersimpan

dalam

sistem.

Akhirnya

kami

memutuskan

untuk

B.22

menggunakan tools seperti dataloader atau sendkey untuk memperkecil kesalahan proses transaksi input ke sistem. Kami juga menggunakan interface dan macro dari excel. Tujuannya untuk proses kontrol kami di luar sistem. 22. Bagaimana bapak mengukur performance untuk staff bapak ? Apakah ada KPI tersendiri yang berkaitan dengan proses transaksi ke dalam sistem ? Ada tapi kaitannya ke bonus dan tidak dibuat untuk proses ke sistem

B.23

23. Akun-akun mana saja yang digunakan untuk mencatat biaya konsultan untuk proses auditing? Mengapa dibuat akun tersendiri ? Akun 7288211 Profesional Fee untuk audit fee. Pembuatan akun itu

B.24

untuk mencatat aktivitas audit eksternal yang berpengaruh juga untuk laporan laba rugi PASI. Laporan keuangan yang ada akan diberikan kepada holding yang ada di Yazaki sehingga audit yang ada juga membuat laporan dalam format IFRS. Sebelum ada Oracle, pembuatan laporan format IFRS ini dilakukan oleh audit eksternal. Sekarang Oracle sudah memiliki IFRS Package sehingga mempercepat proses menjadi 5



B.25

110

hari untuk mempersiapkan dan menghasilkan laporan format IFRS setelah proses audit dilakukan. 24. Akun mana saja yang berperan dalam pencatatan untuk proses pengadaan barang produksi ? 1161101

Finished Goods Standard

1161102

FG-Raw Material Efficiency Variance

1161103

FG-Raw Material Price Variance

1161104

FG-Direct Labour Variance

1161105

FG-Sub Con Fee Variance

1161106

FG-FOH Variance

1161201

Finished Goods Trading

1162101

Work In Process Standard

1162102

WIP-Raw Material Efficiency Variance

1162103

WIP-Raw Material Price Variance

1162104

WIP-Direct Labour Variance

1162105

WIP-Sub Con Fee Variance

1162106

WIP-FOH Variance

1162201

Service In Process Standard

1162204

Service In Process-Direct Labour Variance

1162205

Service In Process-Sub Con Fee Variance

1162206

Service In Process-FOH Variance

1167101

Raw Material-Import

1167111

Price Variance Raw Material Import

1167112

PV RM Import-Air Freight

1167113

PV RM Import-Additional Air & Sea Freight

1167114

PV RM Import-Marine Cargo Insurance

1167115

PV RM Import-Storage

1167116

PV RM Import-THC,Unload,&Transport

1167117

PV RM Import-PIB Fee & Doc Charges Universitas Indonesia


111

1167118

PV RM Import-Sea Freight

1167201

Raw Material-Local

1167211

Price Variance Raw Material Local

1167212

Price variance RM Air Freight Domestic

dan seluruh akun 6XXXXXX, selain dari akun 6111901

Raw Material - Closing Account

6122901

DL - Closing Direct Labour

6133901

Closing Sub Con Fee

6298101

Closing Indirect Production Cost



112

LAMPIRAN C

Lampiran C

Gambar C - 1 Integrasi Modul dengan GL (1)



113

Gambar C - 2 Integrasi Antar Modul dengan GL (2)

Gambar C - 3 Proses Journal Import dari submodul AP AR dan FA



114

Gambar C - 4 Proses Konsolidasi Dalam Sistem



115

Gambar C - 5 Proses bisnis di modul GL (1)

115


116

Gambar C - 6 Proses Bisnis di modul GL (2)



System

Accounting

User Permodul

117




118




119

Gambar C - 9



120

Gambar C - 10 Proses Bisnis Pembelian Asset



121

Oracle Asset - FA Depreciation & Transfer Journal Assets

FA-013 Running Depreciation

FA-014 Checking dan Confirm

System

Accounting

FA-012 Checking Data Asset

FA-015 Transfer Journal Asset

FA-016 Terima Journal Asset

FA-017 Checking Journal

FA-018 Posting Journal Financial Report

Operational Asset Report

Oracle Assets

Oracle Assets

Oracle Assets

Oracle General Ledger



Gambar C - 11 Proses Depresiasi dan Transfer Jurnal Aset



122

Gambar C - 12 Proses Asset Retirement



123

Gambar C - 13 Proses Transfer Aset



124

Gambar C - 14 Proses Bisnis Pembayaran



125

LAMPIRAN D

Gambar D - 1 Monthly Accounting Process (1)



126




127




128




129




130

LAMPIRAN E

Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan 600,000

Juta Rp/Month

450,000

300,000

150,000

0 1

2

3

4

5

6 7 8 Time (Month)

9

10

11

12

Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan : Current

Gambar E - 1 Simulasi Vensim Manfaat Mempercepat Proses Pembuatan Laporan Keuangan



131


Ribuan Rp/Month

10 M

7.5 M

5M

2.5 M

0 1

2

3

4

5

6 7 Time (Month)

8

9

10

11

12

Meningkatkan Kualitas Laporan : Current Gambar E - 2 Simulasi Vensim Manfaat Meningkatkan Kualitas Laporan



132

Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja 40,000

Juta Rp/Year

30,000

20,000

10,000

0 1

2

3

4

5

6 7 Time (Month)

8

9

10

11

12

Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja : Current

Gambar E - 3 Simulasi Vensim Manfaat Restrukturisasi Pembagian Fungsi Kerja



133

Keakuratan Data 20

Persen

15

10

5

0 1

2

3

4

5

6 7 Time (Month)

8

9

10

11

12

Keakuratan Data : Current Gambar E - 4 Simulasi Vensim Manfaat Keakuratan Data



134

Proses Persiapan Data 20

Persen

15

10

5

0 1

2

3

4

5

6 7 Time (Month)

8

9

10

11

12

Proses Persiapan Data : Current Gambar E - 5 Simulasi Vensim Manfaat Proses Persiapan Data



135

LAMPIRAN F

F.1

Gambar F - 1 Cuplikan Nilai Akun Trial Balance Year To Date

F.2

F.3



UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents