UNIVERSITAS INDONESIA

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK MENDUKUNG PROSES KERJA AKREDITASI: STUDI KASUS LEMBAGA AKREDITAS MANDIRI PENDIDIKAN TINGGI KESEHATAN

KARYA AKHIR

RISNA SARI 1206302775

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2014

Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK MENDUKUNG PROSES KERJA AKREDITASI: STUDI KASUS LEMBAGA AKREDITAS MANDIRI PENDIDIKAN TINGGI KESEHATAN

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

RISNA SARI 1206302775

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2014


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya Saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah Saya nyatakan dengan benar.

NAMA

:

Risna Sari

NPM

:

1203062775

TANDA TANGAN

:

TANGGAL

:

16 Januari 2014

ii Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan Oleh

:

Nama

:

Risna Sari

NPM

:

1206302775

Program Studi

:

Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir

:

Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan (LAMPTKes)

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI Pembimbing : Dr. Indra Budi

( ...................... )

Penguji 1

: Dana Indra Sensuse, MLIS., Ph.D ( ...........................)

Penguji 2

: Yova Ruldevyani, M.Kom

( ...........................)

Ditetapkan di : Jakarta Tanggal

: 16 Januari 2014

iii Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

KATA PENGANTAR/ UCAPAN TERIMA KASIH

Puji dan syukur dipanjatkan ke hadirat Allh Subhanahu Wata’ala, atas rahmat dan karunia-Nya, penulisan karya akhir dengan judul Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Tinggi Kesehatan (LAMPTKes) ini dapat diselesaikan dengan baik. Penulisan karya akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada: 1. Pembimbing Karya Akhir Dr. Indra Budi, yang telah menyediakan tenaga, waktu, dan pikiran dalam membimbing saya untuk menyelesaikan karya akhir ini. 2. Segenap staf dan pimpinan Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Kesehatan (LAMPTKes) yang telah menyediakan waktu, tempat dan kesempatan bagi saya. Terima kasih telah mengijinkan saya untuk mendapatkan data dan informasi yang bermanfaat sehingga dapat digunakan dalam penelitian karya akhir. 3. Dosen Penguji Karya Akhir Dana Indra Sensuse, MLIS., Ph.D dan Ibu Yova Ruldeviyani, M.Kom. Terima kasih telah memberikan masukanmasukan yang membangun untuk perbaikan karya akhir ini. 4. Orangtua dan seluruh keluarga besar, terima kasih atas do’a dan dukungannya yang tak pernah henti selama saya menempuh pendidikan MTI dan proses penyusunan karya akhir. 5. Sahabat, teman dan kolega terima kasih atas do’a, dukungan semangat dan pengertiannya selama penyusunan karya akhir ini.

iv Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

6. Teman-teman MTI2012C terima kasih atas dukungan semangatnya. Tentu saja karya akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan masukan dan saran dari pembaca untuk perbaikan. Semoga karya akhir dapat bermanfaat bagi pembaca.

Jakarta, Januari 2014 Penulis

v Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama

:

Risna Sari

NPM

:

1206302775

Program Studi

:

Magister Teknologi Informasi

Fakultas

:

Ilmu Komputer

Jenis Karya

:

Karya Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-excluxive RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah Saya yang berjudul: Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan. Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/ formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa ama meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/ pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di

: Jakarta

Pada tanggal

: 16 Januari 2014

Yang menyatakan

:

( Risna Sari )

vi Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

ABSTRAK

Nama : Risna Sari Pogram Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan LAMPTKes (Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan) didirikan dengan berlandaskan pada dasar hukum, sosiologis, filosofis, dan teknis. LAMPTKes merupakan organisasi yang akan melakukan penilaian akreditdasi pendidikan tinggi kesehatan di Indonesia. Proses akreditasi tidak terlepas dari peran berbagai pihak agar dapat menentukan kelayakan sebuah organisasi. Proses akreditasi akan menentukan kualitas dari pendidikan tinggi yang akan berpengaruh langsung pada kulitas keluarannya (sumber daya manusia berkualitas). Organisasi menangkap sebuah peluang dimana proses kerja akreditasi bisa sesuai dengan harapan dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan. Analisis dari penelitian ini menghasilkan kebutuhan proses manajemen pengetahuan pada LAMPTKes. Proses manajemen pengetahuan tersebut adalah exchange, combination, extenalization, internalization, dan socialization for knowledge sharing. Sistem manajemen pengetahuan yang dirancang untuk mendukung proses-proses tersebut adalah sistem yang mempunyai fungsi sebagai lesson learned system, document management, document collaboration, dan groupware untuk CoP (Community of Practice).

Kata kunci: sistem manajemen pengetahuan, proses kerja akreditasi, CoP, lesson learned, document management, document collaboration, groupware. X+ 115 halaman; 39 gambar; 19 tabel; 5 lampiran

vii Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

Universitas Indonesia

ABSTRACT

Nama : Risna Sari Pogram Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Design of Knowledge Management System Model to Support Accreditation Process:Case Study Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan LAMPTKes (Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan Tinggi Kesehatan) was established based on a legal basis, sociological, philosophical, and technical. The accreditation process is inseparable from the role of various stakeholders in order to determine the feasibility of an organization. The accreditation process will determine the quality of higher education that will impact directly on the quality of their output (qualified human resources). Organizations capture an opportunity which the accreditation process can work in line with expectations by using a knowledge management system. The analysis of this research result is the need of knowledge management processes in LAMPTKes. The knowledge management process is exchange, combination, extenalization, Internalization, and socialization for knowledge sharing. Knowledge management system designed to support these processes is a system which has a function as a lesson learned the system, document management, document collaboration and groupware for CoP ( Community of Practice ).

Keywords: knowledge management system, knowledge management, CoP, lesson learned, document management, document collaboration, groupware

X+ 115 pages; 39 figures; 19 tables; 5 attachments

viii Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii KATA PENGANTAR/ UCAPAN TERIMA KASIH ........................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYA ................................... vi AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ................................................. vi ABSTRAK ............................................................................................................ vii ABSTRACT ......................................................................................................... viii DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiv 1. PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 1.1 Latar belakang .......................................................................................... 1 1.1.1 LAMPTKes sebagai Penjamin Mutu .................................................... 1 1.1.2 Proses Akreditasi LAMPTKes ............................................................. 3 1.1.3 Sumber Daya Manusia LAMPTKes ..................................................... 7 1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 9 1.3 Tujuan Penelitian ...................................................................................... 9 1.4 Batasan Penelitian .................................................................................... 9 1.5 Manfaat Penelitian .................................................................................. 10 1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................. 10 2. TINJAUAN PUSTAKAN ............................................................................ 12 2.1 Knowledge (pengetahuan) ...................................................................... 12 2.1.1 Data, Informasi dan Pengetahuan ....................................................... 13 2.1.2 Jenis Pengetahuan ............................................................................... 15 2.1.3 Sumber Pengetahuan .......................................................................... 17 2.1.4 Konversi Pengetahuan ........................................................................ 19 2.2 Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) ............................ 20 2.2.1 Knowledge Management Process (Proses Manajemen Pengetahuan) 21 2.3 Knowledge Management Systems, Solution & Foundation ................... 22 2.3.1 Knowledge Management Systems ....................................................... 22 2.4 Model Pengembangan Knowledge Management System ....................... 25 2.4.1 KM Contingency Factor ..................................................................... 25 2.4.2 Ten Steps Knowledge Management Road........................................... 29 2.4.3 KM Systems Life Cycle ....................................................................... 31 2.5 Dampak Knowledge Management.......................................................... 33 2.6 Teori Perancangan Sistem ...................................................................... 34 2.6.1 Model Perancangan Sistem Berorientasi Objek ................................. 36 2.6.2 UML ................................................................................................... 36 2.6.3 Perancangan Basis Data ...................................................................... 37 2.7 Penelitian Sebelumnya ........................................................................... 38 2.8 Kerangka Berfikir ................................................................................... 40 3. METODOLOGI PENELITIAN ................................................................. 42 3.1 Metode Penelitian ................................................................................... 42 ix Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


3.2 Metode Pengumpulan Data .................................................................... 45 3.2.1 Studi Dokumen ................................................................................... 45 3.2.2 Observasi ............................................................................................ 45 3.2.3 Wawancara ......................................................................................... 46 3.2.4 Validitas dan Realibilitas Penelitian Kualitatif................................... 46 4. PROFIL ORGANISASI .............................................................................. 49 4.1 Sejarah Organisasi .................................................................................. 49 4.2 Visi Misi Tujuan dan Nilai LAM-PTKes Indonesia .............................. 49 4.3 Struktur Organisasi ................................................................................. 50 4.4 Tugas Organogram LAMPTKes ............................................................ 50 5. ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM . 56 5.1 Analisis Aktivitas Organisasi ................................................................. 56 5.1.1 Proses Bisnis ....................................................................................... 56 5.1.2 Analisis Data, Informasi dan Pengetahuan ......................................... 56 5.1.3 Analisis Faktor Sumber Daya Manusia .............................................. 58 5.2 Analisis Faktor Kontingensi ................................................................... 58 5.2.1 Analisis Karakteristik Tugas............................................................... 59 5.2.2 Analisis Karakteristik Knowledge ...................................................... 61 5.2.3 Analisis Karakteristik Organisasi ....................................................... 63 5.2.4 Analisis Strategi Bisnis Organisasi ..................................................... 64 5.2.5 Analisis Karakteristik Lingkungan Organisasi ................................... 64 5.3 Identifikasi & Prioritas Proses Knowledge Management ...................... 66 5.4 Prioritas Proses Knowledge Management .............................................. 68 5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini ............................ 70 5.6 Identifikasi Kebutuhan Knowledge Management Tambahan ................ 72 5.7 Penilaian Infrastruktur Knowledge Management ................................... 73 5.7.1 Kultur Organisasi ................................................................................ 73 5.7.2 Struktur Organisasi ............................................................................. 73 5.7.3 Infrastrukur Teknologi Informasi ....................................................... 74 5.7.3.1 Infrastruktur Teknologi Informasi Saat ini ......................................... 74 5.7.3.2 Arsitektur Aplikasi KMS .................................................................... 75 5.7.3.3 Infrastruktur Server Pengetahuan ....................................................... 77 5.8 Kebutuhan KMS, Mekanisme dan Teknologi ........................................ 79 6. PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM ............... 81 6.1 Kebutuhan Fungsional ............................................................................ 81 6.1.1 Rancangan Fitur KMS LAMPTKes ................................................... 85 6.1.2 Fitur Login .......................................................................................... 86 6.1.3 Download Lesson................................................................................ 87 6.1.4 Search For Lesson .............................................................................. 87 6.1.5 Submit Lesson Include Add New Lesson ............................................ 88 6.1.6 Verify Lesson ...................................................................................... 89 6.1.7 Edit Lesson.......................................................................................... 89 6.1.8 Add Document .................................................................................... 90 6.1.9 Searching Document ........................................................................... 90 6.1.10 Working On Document ....................................................................... 91 6.1.11 Download Document .......................................................................... 91 6.1.12 Add Member CoP ............................................................................... 92 6.1.13 Add Discussion ................................................................................... 92 x Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


6.1.2 Rancangan Data .................................................................................. 93 6.2 Kebutuhan Non Fungsional .................................................................... 94 6.2.1 Kinerja Sistem .................................................................................... 94 6.2.2 Infrastruktur Knowledge Management System ................................... 94 7. Simpulan dan Saran .................................................................................... 96 7.1 Simpulan ...................................................................................................... 96 7.2 Saran ............................................................................................................ 96 Daftar Pustaka ....................................................................................................... 97

xi Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Status Akreditasi Perguruan Tinggi Bidang Kesehatan ..................... 2 Gambar 1.2 Posisi SDM Dalam Model Kerja LAMPTKes (LAMPTKes, 2013) . 8 Gambar 2.1 Hubungan Data, Informasi dan Knowledge (Awad, et al., 2004) .... 13 Gambar 2.2 Data, Informasi dan Knowledge (Beccera-Fernandez, et al., 2010) . 14 Gambar 2.3 From Procedural to Episodic Knowledge (Tiwana, 2002) .............. 15 Gambar 2.4 Sumber Knowledge (Beccera-Fernandez, et al., 2010) ..................... 18 Gambar 2.5 Konversi Knowledge Nonaka & Takeuci .......................................... 19 Gambar 2.6 Knowledge process (Beccera-Fernandez, et al., 2010) .................... 21 Gambar 2.7 KM Solution (Beccera-Fernandez, et al., 2010)............................... 24 Gambar 2.8 KM Contingency Factor (Beccera-Fernandez, et al., 2010) ............ 26 Gambar 2.9 Dampak Task Characteristics pada Proses KM ................................ 26 Gambar 2.10 Dampak karakteristik knowledge pada proses KM ......................... 28 Gambar 2.11 The-10 Step Knowledge Management Road Map ........................... 30 Gambar 2.12 KMS Life Cycle (Awad, et al., 2004) ............................................. 31 Gambar 2.13 KM Cycle dan Organisasi (Awad, et al., 2004) ............................. 32 Gambar 2.14 Dampak Knowledge Management Pada Organisasi........................ 33 Gambar 2.15 Mapping Model Analisis Perancangan (Pressman, 2008) .............. 35 Gambar 2.16 Kerangka Berfikir ............................................................................ 40 Gambar 3.1 Metodologi Penelitian ....................................................................... 42 Gambar 3.2 Triangulasi Teknik Pengumpulan Data ............................................. 46 Gambar 4.1 Organigram LAMPT ......................................................................... 50 Gambar 5.1 Value Chain Proses Kerja Akreditasi ................................................ 56 Gambar 5.2 Infrastruktur Jaringan LAMPTKes .................................................. 75 Gambar 5.3 Infrastruktur Sistem Manajemen Pengetahuan LAMPTKes ............. 76 Gambar 5.4 Konsep Server Pengetahuan (Tiwana, 2002) ................................... 78 Gambar 5.5 Konsep Knowledge Server (Awad, 2004) ......................................... 78 Gambar 6.1 Use Case KMS LAMPTKes ............................................................. 86 Gambar 6.2 Activity Diagram Login ..................................................................... 87 Gambar 6.3 Activity diagram download lesson .................................................... 87 Gambar 6.4 Activity Diagram Search Lesson ....................................................... 88 Gambar 6.5 Activity Diagram Add Lesson............................................................ 88 Gambar 6.6 Activity Diagram Verifikasi Lesson................................................... 89 Gambar 6.7 Edit Lesson ........................................................................................ 89 Gambar 6.8 Add Document ................................................................................... 90 Gambar 6.9 Searching Document ......................................................................... 90 Gambar 6.10 Working On Document .................................................................... 91 Gambar 6.11 Activity Diagram Searching Document .......................................... 91 Gambar 6.12 Add Member CoP ............................................................................ 92 Gambar 6.13 Activity Diagram Add Discussion ................................................... 92 Gambar 6.14 Entity relationship diagram ............................................................ 93 Gambar 6.15 Infrastruktur TI Untuk Mendukung KMS ...................................... 95

xii Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Sumber Knowledge Menurut Tiwana ................................................... 17 Tabel 2.2 Integrasi KM Proses dan Mekanisme serta Teknologi ......................... 22 Tabel 2.3 Dampak Karakteristik Organisasi dan Lingkungan pada KM Proses... 27 Tabel 2.4 Penelitian Sebelumnya .......................................................................... 38 Tabel 4.1 Tugas Organogram LAMPTKes ........................................................... 51 Tabel 5.1 Analisis Data, Informasi dan Knowledge.............................................. 56 Tabel 5.2 Pengelompokan Knowledge Organisasi ................................................ 61 Tabel 5.3 Kelompok dan Bobot Perubahan Lingkungan Organisasi .................... 65 Tabel 5.4 Ringkasan Identifikasi Faktor Kontingensi........................................... 66 Tabel 5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management ........................................ 67 Tabel 5.6 Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan ............................................ 68 Tabel 5.7 Analisis Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan .............................. 69 Tabel 5.8 Daftar Proses Manajemen Pengetahuan Saat Ini .................................. 70 Tabel 5.9 Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan ...................... 72 Tabel 5.10 Prioritas KM Proses Baru ................................................................... 72 Tabel 5.11 Pemetaan Kebutuhan KM Proses, Mekanisme dan Teknologi ........... 79 Tabel 5.12 Pemetaan Kebutuhan KMS LAMPTKes dan Teknologi KMS .......... 79 Tabel 5.13 Fungsionalitas Sistem KM .................................................................. 80 Tabel 6.1 Kebutuhan Minimun Perangkat Keras dan Lunak ............................... 94

xiii Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


DAFTAR LAMPIRAN

Transkrip Wawancara Sekretaris Organisasi ........................................................ 99 Transkrip Wawancara (Konfirmasi) Expert ........................................................ 100 Panduan Observasi Proses Kerja Akreditasi LAMPTKes .................................. 102 Observasi Rating Scale ....................................................................................... 103 Hasil Observasi Behaviour Proses Kerja Akreditasi ........................................... 115

xiv Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


BAB I PENDAHULUAN 1.

Pendahuluan

Bab satu menjelaskan mengenai pendahuluan penelitian karya akhir. Pendahuluan berisi latar belakang penelitian, perumusan permasalahan, tujuan, batasan, manfaat dan sistematika penulisan. 1.1 Latar belakang Kualitas kesehatan masyarakat di Indonesia tidak terlepas dari peran penting sertifikasi individual dan akreditasi institusi. Hal tersebut sejalan dengan peraturan pemerintah melalui Undang-Undang (UU) RI nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen sebagai cerminan sertifikasi individual selain itu, juga dengan Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 mengenai Standar Nasional Pendidikan terkait dengan akreditasi institusi. 1.1.1

LAMPTKes sebagai Penjamin Mutu

Berdasarkan UU RI No.20 Tahun 2003 Pasal 60 ayat (1) dan (3), akreditasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kelayakan program dan satuan pendidikan pada jalur pendidikan formal dan non formal pada setiap jenjang dan jenis pendidikan berdasarkan kriteria yang bersifat terbuka. Akreditasi merupakan bentuk jaminan mutu eksternal yaitu suatu proses yang digunakan lembaga berwenang dalam memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan tertentu. BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) merupakan badan akreditasi yang diakui pemerintah dan memiliki wewenang untuk melaksanakan sistem akreditasi pada pendidikan tinggi. Dalam PP No. 60 Tahun 1989 disebutkan bahwa BAN-PT merupakan badan independen yang diangkat dan melaporkan tugasnya pada Menteri Pendidikan Nasional. Fungsi utama BANPTmenurut UU No. 20 tahun 2003, PP No. 60/1999 dan SK Menteri Pendidikan Nasional No. 118/U/2003 adalah membantu menteri Pendidikan Nasional dalam melaksanakan penilaian mutu perguruan tinggi (Perguruan Tinggi Negeri,

1 Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013


2

Kedinasan, Keagamaan, dan Swasta). Pada saat ini akreditasi perguruan tinggi bidang kesehatan dilakukan oleh BAN-PT. Tetapi untuk tahun depan akreditasi khusus bidang kesehatan akan dilakukan oleh LAMPTKes. LAMPTKes (Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan) didirikan dengan berlandaskan pada dasar hukum, sosiologis, filosofis, dan teknis. Landasan hukum pertama adalah UU RI No.20 Tahun 2003 pasal 60 ayat (1) tentang sistem pendidikan nasional. Pernyataan UU tersebut membuka peluang didirikannya lembaga akreditasi mandiri yang memiliki keunikan tersendiri. Landasan kedua berasal dari Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 Tahun 2005 mengenai Standar Nasional Pendidikan. Pada pasal 86 ayat (1) dan (2), pasal 87 ayat (1) dan (3) dan (5), pasal 88.

Sumber Data: HPEQ melalui http://hpeq.dikti.go.id Gambar 1.1 Status Akreditasi Perguruan Tinggi Bidang Kesehatan

Landasan hukum ketiga berasal dari UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang pendidikan tinggi. Landasan teknis digambarkan pada gambar 1.1. Pada April 2012 terdapat 2219 program studi dari tujuh profesi (Dokter, Dokter Gigi, Perawat, Bidan, Farmasi, Gizi, dan Kesehatan Masyarakat) sebanyak 663 program studi masih belum terakreditasi (gambar 1.1).



3

Hal tersebut menjadi penting karena banyaknya jumlah program studi yang belum terakreditasi, menandakan kualitas penyelenggara pendidikan yang menentukan kualitas lulusan tenaga kesehatan, yang akan memberikan pelayanan ke masyarakat belum terjamin. Sistem akreditasi pada LAMPTKes berprinsip pada continous quality cascade, quality cascade, conceptualization, production and usability (CPU), dan trustworthy. Filosofi yang terkandung pada keempat prinsip tersebut mencerminkan adanya social accountability dari institusi pendidikan kesehatan untuk melindungi dan menjamin masyarakat mendapat pelayanan kesehatan dengan kualitas tertinggi. 1.1.2

Proses Akreditasi LAMPTKes

LAMPTKes telah melakukan studi mengenai persepsi tentang nilai tambah akreditasi. Persepsi pertama bahwa setelah sistem pendidikan tingginya sendiri(52% responden), sistem akreditasi pendidikan tinggi kesehatan dianggap paling menentukan mutu tenaga kesehatan oleh 23% responden. Persepsi kedua sebanyak 66% responden menganggap bawa peran akreditasi terhadap peningkatan mutu pendidikan tinggi kesehatan adalah besar ditambah 28% yang menganggap cukup berperan. Proses akreditasi tidak terlepas dari peran berbagai pihak agar dapat menentukan kelayakan sebuah organisasi. Proses akreditasi akan menentukan kualitas dari pendidikan tinggi yang akan berpengaruh langsung pada kulitas keluarannya (sumber daya manusia berkualitas). Mutu SDM (Sumber Daya Manusia) dibangun pertama kali di lembaga pendidikan tinggi. Tantangan terbesar pada dewasa ini adalah bagaimana menghasilkan tenaga kesehatan yang berkualitas, dalam jumlah yang cukup dan tersebar merata, serta relevan dengan kebutuhan masyarakat. Kolaborasi antar SDM yang berada di LAMPTKes akan menentukan kualitas dari lembaga pedidikan tinggi kesehatan di Indonesia. Terdapat enam tahapan proses kerja Akreditasi pada LAMPTKes. Dimulai dari proses pertama yaitu persiapan yang melibatkan prodi beserta kepanitiannya, sekretariat LAMPTKes, dan fasilitator. Selanjutnya proses kedua, dilakukan proses asesmen kecukupan.



4

Asesmen kecukupan melibatkan tim asesor dan kesekretariatan LAMPTKes serta fasilitator, dilakukan secara elektronik. Proses ketiga adalah melakukan asesmen lapangan (visitasi) yang melibatkan sekretariat LAMPTKes, prodi beserta kepanitiannya, dan tim asesor yang terdiri dari tiga orang. Proses keempat melakukan validasi yang akan melibatkan validator, sekretariat LAMPTKes, dan divisi. Proses yang kelima adalah keputusan status/peringkat akreditasi yang akan dilakukan melalui proses rapat pleno majelis bersama hasil-hasil dari proses sebelumnya. Proses terakhir adalah proses pengajuan keberatan prodi atas keputusan akreditasi (LAMPTKes, 2013). Tabel 1. 1 Ringkasan Proses Kerja Akreditasi dan Keterlibatan SDM Tahapan Proses No Kerja Kegiatan SDM Akreditasi LAMPTKes 1 Persiapan A. Bagian • Pemberitahuan masa Sekretariat berakhir akreditasi • Menyiapkan data Fasilitator • Menyiapkan Surat Tugas • Mengirimkan surat jawaban elektronik • Menerima susunan Tim Persiapan Akreditasi • Menerima jadwal pendampingan oleh Fasilitator • Menerima konfirmasi jadwal Pendampingan • Menerima pengajuan akreditasi • Menerima berkas akreditasi B. Fasilitator • Memberikan (jika pernyataan kesiapan diperlukan) pendampingan • Memberikan pemberitahuan hasil rekomendasi • Membuat laporan fasilitasi 2 Asesmen A. Bagian • Verifikasi kelengkapan Kecukupan Sekretariat dokumen (desk • Menyiapkan daftar tim evaluation) Asesor

Data/Informasi/Knowledge

• • • •

• •

• •


Surat Elektronik dan Pesan Singkat (SMS) Daftar fasilitator Surat tugas Jawaban/ konfirmasi kepada prodi

Hasil rekomendasi pendampingan Laporan Fasilitasi

Informasi kelengkapan dan persyaratan Hasil verifikasi dokumen dan Universitas Indonesia

5

No

3

4

Tahapan Proses Kerja Akreditasi LAMPTKes

Asesmen Lapangan (Visitasi)

Validasi

Kegiatan • Mengirimkan file akreditasi dan kelengkaapannya • Memeriksa kelengkapan desk evaluasi • Melakukan penilaian kecukupan • Meminta klarifikasi kepada Fasilitator • Mengirimkan hasil penilaian • Melaporkan jadwal visitasi • Melakukan pertemuan antar asesor yang ditugaskan • Menginformasikan jadwal visitasi • Menerima konfirmasi jadwal visitasi • Mengirimkan surat tugas Asesor • Mempersiapkan dokumen visitasi • Menerima laporan kinerja LAMPTKes • Tim Asesor melakukan cross‐check data, informasi dan bukti • Tim Asesor meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/ sarana • Tim Asesor mewawancarai personil prodi • Tim Asesor melakukan pertemuan harian • Tim Asesor menyusun rekomendasi • Tim Asesor mengisi form penilaian • Memeriksa kelengkapan hasil penilaian lapangan • Mengirimkan berkas ke Divisi • Melakukan validasi dan melaporkan ke

SDM


• • B. Tim Asesor (3 • – 5 Asesor • yang ditugaskan) • •

kelengkapannya (sebelum dan sesudah desk evaluation) Tim Asesor Jadwal visitasi Hasil penilaian desk Informasi pendampingan dari Fasilitator Jadwal visitasi Pembagian tugas Tim Asesor & hasil pembahasan (penyamaan persepsi & daftar pertanyaan)

• • • •

Jadwal visitasi Surat tugas Dokumen visitasi Laporan evaluasi kinerja LAMPTKes

B. Tim Asesor (3 • – 5 Asesor • yang ditugaskan) • •

Surat tugas Informasi persiapan keberangkatan Asesor Rekomendasi Asesor Berita acara dan hasil penilaian secara elektronik

A. Bagian Sekretariat

•

Hasil asesmen lapangan

B. Validator

•

Laporan validasi hasil asesmen lapangan




6

No

Tahapan Proses Kerja Akreditasi LAMPTKes

Kegiatan

• • 5

Keputusan Akreditasi

• • • •

6

Keberatan Prodi

•

• • •

• •

SDM

Sekretariat melalui surat elektronik Menerima berkas dari sekretariat Mempersiapkan rapat pleno Majelis Mengadakan rapat Memutuskan hasil akreditasi Menerima hasil keputusan akreditasi Membuat dan mengirim SK, sertifikat akreditasi Memantau prodi terhadap rekomendasi tindak lanjut Menerima surat keberatan Mengajukan keberatan pada rapat Majelis Membuat surat penolakan/ penerimaan keberatan hasil rapat Membahas keberatan dalam rapat Memutuskan penolakan/ penerimaan keberatan Prodi

C.


Divisi/ Pleno • Majelis (9 orang)

A. Divisi/ Pleno Majelis (9 orang) B. Bagian Sekretariat

C.

• • • •

Berkas asesmen

Hasil akreditasi Rekomendasi tindak lanjut SK Sertifikat Akreditasi

Fasilitator (1 • orang)

Informasi rekomendasi tindak lanjut

• •

Surat keberatan prodi Surat penolakan/ penerimaan


B. Divisi/ Pleno • Majelis

Keputusan dilakukan asesmen ulang atau tidak

Tabel 1. 1 menggambarkan kegiatan proses akreditasi pada LAMPTKes berjumlah

6 kegiatan besar. Penulis menghitung secara meyeluruh kegiatan

proses akreditasi pada LAMPTKes berjumlah 58 kegiatan selama kurang lebih 18 s.d 12 bulan. Lamanya proses dimulai dari tahap persiapan hingga penentuan status lembaga pendidikan yang diakreditasi. Proses terlama adalah proses persiapan yang dilakukan di prodi terkait. Proses-proses pada keenam tahapan tersebut diwajibkan untuk dilakukan sesuai dengan prosedur dan standar. Proses tersebut

melibatkan

peran

teknologi

untuk

mempercepat

proses

dan

memperpendek jarak yang memisahkan peran SDM pada masing-masing proses. Amrit tiwana menyebutkan bahwa kesuksesan sebuah organisasi dalam



7

mengembangkan

kecepatan

pengetahuan,

dapat

membantu

mengurangi

kelambanan pengetahuan dalam menerapkan apa yang dipelajari untuk proses kritis pada tingkat yang lebih cepat dari pesaing. Konsep tersebut didasari oleh integrasi proses pengetahuan perusahaan dengan proses bisnis untuk secara substansial meningkatkan kinerja proses bisnis. Kualitas dan kecepatan keputusan yang berlabuh langsung ke kemampuan karyawan untuk mengakses informasi (Tiwana, 2002). Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pada LAMPTKes terdapat proses kolaborasi dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Untuk menentukan status akreditasi suatu perguruan tinggi kesehatan setidaknya diperlukan peran tim asesor, sekretariat, fasilitator, validator dan majelis. LAMPTKes mengharapkan bahwa proses kerja mampu selaras dengan strategi dan tata nilai organisasi. Hal tersebut akan menjamin kepuasan pelanggan dan ketaatan pada standar pendidikan tinggi. Sehingga penjaminan mutu dapat dijamin kesesuaiannya yang nantinya akan berdampak kepada mutu tenaga kesehatan Indonesia. Kegiatan penilaian akreditasi yang melibatkan banyak proses serta waktu yang lama, sedangkan respon yang diharapkan dari pelanggan cepat. Hal tersebut diproyeksi akan menghambat kinerja organisasi, mengingat nilai operasional organisasi untuk memberikan nilai tambah bagi pelanggan. 1.1.3

Sumber Daya Manusia LAMPTKes

Saat ini ketersediaan SDM (Sumber Daya Manusia) pada LAMPTKes belum memenuhi kapasitas. Tercatat jumlah asesor saat ini sebanyak 86 Asesor dan 20 anggota Sekretariat. Organogram LAMPTKes bersifat organisasi matriks. Oranisasi matriks memiliki kelemahan yaitu berpotensi menimbulkan konflik dan waktu respon yang kurang baik apabila terjadi suatu permasalahan pada pekerjaan. Pada strategi bisnis, LAMPTKes menempatkan SDM sebagai salah satu modal dalam menjalankan strategi organisasi. Hal tersebut digambarkan pada gambar 1.2.



8

Gambar 1.2 Posisi SDM Dalam Model Kerja LAMPTKes (LAMPTKes, 2013)

LAMPTKes sebagai lembaga penjamin mutu lembaga perguruan tinggi kesehatan harus mampu menciptakan nilai tambah bagi pelanggannya. Nilai tambah bisa dihasilkan dengan menjalankan proses produksi sesuai dengan strategi organisasi. Proses produksi dijalankan melalui pengelolaan produksi, pengelolaan pelanggan, adanya inovasi dan pengelolaan peraturan serta hubungan sosial. Organogram LAMPTKes terdiri atas pemangku kepentingan dan badan pelaksana. Pemangku kepentingan dan badan pelaksana memiliki masa jabatan tertentu. Jika organogram tidak berhenti karena masa jabatan maka bisa dikarenakan alasan lain. Sehingga perlu adanya suatu sistem dalam pengelolaan pengetahuan dari individu tersebut. Pada LAMPTKes terdapat kompleksitas dan keterbatasan SDM dalam melakukan penilaian akreditasi pada lembaga pendidikan. Kompleksitas tesebut melibatkan proses, SDM, dan dokumen serta norma dan budaya organisasi. Dokumen standar penilaian yang harus selaras dan wajib dijalankan. Keterbatasan SDM dilihat dengan masih sedikitnya jumlah SDM tersedia saat ini. Sistem tata kerja LAMPTKes yang mengharuskan para stakeholder melakukan kolaborasi tetapi belum ada fasilitas untuk memastikan kesesuaian tata kerja dengan standar. Ketataorganisasian LAMPTKes yang memiliki masa jabatan tertentu. Struktur organisasi tersebut dikhawatirkan dapat memutus rantai pengetahuan dalam organisasi.



9

Penelitian ini menggunakan metode fakor kontingensi Beccerra-Fernandez untuk mencari solusi sistem manajemen pengetahuan yang cocok pada organisasi. Banyak pendekatan lain yang bisa digunakan dalam menemukan solusi yang cocok untuk sistem manajemen pengetahuan. Penulis menggunakan metodologi Beccerra-Fernandez dikarenakan metode Awad dan Hasan berfokus kepada knowledge capture dan metode Amrit Tiwana berfokus kepada kesesuaian dengan startegi bisnis. Metodologi tersebut cocok digunakan karena obyek penelitian berfokus pada proses kerja akreditasi saja. Proses kerja akreditasi merupakan salah satu bagian dari keseluruhan aktivitas organisasi. Proses kerja akreditasi tidak hanya berfokus pada knowledge capture saja tetapi juga memilki proses manajemen pengetahuan yang lain. 1.2 Rumusan Masalah Hasil pengamatan/ observasi dan wawancara awal di lapangan dapat dirumuskan pertanyaan penelitian yaitu “Bagaimana model knowledge management system untuk mendukung proses kerja akreditasi LAMPTKes?” 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah melakukan perancangan model knowledge management system untuk mendukung proses kerja akreditasi LAMPTKes. 1.4 Batasan Penelitian Ruang lingkup dalam karya akhir: 1.

KMS yang akan dibahas hanya pada sistem yang membantu para pembuat keputusan dalam proses Akreditasi LAMPTKes.

2.

Hasil akhir penelitian adalah model knowledge management system (KMS) pada LAMPTKes.



10

1.5 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian dibagi menjadi tiga yaitu bagi LAMPTKes, Pengembangan Ilmu Pengetahuan, dan Penulis sendiri. Adapun diuraikan menjadi berikut: 1. Bagi LAMPTKes Perancangan model KMS pada LAMPTKes dapat menjadi acuan untuk pengembangan dan pembangun KMS yang akan diterapkan bagi seluruh organisasi. 2. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan Diharapkan dapat menjadi salah satu referensi bagi penelitian selanjutnya dalam bidang manajemen pengetahuan. 3. Bagi Penulis Sebagai tempat pengaplikasian ilmu yang di dapat selama perkuliahan dan sebagai karya akhir yang merupakan syarat kelulusan Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.

1.6 Sistematika Penulisan Dalam menulis karya akhir, penulis menyusun sistematika penulisan sebagai berikut: BAB 1

: Pendahuluan Pada bagian ini berisi mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB 2

: Tinjauan Pustaka Pada bagian ini akan diuraikan mengenai sumber-sumber pustaka yang digunakan dalam penelitian. Sumber pustaka mengenai



11

konsep pengetahuan, manajemen pengetahuan, knowledge management system, dan perancangan sistem. BAB 3

: Metodologi Penelitian Bagian ini berisi mengenai metode penelitian yang digunakan penulis mulai dari pengumpulan data baik primer maupun sekunder, analisis data hingga membuat simpulan.

BAB 4

: Profil Organisasi Bagian ini berisi gambaran singkat mengenai organisasi LAMPTKes.

BAB 5

: Analisis Kebutuhan KMS Tahap analisis akan menguraikan proses identifikasi terhadap kebutuhan manajemen pengetahuan dari setiap pengetahuan yang terlibat

didalamnya.

Hasil

identifikasi

digunakan

sebagai

kebutuhan yang harus dipenuhi dalam perancangan KMS. BAB 6

: Perancangan Kebutuhan KMS Tahap perancangan dilakukan dengan membuat diagram-diagram menggunakan UML, perancangan inrastruktur TI, perancangan data.

BAB 7

: Kesimpulan dan Saran Bagian ini merupakan bagian penutup yang berisi simpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan.



BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.

tinjauan pustaka

Pada bagian ini diuraikan mengenai tinjauan pustaka yang menunjang penelitian. Teori yang relevan dengan rumusan permasalahan. Teori-teori tersebut mengenai knowledge (pengetahuan), knowledge management (manajemen pengetahuan), knowledge management process (proses pengelolaan pengetahuan), knowledge management solution, model pendekatan (framework) pengembangan manajemen pengetahuan dan teori perancangan sistem. 2.1 Knowledge (pengetahuan) Pengetahuan didefinisikan sebagai pemahaman yang didapatkan melalui pengalaman atau studi. Merupakan “know-how” atau kebiasaan dengan bagaimana melakukan sesuatu yang memungkinkan seseorang mampu mengerjakan pekerjaan/tugas tertentu. Hal tersebut mungkin saja berupa kumpulan fakta-fakta, aturan prosedural, atau heuristic (Awad, et al., 2004). Pengetahuan adalah informasi yang ditindaklanjuti. Ditindaklanjuti mengacu pada gagasan yang relevan dan tersedia di tempat yang tepat serta pada waktu yang tepat, dalam konteks yang tepat, dan dengan cara yang benar sehingga siapa pun dapat diarahkan pada keputusan yang dibuat setiap menit. Pengetahuan adalah sumber daya utama dalam pengambilan keputusan yang cerdas, forecasting, perancangan, perencanaan, diagnosis, analisis, evaluasi, dan intuitif penghakiman. Hal itu terbentuk dalam pikiran dan dibagi antara individu dan kolektif. Knowledge tidak tumbuh dari database saja, tetapi berkembang dengan pengalaman, keberhasilan, kegagalan, dan pembelajaran dari waktu ke waktu (Tiwana, 2002). Knowledge didefinisikan sebagai “ Knowledge is a area as justified beliefs about relationship among concepts relevant to the particular area”

(Beccera-

Fernandez, et al., 2010). Berdasarkan definisi tersebut sumber daya pengetahuan



13

ada di keseluruhan asset dan proses bisnis perusahaan, atau dengan kata lain pengetahuan adalah perusahaan itu sendiri. Dari ketiga definisi diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa pengetahuan adalah pemahaman informasi yang dapat ditindaklanjuti berupa fakta, prosedur, dan heuristic yang relevan dan tersedia pada tempat, waktu, dan konteks yang tepat serta cara yang benar sehingga bisa digunakan untuk mengambil suatu keputusan pada suatu area. Pengetahuan bukan hanya sebuah data, bukan juga sebuah informasi. Pengetahuan berasal dari data dan informasi yang telah ditambahkan pengalaman yang berasal dari pemilik pengalaman tersebut. 2.1.1

Data, Informasi dan Pengetahuan

Data adalah fakta-fakta tidak terorganisasi dan belum diproses serta statis. Informasi merupakan agregasi dari data yang memberikan dampak pada kemudahan dalam pengambilan data. Sedangkan pengetahuan selalu menjadi komponen dasar dari perkembangan semua manusia. Pengetahuan merupakan jangkauan informasi dari manusia, mencakup lingkup yang lebih luas dari informasi. Termasuk persepsi, keterampilan, pelatihan, nalar wajar, dan pengalaman (Awad, et al., 2004).

Gambar 2.1 Hubungan Data, Informasi dan Knowledge (Awad, et al., 2004)



14

Gambar 2.1 menggambarkan bahwa secara hirarki pengetahuan berada diatas data dan informasi. Data merupakan bahan mentah yang akan diproses/diprogram menggunakan algoritma untuk menghasilkan informasi. Pengetahuan memiliki makna yang lebih kaya dan lebih dalam daripada informasi. Sedangkan wisdom merupakan level tertinggi dari abstraksi, dilengkasi dengan visi, pandangan, dan kemampuan dalam melihat diluar cakrawala. Menurut Tiwana

(Tiwana, 2002) data dipandang dari perspektif perusahaan,

adalah serangkaian fakta tertentu dan obyektif tentang suatu peristiwa atau catatan hanya terstruktur transaksi. Informasi adalah data yang telah diproses, dengan sederhana memberikan fakta-fakta, jelas, tajam, terstruktur, sederhana, tidak ketergantungan terhadap pemilik, berkembang dari data, mudah diekspresikan dalam bentuk tulisan. Berbeda dengan pengetahuan bahwa pengetahuan adalah informasi yang ditindaklanjuti. Data dan informasi penting, tetapi pengetahuan dapat diterapkan, pengalaman yang masuk pada konteks, dan keterampilan yang digunakan pada saat itu yang membuat perbedaan antara yang baik dan keputusan yang buruk. Perbedaan data, informasi, dan knowledge menurut buku Beccerra-Fernandez terletak pada value, kedalaman dan kekayaan nilai/ konteks. Data terdiri dari fakta-fakta,

observasi

atau

persepsi

(mungkin

benar,

mungkin

tidak)

direpresentasikan melalui angka mentah atau pernyataan. Data kemungkinan tidak memiliki konteks, makna, atau maksud. Sedangkan informasi adalah subset data, hanya termasuk data yang memiliki konteks relevansi, dan tujuan. Informasi biasanya melibatkan manipulasi data mentah untuk memperoleh gambaran secara lebih bermakna dari tren atau pola dalam data.

Gambar 2.2 Data, Informasi dan Knowledge (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)



15

Knowledge memiliki level hirarki yang lebih tinggi dari data dan informasi. Pengetahuan mengacu pada informasi yang memungkinkan terjadinya tindakan dan keputusan serta informasi dengan arah. Pada gambar 2.2 digambarkan hubungan antara data, informasi dan pengetahuan menurut Beccera-Fernandez bahwa pengetahuan pada hakikatnya mirip dengan informasi dan data, knowledge berasal dari informasi dan data. Berdasarkan penjelasan tersebut diantara ketiganya, pengetahuan yang paling memiliki value. Dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa pengetahuan berasal dari data dan informasi. Pengetahuan memiliki kedalam nilai yang lebih daripada data dan informasi. Pengetahuan didapatkan dari data dan informasi ditambahkan pengalaman-pengalaman sehingga dapat memiliki nilai yang lebih baik dibanding informasi dan data. 2.1.2

Jenis Pengetahuan

Beberapa literatur menjelaskan beberapa pendekatan dalam mengelompokan pengetahuan. Menurut Amrit Tiwana pengetahuan diklasifikasikan menjadi shallow and deep knowledge, knowledge as Know-How, common sense as knowledge, procedural, episodic, semantic, explicit & tacit, human thinking & learning.

Gambar 2.3 From Procedural to Episodic Knowledge (Tiwana, 2002)



16

Gambar 2.3 menggambarkan bahwa shallow dan deep knowledge dibedakan berdasarkan kedalaman dari pengetahuan itu sendiri. Shallow knowledge berarti dangkal atau mudah diingat (muncul dipermukaan). Sedangkan deep knowledge merupakan sebuah pengetahuan yang sukar untuk diingat/digunakan untuk memutuskan suatu keputusan. Procedural knowledge adalah sebuah pemahaman mengenai bagaimana mengerjakan suatu tugas/pekerjaan atau melaksanakan prosedur. Procedural knowledge merupakan bagian dari shallow knowledge. Tingkatan selanjutnya adalah declarative knowledge adalah informasi yang bisa didiskusikan dengan mudah oleh expert. Setelah itu, ada semantic knowledge merupakan jenis pengetahuan yang lebih dalam daripada declarative knowledge. Episodic knowledge merupakan knowledge yang didasarkan pada informasi pengalaman atau peristiwa. Pengetahuan tersebut termasuk pada deep knowledge. Knowledge jenis ini termasuk konsep-konsep utama, kosakata, fakta-fakta, dan hubungan yang berusia tahunan dan sering digunakan (seperti kebiasaan). Knowledge as know-how merupakan pengalaman praktikal yang diekspresikan sebagai aturan praktis atau heuristik pada basis knowledge sharing dalam organisasi (Awad, et al., 2004). Fernandez membagi knowledge menjadi tiga yitu procedural atau declarative knowledge, tacit atau explicit knowledge, general atau specific knowledge. Procedural knowledge (how-to/ know-how) fokus terhadap kepercayaan atas hubungan urutan langkah atau tindakan untuk menghasilkan (atau tidak menghasilkan) hasil. Sedangkan declarative knowledge (substantive knowledge/ know-what) adalah keyakinan akan hubungan antar variabel. Explicit dan tacit knowledge yang dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang ditanamkan dalam pikiran manusia melalui pengalaman-pengalaman dan pekerjaan. Berbeda dengan explicit knowledge yang merupakan pengetahuan yang dikodefikasikan dan didigitalkan dalam buku, dokumen, laporan, white papers, spreadsheets, memo, materi pelatihan, dan lain sebagainya. Explicit knowledge dapat dengan mudah ditampilkan dan disebarkan dibandingkankan dengan tacit knowledge.



17

Tacit knowledge bersifat pribadi, pengetahuan konteks khusus yang sulit untuk diformalisasikan, direkaman, atau diartikulasikan, tersimpan di pikiran (otak) manusia. Pengetahuan tacit terdiri dari berbagai komponen, seperti intuisi, pengalaman, dasar kebenaran, penilaian, nilai-nilai, asumsi, keyakinan, dan intelegensi. Komponen tersebut dikembangkan melalui proses trial dan error yang ditemui dalam prakteknya. Explicit knowledge adalah komponen pengetahuan yang dapat dikodefikasikan dan dikirimkan dalam bahasa sistematik dan formal seperti dokumen-dokumen, database-database, web-web, surat elektronik, dan lain sebagainya. Penulis menyimpulkan dari klasifikasi jenis pengetahuan yang disebutkan pada literatur bahwa jenis pengetahuan tacit dan explicit, procedural dan declarative adalah jenis pengetahuan yang ada pada kedua literatur yang dibahas. Literatrur Awad

menyebutkan

beberapa

jenis

pengetahuan

berdasarkan

kedalam

pengetahuannya yang jarang digunakan yaitu semantic dan episodic. 2.1.3

Sumber Pengetahuan

Sumber Knowledge yang mampu memberikan knowledge pada Knowledge Management System Menurut Tiwana. Tabel 2.1 Sumber Knowledge Menurut Tiwana Source Employee knowledge, skills, and competencies Experiental knowledge (both at an individual and group level) Team‐based collaborative skills Informal shared knowledge Values Norms Beliefs Task‐Based knowledge Knowledge embedded in physical systems Human capital Knowledge embedded in external structures Knowledge embedded in internal structures Customer capital Experiences of the employee

Explicit/Codificable √

Tacit/ Needs Explication √

√

√ √ √ √ √ √ √ √

√

√ √ √

√ √ √

√

√

√ √



18

Source Customer management

relationship

Explicit/Codificable √

Tacit/ Needs Explication √

Menurut Fernandez pengetahuan berasal dari beberapa sumber yaitu people (individual atau group), artifacts (termasuk practices, technologies, dan repositories), dan entitas organisasi (unit organisasi, organisasi, dan jaringan interorganisasi) digambarkan pada gambar 2.4. Knowledge Reservoirs

Artifacts

People Individuals

Practices

Organizations

Technologies

Repositories

Groups

Organizational Units Organizations Interorganizational Networks

Gambar 2.4 Sumber Knowledge (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)

Pengetahuan yang yang berasal dari individual misalkan pada perusahaan jasa konsultasi, kebanyakan pengetahuan berada dalam pikiran masing-masing individu. Selain itu, terdapat banyak pengetahuan terdapat dalam grup dikarenakan adanya keterhubungan antara individu di dalam organisasi. Hal tersebut biasanya dikarenakan adanya pekerjaan yang sering dilakukan bersama. Pengetahuan yang tersimpan pada practices, organizational routine, atau rangkaian pola interaksi yang berkesinambungan biasanya tertanam pada prosedur, aturan, dan norma-norma yang dibangun melalui pengalaman dari waktu ke waktu dan memandu perilaku di masa depan. Pengetahuan yang tersimpan pada teknologi dan sistem menyimpan data dan hubungan antara knowledge. Pengetahuan repositori bisa berbasiskan kertas seperti buku, dokumen kertas atau elektronik. Pengetahuan yang berasal dari unit organisasi memiliki pengertian bahwa di dalam unit organisasi terdapat hubungan antar anggota unit. Pada sebuah organisasi, tersimpan contextually specific knowledge. Normanorma, nilai-nilai, practices, dan budaya organisasi dalam organisasi atau antar unit organisasi. Pengetahuan yang berada pada jaringan interorganisasi memiliki pengertian bahwa terdapat pengetahuan yang muncul karena ada hubungan dengan pelanggan dan supplier.



19

2.1.4

Konversi Pengetahuan

Menurut Nonaka dan Takeuci terdapat empat model konversi knowledge seperti digambarkan pada gambar 2.5. To Tacit Knowledge

Explicit Knowledge

Tacit Knowledge

Socialization

Externalization

Explicit Knowledge

Internalization

Combination

From

Gambar 2.5 Konversi Knowledge Nonaka & Takeuci

Dijelaskan bahwa terdapat empat konversi pengetahuan yaitu: 1. Konversi dari Tacit ke Tacit Knowlegde Konversi pengetahuan ini menggunakan proses socialization yaitu berbagi mental model dan keterampilan teknis. Sintesis dari pengetahuan tacit dari seluruh individu, biasanya melalui kegiatan bersama daripada instruksi tertulis atau lisan. 2. Konversi dari Tacit ke Explicit Knowledge Konversi ini menggunakan proses externalization yang merupakan perubahan dari bentuk tacit ke bentuk explicit. Hal ini membantu individu menerjemahkan pengetahuan tacit ke dalam pengetahuan explicit. Sehingga mudah untuk dipahami oleh individu lain. 3. Konversi dari Explicit ke Tacit Knowledge



20

Proses internalization digunakan untuk mengkonversi pengetahuan explicit menjadi

pengetahuan

tacit.

Hal

ini

menggambarkan

pengertian

dari

pembelajaran tradisional. 4. Konversi dari Explicit ke Explicit Knowledge Menggunakan proses combination, pengetahuan explicit baru ditangkap, beberapa bagian dari pengetahuan explicit disintesis untuk membuat yang baru, lebih kompleks dari explicit knowledge.

2.2 Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) Manajemen pengetahuan secara sederhana didefinisikan sebagai mengerjakan apa yang dibutuhkan untuk mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya pengetahuan yang diaplikasikan pada individu dan organisasi

(Beccera-

Fernandez, et al., 2010). Manajemen pengetahuan merupakan bisnis model yang baru tumbuh, lintas disiplin, memiliki pengetahuan dalam kerangka organisasi sebagai fokusnya. Merupakan keunggulan kompetitif utama dari perusahaan melibatkan sumber daya manusia, teknologi, dan proses di bagian-bagian tumpang

tindih.

Proses

tersebut

melakukan

proses

penangkapan

dan

memanfaatkan keahlian kolektif suatu perusahaan yang bersumber dari mana saja, dalam bisnis, dokumen atau kertas, dan basis data (Awad, et al., 2004). Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan sebuah competitive advantage. Manajemen pengetahuan memungkinkan penciptaan, komunikasi dan aplikasi pengetahun dari semua jenis untuk mencapai tujuan bisnis

(Tiwana, 2002).

Ringkasan dar ketiga literatur menurut penulis bahwa manajemen pengetahuan sebagai proses pengelolaan pengetahuan untuk mendapatkan apa yang dibutuhkan sehingga mampu menciptakan competitive advantage dari sumber daya pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi untuk mendapatkan hasil maksimal.



21

2.2.1

Knowledge Management Process (Proses Manajemen Pengetahuan)

Menurut Fernandez terdapat empat proses pada manajemen pengetahuan yaitu discovery, capture, sharing, application digambarkan pada gambar 2.6.

Discovery ‐ Combination ‐ Socialization Sharing ‐ Socialization ‐ Exchange

Application ‐ Direction ‐ Rou tines

Capture ‐ Externalization ‐ Internalization

Gambar 2.6 Knowledge process (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)

Knowledge discovery didefinisikan sebagai “development of new tacit or explicit knowledge from data and information or from the synthesis of prior knowledge”. Knowledge capture adalah “the process of retrieving either explicit or tacit knowledge that resides within people, artifacts, or organizational entities” (Beccera-Fernandez, et al., 2010). Knowledge sharing merupakan proses dimana explicit dan/atau tacit knowledge dikomunikasikan ke individu lainnya. Proses ini memiliki tiga kriteria yang harus diperhatikan yaitu: 1) ditransfer secara efektif; 2) penerima pengetahuan bisa mengambil tindakan atas pengetahuan yang dibagi; 3) proses knowledge sharing berlangsung diseluruh individu, grup, departemen, atau organisasi. Proses pada knowledge application bergantung kepada ketersediaan knowledge, dan knowledge itu sendiri bergantung kepada proses discovery, capture, dan sharing. Terdapat empat proses pada knowledge management yang disebut knowledge life cycle (KM Cycle). Empat proses tersebut adalah capturing, organizing, refining, transfer. Proses capturing adalah proses menangkap pengetahuan yang berasal dari semua sumber tersedia. Pada tahap ini KM system yang ideal adalah dengan melakukan pendekatan untuk memunculkan dan mewakili pengetahuan ke dalam bentuk yang tersedia bagi semua pengguna. Proses organizing adalah proses dalam mengelola pengetahuan yang ditangkap agar dapat diambil dan digunakan untuk menghasilkan pengetahuan yang berguna. Setelah organizing terdapat



22

proses refine yaitu proses dalam menyaring knowledge menjadi tacit knowledge. Proses yang terakhir adalah proses transfer yaitu proses penyebarluasan knowledge terhadap individu, grup dan entitas organisasi (Awad, et al., 2004). Proses manajemen pengetahuan menurut awad dan beccerra menggunakan dua pendekatan yang berbeda. Beccerra menggunakan pendekatan yang lebih umum berasal dari proses konversi pengetahuan yang diperkenalkan oleh Nonaka dan Takeuchi. Beccerra menjelaskan bahwa pengetahuan tidak hanya capturing saja tetapi mencakup sharing, dicovery, capture, dan application yang merupakan tambahan dari sisi teknologi menurut Beccerra. Awad berfokus pada bagaimana pengetahuan ditangkap, dikelola untuk menghasilkan dan memilih pengetahuan yang bermanfaat, dan penyebarluasan pengetahuan. Lingkup proses manajemen pengetahuan pada Awad hanya berfokus pada pengetahuan yang ditangkap tanpa menjelaskan jenis pengetahuan yang ditangkapnya. Menurut penulis, seharusnya lebih dijelaskan lagi mengenai pengetahuan jenis apa yang ditangkap karena pengetahuan banyak jenis yang diklasifikasikan.

2.3

Knowledge Management Systems, Solution & Foundation

2.3.1 Knowledge Management Systems Knowledge management system adalah integrasi dari teknologi dan mekanisme yang dibangun untuk mendukung proses KM. Menurut Irma Bercerra-Fernandez dan Rajiv Sabherwal terdapat empat KMS yang digunakan yaitu knowledge discovery systems, knowledge capture systems, knowledge sharing systems, dan knowledge application systems. Tabel 2.2 Integrasi KM Proses dan Mekanisme serta Teknologi KM Process Discovery

KM Subprocess 1) Combination 2) Socialization

KM Mechanism System Knowledge Combination: discovery • Collaborative systems problem solving • Joint decision making • Collaborative


Technologies Combination: • KDD • Database • Web‐based access • to data • lessons learned system


23

KM Process

KM Subprocess

Capture

1) Externalization 2) Internalization

Sharing

1) Socialization 2) Exchange

Application

1) Direction 2) Routines

KM System

Mechanism

creation of documents Socialization: • Apprenticeships • Employee rotation across area • Conferences • Brainstorming retreats • Cooperative projects across departments • Initiation process for new employees Knowledge Externalization: capture • Lessons learned systems Internalization: • Learning by doing • On‐the‐job‐training • Learning by observation • Face‐to‐face meeting

Technologies Socialization: • Video conferencing • Electronic support for communities of practice

Externalization: • Knowledge engineering(require human expertise normally) • Expert systems • Case based reasoning systems • Knowledge capture systems Internalization: • Computer‐based training • Communication Technologies Knowledge Socialization: Socialization: sharing • Apprenticeships • KDD systems • Employee rotation • Database across area • Web‐based access • Conferences • to data • Brainstorming • lessons learned system retreats Exchange: • Cooperative • Groupware projects across • Web‐based access to departments data and database • Initiation process • Repositories for new employees information (incl. Best Exchange: practice database, • Memos lessons learned • Manuals systems and expert locator) • Progress report • Letters • presentations Knowledge Direction: Direction: application • Hierarchical • Experts’ knowledge



24

KM Process

KM Subprocess

KM System systems

Mechanism

Technologies

relationships in orgnizations • Help desks • Support centers Routines: • Organizational policies • Work practices • Organizational procedures and standards

embedded in expert systems • Decision support systems • Troubleshooting systems (case‐based reasoning) Routines: • Expert systems • Enterprise resource planning systems • Traditional management information systems

Pada 2.2 diatas terlihat bahwa KM systems merupakan sistem yang mengintegrasikan mekanisme KM pada masing-masing sub proses pada proses KM menggunakan teknologi tertentu. Lebih rinci lagi teori ini menggambarkan mengenai knowledge management solution seperti pada Gambar 2.7 KM Solution (Beccera-Fernandez, et al., 2010).

Knowledge Discovery

Knowledge Capture

Knowledge Sharing

Knowledge Application

KM Processes

Combination

KM Systems

Socialization

Knowledge Discovery System

Internalization

Externalization

Knowledge Capture System

Exchange

Knowledge Sharing System

KM Technologies Analogies and metaphors Brainstorming retreats On‐the‐job training Face‐to‐face meetings Apprenticeships Employee rotation Learning byobservation ..... KM Infrastructure Organization Culture

Direction

Routine

Knowledge Application System

Decision support systems KM Mechanism Web‐based discussion groups Repositories of best practices Artificial intelligence systems Case‐based reasoning Groupware Web pages ..... IT Infrastructur e

Organization Structure

Common Knowledge

Physical Environment

Gambar 2.7 KM Solution (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)



25

Gambar 2.7 menjelaskan bahwa solusi untuk manajemen pengetahuan disesuaikan dengan fondasi KM yaitu infrastruktur, mekanisme & teknologi, KMS yang akan mensukseskan proses KM.

2.4 Model Pengembangan Knowledge Management System Model pengembangan sistem manajemen pengetahuan akan dijelaskan dalam tiga jenis pendekatan yang berbeda. Pendekatan pertama menggunakan faktor kontingensi manajemen pengetahuan, kedua menggunakan pendekatan ten steps knowledge management road, dan ketiga menggunakan KMSLC (Knowledge Management System Life Cycle). 2.4.1 KM Contingency Factor KM Contengency Factor (Faktor Kontingensi Manajemen Pengetahuan) merupakan pendekatan yang berasal dari contingency theory. Hal itu memiliki pengertian bahwa tidak ada satu pun pendekatan yang terbaik dalam segala keadaan. Gambar 2.8 menjelaskan bahwa kelima faktor contingency memiliki dampak pada setiap tahapan dalam KM solution dan KM foundation. Ketika sudah dapat diidentifikasi proses KM maka KM system dapat langsung diidentifikasikan juga. Proses KM yang dipengaruhi oleh faktor kontingensi maka KM sistem secara tidak langsung akan ikut dipengaruhi oleh faktor-faktor tersebut. Begitu pun dengan KM mechanism, dan KM infrastructure akan ikut terpengaruh. KM infrastructure mendukung KM mechanism dan technologies, dimana KM sistem mendukung KM process. Secara umum, faktor kontingensi dan infrastruktur KM memberi dampak terhadap kecocokan dari KM proses dalam dua cara yaitu: a) Dengan meningkatkan atau mengurangi kebutuhan untuk mengelola pengetahuan dalam cara tertentu. b) Dengan meningkatkan atau mengurangi kemampuan organisasi untuk mengelola pengetahuan dalam cara tertentu.



26

Contingency Factors

3 2

1

KM Infrastructure • Organization Culture • Organization Structure • IT Infrastructure • Common Knowledge • Physical Environment

4

KM Mechanism KM Technologies

KM Systems • Knowledge Discovery Systems • Knowledge Capture Systems • Knowledge Sharing Systems • Knowledge Application Systems

5

KM Processes • Knowledge Discovery 6 • Knowledge Capture • Knowledge Sharing • Knowledge Application

KM Foundations

KM Solutions

7

Gambar 2.8 KM Contingency Factor (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)

Terdapat empat faktor kontingensi yang dapat mempengaruhi KM seperti pada gambar 2.8. Empat faktor tersebut yaitu karakteristik pekerjaan/tugas, karakteristik organisasi, karakteristik lingkungan, karakteristik pengetahuan. Keempat faktor tersebut memiliki dampak tersendiri bagi proses KM. Dampak tersebut dijelaskan sebagai berikut. 1) Dampak Karakteristik Pekerjaan/ Tugas Terdapat dua hal yang penting dalam melakukan analisis karakteristik pekerjaan/ tugas. Hal penting tersebut adalah menentukan task uncertainty dan task interdependence. High

Task Interdependence

Exchange Combination Socialization Direction Routines

Internalization Externalization Direction Routines

Low

Exchange Combination Routines

Direction Socialization

Internalization Externalization Routines

Direction

Low

High

Task Uncertainty

Exchange Combination Socialization Internalization Externalization Routines

Socialization Direction

Gambar 2.9 Dampak Task Characteristics pada Proses KM



27

Task uncertainty adalah pekerjaan yang tidak terstruktur secara formal. Task interdependence mengindikasikan bahwa terdapat pengaruh dari sub unit lain pada capaian suatu sub unit tertentu. Pada gambar 2.9 digambarkan dengan nilai low atau high. Semakin tinggi task uncertainty pada sebuah organisasi akan menyebabkan biaya lebih mahal karena adanya perubahan pada permasalahan dan tugas. Pada kondisi tersebut disarankan menggunakan proses KM direction atau socialization. Sebaliknya jika task uncertainty rendah maka rutinitas dapat dikembangkan untuk mendukung proses pengetahuan. Dalam kondisi ini maka KM proses yang direkomendasikan adalah exchange, combination, socialization, internalization, externalization, dan routines. Task interdependence mengindikasikan bahwa pencapaian suatu sub unit dipengaruhi oleh sub unit lainnya. Jika pada suatu organisasi terdapat task interdependence tinggi maka proses KM yang direkomendasikan adalah exchange, combination, socialization, direction, dan routines. Sebaliknya jika task interdependence rendah maka proses KM yang direkomendasikan adalah internalization, externalization, direction, routines. 2) Dampak Karakteristik Organisasi dan Lingkungan Untuk menganalisa faktor ini menggunakan karakteristik organisasi. Karakteristik organisasi yang digunakan adalah ukuran organisasi, strategi bisnis, dan ketidakpastian lingkungan. Seperti digambarkan pada tabel 2.3. Tabel 2.3 Dampak Karakteristik Organisasi dan Lingkungan pada KM Proses Characteristic Organization Size

Level/type Small

Large

Business Strategy

Low cost

Differentiation

Recommendation KM Process Knowledge sharing (socialization) Knowledge application (direction) Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (exchange) Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge application (direction, routines) Knowledge sharing (socialization,exchange) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange)



28

Characteristic

Environmental Uncertainty

Level/type

Low High

Recommendation KM Process Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization,exchange) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge application (direction, routines) Knowledge discovery (combination, socialization)

3) Dampak Karakteristik Pengetahuan Pada faktor ini menganalisis jenis dari pengetahuan yang terdapat pada organisasi. Pada teori ini terdapat tiga kelompok pengetahuan yaitu tacit dan explicit, procedural dan declarative, general dan specific.

PROCEDURAL or DECLARATIVE

PROCEDURAL

Discovery ‐ Explicit: Combination ‐ Tacit: Socialization Sharing ‐ Tacit: Socialization ‐ Explicit: Exchange

Application ‐ Tacit/ Explicit: Direction ‐ Tacit/ Explicit: Routines

Capture ‐ Tacit: Externalization ‐ Explicit: Internalization

Gambar 2.10 Dampak karakteristik knowledge pada proses KM

Pada gambar 2.10 proses discovery, sharing, dan capture termasuk pada kelompok pengetahuan procedural atau declarative. Sedangkan application termasuk pada kelompok pengetahuan procedural. Procedural knowledge fokus dalam proses atau pengertian yang harus digunakan untuk menjalankan pekerjaan yang dibutuhkan. Declarative knowledge fokus pada keyakinan adanya hubungan antar variabel. Pendekatan metode faktor kontingensi mengikuti beberapa tahapan. Tahapantahapan tersebut yaitu: 1. Menentukan

proses

manajemen

pengentahuan

berdasarkan

faktor

kontingensi.



29

2. Memprioritaskan proses manajemen pengetahuan. 3. Mengidentifikasi proses manajemen berdasarkan proses manajemen pengetahuan saat ini. 4. Menganalisis kesenjangan antara proses manajemen pengetahuan hasil faktor kontingensi dan proses manajemen pengetahuan saat ini 5. Mengidentifikasi infrastruktur manajemen pengetahuan. 6. Menganalisis proses manajemen pengetahuan tambahan. 7. Memetakan kebutuhan proses manajemen pengetahuan dengan mekanisme dan teknologi.

2.4.2 Ten Steps Knowledge Management Road Amrit Tiwana memberikan sebuah metode dalam mengembangkan manajemen pengetahuan yang disebut The-10 Step Knowledge Management Road Map. Pada teori ini akan diberikan solusi dalam bagaimana mengimplementasikan strategi knowledge management dan knowledge management system. Pada kerangka gambar 2.11 terdapat sepuluh langkah dalam membentuk bisnis yang didorong strategi knowledge management, perancangan, pengembangan, dan implementasi knowledge management system dan dampak perubahan yang dibutuhkan. Pada gambar 2.11 terdapat empat langkah besar yaitu: 1. Evaluasi infrastruktur Pada tahap evaluasi infrastruktur ada beberapa fokus yang menjadi perhatian. Fokus pertama adalah memahami teknologi dan infrastruktur yang digunakan (jaringan, intranet,extranet, KM’s tools, server). Fokus kedua adalah menyelaraskan antara KM dan strategi bisnis. Fokus tersebut akan menghasilkan KM strategi yang akan dihubungkan dengan karakteristik perancangan Sistem KM. 2. Analisis, perancangan, dan pengembangan KMS



30

Tahap kedua akan berisikan lima fase dalam melakukan analisis, perancangan, dan pengembangan KMS. Fase pertama adalah memilih perancangan arsitektur dan komponennya. Fase kedua melakukan audit dan analisis. Fase ketiga melakukan perancangan tim KM. Fase ke empat membuat KM blueprint dan fase terakhir adalah mengembangkan sistem.

Gambar 2.11 The‐10 Step Knowledge Management Road Map



31

3. Deployment sistem Tahap ini akan melibatkan deployment sistem menggunakan teknik RDI (Result Driven Incremental) dan perubahan budaya, adanya perbaikan struktur reward dan pemilihan CKO (Chief of Knowledge Officer). 4. Evaluasi Pada fase terakhir ini akan dilakukan pengukuran untuk memastikan RoKI (return on knowledge investment). Hal ini harus bisa dihitung untuk melihat dampak secara finansial dan kompetitif dalam bisnis. 2.4.3 KM Systems Life Cycle Elias M. Awad dan Hassan M. Ghaziri membuat kerangka dalam pengembangan knowlede management system yang terdiri dari delapan langkah yang disebut sebagai KMS Life Cycle (KMSLC) digambarkan pada gambar 2.12.

Gambar 2.12 KMS Life Cycle (Awad, et al., 2004)

Pada langkah pertama adalah melakukan evaluasi infrastruktur organisasi saat ini. Infrastruktur yang dimaksud pada saat ini adalah dengan melakukan analisa permasalahan, dan kebenaran serta kelayakan sistem. Dari hasil tahap pertama akan menghasilkan pernyataan tujuan, kriteria kinerja, dan perencanaan strategis.



32

Tahap kedua membentuk tim dengan menentukan anggota tim dan fungsinya. Tim ini akan menghasilkan prosedur standar untuk pengembangan sistem. Tahap ketiga adalah knowledge capture. Pada tahap ini ditentukan para expert yang akan ditangkap pengetahuannya dan melakukan kodefikasi pengetahuan-pengetahuan tersebut. Hasil dari tahap ini adalah akuisisi pengetahuan inti.

Tahap yang

keempat adalah melakukan perancangan KM blueprint. KM blueprint adalah mengenai bagaimana pengetahuan akan digambarkan/ditampilkan. Hasil dari tahap ini adalah perancangan implementasi sistem perangkat lunak dan perangkat keras, test plan, audit, dan prosedur operasional. Tahap kelima adalah melakukan pengujian terhadap KMS untuk mengetahui kehandalan sistem. Hasil dari tahap ini adalah laporan hasil uji. Tahap keenam adalah implementasi KM system bertujuan untuk mengetahui operasi aktual dari KMS dan kemudahan dalam penggunaannya. Selanjutnya tahap ke tujuh adalah pengelolaan perubahan struktur dan reward. Hal ini diperlukan untuk mengetahui apakah KMS yang dibangun merupakan solusi yang dituju. Jika hal ini benar maka akan berdampak pada kepuasan pengguna. Tahap kedelapan atau tahap terakhir adalah melakukan evaluasi sistem agar bisa menghasilkan sistem yang lebih handal dan up-to-date. Menurut Elias M. Awad dan Hassan M. Ghaziri bahwa di dalam KMSLC terdapat peran keyakinan (trust). Keyakinan mendukung proses KM dengan memberikan karyawan

kesan

yang

jelas

bahwa

timbal

balik,

bebas

bertukar

pendapat/data/informasi/pengetahuan, dan mengusulkan bahwa sebuah inovasi akan diakui dan diberikan kompesasi secara adil. Organizational Personnel

Management Decision Making

KM Life Cycle: • Capturing • Gather • Organize • Refine

Information Technology

Culture

Gambar 2.13 KM Cycle dan Organisasi (Awad, et al., 2004)



33

Untuk menumbuhkan hal tersebut maka sebuah organisasi harus melakukan upaya terang-terangan untuk menanamkan keyakinan di dalam budaya bisnis. Seperti pada gambar 2.13 bahwa KM cycle harus menanamkan aspek organisasi untuk mengatasi permasalahan. Aspek organisai yang ditanamkan yaitu sumber daya manusia, inisiatif manajemen dan dukungan manajemen puncak dalam pengambilan keputusan, budaya organisasi, serta teknologi informasi untuk menunjukkan pengetahuan karyawan yang dimiliki. Metode faktor kontingensi tidak jelas dalam tahapan analisis infrastruktur teknologi informasi. Penilaian infrastruktur teknologi informasi dijelaskan dengan terperinci pada metodologi pengembangan sistem manajemen pengetahuan menurut teori Awad dan Amrit Tiwana. Teori Awad berfokus pada capturing knowledge sedangkan Amrit Tiwana lebih berfokus mengenai membangun sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan strategi bisnis organisasi. faktor kontingensi yang diperkenalkan Beccerra fokus pada pengetahuan dan perilaku organisasi

dalam

menghasilkan

dan

menggunakan

pengetahuan

(proses

manajemen pengetahuan). 2.5 Dampak Knowledge Management KM akan berdampak pada orang (people), proses (processes), produk (product), kinerja organisasi(organizational performance) (Beccera-Fernandez, et al., 2010). Gambar 2.14 menjelaskan dampak yang mempengaruhi people pada organisasi akan mempengaruhi secara langsung pada produk yang dihasilkan. Begitupun dengan proses yang dipengaruhi oleh KM maka akan berdampak langsung pada kinerja organisasi.

PEOPLE

PROCESSES

PRODUCTS

ORGANIZATIONAL PERFORMANCE

KNOWLEDGE MANAGEMENT Gambar 2.14 Dampak Knowledge Management Pada Organisasi



34

Dampak KM pada people akan mempengaruhi aspek employee learning, employee adaptability, employee job satisfaction. Sedangkan pada proses akan mempengaruhi efektivitas proses, efisiensi proses, dan inovasi. Untuk dampak pada produk akan berakibat pada aspek timbulnya produk yang memiliki nilai tambah dan produk berbasis pengetahuan. Terakhir, pada kinerja organisasi akan memiliki dampak langsung yaitu meningkatnya nilai ROI, menurunnya biaya produksi(economy scale and scope), dan memberikan keunggulan kompetitif.

2.6

Teori Perancangan Sistem

Menurut Burch dan Grundnitski (Jogiyanto, 2005) rancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. “Rancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen software dan hardware dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem”, George M Scott (dalam Jogiyanto, 2005). Rancangan sistem (Verzello dan John Reuter III dalam buku Jogiyanto) adalah tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancangan bangun implementasi “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”. Perancangan harus mengimplementasikan semua kebutuhan eksplisit yang berisi model analisis, dan harus mengakomodasi semua kebutuhan yang secara implisit diharapkan oleh customer. Perancangan juga harus mudah dibaca, sebagai panduan yang mudah dipahami bagi yang melakukan generate kode program, melakukan pengujian. Perancangan juga harus memberikan gambaran lengkap mengenai perangkat lunak, penempatan data, fungsi, dan domain behaviour dari perspektif implementasi (Pressman, 2008). Pressman menggambarkan bahwa perancangan memiliki empat elemen utama yaitu data, arsitektur, antar muka, dan komponen (gambar 2.15).



35

sc e na r i o- ba se d e l e me nt s

Com p on e nt L e v e l D e sig n

f l ow- or i e nt e d e l e me nt s

use-cases - text use-case diagrams activity diagrams swim lane diagrams

data flow diagrams control-flow diagrams processing narratives

In t e rf a c e D e sig n

Analysis Model

c l a ss- ba se d e l e me nt s class diagrams analysis packages CRC models collaboration diagrams

A rc hit e c t ura l D e sign

be ha v i or a l e l e me nt s state diagrams sequence diagrams

D a t a / Cla ss D e sign

Design Model

Gambar 2.15 Mapping Model Analisis Ke Model Perancangan (Pressman, 2008)

Menurut Ian Somerville perancangan melibatkan pengembangan beberapa model pada tingkatan abstraksi yang berbeda. Perancangan merupakan deskripsi struktur perangkat lunak yang akan diimplementasikan, data yang merupakan bagian sistem, antarmuka antar sistem-sistem lain dan kadang-kadang algoritma yang digunakan. Kegiatan proses perancangan terdiri atas perancangan arsitektural, spesifikasi abstrak, perancangan antarmuka, perancangan komponen, perancangan struktur data, dan perancangan algoritma. (Somerville, 2001). Berdasarkan definisi di atas maka rancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut : a. Tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. c. Persiapan rancang bangun untuk implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. e. Bisa berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.



36

f. Termasuk konfigurasi dari komponen-komponen software dan hardware dari suatu sistem. 2.6.1

Model Perancangan Sistem Berorientasi Objek

Berdasarkan teori yang dikemukakan oleh Roger Pressman dan Ian Sommerville perancangan sistem dapat menggunakan beberapa model konsep. Perancangan sistem berorientasi objek adalah salah satu model yang digunakan karena memiliki beberapa keuntungan. 2.6.2

UML

Sampai dengan 1995, konsep mengenai objek telah populer diimplementasikan ke dalam berbagai cara oleh para pengembang sistem. Setiap pengembang mempunyai metodologi dan notasi masing-masing. Kemudian pada tahun 1995, Rational Software memperkenalkan pendekatan pembangunan sistem berorientasi obyek. Grady

Booch, Ivar Jacobson, dan James Rumbaugh bekerja sama

menciptakan teknik diagram yang diketahui sebagai Unified Modelling Languange (UML). Tujuan UML adalah untuk menyediakan kosakata umum terminologi orientasi obyek dalam bentuk diagram yang dapat digunakan mulai tahap analisis hingga tahap implementasi (Dennis, Wixom, Tegarden, 2010). 1.

Class dan Object Diagram

Merupakan salah satu notasi pemodelan data, yang berisikan kelas dan objek (entity), atribut (attribut), dan hubungan (relationship), serta behavior. Kelas dan objek merupakan representasi dari tempat dimana data akan tersimpan dan dapat berupa wujud dari suatu benda. Atribut merupakan potongan informasi yang berhubungan dengan entitas. Relationship merupakan hubungan antar kelas/ objek. Sedangkan behaviour adalah sifat dari kelas/ objek. 2.

Use Case Diagram

Use case diagram merupakan diagram yang menunjukkan sekumpulan use case, aktor, dan hubungannya. Use case diagram diterapkan dalam rangka pengaturan dan pemodelan perilaku dari sebuah sistem. Use case adalah sebuah urutan perilaku sistem yang menghasilkan nilai output tertentu bagi aktor tertentu.



37

Sedangkan aktor adalah orang atau sesuatu diluar sistem yang berinteraksi dengan sistem. 3. Activity Diagram Activity diagram adalah diagram aktifitas yang menjelaskan aliran/alur prosedural dari diagram use case. 4.

Interaction Diagram

UML memiliki dua jenis diagram untuk kolaborasi yaitu sequence diagram dan collaboration diagram. 5.

Implementation Diagram

Diagram komponen mendeskripsikan komponen software dan kebergantungannya dengan yang lain. Komponen merupakan unit otonom dalam sistem dapat digunakan untuk mendefinisikan ukuran dan kompleksitas sistem perangkat lunak. komponen diagram UML memungkinkan untuk memodelkan komponen perangkat lunak tingkat tinggi, dan interface untuk komponen tersebut. Komponen dan subsistem dapat digunakan kembali (REUSED) dan ditempatkan kembali (REPLACED). Diagram deployment menggambarkan hubungan secara fisik antara perangkat keras dan perangkat lunak dalam sebuah sistem. 2.6.3

Perancangan Basis Data

Basis data adalah kumpulan data-data yang saling berhubungan (Elmasri, et al., 2005). Basis data menurut literatur lain merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari organisasi (Connoly, 2005). Data model menurut connoly merupakan konsep yang terintegrasi menggambarkan data, hubungan antar data dan konstrain pada data dalam organisasi. Pemodelan basis data disebut dengan konseptual data yang digambarkan menurut aturan tertentu. Data model dapat menggunakan pendekatan berorientasi obyek, berbasis rekaman, dan fisikal. Pemodelan data berorientasi obyek terdiri atas entity-relationship, semantic, functional, object-oriented. Pemodelan recordbased terdiri atas relational data model, network data model, hierarchical data model.



38

2.7 Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya dianalisis sebanyak empat penelitian sejenis yang terkait perancangan knowledge management. Adapun ringkasannya ditampilkan pada tabel 2.4. Tabel 2.4 Penelitian Sebelumnya Judul & Peneliti

Organisasi

Perancangan Model Knowledge Management System Pada Badan Penjamin Mutu Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta Untuk Mendukung Penjaminan Mutu Fakultas (Wati, 2013) Perancangan Knowledge Management System Studi Kasus Direktorat ABC (Rosi, 2013)

Badan Penjamin Mutu Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”

Adanya kehilangan knowledge pada saat pergantian/ penambahan personil Badan Penjaminan Mutu (BPM), UPN “Veteran” Jakarta.

Direktorat ABC

Besarnya tingkat turn over karyawan

Pengembangan Model BPPT Knowledge Management System Untuk Mendukung Resource Sharing Dan Kolaborasi Antar Perekayasa: Studi Kasus BPPT (Kunharyanto, 2012) Perancangan Model Knowledge Management

Rocksalt PTY.LTD

Permasalahan

Tidak ada sharing antar perekayasa sehingga tacit knowledge tidak bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang setiap harinya bersifat team work. Adanya tingkat turn over karyawan yang

Metode Penelitian Faktor contengcy Irma Becerra‐ Fernandez, dan analisa arsitektur KMS dengan menggunakan arsitektur Tiwana. Menggunakan Metodologi Irma Becerra‐ Fernandez.

Menggunakan pendekatan faktor kontigensi Irma Becerra

Metode fernandez


Hasil Penelitian Prototipe pemodelan knowledge management system berbasis intranet untuk memfasilitasi komunikasi dan melakukan pekerjaan knowledge. •

Prototipe chatting, expert system, forum diskusi, manajemen dokumen, survei elektronik. • KMS yang dirancang terintegrasi dengan document management system, mail server dan aplikasi perpustakaan yang di mana merupakan tools manajemen pengetahuan yang ada saat ini. Prototipe KMS

•

Teridentifikasi adanya empat


39

Judul & Peneliti

Organisasi

System Pada Helpdesk Support VP‐ASP di Rocksalt PTY.LTD. (Riskinanto, 2013)

Perancangan model knowledge management system untuk mendukung proses kerja akreditasi studi kasus: LAMPTKes

Permasalahan tinggi.

Organisasi nirlaba: LAMPTKes

Panjangnya proses kerja dan melibatkan banyak sumber daya

Metode Penelitian untuk membentuk solusi km, pada bagian infrastruktur menggunakan tiwana

Hasil Penelitian

proses manajemen pengetahuan yaitu direction, internalization, externalization, dan socialization for knowledge sharing. • Empat teknologi manajemennya chatting, forum discussion, document management, online library. Metode - Proses manajemen fernandez pengetahuan dan untuk teknologi yang membentuk sesuai dengan solusi km, pada proses manajemen bagian yang dibutuhkan. infrastruktur - Perancangan sistem teknologi manajemen informasi pengetahuan dan menggunakan perancangan tiwana dan infrastruktur awad aplikasi dan jaringan.

Pada tabel 2.4 terdapat empat penelitian sejenis yang hampir sama dengan yang akan penulis lakukan. Metodologi penelitian yang digunakan menggunakan metodologi faktor kontingensi yang diperkenalkan oleh Beccerra-Fernandez. Terdapat dua penelitian sejenis yang menggunakan perpaduan metodologi Beccerra dan Amrit Tiwana. Metodologi Amrit Tiwana digunakan spesifik hanya untuk melakukan analisis dan pemodelan arsitektur teknologi informasi dari sistem manajemen pengetahuan.

Penulis menggunakan metodologi faktor kontingensi beccerra-fernandez untuk menentukan proses manajemen pengetahuan pada organisasi. Metode analisis untuk menilai infrastruktur teknologi informasi menggunakan dua pendekatan yaitu model awad dan tiwana. Kedua pendekatan tersebut hanya akan menggunakan metode untuk menganalisa dan merancang infrastruktur aplikasi serta jaringan.



40

2.8 Kerangka Berfikir Dari hasil analisis tinjauan pustaka penulis menggambarkan kerangka berfikir seperti pada gambar 2.16. Faktor Yang Mempengaruhi KM Faktor Kontingensi (Irma Becerra Fernandez & Rajiv Sabherwal, 2010) Proses KM

Model KM Sistem LAMPTKes

Use Case Diagram, Activity Diagram KM Sistem, Mekanisme, dan Teknologi (Irma Becerra Fernandez & Rajiv Sabherwal, 2010)

Infrastruktur Aplikasi (Awad & Hasan, 2004)

Model Basis Data (Connoly, 2005)

Infrastruktur KM (Irma Becerra Fernandez & Rajiv Sabherwal, 2010)

Infrastruktur Jaringan Sistem Manajemen Pengetahuan (Amrit Tiwana, 2002)

Gambar 2.16 Kerangka Berfikir

Model sistem manajemen pengetahuan pada LAMPTKes bergantung pada KM sistem, mekanisme, dan teknologi dan evaluasi infrastruktur yang dilakukan. Faktor kontingensi akan menentukan proses manajemen pengetahuan yang ada dan diprioritaskan pada organisasi. Infrastruktur teknologi informasi divaluasi sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana. Teori tersebut menjelaskan bahwa infrastruktur teknologi informasi organisasi harus dinilai untuk mengetahui kebutuhan infrastruktur jaringan, perangkat lunak, dan



41

perangkat keras untuk memfasilitasi sistem manajemen pengetahuan yang akan dibangun. Hasil analisis akan digambarkan pada rancangan model sistem yang terdiri dari diagram use case dan diagram aktivitas serta model basis data. Diagram use case dan diagram aktivitas menggambarkan fungsionalitas dari sistem manajemen pngetahuan sedangkan model basis data untuk menggambarkan tempat penyimpanan data pada sistem manajemen pengetahuan. Hasil analisis merupakan hasil pemetaan antara proses manajemen pengetahuan dan infrastruktur terhadap mekanisme dan teknologi. Mekanisme dan teknologi dipilih sesuai dengan kebutuhan proses manajemen pengetahuan dan infrastruktur.



BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3. metodologi Metode penelitian akan menjelaskan mengenai metodologi penelitian yang akan digunakan dalam menyelesaikan permasalahan yang diuraikan pada bab pendahuluan. 3.1 Metode Penelitian Tahapan penelitian terdiri atas beberapa langkah yaitu perumusan masalah, studi literatur, analisa, perancangan, dan kesimpulan serta saran.

Perumusan Masalah Metode:

Input: Hasil Wawancara dan Analisis Observasi Permasalahan

Analisis Proses KM Saat Ini

Output: Pertanyaan Penelitian

Input: Hasil Observasi dan Wawancara studi dokumen Proses Kerja Akreditasi

Metode: Beccera

Output: Proses KM saat ini

Analisis Landasan Teori Input: Pertanyaan Penelitian

Metode: Compare, construct, criticsize, synthesize, summrize

Output: Pertanyaan Penelitian

Analisis Gap Input: proses KM yang dibutuhkan dan proses KM saat ini

Analisis Faktor Kontingensi Input: Hasil Observasi Rating Scale

Metode: Beccera

Metode: Beccera

Output: Tambahan/ penghapusan proses KM dan Ranking Prioritas Proses KM

Output: Karakteristik Task

Analisis Infrastruktur KM

Input: Hasil Observasi Perilaku

Metode: Beccera

Output: Karakteristik Knowledge

Input: Kultur Organisasi, Struktur Organisasi, lingkungan Fisik

Input: Hasil Wawancara

Metode: Beccera

Output: Karakteristik Lingkungan Organisasi dan Skala Organisasi

Input: Infrastruktur TI

Input: Hasil Wawancara

Metode: Beccera

Output: Proses KM

Metode: Awad & Hasan

Output: Infrastruktur Aplikasi KM

Output: Teknologi Metode: Amrit Tiwana Infrastruktur Jaringan KM

Analisis Proses KM Input: Karakteristik task, knowledge, lingkungan organisasi dan skala organisasi

Metode: Beccera

Output: Proses KM yang dibutuhkan

Analisis Perancangan Sistem KM Input: Fitur KM

Analisis Prioritas Proses KM Input: Proses KM yang dibutuhkan

Metode: Beccera

Metode: Output: Model Use Case, Perancangan Activity Diagram, ERD Sistem

Output: Ranking prioritas KM

Gambar 3.1 Metodologi Penelitian

42



43

Gambar 3.1 menjelaskan mengenai langkah-langkah penelitian yang akan dilakukan. Berikut langkah-langkah penelitian yang akan dilakukan: 1.

Perumusan Masalah Perumusan masalah dilakukan melalui cara interview awal dengan pimpinan LAMPTKes serta observasi di lingkungan organisasi.

2.

Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan melakukan penelitian terhadap buku-buku, jurnal-jurnal, dan karya ilmiah terkait dengan topik.

3.

Analisis Faktor KM Analisis faktor kontingensi pada manajemen pengetahuan dilakukan dengan cara menilai empat faktor kontingensi. Faktor-faktor tersebut adalah karakteristik

organisasi,

karakteristik

pengetahuan,

pekerjaan

dan

ketidakpastian lingkungan organisasi. a. Analisis karakteristik organisasi dan ketidakpastian lingkungan organisasi Proses analisis karakteristik organisasi ini terdiri atas analisis terhadap ukuran organisasi, strategi bisnis organisasi dan environmental uncertainty. Masukan bagi langkah ini adalah wawancaram observasi dan literatur terkait karakteristik organisasi. Metode yang dipakai adalah dengan melakukan penilaian faktor kontingensi. Hasil dari langkah ini adalah proses manajemen pengetahuan yang sesuai dengan karakteristik organisasi. b. Analisis karakteristik pengetahuan organisasi Masukan bagi langkah ini adalah hasil wawancara dan literatur terkait karakteristik knowledge organisasi. Metode yang dipakai adalah dengan melakukan wawancara dan membaca tupoksi (tugas pokok dan fungsi pemangku jabatan dan staf). Hasil dari langkah ini adalah karakteristik knowledge organisasi. c. Analisa karakteristik kegiatan organisasi Dilakukan dengan cara melihat tingkat task uncertainty dan task interdependence yang ada pada LAMPTKes yang sudah didapat dari prosesproses sebelumnya. Hasil, karakteristik kegiatan LAMPTKes.



44

4.

Analisis proses manajemen pengetahuan Analisis ini mendapatkan masukan dari penilaian faktor kontingensi yang dilakukan sebelumnya pada nomor 3. Nilai-nilai faktor kontingensi akan dipetakan menggunakan tabel yang terdapat pada teori Beccerra Fernandez dan akan menghasilkan proses manajemen pengetahuan yang seharusnya ada pada organisasi.

5.

Prioritas faktor kontingensi Dilakukan dengan cara menghitung bobot dari semua item yang terkait tadi, yaitu karakteristik organisasi, knowledge dan kegiatan LAMPTKes yang sudah didapat dari proses-proses sebelumnya. Hasil, usulan-usulan prosesproses KM bagi LAMPTKes.

6.

Analisis proses KM saat ini Masukan bagi langkah ini adalah hasil wawancara dan observasi kegiatan serta mempelajari dokumen-dokumen proses kerja akreditasi. Metode yang dipakai adalah dengan menggunakan Beccerra Fernandez. Hasil berupa proses KM saat ini, nantinya akan dibandingkan dengan hasil dari analisis faktor kontingensi.

7.

Gap Analysis Gap analisis dilakukan dengan cara membandingkan proses KM yang dibutuhkan dengan proses KM pada saat ini. Proses KM yang dibutuhkan dengan proses KM yang ada pada saat ini dibandingkan untuk melihat apakah terdapat proses KM yang harus dihapus.

8.

Analisis Evaluasi Infrastruktur Organisasi Proses ini menngunakan tiga metode analisis. Metode tersebut adalah Beccerra Fernandez, Amrit Tiwana serta Awad dan Hasan. Metode Beccera Fernandez menganilis budaya organisasi sebagai enabler untuk proses berbagi pengetahuan, struktur organisasi serta lingkungan fisik organisasi. Metode Amrit tiwana menganalisi infrastruktur jaringan pada organisasi yang nantinya akan digunakan oleh sistem manajemen pengetahuan. Metode Awad dan Hasan akan menganalisis infrastruktur aplikasi sistem manajemen pengetahuan yang akan dibangun.



45

9.

Perancangan model KMS Langkah selanjutnya adalah melakukan perancangan model KMS bagi LAMPTKes. Masukan bagi proses ini adalah hasil analisis faktor kontingensi dan existing KM process berupa prioritas prose KM yang telah dipetakan dengan mekanisme dan teknologi. Hasil dari langkah ini adalah model knowledge management system untuk LAMPTKes yang berisi diagram use case, diagram activity dan pemodelan data menggunakan diagram hubungan antar entitas (ERD).

3.2 Metode Pengumpulan Data Data yang dikumpulkan untuk penelitian ini dibagi menjadi dua jenis data yaitu data primer dan sekunder. Teknik pengumpulan data untuk data primer terdiri atas observasi dan wawancara. Teknik pengumpulan data sekunder adalah studi dokumen-dokumen yang diperlukan. 3.2.1

Studi Dokumen

Observasi dokumen-dokumen organisasi yang sesuai dengan lingkup penelitian pada LAMPTKes. Selain melakukan observasi dokumen, juga dilakukan studi literatur terkait karya akhir. Studi literatur berasal dari buku, jurnal, artikel, dan karya akhir yang terkait topik. 3.2.2

Observasi

Observasi dilakukan untuk mengetahui kondisi-kondisi dan pengelolaan pengetahuan yang terjadi di LAMPTKes secara langsung terkait tugas pokok dan fungsi masalah-masalah. Terdapat tiga peran yang dapat dipilih oleh observer. Ketiga peran tersebut adalah participant observer, non-participant observer, dan changing-role observer (Herdiansyah, 2013). Peneliti akan berperan sebagai nonparticipant observer.

Non participant observer berarti peneliti tidak harus

mengambil peran dan terlibat dengan aktvitas subjek penelitian. Dengan mengambil peran ini, Peneliti mendapat keuntungan karena lebih mudah dalam mencatat hasil observasi.



46

Model Observasi menggunakan model rating scale. Model rating scale mencatat perilaku sasaran yang dimunculkan oleh observee untuk mengetahui kuantitas dan kualitas dari perilaku yang diteliti. Sesuai dengan literatur dari Herdiansyah, dalam melakukan observasi dengan model ini peneliti akan melakukan langkahlangkah berikut (Herdiansyah, 2013): 1.

Menentukan perilaku yang hendak diobservasi

2.

Menyusun perilaku tersebut menjadi bentuk item-item pertanyaan

3.

Memberikan pilihan jawaban berupa kontinum

Model observasi lain yang akan digunakan adalah model observasi perilaku (behavior observation). Model observasi ini akan mengamati proses kerja akreditasi. Observasi model rating scale dan perilaku ini digunakan untuk mengetahui faktor karakteristik pekerjaan/tugas dan karakteristik pengetahuan. 3.2.3

Wawancara

Wawancara dilakukan terhadap pengurus, asesor, validator, dan fasilitator LAMPTKes. Wawancara dilakukan agar dapat menggali lebih dalam mengenai keadaan organisasi, pengetahuan dan permasalahan-permasalahan sekaligus komitmemen manajemen dalam mendukung proses manajemen pengetahuan berikut harapan-harapannya. Wawancara disusun dalam rangakain pertanyaan – pertanyaan terbuka. 3.2.4

Validitas dan Realibilitas Penelitian Kualitatif

Realibilitas data dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu perpanjangan pengamatan, peningkatan ketekunan, triangulasi, diskusi dengan teman sejawat, analisis kasus negatif, dan member check (Sugiyono, 2009). Pada penelitian ini untuk melakukan uji realibilitas data menggunakan triangulasi dan member chek. Triangulasi data dilakukan cara triangulasi teknik pengumpulan data. OBSERVASI

WAWANCARA

DOKUMEN

Gambar 3.2 Triangulasi Teknik Pengumpulan Data



47

Triangulasi teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan pengecekan data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Ketika menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar.



BAB IV PROFIL ORGANISASI 4. Profil Pada bab empat akan dijelaskan mengenai profil organisasi. Profil organisasi akan dimulai dengan penjelasan sejarah organisasi, visi, misi, dan tujuan organisasi. Selain itu juga akan dijelaskan mengenai struktur organisasi dan tupoksi (tugas pokok dan fungsi) dari masing-masing hirarki yang terlibat. 4.1 Sejarah Organisasi Lembaga

Akreditasi

Mandiri

Pendidikan

Tinggi

Kesehatan

Indonesia

(LAMPTKes Indonesia) adalah sebuah lembaga non-profit yang bergerak pada bidang akreditasi. LAM-PTKes Indonesia didirikan pada 22 Desember 2011 di Jakarta oleh Asosiasi Institusi Pendidikan dan Organisasi Profesi Kesehatan. Asosiasi dan organisasi tersebut adalah AIPKI, AFDOKGI, PDGI, AIPNI, PPNI, AIPKIND, IBI, AIPTKMI, IAKMI, APTFI, IAI, AIPGI, DAN PERSAGI. Akreditasi pendidikan tinggi kesehatan nantinya dilakukan oleh LAMPTKes Indonesia. Motivasi pendirian lembaga ini dilatarbelakangi karena meningkatnya jumlah institusi pendidikan kesehatan, untuk menjaga dan mengembangkan mutu sistem pelayanan kesehatan, dan meningkatnya globalisasi dan mobilitas tenaga kesehatan. Hal tersebut meningkatkan kesadaran akan perlunya sistem akreditasi sebagai sarana untuk menjaga dan meningkatkan kualitas. Tujuan akreditasi oleh LAM-PTKes Indonesia bukan hanya untuk memberikan status dan peringkat akreditasi prodi (Program Studi) saja, tetapi utamanya untuk menumbuhkan kesadaran, motivasi, dan langkah-langkah konkret yang akhirmya bermuara pada budaya peningkatan mutu berkelanjutan (culture of continuous quality improvement). Akreditasi program studi profesi kesehatan untuk kedokteran, kedokteran gigi, keperawatan, dan kebidanan biasanya dilakukan oleh BAN-PT. Khusus untuk keperawatan dan kebidanan beberapa diantaranya masih oleh Kementerian

Kesehatan

melalui

Pusat

Pendidikan

Tenaga

Kesehatan

(Pusdiknakes). Proses akreditasi yang telah dilaksanakan ditemukan beberapa 48



49

permasalahan diantaranya terlalu banyaknya prodi yang harus diakreditasi oleh BAN-PT, keterbatasan dana yang dikeluarkan Pemerintah untuk mendukung pelaksanaan akreditasi maupun BAN-PT, instrumen yang digunakan masih bersifat generik tidak sesuai dengan keunikan dari program profesi, proses akreditasi yang hanya menilai program akdemik dan belum mencakup program profesi dan dokter spesialis, penggunaan teknologi informasi belum secara optmal dilakukan (LAMPTKes, 2013). Kerangka hukum yang mendasari pendirian LAM-PTKes adalah Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 60 ayat(1) ditetapkan bawa program dan satuan pendidikan dilakukan oleh Pemerintah dan/ atau lembaga mandiri yang berwenang sebagai bentuk akuntabilitas publik. Selanjutnya peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan yang berkaitan dengan akreditasi pada Pasal 86 ditetapkan bahwa Pemerintah melakukan akreditasi pada setiap jenjang dan satuan pendidikan untuk menentukan kelayakan program dan/ atau satuan pendidikan. Permendiknas No. 28 Tahun 2005, pada pasal 13 ditetapkan bahwa 1) Masyarakat dapat melakukan akreditasi perguruan tinggi dengan memberntuk lembaga akreditasi perguruan tinggi yang bersifat mandiri; 2) Lembaga Akreditasi perguruan tinggi berbadan hukum, bersifat nirlaba, meiliki tenaga ahli di bidang evaluasi pendidikan, memperolah izin menteri dapat merintis dan memberdayakan potensinya dalam menggali sumber dana dan sumber daya dari masyarakat secara sah dan tidak mengikat dengan bentuk pertanggungjawaban yang transparan sesuai dengan prinsip akuntabilitas.

4.2 Visi Misi Tujuan dan Nilai LAM-PTKes Indonesia Visi

: Terjaminnya pendidikan tinggi kesehatan yang berstandar global.

Misi

: Terselenggaranya akreditasi nasional pendidikan tinggi kesehatan secara

berkelanjutan yang dipercaya oleh semua pemangku kepentingan (sustainable dan credible).



50

Tujuan : 1.

Tersusunnya

kebijakan,

standar,

instrumen

dan

prosedur

akreditasi

pendidikan tinggi kesehatan yang dioperasionalkan oleh LAM-PTKes Indonesia; 2.

Terpadunya akreditasi pendidikan akademik, vokasi dan profesi yang saling mendukung peningkatan keterampilan tenaga kesehatan secara keseluruhan;

3.

Terwujudnya kemampuan LAM-PTKes Indonesia untuk membiayai kegiatan operasionalnya sendiri atau dengan bantuan pemerintah yang secara bertahap semakin berkurang.

4.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi LAMPTKes terdiri atas tenaga fungsional dan struktural. Digambarkan pada gambar 4.1 tenaga fungsional terdiri atas majelis pemangku kepentingan, komisi-komisi, pool asesor, dan pool fasilitator. Tenaga struktural terdiri atas badan pelaksana dan divisi.

Gambar 4.1 Organigram LAMPTKes

4.4 Tugas Organogram LAMPTKes Tugas dari masing-masing organogram diuraikan pada dokumen analisis jabatan badan pelaksana LAMPTKes Indonesia. Tugas-tugas tersebut diberikan kepada Universitas Indonesia


51

ketua pengurus, sekretaris, kadiv akreditasi, dan kadiv pembinaan & pengembangan (LAMPTKes, Jakarta). Tabel 4.1 Tugas Organogram LAMPTKes Pemangku Jabatan

Tugas

Ketua Pengurus:

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16)

Menyusun Rencana Strategis dan Rencana Tahunan Melaksanakan, memantau, evaluasi dan melaporkan pencapaian Renstra dan Rencana Tahunan LAM‐PTKes pada Rapat Umum Anggota Menetapkan, mengelola dan mengembangkan sumber daya Menetapkan divisi dan majelis Menetapkan asesor, fasilitator, dan validator Mengupayakan pendanaan berkelanjutan Membangun kerja sama Dalam Negeri dan Luar Negeri Menyusun Anggaran Belanja dan Pendapatan Menerbitkan sertifikat akreditasi Membuat dan menetapkan kebijakan operasional akreditasi sesuai 5 Nilai Operasional Menetapkan persyaratan ketua divisi dan anggota majelis Menetapkan proses kerja akreditasi setiap profesi Menetapkan sistem akreditasi pendidikan tinggi kesehatan Melakukan advokasi kebijakan akreditasi oleh LAM‐PTKes kepada pemangku kepentingan lain Membangun interprofesionalisme tenaga kesehatan dan kerja sama lintas sektor Menunjuk, menetapkan dan menolak kesepakatan/ kontrak kerja dengan pihak lain

-

Tugas Sekretariat :

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)

16)

17)

Menjabarkan renstra menjadi rencana operasional akreditasi tahunan Mengelola administrasi dan dokumen akreditasi Menyiapkan rapat divisi dan majelis untuk membahas hasil akreditasi Mengelola dan melakukan pelatihan asesor, fasilitator, dan validator Melakukan analisis terhadap hasil telaah majelis atas keberatan hasil akreditasi Menyusun draf proses kerja akreditasi umum dan spesifik profesi Menelaah dan memberi umpan balik terhadap hasil kerja majelis Menyeleksi dan mengusulkan asesor, fasilitator, dan validator Memantau kepatuhan prodi terhadap saran untuk perbaikan Memantau pembelajaran yang diharapkan dari prodi setelah menerima umpan balik akreditasi Menyusun laporan akreditasi Menyusun draf renstra 5 tahunan Melaksanakan, memantau, evaluasi dan melaporkan pencapaian Renstra & Rencana Tahunan Menerima dan menelaah nama anggota majelis sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan Mengusulkan nama anggota majelis dan nama anggota majelis pengganti dalam hal perlu dilakukan revisitasi, berdasarkan hasil telaahan Mengusulkan nama anggota divisi kepada ketua LAM‐PTKes dan nama anggota majelis pengganti dalam hal perlu dilakukan revisitasi, berdasarkan hasil telaahan Menyusun Rencana Anggaran Belanja dan Pendapatan serta Universitas Indonesia


52

Pemangku Jabatan

Tugas 18) 19) 20) 21) 22) 23) 24) 25) 26) 27) 28) 29) 30) 31) 32) 33) 34) 35) 36)

memantau dan mengevaluasi pencapaiannya Mengelola sumber daya Mengelola administrasi keuangan termasuk melakukan analisis keuangan Mengelola ketenagaan termasuk melakukan analisis jabatan dan pengembangan karir tenaga LAM‐PTKes Mengelola sarana dan prasarana pendukung operasional Menyusun laporan keuangan dan kepegawaian Menyusun laporan organisasi LAM‐PTKes Customer Relationship Management Penelitian dan Pengembangan Mengelola Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System / KMS) termasuk sistem informasi Mengelola aspek hukum LAM‐PTKes Melakukan Analisis Pasar Melakukan penelitian dan pengembangan standar, instrumen, dan proses kerja akreditasi profesi yang terkait Manajemen Keuangan yang meliputi :Analisis biaya satuan (unit cost), Mekanisme pendanaan LAM‐PTKes, Penetapan tarif akreditasi. Melakukan pemantauan, evaluasi, dan mengusulkan perbaikan model kerja LAM‐PTKes Melakukan analisis kompetensi asesor, fasilitator dan validator sesuai perkembangan standar, instrumen, dan proses kerja Menyusun dan mengusulkan kurikulum pelatihan berdasarkan hasil analisis Melakukan benchmarking akreditasi untuk setiap bidang profesi Melakukan diseminasi hasil kajiannya Menyusun laporan pencapaian pengembangan organisasi LAM‐PTKes

-

Tugas Divisi dan Majelis :

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17)

Menyusun rencana tahunan akreditasi profesi yang terkait Menyusun standar akreditasi profesi yang terkait Menyusun instrumen akreditasi profesi yang terkait Menelaah hasil kerja asesor, fasilitator dan validator Melakukan analisis hasil asesmen untuk divalidasi Menetapkan kelayakan program studi untuk divisitasi Menetapkan hasil akreditasi untuk diajukan ke pengurus LAM‐PTKes Meningkatkan mutu dan jumlah asesor, fasilitator dan validator sesuai kebutuhan Menyeleksi dan mengusulkan tim asesor, fasilitator, dan validator Memberi umpan balik proses akreditasi dan fasilitasi/pendampingan Memantau kepatuhan program studi terhadap saran untuk perbaikan sesuai standar Memantau pembelajaran yang diharapkan dari program studi setelah menerima umpan balik akreditasi Melakukan analisis terhadap keberatan hasil akreditasi Melakukan telaahan dan menyusun tindak lanjut hasil penelitian dan pengembangan atas standar, instrumen dan kompetensi asesor, fasilitator, dan validator Menyusun laporan akreditasi



53

Pemangku Jabatan -

Tugas Asesor :

Tugas 1) 2) 3) 4) 5)

6) 7) 8) 9)

10) 11) 12) 13)

Melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap borang akreditasi prodi Melakukan koordinasi informasi dengan fasilitator Membuat hasil pemeriksaan dan penilaian kepada divisi dan majelis melalui surat elektronik paling lambat 3 hari setelah pemeriksaan Memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program studi di lapangan Mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan) Mewawancarai dosen akademik dan klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitra kerja Melakukan diskusi dan kajian terhadap hasil pemeriksaan sebagaimana nomor 4, 5 dan 6 di antara anggota tim asesor Menyusun Berita Acara hasil visitasi untuk disajikan dan ditandatangani oleh tim asesor dan pimpinan program studi Melakukan verifikasi asesor dengan pimpinan program studi, pimpinan unit pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan Mengisi dokumen format penilaian Menyusun rekomendasi untuk ditindaklanjuti prodi yang merupakan dokumen tidak terpisah dari hasil penilaian Menyampaikan hasil rekomendasi pada acara penutupan asesmen lapangan Menyusun dan mengirim laporan, berita acara, dan seluruh hasil penilaian secara elektronik kepada Sekretariat LAM‐PTKes, selambat‐ lambatnya satu minggu setelah visitasi

-

Tugas Fasilitator :

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

9)

10) 11)

Memberikan penjelasan tentang landasan hukum, tujuan, manfaat serta alur proses kerja akreditasi LAM‐PTKes. Memberikan penjelasan tentang standar dan prosedur akreditasi program studi bidang kesehatan. Memberikan penjelasan tentang evaluasi diri, cara pengisian, dan cara penilaian. Memberikan penjelasan tentang tata cara pengisian borang akreditasi Memberikan penjelasan tentang borang pengelola program studi Memberikan penjelasan kelengkapan borang, dan alur pengiriman borang. Memberikan penjelasan mekanisme visitasi. Meminta penjelasan secara lengkap dari program studi ataupun pengelola tentang kondisi program studi berdasarkan standar yang pengisian borang program studi, borang pengelola, status akreditasi yang lalu dan status perijinan program studi. Menganalisis informasi yang disampaikan oleh program studi berdasarkan standar penilaian borang program studi, borang pengelola, evaluasi diri dan menilai kemampuan program studi dalam mengisi format borang. Membuat resume untuk dijadikan dasar dalam rencana kegiatan pendampingan. Memberikan pendampingan tentang identifikasi bukti pendukung dan proses pengisian borang program studi sesuai standar akreditasi LAM‐ Universitas Indonesia


54

Pemangku Jabatan

Tugas 12)

13) 14) 15) 16) 17) 18)

PTKes. Memberikan pendampingan tentang identifikasi bukti pendukung dan proses pengisian borang pengelola program studi sesuai standar akreditasi LAM‐PTKes. Memberikan pendampingan tentang cara mendeskripsikan evaluasi diri. Memberikan pendampingan tata cara penyusunan renstra program studi. Memberikan pendampingan tata cara penyusunan rencana operasional tahunan program studi. Menyusun laporan pendampingan. Menjawab pertanyaan asesor bila diperlukan. Menyerahkan laporan pendampingan pada divisi, majelis, dan sekretariat LAM‐PTKes.

Tugas Validator :

1) Melakukan pemeriksaan kelengkapan setiap borang termasuk tanda tangan asesor 2) Melakukan pemeriksaan kelengkapan Lembar Rekapitulasi Penilaian Dokumen dari setiap asesor 3) Mencermati perbedaan variasi nilai dan melakukan crosscheck komentar setiap butir penilaian apabila terdapat perbedaan nilai total lebih dari 50 poin atau nilai totalnya sama persis 4) Membuat pernyataan layak visitasi maupun tidak layak visitasi sesuai hasil analisis dan disampaikan kepada divisi, majelis, dan sekretariat 5) Mengundang asesor dan/atau program studi untuk memberikan tambahan data/informasi jika data dan informasi dari dokumen hasil asesmen yang digunakan dalam proses validasi belum memadai untuk pengambilan keputusan status/peringkat akreditasi. 6) Mengusulkan untuk dilaksanakan revisitasi dalam hal tambahan data/informasi tidak memberikan pertimbangan yang cukup untuk pengambilan keputusan status/peringkat akreditasi.



BAB V ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 5. analisis Analisis kebutuhan knowledge management system (KMS) dilakukan melalui enam langkah analisis. Langkah pertama yaitu melakukan analisis faktor kontingesi, menentukan prioritas proses KM. Langkah kedua menganalisis proses KM yang terjadi saat ini. Langkah ketiga melakukan gap analysis terhadap proses KM yang dibutuhkan dengan proses KM yang ada pada saat ini. Langkah kelima melakukan penilaian terhadap infrastruktur organisasi. Langkah keenam memetakan proses KM dengan mekanisme dan teknologi sistem manajemen pengetahuan. 5.1 Analisis Aktivitas Organisasi Analisis aktivitas organisasi terdiri dari analisa proses bisnis, identifikasi data, informasi dan pengetahuan, serta identifikasi sumber daya manusia yang terlibat pada proses kerja akreditasi. 5.1.1

Proses Bisnis

Tugas/pekerjaan proses kerja akreditasi melibatkan bagian sekretaris dan akreditasi LAMPTKes. Berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan penelaahan dokumen proses kerja akreditasi digambarkan pada gambar 5.1.

TEKNOLOGI INFORMASI (APLIKASI, INTERNET) Aktivitas Sekunder

KEUANGAN MUTU PENDIDIKAN TINGGI BERKUALITAS

SUMBER DAYA MANUSIA

PERSIAPAN

DESK EVALUATION

ASESMEN LAPANGAN

VALIDASI

KEBERATAN PRODI

MAJELIS

Aktivitas Utama

Gambar 5.1 Value Chain Proses Kerja Akreditasi



56

Gambar 5.1 menggambarkan proses kerja akreditasi yang memiliki aliran informasi yang berasal dari persiapan, desk evaluasi, asesmen lapangan, validasi, rapat majelis, dan keberatan prodi. Proses kerja akreditasi bertujuan untuk menghasilkan mutu pendidikan tinggi berkualitas pada bidang kesehatan. Proses bisnis organisasi proses kerja akreditasi melibatkan fasilitator, sekretariat, validator, tim asesor, majelis dan program studi sebagai pihak yang akan diakreditasi. Proses kerja akreditasi yang akan dianalisis dalam perancangan KMS tidak akan melibatkan Program Studi. Hal tersebut dikarenakan KMS yang akan dibangun untuk internal organisasi. 5.1.2

Analisis Data, Informasi dan Pengetahuan

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diperoleh data, informasi, dan pengetahuan. Data, informasi, pengetahuan sudah ada yang didokumentasikan dan belum didokumentasikan. Uraian data, informasi, dan pengetahuan dijelaskan pada tabel 5.1. Tabel 5.1 Analisis Data, Informasi dan Knowledge No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Nama Data/ Informasi/ Knowledge Data Indentitas Program Studi Kesehatan Data Rekapitulasi Status Akreditasi Program Studi Kesehatan Data identitas Asesor Data identitas Pengurus Organisasi (termasuk tenaga administasi) Data identitas Anggota Majelis Data identitas Anggota Divisi Data strategi bisnis organisasi Data renstra organisasi Data identitas fasilitator Data kompetensi Asesor Data kompetensi fasilitator Data kompetensi validator Data identitas validator Data dosen bidang kesehatan Data kompetensi bidang kesehatan Data mata kuliah bidang kesehatan SOP Validasi Rambu‐Rambu Wawancara SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor SOP Persiapan pemberangkatanAsesor SOP Penilaian desk evaluation secara elektronik SOP Majelis

D √ √

Jenis I K

√

√

√

√ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √

√ √

Terdokumentasi E Non‐E √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Tidak Terdokumentasi



57

No 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 56 47 48 49 50 51 52 53 54

Nama Data/ Informasi/ Knowledge SOP pemeriksaan kelengkapan dokumen desk evaluation secara elektronik SOP Verifikasi kelengkapan dokumen dan persyaratan prodi SOP Fasilitator Pedoman pembentukan dan pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi Kode Etik Asesor Nilai Borang Program Studi Pada saat Desk Evaluation Nilai Borang Program Studi Pada saat Visitasi Keputusan daftar Asesor yang akan ditugaskan Keputusan fasilitator yang ditugaskan Surat jawaban mengenai fasilitator dan jadwal pendampingan Keputusan kelengkapan dokumen desk evaluation Keputusan kelengkapan dokumen dan persyaratannya Pengalaman identifikasi keabsahan program studi Pengalaman identifikasi keabsahan evaluasi diri Pengalaman identifikasi keabsahan borang program studi Pengalaman identifikasi keabsahan borang pengelola program studi Pengalaman identifikasi keabsahan renstra Pengalaman identifikasi keabsahan rencana operasional Pernyataan keputusan kelayakan program studi untuk divisitasi Laporan fasilitasi Data kinerja Fasilitator Daftar rumusan pertanyaan Pengalaman Penilaian kesesuaian data, informasi dan bukti Pengalaman Penilaian hasil observasi langsung kegiatan pembelajaran Pengalaman Penilaian hasil observasi langsung fasilitas/ instalasi pendukung Isi berita acara visitasi Rekomendasi dan hal‐hal urgent untuk prodi Standar penilaian akreditasi Informasi kinerja Asesor Informasi kinerja Fasilitator Informasi masa berlaku akreditasi program studi Data rekap hasil asesmen lapangan

Jenis

Terdokumentasi

Tidak

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√ √

√

√ √

√

√

√

√

√

√

√

√ √

√ √

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√ √

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√ √ √

√ √ √ √ √ √

√ √ √ √

√ √ √ √

Keterangan: D=Data; I=Informasi; K=Knowledge; E=Elektronik; Non-E=Non Elektronik

Pada tabel 5.1 terdapat pengetahuan yang belum terdokumentasikan. Pengetahuan tersebut merupakan pengalaman-pengalaman pada saat melakukan penilaian dan Universitas Indonesia


58

pengetahuan pada saat memutuskan suatu keputusan bagi terselenggaranya proses selanjutnya. 5.1.3

Analisis Faktor Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia sebagai kunci dalam kegiatan bisnis organisasi adalah sebagai berikut: 1. Kelompok Fasilitator Kelompok ini berperan pada saat proses persiapan proses akreditasi. Kelompok fasilitator berfungsi untuk membantu program studi untuk mempersiapkan kebutuhan penilaian desk evaluasi dan visitasi. 2. Kelompok Asesor Kelompok ini berperan dalam melakukan penilaian desk dan visitasi. Asesor menentukan nilai akreditasi dari sebuah program studi. 3. Kelompok Validator Kelompok ini berperan dalam melakukan validasi atas hasil penilaian asesor. Validasi yang dilakukan validator sebanyak dua kali. Pertama pada saat desk dan kedua pada saat sidang majelis/rapat pleno dalam penentuan peringkat akreditasi 4. Tenaga Pengelola Administrasi Proses Akreditasi Kelompok ini membantu para asesor, validator, dan fasilitator dalam proses kerja akreditasi secara administratif.

5.2

Analisis Faktor Kontingensi

Analisis faktor kontingensi berdasarkan Beccerra-Fernandez terbagi menjadi empat faktor yang dapat mempengaruhi knowledge management system. Faktorfaktor tersebut terdiri atas karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, Universitas Indonesia


59

karakteristik organisasi, dan lingkungan organisasi. Hasil analisis faktor-faktor kontingensi akan menentukan proses manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan. Sehingga mampu menentukan teknologi yang sesuai dengan proses manajemen pengetahuan. 5.2.1

Analisis Karakteristik Tugas

Karakteristik tugas dibagi menjadi dua kategori yaitu task uncertainty (ketidakpastiaan tugas/pekerjaan) dan task interpedence (kebergantungan tugas/pekerjaan). Dari hasil observasi sebanyak empat kali dan wawancara diperoleh hasil bahwa task uncertainty bernilai low dan task interpedence bernilai high. Pada proses akreditasi LAMPTKes masing-masing bagian/ personil telah memiliki tugas rutin. Tugas rutin tersebut terdapat pada tugas pokok pada masingmasing bagian. 1. Tugas Rutin Sekretariat/ Administrasi a. Memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS. b. Menyiapkan surat tugas untuk fasilitator. c. Memberikan surat tugas fasilitator. d. Mengirimkan surat jawaban tentang fasilitator/ pendamping serta jadwal pendampingan. e. Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan persyaratan prodi. f. Menyiapkan surat tugas asesor. g. Mengirimkan file dokumen untuk dinilai dalam desk evaluation kepada Asesor. h. Memeriksa kelengkapan dokumen desk evaluation secara elektronik. i. Mengirimkan informasi mengenai jadwal visitasi pada program studi. j. Mengirimkan surat tugas visitasi asesor. k. Mempersiapkan dokumen yang akan digunakan asesor. l. Memeriksa kelengkapan hasil asesmen lapangan. m. Mengirimkan berkas visitasi ke divisi.



60

2. Tugas Rutin Fasilitator a. Melakukan pendampingan program studi dalam rangka persiapan akreditasi. b. Membat laporan fasilitasi untuk diberikan kepada sekretariat. 3. Tugas Rutin Assessor a. Melakukan pemeriksaan dan penilaian borang program studi pada saat desk evaluation secara elektronik. b. Mengirimkan hasil penilaian melalui surat elektronik. c. Membuat kesepakatan mengenai jadwal visitasi. d. Berkoordinasi dengan asesor lain dalam rangka penyamaan persepsi. e. Melakukan pemeriksaan data, informasi, dan bukti pada saat visitasi. f. Melakukan observasi/peninjauan langsung kegiatan pembelajaran dan fasilitas atau instalasi pendukung. g. Mewawancarai stakeholder program studi sesuai borang akreditasi. h. Melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi. i. Menyusun berita acara hasil visitasi. j. Menyusun rekomendasi dan hal-hal urgent untuk program studi. k. Melakukan penilaian borang program studi pada saat visitasi. l. Mengirimkan berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik dan dokumen bukti-bukti perjalanan melalui pos. 4. Tugas Rutin Validator a. Melakukan validasi atas penilaian tim asesor pada saat desk evaluation. b. Melakukan validasi atas penilaian tim asesor pada saat visitasi/asesmen lapangan. c. Mengambil keputusan atas hasil penilaian akreditasi program studi. 5. Divisi a. Mengadakan rapat Pleno Majelis



61

Pada saat proses Akreditasi tidak terdapat tugas yang sifatnya tidak tentu. Peneliti melakukan observasi lebih lanjut untuk memastikan karakter tugas pada proses kerja akreditasi. Subjek pengamatan terdiri dari 15 orang Asesor dan 10 orang validator, serta bagian sekretariat. Hasil observasi rating scale terhadap tugastugas yang dikerjakan sebanyak 100% adalah tugas-tugas rutin dan pasti. Pada proses kerja akreditasi tidak ada pekerjaan yang bersifat pekerjaan tidak tentu. Pada proses kerja akreditasi semua pekerjaan/tugas-tugas yang diberikan memiliki keterkaitan satu dengan lainnya. Hal tersebut dibuktikan dengan hasil pengamatan langsung dan dikonfirmasikan lagi melalui wawancara dengan asesor, sekretariat, dan validator. Karakteristik tugas pada LAMPTKes memiliki kategori LOW untuk task uncertainty dan HIGH untuk task interpedence. Sehingga proses knowledge management yang cocok untuk karakteristik tersebut adalah exchange, combination, routines. 5.2.2

Analisis Karakteristik Knowledge

Untuk mengetahui karakteristik pengetahuan pada organisasi khusus pada proses kerja akreditasi dilakukan dengan cara membedakan pengetahuan. Pengetahuan dibedakan menurut kategori declarative, procedural, tacit, explicit. Tabel 5.2 Pengelompokan Knowledge Organisasi Kategori Pengetahuan

Sumber Pengetahuan

Nama Pengetahuan 1. 2. 3. 4. 5.

Procedural

Dokumen 6.

7. 8.

Tacit

SOP Validasi Rambu‐Rambu Wawancara SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor SOP Persiapan pemberangkatan asesor SOP Penilaian desk evaluation secara elektronik SOP pemeriksaan kelengkapan dokumen desk evaluation secara elektronik SOP Majelis SOP Verifikasi kelengkapan dokumen dan persyaratan prodi



Explicit √ √ √ √ √ √ √ √

62

Kategori Pengetahuan

Sumber Pengetahuan

Dokumen Form Penilaian Borang Program Studi Rapat Majelis

Declarative

Nama Pengetahuan

Tacit

9. SOP Fasilitator 10. Pedoman pembentukan dan pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi 11. Kode Etik Asesor 1. Nilai Borang Program Studi Pada saat Desk Evaluation 2. Nilai Borang Program Studi Pada saat Visitasi

Keputusan daftar Asesor yang akan ditugaskan 2. Keputusan fasilitator yang ditugaskan Data Program 1. Masa berakhir akreditasi Studi Program Studi Sekretariat 1. Surat jawaban mengenai fasilitator dan jadwal pendampingan 2. Keputusan kelengkapan dokumen dan persyaratannya 3. Keputusan kelengkapan dokumen desk evaluation Fasilitator 1. Identifikasi keabsahan program studi 2. Identifikasi keabsahan evaluasi diri 3. Identifikasi keabsahan borang program studi 4. Identifikasi keabsahan borang pengelola program studi 5. Identifikasi keabsahan renstra 6. Identifikasi keabsahan rencana operasional 7. Pernyataan keputusan kelayakan program studi untuk divisitasi 8. Laporan fasilitasi Prodi Evaluasi kinerja Fasilitator Asesor 1. Rumusan pertanyaan 2. Penilaian kesesuaian data, informasi dan bukti 3. Penilaian hasil observasi langsung kegiatan pembelajaran 4. Penilaian hasil observasi langsung fasilitas/ instalasi pendukung 5. Isi berita acara visitasi 6. Rekomendasi dan hal‐hal urgent untuk prodi 7. Pengalaman dalam melakukan penilaian kesesuaian data,

Explicit √ √ √ √ √

1.

√ √

√ √

√

√ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √



√ √ √ √ √

63

Kategori Pengetahuan

Sumber Pengetahuan

Nama Pengetahuan 8.

Tacit

informasi dan bukti Pengalaman dalam melakukan penilaian observasi

√

Hasil analisis pada tabel 5.2 dapat disimpulkan bahwa karakteristik pengetahuan memiliki kecenderungan bersifat declarative dan cenderung memiliki knowledge explicit. Dalam hal ini rekomendasi proses knowledge management yang sesuai adalah: 1. Knowledge Discovery (socialization) 2. Knowledge Capture (internalization) 3. Knowledge Sharing (exchange) 4. Knowledge Application (direction & routines) 5.2.3

Analisis Karakteristik Organisasi

Karakter organisasi dianalisis berdasarkan kategori ukuran organisasi, strategi bisnis. Ukuran organisasi akan mempengaruhi pilihan antara dua proses yang mendukung knowledge application dan knowledge sharing. Karakter organisasi dianalisis berdasarkan ukuran organisasi dan strategi bisnis organisasi. Menurut hasil dari wawancara dan observasi karyawan/ pegawai LAMPTKes terbagi atas dua yaitu fungsional dan struktural. Jumlah pegawai fungsional sebanyak 86 pegawai dan jumlah pegawai struktural sebanyak 20 orang. Jika dilihat dari jumlah pegawai organisasi ini termasuk ke dalam skala kecil. Dalam bukunya beccerra menyebutkan untuk organisasi dengan karakteristik kecil merekomendasikan proses knowledge management sebagai berikut: 1. Knowledge sharing (socialization) 2. Knowlege application (direction) 3. Knowledge discovery (combination, socialization) 4. Knowledge capture (externalization, internalization)



Explicit

64

5.2.4

Analisis Strategi Bisnis Organisasi

Analisis strategi bisnis menggunakan model Michael Porter. Pada model beccerra strategi bisnis porter yang dianalisis hanya dua model bisnis strategi. Model tersebut adalah cost leadership (biaya rendah) dan differentiation (strategi pembedaan produk). Strategi biaya rendah menekankan pada upaya memproduksi produk standar dengan biaya per unit yang sangat rendah. Strategi pembedaan produk mendorong perusahaan untuk sanggup menemukan keunikan tersendiri dalam pasar yang jadi sasarannya. LAMPTKes memiliki model strategi organisasi differentiation. Strategi ini untuk membedakan layanan jasa akreditasi yang diberikan oleh lembaga-lembaga lain yang sejenis. LAMPTKes bukan organisasi berorientasi pada laba, tetapi sudah memiliki arah strategi organisasi yang jelas. Strategi tersebut yang menjadi arah pelaksanaan pengelolaan organisasi. LAMPTKes berusaha untuk menanamkan nilai-nilai operasionalnya pada setiap jasa yang diberikan pada pelanggan (prodi kesehatan). 5.2.5

Analisis Karakteristik Lingkungan Organisasi

Karakteristik lingkungan organisasi dianalisa melalui ketidakpastian lingkungan organisasi. Ketidakpastian ini didasari oleh adanya ketidakpastian lingkungan politik, ekonomi, teknologi, sosial, dan regulasi yang mempengaruhi keberadaan organisasi.

Dengan

adanya

pengaruh

terhadap

organisasi

maka

akan

mempengaruhi proses didalamnya. Berdasarkan hasil wawancara ketidakpastian lingkungan yang akan berdampak pada LAMPTKes dikelompokan sebagai berikut: 1. Perubahan peraturan mengenai Akreditasi. LAMPTKes didirikan berdasarkan Undang-Undang, sehingga apabila terjadi perubahan/kemunculan Undang-Undang yang mempengaruhi organisasi maka organisasi akan terkena dampaknya. 2. Adanya perubahan standar penilaian.



65

Hal ini mungkin saja terjadi mengingat adanya kebutuhan proses menuju perbaikan terus-menerus. Standar penilaian akan mengikuti standar penilaian yang dikeluarkan BAN-PT dan standar masing-masing bidang kesehatan. 3. Adanya perubahan proses kerja/workflow Perubahan proses kerja hingga saat ini sudah berubah berkali-kali. Sehingga perubahan proses kerja berdampak pada aktivitas kerja di dalam proses kerja tersebut. 4. Faktor Sumber Dana Kekuatan lembaga untuk mendapatkan sumber dana lain selain dari Pemerintah. Hal tersebut dikarenakan lembaga merupakan lembaga independen. 5. Perkembangan Teknologi Adanya perubahan teknologi pada bidang kesehatan yang harus cepat disesuaikan dengan instrumen penilaian. Pada proses kerja akreditasi terdapat beberapa aktivitas yang menggunakan teknologi sebagai media pengantar data, informasi dan knowledge. Dalam memberikan bobot karakteristik ketidakpastian lingkungan organisasi menggunakan nilai LOW dan HIGH pada masing-masing kelompok. Bobot diberikan berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan (lampiran 2 dan 3). Tabel 5.3 Kelompok dan Bobot Perubahan Lingkungan Organisasi Kelompok Perubahan Regulasi Standar Penilaian Proses Kerja Sumber Dana Teknologi Kompetisi

Kecenderungan Terjadi > 2 tahun > 2 tahun 1 tahun >2 tahun 1 tahun >2 tahun Total Bobot

Bobot Low Low High Low High Low Low

Bobot high diberikan kepada kelompok yang memiliki kecenderungan perubahannya cepat (kurang dari dua tahun), sedangkan bobot low untuk kelompok yang memliki kecenderungan berubahnya lama (diatas dua tahun). Total bobot ketidakpastian lingkungan organisasi menjadi low. Hal tersebut disimpulkan dari jumlah kelompok yang memiliki bobot low lebih banyak Universitas Indonesia


66

daripada yang memiliki bobot high. Untuk organisasi LAMPTKes level dari ketidakpastian

lingkungan

organisasi

memiliki

nilai

low.

Beccerra

merekomendasikan proses knowledge management untuk knowldege discovery (combination, socialization) dan knowledge application (direction, routines). 5.3

Identifikasi & Prioritas Proses Knowledge Management

Setelah dilakukan analisis terhadap faktor-faktor kontingensi, maka dapat diidentifikasi proses knowledge management pada organisasi LAMPTKes. Hasil identifikasi diuraikan pada tabel 5.4. Tabel 5.4 Ringkasan Identifikasi Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi Karakteristik Tugas

Nilai Uncertainty Depedence

LOW HIGH

Karakteristik pengetahuan Tacit atau Eksplisit Procedural atau Declarative Karakteristik Organisasi Strategi bisnis Karakteristik lingkungan

EKSPLISIT DECLARATIVE Kecil DIFFERENSIASI LOW

Untuk menentukan proses-proses manajemen pengetahuan yang cocok pada organisasi LAMPTKes diidentifikasi terlebih dahulu nilai faktor kontingensi. Hasil identifikasi digambarkan dalam tabel 5.4. Karakteristik tugas/pekerjaan adalah pekerjaan yang sudah rutin dan memiliki kebergantungan besar terhadap pekerjaan lain (uncertainty=LOW, depedence=HIGH). Karakteristik pengetahuan bersifat eksplisit dan deklaratif. Strategi bisnis cenderung ke strategi differensiasi. Karakteristik lingkungan cenderung sedikit tidak pasti. Setelah diketahui nilai dari faktor-kontingensi, langkah selanjutnya adalah menentukan proses manajemen pengetahuan yang sesuai dengan faktor kontingensi yang telah diidentifikasi. Identifikasi menggunakan tabel identifikasi pada model beccerra. Cara mengidentifikasi adalah dengan mencari nilai yang sama antara proses manajemen pengetahuan dengan value pada masing-masing faktor kontingensi yang telah diidentifikasi.



67

Tabel 5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management Proses Manajemen Pengetahuan Faktor – Faktor Kontingensi

Value

Task Uncertainty

Combination

Socialization for knowledge discovery

Socialization for knowledge sharing

Exchange

Externalization

Internalization

Direction

routines

LOW

Low

High

High

Low

Low

Low

High

Low

Task interdepedence

HIGH

High

High

High

High

Low

Low

High/low

High/low

Explicit (E) or Tacit (T) Knowledge

E

E

T

T

E

T

E

T/E

T/E

Procedural (P) or Declarative (D) Knowledge

D

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P/D

P

P

Organizational Size

SMALL

Small/ large

Small

Small

Large

Small/ large

Small/ large

Small

Large

Business Strategy (Low Cost ‐‐ LC; Differentiation – D)

D

D

D

LC/D

LC/D

LC/D

LC/D

LC

LC

Environmental Uncertainty

LOW

High

High

Low

Low

Low

Low

High

High

Keterangan: Low= Nilai rendah High= Nilai Tinggi High/Low= Nilai Rendah atau Tinggi

E= Pengetahuan Explicit T= Pengetahuan Tacit T/E: Pengetahuan Tacit atau Eksplisit

D=Pengetahuan Declaratif P=Pengetahuan Prosedural P/D= Pengetahuan Prosedural atau Deklaratif

Small= Ukuran Organisasi Kecil Large= Ukuran Organisasi Besar Small/ Large= Ukuran organisasi kecil atau besar

D= strategi organisasi deferensiasi LC= Strategi organisasi low cost LC/D= Strategi Organisasi Low cost atau Diferensiasi



68

Pada tabel 5.5 terlihat pemetaan antara nilai faktor kontingensi dengan proses manajemen pengetahuan. Nilai baris yang diberi warna ungu merupakan prosesproses manajemen pengetahuan yang sesuai dengan nilai faktor kontingensi.

5.4

Prioritas Proses Knowledge Management

Proses manajemen pengetahuan yang paling tinggi adalah dengan nilai total =>5, sedang >=3, dan rendah =<3. Pada tabel 5.6 nilai terbesar adalah nilai 5 dan terkecil adalah 2. Pada tabel 5.6 diketahui proses manajemen pengetahuan yang menjadi prioritas adalah combination dan exchange. Tabel 5.6 Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan Proses Manajemen Pengetahuan Combination

Nilai Kumulatif (Total)

Prioritas Tinggi

5

Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines

3.5 4 5 3.5 4.5 2 2

Sedang Sedang Tinggi Sedang Sedang Rendah Rendah

Proses knowledge management yang telah diidentifikasi selanjutnya akan diprioritaskan. Penentuan nilai prioritas dilakukan dengan cara memberi bobot nilai pada masing-masing proses manajemen pengetahuan. Bobot nilai yang diberikan adalah Yes= 1, OK=0.5, dan No= 0. Proses identifikasi digambarkan pada tabel 5.6. Untuk mengetahui proses manajemen pengetahuan mana yang memiliki prioritas paling besar diantara yang lain digambarkan pada tabel 5.7. Sesuai dengan model Beccerra, dilihat yang memiliki total nilai paling besar diantara yang lain.



69

Tabel 5.7 Analisis Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan Proses Manajemen Pengetahuan Socialization for knowledge Exchange Externalization sharing No Yes Yes Yes Yes No

Faktor – Faktor Kontingensi

Value

Task Uncertainty Task interdepedence Explicit (E) or Tacit (T) Knowledge Procedural (P) or Declarative (D) Knowledge Organizational Size Business Strategy (Low Cost ‐‐ LC; Differentiation – D) Environmental Uncertainty Jumlah Yes Jumlah Ok Total

LOW HIGH

Yes Yes

Socialization for knowledge discovery No Yes

E

Yes

No

No

Yes

D

Ok

Ok

Ok

SMALL

Ok

Yes

D

Yes

LOW

No 4 1 5

Combination

Internalization

Direction

Routines

Yes No

No Ok

Yes Ok

No

Yes

Ok

Ok

Ok

Ok

Ok

No

No

Yes

No

Ok

Ok

Yes

No

Yes

Ok

Ok

Ok

Ok

No

No

No 3 0.5 3.5

Yes 3 1 4

Yes 4 1 5

Yes 2 1.5 3.5

Yes 3 1.5 4.5

No 1 1 2

No 1 1 2

Keterangan: Yes=1; No=0; Ok=0.



70

5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini Identifikasi proses manajemen pengetahuan yang saat ini ada pada organisasi dilakukan dengan cara menilai proses manajemen pengetahuan. Penulis menilai dengan cara melakukan observasi pada saat kegiatan proses kerja akreditasi berlangsung. Data identifikasi proses knowledge saat ini, didapatkan melalui wawancara didukung dengan adanya cross-check observasi. Hasil wawancara dan observasi mengemukakan bahwa proses manajemen pengetahuan yang terjadi saat ini didaftarkan pada tabel 5.8. Tabel 5.8 Daftar Proses Manajemen Pengetahuan Saat Ini No.

Aktivitas Pengelolaan Pengetahuan

Proses KM

1

Membuat SOP

Externalization

2

Membuat Pedoman‐Pedoman

Externalization

3

Membuat Daftar Status Akreditasi Program Studi Combination Kesehatan

4

Melakukan verifikasi dokumen‐dokumen

Combination

5

Membuat Laporan Visitasi

Combination

Externalization

6

Membuat Laporan Fasilitasi

Combination

Externalization

7

Membuat Surat Tugas Asesor

Combination

8

Membuat Surat Tugas Fasilitasi

Combination

9

Menyimpan Evaluasi Kinerja Asesor Untuk Internalization Dievaluasi

Menyimpan Evaluasi Kinerja Fasilitator Untuk Internalization Dievaluasi

Menyimpan Hasil Penilaian Akreditasi Untuk Internalization Dievaluasi

12

Berdiskusi untuk menyamakan persepsi pada Socialization For saaat akan menjalani asesmen lapangan Discovery

13

Membuat rumusan‐rumusan pertanyaan

Combination

Externalization

14

Menilai borang pada saat desk evaluation

Combination

Externalization

15

Mengisi formulir penilaian asesmen lapangan

Combination

Externalization

16

Membuat rekomendasi‐rekomendasi program studi

10 11

17 18

untuk Socialization For Discovery

Menggali kesesuaian bukti, data dan informasi Externalization pada saat asesmen lapangan Melakukan validasi hasil penilaian desk evaluation

Combination

Externalization



71

No. 19

Aktivitas Pengelolaan Pengetahuan

Proses KM

Melakukan validasi hasil penilaian asesmen Combination lapangan

Externalization

20

Memutuskan hasil akreditasi

Combination

Externalization

21

Pelatihan Asesor

Internalization

22

Mendokumentasikan kegiatan‐kegiatan LAMPTKesbentuk Video

rapat

Internalization

23

Membaca SOP/ Pedoman

24

Mengirimkan Berkas Dokumen Prodi Untuk Exchange Keperluan Visitasi

25

Mengirimkan hasil penilaian desk asesmen

Exchange

26

Menginformasikan Surat Tugas Asesor

Exchange

27

Menginformasikan Surat Tugas Visitasi

Exchange

28

Menginformasikan Pilihan Daftar Asesor Untuk Exchange Ditugaskan

29

Menginformasikan Fasilitator Untuk Ditugaskan

Exchange

30

Memutuskan Penugasan Asesor

Combination

31

Memutuskan Penugasan Fasilitator

Combination

Internalization

Jumlah Socialization

2 (Rendah)

Jumlah Combination

9 (Tinggi)

Jumlah Externalization

11 (Tinggi)

Jumlah Internalization

6 (Sedang)

Jumlah Exchange

6 (Sedang)

Jumlah Direction

0 (Rendah)

Jumlah Routine

0 (Rendah)

Dari tabel 5.8 hasil identifikasi menunjukan bahwa aktivitas knowledge management

terdari

dari

socialization,

combination,

externalization,

internalization, externalization, dan exchange. Dari keempat proses pengelolaan pengetahuan proses externalization yang paling banyak digunakan. Dari jumlah banyaknya proses pengelolaan pengetahuan, untuk mengelompokan prioritas, penulisa membagi ke dalam tiga skala. Skala tersebut yaitu “Tinggi” dengan nilai skala >=8. Skala “Sedang” dengan nilai >=4 dan skala “Rendah” dengan nilai >=0.



72

5.6

Identifikasi Kebutuhan Knowledge Management Tambahan

Proses identifikasi kebutuhan tambahan manajemen pengetahuan dilakukan melalui perbandingan. Perbandingan dilakukan antara proses manajemen pengetahuan yang telah diidentifikasi melalui faktor kontingensi dan manajemen pengetahuan yang ada pada saat ini. Dengan membandingkan hasil tersebut akan ditemukan proses manajemen pengetahuan yang tidak digunakan. Tabel 5.9 Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan Proses KM Hasil Faktor Kontingensi Exchange (Tinggi) Combination (Tinggi) Internalization (Sedang) Socialization for knowledge sharing (Sedang) Externalization Direction (Rendah) Routines (Rendah)

Proses KM Saat Ini Externalization (Tinggi) Combination (Tinggi) Internalization (Sedang) Exchange (Sedang)

Proses KM Tambahan/ Dihapuskan Socialization For Sharing (Rendah) Æ Dihapuskan

Socialization For Discovery (Rendah) ‐ ‐

Sesuai dengan prinsip yang diterapkan Beccerra bahwa jika proses manajemen pengetahuan pada tahap identifikasi menggunakan penilaian faktor kontingensi tidak digunakan pada proses manajemen pengetahuan saat ini, maka harus ditambahkan. Jika yang terjadi sebaliknya, maka dihapuskan. Maka kebutuhan proses manajemen pengentahuan yang baru berada pada tabel 5.10 Tabel 5.10 Prioritas KM Proses Baru Proses KM Exchange (Tinggi) Combination (Tinggi) Externalization (Tinggi) Internalization (Sedang) Socialization for knowledge Discovery (Rendah)

Prioritas 1 2 3 4 5

Prioritas proses manajemen pengetahuan yang baru, proses exchange merupakan prioritas pertama. Kedua adalah combination, ketiga adalah externalization, keempat adalah internalization, dan kelima adalah socialization for knowledge sharing.



73

5.7

Penilaian Infrastruktur Knowledge Management

Penilaian infrastruktur manajemen pengetahuan akan dilakukan pada kultur organisasi, struktur organisasi, pengetahuan umum dan dukungan teknologi informasi serta lingkungan fisik. 5.7.1

Kultur Organisasi

Informasi mengenai kultur organisasi didapat dari hasil wawancara manajemen. Dukungan untuk pengembangan knowledge management system sudah dilakukan oleh pihak manajemen. Dukungan diberikan karena knowledge management berada pada strategi organisasi. Pada saat ini manajemen pengetahuan belum dilakukan melalui sistem komputer. Organisasi pada setiap kesempatan rapat selalu medokumentasikan proses rapat maupun hasilnya. Prosedur-prosedur (SOP & pedoman) dibuat untuk setiap aktifitas krusial pada organisasi. Dengan adanya SOP dan Pedoman diharapkan proses belajar pegawai menjadi cepat dan bisa mandiri. Keterbatasan teknologi yang digunakan membuat proses knowledge tidak terimplementasi dengan baik. Pihak manajemen menyadari hal tersebut karena banyaknya pegawai yang memiliki jabatan fungsional. Untuk mengakmodasi keterbatasan tersebut digunakan surel dalam mengkomunikasikan

dokumen-dokumen

dan

komunikasi

lainnya

secara

elektronik. 5.7.2

Struktur Organisasi

Strukutur organisasi organisasi yang berperan dalam knowledge management system yaitu struktur hirarki organisasi, community of practice dan peranan tambahan dari knowledge management. Data diambil dari proses observasi langsung dan observasi dokumen. Hirarki organisasi bersifat terpusat. Di dalam hirarki terdapat dua jabatan yaittu jabatan struktural dan fungsional. Hirarki organisasi secara keseluruhan dapat dilihat pada bab empat. Hirarki organisasi akan berpengaruh pada penciptaan dan



74

pembagian pengetahuan di dalam organisasi karena dapat mempengaruhi dengan siapa setiap individu di dalam organisasi akan seringnya berkomunikasi. Organisasi berencana untuk menerapkan community of practice (CoP). Hal tersebut diterapkan karena melihat adanya kebutuhan atas komunitas yang secara khusus memiliki pengetahuan atas kompetensinya. Kebutuhan komunitas tersebut adalah dengan adanya kelompok asesor, kelompok fasilitator, kelompok validator. 5.7.3

Infrastrukur Teknologi Informasi

Identifikasi infrastruktur teknologi informasi terbagi atas infrastruktur saat ini, infrastruktur sistem/ aplikasi dan infrastruktur server pengetahuan. 5.7.3.1 Infrastruktur Teknologi Informasi Saat ini Infrastruktur yang dimiliki oleh organisasi saat ini adalah jaringan LAN (local area network) dan akses hotspot (wifi). Kebutuhan akses internet pada kantor LAMPTKes disediakan dengan kecepatan dedicated 2 Mbps dan 5 IP Public menggunakan topologi star. Organisasi belum memiliki suatu sistem informasi sehingga infrastruktur hanya tersedia berupa infrastruktur jaringan serta perangkat kerasnya. Pada jaringan ini jaringan internet ISP langsung terhubung dengan satu unit perangkat switch agar dapat membagi jaringan internet dan IP public ke perangkat lain. Pembagian IP untuk perangkat lain dilakukan secara manual disesuaikan dengan IP public yang tersedia. Gambar 5.3 untuk melihat gambaran infrastruktur jaringan.



75

INTERNET

Pdptkes_only, 4.250/61.154

Switch

Server PDPTKes, 61.158

4.251

Server Cloud, 61.155

SX 7000, 61.156

4.235

4.237

LAM, 4.251

2.233

4.239

4.236

4.234

Gambar 5.2 Infrastruktur Jaringan LAMPTKes

5.7.3.2 Arsitektur Aplikasi KMS Dalam membangun knowledge management system diperlukan rancangan arsitektur knowledge management system. Arsitektur knowledge management system terdiri atas interface layer, access and authentication layer, collaborative intelligence and filtering layer, application layer, transport layer, dan repositories layer.



76

Interface Layer Web Browser Access & Authentication Layer Single Sign On Login, Authentication, Firewall

Collaborative Intelligence & Filtering Layer Search Gateway, Process Indexing

Application Layer Aplikasi KMS LAMPTKes Berbasis Web (PHP) Fitur KMS Lesson Learned

Fitur KMS Kolaborasi Dokumen

Fitur KMS Manajemen Dokumen

Fitur KMS Diskusi Grup

Transport Layer TCP/IP, FTP, RTP (Real Time Transport Protocol), document exchange

Dokumen Repository Video Repository Data Warehouse KM Database ‐ MySQL Forum Diskusi Web Server ‐ Apache

Gambar 5.3 Infrastruktur Sistem Manajemen Pengetahuan LAMPTKes

Interface layer akan memindahkan informasi dari dan ke knowledge management system. Layer ini merupakan lapisan tertinggi antara orang dengan sistem knowledge management yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali, dan berbagi pengetahuan. Knowledge management system organisasi dirancang untuk diimplementasikan diatas platform web sehingga bisa diakses pengguna dimana saja. Access and authentication layer merupakan lapisan yang mengatur keamanan knowledge management system. Pada KMS akan diberikan hak akses yang terbagi menjadi lima hak akses. Hak akses tersebut adalah untuk kelompok asesor, kelompok fasilitator, kelompok validator, dan kelompok pengurus (Badan Pelaksana). Hak akses tersebut diberikan karena adanya fungsi jabatan fungsional. Jabatan fungsional tidak selalu berada pada lingkungan organisasi, sehingga sistem agar terjagan keamanannya diperlukan layer akses dan autentikasi. Universitas Indonesia


77

Collaboration intelligence and filtering layer digunakan untuk meminta data sesuai permintaan, mencari, melakukan index, dan sebagainya. Pada lapisan ini SDM yang terlibat pada proses kerja akreditasi dapat berkolaborasi dalam melakukan penyimpanan, penggunaan, pencarian, serta berdiskusi. Application layer merupakan tempat dimana segala aplikasi yang digunakan untuk mendukung proses pengetahuan berada. Aplikasi yang akan dibangun mendukung seluruh aktivitas proses pengetahuan yang telah teridentifikasi. Transport layer menggunakan protokol TCP/IP dan FTP. Protokol ini merupakan standar jaringan terbuka yang bersifat independen terhadap mekanisme transport jaringan. TCP/IP digunakan untuk menyalurkan berbagai macam paket data yang meliputi file, dokumen, dan database diskusi. Protokol FTP merupakan suatu protokol yang berfungsi untuk melakukan tukar menukar file dalam suatu jaringan yang mendukung protokol TCP/IP. Dua hal penting yang ada dalam FTP adalah FTP server dan FTP client. FTP server menjalankan software yang digunakan untuk penukaran file. FTP client adalah komputer yang memberikan request koneksi ke FTP server untuk tujuan tukar-menukar file. Repositories layer merupakan tempat penyimpanan data, mulai dari data operasional, basis data, arsip forum, dokumen digital, dan lain sebagainya. Database yang dirancang menggunaan teknologi MySQL. 5.7.3.3 Infrastruktur Server Pengetahuan Komponen-komponen teknologi KM harus diintegrasikan ke dalam infrastruktur teknologi, sehingga proses penambahan konten baru untuk repositori kemudian dapat seefektif dan seefisien mungkin. Sebuah server pengetahuan dapat menjadi dasar untuk integrasi tersebut. Sebuah server pengetahuan yang baik memungkinkan integrasi yang baik di beberapa perusahaan yang menggunakan server pengetahuan yang sama.



78

Gambar 5.4 Konsep Server Pengetahuan (Tiwana, 2002)

Gambar 5.4 menggambarkan adanya server pengetahuan yang terhubung dengan file server, exchange server, notes-type discussion database, intranet, situs publik dan information service serta perangkat-perangkat telekomunikasi. Konsep server pengetahuan yang dikemukakan oleh Tiwana dimana terdapat sebuah pusat pengetahuan yang berasal dari berbagai macam basis data. Data dan informasi yang berasal dari basis data tersebut diolah dan diakses oleh adanya dukungan intelligent agent, proses indexing, common search gateway, chace, dan adanya input dari admin/staff. Konsep server tersebut digambarkan pada gambar 5.5.

Gambar 5.5 Konsep Knowledge Server (Awad, 2004)



79

5.8

Kebutuhan KMS, Mekanisme dan Teknologi

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan mengenai proses knowledge management yang sesuai dengan organisasi, kemudian dilakukan pemetaan kebutuhan proses manajemen pengetahuan, mekanisme serta teknologinya. Berdasarkan hasil analisis proses manajemen pengetahuan yang dibutuhkan terdiri atas Exchange, Combination, Externalization, Internalization, Socialization for knowledge sharing. Tabel 5.11 Pemetaan Kebutuhan KM Proses, Mekanisme dan Teknologi No

Proses KM

Mekanisme KM

1

Knowledge Memo, Manuals Sharing: Exchange Progress reports, Letters and presentation

2

Knowledge Discovery: Combination

3

4

5

Meetings, telephone conversations, documents, collaborative creation of documents Knowledge Models, prototypes, Capture: best practices, lesson Externalization learned Knowledge Learning by doing, on‐ Capture: the‐job training, Internalization learning by observation, face‐to‐ face meetings Socialization for Employee rotation knowledge accross departments, discovery conferences, brainstorming retreats,cooperative projects, initiation

Rekomendasi Teknologi KMS (Beccera‐ Fernandez, et al., 2010) Groupware Repositories of information Web based access data Best practice Lessons learned system Expertise locator system Databases, web‐based access todata, data mining, repositories of information, web portals, best practices and lessons learned, video conferencing, electronic discussion groups, e‐mail. Expert systems, chat groups, best practices, and lesson learned database Computer knowledge simulations

AI‐ased based‐communication, acquisition, computer‐based

Video‐conferencing, electronic discussion groups, e‐mail

Kebutuhan KMS yang akan dibangun pada organisasi dapat dilihat pada tabel 5.12. Tabel 5.12 Pemetaan Kebutuhan KMS LAMPTKes dan Teknologi KMS No Proses KM 1 Knowledge Sharing: Exchange

Kebutuhan LAMPTKes KMS • Berbagi pengalaman dan pembelajaran • Lesson Learned System mengenai proses kerja akreditasi yang dibagi oleh asesor, fasilitator, validator, dan • Document kesekretariatan. Collaboration Universitas Indonesia


80

No Proses KM

2

3

4

5

Kebutuhan LAMPTKes • Pengalaman dibutuhkan dalam melaksanakan proses akreditasi. • Dibutuhkan kerjasama dalam membuat, merumuskan serta menyusun dokumen‐ dokumen pada sebelum, pada saat, dan setelah proses penilaian akreditasi Knowledge • Berbagi dokumen akreditasi dan prosedur Discovery: serta standar‐standar yang dibutuhkan pada Combination saat proses kerja akreditasi. Knowledge • Adanya kebutuhan dalam menambahkan, Capture: memverifikasi, dan menghapus Externalization pengetahuan. • Adanya kebutuhan dalam pembelajaran yang dilakukan oleh new commer dari para expert dalam sebuah proses tertentu (proses verifikasi, penilaian desk assessment, asesmen lapangan, validasi). Socialization • Dibutuhkan untuk seluruh SDM dalam for knowledge organisasi untuk berdiskusi. Diskusi discovery dilakukan antar asesor, fasilitator, validator dan sekretariat. • Dibutuhkan oleh asesor dalam membuat suatu dokumen Knowledge Capture: Internalization

KMS

Document Collaboration • • • •

•

Lesson Learned System Document Management Lesson Learned System Groupware Electronic Discussion Groupware Electronic Discussion

Tabel 5.12 memetakan proses manajemen pengetahuan dengan kebutuhan organisasi dan teknologi manajemen pengetahuan yang akan dibangun. Teknologi manajemen pengetahuan yang akan dibangun adalah lesson learned system, document collaboration, documet management, dan groupware electronic discussion. Fungsionalitas dari sistem yang akan dibangun dipetakan pada tabel 5.13. Tabel 5.13 Fungsionalitas Sistem KM No 1

Sistem KM Lesson Learned System

2

Document Collaboration

3

Groupware Electronic Discussion

Fungsionalitas • Menambahkan pengalaman sebagai pembelajaran (lesson) • Pencarian lesson • Edit lesson • Verifikasi lesson oleh expert • Hapus lesson • Simpan lesson hasil verifikasi • Menambahkan dokumen untuk dibuat bersama/ dipelajari bersama • Bekerja pada dokumen • Menyimpan dokumen • Unduh dokumen hasil kolaborasi • Menambah anggota baru • Menambah diskusi dan topik • Mencari diskusi Universitas Indonesia


81

No 4

Sistem KM Document Management

Fungsionalitas • Upload dokumen • Mengunduh dokumen • Mencari dokumen

Tabel 5.13 menampilkan fungsionalitas dari teknologi KM yang dibangun. Teknologi lesson learned system memiliki fungsi menambahkan, mencari, mengubah, melakukan verifikasi, menghapus dan menyimpan pengalaman sebagai lesson. Teknologi document collaboration memiliki fitur dalam menambahkan dokumen untuk dibuat bersama, bekerja pada dokumen dengan banyak orang, menyimpan dokumen hasil kolaborasi, dan mengunduh dokumen tersebut. Teknologi yang digunakan untuk mekanisme kebutuhan berbagi pengetahuan secara real time menggunakan teknologi groupware electronic discussion. Menggunakan teknologi tersebut, anggota organisasi dapat menambah topik dan diskusi baru serta bisa mengundang anggota lain untuk ikut berdiskusi dan mencari diskusi berdasarkan topik. Untuk mengakomodasi kebutuhan berbagi dokumen-dokumen prosedur, standar dan panduan-panduan (best practices) digunakan teknologi document management.



BAB VI PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 6.

perancangan

Perancangan sistem manajemen pengetahuan membahas kebutuhan sistem pada organisasi dengan menggunakan diagram UML. 6.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional dan sistem manajemen pengetahuan akan dikembangkan pada LAMPTKes dilihat dari kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan berdasarkan proses manajemen pengetahuan yang diidentifikasi pada tahap sebelumnya. Kebutuhan fungsional sistem manajemen pengetahuan pada LAMPTKes yaitu Lesson Learned System, Best Practice Database, Groupware Electronic Discussion, dan Document Management. Penjelasan dari masingmasing fitur sebagai berikut: 1.

Lesson learned system (LLS)

LLS adalah inisiatif manajemen pengetahuan yang lebih terstruktur daripada repositori pelajaran. Pelajaran yang diambil adalah artefak pengetahuan yang menyampaikan pengetahuan pengalaman yang dapat diterapkan pada tugas, keputusan, atau proses seperti itu, ketika kembali, pengetahuan ini berdampak positif pada hasil organisasi (Beccera-Fernandez, et al., 2010). Pada LLS yang dibangun untuk LAMPTKes mampu mengakomodasi kebutuhan knowledge sharing dan knowledge capture pada organisasi. Knowledge sharing yang dimaksud adalah sub proses exchange. Knowledge capture yang diakomodasi meliputi sub proses externalization dan internalization. Sumber daya manusia pada organisasi masih dimungkinkan akan bertambah dan adanya kekurangan dalam pengalaman pada proses kerja akreditasi. Sub proses exchange pada organisasi adalah adanya kebutuhan dalam berbagi pengalaman dalam menjalankan proses kerja akreditasi. Pengalaman didapatkan dari para expert atau member yang telah memiliki pengalaman cukup untuk membagi pengalamannya.

82



83

Hal tersebut mengakibatkan adanya transfer pengetahuan dari yang sudah berpengalaman kepada yang belum berpengalaman. Pengalaman akan mudah dipahami dengan membaca lesson yang dibagi oleh para expert atau member lainnya. LLS akan digunakan oleh member-member CoP dan expert CoP. LLS bisa diakses selama 24 jam dan dimana saja, hal tersebut dikarenakan LLS menggunakan sistem berbasis web. Teknologi web dipilih dikarenakan lingkungan fisik yang memisahkan para CoP. CoP tidak selalu berada pada satu tempat pada setiap waktu, selain itu juga adanya jabatan fungsional pada struktur organisasi. Jabatan fungsional tersebut senantiasa akan berganti setiap waktu tertentu dan akan bekerja ketika dibutuhkan saja. LLS memiliki fitur menambah lesson, melakukan verifikasi lesson, mencari lesson, mengubah lesson, menghapus lesson, dan menyimpan lesson. Member memiliki hak akses dalam menambah lesson dan mencari lesson. Aktivitas menambah lesson harus melakukan login terlebih dahulu. Hal ini disebabkan untuk menghindari adanya lesson yang berasal dari member yang bukan anggota CoP (anonymous). Lesson yang telah ditambahkan pada sistem akan diverifikasi oleh expert. Expert juga mampu mengubah lesson, menyimpan, serta menghapus lesson jika menurut expert, lesson tidak sesuai dengan proses kerja akreditasi. 2.

Groupware Electronic Discussion

Fitur ini dibuat sebagai sarana bagi community of practice organisasi LAMPTKes untuk melakukan diskusi. Fitur ini berbeda dengan LLS. Fitur ini berfungsi sebagai forum komunikasi dua arah dimana ada yang menyampaikan topik atau pertanyaan dan ada anggota-anggota yang memberikan jawaban. LLS merupakan komunikasi satu arah, anggota hanya menyampaikan pengalaman sebagai bahan pembelajaran untuk dibagi tanpa memerlukan komentar dari anggota lain. Diskusi biasa dilakukan pada saat proses kerja akreditasi berlangsung. Diskusi dilakukan pada topik atau seputar permasalahan yang terjadi pada saat proses kerja akreditasi. Permasalahan tersebut memerlukan respon dari angota lain agar bisa didapatkan solusinya. Pada proses-proses kegiatan tersebut terjadi proses



84

internalisasi dan externalisasi pengetahuan. Proses internalisasi adanya proses dalam melakukan sintesis pengetahuan yang dikemukakan oleh anggota-anggota yang terlibat menjadi pengetahuan yang ditangkap oleh anggota lainnya. Untuk memfasilitasi proses externalisasi, pada proses-proses diatas dibuatkan sarana untuk berdiskusi menyampaikan pengetahuannya untuk bisa diketahui oleh anggota lain melalui grup diskusi sehingga mampu memecahkan permasalahan. 3.

Document Collaboration

Berbasis web, real-time, kolaborasi didistribusikan memungkinkan anggota tim bekerja sama dengan banyak peserta lain pada dokumen atau informasi secara real time, atau berbagi sebuah aplikasi yang berjalan pada satu komputer dengan oranglain dalam sebuah pertemuan. Setiap orang dapat melihat informasi bersama oleh aplikasi, dan setiap peserta dapat mengontrol aplikasi bersama untuk mengedit atau menyisipkan informasi secara real time. Teknologi ini membawa kerja kolaboratif dengan baru tingkat yang menyerupai dua orang yang bekerja pada tugas pada komputer pribadi yang sama di diberikan waktu yang paling dekat yang dapat Anda datang untuk bekerja sama secara fisik. Kolaborasi dokumen digunakan oleh anggota asesor pada saat membuat rencanakan waktu visitasi, membuat rumusan pertanyaan, mendiskusikan hasil visitasi, mendiskusikan isi laporan, berita acara visitasi. Proses tersebut merupakan proses manajemen pengetahuan sharing sub proses exchange dan discovery sub proses combination. Sub proses exchange ditandai dengan adanya pertukaran pengetahuan ketika menulis dokumen dan proses combination adanya proses melakukan sintesis dan merangkum mengenai pengetahuan-pengetahuan dari berbagai anggota menjadi satu dokumen. 4.

Document Management

Fitur ini merupakan fitur sistem manajemen pengetahuan yang memfasilitasi pengguna sistem untuk menyimpan dan berbagai dokumen-dokumen proses kerja akreditasi. Dokumen-dokumen yang dikelola adalah dokumen instrumen penilaian, borang program studi, prosedur-prosedur, pedoman, buku perencanaan



85

strategis organisasi, dokumen pelatihan. Dokumen akan di tambahkan pada sistem oleh siapa saja yang termasuk ke dalam anggota CoP baik sebagai pengelola, anggota, dan expert. Document management memungkinkan pengguna untuk menambah dokumen menggunakan fasilitas upload dokumen, mengunduh dokumen dan mencari dokumen. Pengguna yang akan menambahkan dokumen diharuskan untuk melakukan login terlebih dahulu, hal ini diperlukan agar dokumen yang ditambahakan jelas asalnya yaitu berasalh dari SDM organisasi. Fitur document management dibangun agar mampu memfasilitasi proses manajemen pengetahuan sub proses externalisasi. 6.1.1

Rancangan Fitur KMS LAMPTKes

Fungsionalitas KMS LAMPTKes dimodelkan dengan menggunakan diagram use case. Diagram use case pada gambar 6.1 menggambarkan fitur atau fungsionalitas sistem manajemen pengetahuan yang akan dibangun. Diagram tersebut dapat menggambarkan bagaimana sistem akan berinteraksi dengan pengguna sistem. Terdapat tiga aktor yang bertindak sebagai pengguna sistem. Aktor tersebut adalah admin sebagai pengelola user lain, member sebagai anggota-anggota CoP dan expert CoP. Fitur yang terdapat pada sistem ini berjumlah 20 (dua puluh) fitur. Fitur-fitur tersebut terdiri atas fitur login. Terdapat beberapa fitur yang tidak mengharuskan login terlebih dahulu. Fitur-fitur tersebut adalah pencarian dokumen, pencarian diskusi,dan pencarian lesson. Fitur lain selain tersebut memerlukan login sebagai autentikasi pengguna dalam menggunakan fitur lain pada sistem. Fitur yang membutuhkan login terdiri dari fitur lesson. Penambahan lesson yang dilakukan oleh semua jenis pengguna. Fitur lainnya dari lesson yaitu mengubah lesson, menyimpan dan menghapus lesson yang dilakukan oleh para expert. Fitur penambahan dokumen, unduh dan upload dokumen serta fitur dokumen kolaborasi memerlukan aktivitas login terlebih dahulu.



86

search for lesson

admin

Searching Document

Add Document (upload)

Searching Discussion

submit lesson

member

download coll_document <> add category add new lesson

Add Discussion

mantain users Saving Document experts

download lesson

Add Member

<>

Download Document Add coll_doc

<> <> <> <> <>

<>

<>

<> <>

<>

<>

edit lesson

Login <>

verify lesson

<<extend>>

save verified

<<extend>>

delete lesson

Gambar 6.1 Use Case KMS LAMPTKes

Fitur-fitur pada gambar 6.1 dijelaskan pada diagram-diagram aktivitas. Diagram aktivitas akan menjelaskan skenario penggunaan fitur oleh masing-masing pengguna sistem.

6.1.2

Fitur Login

Skenario penggunaan fitur ini digambarkan pada gambar 6.2. Pengguna sistem diminta untuk melakukan login pada sistem. Pengguna akan mengisi username dan password. Jika salah satu dari username atau password tidak sesuai dengan basis data maka akan diminta untuk input ulang jika sesuai maka akan masuk pada sistem.



87

input username dan password

Login Gagal

Login Berhasil Masuk Sistem

Gambar 6.2 Activity Diagram Login

6.1.3

Download Lesson

Untuk melakukan download lesson bisa dilakukan oleh pengguna yang memiliki hak akses sebagai member dan expert. Pertama-tama pilih lesson yang akan dipilih. Jika anggota atau expert mendapatkan lesson yang dicari maka akan dapat langsung dilakukan pengunduhan. Jika anggota atau expert tidak mendapatkan lesson yang diinginkan maka bisa meminta lesson yang diminta agar nanti bisa ditambahkan oleh para expert (gambar 6.3).

Pilih Lesson

tidak ada

Request For Lesson

ada download lesson

Gambar 6.3 Activity diagram download lesson

6.1.4

Search For Lesson

Pencarian lesson digunakan untuk mencari lesson sesuai kebutuhan anggota atau expert. Skenario digambarkan pada diagram aktivitas gambar 6.4. Setelah



88

dilakukan

pencarian

maka

pengguna-pengguna

tersebut

bisa

langsung

mempelajarinya langsung pada antar muka aplikasi.

masukan keyword

tidak ada Request For Lesson ada pilih

Gambar 6.4 Activity Diagram Search Lesson

6.1.5

Submit Lesson Include Add New Lesson

Expert akan menambah lesson baru dengan memasukan kriteria terlebih dahulu. Kriteria baru akan langsung otomatis menjadi kriteria, apabila kriteria sudah tersedia maka tinggal dipilh saja. Expert akan memasukan keyword lalu akan menuliskan lesson yang akan dibagi dengan member lain (gambar 6.5).

Masukan Kriteria Lesson

kriteria belum tersedia tambahkan lesson baru

kriteria tersedia

masukan keyword

Tulis deskripsi lesson

Gambar 6.5 Activity Diagram Add Lesson



89

6.1.6

Verify Lesson

Verifikasi lesson dilakukan oleh expert. Expert akan memilih lesson lalu akan dilakukan verifikasi apabila sudah sesuai dengan kriteria lesson (gambar 6.6).

pilih lesson

terverifikasi

tidak terverifikasi

Gambar 6.6 Activity Diagram Verifikasi Lesson

6.1.7

Edit Lesson

Perubahan lesson dilakukan oleh expert. Pilih lesson yang akan diubah, jika ditemukan maka bisa langsung dilakukan perubahan lalu disimpan. Lesson yang tidak ditemukan maka harus dipilih kembali (gambar 6.7).

pilih lesson lesson tidak ditemukan

lesson ditemukan edit

Gambar 6.7 Edit Lesson



90

6.1.8

Add Document

Penambahan dokumen dilakukan oleh anggota yang akan membagi dokumen digambarkan pada gambar 6.8 untuk skenario fitur. Dokumen terdiri dari SOP, surat-surat, standar atau dokumen lain yang terkait proses kerja akreditasi. Tambah dokumen dilakukan melalui aktivitas upload lalu pilih folder tempat penyimpanan, isi keyword dokumen.

upload dokumen

pilih folder

pilih file dokumen

isi keyword dokumen

Gambar 6.8 Add Document

6.1.9

Searching Document

Fitur pencarian dokumen digunakan oleh semua anggota portal KMS, digambarkan pada gambar 6.9. Pilih metode pencarian, mencari dalam folder atau mencari melalui keyword. Dokumen yang ditemukan bisa langsung dibuka dan dibaca melalui sistem atau diunduh untuk bisa disimpan pada perangkat.

pilih aksi

pilih folder

masukan keyword

tidak ditemukan

ditemukan

baca

download

Gambar 6.9 Searching Document



91

6.1.10 Working On Document Fitur bekerja pada dokumen digunakan untuk melakukan kolaborasi dalam pembuatan/pemeriksaan dokumen digambarkan pada gambar 6.10. Pilih dokumen yang akan diperiksa tambahkan pengguna yang berhak melakukan pekerjaan bersama. Tambahkan komentar sebelum mengisi/menambah dokumen.

pilih dokumen

add user

tambah comment

tambah isi dokumen

Gambar 6.10 Working On Document

6.1.11 Download Document Member yang ingin mengunduh dokumen bisa memilih dokumen yang akan diunduh. Skenario fitur ini digambarkan pada gambar 6.11. Dokumen yang dipilih bisa langsung disimpan pada perangkat atau jika belum ditemukan maka akan dipilih kembali.

pilih dokumen dokumen belum ditemukan

dokumen ditemukan save file

Gambar 6.11 Activity Diagram Searching Document



92

6.1.12 Add Member CoP Anggota dari CoP bisa menambahkan anggota baru dengan menuliskan username pada sistem. Username yang sudah terdaftar pada sistem bisa langsung ditambahkan. Username yang tidak ditemukan maka harus diinput ulang.

input username username tidak ada

uername ditemukan tambah anggota

Gambar 6.12 Add Member CoP

6.1.13 Add Discussion Untuk menambahkan diskusi anggota menambahkan topik diskusi. Topik diskusi yang dimasukan, jika tersedia tinggal memilih topik. Topik diskusi sudah dipilih maka diskusi bisa dimulai.

input topik

sudah ada

pilih topik

belum ada

mulai diskusi

Gambar 6.13 Activity Diagram Add Discussion



93

6.1.2

Rancangan Data

Perancangan data digambarkan dengan menggunakan diagram entity relationship. Gambar use case pada gambar 6.1 menggambarkan bahwa terdapat tiga pengguna sistem manajemen pengetahuan yang akan menggunakan sistem yang akan dibangun. Gambar 6.14 menampilkan diagram hubungan antar entitas pada sistem manajemen pengetahuan LAMPTKes. Terdapat lima entitas yang terlibat pada sistem yaitu user, dokumen, dokumen yang dikolaborasi, diskusi dan lesson. 0 .. *

dokumen PK id_dokumen

tanggal

jenis_dok

jam

desc_singkat tanggal mengikuti

jam 1 .. *

1 .. 0 user

mengelola * .. 1

0 .. *

1 .. 1 1 .. 1

PK username

member_menambahkan

1 .. *

expert_mengelola

0 .. * lesson 1 .. *

PK id_lesson

password

kategori

peran

topik

nama_lengkap

kata_kunci

diskusi PK id_diskusi topik 1 .. *

desc_singkat_lesson

kategori membuat tanggal

tanggal

isi_lesson

jam

status_verifikasi

jenis_aktivitas

tanggal_add

0 .. *

jam jenis_aktivitas

waktu_add

doc_collaboration PK id_doc_coll nama_doc jenis_doc nama_prodi no_surat_tugas isi_doc

Gambar 6.14 Entity relationship diagram



94

6.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional sistem terbagi atas kebutuhan akan kinerja sistem dan infrastruktur sistem majemen pengetahuan. 6.2.1

Kinerja Sistem

Sistem ini membutuhkan waktu respon yang cepat pada saat dilakuka akses data, informasi, dokumen, dan lesson. Sistem harus mampu beroperasi selama 2 jam non stop mengingat banyaknya kelompok jabatan fungsional yang bekerja di luar jam kantor. Sistem ini juga harus mampu menjaga keamanan atas akses-akses sistem sesuai dengan privillage. 6.2.2

Infrastruktur Knowledge Management System

Sistem manajemen pengetahuan ini menggunakan arsitektur jaringan berbasis client server. Arsitektur tersebut merupakan teknologi pendistribusian kerja aplikasi antara dua komputer atau lebih yang dihubungkan oleh jaringan komunikasi. Salah satu akan bertindak sebagai peminta layanan, yang lainnya bertindak sebagai pemberi layanan. Kebutuhan spesifikasi minimum perangkat lunak dan perangkat keras pada klien maupun server disajikan pada tabel 6.1 berikut. Tabel 6.1 Kebutuhan Minimun Perangkat Keras dan Lunak Perangkat keras Perangkat lunak Server • Processor & RAM: memiliki kecepatan • OS: Sistem Operasi Server, aplikasi web untuk akses dan memproses data 24 jam server, aplikasi database server untuk non stop dan kebutuhan real‐time. penyimpanan dokumen, video, dan forum diskusi • UPS Power Supply • Applikasi: KMS LAMPTKes Client • PC dengan processor minimal kecepatan Aplikasi browser yang mampu membuka aplikasi KMS LAMPTKes 1GHz

Dengan memperhatikan infrastruktur teknologi informasi yang saat ini dimiliki oleh organisasi untuk menempatkan sistem manajemen pengetahuan di dalamnya diperlukan penambahan infrastruktur. Gambar infrastruktur teknologi informasi setelah adanya KMS digambarkan pada gambar 6.15. Untuk mendukung KMS diperlukan adanya server pengetahuan dan adanya penambahan kapasitas internet.



95

INTERNET

Pdptkes_only, 4.250/61.154

Switch

Server PDPTKes, 61.158

SX 7000, 61.156 Server Cloud, Sebagai Server KM 61.155

4.251

4.237

4.235

LAM, 4.251

2.233

4.239

4.236

4.234

Gambar 6.15 Infrastruktur TI Untuk Mendukung KMS



BAB VII SIMPULAN DAN SARAN

7.

Simpulan dan Saran

Bab tujuh akan menjelaskan mengenai simpulan dan saran dari hasil penelitian ini. 7.1 Simpulan Hasil dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa kebutuhan proses manajemen pengetahuan pada LAMPTKes adalah exchange, combination, extenalization, internalization, dan socialization for knowledge sharing. Sistem manajemen pengetahuan yang dirancang untuk mendukung proses-proses tersebut adalah sistem yang mempunyai fungsi sebagai lesson learned system, document management, document collaboration, dan groupware untuk CoP (Community of Practice).

7.2 Saran Penelitian yang dilakukan pada organisasi LAMPTKes belum sempurna oleh karena itu Penulis menyarankan kepada: a.

Organisasi

Sebaiknya organisasi ketika akan mengimplementasikan KMS ini perlu disertai dengan strategi implementasi yang matang dan penilaian kesiapan organisasi. Hal tersebut disarankan karena banyaknya kegagalan implementasi sistem KM karena organisasi sebenarnya belum siap dalam mengimplementasikan KMS. b.

Penelitian Selanjutnya

Sebaiknya penelitian dengan topik perancangan KMS disertai dengan strategi implementasi KM dan prototipe sistem.

96



Daftar Pustaka

Awad, Elias M. dan Ghaziri, Hassan M. 2004. Knowledge Management. New Jersey : Pearson Education Inc., 2004. Beccera-Fernandez, Irma dan Sabherwal, Rajiv. 2010. Knowledge Management System And Processes. New York : M.E. Sharpe, Inc., 2010. Connoly, Thomas. 2005. Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation and Management 3rd Ed. s.l. : Pearson Education, 2005. D. Myers, Michael dan Avison, David. 2002. Qualitative Research in Information Systems. London : SAGE Piblication Ltd, 2002. 0 7619 6632 3. Dunamis Organization Services. 2013. Successful Implementationof KM in Indonesia. Jakarta : PT Dunamis Intra Sarana, 2013. Elmasri, Ramez dan Navathe, Shamkant B. 2005. Fundamentals of Database Systems 4th Ed. s.l. : Pearson Education Inc, 2005. Herdiansyah, Haris. 2013. Wawancara, Observasi,Dan Focus Group Sebagai Instrumen Penggalian Data Kualitatif. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada, 2013. HPEQ. Data: HPEQ DIKTI Website. HPEQ DIKTI WEBSITE. [Online] http://hpeq.dikti.go.id/v2/. IBM. Rational Unified Process Version 2003.06.12.01. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta : ANDI, 2005. Kunharyanto, Sari Andarwati. 2012. Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Resource Sharing Dan Kolaborasi Antar Perekayasa: Studi Kasus Badan Pengkaji Dan Penerapan Teknologi. Jakarta : Program Pasca Sarjana MTI Salemba, 2012. LAMPTKes. Jakarta. Analisis Jabatan Badan Pelaksana LAMPTKes Indonesia. [Document] Jakarta : LAMPTKes, Jakarta. —. 2013. Model Kerja LAMPTKes. [Document] Jakarta : LAMPTKes, 2013. —. 2013. Proses Kerja LAMPTKes. [Document] Jakarta : LAMPTKes, LAMPTKes, 2013.

97



98

Larman, Craig. 2002. Applying UML and Patterns: An Introduction to Object Oriented Analysis and Design and the Unified Process. s.l. : Prentice Hall, 2002. Pressman, Roger S. 2008. Software Engineering: A Practitioner’s Approach. s.l. : R.S. Pressman & Associates, Inc., 2008. Riskinanto, Anggar. 2013. Perancangan Model Knowledge Management System Pada Helpdesk Support VP-ASP Di Rocksalt PTY.LTD. Jakarta : Program Pasca Sarjana MTI Salemba, 2013. Rosi, Aldi. 2013. Perancangan Model Knowledge Management System: Studi Kasus Direktoat ABC. Jakarta : Program Studi Magister Teknologi Informasi Fasilkom UI, 2013. Sekaran, Uma dan Roger Bougie. 2010. Research Methods For Business 5th Edition. s.l. : John Wiley, 2010. Sharif, Mohd Nazir Ahmad, et al. 2004. Knowledge Management (Km) Framework For Representing Lessons Learned. s.l. : Malaysian Journal of Computer Science, 2004. Somerville, Ian. 2001. Software Engineering 6th Edition. Jakarta : Pearson Education Limited, 2001. Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif dan R&D. Bandung : Alfabeta, 2009. 979-8433-64-0. Tiwana, Amrit. 2002. The Knowledge Management Toolkit: orchestrating IT, strategy, and knowledge platforms. Second Edition. USA : Pearson Education, 2002. 0-13-009224-X. Wati, Theresia. 2013. Perancangan Model Knowledge Management System pada Badan Penjaminan Mutu Universitas Pembangunan Nasional " VETERAN " Jakarta untuk Mendukung Penjaminan Mutu Fakultas. Jakarta : Program Studi Magister Teknologi Informasi Fasilkom UI, 2013.



99

Lampiran Transkrip Wawancara Sekretaris Organisasi Nara Sumber Jabatan P: NS:

P: NS:

P: NS: P:

NS: P:

NS: P:

P: NS: P: NS: P: NS: P: NS:

: :

Bpk. Soedarmono Sekretaris LAMPTKes

Menurut Bapak, latar belakang apa yang menjadikan adanya kebutuhan KMS di organisasi? Organisasi LAMPTKes merupakan organisasi yang bergerak pada jasa akreditasi mandiri untuk bidang pendidikan tinggi kesehatan. Pekerjaan penilaian harus sesuai dengan nilai operasional organisasi. Pada strategi bisnis kami menyajikan adanya strategi learning and growth sebagai landasan tumbuh dan berkembang organisasi Menurut Bapak, apakah pengetahuan merupakan aset yang penting di Organisasi Bapak? Ya, tentu saja. Karena jika proses kerja akreditasi tidak mengggunakan pengetahuan maka hasil akreditasi belum tentu akan sesuai dengan strategi dan nilai, visi, misi dan tujuan organisasi. Menurut Bapak, apakah pengetahuan perlu dikelola Apakah Bapak/ Ibu pernah mendengar istilah Knowledge Management? Ya tentu saja. Oleh karena itu kami terapkan dalam strategi bisnis kami. Apakah Bapak pernah mendengar istilah “Community of Practice”? Menurut Bapak apakah hal tersebut diperlukan? COP adalah sekelompok orang yang berbagi suatu perhatian atau semangat untuk sesuatu yang mereka kerjakan dan belajar bagaimana caranya melakukan itu lebih baik ketika mereka saling berinteraksi secara teratur. Ya pernah. Perlu sekali. Mengingat banyaknya kelompok-kelompok expert pada organisasi. Menurut Bapak, apakah diperlukan sebuah struktur dan posisi/ peran tambahan yang khusus untuk mengelola pengetahuan? Misal bagian atau divisi knowledge management dan posisi CKO (Chief Knowledge Officer)? Kedepannya diperlukan. Sudah direncanakan Menurut Bapak, perlukah sebuah sistem informasi/ TI untuk memfasilotasi karyawan dalam menciptakan dan berbagai pengetahuan? Perlu sekali. Kegiatan-kegiatan apa saja di dalam Organisasi yang menjadi kesuksesan dalam melakukan tugas pokok dan fungsi? Proses kerja akreditasi yang dilakukan oleh semua sdm yang terlibat Kenapa dinyatakan kritis? Karena proses tersebut menjadi tonggak dari mutu jaminan pendidikan tinggi kesehatan di Indonesia nantinya. Siapa yang bertanggungjawab dan terlibat untuk itu kegiatan-kegiatan tersebut? Semua stakeholder pada organisasi Bagaimana mengenai lingkungan organisasi Pak? Apakah, ada ketidakpastian yang menyebabkan organisasi berubah? Tentu saja ada. Anda bisa lihat pada saat ini (keadaan sedang rapat) banyak masukan dan mungkin akan dilakukan perubahan pada standar instrumen penilaian beberapa program studi. Selain itu, perundang-undangan yang tidak jelas dan sering berubah. Terutama peraturan pemerintah atas LAM. Ketidakpastian suatu hal yang pasti.



100

Lampiran Transkrip Wawancara (Konfirmasi) Expert Nara Sumber

:

Ibu Emi Nurjasmi

Jabatan

:

Expert Assessor LAMPTKes

P:

Apakah ada ketergantungan pada saat Ibu melaksanakan proses kerja akreditasi?

NS:

Ya, tentu saja. Bisa dilihat ketika Anda melakukan observasi dan membaca SOP.

P:

Apakah pekerjaan/ tugas yang Anda lakukan terstruktur?

NS:

Ya.

P:

Informasi/ data/ pengetahuan apa yang unik/ berbeda antara masing-masing bidang kesehatan?

NS:

Yang berbeda hanya dari bidang kompetensinya saja, perbedaan dari kurikulumnya.

P:

Bagaimana cara untuk menilai prodi pada saat proses akreditasi?

NS:

Sudah disediakan SOP dan form instrumen penilaian.

P:

Standar apa yang digunakan?

NS:

Standar dari BANPT dan LAMPTKes ditambah pengalaman dan jam terbang Asesor pada saat menilai pin yang harus menggunakan expert judgement.

P:

Apakah proses kerja Akreditasi selalu berubah-ubah?

NS:

Ya, terkadang. Bergantung pada keputusan dan dikeluarkannya standard.

P:

Apakah lingkungan kerja memiliki ketidakpastian?

NS:

Ya, tentu saja. Mulai dari aturan-aturan hingga prosedur kerja. Tapi tidak begitu sering.

P:

Bagaimana cara untuk mendapatkan pengetahuan pada proses kerja akreditasi?

NS:

Melalui pelatihan yang terstruktur dan sering berbagi pengalaman.



101

(lanjutan) Nara Sumber Jabatan

: :

Bapak Nurul Falah Expert Validator LAMPTKes

P:

Apakah ada ketergantungan pada saat Bapak melaksanakan proses kerja akreditasi?

NS:

Ya, tentu saja. Bisa dilihat ketika Anda melakukan observasi dan membaca SOP. Di dalam membuat keputusan akreditasi diperlukan aktivitas desk evaluasi dan penilaian lapangan.

P:

Apakah pekerjaan/ tugas yang Anda lakukan terstruktur?

NS:

Ya.

P:

Informasi/ data/ pengetahuan apa yang unik/ berbeda antara masing-masing bidang kesehatan?

NS:

Yang berbeda hanya dari bidang kompetensinya saja, perbedaan dari kurikulumnya.

P:

Bagaimana cara untuk memutuskan nilai akreditasi bagi prodi?

NS:

Sudah disediakan SOP dan form instrumen penilaian. Kami melakukan rapat majelis. Pada saat rapat tersebut terdiri dari 9 orang validator termasuk ketua. Kami membandingkan hasil penilaian awal (desk evaluation) dan hasil nilai visitasi.

P:

Standar apa yang digunakan?

NS:

Standar dari BANPT dan LAMPTKes ditambah pengalaman dan jam terbang Asesor pada saat menilai pin yang harus menggunakan expert judgement.

P:

Bagaimana proses penilaian diantara validator? Pasti berbeda-beda?

NS:

Ya, tentu saja berbeda. Kami membawa dokumen hasil pemeriksaan pada kedua proses tersebut dan bukti-bukti kesesuaian. Dari situlah kami akan bisa membuat suatu pendapat. Pendapat-pendapat tersebut nantinya akan disintesiskan, dirangkum ditambah dengan pengalaman-pengalaman yang Kami miliki. Sehingga hasil nilai akreditasi bisa sesuai dengan kenyataan. Mudah-mudahan seperti itu.

P:

Apakah proses kerja Akreditasi selalu berubah-ubah?

NS:

Ya, terkadang. Bergantung pada keputusan dan dikeluarkannya standard.

P:

Apakah lingkungan kerja memiliki ketidakpastian?

NS:

Ya, tentu saja. Mulai dari aturan-aturan hingga prosedur kerja. Tapi tidak begitu sering.

P:

Bagaimana cara untuk mendapatkan pengetahuan pada proses kerja akreditasi?

NS:

Melalui pelatihan yang terstruktur dan sering berbagi pengalaman.



102

Lampiran Panduan Observasi Proses Kerja Akreditasi LAMPTKes

Observer Subjek Observasi Lokasi Observasi Waktu Observasi Model Observasi Variabel Observasi Dimensi Observasi

: : : : : :

Risna Sari Proses Desk Assessment Behavioral Checklist Aktivitas Organisasi

: Dimensi Proses Kerja Akreditasi Pada dimensi ini akan diobservasi kegiatan yang terjadi pada proses akreditasi. Tujuannya yaitu untuk mendapatkan gambaran proses kerja akreditasi dan melengkapi pengetahuan peneliti. Dimensi Aktivitas Pelaku Dimensi ini akan mengobservasi pekerjaan/ aktivitas pelaku dalam proses kerja akreditasi. Dimensi Aliran Data, Informasi, Knowledge Pada dimensi ini akan mengamati data, informasi, dan knowledge yang diperlukan dan dihasilkan dari kegiatan proses kerja akreditasi. Faktor Kontingensi Pengamatan ini untuk mendapatkan skala nilai dari faktorfaktor kontingensi. Yaitu nilai karakteristik pekerjaan dan nilai karakteristik pengetahuan.



103

Lampiran Observasi Rating Scale

Nama

:

Asesor 1

Observer Deskripsi Aktivitas Petunjuk

:

Risna Sari Menilai Karakteristik Pekerjaan Pada Proses Kerja Akreditasi Lingkari salah satu pilihan jawaban dari keterangan pilihan yang disediakan. Pilihan Y = Ya dan T = Tidak

:

: No

Item

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Interpedence) 1 2 3 4 5

Ya

Assessor selalu menerima file elektronik yang telah diverifikasi oleh sekretariat.

Y

Pada saat proses desk evauation Assessor memiliki kebergantungan dalam membuat keputusan penilaian terhadap Assessor lain.

Y

Assessor melaksanakan tugasnya setelah sekretariat memberikan surat tugas kepada Assessor yang diputuskan dalam rapat majelis.

Y

Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor setelah diputuskan dalam rapat Majelis.

Y

Sekretariat harus memberikan pernyataan kelengkapan dokumen hasil desk evaluasi yang diterima dari Assessor.

Y

Tidak

5 Nama

:

Asesor 2


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Interpedence) Assessor selalu menerima file elektronik yang telah diverifikasi oleh sekretariat. Pada saat proses desk evauation Assessor memiliki kebergantungan dalam membuat keputusan penilaian terhadap Assessor lain. Assessor melaksanakan tugasnya setelah sekretariat memberikan surat tugas kepada Assessor yang diputuskan dalam rapat majelis. Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor setelah diputuskan dalam rapat Majelis. Sekretariat harus memberikan pernyataan kelengkapan dokumen hasil desk evaluasi yang diterima dari Assessor.

Ya

:

Asesor 3

Observer

:

Risna Sari

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

0

0



104 (lanjutan) Deskripsi Aktivitas Petunjuk

:

:

Menilai Karakteristik Pekerjaan Pada Proses Kerja Akreditasi Lingkari salah satu pilihan jawaban dari keterangan pilihan yang disediakan. Pilihan Y = Ya dan T = Tidak

No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 4


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 5


:


:

: No 1 2

Item

0

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Interpedence) Assessor selalu menerima file elektronik yang telah diverifikasi oleh sekretariat.

Ya Y

Pada saat proses desk evauation Assessor memiliki kebergantungan

Y

Tidak



105

dalam membuat keputusan penilaian terhadap Assessor lain. 3 4 5

Assessor melaksanakan tugasnya setelah sekretariat memberikan surat tugas kepada Assessor yang diputuskan dalam rapat majelis. Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor setelah diputuskan dalam rapat Majelis. Sekretariat harus memberikan pernyataan kelengkapan dokumen hasil desk evaluasi yang diterima dari Assessor.

Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 6


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 7


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Nama

:

Asesor 8

Observer

:

Risna Sari

0

Ya

Tidak

Y Y Y Y Y



106

Deskripsi Aktivitas Petunjuk

:

:


No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 9


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 10


:


:

: No

Item

0

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Interpedence)

Ya

Tidak



107

1 2 3 4 5

Assessor selalu menerima file elektronik yang telah diverifikasi oleh sekretariat. Pada saat proses desk evauation Assessor memiliki kebergantungan dalam membuat keputusan penilaian terhadap Assessor lain. Assessor melaksanakan tugasnya setelah sekretariat memberikan surat tugas kepada Assessor yang diputuskan dalam rapat majelis. Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor setelah diputuskan dalam rapat Majelis. Sekretariat harus memberikan pernyataan kelengkapan dokumen hasil desk evaluasi yang diterima dari Assessor.

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 11


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 12


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Interpedence) Assessor selalu menerima file elektronik yang telah diverifikasi oleh sekretariat. Pada saat proses desk evauation Assessor memiliki kebergantungan dalam membuat keputusan penilaian terhadap Assessor lain. Assessor melaksanakan tugasnya setelah sekretariat memberikan surat tugas kepada Assessor yang diputuskan dalam rapat majelis. Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor setelah diputuskan dalam rapat Majelis.

Ya

Y

Sekretariat harus memberikan pernyataan kelengkapan dokumen hasil

Y

Tidak

Y

Y Y



108

desk evaluasi yang diterima dari Assessor. 5 Nama

:

Asesor 13


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

:

Asesor 14


:


:

: No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Ya

:

Asesor 15

Observer Deskripsi Aktivitas

:

Risna Sari Menilai Karakteristik Pekerjaan Pada Proses Kerja Akreditasi

:

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Nama

0

0



109

Petunjuk

:

Lingkari salah satu pilihan jawaban dari keterangan pilihan yang disediakan. Pilihan Y = Ya dan T = Tidak

No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

0

Nama

:

Asesor 1

Observer

:

Risna Sari


:

Menilai Karakteristik Pekerjaan Pada Proses Kerja Akreditasi

:

Lingkari salah satu pilihan jawaban dari keterangan pilihan yang disediakan. Pilihan Y = Ya dan T = Tidak

No

Item

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Uncertainty/ Certainty) 1 2 3 4 5

Ya

Assessor mengerjakan penilaian berdasarkan prosedur instrumen penilaian yang diberikan.

Y

Assessor mengerjakan pekerjaan lain selain melakukan penilaian terhadap borang akreditasi.

Y

Assessor mengikuti prosedur dan panduan secara tertulis saat Proses Desk Evaluasi

Y

Assessor selalu bertanya kepada anggota lain mengenai prosedur pekerjaan yang akan dilakukan.

Y

Assessor selalu ditugaskan sebagai Assessor Pada Kasus Akreditasi Berbeda.

Y

Tidak

5 Tanggal

:

Nama

:

Asesor 2

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2

Item

0

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Uncertainty/ Certainty) Assessor mengerjakan penilaian berdasarkan prosedur instrumen penilaian yang diberikan. Assessor mengerjakan pekerjaan lain selain melakukan penilaian terhadap borang akreditasi.

Ya

Tidak

Y Y



110

3 4 5

Assessor mengikuti prosedur dan panduan secara tertulis saat Proses Desk Evaluasi Assessor selalu bertanya kepada anggota lain mengenai prosedur pekerjaan yang akan dilakukan. Assessor selalu ditugaskan sebagai Assessor Pada Kasus Akreditasi Berbeda.

Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 3

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Uncertainty/ Certainty) Assessor mengerjakan penilaian berdasarkan prosedur instrumen penilaian yang diberikan. Assessor mengerjakan pekerjaan lain selain melakukan penilaian terhadap borang akreditasi. Assessor mengikuti prosedur dan panduan secara tertulis saat Proses Desk Evaluasi Assessor selalu bertanya kepada anggota lain mengenai prosedur pekerjaan yang akan dilakukan. Assessor selalu ditugaskan sebagai Assessor Pada Kasus Akreditasi Berbeda.

Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 4

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 5

Observer

:

Risna Sari


:


:



0

111

No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 6

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 7

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5



0

112

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 8

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 9

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 10

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2

Item

0

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Uncertainty/ Certainty) Assessor mengerjakan penilaian berdasarkan prosedur instrumen penilaian yang diberikan. Assessor mengerjakan pekerjaan lain selain melakukan penilaian terhadap borang akreditasi.

Ya

Tidak

Y Y



113

3 4 5

Assessor mengikuti prosedur dan panduan secara tertulis saat Proses Desk Evaluasi Assessor selalu bertanya kepada anggota lain mengenai prosedur pekerjaan yang akan dilakukan. Assessor selalu ditugaskan sebagai Assessor Pada Kasus Akreditasi Berbeda.

Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 11

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 12

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 13

Observer

:

Risna Sari


:


:



0

114

No 1 2 3 4 5

Item

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 14

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan


Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5

Tanggal

:

Nama

:

Asesor 15

Observer

:

Risna Sari


:


: No 1 2 3 4 5

Item

0

Keterangan

Karakterstik Pekerjaan (Uncertainty/ Certainty) Assessor mengerjakan penilaian berdasarkan prosedur instrumen penilaian yang diberikan. Assessor mengerjakan pekerjaan lain selain melakukan penilaian terhadap borang akreditasi. Assessor mengikuti prosedur dan panduan secara tertulis saat Proses Desk Evaluasi Assessor Tidak selalu bertanya kepada anggota lain mengenai prosedur pekerjaan yang akan dilakukan. Assessor selalu ditugaskan sebagai Assessor Pada Kasus Akreditasi Berbeda.

Ya

Tidak

Y Y Y Y Y 5



0

115

Lampiran Hasil Observasi Behaviour Proses Kerja Akreditasi Hasil observasi perilaku digambarkan dengan diagram proses bisnis dari proses akreditasi pada LAMPTKes.



116 PROSES KERJA AKREDITASI PROGRAM STUDI

FASILITATOR

SEKRETARIAT AKREDITASI

ASESOR/TIM ASESOR

MAJELIS

VALIDATOR

Mulai

Surat Elektronik

Membutuhkan Pendampingan?

Pemberitahuan Masa Berlaku Akan Habis

ya

Surat Elektronik Permintaan Pendapingan

Membuat Permintaan

tidak Penunjukan Fasilitator/ Pendamping

Membentuk Tim Persiapan Akreditasi

Persiapan

Surat Pemberitahuan Fasilitator (elektronik)

Pemberitahuan Penunjukan Surat Tugas Fasilitator

Laporan Fasilitator Rekomendasi Fasilitator

Identifikasi keabsahan

tidak

Layak Akreditasi?

Meneruskan Pendampingan Mengirimkan Berkas Akreditasi Formulir Kinerja Fasilitator

Kinerja Fasilitator Berkas‐Berkas Akreditasi ya

Mengirimkan Rekomendasi & Laporan

Verifikasi Kelengkapan Dokumen & Persyaratan Prodi

A

Mengadakan Rapat Majelis tidak Tim Asesor Terbentuk?

ya Daftar Tim Asesor Surat Tugas Asesor Pembuatan Surat Tugas Evaluasi Diri Borang Prodi Borang Pengelola Lampiran‐lampiran Jadwal & Rentang Waktu

Mengirimkan File Dalam Bentuk Elektronik

Hasil Penilaian Hasil Penilaian Hasil Penilaian

Pemeriksaan & Penilaian Mengirimkan Hasil Penilaian Bertanya Pada Fasilitator

Perlu Konfirmasi?

Validasi Berdiskusi Mengenai Jadwal Visitasi

ya

Valid?

Jadwal Visitasi Data Yang Dikonfirm asi

Menjawab Konfirmasi

Desk Evaluation

Membuat Surat Tugas Visitasi

Hasil Penilaian Desk

tidak

ya

Meminta Konfirmasi Asesor

Mensahkan & Mengirimkan Hasil Penilaian

ya

B Jadwal Visitasi

Surat Tugas Visitasi

A Pembahasan & Penyamaan Persepsi & Pembagian Tugas Menyiapkan Data Dokumen‐ Dokumen

Data Bertemu Prodi

Form Evaluasi Kinerja Asesor Melakukan Penilaian

Mengisi Form Kinerja

Pertemuan Membahas Hasil Visitasi

Mengirim Form Evaluasi

Form Penilaian Laporan‐Laporan Penilaian (ED,Borang Prodi, Borang Rekomendasi Unit) Form Evaluasi Kinerja Asesor Telah Diisi Penutupan: Berdiskusi membahas Berita Acara Dengan

Form Penilaian Laporan‐Laporan Penilaian (ED,Borang Rekomendasi(Elektron Prodi, Borang Unit) ik)

Asesmen Lapangan

Pengiriman Dokumen

Validasi Kelengkapan

Form Penilaian

Lengkap?

Laporan‐Laporan Penilaian (ED,Borang Prodi, Borang Unit) Rekomendasi(Elektronik) SETELAH LENGKAP

ya

Entry Data Hasil Asesmen

B

Hasil Penilaian Desk

Pengiriman Berkas

Validasi

Laporan Validasi Asesmen Lapangan

Kirim Ke Majelis

Laporan Validasi Asesmen Lapangan

Validasi

Memutuskan Status AKreditasi

Membuat SK, Sertifikat, Rekomendasi Tindak Lanjut

Keputusan Akreditasi

SK Sertifikat Rekomendasi Tindak Lanjut

Keputusan Status Akreditasi

Memantau Kepatuhan

Memperbaiki Sesuai Rekomendasi

tidak

Keberatan?

ya

Mengajukan Keberatan

Surat Keberatan (Eektronik)

Keberatan Prodi

Rapat Pleno

Surat Penolakan

Surat Re‐ Asesmen Lapangan

Membuat Surat Penolakan

Rencana Re‐ Asesmen Ulang

tidak

Layak?

ya

Selesai

Universitas Indonesia Perancangan model ..., Risna Sari, PPs-UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents