UNIVERSITAS INDONESIA

UNIVERSITAS INDONESIA

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI DALAM PERSPEKTIF TOTAL QUALITY MANAGEMENT METODE DEMING: STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

TESIS Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Humaniora (M.Hum)

MASYRISAL MILIANI 0706306945

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA PROGRAM PASCA SARJANA ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI DEPOK JULI 2010

Manajemen perpustakaan..., Masyrisal Miliani, FIB UI, 2010

KATA PENGANTAR Alhamdulillahirabbil ‘alamin, puji syukur kehadirat Allah SWT, berkat rahmat, limpahan hidayah serta inayah-Nya, peneliti dapat menyelesaikan penyusunan tesis ini dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Humaniora (M.Hum) Jurusan Ilmu Perpustakaan & Informasi Universitas Indonesia. Shalawat teriring salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah saw serta para keluarga, sahabat dan para pengikutnya yang taat dan setia hingga hari akhir. Setelah melalui masa dan usaha yang panjang, akhirnya saya dapat menyelesaikan tesis ini sebagai tugas akhir akademik yang tentunya hal ini tidak dapat saya lakukan dengan sepuluh jari yang ada, satu fikiran yang saya punya dan satu raga yang melekat di jiwa, tetapi semua itu dapat terwujud berkat doa, bimbingan, arahan dan motivasi dari: 

Bapak Fuad Gani, M.A selaku kepala Departemen Ilmu Perpustakaan UI

yang telah memberikan bimbingan dan motivasi baik secara langsung maupun tidak langsung. 

Ibu Tamara Adriani Susetyo-Salim, M.A dan ibu Laksmi, M.A selaku dosen

pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyelesaian tesis ini. 

Bapak Dr. Zulfikar Zen dan ibu Utami Hariyadi, M.Lib selaku pembaca yang

telah mengoreksi dan memberikan masukan-masukan yang sangat berarti dalam penulisan ini. 

Bapak dan Ibu dosen Departemen Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan

saya ilmu, wawasan, dan pengalaman yang Insya Allah kelak akan menjadi bekal bagi saya untuk dapat mengabdi bagi agama, nusa dan bangsa. Amin. 

Subdit Perpustakaan dan Beasiswa Departemen Agama Republik Indonesia,

terutama kepada Ibu Ida Nur Qosim beserta staf yang telah merintis memberikan beasiswa S2 bidang Ilmu Perpustakaan di Universitas Indonesia. Semoga program ini memberi manfaat yang besar bagi perkembangan perpustakaan. 

UPT Perpustakaan, khususnya Ibu Luki Wijayanti, M.Si yang telah

memberikan kesempatan kepada saya memperoleh berbagai informasi di Perpustakaan UI. 

Bapak Dr. Muhammad Zuhdi, selaku kepala Perpustakaan Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, dan Bapak/ibu informan yang telah viii Manajemen perpustakaan..., Masyrisal Miliani, FIB UI, 2010

memberikan kesempatan, waktu, dan tempat bagi peneliti untuk melakukan penelitian,

sekaligus

membantu

kelancaran

dalam

penelitian,

sehingga

terwujudnya penulisan ini berdasarkan data-data yang diperoleh. 

Ayahanda Drs. H. Masyhur Hasyim dan Ibunda Hj. Zaleha, S.Pdi tercinta

yang senantiasa tak henti berdoa dan memberikan seluruh cinta dan kasih sayang serta pengorbanan yang tak dapat saya gambarkan dalam bentuk apapun. 

Kakanda Hj. Masyrisal Miliana S.Pdi, M.A dan H. Memdoud al Muzhaffar,

Lc, M.A serta adinda Ahmad Zaidan Shobri, S.Pd tersayang yang selalu memberikan motivasi dan dorongan sehingga saya dapat menyelesaikan studi dan tugas akhir ini. 

Seluruh dosen dan pegawai UI, baik langsung maupun tidak langsung

membantu kelancaran saya dalam menempuh perkuliahan dari awal hingga akhir. 

Seseorang yang selalu memberi semangat dan bantuan yang sangat berarti.



Seluruh teman-teman seperjuangan di S2 ini, yang dengan luar biasa

membina semangat kekeluargaan dan berbagi suka dan duka selama masa studi. Dan akhirnya tidak lupa terima kasih untuk semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu, dari mulai dosen, karyawan, pustakawan, dan teman-teman, hanya kepada Allahlah saya serahkan atas segala balasannya. Semoga tesis ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Dengan kerendahan hati, saya menyadari bahwa tesis ini masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, dari lubuk hati yang paling dalam, saya mohon dibukakan pintu maaf yang sebesar-besarnya, dan besar harapan saya untuk segala kritik dan saran yang membangun.

Depok, 13 Juli 2010

Masyrisal Miliani

viii Manajemen perpustakaan..., Masyrisal Miliani, FIB UI, 2010

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : NPM : Program Studi : Departemen : Fakultas : Jenis karya :

Masyrisal Miliani 0706306945 Pascasarjana Ilmu Perpustakaan & Informasi Ilmu Perpustakaan & Informasi Ilmu Pengetahuan Budaya Tesis

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam Perspektif Total Quality Management Metode Deming: Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Beserta perangkat yang ada. Dengan hak bebas royalty non ekslusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Dibuat di : Depok Pada tanggal : 13 Juli 2010 Yang menyatakan,

Masyrisal

Miliani


DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ................................................................................... HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ...................................... SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ................................ HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... KATA PENGANTAR ………..................................................................... HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ................... ABSTRAK/ABSTRACT ............................................................................. DAFTAR ISI ............................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………

viii ix x xii

1. PENDAHULUAN .................................................................................... 1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................. 1.2 Rumusan Masalah ...................................................................... 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................ 1.4 Manfaat Penelitian ......................................................................

1 1 4 4 5

2. TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 2.1 Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................... 2.1.1 Manajemen Perpustakaan ................................................... 2.1.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi .......................................... 2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi .............................. 2.1.4 Perpustakaan Sebagai Organisasi Pelayanan di Perguruan Tinggi ................................................................................. 2.1.5 TQM di Perpustakaan Perguruan Tinggi .......................... . 2.2 Total Quality Management (TQM) ............................................. 2.2.1 Pengertian ........................................................................... 2.2.2 Sejarah ................................................................................ 2.2.3 Strategi ................................................................................ 2.2.4 Kendala …………………………………………………... 2.3 Metode Deming ..........................................................................

6 6 7 7 9 11 11 14 14 17 18 24 26

3. METODE PENELITIAN ....................................................................... 3.1 Pendekatan Penelitian .................................................................. 3.2 Metode Penelitian ........................................................................ 3.3 Pemilihan Informan ..................................................................... 3.4 Waktu dan Tempat Penelitian ..................................................... 3.5 Metode Pengumpulan Data ......................................................... 3.6 Analisis Data ...............................................................................

30 30 30 31 31 31 32


i iii iv v vi

4. HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................... 4.1 Profil Perpustakaan UIN Jakarta ................................................. 4.1.1 Sejarah Singkat ................................................................. 4.1.2 Visi dan misi ..................................................................... 4.1.3 Jenis Layanan ................................................................... 4.1.4 Organisasi Perpustakaan ................................................... 4.1.5 Sumber Daya Manusia ..................................................... 4.1.6 Koleksi Perpustakaan ....................................................... 4.2 Manajemen Pimpinan dan Pegawai Perpustakaan UIN Jakarta .. 4.2.1 Menetapkan tujuan ................................................. …... 4.2.2 Mempelajari pemikiran baru .………………………… 4.2.3 Mengurangi tingkat ketergantungan …………………… 4.2.4 Meningkatkan kualitas dan produktivitas …................... 4.2.5 Mengidentifikasi masalah …............................................ 4.2.6 Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan ................. 4.2.7 Menciptakan sistem atau metode pengawasan modern ... 4.2.8 Menghilangkan rasa takut ............................................... 4.2.9 Menghilangkan batasan atasan bawahan ........................ 4.2.10 Menghilangkan semboyan, slogan, poster, desakan dan target bagi pekerja .......................................................... 4.2.11 Meninjau ulang standar kerja ….................................... 4.2.12 Mengapresiasi pegawai ................................................... 4.2.13 Membuat suatu program berkelanjutan …....................... 4.2.14 Menyusun tim evaluasi ..................................................

34 34 34 36 37 38 39 39 39 40 42 43 44 45 46 48 50 51

5. PENUTUP ................................................................................................ 5.1 Kesimpulan ................................................................................. 5.2 Saran ............................................................................................

60 60 61

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ LAMPIRAN-LAMPIRAN ………………………..………………………

63


53 55 56 57 58

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Catatan Lapangan ....................................................................

1

Lampiran 2. Daftar nama pegawai Perpustakaan Utama UIN Jakarta ........

16

Lampiran 3. Koleksi bahan pustaka Perpustakaan Utama UIN Jakarta ......

18

Lampiran 4. Statistik peminjaman, pengembalian dan pengunjung ............

20

Lampiran 5. Daftar uraian tugas unit kerja Perpustakaan Utama UIN Jakarta 21


ABSTRAK Nama Program Studi Judul

: Masyrisal Miliani : Pascasarjana Ilmu Perpustakaan & Informasi : Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam Perspektif Total Quality Management Metode Deming: Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Penelitian ini mengenai manajemen perpustakaan perguruan tinggi dalam perspektif total quality management dengan menggunakan metode Deming di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode analisis studi kasus. Penelitian ini ditujukan untuk mengidentifikasi manajemen yang dilakukan pimpinan dan pegawai Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilihat dari perspektif TQM, baik itu pemahaman dan strategi. Hasil penelitian ini adalah unsur pimpinan perpustakaan sebagian besar mengetahui mengenai Total Quality Management, namun belum memahami konsepnya secara keseluruhan. Dari 14 metode TQM yang dirumuskan oleh W. Edwards Deming, sebagian besar konsep sebenarnya sudah mulai dilakukan oleh perpustakaan ini. Kata kunci: Manajemen, Perpustakaan Perguruan Tinggi, Total Quality Management, Metode Deming.

ABSTRACT Name Study Program Title

: Masyrisal Miliani : Library and information science : Academic Library Management in Total Quality Management Perspective Deming Method: a case study in Syarif Hidayatullah State Islam University Library Jakarta.

This study is concerned about academic library management in total quality management perspective by deming method in Syarif Hidayatullah State Islam University Library Jakarta. This study used a qualitative approach with case study analysis method. This research is aimed to identify the type of leaders and employees management system used by them from the perspective of total quality management, both of understanding and strategy. The results of this study is the libary leaders know about the total quality management but have not known the concept overall. From 14 total quality management methods which were formulated by W. Edwards Deming, the majority of the concepts have been done by its library. Key word: Management, Academic Library, Total Quality Management, Deming’s Method.


BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan semakin beranekaragamnya teknologi canggih membawa perubahan pula pada individu dan masyarakat. Perubahan tersebut pada akhirnya akan mempengaruhi pula pada tuntutan kondisi keberadaan perpustakaan. Sebagai pusat sumber daya informasi, perpustakaan dituntut untuk mampu mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi yang dibutuhkan pemustakanya. Tujuan akhir tugas utama tersebut adalah mampu mewujudkan masyarakat yang tidak hanya mengkonsumsi informasi, tetapi sekaligus menjadi masyarakat yang mampu memproduksi informasi. Perubahan tersebut harus senantiasa

dihadapi

dan

diikuti

perkembangannya,

baik

oleh

lembaga

perpustakaannya maupun pustakawannya. Paradigma ini tentunya menuntut adanya perubahan yang signifikan bagi perpustakaan baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya sebagai unsur utama pembangunan di bidang informasi dan pelestarian intelektual budaya ini. Tujuan sebuah organisasi akan terealisasi secara baik hanya dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dan dibutuhkan. Mulai dari perencanaan, implementasi, sampai pada tahap evaluasi, sehingga informasi yang dimiliki dapat dijadikan sebagai rujukan untuk mewujudkan tujuan organisasi, karena dapat berpengaruh pada proses pengambilan sebuah keputusan dan kebijakan. Esensi Total Quality Management (TQM) adalah melibatkan dan memberdayakan seluruh karyawan dalam mengadakan perbaikan kualitas barang dan jasa secara berkelanjutan, yang dapat memberi kepuasan kepada konsumen. Dalam melaksanakan TQM, peran dan dukungan manajemen puncak adalah penting. (Rao, 1996, p. 56) TQM atau yang diterjemahkan dalam bahasa Indonesia sebagai manajemen mutu terpadu biasa digunakan dalam organisasi profit atau organisasi yang berorientasi pada keuntungan. Sejalan dengan perkembangannya, TQM diadopsi


dan diterapkan pada segala bentuk organisasi baik profit maupun non-profit. TQM selalu dimiliki oleh organisasi yang memiliki tujuan. Ini artinya TQM yang diterapkan adalah untuk mendukung terealisasinya tujuan organisasi. Dasar pemikiran perlunya TQM sangatlah sederhana, yakni bahwa cara terbaik agar dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global adalah dengan menghasilkan kualitas yang terbaik. Untuk menghasilkan kualitas yang terbaik diperlukan upaya perbaikan berkesinambungan terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan. Cara terbaik agar dapat memperbaiki kemampuan komponen-komponen

tersebut

secara

berkesinambungan

adalah

dengan

menerapkan TQM. Laura Rounds (1994) dalam penelitiannya mengatakan bahwa tegaknya suatu organisasi bergantung pada manusia yang terlibat di dalamnya menyangkut tentang pengawasannya, dokumentasinya, dan evaluasinya

yang efektif, baik

untuk individu maupun kegiatan organisasi itu sendiri, sehingga dapat dipahami bahwasanya prestasi setiap organisasi/institusi juga kemampuannya beradaptasi dengan pengaruh kompetitifnya perkembangan manajemen, sarana prasarana yang digunakan, tidak terkecuali untuk institusi pendidikan (kampus) dan perpustakaan. Di Indonesia, kajian mengenai TQM di lingkungan kepustakawanan pernah dilakukan sebelumnya oleh Cut Armansyah pada tahun 1998 dengan fokus penelitian kepada pimpinan-pimpinan perpustakaan yang ada di Jakarta dan menghasilkan kesimpulan bahwa sebagian pimpinan perpustakaan di Jakarta mengetahui mengenai konsep TQM, serta konsep TQM ini belum sepenuhnya diterapkan di perpustakaan, namun sebagian dari mereka sudah siap mengimplementasikan TQM di perpustakaan mereka, oleh karena itu peneliti ingin melakukan penelitian ini di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Perpustakaan perguruan tinggi adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang bersama dengan unit lain turut menunjang pelaksanaan Program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Pendidikan atau Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sumber pembelajaran serta sumber intelektual yang amat penting dalam fungsinya sebagai pusat layanan informasi yang diperlukan oleh sivitas akademika dan merupakan


unsur vital dalam mendukung program pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut. Untuk menunjang pelaksanaan fungsi tersebut, perpustakaan harus memiliki sistem menajemen yang baik, dan yang selalu dievaluasi kinerjanya. Oleh karena itu peneliti ingin melihat sistem manajemen perpustakaan ini dengan peningkatanpeningkatan yang terus berjalan dan semakin dioptimalkan serta manajemen yang mengalami penurunan, dengan sistem Total Quality Management (TQM). Pembahasan mengenai metode TQM difokuskan pada tiga pakar utama yang merupakan pionir dalam pengembangan TQM. Mereka adalah W. Edwards Deming, Joseph M. Juran dan Philip B. Crosby. Dan dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode W. Edwards Deming atau yang biasa disebut metode Deming, yang banyak dianggap sebagai bapak dari gerakan TQM. Sebagai langkah awal, peneliti melakukan wawancara kepada beberapa pemustaka yang terdiri dari 5 mahasiswa dari tiap-tiap fakultas yang ada di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, yang dimintai pendapatnya mengenai jasa layanan perpustakaan. Pertanyaan yang diajukan antara lain adalah mengenai layanan dan fasilitas yang tersedia. Hasil sementara penelitian awal ini menunjukkan bahwa sebagian besar pemustaka merasa belum puas dengan layanan dan fasilitas yang tersedia, seperti koleksi yang masih dirasa kurang oleh pemustaka, ataupun layanan yang kurang baik yang mereka rasakan ketika menggunakan layanan perpustakaan. Selain kepada mahasiswa, wawancara juga dilakukan kepada kepala perpustakaan selaku pemegang kebijakan dalam pengelolaan perpustakaan, misalnya mengenai peningkatan sumber daya manusia, di Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah ini, sudah memasukkan program pelatihan ke dalam program kerja perpustakaan mereka, namun di sisi lain, dalam penelitian awal peneliti mendapati bahwa pemustaka masih merasa belum puas dengan layanan dan fasilitas yang ada. Hal ini juga menarik perhatian peneliti untuk mengetahui lebih mendalam mengenai perpustakaan ini karena fungsi dan peran perpustakaan sebagai excellent information center (pusat informasi yang unggul) akan sangat menunjang

dan

membantu

perguruan

tinggi

untuk

mewujudkan

dan

merealisasikan program sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi itu sendiri.


Keberadaannya tak terpisahkan dari perguruan tinggi,

yang sangat berperan

dalam menunjang proses pembelajaran. Perpustakaan merupakan jantung bagi sebuah perguruan tinggi. Tanpa adanya perpustakaan, sebuah perguruan tinggi akan kehilangan daya energinya. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi, dan kebutuhan semakin mendesak maka suatu keharusan untuk memberdayakan perpustakaan sebagaimana fungsinya yaitu sebagai jantung perguruan tinggi. Melalui penelitian ini diharapkan dapat diketahui apakah TQM dapat diterapkan di perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, sehingga dapat menjadi acuan demi pengembangan dan kemajuan perpustakaan perguruan tinggi.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, maka peneliti merumuskan masalah penelitian adalah: Bagaimana manajemen yang dilakukan pimpinan dan Sub Bagian Layanan Teknis dan Umum Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilihat dari perspektif TQM menurut konsep 14 Deming, baik itu secara pemahaman maupun strategi.

1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: Mengidentifikasi manajemen yang dilakukan pimpinan dan Subag Layanan Teknis dan Umum Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilihat dari perspektif TQM menurut konsep 14 Deming, baik itu secara pemahaman maupun strategi.


1.4 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu: a. Manfaat akademis Penelitian ini diharapkan dapat menjadi karya ilmiah yang memperkaya khazanah pengetahuan khususnya strategi TQM bagi pembaca tesis ini dan bagi pengembangan Ilmu Perpustakaan itu sendiri di lingkungan Perguruan Tinggi Agama Islam (PTAI) di Indonesia dan Perguruan Tinggi lainnya. b. Manfaat praktis Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta khususnya, dan perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi lain pada umumnya, dalam rangka meningkatkan kualitas perpustakaan.


BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi Pada masa globalisasi ini, manajemen sebuah organisasi menjadi salah satu pengetahuan yang perlu dipelajari secara serius oleh setiap anggota suatu organisasi. Perkembangan teknologi, tata kehidupan masyarakat dan lingkungan sosial lainnya mempengaruhi tata kerja dalam segala macam bentuk organisasi dimana di dalamnya memiliki lingkungan sosial, kultural, hukum, politik, ekonomi, teknologi dan fisik, sebagai ruang lingkupnya. Manajemen diperlukan dari pola pikir mendasar bahwa setiap pekerjaan dalam sebuah organisasi tidak dapat diselesaikan oleh individu, melainkan perlu diatur dan didesain sedemikian rupa sehingga menjadi organisasi yang solid, diantara anggota bekerjasama dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan bersama dapat dicapai secara maksimal. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian tentang perpustakaan juga mengalami perkembangan. Sebagaimana yang dikemukakan Sulistyo-Basuki (1991) bahwa perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi. Informasi meliputi produk intelektual dan artistik manusia.

Dalam melaksanakan aktivitas tersebut diperlukan ilmu

pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau nonformal di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Dalam pengertian ini keberadaan perpustakaan dititikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat sistem yang mengaturnya.


2.1.1 Manajemen perpustakaan Maju mundurnya suatu lembaga sangat dipengaruhi oleh sistem manajemen yang diberlakukan, terutama faktor manajer puncak. Pengangkatan jabatan kepala perpustakaan kadang-kadang tidak didasarkan pada pertimbangan kemampuan manajerial.

Hal ini tidak saja terjadi di perpustakaan sekolah, perpustakaan

umum, tetapi juga di perpustakaan perguruan tinggi. Akibatnya, pelaksanaan tugas-tugas manajerial tidak berdasarkan visi, misi, dan tujuan yang jelas karena memang mereka tidak memahaminya. Penataan manajeman yang sesuai akan berdampak pada perubahan orientasi. Oleh karena itu dalam penataan manajemen Lasa (2005, p. 52) mengatakan perlu dirumuskan dengan jelas tentang hal-hal sebagai berikut: a.

visi, misi, dan tujuan perpustakaan

b.

skill yang memadai

c.

sumber daya yang sesuai

d.

rencana kerja yang matang

e.

insentif yang layak

f.

perubahan sikap dan penampilan petugas

Pegawai perpustakaan perlu mengubah pola pikir dan penampilan. Anggapan bahwa menggunakan perpustakaan itu tidak efektif, merepotkan, dan lain-lain yang negatif, perlu diubah menjadi keyakinan bahwa pemakai adalah pelanggan, kepuasan pelanggan menjadi tujuan pelayanan perpustakaan.

2.1.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi di satu pihak dan civitas akademika serta perpustakaan umum pada pihak lainnya merupakan dua lembaga yang saling berkaitan dan saling membutuhkan. Civitas akademika serta masyarakat tidak akan dapat berkembang dan maju secara optimal tanpa perpustakaan, dan perpustakaan perguruan tinggi tanpa civitas akademika dan masyarakat tidak bermanfaat. Perpustakaan perguruan tingggi tidak saja terdapat di sebuah lingkungan perguruan tinggi, melainkan bisa juga terdapat di berbagai tempat yang memiliki visi misi ke arah perkembangan bangsa yang lebih maju. Perpustakaan perguruan


tinggi adalah pusat informasi yang didirikan dalam mendukung misi lembaga induknya dalam rangka menghasilkan pengetahuan. Dalam era digital, perpustakaan perguruan tinggi menghadapi berbagai tantangan baik dari dalam (akademisi) yaitu dosen, karyawan maupun mahasiswa yang mana mereka dapat membeli atau membangun portal mereka sendiri untuk memenuhi kebutuhannya tanpa harus pergi ke perpustakaan. Dapat dibayangkan bagaimana yang terjadi di masa yang akan datang? Prediksinya

adalah

bahwa

perpustakaan

yang

tidak

mengikuti

perkembangan akan kehilangan pemustakanya. Dan sebaliknya bagi perpustakaan yang mengikuti perkembangan akan “menahan nafas” karena cepatnya perubahan sementara SDM dan anggaran tidak secepat perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan. Dalam Undang–Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007 pasal 29 ayat 1 dan 2 disebutkan bahwa: 

Tenaga teknis perpustakaan.

Yang dimaksud dengan tenaga teknis perpustakaan adalah tenaga non-pustakawan yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi perpustakaan, misalnya, tenaga teknis komputer, tenaga teknis audio-visual, dan tenaga teknis ketatausahaan. 

Pustakawan

Pustakawan sebagaimana dimaksud harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan standar nasional perpustakaan. Artinya pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/ atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan perpustakaan. Jadi peran dan tanggug jawab pengelola sebuah perpustakaan sangatlah penting yang berpengaruh terhadap majunya lembaga perpustakaan itu.


2.1.3 Fungsi perpustakaan perguruan tinggi Menurut Wiji Suwarno (2010, p. 7) ada beberapa fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut: Fungsi Edukasi Dalam hal ini jelas, bahwa tugas pokok Perpustakaan Perguruan Tinggi ialah menunjang program Perguruan Tinggi yang salah satunya adalah bersifat edukasi. Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa, cara belajar mahasiswa pada sebuah perguruan tinggi lebih bersifat serba aktif, hal ini terlihat dengan adanya kegiatan belajar terstruktur dan belajar mandiri sebagai tuntutan dari sistem SKS (Sistem Kredit Semester). Peranan dosen dalam hal ini bukan “mengajar” mahasiswa lagi , tetapi lebih tepat “membelajarkan” mahasiswa. Seorang mahasiswa lebih dituntut untuk membaca sebanyak mungkin bahan bacaan yang ada di perpustakaan, terutama bahan bacaan yang berhubungan dengan mata kuliah yang sedang ditempuh. Terkadang tidak mengherankan bila ada mahasiswa yang lebih menguasai bahan ajar daripada dosennya. Ini sering terjadi dan merupakan kenyataan dimana seorang dosen terkadang kewalahan menghadapi mahasiswa

yang

bertipe

agresif

karena

banyak

membaca.

Fungsi Informasi Peranan perpustakaan, disamping sebagai sarana pendidikan juga berfungsi sebagai pusat informasi. Diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi pemakai (user). Terkadang memang tidak semua informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dipenuhi, karena memang tidak ada perpustakaan yang dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakai. Untuk itu dibutuhkan peran pustakawan yang bisa memberikan arahan kemana sebaiknya mencari informasi yang dibutuhkan, misalnya dengan menggunakan layanan rujukan dan media internet. Fungsi Riset (Penelitian) Salah satu fungsi dari Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah mendukung pelaksanaan riset yang dilakukan oleh civitas akademika melalui penyediaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian. Informasi yang diperoleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi penelitian. Kecuali penelitian yang akan dilakukan merupakan penelitian yang


berkelanjutan. Oleh karena itu, melalui fungsi riset diharapkan karya-karya penelitian yang dilakukan oleh civitas akademik akan semakin berkembang. Fungsi Rekreasi Perpustakaan disamping berfungsi sebagai sarana pendidikan, juga berfungsi sebagai tempat rekreasi. Tentunya rekreasi yang dimaksud disini bukan berarti jalan-jalan untuk liburan, tetapi lebih berhubungan dengan ilmu pengetahuan. seperti dengan cara menyajikan koleksi yang menghibur pembaca misalnya bacaan humor, cerita perjalanan hidup seseorang, novel, dan lain-lain. Dari beberapa fungsi yang telah dijabarkan diatas, terlihat demikian luasnya fungsi perpustakaan bagi pemakainya, terutama bagi civitas akademik. Tetapi besarnya fungsi perpustakaan tersebut, terkadang belum dibarengi dengan perhatian lebih kepada perpustakaan. Masih ada sebagian Perpustakaan Perguruan Tinggi yang belum bisa melakukan tugas dan fungsinya secara optimal. Hal ini diakibatkan adanya kendala yang terkadang sulit dipecahkan, misalnya dalam memenuhi kebutuhan sumber daya manusia (SDM) dan sarana dalam pelaksanaan tugas. Adanya aturan-aturan dalam rangka pengadaan SDM atau peralatan perpustakaan merupakan salah satu faktor utamanya. Selain itu , perbandingan antara pemakai yang dilayani dengan petugas yang ada belum sesuai. Padahal sebuah Perpustakaan Perguruan Tinggi, walaupun itu perpustakaan yang ada di sebuah fakultas, membutuhkan beberapa orang tenaga pengelola. Karena pada dasarnya, kegiatan di perpustakaan bukan hanya melayani peminjaman dan pengembalian buku saja, tetapi meliputi juga penanganan administrasi, pengadaan, pengolahan, sirkulasi dan referensi. Apalagi dizaman teknologi informasi sekarang ini. Informasi yang beredar begitu pesat perkembangannya, perpustakaan dituntut untuk bisa menyeimbangkan antara informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dengan informasi yang tersedia di perpustakaan. Disinilah dibutuhkan peran pustakawan yang terlatih dan profesional untuk bisa menghadapi kondisi tersebut.


2.1.4

Perpustakaan sebagai organisasi pelayanan di perguruan tinggi Perpustakaan sebagai organisasi nonprofit dapat diarahkan untuk mencari

keuntungan bahkan sangat mungkin menjadi organisasi bisnis. Untuk itu perlu adanya redefinisi perpustakaan, perubahan visi dan misi serta struktur organisasi yang mampu mencakup fungsi-fungsi produksi, hubungan kerjasama, pemasaran data, tenaga yang handal, dan lainnya. (Suwarno, 2009, p. 29). Perpustakaan sebagai organisasi publik memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat umum dengan mengutamakan kepuasan pemustaka. Hal ini berbeda dengan organisasi bisnis yang memberikan layanan umum, tetapi diutamakan yang memberikan keuntungan. Namun di antara organisasi profit dan nonprofit terdapat tugas yang sama, yakni pelayanan masyarakat (Lasa, 2005, p. 51). Demikian perpustakaan perguruan tinggi, memiliki tugas yang tidak berbeda dengan tugas perpustakaan secara umum, yakni melayani masyarakat perguruan tinggi yang terdiri dari mahasiswa, karyawan, dan dosen. Untuk memudahkan koordinasi, diperlukan struktur yang mengatur pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab kepada individu maupun kelompok dengan segala hak, kewajiban dan fasilitas lain. Oleh karena itu, dalam setiap penyusunan struktur organisasi perlu diperhatikan kompleksitas, formalitas, dan strukturisasi.

2.1.5

TQM di Perpustakaan Perguruan Tinggi

Di Indonesia, perpustakaan yang bernaung di bawah institusi pendidikan, seolah-olah

telah

disemangati

dengan

munculnya

UU

No.43

tentang

Perpustakaan, dimana salah satu ayatnya memberikan harapan bahwa setiap penyelenggara

pendidikan

wajib

menyelenggarakan

perpustakaan,

dan

operasionalnya dianggarkan 5% dari seluruh anggaran institusinya. (UU No.43 Tahun 2007). Dengan demikian terjadi pula perubahan paradigma sebagai tanda gerak dinamisnya suatu perpustakaan. Perubahan paradigma terutama dipicu pula oleh perkembangan teknologi informasi, sehingga e-learning, e-university, dan sejenisnya mulai banyak dibicarakan dan diusahakan (Suwarno, 2010, p. 18). Begitu

juga

dengan

perubahan

pengelolaan

menyangkut

badan

penyelenggaraan pendidikan tinggi, baik yang diselenggarakan pemerintah


maupun swasta. Perguruan tinggi tidak hanya perlu dilihat sebagai pusat ilmu pengetahuan, pusat penelitian, dan pusat pengabdian kepada masyarakat, tetapi juga suatu entitas korporat „‟penghasil ilmu pengetahuan‟‟ yang perlu „‟bersaing‟‟ untuk menjamin kelangsungan hidup. Persaingan, sebagaimana dialami oleh perusahaan profit, meliputi persaingan di bidang mutu, harga, dan layanan (Mandey, 2009, p. 7). Perguruan tinggi sebagai suatu entitas non profit, menghadapi hal yang sama pula. Pengelolaan semuanya memerlukan

pengetahuan dan ketrampilan

manajemen, yaitu manajemen perguruan tinggi dan pendidikan tinggi, istilahnya sering saling dipertukarkan dengan anggapan mempunyai arti sama, sedangkan sebenarnya mempunyai arti yang berlainan. Pendidikan tinggi adalah pendidikan pada jalur pendidikan sekolah pada jenjang yang lebih tinggi daripada pendidikan menengah di jalur pendidikan sekolah. Sebaliknya, perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi. Pendidikan tinggi, menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 60 Tahun 1999, dengan tujuan pendidikan tinggi adalah sebagai berikut: a. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik dan atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan atau memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi dan atau kesenian. b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional. c. Pendidikan tinggi terdiri atas pendidikan akademik dan pendidikan profesional. Pendidikan akademik merupakan pendidikan yang diarahkan, terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan, sedangkan pendidikan profesional merupakan pendidikan yang diarahkan terutama pada kesiapan penerapan keahlian tertentu. Perguruan tinggi menyelenggarakan tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat. Perguruan tinggi merupakan kegiatan dalam upaya menghasilkan manusia terdidik. Penelitian merupakan kegiatan telaah taat kaidah dalam upaya menemukan kebenaran dan


atau menyelesaikan masalah dalam ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian.

Pengabdian

kepada

masyarakat

merupakan

kegiatan

yang

memanfaatkan ilmu pengetahuan dalam upaya memberikan sumbangan demi kemajuan masyarakat. Perguruan tinggi dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi, institut atau universitas. Adanya sistem manajemen mutu dalam suatu institusi perguruan tinggi, menjamin terlaksananya perbaikan mutu secara berkelanjutan. Dalam penerapan TQM, institusi harus menyusun sistem mutu dalam bentuk pedoman mutu (quality manual), tertulis sebagai acuan bagi semua orang yang terlibat dalam pencapaian standar-standar kinerja mutu yang ditetapkan. Mandey (2009, p. 34) mengatakan bahwa implementasi sistem manajemen mutu harus diaudit secara berkala dalam rangka memperoleh masukan untuk manajemen review untuk penyempurnaan sistem itu sendiri. Perencanaan sistem mutu merupakan serangkaian langkah-langkah penting yaitu: 1. Menetapkan apa yang akan dikerjakan. 2. Mencari dan menetapkan metoda-metode dan prosedur yang diperlukan untuk menjamin mutu. 3. Mendokumentasikan apa yang akan dikerjakan (pedoman, metode, prosedur tertulis (prosedur operasional standar) atau sop. 4. Melaksanakan kegiatan sesuai apa yang disepakati secara tertulis. 5. Menyiapkan bukti-bukti tentang apa yang dikerjakan (memungkinkan informasi ini digunakan pihak lain). 2.2 Total Quality Management (TQM) TQM sangat populer di lingkungan organisasi profit, khususnya di lingkungan berbagai badan usaha atau perusahaan dan industri, yang telah terbukti keberhasilannya dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya masing–masing dalam kondisi bisnis yang kompetitif. Kondisi seperti ini telah mendorong berbagai pihak untuk mempraktekannya di lingkungan organisasi nonprofit termasuk di lingkungan lembaga pendidikan. TQM merupakan sistem manajemen yang berfokus pada semua orang/tenaga kerja, bertujuan untuk terus menerus meningkatkan nilai yang


diberikan bagi pelanggan dengan biaya penciptaan yang lebih rendah daripada nilai suatu produk. Konsep TQM ini memerlukan komitmen semua anggota organisasi terhadap perbaikan seluruh aspek manajemen organisasi.

2.2.1

Pengertian Pada dasarnya TQM adalah suatu proses atau gerakan yang dapat membantu

organisasi menemukan atau memahami kebutuhan pelanggan atau hal-hal lain yang membuat suatu perubahan yang lebih efektif (Budd, 2005, p. 255). Sementara itu menurut Nawawi (2005, p. 78) manajemen mutu terpadu adalah manajemen fungsional dengan pendekatan yang secara terus menerus difokuskan pada peningkatan kualitas, agar produknya sesuai dengan standar kualitas dari masyarakat yang dilayani dalam pelaksanaan tugas pelayanan umum (public service) dan pembangunan masyarakat (community development). Konsepnya bertolak

dari

manajemen

sebagai

proses

atau

rangkaian

kegiatan

mengintegrasikan sumber daya yang dimiliki, yang harus diintegrasi pula dengan pentahapan pelaksanaan fungsi–fungsi manajemen, agar terwujud suatu kegiatan yang memproduksi sesuatu yang berkualitas. Setiap pekerjaan dalam manajemen mutu terpadu harus dilakukan melalui tahapan perencanaan, persiapan (termasuk bahan dan alat), pelaksanaan teknis dengan metode kerja atau cara kerja yang efektif dan efisien, untuk menghasilkan produk berupa barang atau jasa yang bermanfaat bagi masyarakat. Tjiptono (2003, p. 14) mengartikan TQM sebagai perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan pengertian serta kepuasan pelanggan. Dengan kata lain bahwa yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Menurut Cassio seperti yang dikutip oleh Nawawi (2005, p. 10), ia memberi pengertian sebagai berikut: “TQM is a philosophy and set of guiding principles that represent the foundation of a continuously improving organization, include seven broad components:


1. A focus on the customer or user of a product or service, ensuring the customer’s need an expectations are satisfied consistently. 2. Active leadership from executives to establish quality as a fundamental value to be incorporated into a company’s management philosophy. 3. Quality concept (e.g. statistical process control or computer assisted design, engineering, and manufacturing) that are thoroughly integrated throughout all activities of or a company. 4. A corporate culture, established and reinforced by top executives, that involves all employees in contributing to quality improvement. 5. A focus on employee involvement, teamwork, and training at all levels in order to strengthen employee commitment to continuous quality improvement. 6. An approach to problem solving that is based on continuously gathering, evaluating, and acting on facts and data in a systematic manner. 7. Recognition of suppliers as full partners in quality management process. TQM adalah sebuah filosofi dan kumpulan panduan prinsip-prinsip yang merepresentasikan suatu fondasi peningkatan organisasi yang terus menerus, yang meliputi 7 (tujuh) komponen, yaitu: fokus kepada pengguna produk atau layanan, kepemimpinan yang aktif di tingkat eksekutif, konsep kualitas, fokus kepada keterlibatan pegawai, pendekatan kepada pemecahan macula dan pengakuan dari penyedia sebagai partner penuh dalam proses kualitas manajemen. Demikian juga halnya dengan Handoko (1998, p. 8) mengemukakan pengertian TQM dengan merinci istilahnya, yaitu:

pertama, pengertian total

menunjukkan bahwa TQM merupakan strategi organisasi menyeluruh yang melibatkan semua jenjang dan jajaran manajemen dan karyawan. Setiap orang terlibat dalam proses TQM. Lebih lanjut, kata “total” berarti bahwa TQM mencakup tidak hanya pemustaka akhir dan pembeli eksternal saja, tetapi juga pelanggan internal, pemasok bahkan personalia yang mendukung. Kedua, pengertian kualitas bukan berarti sekedar produk bebas cacat, tetapi TQM lebih menekankan pelayanan kualitas. Kualitas didefinisikan oleh pelanggan, bukan organisasi atau manajer suatu departemen pengendalian kualitas. Kenyataan bahwa harapan pelanggan bersifat individual dan tergantung pada latar belakang sosial ekonomis dan karakteristik demografis, mempunyai implikasi penting karena kualitas bagi semua pelanggan mungkin tidak sama bagi pelanggan lain. Tantangan TQM adalah menyajikan kualitas bagi pelanggan.


Ketiga, pengertian manajemen dimaksudkan bahwa TQM merupakan pendekatan manajemen, bukan pendekatan teknis pengendalian kualitas yang sempit.

Pendekatan

TQM

sangat

berorientasi

pada

manajemen

SDM.

Implementasi TQM mensyaratkan berbagai perubahan organisasional dan manajerial total dan fundamental, yang mencakup misi, visi, orientasi strategis, dan lain lain. Dalam konteks perpustakaan dapat dikatakan bahwa TQM mengacu pada kekuatan manajemen perpustakaan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan, produk atau informasi yang dikelola, SDM, dan infrastruktur.. Menurut Tjiptono (2003), pendekatan TQM hanya dapat dicapai dengan memperhatikan karakteristiknya, yaitu fokus pada pelanggan, baik internal maupun eksternal, memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas, menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, memiliki komitmen jangka panjang, membutuhkan kerja sama tim, memperbaiki proses secara berkesinambungan, menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, memberikan kebebasan yang terkendali, memiliki kesatuan tujuan, dan adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

2.2.2

Sejarah Evolusi gerakan total quality dimulai dari masa studi waktu dan gerak oleh

Federick Taylor pada tahun 1920-an. Aspek yang paling fundamental dari majemen ilmiah adalah adanya pemisahan antara perencanaan dan perlaksanaan. Meskipun pembagian tugas telah menimbulkan peningkatan besar dalam hal produktivitas, sebenarnya konsep pembagian tugas tersebut telah menyisihkan konsep lama mengenai keahlian/keterampilan. Individu yang sangat terampil melakukan semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk yang berkualitas. Manajemen ilmiah Taylor mengatasi hal ini dengan membuat perencanaan tugas manajemen dan tugas tenaga kerja. Untuk mempertahankan kualitas produk dari jasa yang dihasilkan maka dibentuklah departemen kualitas yang terpisah. Seiring dengan meningkatnya volume dan kompleksitas pemanufakturan, kualitas juga menjadi hal yang semakin sulit.


Volume dan

kompleksitas

mendorong timbulnya quality engineering pada tahun 1920-an dan reliability engineering pada tahun 1950-an. Quality engineering sendiri mendorong timbulnya penggunaanan metode-metode statistik dalam pengendalian kualitas, yang akhirnya mengarah pada konsep control charts and statistical process control.

Kedua konsep terakhir ini merupakan aspek fundamental dari total

quality management.(Rao:1996, p. 57) Sekalipun konsep TQM banyak yang dipergunakan oleh perkembanganperkembangan di Jepang, tetapi tidak dapat dinyatakan bahwa TQM adalah bentukan made in Japan. Hal ini dikarenakan banyak aspek TQM yang bersumber dari Amerika (Bounds, 1994, p. 12).

2.2.3

Strategi TQM merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem

manajemen kualitas. Dengan kata lain, sasaran bagi organisasi atau institusi pengguna TQM adalah untuk meningkatkan kualitas layanan organisasinya demi mencapai kepuasan pelanggan atau konsumennya. Rounds (1994, p. 51) menambahkan bahwa guna meningkatkan kualitas, perlu dipertimbangkan tentang beberapa hal, yaitu: a.

Strong leadership Sebuah kepemimpinan yang memiliki tiga kemampuan, yaitu pertama adalah strategic thinking, untuk menyusun rencana, mengartikulasikan dan mengkomunikasikan tujuan organisasi menjadi sebuah strategi dan visi. Kemampuan kedua adalah innovative thinking. Kemampuan ini diperlukan untuk mengadaptasikan dengan perkembangan organisasi. Kemampuan yang ketiga adalah kemampuan mensinergikan berbagai masalah dan membuat keputusan yang tepat.

b.

Vision and Mission Sebuah cita-cita dan pandangan organisasi guna memperjelas

arah laju

perkembangan organisasi. Visi merupakan perencanaan berskala besar dan berorientasi pada masa depan yang lebih jauh atau kondisi yang ingin dicapai organisasi di masa depan. Sedangkan misi merupakan penjabaran visi untuk tujuan yang lebih dekat.berupa langkah-langkah kongkrit setiap kegiatan.


c.

Staff training Perlunya organisasi memiliki kegiatan training terhadap staf untuk memberikan pembekalan dan keterampilan sehingga menguasai bidang tugasnya dengan baik.

d.

Internal and external communication Perlunya kemampuan organisasi, dalam hal ini staf maupun pimpinan, untuk melakukan komunikasi, baik ke dalam organisasi itu sendiri maupun dengan lingkungan di luar organisasi.

Kemampuan ini diperlukan untuk menjaga

keharmonisan hubungan antar staf maupun pimpinan serta menjalin kerjasama dengan organisasi lain. Untuk itu diperlukan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. Menurut Rao (1996, p. 62), bahwa ada empat prinsip utama dalam TQM, yaitu: a.

Kepuasan pelanggan. Ketika membahas konsep mengenai kualitas dan pelanggan dalam TQM,

maka pengertiannya harus diperluas. Kualitas tidak lagi hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi tertentu, melainkan kualitas tersebut ditentukan oleh pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan eksternal. Dalam konteks perpustakaan, berarti kualitas tidak sebatas pada kriteria tertentu, tetapi kualitas justru ditentukan oleh pemustaka, baik yang berasal dari dalam lembaga maupun dari luar lembaga. b.

Respek terhadap setiap orang Setiap karyawan dipandang sebagai individu yang memiliki talenta dan

kreativitas tersendiri yang unik. Dengan demikian karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling bernilai. Oleh karena itu, setiap orang dalam organisasi diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan.

Dalam

konteks kepustakawanan, Pustakawan dipandang sebagai individu yang dinamis, selalu bergerak menuju perkembangan diri yang berorientasi pada kemajuan perpustakaan tempatnya bekerja.


c.

Manajemen berdasarkan fakta Perusahaan kelas dunia berorientasi pada fakta. Artinya, setiap keputusan

selalu didasarkan pada data, bukan sekedar pada perasaan. Demikian pula perpustakaan, idealnya setiap kebijakan yang diambil harus berdasar pada kondisi riil yang terjadi. d.

Perbaikan berkesinambungan Agar dapat sukses, perusahaan perlu melakukan proses secara sistematis

dalam melaksanakan perbaikan berkesinambungan. Konsep yang berlaku di sini adalah siklus PDCA (Plan, Do, Check, and Act), yang terdiri dari langkah perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan tindakan. Sedangkan menurut Jonas Hanson (2003,19) prinsip-prinsip TQM itu meliputi: top management commitment, focus on customer, fact based decision making, focus on processes, continuous improvement and everybody’s commitment Fokus kepada pelanggan merupakan hal penting yang harus diperhatikan, pelanggan adalah seorang raja yang harus kita hormati. Konsep utama daripada TQM ini adalah peningkatan kualitas guna meraih keuntungan, memperkecil kesalahan di awal yang bersinerji, kepemimpinan, serta pengakuan dan penghargaan. Belajar kepada terdahulu, efisiensi di segala bidang, serta yang tidak kalah penting lagi yaitu evaluasi. Di lingkungan organisasi non-profit, khususnya perpustakaan, penetapan kualitas produk dan kualitas proses untuk mewujudkannya, merupakan bagian yang tidak mudah dalam pengimplementasian TQM. Kesulitan ini disebabkan oleh ukuran produktivitasnya tidak sekedar bersifat kuantitatif, misalnya hanya dari jumlah koleksi dan komputer atau fasilitas lain yang berhasil diadakan, tetapi juga berkenaan dengan aspek kualitas yang menyangkut manfaat dan kemampuan memanfaatkannya. Merujuk pada pendapat Nawawi (2005, p. 65) ukuran produktivitas organisasi atau dalam hal ini perpustakaan dapat dibedakan sebagai berikut : a. Produktivitas Internal, berupa hasil yang dapat diukur secara kuantitatif, seperti jumlah atau prosentase koleksi yang telah diproses


pada satu tahun akademik atau hal lain sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. b. Produktivitas Eksternal, berupa hasil yang tidak dapat diukur secara kuantitatif, karena bersifat kualitatif yang hanya dapat diketahui setelah melewati tenggang waktu tertentu yang cukup lama. Begitu pula tentang adaptasi TQM dapat dikatakan sukses, jika menunjukkan gejala-gejala sebagai berikut : a. Tingkat konsistensi produk dalam memberikan pelayanan umum dan pelaksanaan pembangunan untuk kepentingan peningkatan kualitas SDM terus meningkat. b. Kekeliruan

dalam

bekerja

yang

berdampak

menimbulkan

ketidakpuasan dan komplain masyarakat yang dilayani semakin berkurang. c. Disiplin waktu dan disiplin kerja semakin meningkat d. Inventarisasi aset organisasi semakin sempurna, terkendali dan tidak berkurang/hilang tanpa diketahui sebab-sebabnya. e. Kontrol berlangsung efektif terutama dari atasan langsung melalui pengawasan melekat, sehingga mampu menghemat pembiayaan, mencegah penyimpangan dalam pemberian pelayanan umum dan pembangunan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. f. Pemborosan dana dan waktu dalam bekerja dapat dicegah. g. Peningkatan keterampilan dan keahlian bekerja terus dilaksanakan sehingga metode atau cara bekerja selalu mampu mengadaptasi perubahan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sebagai cara bekerja yang paling efektif, efisien dan produktif, sehingga kualitas produk dan pelayanan umum terus meningkat. Berkenaan dengan kualitas dalam pengimplementasian TQM, Wayne F. Cassio sebagaimana dikutip oleh Nawawi (2005) mengatakan : “Quality is the extent to which product and service conform to customer requirement”. Disamping itu Cassio juga mengutip pengertian kualitas dari The Federal Quality Institute yang menyatakan “quality as meeting the customer’s requirement the first time and every time, where costumers can be internal as wells external to the


organization”. Senada dengan itu Goetsh dan Davis seperti yang dikutip oleh Tjiptono dan Diana (1996, p. 76) memberikan suatu argumen bahwa kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Dilihat dari pengertian kualitas yang terakhir seperti tersebut di atas, berarti kualitas di lingkungan organisasi profit ditentukan oleh pihak luar di luar organisasi yang disebut konsumen, yang selain berbeda-beda, juga selalu berubah dan berkembang secara dinamis. TQM di lingkungan suatu organisasi non-profit termasuk di perpustakaan, tidak mungkin diwujudkan jika tidak didukung dengan tersedianya sumbersumber. Menurut Nawawi (2000, p. 71) beberapa di antara sumber-sumber kualitas tersebut adalah sebagai berikut : a. Komitmen Pucuk Pimpinan (Kepala Perpustakaan) terhadap kualitas. Komitmen ini sangat penting karena berpengaruh langsung pada setiap pembuatan keputusan dan kebijakan, pemilihan dan pelaksanaan program dan proyek, pemberdayaan SDM, dan pelaksanaan kontrol. Tanpa komitmen ini tidak mungkin diciptakan dan dikembangkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang berorentasi pada kualitas produk dan pelayanan umum. b. Manajemen Sistem Informasi Sumber ini sangat penting karena usaha mengimplementasikan semua fungsi manajemen yang berkualitas, sangat tergantung pada ketersediaan informasi dan data yang akurat, cukup/lengkap dan terjamin kekiniannya sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan tugas pokok organiasi. c. Sumberdaya manusia yang potensial SDM di lingkungan perpustakaan sebagai aset bersifat kuantitatif dalam arti dapat dihitung jumlahnya. Disamping itu SDM juga merupakan potensi yang berkewajiban melaksanakan tugas pokok organisasi (perpustakaan) untuk mewujudkan eksistensinya. Kualitas pelaksanaan tugas pokok sangat ditentukan oleh potensi yang dimiliki oleh SDM, baik yang telah diwujudkan dalam prestasi kerja maupun yang masih bersifat potensial dan dapat dikembangkan.


d. Keterlibatan semua fungsi Semua fungsi dalam organisasi sebagai sumber kualitas, sama pentingnya satu dengan yang lainnya, yang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Untuk itu semua fungsi harus dilibatkan secara maksimal, sehingga saling menunjang satu dengan yang lainnya. e. Filsafat perbaikan kualitas secara berkesinambungan Sumber-sumber kualitas yang ada bersifat sangat mendasar, karena tergantung pada kondisi pucuk pimpinan (kepala perpustakaan), yang selalu menghadapi kemungkinan dipindahkan, atau dapat memohon untuk dipindahkan. Sehubungan dengan itu, realiasi TQM tidak boleh digantungkan pada individu kepala perpustakaan sebagai sumber kualitas, karena sikap dan perilaku individu terhadap kualitas dapat berbeda. Dengan kata lain sumber kualitas ini harus ditransformasikan

pada

filsafat

kualitas

yang

berkesinambungan

dalam

merealisasikan TQM. Selain itu, sebagaimana dikatakan oleh lovelock (1992), baik tidaknya kualitas jasa tergantung pada kemampuan penyedia jasa dalam memenuhi harapan pelanggannya secara konsisten. Semua sumber kualitas di lingkungan perpustakaan dapat dilihat manifestasinya melalui dimensi kualitas yang harus direalisasikan oleh pucuk pimpinan bekerjasama dengan warga perpustakaan yang ada dalam lingkungan tersebut. Menurut Nawawi (2005, p. 68) dimensi kualitas yang dimaksud adalah: a.

Dimensi kerja organisasi Kinerja dalam arti unjuk perilaku dalam bekerja yang positif, merupakan

gambaran konkrit dari kemampuan mendayagunakan sumber-sumber kualitas, yang berdampak pada keberhasilan mewujudkan, mempertahankan dan mengembangkan eksistensi organisasi (perpustakaan). b.

Iklim kerja Pemustakaan sumber-sumber kualitas secara intensif akan menghasilkan

iklim kerja yang kondusif di lingkungan organisasi, dalam iklim kerja yang diwarnai kebersamaan akan terwujud kerjasama yang efektif melalui kerja di dalam tim kerja, yang saling menghargai dan menghormati pendapat, kreativitas, inisiatif dan inovasi untuk selalu meningkatkan kualitas.


c.

Nilai tambah Pendayagunaan sumber-sumber kualitas secara efektif dan efisien akan

memberikan nilai tambah atau keistimewaan tambahan sebagai pelengkap dalam melaksanakan tugas pokok dan hasil yang dicapai oleh organisasi. Nilai tambah ini secara kongkrit terlihat pada rasa puas dan berkurang atau hilangnya keluhan pihak yang dilayani (pemustaka). d.

Kesesuaian dengan spesifikasi Pendayagunaan sumber-sumber kualitas secara efektif dan efisien

bermanifestasi pada kemampuan personil untuk menyesuaikan proses pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya dengan karakteristik operasional dan standar hasilnya berdasarkan ukuran kualitas yang disepakati. e.

Kualitas pelayanan Dampak lain yang dapat diamati dari pendayagunaan sumber-sumber

kualitas yang efektif dan efisien terlihat pada peningkatan kualitas dalam melaksanakan tugas pelayanan kepada pemustaka f.

Persepsi masyarakat Pendayagunaan sumber-sumber kualitas yang sukses di lingkungan

perpustakaan dapat diketahui dari persepsi masyarakat (brand image) dalam bentuk citra dan reputasi yang positif mengenai peran perpustakaan itu sendiri di masyarakat.

2.2.4

Kendala Faktor-faktor yang dapat menyebabkan kegagalan TQM antara lain

(Tjiptono, 2003): 1. Delegasi dan kepemimpinan yang tidak baik dari manajemen senior. Inisiatif upaya perbaikan kualitas secara berkesinambungan sepatutnya dimulai dari pihak manajemen dimana mereka harus terlibat secara langsung dalam pelaksanaannya. Bila tanggung jawab tersebut didelegasikan kepada pihak lain (misalnya kepada pakar yang digaji) maka peluang terjadinya kegagalan sangat besar.


2. Team mania. Organisasi perlu membentuk beberapa tim yang melibatkan semua karyawan. Untuk menunjang dan menumbuhkan kerjasama dalam tim, paling tidak ada dua hal yang perlu diperhatikan. Pertama, baik penyelia maupun karyawan harus memiliki pemahaman yang baik terhadap

perannya masing-

masing. Kedua, organisai harus melakukan perubahan budaya supaya kerjasama tim tersebut dapat berhasil. 3. Proses penyebarluasan (deployment). Ada organisasi yang mengembangkan inisiatif kualitas tanpa secara bersamaan mengembangkan rencana untuk menyatukannya ke dalam seluruh elemen organisasi. 4. Menggunakan pendekatan yang terbatas dan dogmatis. Ada pula organisasi yang hanya menggunakan pendekatan Deming, Juran atau Crosby dan hanya menerapkan prinsip-prinsip yang ditentukan disitu. Padahal tidak ada satu pun pendekatan yang disarankan oleh ketiga pakar tersebut maupun pakar-pakar kualitas lainnya yang merupakan satu pendekatan yang cocok untuk segala situasi. Bahkan para pakar kualitas mendorong organisasi untuk menyesuaikan program-program kualitas dengan kebutuhan mereka masing-masing. 5. Harapan yang terlalu berlebihan dan tidak realistis. Bila hanya mengirim karyawan untuk mengikuti suatu pelatihan selama beberapa hari, bukan berarti telah membentuk keterampilan mereka. Masih dibutuhkan waktu untuk mendidik, mengilhami dan membuat para karyawan sadar akan pentingnya kualitas. 6. Empowerment yang bersifat mengatur. Banyak perusahaan yang kurang memahami makna dari pemberian empowerment kepada para karyawan. Mereka mengira bahwa bila karyawan telah dilatih dan diberi wewenang baru dalam mengambil suatu tindakan, maka para karyawan tersebut akan dapat menjadi self-directed dan memberikan hasil-hasil


positif. Seringkali dalam praktik, karyawan tidak tahu apa yang harus dikerjakan setelah suatu pekerjaan diselesaikan. Oleh karena itu sebenarnya mereka membutuhkan sasaran dan tujuan yang jelas sehingga tidak salah dalam melakukan sesuatu. Dr. Sohair, seorang Direktur Perpustakaan Institut Tekhnologi Illinois menyebutkan dalam proceedings from the international conference on TQM and academic libraries di Washington bahwa kendala utama dari TQM ini adalah:

 Setiap orang meyakini bahwa mereka mengetahui setiap jawaban dari suatu permasalahan

 Faktor waktu dan biaya  TQM hanya dianggap sebuah mode atau keisengan 2.3 Metode Deming Metode

Deming (Rao,

1996)

memperkenalkan

penggunaan

teknik

pemecahan masalah dan pengendalian proses statistik (statistical process control = SPC) yang terkenal dalam 14 poin metodenya. Deming mencatat kesuksesan dalam memimpin revolusi kualitas di Jepang. Deming menganjurkan penggunaan SPC agar perusahaan dapat membedakan penyebab sistematis dan penyebab khusus dalam menangani kulitas. Atas jasanya yang besar bagi industri Jepang, maka setiap tahun diberikan penghargaan bernama Deming Prize kepada setiap perusahaan yang berprestasi dalam hal kualitas. Selain Deming, ada dua pakar lainnya dalam metode TQM, yaitu Joseph M. Juran dan Philip B. Crosby. Juran mendefinisikan kualitas sebagai suatu barang atau jasa harus dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh pemakainya, dengan menerapkan sepuluh langkah untuk memperbaiki kualitas. Juran menerapkan prinsip bahwa organisasi harus memusatkan energinya pada penyisihan sumber masalah yang sedikit tetapi vital, yang menyebabkan sebagian besar masalah. Sedangkan Crosby terkenal dengan anjuran manajemen zero defect dan pencegahan, yang memiliki empat belas langkah untuk perbaikan kualitas (Rao, 1996, p. 40).


Konsep manajemen yang dikemukakan oleh W. Edward Deming, yang dikenal dengan sebuah konsep 14 Deming, yaitu: 1.

Menetapkan tujuan Hal pertama yang harus dilakukan adalah menciptakan ketetapan tujuan

untuk peningkatan produk dan jasa supaya menjadi lebih kompetitif dan menyediakan lapangan kerja. 2.

Mempelajari pemikiran baru Mengadopsi filosofi baru adalah hal yang penting sehingga tidak

terkungkung oleh masa lalu yang diwarnai dengan keterlambatan, kesalahan, cacat materi dan cacat pengerjaan, dan lain-lain. 3.

Mengurangi tingkat ketergantungan Organisasi yang baik akan mampu berinovasi lebih maksimal apabila

mampu meminimalisir ketergantungan pada hal yang mengikatnya, sebaliknya akan terukur apabila memiliki bukti statistik untuk melihat kualitas yang semakin baik. 4.

Meningkatkan kualitas dan produktivitas Untuk meningkatkan kualitas, cara yang baik adalah menyeleksi bahan

yang masuk, meminimalisir atau bahkan meniadakan praktek pemberian bisnis berdasarkan harga yang dipatok, dalam arti tidak menjadikan harga sebagai patokan kualitas,

tetapi sebaliknya, harus melihat lebih dahulu kualitas

informasinya yang kemudian dipertimbangkan harga. 5.

Mengidentifikasi masalah Sebuah perusahaan, organisasi, jika mengalami kendala-kendala dalam

melaksanakan programnya, maka hal terpenting yang harus dilakukan adalah mencari masalah dan berfikir solusinya, dengan tetap secara terus-menerus meningkatkan sistem produksi dan pelayanan. 6.

Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan Pengembangan SDM dapat dilakukan oleh suatu organisasi, lembaga atau

institut dengan metode modern pelatihan dan pendidikan untuk semua. Artinya semua SDM yang terlibat dalam kegitan organisasi memiliki peluang yang sama untuk mendapatkan pendidikan dan pelatihan. Bahkan dalam metode modern on-


the-job training dipantau menggunakan bagan kontrol untuk menentukan apakah seorang pekerja telah terlatih dan mampu melakukan pekerjaan dengan benar. 7.

Menciptakan sistem atau metode pengawasan Pengawasan dilakukan sebagai upaya memberikan penekanan untuk

melakukan pekerjaan yang lebih baik, sebab peningkatan kualitas secara otomatis akan meningkatkan pula produktivitas. Manajemen harus mampu mengambil tindakan segera sebagai bentuk respon terhadap masalah-masalah yang timbul, seperti produk cacat, kurangnya pemeliharaan mesin, alat atau penyimpangan kegiatan operasional. 8.

Menghilangkan rasa takut Demokratisasi dalam suatu organisasi yang berorientasi pada kualitas,

menurut Deming (2003, p. 15) sangat diperlukan, sebagaimana dikatakannya bahwa ketakutan adalah sebuah penghalang untuk perbaikan, sehingga mengusir rasa takut itu menjadi penting karena dapat menjadi dorongan yang efektif. Dorongan itu ada dua cara, yakni komunikasi dan mekanisme. Dengan keduanya akan memungkinkan semua orang untuk menjadi bagian dari perubahan. Artinya anggota organisasi akan memiliki keberanian untuk mengungkapkan hal-hal yang progresif dan inovatif, tanpa dihantui rasa takut bersalah ketika bersikap. 9.

Menghilangkan batasan atasan - bawahan Break down hambatan antara manajer dengan bawahan terutama dalam

bidang seperti riset, desain, penjualan, administrasi dan produksi harus bekerjasama dalam suatu tim untuk mengatasi masalah yang mungkin ditemui baik untuk urusan produk ataupun layanan. 10.

Menghilangkan semboyan, slogan, poster, desakan dan target bagi pekerja Slogan merupakan hal penting dalam rangka penyampaian pesan. Namun

sebaiknya penggunaan slogan-slogan, poster dan nasihat untuk tenaga kerja itu di hilangkan.

Karena biasanya slogan-slogan itu memuat pesan menuntut kerja

tanpa cacat dan tingkat produktivitas baru. Nasihat seperti itu justru berakibat pada hubungan permusuhan.


11.

Meninjau ulang standar kerja Untuk mendapatkan

hasil

kerja

yang baik, maka perlu untuk

menghilangkan bekerja numerik dan mengukur orang dengan numerik dalam sebuah sistem manajemen.

Di sini Deming mengingatkan agar kualitas ini

ditingkatkan tanpa menghitung-hitung berapa banyak produk yang dihasilkan, tetapi lebih mengedepankan pada sebaik apa produk ini dihasilkan. 12.

Mengapresiasi pegawai Ancangan yang baik bagi perkembangan organisasi (perpustakaan), yaitu

agar menghapus hambatan yang menyita waktu pegawai. Jadi waktu pegawai ini harus dihargai dan diperhitungkan. Selain itu, pimpinan hendaknya memahami orang-orang dalam manajemen, dan memberikan hak mereka untuk kebanggaan mereka karena telah berhasil memberikan yang baik dalam pekerjaannya. 13.

Membuat suatu program berkelanjutan Suatu organisasi yang baik akan mendorong semua anggotanya untuk

melakukan perbaikan-perbaikan dan mengembangkan dari hal yang sudah ada, sehingga dihasilkan sesuatu yang baru. 14.

Menyusun tim evaluasi Kualitas dan produktivitas, bergantung pada top manajemen yang harus

terlebih dahulu memperjelas konsep peningkatan kualitas dan produktivitas ini kepada bawahan dan mempromosikan kepada pelanggan


BAB 3 METODE PENELITIAN

3.1 Pendekatan Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, mengingat terdapatnya variabel yang membutuhkan penjabaran melalui penyelidikan langsung kepada informan. Penelitian kualitatif ini merupakan suatu proses menggali keterangan atau informasi yang dijadikan suatu data tentang suatu kejadian, mengurai fakta, berdasarkan gejala yang diamati. Menurut Sugiyono (1992) penelitian kualitatif cenderung memiliki karakteristik antara lain: (1) mempunyai natural setting sebagai sumber data langsung, sementara peneliti merupakan instrumen kunci, (2) bersifat deskriptif, (3) lebih memperhatikan proses dan produk, (4) cenderung menganalisis data secara induktif dan meaning merupakan hal yang esensial dalam penelitian kualitatif. Metode penelitian kualitatif memiliki tujuan utama mengumpulkan data deskriptif yang mendeskripsikan objek penelitian secara rinci dan mendalam dengan maksud mengembangkan konsep atau pemahaman dari suatu gejala. Hal ini dilaksanakan karena disadari ada banyak hal yang tidak mungkin diungkap hanya melalui observasi dan pengukuran-pengukuran saja, juga bertujuan memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia sebagai peneliti terhadap apa yang diteliti, berhubungan dengan ide, persepsi, pendapat, atau kepercayaan orang yang diteliti.

3.2 Metode Penelitian Metode dalam penelitian ini adalah studi kasus, yaitu meneliti secara mendalam gejala-gejala dan kasus-kasus yang terjadi dalam jangka waktu tertentu. (Neuman, 2000). Metode untuk mengungkap sejauh mana hal-hal yang terjadi di lapangan mengenai potensi penerapan Universitas

Islam

TQM di Perpustakaan

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta,

yang kemudian

disampaikan oleh informan secara verbal dengan menjawab pertanyaanpertanyaan yang diajukan oleh peneliti, dan menggambarkan pula bagaimana


perilaku informan dalam usahanya menerapkan TQM ini yang secara langsung dapat diamati selama melakukan penelitian.

3.3 Pemilihan Informan Pemilihan

informan

menggunakan

purposive

sampling,

yaitu

menentukan informan yang telah ditentukan kriterianya. Informan tersebut adalah, kepala perpustakaan sebagai penentu kebijakan, Subag Layanan Teknis dan Umum sebagai penanggung jawab bagian itu sendiri, yang dalam hal ini namanya disamarkan dengan Budi, Sri dan Andi.

3.4 Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan bulan Juni-Desember 2009 di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 3.5 Metode Pengumpulan Data Adapun metode yang diterapkan dalam penelitian ini adalah: 1.

Observasi Observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap

fenomena-fenomena yang diselidiki oleh peneliti. Dalam rangka pengumpulan data ini, observasi yang dilakukan didukung dengan pencatatan-pencatatan terhadap perilaku informan yang teramati pada jam kerja yang dilakukan bersamaan dengan proses wawancara dengan menggunakan suatu catatan lapangan (field notes).

Tabel 2. Catatan lapangan (fields notes) Kode (kode untuk menentukan kategori)

Kegiatan interpretasi (pertanyaan, jawaban dan Penjelasan data hasil kegiatan lain) kegiatan


2.

Studi dokumen Studi

dokumentasi

yang dimaksud

dalam penelitian ini adalah

menganalisis data-data tercatat yang kemudian digunakan sebagai data mengenai program kerja perpustakaan, profil perpustakaan tempat penelitian, struktur organisasi, lokasi penelitian dan data informan penelitian, dan lain-lain 3. Wawancara Metode wawancara adalah metode penelitian yang bertujuan untuk mendapatkan informasi langsung dari informan. Wawancara dilakukan dengan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan terstruktur dengan alat bantu rekam berupa tape recorder, maupun alat bantu lain. Wawancara dilakukan secara mendalam (depth interview) dan terstruktur, sebagai upaya penjajagan secara mendalam dengan cara menggali keterangan tentang hal-hal yang akan diteliti yaitu mengenai penerapan TQM di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang dalam hal ini adalah pimpinan perpustakaan, subag layanan teknis dan umum.

3.6 Analisis Data Analisis data dilakukan dengan memberikan interpretasi terhadap data yang diperoleh secara apa adanya, baik yang berupa data dari hasil observasi, wawancara, atau komentar (tanggapan) maupun kritik saran yang disampaikan informan. Menurut Poerwandari (2007, p. 23) interpretasi adalah upaya memahami data secara lebih ekstensif sekaligus mendalam yang beranjak dari apa yang secara langsung dikemukakan oleh informan, untuk mengembangkan struktur-struktur dan hubungan-hubungan bermakna yang tidak ditampilkan dalam teks (data mentah atau transkripsi wawancara) kemudian dikaitkan dengan teori yang ada. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam analisis data, menurut Irawan (2007, p. 134) adalah sebagai berikut: a. Mengumpulkan seluruh data mentah yang diperoleh dari hasil wawancara maupun observasi. b. Mencatat data dalam bentuk teks (mentranskip hasil wawancara maupun observasi) dengan apa adanya (verbatim).


c. Memberikan kode (coding), agar data dapat diorganisasikan, sistematis dan rinci, sehingga memunculkan gambaran tentang topik yang sedang diteliti. d. Mengkategorikan data, yaitu menyederhanakan data dengan cara mengikat konsep-konsep (kata-kata) kunci dalam satu kategori. e. Penyimpulan/interpretasi awal (sementara) terhadap setiap kategori data. Di sini perlu ditambahkan sedikit catatan dari peneliti sebagai reaksi terhadap data yang diperoleh. Dari hasil interpretasi ini dapat dilakukan kembali pengumpulan data dan melakukan kembali prosesnya. f. Triangulasi data, yaitu memadukan, membandingkan antara satu sumber data dengan data yang lain. g. Penyimpulan akhir, yaitu kesimpulan yang diambil setelah dirasa data sudah jenuh.


BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Implementasi TQM di lembaga pendidikan, khususnya di perpustakaan merupakan terobosan baru sistem manajemen yang diadopsi dari penerapannya di lembaga yang profit.

Pada prinsipnya penerapan TQM ini adalah untuk

memaksimalkan kualitas layanan dan produk, yang pada akhirnya bermuara pada kepuasan pelanggan.

Penelitian ini menyangkut pemahaman, strategi dan

kendala-kendala yang dihadapi, yang diawali dengan gambaran umum lokasi penelitian. Sehingga dapat terdeskripsikan manajemen perpustakaan UIN Jakarta dalam perspektif TQM.

4.1 Profil Perpustakaan UIN Jakarta 4.1.1

Sejarah Singkat Perpustakaan Utama UIN merupakan peralihan nama dari perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Jakarta, yang didirikan seiring dengan berdirinya IAIN itu sendiri, yaitu sejak berdirinya Akademi Dinas Ilmu Agama (ADIA) pada tanggal 1 Juni 1957. Pada waktu itu kondisi perpustakaan masih sangat sederhana, hanya terdiri dari satu ruangan dengan jumlah koleksi 2000 eksemplar, dan hanya dikelola oleh seorang pegawai. Seiring dengan berubahnya status IAIN menjadi UIN (SK Presiden no.31 tanggal 20 Mei 2002), maka secara otomatis nama perpustakaan pun ikut berubah menjadi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Pada tahun 1960–1964 koleksi buku diklasifikasi menurut DDC. Disamping itu sistem peminjaman juga sudah mulai tertib, dan jumlah pegawainya ada 4 orang. Tahun 1964–1971 perpustakaan IAIN banyak menerima sumbangan buku dari berbagai lembaga, khususnya kedutaan Mesir dan Saudi Arabia, hingga pada Januari 1969 jumlah koleksi menjadi 1.320 judul dan 10.999 eksemplar buku, 23 skripsi, dan 310 eksemplar majalah.


Selanjutnya, pada tahun 1971–1983 perpustakaan menempati ruang yang lebih luas yaitu gedung Aula Madya saat ini. Pada tahun 1980 perpustakaan IAIN Jakarta tercatat sebagai perpustakaan perguruan tinggi terbaik se-DKI Jakarta. Selanjutnya pada periode 1984–1998 sempat pindah ke gedung berlantai tiga di JL. Kertamukti no.5 Pisangan Ciputat. Gedung tersebut saat ini menjadi Fakultas Psikologi. Pada periode tahun 1998–2000 perpustakaan kembali pindah ke gedung baru yang dibangun di atas tanah bekas gedung Sanggar Pravitasati. Dengan demikian lokasi perpustakaan dan kampus menjadi lebih dekat. Pada masa ini perpustakaan UIN Jakarta mempelopori berdirinya Serikat Kerjasama Perpustakaan (SKP) yang anggotanya terdiri dari seluruh perpustakaan IAIN dan STAIN di Indonesia. Selanjutnya SKP berubah menjadi Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam (JPPTI) yang dideklarasikan di Surabaya pada tahun 2003. Sering dengan bertambahnya jumlah fakultas, pada awal tahun 1999 perpustakaan melakukan pengembangan dengan membuka layanan perpustakaan di setiap fakultas yang ada di UIN Jakarta. Tahun 2001 mulai melakukan perbaikan gedung dan perlengkapan, penerapan otomasi informasi, penerapan sistem pengamaman koleksi dengam sensormatic, penambahan jenis layanan seperti warnet, audio visual dan lain sebagainya. Awal tahun 2004 American Corner (Amcor) hadir di perpustakaan UIN Jakarta untuk turut mengembangkan layanan Perpustakaan Utama melalui penyediaan informasi tentang Amerika dan program-program berkaitan. Mulai tahun 2006, perpustakaan utama memperoleh kepercayaan dari The Asia Foundation untuk menerima 50.000 buku dan mendistribusikannya ke UIN, IAIN dan STAIN di seluruh Indonesia. Tahun 2008 ini perpustakaan meningkatkan layanannya dengan berupaya membangun jaringan Perpustakaan Utama dengan Perpustakaan-Perpustakaan Fakultas melalui integrasi sistem informasi dan digitalisasi untuk koleksi-koleksi terpilih yang ada di Perpustakaan Utama.


Dari sejarah singkat Perpustakaan Utama dapat dilihat perkembangan perpustakaan untuk mendukung proses manajemen sehingga dapat terus meningkatkan kualitas di segala aspek guna mewujudkan dan merealisasikan program sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi itu sendiri.

4.1.2

Visi dan Misi Visi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai pusat informasi dan sumber referensi terkemuka dalam berbagai ilmu pengetahuan terutama dalam kajian keislaman.

Sedangkan misinya adalah : 

Menyediakan koleksi yang lengkap dalam bidang keislaman dan bidangbidang umum, sebagai pendukung kegiatan perkuliahan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.



Menyediakan berbagai layanan yang tepat, akurat dan cepat dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh sivitas akademika UIN Jakarta.



Mengembangkan pemanfaatan perpustakaan secara efektif oleh seluruh sivitas akademika dengan melaksanakan beberapa program information literacy.



Mengembangkan layanan jarak jauh untuk seluruh sivitas akademika UIN dan masyarakat di luar UIN.



Membangun kerjasama yang efektif

dengan masyarakat kampus dan

institusi atau organisasi lain baik di dalam maupun di luar negeri. 

Mengembangkan kualitas SDM perpustakaan agar mampu menjalankan profesinya sesuai perkembangan zaman.



Mengembangkan pengadaan dan pemanfaatan koleksi non cetak dan perpustakaan online.


4.1.3

Jenis Layanan Jenis layanan yang disediakan oleh Perpustakan Utama UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta (Zuhdi et. al., 2008, p. 5) adalah sebagai berikut: 

Layanan Sirkulasi



Layanan Referensi



Layanan Internet dan Rental Komputer



Layanan Audio-Visual dan Multimedia



Layanan Fotokopi



Layanan Administrasi



Layanan Ruang Serba Guna



American Corner



Database On-line “EBSCO”

Dari keseluruhan layanan-layanan ini, sebagian besar sudah dapat dinikmati secara maksimal oleh pemustaka, kecuali layanan audio-visual dan multimedia, salah satu kendala kurang maksimalnya layanan ini adalah kurangnya tenaga IT yang dimiliki. Sebagai sebuah perpustakaan yang berada di bawah satu lembaga yang cukup besar, sudah sepatutnya perpustakaan ini memiliki layanan yang berbasis teknologi, seperti katalog online, digitalisasi local content, ataupun jurnal-jurnal elektronik. Hal ini juga terlihat dari penelitian yang telah dilakukan bahwa pemanfaatan bahan pustaka berupa jurnal di perpustakaan ini sangat minim. Dalam program kerja, masalah ini sudah terakomodir dengan baik, tinggal pelaksanaan yang membutuhkan dukungan dan komitmen tinggi semua pihak guna terwujudnya salah satu Rencana Strategis Lima Tahun perpustakaan ini yaitu terdaftar sebagai salah satu Perguruan Tinggi terbaik didunia (World Class University) pada tahun 2015, seperti dikatakan dalam orasi Rr. Ratnaningsih, Direktur American Corner Universitas Airlangga, pada acara pengukuhannya sebagai pustakawan utama, bahwa perpustakaan yang berkelas dunia harus dapat mengikuti perkembangan layanan yang signifikan di bidang teknologi informasi yang semakin global, komprehensif, kompleks, tepat, cepat dan akurat serta dapat diakses kapan saja, dimana dan dari mana saja.


4.1.4

Organisasi Perpustakaan Perpustakaan dipimpin oleh kepala yang membawahi T.U. dan Kep.

Urusan: a. Tata Usaha ( T.U.) Mengelola ketatausahaan perpustakaan, surat menyurat, menyiapkan bahan laporan pertanggung jawaban kepada Rektor dan lain-lain. b.

Urusan-urusan: 1.

Urusan

Pengadaan

bertugas

menyelenggarakan

pengadaan

menyeleksi dan mengadakan bahan pustaka (buku, majalah dan lain lain) dengan cara beli dan hadiah atau hibah. 2.

Urusan Layanan Teknis bertugas memproses bahan pustaka dengan cara mengklasifikasi, dan mengkatalog serta filing kartu katalog.

3.

Urusan Layanan sirkulasi bertugas pengaturan sirkulasi buku yaitu mengatur: keanggotaan, peminjaman, pengembalian dan menjaga ketertiban koleksi.

4.

Urusan Layanan Referensi bertugas menyelenggarakan layanan koleksi referensi, menyusun bibliografi atau indeksi, dan menjaga kerapihan koleksi referensi.

5.

Urusan Pemeliharaan bertugas memelihara koleksi dan gedung secara fisik, dengan cara penjilidan, laminasi dan fumingasi.

6.

Urusan

Otomasi

yang

merintis

program

komputerisasi

perpustakaan untuk meningkatkan servis dan administrasi. Tiap-tiap bidang dalam organisasi perpustakaan ini telah mempunyai job description yang jelas, serta memiliki penanggung jawab di masing-masing urusan guna mendukung perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas memberi pelayanan kepada sivitas akademika dalam pemenuhan kebutuhan informasi dalam upaya melaksanakan program Tri Dharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.


4.1.5

Sumber Daya Manusia Adapun sumber daya manusia yang dimiliki Perpustakaan UIN Jakarta ini

terdiri dari 11 orang pustakawan dan 24 tenaga teknis perpustakaan. Dari jumlah ini, perlu adanya penambahan jumlah pustakawan, terutama pada bidang IT, sebagaimana telah dibahas sebelumnya. Apalagi dizaman teknologi informasi sekarang

ini.

Informasi

yang

beredar

begitu

pesat

perkembangannya,

perpustakaan dituntut untuk bisa menyeimbangkan antara informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka dengan informasi yang tersedia di perpustakaan. Disinilah dibutuhkan peran pustakawan yang terlatih dan profesional untuk bisa menghadapi kondisi tersebut.

4.1.6

Koleksi Perpustakaan Hingga bulan November tahun 2009, jumlah semua jenis koleksi bahan

pustaka yang dimiliki dan siap dilayankan atau digunakan oleh 21.296 pemustaka secara keseluruhan adalah 54.527 judul (83.916 eksemplar), sedangkan koleksi yang belum siap diolah berjumlah 7000 eksemplar. Adapun rinciannya dapat dilihat pada lampiran.

4.2 Manajemen Pimpinan dan Pegawai Perpustakaan UIN Jakarta Sebelum dibahas mengenai cara kerja, peneliti ingin mengetahui terlebih dahulu mengenai pemahaman TQM yang dimiliki oleh pimpinan dan Subag Layanan Teknis maupun Umum. Pemahaman adalah pengetahuan atau wawasan yang dimiliki seseorang terhadap sesuatu objek. Dalam pengertian lain pemahaman Wijaya (2009) memberikan definisi

pemahaman adalah perilaku

individu yang banyak dipengaruhi oleh faktor pengetahuan. TQM adalah objek yang menjadi isu sentralnya. Pemahaman ini terlihat dari jawaban terhadap pertanyaan mengenai bagaimana pemahaman unsur pimpinan perpustakaan tentang TQM sebagai berikut:

Apakah bapak/ibu pernah mengetahui istilah TQM, dan bagaimana atau sejauh mana bapak/ibu memahami istilah TQM ini?


”Saya pernah mendengar tentang TQM, meskipun belum pernah mempelajarinya secara spesifik. Yang saya ketahui, TQM adalah upaya sebuah organisasi untuk memaksimalkan kualitas produk atau jasa yang menjadi bisnis utama mereka dengan melibatkan seluruh unsur dalam organisasi itu. Sehingga hasilnya dapat memuaskan pelanggan atau pengguna mereka. (Budi) ”Ya, hanya denger aja tentang quality management tapi konsepnya seperti apa belum begitu mendalam. (Sri)” ” Masalah-masalah cara kita bekerja yang ada kaitannya dengan SDM, bagaimana cara memotivasi staf-staf supaya lebih produktif sebagai satu tujuan atau misi satu organisasi.” (Andi) Pemahaman yang berbeda ditunjukkan beberapa unsur pimpinan di Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dari ketiga informan di atas dapat digaris bawahi bahwa TQM ini belum sepenuhnya dipahami secara utuh oleh pejabat-pejabat perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Namun demikian, informan mengetahui bahwa TQM ada, dan dipahami sebagai sarana peningkatan kualitas produk, jasa atau layanan, sehingga akan memuaskan pelanggan, dalam konteks ini adalah pemustaka. Sebagaimana dikemukakan oleh Nasution (2004) bahwa TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terusmenerus atas produk, jasa, tenaga kerja, proses, dan lingkungannya. Dengan demikian meskipun para pimpinan tidak sepenuhnya memahami TQM dalam arti yang luas, tetapi konsep dasar TQM sudah dimengerti.

4.2.1

Menetapkan tujuan. Hal ini bertujuan untuk menjadi lebih dapat bersaing, tetap bertahan dalam

bisnis, dan untuk menciptakan lapangan kerja. Syarat keberhasilan suatu organisasi adalah adanya suatu tujuan yang ditetapkan. Hal ini dipersyaratkan sebagai rel yang mengarahkan aktivitas organisasi. Sebagaimana dikemukakan oleh Mosley (1996) bahwa proses perencanaan hingga pada evaluasi, semata-mata adalah untuk tercapainya suatu tujuan. Implementasi tentang penetapan tujuan ini pun terjadi di perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, hal ini sebagaimana tertera dalam visi dan misi maupun Rencana Strategis Lima Tahun dan yang


tersirat dari hasil wawancara sebagai berikut, berdasar pada pertanyaan tentang bagaimana penetapan tujuan di perpustakaan dan apa efeknya bagi organisasi?

Bagaimana unsur pimpinan menetapkan tujuan yang hendak dicapai perpustakaan? “Tujuan perpustakaan ditetapkan sejalan dengan tujuan UIN, di samping itu pimpinan perpustakaan juga merumuskan tujuan berdasarkan kebutuhan dan keinginan untuk maju.” (Budi) “Begini, tujuan pasti kita punya, dan ini sudah dicanangkan sebelum kami bergerak melaksanakan kegiatan. Ya….sebagaimana teorinya, tujuan itu kami bicarakan bersama dengan teman-teman di sini. Efek adanya tujuan jelas menjadikan kerja lebih terarah, yang tentu harapannya kan bisa memaksimalkan hasil. “ (Sri) “Pelayanan prima itu pertama, bagaimana untuk dari pimpinan itu memotivasi staf-stafnya supaya dalam pelaksanaan pelayanan baik itu pelayan umum ataupun teknis di TU ini untuk pelayanan prima, makanya itu istilahnya petugas terutama untuk di pelayanan umum istilahnya itu. kalau dulu itukan ada istirahat dari jam 12.00-13.00 tapi total istirahat, sekarang itu ada piket, itu diantaranya untuk meningkatkan layanan prima, masalahnya gini kalau istirahat itu biasanya mahasiswa ya lagi asyikasyiknya baca dengar bel terganggu kemudian pada keluar petugasnya sibuk, sementara untuk pelayanan tidak masalah untuk pemakai jasa perpustakaan, cuma bagian pelayanan itu masalahnya sering terjadi polemiklah antara petugas dengan pemakai jasa perpustakaan kemudian mungkin kurang koordinasi antara bawah dengan atas dalam aturan-aturan atau dalam melaksanakan tata tertib, sering terjadi antara petugas di atas dengan pemakai jasa perpustakaan contohnya seperti apa, dari bawah umpamanya diperbolehkan masuk pakai jaket, di atas tidak boleh karena tidak sama terjadi perang mulut itu diantaranya, masalah petugas yang bekerja dari pagi mungkin capek dan mahasiswa ngomong seenaknya sehingga cekcok, sementara ini yang disoroti itu masalah pelayanan sirkulasi, ya masalahnya itu petugasnya ya macam-macamlah pengaduanpengaduan itu, makanya ada istilah sebulan sekali siraman rohani bagaimana untuk kita menghadapi orang banyak dan sebagainya, acara itu khususnya bukan untuk bagian sirkulasi untuk semua petugas perpustakaan utama biasanya ada.” (Andi) Dengan demikian dapat dikatakan ada benang merah antara teori bahwa penetapan tujuan ini penting dalam suatu organisasi -- dalam hal ini adalah perpustakaan -- dengan kondisi riil yang ada di perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Arti penting tujuan dapat dikatakan sebagai arah perbaikan


produk dan layanan perpustakaan. Sebagimana juga merupakan poin pertama yang termaktub dalam ISO 9000. Disinilah dibutuhkan peran seorang pemimpin perpustakaan yang memiliki pengetahuan luas mengenai tata kelola sebuah perpustakaan. Didalam kegiatan sehari-harinya seorang pemimpin perpustakaan perlu mengambil langkah-langkah nyata untuk mencapai tujuannya.

4.2.2

Mempelajari pemikiran baru. Manajemen harus memahami adanya era informasi baru dan siap

menghadapi tantangan, belajar bertanggung jawab dan mengambil alih kepemimpinan. Organisasi adalah tempat sekumpulan orang yang bekerjasama demi tercapainya sebuah tujuan. Ini artinya organisasi ini terdiri dari orang-orang yang mampu berfikir ke arah kemajuan, berfikir hal-hal yang berbeda dari yang sudah ada sebagai bentuk inovasi dan kreativitas berfikir. Berikut ini adalah penjelasan yang disampaikan informan:

Bagaimana peluang memasukkan unsur-unsur pemikiran baru dalam setiap kegiatan? Dalam pembuatan program, menurut bapak lebih baik menggunakan program yang baru atau tetap melaksanakan program yang lama? “Peluang selalu terbuka, tetapi implementasinya perlu penyesuaian..” (Budi) “Sesuatu yang baru itu suatu keharusan kalau menurut saya. Ya masa hari ini sama dengan hari kemarin, kan gitu istilahnya. Ini kan berarti kerugian. Maka itu ya kita carilah alternative-alternatif atau berfikir tentang hal yang baru, biar lebih segar dan terasa ada perkembangan, gak gitu-gitu aja.” (Sri) “Dikaitkan dengan istilah BLU (Badan Layanan Umum) itu suatu program itu tidak ada pelaksanaan program baru di tengah jalan itu tidak bisa, ada rapat kerja, kita tuangkan ide-ide terutama dari staf-staf kemudian di Kaur, kita kan ada raker, contoh di bagian pelayanan umum itu apa, tugasnya di bagian pelayanan kemudian tugas di bagian referensi apa kekurangannya apa kelebihannya di situ kan ada istilah evaluasi program dan evaluasi kerja jadi solusinya bagaimana itu ada, penerapannya untuk satu program


itu tidak bisa di tengah jalan, jadi harus satu tahun, kalau ada ide-ide baru mungkin tahun yang akan datang.” (Andi) Di sini tercermin bahwa ada penerapan unsur-unsur pemikiran baru dalam setiap kegiatan, tidak terfokus pada program-program lama, serta terlihat juga pada program kerja yang dimiliki perpustakaan ini. Seperti yang diungkapkan oleh Deming bahwa mengadopsi filosofi baru adalah hal yang penting sehingga tidak terkungkung oleh masa lalu yang diwarnai dengan keterlambatan, kesalahan, cacat materi, cacat pengerjaan, dan lain-lain. (Hansson, 2003)

4.2.3

Mengurangi tingkat ketergantungan Tingkat ketergantungan pada inspeksi dalam membentuk mutu produk

harus dihentikan. Mutu harus dibentuk sejak dari awal. Adapun ketergantungan perpustakaan UIN Jakarta terhadap lembaga induk sangat tinggi dan tergambarkan dalam wawancara berikut:

Sejauh ini, bagaimana ketergantungan perpustakaan terhadap lembaga induk? ”Sangat tinggi, karena pengelolaan keuangan, SDM dan fasilitas dikelola bersama-sama dengan orang induk.” (Budi) Menurut Deming organisasi yang baik (perpustakaan) akan mampu berinovasi lebih maksimal apabila mampu meminimalisir ketergantungan pada hal yang mengikatnya, sebaliknya akan terukur apabila memiliki bukti statistik untuk melihat kualitas yang built in.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa terkait dengan tingkat ketergantungan, antara kasus yang ditemukan di lapangan dengan teori yang dikemukakan Deming ini, Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah belum dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang mandiri, sehingga sangat sulit melepaskan diri dari ketergantungan-ketergantungan yang disebut di atas.


4.2.4 Meningkatkan kualitas dan produktivitas Produk perpustakaan adalah informasi yang dikelola-sajikan. Semakin baik kualitas informasi yang disajikan, pemustaka akan semakin mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Juran (1993) mengukur sebuah kualitas dari kecocokan penggunaan produk (fitness for use) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah pun demikian adanya. Perpustakaan ini menyajikan informasi yang seluas-luasnya bagi pemustakanya, yaitu mahasiswa dan sivitas akademik lainnya. Berbagai cara dilakukan untuk memperbaiki kualitas informasinya. Produk perpustakaan adalah informasi yang disajikan. Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah terus berupaya untuk meningkatkan kualitas, sebagaimana hasil wawancara berikut ini:

Bagaimana proses penyeleksian bahan pustaka yang telah dilakukan? ”Melalui katalog penerbit, usulan user yang kita sebarkan melalui formulir usulan, terus silabus dengan bekerjasama dengan tiap-tiap fakultas, dan satu lagi.. usulan dosen. Adapun jumlahnya yaitu maksimal 5 eksemplar, kalau yang mahal paling 1. Kalau untuk jurnal, ada Alo Indonesia, disini tidak melanggan, banyak dikasi.. sedangkan untuk elektronik book dibeli, diambil dari jurnal-jurnal ilmiah yang 2008 ke atas..” (Sri) Deming (2003) mengungkapkan bahwa untuk meningkatkan kualitas, cara yang baik menurutnya adalah menyeleksi bahan yang masuk, meminalisir atau bahkan meniadakan praktek pemberian bisnis berdasarkan harga yang dipatok, dalam arti tidak menjadikan harga sebagai patokan kualitas, tetapi sebaliknya, harus melihat lebih dahulu kualitas informasinya yang kemudian dipertimbangkan harga. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa terkait dengan kualitas produk antara kasus yang ditemukan di lapangan dengan teori yang dikemukakan Deming ini, masih mempertimbangkan membeli produk berdasarkan harga. Walaupun bukan berarti tidak melihat kualitas, tetapi di sini tergambar bahwa mereka lebih mementingkan kuantitas.


4.2.5 Mengidentifikasi masalah. Perkembangan perpustakaan tidak dapat terlepas dari dinamika yang terjadi di perpustakaan itu sendiri, tidak terkecuali munculnya masalah-masalah yang menjadi hambatan perkembangan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Nasution (2005) kemampuan mengidentifikasi masalah, adalah kunci keberhasilan mencapai tujuan suatu organisasi.

Ini berarti bahwa sebuah organisasi akan

mencapai prestasi yang maksimal apabila mampu mengatasi berbagai masalah yang muncul. Penelitian ini mengungkapkan cara perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah mengidentifikasi munculnya masalah-masalah di perpustakaan dan solusinya melalui pertanyaan berikut: Bagaimana cara mengidentifikasi munculnya masalah-masalah di perpustakaan? ”Survey (angket dan wawancara), kotak saran, pengaduan pengguna.” (Budi) ”Biasanya masalah itu muncul dengan sendirinya tanpa harus diidentifikasi, artinya gini setiap masalah itu seringkali muncul baik dari masalah yang bersumber pada SDM maupun masalah-masalah yang di luar SDM misalnya sarana prasarana, dari anggaran dari yang lain-lain, ketika ada masalah ya dengan sendirinya teridentifikasi, gitu aja.” (Sri) ”Itu biasanya kita ada laporan tiap bulan atau tiap minggu dari staf-staf itu, apa yang dialami di bagian sirkulasi ada evaluasi kemudian nanti dicatat ada rapat bulanan untuk seluruh kegiatan atau seluruh pegawai biasanya 3 bulan sekali, tapi untuk Kaur-kaur biasanya 1 bulan sekali, tapi kalau untuk Kasub biasanya tiap minggu, untuk evaluasi tiap hari ngelihat bagaimana perkembangannya, terutama dibagian lantai 2 pelayanan umum kita harus sering banyak kontrol, mengontrol ke lorong-lorong di tempat buku itu, ada kejadian apa kita catat, kemudian ya urung rembuk lah dengan pimpinan bagaimana solusinya, kadang-kadang kalau lagi tugas sore dan sebagainya itu ya ada lah mahasiswa yang kesempatan, ya anak muda sering terjadi, kita kan harus mengawasi jangan lepas juga, kita kontrol juga pagi kita kontrol, siang hari dan sore hari, baik itu di Amcor dan Kanada biasa sering itu anak-anak itu pura-pura membaca dan sebagainya atau macam-macam.” (Andi)

Dari wawancara di atas, terlihat bagaimana unsur pimpinan mengidentifikasi masalah dan pencarian solusinya, seperti tertuang dalam konsep Deming bahwa sebuah perusahaan, organisasi (perpustakaan), jika mengalami kendala-kendala


dalam melaksanakan programnya, maka hal terpenting yang harus dilakukan adalah mencari masalah dan berfikir solusinya, dengan tetap secara terus-menerus meningkatkan sistem produksi dan pelayanan. Kaitannya dengan perpustakaan, jika mengalami kendala, maka hal yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya, dengan tetap tidak berhenti mencari dan mengelola informasi yang berkualitas sebagai produknya yang pada gilirannya secara konstan menurunkan biaya. Dalam hal ini penggunaan

metode

statistik,

tidak

digunakan

secara

optimal,

guna

pengidentifikasian masalah dan peningkatan sistem secara terus menerus. 4.2.6 Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan. Suatu sistem pelatihan yang modern di tempat kerja menggunakan sistem pengawasan berupa bagan untuk menentukan apakah seseorang telah bekerja dengan baik dan tepat. Pada perpustakaan UIN Jakarta, hal ini terlihat dalam hasil wawancara berikut:

Untuk memaksimalkan potensi SDM, diperlukan pengembangan kemampuan SDM yang sudah ada. Stimulasi apa yang dilakukan perpustakaan agar SDM termotivasi untuk berkembang? ”Training sesuai dengan bidangnya, training motivasi, refreshing (kegiatan di luar kampus).” (Budi) ”Sebenarnya banyak hal yang ingin kita lakukan untuk peningkatan kualitas atau kompetensi SDM khususnya di bagian layanan teknis seperti misalnya untuk di bagian pengolahan misalnya sering kita kirim tenagatenaga untuk mengikuti pelatihan, tidak hanya di pengolahan sebenarnya, pengadaan juga demikian, di pemeliharaan juga demikian. Bahkan bagian pemeliharaan sudah beberapa kali sebenarnya saya programkan untuk mengikuti pelatihan cara-cara penanganan bahan-bahan pustaka yang rusak, preservasi maupun pencegahan dan sebagainya, penggunaan alatalat perbaikan gitu misalnya.” Dari perpusnas atau darimana? ”Kita untuk itu ke perpusnas kalau untuk pemeliharaan, kalau untuk yang lainya kemana saja dimana ada undangan atau informasi kita usahakan untuk kirim teman-teman di layanan teknis itu, gantian tentu saja ya..”


Jika ingin mengadakan pelatihan, inisiatifnya dari kebijakan atau wewenang ibu atau langsung dari kepala perpustakaan? ”Biasanya ide dari kita, tetapi yang menentukan dari kepala, cuma kita yang apa istilahnya mencetuskanlah..” (Sri) ”Selain kita pendekatan, terutama itu kita banyak silaturrahmi dengan staf itu, biasanya yang saya alami kebetulan saya waktu apa ya..mengerti masalah pengaruh pimpinan di perpustakaan waktu saya kuliah, itu hasilnya ada pimpinan demokrasi terhadap itu hasilnya macam-macam pimpinan ternyata yang paling efektif ya untuk meningkatkan SDM harus banyak silaturrahmi, karena terus terang perpustakaan mungkin ibu juga tau, itu dulu dianggap sebagai buangan, untuk menghilangkan itu, alhamdulillah sekarang banyak bilang yang paling banyak kerja itu perpustakaan, kerjanya itu sudah bisa diandalkan, jadi pertama kita ya harus saling menyapa, kita enak gitu untuk bicara juga atau menyampaikan program itu bagaimana itu enak.. terus terang pengalaman saya kalau ada sesuatu sebelum kita tanya dulu staf-staf itu sambil kita ngomong, sambil bercanda baru kita buat satu keputusan atau satu kebijakan biasanya begitu.” (Andi) Jadi berbagai pelatihan dilaksanakan guna peningkatan SDM perpustakaan ini. Semua juga terprogram dengan baik dalam program kerja ataupun Rencana Strategis Lima Tahun. Peningkatan kemampuan tenaga pengelola atau pustakawan yang dimiliki senantiasa harus lebih diperhatikan, jangan sampai yang duduk di perpustakaan justru tidak mengerti akan pentingnya perpustakaan, misalnya dalam memberikan pelayanan kepada pemustaka tidak ramah, tidak santun dan kualitas pendidikannya tidak diperhatikan, padahal perpustakaan peruguran tinggi melayani orang-orang intelektual seperti mahasiswa dan dosen. Pustakawan harus tulus hati dalam memberikan pelayanan kepada anggotanya, dan yang paling penting adalah pustakawan harus menyayangi buku-buku atau koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, sehingga koleksi perpustakaan akan senantiasa terpelihara dengan baik.


4.2.7 Menciptakan sistem atau metode pengawasan modern. Tujuan dari kepemimpinan haruslah untuk membantu pekerja dan teknologi dapat bekerja dengan lebih baik. Peningkatan kualitas secara otomatis akan meningkatkan produktivitas. Manajemen harus mempersiapkan mengambil tindakan segera atas respon dari supervisor mengenai masalah-masalah seperti kesejahteraan pegawai, kurangnya pemeliharaan mesin atau alat ataupun definisi operasional yang tidak jelas. Dan di perpustakaan UIN Jakarta, hal ini tergambar dalam wawancara berikut:

Mengenai sarana dan prasarana, bagaimana pemeliharaan sarana yang telah dilakukan selama ini dan apa yang bapak/ibu lakukan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai? ”Ini dua pertanyaan yang berbeda. Pemeliharaan sarana dilakukan sesuai dengan prosedur. Banyak hal yang telah dilakukan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai, tetapi semua mengacu kepada aturan yang berlaku di UIN. Jika kesejahteraan yang dimaksud adalah uang, maka perpustakaan tidak bisa berbuat banyak selain memberikan apa yang sudah digariskan oleh universitas. Tetapi kesejahteraan dalam bentuk lain dilakukan dengan meningkatkan rasa kebersamaan melalui berbagai kegiatan di dalam dan di luar kampus.” (Budi) ”Kalau alat-alat inventaris itu kan sebenarnya menjadi tanggung jawab administrasi, pemeliharaannya dan sebagainya, tapi kalau untuk khusus pemeliharaan koleksi itu tanggung jawab saya, yang sudah jalan itu penjilidan buku-buku yang rusak dan yang ke dua kita juga sedang mencoba untuk digitalisasi local content kita, meskipun belum bisa diakses tapi sebagian koleksi kita sudah dalam bentuk PDF, jadi sekali lagi kalau untuk perawatan sarana prasarana peralatan kerja, komputer dan sebagainya bukan jadi tanggung jawab saya tapi tanggung jawab TU.” Kalau koleksi PDF tadi itu koleksi apa saja? ”Selama ini baru lokal content aja skripi, tesis disertasi, jurnal-jurnal belum ada, kecuali jurnal online yang kita langgan seperti misalnya EBSCO memang sudah online” Jadi

sekarang

kalau

mahasiswa

menyerahkan CD?


menyerahkan

skripsi

langsung

”Betul, nah sebagian besar yang memang jadi perhatian kita dialihkan bentuk PDF tapi memang belum terkerjakan sampai saat ini karena banyak hal.” Jadi CD-CD nya sementara diletakkan di ruang multi media? Ya. “Kalau prasarana itu di instansi pemerintah kan kita tidak bisa menentukan sendiri, itu memang semua-semuanya sudah diatur institusi, itulah kelemahan instansi pemerintah ga bisa menetukan yang rajin, yang produktif jadi ga bisa seperti itu, ngasi reward, itu di atur oleh institusi bukan pada bagian saya, rajin ga rajin raportnya sama, itulah kesulitan kita untuk menentukan, meningkatkan produktifitas maupun kompetensi, kadang ada orang yang kompeten, tapi karena merasa ”alah rajin juga sama aja”, ada orang yang sebenarnya rajin betul, mau belajar, mau bekerja keras.. tapi kita ingin memberikan reward lebih tapi kita juga ga berdaya, karena ada aturan bakunya, jadi ya kita kepinginnya semua orang itu bisa menikmati hasil kerja kerasnya, tapi ya ga bisa juga karena sekali lagi instansi pemerintah itu semuanya sudah diatur.” (Sri) “Untuk sarana ya ga ada yang sempurna, selalu kekurangan sementara ini untuk mencapai kesempurnaan masih jauh sementara dibanding perpustakaan UIN-UIN yang lain juga masalah sarana itu di Bandung selalu kita lihat.. jadi kalau di UIN PU ya sedang-sedang aja lah.. belum begitu canggih.. untuk ke depan itu kemauan sih besar faktor masalah dana yang bisa itu terutama untuk bagian pelayanan otomasi itu menggunakan lontar dari UI, tapi di sini menggunakan TULIS pengembangan dari lontar itu, sementara untuk sarana sudah cukuplah, untuk ke depan ada penambahan-penambahan untuk peminjaman ditambah 2 komputer jadi anak-anak pemakai jasa perpustakan itu jangan ngantri istilahnya.” “Biasanya kalau ada pertemuan-pertemuan, siraman rohani kita pergi keluar makan-makan itu ada transportasinya itu, untuk megikat silaturahmi.. menjelang libur-libur seperti tahun baru ini ada uang sakunya dulu ga ada sekarang ada supaya lebih meningkat seperti menjelang puasa ada istilahnya sebelum puasa itu uang unggah itu ada selain ada THR “(Andi) Dalam hal ini, unsur pimpinan mengakui keterbatasan yang dimiliki, tentunya dengan kendala-kendala yang ada. Dari program kerja terlihat adanya usaha-usaha peningkatan kualitas, baik itu sarana maupun prasarananya. Seperti penambahan komputer untuk OPAC, pelatihan-pelatihan untuk para pegawai guna peningkatan SDM dan sebagainya. Dari segi pengawasan juga mereka sudah menggunakan sistem yang modern untuk menjaga koleksi-koleksi yang ada.


4.2.8

Menghilangkan rasa takut. Selain harus memahami segala sesuatu yang bersifat teknis, unsur

pimpinan juga harus memahami hal-hal yang bersifat non teknis, seperti masalah psikologis. Karena hal ini juga tentunya akan membawa pengaruh terhadap peningkatan kualitas perpustakaan itu sendiri. Dan aspek psikologis ini tergambar dalam pertanyaan berikut:

Bagaimana bapak menyikapi suatu keadaan dimana pegawai merasa ketakutan akan suatu perubahan, ketakutan menyangkut fakta bahwa harus bekerja lebih baik lagi ataupun ketakutan bahwa posisi mereka mungkin akan direbut? ”Ada dua hal: a. Sampaikan perubahan itu harus terjadi dan alasannya mengapa perubahan itu harus terjadi. b. Lakukan perubahan itu, jangan hanya dibicarakan. Meskipun awalnya kaget, tapi lama kelamaan mereka pasti akan terbiasa. ”(Budi) ”Kalau selama ini sih saya lihat jarang khususnya untuk staf teknis itu nyaris tidak ada pegawai yang mempunyai sifat yang seperti itu,kelihatannya tidak seperti itu, yang menjadi problema bagi saya yaitu pegawai-pegawai yang merasa..ya itu tadi rajin ga rajin sama saja jadi ngapain mesti rajin, akhirnya yang tadinya sudah cukup produktif ngeliat temannya yang tidak produktif terkontaminasi, ada beberapa yang seperti itu, tapi faktor psikologis bahwa mereka akan tergeser malah justru ngga saya lihat.” (Sri) ”Emang sih sifat manusia mungkin ada, kita menyikapinya melalui siraman rohani, hidup itu ada naik dan turun itu kebiasaan di satu kantor kita siap-siap aja penggeseran-penggeseran, ada pemikiran orang yang negatif, kalau dipindah itu karena sering bolos atau sering datang terlambat atau karena ada kesalahan, ditekankan kepada teman-teman, ada rolling setahun sekali minimal sebagai pustakawan itu kan kita harus tau dimana letaknya lokasi bahan pustaka itu kalau ada yang nanya kan harus dijawab minimal kita tau.. merasakan.. jangan 1 satu tahun di bagian sirkulasi, pengolahan, pengadaan, ataupun pemeliharaan, sering terjadi dan sering terdengar juga kalau di bagian sirkulasi banyak duit atau bagian referensi atau fhotokopi, kalau dulu memang orang-orang tertentu, tapi sekarang alhamdulillah semua rata jadi semua kebagian sekarang itu, jadi istilah-istilah itu sekarang ga terdengar lagi seperti pengadaan buku, ada fee nya semua kebagian.” (Andi)


Aspek ini juga berperan penting sebagaimana yang tercantum dalam konsep Deming, agar menghapuskan rasa takut sehingga setiap orang dapat bekerja secara efektif. Ketakutan adalah sebuah penghalang untuk sebuah peningkatan. Rasa takut itu sendiri sering ditemukan di semua tingkatan dalam sebuah organisasi: ketakutan akan suatu perubahan, ketakutan menyangkut fakta bahwa harus bekerja lebih baik lagi ataupun ketakutan bahwa posisi mereka mungkin akan direbut. Hal ini ditanggapi berbeda oleh masing-masing unsur pimpinan, tapi mereka berupaya untuk menyikapinya dengan solusi terbaik yang mereka miliki. Jadi dalam hal ini mereka sudah melaksanakan konsep Deming.

4.2.9

Menghilangkan batasan atasan bawahan. ”Hilangkan dinding pemisah antar departemen sehingga orang dapat

bekerja sebagai suatu tim. Walaupun bekerja dalam area yang berbeda, yang satu pada bagian teknis dan yang satunya layanan, setiap orang harus bekerja dalam satu tim dengan satu tujuan yang sama”. Begitulah konsep yang tertuang dalam metode Deming, adapun praktik yang terjadi di Perpustakaan UIN Jakarta ini, tergambar dalam jawaban mereka sebagai berikut: Ruang lingkup kerja maupun situasi dan kondisi kerja antara bagian teknis dan layanan sangatlah berbeda, bagaimana bapak mewujudkan kekompakan antar bagian agar dapat bekerja sebagai satu tim?

1. Rapat berkala 2. Rolling tempat kerja. Jadi tidak ada orang yang hanya kerja di satu bagian selama berpuluh-puluh tahun; 3. Melibatkan tim layanan dalam lembur teknis dan sebaliknya.” (Budi) ”Itu juga salah satu tantangan khususnya bagi saya. Kadang-kadang konsep departemenisasi ini bukan ga baik, tapi kadang-kadang membawa kesan bahwa, ”ini wilayah gua yang sono wilayah orang lain” gitu loh.. akhirnya menghambat kerja sama, untuk membentuk team work itu rada susah, khususnya antar bagian, kalau selama di teknis aja sudah ok, tetapi ketika disambungkan di bagian layanan, contoh yang paling kental misalnya begini, ketika ada buku sudah diolah di bagian pengolahan dan kemudian harus diangkat ke atas siapa ini yang harus mengangkat, apakah


bagian teknis atau bagian layanan. Kata petugas teknis, ”ini tugas bagian layanan”, kata petugas layanan, ”ini tugas bagian teknis”.. jadi masingmasing menganggap wilayahnya itu sudah beda-beda, jadi kadang-kadang yang seperti itu menjadi sedikit kendala.” Jadi untuk menyikapi yang seperti itu bagaimana? ”Kita inginnya berkali-kali memberikan penyadaran bahwa kita ini satu tim, walaupun kita di bagian yang berbeda tetapi memang kita ini yang berada di satu tim, satu atap yang memang harus kompak, tetapi memang untuk menyadarkan orang-orang yang kadang-kadang sudah memiliki rasa bahwa itu bukan wilayahku itu memang rada susah apalagi memang nambah kerjaan gitu ya jadi kadang-kadang merasa ”enak aja”.. gitu, mereka terasa terbebani akhirnya kita harus cari solusi kan.. akhirnya kita adakan piket terdiri dari semua bagian jadi piket untuk ngangkat buku misalnya seminggu 2X, misalnya hari selasa dengan hari kamis, hari selasa ini bagian pelayanan, hari kamis bagian teknis dan sebagainya, dan diharapkan nanti ke depannya ketika kesadaran itu sudah tumbuh tidak lagi seperti itu artinya kita pengen ada kesadaran bahwa tugas itu menjadi tanggung jawab bersama meskipun memang sebenarnya ada orang-orang tertentu yang bertanggung jawab khusus terhadap pekerjaaan khusus gitu kan..” (Sri)

”Contoh di bagian pengolahan atau di bagian pengadaan ada pengadaan bahan pustaka, itu ada rekanan itu kita dapat feenya ada lobang-lobang tertentu sekarang bagi rata, dikasi pengertian juga, istilahnya ada perbedaaan itu sama itu sekarang.” (Andi) Unsur pimpinan berusaha menyikapi batasan-batasan tiap bagian, sehingga para pegawai merasa nyaman berada dalam bagian apapun, dan dapat bekerja maksimal dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada pemustaka, seperti yang tercantum dalam standar internasional untuk sistem manajemen kualitas, bahwa aspek-aspek yang ada bertujuan untuk meningkatkan pelayanan guna memenuhi kebutuhan pengguna jasa (Rao, 1996).


4.2.10 Menghilangkan semboyan, slogan, poster, desakan dan target bagi pekerja. Berbagai cara dilakukan guna peningkatan produktivitas kerja, salah satunya dengan penggunaan semboyan, slogan ataupun poster, yang menurut konsep Deming hal ini malah membawa pengaruh yang tidak baik bagi pegawai. Di Perpustakaan UIN Jakarta sendiri hal ini ditanggapi berbeda oleh pihak pimpinan yaitu:

Seringkali di perusahaan atau institusi, dipasang slogan atau poster yang sifatnya memberi peringatan. Misalnya “bekerjalah dengan giat”, “Patuhilah tata tertib” dan lain-lain, yang berkesan sebagai tuntutan pegawai untuk bekerja tanpa cacat. Bagaimana di perpustakaan UIN, dengan cara apakah motivasi disiplin kepada pegawai disampaikan? ”Slogan yang dilihat tiap hari akan kehilangan maknanya, yang dilakukan adalah dengan memberikan perhatian secara personal, meningkatkan kesejahteraan dan membangun semangat kebersamaan sehingga memiliki tanggung jawab bersama. Lebih penting dilakukan daripada diucapkan. Sekali waktu diadakan pertemuan dengan menghadirkan pimpinan universitas.” (Budi) ”Selama ini dari pimpinan khususnya kepala setiap kali kita adakan meeting itu selalu mendorong teman-teman, selalu memberikan nasehat kepada teman-teman dan menanamkan bahwa pekerjaan itu tidak hanya mencari nafkah tetapi bekerja sebagai ibadah, sehingga dengan demikian sebagai bentuk ibadah kita harus ikhlas, makin hari makin baik makin hari makin disiplin, tetapi memang cara-cara seperti itu juga tidak serta merta langsung membuat orang itu berubah, terutama sekali ini mohon maaf ya tenaga-tenaga senior yang sudah merasa bagaimana mungkin.. kita memberikan dorongan, motivasi untuk lebih loyal itu lebih enak kepada tenaga-tenaga yang lebih muda, ga usahlah mereka diberi motto macammacam dengan kita ngobrol dari hati ke hati semangat masih punya gairah, tetapi dengan yang tua, ketika kita ngobrol dari hati ke hati pun mereka menanggapinya dengan tanggapan yang tidak semestinya mereka merasa diajarinlah, mereka merasa gimana lah.. karena mereka merasa sudah senior.. nah memang kemarin dari pimpinan ada semacam pin motto kerja kita itu “jujur ikhlas dan cakap” kalau ga salah itu tetapi belum terealisasi, selalu disampaikan setiap ada kesempatan.” (Sri) ”Biasanya itu kita terus terang kalau hanya omong itu sulit anak-anak itu, sekali-kali terjun kalau ada buku berantakan kita beresin, kita harus datang lebih dulu jadi liat kita itu kadang-kadang malu, kalau ditegur itu timbul macam-macam konflik dan sebagainya jadi caranya silaturrahmi, kita


kunjungi bagian-bagian itu, kita ngobrol-ngobrol biasa aja curhat, bagaimana untuk meningkatkan kinerja kita. Kalau untuk di sirkulasi itu etika kita harus benar-benar dijaga, kesopanan kita, seperti kita samalah di swalayan-swalayan itu kan pramuniaga harus bisa menyenangkan orang, pengalaman saya itu, jadi kita ya setahap demi setahap, kalau drastis harus begini begini itu cuma omong doang, kalau perpustakaan itu ga bisa.” (Andi) Menurut Nasution (2005) dalam Total quality management, menuntut bekerja tanpa cacat dan tuntutan pekerjaan yang harus terus meningkat tanpa diiringi dengan metode yang jelas dan terarah hanya menciptakan adversarial hubungan. Dari jawaban masing-masing, dalam hal pemakaian slogan, terlihat adanya 2 jawaban yang berbeda, ada yang menjawab tidak perlu slogan, di sisi lain akan ada motto kerja, namun peneliti menemukan arah pemikiran yang sama dari masing-masing pimpinan, yaitu memberikan motivasi dengan cara personal, membangun semangat kebersamaan sehingga memiliki tanggung jawab bersama.

4.2.11 Meninjau ulang standar kerja. Kepemimpinan dan kerjasama tim merupakan salah satu pilar penting dalam TQM, salah satunya dalam mengukur kinerja pegawai, semua berorientasi sama, yaitu terwujud dalam bentuk sebuah laporan atau catatan yang dapat dievaluasi kinerjanya guna pengembangan dan peningkatan kualitas, sebagaimana tergambar dalam wawancara berikut: Pekerjaan diperpustakaan sering dikatakan pekerjaan yang never ending, karena informasi yang masuk dan dikelola selalu ada dan berkembang. Lalu bagaimana pimpinan mengukur kinerja pegawai? “Kinerja diukur berdasarkan kehadiran dan produktivitas (orientasi hasil dengan memperhatikan proses).” (Budi) “Ini juga menjadi satu problematika, sebenarnya kemarin kita merencanakan adanya satu standar kerja minimal, jadi misalnya di bagian pengadaaan, seleksi inventarisasi dan sebagainya kita ukur seharí itu minimal satu staf itu mampu mengerjakan berapa? Minimalnya lo ya.. pengolahan minimal dalam seharí dengan sekian jam kerja itu dia bisa mengerjakan katalogisasi deskriptif berapa? dengan klasifikasi berapa? input data berapa? di pemeliharaan demikian misalnya kalau yang tipis


seharí berapa? yang tebal seharí berapa? Kalau menjilid majalah minimal harus seharí berapa? Jadi stándar-standar kerja minimal itu sebenarnya sudah pernah kita buat tetapi memang tidak disahkan secara formal, tidak tertulis banget-banget, artinya kita masih.. dibilang rencana juga iya, diterapkan juga iya, kalau stándar itu belum tercapai kita masih maklumi mungkin karena kondisinya begini karena SDMnya begini dan memang kenapa kita ngga seperti yang kita inginkan karena belum semua staff itu menerima, mereka merasa ”kita juga bukan mesin” jadi mereka masíh keberatan kalau diterapkan secara sungguh-sungguh standar kerja minimal itu, jadi ya udah kita sambil pelan-pelan standar kerja minimalnya tidak betul-betul kita terapkan tetapi kita coba mereka buat laporan tiap bulan, si A dalam 1 bulan ini mengerjakan apa saja, sebanyak apa.. si B.. si C.. dengan cara begitu kita bisa melihat apakah kinerja mereka itu membaik, menurun atau biasa-biasa saja, paling masih seperti itu.” (Sri) “Ada laporan tiap minggu atau tiap bulan, target harus kita capai, dalam program tahunan kenapa tidak tercapai, apa kendala-kendalanya, apa solusinya jadi dilihat dari laporan perbulan biasanya itu, umpamanya itu bagian sirkulasi ini untuk pengembalian atau peminjaman ini rata-rata sekian dilihat di statistik pengunjung tinggal diprint aja.” (Andi) Jadi, standar kerja di perpustakaan UIN Jakarta telah ditinjau ulang guna meningkatkan mutu perpustakaan. 4.2.12 Mengapresiasi pegawai. Hilangkan penghalang yang dapat menghabiskan kebebasan karyawan atas keahliannya (Rao:1996). Rasa puas dan bangga dalam diri seseorang tentunya berdampak positif, dan pimpinan mengapresiasikan hal ini baik itu dengan pujian maupun bonus-bonus. Dan di perpustakaan UIN Jakarta, hal ini sudah terlaksana dan tergambar dalam wawancara berikut ini:

Pegawai juga memerlukan apresiasi dari pimpinan sebagai bentuk penghargaan hasil kerjanya. Bentuk apresiasi apa yang telah diberikan perpustakaan (pimpinan) terhadap pegawainya? ”Pemberian bonus, rekreasi keluar kota dan pujian. Meskipun kecil dan sederhana, pemberian ucapan terima kasih dan selamat merupakan sebuah penghargaan yang sangat berarti.” (Budi)


“Paling ya kita.. apa ya.. kalau yang tidak berupa materi ya istilahnya penghargaan lisan aja, paling disaat-saat pertemuan kadang kita berikan semacam pujian, tapi ya tidak berpengaruh banyak, tetap saja kesejahteraan itu yang paling berpengaruh apalagi itu tenaga honorer, kebetulan kita ada beberapa tenaga honorer yang memang kesejahteraannya sedikit berbeda dengan PNS, jadi kita adakan lemburlembur, baik itu lembur sore hari ataupun hari sabtu, untuk lembur-lembur yang seperti itu baik tenaga honorer maupun tenaga PNS, itu honornya tidak terlalu dibedakan jadi subsidi silang, misalnya yang pegawai negeri golongan IV itu kan kalau lembur per jam Rp.13000 sementara yang honorer kan cuma Rp.2500 itu kan jauh banget tuh.. yang seperti itu maka yang tadi PNS yang golongannya tinggi yang per jamnya Rp.13000 dijadikan per jamnya Rp.9000 sisanya kan ada Rp.4000 jadi disubsidikan ke tenaga honorer, kalau ada lembur, itu contoh kesejahteraankesejahteraan yang kita atur supaya tidak terlalu jomplang antara pegawai honorer dengan yang PNS, paling seperti itu, sebenarnya kita perbanyak lembur bukan tujuan utamanya semata-mata meningkatkan kesejahteraan ya.. tetapi memang mengejar pekerjaan-pekerjaan yang mau ga mau harus lembur jadi menambah kesejahteraan teman-teman yang masih kekurangan, paling seperti itu..” (Sri) “Biasanya istilahnya umpamanya ada pegawai teladan, ada kasih semangat dan sebagainya rewardnya dan sebagainya.” (Andi) 4.2.13 Membuat suatu program berkelanjutan. Menggiatkan program pendidikan dan self-improvement yang mendorong perbaikan diri bagi semua orang. Sebuah organisasi tidak hanya membutuhkan orang-orang yang bekerja dengan baik tapi juga orang-orang yang selalu mengevaluasi pendidikan (Joseph & Susan, 1995). Dan hal ini tergambarkan dalam wawancara berikut:

Merasa puas dengan hasil yang sudah dicapai seringkali dialami oleh pegawai di manapun. Sehingga merasa cukup dan tidak termotivasi untuk berkembang lagi. Bagaimana pimpinan melihat hal tersebut, dan apa yang dilakukan pimpinan? “Saya hanya akan memperhatikan karyawan muda yang potensial untuk berkembang. Mereka didorong untuk mengembangkan potensi diri. Sementara untuk yang senior lebih diarahkan untuk bekerja sesuai dengan kemampuannya.” (Budi) ”Memang kadang-kadang ada 1 atau 2 orang yang seperti itu, tetapi kebanyakan justru merasa tidak puas dengan skill dan kompetensi yang


dimilki, tetapi memang ada beberapa seperti para senior yang merasa sudah cukup, ketika ada pekembangan baru, dan kita untuk mengikuti perkembangan baru tersebut, mereka beranggapan ”udahlah..kita udah cukup..”. Ketika ada sesuatu yang baru mereka merasa ”udahlah saya mah udah cukup” kalaupun memang ga bilang ”udah pinter” kadang-kadang kalau menghadapi yang seperti itu, terpaksa ya udahlah kalaupun dipaksapun ga ada hasilnya, biasanya begitu lebih baik kita mendorong orang yang punya semangat lebih tinggi, yang mau berkembang meningkatkan kompetensinya daripada kita memaksa orang yang memang tidak mau berkembang lebih baik.” (Sri) ”Namanya menuntut ilmu itu kan wajib, mulai dilahirkan sampai ke liang lahat ya walaupun kita sudah pegawai tetap kita menggali ilmu berkaitan dengan profesi kita sendiri, makanya di dalam forum pustakawan ada diskusi-diskusi, kalau kita kasi perkembangan teknologi informasi kita kan masih jauh itu kan memotivasi teman-teman, workshop pelayanan bagaimana, bagaimana berkomunikasi dengan pengguna, itu kan suatu ilmu. Rencananya ada workshop lagi bagaimana pembuatan biografi dsb. Apakah sama menyikapi antara senior dan junior?

Kalau senior sama aja, kita ga da istilah senior junior, kalau ada apa-apa sama aja, kita fair-fair aja..”(Andi) (Shaugnessy, 1993) dalam bukunya Benchmarking TQM and libraries menekankan kepada pentingnya pemberdayaan staf (staf empowerment). Sebagaimana yang diungkapkan oleh Budi dan Sri , tentunya hal ini tidak memberikan hasil yang maksimal. Pustakawan harus memiliki pendidikan dan pengetahuan yang baik serta memahami visi, misi dari lembaga induknya serta berorientasi kepada budaya perubahan (Ratnaningsih). Jadi untuk mewujudkan TQM ini, benar-benar diperlukan perubahan suatu budaya. Pengembangan profesi merupakan aktivitas pustakawan dalam rangka pengamalan

ilmu

pengetahuan

dan

teknologi

serta

ketrampilan

untuk

meningkatkan mutu dan profesionalisme bidang kepustakawanan maupun dalam rangka menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi peningkatan mutu layanan perpustakaan. Dan pada perpustakaan UIN Jakarta, poin ini telah terlaksana.


4.2.14 Menyusun tim evaluasi. Apakah menurut bapak, TQM dapat diterapkan di perpustakaan UIN Jakarta ini? Jika ia, apakah perlu dibentuk satu tim khusus untuk itu? “Bisa saja TQM diterapkan di Perpus UIN, mungkin memang perlu tim khusus untuk itu.” (Budi) ”Ya sebagian bisa diterapkan, karena masalah itu kaitannya kan dengan SDM jadi mungkin ya secara pelan-pelan juga.. bisa tidaknya tergantung pimpinan, secara tahap demi tahap itu dilaksanakan.” (Sri)

Di dalam perpustakaan itu kan di Bagian Kasub Pelayanan Umum di situ kan ada Kaur yang menangani masalah pustakawan, ya sementara ini kita ada forum pustakawan juga, dimana untuk meningkatkan SDM kita mengadakan diskusi-diskusi dalam kaitannya pengembangan pustakawan ke depan, untuk sementara ini saya ditunjuk pimpinan masalah forum pustakawan saya sebagai ketuanya, kita mengadakan diskusi-diskusi, untuk meningkatkan SDM itu kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Arab, itu sebagian sudah terlaksana.” (Andi) Masing-masing menganggap poin ini bisa dilakukan, walaupun Andi menjawab dengan maksud yang berbeda. Jadi mereka akan menerapkan poin terakhir ini.


BAB 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Setelah mencermati

hasil

analisis

penelitian tentang manajemen

perpustakaan perguruan tinggi dalam perspektif Total Quality Management: Studi kasus di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, peneliti dapat menyimpulkan bahwa: Pengetahuan pimpinan tentang TQM ditunjukkan oleh kenyataan bahwa mereka telah menerapkan sebagian besar konsep tersebut, yaitu dari 14 metode TQM yang dirumuskan oleh W. Edwards Deming, sembilan konsep sudah dilakukan oleh perpustakaan ini. Pertama, metode menetapkan tujuan sudah tercapai sebagaimana yang tertera dalam visi dan misi maupun Rencana Strategis Lima Tahun perpustakaan ini. Kedua, metode mempelajari pemikian baru yang dilakukan dengan menerapkan unsur-unsur pemikiran baru dalam setiap program kerja yang tidak lagi terfokus pada program-program lama. Ketiga, metode menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan sudah terprogram dengan baik dalam program kerja ataupun Rencana Strategis Lima Tahun. Keempat, metode menghilangkan rasa takut diterapkan dengan keberanian bersikap, walaupun ditanggapi berbeda oleh masing-masing unsur pimpinan, tapi mereka berupaya untuk menyikapinya dengan solusi terbaik yang mereka miliki. Kelima, metode menghilangkan batasan atasan dan bawahan dilakukan oleh unsur pimpinan dengan menyikapi batasan-batasan tiap bagian, sehingga para pegawai merasa nyaman berada dalam bagian apapun, dan dapat bekerja maksimal dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada pemustaka. Keenam, metode meninjau ulang standar kerja di perpustakaan UIN Jakarta guna peningkatan mutu perpustakaan. Ketujuh, metode mengapresiasi pegawai yang dilakukan dengan pujian maupun bonus-bonus, sehingga menumbuhkan rasa puas dan bangga dalam diri seseorang, dan berdampak positif pada kinerja mereka. Kedelapan, metode membuat

perbaikan

yang

berkesinambungan

yang

dilakukan

dengan

mengembangkan profesi pustakawan, terutama dalam mengamalkan ilmu pengetahuan dan teknologi serta keterampilan bagi peningkatan mutu layanan


perpustakaan. Kesembilan, metode menyusun tim evaluasi sudah terlihat pada perencanaan, meskipun belum dilaksanakan. Sedangkan pemahaman konsep Deming yang belum dimengerti dan belum terlaksana terlihat pada lima konsep berikut ini dari 14 konsep yang ada. Pertama, tingkat ketergantungan kerja di perpustakaan UIN Jakarta terhadap lembaga induk sangat tinggi; kedua, kualitas produk masih tergantung pada harga, masih tergambar bahwa mereka lebih mementingkan kuantitas; ketiga, identifikasi masalah berdasarkan metode statistik tidak digunakan secara optimal; keempat, sistem pengawasan diakui oleh pimpinan masih terbatas, walaupun dari program kerja terlihat adanya usaha-usaha peningkatan kualitas, baik itu sarana maupun prasarananya; kelima, ketepatan slogan belum terlihat, sebab masih ada perbedaan dari masing-masing pimpinan. Adapun konsep yang belum terlaksana dipengaruhi oleh faktor ekonomi dan budaya kerja yang sudah umum terjadi di perpustakaan ataupun organisasi.

5.2 Saran Adapun saran ataupun masukan yang dapat peneliti berikan dengan harapan

dapat

memberikan

kontribusi

pemikiran

terhadap

manajerial

perpustakaan ini adalah: a. Agar sebagian besar unsur pimpinan perpustakaan memahami konsep Total Quality Management secara keseluruhan, baik itu melalui pendidikan formal maupun non formal. b. Agar pihak manajerial perpustakaan dapat lebih proaktif dalam merealisasikan program serta visi dan misi perpustakaan itu sendiri. Sehingga program-program yang telah tersusun dengan baik dapat segera diaktualisasikan demi pengembangan dan kemajuan perpustakaan. c. Lebih mengoptimalkan penggunaan metode statistik. d. Meningkatkan

sistem

teknologi

dan

pengawasan

yang

dapat

mengakomodir kebutuhan pemustaka, seperti katalog online dan koleksikoleksi yang sudah dapat diakses pemustaka secara online serta hotspot di area perpustakaan sehingga pemustaka dapat mengakses internet secara luas.


e. Meningkatkan tenaga profesional perpustakaan khususnya dalam bidang teknologi informasi (IT), baik itu menambah staff dan melakukan pelatihan khusus di bidang ini secara profesional. f. Menindaklanjuti penelitian-penelitian mahasiswa yang telah dilakukan di perpustakaan ini, sehingga tidak sebatas menjadi sebuah hasil penelitian. g. Meningkatkan kualitas layanan, khususnya di bagian peminjaman dan pengembalian, dengan lebih meningkatkan dalam melayani pemustaka.


keramahan dan kesabaran

DAFTAR PUSTAKA

Anderson, Debbie & Genit, Jasen. (1997). The evolving roles of information professional in the digital age. Desember 6, 2009. www.educause.edu/ir/library/html/cnc9754/cnc9754.html

Bank, John. (2000). The essence of total quality management. Edisi ke-2. London: T J International. Bell, Steven J & Shank, John D. (2007). Academic librarianship by design: a blended librarian’s guide to the tools and techniques. Chicago: American Library Association. Brocka, Bruce. (1992). Quality management: implementing the idea & the masters. New York: McGraw-Hill. Budd, Jhon M. (2005). The change academic library: operation, culture, environment. Chicago: Association of College and Research Libraries. Choo, Chun Wei., Detlor, Brian., & Turnbull, Don. (2000). Webwork: information seeking & knowledge work on the world wide web. London: Kluwer Academic Publishers. Cut Armansyah. (1998). Tesis. Penerapan total quality management dalam manajemen perpustakaan: survey pada beberapa perpustakaan di Jakarta. FIB: UI. Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. (2004). Perpustakaan perguruan tinggi: buku pedoman. Jakarta. Diamond, Randy & Martha Dragich. (Winter 2001). “Profesionalism in librarianship: shifting the focus from malpractice to good practice” dalam library trends, ethical issues of information technology oleh Robert G. Wengert (Ed.). University of Illinois Graduate School of Library and Information Science. Gitlow, Howard S <et-al>. (2005). Quality management. Boston: McGraw-Hill. Hani T Handoko. (2003). Manajemen. Edisi ke-2. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Hansson, Jonas. (2003). Doctoral thesis. Lulea University of Technology: Sweden. Desember, 24, 2009. http://www.isixsigma.com/library/content/c031008a.asp


Hesham, Magd & Adrienne, Curry. (2003). The TQM magazine. ISO 9000 and TQM: are they Complementary or Contradictory to each other?. 15(4), 244256. Mei 7, 2009. http://www.emeraldinsight.com/10.1108/09544780310486155 Indonesia. (2007), Undang-undang No.43 Tahun 2007tentang perpustakaan. Jakarta: Sekretaris Negara James W. Marcum (2002). Vision academic library in 2012. 18 Desember 2009 . Kristi E. Poerwandari. (2007). Pendekatan kualitatif untuk penelitian perilaku manusia. Depok: LPSP3 Fakultas Psikologi Universitas Indonesia. Kurniadi, Erick (1998). Pengertian TQM “total quality management” & GKM. 15 Maret 2009. Lasa HS. (2005). Manajemen perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media. Lancaster, FW., & Sandore, Beth. (1997). Technology & management in library & information services. London: Library Association Publishing. Lovelock, Christopher. (1992). Managing service marketing operation and human resources. Edisi ke-2. New York: Prentice Hall International Edition. Mauch, James E., & Park, Namgi. (2003). Guide to the successful thesis and dissertation. Edisi ke-5. New York: Marcel Dekker. Nasution, M. Nur. (2005). Manajemen mutu terpadu: total quality manajemen. Bogor: Ghalia Indonesia. Nawawi Hadari. (2005). Manajemen strategik. Yogyakarta: Gadjah Mada Pers. Nurwahid Subchan Wijaya. (2009). Pemahaman orang tua yang memiliki anak autis. 21 Desember 2009. http://fpsikologi.wisnuwardhana.ac.id/index.php?option=com_content&task =view&id=11&Itemid=11. Prasetyo Irawan. (2006). Penelitian kualitatif dan kuantitatif untuk ilmu-ilmu sosial. Depok: Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia. Putu Laxman Pendit. (2003). Penelitian ilmu perpustakaan dan informasi: suatu pengantar epistimologi dan metodologi. Jakarta: JIP-FSUI. Rahayuningsih. (2007). Pengelolaan perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.


Rao, Ashok,. (1996). Total quality management: a cross functional perspective. United States: John Wiley & Sons. Ratnaningsih. (2009, Februari). Menuju perpustakaan perguruan tinggi berkelas dunia. Makalah orasi pada acara pengukuhan sebagai pustakawan utama. Surabaya, Universitas Airlangga. Rounds, Laura. & Matthews, Michael. (1994, April). Total quality management in academic libraries: initial implementation effort. Paper presented at Proceedings from the International Conference on TQM and Academic Libraries. Washington: Association of Research Libraries. Shaugnessy, Thomas W. (1993). Benchmarking, total quality management and libraries. Library Administration & Management. Siregar, A. Ridwan. (2004). Perpustakaan: energi pembangunan bangsa. Medan: USUpress. Special Library Association. (1998). Competencies for special library 21 century. 23 April, 2009. http://www.sla.org/conf/pcp/prodev.html. Stueart, Robert D., & Moran, Barbara B. (2002). Library & information center management. Clorado: Library Unlimited.. Sutarno NS. (2006). Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktis. Jakarta: Segung Seto. Sulistyo-basuki, (2006). Metode penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra. Supriyanto dkk. (2006). Aksentuasi perpustakaan dan pustakawan. Jakarta: Ikatan Pustakawan Indonesia Pengurus Daerah DKI Jakarta. Suyadi Prawirosentono. (2004). Filosofi baru tentang manajemen mutu terpadu total quality management abad 21 studi kasus & analisis. Jakarta: PT Bumi Aksara. Tjiptono, Fandy., & Diana, Anastasia. (2002). Total quality management. Yogyakarta: Andi. Wiji Suwarno. (2009). Psikologi perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto. ___________. (2010). Ilmu perpustakaan dan kode etik pustakawan, Yogyakarta: Arruz Media. Zuhdi, Muhammad, et. al. (2008). Pedoman penggunaan perpustakaan utama UIN syarif hidayatullah. Jakarta: Perpustakaan Utama Press.


(Lanjutan) 1 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta Kode

PMH

Pertanyaan/Kegiatan/Jawaban Apakah bapak/ibu pernah mengetahui istilah TQM, dan bagaimana atau sejauh mana bapak/ibu memahami istilah TQM ini?

Interpretasi

”Saya pernah mendengar tentang TQM, meskipun belum pernah mempelajarinya secara spesifik. Yang saya ketahui, TQM adalah upaya sebuah organisasi untuk memaksimalkan kualitas produk atau jasa yang menjadi bisnis utama mereka dengan melibatkan seluruh unsur dalam organisasi itu. Sehingga hasilnya Pemahaman dapat memuaskan pelanggan atau pengguna mereka. terhadap TQM (Budi) sebagai peningkatan ”Ya, hanya denger aja tentang quality management kualitas dan tapi konsepnya seperti apa belum begitu mendalam. produktivitas (Sri)” ” Masalah-masalah cara kita bekerja yang ada kaitannya dengan SDM, bagaimana cara memotivasi staf-staf supaya lebih produktif sebagai satu tujuan atau misi satu organisasi.” (Andi) Bagaimana unsur pimpinan menetapkan tujuan yang hendak dicapai perpustakaan? “Tujuan perpustakaan ditetapkan sejalan dengan tujuan UIN, di samping itu pimpinan perpustakaan juga merumuskan tujuan berdasarkan kebutuhan dan keinginan untuk maju.” (Budi)

TUJ

“Begini, tujuan pasti kita punya, dan ini sudah dicanangkan sebelum kami bergerak melaksanakan kegiatan. Ya….sebagaimana teorinya, tujuan itu kami bicarakan bersama dengan teman-teman di sini. Efek adanya tujuan jelas menjadikan kerja lebih terarah, yang tentu harapannya kan bisa memaksimalkan hasil. “ (Sri) “Pelayanan prima itu pertama, bagaimana untuk dari pimpinan itu memotivasi staf-stafnya supaya dalam pelaksanaan pelayanan baik itu pelayan umum ataupun teknis di TU ini untuk pelayanan prima, makanya itu istilahnya petugas terutama untuk di pelayanan umum istilahnya itu. kalau dulu itukan ada


Tujuan ditetapkan sebelum kegiatan dilaksanakan berdasarkan kebutuhan pemustaka pada umumnya

(Lanjutan) 2 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta istirahat dari jam 12.00-13.00 tapi total istirahat, sekarang itu ada piket, itu diantaranya untuk meningkatkan layanan prima, masalahnya gini kalau istirahat itu biasanya mahasiswa ya lagi asyikasyiknya baca dengar bel terganggu kemudian pada keluar petugasnya sibuk, sementara untuk pelayanan tidak masalah untuk pemakai jasa perpustakaan, cuma bagian pelayanan itu masalahnya sering terjadi polemiklah antara petugas dengan pemakai jasa perpustakaan kemudian mungkin kurang koordinasi antara bawah dengan atas dalam aturan-aturan atau dalam melaksanakan tata tertib, sering terjadi antara petugas di atas dengan pemakai jasa perpustakaan contohnya seperti apa, dari bawah umpamanya diperbolehkan masuk pakai jaket, di atas tidak boleh karena tidak sama terjadi perang mulut itu diantaranya, masalah petugas yang bekerja dari pagi mungkin capek dan mahasiswa ngomong seenaknya sehingga cekcok, sementara ini yang disoroti itu masalah pelayanan sirkulasi, ya masalahnya itu petugasnya ya macam-macamlah pengaduanpengaduan itu, makanya ada istilah sebulan sekali siraman rohani bagaimana untuk kita menghadapi orang banyak dan sebagainya, acara itu khususnya bukan untuk bagian sirkulasi untuk semua petugas perpustakaan utama biasanya ada.” (Andi)

Bagaimana peluang memasukkan unsur-unsur pemikiran baru dalam setiap kegiatan? Dalam pembuatan program, menurut bapak lebih baik menggunakan program yang baru atau tetap melaksanakan program yang lama?

FAL

Kekinian penting “Peluang selalu terbuka, tetapi implementasinya menjadi perlu penyesuaian..” (Budi) pertimbangan untuk melaksanakan “Sesuatu yang baru itu suatu keharusan kalau program yang menurut saya. Ya masa hari ini sama dengan hari sudah dicanangkan kemarin, kan gitu istilahnya. Ini kan berarti kerugian. sebelumnya Maka itu ya kita carilah alternative-alternatif atau berfikir tentang hal yang baru, biar lebih segar dan terasa ada perkembangan, gak gitu-gitu aja.” (Sri) “Dikaitkan dengan istilah BLU (Badan Layanan Umum) itu suatu program itu tidak ada pelaksanaan


(Lanjutan) 3 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta program baru di tengah jalan itu tidak bisa, ada rapat kerja, kita tuangkan ide-ide terutama dari staf-staf kemudian di Kaur, kita kan ada raker, contoh di bagian pelayanan umum itu apa, tugasnya di bagian pelayanan kemudian tugas di bagian referensi apa kekurangannya apa kelebihannya di situ kan ada istilah evaluasi program dan evaluasi kerja jadi solusinya bagaimana itu ada, penerapannya untuk satu program itu tidak bisa di tengah jalan, jadi harus satu tahun, kalau ada ide-ide baru mungkin tahun yang akan datang.” (Andi) Sejauh ini, bagaimana ketergantungan perpustakaan terhadap lembaga induk? TRG

Ketergantungan ”Sangat tinggi, karena pengelolaan keuangan, SDM terhadap lembaga dan fasilitas dikelola bersama-sama dengan orang induk sangat tinggi induk.” (Budi) Bagaimana proses penyeleksian bahan pustaka yang telah dilakukan bu..?

PRD

”Melalui katalog penerbit, usulan user yang kita sebarkan melalui formulir usulan, terus silabus dengan bekerjasama dengan tiap-tiap fakultas, dan satu lagi.. usulan dosen. Adapun jumlahnya yaitu maksimal 5 eksemplar, kalau yang mahal paling 1. Kalau untuk jurnal, ada Alo Indonesia, disini tidak melanggan, banyak dikasi.. sedangkan untuk elektronik book dibeli, diambil dari jurnal-jurnal ilmiah yang 2008 ke atas..” Bagaimana cara mengidentifikasi masalah-masalah di perpustakaan?

IDT

Produk (bahan pustaka) diseleksi melalui usulan, katalog, dan informasi lainnya

munculnya Dari wawancara di atas, terlihat bagaimana unsur ”Survey (angket dan wawancara), kotak saran, pimpinan pengaduan pengguna.” (Budi) mengidentifikasi masalah dan ”Biasanya masalah itu muncul dengan sendirinya pencarian tanpa harus diidentifikasi, artinya gini setiap masalah solusinya, seperti itu seringkali muncul baik dari masalah yang tertuang dalam bersumber pada SDM maupun masalah-masalah konsep Deming yang di luar SDM misalnya sarana prasarana, dari bahwa sebuah anggaran dari yang lain-lain, ketika ada masalah ya perusahaan, dengan sendirinya teridentifikasi, gitu aja.” (Sri) organisasi


(Lanjutan) 4 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta ”Itu biasanya kita ada laporan tiap bulan atau tiap minggu dari staf-staf itu, apa yang dialami di bagian sirkulasi ada evaluasi kemudian nanti dicatat ada rapat bulanan untuk seluruh kegiatan atau seluruh pegawai biasanya 3 bulan sekali, tapi untuk Kaurkaur biasanya 1 bulan sekali, tapi kalau untuk Kasub biasanya tiap minggu, untuk evaluasi tiap hari ngelihat bagaimana perkembangannya, terutama dibagian lantai 2 pelayanan umum kita harus sering banyak kontrol, mengontrol ke lorong-lorong di tempat buku itu, ada kejadian apa kita catat, kemudian ya urung rembuk lah dengan pimpinan bagaimana solusinya, kadang-kadang kalau lagi tugas sore dan sebagainya itu ya ada lah mahasiswa yang kesempatan, ya anak muda sering terjadi, kita kan harus mengawasi jangan lepas juga, kita kontrol juga pagi kita kontrol, siang hari dan sore hari, baik itu di Amcor dan Kanada biasa sering itu anak-anak itu pura-pura membaca dan sebagainya atau macammacam.” (Andi)

PDK

(perpustakaan), jika mengalami kendala-kendala dalam melaksanakan programnya, maka hal terpenting yang harus dilakukan adalah mencari masalah dan berfikir solusinya, dengan tetap secara terus-menerus meningkatkan sistem produksi dan pelayanan. Kaitannya dengan perpustakaan, jika mengalami kendala, maka hal yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya, dengan tetap tidak berhenti mencari dan mengelola informasi yang berkualitas sebagai produknya yang pada gilirannya secara konstan menurunkan biaya.

Stimulasi apa yang dilakukan perpustakaan agar SDM termotivasi untuk berkembang? Jadi berbagai pelatihan ”Training sesuai dengan bidangnya, training dilaksanakan guna motivasi, refreshing (kegiatan di luar kampus).” peningkatan SDM (Budi) perpustakaan ini. Semua juga ”Sebenarnya banyak hal yang ingin kita lakukan terprogram dengan untuk peningkatan kualitas atau kompetensi SDM baik dalam program khususnya di bagian layanan teknis seperti kerja ataupun misalnya untuk di bagian pengolahan misalnya Rencana Strategis


(Lanjutan) 5 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta sering kita kirim tenaga-tenaga untuk mengikuti pelatihan, tidak hanya di pengolahan sebenarnya, pengadaan juga demikian, di pemeliharaan juga demikian. Bahkan bagian pemeliharaan sudah beberapa kali sebenarnya saya programkan untuk mengikuti pelatihan cara-cara penanganan bahanbahan pustaka yang rusak, preservasi maupun pencegahan dan sebagainya, penggunaan alat-alat perbaikan gitu misalnya.” Dari perpusnas atau darimana bu? ”Kita untuk itu ke perpusnas kalau untuk pemeliharaan, kalau untuk yang lainya kemana saja dimana ada undangan atau informasi kita usahakan untuk kirim teman-teman di layanan teknis itu, gantian tentu saja ya..” Kalau mau inisiatif pelatihan sendiri dari kebijakan atau wewenang ibu atau langsung kepala perpustakaanya bu? ”Biasanya ide dari kita, tetapi yang menentukan dari kepala, cuma kita yang apa istilahnya mencetuskanlah..” (Sri) ”Selain kita pendekatan, terutama itu kita banyak silaturrahmi dengan staf itu, biasanya yang saya alami kebetulan saya waktu apa ya..mengerti masalah pengaruh pimpinan di perpustakaan waktu saya kuliah, itu hasilnya ada pimpinan demokrasi terhadap itu hasilnya macam-macam pimpinan ternyata yang paling efektif ya untuk meningkatkan SDM harus banyak silaturrahmi, karena terus terang perpustakaan mungkin ibu juga tau, itu dulu dianggap sebagai buangan, untuk menghilangkan itu, alhamdulillah sekarang banyak bilang yang paling banyak kerja itu perpustakaan, kerjanya itu sudah bisa diandalkan, jadi pertama kita ya harus saling menyapa, kita enak gitu untuk bicara juga atau menyampaikan program itu bagaimana itu enak.. terus terang pengalaman saya kalau ada sesuatu sebelum kita tanya dulu staf-staf itu sambil kita ngomong, sambil bercanda baru kita buat satu keputusan atau satu kebijakan biasanya begitu.” (Andi)


Lima Tahun. Peningkatan kemampuan tenaga pengelola atau pustakawan yang dimiliki senantiasa harus lebih diperhatikan, jangan sampai yang duduk di perpustakaan justru tidak mengerti akan pentingnya perpustakaan, misalnya dalam memberikan pelayanan kepada pemustaka tidak ramah, tidak santun dan kualitas pendidikannya tidak diperhatikan, padahal perpustakaan perguruan tinggi melayani orangorang intelektual seperti mahasiswa dan dosen. Pustakawan harus tulus hati dalam memberikan pelayanan kepada anggotanya, dan yang paling penting adalah pustakawan harus menyayangi buku-buku atau koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, sehingga koleksi perpustakaan akan senantiasa terpelihara dengan baik.

(Lanjutan) 6 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta

Mengenai sarana dan prasarana, bagaimana pemeliharaan sarana yang telah dilakukan selama ini dan apa yang bapak/ibu lakukan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai? ”Ini dua pertanyaan yang berbeda. Pemeliharaan sarana dilakukan sesuai dengan prosedur. Banyak hal yang telah dilakukan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai, tetapi semua mengacu kepada aturan yang berlaku di UIN. Jika kesejahteraan yang dimaksud adalah uang, maka perpustakaan tidak bisa berbuat banyak selain memberikan apa yang sudah digariskan oleh universitas. Tetapi kesejahteraan dalam bentuk lain dilakukan dengan meningkatkan rasa kebersamaan melalui berbagai kegiatan di dalam dan di luar kampus.” (Budi)

PGS

”Kalau alat-alat infentaris itu kan sebenarnya menjadi tanggung jawab administrasi, pemeliharaannya dan sebagainya, tapi kalau untuk khusus pemeliharaan koleksi itu tanggung jawab saya, yang sudah jalan itu penjilidan buku-buku yang rusak dan yang ke dua kita juga sedang mencoba untuk digitalisasi local content kita, meskipun belum bisa diakses tapi sebagian koleksi kita sudah dalam bentuk PDF, jadi sekali lagi kalau untuk perawatan sarana prasarana peralatan kerja, komputer dan sebagainya bukan jadi tanggung jawab saya tapi tanggung jawab TU.” Kalau koleksi PDF tadi itu koleksi apa saja bu? ”Selama ini baru lokal content aja skripi, tesis disertasi, jurnal-jurnal belum ada, kecuali jurnal online yang kita langgan seperti misalnya EBSCO memang sudah online” o.. jadi sekarang kalau mahasiswa menyerahkan skripsi langsung menyerahkn CD ya bu? ”Betul, nah sebagian besar yang memang jadi perhatian kita dialihkan bentuk PDF tapi memang belum terkerjakan sampai saat ini karena banyak


Dalam hal ini, unsur pimpinan mengakui keterbatasan yang dimiliki, tentunya dengan kendalakendala yang ada. Dari program kerja terlihat adanya usaha-usaha peningkatan kualitas, baik itu sarana maupun prasarananya. Seperti penambahan komputer untuk OPAC, pelatihanpelatihan untuk para pegawai guna peningkatan SDM dan sebagainya.

(Lanjutan) 7 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta hal.” Jadi sementara diletakkan di ruang multi media bu CD-CD nya? Ya. “Kalau prasarana itu di instansi pemerintah kan kita tidak bisa menentukan sendiri, itu memang semua-semuanya sudah diatur institusi, itulah kelemahan instansi pemerintah ga bisa menentukan yang rajin, yang produktif jadi ga bisa seperti itu, ngasi reward, itu di atur oleh institusi bukan pada bagian saya, rajin ga rajin raportnya sama, itulah kesulitan kita untuk menentukan, meningkatkan produktifitas maupun kompetensi, kadang ada orang yang kompeten, tapi karena merasa ”alah rajin juga sama aja”, ada orang yang sebenarnya rajin betul, mau belajar, mau bekerja keras.. tapi kita ingin memberikan reward lebih tapi kita juga ga berdaya, karena ada aturan bakunya, jadi ya kita kepinginnya semua orang itu bisa menikmati hasil kerja kerasnya, tapi ya ga bisa juga karena sekali lagi instansi pemerintah itu semuanya sudah diatur.” (Sri) “Untuk sarana ya ga ada yang sempurna, selalu kekurangan sementara ini untuk mencapai kesempurnaan masih jauh sementara dibanding perpustakaan UIN-UIN yang lain juga masalah sarana itu di Bandung selalu kita lihat.. jadi kalau di UIN PU ya sedang-sedang aja lah.. belum begitu canggih.. untuk ke depan itu kemauan sih besar faktor masalah dana yang bisa itu terutama untuk bagian pelayanan otomasi itu menggunakan lontar dari UI, tapi di sini menggunakan TULIS pengembangan dari lontar itu, sementara untuk sarana sudah cukuplah, untuk ke depan ada penambahan-penambahan untuk peminjaman ditambah 2 komputer jadi anak-anak pemakai jasa perpustakan itu jangan ngantri istilahnya.” “Biasanya kalau ada pertemuan-pertemuan, siraman rohani kita pergi keluar makan-makan itu ada transportasinya itu, untuk megikat silaturahmi.. menjelang libur-libur seperti tahun baru ini ada uang sakunya dulu ga ada sekarang


(Lanjutan) 8 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta ada supaya lebih meningkat seperti menjelang puasa ada istilahnya sebelum puasa itu uang unggah itu ada selain ada THR “(Andi) Bagaimana bapak menyikapi suatu keadaan dimana

MTV/ PGS

Aspek ini juga pegawai merasa ketakutan akan suatu perubahan, berperan penting ketakutan menyangkut fakta bahwa harus bekerja sebagaimana yang tercantum dalam lebih baik lagi ataupun ketakutan bahwa posisi konsep Deming, agar menghapuskan mereka mungkin akan direbut? rasa takut sehingga ”Ada dua hal: setiap orang dapat a. Sampaikan perubahan itu harus terjadi dan bekerja secara alasannya mengapa perubahan itu harus efektif. Ketakutan terjadi. adalah sebuah b. Lakukan perubahan itu, jangan hanya penghalang untuk dibicarakan. Meskipun awalnya kaget, tapi sebuah lama kelamaan mereka pasti akan terbiasa. peningkatan. Rasa ”(Budi) takut itu sendiri sering ditemukan di ”Kalau selama ini sih saya lihat jarang khususnya semua tingkatan untuk staf teknis itu nyaris tidak ada pegawai yang dalam sebuah mempunyai sifat yang seperti itu,kelihatannya tidak organisasi: seperti itu, yang menjadi problema bagi saya yaitu ketakutan akan pegawai-pegawai yang merasa..ya itu tadi rajin ga suatu perubahan, rajin sama saja jadi ngapain mesti rajin, akhirnya ketakutan yang tadinya sudah cukup produktif ngeliat menyangkut fakta temannya yang tidak produktif terkontaminasi, ada bahwa harus beberapa yang seperti itu, tapi faktor psikologis bekerja lebih baik bahwa mereka akan tergeser malah justru ngga saya lagi ataupun lihat.” (Sri) ketakutan bahwa posisi mereka ”Emang sih sifat manusia mungkin ada, kita mungkin akan menyikapinya melalui siraman rohani, hidup itu ada direbut. Hal ini naik dan turun itu kebiasaan di satu kantor kita siap- ditanggapi berbeda siap aja penggeseran-penggeseran, ada pemikiran oleh masingorang yang negatif, kalau dipindah itu karena sering masing pimpinan, bolos atau sering datang terlambat atau karena ada tapi masing-masing kesalahan, ditekankan kepada teman-teman, ada berupaya untuk rolling setahun sekali minimal sebagai pustakawan menyikapinya itu kan kita harus tau dimana letaknya lokasi bahan dengan solusi pustaka itu kalau ada yang nanya kan harus dijawab terbaik yang minimal kita tau.. merasakan.. jangan 1 satu tahun mereka miliki. di bagian sirkulasi, pengolahan, pengadaan, ataupun pemeliharaan, sering terjadi dan sering terdengar


(Lanjutan) 9 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta juga kalau di bagian sirkulasi banyak duit atau bagian referensi atau fhotokopi, kalau dulu memang orang-orang tertentu, tapi sekarang alhamdulillah semua rata jadi semua kebagian sekarang itu, jadi istilah-istilah itu sekarang ga terdengar lagi seperti pengadaan buku, ada fee nya semua kebagian.” (Andi) Ruang lingkup kerja maupun situasi dan kondisi kerja antara bagian teknis dan layanan sangatlah berbeda, bagaimana bapak mewujudkan kekompakan antar bagian agar dapat bekerja sebagai satu tim? 1. Rapat berkala 2. Roling tempat kerja. Jadi tidak ada orang yang hanya kerja di satu bagian selama berpuluh-puluh tahun; 3. Melibatkan tim layanan dalam lembur teknis dan sebaliknya.” (Budi)

BTS

”Itu juga salah satu tantangan khususnya bagi saya. Kadang-kadang konsep departemenisasi ini bukan ga baik, tapi kadang-kadang membawa kesan bahwa, ”ini wilayah gua yang sono wilayah orang lain” gitu loh.. akhirnya menghambat kerja sama, untuk membentuk team work itu rada susah, khususnya antar bagian, kalau selama di teknis aja sudah ok, tetapi ketika disambungkan di bagian layanan, contoh yang paling kental misalnya begini, ketika ada buku sudah diolah di bagian pengolahan dan kemudian harus diangkat ke atas siapa ini yang harus mengangkat, apakah bagian teknis atau bagian layanan. Kata petugas teknis, ”ini tugas bagian layanan”, kata petugas layanan, ”ini tugas bagian teknis”.. jadi masing-masing menganggap wilayahnya itu sudah beda-beda, jadi kadang-kadang yang seperti itu menjadi sedikit kendala.” Jadi buat menyikapi yang seperti itu gimana bu? ”Kita inginnya berkali-kali memberikan penyadaran bahwa kita ini satu tim, walaupun kita di bagian yang berbeda tetapi memang kita ini yang berada di satu tim, satu atap yang memang harus kompak, tetapi memang untuk menyadarkan orang-orang yang kadang-kadang sudah memiliki rasa bahwa itu bukan


Unsur pimpinan berusaha menyikapi batasan-batasan tiap bagian, sehingga para pegawai merasa nyaman berada dalam bagian apapun, dan dapat bekerja maksimal dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada pemustaka, seperti yang tercantum dalam standar internasional untuk sistem manajemen kualitas, bahwa aspek-aspek yang ada bertujuan untuk meningkatkan pelayanan guna memenuhi kebutuhan pengguna jasa (Rao 1996).

(Lanjutan) 10 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta wilayahku itu memang rada susah apalagi memang nambah kerjaan gitu ya jadi kadang-kadang merasa ”enak aja”.. gitu, mereka terasa terbebani akhirnya kita harus cari solusi kan.. akhirnya kita adakan piket terdiri dari semua bagian jadi piket untuk ngangkat buku misalnya seminggu 2X, misalnya hari selasa dengan hari kamis, hari selasa ini bagian pelayanan, hari kamis bagian teknis dan sebagainya, dan diharapkan nanti ke depannya ketika kesadaran itu sudah tumbuh tidak lagi seperti itu artinya kita pengen ada kesadaran bahwa tugas itu menjadi tanggung jawab bersama meskipun memang sebenarnya ada orang-orang tertentu yang bertanggung jawab khusus terhadap pekerjaaan khusus gitu kan..” (Sri) ”Contoh di bagian pengolahan atau di bagian pengadaan ada pengadaan bahan pustaka, itu ada rekanan itu kita dapat feenya ada lobang-lobang tertentu sekarang bagi rata, dikasi pengertian juga, istilahnya ada perbedaaan itu sama itu sekarang.” (Andi) Seringkali di perusahaan atau institusi, dipasang slogan atau poster yang sifatnya memberi peringatan. Misalnya “bekerjalah dengan giat”, “Patuhilah tata tertib” dan lain-lain, yang berkesan sebagai tuntutan pegawai untuk bekerja tanpa cacat. Bagaimana di perpustakaan UIN, dengan cara apakah motivasi disiplin kepada pegawai disampaikan?

DSP

”Slogan yang dilihat tiap hari akan kehilangan maknanya, yang dilakukan adalah dengan memberikan perhatian secara personal, meningkatkan kesejahteraan dan membangun semangat kebersamaan sehingga memiliki tanggung jawab bersama. Lebih penting dilakukan daripada diucapkan. Sekali waktu diadakan pertemuan dengan menghadirkan pimpinan universitas.” (Budi) ”Selama ini dari pimpinan khususnya kepala setiap kali kita adakan meeting itu selalu mendorong teman-teman, selalu memberikan nasehat kepada teman-teman dan menanamkan bahwa pekerjaan itu tidak hanya mencari nafkah tetapi bekerja sebagai ibadah, sehingga dengan demikian sebagai bentuk ibadah kita harus ikhlas, makin hari makin baik


Menurut Nasution (2005) menuntut bekerja tanpa cacat dan tuntutan pekerjaan yang harus terus meningkat tanpa diiringi dengan metode yang jelas dan terarah hanya menciptakan adversarial hubungan. Dari jawaban masingmasing, dalam hal pemakaian slogan, terlihat adanya 2 jawaban yang berbeda, ada yang menjawab tidak perlu slogan, di sisi lain akan ada motto kerja, walau begitu peneliti

(Lanjutan) 11 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta makin hari makin disiplin, tetapi memang cara-cara seperti itu juga tidak serta merta langsung membuat orang itu berubah, terutama sekali ini mohon maaf ya tenaga-tenaga senior yang sudah merasa bagaimana mungkin.. kita memberikan dorongan, motivasi untuk lebih loyal itu lebih enak kepada tenaga-tenaga yang lebih muda, ga usahlah mereka diberi motto macam-macam dengan kita ngobrol dari hati ke hati semangat masih punya gairah, tetapi dengan yang tua, ketika kita ngobrol dari hati ke hati pun mereka menanggapinya dengan tanggapan yang tidak semestinya mereka merasa diajarinlah, mereka merasa gimana lah.. karena mereka merasa sudah senior.. nah memang kemarin dari pimpinan ada semacam pin motto kerja kita itu “jujur ikhlas dan cakap” kalau ga salah itu tetapi belum terealisasi, selalu disampaikan setiap ada kesempatan.” (Sri) ”Biasanya itu kita terus terang kalau hanya omong itu sulit anak-anak itu, sekali-kali terjun kalau ada buku berantakan kita beresin, kita harus datang lebih dulu jadi liat kita itu kadang-kadang malu, kalau ditegur itu timbul macam-macam konflik dan sebagainya jadi caranya silaturrahmi, kita kunjungi bagian-bagian itu, kita ngobrol-ngobrol biasa aja curhat, bagaimana untuk meningkatkan kinerja kita. Kalau untuk di sirkulasi itu etika kita harus benarbenar dijaga, kesopanan kita, seperti kita samalah di swalayan-swalayan itu kan pramuniaga harus bisa menyenangkan orang, pengalaman saya itu, jadi kita ya setahap demi setahap, kalau drastis harus begini begini itu cuma omong doang, kalau perpustakaan itu ga bisa.” (Andi) Pekerjaan diperpustakaan sering dikatakan pekerjaan yang never ending, karena informasi yang masuk dan dikelola selalu ada dan berkembang. Lalu bagaimana pimpinan mengukur kinerja pegawai? KNJ

“Kinerja diukur berdasarkan kehadiran dan produktivitas (orientasi hasil dengan memperhatikan proses).” (Budi) “Ini juga menjadi satu problematika, sebenarnya kemarin kita merencanakan adanya satu standar


menemukan arah pemikiran yang sama dari masingmasing pimpinan, yaitu memberikan motivasi dengan cara personal, membangun semangat kebersamaan sehingga memiliki tanggung jawab bersama.

(Lanjutan) 12 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta kerja minimal, jadi misalnya di bagian pengadaaan, seleksi inventarisasi dan sebagainya kita ukur seharí itu minimal satu staf itu mampu mengerjakan berapa? Minimalnya lo ya.. pengolahan minimal dalam seharí dengan sekian jam kerja itu dia bisa mengerjakan katalogisasi deskriptif berapa? dengan klasifikasi berapa? input data berapa? di pemeliharaan demikian misalnya kalau yang tipis seharí berapa? yang tebal seharí berapa? Kalau menjilid majalah minimal harus seharí berapa? Jadi stándar-standar kerja minimal itu sebenarnya sudah pernah kita buat tetapi memang tidak disahkan secara formal, tidak tertulis banget-banget, artinya kita masih.. dibilang rencana juga iya, diterapkan juga iya, kalau stándar itu belum tercapai kita masih maklumi mungkin karena kondisinya begini karena SDMnya begini dan memang kenapa kita ngga seperti yang kita inginkan karena belum semua staff itu menerima, mereka merasa ”kita juga bukan mesin” jadi mereka masíh keberatan kalau diterapkan secara sungguh-sungguh standar kerja minimal itu, jadi ya udah kita sambil pelan-pelan standar kerja minimalnya tidak betul-betul kita terapkan tetapi kita coba mereka buat laporan tiap bulan, si A dalam 1 bulan ini mengerjakan apa saja, sebanyak apa.. si B.. si C.. dengan cara begitu kita bisa melihat apakah kinerja mereka itu membaik, menurun atau biasa-biasa saja, paling masih seperti itu.” (Sri) “Ada laporan tiap minggu atau tiap bulan, target harus kita capai, dalam program tahunan kenapa tidak tercapai, apa kendala-kendalanya, apa solusinya jadi dilihat dari laporan perbulan biasanya itu, umpamanya itu bagian sirkulasi ini untuk pengembalian atau peminjaman ini rata-rata sekian dilihat di statistik pengunjung tinggal diprint aja.” (Andi)

HKJ

Pegawai juga memerlukan apresiasi dari pimpinan sebagai bentuk penghargaan hasil kerjanya. Bentuk apresiasi apa yang telah diberikan perpustakaan (pimpinan) terhadap pegawainya? ”Pemberian bonus, rekreasi keluar kota dan pujian. Meskipun kecil dan sederhana, pemberian ucapan


(Lanjutan) 13 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta terima kasih dan selamat merupakan sebuah penghargaan yang sangat berarti.” (Budi) “Paling ya kita.. apa ya.. kalau yang tidak berupa materi ya istilahnya penghargaan lisan aja, paling disaat-saat pertemuan kadang kita berikan semacam pujian, tapi ya tidak berpengaruh banyak, tetap saja kesejahteraan itu yang paling berpengaruh apalagi itu tenaga honorer, kebetulan kita ada beberapa tenaga honorer yang memang kesejahteraannya sedikit berbeda dengan PNS, jadi kita adakan lembur-lembur, baik itu lembur sore hari ataupun hari sabtu, untuk lembur-lembur yang seperti itu baik tenaga honorer maupun tenaga PNS, itu honornya tidak terlalu dibedakan jadi subsidi silang, misalnya yang pegawai negeri golongan IV itu kan kalau lembur per jam Rp.13000 sementara yang honorer kan cuma Rp.2500 itu kan jauh banget tuh.. yang seperti itu maka yang tadi PNS yang golongannya tinggi yang per jamnya Rp.13000 dijadikan per jamnya Rp.9000 sisanya kan ada Rp.4000 jadi disubsidikan ke tenaga honorer, kalau ada lembur, itu contoh kesejahteraan-kesejahteraan yang kita atur supaya tidak terlalu jomplang antara pegawai honorer dengan yang PNS, paling seperti itu, sebenarnya kita perbanyak lembur bukan tujuan utamanya semata-mata meningkatkan kesejahteraan ya.. tetapi memang mengejar pekerjaan-pekerjaan yang mau ga mau harus lembur jadi menambah kesejahteraan teman-teman yang masih kekurangan, paling seperti itu..” (Sri) “Biasanya istilahnya umpamanya ada pegawai teladan, ada kasih semangat dan sebagainya rewardnya dan sebagainya.” (Andi)

PRG

Merasa puas dengan hasil yang sudah dicapai seringkali dialami oleh pegawai dimanapun. Sehingga merasa cukup dan tidak termotivasi untuk berkembang lagi. Bagaimana pimpinan melihat hal tersebut, dan apa yang dilakukan pimpinan? “Saya hanya akan memperhatikan karyawan muda yang potensial untuk berkembang. Mereka didorong untuk mengembangkan potensi diri. Sementara untuk yang senior lebih diarahkan untuk bekerja


Pengembangan profesi merupakan aktivitas pustakawan dalam rangka pengamalan ilmu pengetahuan dan teknologi serta ketrampilan untuk meningkatkan mutu dan

(Lanjutan) 14 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta sesuai dengan kemampuannya.” (Budi) ”Memang kadang-kadang ada 1 atau 2 orang yang seperti itu, tetapi kebanyakan justru merasa tidak puas dengan skill dan kompetensi yang dimilki, tetapi memang ada beberapa seperti para senior yang merasa sudah cukup, ketika ada pekembangan baru, dan kita untuk mengikuti perkembangan baru tersebut, mereka beranggapan ”udahlah..kita udah cukup..”. Ketika ada sesuatu yang baru mereka merasa ”udahlah saya mah udah cukup” kalaupun memang ga bilang ”udah pinter” kadang-kadang kalau menghadapi yang seperti itu, terpaksa ya udahlah kalaupun dipaksapun ga ada hasilnya, biasanya begitu lebih baik kita mendorong orang yang punya semangat lebih tinggi, yang mau berkembang meningkatkan kompetensinya daripada kita memaksa orang yang memang tidak mau berkembang lebih baik.” (Sri)

profesionalisme bidang kepustakawanan maupun dalam rangka menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi peningkatan mutu layanan perpustakaan.

”Namanya menuntut ilmu itu kan wajib, mulai diahirkan sampai ke liang lahat ya walaupun kita sudah pegawai tetap kita menggali ilmu berkaitan dengan profesi kita sendiri, makanya di dalam forum pustakawan ada diskusi-diskusi, kalau kita kasi perkembangan teknologi informasi kita kan masih jauh itu kan memotivasi teman-teman, workshop pelayanan bagaimana, bagaimana berkomunikasi dengan pengguna, itu kan suatu ilmu. Rencananya ada workshop lagi bagaimana pembuatan biografi dsb. Antara senior dan junior sama aja ya pa’ menyikapinya?

PNR

Kalau senior sama aja, kita ga da istilah senior junior, kalau ada apa-apa sama aja, kita fair-fair aja..”(Andi) Apakah menurut bapak, TQM dapat diterapkan di Masing-masing perpustakaan UIN Jakarta ini? Jika ia, apakah perlu menganggap TQM dibentuk satu tim khusus untuk itu? ini bisa dilakukan, walaupun Andi menjawab dengan “Bisa saja TQM diterapkan di Perpus UIN, maksud yang mungkin memang perlu tim khusus untuk itu.” berbeda. (Budi)


(Lanjutan) 15 Hari/Tanggal : Kamis, 17 Desember 2009 Jam : 10.00 WIB Tempat : Perpustakaan UIN Jakarta ”Ya sebagian bisa diterapkan, karena masalah itu kaitannya kan dengan SDM jadi mungkin ya secara pelan-pelan juga.. bisa tidaknya tergantung pimpinan, secara tahap demi tahap itu dilaksanakan. Di dalam perpustakaan itu kan di Bagian Kasub Pelayanan Umum di situ kan ada Kaur yang menangani masalah pustakawan, ya sementara ini kita ada forum pustakawan juga, dimana untuk meningkatkan SDM kita mengadakan diskusidiskusi dalam kaitannya pengembangan pustakawan ke depan, untuk sementara ini saya ditunjuk pimpinan masalah forum pustakawan saya sebagai ketuanya, kita mengadakan diskusi-diskusi, untuk meningkatkan SDM itu kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Arab, itu sebagian sudah terlaksana.” (Andi)

Keterangan: PMH

:

Pemahaman

TUJ

:

Penetapan tujuan

FAL

:

Pemikiran baru

TRG

:

Tingkat ketergantungan

PRD

:

Kualitas produk

IDT

:

Identifikasi masalah

PDK

:

Pendidikan dan pelatihan

PGS

:

Sistem Pengawasan

MTV/PGS

:

Keberanian bersikap

BTS

:

Break down atasan - bawahan

DSP

:

Ketepatan slogan

KNJ

:

Kinerja

HKJ

:

Apresiasi terhadap pegawai

PRG

:

Perbaikan yang berkesinambungan

PNR

:

Peningkatan kualitas dan produktivitas


(Lanjutan) 17 DAFTAR NAMA PEGAWAI PERPUSTAKAAN UNVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

NO

NAMA

JABATAN

1

Dr. Muhammad Zuhdi

Kepala Perpustakaan

2

Nuryudi, S.Ag,MLIS

Wakil Kepala/Pustakawan Muda

3

Drs.H.Zaenal Arifin, M.Pd.I

KASUBAG Administrasi

4

Siti Maryam,S.Ag, M.Hum

KASUBAG Layanan Teknis

5

Drs. Anwar Syamsuddin, MM

KASUBAG Layanan Umum

6

Ulfah Andayani, S.Ag, M.Hum

Kaur Pengadaan/Pustakawan

7

Asma Adam, BA.

Pustakawan (Pengolahan)

8

Hj.Nilzamni Lubis

Kaur Pemeliharaan/Pustakawan

9

Supiani, SIP

Kaur Sirkulasi/Pustakawan

10

Kusaeri

Kaur Otomasi & ICT

11

H.Abdullah Hamiri, S.Ag

Kaur Referensi/Pustakawan

12

Nurhadi

Staf Referensi/Pustakawan

13

Rinto Nasution, S.Hi

Staf Amcor

14

Heru Widodo, Amd

Pustakawan (Pengadaan)

15

Yarma, S.IP

Pustakawan (Pengolahan)

16

Ahmad

Staf Pemeliharaan

17

Muhammad Salbani

Pustakawan (Pemeliharaan)

18

Dra. Gustiati

Kaur Pengolahan/Pustakawan

19

Rusdi Rilapli

Kepala Kebersihan

20

Junaidi

Staf Pemeliharaan

21

Abas Khaidir

Staf Sirkulasi

22

Dakuri

Staf Kebersihan

23

Andi Wijaya

Pengemudi

24

Winda Istati, S.IP

Staf Sirkulasi/Tenaga Honor

25

Muniroh

Pramusaji

26

Ahmad Nawawi, A.md

Staf Pengolahan/Tenaga Honor

27

Risma I.

Staf Pengadaan/Tenaga Honor


(Lanjutan) 17 28

Priyo Supriadi

Staf Kebersihan/Tenaga Honor

29

Lina Farida

Staf warnet/Tenaga Honor

30

Juhaeriyah, SEI

Staf Administrasi/Tenaga Honor

31

Lismawarni Dewi

Staf Sirkulasi/Tenaga Honor

32

Umi Ariani

Staf Administrasi/Tenaga Honor

33

Ahmad Nur Sholeh

Staf Otomasi/Tenaga Honor

34

Muhammad Jafarudin

Staf Kebersihan/Tenaga Honor

35

Maryulisman

Staf Layanan Teknis


(Lanjutan) 17

KOLEKSI BAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN UTAMA UIN JAKARTA 1. Jenis Koleksi Koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Utama UIN Jakarta terdiri dari berbagai macam bahan pustaka, baik dalam bentuk tercetak (printed material) maupun dalam bentuk non-cetak (non- printed material), termasuk bahan-bahan online dan digital. Jika dirinci lebih detail maka koleksi Perpustakan Utama terdiri dari: a.

Koleksi Buku. Koleksi ini terdiri dari koleksi buku umum dan koleksi buku referensi. Koleksi buku umum merupakan koleksi yang dapat disirkulasikan atau dipinjamkan kepada para anggota perpustakaan untuk dibaca di rumah, sedangkan buku referensi dibatasi penggunaannya hanya dibaca di ruang perpustakaan, dan tidak dipinjamkan untuk dibaca di luar perpustakaan.

b.

Koleksi Karya Akademik. Koleksi ini berupa tugas akhir para mahasiswa mulai dari jenjang S1 hingga S3. Koleksi ini berupa skripsi, tesis dan disertasi para alumni UIN Jakarta, dan merupakan koleksi deposit dan local content dari UIN Jakarta.

c.

Koleksi AV dan Multimedia. Koleksi ini terdiri dari CD-ROM, Video-Cassette, Kaset, VCD, dan DVD. Koleksi ini sebagian besar diperoleh melalui hibah dari The Asia Foundation (TAP).

d.

Laporan Penelitian. Laporan penelitian yang dimiliki oleh Perpustakaan Utama UIN Jakarta terdiri dari hasil-hasil laporan penelitian yang dilakukan oleh para dosen dan sivitas akademika lainnya di lingkungan UIN Jakarta. Secara umum laporan penelitian ini terdiri dari laporan penelitian dalam bidang keagamaan, sosial budaya, dan bidang-bidang lainnya.

e.

Sumber online. Selain jenis bahan pustaka tersebut di atas Perpustakaan Utama juga telah memiliki satu database online yaitu EBSCO. Database Ebsco ini telah dilanggan sejak awal tahun 2004, dan merupakan hasil kerjasama antara UIN Jakarta dengan Kedutaan Amerika Serikat yang terwujud dalam bentuk Amrican Corner.

2. Jumlah Koleksi Sampai bulan Nopember tahun 2009 ini jumlah semua jenis koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Utama dan siap dilayankan atau digunakan oleh para pengguna perpustakaan secara keseluruhan adalah sebanyak 54.527 judul (83.916 eksemplar). Jumlah tersebut terdiri dari kolkesi buku sebanyak 35.205 judul (65325 eksemplar). Jumlah koleksi karya akademik atau tugas akhir sebanyak 18.591 iudul, koleksi majalah dan jurnal sebanyak 118 iudul, koleksi AV dan Multimedia sebanyak 435 iudul ( 1081 eksemplar), koleksi koran (harian) sebanyak 5 iudul. dan koleksi kliping terdiri dari 613 bundel. Koleksi tersebut merupakan koleksi yang telah benar-benar siap untuk digunakan oleh para pengunjung Perpustakaan. Disamping koleksi tersebut perpustakaan saat ini memiliki koleksi yang belum siap Manajemen perpustakaan..., Masyrisal Miliani, FIB UI, 2010

diolah dengan jumlah sekitar 7000 eksemplar. Buku tersebut 5000 diantaranya merupakan hibah dari

(Lanjutan) 17 The Asia Foundation dan sekitar 2000 eksemplar merupakan buku yang baru diadakan melalui anggaran DIPA UIN Jakarta tahun 2009. Secara rinci perkembangan koleksi yang sudah siap dilayankan oleh Perpustakaan Utama UIN Jakarta sejak tahun 2007 hingga tahun 2009 dapat dilihat pada tabel berikut:

Buku

27403

46920

3840

11216

1527

3985

35205

65325

Karya Akademik: a. Disertasi

312

312

69

69

308

308

b. Tesis

858

858

81

81

107

107

959

959

c. Skripsi

d. Laporan Penelitian

13864

1803

13864

1803

96

155

2033

96

2033

165

689

689

1046

1046

16856

16856

18591

18591

1995

2123

Terbitan Berkaia: a. Jurnal llmiah Nasional b. Jurnal llmiah Luar Negeri______

103

103

10

10

c. Majalah Berita 118

Bahan AV& Multimedia: a. CD-ROM

60

100

b. Kaset Audio

11

15

c. Film (video cassete)

294

777

67

165

421 11

24

6

613 bundel

Surat Kabar


15 24

435

Kliping

1042

613

10.81

(Lanjutan) 17 STATISTIK MENGOLAH DAN MENYUSUN DATA : PEMINJAMAN, PENGEMBALJAN DAN PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

TAHUN : 2009 ( JANUARI - OKTQBER ) No.

Jenis Statistik

BULAN

TOTAL

JAN

FEB

MAR

APR

MEI

JUN

JUL

AGU

SEP

OKT

NOP

DES

1

Peminjaman / Orang

12,001

6,850

18,525

17^097

17,080

13,474

5,773

4,919

8,262

24,034

15,324

143,339

2

Pengembalian / Orang

9,323

5,695

15,950

13,972

13,785

10,945

4,106

4,209

7,643

22,272

14,305

122,205

3

Pengunjung / Orang

16,209

8,288

30,132

25,619

25,630

24,225

9,468

6,677

11,828

30,666

17,307

206,049

Jakarta, 30 Nopember 2009 Ka.ur.Qt.o.masi, D Peminjaman/Orang • Pengembalian/Orang D Pengunjung/Orang

Maximal

Jumlah

Rata2


K u s a e r i Nip. 150218399

KET.

(Lanjutan) 17

DAFTAR URAIAN TUGAS (JOB DISCRIPTION) UNIT KERJA PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

NAMA

NIP.

PANGKAT/GOLONGAN

JABATAN

URAIAN TUGAS(JOB DISCRIPTION)

Pemb./Lektor Kepala/IVa

Kepala Perpustalcaan

1 .Bertanggung jawab semua kegiatan Perpustakaan Utama 2. Menyusun konsep dan rencana dan program kerja 3. Meningkatkan koordinasi dengan unit kerja terkait 4. Meningkatkan kerjasama dengan perpustakaan khususnya dengan Perpustakaan PT.dan lembaga lainya yang terkait 5. Meraantau tugas bawahan 6. Menanggapi dan rnemeeahlcan persoalan yang muncul di perpustaKaan 7. Mengevaluasi kerja bawahan 8. Mengusujkan kenaikan pangkat bawahan 9. Bertanggungjawab terhadap keuangan perpustakaan

Pemb. Utama Madya/Pustakawan Utama/IV/d

Wakil Kepala

1. Mewakili kepala bila berhalangan 2. Membantu kepala bila merencanaka kebijakan pengembangan perpustakaan 3. Menghadiri dan mengarahkan tugas rutin KAU/staf perpustakaan 4. Mengkoordinir tugas-tugas rutin /Kepala Urusan dan staf perpustakaan 5. Membantu tugas internal perpustakaan

Penata/IIi/c

Kasubab Administrasi

1-. Mengkoordir kegiatan bagian tata usaha 2. menyiapkan bahan konsep rencana dan program kerja 3. Melakukan urusan rumah tangga yang meliputi kebersihan, keindahan, ketertiban dan keamanan


(Lanjutan) 17 4. Melakukan pengurusan perlengkapan yang meliputi 5. perencanaan, pengadaan , pemeliharaan, pendistribusian, penginpentarisan dan penghapusan 6. Melakukan administrasi kepegawan, administrasi keuangan yang meliputi perencanaan , pelaksanaan dan pertanggung jawaban. 7. Melakukan penerimaan dan pengaturan tamu 8. Melakukan tata arsip, tata persuratan dan statistic 9. Bertanggungjawab absensi secara keseluruhan

Penata/Pustakawan Muda/IIIc KAUR Pengadaan bahan pustaka

Pembina/Pust.Madya/IVa

KAUR Pengolahan Teknis 1 . Bertanggungjawab tugas secara keseluruhan tugas bagian teknis 2. bahan pustaka Membantu mengonsep buku bernahasa Indonesia/Inggris 3 . Mengecek konsep deskripsi catalog 4. Mengecek kartu-kartu catalog yang sudah diketik 5 . Bertanggung j awab absensi staf Pengolahan Teknis

Penata Tk.I/Pust.Penyelia/IIl/d KAUR Sirkulasi bahan pustaka

Pembina/Pust.Madya/IV/a


1 . Bertanggung j awab di bagian pengadaan 2. Seleksi bahan pustaka 3 . Mengajukan daftar usulan pembelian bahan pustaka 4. Membuat statistic bahan pustaka 5. Deseleksi bahan pustaka 6. Bertanggungjawab absensi staf sirkulasi

KAUR Referensi bahan pustaka

1 . Mengkoordinir tugas-tugas sirkulasi 2. Member! petunjuk mengarahkan tugas-tugas rutin staf sirkulasi 3 . Membuat tagihan buku terlambat 4. Membukukan uang denda baru/lama buku terlambat 5. Bertanggungjawab absensi staf sirkulasi 6. Mengawasi pe.ngunj.ung 7. Menandatangani/atau melayani peminjaman buku poto copi 8. Melayani peminjaman buku non anggota

1 . Bertanggungjawab dibagian referensi 2. Mengindek majalah 3. menyusun catalog majalah 4. Menerima dan menginventaris majalah

(Lanjutan) 17 5. Stack reading 6. Menjawab pertanyaan memberikan layanan rujukan kepada pengunjung 7. Membuat statistik pengunjung

Penata Muda Tk.I/III/b

KAUR Otomasi

1. Bertanggungjawab kegiatan otomasi 2. Mengkoordinir kegiatan di bagian otomasi 3 . Memasukan data bahan pustaka 4. Mengawasi dan memelihara computer

StafTataUsaha

1 . Membantu pendaftaran anggota Perpustakaan Utama 2. Membantu melayani bebas pustaka 3. Membantu Melayani perpanjangan kartu anggota perpust, 4. Memberi penjelasan kepada pengunjung perpustakaan

Drs. Mawardi Hasan

150209878

Penata Tk.I/Pust.Muda/III/d

Nurhadi

150231232

Penata Muda Tk.I/Pustakawan StafTataUsaha Pelaksana Lanjutan/III/b

1 . Mengagendakan surat masuk dan keluar 2. Mengarsipkan surat masuk dan keluar 3. Mengetik laporan kegiatan perpustalcaan 4. Mengetik surat keluar dan intern perpustakaan 5. Merekap daftar hadir karya wan perpustakaan utama 6. Melayani keperluan alat-alat kantor 7. Melayani bebas pustaka 8. Membuat kartu anggota Perpustakaan Utama 9. Melayani pendaftaran anggota baru/daftar ulang

Yarma,SIP.

150264002

Penata Muda/Pustakawan Pelaksana Lanjutan/III/a

Staf Pengolahan Teknis bahan pustaka

1. Menerima penyerahan sekripsi, tesis dan desertasi 2. Membuat klasifikasi skripsi,tesis dan desertasi 3. Mencatat judul skripsi, tesis dan desertasi 4. Membuat lebel skripsi,tesis dan desertasi

Asma Adam, BA.

150202900

Penata Tk.I/Pustakawan Penye!ia/III/d

KAUR Pemeliharaan bahan pustaka

1. bertanggungjawab di bagian pemeliharaan 2. Mendata buku-buku rusak 3. Melengkapi buku-buku yang ti dak nomor indukny a dan klasifipasinya


(Lanjutan) 17 4. Mengecek buku yang sudah dijilid dan dilabel serta disampul sebelum diserahkan kebagian sirkulasi 5. Merabuat laporan buku- buku yang sudah dijilid 6. Beitanggung jawab kehadiran staf pemeliharaan

Moh. Salbani

150188815

Penata Muda Tk.I/Pustakawan Staf Sirkulasi Penyelia/IIIc

Dra. Gustiati

150272461

Penata Tk.I/Pustakawan Muda/III/d

Staf Referensi

1 . Melakukan layanan Referensi 2. Mengawasi pengunjung Referensi 3. Membuat statistic pengunjung referensi 4. Stack reading bagian referensi 5. Mendata hasil-hasil penelitian

Heru Widodo, A.Md.

150373924

Pengatur/II/c

Staf Referensi

1 . Mengawasi pengunjung referensi 2. Stack reading buku-buku referensi 3. Melayani poto kopi sekripsi,tesis dasertasi 4. Mencatat ju.dul-jud.ul karia ilmiah, majalah dan surat kabar

Ahmad

150219625

Pengatur muda/II/a

Pemeliharaan bahan Pustaka

1 . Mengumpulkan dan mendata mencatat bahan pustaka yang rusak 2. Melakukan perbaikan bahan pustaka yang rusak ringan 3 . Melakukan perawatan , pemeliharaan dan pengamanan bahan pustaka 4. Memberi label bahan pustaka yang sudah dijilid dan diserahkan ke bagian sirkulasi

Moh. Ali,,M.Ag.

150213584

Penata /III/c

Staf Pengadaan

1 . Mencatat dan memdata buku-buku barn 2. -Menyeleksi bahan pustaka 3 . Membuat statistk bahan pustaka 4. Deseleksi bahan pustaka


1. Bertanggung jawab penerimaan buku-buku terlambat 2. Melayani peminjaman bahan pustaka 3. Melakukan Stack Reading bahan pustaka 4. Melayani peminjaman bahan pustaka untuk poto kopi 5 . Melakukan pengecapan tanggal pinj am

(Lanjutan) 17 Fitriyani,S.Ag.

150321073

PenataMuda/III/a

Sataf Pengolahan telcnis bahan pustaka

1. Membantu mengonsep bahan pustaka yang berbahasa linggns /Indonesi 2. Memasukan data bahan pustaka 3. Melabel bahan pustaka______________________

Rinto Nasution,S.HI

150330827

Penata Muda/III/a

Staf American Corner

1. Menjaga dan mengawasi pengunjung American corner 2. Melayani poto kopi bahan pustaka American corner 3. Menata dan merapikan bahan pustaka American Corner 4. Membuat laporan per tiga bulan sekali___________

Alfid, S.Ag, MLIS.

150219625

Penata Muda Tk.I/Pustakawan Pertama/III/b

Nuryud,S.Ag, MLIS

150293611

Penata Muda Tk.I/Pustakawan Pertama/III/b.


(Lanjutan) 17

H.Abdullah Hamri,S.Ag

150209803

Pembina/Pust.Maclya/IVa

KAUR Pengolahan Teknis 1 Bertanggungjawab tugas secara keseluruhan tugas bagian teknis 2 bahan pustaka Membantu mengonsep buku bernahasa Indonesia/Inggris 3 Mengecek konsep deskripsi catalog 4 Mengecek kartu-kartu catalog yang sudah diketik 5 Bertanggungjawab absensi staf Pengolahan Teknis 6 7 8 ;

Yarma,SIP.

150264002

Penata Muda/Pustakawan Pelaksana Lanjutan/III/a


1 . Menerima penyerahan sekripsi, tesis dan desertasi 2 Membuat klasifikasi skripsi,tesis dan desertasi 3 Mencatat judul skripsi, tesis dan desertasi 4 Membuat lebel skripsi,tesis dan desertasi 5 6 7

Fitriyani,S.Ag.

150321073

Penata Muda /Ill/a

Sataf Pengolahan teknis bahan pustaka

1 . Membantu mengonsep bahan pustaka yang berbahasa linggris /Indonesi 2. Mernasukan data bahan pustaka 3. Melabel bahan pustaka 4 5

Ahmad Asnawi

Honorer

Staf Pengolahan Teknis

1. 2. o

4.


(Lanjutan) 17

Hj.Nilzamni Lubis

150178210

Penata Tk.I/Pust.Penyelia/m/d KAUR Sirkulasi bahan pustaka

1 Mengkoordinir tugas-tugas sirkulasi 2 Member! petunjuk mengarahkan tugas-tugas rutin staf sirkulasi 3 Membuat tagihan buku terlambat 4 Membukukan uang denda baru/lama buku terlambat 5 Bertanggungjawab absensi staf sirkulasi 6 Mengawasi pengunjung 7 Menandatangani/atau melayani peminjaman buku poto copi 8 Melayani peminjaman buku non anggota 9 10

Moh. Salbani

150188815

Penata Muda Tk. I/Pustakawan Staf Sirkulasi Penyelia/IIIc

1 Bertanggungjawab penerimaan buku-buku terlambat 2 Melayani peminjaman bahan pustaka 3 Melakukan Stack Reading bahan pustaka 4 Melayani peminjaman bahan pustaka untuk poto kopi 5 Melakukan pengecapan tanggaJ pinjam 6 7 8

Risma.Is

Honor

Staf Sirkulasi

1. 2. i j. 4. 5. 6.

Winda Istati, SIP

Honor

Staf sirkulasi

1. 2. *•»

4. 5. 6.


(Lanjutan) 17

Siti Maryam, S.Ag,SS.

150289587

Penata/Pustakawan Muda/IIIc KAUR Pengadaan bahan pustaka

Heru Widodo,A.Md.

150373924

Pengatur III /c


Staf Pengadaan

1 Bertanggung jawab di bagian pengadaan 2 Seleksi bahan pustaka 3 Mengajukan daftar usulan pembelian bahan pustaka 4 Membuat statistic bahan pustaka 5 Deseleksi bahan pustaka 6 Bertanggungjawab absensi staf sirkulasi 7 8 9

1 Mehcatat dan memdata buku-buku baru 2 Menyeleksi bahan pustaka 3 Membuat statistic bahan pustaka 4 Deseleksi bahan pustaka 5. 6. 7. 8.

(Lanjutan) 17

Supiani,SIP.

150205628



1 Beitanggungjawab dibagian referensi 2 Mengindek majalah 3 menyusun catalog majalah 4 Menerima dan menginventaris majalah 5 Stack reading 6 Menjawab pertanyaan memberikan layanan rujukan kepada pengunjung 6. Membuat statistik pengunjung

Dra. Gustiati

150272461

Penata Tk.I/Pustakawan Muda/III/d

Staf Referensi

1 Melakukan layanan Referensi 2 Mengawasi pengunjung Referensi 3 Membuat statistic pengunjung referensi 4 Stack reading bagian referensi 5 Mendata hasil-hasil penelitian

Moh. Ali, M.Ag.

150213584

Penata ( III/c )

Staf Referensi

1 Mengawasi pengunjung referensi 2 Stack reading buku-buku referensi 3 Melayani poto kopi sekripsi,tesis dasertasi 4 Mencatat judul-judul karia ilmiah, majalah dan surat kabar

Asma Adam, BA.

150202900

Penata Tk.I/Pustakawan Penyelia/III/d


1 bertanggungjawab di bagian pemeliharaan 2 Mendata buku-buku rusak 3 Melengkapi buku-buku yang tidak nomor induk klasifipasinya 4 Mengecek buku yang sudah dijilid dan dilabel serta disampul sebelum diserahkan kehagian sirkulasi 5 Membuat laporan buku- buku yang sudah dijilid 5 B.ertanggung jawab kehadiran staf pemeliharaan


(Lanjutan) 17 Pemeliharaan bahan Pustaka

1 Mengumpulkan dan mendata mencatat bahan pustaka yang rusak 2 Melakukan perbaikan bahan pustaka yang rusak ringan 3 Melakukan perawatan , pemeliharaan dan pengamanan bhn. pust 4 Memberi label bahan pustaka yang sudah dijilid dan diserah Kan ke bagia sirkulasi

Honor

Staf Pemeliharaan

1 Mendata bahan pustaka yang akan diperbaiki 2. Menjilid bahan pustaka/memperbaiki buku-buku rusalc 3 . Mencatat buku-buku yang sudah diperbaiki 4. Menyerahlcan bahan pustaka ke bagian sirkulasi

Abas Khaidir

Honor

Staf Pemeliharaan

1 . Mendata bahan pustaka yang akan diperbaiki 2. Menjilid bahan pustaka/memperbaiki buku-buku rusak 3. Mencatat buku-buku yang sudah diperbaiki 4. Menyerahkan bahan pustaka ke bagian sirkulasi

Rusdi Rafly

Honor

Petugas kebersihan Lt.3

1 . Menyapu ruang baca referensi dan mengepel 2. Menyapu ruang kantor dan mengepel 3. Mengelap meja kantor dan meja baca dan kaca 4. Menyapu halaman depan dan potong rumput 5. Membersikan WC Lt,3

Priyo Supriadi

Honor

Petugas Kebersihan Lt.2

1 Menyapu ruang baca referensi dan mengepel 2 Menyapu ruang kantor dan mengepel 3 Mengelap meja kantor dan meja baca dan kaca 4 Menyapu halaman depan dan potong rumput 5 Membersikan WC Lt 3 6. 7.

Dakuri

Honor

Petugas Kebersihan Lt. 1

1 Menyapu ruang baca referensi dan mengepel " 2 Menyapu ruang kantor dan mengepel " 3 Mengelap meja kantor dan meja baca dan kaca 4 Menyapu halaman depan dan potong rumput 5 Membersikan WC Lt. 3

Ahmad

150219625

Junaidi

Pengatur muda/II/a


(Lanjutan) 17 6. 7.

Andi Wijaya

Muniroh

Honor

Honor

Pengemudi

1 . Memanaskan mesin mobil 2. Menjemput Pimpinan

Pramusaji

3 . Mengantar Pimpinan 4. Membantu/menjaga di loby depan 5. 6. 7. 1 . Menyiapkan air minum 2. Mencuci gelas 3 . Menyapii/membersihkan ruangan kantor 4. Mengelap meja 5. Mengangkat kembali gelas kotor.


KOLEKSI BAHAN PUSTAKA PERPUSTAKAAN UTAMA UIN JAKARTA 1. Jenis Koleksi Koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Utama UIN Jakarta terdiri dari berbagai macam bahan pustaka, baik dalam bentuk tercetak (printed material) maupun dalam bentuk non-cetak (non- printed material), termasuk bahan-bahan online dan digital. Jika dirinei lebih'detail maka koleksi Perpustakan Utama terdiri dari: a.

Koleksi Buku. Koleksi ini terdiri dari koleksi buku umum dan koleksi buku referensi. Koleksi buku umum merupakan koleksi yang dapat disirkulasikan atau dipinjamkan kepada para anggota perpustakaan untuk dibaca di rumah, sedangkan buku referensi dibatasi penggunaannya hanya dibaca di ruang perpustakaan, dan tidak dipinjamkan untuk dibaca di luar perpustakaan.

b.

Koleksi Karya Akademik. Koleksi ini berupa tugas akhir para mahasiswa mulai dari jenjang S1 hingga S3. Koleksi ini berupa skripsi, tesis dan disertasi para alumni UIN Jakarta, dan merupakan koleksi deposit dan local content dari UIN Jakarta.

c.

Koleksi AV dan Multimedia. Koleksi ini terdiri dari CD-ROM, Video-Cassette, Kaset, VCD, dan DVD. Koleksi ini sebagian besar diperoleh melalui hibah dari The Asia Foundation (TAP).

d.

Laporan Penelitian. Laporan penelitian yang dimiliki oleh Perpustakaan Utama UIN Jakarta . terdiri dari hasil-hasil laporan penelitian yang dilakukan oleh para dosen dan sivitas akademika lainnya di lingkungan UIN Jakarta. Secara umum laporan penelitian ini terdiri dari laporan penelitian dalam bidang keagamaan, sosial budaya, dan bidang-bidang lainnya.

e.

Sumber online. Selain jenis bahan pustaka tersebut di atas Perpustakaan Utama juga telah memiliki satu database online yaitu BBS CO. Database Ebsco ini telah dilanggan sejak awal tahun 2004, dan merupakan hasil kerjasama antara UIN Jakarta dengan Kedutaan Amerika Serikat yang terwujud dalam bentuk Amrican Corner.

2. Jumlah Koleksi Sampai bulan Nopember tahun 2009 ini jumlah semua jenis koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Utama dan siap dilayankan_atau digunakan oleh para pengguna perpustakaan secara keseluruhan adalah sebanyak 54.527 iudul (83.916 eksemplar). Jumlah tersebut terdiri dari kolkesi buku sebanyak 35.205 iudul (65325 eksemplar). Jumlah koleksi karya akademik atau tugas akhir sebanyak 18.591 iudul, koleksi majalah dan jurnal sebanyak 118 iudul, koleksi AV dan Multimedia sebanyak 435 iudul ( 1081 eksemplar), koleksi koran (harian) sebanyak 5 iudul. dan koleksi kliping terdiri dari 613 bundel. KoleksiManajemen tersebut merupakan koleksi Masyrisal yang telahMiliani, benar-benar siap untuk digunakan oleh para pengunjung perpustakaan..., FIB UI, 2010 Perpustakaan. Disamping koleksi tersebut perpustakaan saat ini memiliki koleksi yang belum siap diolah dengan jumlah sekitar 7000 eksemplar. Buku tersebut 5000 diantaranya merupakan hibah dari

The Asia Foundation dan sekitar 2000 eksemplar merupakan buku yang baru diadakan melalui anggaran DIPA UIN Jakarta tahun 2009.

Secara rinci perkembangan koleksi yang sudah siap dilayankan oleh Perpustakaan Utama UIN Jakarta sejak tahun 2007 hingga tahun 2009 dapat dilihat pada label berikut:

27403

46920

3840

11216

1527

3985

35205

65325

a. Disertasi

312

312

69

69

308

308

689

689

b. Tesis

858

858

81

81

107

107

1046

1046

13864

13864

959

959

2033

2033

16856

16856

18591

1:8591

1995

2123

Buku Karya Akademik:

c. Skripsi

d. Laporan Penelitian

1803

1803

96

96

155

165

Terbitan Berkala:

a. Jurnal llmiah Nasional b. Jurnal llmiah Luar Negeri________

103

103

10

10

c. Majalah Berita

118 Bahan AV & Multimedia:

a. CD-ROM

60

100

b. Kaset Audio

11

15

294

777

67

165

421

1042

11

15 24

24

c. Film (video cassete)

435

Kliping

613

bundel

Surat Kabar


613

1081

STATISTIK MENGOLAH DAN MENYUSUN DATA : PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN DAN PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA TAHUN : 2009 ( JANUARI - OKTQBER ) B U L A N

No.

Jenis Statistik

1

Peminjaman / Orang

2

Pengembalian / Orang

3

Pengunjung / Orang

TOTAL MEI

JUN

JUL

JAN

FEB

MAR

APR

12,001

6,850

18,525

17', 097

17,080

13,474

5,773

4,919

9,323

5,695

15,950

13,972

13,785

10,945

4,106

16,209

8,288

30,132

25,619

25,630

24,225 l__ 9,468

AGU

SEP

NOP

8,262

24,034

15,324

143,339

4,209

7,643

22,272

14,305

122,205

6,677

11,828

30,666

17,307

Jakarta, 30 Nopember 2009 KaurOtQmasi,

D Peminjaman/Orang • Pengembalian/Orang D Pengunjung/Orang

Maximal

Jumlah

Rata2


DES

OKT

Kusaeri Nip. 150218383

.

206,049

KET.

DAFTAR URAIAN TUGAS (JOB DISCRIPTION) UNIT KERJA PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA NAMA

NIP.

PANGKAT/GOLONGAN JABATAN

URAIAN TUGAS(JOB DISCRIPTION) 1 .Bertanggung jawab seraua kegiatan Perpustakaan Utama 2. Menyusun konsep dan rencana dan program kerja 3. Meningkatkan koordinasi dengan unit kerja terkait 4. Meningkatkan kerjasama dengan perpustakaan khususnya dengan Perpustakaan PT.dan lembaga lainya yang terkait 5. Meraantau tugas bawahan 6. Menanggapi dan memec.ahkan persoalan yang muncul di perpustaKaan 7. Mengevaluasi kerja bawahan 8. Mengusulkan kenaikan pangkat bawahan 9. Bertanggungjawab terhadap keuangan perpustakaan

Pemb./Lektor Kepala/IVa

Kepala Perpustakaan

Pemb. Utama Madya/Pustakawan Utama/IV/d

Wakil Kepala

1. Mewakili kepala bila berhalangan 2. Membantu kepala bila merencanaka kebijakan pengembangan perpustakaan 3. Menghadiri dan mengarahkan tugas rutin KAU/staf perpustakaan 4. Mengkoordinir tugas-tugas rutin /Kepala Urusan dan staf perpustakaan 5. Membantu tugas internal perpustakaan

Penata/III/c

Kasubab Administrasi

1-. Mengkoordir kegiatan bagian tata usaha 2. menyiapkan bahan konsep rencana dan program kerja 3. Melakukan urusan rumah tangga yang meliputi kebersihan, keindahan, ketertiban dan keamanan


4. Melakukan pengurusan perlengkapan yang meliputi 5. perencanaan, pengadaan , pemeliharaan, pendistribusian, penginpentarisan dan penghapusan 6. Melakukan administrasi kepegawan, administrasi keuangan yang meliputi perencanaan , pelaksanaan dan pertanggung jawaban. 7. Melakukan penerimaan dan pengaturan tamu 8. Melakukan tata arsip, tata persuratan dan statistic 9. Bertanggungjawab absensi secara keseluruhan

Penata/Pustakawan Muda/IIIc

KAUR Pengadaan bahan pustaka

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Bertanggung jawab di bagian pengadaan Seleksi bahan pustaka Mengajukan daftar usulan pembelian bahan pustaka Membuat statistic bahan pustaka Deseleksi bahan pustaka Bertanggungjawab absensi staf sirkulasi

Pembina/Pust.Madya/IVa

KAUR Pengolahan Teknis bahan pustaka

1. 2. 3. 4. 5.

Bertanggungjawab tugas secara keseluruhan tugas bagian teknis Membantu mengonsep buku bernahasa Indonesia/Inggris Mengecek konsep deskripsi catalog Mengecek kartu-kartu catalog yang sudah diketik Bertanggung jawab absensi staf Pengolahan Teknis

Penata Tk.I/Pust.PenyeliayiII/d

KAUR Sirkulasi bahan pustaka

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mengkoordinir tugas-tugas sirkulasi Memberi petujnjuk mengarahkan tugas-tugas rutin staf sirkulasi Membuat tagihan buku terlambat Membukukan uang denda baru/lama buku terlambat Bertanggungjawab absensi staf sirkulasi Mengawasi pengunjung Menandatangani/atau melayani peminjaman buku poto copi Melayani peminjaman buku non anggota



1. 2. 3. 4.

Bertanggungjawab dibagian referensi Mengindek majalah menyusun catalog majalah Menerima dan menginventaris majalah


5. Stack reading 6. Menjawab pertanyaan memberikan layanan rujukan kepada pengunjung 7. Membuat statistik pengunjung Penata Muda Tk.I/III/b

KAUR Otomasi

1. 2. 3. 4.

Bertanggungjawab kegiatan otomasi Mengkoordinir kegiatan di bagian otomasi Memasukan data bahan pustaka Mengawasi dan memelihara computer

Drs. Mawardi Hasan

150209878 Penata Tk.I/Pust.Muda/III/d

StafTataUsaha

1. 2. 3. 4.

Membantu pendaftaran anggota Perpustakaan Utama Membantu melayani bebas pustaka Membantu Melayani perpanjangan kartu anggota perpust, Memberi penjelasan kepada pengunjung perpustakaan

Nurhadi

150231232 Penata Muda Tk.I/Pustakawan Pelaksana Lanjutan/III/b

StafTataUsaha

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Mengagendakan surat masuk dan keluar Mengarsipkan surat masuk dan keluar Mengetik laporan kegiatan perpustakaan Mengetik surat keluar dan intern perpustakaan Merekap daftar hadir karyawan perpustakaan utama Melayani keperluan alat-alat kantor Melayani bebas pustaka Membuat kartu anggota Perpustakaan Utama Melayani pendaftaran anggota baru/daftar ulang

Yarma,SIP.

150264002 Penata Muda/Pustakawan Pelaksana Lanjutan/III/a


1. 2. 3. 4.

Menerima penyerahan sekripsi, tesis dan desertasi Membuat klasifikasi skripsi,tesis dan desertasi Mencatat judul skripsi, tesis dan desertasi Membuat lebel skripsi,tesis dan desertasi

Asma Adam, BA.

150202900 Penata Tk.I/Pustakawan Penyelia/III/d


1. bertanggungjawab di bagian pemeliharaan 2. Mendata buku-buku rusak 3. Melengkapi buku-buku yang tidak nomor induknya dan klasifipasinya


4. Mengecek buku yang sudah dijilid dan dilabel serta disampul sebelum diserahkan kebagian sirkulasi 5. Membuat laporan buku- buku yang sudah dijilid 6. Bertanggung j awab kehadiran staf pemeliharaan Moh. Salbani

150188815 Penata Muda Tk.I/Pustakawan Penyelia/IIIc

Staf Sirkulasi

1. 2. 3. 4. 5.

Bertanggung jawab penerimaan buku-buku terlambat Melayani peminjaman bahan pustaka Melakukan Stack Reading bahan pustaka Melayani peminjaman bahan pustaka untuk poto kopi Melakukan pengecapan tanggal pinjam________

Dra. Gustiati

150272461 Penata Tk.I/Pustakawan Muda/III/d

Staf Referensi

1. 2. 3. 4. 5.

Melakukan layanan Referensi Mengawasi pengunjung Referensi Membuat statistic pengunjung referensi Stack reading bagian referensi Mendata hasil-hasil penelitian______

Heru Widodo, A.Md.

150373924 Pengatur/II/c

Staf Referensi

1. 2. 3. 4.

Mengawasi pengunjung referensi Stack reading buku-buku referensi Melayani poto kopi sekripsi,tesis dasertasi Mencatat judul-judul karia ilmiah, majalah dan surat kabar

Ahmad

150219625 Pengatur muda/II/a


1. Mengumpulkan dan mendata mencatat bahan pustaka yang rusak 2. Melakukan perbaikan bahan pustaka yang rusak ringan 3. Melakukan perawatan , pemeliharaan dan pengamanan bahan pustaka 4. Memberi label bahan pustaka yang sudah dijilid dan diserahkan ke bagian sirkulasi___________________________

Moh. Ali,,M.Ag.

150213584 Penata /III/c

Staf Pengadaan

1. 2. 3. 4.


Mencatat dan memdata buku-buku baru -Menyeleksi bahan pustaka Membuat statistk bahan pustaka Deseleksi bahan pustaka_______

Fitriyani,S.Ag.

150321073 Penata Muda fill/a

Sataf Pengolahan telcnis bahan pustaka

1. Membantu mengonsep bahan pustaka yang berbahasa linggris /Indonesi 2. Memasukan data bahan pustaka 3. Melabel bahan pustaka______________________

RintoNasution,S.HI

150330827 Penata Muda/III/a

Staf American Corner

1. 2. 3. 4.

Alfid, S.Ag, MLIS.

150219625 Penata Muda Tk. I/Pustakawan Pertama/III/b

Nuryud,S.Ag, MLIS

150293611 Penata Muda Tk.I/Pustakawan Pertama/III/b.


Menjaga dan mengawasi pengunjung American corner Melayani poto kopi bahan pustaka American corner Menata dan merapikan bahan pustaka American Corner Membuat laporan per tiga bulan sekali__________

H.Abdullah Hamri,S.Ag

150209803 Pembina/Pust.Maclya/IVa

KAUR Pengolahan Teknis bahan pustaka

1 2 3 4 5 6 7 8

Bertanggungjawab tugas secara keseluruhan tugas bagian teknis Membantu mengonsep buku bernahasa Indonesia/Inggris Mengecek konsep deskripsi catalog Mengecek kartu-kartu catalog yang sudah diketik Bertanggung jawab absensi staf Pengolahan Teknis

.

Yarma,SIP.

150264002 Penata Muda/Pustakawan Pelaksana Lanjutan/III/a


1. 2 3 4 5 6 7

Menerima penyerahan sekripsi, tesis dan desertasi Membuat klasifikasi skripsi,tesis dan desertasi Mencatat judul skripsi, tesis dan desertasi Membuat lebel skripsi,tes.is dan desertasi

Fitriyani,S.Ag.

150321073 Penata Muda /III/ a

Sataf Pengolahan teknis bahan pustaka

1 . Membantu mengonsep bahan pustaka yang berbahasa linggris /Indonesi 2. Memasukan data bahan pustaka

3. MeLabel bahan pustaka 4 5 Ahmad Asnawi

Honorer

Staf Pengolahan Teknis


1. 2. 3. 4.

Hj. Nilzamni Lubis

———————————————— KAUR Sirkulasi bahan 150178210 Penata Tk.I/Pust.Penyelia/III/d pustaka

Moh. Salbani

150188815 Penata Muda Tk.I/Pustakawan Penyelia/IIIc

Staf Sirkulasi

Risma.Is

Honor

Staf Sirkulasi

1 Mengkoordinir tugas-tugas sirkulasi 2 Memberi petunjuk mengarahkan tugas-tugas rutin staf sirkulasi 3 Membuat tagihan buku terlambat 4 Membukukan uang denda baru/lama buku terlambat 5 Bertanggungjawab absensi staf sirkulasi 6 Mengawasi pengunjung 7 Menandatangani/atau rnelayani peminjaman buku poto copi 8 Melayani peminjaman buku non anggota 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 1. 2. i

4. 5. 6.

Winda Istati, SIP

Honor

Staf sirkulasi

1. 2. ~>

4. 5. 6.


Bertanggung jawab penerimaan buku-buku terlambat Melayani peminjaman bahan pustaka Melakukan Stack Reading bahan pustaka Melayani peminjaman bahan pustaka untuk poto kopi Melakukan pengecapan tanggal pinjam

Siti Maryam, S.Ag,SS.

150289587 Penata/Pustakawan Muda/IIIc

KAUR Pengadaan

1 Bertanggung jawab di bagian pengadaan

bahan pustaka

2 Seleksi bahan pustaka 3 Mengajukan daftar usujan pembelian bahan pustaka 4 Membuat statistic bahan pustaka 5 Deseleksi bahan pustaka

6 Bert.anggungjawababs.ensi staf sirkulasi 7 8 9

Heru Widodo,A.Md.

150373924 Pengatur III /c

Staf Pengadaan

1 Mehcatat dan memdata buku-buku baru 2 Menyeleksi bahan pustaka

3 Membuat statistk bahan pustaka 4 Deseleksi bahan pustaka 5. 6. 7. 8.


Supiani,SIP.

150205628 Pembina/Pust.Madya/IV/a


1 2 3 4 5 6

Dra. Gustiati

150272461 Penata Tk.I/Pustakawan Muda/III/d

Staf Referensi

1 2 3 4 5

Moh. All, M.Ag.

150213584 Penata ( III/c )

Staf Referensi

1 2 3 4

Asma Adam, BA.

150202900 Penata Tk.I/Pustakawan Penyelia/III/d


1 2 3 4


Beitanggungjawab dibagi.an referensi Mengindek majalah menyusun catalog majalah Menerima dan menginventaris majalah Stack reading Menjawab pertanyaan memberikan layanan rujukan kepada pengunjung 6. Msmbuat statistik pengunjung

Melakukan layanan Referensi Mengawasi pengunjung Referensi Membuat statistic pengunjung referensi Stack reading bagian referensi Mendata hasil-hasil penelitian Mengawasi pengunjung referensi Stack reading buku-buku referensi Melayani poto kopi sekripsi.tesis dasertasi Mencatat juduJ-judul karia ilmiah, majalah dan surat kabar

bertanggungjawab di bagian pemeliharaan Mendata buku-buku rusak Melengkapi buku-buku yang tidak nomor induk klasifipasinya Mengecek buku yang sud.ah dijilid dan dilabel serta disampul sebelum diserahkan kebagian sirkulasi 5 Membuat laporan buku- buku yang sudah dijilid 5 Bertanggung jawab kehadiran staf pemeliharaan

150219625 Pengatur rauda/II/a

Ahmad


Junaidi

Honor

Abas Khaidir

Honor

Rusdi Rafly

Honor

Priyo Supriadi

Honor

Dakuri

Honor

1 2 3 4

Mengumpulkan dan raendata mencatat bahan pustaka yang rusak Melakukan perbaikan bahan pustaka yang rusak ringan Melakukan perawatan , pemeliharaan dan pengamanan bhn. pust Memberi label bahan pustaka yang sudah dijilid dan diserah Kan ke bagia sirkulasi

Staf Pemeliharaan

1 Mendata bahan pustaka yang akan diperbaiki 2. Menjilid bahan pustaka/memperbaiki buku-buku rusak 3. Mencatat buku-buku yang sudah diperbaiki 4.'Menyerahkan bahan pustaka ke bagian sirkulasi

Staf Pemeliharaan

1 . Mendata bahan pustaka yang akan diperbaiki 2. Menjilid bahan pustaka/memperbaiki buku-buku rusak 3. Mencatat buku-buku yang sudah diperbaiki 4. Me.nyerah.kan bahan pustaka ke bagian sirkulasi

Petugas kebersihan Lt.3

1. 2. 3. 4. 5.

Menyapu ruang baca referensi dan mengepel Menyapu ruang kantor dan mengepel Mengelap meja kantor dan meja baca dan kaca Menyapu halaman depan dan potong rumput Membersikan WC Lt.3

Petugas Kebersihan Lt.2

1 2 3 4 5 6. 7. 1 • 2 3 4 5

Menyapu ruang baca referensi dan mengepel Menyapu ruang kantor dan mengepel Mengelap meja kantor dan meja baca dan kaca Menyapu halaman depan dan potong rumput Membersikan WC Lt. 3

Petugas Kebersihan Lt. 1


Menyapu ruang baca referensi dan mengepel Menyapu ruang kantor dan mengepel ' Mengelap meja kantor dan meja baca dan kaca Menyapu halaman depan dan potong rumput Membersikan WC Lt. 3

6. 7.

Andi Wijaya

Muniroh

Honor

Honor

Pengemudi

Pramusaji

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Meraanaskan mesin mobil Menjemput Pimpinan Mengantar Pimpinan Mernbantu/menjaga di loby depan

7. 1 . Menyiapkan air minum 2. Mencuci gelas 3. Menyapu/m.embersihkan ruangan kantor

4. Mengelap meja 5. Mengangkat kembali gelas kotor.


UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents