UNIVERSITAS INDONESIA

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS KESESUAIAN ANTARA BEBAN KERJA TERHADAP JUMLAH SDM SAP OPERASIONAL DIVISI INFORMATION TECHNOLOGY SHARED SERVICES: STUDI KASUS PT XYZ

KARYA AKHIR

YATNA SUPRIYATNA 1106122253

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013

Analisis kesesuaian..., Yatna Supriyatna, FIKOM UI, 2013.

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS KESESUAIAN ANTARA BEBAN KERJA TERHADAP JUMLAH SDM SAP OPERASIONAL DIVISI INFORMATION TECHNOLOGY SHARED SERVICES: STUDI KASUS PT XYZ

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

YATNA SUPRIYATNA 1106122253

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2013


ii


IIALAI'A}I

PENGES,AHAN

Karla Akhir ini diajukan oleh Nama

Yatna Supriyatna I106122253 Magister Toknologi Inlormasi

NPM Progmm Studi Judul Karya Akhir

Analisis Kesesuaian Antara Bebafl Kerja Terhadap Jumlah SDM SAP Operasional Divisi Information Technology Shared Services: Studi Kasus PT XYZ

Tclah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebaSai bagian persyaratan )ang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi lnfbrmasi pada ho$am Studi Magister leknologi Informasi. Fakultas llmu Komputer. Universitas lndonesia.

Df,WAN PENGTIJI

Pembimbing

I

Riri Satrir M M I

Penguji

Bob Hardian. Ph.D

;zffirH-i \\ /,/ u /tMU

Pcngrj i

Rizar Fathoni

Ditclapkan di Tanggal

ji,

M.K

(0t,'-

. (....-..[.Ijb:::

Jakarla

t 9 JUL 2013

iii


KATA PENGANTAR/UCAPAN TERIMA KASIH

Alhamdulillah, segala puji dan syukur saya panjatkan kepada Allah SWT, karena berkat rahmat dan petunjuk-Nya saya dapat menyelesaikan karya akhir ini. Penulisan karya akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan berbagai pihak sangatlah sulit bagi saya menyelesaikan karya akhir ini. Oleh karena itu, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1) Bapak Riri Satria, selaku

dosen pembimbing

yang tanpa lelah

mengarahkan hingga akhir penyusunan karya akhir ini. 2) Bapak Nizar selaku ketua program studi, Dosen Pengajar, dan staf di lingkungan civitas akademika Universitas Indonesia 3) Para Asisten, Mas Robi, Mas Haris, dan Mas Henry yang telah membantu dalam penyelesaian karya akhir. 4) Orang tua dan keluarga saya yang telah memberikan bantuan dukungan secara material dan moral. 5) Rekan – rekan divisi ITSS yang telah membantu saya memperoleh data yang saya perlukan. 6) Sahabat-sahabat mahasiswa/i SCMTI-2011-C dan staf Magister Teknologi Informasi yang telah banyak membantu saya dalam menyelesaikan karya akhir ini. Akhir kata, saya berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga karya akhir ini dapat bermanfaat bagi pengembang ilmu.

Jakarta, Juli 2013 Yatna Supriyatna

iv


v


ABSTRAK

Nama

: Yatna Supriyatna

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Judul

: Analisis Kesesuaian Beban Kerja Terhadap Jumlah SDM SAP Operasional Divisi Information Technology Shared Services Studi Kasus : PT XYZ

Perencanaan SDM merupakan hal penting dalam membangun sebuah organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan. Salah satu tujuan perencanaan SDM adalah menentukan jumlah SDM yang dibutuhkan.Divisi Information Technology Shared Services (ITSS) yang merupakan obyek penelitian ini belum mengetahui jumlah SDM SAP Operasional yang dibutuhkan. Oleh karena itu, Analisis beban kerja dilakukan untuk mengetahui kebutuhan jumlah SDM SAP Operasional. Hasil jumlah kebutuhan SDM SAP Operasional ini akan dibandingkan dengan jumlah SDM SAP Operasional saat ini untuk dianalisis. Ruang lingkup penelitian ini adalah menganalisis beban kerja terhadap jumlah SDM SAP Operasional divisi ITSS yang ada saat ini. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah Kuisioner dan Observasi sedangkan metode pengolahan data menggunakan Full Time Equivalent (FTE) Hasil yang diharapkan adalah jumlah kebutuhan SDM SAP Operasional diketahui sehingga dapat mengevaluasi dengan jumlah SDM SAP Operasional saat ini. Kata Kunci : Analisis Beban Kerja, SDM, Full Time Equivalent

vi

Universitas Indonesia


ABSTRACT

Name

: Yatna Supriyatna

Study Program

: Magister Teknologi Informasi

Title

: Workload Analysis On The Number of Human Resource of SAP Operationin Information Technology Shared Services Division: Case Study PT XYZ.

HR planning is essential in building an organization to achieve corporate objectives that have been defined. One of the goals HR planning is required to determine the amount of human resources. Division of Information Technology Shared Services (ITSS) which is the object of this study do not know the number of SAP HR Operational required. Therefore, the work load analysis conducted to determine the needs of HR SAP Operations. Result the number of SAP HR Operational requirements will be compared with the number of SAP HR Operational current for analysis. The scope of this study is to analyze the workload on the number of SAP HR ITSS Operations division that exists today. Data collection methods used were questionnaires and observations while data processing methodusing a Full Time Equivalent (FTE). The expected result is the number of SAP HR Operational needs known so that it can evaluate the number of SAP HR Operations today. Keywords: WorkloadAnalysis, Human Resources, Full Time Equivalent

vii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL....................................................................................................... HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS............................................................ LEMBAR PENGESAHAN............................................................................................ KATA PENGANTAR.................................................................................................... LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH....................................... ABSTRAK...................................................................................................................... ABSTRACT..................................................................................................................... DAFTAR ISI ................................................................................................................... DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................... DAFTAR TABEL ........................................................................................................... 1. PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 1.2 Pernyataan Permasalahan ..................................................................................... 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................................ 1.4 Ruang Lingkup Penelitian .................................................................................... 2. LANDASAN TEORI ................................................................................................ 2.1 Sumber Daya Manusia ......................................................................................... 2.2 Perencanaan SDM ................................................................................................ 2.2.1 Meramalkan Kebutuhan SDM ..................................................................... 2.2.2 Meramalkan SDM yang tersedia .................................................................. 2.2.3 Membandingkan Kebutuhan dan Persediaan SDM ................................. 2.2.4 Deskripsi Pekerjaan....................................................................................... 2.2.5 Manajemen Kinerja....................................................................................... 2.3 Man Power Planning............................................................................................. 2.4 Perekrutan SDM.................................................................................................... 2.5 Analisis Beban Kerja............................................................................................ 2.6 Metode – Metode Penelitian................................................................................. 2.6.1 Kuisioner....................................................................................................... 2.6.2 Obsevasi........................................................................................................ 2.6.3 Metode Analisis Beban Kerja....................................................................... 2.6.4 Time and Motion Study................................................................................ 2.7 Aplikasi SAP ERP................................................................................................ 2.8 Penelitian Sebelumnya.......................................................................................... 2.9 Kerangka Berpikir................................................................................................. 3. METODOLOGI PENELITIAN.............................................................................. 3.1 Pendefinisian Masalah.......................................................................................... 3.2 Studi Literatur....................................................................................................... 3.3 Pengumpulan Data................................................................................................ 3.4 Pengolahan Data................................................................................................... 3.5 Kesimpulan dan Saran.......................................................................................... 4. PROFIL ORGANISASI........................................................................................... 4.1 PT XYZ................................................................................................................. 4.1.1 Profil Perusahaan........................................................................................... viii


i ii iii iv v vi vii viii x xi 1 1 3 7 8 9 9 10 12 13 14 15 16 18 22 24 27 27 27 28 32 33 36 39 41 42 42 42 43 44 45 45 45

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan.............................................................................. 4.1.3 Portofolio Solusi Bisnis................................................................................. 4.1.4 Divisi IT Shared Services.............................................................................. 4.2 PT ABC................................................................................................................. 4.2.1 Profil Perusahaan........................................................................................... 4.2.2 Visi dan Misi Perusahaan.............................................................................. 4.2.3 Portofolio Solusi Bisnis................................................................................. 5. ANALISIS DATA..................................................................................................... 5.1 Pembuatan Tabel Aktivitas kerja dan Kelonggaran Waktu................................ 5.2 Pengumpulan Data................................................................................................ 5.2.1 Pengumpulan data aktivitas kerja dan waktu kerja yang digunakan................................................................................................... 5.2.2 Pengumpulan data Kelonggaran waktu.................................................... 5.3 Pengolahan Data........................................................................................................ 5.3.1 Perhitungan Hari kerja yang tersedia selama satu tahun.............................. 5.3.2 Harmonisasi Aktivitas Kerja dan Kelonggaran Waktu................................. 5.3.3 Analisis Beban Kerja..................................................................................... 6. KESIMPULAN DAN SARAN................................................................................. DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................... LAMPIRAN

ix


45 46 47 48 49 50 50 54 54 55 55 71 71 72 73 83 88 90

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1

Struktur organisasi divisi IT Shared Services dan Divisi SAP Delivery......................................................................................

2

Gambar 1.2

Fishbone analysis.......................................................................

6

Gambar 2.1

Perencanaan SDM untuk mewujudkan operasional bisnis........

11

Gambar 2.2

Balance Scorecard .....................................................................

17

Gambar 2.3

Proses rekrutmen SDM..............................................................

22

Gambar 2.3

Faktor yang mempengaruhi beban kerja menurut Zulpikar & Haris (2011)................................................................................

Gambar 2.4

37

Faktor yang mempengaruhi beban kerja menurut Windry (2010) ........................................................................................

38

Gambar 2.5

Kerangka Berpikir......................................................................

39

Gambar 3.1

Metodologi Penelitian................................................................

41

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Divisi IT Shared Services..........................

48

ix



DAFTAR TABEL

Tabel 1.1

Kebutuhan Jumlah SDM SAP Divisi SAP Delivery..................

4

Tabel 5.1

Jabatan pekerjaan SDM SAP Operasional.................................

57

Tabel 5.2

Pemetaan Aktivitas Kerja terhadap KPI....................................

58

Tabel 5.3

Aktivitas Kerja Jabatan SAP Basis............................................

64

Tabel 5.4

Aktivitas Kelonggaran Waktu....................................................

71

Tabel 5.5

Tingkat Kompetensi Masing – Masing SDM SAP....................

73

Tabel 5.6

Harmonisasi Aktivitas Kerja......................................................

74

Tabel 5.7

Harmonisasi waktu kerja............................................................

78

Tabel 5.8

Aktivitas Kelonggaran Waktu....................................................

81

Tabel 5.9

Harmonisasi Aktivitas Kelonggaran Waktu...............................

82

Tabel 5.10

Perhitungan Waktu kerja............................................................

83

Tabel 5.11

Ringkasan Perhitungan Nilai Beban Kerja.................................

85

Tabel 5.12

Tabel Nilai Beban Kerja............................................................

86

x



BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Aplikasi berskala enterprise di Indonesia saat ini tengah berkembang dengan pesat dengan keuntungan hingga milyaran rupiah. Salah satu produk aplikasi berskala enterprise tersebut adalah SAP. SAP yang mengeluarkan beberapa tipe produk diantaranya, produk Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), dll. Secara bisnis, perkembangan SAP di Indonesia dari tahun ke tahun meningkat, terbukti hingga pertengahan tahun 2009 jumlah perusahaan yang menggunakan produk SAP mencapai lebih dari 250 perusahaan. Jika dibandingkan dengan tahun 2008 sudah melonjak lebih dari dua kali lipatnya. (kompas, 11 Juli 2009). Hingga pertengahan tahun 2012 lalu sudah mencapai 800 pengguna dan ditargetkan mencapai 900 pengguna hingga akhir tahun 2012 dengan pengguna terbesar dari sektor minyak dan gas, telekomunikasi, dan juga mulai menyasar ke sektor pemerintahan. (Indonesia Finance Today, 15 September 2012). PT XYZ merupakan mitra bisnis perusahaan SAP Indonesia dalam memasarkan produk-produk SAP. Dalam memasarkan produk SAP, PT XYZ membagi menjadi 2 bagian yaitu implementasi / upgrade produk SAP dan support operasional bisnis pelanggan yang menggunakan aplikasi SAP. Perkembangan bisnis SAP yang dijalankan oleh PT XYZ meningkat hingga pada tahun 2012 Divisi SAP Delivery PT XYZ mendapat penghargaan dari SAP Indonesia sebagai “Top Incremental Revenue Contributor 2012”. Tugas utama dari Divisi SAP Delivery adalah menjalankan proyek-proyek SAP yang di customer SAP. Selain sebagai vendor produk SAP, PT XYZ juga merupakan pelanggan dari produk SAP itu sendiri dimana kegiatan operasional bisnis perusahaan menggunakan aplikasi SAP sebagai aplikasi utamanya. Untuk mendukung kebutuhan operasional SAP internal, PT XYZ membentuk satu divisi yang dinamakan divisi IT Shared Services. Peran dari Divisi IT Shared Services ini 1



2

adalah untuk mendukung kegiatan operasional TI internal. Istilah Shared yang dimaksud di sini adalah divisi ini selain mendukung kegiatan operasional internal TI PT XYZ juga memiliki peran mendukung kebutuhan operasional internal TI PT ABC dimana PT XYZ merupakan anak perusahaan dari PT ABC termasuk Aplikasi SAP sebagai aplikasi perusahaan utama. Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan – pelanggannya, PT ABC menggunakan sistem IPCC, SMS Web Monitor, dan Response Tracking System dimana semua sistem tersebut terhubung ke aplikasi SAP. Dengan kehandalan sistem yang dimiliki, PT ABC memberikan jaminan kepada pelanggannya dengan jaminan “3 Hours Downtime” bagi peralatan-peralatan sistem yang dibeli dari PT ABC dalam rangka memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya. Jika PT ABC gagal memenuhi maka pelanggan akan mendapatkan discount sebesar 10% atas MoP (Mark on Paper atau jumlah hasil Copy dan Print) dari mesin yang bersangkutan dan pada bulan yang bersangkutan. Karena aplikasi SAP sangat vital bagi keberlangsungan bisnis PT ABC maka ketersediaan SDM SAP Operasional yang mendukung aplikasi SAP juga harus terpenuhi. Berikut ini adalah struktur organisasi divisi IT Shared Services dan divisi SAP PT XYZ :

Gambar 1.1 Struktur organisasi divisi IT Shared Services dan divisi SAP Delivery

Dari gambar struktur organisasi di atas, Divisi IT Shared Services terbagi menjadi beberapa Sub-Divisi, diantaranya adalah Telco & Network, System administrator & Helpdesk, Aplication Development, dan SAP Operation. Dari keempat subdivisi tersebut hanya sub-divisi SAP Operation yang diberikan tugas mendukung Universitas Indonesia


3

kegiatan operasional TI internal SAP PT XYZ dan PT ABC dengan staf yang sama. Sementara sub-divisi lain baik di PT XYZ maupun PT ABC memiliki staf yang secara khusus ditempatkan di masing–masing perusahaan. Misalnya untuk sub-divisi Telco & network, staf yang ditugaskan berbeda antara PT XYZ dan PT ABC. Sedangkan untuk SAP Operation, staf yang sama memiliki tugas pada kedua perusahaan tersebut. 1.2 Pernyataaan Permasalahan Seiring dengan perkembangan bisnis SAP PT XYZ yang semakin meningkat dari tahun ke tahun maka muncul kebutuhan untuk melakukan penambahan jumlah SDM SAP Delivery untuk memenuhi kebutuhan SDM proyek-proyek SAP. Proyek SAP dibagi menjadi 2 jenis proyek, di antaranya : 1. Proyek

implementasi/upgrade

SAP.

Proyek

ini

bertujuan

untuk

mengimplementasikan/meng-upgrade modul-modul SAP. Rata-rata durasi proyek ini adalah 4-6 bulan. 2. Proyek Operasional SAP. Proyek operasional ini adalah proyek yang bertujuan untuk men-support kestabilan kegiatan operasional bisnis perusahaan dimana SAP digunakan sebagai aplikasi operasional bisnisnya. Proyek Operasional ini terbagi menjadi 2, yaitu : a. Full Operation : PT XYZ menempatkan SDM SAP di perusahaan customer setiap hari kerja secara full time. b. Shared Services : PT XYZ tidak menempatkan SDM SAP di perusahaan customer secara full time tetapi berdasarkan kebutuhan / permintaan dari perusahaan customer-nya tersebut. Berikut ini adalah data kebutuhan jumlah SDM SAP pada periode bulan Juli sampai Oktober 2013 dapat dilihat sebagai berikut :



4

Tabel 1.1 Table kebutuhan Jumlah SDM SAP Divisi SAP Delivery

Sumber : Profit Contribution Analysis Document

Dari data kebutuhan SDM SAP di atas menunjukkan bahwa pada periode Juli sampai Oktober 2013, PT XYZ memiliki Proyek Implementasi/Upgrade, 5proyek full operation dan proyek Shared Services. Semua proyek tersebut ada yang sedang berjalan maupun mulai berjalan pada periode tersebut. Jumlah SDM SAP pada periode tersebut membutuhkan SDM yang lebih banyak dari jumlah SDM saat ini. Pada proyek implementasi membutuhkan total 7 orang konsultan (SDM) SAP sedangkan Proyek Shared Services membutuhkan 7 orang konsultan (SDM) SAP. Berdasarkan data ini maka PT XYZ akan melakukan perekrutan SDM SAP untuk memenuhi kebutuhan proyeknya tersebut. Menurut Kaswan (2012), Ada 2 sumber persediaan tenaga kerja (SDM) yaitu dari internal dan eksternal. 1. Internal. Untuk mengetahui persediaan tenaga kerja internal perusahaan harus melakukan audit tenaga kerja yang ada untuk mengetahui kapabilitas yang ada saat ini. Informasi ini memungkinkan perencana mengestimasi untuk sementara waktu lowongan posisi yang dapat diisi oleh tenaga kerja yang ada. 2. Eksternal. Penawaran eksternal tenaga kerja yang potensial dalam organisasi harus memperhatikan beberapa faktor, di antaranya : a. Faktor yang mempengaruhi orang masuk dan meninggalkan pekerjaan b. Perkembangan dan perubahan teknologi. Sumber persediaan SDM baik internal maupun eksternal memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Alokasi SDM SAP dari eksternal akan meningkatkan biaya setiap SDM yang direkrut. Kelebihannya adalah kita dapat Universitas Indonesia


5

memilih SDM sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan. Sedangkan untuk mengambil SDM dari internal harus dilakukan analisis SDM terlebih dahulu karena jika tidak dilakukan maka dapat mengganggu keseimbangan beban kerja yang ada saat ini apalagi divisi ITSS mempunyai tugas untuk mendukung kegiatan operasional TI di PT XYZ dan PT ABC. Kelebihan dari penggunaan SDM dari internal adalah lebih efisien dari sisi biaya dengan mengoptimalkan kapabilitas SDM yang ada saat ini. Selain itu adaptasi lingkungan kerja juga tidak terlalu berpengaruh karena berasal dari organisasi yang sama.



6

Permasalahan mengenai kebutuhan SDM SAP ini digambarkan pada diagram fishbone berikut :

Gambar 1.2 Fishbone analysis



7

Dari analisis fishbone di atas, penyebab kebutuhan SDM SAP yang tidak terpenuhi bisa dilihat dari dua sisi, yaitu sisi bisnis dan sisi organisasi. Dari sisi bisnis penyebabnya adalah jumlah proyek SAP yang berhasil didapatkan meningkat. Tim sales selalu berusaha mendapatkan proyek SAP sebanyakbanyaknya agar perusahaan mendapatkan revenue yang tinggi sementara jumlah SDM SAP yang ada terbatas. Dari sisi Organisasi adalah adanya kemungkinan tawaran untuk SDM SAP dari perusahaan pesaing sehingga menyebabkan SDM SAP dapat keluar sewaktu waktu sementara proses rekruitasi membutuhkan waktu yang lama karena prosedurnya panjang. Selain itu, besarnya kebutuhan SDM SAP operasional internal yang belum diketahui sehingga alokasi SDM SAP yang tidak efesien masih perlu dilakukan analisis. Penelitian yang akan dilakukan terhadap salah satu penyebab tidak terpenuhinya kebutuhan SDM SAP, yaitu belum dilakukan analisis beban kerja terhadap operasional SAP internal yang berada di divisi IT Shared Services. Dari penyebab permasalahan tersebut muncul pertanyaan yang akan dijadikan research question dalam penelitian ini yaitu : “Dengan kondisi beban kerja SAP Operasional Divisi ITSS, Apakah ada SDM SAP yang dapat dialokasikan ke Divisi SAP Delivery?”

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kesesuaian antara beban kerja dengan jumlah SDM SAP yang ada di divisi ITSS sehingga dapat dijadikan pertimbangan ketika akan melakukan alokasi/mutasi SDM SAP dari divisi IT Shared Services. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat di antaranya : 1. Memberikan masukan kepada manajemen dan Sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan alokasi SDM SAP dari divisi IT Shared Services. 2. Memberikan kontribusi terhadap penelitian sejenis mengenai analisis beban kerja. Universitas Indonesia


8

1.4 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup dari penelitian ini adalah : 1. Obyek penelitian ini adalah SDM SAP pada divisi IT Shared Services. SDM SAP pada IT Shared Services terbagi menjadi 3 bagian yaitu SAP Fungsional (Logistik dan Finance), SAP Basis (SAP sistem administrator) dan SAP ABAP (Programmer). 2. Metode pengukuran beban kerja menggunakan metode Full Time Equivalent (FTE). Metode ini mengukur beban kerja dengan mengacu pada deskripsi pekerjaan yang diberikan.



BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1

Sumber Daya Manusia

Setiap organisasi terdiri dari manusia yang menjadi penggerak segala aktivitas dalam organisasi tersebut yang sering disebut sumber daya manusia (SDM). Pengertian sumber daya manusia (SDM) menurut Hadary (2010) adalah penduduk/atau warga negara yang berada dalam usia produktif, meskipun karena berbagai sebab dan/atau masalah masih terdapat yang belum produktif karena belum memasuki lapangan kerja yang terdapat di masyarakatnya. Pengertian SDM dipersempit oleh Zorlu (2009) dimana SDM merupakan orang-orang yang menjadi

bagian

di

suatu

organisasi

dalam

merencanakan,

merancang,

melaksanakan, mempertahankan dan mengakhiri kehidupan organisasi. Untuk memiliki sumber daya manusia yang mampu menjalankan operasional bisnis perusahaan dibutuhkan perencanaan sumber daya manusia. Menurut Hadary (2010), perencanaan sumber daya manusia adalah proses menetapkan strategi untuk memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan,

dan

mempertahankan

SDM

sesuai

dengan

kebutuhan organisasi/ perusahaan sekarang dan pengembangannya di masa depan. Menurut

Achmad (2010) secara taktis perencanaan SDM lebih

kepada alokasi dari sumber-sumber organisasi yang menjadi lebih khusus dalam unit-unit organisasi dan posisi-posisi pekerjaan (jabatan). Kedua pendapat ini memiliki perbedaan terlihat dari ruang lingkup yang berbeda. Pengertian perencanaan SDM dalam lingkup yang lebih kecil hanya sebatas pada alokasi SDM dalam unit-unit organisasi sementara perencanaan SDM dalam lingkup yang lebih luas lebih luas yaitu mulai dari bagaimana memperoleh sampai mengembangkan dan mempertahankan SDM yang dimiliki. Dari data kebutuhan 9



10

SDM SAP yang akan direkrut pada bab 1 terlihat bahwa perencanaan SDM yang dimaksud adalah sebatas merencanakan alokasi SDM pada untuk proyek-proyek SAP. 2.2 Perencanaan SDM Pengertian perencanaan menurut Hadary (2010) adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, strategi, metode, anggaran, dan standar (tolak ukur) keberhasilan suatu kegiatan.

Pengertian ini menunjukkan bahwa perencanaan merupakan proses atau rangkaian beberapa kegiatan yang saling berhubungan dalam memilih salah satu di antara beberapa

alternatif

tentang

tujuan

yang

ingin

dicapai

oleh

sebuah

organisasi/perusahaan kemudian memilih strategi dan metode untuk mencapai tujuan

tersebut.

Dilanjutkan

pula

dengan

menetapkan

anggaran

untuk

melaksanakan strategi dan metode tersebut diiringi dengan memilih dan menetapkan

kriteria

tolak

ukur

untuk

menilai

tingkat

keberhasilan

organisasi/perusahaan dalam pencapaian tujuannya dengan mengimplementasikan strategi dan metode yang telah dipilih sebelumnya. Dari uraian diatas, Pengertian Perencanaan SDM menurut Hadary (2010) adalah rangkaian kegiatan peramalan (prediksi atau estimasi) kebutuhan atau permintaan (demand) tenaga kerja di masa depan pada sebuah organisasi/perusahaan yang mencakup pendayagunaan SDM yang sudah ada dan pengadaan tenaga kerja baru yang dibutuhkan. Dari pengertian diatas terlihat bahwa perencanaan SDM merupakan proses menetapkan keputusan yang bersifat prediktif, yang hasilnya selalu berpeluang untuk keliru. Oleh karena itu, perlu digunakan dan dikembangkan metode dan/atau teknik prediksi yang secara ilmiah memiliki tingkat keakuratan yang tinggu dan tingkat kekeliruan yang serencah-rendahnya, sedangkan yang diprediksi adalah kebutuhan atau permintaan (demand) SDM agar dimasa

depan

dapat

melaksanakan

perencanaan

bisnis

sebuah

organisasi/perusahaan secara efektif dan efisien. Untuk itu prediksi jumlah SDM yang dibutuhkan tidak boleh berlebih-lebihan karena akan berdampak pemborosan khususnya penyediaan pembiayaan (cost) SDM yang sebenarnya



11

tidak diperlukan. Sebaliknya prediksi tidak boleh terlalu kurang dari SDM yang dibutuhkan karena akan berdampak beban kerja setiap SDM menjadi terlalu berat dan pekerjaan sulit untuk berlangsung secara efektif dan efisien. Di samping itu tidak

boleh

juga

terjadi

perangkapan

jabatan/pekerjaan,

yang

dapat

mengakibatkan ada pekerjaan/jabatan yang terlupakan dan dapat mengurangi sukses atau bahkan menyebabkan kegagalan organisasi/perusahaan. Untuk itu diperlukan kegiatan audit SDM atau analisis tenaga kerja (work force analysis) untuk mendayagunakan secara maksimal SDM yang dimiliki sedang dalam bagian ini cukup dinyatakan bahwa audit SDM dilakukan untuk melakukan prinsip utama dalam perencanaan SDM bahwa perencanaan SDM harus dimulai dari pendayagunaan secara efektif dan efisien (optimal) SDM yang sudah dimiliki dan hanya akan menambah atau merekrut SDM dari luat apabila ternyata terdapat kekurangan SDM untuk melaksanakan tugas-tugas pokok organisasi/perusahaan. (Hadary, 2010). Berikut diagram perencanaan SDM :

Gambar 2.1 Perencanaan SDM untuk mewujudkan operasional bisnis Universitas Indonesia


12

Menurut I Komang Ardana (2012), Proses perencanaan

SDM dimaksudkan

adalah pembuatan ramalan tentang kebutuhan jumlah SDM untuk masa yang akan datang dibandingkan dengan proyeksi persediaan SDM yang ada. Ada tiga langkah proses perencanaan SDM seperti paparan berikut ini : 2.2.1

Meramalkan kebutuhan SDM

Secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan perusahaan merupakan dasar untuk meramalkan kebutuhan akan SDM

pada masa yang akan datang, karena

permintaan akan tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh permintaan barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan itu. Ramalan permintaan akan tenaga kerja sangat dipengaruhi permintaan terhadap barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan itu. Ramalan kebutuhan SDM yang akan dapat ditentukan kegiatan produksi yang dilaksanakan oleh perusahaan. Kegiatan produksi perusahaan akan ditentukan oleh permintaan barang atau jasa oleh masyarakat / konsumen. Hal ini tentunya didasarkan pada penjualan. Bila faktor-faktor lain tidak berubah maka permintaan akan barang atau jasa yang meningkat akan mengakibatkan meningkatkan permintaan tenaga kerja. Sebaliknya, permintaa akan barang atau jasa yang berkurang akan diikuti oleh berkurangnya permintaan akan tenaga kerja. Untuk mengetahui SDM yang dibutuhkan perusahaan maka departemen SDM perlu melihat secara kongkret kondisi perusahaan pada saat itu serta perencanaan dari setiap unit kegiatan yang ada diperusahaan, seperti perencanaan keuangan, pemasaran, operasional dan lain-lain. Dengan demikian dapat diketahui jumlah persyaratan dan karakteristik SDM yang dibutuhkan. Peramalan ini dapat digunakan untuk menilai permintaan akan tenaga kerja dan persyaratan jabatan yang diperlukan perusahaan pada masa yang akan datang. (I Komang Ardana, 2012) Dalam hal meramalkan kebutuhan SDM ada berbagai teknik atau pendekatan yang dapat digunakan sehingga perusahaan dapat menentukan teknik amana yang paling akurat. a. Perencanaan untuk status quo. Pola ini tepat untuk digunakan apabila pendekatan perencanaan merupakan pendekatan yang paling sederhana Universitas Indonesia


13

untuk meramalkan kebutuhan tenaga kerja pada masa yang akan datang. Dengan anggapan persediaan tenaga kerja yang cukup. Penggantiannya ahanya untuk tenaga kerja yang dipromosikan maupun keluar. b. Petunjuk praktis. Pola ini mudah digunakan karena perusahaan mempunyai keyakinan perbandingan pengaruh denga karyawannya. Misalnya satu orang pengawas membawahi 10 orang karyawan. c. Metode delphi. Metode ini mengandalkan pendapat para ahli dalam membuat ramalan jangka panjang. d. Skenario. Dengan skenario ini memungkinkan para perencana untuk mempertimbangkan beberapa faktor guna meramalkan kebutuhan SDM untuk tiap keadaan tertentu. e. Peramalan unit. Peramalan unit hanya memerlukan manajer atau supervisor. Supervisor memperkirakan kebutuhan SDM untuk tahun berikutnya. Ramalan unit ditambahkan untuk suatu ramalan total. f. Simulasi

komputer.

Penggunaan

model

simulasi

komputer

untu

meramalkan kebutuhan SDM yang paling rumit. Simulasi tersebut dapat berupa gambaran matematis mengenai proses organisasi, kebijakan, dan gerakan-gerakan SDM yang penting.

2.2.2

Meramalkan SDM yang tersedia

Menurut I Komang Ardana (2012) perkiraan tentang jumlah dan kualitas SDM yang diharapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada masa yang akan datang. Perkiraan ini didasarlam atas perkiraan yang cermat tentang SDM yang sudah ada dan pola gerakan SDM sepanjang waktu. Pola gerakan SDM merupakan suatu pertimbangan yang penting untuk membuat proyeksi yang didasarkan atas SDM yang sudah ada, karena susunan SDM dapat berubah sepanjang waktu dengan adanya faktor perubahan seperti promosi, pemindahan dan pemberhentian. Lebih

lanjut

menurut

I Komang

Ardana

(2012),

faktor

yang

perlu

dipertimbangkan dalam memproyeksikan persediaan SDM pada masa yang akan datang adalah sebagai berikut :



14

1. Persediaan SDM sekarang. Inventarisasi informasi yang menyangkut SDM yang ada sekarang adalah: a. Jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang ada b. Masa kerja tiap pekerja c. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik dari pendidikan formal maupun pendidikan non formal d. Bakat yang masih perlu dikembangkan, dan e. Minat pekerja yang bersangkutan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan diluar tugas pekerjaannya sekarang 2. Tingkat produktivitas. Proyeksi kebutuhan SDM pada masa yang akan datang sering dibuat atas dasar pengalaman masa lampau dan berdasarkan perubahan dalam tingkat produktivitas. 3. Tingkat pergantian tenaga kerja atau perputaran tenaga kerja (labour turn over) menunjukkan perubahan tenaga kerja karena ada yang keluar atau berhenti dari perusahaan. 4. Tingkat ketidakhadiran adalah keadaan pada saat sesorang karyawan tidak dapat hadir untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan jam dan hari kerja. 5. Perpindahan antar pekerja, adalah yang menunjukkan perpindahan pekerja antar kantor cabang yang biasanya diikuti oleh promosi atau mutasi biasa.

2.2.3

Membandingkan Kebutuhan dan Persediaan SDM.

Menurut I Komang Ardana (2012) berdasarkan hasil analisis dari kedua perkiraan tersebut maka perusahaan dapat mengetahui kebutuhan SDM yang sebenarnya pada waktu yang akan datang. Kebutuhan ini hendaknya ditentukan, baik untuk tiap jabatan dalam perusahaan maupun untuk perusahaan secara keseluruhan. Sebab, persediaan mungkin saja cukup untuk perusahaan secara keseluruhan tetapi bisa jadi kekurangan dalam beberapa jabatan sementara kelebihan pada jabatan lainnya. Dari hasil perbandingan kebutuhan da persediaan SDM yang dimilki, mengahasilkan tiga kemungkinan, yaitu sebagai berikut:



15

1. Permintaan sama dengan penambahan yang berarti tidak ada kegiatan penambahan atau pengurangan SDM 2. Kekurangan SDM, yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi untuk memenuhi kekurangan tersebut 3. Kelebihan SDM, yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi mencari jalan keluar untuk mengurangi kelebihan Proses perbandingan yang diperlukan juga mengandung perbandingan kecakapan yang diperlukan dalam jabatan yang mempunyai kekurangan atau kelebihan ramalan. Data ini sangat bermanfaat bagi perencana SDM untuk langkah proses perencanaan SDM berikutnya yaitu menentukan kebijaksanaan dan program untuk menangani kelebihan dan kekurangan dalam persediaan tenaga kerja yang diramalkan. (I Komang Ardana, 2012). 2.2.4

Deskripsi Pekerjaan

Perencanaan operasional bisnis suatu organisasi/perusahaan dapat berjalan dengan baik jika SDM yang dimiliki mampu menjalankan aktivitas pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Oleh karena itu dibutuhkan analisis pekerjaan mengenai deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sesuai dengan perencanaan operasional bisnis. Menurut Sedarmayanti (2007), deskripsi kerja adalah catatan sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, didasarkan pada kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan, dan dimana pekerjaan dilaksanakan, dan kualifikasi orang yang akan menduduki jabatan tersebut (Kaswan, 2012, p 42). Pada deskripsi pekerjaan tertulis informasi mengenai ruang lingkup pekerjaan yang akan laksanakan. Menurut Achmad Sudiro (2010) informasi di dalam deskripsi pekerjaan adalah sebagai berikut : 1. Identifikasi. Bagian ini berisi nama pekerjaan, nomor pekerjaan, jumlah karyawan yang mengerjakan, tingkat upah, hubungan pelaporan, dan departemen.



16

2. Ringkasan pekerjaan. Ringkasan pekerjaan merupakan ringkasan umum tentang tanggung jawab utama dan komponen yang membedakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya. 3. Kewajiban dan tanggung jawab. Pernyataan yang jelas dan akurat atas tugas pokok, kewajiban, dan tanggung jawab yang dilaksanakan. Dapat pula mencakup persentase waktu yang diberikan kepada setiap tugas, kondisi kerja, dan bahaya potensial, tanggung jawab pengawasan dan mesin serta peralatan yang digunakan. Menurut Achmad Sudiro (2010), deskripsi pekerjaan akan lebih valid jika memperhatikan hal-hal berikut : a. Terfokus pada isi pekerjaan b. Menentukan keluaran dari pekerjaan c. Hindari bahasa yang kabur d. Urutkan komponen-komponen pekerjaan dalam urutan signifikansi dan waktu yang dikorbankan untuk setiap pekerjaan. e. Gunakan deskripsi yang terpisah untuk setiap posisi. Selain deskripsi pekerjaan dalam menganalisis pekerjaan diperlukan spesifikasi pekerjaan. Menurut kaswan (2012) spesifikasi pekerjaan merupakan catatan yang menjelaskan hal-hal yang diperlukan seorang karyawan untuk memangku dan melaksanakan pekerjaan dari jabatan tertentu. Informasi yang tertulis dalam spesifikasi pekerjaan menurut Achmad (2010) adalah : a. Identifikasi jabatan, terdiri atas : nama jabatan, departemen, lokasi, pengawasan, kode jabatan, pusat biaya, dan lain-lain. b. Persyaratan kerja, terdiri atas : pendidikan, pengalaman, keahlian komunikasi, persyaratan fisik, jenis kelamin, usia, dan lain-lain. c. Faktor-faktor daya, terdiri atas : tuntutan fisik dan tuntutan mental d. Kondisi kerja

2.2.5

Manajemen Kinerja

Menurut Chang (2011) Manajemen kinerja bertujuan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi secara konsisten dapat dicapai secara efektif dan efisien. Untuk Universitas Indonesia


17

menyusun Key Result Area (KRA) dan Key Performance Indicator (KPI), pertama – tama CEO mendefinisikan visi, misi, nilai-nilai dan rencana strategi untuk memberi arah bagi departemen, tim, dan semua karyawan dalam organisasi. a. Key Result Area (KRA). Menurut Chang (2011), KRA adalah bidang atau aspek yang harus disukseskan, yang harus dicapai dengan baik untuk dapat mewujudkan visi dan misi melalui strategi. Karena bidang-bidang ini sangat kritis, beberapa ahli menyebutnya sebagai faktor penentu keberhasilan atau Key Success Factor (KSF). Menurut Norton dan Kaplan, agar organisasi bisa tumbuh secara bekelanjutan ada empat kategori bidang yang harus dicapai. Bidang tersebut meliputi keuangan, fokus pelanggan, proses internal serta pembelajaran dan pertumbuhan. Konsep dasarnya adalah bahwa meskipun sasaran utama perusahaan adalah mencari laba, laba tidak bisa diperoleh tanpa memenuhi kebutuhan pelanggan. Organisasi tidak dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik apabila tidak dapat mengelola proses internal tanpa mengembangkan anggota organisasinya melalui proses pembelajaran. Dengan demikian, sebuah organisasi perlu memiliki KRA paling tidak empat yang masuk dalam kelompok keuangan, pelanggan, proses, dan pembelajaran. Banyaknya KRA yang ditetapkan organisasi sangat bergantung pada visi, misi, dan strategi yang dipilih. Tujuan organisasi adalah menetapkan bahwa KRA tersebut betul-betul vital dalam pencapaian sasaran strategis organisasi.

Gambar 2.2 Balance Scorecard



18

b.

Key Performance Indicator (KPI) Menurut david (2010) terdapat empat ukuran untuk menilai kinerja, yaitu indikator hasil (result indicator), indikator hasil utama (key result indicator), indikator kinerja (performance indicator) dan indikator kinerja utama (key performance indicator).

c.

Result indicator (RI), merupakan salah satu ukuran kinerja yang menunjukkan dampat dari aktivitas yang dilakukan untuk mencapai target yang ditetapkan dengan demikian result indicator menginformasikan apa yang dilakukan performer. Sebagai ukuran hasil, RI menginformasikan kinerja masa lampau. Indikator hasil dapa mencakup : • Keuntungan bersih pada lini produk utama • Penjualan satu hari yang lalu • Keluhan pelanggan dari pelanggan utama • Pemanfaatan tempat tidur rumah sakit setiap minggu

d.

Key Result Indicator (KRI), menginformasikan kinerja untuk satu bidang yang penting dalam pencapaian sasaran organisasi. KRI mencakup misalnya : kepuasan pelanggan, laba bersih sebelum pajak, kepuasan karyawan dan lainlain.

e.

Performance Indicator (PI), berbeda dengan result indicator dan key result indicator yang menginformasikan apa yang telah dilakukan, performance indicator (PI) memberitahu kita apa yang harus dilakukan di waktu mendatang.

f.

Key performance Indicator (KPI), merupakan seperangkat ukutan yang fokus terhadap aspek kinerja organisasi yang paling kritis bagi kesuksesan organisasi saat ini maupun masa mendatang.

2.3 Man Power Planning Menurut Thomas (2002) secara definisi, Man Power Planning adalah suatu proses dan Rencana yang berkaitan dengan bagaimana organisasi mengukur ketersediaan dan kebutuhan akan sumber daya manusia pada masa yang akan datang. Banyak pihak yang masih menganggap bahwa MPP hanyalah sebuah proses administrasi biasa, padahal manfaat yang bisa diperoleh banyak sekali, yaitu : Universitas Indonesia


19

1) Key to Managerial Functions. kunci fungsi manajerial, yaitu planning, organizing, directing, controlling sangat dipengaruhi dari SDM yang terlibat di dalamnya, baik dari segi jumlah ataupun kualifikasi. 2) Efficient Utilization Kekurangan

karyawan

akan

menurunkan

kemampuan

perusahaan

menangkap peluang bisnis yang ada. Kelebihan karyawan akan menjadi sumber pemborosan finansial, ditambah lagi dengan resiko segudang perlindungan terhadap karyawan, seperti Aturan Pemberitahuan 30 hari sebelum resign, Pesangon, Asuransi, dan seterusnya, yang akan semakin memberatkan kesehatan perusahaan 3) Motivation Dengan memiliki MPP yang akurat, maka akan menjadi dasar pemberian kompensasi dan benefit yang menarik dan pada akhirnya menjaga motivasi SDM. 4) Better Human Relations Jumlah dan komposisi SDM yang tepat akan menjaga hubungan yang harmonis diantara karyawan. 5) Higher Productivity Minimnya

pemborosan

waktu,

biaya,

tenaga,

dan

energi

akan

meningkatkan produktivitas.

Langkah-langkah melakukan Man Power Planning adalah : 1. Analisis kondisi SDM saat ini. Diantara data yang perlu dicek adalah jumlah, skill yang dimiliki, umur, tingkat fleksibilitas, jenis kelamin, pengalaman, potensi kemampuan, dst.

2. Lalu, lakukan prediksi apa yang akan terjadi dalam 1, 3, dan 10 tahun ke depan dengan mengacu kepada Turnover Normal, Rotasi / Mutasi / Promosi. 3. Analisa kebutuhan SDM di masa depan.



20

Bila pada poin 1 dilakukan analisa terhadap kondisi SDM yang dimiliki saat ini, pada tahap 2 ini dilakukan analisa terhadap rencana bisnis dan dampaknya terhadap kebutuhan karyawan. Beberapa data yang bisa dijadikan acuan adalah : •

Prediksi produksi dan penjualan.

•

Rencana penggunaan teknologi baru (mesin, alat kerja)

•

Faktor produktivitas dan efisiensi sebagai akibat training, perubahan organisasi, dst.

•

Rencana perubahan status karyawan (outsourcing)

•

Prediksi perubahan peraturan pemerintah (jamsostek, asuransi, K3, usia pensiun, dst.)

Menurut Thomas (2012), Penyusunan MPP merupakan salah satu kegiatan yang perlu untuk ditentukan arahnya oleh para pembuat keputusan. Dalam hal ini, arah tersebut dapat merupakan kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan penyusunan MPP tersebut. Beberapa contoh kebijakan dalam penyusunan MPP, misalnya: •

MPP disusun berdasarkan pada pertimbangan terhadap jabatan pada struktur organisasi, beban kerja pada jabatan yang bersangkutan, adanya perubahan teknologi, program promosi/rotasi/mutasi/demosi tenaga kerja, turnover tenaga kerja, dan atau produktivitas organisasi. Faktor-faktor tersebut diidentifikasi sebagai faktor yang mempengaruhi setiap bagian di dalam organisasi dalam menilai apakah penambahan tenaga kerja baru diperlukan pada periode tertentu atau tidak.

•

Penyusunan MPP dilakukan untuk menjadwalkan rencana program perekrutan tenaga kerja baik secara internal (misalnya dengan promosi, rotasi, mutasi, atau demosi) maupun eksternal (mencari kandidat dari luar).

•

MPP biasanya disusun untuk jangka waktu satu tahun dan jika terdapat kebutuhan yang mendesak dapat diatur sesuai dengan kebutuhan, namun



21

tetap mengacu pada prosedur yang telah ditetapkan oleh organisasi (perusahaan). •

Rangkaian proses penyusunan MPP adalah kegiatan sosialisasi pengisian formulir Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja, identifikasi kebutuhan tenaga kerja, pengisian formulir Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja, Rekapitulasi Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja (MPP) Tahunan, dan Evaluasi Hasil Rekapitulasi Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja (MPP) Tahunan.

•

Setiap bagian di dalam organisasi diminta untuk melaporkan MPP tahunannya kepada pihak yang membutuhkan seperti pada fungsi Human Resources Department (HRD) atau SDM setelah disetujui oleh pimpinan yang bersangkutan.

Dalam proses penyusunan MPP tentu melibatkan beberapa fungsi di dalam organisasi, untuk itu berikut diuraikan pembagian wewenang dan tanggung jawab dua bagian penting yang akan menjalankan fungsi MPP agar dapat digunakan sebagai pedoman dan untuk menjamin proses penyusunan MPP tersebut terlaksana dengan baik.

1. User (bagian yang membutuhkan tenaga kerja) •

Masing-masing user membuat Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan atau Manpower Planning dan menyerahkannya ke bagian HRD setiap akhir tahun (misalnya pada awal bulan Nopember).

•

User dapat membuat permintaan kebutuhan tenaga kerja yang bersifat mendesak dan di luar dari Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

2. Human Resources Department (HRD) •

Melakukan sosialisasi kepada setiap user setiap untuk menyusun Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan (kebutuhan selama



22

satu tahun yang akan datang) sehingga pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dapat terjadwal dengan baik. •

Membuat daftar Rekapitulasi Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja (Manpower Planning) Tahunan yang didasarkan pada laporan MPP yang telah diterima.

•

Menyusun rencana pelaksanaan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja melalui proses rekrutmen internal dan atau eksternal yang berdasarkan pada prosedur rekrutmen tenaga kerja yang berlaku.

2.4 Perekrutan SDM Pada perencanaan SDM terdapat proses yang disebut rekrutmen dan seleksi. Proses ini digunakan dalam perencanaan SDM jika terjadi kekurangan tenaga kerja. Menurut Achmad (2011), perekrutan adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. Dalam melakukan rekrutmen SDM harus terlebih dahulu menentukan jabatan yang akan diisi oleh SDM baru. Penentuan jabatan ini bisa dari perencanaan SDM misalnya karena ada perubahan struktur organisasi atau atas permintaan manajer yang membutuhkan SDM baru di bagiannya. Dari hasil penentuan jabatan perlu ditentukan persyaratan jabatan. Bila jabatan yang diisi bukan jabatan baru maka analisis jabatan tidak perlu dilakukan lagi. Di bawah ini merupakan diagram proses rekrutmen.

Gambar 2.3 Proses rekrutmen SDM Universitas Indonesia


23

Pada proses rekrutmen pegawai terdapat 2 sumber persediaan SDM yang bisa digunakan, yaitu sumber internal dan sumber eksternal (Kaswan, 2012). 1. Sumber Internal. Untuk mengetahui persediaan tenaga kerja internal perusahaan harus melakukan audit tenaga kerja yang ada untuk mengetahui kapabilitas yang ada saat ini. Informasi ini memungkinkan perencana mengestimasi untuk sementara waktu lowongan posisi yang dapat diisi oleh tenaga kerja yang ada. 2. Sumber Eksternal. Penawaran eksternal tenaga kerja yang potensial dalam organisasi harus memperhatikan beberapa faktor, di antaranya : a. Faktor yang mempengaruhi orang masuk dan meninggalkan pekerjaan b. Perkembangan dan perubahan teknologi.

Kedua sumber persediaan SDM ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Menurut Achmad Sudiro (2010) kedua sumber tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan yaitu : a. Perekrutan internal Keuntungan : • Moral untuk yang dipromosikan • Penilaian kemampuan yang lebih baik • Biaya yang lebih rendah untuk beberapa pekerjaan • Pendorong untuk kinerja yang bagus • Sebab-sebab suksesi pada promosi • Menggaji hanya pada tingkat entry Kerugian : • Perkawinan antar keluarga dekat • Masalah moral yang pasti pada yang tidak dipromosikan • Perkelahian politis untuk promosi • Perlu program penyambungan manajemen



24

b. Perekrutan eksternal Keuntungan : • “Darah” baru mewakili perspektif baru • Lebih murah dan lebih cepat dari pada pelatihan profesional • Tidak ada kelompok pendukung politis dalam organisasi • Mungkin membawa wawasan industri baru Kerugian : •

Tidak mungkin memilih beberapa orang yang akan memperbaiki pekerjaan antar organisasi

•

Bisa menyebabkan masalah moral untuk calon internal yang tidak terseleksi

•

Lebih lama penyesuaian diri atau waktu orientasi.

2.5 Analisis Beban Kerja Untuk mengetahui persediaan SDM di internal yang dapat direkrut perlu dilakukan audit tenaga kerja atau analisis beban kerja dengan SDM yang ada. Menurut Marwansyah (2009), analisis beban kerja (workload analysis) bertujuan untuk

menentukan

berapa

jumlah

karyawan

yang

dibutuhkan

untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja. Dengan kata lain analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu. Namun pengertian menurut I Komang Ardana (2012) jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah ketiga waktu berikut: 1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar). 2. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time). 3. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).



25

Ditambahkan oleh I Komang Ardana (2012) Melalui perhitungan lingkaran kerja (work cycle) dapat ditetapkan jumlah SDM yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan prosedur sebagai berikut : 1. Tetapkan jumlah waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk berproduksi yang disebut waktu lingkaran 2. Tetapkan persentase waktu untuk menghilangkan kelelahan dan persentase waktu untuk keperluan pribadi 3. Keseluruhan waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan dijumlahkan yang merupakan beban suatu pekerjaan Menurut Zulpikar dan Haris (2009), Implikasi dari hasil analisis beban kerja ini, selain pengurangan/penambahan jumlah SDM juga dapat berupa rekomendasi penyempurnaan job description, prosedur kerja (system operating procedures), restrukturisasi organisasi, dan pelatihan peningkatan kompetensi SDM. Untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu menekankan perlunya usaha menganalisa beban kerja pada proses penetapan jumlah jam kerja orang yang dibutuhkan. Atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Kemudian menekankan kepentingan analisis beban kerja pada upaya mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kualifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Berkaitan dengan hal dimaksud, Zulpikar dan Haris (2009) memandang bahwa makna beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuanwaktu tertentu. Untuk itu usaha pengukuran beban kerja adalah teknik untuk mendapatkan sejumlah informasi tentang sejauh mana efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis melalui analisis jabatan, analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Untuk itu pengukuran beban kerja adalah bagian teknik manajemen dalam upaya mendapatkan sejumlah informasi jabatan dengan prosedur penelitian dan pengkajian.



26

Sekumpulan

informasi

jabatan

akan

digunakan

sebagai

alat

untuk

menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya manusia. Oleh karena itu pada dasarnya dapat dipahami bahwa Analisis Jabatan adalah proses, metoda dan teknik untuk mendapatkan data jabatan dan mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kekaryawanan, ketetalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang menggunakannya. Sementara itu, Analisis Beban Kerja adalah suatu proses penentuan jumlah jam kerja orang (man hours) yang dipergunakan atau yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu dalam waktu tertentu. Jumlah jam kerja setiap karyawan akan menunjukkan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Dengan demikian dalam Analisis Beban Kerja akan menyangkut substasi, formulasi, dan relasi konsep analisis uraian tugas. Konsep analisis penetapan norma waktu, konsep analisis tingkat efisiensi dan efektivitas, dan konsep standar beban kerja dan prestasi kerja pejabat/unit kerja yang mengacu pada (Zulpikar dan Haris, 2009) : a) Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan; b) Menetapkan jumlah jam kerja per hari; c) Adanya satuan hasil; d) Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk; e) Adanya standar waktu kerja; f) Adanya beban kerja yang akan diukur; g) Perhitungan jumlah karyawan yang dibutuhkan; h) Efisiensi dan efektivitas kerja; dan i) Prestasi kerja.

Setelah mengetahui nilai beban kerja dan kebutuhan SDM, menurut Kaswan (2012) ada dua kondisi yang harus dihadapi yaitu : a. Organisasi membutuhkan lebih banyak karyawan daripada yang tersedia. Beberapa pendekatan yang digunakan untuk meningkatkan persediaan tenaga kerja adalah dengan pelatihan, melakukan perencanaan suksesi, mempromosikan dari dalam, merekrut karyawan baru dari luar, mensubkontrakkan

pekerjaan

dengan

pihak

luar,

mempekerjakan



27

karyawan paruh waktu atau sementara waktu dan meminta karyawan kerja lembur. b. Persediaan karyawan lebih banyak dari permintaan. Perusahaan mungkin akan menggunakan sejumlah tindakan untuk mengatasi situasi ini diantaranya penurunan gaji/upah, mengurangi jam kerja, membagi pekerjaan 2.6 Metode-metode penelitian Dalam melakukan suatu penelitian, banyak metode-metode yang dapat digunakan untuk mencapai metode penelitian. Metode-metode yang digunakan dalam penelitian ini diantaranya adalah metode observasi, dan metode analisis beban kerja. 2.6.1

Kuisioner

Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlah responden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi dapat berlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban yang kurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikan kuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih. 2.6.2

Metode Observasi

Metode observasi merupakan metode pengumpulan data dimana dalam melakukan metode ini harus turun langsung ke lapangan atau ke tempat obyek penelitian. Menurut Asep Hermawan (2006) Kelebihan dari metode ini adalah data yang berhasil dikumpulkan lebih akurat dibandingkan dengan data yang berasal dari laporan responden. Hal ini sejalan dengan Istijianto (2005) dimana dalam melakukan riset SDM metode observasi mampu menangkap perilaku karyawan secara nyata sehingga tidak ada manipulasi yang dilakukan pada karyawan tersebut. Sedangkan kelemahan dari metode ini menurut Asep (2005) adalah sulitnya melakukan generalisasi diluar subyek yang diamati sementara menurut Istijianto (2005) kelemahan lainnya adalah observasi membutuhkan kontinuitas dalam memantau perilaku seseorang. Kedua pendapat ini saling terkait



28

dimana kelemahan dari observasi adalah peneliti tidak bisa mengendalikan perilaku subyek yang diamati sehingga perlu dilakukan pengamatan yang kontinu. Menurut Asep Hermawan (2006), berdasarkan kesadaran subyek yang diobservasi, metode observasi dibedakan menjadi dua, yaitu : •

Observasi tersembunyi (disguised observation). Jenis observasi ini merupakan teknik observasi dimana subyek yang menjadi pusat penelitian tidak menyadari bahwa mereka sedang diobservasi.

•

Observasi terang-terangan (undisguised observation). Jenis observasi ini merupakan teknik observasi dimana subyek penelitian menyadari bahwa mereka sedang diobservasi

2.6.3 Metode Analisis Beban Kerja Dalam menganalisis beban kerja terdapat beberapa metode yang dapat digunakan. Metode yang digunakan tergantung dari beban kerja apa yang akan diukur diantaranya beban kerja psikis dan beban kerja waktu. Untuk menganalisis beban kerja psikis terdapat beberapa metode diantaranya adalah : 1. Metode Subjective Workload Assessment Technique (SWAT). Metode ini dikembangkan oleh Garry B Reid dan Thomas Eric Nygren. Metode ini menggunakan tiga deskriptor, yaitu dimensi beban waktu (time), beban usaha mental (effort) dan beban tekanan psikologis (stress) dan dilakukan dalam dua tahap, yaitu tahap pembuatan skala (scale development) dan tahap pemberian nilai terhadap pekerjaan (event scoring). (Arief ,2004). 2. Metode National Aeronautics and Space Administration-Task Load Index (NASA-TLX). Metode ini digunakan untuk mengukur beban kerja mental. Metode NASA-TLX dikembangkan oleh Sandra G. Hart dari NASA-Ames Research Center dan Lowell E. Staveland dari San Jose State University pada tahun 1981. Metode ini berupa kuesioner dikembangkan berdasarkan munculnya kebutuhan pengukuran subjektif yang lebih mudah namun lebih sensitif pada pengukuran beban kerja. Indikator beban kerja yang Universitas Indonesia


29

diukur adalah Mental Demand, Physical Demand, Temporal Demand, Own Performance, Effort, Frustation. (Bogy, 2011). Sementara untuk menganalisis beban kerja waktu menggunakan teknik penyelidikan waktu. Metode yang dapat digunakan adalah 1. Metode Work Sampling. Menurut Windry (2010), Metode work sampling ini bertujuan untuk mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Pengamatan dilakukan dengan interval tertentu tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari. (Windry, 2010).

2. Metode Full Time Equivalent (FTE). Salah satu cara untuk melakukan pengukuran terhadap beban kerja seorang pegawai digunakan metode pengukuran Full time equivalen (FTE). Full Time Equivalent adalah satuan yang menunjukkan beban kerja orang yang bekerja dengan cara membuat beban kerja yang sebanding di berbagai

konteks. FTE sering digunakan untuk mengukur keterlibatan pekerja dalam

proyek, atau untuk efesiensi biaya dalam suatu organisasi. Sebuah FTE

sebesar 1,0 berarti bahwa orang tersebut setara dengan pekerja penuh waktu,

sedangkan FTE dari 0,5 adalah sinyal bahwa pekerja hanya memiliki

setengah-waktu dari jam kerja penuh. FTE adalah ukuran beban kerja mirip

dengan persentase sebagai lawan dari ukuran durasi kerja, yang biasanya

diberikan dalam bentuk jam. Untuk mendapatkan ukuran durasi kerja untuk

jangka waktu kerja tertentu dalam konteks pekerjaan tertentu, yang harus

dikalikan adalah FTE oleh periode kerja, dan oleh tingkat pekerjaan secara

kontekstual sesuai alokasi. Biasanya, alokasi pekerjaan sehari-hari adalah 8 Universitas Indonesia


30

jam, dan alokasi tahunan mungkin 2080 jam (40 jam per minggu selama 52

minggu). Masa kerja individu dapat ditentukan berdasarkan FTE orang

tersebut dengan cara berikut : Metode FTE menggambarkan rasio total waktu yang dibutuhkan seseorang/unit organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan dalam satu tahun kerja (Susan, 2010). Asumsikan seorang pegawai bekerja selama 40 jam dalam kurun waktu 1 minggu, maka dalam satu tahun total jam kerja yang tersedia adalah 40 jam x 52 minggu = 2080 jam setara dengan 1 FTE. Menurut Susan (2010), 1 FTE dapat diartikan : •

1 pegawai bekerja selama 2080 jam selama setahun

•

Atau 2 pegawai bekerja part-time selama 1040 jam setahun

Dalam penelitian analisis beban kerja ini peneliti akan menghitung beban kerja dalam domain waktu sehingga berdasarkan metode – metode beban kerja di atas ada dua metode yang dapat digunakan yaitu metode Work Sampling dan metode Full Time Equivalent (FTE). Kriteria untuk melakukan analisis beban kerja dengan metode Work Sampling adalah : •

Obyek penelitian terdiri dari beberapa unit organisasi yang memiliki deskripsi pekerjaan yang sama

•

Pengukuran dilakukan dengan melakukan observasi selama beberapa waktu terhadap pegawai yang dijadikan sample dari tiap unit organisasi

Kriteria analisis beban kerja menggunakan metode Full Time Equivalent (FTE) adalah : 1. Metode FTE mengukur beban kerja suatu organisasi selama satu tahun dan untuk mengukur semua aktivitas pekerjaan yang ada berdasarkan deskripsi pekerjaan yang ada. 2. Pengukuran dilakukan dengan menghitung beban kerja semua pegawai dalam satu unit organisasi. Berdasarkan kriteria masing – masing metode analisis beban kerja di atas maka metode FTE lebih tepat digunakan pada obyek penelitian dalam karya akhir ini. Universitas Indonesia


31

Langkah-langkah dalam menghitung FTE adalah sebagai berikut : 1. Membuat Tabel Aktivitas dan waktu kerja. Pada langkah pertama ini, kita akan membuat sebuah spreadsheet yang dinamakan Tabel Aktivitas Kerja di mana di dalamnya terdapat aktivitasaktivitas kerja yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut selama 1 siklus/periode kerja. Berikut adalah contoh tabel yang berisikan aktivitas dan waktu kerja seperti lampiran Pada Tabel aktivitas kerja di atas untuk menghitung nilai beban kerja yang terdiri terdiri dari aktivitas kerja, rata-rata volume pekerjaan, dan waktu kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Pada staffing table yang digunakan oleh Susan (2010) tidak sama persis dengan tabel di atas. Namun dari kedua sumber di atas, staffing table memiliki persamaan bahwa di dalam staffing table terdiri dari aktivitas kerja dan waktu kerja yang dibutuhkan. 2. Menghitung beban kerja tahunan Pada langkah berikutnya adalah menghitung beban kerja selama satu periode misal satu tahun. Untuk menghitung beban kerja selama satu tahun kita membutuhkan data dari staffing table dikalikan selama satu tahun. Misalkan volume pekerjaan dalam satu tahun adalah 1500 pekerjaan dimana dalam satu pekerjaan membutuhkan waktu 46 menit. Maka dalam satu tahun total waktu yang dibutuhkan adalah : Formula : Total Waktu kerja = Volume pekerjaan x Waktu yang dibutuhkan Dari rumus di atas maka total waktu kerja yang dibutuhkan selama satu tahun adalah : 1500 x 46 menit = 69000 menit = 1150 jam



32

3. Menghitung FTE dari beban kerja tahunan Dalam satu tahun mempunyai waktu kerja maksimal 2080 jam. Namun dalam kenyataannya tidak pernah menggunakan jumlah tersebut dalam perhitungan FTE karena dalam metode FTE memperhitungkan waktu kelonggaran seperti cuti, sakit, dan lain-lain. Faktor-faktor tersebut mempengaruhi jumlah waktu kerja yang tersedia bagi seorang pegawai dalam bekerja dan hasilnya akan dijadikan baseline untuk perhitungan FTE.

Pada langkah berikutnya adalah menentukan nilai FTE dalam satu tahun. Misalkan seorang pegawai bekerja selama 1150 jam dalam setahun dan memiliki waktu kerja yang tersedia kerja selama 1880. Formula :

Maka akan didapat nilai FTE = 2.6.4

.

Time and Motion Study

Time and Motion Study dikembangkan oleh Gilbreth dan Taylor dimana hal ini merupakan pengukuran waktu dan studi gerakan yang dapat diperoleh dari berbagai rancangan sistem kerja yang baik bagi suatu pekerjaan atau yang sering disebut dengan istilah Methods Engineering. Pada tahap awal adalah menentukan estimasi waktu yang akan dikerjakan oleh pegawai dalam menjalankan tugas atau aktivitas kerja. Tujuan dilakukan pengukuran waktu adalah memperoleh waktu yang pantas untuk diberikan kepada pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan sedangkan tujuan dilakukan studi gerakan adalah •

untuk menjelaskan catatan tentang tata cara kerja yang dibakukan

•

untuk memungkinkan melakukan penyesuaian bagi setiap elemen karena keterampilan bekerja belum tentu sama untuk semua bagian dari gerakan – gerakan kerjanya.



33

•

Melakukan pembagian kerja menjadi elemen-elemen pekerjaan adalah untuk memudahkan mengamati terjadinya elemen yang tidak baku yang mungkin saja dilakukan pegawai

•

Untuk mengembangkan data waktu standar untuk tempat kerja yang bersangkutan

Dengan melakukan penguraian elemen-elemen dari suatu pekerjaan yang akan diukur menjadi terlihat jelas. Walaupun demikian menurut Agus Riyanto (2010), ketentuan ini tidak bersifat mutlak artinya jika alasan-alasan diatas tidak penting atau dirasakan tidak akan terjadi maka langkah ini tidak perlu dilakukan. Dalam karya akhir ini lebih membahas mengenai time study dan tidak dibahas secara mendalam mengenai studi gerakan karena sudah diwakili dengan pengukuran kelonggaran waktu dalam bekerja.

2.7 Aplikasi SAP ERP Dalam menjalankan operasional bisnis perusahaan, PT XYZ dan PT ABC menggunakan aplikasi ERP yang yang sama yaitu SAP. SAP merupakan aplikasi buatan jerman dimana selain produk ERP, mereka juga mempunyai produk untuk aplikasi Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Business Warehouse (BW), dan lain-lain. Menurut Wawan (2007) terdapat beberapa definisi tentang ERP yang dapat memberikan gambaran mengenai konsep-konsep dasar yang terkandung dalam sistem ERP, yaitu : •

ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consists of software support modules, such as : marketing and sales, field service, product design, and development. Production and inventory

control,

procurement,

distribution,

industrial

facilities

management, proces design and development, manufacturing, quality, human resources, finance and accounting, and information services.



34

•

ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, resources, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics.

Dari kedua definisi sistem ERP di atas dapat diambil benang merah di mana sistem ERP merupakan sistem informasi yang digunakan perusahaan untuk melakukan perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan perusahaan. Seperti uraian sebelumnya, sistem ERP merupakan paket sistem informasi yang telah dibuat demi terwujudnya konsep ERP. Paket sistem informasi dalam SAP terbagi menjadi beberapa modul dan sub modul yang di dalamnya ditangani oleh staf yang berkompetensi di modul tersebut untuk men-support PT XYZ dan PT ABC.

Berikut ini merupakan modul-modul yang diimplementasikan oleh PT XYZ dan PT ABC dan penjelasannya menurut Wawan (2007) : 1. Modul keuangan. Kelompok modul keuangan yang biasanya terdapat pada sistem ERP menyediakan berbagai fasilitas untuk menjalankan fungsi keuangan dan didukung analisis bagi berbagai lokasi bisnis yang tersebar di berbagai belahan dunia. berikut ini beberapa sub modul dalam modul Keuangan yang diimplementasikan oleh PT XYZ dan PT ABC : a. General Ledger (GL). Modul GL menyediakan dukungan atas seluruh aktivitas akutansi keuangan. Secara umum, general ledger akan mencatat semua transaksi yang terjadi di perusahaan yang meliputi transaksi atas kekayaan tetap (fixed asset), pembayaran ke mitra kerja, pembelian, penjualan, penerimaan dari konsumen, dan pengeluaran untuk karyawan (gaji dan kompensasi lain). b. Account Receivable and Account Payable (AR/AP). Modul ini digunakan untuk mengelola transaksi bisnis antara perusahaan dengan mitra bisnisnya. Transaksi AR/AP terintegrasi dengan data pada general ledger dan area pada bagian penjualan dan distribusi dan manajemen material, sebagai tempat asal data keuangan. Universitas Indonesia


35

c. Asset Accounting. Modul ini digunakan untuk mengelola kekayaan tetap (fixed asset). Asset accounting berperan sebagai subledger dari general ledger, dan menyediakan informasi rinci mengenai transaksi yang berhubungan dengan aset. 2. Modul Logistik. Modul Logistik ini terdiri dari : a. Sub Modul Controlling. Sistem kontrol mendukung fungsi-fungsi yang dibutuhkan dalam proses kendali keuangan, dengan standar pelaporan dan analisis penelusuran atas beberapa pertanyaan umum. Terdapat juga beberapa fitur untuk membuat laporan sesuai keinginan pengguna selain laporan-laporan standar. b. Sub Modul Penjualan dan Distribusi. Kelompok modul ini terdiri atas serangkaian modul-modul yang ditujukan untuk mendukung aktivitas penjualan dan distribusi. Transaksi yang terjadi pada aktivitas penjualan meliputi permintaan penjualan seperti quotation atau inquiry, Order penjualan, perjanjian seperti kontrak atau persetujuan jadwal, pengiriman, penagihan, dll. Untuk mendukung semua proses tersebut, maka secara umum sistem penjualan dan distribusi terdiri atas beberapa submodul adalah master data management, Order management, warehouse management, shipping, billing, pricing, sales support, transportation, dll. c. Sub Modul Plant Maintenance. Subsistem ini biasanya meliputi sekumpulan produk yang mencakup semua aspek perawatan pabrik/peralatan dan terintegrasi dengan modul-modul lainnya. Submodul yang umumnya tersedia pada modul ini adalah preventive maintenance control, equipment tracking, component tracking,

plant

maintenance

calibration

tracking,

plant

maintenance warranty claim tracking. d. Modul

Manajemen

Material.

Modul

manajemen

material

mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, dan pembelian material. Manfaat yang dapat diperoleh dari modul ini antara lain adalah otomasi evaluasi pemasok, tingkat Universitas Indonesia


36

biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah dan akurasi pada inventory dan manajemen pergudangan dan terintegrasi dengan verifikasi penagihan. Modul utama pada manajemen material, yakni Pre purchasing activities, Purchasing, Vendor Evaluation, Inventory Management, dan Invoice Verification and material inspection.

3. Sumber daya Manusia (Human Resource). Modul HR pada kebanyakan sistem ERP memiliki sekumpulan fitur-fitur yang dapat terintegrasi dengan modul-modul lain serta dapat dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi dan aturan di suatu wilayah. Beberapa submodul yang biasanya terdapat pada modul HR adalah personel management, organizational management, payroll accounting, dan time management. Namun tidak semua submodul diimplementasikan di SAP, berikut sub-modul yang diimplementasikan dan penjelasannya menurut Wawan (2007) : a. Personel management: meliputi data-data kepegawaian misalnya master data karyawan, administrasi karyawan, administrasi penggajian, penerimaan karyawan baru, perjalanan dinas, pensiun, dan lain-lain. b. Organizational management: meliputi struktur organisasi, alokasi karyawan, deskripsi pekerjaan, skenario perencanaan, perencanaan biaya karyawan dan lain-lain. c. Payroll accounting: meliputi gross/net akuntansi, fungsi history, kemampuan multi-currency, solusi atas masalah internasional dan sebagainya. d. Time management: meliputi perencanaan kerja shift, jadwal kerja, absensi, pencatatan kehadiran karyawan.

2.8 Penelitian Sebelumnya

Penelitian mengenai analisis beban kerja sudah pernah dilakukan oleh peneliti-

peneliti sebelumnya dalam kasus yang berbeda. Penelitian yang dilakukan oleh

Zulpikar dan Haris Faozan pada tahun 2011 dengan judul analisis beban kerja dan Universitas Indonesia


37

arah penataan organisasi perangkat daerah mengatakan bahwa beban kerja

merupakan besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit

organisasi yang diperoleh dari hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.

Berdasarkan hasil pengkajian, hal pokok dan mendasar yang perlu diperhatikan

dalam analisis beban kerja adalah:

•

Penjabaran uraian tugas/kegiatan jabatan

•

Faktor-faktor yang mempengaruhi penentuan norma waktu, antara lain

ketersediaan Standard Operation Procedure (SOP) dan teknologi yang

digunakan dalam business process.

•

Tingkat Kompetensi pegawai yang menduduki jabatan atau yang

melaksanakan suatu pekerjaan.

Tingkat Kompetensi Pegawai

SOP

Uraian Tugas/ Kegiatan Jabatan

Beban Kerja

Dukungan Teknologi

Gambar 2.4 Faktor yang mempengaruhi beban kerja menurut Zulpikar & Haris (2011)

Menurut Zulpikar dan Haris (2011), Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan standard operation procedures (SOP). Dalam kasus PT XYZ, SOP yang ada menjelaskan aliran proses dalam mensupport setiap masalah atau permintaan yang masuk ke Divisi ITSS dan jam kerja standar yang ditetapkan oleh perusahaan. SOP yang ada tidak menentukan target waktu dalam pengerjaan suatu permintaan atau penyelesaian masalah.



38

Menurut Zulpikar dan Haris (2011), selain ketersediaan SOP, kualifikasi dan jumlah pegawai juga berpengaruh terhadap norma waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas jabatan. Aspek lain yang turut andil dalam kecepatan penyelesaian tugas-tugas adalah ketersediaan dukungan teknologi

dan

kompetensi

sumberdaya

manusia

untuk

mengoptimalkannya. Dalam kasus PT XYZ, kualifikasi setiap SDM SAP memiliki kompetensi di bisnis dan aplikasi SAP. Hal ini berbeda dengan organisasi pemerintahan dimana kompetensi bisa saja tidak sesuai dengan jabatan yang ditugaskan. Hanya saja tingkat kompetensi masing-masing SDM SAP berbeda antara pegawai senior dan yunior. Hal ini tercermin dalam lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas kerja. Biasanya pegawai yunior membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan pegawai yang sudah senior. Penelitian analisis beban kerja lainnya dilakukan oleh Windry pada tahun 2010. Windry melakukan analisis beban kerja pada unit tata usaha pada masing-masing jurusan suatu institut pendidikan. Menurut Windry (2010), faktor-faktor yang mempengaruhi perbedaan besarnya beban kerja pada masing-masing unit tata usaha yaitu : •

Jumlah mahasiswa dan mata kuliah pada setiap jurusan. Jumlah mahasiswa dan mata kuliah ini bisa diartikan adalah volume pekerjaan yang dimiliki oleh setiap jurusan.

•

Kebijakan yang berbeda setiap jurusan dalam menyusun langkah-langkah kerja dalam menjalankan tugas pokoknya.

Gambar 2.5 Faktor yang mempengaruhi beban kerja menurut Windry (2010)



39

2.9 Kerangka Berpikir Berdasarkan uraian – uraian di atas, maka disusunlah kerangka berpikir sebagai berikut :

Gambar 2.6 Kerangka Berpikir

Gambar di atas menunjukkan kerangka berpikir dalam penelitian ini. Dalam melakukan analisis beban kerja, peneliti menggunakan metode full time equivalent (FTE) dimana peneliti akan mengukur beban kerja berdasarkan aktivitas – aktivitas kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan masing – masing pegawai dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Waktu kerja tersebut merupakan waktu kerja sungguh – sungguh dan akan ditambah dengan aktivitas kelonggaran waktu dimana waktu tersebut terdiri dari waktu untuk keperluan pribadi dan untuk menghilangkan kelelahan. Selain itu standar jam kerja (man hours) sesuai dengan kebijakan perusahaan dimana dalam sehari jam kerja adalah 8 jam dan dalam satu minggu terdapat 5 hari kerja. Volume pekerjaan akan mempengaruhi total beban kerja yang harus dijalani oleh setiap pegawai. Sementara tingkat kompetensi pegawai akan mempengaruhi dalam proses analisis beban kerja untuk mendapatkan waktu kerja standar. Hasil dari analisis beban kerja adalah nilai beban kerja masing-masing SDM SAP yang akan dikelompokkan menjadi 3 Jabatan yaitu SAP Basis, SAP ABAP, dan Universitas Indonesia


40

SAP Fungsional yang terdiri dari modul keuangan, dan modul logistik. Analisis beban kerja akan menghasilkan suatu nilai beban kerja dimana nilai beban kerja akan diolah sehingga menghasilkan jumlah kebutuhan SDM SAP efektif. Jumlah kebutuhan SDM ini akan dibandingkan dengan jumlah SDM SAP Operasional saat ini pada divisi ITSS sehingga akan terlihat apakah ada SDM SAP Operasional yang dapat dialokasikan ke Divisi SAP Delivery.



BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini akan menyusun langkah- langkah yang akan dilakukan dalam melakukan penelitian karya akhir. Langkah – langkah penelitian karya akhir ini disusun ke dalam sebuah metodologi penelitian yang akan dipaparkan berikut ini :

Gambar 3.1 Metodologi penelitian 41



42

3.1 Pendefinisian Masalah Pada tahap pendefinisian masalah ini akan menentukan masalah penelitian dari topik penelitian yang ditentukan. Topik penelitian tersebut diidentifikasi dari masalah – masalah yang ada di PT AGIT terutama pada divisi SAP Delivery. Dari masalah utama yang didapat akan dipetakan dan dianalisis menggunakan fishbone analysis. Dalam analisis fishbone dipilihlah satu masalah yang memiliki pengaruh terhadap masalah utama. Selain itu, pada tahap ini juga akan mengumpulkan data – data yang diperlukan untuk mendukung dan mempertajam permasalahan yang dipilih dari hasil metode fishbone analysis. Pada akhir tahap ini akan disimpulkan menjadi sebuah pertanyaan penelitian yang akan terjawab pada akhir penelitian ini. 3.2 Studi Literatur Pada tahap ini dilakukan studi terhadap literature dan penelitian – penelitian yang telah dilakukan sebelumnya. Studi literatur terkait erat dengan teori – teori yang berhubungan dengan pertanyaan penelitian yaitu mengenai sumber daya manusia, perencanaan sumber daya manusia, deskripsi pekerjaan, analisis beban kerja, serta penjelasan mengenai aplikasi SAP yang digunakan. Hasil studi literatur kemudian akan disimpulkan dalam suatu literature framework yang menggambarkan faktor – faktor yang mempengaruhi masalah penelitian dan teori – teori yang berkaitan dengan faktor- faktor tersebut. 3.3 Pengumpulan data Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data-data penelitian yang dibutuhkan. Pengumpulan data ini menggunakan metode pengisian tabel aktivitas kerja yang akan dilakukan oleh setiap pegawai (SDM) SAP dengan mereferensikan kepada deskripsi pekerjaan resmi mereka. Data deskripsi pekerjaan akan didapatkan langsung dari manajer divisi ITSS. Pada tahap ini juga akan didapat informasi mengenai waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang dibebankan kepada setiap SDM SAP. Selain itu, data standar waktu kerja yang digunakan dalam penelitian ini adalah 8 jam per hari sesuai dengan kebijakan dari perusahaan. Jumlah cuti yang digunakan dalam 1 tahun adalah 12 hari. Universitas Indonesia


43

Observasi juga akan dilakukan langsung selama 5 hari kerja untuk mendapatkan data mengenai waktu yang terbuang untuk aktivitas – aktivitas pribadi di waktu kerja. Semua data ini akan disajikan dalam bentuk sebuah tabel aktivitas kerja yang berisi data deskripsi pekerjaan, aktivitas pekerjaan yang dilakukan oleh setiap pegawai SAP, serta waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan pekerjaan tersebut dan juga akan ditambah dengan data hasil observasi berupa tabel kelonggaran waktu. 3.4 Pengolahan data Pada tahap ini, pengolahan data dilakukan dengan menghitung semua data yang telah didapatkan pada tahap sebelumnya. Data pertama yang akan dihitung adalah data pada tabel aktivitas kerja. Pada tabel aktivitas kerja tersedia waktu yang digunakan setiap pegawai SAP dalam melakukan setiap pekerjaannya. Waktu yang digunakan tersebut akan dihitung dalam 1 siklus pekerjaan support internal operation yaitu 1 tahun. Diharapkan data pertama yang didapat adalah total waktu yang digunakan oleh pegawai SAP selama 1 tahun. Data kedua yang akan didapat adalah data dari tabel kelonggaran waktu hasil observasi. Diharapkan pada tabel kelonggaran waktu ini didapat data total kelonggaran waktu yang digunakan pada jam kerja selama 1 tahun. Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan harmonisasi data aktivitas kerja untuk mendapatkan standar waktu kerja untuk setiap pekerjaan dan kelonggaran waktu yang masih dalam toleransi. Kedua data di atas akan diolah dengan metode full time equivalent untuk menentukan nilai beban kerja setiap pegawai SAP. Perhitungan beban kerja dengan membandingkan waktu yang digunakan untuk bekerja dibandingkan dengan data waktu kerja yang tersedia dalam 1 tahun setelah dikurangi dengan data kelonggaran waktu. Pada akhir tahap ini diharapkan akan didapat nilai beban kerja setiap pegawai (SDM) SAP.



44

3.5

Kesimpulan dan Saran

Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap data terhadap hasil dari pengolahan data yang dilakukan untuk mengetahui kondisi beban kerja dengan jumlah pegawai (SDM) SAP yang ada pada divisi ITSS. Analisa dan interpretasi data ini dilakukan tujuan untuk memperjelas dan menginterpretasikan hasil yang didapat dari pengolahan data dengan menyelaraskan antara pertanyaan penelitian dengan data hasil penelitian sehingga diharapkan akan didapat kesimpulan dan saran yang dapat diberikan dari penelitian ini.



BAB 4 PROFIL ORGANISASI Pada bab ini akan dibahas profil organisasi PT XYZ dan PT ABC sebagai induk perusahaan 4.1 PT XYZ PT XYZ adalah penyedia solusi Teknologi informasi dan Komunikasi terkemuka di Indonesia. PT XYZ menggabungkan berbagai portofolio ICT, profesional TI terpercaya dan terbukti track record dengan reputasi yang baik dalam mengelola proyek-proyek besar dan kompleks TIK terutama untuk SAP Implementasi, Sistem Integrasi dan Proyek Outsourcing. 4.1.1 Profil Perusahaan PT XYZ merupakan anak perusahaan dari PT ABC, Tbk. - anggota grup Astra. Salah satu produk unggulan yang dimiliki oleh PT XYZ adalah software ERP system dimana PT XYZ sebagai mitra SAP memasarkan produk SAP dan layanan operasional sistem SAP. Pelanggan layanan operasional SAP XYZ mencangkup grup ABC termasuk PT ABC yang menggunakan SAP sebagai sistem ERP mereka. Selain SAP, solusi yang ditawarkan PT XYZ diantaranya oracle solution, Microsoft, telco solusion, dll. 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Berikut adalah visi dan misi perusahaan PT XYZ : •

Misi : Untuk menjadi penyedia solusi berbasis TI terbaik dengan menawarkan nilai kepada pelanggan melalui Produk Inovatif dan layanan terbaik.

•

Visi : Untuk menjadi penyedia solusi bisnis berbasis TI yang paling dicari dan dihormati di Indonesia dan memaksimalkan kembali ke Stakeholder.

Dalam bisnis SAP, fokus PT XYZ adalah pelayanan dalam bidang berikut: 1. Bisnis untuk perusahaan besar yang tentu akan mendapatkan keuntungan dari solusi SAP, pengalaman terbaik, dan keahlian utama PT XYZ adalah 45



46

dalam bidang otomotif, manufacturing, distribusi, perbankan dan industri telekomunikasi. 2. Bisnis perusahaan kecil dan menengah dengan solusi SAP All-in-One dalam area industri spesifik yang mencakup otomotif dan Consumer Product Group (CPG). 3. MNO ASEAN yang memiliki operasi di seluruh wilayahnya.

4.1.3 Portofolio Solusi Bisnis Portofolio solusi bisnis PT XYZ ditujukan untuk memenuhi permintaan solusi bisnis yang dinamis dan berorientasi pada pasar. PT XYZ berpartner dengan Oracle guna menyediakan solusi cross-industry seperti Database, infrastruktur aplikasi (middleware, SOA), Enterprise Content Management and Data Warehouse / Business Intelligence. Strategi satu principal ini memungkinkan PT XYZ untuk menyediakan solusi yang lebih komprehensif dan berkesinambungan dengan satu principal yang menuntun ke arah komitmen yang lebih mudah serta kepada implementasi dan biaya pemeliharaan yang lebih kompetitif. Sebagai Change Agent dari perusahaan PT XYZ, tim ahli PT XYZ yang berpengalaman dalam solusi bisnis melakukan riset yang berkesinambungan dan pengembangan untuk mengeksplorasi pasar baru dan kepuasan konsumen yang lebih besar. •

Problem Handling. Aktivitas ini bertujuan untuk menangani masalah operasional sistem SAP yang disebabkan karena adanya hambatan dalam transaksi SAP, bug program dan sistem SAP shutdown, masalah di database, dan masalah di system.

•

Saran dan Konsultasi pada Transaksi Penting. PT XYZ akan memberikan saran dan konsultasi pada aktifitas penting, yaitu transaksi yang terkait dengan running payroll dan peningkatan performansi SAP Server.

•

Knowledge Transfer . Untuk membuat layanan yang sukses untuk customer, maka PT XYZ meminta keterlibatan penuh pada saat problem handling. Knowledge Transfer akan dilakukan dari konsultan PT XYZ



47

kepada tim customer secara interaktif dalam kerja sama sebagai satu tim kerja untuk menangani masalah di SAP, database maupun system. •

System

Performance

Maintenance.

PT

XYZ

akan

melakukan

pemeliharaan SAP Server, dengan regular kunjungan dan melakukan pemantauan kinerja sehingga dapat menjaga kinerja sistem SAP agar tetap berjalan dengan baik.

Rincian kegiatan pemeliharaan terbagi menjadi: 1. System Administration & Maintenance: a. CPU Utilization & Hardware Capacity b. Transaction Profile Report c. System Performance d. Critical File System e. OSS Connection f. Server Daily Monitoring 2. Oracle Database Maintenance: a. Database Administration b. Database Performance c. Database Troubleshooting d. Database Patches update 3. Server Administration: a. Server Monitoring b. Server Maintenance 4. SAP Printing 5. Authorization & User maintenance 6. Backup system 7. Restore system

4.1.4

Divisi Information Technology Shared Services (ITSS)

Divisi ITSS merupakan salah satu divisi yang berada dalam organisasi PT XYZ dimana peran yang diemban adalah mengelola kebutuhan TI Internal. Maksud dari “Shared Services” pada nama divisi tersebut adalah tugas pengelolaan kebutuhan Universitas Indonesia


48

TI internal mencakup PT XYZ itu sendiri serta PT ABC. Karena perannya juga ada di PT ABC maka divisi IT Shared Services juga berada di dalam struktur organisasi PT ABC dengan nama Divisi Information Management (IM). Berikut adalah struktur organisasi IT Shared Service yang berada di bawah PT XYZ dan PT ABC :

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Divisi IT Shared Services

Divisi ITSS memiliki 4 sub Divisi yaitu : 1. Sub Divisi Wintel, Sistem administrator, dan Desktop Management. 2. Sub Divisi Telco & Network administration 3. Sub Divisi Application Development 4. Sub Divisi SAP Operation 4.2 PT ABC PT ABC adalah exclusive dealer untuk beberapa kategori produk Fuji Xerox di Indonesia. Mulai memasarkan produk Fuji Xerox dan memberikan layanan purna jualnya sejak tahun 1971. Dengan semakin berkembangnya bisnis, kini ABC menjadi leader di bidang solusi dokumen di Indonesia.



49

4.2.1

Profil Perusahaan

Jenis produk dan layanan yang diberikan ABC Document Solution, berada dalam ruang lingkup solusi dokumen dan teknologi informasi, yang bertransformasi dari penyedia layanan berbasis perangkat keras (hardware-based services) menjadi layanan berbasis solusi (solution based services).

Semua aspek siklus dokumen, mulai dari document input (creating, scanning, merging, editing, capturing) dan dokumen management (sharing, indexing, storing, archieving, distributing) hingga document output (printing, faxing, scanning, copying, emailing, web viewing) termasuk dalam lingkup bisnisnya. PT ABC mengawali perjalanan bisnis pada tahun 1971 sebagai Divisi Xerox di PT AI yang kemudian dipisahkan menjadi badan hukum sendiri pada tahun 1975. Pada tanggal 22 April 1976 PT ABC ditunjuk secara langsung sebagai distributor eksklusif dari Fuji Xerox Co. Ltd. Jepang di seluruh Indonesia dengan ruang lingkup usaha sebagai penyedia perangkat perkantoran. Sejalan dengan tuntutan kebutuhan pelanggan yang dinamis dan perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi & komunikasi, sejak tahun 1990-an PT ABC mulai merintis transformasi bisnis menjadi penyedia Solusi Teknologi Informasi. Berikut sejarah singkat perusahaan: •

1971 : Mulai beroperasi pada tahun 1971 sebagai divisi Xerox di PT AI

•

1976 : PT ABC berdiri sebagai badan hukum (perseroan)

•

1983 : Memasuki bisnis TI dengan ditunjuknya sebagai distributor eksklusif Digital Equipment Corporation. USA

•

1989 : Menjadi perusahaan publik dengan mencatatkan sahamnya di BEJ dan BES

•

2004 : Membentuk kemitraan strategis dengan SCS atas unit bisnis IT Solution menjadi PT SAT (49% saham dimiliki PT ABC)

•

2008 : Melakukan akuisisi 50.99% saham PT GHI dari PT DEF, kepemilikan saham PT ABC menjadi 99.99% Universitas Indonesia


50

•

2010 : Unit bisnis Solusi Dokumen mencapai pendapatan bersih Rp 1 Triliun pertama

4.2.2 Visi dan Misi Perusahaan Berikut adalah visi dan misi PT ABC, Tbk: •

Visi : Menjadi penyedia solusi bisnis berbasis teknologi dokumen, informasi, dan komunikasi terbaik di Indonesia

•

Misi : Memberikan nilai terbaik bagi pelanngan melalui solusi bisnis berbasis teknologi dokumen, informasi dan komunikasi

4.2.3 Portofolio Solusi Bisnis Segmen usaha Solusi Dokumen, dijalankan langsung oleh ABC dimana dalam pelaksanaan operasionalnya, baik penjualan maupun pelayanan purna-jual dilakukan melalui seluruh jaringan cabang dan titik layan (depo) serta partner. Segmen usaha ini merupakan bisnis yang dikembangkan sejak ABC mulai merintis usaha tahun 1971. Dalam menjalankan usaha ini, ABC bekerjasama dengan prinsipal utama Fuji Xerox Co., Ltd., yang berkantor pusat di Jepang. Perjalanan bisnis segmen usaha ini diawali dengan penyediaan peralatan perkantoran

seperti

mesin

fotokopi,

faksimili,

penghancur

kertas,

dan

semacamnya. Sejalan dengan perkembangan teknologi dan peningkatan kebutuhan pelanggan, segmen usaha Solusi Dokumen mengalami transformasi dari penyedia layanan berbasis perangkat keras (hardware-based services) menjadi layanan berbasis solusi (solution-based services) dalam ruang lingkup Solusi Dokumen dan teknologi informasi yang mencakup semua aspek siklus dokumen, mulai dari document input (scan, create, capture), document management (index, store, archive, distribute) hingga document output (scan, copy, print, fax, view) .Secara garis besar PT ABC membagi bisnisnya dalam 4 kategori, yaitu:



51

1. Office Product Business (OPB) Sebagai tulang punggung bisnis, PT ABC memasarkan perangkat multifungsi digital (print, fax, copy, scan) baik berwarna maupun hitam putih untuk skala perkantoran. Salah satu produk utamanya adalah seri ApeosPort (perangkat multifungsi digital yang terhubung dengan jaringan sistem bisnis penting) dan seri DocuCenter (perangkat multifungsi digital yang memberikan kinerja dan kualitas yang sangat baik). PT ABC juga menawarkan beberapa tipe perangkat lunak untuk penanganan dokumen seperti DocuWorks, yang memudahkan pengguna dalam menangani dokumen kertas dan dokumen elektronik secara mudah melalui PC. Penggunaan perangkat lunak ini dengan perangkat digital multifungsi secara terintegrasi, menghasilkan beragam layanan dan solusi untuk manajemen dokumen.

2. Production Service Business (PSB) Bisnis ini fokus pada sistem printing on-demand dan layanan yang mengatur alur kerja untuk pasar digital printing, printer continuous-feed dan cut-sheet. Solusi yang tersedia berupa produk Fuji Xerox skala produksi yang memiliki kecapatan tinggi dan mampu memprint dalam volume yang besar untuk dokumen berwarna maupun hitam putih. Portofolio bisnis ini menawarkan beberapa skala produk. Untuk produk monochrome, tersedia mulai dari high volume printing system hingga publishing system. Sedangkan untuk produk berwarna tersedia produk entry level production hingga high production. Solusi alur kerjanya terdiri dari 3 bagian yaitu, business management, process management dan output management. 3. Printer Channel Business (PCB) Berdasarkan teknologi Xerography, Fuji Xerox mengembangkan bisnis laser printer berwarna dan monochrome. Portofolio ini memasarkan printer dan office printing system, baik yang berfungsi tunggal maupun yang multifungsi. Printer



52

laser warna Fuji Xerox terkenal dengan bentuknya yang kompak, kinerjanya yang tinggi, dan kualitasnya yang sangat baik. Sebagai usaha untuk meningkatkan pangsa pasar, bisnis printer yang pemasarannya terintegrasi dengan bisnis produk

ICT (Information and

Communication Technology) lainnya seperti komputer, server dan perangkat penunjang lainnya. Selain itu PCB juga menjual permintaan untuk supplier, mulai dari bahan pakai printer dan beberapa jenis kertas untuk kebutuhan perkantoran. 4. Global Services Fuji Xerox Global Services adalah portofolio yang memberikan solusi yang komprehensif dan terintegrasi dari seluruh kekuatan portofolio PT ABC. Kegiatan bisnis dewasa ini, memposisikan dokumen sebagai sumber penting dalam keputusan manajerial. Dalam usaha membangun bisnis yang aktif dan mampu bergerak lincah, sangatlah penting untuk mengelola secara efisien pemrosesan dokumen yang terdiri dari pembuatan, penyimpanan, output dan penggunaan dokumen. Untuk membantu pelanggan memecahkan masalah tersebut, PT ABC memberikan layanan yang menyeluruh dalam mengambil alih seluruh operasi pengelolaan dokumen, yang dimulai dengan konsultasi, hingga menghitung keuntungan yang diperoleh pelanggan termasuk di antaranya penghematan biaya operasi dan produktivitas yang semakin tinggi. Pada akhirnya diharapkan pelanggan dapat lebih fokus pada bisnis intinya dan semakin mudah untuk berkembang. ABC memahami bahwa investasi yang telah pelanggan lakukan dengan membeli peralatan dari ABC adalah suatu bentuk kepercayaan pelanggan kepada ABC. Oleh karena itu, ABC dengan sangat serius akan memberikan layanan bantuan yang terbaik bagi pelanggan, agar peralatan tersebut dapat selalu produktif untuk mendukung bisnis dan operasional perusahaan sehari-hari. Dengan dukungan tenaga kerja yang terlatih, mulai dari petugas Customer Contact Center, Engineer, System Analyst, maupun tenaga logistik, serta dukungan Teknologi Mutakhir yang kami terapkan seperti IPCC, SAP, SMS Web Universitas Indonesia


53

Monitor, Response Tracking System, ABC memberikan semuanya demi kenyamanan pelanggam dalam bentuk Jaminan "3 Hours Downtime" maximum. Dengan garansi ini ABC menjamin bahwa: •

Teknisi selalu siap sedia dan kepastian mengenai jam kedatangan teknisi

•

Proses perbaikan akan dilakukan dengan cepat dan dilakukan dengan profesional



BAB 5 ANALISIS DATA

5.1 Pembuatan Tabel Aktivitas kerja dan Kelonggaran Waktu Pada tahap awal pengumpulan data, peneliti akan membuat sebuah tabel aktivitas kerja yang dapat menggambarkan seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh setiap SDM SAP. Tabel aktivitas kerja merupakan salah satu tools yang digunakan dalam metode Full Time Equivalent. Bentuk paling dasar dari sebuah tabel aktivitas kerja terdiri dari 2 kolom yaitu kolom aktivitas kerja dan waktu yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Dalam penelitian ini, tabel aktivitas kerja yang digunakan dilakukan penambahan kolom yaitu kolom deskripsi pekerjaan, aktivitas, kolom lama pekerjaan serta frekuensi pekerjaan. Tabel aktivitas kerja. Kolom deskripsi pekerjaan di atas merupakan kolom pertama dimana datanya berasal dari manajemen. Kolom deskripsi pekerjaan ini digunakan untuk memfilter aktivitas – aktivitas kerja apa saja yang menjadi tanggung jawab setiap SDM SAP atau bukan. Sumber data dari kolom ini adalah deskripsi pekerjaan resmi yang sudah ditetapkan oleh Divisi IT Shared Services. Kolom berikutnya adalah kolom aktivitas. Data pada kolom ini berasal dari data aplikasi timesheet setiap pegawai. Kolom selanjutnya adalah kolom lama pekerjaan. Kolom ini digunakan untuk menggambarkan seberapa lama pekerjaan dilakukan, isi dari kolom ini dalam bentuk menit dan jam. Kolom Selanjutnya adalah kolom frekuensi pekerjaan Kolom frekuensi pekerjaan menggambarkan seberapa sering aktivitas – aktivitas kerja tersebut dilakukan. Satuan dari frekuensi pekerjaan ini adalah per jam, per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun. Selanjutnya tabel ini diberikan kepada setiap SDM SAP agar diisi sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan periode waktu bulan Desember 2012. Selain tabel aktivitas kerja, peneliti juga membuat tabel kelonggaran waktu (allowence table) untuk mengetahui seberapa banyak waktu kerja yang dikeluarkan untuk kebutuhan pribadi seperti pergi ke toilet. Tabel kelonggaran

54



55

waktu ini diisi melalui hasil observasi yang dilakukan selama 5 hari untuk setiap SDM pada periode bulan Maret 2013. Pada tabel kelonggaran waktu di atas terdiri dari kolom aktivitas di mana isi dari kolom ini adalah semua aktivitas-aktivitas yang digunakan untuk keperluan pribadi yang semua SDM lakukan pada saat jam kerja. Selanjutnya adalah kolom lama waktu dalam satuan menit. Pada kolom ini berisi waktu dari hasil observasi yang dilakukan pada setiap aktivitas-aktivitas di tabel kelonggaran waktu. Pada kolom terakhir adalah toleransi waktu. Setiap aktivitas di kolom toleransi waktu ini akan diisi oleh manajer ITSS kemudian dijumlahkan selama 1 tahun. Hasil tabel ini adalah total kelonggaran waktu yang digunakan oleh setiap SDM SAP dan total toleransi kelonggaran waktu yang diizinkan oleh manajer ITSS. 5.2 Pengumpulan data Pada tahap pengumpulan data ini dibagi menjadi 2 tahap yaitu : 1. Pengumpulan data aktivitas kerja dan waktu kerja yang akan dilakukan dengan cara kuesioner. 2. Pengumpulan data kelonggaran waktu. Kelonggaran waktu adalah waktuwaktu yang dipergunakan oleh setiap SDM SAP untuk melakukan keperluan pribadi pada jam kerja.

5.2.1

Pengumpulan data aktivitas kerja dan waktu kerja yang digunakan.

Dalam pengumpulan data aktivitas kerja yang pertama dilakukan adalah mendapatkan dokumen mengenai deskripsi pekerjaan SDM SAP di divisi ITSS. Selain itu untuk mendapatkan data aktivitas kerja SDM SAP divisi ITSS sehari – hari adalah dengan mengunduh data di aplikasi timesheet dimana aplikasi timesheet ini merupakan aplikasi yang digunakan untuk mencatat aktivitas – aktivitas kerja yang dilakukan oleh semua pegawai PT.AGIT. data aplikasi timesheet yang digunakan adalah data timesheet untuk satu bulan tertentu. Dokumen mengenai deskripsi pekerjaan terdapat pada lampiran 1. Data deskripsi pekerjaan dan aktivitas kerja sehari – hari akan disusun ke dalam sebuah tabel aktivitas kerja di mana akan dibuatkan sebuah kuesioner. Data Universitas Indonesia


56

deskripsi pekerjaan bisa dilihat di lampiran 1. Dari hasil penggabungan data timesheet dan data deskripsi pekerjaan ternyata terdapat beberapa aktivitas kerja harian yang memiliki deskripsi pekerjaan yang sama. Misalkan untuk deskripsi pekerjaan “Memahami kebutuhan bisnis dan memberikan solusi terbaik tentang bisnis proses”, deskripsi pekerjaan ini memiliki aktivitas yang sama dengan deskripsi pekerjaan lainnya seperti “Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Management.”. Aktivitas – aktivitas tersebut adalah : •

Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan modul Basis di SAP, dan

•

Cek & Respon Email Dengan kondisi seperti ini maka pada salah satu deskripsi pekerjaan hanya

diberikan keterangan bahwa aktivitas harian sama dengan aktivitas dengan deskripsi pekerjaan lainnya. Selain itu tidak semua aktivitas harian tercatat dalam satu bulan tertentu tapi ada kemungkinan ada aktivitas kerja yang hanya dilakukan satu tahun sekali. Oleh karena itu pada saat penyebaran kuesioner, proses validasi aktivitas kerja juga dilakukan untuk menghindari adanya aktivitas kerja yang tidak tercatat di aplikasi timesheet. Ada satu kolom tambahan tabel aktivitas kerja yang digunakan untuk melengkapi data tabel deskripsi pekerjaan dan aktivitas kerja. Sebelum menyebarkan kuesioner pada tabel aktivitas kerja tersebut akan ditambahkan kolom lama pekerjaan dan frekuensi pekerjaan. Kolom lama pekerjaan adalah kolom yang berisi seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan satuan waktu menit atau jam. Pada kolom lama pekerjaan ini terdiri dari dua kolom yaitu kolom angka dan kolom satuan waktu. Tujuan dibaginya menjadi dua kolom adalah untuk peneliti memudahkan dalam perhitungan beban kerja serta memudahkan peserta kuesioner akan mudah dalam mengisi kolom lama pekerjaan tersebut. Kolom selanjutnya adalah kolom frekuensi pekerjaan. Kolom frekuensi pekerjaan ini adalah kolom yang berisi seberapa banyak suatu pekerjaan itu dilakukan dalam durasi harian, mingguan, bulanan atau tahunan. Kolom frekuensi pekerjaan ini menggambarkan volume pekerjaan yang dilakukan. Kedua



57

kolom lama pekerjaan dan frekuensi pekerjaan ini diberikan formulasi khusus sehingga memudahkan peserta kuesioner mengisi tabel aktivitas kerja tersebut. Setelah tabel aktivitas kerja selesai diformulasikan, kuesioner tersebut disebar ke semua SDM SAP Operasional Divisi ITSS. Berikut ini adalah peserta kuesioner untuk SDM SAP divisi ITSS : Tabel 5.1 Jabatan Pekerjaan SDM SAP Operasional No

Nama

1 2 3 4 5 6 7 8 9

JSU ASU LWI BPD WMA ALS BFR MFA TIA

Deskripsi Pekerjaan/Jabatan SAP Basis SAP Abap SAP Abap SAP Functional SAP Functional SAP Functional SAP Functional SAP Functional SAP Functional

Hasil kuesioner aktivitas kerja akan dilakukan verifikasi kembali ke pegawai mengenai aktivitas kerja TI yang mereka lakukan yang diselaraskan dengan KPI yang ada. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa aktivitas – aktivitas kerja yang dilakukan setiap pegawai SAP Operasional mempunyai kontribusi terhadap KPI mereka sehingga kualitas dari setiap aktivitas kerja tersebut memiliki acuan atau standar yang telah ditetapkan. Berdasarkan dokumen Deskripsi pekerjaan pada Jabatan SAP ABAP, SAP Basis dan SAP Fungsional memiliki 4 buah KPI yaitu : 1. Performance System sesuai SLA 2. User Satisfaction 3. Mematuhi Peraturan Perusahaan 4. Mencapai target Individual Perfomance Plan (IPP) Berikut ini hasil pemetaan antara aktivitas kerja dengan KPI :



58

Tabel 5.2 Pemetaan Aktivitas Kerja terhadap KPI KPI No

Aktivitas Kerja

1

Melakukan Konfigurasi untuk printer baru atau untuk perubahan lokasi printer Melakukan review terhadap akses user SAP Melakukan Update Certificate SAProuter

Server dan Aplikasi SAP

Keamanan koneksi sistem SAP internal dengan Sistem SAP Global

X

Maintain Akses SAProuter

Koneksi Jaringan sistem SAP internal dengan Sistem SAP Global

X

2

3

4

5

6

7

8

Aset TI yang terlibat

Keamanan Akses User SAP

Performance System sesuai SLA

User Satisfaction

X

x

Mencapai Target IPP

Mematuhi Peraturan Perusahaan

X

Membuat User SAP Baru dan Melakukan Setting Otorisasi user SAP sesuai request Membuat User SAP Baru beserta otorisasinya karena perkembangan bisnis Melakukan monitoring proses sinkronisasi data antara DC dan DRC


Server dan Aplikasi Database

X

Melakukan perbaikan jika terjadi masalah pada proses sinkronisasi data

Server dan Aplikasi Database

X

X

x

X

x




59

KPI No

Aktivitas Kerja



User Satisfaction

Mencapai Target IPP


antara DC dan DRC 9

Melakukan Pengecekan OS terhadap Freespace server-server SAP

Server

10

Melakukan pengecekan hardware (storage, server, power supply, dll)

Server

11

Melakukan pengecekan terhadap notifikasi (warning atau problem) yang muncul di server Melakukan Prosedur Backup offline Server - Server SAP

Server

12

13

14

X

x

x

Proses Backup, Server, Aplikasi SAP

Me-maintain Otorisasi dan Matrix Keamanan akses user SAP Otorisasi Melakukan diskusi bersama vendor saat Server dan Pengetahuan TI aktivitas preventive Maintenance SDM SAP

15

Melakukan Pergantian hardware yang rusak bersama vendor

Server

17

Memonitor Proses-proses transaksi dan batchjob di SAP serta melakukan diskusi terkait solusi yang akan dieksekusi

Aplikasi SAP

x

x

x

x

x

x



60

KPI No

Aktivitas Kerja

18

Melakukan follow-up terhadap notifikasi yang muncul di server ke vendor Bersama ABAP atau SAP mencari solusi dari permasalahan yang tidak bisa diselesaikan di basis Melakukan Analisis terhadap performansi aplikasi SAP

Server

Melakukan tuning performance Melakukan transport request dari mesin development, qa, sampai production Membuat dokumentasi di aplikasi request online Membantu tim functional dalam menyiapkan konfigurasi yang diperlukan di QA Menganalisa dan berdikusi mengenai kebutuhan hardware untuk mensupport aplikasi SAP tiap tahun Berdiskusi dengan atasan mengenai improvement yang dapat diterapkan di SAP

Aplikasi SAP Aplikasi SAP

19

20

21 22

23

24

25

26



User Satisfaction

Mencapai Target IPP


x

Aplikasi SAP x

Server dan Aplikasi SAP

x

x

x

x

Change Request Aplication

x

Aplikasi SAP x

Server x

Proses Transaksi di Aplikasi SAP

x

x



61

KPI No

Aktivitas Kerja


27

Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis dan terkait dengan Masing-masing Modul di SAP Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP

Proses Transaksi di Aplikasi SAP

Check & Respon Email Melakukan Improvement pekerjaan dan mengikuti kompetisi improvement Serta mendokumentasikannya

Aplikasi Email Proses Transaksi bisnis di Aplikasi SAP

Melakukan Meeting Persiapan Testing DRC Melakukan Testing DRC Melakukan testing program bersama user di Server QA dan Mengisi berita acara di aplikasi Request Online System

Keamanan Aplikasi SAP

34

Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru

Data Transaksi di aplikasi SAP

35

Me-maintain otorisasi user Masing masing modul di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Memberikan informasi saat diinterview oleh tim Audit


28

29 30

31

32 33

36


User Satisfaction


x

Pengetahuan SDM SAP

Keamanan Aplikasi SAP Proses Transaksi bisnis di Aplikasi SAP

Mencapai Target IPP

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Data Sistem SAP

x

x



62

KPI No

Aktivitas Kerja

37

Memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP

Aplikasi SAP dan Pengetahuan SDM SAP Operasional

Membuat Annual Performance Report Membuat dokumentasi hasil testing DRC Membuat dokumentasi Program (Baru dan Perbaikan) di aplikasi Request Online System Membuat Monthly Report Mengisi aplikasi Timesheet Mengumpulkan data untuk keperluan Audit SAP Membuat MPR Membuat Program baru di Development sesuai spesifikasi program Membuat Spesifikasi Program baru kepada ABAPER

Aplikasi Microsoft office Data hasil Testing DRC

Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log)

38 39

40

41 42 43

44 45

46

47



User Satisfaction

Mencapai Target IPP


x

x

x

Data perubahan sistem SAP x

Aplikasi Microsoft office Aplikasi Timesheet Data Sistem SAP

x

x

x

Aplikasi Microsoft office Aplikasi SAP

x

x

x

Aplikasi Microsoft office dan Pengetahuan SDM SAP

x

x

Aplikasi Microsoft office dan Pengetahuan SDM SAP

x

x



63

KPI No

48

49

50 51

52

Aktivitas Kerja


Memperbaiki program karena kesalahan coding


Menambah fitur pada program yang sudah ada Sharing knowledge dalam modul SAP Memberikan solusi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP yang berhubungan dengan adanya bugs program Bersama ABAP atau SAP mencari solusi dari permasalahan yang tidak bisa diselesaikan di basis

Aplikasi SAP


Pengetahuan SDM SAP Aplikasi SAP dan Pengetahuan SDM SAP Operasional


User Satisfaction

Mencapai Target IPP

x

x

x

x


x

x

x

x

x



64

Hasil kuesioner aktivitas kerja TI terdapat pada lampiran 2. Berikut ini adalah salah satu hasil kuesioner untuk pengambilan data aktivitas kerja pada jabatan SAP Basis : dan waktu kerja yang mereka masukkan ke dalam kuesioner benar – benar menggambarkan waktu kerja yang sebenarnya. Berikut ini adalah seluruh aktivitas kerja TI yang didapat dari hasil kuesioner :

Tabel 5.3 Aktivitas Kerja Jabatan SAP Basis Nama : JSU Modul : SAP Basis

No

1

2

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik Aktivitas sama dengan no 18 tentang bisnis proses Mensupport Aplikasi SAP untuk Melakukan Konfigurasi untuk mendukung kebutuhan bisnis printer baru atau untuk perubahan lokasi printer Melakukan review terhadap akses user SAP Melakukan Update Certificate SAProuter Maintain Akses SAProuter

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

15

Menit

10

Seminggu

1,5

Jam

5

Setahun

15

Menit

1

Setahun

10

Menit

5

Setahun



65

No

3

Deskripsi Pekerjaan

Melakukan aktifitas pengecekan rutin kondisi data center sesuai dengan prosedur operasional pengelolaan data center.

Aktivitas

Membuat User SAP Baru dan Melakukan Setting Otorisasi user SAP sesuai request Membuat User SAP Baru beserta otorisasinya karena perkembangan bisnis Me-maintain Otorisasi user SAP karena perkembangan bisnis Melakukan monitoring proses sinkronisasi data antara DC dan DRC Melakukan perbaikan jika terjadi masalah pada proses sinkronisasi data antara DC dan DRC Melakukan Pengecekan OS terhadap Freespace server-server SAP Melakukan pengecekan hardware (storage, server, power supply, dll) Melakukan pengecekan terhadap notifikasi (warning atau problem) yang muncul di server Melakukan Prosedur Backup offline Server - Server SAP

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

30

Menit

15

Setahun

1,5

Jam

5

Setahun

1

Jam

10

Setahun

20

Menit

3

Seminggu

30

Menit

3

Sebulan

10

Menit

1

Seminggu

10

Menit

1

Seminggu

10

Menit

1

Sebulan

7

Jam

1

Sebulan



66

No

4

5

6

7

8

Deskripsi Pekerjaan

Maintain user authorization matrix sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam hal hak akses terhadap sistem SAP. Melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yang diatur dalam suatu perjanjian yang mengikat terkait Quality Cost Delivery, Safety, Moral (QCDSM) Mengatur proses pengembangan hardware/ software yang disusun berdasarkan metode Development Life Cycle (SDLC) baik yang dilakukan oleh pihak ketiga Mengembangkan, memelihara & mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggung jawabnya Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis

Aktivitas

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

30

Menit

2

Setahun

30

Menit

2

Setahun

15

Menit

5

Setahun

30

Menit

2

Seminggu

Me-maintain Otorisasi dan Matrix Otorisasi

Melakukan diskusi bersama vendor saat aktivitas Preventive Maintenance

Melakukan Pergantian hardware yang rusak bersama vendor aktivitas sama dengan no 15

Aktivitas sama dengan no 14

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP terutama modul Basis



67

No

9

10

11

12

13

Deskripsi Pekerjaan

Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggung-jawabnya Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan

Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsibilitynya

Aktivitas

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

15

Menit

1

Sehari

Melakukan follow-up terhadap notifikasi yang muncul di server ke vendor

15

Menit

1

Sebulan

Bersama ABAP atau SAP mencari solusi dari permasalahan yang tidak bisa diselesaikan di basis

3

Jam

1

Sebulan


Memonitor Proses-proses transaksi dan batchjob di SAP serta melakukan diskusi terkait solusi yang akan dieksekusi Aktivitas sama dengan no 10




68

No

14

15

16

17

18

Deskripsi Pekerjaan

Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement)

Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang

Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt.

Aktivitas

Melakukan Improvement pekerjaan dan mengikuti kompetisi improvement serta mendokumentasikan hasil improvement Melakukan Analisis terhadap performansi aplikasi SAP Melakukan tuning performance

Melakukan transport request dari mesin development, qa, sampai production Membuat dokumentasi di aplikasi request online Membantu tim functional dalam menyiapkan konfigurasi yang diperlukan di QA

Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan modul Basis di SAP

Check & Respon Email

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

20

Jam

1

Setahun

25

Menit

3

Setahun

30

Menit

3

Setahun

3

Menit

3

Sehari

5

Menit

3

Sehari

15

Menit

1

Sebulan

1

Jam

2

Sebulan

1,5

Jam

1

Sehari



69

No

19

20

21

22

23

24

Deskripsi Pekerjaan

Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept. Melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report)

Melakukan mentoring untuk new-staff Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya Konsisten dalam meng-update dan menjalankan IT Policy

Aktivitas

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

3 10 30

Menit Menit Menit

1 1 1

Sehari Sebulan Setahun

30

Menit

1

Setahun

20

Menit

2

Setahun

30

Menit

1

Setahun

15

Menit

2

Setahun

20

Menit

2

Setahun

45

Menit

2

Setahun

-

Mengisi aplikasi Timesheet Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report

-

Berdiskusi dengan atasan mengenai improvement yang dapat diterapkan di SAP

Menganalisa dan berdikusi mengenai kebutuhan hardware untuk mensupport aplikasi SAP tiap tahun Mengumpulkan data untuk keperluan Audit SAP Memberikan informasi saat diinterview oleh tim Audit Melakukan Meeting Testing Sistem



70

No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

DRC Melakukan Testing DRC Membuat dokumentasi hasil testing DRC

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

8

Jam

1

Setahun

30

Menit

1

Setahun



71

5.2.2

Pengumpulan data Kelonggaran waktu

Pengumpulan data kelonggaran waktu ini dilakukan dengan cara melakukan observasi kepada semua SDM SAP yang ada di divisi ITSS. Kelonggaran waktu adalah waktu-waktu kerja yang digunakan untuk keperluan pribadi, seperti pergi ke toilet dsb. selain dilakukannya observasi mengenai aktivitas pribadi yang dilakukan, pada tabel kelonggaran waktu ini dilakukan kuesioner kepada manajer ITSS mengenai toleransi waktu yang diberikan untuk aktivitas – aktivitas pribadi yang dilakukan oleh SDM SAP Divisi ITSS. Berikut ini adalah hasil observasi yang dilakukan selama 5 hari terhadap SDM SAP Divisi ITSS dan Kuesioner terhadap manajer ITSS :

Tabel 5.4 Aktivitas Kelonggaran Waktu

Keterangan : satuan dalam menit

5.3 Pengolahan data Pengolahan data penelitian dilakukan dalam beberapa tahap. Tahap-tahap dalam pengolahan data adalah : a. Perhitungan Hari kerja yang tersedia selama satu tahun. b. Harmonisasi aktivitas – aktivitas kerja dan Aktivitas untuk kelonggaran waktu kerja. c. Analisis Beban kerja



72

5.3.1

Perhitungan Hari kerja yang tersedia selama satu tahun

Perhitungan hari kerja yang tersedia merupakan jumlah hari kerja yang tersedia selama satu tahun. Jumlah hari kerja yang dihitung adalah jumlah hari kerja pada tahun 2012. Jumlah hari kerja efektif adalah jumlah hari pada tahun 2012 dikurangi dengan hari sabtu dan minggu, hari libur nasional, jumlah cuti tahunan, dan jumlah hari libur kantor. Berikut adalah hasil perhitungan jumlah hari kerja yang tersedia pada tahun 2012. •

Jumlah hari yang tersedia pada tahun 2012

: 366 Hari

•

Jumlah hari libur akhir pekan (sabtu & minggu)

: 104 hari

•

Jumlah hari libur nasional

: 23 hari

•

Jumlah cuti dalam setahun

: 12 hari

Total hari kerja yang tersedia = Jumlah hari tahun 2012 – Jumlah hari akhir pekan – Jumlah hari libur nasional – jumlah cuti dalam setahun = 366 – 104 – 23 – 12 = 227 hari

Jika dihitung dalam satuan jam, maka akan didapat jumlah jam kerja yang tersedia selama setahun adalah sebagai berikut : = 227 hari x 8 jam kerja/hari = 1816 jam

5.3.2

Harmonisasi Aktivitas Kerja dan Kelonggaran Waktu

Langkah selanjutnya adalah melakukan harmonisasi data aktivitas kerja. Pada dasarnya setiap orang mempunyai kemampuan yang berbeda-beda dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya. Namun untuk aktivitas yang sama setiap pekerjaan harus memiliki standar waktu pengerjaannya. Untuk melakukan standarisasi waktu suatu aktivitas pekerjaan maka dibutuhkan harmonisasi aktivitas kerja di setiap SDM SAP operasional divisi ITSS yang ada. Karena tidak semua SDM memiliki tingkat kemampuan atau kompetensi yang sama maka Universitas Indonesia


73

untuk melakukan standarisasi waktu kerja dibutuhkan pengelompokkan tingkat kemampuan atau kompetensi SDM SAP. Pembagian tingkat kompetensi ini didasarkan kepada jenjang karir yang mereka capai sampai saat ini. Jenjang karir saat ini dibagi menjadi 3 yaitu : 1. Konsultan Yunior 2. Konsultan 3. Konsultan Senior Data mengenai tingkat kompetensi ini dikumpulkan dari manajer ITSS dimana setiap tahun SDM SAP divisi ITSS dilakukan penilaian mengenai performansi dalam pekerjaan. Jika dianggap sudah layak naik tingkat maka seorang pegawai bisa dipromosikan untuk naik tingkat jenjang karir yang ditempuh. Berikut ini adalah data mengenai tingkat kompetensi SDM SAP Operasional divisi ITSS : Tabel 5.5 Tingkat Kompetensi Masing – Masing SDM SAP Grade No

1 2 3 4 5 6 7 8

9

Jabatan

SAP Abap

SAP Basis SAP Functional

Nama

ASU LWI JSU BPD WMA ALS BFR MFA

TIA

Konsultan Junior

Konsultan

Konsultan Senior x

x

x x

x x

X X

x

Pada tahap harmonisasi pekerjaan seluruh aktivitas kerja yang dilakukan semua SDM SAP operasional divisi ITSS untuk dicari persamaan aktivitas kerja antara satu dengan yang lainnya sehingga terlihat perbedaan waktu aktivitas yang sama diantara SDM SAP operasional divisi ITSS. Berikut ini adalah proses harmonisasi aktivitas kerja dengan melihat aktivis kerja yang sama.



74

Tabel 5.6 Harmonisasi Aktivitas Kerja No

Aktivitas

LWI

TIA

ALS

WMA

JSU

ASU

BPD

BFR

MFA

1

Berdiskusi dengan atasan mengenai improvement yang dapat diterapkan di SAP Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis dan terkait dengan Masing-masing Modul di SAP Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP Check & Respon Email Melakukan Improvement pekerjaan dan mengikuti kompetisi improvement Serta mendokumentasikannya Melakukan Meeting Persiapan Testing DRC Melakukan Testing DRC Melakukan testing program bersama user di Server QA dan Mengisi berita acara di aplikasi Request Online System Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√ -

√ -

√ √

√ -

√ √

√ √

√ √

√ √

√ √

-

-

√

-

√

-

√

√

√

√

√

√ √

√

√ -

√

√ √

√ √

√ √

-

√

√

√

-

-

√

√

√

2

3

4 5

6

7 8

9

Universitas Indonesia Analisis kesesuaian..., Yatna Supriyatna, FIKOM UI, 2013.

75

No

Aktivitas

LWI

TIA

ALS

WMA

JSU

ASU

BPD

BFR

MFA

10

Me-maintain otorisasi user Masing -masing modul di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Memberikan informasi saat diinterview oleh tim Audit Memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP Membuat Annual Performance Report Membuat dokumentasi hasil testing DRC Membuat dokumentasi Program (Baru dan Perbaikan) di aplikasi Request Online System Membuat Monthly Report Mengisi aplikasi Timesheet Mengumpulkan data untuk keperluan Audit SAP Membuat MPR Membuat Program baru di Development sesuai spesifikasi program Membuat Spesifikasi Program baru kepada ABAPER

-

√

√

√

√

-

√

√

√

-

-

√

-

√

-

-

√

√

-

√

√

√

-

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

-

√

-

√

-

√

√

√

-

√

√

√

-

√

√

√

√

√ -

√ √ -

√ √ √

√ √ -

√ √ √

√ √ -

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √

√ -

√ -

√ -

√ -

√ √

√ -

√ -

√ -

-

√

√

√

-

-

√

√

√

11

12

13

14

15

16 17 18

19 20

21


76

No

Aktivitas

LWI

TIA

ALS

WMA

JSU

ASU

BPD

BFR

MFA

22

Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Memperbaiki program karena kesalahan coding Menambah fitur pada program yang sudah ada Sharing knowledge dalam modul SAP Memberikan solusi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP yang berhubungan dengan adanya bugs program Bersama ABAP atau SAP mencari solusi dari permasalahan yang tidak bisa diselesaikan di basis

-

√

√

√

-

-

√

√

√

√

-

-

-

-

√

-

-

-

√

-

-

-

-

√

-

-

-

√

√

√

√

-

√

√

-

-

√

-

-

-

-

√

-

-

-

-

-

-

-

√

√

-

-

-

23

24

25

26

27


77

Proses harmonisasi selanjutnya adalah melakukan harmonisasi mengenai waktu aktivitas kerja diantara SDM SAP operasional. Dalam melakukan harmonisasi perhitungan waktu

pada aktivitas – aktivitas kerja yang sama ada beberapa

metode diantaranya : 1. Mean, merupakan nilai rata – rata dari beberapa buah data. Nilai Mean dapat ditentukan dengan membagi jumlah data yang ada dengan banyaknya data yang ada. Sifat dari nilai Mean adalah : •

Mempertimbangkan semua nilai pengamatan

•

Hanya berlaku untuk data kuantitatif

•

Sangat dipengaruhi oleh nilai ekstrem besar atau kecil

2. Modus, merupakan data yang paling sering muncul atau data yang memiliki frekuensi terbesar. Jika semua data mempunya frekuensi yang sama berarti data – data tersebut tidak memiliki nilai Modus. Sifat dari nilai Modus adalah : •

Tidak dipengaruhi nilai ekstrem

•

Digunakan baik pada kualitatif maupun data kuantitatif (interval atau rasio)

3. Median, merupakan nilai tengah dari data yang sudah terurutkan. Sifat dari median adalah : •

Mudah dihitung dan mudah dimengerti

•

Dipengaruhi oleh jumlah Data

Pada harmonisasi waktu aktivitas kerja ini dilakukan dengan mencari nilai Mean pada aktivitas – aktivitas kerja yang sama diantara SDM SAP yang memiliki tingkat kompetensi yang sama. Nilai Mean dipilih karena sifatnya yang dapat mempertimbangkan semua data yang ada. Berikut ini adalah tabel aktivitas pekerjaan yang sudah dilakukan harmonisasi dengan menggunakan nilai Mean :


78

Tabel 5.7 Harmonisasi waktu kerja

Tingkat Kompetensi No

1

2

3

4 5

6 7 8

9

Aktivitas

Berdiskusi dengan atasan mengenai improvement yang dapat diterapkan di SAP Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis dan terkait dengan Masing-masing Modul di SAP

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP Check & Respon Email Melakukan Improvement pekerjaan dan mengikuti kompetisi improvement Serta mendokumentasikannya Melakukan Meeting Testing DRC Melakukan Testing DRC Melakukan testing program bersama user di Server QA dan Mengisi berita acara di aplikasi Request Online System

Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru

Konsultan WMA Mean 15 30

Senior Konsultan ASU BPD BFR MFA 30 45 45 45

Konsultan Junior LWI TIA Mean 60 45 52,5

ALS 45

120

60

90

60

60

60

60

60

60

60

60

60

60

15

37,5

60

30

45

30

60

60

60

60

54

90 -

60 -

75 -

60 1500

60 -

60 1500

90 1200

60 1200

60 1500

90 1200

60 1200

72 1260

90

60

75

45 480 45

90

45 480 67,5

45 480 -

60

45 480 90

45 480 60

45 480 60

45 480 67,5

-

45

45

120

60

90

-

-

60

120

60

80

JSU 20

Mean 37



79


Aktivitas

10

Me-maintain otorisasi user Masing -masing modul di SAP terkait kebutuhan bisnis baru

11

Memberikan informasi saat diinterview oleh tim Audit Memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP Membuat Annual Performance Report Membuat dokumentasi hasil testing DRC Membuat dokumentasi Program (Baru dan Perbaikan) di aplikasi Request Online System Membuat Monthly Report Mengisi aplikasi Timesheet Mengumpulkan data untuk keperluan Audit SAP Membuat MPR Membuat Program baru di Development sesuai spesifikasi program Membuat Spesifikasi Program

12

13

14

15

16 17 18

19 20

21

Konsultan Junior LWI TIA Mean 180 180

ALS 120

Konsultan WMA Mean 45 80,25

JSU 60

Senior Konsultan ASU BPD BFR MFA 180 240 180

Mean 165

-

-

-

60

-

60

20

-

-

30

90

46,6

-

90

90

60

120

90

-

-

120

120

120

120

60

60

60

60

30

45

30

120

60

60

60

66

-

-

-

45

-

45

30

-

45

45

45

33

-

15

15

15

15

15

-

15

15

15

15

15

3 -

15 3 -

15 3 -

15 3 30

30 3 -

22,25 3 -

10 3 15

60 3 -

15 3 30

15 3 30

15 3 30

23 3 26,25

40 600

30 -

35 600

30 -

30 -

30 -

30 -

30 480

30 -

30 -

30 -

30 480

-

120

120

150

180

165

-

-

120

120

120

120



80


22

23

24

25

26

27

Aktivitas

baru kepada ABAPER Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Memperbaiki program karena kesalahan coding Menambah fitur pada program yang sudah ada Sharing knowledge dalam modul SAP Memberikan solusi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP yang berhubungan dengan adanya bugs program Bersama ABAP atau SAP mencari solusi dari permasalahan yang tidak bisa diselesaikan di basis

Konsultan Junior LWI TIA Mean

ALS

Konsultan WMA Mean

JSU

Senior Konsultan ASU BPD BFR MFA

Mean

-

60

60

60

120

90

-

-

60

60

60

60

30

-

30

-

-

-

-

20

-

-

-

20

60

-

90

-

-

-

-

40

-

-

-

40

60

90

75

60

60

60

-

60

60

-

-

60

60

-

60

-

-

-

30

-

-

-

30

-

-

-

-

-

180

180

-

-

-

180

-



81

Proses harmonisasi selanjutnya adalah dengan memproses aktivitas – aktivitas untuk kelonggaran waktu hasil observasi dengan data toleransi yang diberikan oleh manajer ITSS. Proses observasi untuk aktivitas non - produktif ini diberikan. Berikut ini adalah tabel kelonggaran waktu. Tabel 5.8 Aktivitas Kelonggaran Waktu No

Aktivitas

1 2 3 4 5 6

Sarapan Pergi ke toilet Pergi ke koperasi Berbincang sesama tim diluar topik pekerjaan Menelpon diluar urusan pekerjaan Ibadah Total

Toleransi Waktu dari Manajer ITSS

JSU

ASU

LWI

BPD

WMA

ALS

BFR

MFA

TIA

0 15 15 15 10 15

30 13,6 14,2 20 2,2 0

30 13,6 18,4 20 3,2 0

17 17,2 18,4 20 3,2 0

20,4 11 14,8 22 4,6 17

13 22,8 16,8 21,2 2 23,4

24,4 10,6 14,8 20,6 16 11,2

22,8 10,4 14,8 18,6 13,6 0

24,4 12,4 11,8 16,6 13 11,8

9,2 15,6 18 18,8 0,8 0

70

80

85,2

75,8

89,8

99,2

97,6

80,2

90

62,4


82

Berikut ini adalah tabel kelonggaran waktu yang sudah dilakukan harmonisasi waktu dengan toleransi waktu yang diberikan oleh manajer ITSS. Tabel 5.9 Harmonisasi Aktivitas Kelonggaran Waktu No

Aktivitas

1 2 3 4 5 6

Sarapan Pergi ke toilet Pergi ke koperasi Berbincang sesama tim diluar topik pekerjaan Menelpon diluar urusan pekerjaan Ibadah Total

Toleransi Waktu dari Manajer ITSS

JSU

ASU

LWI

BPD

WMA

ALS

BFR

MFA

TIA

0 15 15 15 10 15

0 13,6 14,2 15 2,2 0

0 13,6 15 15 3,2 0

0 15 15 15 3,2 0

0 11 14,8 15 4,6 15

0 15 15 15 2 15

0 10,6 14,8 15 15 11,2

0 10,4 14,8 15 10

0

0 12,4 11,8 15 13 11,8

0 15 15 15 0,8 0

70

45

46,8

48,2

60,4

62

66,6

50,2

64

45,8

Keterangan : angka dalam menit


83

Pada tabel kelonggaran waktu di atas terdapat beberapa aktivitas setiap pegawai SAP divisi ITSS yang melewati batas toleransi yang diberikan. Setiap aktivitas yang melewati batas toleransi yang diberikan akan dilakukan penyesuaian jumlah waktunya sehingga total waktu yang diberikan akan masih dalam batas toleransi yang diberikan.

5.3.3

Analisis Beban Kerja

Untuk melakukan analisis beban kerja, hal pertama yang harus dilakukan adalah menghitung nilai beban kerja dengan menggunakan metode FTE. Dari hasil perhitungan tersebut akan didapat nilai beban kerja dengan satuan FTE. Dengan adanya nilai beban kerja ini maka kita akan dapat mengetahui jumlah kebutuhan SDM SAP Operasional Divisi ITSS. Berikut ini adalah penjelasan mengenai langkah - langkah dalam menganalisis beban kerja : a. Menghitung waktu kerja yang digunakan Setiap SDM SAP Operasional memiliki jumlah waktu yang tersedia untuk bekerja yang sama yaitu 1816 jam. Namun berbeda dengan jumlah waktu kerja yang digunakan. Berdasarkan waktu kerja yang digunakan untuk aktivitas kerja, dan kelonggaran waktu yang digunakan untuk aktivitas pribadi dan kejenuhan dalam bekerja, berikut ini adalah data perhitungan semua waktu kerja yang efektif: Tabel 5.10 Perhitungan Waktu kerja No

Nama

1 (Jam)

2 (Jam)

3 (Jam)

1 2 3 4 5 6 7 8 9

ASU LUK JSU BPD WMA ALS BFR MFA TIA

726,7 911,05 992,86 1329,06 1110,88 1208,77 1360,25 1306,52 1187,55

158,14 182,35 151,33 228,51 234,56 233,05 203,54 230,78 173,27

931,16 722,6 671,81 258,43 470,56 374,18 252,21 278,7 455,18

1 (%) 40,02% 50,17% 54,67% 73,19% 61,17% 66,56% 74,90% 71,94% 65,39%

Persentase 2 (%) 8,71% 10,04% 8,33% 12,58% 12,92% 12,83% 11,21% 12,71% 9,54%

3 (%) 51,28% 39,79% 36,99% 14,23% 25,91% 20,60% 13,89% 15,35% 25,06%



84

Keterangan : 1 : Waktu kerja efektif 2 : Kelonggaran Waktu 3 : Waktu kerja yang tersisa/terbuang Berdasarkan data tabel di atas dapat diketahui bahwa penggunaan waktu efektif dalam bekerja berkisar antara 40,02% sampai 74,90% dari total waktu kerja yang tersedia. Besarnya nilai waktu kerja efektif dipengaruhi oleh faktor aktivitasaktivitas kerja yang dilakukan, frekuensi pekerjaan (volume pekerjaan) dan tingkat kompetensi yang mempengaruhi proses harmonisasi waktu kerja efektif. Untuk penggunaan aktivitas kelonggaran waktu, nilai terkecil dimiliki oleh JSU dengan persentase 8,33% dari total waktu kerja yang tersedia. Sementara jumlah waktu kerja sisa yang terbesar dimiliki oleh ASU dengan persentase 51,28% dari total waktu kerja yang tersedia. Faktor yang mempengaruhi besarnya waktu kerja yang tersisa ini adalah karena adanya waktu yang berasal dari kelonggaran waktu yang melebihi batas toleransi dari manajer ITSS.

b. Menghitung Nilai Beban Kerja Nilai beban kerja setiap SDM SAP Operasional dihitung berdasarkan Total waktu kerja (Total Process Hours) yang digunakan aktivitas sesuai dengan deskripsi pekerjaan masing-masing jabatan. Menurut I Komang (2012) jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah waktu sungguh – sungguh untuk yang dipergunakan untuk bekerja ditambah dengan waktu untuk aktivitas saat waktu – waktu longgar yang digunakan untuk keperluan pribadi atau menghilangkan kejenuhan dalam bekerja. Total waktu kerja tersebut kemudian dibandingkan dengan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun (baseline). Berikut Rumus untuk mendapatkan nilai FTE.

Adapun perhitungan nilai beban kerja dapat dilihat pada lampiran 2. Berikut di bawah ini ringkasan perhitungan nilai beban kerja.



85

Tabel 5.11 Ringkasan Perhitungan nilai Beban Kerja

No

Jabatan Pekerjaan

1

SAP ABAP

2 3

SAP BASIS SAP FUNGSIONAL

Nama

Nilai Beban Kerja (FTE)

ASU LWI JSU BPD WMA ALS BFR MFA TIA

0,48 0,60 0,63 0,85 0,74 0,79 0,86 0,84 0,74

Total Nilai Beban Kerja (FTE)

1,08

0,63

4,82

Jumlah kebutuhan SDM SAP Operasional Divisi ITSS terlihat pada tabel 5 diatas. Nilai beban kerja pada setiap pegawai SDM SAP Operasional Divisi ITSS berkisar mulai dari 0,48 FTE hingga 0,86 FTE. Nilai maksimal FTE setiap pegawai adalah 1 FTE. Jika ada pegawai yang memiliki nilai beban kerja (FTE) lebih dari 1 artinya pegawai tersebut memiliki beban kerja yang lebih besar dari kapasitas waktu kerja yang tersedia. Dari data di atas terlihat bahwa semua pegawai memiliki beban kerja di bawah kapasitas waktu kerja yang tersedia. Nilai beban kerja setiap pegawai yang memiliki jabatan yang sifatnya teknikal (SAP Basis dan SAP ABAP) memiliki nilai beban kerja terendah dibandingkan dengan pegawai dengan jabatan SAP Fungsional. Pada jabatan SAP ABAP terdiri dari 2 pegawai yang masing – masing memiliki nilai beban kerja 0,48 FTE dan 0,6 FTE sementara pegawai dengan jabatan SAP Basis memiliki nilai beban kerja 0,63 FTE. Nilai beban kerja yang tertinggi dimiliki oleh pegawai berinisial BFR dengan nilai 0,86 FTE. Aktivitas yang paling mempengaruhi adalah “memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP terutama modul Logistik” dimana pada aktivitas ini total waktu yang dibutuhkan selama 1 tahun adalah 27.240 menit atau 454 Jam atau 25% dari total waktu kerja yang tersedia.



86

a.

Menghitung Jumlah SDM SAP yang dibutuhkan

Jumlah SDM SAP yang dibutuhkan diketahui dari data nilai beban kerja setiap SDM SAP Operasional. Berdasarkan data tabel 5.10 di atas

maka secara

keseluruhan jumlah kebutuhan SDM SAP Operasional Divisi ITSS adalah sebagai berikut : Tabel 5.11 Nilai Beban Kerja

No

1 2 3

Jabatan Pekerjaan

SAP ABAP SAP BASIS SAP FUNGSIONAL

Total Nilai Beban Kerja (FTE)

Kebutuhan SDM SAP Divisi ITSS

Jumlah SDM SAP Saat ini

1,08 0,63 4,82

2 1 5

2 1 6

Pada Jabatan SAP ABAP, nilai beban kerja adalah 1,08 FTE. Dengan nilai 1,08 FTE ini maka kebutuhan jumlah SDM SAP ABAP di divisi ITSS adalah 2 orang pegawai. Hal ini sudah sesuai dengan kondisi jumlah SDM SAP ABAP Divisi ITSS yang juga berjumlah 2 orang. Namun jika alokasi SDM SAP ABAP berjumlah 2 orang tidak efektif karena kapasitas maksimal beban kerjanya adalah 2 FTE sehingga ada 0,92 FTE yang tidak efektif. Alternatif lain adalah dengan mengalokasikan 1 orang pada jabatan SAP ABAP dengan catatan beban kerjanya lebih 0,08 FTE. Hal ini bisa diatasi dengan membayar overtime pegawai tersebut. 0,08 FTE sebanding dengan 0,08 x 1816 jam = 145,28 Jam. Pada jabatan SAP Basis yang terdiri dari satu orang memiliki nilai beban kerja selama satu tahun adalah 0,63 FTE. Dengan kondisi beban kerja ini dalam jabatan SAP Basis hanya dibutuhkan satu pegawai. Hal ini sudah sesuai dengan kondisi jumlah SDM SAP Basis yang tersedia saat ini. Jabatan SAP Operasional Divisi ITSS Selanjutnya adalah jabatan SAP Fungsional yang terdiri dari 6 orang pegawai. Pada jabatan SAP Fungsional setiap pegawai men-support modul SAP yang berbeda – beda. Namun untuk menghindari ketergantungan terhadap satu orang pegawai, Divisi ITSS mengharuskan setiap pegawai dengan jabatan SAP Fungsional memiliki keahlian pada beberapa modul Universitas Indonesia


87

SAP yang juga ditugaskan ke pegawai SAP Fungsional yang lain. Upaya yang dilakukan saat ini adalah melakukan rotasi pegawai di dalam jabatan SAP Fungsional. Nilai Beban kerja pada jabatan SAP Fungsional adalah 4,82 FTE yang artinya dalam jabatan SAP Fungsional Divisi ITSS hanya membutuhkan 5 orang pegawai. Hal ini menunjukkan bahwa dalam jabatan SAP Fungsional terjadi kelebihan satu orang pegawai.



BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan analisis data pada bab sebelumnya bahwa penggunaan waktu kerja efektif adalah berkisar antara 40,02% sampai 74,90% dari total waktu kerja yang tersedia yaitu 1816 Jam. Besarnya penggunaan waktu kerja efektif dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas kerja berdasarkan Deskripsi pekerjaannya, frekuensi pekerjaan (volume pekerjaan) dan tingkat kompetensi yang mempengaruhi proses harmonisasi. Untuk kelonggaran waktu, besarnya berkisar antara 8,33% sampai 12,92% dari total waktu kerja yang tersedia. Aktivitas kelonggaran waktu ini terdiri dari aktivitas pribadi dan aktivitas untuk menghilangkan kejenuhan saat bekerja. Dari data tersebut dan dengan 8 jam kerja per hari dalam 227 hari kerja maka nilai beban kerja untuk semua jabatan adalah sebagai berikut : 1. Nilai beban kerja Jabatan SAP ABAP adalah 1,08 FTE maka kebutuhan jumlah SDM SAP ABAP adalah 2 orang. Hal ini sudah sesuai dengan jumlah SDM saat ini. Jika Jumlah SDM SAP ABAP dikurangi menjadi 1 orang maka dibutuhkan waktu kerja tambahan (overtime) untuk SAP ABAP selama 145,28 jam. 2. Nilai beban kerja Jabatan SAP Basis adalah 0,63 FTE maka kebutuhan jumlah SDM SAP Basis adalah 1 orang. Hal ini sudah sesuai dengan jumlah SDM saat ini. 3. Nilai beban kerja Jabatan SAP Fungsional adalah 4,82 FTE maka kebutuhan jumlah SDM SAP Fungsional adalah 5 orang. Hal ini tidak sesuai dengan jumlah SDM SAP Fungsional yang berjumlah 6 orang sehingga ada 1 orang yang dapat dialokasikan ke Divisi SAP Delivery.

88



89

6.2 Saran Saran untuk penelitian sejenis selanjutnya adalah dalam perhitungan beban kerja sebaiknya menggunakan data aktivitas kerja lebih dari satu bulan untuk menghindari adanya aktivitas kerja tidak tercatat. Sementara saran untuk Divisi ITSS dan Divisi SAP Delivery adalah perlu dilakukan evaluasi terhadap jumlah SDM SAP Operasional mengenai aktivitas – aktivitas kerja sehari – hari. Temuan dalam penelian ini adalah ada 13,89% sampai 51,28% waktu kerja yang tersisa atau terbuang dalam setahun. Oleh karena itu, Divisi ITSS dan Divisi SAP Delivery dapat bekerja sama untuk mengoptimalkan waktu kerja yang tersisa/terbuang yang dimiliki setiap SDM SAP Operasional. Salah satu alternatif waktu kerja yang tersisa ini bisa dialokasikan ke Divisi SAP Delivery dengan melihat kondisi pekerjaan setiap SDM SAP Operasional saat itu.



DAFTAR PUSTAKA Anestia, Corry. (2012). SAP Indonesia Targetkan Pertumbuhan Melebihi 40% di Semester II. Diakses tanggal 24 Januari 2013. Indonesia Finance Today : http://www.indonesiafinancetoday.com/read/32778/SAP-IndonesiaTargetkan-Pertumbuhan-Melebihi-40-di-Semester-II. Ardana, I Komang. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Graha Ilmu. Bechet, Thomas P. 2002. Strategic Staffing: A Practical Toolkit for Workforce Planning. New York, USA: AMACOM - American Management Association. Chang, R. 2011. Measuring Organizational Performance. Jakarta : PPM Hermawan, Asep. 2006. Penelitian Bisnis Paradigma Kuantitatif. Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Istijianto. 2005. Riset Sumber Daya Manusia Cara Praktis Mendeteksi Dimensi-dimensi Kerja Karyawan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama. Kaswan. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Keunggulan Bersaing Organisasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Mader, Margie and Clark. 2013. The Job Descriptions Handbook Everything you need to write effective job descriptions-and avoid legal pitfalls. USA : Nolo Marwansyah. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Alfabeta. Nawawi, Hadari. 2010. Perencanaan SDM untuk organisasi profit yang kompetitif. Yogyakarta : Gajah Mada University Press. Page, Susan. 2010. The Power of Business Process Improvement : 10 simple steps to increase effectiveness, eficient, and adaptability. New York : Amarican Management Association. Radius, DB. (2011). Jumlah Perusahaan Pengguna SAP Semakin Bertambah. Diakses tanggal 24 Januari 2013. Kompas : http://regional.kompas.com/read/2009/07/11/10161798/Jumlah.Perusahaan.Pe ngguna.SAP.Semakin.Bertambah. Sudiro, Achmad. 2010. Perencanaan Sumber Daya Manusia. Malang : UB Press. Zulpikar S.Sos., MM. dan Drs Haris Faozan, M.Si. 2009. Analisis Beban Kerja dan Arah Penataan Organisasi Perangkat Daerah: Studi pada Tiga Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Musi Rawas. Bandung : LPA STIA-LAN Bandung. 90



LAMPIRAN 1

JOB DESCRIPTION Jabatan

:

Application Support - SAP Functional

Div./ Dept./Cabang

:

ITSS

Atasan Langsung

:

ITSS Head

Golongan

:

4

Bawahan langsung

:

-

A. FUNGSI 1. Menciptakan nilai tambah (lebih baik, lebih efisien & efektif untuk perusahaan) untuk mendukung solusi bisnis 2. Sebagai PIC untuk mengelola Software Standard termasuk registrasinya 3. Sebagai PIC / 2nd level support untuk query dari Helpdesk 4. Sebagai PIC yang mengelola System Aplikasi SAP sesuai dengan area yang menjadi tanggung-jawabnya 5. Sebagai salah satu PIC dalam melakukan edukasi ke user berkaitan dgn Change Management 6. Sebagai PIC yang melakukan mentoring untuk new-staff

B. TUGAS - TUGAS 1. Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik tentang bisnis proses 2. Mensupport Aplikasi SAP untuk mendukung kebutuhan bisnis 3. Mengembangkan, memelihara & mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggungjawabnya


LAMPIRAN 1

4. Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis 5. Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim 6. Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait 7. Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggung-jawabnya 8. Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan 9. Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya 10. Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) 11. Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security 12. Membuat Skenario test plan dengan lengkap yang mencakup Functional dan Integration test plan serta Negative test plan 13. Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang 14. Memastikan User telah melakukan testing dan menandatangani Berita Acara User Acceptance Test (UAT) 15. Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya 16. Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt. 17. Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept. 18. Melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report) 19. Melakukan mentoring untuk new-staff 20. Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) 21. Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya 22. Konsisten dalam meng-update dan menjalankan IT Policy

C. WEWENANG 1. Mengingatkan kepada karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi IT Policy 2. Mengusulkan Training untuk Competecy Development dlm rangka " Annual Budget Planning" dan IDP. 3. Membina relationship dengan IT-vendor/principal related kepada fungsi area yg menjadi tanggung-jawabnya 4. Bersama dengan Atasan menganalisa dan memutuskan problem solving


LAMPIRAN 1

D. HUBUNGAN Keluar :

1. 2. 3. 4.

IT-related Vendor / Pricipal FXAP/IBG - IM Affco's IM ( Astra Group )

Target Pekerjaan : 1. Performance Sistem sesuai SLA 2. User Satisfaction 3. Mematuhi Peraturan Perusahaan 4. Mencapai target IPP

Kedalam :

1. Seluruh Karyawan ITSS 2. Divisi/Dept/Cabang XYZ dan ABC 3. 4.

Menyetujui :

Joni Antoni Atasan

Pemegang Jabatan


LAMPIRAN 1


:

Appy - SAP ABAP

Div./Dept./Cabang

:

ITSS

Atasan Langsung

:

ITSS Head

Golongan

:

4

Bawahan langsung

:

-


B. TUGAS - TUGAS 1. Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik tentang bisnis proses 2. Mensupport Aplikasi SAP untuk mendukung kebutuhan bisnis 3. Melakukan Development dengan memakai acuan standard pemrograman dan technical design


LAMPIRAN 1

(misal : naming convention, penentuan tipe dan panjang variable) 4. Melakukan pengembangan system pada develeopment environment yang terpisah dengan production environment 5. Mengembangkan, memelihara & mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggungjawabnya 6. Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis 7. Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim 8. Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait 9. Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggung-jawabnya 10. Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan 11. Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya 12. Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) 13. Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security 14. Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang 15. Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya 16. Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt. 17. Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept. 18. Melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report) 19. Melakukan mentoring untuk new-staff 20. Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) 21. Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya 22. Konsisten dalam meng-update dan menjalankan IT Policy

C. WEWENANG 1. Mengingatkan kepada karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi IT Policy 2. Mengusulkan Training untuk Competecy Development dlm rangka " Annual Budget Planning" dan IDP. 3. Membina relationship dengan IT-vendor/principal related kepada fungsi area yg menjadi tanggung-jawabnya 4. Bersama dengan Atasan menganalisa dan memutuskan problem solving


LAMPIRAN 1


1. 2. 3. 4.



Kedalam :


Menyetujui :

Joni Antoni Atasan

Pemegang Jabatan


LAMPIRAN 1


:

Appy - SAP BASIS

Div./Dept./Cabang

:

ITSS

Atasan Langsung

:

ITSS Head

Golongan

:

4

Bawahan langsung

:

-


B. TUGAS - TUGAS 1. Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik tentang bisnis proses 2. Mensupport Aplikasi SAP untuk mendukung kebutuhan bisnis 3. Melakukan aktifitas pengecekan rutin kondisi data center sesuai dengan prosedur operasionalpengelolaan data center.


LAMPIRAN 1

4. Maintain user authorization matrix sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam hal hak akses terhadap sistem SAP. 5. Melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yang diatur dalam suatu perjanjian yang mengikat terkait Quality Cost Delivery, Safety, Moral (QCDSM) 6. Mengatur proses pengembangan hardware/ software yang disusun berdasarkan metode Development Life Cycle (SDLC) baik yang dilakukan oleh pihak 5. Mengembangkan, memelihara & mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggung jawabnya 6. Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis 7. Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim 8. Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait 9. Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggung-jawabnya 10. Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan 11. Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsibilitynya 12. Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) 13. Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security 14. Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang 15. Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya 16. Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt. 17. Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept. 18. Melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report) 19. Melakukan mentoring untuk new-staff 20. Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) 21. Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya 22. Konsisten dalam meng-update dan menjalankan IT Policy

C. WEWENANG 1. Mengingatkan kepada karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi IT Policy


LAMPIRAN 1

2. Mengusulkan Training untuk Competecy Development dlm rangka " Annual Budget Planning" dan IDP. 3. Membina relationship dengan IT-vendor/principal related kepada fungsi area yg menjadi tanggung-jawabnya 4. Bersama dengan Atasan menganalisa dan memutuskan problem solving


1. 2. 3. 4.



Kedalam :


Menyetujui :

Joni Antoni Atasan

Pemegang Jabatan


LAMPIRAN 2

KUISIONER AKTIVITAS KERJA

NAMA

: JSU

JABATAN

: SAPBASIS

No 1

2

Deskripsi Pekerjaan Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik tentang bisnis proses Mensupport Aplikasi SAP untuk mendukung kebutuhan bisnis

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Berapa Kali

Aktivitas

Satuan

Satuan


Total (Menit)

Lama Pekerjaan Setelah Harmonisasi (Menit)

0

Melakukan Konfigurasi untuk printer baru atau untuk perubahan lokasi printer Melakukan review terhadap akses user SAP Melakukan Update Certificate SAProuter

Total Setelah Harmonisasi (Menit)

0

15

Menit

10

Seminggu

7800

15

7800

1,5

Jam

5

Setahun

450

90

450

15

Menit

1

Setahun

15

15

15


LAMPIRAN 2

No

3

Deskripsi Pekerjaan

Melakukan aktifitas pengecekan rutin kondisi data center

Total (Menit)



Setahun

50

10

50

15

Setahun

450

30

450

Jam

5

Setahun

450

90

450

1

Jam

10

Setahun

600

165

1650

20

Menit

3

Seminggu

3120

20

3120

30

Menit

3

Sebulan

1080

30

1080

10

Menit

1

Seminggu

520

10

520

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

10

Menit

5

30

Menit

1,5

Aktivitas Maintain Akses SAProuter Membuat User SAP Baru dan Melakukan Setting Otorisasi user SAP sesuai request Membuat User SAP Baru beserta otorisasinya karena perkembangan bisnis Me-maintain Otorisasi user SAP karena perkembangan bisnis Melakukan monitoring proses sinkronisasi data antara DC dan DRC Melakukan perbaikan jika terjadi masalah pada proses sinkronisasi data antara DC dan DRC Melakukan Pengecekan OS terhadap Freespace


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan sesuai dengan prosedur operasional pengelolaan data center.

4

Total (Menit)



Seminggu

520

10

520

1

Sebulan

120

10

120

Jam

1

Sebulan

5040

420

5040

Menit

2

Setahun

60

30

60

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

10

Menit

1

10

Menit

7

30

Aktivitas server-server SAP

Melakukan pengecekan hardware (storage, server, power supply, dll) Melakukan pengecekan terhadap notifikasi (warning atau problem) yang muncul di server Melakukan Prosedur Backup offline Server - Server SAP Maintain user Me-maintain authorization matrix Otorisasi dan Matrix sesuai dengan tugas Otorisasi dan fungsi masingmasing bagian dalam hal hak akses terhadap sistem SAP.


LAMPIRAN 2

No 5

6

7

Deskripsi Pekerjaan Melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yang diatur dalam suatu perjanjian yang mengikat terkait Quality Cost Delivery, Safety, Moral (QCDSM) Mengatur proses pengembangan hardware/ software yang disusun berdasarkan metode Development Life Cycle (SDLC) baik yang dilakukan oleh pihak ketiga Mengembangkan, memelihara & mendokumentasika n program aplikasi SAP sesuai module tanggung jawabnya

Total (Menit)



Setahun

60

30

60

Setahun

75

15

75

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

30

Menit

2

15

Menit

5

Aktivitas Melakukan diskusi bersama vendor saat aktivitas Preventive Maintenance

Melakukan Pergantian hardware yang rusak bersama vendor aktivitas sama dengan no 15


0

0

0

0


LAMPIRAN 2

No 8

9

10

11

Deskripsi Pekerjaan Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggung-jawabnya

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

30

Menit

2

Seminggu

Aktivitas

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP terutama modul Basis


Memonitor Prosesproses transaksi dan batchjob di SAP serta melakukan diskusi terkait solusi yang akan dieksekusi Aktivitas sama dengan no 10

Total (Menit)



3120

54

5616

0

15

Menit

1

Sehari

3405

0

0

15

3405

0


LAMPIRAN 2

No 12

13

14

Deskripsi Pekerjaan Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan

Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsibilitynya Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement)


Sebulan

180

15

180

Sebulan

2160

180

2160

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

15

Menit

1

3

Jam

1

Aktivitas Melakukan followup terhadap notifikasi yang muncul di server ke vendor Bersama ABAP atau SAP mencari solusi dari permasalahan yang tidak bisa diselesaikan di basis Aktivitas sama dengan no 8

Total (Menit)


Lama Pekerjaan

0

Melakukan Improvement pekerjaan dan mengikuti kompetisi improvement serta mendokumentasikan hasil improvement

20

Jam

1

Setahun

1200

0

1260

1260


LAMPIRAN 2

No 15

16

17

Deskripsi Pekerjaan Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang

Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya

Total (Menit)



Setahun

75

25

75

3

Setahun

90

30

90

Menit

3

Sehari

2043

3

2043

5

Menit

3

Sehari

3405

5

3405

15

Menit

1

Sebulan

180

15

180

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

25

Menit

3

30

Menit

3

Aktivitas Melakukan Analisis terhadap performansi aplikasi SAP Melakukan tuning performance

Melakukan transport request dari mesin development, qa, sampai production Membuat dokumentasi di aplikasi request online Membantu tim functional dalam menyiapkan konfigurasi yang diperlukan di QA


LAMPIRAN 2

No 18

19

20

21

Deskripsi Pekerjaan Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt.


Melakukan mentoring untuk new-staff


Sebulan

1440

60

1440

Sehari

20430

72

16344

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

1

Jam

2

1,5

Jam

1

Aktivitas Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan modul Basis di SAP Check & Respon Email

Total (Menit)


Lama Pekerjaan

-

0

Mengisi aplikasi Timesheet Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report

0

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

10

Menit

1

Sebulan

120

23

276

30

Menit

1

Setahun

30

30

30

30

Menit

1

Setahun

30

66

66

-

0

0


LAMPIRAN 2

No 22

23

24

Deskripsi Pekerjaan Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya Konsisten dalam meng-update dan menjalankan IT Policy

Total (Menit)



Setahun

40

37

74

1

Setahun

30

30

30

Menit

2

Setahun

30

26,25

52,5

20

Menit

2

Setahun

40

46,6

93,2

45

Menit

2

Setahun

90

45

90

8

Jam

1

Setahun

480

480

480

30

Menit

1

Setahun

30

41,25

41,25

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

20

Menit

2

30

Menit

15

Aktivitas Berdiskusi dengan atasan mengenai improvement yang dapat diterapkan di SAP

Menganalisa dan berdikusi mengenai kebutuhan hardware untuk mensupport aplikasi SAP tiap tahun Mengumpulkan data untuk keperluan Audit SAP Memberikan informasi saat diinterview oleh tim Audit Melakukan Meeting Testing Sistem DRC Melakukan Testing DRC Membuat dokumentasi hasil


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Berapa Kali

Aktivitas

Satuan

Satuan

Total (Menit)



testing DRC

Perhitungan FTE Sebelum Harmonisasi Aktivitas Kerja : Total Jam Kerja efektif Total Kelonggaran Waktu (Jam) Total jam Kerja Total FTE Total Jam Kerja yang terbuang

995,65 302,67 1298,32 0,71 517,68

Perhitungan FTE Setelah Harmonisasi Aktivitas Kerja : Total Jam Kerja efektif 992,87 Total Kelonggaran Waktu (Jam) 151,33 Total jam Kerja 1144,20 Total FTE 0,63 Total Jam Kerja yang terbuang 671,80


LAMPIRAN 2

NAMA

: ASU

JABATAN

: SAP ABAP

Total (Menit)



Aktivitas sama dengan no 8 dan 16

0

0

0


0

0

0

0

0

0

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

1

2

3

4

Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik tentang bisnis proses Mensupport Aplikasi SAP untuk mendukung kebutuhan bisnis Melakukan Development dengan memakai acuan standard pemrograman dan technical design (misal : naming convention, penentuan tipe dan panjang variable) Melakukan pengembangan system pada development environment yang terpisah dengan production environment

Satuan

Frekuensi Pekerjaan

Berapa Kali

Satuan


Membuat Program baru di Development sesuai spesifikasi program Memperbaiki program karena kesalahan coding

8

Jam

26

Setahun

12480

480

12480

20

Menit

2

Seminggu

2080

20

2080


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

5

6

7

8

Deskripsi Pekerjaan

Mengembangkan, memelihara & mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggungjawabnya Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim

Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait

Aktivitas

Menambah fitur pada program yang sudah ada Membuat dokumentasi Program (Baru dan Perbaikan) di aplikasi Request Online System

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP

Check & Respon Email dari User

Aktivitas sama dengan no 16 Memberikan solusi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP yang berhubungan dengan

Total (Menit)



Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

40

Menit

70

Setahun

2800

40

2800

15

Menit

10

Sebulan

1800

15

1800

1

Jam

1

Sebulan

720

54

648

1

Jam

1

Sehari

13620

72

16344

0

0

0

360

30

360

30

Menit

1

Sebulan


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

Satuan

Total (Menit)



0

0

0

1080

180

1080

0

0

0

1200

1260

1260

Frekuensi Pekerjaan

Berapa Kali

Satuan

adanya bugs program

9

10

11

12

Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan

Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement)


Bersama Basis atau SAP mencari solusi dari permasalahan yang tidak terpecahkan Aktivitas sama dengan no 6

Melakukan Improvement pekerjaan dan mengikuti kompetisi improvement

3

20

Jam

Jam

6

1

Setahun

Setahun


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

Satuan

Total (Menit)



0

0

0

0

0

0

1440

67,5

1620

Frekuensi Pekerjaan

Berapa Kali

Satuan

danMendokumentasi kan hasil improvement

13

14

15

Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya



Melakukan testing program bersama user di Server QA dan Mengisi berita acara di aplikasi Request Online System

1

Jam

2

Sebulan


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

16

17

18

19

20

Deskripsi Pekerjaan

Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt. Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept. Melakukan review terhadap kemajuan IPPnya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report)

Melakukan mentoring untuk new-staff Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui (

Aktivitas

Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis dan terkait dengan SAP ABAP

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

1

Jam

2

Sebulan

-

Mengisi aplikasi Timesheet

Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report Sharing knowledge dalam modul SAP ABAP Berdiskusi dengan atasan mengenai improvement yang dapat diterapkan di

Total (Menit)



1440

60

1440

0

0

0

Frekuensi Pekerjaan

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

1

Jam

1

Sebulan

720

23

276

30

Menit

1

Setahun

30

30

30

2

Jam

1

Setahun

120

66

66

1,5

Jam

10

Setahun

900

60

600

30

Menit

1

Setahun

30

37

37


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

diluar progress IPP )

21

22

Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya Konsisten dalam mengupdate dan menjalankan IT Policy

Satuan

Frekuensi Pekerjaan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)



SAP

-

0

Aktivitas terkandung di semua nomor

0

0

0

0


LAMPIRAN 2

Perhitungan FTE Sebelum Harmonisasi Aktivitas Kerja : Total Jam Kerja efektif 691,68 Total Kelonggaran Waktu (Jam) 322,34 Total jam Kerja 1014,02 Total FTE 0,56 Total Jam Kerja yang terbuang/tersisa 801,98

Perhitungan FTE Setelah Harmonisasi Aktivitas Kerja:

Total Jam Kerja efektif Total Kelonggaran Waktu (Jam) Total jam Kerja Total FTE Total Jam Kerja yang terbuang

726,70 158,14 884,84 0,48 931,16


LAMPIRAN 2

NAMA

: LUK

JABATAN

: SAP ABAP

Total (Menit)




0

0

0


0

0

0

0

0

0

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 1

2

3

4

Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik tentang bisnis proses Mensupport Aplikasi SAP untuk mendukung kebutuhan bisnis Melakukan Development dengan memakai acuan standard pemrograman dan technical design (misal : naming convention, penentuan tipe dan panjang variable) Melakukan pengembangan system pada development environment yang terpisah dengan production environment

Satuan

Frekuensi Pekerjaan

Berapa Kali

Satuan


Membuat Program baru di Development sesuai spesifikasi program Memperbaiki

10

Jam

30

Setahun

18000

600

18000

30

Menit

2

Seminggu

3120

30

3120


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

5

6

7

Deskripsi Pekerjaan

Mengembangkan, memelihara & mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggungjawabnya

Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim

Frekuensi Pekerjaan



Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)

1

Jam

88

Setahun

5280

60

5280

30

Menit

4

Sebulan

1440

30

1440

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP

1

Jam

2

Seminggu

6240

37,5

3900


1,5

Jam

1

Sehari

20430

75

17025

Aktivitas program karena kesalahan coding Menambah fitur pada program yang sudah ada Membuat dokumentasi Program (Baru dan Perbaikan) di aplikasi Request Online System


0

0


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No 8

9

10

11

Deskripsi Pekerjaan Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait

Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya



Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)

30

Menit

1

Sebulan

360

30

360

0

0

0

0

0

0

0

Aktivitas Memberikan solusi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP yang berhubungan dengan adanya bugs program Aktivitas sama dengan no 8

Frekuensi Pekerjaan

Altivitas sama dengan no 8


0


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 12

13

14

15

Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya

Satuan



0

0

0

0

0

0

0

0

2160

75

1800

Frekuensi Pekerjaan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)

aktivitas sama dengan no 4




1,5

Jam

2

Sebulan


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No 16

17

18

19

20

Deskripsi Pekerjaan Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt.

Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept. Melakukan review terhadap kemajuan IPPnya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report)


Melaporkan dan memberikan masukan ke

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)

2

Jam

2

Sebulan

2880

Aktivitas Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis dan terkait dengan SAP ABAP

Frekuensi Pekerjaan

-



90

2160

0


0

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

Membuat MPR Membuat Annual Performance Report Sharing knowledge dalam modul SAP ABAP

40

Menit

1

Setahun

40

35

35

1

Jam

1

Setahun

60

60

60

1

Jam

10

Setahun

600

75

750

Berdiskusi dengan atasan

1

Jam

1

Setahun

60

52,5

52,5


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP )

21

22


Satuan

Frekuensi Pekerjaan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)



mengenai improvement yang dapat diterapkan di SAP

-

0

0

Aktivitas terkandung di semua nomer

0

0


LAMPIRAN 2

Perhitungan FTE Sebelum Harmonisasi Aktivitas Kerja : Total Jam Kerja efektif 1022,52 Total Kelonggaran Waktu (Jam) 286,78 Total jam Kerja 1309,29 Total FTE 0,72 Total Jam Kerja yang terbuang 506,71



LAMPIRAN 2

NAMA

: BPD

JABATAN

: SAP FUNGSIONAL Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

1

2

Memahami kebutuhan bisnis dan menawarkan solusi terbaik tentang bisnis proses Mensupport Aplikasi SAP untuk mendukung kebutuhan bisnis

Satuan

Berapa Kali

Satuan


Membuat Spesifikasi Program baru kepada ABAPER

Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Me-maintain otorisasi user Finance di SAP terkait kebutuhan bisnis baru

Total (Menit)


0


0

2

Jam

3

Sebulan

4320

120

4320

1

Jam

10

Sebulan

7200

60

7200

1

Jam

1

Sebulan

720

80

960

3

Jam

4

Setahun

720

165

660


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

3

4

5

6

Deskripsi Pekerjaan



Aktivitas

Total (Menit)



Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

Membuat dokumentasi Program (Baru dan Perbaikan) di aplikasi Request Online System

15

Menit

25

Sebulan

4500

15

4500

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP terutama modul Finance

1

Jam

1

Sebulan

720

54

648

1

Jam

1

Sehari

13620

72

16344


aktivitas sama dengan no 16 Memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP terutama modul Finance

0

2

Jam

1

Sehari

27240

0

120

27240


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

7

8

9

10

11

Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggung-jawabnya Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja

Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan




Aktivitas sama dengan di no 2

0

0

0

0

0

0


Melakukan Improvement pekerjaan dan mengikuti kompetisi improvement dan mendokumentasikannya

25

Jam

1

Setahun

aktivitas sama dengan no 2 dan 10

1500

0

1260

1260

0


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

12

13

14

15

sistem baik system performance maupun system security Membuat Skenario test plan dengan lengkap yang mencakup Functional dan Integration test plan serta Negative test plan Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Memastikan User telah melakukan testing dan menandatangani Berita Acara User Acceptance Test (UAT) Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn

Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan




0

0


0

0


1,5

Jam

2

Seminggu


9360

0

67,5

7020

0


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

1

Jam

10

Sebulan

Total (Menit)



7200

60

7200

area responsibilitynya

16

17

18

19

Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt. Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept. Melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report)


Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan modul Finance di SAP

-

0


Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report Sharing knowledge dalam modul SAP Finance

0

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

15

Menit

1

Sebulan

180

23

276

30

Menit

1

Setahun

30

30

30

1

Jam

1

Setahun

60

66

66

1

Jam

10

Setahun

600

60

600


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

20

21

22

Deskripsi Pekerjaan

Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya Konsisten dalam meng-update dan menjalankan IT Policy

Aktivitas


Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

45

Menit

1

Setahun

-

Total (Menit)



45

37

37

0

Mengumpulkan data untuk keperluan Audit SAP Memberikan informasi saat diinterview oleh tim Audit Melakukan Meeting Testing DRC Melakukan Testing DRC Membuat dokumentasi hasil testing DRC

0

30

Menit

2

Setahun

60

26,25

52,5

1

Jam

1

Setahun

60

46,6

46,6

45

Menit

2

Setahun

90

45

90

8

Jam

1

Setahun

480

480

480

45

Menit

1

Setahun

45

33

33


LAMPIRAN 2




LAMPIRAN 2

NAMA

: WMA

JABATAN

: SAP FUNGSIONAL

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 1

2


Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Satuan

Aktivitas sama dengan di no 6 dan 16


Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Me-maintain otorisasi user Finance di SAP terkait kebutuhan bisnis baru

Total (Menit)


0


0

3

Jam

2

Sebulan

4320

165

3960

2

Jam

15

Sebulan

21600

90

16200

1

Jam

2

Sebulan

1440

90

2160

45

Menit

1

Setahun

45

80,25

80,25


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

3

4

5

6

Deskripsi Pekerjaan



Frekuensi Pekerjaan

Aktivitas

Total (Menit)



Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan


15

Menit

17

Sebulan

3060

15

3060

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP terutama modul Finance

30

Menit

1

Sebulan

360

45

540

1

Jam

1

Sehari

13620

60

13620



Memberikan solusi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP terutama modul Finance

0

2

Jam

1

Sehari

27240

0

90

20430


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 7

8

9

10

Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement)

Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan





0

0

0

0

0

0



0


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 11

12

13

14

Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Membuat Skenario test plan dengan lengkap yang mencakup Functional dan Integration test plan serta Negative test plan Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Memastikan User telah melakukan testing dan menandatangani Berita Acara User

Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan




0

0


0

0


0

0

Melakukan testing program bersama user di Server QA dan Mengisi berita acara di aplikasi Request

1,5

Jam

1

Seminggu

4680

67,5

3510


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu Acceptance Test (UAT)

15

16

17

Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt. Mewakili Dept. untuk sesuatu even/tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan & kepentingan Dept.

Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan



Online System


Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan modul Finance di SAP

0

1

Jam

2

Sebulan

-

1440

0

0

60

1440

0


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

18

19

Deskripsi Pekerjaan

Melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya & melaporkannya secara rutin (Monthly Report)

Melakukan mentoring untuk new-staff 20 Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) 21 Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya 22 Konsisten dalam

Frekuensi Pekerjaan

Aktivitas


Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report Sharing knowledge dalam modul SAP Finance


Total (Menit)



Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

30

Menit

1

Sebulan

360

22,25

267

30

Menit

1

Setahun

30

30

30

30

Menit

1

Setahun

30

45

45

1

Jam

10

Setahun

600

60

600

15

Menit

1

Setahun

15

30

30

-

0

0

Aktivitas di semua

0

0


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu meng-update dan menjalankan IT Policy

Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)



nomor




LAMPIRAN 2

NAMA

: ALS

JABATAN

: SAP FUNGSIONAL

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 1

2

3


Mengembangkan, memelihara &

Satuan

Berapa Kali

Satuan



Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Me-maintain otorisasi user Logistik SM di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Membuat dokumentasi Program (Baru dan

Total (Menit)

Lama Total Pekerjaan Setelah Setelah Harmonisasi Harmonisasi (Menit) (Menit)

0

0

2,5

Jam

10

Setahun

1500

165

1650

1

Jam

8

Sebulan

5760

90

8640

2

Jam

1

Sebulan

1440

90

1080

3

Jam

4

Setahun

720

80,25

321

15

Menit

25

Sebulan

4500

15

4500


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

4

5

6

7

Deskripsi Pekerjaan

mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggungjawabnya Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim

Aktivitas

Total (Menit)


Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

1

Jam

8

Setahun

480

45

360

1

Jam

1

Sehari

13620

60

13620

Perbaikan) di aplikasi Request Online System

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP terutama modul Logistik Check & Respon Email dari User

aktivitas sama dengan no 16 Memecahkan masalah Memberikan solusi serta yang berkaitan dengan konsultasi terhadap program aplikasi SAP dan problem yang dialami aplikasi lain yang terkait user di aplikasi SAP terutama modul Finance Memfollow-up Aktivitas sama dengan query/eskalasi yang no 5 dan 6 masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya

0

1

Jam

1

Sehari

13620

0

0

90

20430

0


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 8

9

10

11

12

Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Membuat Skenario test plan dengan lengkap yang mencakup Functional dan

Satuan

Berapa Kali

Satuan


Total (Menit)


0

0

0

0



25

Jam

1

Setahun

1500

1500

1500


0

0


0

0


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

Total (Menit)


Integration test plan serta Negative test plan

13

14

15

16

Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Memastikan User telah melakukan testing dan menandatangani Berita Acara User Acceptance Test (UAT) Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt.



0

45

Menit

3

Seminggu


Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan modul Logistik SM di SAP

7020

0

67,5

0

1

Jam

10

Sebulan

7200

10530

0

60

7200


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu 17

18

19

20

21



Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya

Satuan

Berapa Kali

Satuan

-

Total (Menit)


0


Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report Sharing knowledge dalam modul SAP Logistik


0

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

15

Menit

1

Sebulan

180

22,25

267

30

Menit

1

Setahun

30

30

30

1

Jam

1

Setahun

60

45

45

1

Jam

10

Setahun

600

60

600

45

Menit

1

Sebulan

540

30

360

-

0

0


LAMPIRAN 2

Frekuensi Pekerjaan

Lama Pekerjaan No

22

Deskripsi Pekerjaan

Konsisten dalam mengupdate dan menjalankan IT Policy

Aktivitas


Total (Menit)


Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

30

Menit

2

Setahun

60

30

60

1

Jam

1

Setahun

60

60

60

45

Menit

2

Setahun

90

45

90

8

Jam

1

Setahun

480

480

480

45

Menit

1

Setahun

45

22,25

22,25


LAMPIRAN 2

Perhitungan FTE Sebelum Harmonisasi Aktivitas Kerja : Total Jam Kerja efektif 1003,10 Total Kelonggaran Waktu (Jam) 369,25 Total jam Kerja 1372,35 Total FTE 0,76 Total Waktu yang terbuang 443,65



LAMPIRAN 2

NAMA

: BFR

JABATAN

: SAP FUNGSIONAL Lama Pekerjaan

No

Deskripsi Pekerjaan

Waktu

1

2


Frekuensi Pekerjaan

Aktivitas

Satuan

Berapa Kali

Satuan



Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Me-maintain otorisasi user Logistik MM di SAP terkait kebutuhan bisnis

Total (Menit)


0


0

2

Jam

10

Setahun

1200

120

1200

1

Jam

15

Sebulan

10800

60

10800

2

Jam

1

Sebulan

1440

80

960

4

Jam

4

Setahun

960

165

660


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Aktivitas

Total (Menit)



Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan


15

Menit

25

Sebulan

4500

15

4500

Browsing di internet untuk mengetahui perkembangan SAP terutama modul Logistik

1

Jam

3

Setahun

180

54

162

1,5

Jam

1

Sehari

20430

72

16344

baru 3

4

5

6


Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP


aktivitas sama dengan no 16 Memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP

0

2

Jam

1

Sehari

27240

0

120

27240


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

7

8

9

Frekuensi Pekerjaan

dan aplikasi lain yang terkait

terutama modul Logistik

Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya


Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan



0

0

0

0

0

0




LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

10

11

12

Deskripsi Pekerjaan

Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Membuat Skenario test plan dengan lengkap yang mencakup Functional dan Integration test plan serta Negative test plan

Frekuensi Pekerjaan

Aktivitas


Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

20

Jam

1

Setahun

Total (Menit)



1200

1260

1260


0

0


0

0


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

13

14

15

16

Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Memastikan User telah melakukan testing dan menandatangani Berita Acara User Acceptance Test (UAT) Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan,

Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Satuan



0

1

Jam

3

Seminggu


Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan

Total (Menit)


9360

0

67,5

0

1

Jam

8

Sebulan

5760


10530

0

60

5760


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt.

17

18

19

20


Melakukan mentoring untuk new-staff Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan

Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan



modul Logistik MM di SAP

-

0


Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report

0

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

15

Menit

1

Sebulan

180

23

276

30

Menit

1

Setahun

30

30

30

1

Jam

1

Setahun

60

66

66

0


45

Menit

1

Sebulan

540

37

444


LAMPIRAN 2

Lama Pekerjaan No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Waktu

21

22

data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya Konsisten dalam meng-update dan menjalankan IT Policy

Frekuensi Pekerjaan

Satuan

Berapa Kali

Total (Menit)

Satuan

-


0



0

30

Menit

2

Setahun

60

26,25

52,5

30

Menit

1

Setahun

30

46,6

46,6

45

Menit

2

Setahun

90

45

90

8

Jam

1

Setahun

480

480

480

45

Menit

1

Setahun

45

33

33


LAMPIRAN 2




LAMPIRAN 2

NAMA

: MFA

JABATAN

: SAP FUNGSIONAL

No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas

Lama Pekerjaan Waktu

1

2

3


Mengembangkan, memelihara &

Satuan

Frekuensi Pekerjaan Berapa Kali

Satuan



Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Me-maintain otorisasi user Logistik SD di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Membuat dokumentasi Program (Baru dan

Total (Menit)


0

Total Setelah Harmonisasi (Menit) 0

2

Jam

8

Setahun

960

120

960

1

Jam

12

Sebulan

8640

60

8640

1

Jam

1

Sebulan

720

80

960

3

Jam

4

Setahun

720

165

660

15

Menit

25

Sebulan

4500

15

4500


LAMPIRAN 2

No

4

5

6

7

Deskripsi Pekerjaan

mendokumentasikan program aplikasi SAP sesuai module tanggungjawabnya Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim

Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggung-

Aktivitas

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Total (Menit)



Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

1

Jam

1

Setahun

60

54

54

1

Jam

1

Sehari

13620

72

16344

Perbaikan) di aplikasi Request Online System



aktivitas sama dengan no 16 Memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP terutama modul Finance Aktivitas sama dengan no 5 dan 6

0

2

Jam

1

Sehari

27240

0

0

120

27240

0


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas


Satuan


Total (Menit)

Satuan



jawabnya

8

9

10

11

Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security


0

0

0

0



20

Jam

1

Setahun


1200

0

1260

1260

0


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas


12

13

14

15

16

Membuat Skenario test plan dengan lengkap yang mencakup Functional dan Integration test plan serta Negative test plan Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Memastikan User telah melakukan testing dan menandatangani Berita Acara User Acceptance Test (UAT) Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan

Satuan


Total (Menit)

Satuan




0

0


0

0


1

Jam

3

Seminggu


Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan

9360

67,5

0

1

Jam

7

Sebulan

5040

10530

0

60

5040


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas


kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt.

17

18


19


20

Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP )

Satuan


Total (Menit)

Satuan



dengan modul Logistik SD di SAP

-

0


Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report

0

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

15

Menit

1

Sebulan

180

23

276

30

Menit

1

Setahun

30

30

30

1

Jam

1

Setahun

60

66

66

0


45

Menit

1

Sebulan

540

37

444


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Aktivitas


21

22


Satuan


Total (Menit)

Satuan

-


0

Mengumpulkan data untuk keperluan Audit SAP Memberikan informasi saat diinterview oleh tim Audit Melakukan Meeting Persiapan Testing DRC Melakukan Testing DRC Membuat dokumentasi hasil testing DRC


0

30

Menit

2

Setahun

60

26,25

52,5

1,5

Jam

1

Setahun

90

46,6

46,6

45

Menit

2

Setahun

90

45

90

8

Jam

1

Setahun

480

480

480

45

Menit

1

Setahun

45

33

33


LAMPIRAN 2




LAMPIRAN 2

NAMA

: TIA

JABATAN

: SAP FUNGSIONAL

No

1

2

3

Deskripsi Pekerjaan


Mengembangkan, memelihara & mendokumentasikan program aplikasi SAP

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Berapa Kali

Aktivitas

Satuan

Satuan



Membuat Spesifikasi untuk program yang mengalami penambahan fitur (Action Log) Me-maintain data tabel di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Me-maintain otorisasi user Logistik di SAP terkait kebutuhan bisnis baru Membuat dokumentasi Program (Baru dan Perbaikan) di aplikasi Request Online System

Total (Menit)


0


0

2

Jam

1

Setahun

120

120

120

1

Jam

14

Sebulan

10080

60

10080

45

Menit

1

Sebulan

540

45

540

3

Jam

4

Setahun

720

180

720

15

Menit

25

Sebulan

4500

15

4500


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Total (Menit)



Setahun

225

37,5

562,5

Sehari

13620

75

17025

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Satuan

Berapa Kali

Satuan

15

Menit

15

1

Jam

1

Aktivitas

sesuai module tanggungjawabnya

4

5

6

7

Mengembangkan pengetahuan, ketrampilan & kompetensi untuk mendukung proses bisnis Menjaga hubungan dengan user dan komunikasi dengan berbagai tim

Memecahkan masalah yang berkaitan dengan program aplikasi SAP dan aplikasi lain yang terkait Memfollow-up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk, sesuai dgn kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya



aktivitas sama dengan no 16 Memberikan solusi serta konsultasi terhadap problem yang dialami user di aplikasi SAP terutama modul Logistik Aktivitas sama dengan no 5 dan 6

0

1,5

Jam

1

Sehari

20430

0

0

90

20430

0


LAMPIRAN 2

No

8

9

10

11

12

Deskripsi Pekerjaan

Melakukan eskalasi ke 3rd level / vendor untuk query/problem yg tidak terpecahkan Meng-up date knowledge IT nya sesuai dengan perkembangan & kebutuhan organisasi serta area responsiblitynya Mengevaluasi Internal Proces, untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement) Melakukan analisa secara terus menerus di dalam rangka meningkatkan kinerja sistem baik system performance maupun system security Membuat Skenario test plan dengan lengkap yang mencakup Functional dan

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Berapa Kali

Aktivitas

Satuan

Total (Menit)

Satuan




0

0

0

0



0


0

0


0

0


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Berapa Kali

Aktivitas

Satuan

Total (Menit)

Satuan



Integration test plan serta Negative test plan

13

14

15

16

Melakukan dokumentasi untuk setiap hasil pengujian dan di approval oleh pihak berwenang Memastikan User telah melakukan testing dan menandatangani Berita Acara User Acceptance Test (UAT) Melakukan Quality Assurance untuk services yang akan di deliver ke Live Production, sesuai dgn area responsibilitynya Memberikan input/suggestion kepada user sesuai dengan kebutuhan, termasuk edukasi user berkaitan dgn Change Mgmt.



0

1

Jam

3

Seminggu


Berdiskusi dengan user mengenai kebutuhan bisnis yang berhubungan dengan modul Logistik SD di SAP

9360

0

75

0

1

Jam

3

Sebulan

2160

11700

0

90

3240


LAMPIRAN 2

No

17

18

19

20

21

22

Deskripsi Pekerjaan



Melaporkan dan memberikan masukan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui ( diluar progress IPP ) Mensupport atasan dalam rangka "Annual Budget Planning", sesuai dengan area responsibility-nya Konsisten dalam meng-

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Berapa Kali

Aktivitas

Satuan

Total (Menit)

Satuan

-


0


Membuat Monthly Report Membuat MPR Membuat Annual Performance Report Sharing knowledge dalam modul SAP Logistik



0

3

Menit

1

Sehari

681

3

681

15 30

Menit Menit

1 1

Sebulan Setahun

180 30

15 35

180 35

1

Jam

1

Setahun

60

60

60

1,5

Jam

10

Setahun

75

750

45

Menit

1

Sebulan

52,5

630

900

540

-

0 0

0


LAMPIRAN 2

No

Deskripsi Pekerjaan

Lama Pekerjaan

Frekuensi Pekerjaan

Waktu

Berapa Kali

Aktivitas

Satuan

Satuan

Total (Menit)



update dan menjalankan IT Policy




UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents