UNIVERSITAS INDONESIA

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN ANGGARAN KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK MENGGUNAKAN ANALISIS DOKUMENTASI DAN REKONSILIASI

LAPORAN MAGANG

PRASYA ANINDITYA 0906532540

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JULI 2014

Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014


PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN ANGGARAN KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK MENGGUNAKAN ANALISIS DOKUMENTASI DAN REKONSILIASI

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

PRASYA ANINDITYA 0906532540

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JULI 2014


ii



iii



KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dalam benuk Laporan Pelaksanaan Program Magang ini. Program magang dilaksanakan sebagai alternatif pilihan tugas akhir Skripsi dari Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Laporan Magang ini disusun sebagai pelengkap program magang yang telah dilaksanakan dalam periode 3 (tiga) bulan atau minimal 90 hari. Dalam penyelesaian Laporan Magang ini, tidak lepas dari banyak pihak yang telah memberikan masukan dan bantuan kepada penulis. Untuk itu, penulis mengucapkan terima kasih pada: 1.

Ibu Sylvia Veronica, selaku Kepala Departmen Akuntansi yang telah membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan pra pelaksanaan program magang.

2.

Ibu Desti Fitriani dan Ibu Siti Nurwahyuningsih selaku tim Dosen Penguji yang membantu dan memberikan masukan yang berharga pada saat siding dan pasca-sidang.

3.

Bapak Chaerul Djakman, selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar telah meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan penulis dalam penyusunan laporan ini.

4.

Ibu Miranti Kartika Dewi, selaku pembimbing akademis penulis yang selalu membantu penulis sehingga penulis sampai pada tahap ini.

5.

Bapak Sugeng, selaku Pimpinan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York yang memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan program magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.

6.

Bapak Iwan Setiawan, selaku Chief Economist Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York yang turut membina penulis sebelum dan selama program magang berlangsung.

iv



7.

Bapak Arditya Dinar Fiskiawan, selaku Kepala Bidang Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York yang berperan sebagai supervisor penulis dalam program magang.

8.

Bapak Dudi, Bapak Anton dan Auntie Aurora, selaku local staff Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York yang senantiasa penulis repotkan dengan pertanyaan-pertanyaan seputar prosedur dan peraturan di KPw, yang bersedia membagi tugas dan pekerjaannya kepada penulis sehingga penulis mendapatkan pengalaman di dunia kerja.

9.

Ibu Ruth, Bapak Nugi dan Mas Sigit, sebagai dealers Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York yang memberikan pengetahuan praktis tambahan bagi penulis dalam bidang pengelolaan dana dan pasar saham.

10.

Arief, Harta dan Yogi, selaku rekan magang penulis di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York. Thank you, guys, for the best 3 months EVER.

11.

Seluruh dosen dan asdos FEUI yang telah memberikan pengetahuan dan bimbingan yang sangat berharga bagi penulis. Semoga ilmu tersebut dapat penulis gunakan dengan baik dan dapat memberikan manfaat bagi bangsa dan negara Indonesia.

12.

Para dosen Program Sarjana Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia yang telah memberikan arahan, bantuan, bimbingan serta ilmu di dalam maupun di luar lingkungan perkuliahan.

13.

Seluruh pegawai FEUI yang telah berjasa bagi penulis.

14.

Avijun Budiharti dan Iman Santosa, selaku orang tua penulis yang senantiasa memberikan dukungan yang tidak dapat dihitung besarnya.

15.

Muliawan Suprihandono dan Virdreeana Yuristianty, selaku keluarga penulis yang bersedia menampung penulis selama program magang di New York.

16.

Dea, Fira, Putri, Rissa, Tepi, Yuke dan para plus plus yang selalu ada disamping penulis di saat susah maupun senang, terima kasih atas segala petuah dan pengalaman yang kalian bagi untuk penulis, terima kasih untuk kalian.

17.

Geng Maker terutama Adit, Aisya, Andre, Amas, Bobob, Duta, Dini, Ferin, Ilham, Indra, Lupi, Nana, Naqib, Pupu, Rangga dan Ripa yang selalu ada

v



dan sangat kreatif untuk menghibur dan melengkapi hari-hari penulis, YOU RAWK!! 18.

Buwaneka Jayanetti, who always stood beside me no matter what, who supports me each time I’m limping through life, who can brought me up from my deepest pit, I thank you for being a part of me as a friend, a brother, and a best-bud. Thank you.

19.

Anhar Raiardi dan Rizky Ajrina yang membantu penulis dalam penyusunan laporan ini ketika penulis kesulitan menyusun tata bahasa yang baik dan benar.

20.

Teddy Triantara dan Niken Kartika Irmadella selaku sahabat dekat penulis. When the road gets rocky, you were always there for me. I thank you both so much for the support, for everything.

21.

Adrianus Henri Hartanto, Catherine Dian, Fabio Ray Jordan dan Shan Aristyo Siregar. Tanpa kalian, tahun terakhir di FEUI tidak akan seberharga ini. Terima kasih kawan, atas dukungan yang kalian berikan, kenangan yang kalian bagikan dan pelajaran yang tidak ternilai harganya.

22.

Semua pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih atas segala bantuan, dukungan, semangat dan doa yang diberikan kepada penulis.

Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan dari semua pihak yang telah mendampingi penulis dan membantu penulis hinggal saat ini. Akhirnya, penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pengembangan ilmu.

Depok, 16 Juli 2014

Prasya Aninditya

vi



vii



ABSTRAKSI

Nama

: Prasya Aninditya

Program Studi

: Akuntansi

Judul

: Pengendalian Internal pada Siklus Pengeluaran Anggaran Kantor

Perwakilan

Bank

Indonesia

New

York

menggunakan Analisis Dokumentasi dan Rekonsiliasi Pengendalian internal merupakan bagian penting dalam sebuah organisasi untuk memastikan ketepatan dan akuntabilitas laporan keuangan. Tentunya mutasi aset likuid tetap merupakan sebuah faktor penting dalam memastikan ketepatan sistim pelaporan keuangan. Metode kantor perwakilan di negara asing untuk menciptakan sebuah pengendalian internal yang efektif, termasuk kendali terhadap segala kegiatan termasuk aset likuid –dengan tetap mengacu pada peraturan lokal dan peraturan dalam negeri– menjadi pertanyaan utama/kunci dalam laporan ini. Pendekatan empiris dengan penjelasan kualitatif digunakan dalam penulisan laporan ini untuk memastikan kerahasiaan data. Analisis ini digunakan untuk menjelaskan mekanisme dari pengendaliankegiatan internal dari siklus pengeluaran entitas dan untuk membuktikan bahwa pengendalian internal yang efektif dalam sistim akuntasi otomatis merupakan dengan melakukan perbandingan antara temuan dan catatan dalam sistem. Meski adanya temuan kesalahan, pengendalian dalam sistem otomasi akuntansi sangat memadai untuk merepresentasikan kegeiatan keuangan dan untuk memastikan pelaporan keuangan yang akurat. Namun kegiatan pengendalian seperti dokumentasi dan rekonsiliasi tetap dibutuhkan untuk menjaga efektivitas dan efisiensi dari pengendalian internal. Kata kunci

: Pengendalian Internal, Kantor Perwakilan, Sistem Informasi Akuntansi, Siklus Pengeluaran, Pengendalian Kas, Dokumentasi, Rekonsiliasi

viii



ABSTRACT

Name

: Prasya Aninditya

Study Programme

: Accounting

Title

: Internal Contol Analysis on Expenditure Cycle in Representative Office of Bank Indonesia in New York using Documentation and Reconciliation Analysis

Internal control is always needed and always be a big part in an organization to ensure accurate and accountable financial reports. By all means, liquid assets mutation is always an important factor to achieve accuracy in financial reporting system. Thus, how does a representative office in a foreign country create an effective internal control, including their control activities especially on liquid assets – while referring back to local regulation and home regulations – will be the key question in this report. Empirical approach with qualitative explanation is used in this report to maintain confidentiality of the data. This analysis isused to explain the mechanism of internal control activities in entity’s expenditure cycle and to prove that the internal control in automated accounting system is effective by comparing findings and records in the system. Despite of the error findings, the control in the automated accounting system is very adequate to represent financial activities and to ensure accurate financial reporting. However, control activities such as documentation and reconciliation is still needed to maintain the effectiveness and efficiency of internal control. Keywords

: Internal Control, Representative Office, Accounting Information System, Expenditure Cycle, Cash Controlling, Documentation, Reconciliation

ix



DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ............................................ vii ABSTRAKSI....................................................................................................... viii ABSTRACT .......................................................................................................... ix DAFTAR ISI .......................................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xii DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiii DAFTAR GRAFIK ............................................................................................ xiv BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

LATAR BELAKANG .................................................................................... 1 LATAR BELAKANG PELAKSANAAN MAGANG ........................................... 3 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN MAGANG ....................................... 4 PELAKSANAAN KEGIATAN MAGANG ........................................................ 4 RUANG LINGKUP PENULISAN LAPORAN .................................................... 5 TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN ........................................................ 5 SISTEMATIKA PENULISAN ......................................................................... 6

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 8 2.1 SISTEM INFORMASI ORGANISASI ............................................................... 8 2.2 PENGENDALIAN INTERNAL ...................................................................... 10 2.2.1 Komponen Kontrol Internal............................................................... 11 2.3 PEDOMAN REKONSILIASI KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK ...................................................................................................... 16 2.3.1 Rekonsiliasi Giro Bank ...................................................................... 16 2.3.2 Rekonsiliasi Kartu Kredit .................................................................. 17 BAB 3 PROFIL ORGANISASI....................................................................... 18 3.1 PROFIL BANK INDONESIA ........................................................................ 18 3.1.1 Sejarah Bank Indonesia ..................................................................... 18 3.1.2 Visi dan Misi ..................................................................................... 19 3.1.3 Struktur Organisasi Bank Indonesia .................................................. 20 3.2 KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA ............................................... 21

x



3.2.1 3.2.2 3.2.3

Sejarah Kantor Perwakilan Bank Indonesia (New York) .................. 23 Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York . 25 Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 26

BAB 4 PEMBAHASAN DAN ANALISIS MASALAH................................. 28 4.1

SIKLUS PENGELUARAN PADA KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK.............................................................................................. 28 4.1.1 Mekanisme Transaksi Pengeluaran Anggaran Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York ................................................................ 29 4.1.2 Mekanisme Pengeluaran Kas (Mutasi Rekening) Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York ................................................................ 32 4.2 ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SIKLUS PENGELUARAN KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK ............................ 35 4.2.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment)............................ 36 4.2.2 Penaksiran Risiko (Risk Assessment) ............................................... 37 4.2.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)...................................... 41 4.2.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) ........ 44 4.2.5 Pengawasan (Monitoring Activities) ................................................. 45 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 50 5.1 5.2

KESIMPULAN ........................................................................................... 50 SARAN..................................................................................................... 52

DAFTAR REFERENSI ...................................................................................... 53

xi



DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Bank Indonesia ............................................. 21 Gambar 3.2 - Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York ...................................................................................... 25 Gambar 4.1 - Proses Otorisasi Dokumen untuk Pengeluaran Anggaran KPwBI New York ......................................................................... 31 Gambar 4.2 - Mekanisme Pengeluaran Anggaran KPwBI New York ................ 34 Gambar 4.3 - Fishbone Theory oleh Kaoru Ishikawa (1968).............................. 36 Gambar 4.4 - Proses Pengecekan Kelengkapan Dokumen untuk Rekonsiliasi ................................................................................... 43

xii



DAFTAR TABEL Tabel 4.1 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Giro Bank ........................ 47 Tabel 4.2 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Kartu Kredit ..................... 48

xiii



DAFTAR GRAFIK Grafik 4.1 - Rata-rata Human Error KPwBI New York Tahun 2012 ................. 39 Grafik 4.2 - Rata-Rata Time Lag Error KPwBI New York Tahun 2012 ............ 40

xiv



BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Pengendalian

internal

merupakan

sebuah

proses

pengendalian

kegiatan

operasional manajemen agar tetap selaras dengan tujuan organisasi dalam efektifitas dan efisiensi operasional, laporan keuangan yang dapat diandalkan serta kepatuhan terhadap hukum, regulasi dan kebijakan. Proses pengendalian internal dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan rekonsiliasi dan dokumentasi. Rekonsiliasi adalah sebuah proses pencocokan antara dua kumpulan catatan yang independen (Tabor et al., 2005). Dalam proses audit, catatan yang digunakan adalah catatan internal organisasi dengan catatan pihak ketiga. Menurut Peraturan Dirjen Perbendaharaan Negara No. PER-36/PB/2009 rekonsiliasi dilakukan dengan mencocokkan catatan internal organisasi dengan catatan Bank. Tujuan utama pelaksanaan rekonsiliasi adalah untuk menyajikan adanya sebuah kejadian kelengkapan catatan atas kejadian-kejadian tersebut dan menjamin upaya penyusunan laporan keuangan yang kredibel. Dokumentasi adalah sebuah proses pengumpulan dan mengklasifikasikan dokumen dan menyajikan informasi di dalamnya kepada pengguna informasi (UNESCO, 2006). Undang-Undang Republik Indonesia No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Organisasi mewajibkan semua jenis organisasi untuk melakukan dokumentasi atas segala kegiatan yang dilakukan. Kumpulan dokumen ini diperlukan oleh organisasi sebagai bukti audit, bahan rekonsiliasi dan basis pengambilan keputusan manajemen. Ketentuan Undang-Undang tentang dokumentasi berlaku juga terhadap kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap memerhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat (UU No. 8 Tahun 1997

1



2

Pasal 28). Sehingga menjadi hal yang menarik untuk ditelaah bagaimana penerapan dan pelaksanaan Undang-Undang ini dalam rangka melakukan pengendalian internal pada sebuah kantor perwakilan di luar negeri. Kantor perwakilan di luar wilayah Indonesia memiliki kegiatan organisasi yang dinamik, dan tentunya memiliki beberapa tantangan dalam menjalankan pengendalian internalnya. Sebagaimana Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, selaku perwakilan Bank Indonesia di luar negeri seperti yang telah diatur oleh Undang-Undang No. 13 Tahun 1968, Kantor Perwakilan Bank Indonesia bertugas menjalankan fungsi hubungan internasional Bank Indonesia seperti menjalin hubungan dengan lembaga internasional dan melakukan fungsi utama bank sentral di luar wilayah Indonesia. Kantor Perwakilan Bank Indonesia juga berperan mewakili pemerintah Negara Republik Indonesia sebagai delegasi Indonesia di luar negeri. Dengan mengamati apa yang dicanangkan oleh Bapak Presiden Susilo Bambang Yudoyono pada 28 September 2012 (Situs Resmi Partai Presiden Republik Indonesia) mengenai lima kepentingan yang diperjuangkan delegasi Indonesia di New York yaitu: 1. Kerjasama ekonomi, khususnya menggalang kerjasama investasi di Indonesia 2. Kerjasama

non-ekonomi,

yaitu

menggalang

kerjasama

untuk

mensukseskan pembangunan dalam negeri. Misalnya, dalam bidang pembangunan, bidang pangan dan bidang perlindungan hutan. 3. Mensukseskan misi PBB khususnya misi panel yang telah dibentuk oleh Sekjen PBB untuk merumuskan dan menghasilkan kerangka kerjasama 4. Perluasan peran internasional Indonesia yang konstruktif di berbagai forum global 5. Menyampaikan pandangan, pemikiran dan usulan Indonesia menyangkut isu global melalui sejumlah forum penting di PBB Hal ini menggambarkan betapa dinamisnya lingkup kerja Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, dalam menjalankan fungsi hubungan internasional bank sentral dan dalam mewakili pemerintah sebagai delegasi Indonesia di New York. Tentunya untuk menjalankan tugas yang diembankan kepada Kantor Perwakilan



3

Bank Indonesia New York dengan efektif dan efisien, membutuhkan pengendalian baik secara internal organisasi maupun dari sisi anggaran. Sehingga muncul pertanyaan bagaimana pengendalian internal Kantor Perwakilan Bank Indonesia dalam menjalankan berbagai peran yang dimiliki sampai tercipta efisiensi dalam organisasi. Bedasarkan uraian di atas, penulis mengadakan penelitian terhadap pengendalian internal atas siklus pengeluaran anggaran yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York dengan mempertimbangkan Undang-Undang Republik Indonesia. 1.2

Latar Belakang Pelaksanaan Magang

Untuk menghadapi dunia kerja nyata, mahasiswa perlu memiliki kemampuan tidak hanya pengetahuan teoritis saja, pengalaman praktis, softskill dan kemampuan mengaplikasikan pengetahuan teoritis ke dalam dunia kerja nyata menjadi faktor penting dalam kompetensi. Hal ini menjadi pertimbangan yang mendesak perguruan tinggi sebagai tempat lahirnya para sarjana untuk menciptakan sebuah sistem pendidikan yang mendukung mahasiswanya untuk mendapatkan pengetahuan baik konseptual maupun praktikal yang dapat mendorong kompetensi mahasiswa untuk dapat bersaing dalam mendapatkan lapangan kerja. Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia membuka kesempatan bagi para calon sarjana untuk mempelajari ilmu terapan dari konsep akuntansi yang telah didapatkan di bangku kuliah serta mandapatkan pengalaman kerja nyata melalui program magang. Selama program magang ini, mahasiswa berkesempatan untuk memproyeksikan konsep-konsep yang telah dipelajari ke dalam tugas yang diberikan dan bagaimana menyiapkan solusi atas masalah yang timbul baik sesuai maupun di luar ekspektasi, sehingga mahasiswa mendapatkan gambaran sesungguhnya dari dunia kerja nyata. Selain itu, mahasiswa akan berinteraksi dengan berbagai pihak dengan latar belakang berbeda, sehingga mahasiswa diharapkan dapat memperlajari bagaimana komunikasi bisnis dan kehidupan sosial di lingkungan kerja.



4

1.3

Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang

Penulis mengikuti program magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia yang berlokasi di New York. Kegiatan magang ini berlangsung selama 3 (tiga) bulan terhitung sejak 20 Juni 2013 hingga 27 September 2013. 1.4

Pelaksanaan Kegiatan Magang

Pada program magang yang diberikan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, penulis ditempatkan di Divisi Administrasi yang bertanggung jawab atas segala transaksi keuangan, distribusi surat dan memo, serta inventaris entitas. Selama kegiatan magang, penulis diberikan kesempatan untuk mempelajari bidang kerja Divisi Administrasi secara keseluruhan, akan tetapi penulis berkonsentrasi kepada segala transaksi keuangan yang dilakukan oleh entitas dan bertugas untuk membantu bidang keuangan dalam proses rekonsiliasi dan pengumpulan data audit atas rekonsiliasi. Kegiatan yang dilakukan oleh penulis dalam mengumpulkan data dengan teknik observasi dan teknik dokumentasi, antara lain: 1. Mengatur arsip dengan mengelompokkan ke dalam 3 (tiga) divisi sesuai dengan divisi kerja di Kantor Perwakilan, yaitu; Divisi Administrasi, Divisi Ekonomi Internasional dan Divisi Pengelolaan Portfolio. 2. Mengumpulkan bukti-bukti administrasi keuangan termasuk antara lain anggaran tahunan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, bukti cek yang keluar, rekening koran JP Morgan Chase Bank, Warkat Anggaran dan laporan rekonsiliasi periode sebelumnya. 3. Membuat rancangan kasar monitoring anggaran yang dibuat sesuai dengan pengajuan anggaran dan realisasi anggaran di tahun sebelumnya. 4. Memeriksa kelengkapan arsip administrasi terkait dengan pengeluaran Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York. 5. Melakukan proses rekonsiliasi bank atas catatan pengeluaran Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York dengan laporan rekening koran yang dikeluarkan oleh JP Morgan Chase Bank.



5

6. Menyusun laporan atas rekonsiliasi bank yang dilakukan atas mutasi rekening yang tidak tercatat dalam catatan pembukuan Kantor Perwakilan Bank Indonesia. 1.5

Ruang Lingkup Penulisan Laporan

Selama

melaksanakan

program

magang,

penulis

berkesempatan

untuk

mempelajari aktivitas transaksi pengeluaran anggaran serta mempelajari bagaimana pengendalian internal berdasarkan dokumentasi dan rekonsiliasi entitas. Adapun ruang lingkup penulisan laporan magang ini ditekankan kepada pengendalian internal pada pengeluaran anggaran dengan menggunakan analisis komponen pengendalian internal khususnya dokumentasi dan rekonsiliasi entitas. Kedua hal ini menarik untuk dibahas dan ditelaah lebih lanjut karena proses dokumentasi merupakan sebuah proses yang diwajibkan bagi bentuk organisasi apapun untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilakukan sebagai bahan rekonsiliasi dan merupakan bagian dari pengendalian internal Kantor Perwakilan Bank

Indonesia

New

York.

Sedangkan

untuk

menghasilkan

laporan

pertanggungjawaban yang dapat diandalkan dan akurat, diperlukan pengendalian internal yang baik. Sehingga pembahasan laporan akan di khususkan mengenai “Pengendalian Internal pada Pengeluaran Anggaran Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York menggunakan Analisis Dokumentasi dan Rekonsiliasi.” 1.6

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui siklus pengeluaran anggaran oleh entitasproses dokumentasi dan rekonsiliasi dalam rangka melakukan pengendalian internal dan analisis siklus pengeluaran dalam rangka melakukan pengendalian internal organisasi. Adapun batasan penulisan pada laporan ini yaitu keterbatasan akses ke dalam sistem BI-SOSA dan kerahasiaan keuangan entitas, sehingga penelitian dilakukan menggunakan metode komparatif deskriptif secara empiris. Hasil dari penelitian ini bermanfaat bagi beberapa pihak. Bagi Universitas, laporan ini dapat digunakan sebagai referensi untuk penelitian lain dengan topik



6

dan materi yang berkaitan. Bagi entitas, hasil laporan ini diharapkan dapat memberikan alternatif solusi dalam pertimbangan untuk mengembangkan dan meningkatkan kinerja pengendalian internal baik pada sistem informasi akuntansi maupun pada siklus pengeluaran entitas. Bagi penulis, laporan digunakan sebagai referensi pengaplikasian pengetahuan teoritis ke dalam dunia kerja nyata yang menjadi faktor penting dalam pengembangan kompetensi. Beberapa pokok bahasan yang akan diulas dalam laporan magang ini, antara lain adalah: 1. Siklus pengeluaran yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 2. Pengendalian atas pengeluaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 3. Peran dokumentasi dan rekonsiliasi dalam pelaksanaan pengendalian internal 1.7

Sistematika Penulisan

Laporan Magang ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu: 

BAB 1 : Pendahuluan Bab ini memberikan gambaran umum mengenai keseluruhan laporan magang yang ditulis. Bab ini juga menjadi bagian pembuka dan menjelaskan mengenai latar belakang dari program magang yang dipilih sebagai salah satu alternatif syarat kelulusan mahasiswa jurusan Akuntansi, serta menjelaskan tujuan dibuatnya laporan magang ini. Penulis juga menjelaskan mengenai sistematika pelaksanaan magang, termasuk di dalamnya tujuan magang, lama waktu magang serta penjelasan mengenai kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama program magang berlangsung.



BAB 2 : Landasan Teori Bagian ini menjelaskan mengenai teori-teori yang menjadi landasan pembahasan dan analisa pada pengendalian internal entitas dalam



7

dokumentasi rekonsiliasi. Teori yang dimaksud mencakup konsep pengendalian internal, aktivitas kontrol dan prosedur yang digunakan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York. 

BAB 3 : Profil Organisasi Bagian ini akan memberikan gambaran umum mengenai profil, fungsi, kegiatan dan struktur organisasi Bank Indonesia sebagai tempat pelaksanaan magang penulis. Bab ini akan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu profil Bank Indonesia Pusat, profil Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York dan penjelasan mengenai tugas divisi dimana penulis ditempatkan.



BAB 4 : Pembahasan dan Analisis Masalah Pembahasan akan dipaparkan dalam bab ini untuk menjawab rumusan masalah yang telah dijelaskan di bab sebelumnya. Analisa masalah dilakukan dengan cara mambahas segala aspek yang menjadi bagian dalam proses dokumentasi dan rekonsiliasi sebagai aktivitasi pengendalian internal di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.



BAB 5 : Kesimpulan dan Saran Bab ini merupakan bagian terakhir dari keseluruhan laporan yang berisi ringkasan dan kesimpulan atas analisis pembahasan masalah. Saran yang berisikan masukan menjadi fokus perhatian utama penulis.



BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Sistem Informasi Organisasi

Sistem Informasi pada sebuah organisasi dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang berhubungan dengan masing-masing dan diterapkan pada setiap area dan lapisan manajemen organisasi. Dalam Blackwell Encyclopedia of Management, Davis (2005) menjelaskan sebuah sistem informasi sebagai seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud tujuan bersama yang menghantarkan informasi kepada seluruh bagian organisasi untuk merencanakan, mengembangkan dan mengelola informasi tersebut. Sedangkan definisi lain dari sebuah sistem informasi adalah serangkaian prosedur di mana data dikumpulkan, diolah menjadi sebuah informasi dan di distribusikan kepada pengguna (Hall, 2008). Dari kedua pengertian ini, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk mengolah segala bentuk informasi dari berbagai bagian organisasi menjadi sebuah produk informasi yang terintegrasi dan berguna bagi seluruh lapisan manajemen dan pengguna informasi lainnya. Sistem informasi organisasi digunakan untuk membuat aliran informasi tersedia untuk pengguna informasi. Laporan ini lebih memfokuskan pada data dan informasi transaksi, yang dilakukan dalam Sistem Informasi Akuntansi yang disebut Transaction Processing System (TPS). Transaction Processing System didefinisikan sebagai siklus transaksi penghasil data mentah (raw data) untuk laporan manajemen dan keuangan yang membutuhkan perhatian khusus dari para akuntan profesional (Hall, 2008). Tidak ada regulasi yang mengharuskan suatu organisasi untuk menggunakan sistem informasi tertentu; keputusan penggunaan sistem informasi tergantung pada kebijakan manajemen untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan organisasi. Dalam sistem informasi akuntansi, terdapat 3 siklus yang dilaksanakan dengan cara dan waktu tertentu dalam suatu organisasi; siklus tersebut adalah expenditure

8



9

cycle, Revenue Cycle dan Conversion Cycle (Hall, 2008). Laporan ini lebih menekankan pada pengelolaan akuisisi dan pembayaran untuk barang dan jasa, yang selanjutnya akan disebut siklus pengeluaran. Dalam penerapan siklus pengeluaran ini, sebuah organisasi perlu melakukan kontrol, pengawasan dan pengelolaan arus kas yang masuk dan keluar. Pengendalian atau kontrol terhadap siklus pengeluaran dapat dilaksanakan dengan implementasi dokumentasi dalam organisasi untuk memantau mutasi anggaran guna menjaga akurasi dan kelengkapan data laporan keuangan. Dokumentasi informasi keuangan ini dilaksanakan sebagai proses pengelolaan dan pengawasan untuk menjaga perputaran dan keamanan aset organisasi yang paling likuid, yaitu kas. Selain dengan dokumentasi, pengendalian dan pengawasan perputaran kas organisasi dapat dilakukan dengan menerapkan otorisasi terhadap pengeluaran anggaran untuk menjamin keabsahan transaksi dan mengurangi risiko penggunaan kas yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Agar lebih mudah dimengerti, penjelasan siklus pengeluaran dalam laporan ini akan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) yang mencakup pihak terkait, kebutuhan dokumen dan otorisasi dalam pelaksanaan pengeluaran anggaran. Siklus pengeluaran sendiri terdiri dari dua proses, yaitu transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Transaksi pembelian mencakup identifikasi kebutuhan organisasi, pemesanan, penerimaan dan pengakuan kewajiban atas akuisisi barang atau jasa. Sedangkan proses pengeluaran kas adalah tindakan pelunasan kewajiban yang muncul akibat transaksi pembelian yang dilaksanakan sebelumnya. Masingmasing proses akan dijelaskan sesuai dengan hasil pengamatan pada subjek penelitian secara lebih rinci pada bab berikutnya. Untuk menjaga aliran informasi yang akurat dan lengkap serta untuk mempermudah pengambilan keputusan, dokumentasi siklus pengeluaran perlu dilakukan dengan menggunakan sebuah sistem yang diterapkan dalam organisasi. Pentingnya penggunaan sistem informasi membutuhkan adanya kontrol untuk menjamin kelancatan distribusi dan ketepatan informasi. Oleh karena itu, laporan ini, pembahasan akan difokuskan kepada analisis siklus pengeluaran termasuk di



10

dalamnya pelaksanaan komponen pengendalian internal untuk dijadikan referensi kontol atas sistem informasi yang digunakan. 2.2

Pengendalian Internal

Pengendalian internal diperlukan entitas untuk tetap beroperasi sesuai dengan tujuan utamanya sehingga pengendalian internal menjadi kunci dari keberhasilan operasional entitas. Sistem pengendalian internal sendiri bertujuan untuk mendorong efisiensi dan efektifitas kegiatan organisasi, mendukung pelaporan yang dapat diandalkan serta memastikan kepatuhan organisasi terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Seperti yang dijelaskan dalam pengertian pengendalian internal oleh COSO: Internal Control-Intergrated Framework (2013): “a process affected by entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives relating to operations, reporting and compliance.” Sedangkan definisi pengendalian internal oleh Thorngren (2011) adalah: “Internal Control is the organizational plan al all related measures designed to accomplish the following: (1) Safeguard assets ..., (2) Encourage employees to follow company policy ..., (3) Promote operational efficiency ... and (4) Ensure accurate, reliable accounting record ... .” Dengan ini dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah segala proses yang dipengaruhi oleh direksi, manajemen dan personil lainnya yang dirancang untuk membantu entitas dalam mencapai tujuannya terkait dengan efisiensi operasional, akurasi dan kenadalan laporan, kepatuhan komponen entitas atas regulasi dan hukum yang berlaku serta penjagaan aset entitas. Dalam melaksanakan pengendalian internal, entitas perlu memperhatikan berbagai aspek internal entitas. Aspek yang perlu diperhatikan antara lain adalah risiko yang dihadapi entitas, pihak yang bertanggung jawab atas perumusan dan pelaksanaan pengendalian internal berdasarkan peraturan dan hukum yang berlaku serta pembagian tugas oleh manajemen untuk menciptakan efisiensi kinerja dan efektifitas kontrol. Pendekatan risiko dilakukan sesuai dengan bidang operasi entitas untuk merumuskan prosedur dan penerapan kontrol internal. Akan tetapi,



11

pengendalian internal tidak akan efektif apabila komponen entitas tidak memenuhi prosedur yang telah dirumuskan sebelumnya, sehingga diperlukan pihak yang bertanggung jawab untuk memeriksa kelengkapan dokumen akuntansi sebagai dasar bukti pelaporan keuangan serta memastikan bahwa pengendalian internal telah dilakukan dengan baik. Manajemen entitas juga perlu melakukan pembagian tugas yang konkrit pada keseluruhan komponen entitas agar pengendalian internal dapat berjalan dengan optimal. Pembagian tugas ini sangat diperlukan agar manajemen dapat dengan jelas meminta pertanggung jawaban terhadap pihak tertentu apabila risiko yang ditaksir terjadi. 2.2.1

Komponen Kontrol Internal

Dalam melaksanakan pengendalian internal, banyak faktor yang harus diperhatikan oleh entitas karena pengendalian internal merupakan alat untuk menjaga keselarasan kegiatan operasional entitas dengan strategi dan tujuan entitas. Terdapat lima komponen pengendalian internal yang dijelaskan COSO dalam Internal Control: Integrated Framework (2013), yaitu: 1. Control Environment 2. Risk Assessment 3. Control Activities 4. Information & Communication 5. Monitoring Kelima komponen kontrol internal diatas memiliki peran penting dalam pelaksanaan kontrol internal organisasi. Masing-masing komponen memiliki tolak ukur tersendiri untuk memastikan bahwa organisasi telah menjalankan kontrol yang baik yang akan dijelaskan secara rinci dalam ulasan berikutnya. 2.2.1.1 Control Environment Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar untuk semua komponen lain dari pengendalian internal agar dapat berfungsi secara optimal. Kelemahan pada kebijakan dan sistem kendali yang diciptakan oleh pimpinan dan manajemen menjadi salah satu faktor utama terjadinya kecurangan dalam sebuah organisasi. Sehingga lingkungan pengendalian harus terbentuk dan mendorong komitmen



12

dari setiap komponen organisasi untuk melakukan pengendalian internal yang didukung oleh demonstrasi pengendalian internal yang dilakukan oleh baik pimpinan maupun manajemen organisasi. Untuk dapat menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif, maka pimpinan serta manajemen organisasi perlu menetapkan kebijakan, kode etik dan sistem tata kelola organisasi yang mampu mendukung keseluruhan komponen organisasi untuk membentuk lingkungan pengendalian internal yang efektif. Penetapan kebijakan terkait dengan lingkungan pengendalian mengacu kepada budaya organisasi yang difokuskan kepada beberapa hal, antara lain: 1. Komitmen terhadap kompetensi yang mengedepankan integritas dan nilai etika 2. Kepemimpinan yang kondusif dan mendukung setiap komponen organisasi untuk melakukan pengawasan, pengembangan dan pelaksanaan pengendalian internal 3. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat kepada setiap komponen organisasi 4. Kesesuaian ketetapan manajemen dengan standar pengawasan, struktur organisasi, alur tanggung jawab dan keselarasan ketetapan tersebut dengan tujuan organisasi 5. Penyusunan dan penerapan kebijakan pembinaan sumber daya manusia yang mengedepankan pengembangan kompetensi individu dengan tujuan pencapaian organisasi 6. Akuntabilitas individu dalam pengendalian internal pada kegiatan organisasi 2.2.1.2 Risk Assessment Peniliaian risiko yang termasuk dalam manajemen risiko adalah sebuah proses mengidentifikasi kejadian yang berpotensi dalam menghambat kemampuan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Semua risiko ini perlu dikelola dalam sebuah sistem pengendalian organisasi untuk dijadika dasar pengambila keputusan manajemen menentukan solusi dan alternatifnya agar risko-risiko



13

tersebut tidak menghambat kinerja organisasi secara keseluruhan. Risiko dapat berasal baik dari dalam organisasi maupun dari luar orgaisasi. Untuk menghadapi risiko-risiko tersebut, organisasi perlu membuat sebuah perencanaan pengendalian risiko, program kerja yang mampu meminimalisir risko tanpa mengurangi optimalisasi kinerja organisasi, serta tindakan yang diperlukan untuk menghindari dan mengendalikan risiko apabila terjadi. Dalam pelaporan keuangan, sebuah organisasi perlu mengembangkan kontrol atas kinerja keuangan untuk mengurangi risiko salah saji laporan dan memastikan ketepatan pelaporan keuangan organisasi. 2.2.1.3 Control Activities Menurut Bodnar dan Hopwood (2006) kegiatan pengendalian andalah tindakan dan prosedur yang dilakukan untuk memastikan bahwa alur manajemen berjalan dengan baik. Aktivitas pengendalian mecakup sejumlah kebijakan dan prosedur yang dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi dan meminimalisir risiko. Aktivitas pengendalian internal harus memiliki hubungan erat dan terintegrasi dengan proses penaksiran risiko. Aktivitas pengendalian yang bisa diterapkan oleh manajemen dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi. Adapun unsur-unsur aktivitas pengendalian antara lain adalah: 1. Pemisahan Tugas Pemisahan tugas merupakan sebuah titik krusial dalam efektifitas pelaksanaan pengendalian internal. Hal ini diterapkan dengan cara memisahkan tanggung jawab dan wewenang dalam otoritasi dan pelaksana transaksi. Sehingga tanggung jawab pelaku, pencatat dan otorisasi atas sebuah transaksi tidak jatuh kepada satu pihak saja. Risiko kesalahan dan peluang tindakan kecurangan dapat diminimalisir dengan adanya pemisahan tanggung jawab pada sebuah organisasi.



14

2. Dokumentasi dan Pencatatatan Seluruh informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi harus disimpan atas peraturan UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan sebagai bukti administrasi dan audit di kemudian hari. Dokumen dan catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan data informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi. Wujud dokumen dapat berupa kertas sampai media penyimpanan dengan menggunakan sistem komputerisasi. Setiap jenis dokumen dan catatan harus diatur dengan cara relevan sesuai dengan regulasi akuntansi umum dan regulasi organisasi. 3. Akses terhadap aset Aset merupakan unsur pernting dalam sebuah organisasi, oleh karena itu akses terhadap aset perlu dibatasi kepada pihak yang berkepentingan saja. Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, dibutuhkan pengendalian atas otorisasi terhadap pihak yang diberikan akses terhadap aset yang memadai. Pengendalian akses terhadap aset dapat dilakukan dengan dokumentasi dan catatan penggunaan aset serta dengan menggunakan sistem informasi organisasi untuk menguatkan pengendalian. 4. Pemeriksaan oleh pihak independen Dokumentasi dan catatan yang dimiliki organisasi harus bisa menyajikan informasi sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Agar akuntabilitas dan relevansi informasi terjaga sesuai dengan kondisi sebenarnya, secara berkala

informasi

yang

dimiliki

organisasi

akan

dibandingkan

kesesuaiannya dengan aset yang ada. Fungsi ini sebaiknya dilakukan oleh pihak independen dan tidak memiliki kepentingan dengan informasi dalam organisasi tersebut. 5. Pengendalian Informasi Pengendalian pengolahan informasi

memastikan adanya otorisasi,

keakuratan, dan kelengkapan transaksi individual tertentu yang memadai. Otorisasi membatasi pelaksanaan transaksi atas suatu aktivitas oleh pihak yang tidak berkepentingan. Akurasi informasi menjamin bahwa semua transaksi yang tercatat sudah sesuai dengan transaksi yang terjadi.



15

Sedangkan kelengkapan informasi menjamin bahwa data pendukung atas transaksi terkait sudah lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan. 2.2.1.4 Information & Communcation Informasi dan komunikasi merupakan komponen pengendalian internal yang melintasi dan menghubungkan seluruh komponen lainnya. Informasi yang sesuai dengan kondisi sebenarnya harus di komunikasikan kepada tingkat manajerial atas maupun bawah dengan cara dan pada waktu tertentu agar personil organisasi dapat melaksanakan tanggungjawabnya. Sebuah organisasi perlu memiliki prosedur yang efektif untuk dapat melakukan komunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal. COSO menyarankan bahwa pengendalian internal sistem informasi yang digunakan organisasi harus bisa menunjukkan pentingnya penyimpanan informasi dan penggunaan sistem pendukung yang konsisten dan selaras dengan kebutuhan organisasi secara keseluruhan. Untuk menciptakan sistem strategis dalam pencapaian tujuan organisasi, manajemen perlu mempertimbangkan perencanaan, desain dan implementasi sistem informasi sebagai salah satu strategi organisasi. Selain itu, organisasi juga perlu melakukan integrasi sistem otomasi informasi suatu aktivitas operasional dengan aktivitas lainnya. Untuk memastikan bahwa pengendalian internal dapat terlaksana dengan efektif dan efisien, organisasi harus menentukan kualitas informasi yang dimilikinya. Berikut faktor yang perlu dipastikan dalam menentukan kualitas informasi: 1. Isi daripada informasi yang dilaporkan sesuai dengan kondisi sebenarnya 2. Informasi disajikan tepat waktu dan tersedia apabila dibutuhkan 3. Informasi yang terkandung mewakili kondisi terkini 4. Data dan informasi yang disajikan tepat dan dapat dijamin akurasinya 5. Informasi dapat diakses oleh pengguna yang sesuai Komunikasi berperan sebagai penghantar informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi. Selain itu, komunikasi baik dalam organisasi maupun kepada pihak eksternal organisasi mampu membantu organisasi dalam mengidentifikasi risiko dalam pelaksanaan pengendalian internal yang mungkin terjadi dan mengolah



16

informasi tersebut untuk mengembangkan kebijakan pengendalian internal organisasi. Dengan adanya komunikasi, organisasi dapat mengolah informasi terkait dengan kinerja selama periode tertentu kedalam laporan finansial, laporan kinerja operasional dan reviu kepatuhan kebijakan dan peraturan yang berlaku. 2.2.1.5 Monitoring Activities Setiap kegiatan yang dilakukan harus selaras dengan tujuan operasional dan strategis

organisasi.

Untuk

mencapai

keselarasan

tersebut,

dibutuhkan

pengawasan atas jalannya aktivitas-aktivitas dalam organisasi. Aktivitas pengawasan mencakup evaluasi atas komponen pengendalian internal telah dilaksanakan dan berfungsi dengan baik. Temuan yang berkaitan dengan pengendalian ini akan dievaluasi secara menyeluruh dan di informasikan untuk menetapkan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan pengendalian internal. Aktivitas pengawasan ini dapat dilakukan oleh semua pihak organisasi, baik dari tingkat manajerial bawah ke atas. 2.3

Pedoman Rekonsiliasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Bank Indonesia menetapkan prosedur rekonsiliasi sebagai bagian dari aktivitas pengawasan atas mutasi rekening dalam bentuk kas. Pada buku pedoman rekonsiliasi yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia, terdapat dua jenis rekonsiliasi yaitu rekonsiliasi giro bank dan rekonsiliasi kartu kredit. Kedua jenis rekonsiliasi akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian berikut: 2.3.1

Rekonsiliasi Giro Bank

Rekonsiliasi adalah kegiatan pencocokan antara saldo yang tercatat pada sistem BI-SOSA (Sentralisasi Otomasi Sistem Akuntansi Bank Indonesia) dan saldo yang tercatat pada rekening bank (bank statement), sebagai upaya untuk memperoleh saldo yang benar dan akurat.



17

Pelaksanaan rekonsiliasi giro bank pada sistem BI-SOSA diatur sebagai berikut: 1.

Rekonsiliasi dilakukan secara periodik (minimal sebulan sekali).

2.

Rekonsiliasi dilakukan dengan cara membandingkan transaksi pemakaian rekening giro bank yang telah diinput di BI-SOSA dengan bank statement secara bulanan.

3.

Rekonsiliasi dilakukan oleh petugas data entry dengan melakukan proses pencocokan mutasi rekening pada saat sistem BI-SOSA dengan mutasi pada bank statement. Nominal mutasi debet dan kredit yang dicocokan harus sama (balance).

4.

Apabila terdapat mutasi/transaksi debet atau kredit yang ada di bank statement tapi belum terdapat di sistem BI-SOSA, maka mutasi/transaksi tersebut harus diinput ke BI-SOSA.

5.

Petugas persetujuan melakukan verifikasi dan persetujuan hasil rekonsiliasi.

2.3.2

Rekonsiliasi Kartu Kredit

Rekonsiliasi kartu kredit dilakukan untuk membandingkan transaksi pemakaian kartu kredit kedinasan yang telah diinput di BI-SOSA dengan tagihan pembayaran kartu kredit secara bulanan. Pelaksanaan rekonsiliasi kartu kredit diatur sebagai berikut: 1.

Sistem menampilkan semua mutasi rekening kartu kredit debet dan kredit.

2.

Petugas data entry melakukan proses pencocokan mutasi rekening kartu kredit dengan tagihan kartu kredit. Nominal mutasi debet dan kredit yang dicocokan harus sama (balance).

3.

Petugas persetujuan melakukan verifikasi dan persetujuan rekonsiliasi.



BAB 3 PROFIL ORGANISASI

3.1

Profil Bank Indonesia

3.1.1 Sejarah Bank Indonesia Bank Indonesia didirikan pertama kali pada tahun 1953 menggantikan fungsi De Javasche Bank sebagai bank sentral yang bertugas untuk mengatur sistem moneter, perbankan dan pembayaran di Indonesia. Undang-undang yang mengatur Bank Indonesia kerap direvisi seiring dengan perkembangan ekonomi dan politik dalam negeri. Hingga dibentuk UU No. 23/1999 dan sebagaimana telah diubah dengan UU RI No. 6/2009 yang menjelaskan mengenai status dan kedudukan Bank Indonesia sebagai Bank Sentral Republik Indonesia yang independen dan bebas dari campur tangan pemerintah ataupun pihak lainnya kecuali untuk hal-hal yang secara tegas telah diatur dalam undang-undang tersebut. Kedudukan Bank Indonesia yang telah ditetapkan dalam undang-undang adalah sebagai Bank Sentral Republik Indonesia yang bertindak sebagai otoritas moneter. Bank

Indonesia

mempunyai

otorisasi

penuh

dalam

merumuskan

dan

melaksanakan setiap tugas dan wewenangnya. Pihak luar tidak dibenarkan mencampuri pelaksanaan tugas Bank Indonesia, dan Bank Indonesia juga berkewajiban untuk menolak dan mengabaikan intervensi dalam bentuk apapun dan dari pihak manapun juga. Sebagai badan hukum, status Bank Indonesia mempunyai status sebagai badan hukum publik dan perdata. Sebagai badan hukum publik, Bank Indonesia berwenang untuk menetapkan regulasi hukum yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat seluruh masyarakat luas sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Sedangkan sebagai badan hukum perdata, Bank Indonesia dapat bertindak untuk dan atas nama sendiri di dalam maupun di luar pengadilan. Dalam kapasitasnya sebagai Bank Sentral, tujuan utama dari Bank Indonesia adalah untuk mencapai dan memelihara kestabilan nilai Rupiah. Kestabilan nilai

18



19

Rupiah ini didalamnya terdapat dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang terhadap barang dan jasa –dicerminkan dengan laju inflasi– dan kestabilan nilai mata uang terhadap mata uang asing –dicerminkan dengan nilai tukar Rupiah dengan mata uang asing. Untuk mencapai tujuan tersebut, Bank Indonesia didukung oleh tiga pilar utama yang juga merupakan bidang tugasnya: 1.

Menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter

2.

Mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran

3.

Mengatur dan mengawasi perbankan Indonesia

Untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kerja, Bank Indonesia membentuk perpanjangan tangan di dalam maupun di luar negeri. Jaringan kantor Bank Indonesia di seluruh wilayah Indonesia disebut Kantor Bank Indonesia (KBI) yang berfungsi sebagai pengawas perekonomian regional. Jaringan Bank Indonesia di luar negeri disebut Kantor Perwakilan (KPw). Di awal tahun 2014 ini, pilar ketiga Bank Indonesia yang mengatur dan mengawasi perbankan Indonesia diambil alih oleh Otoritas Jasa Keuangan yang dibentuk tahun 2013 sebagai pengatur dan pengawas sistem jasa keuangan. Pengalihan fungsi ini resmi efektif sejak tanggal 31 Desember 2013 dengan Laporan Deputi Gubernur Bidang 3 Bank Indonesia mengenai Serah Terima Pengawasan Mikroprudensial Bank dari Bank Indonesia kepada Otoritas Jasa Keuangan. 3.1.2

Visi dan Misi

Visi Menjadi lembaga bank sentral yang dipercaya sebagai penjaga stabilitas moneter dan sistem keuangan untuk mendukung pertumbuhan ekonomi yang berkualitas. Misi Mencapai dan memelihara kestabilan nilai Rupiah melalui pemeliharaan kestabilan moneter dan pengembangan stabilitas sistem keuangan untuk pembangunan ekonomi nasional yang berkualitas dalam jangka panjang.



20

Untuk mencapai visi dan misi tersebut, Bank Indonesia menetapkan nilai-nilai strategis yang menjadi pedoman dasar lingkungan Bank Indonesia untuk dalam bertindak,

yakni

kompetensi,

intergritas,

transparansi,

akuntabilitas

dan

kebersamaan. Bank Indonesia juga menetapkan sasaran strategis jangka menengah untuk mewujudkan visi, misi dan nilai strategis tersebut, yaitu: 1. Memperkuat pengendalian inflasi dari sisi permintaan dan penawaran 2. Menjaga kestabilan nilai tukar Rupiah 3. Mendorong pasar keuangan yang dalam dan efisien 4. Mewujudkan keuangan inklusif yang terarah, efisien dan sinergis 5. Memelihara sistem pembayaran yang aman, efisien dan lancar 6. Memperkuat pengelolaan keuangan Bank Indonesia yang akuntabel 7. Mewujudkan proses kerja efektif dan efisien dengan dukungan Sistem Informasi, Kultur dan Tata Kelola yang baik 8. Mempercepat ketersedaan Sumber Daya Manusia yang kompeten 9. Memperkuat aliansi strategis dan meningkatkan persepsi positif Bank Indonesia 10. Memantapkan

kelancaran

transisi

pengalihan

fungsi

pengawasan

perbankan ke Otoritas Jasa Keuangan (OJK) 3.1.3

Struktur Organisasi Bank Indonesia

Pada awalnya, struktur organisasi Bank Indonesia dibagi kedalam dua departemen fungsi yang dibentuk sesuai dengan tujuan Bank Indonesia yaitu untuk menjaga stabilitas moneter, menjaga stabilitas sistem keuangan dan melakukan pengawasan atas perbankan di Indonesia. Kedua departemen fungsi ini memiliki sub-bagian masing-masing yang berperan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas Bank Indonesia dalam mencapai tujuannya. Guna memperkaya informasi yang dimiliki Bank Indonesia, setiap Kantor Perwakilan baik dalam negeri maupun luar negeri mewakili sub-departemen untuk melakukan riset dan tinjauan mengenai kondisi dan situasi perekonomian di wilayahnya. Namun, dalam perkembangannya, fungsi pengawasan perbankan yang dilakukan oleh Bank Indonesia telah dipindahtangankan kepada Otoritas Jasa Keuangan



21

(OJK) sehingga tujuan utama Bank Indonesia menjadi: menjaga stabilitas moneter dan menjaga stabilitas sistem keuangan. Untuk mencapai kedua tujuan utama tersebut, struktur organisasi Bank Indonesia dilengkapi dengan Departemen Manajemen Intern yang bertugas untuk menjamin kelancaran, efisiensi dan efektifitas kinerja pada keseluruhan bagian organisasi Bank Indonesia. Selain itu, agar Bank Indonesia dapat secara efektif merumuskan kebijakan moneter yang akan diterapkan di Indonesia, Bank Indonesia memiliki perwakilan di dalam negeri yang disebut Kantor Perwakilan Dalam Negeri (KPwDN) dan beberapa Kantor Perwakilan Luar Negeri (KPwLN).

Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Bank Indonesia (Sumber: Website Bank Indonesia)

3.2

Kantor Perwakilan Bank Indonesia

Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas-tugas Bank Indonesia, diperlukan informasi dan analisis mengenai kondisi ekonomi, moneter dan perbankan dari dalam negeri dan luar negeri khususnya pada pusat-pusat pasar keuangan dan modal dunia. Untuk itu Bank Indonesia menempatkan beberapa Kantor



22

Perwakilannya di luar negeri, antara lain di London, New York, Singapura dan Tokyo. Dengan adanya Kantor Perwakilan ini, diharapkan dapat membantu Bank Indonesia dalam meningkatkan kualitas perumusan kebijakan dan memberikan informasi yang terkait dengan tugas Bank Indonesia kepada berbagai pihak di luar negeri. Pada dasarnya, Kantor Perwakilan Bank Indonesia bertugas untuk membantu pencapaian tugas utama Bank Indoneisa, yaitu menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter serta mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran. Dalam hal penetapan kebijakan moneter, perwakilan berperan sebagai penyelenggara survei seperti yang ditetapkan dalam Undang-Undang No. 23 Tahun 1999 Pasal 14 tentang Bank Indonesia dengan melakukan pengamatan dan pengolahan data informasi ekonomi dan keuangan di wilayah kerjanya untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan kebijakan moneter yang dilakukan Bank Indonesia. Berdasarkan Undang-Undang No. 13 Tahun 1968 tentang Bank Sentral, kegiatan Kantor Perwakilan Bank Indonesia dalam menjalankan hubungan internasional Bank Indonesia salah satunya adalah membantu dalam penyusunan rencana devisa dan memperlancar usaha pembangunan dengan memperhatikan posisi likuiditas dan solvabilitas Indonesia di mata internasional untuk diajukan kepada Pemerintah melalui Dewan Moneter. Untuk menjaga dan memelihara likuiditas dan solvabilitas tersebut, Kantor Perwakilan Bank Indonesia wajib mendukung kegiatan hubungan internasional Bank Indonesia dengan rincian: (UndangUndang No. 13 Tahun 1968 Pasal 38 ayat 2) 1. Menguasai, mengurus dan menyelenggarakan tata-usaha cadangan emas dan devisa milik Negara sesuai dengan ketetapan syarat-syarat pembayaran berkenaan dengan perjanjian-pernjanjian pinjaman yang mengakibatkan kewajiban pembayaran atas cadangan emas dan devisa Negara. 2. Menata-usahakan tagihan dan kewajiban tunai maupun berjangka terhadap luar negeri.



23

3. Mengusahakan pemeliharaan jumlah cadangan minimum emas dan devisa negara terhadap kewajiban internasional dalam perbandingan yang diatur dalam Undang-Undang. 4. Melaporkan perkembangan neraca pembayaran menunjukkan gejala-gejala yang mengkibatkan turunnya cadangan emas dan devisa milik Negara dibawah cadangan minimum yang telah ditetapkan kepada Pemerintah melalui Dewan Moneter serta mengambil tindakan yang perlu untuk mengembalikan keseimbangan neraca pembayaran tersebut. 5. Menjalankan pekerjaan-pekerjaan dalam bidang pembayaran dengan Luar Negeri. Sebagai perwakilan Bank Indonesia yang dekat dengan pusat ekonomi internasional, Kantor Perwakilan bertugas untuk membina hubungan dengan lembaga-lembaga internasional dan lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan dengan kepentingan Bank Indonesia di wilayah kerjanya. Lembaga-lembaga internasional ini berperan sebagai sarana pusat informasi yang diperlukan oleh Bank Indonesia sebagai bahan pengambilan keputusan kebijakan-kebijakan yang akan diterapkan di Indonesia. Selain itu, entitas juga bertugas untuk membantu pelaksanaan pembinaan dan pengawasan terhadap kantor bank dan lembaga pembiayaan nasional dalam wilayah kerjanya. Tugas yang diembankan kepada perwakilan Bank Indonesia ini berfungsi untuk membantu Bank Indonesia dalam pencapaian tugas utama Bank Indonesia. 3.2.1

Sejarah Kantor Perwakilan Bank Indonesia (New York)

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York pertama kali dibuka pada tanggal 1 Agustus 1947 sebagai bekas perwakilan De Javasche Bank (DJB) di New York. Seperti Kantor Perwakilan Luar Negeri lainnya, peran utama yang dimiliki oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York adalah sebagai perpanjangan tangan Bank Indonesia Pusat dalam menjalankan tugas hubungan internasional yang terdiri dari tiga tugas utama (“Bank Sentral”, n.d):



24

1.

Melakukan kerjasama dengan bank sentral negara lain dan lembaga keuangan internasional

2.

Menerima pinjaman luar negeri dan mencari investor luar negeri atas nama Bank Indonesia

3.

Melakukan kerjasama dengan Perwakilan Pemerintah Indonesia di Luar Negeri dalam menatausahakan dan menyelesaikan kewajiban Pemerintah

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York berperan langsung mewakili Bank Indonesia dalam melakukan kerjasama dengan Federal Government of the United States of America selaku Bank Sentral Amerika Serikat dalam meningkatkan kualitas informasi moneter dan perbankan yang diterapkan oleh Fed. Selain itu, Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York juga berperan untuk mewakili Indonesia dengan lembaga keuangan internasional lainnya seperti International Monetary Fund (IMF) dan World Bank yang berpusat di Washington D.C, Amerika Serikat. Untuk menarik investor luar negeri, Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York berwenang

untuk

melakukan

seminar

di

kontinen

Amerika,

dan

mempresentasikan kebijakan moneter Indonesia, pertumbuhan ekonomi Indonesia dan menjual kredibilitas investasi di Indonesia. Pada bulan November 2013, Kantor Perwakilan Indonesia telah melakukan seminar perekonomian Indonesia di Kanada untuk menarik investor asing untuk menanamkan modal di Indonesia. Dalam seminar ini, Bapak Sugeng selaku Kepala Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York memaparkan perkembangan ekonomi Indonesia yang relatif stabil dan meningkat. (“Promosi Indonesia Sebagai Mitra Perdagangan dan Tujuan Investasi”, KBRI Ottawa, 2013) Dalam

mewakili

bank

sentral

dalam

menjalankan

fungsi

hubungan

internasionalnya serta sebagai delegasi Indonesia yang mewakili pemerintah dan Negara Republik Indonesia, Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York bertanggung jawab untuk melakukan pengelolaan cadangan devisa Negara yang ditugaskan kepada bagian dealing room. Bagian ini bertanggung jawab dalam pelaporan perkembangan neraca perdagangan terkait

dengan kewajiban

pemerintah dan cadangan devisa negara.



25

3.2.2

Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Struktur Organisasi di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York relatif kecil karena tugas Kantor Perwakilan Luar Negeri lebih sedikit daripada Bank Indonesia Pusat. Disesuaikan dengan fungsi dan tugas Kantor Perwakilan Luar Negeri Bank Indonesia, struktur organisasi terdiri dari Gubernur Kantor Perwakilan Bank Indonesia, Bagian Ekonomi Internasional, Bagian Administrasi dan Sub Dealing Room. Saat ini, struktur organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York adalah sebagai berikut: Sugeng

Kepala Kantor Perwakilan BI New York

Iwan Setiawan

Kepala Bagian Ekonomi Internasional

Arditya Dinar Fiskiawan

Ruth A. Cussoy Intama Kepala Dealing Room

Kepala Bagian Administrasi

Aurora Madrid

Sigit Setiawan

Dudi Rochyadi

Nugraha Y. Handrajati Dealer

Sekretaris

Dealer

Staff Administrasi

Prasemo R. Martadarma

Petugas Data Entry Gambar 3.2 - Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York (Sumber: Dokumen Struktur Organisasi Internal Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York)

Struktur Kantor Perwakilan Bank Indonesia terbagi menjadi 3 bagian utama: 1.

Bagian Ekonomi Internasional Bagian Ekonomi Internasional bertugas untuk memberikan informasi mengenai kondisi ekonomi, moneter dan perbankan di luar Indonesia.



26

Secara detil, analisis yang diberikan antara lain adalah analisis hasil diskusi kebijakan ekonomi dengan lembaga keuangan internasional lainnya di wilayah New York. Selain itu, bagian ekonomi internasional juga mempunyai tugas untuk memberikan informasi dan analisa mengenai efisiensi dan efektifitas kebijakan moneter yang diberlakukan di Indonesia dengan terhadap kondisi perekonomian internasional. 2.

Bagian Administrasi Bagian Administrasi bertanggung jawab untuk dokumentasi arsip-arsip Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, baik dokumen surat/fax maupun dokumen akuntansi. Selain itu, bagian administrasi juga bertanggung jawab atas kontrol keluar-masuk kas melalui pencatatan anggaran dan pengesahan cek beredar.

3.

Sub Dealing Room Dealing Room bertugas untuk membantu Bank Indonesia dalam pengelolaan cadangan devisa dengan melakukan penelitian dan pelaporan informasi berkaitan dengan neraca perdagangan Indonesia terhadap kewajiban pemerintah dan cadangan devisa negara. Seperti yang diatur dalam PMK No. 170/PMK.08/2008 tentang Transaksi Surat Utang Negara Secara Langsung, badan yang memiliki bagian dealing room ditunjuk oleh kementrian untuk melakukan transaksi Surat Utang Negara secara langsung.

3.2.3 Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York secara garis besar berperan sebagai bagian keuangan. Bapak Dinar Fiskiawan selaku Kepala Bagian Administrasi menjabarkan bahwa Bagian Administrasi memiliki tugas fungsi yang sama dengan bagian keuangan dari sebuah organisasi, hanya saja pengaturan dokumentasi arsip diperluas tidak terbatas pada dokumen akuntansi (percakapan penulis dengan sumber pada tanggal 20 Juni 2013).



27

Tugas pokok Bagian Administrasi Kantor antara lain adalah: 1. Mengatur

dan

menyimpan

arsip

resmi

(Surat

Edaran,

Surat

Pemberitahuan, faksmili dan lain-lain) yang diedarkan dari dan kepada Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 2. Membantu perencanaan kegiatan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York dengan lembaga keuangan internasional atau Perwakilan Pemerintah Indonesia di luar negeri 3. Melakukan kontrol atas budget Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York yang telah di setujui oleh Departemen Keuangan Internal (DKI) Bank Indonesia Pusat 4. Menyajikan informasi atau laporan keuangan kepada Kepala Perwakilan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 5. Melakukan pengesahan transaksi masuk atau keluar yang dilakukan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 6. Melakukan kontrol atas keutuhan dokumen akuntansi yang dimiliki Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 7. Melakukan input data akuntansi ke dalam sistem BI SOSA 8. Melaksanakan kewajiban penggajian dan insentif lainnya bagi untuk anggota organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York



BAB 4 PEMBAHASAN DAN ANALISIS MASALAH

Pada bab pembahasan ini, penulis akan menjelaskan mengenai siklus pengeluaran yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York (selanjutnya akan disebut KPwBI New York) dan analisis pengendalian internal atas siklus pengeluaran tersebut. Penelitian mengenai siklus pengeluaran dilakukan secara empiris dan penjelasan akan menggunakan pendekatan kualitatif dengan cara membandingkan teori serta kebijakan terkait dengan pengendalian internal yang ada dengan praktik pengendalian internal yang dilakukan. Pertama, penulis akan memberikan hasil pengamatan sistematika arus dokumen dan otorisasi pada siklus pengeluaran entitas. Kemudian akan dilanjutkan dengan analisis pengendalian internal yang meliputi lingkungan pengendalian, risiko dan aktifitas pengendalian dan pengawasan yang dilakukan. 4.1

Siklus Pengeluaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Siklus pengeluaran anggaran yang dilakukan oleh KPwBI New York terdiri dari dua proses, yaitu transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Kedua proses dalam siklus pengeluaran ini menggunakan sistem otomasi akuntansi Bank Indonesia (selanjutnya akan disebut BI-SOSA). Oleh karena itu, pembahasan dilakukan atas penelitian siklus pengeluaran yang dilakukan baik dalam sistem maupun tanpa sistem yang mencakup dokumentasi dan persetujuan dokumen untuk pengeluaran anggaran. Transaksi pembelian merupakan fase akuisisi barang atau jasa yang dilakukan berdasarkan pengajuan dari bidang internal KPwBI New York yang sudah disetujui oleh Kepala Perwakilan. Sedangkan pengeluaran kas adalah fase finansial pelunasan tagihan atas transaksi pembelian yang tercatat dalam sistem dan telah disetujui pelaksanaan pengeluaran kas oleh Kepala Bagian Administrasi KPwBI New York. Pada bagian ini, siklus beserta dengan analisis pengendalian

28



29

pada siklus pengeluaran anggaran yang dilakukan oleh KPwBI New York akan dijelaskan secara rinci. 4.1.1 Mekanisme Transaksi Pengeluaran Anggaran Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York Transaksi pengeluaran anggaran adalah sebuah proses akuisisi barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk kegiatan operasionalnya yang selaras dengan tujuan utama organisasi. Transaksi pembelian mencakup identifikasi kebutuhan organisasi, pemesanan, penerimaan dan pengakuan kewajiban atas akuisisi barang atau jasa. Dalam melaksanakan transaksi pembelian atau pengeluaran anggaran, sebuah organisasi membutuhkan adanya tindakan pengendalian dan pengawasan atas keselarasan dan kesinambungan transaksi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Tindakan pengendalian pada transaksi pembelian dapat dilakukan dengan cara menerapkan otorisasi transaksi serta pendelegasian tugas dan wewenang yang tepat. Setiap organisasi memerlukan pengendalian atas segala kegiatan perputaran anggaran, baik berupa pengeluaran maupun pendapatan. Pengendalian transaksi yang dimaksud dapat dilakukan salah satunya dengan cara proses otorisasi dokumen. Pada KPwBI New York, otorisasi dan persetujuan dilakukan dengan dua tahap, pertama persetujuan pengajuan pengeluaran anggaran oleh Kepala Perwakilan dan kedua persetujuan pengeluaran kas oleh Kepala Bidang Administrasi. Pengajuan pengeluaran anggaran dilakukan oleh pihak yang membutuhkan adanya pengeluaran anggaran baik melalui pembelian barang atau jasa maupun melalui pengajuan proposal rangkaian acara. Proses persetujuan utama terletak pada persetujuan Kepala Perwakilan yang memulai seluruh proses transaksi pembelian dan dilanjutkan dengan proses pengeluaran kas. Setelah pengajuan pengeluaran anggaran disetujui, proposal pengajuan diserahkan kepada Kepala Bidang Administrasi untuk dilakukan reviu dan persetujuan untuk pengeluaran kas. Dari alur otorisasi transaksi pengeluaran anggaran ini, dapat disimpulkan bahwa keputusan pada siklus pengeluaran dan output persetujuan terletak pada dua pihak yaitu Kepala Perwakilan dan Kepala Bidang Administrasi.



30

Otorisasi transaksi ini didukung oleh pembagian tugas yang dilaksanakan entitas. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas akan mempersempit kemungkinan adanya tindakan yang melanggar aturan. Pembagian tugas dan fungsinya dapat dirinci sebagai berikut: 1. Pengaju Transaksi (Initiator of transaction) Transaksi dapat dilakukan oleh semua personil entitas dengan persetujuan Kepala Perwakilan dan Kepala Bidang Administrasi untuk meminimalisir risiko penggunaan anggaran yang tidak proporsional (diluar kebutuhan dinas). 2. Pencatat Transaksi (Data entry) Transaksi yang terjadi harus dicatat ke dalam sistem BI-SOSA sebagai bukti penggunaan anggaran. Akses ke dalam BI-SOSA hanya diberikan kepada petugas data entry dan Kepala Bidang Administrasi untuk menghindari adanya tindakan kecurangan oleh pihak yang tidak berkepentingan. 3. Persetujuan Transaksi (Approver of transaction) Persetujuan pengeluaran atas sebuah transaksi hanya dapat dilakukan oleh Kepala Bidang Administrasi sebagai wewenang keuangan KPwBI New York agar penggunaan anggaran dapat dikendalikan. Penjelasan mengenai otorisasi dokumen pengeluaran anggaran diberikan atas hasil pengamatan terhadap kegiatan transaksi pembelian atau pengeluaran anggaran, dari mulai pengajuan sampai dengan pelunasan. Ringkasan otorisasi dokumen untuk transaksi pengeluaran anggaran KPwBI New York dapat dilihat pada Gambar 4.1.



31

Gambar 4.1 - Proses Otorisasi Dokumen untuk Pengeluaran Anggaran KPwBI New York

Pengajuan pengeluaran anggaran diberikan oleh bidang tertentu dalam entitas dengan memberikan keterangan pengeluaran tersebut. Misalnya, Bidang Analisis Internasional membutuhkan biaya transportasi dan akomodasi selama pelaksanaan survei, maka Bidang Analisis Ekonomi harus mengajukan proposal pengeluaran anggaran kepada Kepala Perwakilan. Apabila pengajuan pengeluaran anggaran sudah disetujui oleh Kepala Perwakilan, maka anggaran yang diajukan oleh Bidang Analisis Ekonomi akan diserahkan kepada Kepala Bidang Administrasi untuk disesuaikan dengan anggaran yang ada. Pada proses pengajuan pengeluaran anggaran ini, otoritas utama terletak pada Kepala Perwakilan sebagai wewenang atas keputusan kegiatan Bank Sentral yang dilakukan oleh KPwBI New York. Sedangkan Kepala Bidang Administrasi berperan sebagai wewenang keuangan yang menyetujui pengeluaran anggaran yang diajukan. Setelah anggaran disetujui oleh Kepala Bidang Administrasi, maka informasi pengeluaran akan diserahkan kepada staf bidang administrasi untuk melakukan



32

persiapan pengeluaran kas dan kepada petugas data entry untuk melakukan input ke dalam sistem BI-SOSA. Transaksi yang dilakukan kemudian akan dibuat Warkat Anggaran untuk pelunasan. Apabila transaksi menggunakan sistem tunai, maka persetujuan Warkat Anggaran segera diajukan kepada Kepala Bidang Adminitrasi untuk persiapan pembuatan cek untuk pembayaran. Adapun transaksi dilakukan secara non-tunai, maka persetujuan Warkat Anggaran diajukan pada saat tagihan diterima. Dalam hal ini, pengakuan pengeluaran anggaran oleh KPwBI New York dilakukan dengan basis akrual, akan tetapi otorisasi pengeluaran anggaran dilakukan dengan basis kas. Cek yang dibuat atas persetujuan Warkat Anggaran tersebut akan diserahkan kepada Bank untuk dilakukan pemindahan dana kepada pihak yang menagih. Dari ilustrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa entitas menerapkan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dilaksanakan dengan tepat dan jelas sehingga memungkinkan terciptanya batasan otoritas kegiatan finansial KPwBI New York. Keputusan pengeluaran anggaran dan pelunasannya terletak pada dua pihak saja, yaitu Kepala Perwakilan dan Kepala Bagian Administrasi. Limitasi otorisasi keputusan pengeluaran anggaran ini memungkinkan entitas untuk meminimalisir risiko penyalahgunaan anggaran atas kegiatan yang tidak sesuai dengan tujuan entitas. Adapun pembagian tugas yang dilakukan, bertujuan untuk membantu proses otorisasi dokumen dalam transaksi. Otorisasi transaksi dilakukan untuk mengendalikan, mengawasi dan mengurangi risiko adanya pengeluaran anggaran yang tidak sah atau tidak berkaitan dengan kegiatan strategis organisasi dalam mencapai tujuan utamanya. Oleh karena itu, kedua kegiatan pengendalian dalam siklus pengeluaran pada KPwBI New York saling berhubungan dan saling mendukung adanya pengendalian internal secara keseluruhan yang efektif dan efisien. 4.1.2

Mekanisme Pengeluaran Kas (Mutasi Rekening) Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Proses pengeluaran kas adalah proses pelunasan atas transaksi pembelian yang dilakukan sebelumnya. Dalam sebuah sistem informasi, mutasi kas yang muncul akibat adanya transaksi pembelian harus dicatat agar catatan dan laporan



33

keuangan dapat merepresentasikan kegiatan keuangan entitas yang sebenarnya. KPwBI New York menggunakan sistem pencatatan BI-SOSA yang didukung oleh penyimpanan data dalam bentuk dokumen dalam internal storage. Pada sistem BI-SOSA, transaksi pengeluaran kas memerlukan dokumen berupa Warkat Anggaran sebagai bukti input data ke dalam sistem. Pengakuan dan pencatatan pengeluaran dilakukan oleh petugas data entry sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pencatatan kegiatan keuangan KPwBI New York. Warkat Anggaran ini kemudian di serahkan kepada Kepala Bagian Administrasi untuk disetujui dan digunakan sebagai referensi pembuatan cek untuk transaksi pengeluaran

kas.

Adapun

satuan

berkas

yang

disimpan

untuk

bukti

pertanggungjawaban dan bukti audit terdiri dari Warkat Anggaran, bukti cek dan dokumen administratif pendukung –misalnya proposal pengajuan pengeluaran anggaran. Proses pengeluaran kas merupakan bagian dari keseluruhan transaksi pembelian yang diilustrasikan ke dalam Gambar 4.1. Secara detail, ilustrasi dokumentasi dan otorisasi pengeluaran kas diringkas dalam Gambar 4.2.



34

Gambar 4.2 - Mekanisme Pengeluaran Anggaran KPwBI New York

Seperti yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, Warkat Anggaran berfungsi sebagai alat pengakuan transaksi pengeluaran anggaran melalui persetujuan pihak yang berwenang dan bukti audit yang wajib dibukukan entitas. Persetujuan Warkat Anggaran digunakan sebagai syarat pembuatan cek untuk menghindari kesalahan pada pembuatan cek. Cek yang dibuat tersebut akan dikirim kepada Bank terkait untuk dilakukan pemindahan dana kepada pihak yang menagih. Bukti cek keluar akan dilampirkan bersama dengan Warkat Anggaran dan dokumen administratif pendukung (misalnya pengajuan pengeluaran anggaran) untuk dijadikan bahan penyesuaian mutasi rekening yang tercatat dalam sistem BI-SOSA dengan catatan yang dikeluarkan oleh bank dalam bentuk bank statement. Kontrol atas pemindahan dana ini akan dilakukan secara periodik (per-



35

bulan) oleh petugas data entry sebagai penanggung jawab proses rekonsiliasi sesuai dengan prosedur yang ada. Pengumpulan seluruh dokumen keuangan yang mengalir dalam siklus pengeluaran, baik transaksi pembelian maupun pengeluaran kas dilakukan seiring dengan proses otorisasi dan berakhir pada saat cek dikirim kepada bank. Seluruh dokumen yang terkumpul ini, digunakan sebagai data referensi dan basis pelaksanaan kegiatan pengendalian internal yang dilakukan penulis selama program magang, yaitu rekonsiliasi yang dilaksanakan tanpa sistem. Namun, pada dasarnya, dokumen yang terkumpul ini akan digunakan sebagai bahan referensi pelaksanaan rekonsiliasi selaku bagian dari kegiatan pengendalian internal oleh petugas data entry. 4.2

Analisis Pengendalian Internal atas Siklus Pengeluaran Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Berdasarkan penjelasan siklus pengeluaran yang telah dijabarkan pada sub-bab sebelumnya, bagian ini akan difokuskan kepada pengendalian internal dalam siklus tersebut. Rangka analisis yang dilakukan adalah dengan membandingkan catatan internal terhadap rekening koran bank. Hasil temuan digunakan sebagai data acuan pengendalian pada sistem otomasi BI-SOSA. Setiap komponen pengendalian internal akan dijelaskan lebih jauh dalam kegiatan pengendalian dan pengawasan

serta

pengaruhnya

terhadap

pengambilan

keputusan

dalam

pengembangan pengendalian sistem. Analisis pengendalian internal pada KPwBI New York dilakukan atas dasar pengamatan dan kerjasama tugas yang dilakukan selama program magang berlangsung. Atas permitaan KPwBI New York, analisis dilakukan dengan menggunakan metode kuantitatif tanpa men-disclose data informasi numerik. Adapun informasi numerik yang disajikan merupakan hasil perhitungan yang dilakukan sesuai dengan data yang ada.



36

4.2.1

Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Proses pengendalian internal ditegakkan dengan integritas dan nilai etika yang didukung oleh komitmen terhadap kompentensi serta kepemimpinan yang kondusif. Struktur organisasi KPwBI New York dengan sumber daya efisien dapat menghasilkan budaya dan lingkungan pengendalian yang efektif. Setiap personil melaksanakan kegiatan operasional entitas berdasarkan tanggung jawab dan wewenang yang diberikan. Pembagian tugas dilakukan oleh KPwBI New York dalam rangka pendelegasian tugas dan wewenang setiap personil. Khususnya dalam siklus pengeluaran, tanggung jawab dan wewenang antara pelaku pengajuan, persetujuan dan pencatatan dipisahkan untuk menghindari adanya tindakan kecurangan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Ketetapan prosedur pengeluaran anggaran yang dibutuhkan dilakukan secara konsisten sehingga pembagian tanggung jawab dan wewenang setiap pihak yang terkait terpisahkan secara jelas. Kepatuhan atas prosedur ini memudahkan pengawasan dan identifikasi apabila terjadi penyimpangan dalam kegiatan sehari-hari. Didukung oleh teori kausal yang dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa di tahun 1968, bahwa dengan mencari sebabakibat dalam pengawasan dan pengambilan tindakan preventif terhadap risiko yang mungkin terjadi.

Gambar 4.3 - Fishbone Theory oleh Kaoru Ishikawa (1968)



37

Teori kausal ini menjelaskan bahwa kepatuhan terhadap proses atau prosedur yang ditetapkan, perilaku personil, lingkungan kerja dan pengelolaan organisasi bisa dijadikan bahan evaluasi atas suatu masalah yang terjadi di sebuah organisasi. Dengan penerapan budaya kerja KPwBI New York yang terbuka, pembagian tugas dan wewenang yang jelas serta kepatuhan pada prosedur dapat mendorong analisis dan solusi atas risiko secara lebih detil dan mendalam. Contohnya, apabila terjadi salah saji pada laporan kinerja keuangan entitas, pencarian sumber masalah dapat dilakukan dengan melakukan pengecekan pada proses pencatatan dengan membandingkan catatan internal dengan catatan bank (process), mencari referensi pencatatan transaksi pengeluaran anggaran dan deposito anggaran yang terlewat (people), dan atau dengan mereviu bagaimana proses otorisasi yang dilaksanakan (management). Jika dibandingkan dengan kondisi yang ada pada KPwBI New York, maka dapat disimpulkan bahwa adanya kepatuhan terhadap prosedur, integritas, konsistensi dan komitmen dari setiap personil dari masing-masing bidang dapat mencegah risiko yang mungkin terjadi serta dapat membantu entitas untuk melakukan pengendalian internal yang efektif dan efisien. 4.2.2

Penaksiran Risiko (Risk Assessment)

Secara umum, setiap organisasi akan menghadapi risiko baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Pengendalian dalam siklus pengeluaran dilakukan untuk menjaga ketepatan penyajian informasi keuangan yang dilakukan oleh organisasi dalam aktivitas pengeluaran anggaran. Dalam rangka pencapaian tujuan tersebut, risiko yang umum terjadi dalam siklus pengeluaran antara lain adalah penyalahgunaan asset dan salah saji informasi keuangan. Kedua risiko ini dapat diminimalisir dengan melakukan aktivitas pengendalian dan pengawasan yang akan di jelaskan pada bagian berikutnya. Risiko penyalahgunaan asset adalah risiko yang muncul akibat tidak adanya pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas antara satu pihak dengan pihak lain yang menangani aktivitas keuangan entitas. Untuk menanggulangi risiko tersebut, KPwBI New York menetapkan adanya pembagian tugas yang jelas dalam hal



38

peengajuan, pelaksana dan persetujuan transaksi. Pembagian tugas ini dilakukan melalui proses hirarki otorisasi yang diterapkan KPwBI New York sesuai dengan surat putusan yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia dalam pendelegasian personil perwakilan KPw. Penjelasan mengenai pembagian tugas melalui hirarki otorisasi dalam pra-pelaksanaan transaksi pengeluaran anggaran (otorisasi dokumen) dapat dilihat pada Gambar 4.1 dan otorisasi dalam pelaksanaan transaksi pengeluaran anggaran pada Gambar 4.2.. Sedangkan, risiko salah saji infomasi keuangan adalah risiko perbedaan pada laporan keuangan yang disajikan dengan catatan internal organisasi yang muncul akibat adanya tindakan kecurangan atau error. Untuk menanggulangi risiko salah saji ini, KPwBI New York melakukan proses pencocokan data sesuai dengan prosedur rekonsiliasi yang ditetapkan oleh Bank Indonesia. Dengan adanya proses pencocokan data ini, catatan entitas yang tercatat dalam sistem otomasi BI-SOSA dapat dijamin tingkat akurasinya. Atas hasil taksiran risiko tersebut, penulis menemukan beberapa bukti yang menjadi sumber terjadinya risiko salah saji informasi pada laporan keuangan KPwBI New York. Meskipun demikian, perhitungan hasil temuan menyatakan bahwa tingkat rasio error yang ada bukan merupakan risiko materil dalam penyajian laporan keuangan entitas. Sehingga, analisis hasil temuan berikut menjadi data acuan pembuktian bahwa pengendalian internal pada sistem otomasi BI-SOSA sudah sangat kuat. Adapun rincian penyebab risiko dan hasil temuan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Human Error Dokumentasi keuangan dilakukan oleh KPwBI New York dengan menggunakan sistem otomasi (BI-SOSA) yang terintegrasi. Diluar itu, entitas juga menyimpan bukti dokumentasi keuangan dalam bentuk kertas untuk dijadikan bahan rekonsiliasi dan bukti audit. Dalam transaksi pengeluaran anggaran, data yang di input ke dalam sistem sesuai dengan jumlah pada faktur penagihan yang diterima oleh entitas dan kemudian dilakukan proses pembuatan cek untuk pelunasan tagihan tersebut, Akan tetapi, penulis masih menemukan beberapa selisih perbedaan jumlah yang



39

perlu disesuaikan. Selisih jumlah yang ada berupa perbedaan pada nilai cek yang tercatat oleh entitas dengan nilai yang tercatat oleh Bank dan transaksi deposito dan retur yang belum di input ke dalam BI-SOSA.

Rata-Rata Human Error Tahun 2012 3.00000% 2.50000% 2.00000% 1.50000% 1.00000% 0.50000%

0.27061%

0.00000% 1

2

3

4 %

5

6

7

8

9

10

11

12

Average Error

Grafik 4.1 - Rata-rata Human Error KPwBI New York Tahun 2012

Grafik 4.1 menunjukkan persentase rasio error dengan membandingkan perbedaan dengan keseluruhan mutasi rekening pada periode per-bulan dalam jangka waktu satu tahun. Penulis mendapati nilai rata-rata error dibawah 5%, hal ini membuktikan bahwa rasio error tidak signifikan pengaruhnya terhadap pelaporan keuangan entitas (Rittenberg, 2011). 2. Time Lag Perbedaan antara waktu terjadinya risiko dengan pengambilan tindakan manajemen bisa menjadi faktor yang krusial dalam pelaporan keuangan organisasi (Loader, 2011). Perbedaan waktu yang panjang menunjukkan pengawasan

yang

dilakukan

belum

optimal.

Adapun

risiko

penyalahgunaan asset atau salah saji dalam laporan keuangan dapat disebabkan adanya keterlambatan manajemen dalam pengambilan tindakan setelah melakukan identifikasi risiko. Terkait dengan siklus pengeluaran, perbedaan waktu yang dimaksud adalah selisih waktu pencatatan yang dilakukan oleh entitas dengan bank.



40

Perbedaan waktu ini dapat berdampak pada akurasi laporan keuangan dalam aspek ketepatan waktu pelaporan dan penyajian informasi keuangan yang sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Adapun contoh hasil temuan perbedaan waktu adalah selisih waktu pencatatan oleh entitas dengan pemindahan dana yang dilakukan oleh bank. Selain itu, penulis juga menemukan adanya cek yang dibatalkan atau kadaluarsa yang belum disesuaikan dengan catatan entitas dalam sistem otomasi BI-SOSA.

Rata-Rata Time Lag Error Tahun 2012 0.60000% 0.50000% 0.40000% 0.30000%

0.26461%

0.20000% 0.10000% 0.00000% 1

2

3

4

5 %

6

7

8

9

10

11

12

Average Error

Grafik 4.2 - Rata-Rata Time Lag Error KPwBI New York Tahun 2012

Persentase rasio risiko yang disebabkan oleh perbedaan waktu dilakukan menggunakan metode dan perhitungan yang sama, yaitu dengan membandingkan perbedaan kedua catatan keuangan terhadap keseluruhan mutasi rekening pada periode berjalan. Tingkat rasio yang mendekati 0% membuktikan bahwa risiko yang disebabkan oleh perbedaan waktu tidak signifikan dampaknya terhadap akurasi laporan keuangan. Akan tetapi, apabila tidak dilakukan pengembangan pengendalian pada perbedaan waktu dapat memberikan dampak negatif pada tingkat akurasi dan ketepatan waktu laporan keuangan.



41

4.2.3

Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Siklus pengeluaran organisasi dapat dibagi kedalam dua proses, yaitu proses pembelian dan pengeluaran kas. Kedua proses ini memerlukan adanya kegiatan pengendalian untuk menjamin ketepatan catatan untuk pelaporan laporan keuangan dan untuk membantu pencapaian tujuan utama organisasi. Kegiatan pengendalian siklus pengeluaran dapat dilakukan dengan cara dokumentasi, otorisasi transaksi, pembagian tugas, limitasi akses, rekonsiliasi, dan verifikasi independen. Bagian ini akan menjelaskan secara rinci mengenai kegiatan pengendalian yang dilakukan oleh KPwBI New York. Sesuai dengan penjelasan mengenai dokumentasi entitas yang dijelaskan pada UU No. 8/1997 dan oleh Lewis (2005) yang mengharuskan entitas atau organisasi dalam bentuk apapun untuk melakukan dokumentasi atas seluruh kegiatan. Hasil pengamatan menyatakan bahwa dokumentasi yang dilakukan oleh KPwBI New York dilaksanakan dengan cara mengumpulkan setiap dokumen keuangan, dokumen administratif serta dokumen pendukung secara periodik sebagai bukti audit dan untuk memenuhi peraturan yang ada. Dokumen keuangan adalah dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan transaksi pembelian yang dilakukan, contohnya Warkat Anggaran, bukti cek dan rekening koran bank. Dokumen administratif terdiri dari dokumen-dokumen yang mendasari keputusan transaksi pembelian, contohnya proposal. Sedangkan dokumen pendukung terdiri dari dokumen yang berisikan informasi tambahan untuk memperkuat pengambilan keputusan transaksi pembelian, seperti berita acara atau memorandum. Keseluruhan dokumen dikumpulkan dan disimpan dalam bentuk satu kesatuan – baik per-transaksi atau per-bagian– untuk mempermudah pencarian berkas apabila diperlukan. Dokumentasi menjadi salah satu bentuk kegiatan pengendalian yang dilakukan oleh entitas untuk dijadikan bukti sah adanya keputusan transaksi pembelian sehingga dapat dipertanggungjawabkan serta sebagai basis pelaksanaan pengendalian atas kegiatan keuangan entitas. Seiring dengan pelaksanaan dokumentasi, entitas melakukan proses persetujuan atau otorisasi guna memperkuat keabsahan dokumen yang dikumpulkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan transaksi yang dilakukan. Secara teoritis,



42

otorisasi transaksi dilakukan untuk mengurangi risiko adanya pengeluaran anggaran yang berlebihan dan mengurangi risiko tindakan kecurangan yang dilakukan oleh personil entitas. Pada praktiknya, setiap transaksi pembelian atau mutasi rekening terlebih dahulu melalui proses persetujuan dan reviu oleh pihak yang berwenang untuk mempertanggungjawabkan pengeluaran anggaran tersebut. Untuk mendukung efisiensi dan efektifitas pelaksanaan otorisasi transaksi, dibutuhkan susunan struktur organisasi, pendelegasian wewenang yang tepat serta pembagian tugas yang jelas. Transaksi pembelian yang dilakukan oleh KPwBI New York harus melewati persetujuan Kepala Perwakilan, tanpa adanya persetujuan tersebut maka transaksi pembelian tidak dapat dilakukan (Gambar 4.1). Apabila pengajuan transaksi pembelian disetujui oleh Kepala Perwakilan, maka Kepala Bidang Administrasi akan melakukan review dan persetujuan atas anggaran yang diajukan. Setelah melalui persetujuan transaksi pembelian dari Kepala Bidang Administrasi, proses pelunasan atau pengeluaran kas dapat dilakukan (Gambar 4.2). Kegiatan ini dilakukan oleh entitas untuk memastikan transaksi pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan juga untuk memastikan akurasi catatan keuangan entitas dan untuk memberikan jaminan akurasi pelaporan kinerja organisasi. Selain dokumentasi dan otorisasi transaksi, limitasi akses terhadap sistem akuntansi perlu dilakukan untuk menjaga keamanan aset. Sistem akuntansi Bank Indonesia menggunakan sebuah sistem otomasi yang terintegrasi untuk memudahkan penggabungan informasi kegiatan keuangan yang dilakukan oleh pusat, cabang maupun kantor perwakilan di luar negeri. Adapun tujuan limitasi akses selain untuk menjaga keamanan aset adalah untuk menjaga aliran dana masuk atau keluar dari pihak yang tidak berkepentingan. KPwBI New York membatasi akses terhadap sistem BI-SOSA hanya kepada petugas data entry selaku penanggungjawab pencatatan kegiatan finansial dan kepada Kepala Bagian Administrasi selaku pemegang wewenang keuangan entitas. Untuk

mengendalikan

mutasi

anggaran

yang

dilakukan,,

entitas

perlu

melaksanakan pencocokan catatan internal dengan catatan yang diberikan oleh bank. Proses pencocokan kedua catatan ini disebut sebagai proses rekonsiliasi.



43

Bank Indonesia menetapkan prosedur kan regulasi pelaksanaan rekonsiliasi yang perlu dilakukan oleh organisasi secara keseluruhan, baik dari pusat, cabang maupun kantor perwakilan. Dengan adanya rekonsiliasi, entitas dapat menguji kelengkapan catatan kegiatan keuangan internal untuk memberikan jaminan akurasi pelaporan keuangan. Pada dasarnya, rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi kartu kredit dilakukan dalam sistem BI-SOSA, akan tetapi atas keterbatasan dalam mengakses sistem akuntansi Bank Indonesia maka penulis didampingi oleh petugas data entry melakukan proses rekonsiliasi tanpa sistem BI-SOSA.

Gambar 4.4- Proses Pengecekan Kelengkapan Dokumen untuk Rekonsiliasi

Gambar 4.4 menggambarkan rincian dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses rekonsiliasi tanpa sistem BI-SOSA, yaitu 2 lembar Warkat Anggaran (pengajuan dan persetujuan), bukti cek, dokumen administratif pendukung (bila ada) dan bank statement. Adapun dokumen yang terkumpul belum lengkap, maka



44

petugas data entry dan staf administrasi perlu melengkapi dokumen tersebut. Perbaikan kelengkapan dokumen ini perlu diketahui oleh Kepala Bidang Administrasi untuk kontrol atas arus dokumen dalam entitas. Dokumen-dokumen yang menjadi bahan rekonsiliasi harus dipastikan memiliki verifikasi dari Kepala Bidang Administrasi untuk legalisasi dokumen sebagai bukti audit dan bukti rekonsiliasi. Secara keseluruhan, lingkungan pengendalian KPwBI New York mendukung adanya kegiatan pengendalian berdasarkan taksiran risiko yang mungkin terjadi. Keselarasan ketiga komponen pengendalian internal ini mampu menghasilkan pengendalian internal yang efektif dan efisien. Untuk kegiatan pengendalian yang dilakukan entitas bertujuan untuk memastikan ketepatan pencatatan dan menjamin akurasi pelaporan keuangan kantor perwakilan. 4.2.4

Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi adalah komponen pengendalian internal yang komponen yang menghubungkan seluruh komponen lainnya, sehingga menjadi sebuah faktor penting dalam pelaksanaan pengendalian internal. Tanpa ada informasi dan komunikasi yang tepat sasaran, pengendalian internal akan sulit dilaksanakan. Sehingga menjadi penting untuk diperhatikan bagaimana aliran informasi dan komunikasi dalam sebuah organisasi sebagai bagian dari pengendalian internal. Komunikasi berperan sebagai penghantar informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi.

Entitas

memiliki

sistem

tatakelola

memudahkan komunikasi antar pihak baik

yang

terbuka,

sehingga

internal maupun eksternal.

Keterbukaan komunikasi ini membantu setiap personil entitas untuk bisa melaksanakan tugasnya secara tepat waktu. Selain itu, juga memungkinkan entitas untuk melakukan identifikasi dini risiko yang mungkin terjadi dan mencari solusi untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya risiko tersebut. KPwBI New York menggunakan sistem informasi otomatis yang terpusat, oleh karena itu setiap informasi yang masuk ke dalam sistem dapat di akses oleh pihak lain

dalam

organisasi

secara

keseluruhan.

Adapun

pengendalian

yang



45

dilaksanakan pada sistem informasi tidak dapat dijelaskan lebih detil atas keterbatasan akses ke dalam sistem. Entitas menyajikan informasi tepat saat transaksi terjadi ke dalam sistem dan tersedia apabila dibutuhkan baik dalam bentuk digital maupun bentuk dokumen. Selain itu, hasil rekonsiliasi yang dilaksanakan dalam sistem dapat menjamin akurasi data dan informasi serta sesuai dengan kondisi sebenarnya. Akses terhadap informasi hanya dapat dilakukan bagi pihak yang diberikan akses ke dalam sistem, sehingga tidak ada penyelewengan dan penyalahgunaan informasi. Dari hasil pengamatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian pengelolaan informasi dilakukan secara otomatis dalam sistem secara real-time. Diluar pengendalian dalam sistem, entitas juga melakukan pengelolaan informasi dengan menggunakan proses dokumentasi dan otorisasi dalam rangka memenuhi aspek transparansi informasi dalam organisasi. 4.2.5

Pengawasan (Monitoring Activities)

Setiap kegiatan yang dilakukan harus selaras dengan tujuan operasional dan strategis

organisasi.

Untuk

mencapai

keselarasan

tersebut,

dibutuhkan

pengawasan atas jalannya aktivitas-aktivitas dalam organisasi. Kegiatan pengawasan mencakup evaluasi komponen pengendalian internal lainnya dan memastikan bahwa setiap komponen mampu mendukung adanya pelaksanaan pengendalian internal yang efektif dan efisien. Kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh entitas antara lain adalah pemeriksaan kelengkapan dokumen. Dokumen-dokumen yang disimpan dalam internal storage diperlukan sebagai bahan rekonsiliasi dan bukti pertanggungjawaban kinerja keuangan dan operasional entitas. Tanpa dokumen yang lengkap beserta persetujuannya, maka pertanggungjawaban transaksi perlu dipertanyakan. KPwBI New York menyimpan seluruh bukti transaksi dalam bentuk pembukuan bukti transaksi, pengumpulan warkat anggaran, fotokopi cek dan pengumpulan dokumen administratif lainnya yang diperiksa kelengkapannya secara berkala per periode. Hal ini dilakukan untuk mempermudah akses terhadap dokumen untuk referensi sesuai dengan nomor atau tanggal terjadinya transaksi.



46

Selain pengecekan kelengkapan dokumen, verifikasi independen dilakukan untuk membuktikan bahwa kegiatan pemeriksaan kelengkapan dokumen telah dilaksanakan. Verifikasi independen dilakukan oleh Kepala Bagian Administrasi dengan membubuhkan bukti persetujuan kekurangan dokumen yang sudah dilengkapi berdasarkan waktu pengecekan dokumen. Kegiatan ini dilakukan secara rutin untuk memastikan kelengkapan bukti audit apabila sewaktu-waktu diperlukan. Selain sebagai kegiatan pengendalian, rekonsiliasi dapat dikategorikan sebagai kegiatan pengawasan terhadap perpindahan dana anggaran dari pihak kantor perwakilan kepada pihak lainnya. Atas pengamatan dan observasi selama program magang, penulis melakukan uji kepatuhan pelaksanaan rekonsiliasi terhadap prosedur dan regulasi yang ditetapkan oleh Bank Indonesia. Hasil perbandingan tersebut dirinci sebagai berikut:



47

PEDOMAN REKONSILIASI Rekonsiliasi dilakukan secara periodik

PERLAKUAN REKONSILIASI Rekonsiliasi dilakukan secara periodik.

(minimal sebulan sekali).

Rekonsiliasi dilakukan dengan cara

Sumber data informasi dan perlakuan

membandingkan transaksi pemakaian

rekonsiliasi sudah sesuai dengan yang

rekening giro bank yang telah diinput di

tertera pada pedoman rekonsiliasi.

BI-SOSA dengan bank statement secara bulanan.

Rekonsiliasi dilakukan oleh petugas

Petugas data entry bertanggungjawab

data entry dengan melakukan proses

melakukan penyesuaian antara kedua

pencocokan mutasi rekening pada saat

catatan keuangan.

sistem BI-SOSA dengan mutasi pada bank statement. Nominal mutasi debet dan kredit yang dicocokan harus sama (balance).

Apabila terdapat mutasi/transaksi debet

Penyesuaian

atau kredit yang ada di bank statement

menambah dan atau mengurangi saldo

tapi belum terdapat di sistem BI-SOSA,

kas

maka murasi/transaksi tersebut harus

informasi yang disajikan dalam bank

diinput ke BI-SOSA.

statement.

Petugas

persetujuan

verifikasi

dan

rekonsiliasi.

melakukan

persetujuan

hasil

pada

dilakukan

BI-SOSA

sesuai

dengan

dengan

Laporan hasil rekonsiliasi di verifikasi dan disetujui oleh otoritas keuangan (Kepala Bidang Administrasi)

Tabel 4.1 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Giro Bank



48

PEDOMAN REKONSILIASI

PERLAKUAN REKONSILIASI

Sistem menampilkan semua mutasi

Seluruh transaksi menggunakan kartu

rekening kartu debet dan kredit.

kredit dicatat dan ditampilkan pada sistem untuk diakukan penyesuaian dengan tagihan.

Petugas data entry melakukan proses

Mutasi rekening kartu debet dan

pencocokan mutasi rekening kartu kredit

kredit

dengan tagihan kartu kredit. Nominal

dengan data mutasi rekening dengan

mutasi debet dan kredit yang dicocokan

tagihan kartu kredit dari Bank.

pada

sistem

disesuaikan

harus sama (balance).

Petugas persetujuan melakukan

Laporan

hasil

verifikasi dan persetujuan rekonsiliasi.

verifikasi dan disetujui oleh otoritas keuangan

rekonsiliasi

(Kepala

di

Bidang

Administrasi)

Tabel 4.2 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Kartu Kredit

Entitas melaksanakan rekonsiliasi dalam dua bentuk, yaitu rekonsiliasi giro bank dan rekonsiliasi kartu kredit. Keduanya menggunakan catatan internal atas mutasi rekening yang dibandingkan dengan catatan yang dikeluarkan oleh bank. Dari hasil uji kepatuhan pelaksanaan rekonsiliasi pada Tabel 4.1 dan Tabel 4.2, dapat disimpulkan bahwa rekonsiliasi yang dilakukan merupakan bagian dari kegiatan pengawasan dengan melakukan pengendalian berdasarkan prosedur dan regulasi yang berlaku dan dilaksanakan sebagai salah satu bentuk pengendalian dan pengawasan atas aliran dana anggaran entitas. Aktivitas pengawasan dilakukan dengan pengawasan arus dokumen untuk pengeluaran anggaran dan melakukan rekonsiliasi Bank dan Kartu Kredit pada BI-SOSA secara berkala. Otorisasi dokumen keuangan sebagai bahan rekonsiliasi dan bukti audit dilakukan untuk mengawasi dan sebagai tindakan prevetif atas



49

pengeluaran oleh pihak yang tidak berkepentingan serta pengeluaran yang tidak terkait dengan kegiatan dinas. Rekonsiliasi yang dilakukan oleh entitas digunakan sebagai data pendukung pengendalian kas pada sistem otomasi akuntansi Bank Indonesia, yaitu BI-SOSA. Dengan dilakukannya rekonsiliasi, maka perbedaan yang ada antara catatan perusahaan dengan bank statement dapat disesuaikan dan menguatkan akurasi laporan pertanggungjawaban keuangan perwakilan kepada Bank Indonesia.



BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan

Diluar keterbatasan gerak entitas dalam menjalankan fungsinya sebagai perwakilan Bank Indonesia di luar negeri, tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada Kantor Perwakilan tidaklah sederhana. Untuk mewakili bank sentral dalam menjalankan hubungan internasionalnya dan mencari informasi terkait dengan ekonomi dan keuangan dari area kerjanya, entitas pelu melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap kinerja operasional dan keuangan. Pengendalian dan pengawasan yang menjadi topic pembahasan laporan ini adalah pengendalian pada siklus pengeluaran entitas yang berkaitan langsung dengan kegiatan finansial entitas. Berdasarkan pembahasan siklus pengeluaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, pengendalian yang dilakukan di dalamnya sudah memadai dan mampu mendukung pelaksanaan pengendalian internal secara keseluruhan. Aspek lingkungan pengendalian yang dimiliki oleh entitas mampu mendorong setiap personil entitas untuk melakukan pengawasan mandiri atas kinerja masingmasing dan organisasi secara keseluruhan. Selain itu, budaya kerja entitas juga dapat meningkatkan optimalisasi efektifitas dan efisiensi proses pengendalian. Dengan penerapan kebijakan budaya kerja entitas yang mampu mendorong integritas personil dalam melaksanakan pengawasan terhadap perputaran anggaran entitas. Kebijakan pengendalian dan pengawasan ditentukan berdasarkan penaksiran risiko organisasi. Hasil pengamatan menyatakan bahwa risiko adanya salah saji dalam pelaporan keuangan dan kurang lengkapnya data yang di input ke dalam sistem. Meskipun dari hasil perhitungan rata-rata error pada catatan internal entitas yang mendekati titik minimum, tidak menutupi kemungkinan adanya peluapan akumulasi rasio error di kemudian hari. Sehingga menjadi hal yang penting untuk diperhatikan agar catatan internal organisasi dan catatan yang ada

50



51

dalam sistem otomasi terintegrasi (BI-SOSA) terjaga akurasinya dan mampu merepresentasikan kinerja operasional dan kinerja finansial entitas secara keseluruhan. Kegiatan pengendalian yang dilaksanakan Kantor Perwakilan Bank Indonesia antara lain adalah dengan memberikan batasan tugas, tanggungjawab dan wewenang yang konkrit sesuai dengan hirarki manajerial. Pemisahan tugas ini dilaksanakan dalam rangka menyokong otorisasi yang jelas atas transaksi yang dilakukan dan akan dilakukan oleh entitas. Proses otorisasi pengeluaran anggaran yang terbatas mampu meminimalisir risiko pelaksanaan transaksi yang tidak proporsional dan tidak sesuai dengan kebutuhan entitas dalam mencapai tujuan organisasi. Dokumentasi dilaksanakan sebagai bagian dari kegiatan pengendalian atas transaksi yang terjadi. Pengumpulan berkas bukti transaksi yang terdiri dari Warkat Anggaran, bukti cek, dokumen administratif beserta dokumen administratif pendukung, dilakukan seiring dengan proses otorisasi pengeluaran anggaran. Adapun tujuan dari pelaksanaan dokumentasi adalah sebagai bukti dilakukannya dokumentasi organisasi sesuai dengan UU yang berlaku dan sebagai basis pelaksanaan rekonsiliasi serta bukti audit. Rekonsiliasi dilakukan pada akhir periode akuntansi dalam rangka pengendalian dan pengawasan mutasi rekening pada periode tersebut. Petugas data entry ditunjuk sebagai penanggungjawab pencatatan informasi keuangan sekaligus pelaksanaan rekonsiliasi. Pelaksanaan rekonsiliasi bertujuan untuk mengevaluasi akurasi catatan entitas dalam sistem otomasi terintegrasi BI-SOSA terhadap laporan rekening koran dari bank. Secara keseluruhan, perlakuan rekonsiliasi yang dilakukan oleh KPwBI New York sudah memenuhi prosedur dan regulasi yang ada, akan tetapi rutinitas pelaksanaan rekonsiliasi masih perlu diperhatikan. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa error dalam catatan internal akibat pelaksanaan rekonsiliasi yang kurang rutin dilaksanakan. Distribusi informasi dan komunikasi antar pihak dan bagian dalam KPwBI New York sangat terbuka, sehingga mengurangi risiko terjadinya asymmetric



52

information. Dengan ini, seluruh kegiatan baik operasional maupun keuangan yang dilakukan oleh entitas diketahui oleh setiap personil entitas, Adapun pengendalian dalam sistem otomasi terintegrasi BI-SOSA tidak termasuk dalam pembahasan laporan ini atas keterbatasan penelitian ke dalam sistem. Kegiatan pengawasan dilakukan untuk memastikan keseluruhan pelaksanaan pengendalian internal sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan entitas. Dari hasil pengamatan dan wawancara, kegiatan pengendalian yang dilakukan sudah mampu mengoptimalkan kinerja pengendalian internal baik terhadap siklus pengeluaran maupun pengendalian internal secara keseluruhan. Selain itu, kegiatan pengendalian yang dilakukan sudah mematuhi regulasi dan kebijakan yang ada sehingga dapat menunjang akurasi pencatatan untuk pelaporan kinerja entitas. 5.2

Saran

Berdasarkan pengamatan penulis selama kegiatan magang, terdapat beberapa usulan dan masukan dari penulis kepada seluruh pihak yang terlibat dalam penyusunan laporan magang ini. Pihak tersebut antara lain adalah Kantor Perwakilan Bank Indonesia. 1. Perbedaan pencatatan menjadi risiko utama dalam kegiatan akuntansi entitas, sehingga perlu lebih diperhatikan ketelitian dalam pencatatan dan kesesuaian data internal dengan data dalam sistem 2. Pengecekan kelengkapan dokumen sebaiknya dilakukan seiring dengan proses

pengumpulan

dokumen

dan

otorisasi

transaksi

untuk

mempermudah pelaksanaan rekonsiliasi dan mempersingkat waktu pencarian referensi apabila diperlukan 3. Pelaksanaan rekonsiliasi baik tanpa sistem atau melalui sistem sebaiknya lebih rutin dilaksanakan untuk menjamin akurasi pelaporan kinerja keuangan kantor perwakilan



DAFTAR REFERENSI

AICPA. (2012). Evaluation of Misstatements Identified During the Audit. AICPA. . 25 Juni 2014. Bank Indonesia. (2006). Pedoman Rekonsiliasi Bank Indonesia. Jakarta, Indonesia. 18 September 2013. Bimantoro, Suarpika & Syahrul Bahroen. (2003). Organisasi Bank Indonesia. Pusat Pendidikan dan Studi Kebanksentralan (PPSK) Bank Indonesia. Bodnar, George H. and William S. Hopwood. (2006). Accounting Information System. Pearson Higher Education. Amerika Serikat. 21 April 2014. C. Thorngren, et al. (2012). Financial and Managerial Accounting. Pearson Education. Clubb, Colin. (2005). The Blackwell Encyclopedia of Management. Blackwell Publishing. Amerika Serikat. 03 Maret 2014. Deloitte.

(2001).

Applying

a

Top-Down

Risk-Based

Approach.

25 Juni 2014. DiNapoli, Thomas P. (2010). Local Government Management Guide: The Practice of Internal Controls. Office of the New York State Comptroller. Albany, New York, Amerika Serikat. 13 Maret 2014. Hamerstone, Alex. (2014). “The Importance of Documentation. Situs resmi TrustedSec.

documentation/>. 21 Juni 2014. KPMG (1999). The KPMG Review “Internal Control: A Practical Guide”. 04 April 2014.

53



54

Loader, David. (2011). Operation Risk: Managing a Key Component of Operational Risk (Google e-Book). Butterworth-Heinemann. 25 Juni 2014. Mauldin & Jenkins. (2013). Internal Control over the Revenue and Expenditure Cycles. 15 Juni 2014. McNally, J. Stephen. (2013). The 2013 COSO Framework & SOX Compliance: One Approach to an Effective Transition. 10 April 2014. Moeller, Robert R. (2005). Brink’s Modern Internal Auditing. Wiley. Participatory Adult Learning, Documentation and Information Networking (PALDIN), UNESCO. New Delhi, India. By: John A Joseph, et al. Course 02:

Documentation,

Dissemination

and

Networking.

.

21

Juni 2014. Peraturan Direktur Jendral Perbendaharaan No. PER-36/PB/2009 tentang Pedoman Rekonsiliasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Kuasa Bendahara Umum Negara. (2009). Jakarta, Indonesia. 03 Juni 2014. Peraturan Menteri Keuangan No. 170/PMK.08/2008 tentang Transaksi Surat Utang Negara Secara Langsung. (2008). Jakarta, Indonesia. 01 Juli 2014. Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Republik Indonesia No. 2 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang No. 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia. (2008). Situs Resmi Bank Indonesia. . 15 Maret 2014. PriceWaterhouseCoopers. (2007). PwC Advisory: How to Improve Account Reconciliation Activities. 13 Maret 2014. Rittenberg, Larry et al. (2011). Auditing: a Business Risk Approach. Cengage Learning. 25 Juni 2014. Sejarah Bank Indonesia: Kelembagaan (Periode 1959-1966). Unit Khusus Museum Bank Indonesia: Sejarah Bank Indonesia.



55

Sistem

Akuntansi

Bank

Indonesia.

(2005).

Pusat

Pendidikan

Studi

Kebanksentralan (PPSK) Bank Indonesia. Jakarta, Indonesia. 26 Maret 2014. Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumentasi Perusahaan. 1997. Jakarta, Indonesia. 31 Mei 2014. Undang-Undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 1968 tentang Bank Sentral. (1968). Situs Resmi Bank Indonesia. . 03 Juni 2014. Undang-Undang Republik Indonesia No. 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia. (1999). Situs Resmi Bank Indonesia. . 15 Maret 2014. Washington State Office of Financial Management. (2008). Internal Control and Auditing. . 10 April 2014. Weygandt, Kimmel, Kieso. (2012). Accounting Principles. Wiley. “Internal Controls”. Financial Accounting. (2012). University of Washington. 15 Maret 2014. “Lima

Kepentingan

Situs

Delegasi

Resmi

Indonesia Presiden

di

New Republik

York”.

(2012). Indonesia.

03

Juni 2014



UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents