UNIVERSITAS INDONESIA

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS MANAJEMEN KAS PADA KONTRAKTOR KONTRAK KERJA SAMA (KKKS) USAHA MINYAK DAN GAS BUMI DI INDONESIA Studi Kasus: Perusahaan XYZ

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana ekonomi

FAJAR SULISTYANINGSIH 1006690973

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI MANAJEMEN KONSENTRASI KEUANGAN DEPOK JUNI 2014

Analisis manajemen..., Fajar Sulistyaningsih, FE UI, 2014

ii

Universitas Indonesia


iii



KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis sampaikan kepada Allah SWT karena atas berkat karuniaNya penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini. Laporan magang ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa penulis akan sangat kesulitan dalam menyelesaikan laporan magang ini apabila tidak ada bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Orangtua penulis, Ir. Hj. Nanik Minarni, M.Sc., dan Ir. H. Sigit Wijanarko, M.Kom. Terima kasih banyak atas kasih sayangnya, begitu banyak bantuan dan motivasi yang dicurahkan. Gelar sarjana ini untuk Ibu dan Bapak  2. Kakak-kakak penulis, Kartika Nurhayati dan Fathimah Sulistyowati. Terima kasih sudah menjadi saudara yang begitu baik dan mendukung serta menyemangati untuk selalu meraih hal-hal baik dalam hidup. 3. Rahmat Aryo Baskoro, S.E, M.M, CFP., dosen pembimbing penulis yang sudah sangat sering direpotkan penulis namun selalu membantu penulis untuk membuat laporan ini semakin baik 4. Bapak Ruslan Prijadi, Ph.D., dan Ibu Mona Ridho Sidjabat, MBA., yang telah menjadi dosen penguji penulis dan telah memberikan banyak saran yang sangat bermanfaat bagi penulis 5. Bapak Arlian Judi, Manager Finance Perusahaan XYZ sekaligus pembimbing magang penulis. Terima kasih banyak atas bimbingan, arahan, ilmu, dan bantuan yang diberikan kepada penulis selama proses magang. 6. Ibu Elsa Diana, Treasury and Insurance Section Head Perusahaan XYZ yang

sudah

meluangkan

waktunya

untuk

membantu

penulis

merampungkan tugas akhir ini.

iv



7. Bapak Achmad Nuryasin dan Bapak Riduan Suparjo, Section Head di Perusahaan XYZ yang sering memberikan ilmu-ilmu berharga tentang minyak dan gas bumi kepada penulis. 8. Teman-teman penulis selama di FEUI, geng kepompong: Ilevany Setyoasih, Lavimia Larasati, Garinzafira Shabrina, Naomi Nenih, Meigendaris Ginda, Adam Sakti, Yulia Wirdaningsih, dan Anggun Pratama. Terima kasih atas begitu banyak candaan masa mudanya. 9. Teman-teman di Badan Otonom Economica, terutama BOE 2013-2014. Terima kasih sudah tiga tahun mewarnai kehidupan penulis selama di FEUI. 10. Teman-teman baik penulis di FEUI: Kanita Wirda, Liza Amalia, Rifa Rachmania, Dwi Uli, Selda Shabrina, Zullfah Fadhillah, Gallant Pratama Stephan, Bayu Tegar, Fahrinaldi “Juple”, Ovani Malau, Pandu Wicaksono, Ester Meliani, Sabrina Nurul, Riyan Hidayat, Nadya Priscilya, Irine Ayu, Eka Pujiastuti, Eka Aulia, Bayu Wirawan, Yosua Nadapdap, Mutia Prawitasari, Pungky Agusta, Baskoro Pinandito, Nadya Mayestika, Zahara Gani, Mona Vindytia, Desi Sri Wahyu Utami, Araz Felayagi, dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. 11. Teman-teman penulis selama melakukan magang di Perusahaan XYZ. Terima kasih banyak atas bantuannya Mbak Fikha, Mbak Indri, Nurul, Mbak Mita, Mas Rifi, Mas Yoga, Mas Ari, Mbak Hanny, Mas Yogi, dan Mas Aldian. Terima kasih atas ilmu, waktu, bantuan, dan pengalaman yang sangat berharga 12. Mas Andi, Mas Aji, dan segenap karyawan perpustakaan FE UI. Terima kasih sudah sangat membantu dan mempermudah penulis dalam mengerjakan laporan tugas akhir ini. 13. Muhamad Helmi, terima kasih banyak untuk dukungan dan semangatnya yang sudah diberikan kepada penulis selama proses pengerjaan laporan tugas akhir ini. Akhir kata, penulis berharap laporan magang ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak dan perkembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang manajemen.

v



vi



ABSTRAK

Nama

: Fajar Sulistyaningsih

Program Studi

: Manajemen

Konsentrasi

: Keuangan

Judul

: Analisis Manajemen Kas pada Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) Usaha Minyak dan Gas Bumi di Indonesia, Studi Kasus: Perusahaan XYZ

Manajemen kas merujuk pada aspek keuangan yang terkait pengumpulan, pengelolaan, dan penggunaan dari kas. Manajemen kas juga menilai likuiditas pasar, arus kas, dan investasi, serta bertanggung jawab untuk menyiapkan strategi pendanaan untuk membiayai kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses manajemen kas pada Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) usaha minyak dan gas bumi di Indonesia dan menggunakan studi kasus di Perusahaan XYZ. Berbentuk joint-venture, XYZ memiliki keunikan dari segi struktur modal, kebijakan keuangan, dan investasi sehingga berbeda dari teori-teori manajemen kas pada umumnya.

Kata kunci: Manajemen Kas, Joint-Venture, Minyak dan Gas Bumi, Likuiditas

vii



ABSTRACT Name

: Fajar Sulistyaningsih

Study Program

: Management

Concentration

: Finance

Title

:Cash Management Analysis on Production Sharing Contract (PSC) Contractor Oil and Gas Business in Indonesia, Case Study: XYZ Company

Cash management refers to the financial aspects related to the collection, organize, and use of cash. Cash Management also assesses market liquidity, cash flow, and investment, and is also responsible for preparing a funding strategy to finance short-term needs and long-term needs. This study aims to determine the cash management process on Production Sharing Contract (PSC) Contractor oil and gas business in Indonesia and using case study in XYZ Company. Shaped as a joint-venture, XYZ is unique in terms of capital structure, financial policies, and investments that differ from cash management theories in general.

Keywords: Cash Management, Joint-Venture, Oil and Gas, Liquidity

viii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................. ii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................. iii HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iv KATA PENGANTAR ........................................................................................... v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ............................ vii ABSTRAK ......................................................................................................... viii ABSTRACT ......................................................................................................... ix DAFTAR ISI ...........................................................................................................x DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xiii DAFTAR TABEL ................................................................................................ xv DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xvi

1. PENDAHULUAN ............................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang Kasus dan Topik Laporan Magang ......................................... 1 1.2 Perumusan Masalah ......................................................................................... 4 1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................................. 4 1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................................... 5 1.5 Metodologi Penelitian ...................................................................................... 5 1.6 Batasan Penelitian ............................................................................................ 6 1.7 Sistematika Penulisan ....................................................................................... 6

2. LANDASAN TEORI ........................................................................................ 7 2.1 Manajemen Kas ................................................................................................ 7 2.1.1 Alasan Menyimpan Kas ....................................................................... 8 2.1.2 Biaya dalam Menyimpan Kas .............................................................. 9 2.2 Float ................................................................................................................. 9 2.2.1 Manajemen Float ............................................................................... 11 2.3 Konsentrasi Kas ............................................................................................. 12 2.4 Investasi Idle Cash ......................................................................................... 14

ix



2.5 Penentuan Saldo Kas Target .......................................................................... 15 2.6 Perencanaan Keuangan Jangka Pendek ......................................................... 18 2.6.1 Siklus Operasional dan Siklus Kas ................................................... 19 2.6.2 Ukuran Siklus Operasional dan Siklus Kas ...................................... 20 2.6.3 Kebijakan Keuangan Jangka Pendek ................................................ 21 2.7 Anggaran Kas ................................................................................................ 25 2.8 Manajemen Kas di Industri Minyak dan Gas Bumi ....................................... 27 2.8.1 Cost Recovery .................................................................................... 27 2.8.2 Work, Program, and Budget (WP&B) ............................................... 28 2.8.3 Authorization for Expenditure (AFE) ................................................ 30

3. METODOLOGI PENELITIAN DAN PROFIL PERUSAHAAN ............. 32 3.1 Metodologi Penelitian .................................................................................... 32 3.1.1 Desain Penelitian ............................................................................ 32 3.1.2 Tempat dan Objek Penelitian ......................................................... 32 3.1.3 Batasan Penelitian .......................................................................... 32 3.1.4 Teknik Pengumpulan Data ............................................................. 32 3.1.5 Data Penelitian ............................................................................... 33 3.1.6 Metode Analisis .............................................................................. 34 3.2 Gambaran Umum Perusahaan XYZ ............................................................... 34 3.3 Bidang Usaha ................................................................................................. 40 3.4 Struktur Organisasi ......................................................................................... 41 3.5 Tren Organisasi (5 Tahun Terakhir) ............................................................... 42 3.6 Tantangan Kunci Manajemen ........................................................................ 43

4. EVALUASI DAN PEMBAHASAN .............................................................. 44 4.1 Proses Bisnis XYZ ......................................................................................... 44 4.2 Manajemen Kas di XYZ Indonesia ................................................................ 46 4.2.1 Proyeksi Kas (Cash Forecasting) ......................................................48 4.2.1.1 Yearly Schedule of Cash Call Date ...................................... 48 4.2.1.2 IJV Three-Month Cash Forecast .......................................... 53 4.2.1.3 Bi-Weekly Cash Call ............................................................ 64

x



4.2.1.4 US Dollar Selling ................................................................. 72 4.2.2. Pengeluaran Kas (Cash Disbursement) ............................................ 79 4.2.2.1 Wire Transfer-Citidirect ...................................................... 79 4.2.2.2 Wire Transfer-BNI Cycle ..................................................... 84 4.2.2.3 Wire Transfer-Citibank Manual Transfer............................. 88 4.2.2.4 Distributing Check to Vendor/Employee .............................. 91 4.2.3 Penenerimaan Kas (Cash Receipt) .................................................... 96 4.2.4 Aktivitas Kas Kecil (Petty Cash Activities) .................................... 100 4.2.4.1 Petty Cash Request ............................................................. 100 4.2.4.2 Petty Cash Settlement ......................................................... 104 4.2.4.3 Petty Cash Replenishment .................................................. 107 4.2.4.4 Emergency Petty Cash ....................................................... 112 4.2.5 Pelaporan ke Bank Indonesia .......................................................... 118 4.2.6 Proses Transfer Dana ..................................................................... 121 4.2.7 Tingkat Tukar Internal Bulanan ..................................................... 126 4.3 Konsentrasi Kas XYZ Indonesia ................................................................ 130 4.4 Kebijangan Keuangan di XYZ Indonesia ................................................... 132 4.5 Anggaran Kas XYZ Indonesia .................................................................... 134

5. KESIMPULAN DAN SARAN .....................................................................136 5.1 Kesimpulan ...................................................................................................136 5.2 Saran ..............................................................................................................138

6. LAPORAN PROSES PEMBELAJARAN ..................................................140 6.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang .....................................................140 6.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang ..............................................................141 6.3 Aktivitas Magang ..........................................................................................141

SUMBER REFERENSI ......................................................................................143 LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................. 146

xi



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1: Sistem Konsentrasi .......................................................................... 13 Gambar 2.2: Alur Konsentrasi Kas ...................................................................... 14 Gambar 2.3: Investasi Kas Tidak Berjalan .......................................................... 15 Gambar 2.4: Model Miller-Orr ............................................................................ 17 Gambar 2.5: Siklus Operasional & Siklus Kas ................................................... 20 Gambar 2.6: Carrying Cost dan Shortage Cost ................................................... 23 Gambar 2.7: Kebijakan Fleksibel ........................................................................ 24 Gambar 2.8: Kebijakan Restriktif ....................................................................... 25 Gambar 2.9: Mekanisme Cost Recovery ............................................................. 28 Gambar 2.10: Siklus WP&B ................................................................................ 29 Gambar 2.11: Budget Schedule WP&B ............................................................... 30 Gambar 2.12: Klasifikasi Authorization for Expenditure (AFE) ......................... 31 Gambar 3.1: Proses Bisnis Gas Bumi ................................................................. 40 Gambar 3.2: Siklus Hidup Perusahaan Minyak dan Gas Bumi .......................... 25 Gambar 4.1: Proses Bisnis XYZ .......................................................................... 45 Gambar 4.2: Jadwal Cash Call Dwi-Mingguan .................................................. 49 Gambar 4.3: Prosedur Yearly Schedule of Bi-Weekly Cash Call ....................... 43 Gambar 4.4: Prosedur IJV Three Month Cash Forecast .................................... 63 Gambar 4.5: Prosedur Bi-Weekly Cash Call ...................................................... 72 Gambar 4.6: Pola Arus Kas XYZ ........................................................................ 73

xii



Gambar 4.7: Prosedur US Dollar Selling ........................................................... 78 Gambar 4.8: Prosedur Wire Transfer Citidirect ................................................. 84 Gambar 4.9: Prosedur Wire Transfer BNI ......................................................... 87 Gambar 4.10: Prosedur Pembayaran Manual Citibank ........................................ 91 Gambar 4.11: Prosedur Distribusi Cek untuk Karyawan/Vendor ........................ 96 Gambar 4.12: Alur penerimaan pendapatan minyak bumi .................................. 98 Gambar 4.13: Alur penerimaan pendapatan gas bumi dengan wali amanat ........ 99 Gambar 4.14: Alur penerimaan pendapatan gas bumi tanpa wali amanat ........... 99 Gambar 4.15: Prosedur Penerimaan Kas ........................................................... 101 Gambar 4.16: Prosedur Pengajuan Kas Kecil .................................................... 106 Gambar 4.17: Prosedur Pembayaran Kas Kecil ................................................. 111 Gambar 4.18: Prosedur Penambahan Kas Kecil ................................................ 114 Gambar 4.19: Prosedur Kas Kecil Darurat ........................................................ 121 Gambar 4.20: Prosedur Pelaporan ke Bank Indonesia ...................................... 124 Gambar 4.21: Proses Transfer Dana .................................................................. 129 Gambar 4.22: Proses Internal Exchange Rate ................................................... 131 Gambar 4.23: Skema Konsentrasi Kas XYZ ..................................................... 132 Gambar 4.24: Form Cash Summary untuk Departemen/Section ...................... 135

xiii



DAFTAR TABEL

Tabel 1: Produksi Aktual Gas Tahun 2011 XYZ Indonesia ............................... 40 Tabel 2: XYZ Indonesia 2014 Cash Call Schedule ............................................ 50

xiv



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Struktur Organisasi XYZ Indonesia .............................................. 146 Lampiran 2: Akun Kas di Jurnal Umum XYZ Indonesia .................................. 147 Lampiran 3: SOP Treasury & Insurance Section ............................................... 149 Lampiran 4: Prosedur Kas Kecil XYZ Indonesia .............................................. 150 Lampiran 5: Internal Exchange Rate XYZ Indonesia ....................................... 151 Lampiran 6: Contoh Proyeksi Kas Tiga Bulan XYZ Indonesia ........................ 153 Lampiran 7: Contoh Bi-Weekly Cash Call ......................................................... 154 Lampiran 8: SOP Account Receivable dan Expense Report XYZ Indonesia .... 155

xv



BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kasus dan Topik Laporan Magang Kas merupakan bagian vital dari modal kerja. Dalam suatu bisnis, kas memiliki peranan krusial untuk menjaga operasional perusahaan berjalan dengan baik. Penggunaan kas diantaranya untuk membayar gaji karyawan, membayar pajak, dan membayar dividen kepada pemegang saham. Selain itu, kas juga membuat perusahaan mampu membayar kreditur dan pemasok pada waktu yang telah disepakati sehingga dapat menjaga hubungan baik, kas juga memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk menangkap peluang bisnis. Poin terpentingnya, kas menjaga perusahaan tetap likuid dan mencegah perusahaan dari insolvensi atau kebangkrutan (Leung, 2013). Dalam teori Keynes, ada tiga motif untuk mempunyai cadangan kas, yaitu transaksi, berjaga-jaga, dan spekulasi. Hal ini bisa diterapkan juga bagi perusahaan. Motif transaksi seperti membayar tagihan dan kegiatan operasional yang rutin lainnya. Motif berjaga-jaga digunakan dengan alasan keamanan jika perusahaan menemui permintaan tidak terduga dalam jumlah yang signifikan. Untuk motif spekulasi, kas berperan untuk menangkap peluang yang dapat memberikan profit kepada perusahaan. Terdapat dua model yang populer dalam penjelasan manajemen kas, model Baumol dan model Miller-Orr. Kedua model ini memiliki asumsi bahwa perusahaan dihadapkan pada biaya peluang saat menjaga cadangan kas. Hal ini karena ketika perusahaan menjaga cadangan kas, perusahaan melepaskan bunga atau pengembalian pada uang jika diinvestasikan di tempat lain yang lebih menguntungkan. Asumsi lainnya mengatakan bahwa perusahaan mendapat biaya transaksi ketika perusahaan melikuidasi aset untuk mendapatkan kas, yaitu ketika perusahaan menjual aset (seperti marketable securities) untuk menambahkan cadangan kasnya (seperti biaya broker, dll). Semakin sering perusahaan melakukan transaksi untuk memenuhi kebutuhan kasnya, maka semakin tinggi total biaya transaksi. Oleh karena itu, kedua model ini distrukturkan untuk mencari saldo kas yang dapat meminimalkan

1



2

total biaya yang terkait menjaga dan mendapatkan kas (Rensselaaer Polytechnic Institute, 2010). Manajemen kas merujuk pada aspek keuangan yang terkait pengumpulan, pengelolaan, dan penggunaan dari kas. Manajemen kas juga menilai likuiditas pasar, arus kas, dan investasi, serta bertanggung jawab untuk menyiapkan strategi pendanaan untuk membiayai kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang. Pada penelitian yang dilakukan Denis (2011), fleksibilitas keuangan perusahaan ditentukan oleh manajemen kasnya, seperti kebijakan struktur modalnya atau kebijakan pembayaran. Dari segi struktur modal, fleksibilitas dapat dicapai dengan menggunakan sumber modal eksternal yang rendah biaya. Denis menemukan bahwa utang berpengaruh signifikan terhadap fleksibilitas perusahaan, karena perusahaan yang defisit cenderung membiayai dengan berhutang dan hutang menimbulkan kewajiban perusahaan terhadap krediturnya. Dari segi

pembiayaan pengeluaran, perusahaan dengan

pendanaan ekstenal yang lebih tinggi cenderung untuk menyimpan proporsi kas yang lebih tinggi dan memilih untuk tidak membayarkan arus kas kepada pemegang saham. Fleksibilitas perusahaan merupakan kemampuan perusahaan untuk merespon secara tepat waktu dan memaksimalkan nilai dari perubahan yang tak terduga dari arus kas atau investment opportunity set. Fleksibilitas perusahaan berkaitan erat dengan likuiditas. Pada penelitian yang sama, Denis (2011) memandang bahwa manajemen perusahaan harus mengatur agar perusahaan tetap likuid untuk menjaga fleksibilitas perusahaan. Hal ini karena saat terjadi krisis, sumber lain dari fleksibilitas (seperti kredit, arus kas, penjualan aset, utang) menjadi tidak efektif. Oleh karena itu pencadangan kas memegang peranan penting. Selain itu, cash holding yang tinggi membuat perusahaan bisa meningkatkan investasinya. Pada penelitian lainnya, Gryglewicz (2011) menyebutkan bahwa likuiditas dan solvabilitas jangka panjang sangat berkaitan melalui pemilihan struktur modal. Interaksi ini merujuk pada kebijakan kas yang dinamis untuk menjaga agar perusahaan tetap mendapatkan untung melalui peningkatan cadangan kas.



3

Melihat signifikannya peranan dari manajemen kas, penting bagi tiap perusahaan dari semua industri untuk memiliki sistem manajemen kas yang baik. Termasuk juga bagi Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) sebagai pihak yang berkepentingan dalam proses ekstraktif minyak dan bumi di Indonesia. Terlebih untuk mengelola bisnis pertambangan minyak dan gas bumi dibutuhkan dana yang sangat besar. Sebagai negara dengan cadangan minyak dan gas bumi yang besar, kegiatan usaha hulu minyak dan gas bumi (migas) Indonesia dijalankan berdasarkan Kontrak Bagi Hasil atau Production Sharing Contract (PSC). Skema ini mengoptimalkan penerimaan negara sekaligus melindungi dari paparan risiko tinggi terutama pada fase eksplorasi. Manajemen operasional hulu migas dipegang oleh Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Migas (SKK Migas) sebagai perwakilan pemerintah dalam PSC. Sementara Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) adalah pihak yang memiliki Kontrak Kerja Sama dengan Pemerintah RI (SKK Migas), KKKS merupakan Badan Usaha Tetap atau Perusahaan Pemegang Hak Pengelolaan dalam suatu Blok atau Wilayah Kerja yang memiliki hak untuk melakukan kegiatan eksplorasi, eksploitasi minyak dan gas bumi di Indonesia. Secara umum, bisnis hulu migas memiliki empat karakter utama. Pertama, pendapatan baru diterima bertahun-tahun setelah pengeluaran direalisasikan. Kedua, bisnis ini memiliki risiko dan ketidakpastian tinggi serta melibatkan teknologi canggih. Ketiga, usaha hulu migas memerlukan investasi yang sangat besar. Namun, di balik semua risiko tersebut, industri ini memiliki karakter ke empat, yaitu menjanjikan keuntungan yang sangat besar. Di Indonesia, skema PSC pertama kali berlaku tahun 1966 saat PERTAMINA menandatangani kontrak bagi hasil dengan Independence Indonesian American Oil Company (sebelum PSC, Indonesia menggunakan sistem konsesi dan Kontrak Karya). Kontrak ini tercatat sebagai PSC pertama dalam sejarah industri migas dunia. Penerapan PSC di Indonesia dilatarbelakangi oleh keinginan supaya negara berperan lebih besar dengan mempunyai kewenangan manajemen kegiatan usaha hulu migas.



4

PSC sampai saat ini masih dipercaya sebagai model paling ideal untuk Indonesia. Sistem ini menjamin penguasaan negara atas sumber daya migas sekaligus melindungi negara dari tingkat risiko dan ketidakpastian yang tinggi dalam bisnis hulu migas.

1.1.Perumusan Masalah Dari latar belakang di atas, maka dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana perusahaan melakukan proses manajemen kas? 2. Bagaimana perusahaan melakukan peramalan (forecasting) terhadap kebutuhan kas jangka pendek? 3. Bagaimana kebijakan keuangan jangka pendek perusahaan? 4. Bagaimana perusahaan menghimpun dana untuk memenuhi kebutuhan pembiayaan operasional jangka pendek?

1.2.Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Mengetahui cara perusahaan melakukan proses manajemen kas 2. Mengetahui prosedur yang dilakukan perusahaan dalam melakukan peramalan (forecasting) terhadap kebutuhan kas jangka pendek 3. Mengetahui kebijakan keuangan jangka pendek perusahaan 4. Mengetahui bagaimana perusahaan dapat menghimpun dana untuk memenuhi kebutuhan pembiayaan operasional jangka pendek 1.4. Manfaat Penelitian Dengan mencapai tujuan penelitian, penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berupa:

Bagi Perusahaan: Mampu

memberikan penilaian akan sistem manajemen kas yang

diterapkan apakan sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan keefektivitasannya

untuk

fleksibilitas,

likuiditas,

dan

solvabilitas

perusahaan.



5

Bagi Akademisi: 1. Memberikan gambaran akan sistem manajemen kas pada Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) minyak dan gas bumi di Indonesia. 2. Memberikan gambaran tentang proses kerja di suatu perusahaan pertambangan sehingga para akademisi dapat melihat pengetahuan dan keterampilan apa saja yang akan diterapkan di dalam dunia kerja.

Bagi Regulator: Mampu membantu pembuat peraturan yaitu SKK Migas dalam merencanakan penyusunan peraturan-peraturan terkait yang dibutuhkan oleh industri minyak dan gas bumi

1.5.Metodologi Penelitian Metode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Kepustakaan (Library),yaitu metode pengumpulan data dengan penelitian kepustakaan melalui studi literatur, buku bahan bacaan, catatan, dan berbagai sumber yang mempunyai hubungan dengan masalah yang diteliti. b. Lapangan (Field), yaitu dengan melakukan penelitian secara langsung pada sasaran penelitian c. Wawancara (Interview), yaitu dengan mewawancarai pihak manajemen perusahaan yang menjalankan proses manajemen kas serta perencanaan dan keuangan jangka pendek. Dalam mengolah dan menganalisis data dilakukan dengan metode: a. Deskriptif, yaitu dilakukan dengan cara menentukan, mengumpulkan, mengklasifikasikan, dan menginterpretasikan data sehingga memberikan gambaran yang obyektif dan masalah yang dianalisis dan untuk menjelaskan keadaan obyek yang diteliti b. Deduktif, yaitu menerapkan suatu metode ilmiah dimana data-data yang diperoleh dianalisis dengan menggunakan teori-teori yang berlaku



6

1.6.Batasan Penelitian 1. Objek yang diteliti hanyalah pada Seksi Treasuri di perusahaan tempat magang peneliti (Studi Kasus) 2. Dari banyak

unsur finansial dalam perusahaan, peneliti membatasi

hanya pada manajemen kas perusahaan yang terkait dengan perencanaan serta keuangan jangka pendek.

1.7. Sistematika Penulisan Dalam penulisannya, penelitian ini akan menggunakan kerangka penulisan sebagai berikut : BAB 1: Pendahuluan Bab ini akan membahas mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah yang diajukan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penelitian. BAB 2: Landasan Teori Teori-teori yang digunakan dan literatur yang dikutip dari berbagai sumber untuk mendukung penelitian dibahas dalam bab ini. BAB 3: Metodologi Penelitian dan Profil Perusahaan Bab ini membahas tentang gambaran umum perusahaan, seperti sejarah perusahaan, kompetensi inti, daerah operasional, proses bisnis, bidang usaha, dan struktur organisasi. BAB 4: Analisis dan Pembahasan Hasil dari data dibahas pada bab ini, kemudian hasil dari pengolahan data akan dianalisis untuk memperoleh jawaban atas permasalahan yang diangkat di penelitian. BAB 5: Kesimpulan dan Saran Pada bab ini akan dirangkum kesimpulan-kesimpulan dari hasil analisa penelitian. Selain itu juga akan dijabarkan diskusi-pembahasan dari kesimpulan serta saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya.



BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1. Manajemen Kas Kas merupakan aset yang paling likuid, dimana termasuk didalamnya mata uang yang tersedia dan dana-dana dalam deposito (Subramanyam & Wild, 2009). Dalam suatu bisnis, kas memiliki peranan krusial untuk menjaga operasional perusahaan berjalan dengan baik. Penggunaan kas diantaranya untuk membayar gaji karyawan, membayar pajak, membayar dividen kepada pemegang saham, dan lain-lain. Mengingat pentingnya peran kas bagi perusahaan, dibutuhkan manajemen kas yang dapat mengelola kas secara teratur dan efektif meningkatkan kesejahteraan perusahaan. Manajemen kas merujuk pada aspek keuangan yang terkait pengumpulan, pengelolaan, dan penggunaan dari kas. Kegiatan manajemen kas termasuk menilai likuiditas pasar, arus kas, dan investasi, serta bertanggung jawab untuk menyiapkan strategi pendanaan untuk membiayai kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang. Manajemen Kas sangat erat keterkaitannya dengan mekanisme untuk mengoptimalkan penghimpunan dan pengeluaran kas (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008). Mengelola kas perusahaan penting untuk kesuksesan perusahaan baik dari segi operasional maupun finansial. Tujuan mendasar manajemen kas adalah untuk mempertahankan

investasi

dalam

kas

serendah

mungkin

tetapi

tetap

mempertahankan agar perusahaan beroperasi secara efektif dan efisien. Penerapan manajemen kas yang baik dapat berdampak pada peningkatan profitabilitas dan nilai pemegang saham (Maness & Zietlow, 2005). Perusahaan harus secara berkala menginvestasikan kas tak berjalan (idle cash) dalam sekuritas jangka pendek. Manajemen kas melibatkan pengumpulan secara efisien, pengeluaran, dan investasi temporer dari kas. Bendahara dari suatu perusahaan yang biasanya bertanggung jawab terhadap sistem manajemen kas perusahaan (Horne & Wachowicz, 2001).

7 Analisis manajemen..., Fajar Sulistyaningsih, FE UI, 2014

8

Premachandra (2004) berpendapat tujuan dari manajemen kas adalah untuk mempunyai cukup kas untuk menutupi beban operasional harian perusahaan tetapi hanya memiliki sesedikit mungkin kelebihan kas, karena kas sendiri adalah asset tidak produktif. Dengan menahan kelebihan kas pada akun kas, perusahaan kehilangan

kesempatan

potensial

untuk

menghasilkan

uang

dengan

menginvestasikan dana tersebut ke sekuritas. Hal ini mengimplikasikan bahwa perusahaan harus menjaga saldo antara kas yang tersedia di akun kas dengan yang diinvestasikan pada sekuritas.

2.1.1. Alasan Menyimpan Kas John Maynard Keynes, dalam bukunya “The General Theory of Employment, Interest, and Money” mengidentifikasikan tiga motif menjaga likuiditas, yaitu: 1. Motif Spekulasi Motif spekulasi adalah kebutuhan untuk menyimpan kas agar dapat memanfaatkan kesempatan-kesempatan investasi tambahan. Misalnya, penawaran pembelian yang mungkin muncul, tingkat bunga tinggi, atau fluktuasi tingkat nilai tukar yang menguntungkan. 2. Motif Berjaga-jaga Motif berjaga-jaga adalah kebutuhan mempertahankan kas untuk margin keamanan (safety margin) sebagai cadangan keuangan 3. Motif Transaksi Motif transaksi adalah kebutuhan untuk menyimpan kas agar dapat memenuhi pengeluaran normal dan aktivitas-aktivitas penghimpunan yang diasosiasikan dengan kegiatan operasional perusahaan yang terus berlangsung. Selain ketiga motif di atas, Ross, Westerfield, dan Jordan (2008) menyebutkan alasan lain untuk memegang kas yaitu saldo kompensasi. Saldo kas disimpan dalam bank komersial untuk memberikan kompensasi atas layanan jasa bank yang diterima oleh perusahaan. Persyaratan saldo kompensasi minimum mungkin bisa mendorong limit kas yang dipegang perusahaan menjadi lebih rendah.



9

2.1.2. Biaya dalam Menyimpan Kas Ketika suatu perusahaan memegang kas melebihi jumlah minimum yang diperlukan, perusahaan jadi memiliki biaya peluang (opportunity cost). Biaya peluang dari adanya kelebihan kas (dalam bentuk mata uang atau deposito di bank) adalah pendapatan bunga yang mungkin didapatkan pada penggunaan lain, seperti investasi pada marketable securities. Saldo kas harus dipertahankan untuk dapat menyediakan likuiditas yang diperlukan untuk kebutuhan transaksi. Jika perusahaan mempertahankan saldo kas yang terlalu rendah, perusahaan akan mengalami kekurangan kas (cash shortage). Jika hal tersebut terjadi, perusahaan harus mendapatkan kas dalam jangka pendek. Kas memberikan likuiditas yang lebih besar dibandingkan sekuritas maupun aset lancar lainnya. Meskipun demikian, memegang kas dalam jumlah banyak juga berdampak nilai marjinal dari likuiditas berkurang. Hal ini karena ketika memegang dalam jumlah sedikit, kas menjadi sangat berguna, tetapi dalam jumlah banyak yang melebihi kebutuhan, kas menjadi kurang berharga (Brealey, Myers, & Allen, 2011).

2.2. Float Untuk

menjaga

efisiensi

dari

manajemen

kas,

perusahaan

ingin

mempercepat pengumpulan dari piutang agar dana bisa segera digunakan. Sebaliknya, perusahaan ingin membayar utang selambat mungkin sambil masih menjaga kredit dengan pemasok agar dapat menggunakan uang yang dimiliki semaksimal mungkin (Horne & Wachowicz, 2001). Menurut Ross, Westerfield, dan Jordan (2008), Float merupakan perbedaan antara nilai kas di buku dan di bank, yang merepresentasikan efek bersih dari berbagai cek yang sedang dalam proses kliring (bergerak melalui sistem perbankan). Ada tiga jenis float yaitu float pengeluaran, float penghimpunan dan float bersih.



10

a. Float Pengeluaran Cek yang ditulis oleh perusahaan menghasilkan float pengeluaran (disbursment

float),

menyebabkan

penurunan

dalam

saldo

buku

perusahaan tetapi tidak ada perubahan dalam saldo dana yang tersedia. Tiga komponen dasar dari float pengeluaran adalah Mail Float, Processing Float, dan Clearing Float (Maness & Zietlow, 2005). Mail Float merupakan waktu dari saat cek ditulis sampai diterima oleh penerima pembayaran. Processing Float merupakan jumlah waktu dari waktu cek diterima di kantor pos atau mailroom perusahaan sampai ketika cek di depositkan ke bank. Clearing Float merupakan keterlambatan atau penundaan yang terjadi setelah deposit. Dengan memaksimalkan float pengeluaran, perusahaan dapat mengurangi jumlah kas yang dipegang dan menggunakan dana yang tidak digunakan untuk hal lain yang lebih menguntungkan (Horne & Wachowicz, 2001). b. Float Penghimpunan Berbagai cek yang diterima oleh perusahaan menciptakan float penghimpunan (collection float). Float penghimpunan meningkatkan saldo buku tetapi tidak dengan langsung mengubah saldo tersedia (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008). Float penghimpunan merupakan total waktu diantara pengiriman cek oleh seorang pelanggan dan ketersediaan kas untuk perusahaan penerima. Float penghimpunan penting bagi manajer keuangan karena suatu perusahaan biasanya harus menunggu sampai cek yang dikirim oleh pelanggan sampai ke sistem perbankan. Float penghimpunan dapat dipersingkat dengan cara: (1) mempercepat persiapan

dan

pengiriman

faktur;

(2)

mempercepat

pengiriman

pembayaran dari konsumen ke perusahaan; dan (3) mengurangi waktu dimana pembayaran yang diterima oleh perusahaan masih belum terkumpul (Horne & Wachowicz, 2001). c. Float Bersih Perbedaan keseluruhan antara saldo tersedia dan saldo buku perusahaan. Jika float bersih bernilai positif, maka float pengeluaran perusahaan melebihi float penghimpunannya, dan saldo tersedianya melebihi saldo



11

bukunya. Jika saldo tersedia kurang dari saldo buku maka perusahaan memiliki float penghimpunan bersih. Sebuah perusahaan harus lebih memperhatikan saldo float bersih dan saldo tersedia dibanding dengan saldo buku. Jika ada cek yang telah dikeluarkan perusahaan dan tidak akan bersih dalam beberapa hari, maka manajer keuangan dapat mempertahankan saldo kas lebih rendah di bank jika dibandingkan sebaliknya.

2.2.1. Manajemen Float Kegiatan manajemen float (float management) meliputi pengendalian penghimpunan dan pengeluaran kas. Tujuan penghimpunan kas adalah untuk mempercepat penghimpunan dan mengurangi keterlambatan antara waktu pelanggan membayar tagihan dan waktu kas dapat tersedia. Tujuan dalam pengeluaran kas adalah untuk mengendalikan pembayaran dan meminimalisasi biaya perusahaan yang diasosiasikan dengan pembayaran (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008). Total waktu penghimpunan dan pengeluaran dapat dipecah menjadi tiga bagian berikut: 1. Waktu Pengiriman Bagian dari proses penghimpunan dan pengeluaran dimana ketika itu cek berada dalam sistem pengiriman 2. Keterlambatan Proses Waktu yang dibutuhkan penerima cek untuk memproses pembayaran dan mendepositkannya di bank untuk penghimpunan 3. Keterlambatan Ketersediaan Waktu yang dibutuhkan untuk mengkliring cek melalui sistem perbankan. Mempercepat penghimpunan meliputi pengurangan satu atau lebih dari komponen-komponen ini. Memperlambat pengeluaran meliputi peningkatan dalam salah satu komponen.



12

2.3. Konsentrasi Kas Salah satu teknik yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk manajemen kas adalah konsentrasi kas (sweeping), ini termasuk transfer dana antara akunakun untuk mengkonsentrasikan dana pada satu titik sentral. Umumnya, untuk suatu perusahaan multinasional titik sentralnya adalah akun bank dengan denominasi mata uang dimana perusahaan melakukan aktivitas bisnisnya. Dana ditransfer kepada akun bank dari akun bank individu bisnis perusahaan multinasional. Dampak dari konsentrasi kas adalah pengurangan kebutuhan utang ekstenal, pengurangan biaya peminjaman, serta peningkatan tingkat pengembalian jika ada kelebihan kas dan biaya transaksi lebih rendah (Gormley & Meade, 2007). Suatu perusahaan umumnya memiliki sejumlah titik penghimpunan kas, hasilnya adalah penghimpunan kas dapat berujung di berbagai rekening bank yang berbeda. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sebuah prosedur untuk memindahkan kas ke rekening utamanya. Dengan menghimpun kas secara rutin, perusahaan dapat menyederhanakan manajemen kasnya dengan mengurangi jumlah rekening yang harus dilacak. Selain itu, dengan memiliki himpunan dana tersedia yang lebih besar, perusahaan dapat bernegosiasi atau mendapatkan pendapatan bunga yang lebih baik dari setiap investor jangka pendek. Dalam menyiapkan sistem konsentrasi, perusahaan dapat menggunakan satu atau lebih bank konsentrasi. Bank konsentrasi akan menghimpun dana-dana yang tersebar di berbagai rekening. Bagian penting dari proses penghimpunan kas dan proses konsentrasi adalah transfer dana ke bank konsentrasi (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008). Terdapat beberapa pilihan bisa digunakan untuk menyelesaikan proses transfer ini yaitu: (a) Depository Transfer Check (DTC), dimana cek yang dicetak sebelumnya (preprinted) yang biasanya tidak membutuhkan tanda tangan dan valid hanya untuk mentransfer dana antara rekening spesifik tertentu dalam perusahaan yang sama. (b) Automated Clearinghouse (ACH), merupakan versi elektronik dari cek yang sebelumnya dalam bentuk kertas.



13

(c) Wire Transfer, memberikan ketersediaan dana pada hari yang sama.

Gambar 2.1. Sistem Konsentrasi Kas (Maness & Zietlow, 2005)

Masing-masing metode transfer memiliki karakteristiknya sendiri dari sisi biaya dan kinerja, manajer kas harus memiliki keterampilan untuk memilih metode transfer atau kombinasi dari metode-metode untuk menyeimbangkan manfaat dan biaya dari tiap instrument transfer.

Gambar 2.2 Alur Konsentrasi Kas (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008)



14

Konsentrasi Kas memiliki beberapa dampak berikut (Horne & Wachowicz, 2001): -

Meningkatkan kontrol terhadap arus masuk dan arus keluar dari kas perusahaan. Dengan meletakkan semua kas pada satu tempat, menjadi lebih mudah dipantau.

-

Mengurangi saldo tidak berjalan. Dengan menjaga saldo deposit pada bank regional tidak melebihi kebutuhan untuk transaksi (kebutuhan saldo kompensasi minimum). Tiap kelebihan dana akan dipindahkan ke bank konsentrasi.

-

Menjadikan investasi lebih efektif. Mengumpulkan kelebihan saldo akan menyiapkan jumlah kas besar yang dibutuhkan untuk kesempatan investasi.

2.4. Investasi Kas Tidak Berjalan (Idle Cash) Jika sebuah perusahaan memiliki surplus kas sementara, perusahaan dapat menginvestasikannya dalam sekuritas jangka pendek. Aset keuangan jangka pendek diperdagangkan di pasar uang, dimana maturitas dari aset yang diperdagangkan adalah satu tahun atau kurang. Perusahaan dapat mengelola sendiri aset keuangan jangka pendek dengan melakukan transaksi melalui bank dan dealer, bertransaksi di pasar uang, dan reksa dana (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008). Umumnya, perusahaan berusaha untuk menjaga beberapa level target dari kas untuk memenuhi kebutuhan untuk transaksi dan kebutuhan saldo kompensasi. Tetapi selain itu, perusahaan juga melakukan investasi pada sekuritas jangka pendek yang dapat diperdagangkan (Horne & Wachowicz, 2001). Beberapa bank juga telah mengembangkan cara untuk membantu perusahaan menginvestasikan kas tidak berjalan, seperti menyediakan sweep program, dimana bank secara otomatis menggerakkan surplus dana ke investasi tanpa bunga, seperti pasar uang atau reksa dana (Brealey, Myers, & Allen, 2011). Beberapa perusahaan memiliki surplus kas untuk beberapa alasan. Dua yang paling penting adalah pembiayaan dari aktivitas-aktivitas musiman atau siklikal perusahaan dan pembiayaan dari pembelanjaan yang mungkin atau telah



15

direncanakan. Penggunaan pinjaman bank dan sekuritas dapat menjadi alternatif untuk memenuhi kebutuhan pembiayaan tersebut.

Gambar 2.3. Investasi Kas Idle (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008)

Waktu 1: Terdapat arus kas yang surplus. Permintaan musiman untuk aset rendah. Arus kas surplus diinvestasikan dalam sekuritas jangka pendek. Waktu 2: Terdapat arus kas yang defisit. Permintaan untuk aset tinggi. Defisit keuangan dibiayai dengan menjual sekuritas dan dengan pinjaman bank.

2.5. Penentuan Saldo Kas Target Saldo kas target adalah level kas yang diinginkan perusahaan yang ditentukan oleh pertukaran antara biaya bawaan (carrying cost) dengan biaya kekurangan atau disebut juga biaya penyesuaian. Biaya penyesuaian diasosiasikan dengan memegang kas yang terlalu sedikit. Sifat dari biaya-biaya tersebut berdasar pada kebijakan modal kerja perusahaan. Banyak bisnis menetapkan level target dari saldo kas yang harus dijaga. Perusahaan tidak ingin menjaga saldo kas berlebih karena jika dana diinvestasikan pada sekuritas bisa mendapatkan bunga. Semakin tinggi tingkat bunga tersedia pada surat berharga, semakin tinggi biaya peluang untuk menjaga saldo kas tidak berjalan, sehingga semakin tinggi keinginan untuk mengurangi cadangan kas. Level optimal dari kas harus lebih besar dari (1) saldo transaksi yang dibutuhkan



16

ketika manajemen kas efisien, atau (2) syarat saldo kompensasi dari bank komersial perusahaan (Horne & Wachowicz, 2001). Jika perusahaan memiliki kebijakan modal kerja yang fleksibel, perusahaan akan mempertahankan portofolio sekuritas. Dalam hal ini, biaya penyesuaian, atau kekurangan adalah biaya perdagangan yang diasosiasikan dengan pembelian dan penjualan sekuritas. Jika perusahaan memiliki kebijakan modal kerja restriktif, perusahaan mungkin akan meminjam dalam jangka pendek untuk memenuhi kekurangan kas. Terdapat dua model yang populer dalam penjelasan manajemen kas, model Baumol dan model Miller-Orr (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008).

a. Model Baumol-Allais-Tobin (BAT) Model BAT memiliki asumsi yaitu kas dipergunakan pada tingkat yang sama setiap hari dan pengeluaran kas diketahui dengan pasti. Titik kas optimal pada model ini saat biaya peluang dari memegang kas sama dengan biaya perdagangan. Dimana: •

Biaya Peluang = (C/2)*R

•

Biaya Perdagangan = (T/C)*F

•

Total Biaya = (C/2)*R + (T/C)*F

Saldo optimal didapatkan dengan menghitung:

C* 

2TF R

Model BAT merupakan model yang sangat sederhana dalam menentukan posisi kas optimal. Kekurangan dari model ini adalah asumsinya yang menyatakan bahwa terdapat arus kas keluar yang stabil dan pasti.

b. Model Miller-Orr Model Miller-Orr merupakan sistem manajemen kas yang dirancang untuk mengatasi arus kas masuk dan keluar yang berfluktuasi secara acak dari hari ke hari. Berbeda dengan model BAT, Miller-Orr mengasumsikan bahwa saldo kas



17

berfluktuasi ke atas dan ke bawah secara acak dan bahwa rata-rata perubahan adalah 0.

Gambar 2.4. Model Miller-Orr (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008)

Sistem beroperasi dengan adanya limit atas dan limit bawah (L) hingga ke jumlah kas (U*), dan juga saldo kas target (C*). Perusahaan mengijinkan saldo kasnya bergerak di antara limit atas dan bawah. Selama saldo kas masih di antara U* dan L, tidak akan ada yang terjadi. Ketika saldo kas mencapai limit atas (U*), seperti di titik X, perusahaan menggerakkan sejumlah uang senilai U* - C* keluar dari rekening dan diubah menjadi sekuritas. Tindakan ini memindahkan saldo kas hingga ke C*. Dengan cara yang sama, jika saldo kas jatuh ke limit bawah (L), seperti di titik Y, perusahaan akan menjual sekuritas senilai C* - L dan mendepositkan kas dalam rekening. Tindakan ini membuat saldo kas kembali C*. Dalam menggunakan model, manajemen menetapkan limit bawah (L). Limit tersebut merupakan cadangan keamanan, dimana cadangan tersebut ditetapkan tergantung berapa banyak risiko dari kekurangaan kas, yang bersedia ditoleransi oleh perusahaan. Sama halnya dengan model BAT, saldo kas optimal tergantung pada biaya perdagangan dan biaya kesempatan. Selain itu, dibutuhkan juga informasi varians dari arus kas bersih per periode. Dengan L, yang ditetapkann oleh perusahaan, model Miller-Orr menjelaskan bahwa saldo kas target (C*) dan limit atas (U*) yang meminimalisasi biaya total dari memegang kas adalah: •

C* = L + [(3/4)F2/R]1/3



18

•

U* = 3C* - 2L

Rata-rata saldo kas dalam model Miller-Orr adalah: (4C* - L)/3. Terlepas dari perbedaan dari model BAT dengan model Miller-Orr, keduanya memiliki dampak yang sama yaitu: -

Semakin besar tingkat bunga, semakin rendah saldo kas target

-

Semakin besar biaya pemesanan, semakin tinggi saldo target

Model Miller-Orr menunjukkan bahwa semakin besar ketidakpastian (semakin tinggi varians), maka semakin besar perbedaan antara saldo target dan saldo minimum. Selain itu, semakin besar ketidakpastian, maka semakin tinggi limit atas dan semakin tinggi saldo kas rata-rata. Model Miller-Orr telah banyak digunakan untuk memonitor cash balances dari perusahaan dan telah mampu menunjukkan bahwa model tersebut sederhana dan superior terhadap prosedur ad hoc yang manajer keuangan gunakan. Selain dari masalah manajemen kas, model Miller-Orr juga telah digunakan untuk menyelesaikan masalah konseptual (Premachandra, 2004).

2.6. Perencanaan dan Keuangan Jangka Pendek Dalam perencanaan dan keuangan jangka pendek, pembahasan yang dilakukan terkait dengan analisis keputusan yang mempengaruhi aset lancar dan kewajiban lancar. Dimana perbedaan yang paling penting antara keuangan jangka pendek dan jangka panjang adalah dalam pengaturan waktu dari arus kas. Perencanaan keuangan jangka pendek berfokus untuk memastikan perusahaan tidak kehabisan dana untuk membayar tagihan-tagihan, proses ini sering disebut juga penganggaran kas. Perencanaan jangka pendek memiliki jangkauan selama 12 bulan (Brealey, Myers, & Allen, 2011). Keputusan keuangan jangka pendek misalnya digunakan saat melakukan pembayaran tunai dan memesan bahan baku. Sementara keputusan keuangan jangka panjang digunakan saat perusahaan membeli aset yang akan mengurangi biaya operasional dalam waktu lebih dari setahun.



19

2.6.1. Siklus Operasional dan Siklus Kas Perhatian utama dalam keuangan jangka pendek adalah aktivitas-aktivitas operasional dan pembiayaan dalam jangka pendek. Terdapat dua konsep dalam keuangan jangka pendek yakni siklus operasional dan siklus kas (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008). Siklus operasional (operating cycle) adalah jangka waktu yang diperlukan untuk mendapatkan persediaan, menjualnya, serta penghimpunan kas dari piutang. Bagian pertama adalah waktu yang diperlukan untuk mendapatkan dan menjual persediaan disebut dengan periode persediaan (inventory period). Bagian kedua adalah waktu yang diperlukan untuk menghmpun kas dari penjualan yang disebut dengan periode piutang usaha (account receivable period).

Siklus Operasional = periode persediaan + periode piutang usaha

Dalam siklus operasional, hidup suatu produk bergerak melalui pos aset lancar. Dimulai dengan persediaan, berubah menjadi piutang ketika telah terjual, terakhir menjadi kas ketika sudah terhimpun sebagai penjualan. Siklus kas adalah jumlah hari yang berlalu sebelum akhirnya kas dapat terkumpul dari suatu penjualan, diukur dari saat persediaan sudah terbayar. Siklus kas merupakan arus berkelanjutan dari sumber daya berbagai akun modal kerja seperti kas, piutang usaha, persediaan, utang usaha, dan akrual (Maness & Zietlow, 2005). Siklus Kas = Siklus Operasional – Periode Utang Usaha



20

Gambar 2.5. Siklus Operasional & Siklus Kas (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008)

Kebutuhan manajemen keuangan jangka pendek diperlihatkan dengan adanya gap antara arus kas masuk dan arus kas keluar. Hal ini terkait pada panjangnya siklus operasional dan periode utang usaha. Pembatasan antara arus kas masuk dan keluar dapat diisi dengan meminjam atau menahan cadangan likuiditas dalam bentuk kas atau marketable securities. Atau bisa juga dipersingkat dengan mengubah periode persediaan, piutang, dan utang.

2.6.2. Ukuran Siklus Operasional dan Siklus Kas Rasio-rasio yang dapat digunakan untuk menghitung siklus operasional adalah perputaran persediaan, periode persediaan, perputaran piutang, dan periode piutang.

Perputaran persediaan memberi informasi seberapa banyak pembelian dan penjualan persediaan dalam satu tahun.

Periode persediaan adalah waktu persediaan tersimpan sampai akhirnya terjual.



21

Angka yang didapatkan dari perputaran piutang digunakan untuk mengetahui Periode Piutang.

Periode piutang atau disebut juga hari penjualan dalam piutang (days’ sales in receivables) atau periode penghimpunan rata-rata (average collection periode). Rasio ini menjelaskan waktu yang diperlukan untuk membayar. Rasio-rasio yang dapat digunakan untuk menghitung siklus kas adalah perputaran utang dan periode piutang.

Waktu siklus kas berdasarkan pada periode persediaan, piutang, dan utang. Siklus kas meningkat saat periode persediaan dan piutang lebih panjang, dan menurun

saat

perusahaan

mampu

menunda

pembayaran

utang

dan

memperpanjang periode utang. Siklus yang diperpanjang mengindikasikan bahwa perusahaan sedang memiliki masalah dalam menjual persediaan atau dalam menghitung piutangnya.

2.6.3. Kebijakan Keuangan Jangka Pendek Menurut Ross, Westerfield, dan Jordan (2008), setidaknya ada dua cara terkait kebijakan keuangan jangka pendek perusahaan. 1. Ukuran investasi perusahaan dalam aset lancar. Umumnya diukur relatif terhadap level pendapatan operasional total milik perusahaan. Kebijakan keuangan jangka pendek yang fleksibel, atau akomodatif, akan dapat mempertahankan rasio aset lancar terhadap penjualan yang relatif tinggi. Sementara kebijakan keuangan jangka pendek restriktif lebih memerlukan rasio aset lancar terhadap penjualan yang rendah. 2. Pembiayaan aset lancar. Umumnya diukur dari proporsi utang jangka pendek dan utang jangka panjang yang digunakan untuk membiayai aset lancar. Kebijakan



22

keuangan jangka pendek yang restriktif berarti proporsi yang tinggi dari utang jangka pendek relatif terhadap pembiayaan jangka panjang, dan kebijakan fleksibel berarti bahwa lebih sedikit utang jangka pendek dan lebih banyak utang jangka panjang. Perusahaan dengan kebijakan fleksibel akan memiliki investasi yang relatif besar dalam aset lancar dan perusahaan akan membiayai investasi ini dengan utang jangka pendek yang relatif singkat. Efek dari kebijakan fleksibel adalah tingkat modal kerja bersih yang relatif tinggi, sehingga perusahaan dapat mempertahankan tingkat likuiditas keseluruhan yang lebih tinggi. Dalam pengelolaan aset lancar terdapat trade-off antara biaya yang meningkat dan biaya yang turun dalam level investasi. Biaya yang meningkat meningkatkan level investasi dalam aset lancar yang disebut biaya bawaan (carrying cost). Dimana jika investasi semakin besar dalam aset lancar perusahaan, maka akan semakin besar pula biaya bawaannya. Sementara biaya yang turun dengan adanya peningkatan dalam investasi aset lancar disebut biaya kekurangan (shortage cost).

Gambar 2.6. Carrying Cost dan Shortage Cost (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008)

Dalam gambar tersebut, CA* merupakan jumlah optimal dari aset lancar. Dimana jika perusahaan menyimpan dana dalam jumlah tersebut dapat berdampak minimalisasi pada total biaya. Gambar tersebut menunjukkan bahwa biaya bawaan (carrying cost) meningkat sejalan level investasi dalam aset lancar, Universitas Indonesia


23

contoh biaya bawaan antara lain biaya untuk mempertahankan nilai ekonomis dan biaya kesempatan (opportunity cost). Adapun biaya kekurangan (shortage cost) menurun dengan adanya kenaikan dalam level investasi dalam aset lancar. Hal yang termasuk biaya kekurangan adalah biaya perdagangan (transaction cost) dan biaya-biaya terkait kekurangan dalam aset lancar, seperti kekurangan kas, dll. Adapun pendekatan dari kebijakan keuangan jangka pendek fleksibel dan restriktif adalah sebagai berikut:

Kebijakan Fleksibel 1. Mempertahankan saldo dari kas dan sekuritas yang dapat diperdagangkan, yang lebih tinggi 2. Membuat investasi yang lebih besar dalam persediaan 3. Memberikan persyaratan kredit lebih longgar, sehingga piutang usaha lebih tinggi Kebijakan Restriktif 1. Mempertahankan saldo kas rendah dan hanya membuat sedikit investasi dalam sekuritas yang dapat diperjualbelikan 2. Membuat investasi rendah dalam persediaan 3. Hanya memberikan sedikit penjualan kredit atau tidak sama sekali untuk meminimalisasi piutang usaha Kebijakan fleksibel baik digunakan ketika biaya bawaan (carrying) relatif rendah dibandingkan biaya kekurangan (shortage). Kebijakan restriktif paling sesuai ketika biaya bawaan relatif lebih tinggi dibandingkan biaya kekurangan (shortage).



24

Gambar 2.7. Kebijakan Fleksibel (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008)

Gambar 2.8 Kebijakan Restriktif (Ross, Westerfield, & Jordan, 2008)

Menurut Gao, Harford, dan Li (2013), konflik keagenan juga mempengaruhi kebijakan kas. Pada negara-negara dengan perlindungan investor rendah, perusahaan memegang kas lebih. Sementara di negara-negara dimana investor memiliki kekuatan lebih, investor menggunakan kekuatan tersebut untuk memaksa manajer untuk mengembalikan kas. Masalah keagenan ini membuat peningkatan pegangan kas perusahaan, yang mengakibatkan penurunan nilai pemegang saham.



25

2.7. Anggaran Kas Anggaran kas (cash budget) adalah alat utama dalam perencanaan keuangan jangka pendek. Anggaran ini membuat manajer keuangan mengidentifikasi kebutuhan dan kesempatan keuangan jangka pendek. Fungsi penting dari anggaran kas adalah untuk membantu manajer mengeksplorasi untuk pinjaman jangka pendek. Anggaran kas mencatat perkiraan penerimaan kas (kas masuk) dan pengeluaran (kas keluar), dan bisa memberikan perkiraan jumlah surplus atau defisit kas. Menurut Brealey, Myers, & Allen (2011) penggunaan kas di masa lampau dapat menjadi acuan untuk anggaran kas. Anggaran kas, memberitahukan berapa kas yang harus dimiliki oleh perusahaan, kapan harus didapatkan, dan untuk berapa lama. Anggaran kas merupakan fondasi untuk proyeksi kas dan kontrol. Dalam mengelola anggaran kas, perusahaan membutuhkan informasi sistematis pada kas untuk sistem kontrol. Pada perusahaan-perusahaan besar, informasinya berbasis komputer. Sistem ini bermanfaat untuk memperoleh laporan-laporan harian terkait saldo kas di setiap akun bank perusahaan, penerimaan kas, pengeluaran kas, rata-rata saldo harian, dan posisi sekuritas (Horne & Wachowicz, 2001). Arus kas masuk berasal dari penjualan serta penghimpunan kas. Dimana penghimpunan kas didapat dengan menghitung jumlah dari piutang usaha awal + ½ x Penjualan. Sementara arus kas keluar atau pembayaran memiliki empat kategori mendasar, yaitu: (1) pembayaran utang usaha; (2) gaji, pajak, dan biaya lain; (3) pengeluaran modal; dan (4) biaya pembiayaan jangka panjang. Sementara untuk menyiapkan anggaran kas keluar, setidaknya terdapat lima kategori berikut (Brealey, Myers, & Allen, 2011). 1. Pembayaran pada utang Perusahaan harus membayar tagihan untuk kebutuhan bahan baku, peralatan, listrik, dll. Proyeksi arus kas mengasumsikan semua tagihan tersebut dibayar tepat waktu, meskipun dalam batasan-batasan tertentu perusahaan dapat menunda pembayawan. Penundaan pembayaran disebut juga stretching payables, yang merupakan salah satu sumber keuangan jangka pendek, namun beresiko kehilangan potongan harga.



26

2. Kenaikan persediaan Jika ada ekspektasi

peningkatan penjualan,

maka membutuhkan

penambahan investasi pada persediaan. 3. Beban karyawan, administrasi, dan beban lainnya Kategori ini mencakup semua beban yang diperlukan untuk operasional bisnis 4. Pengeluaran modal (capital expenditure) Untuk periode pada anggaran kas, apakah ada pengeluaran kas oleh perusahaan 5. Pajak, bunga, dan pembayaran dividen Hal ini mencakup bunga pada utang jangka panjang tetapi tidak termasuk bunga pada tiap penambahan peminjaman untuk memenuhi kebutuhan kas pada tahun anggaran. Maness dan Zietlow (2005) menyebutkan empat prinsip yang dapat menjadi dasar pertimbangan dalam sistem pengeluaran perusahaan: 1. Maksimalisasi nilai melalui waktu pembayaran Pembayaran harus dijadwalkan untuk menambah nilai maksimal pada perusahaan. Misalnya dengan cara membayar pinjaman tepat waktu dan tidak lebih awal, dan mengambil cash discount. 2. Optimalisasi akurasi dan waktu dari informasi Keakuratan dan ketepatan waktu dari informasi merupakan atribut kunci dari sistem pengeluaran. Optimalisasi berarti mendapatkan informasi akurat di waktu yang tepat tanpa mengeluarkan biaya berlebih. 3. Minimalisasi keseimbangan dalam akun pengeluaran Hal ini karena beberapa organisasi (pemerintah, non-profit, dll) tidak diperbolehkan untuk memiliki interest-bearing. Selain itu, compensanting balances dibutuhkan untuk mendukung suatu pinjaman mungkin membatasi

seberapa

jauh

perusahaan

dapat

mengurangi

akun

keseimbangan pengeluaran. 4. Mencegah Pelanggaran (Fraud) Fraud merupakan kriminalitas dengan pertumbuhan cepat. Pencegahan dan deteksi fraud bisa berperan penting bagi pengeluaran perusahaan.



27

Jika perusahaan mengalami defisit kas atau masalah keuangan jangka pendek, solusi yang digunakan untuk membiayai kekurangan tergantung dari kebijakan keuangannya. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan mempunyai pinjaman jangka pendek baik yang beragunan maupun tanpa agunan, sekuritas, stretching payables, dan lain-lain.

2.8. Manajemen Kas di Industri Minyak dan Gas Bumi 2.8.1. Cost Recovery Usaha minyak dan gas bumi merupakan usaha yang membutuhkan modal besar, dan memiliki resiko yang juga besar. Untuk itu pemerintah Indonesia memberikan insentif-insentif untuk menarik investor agar mau berinvestasi di industri ini. Salah satu insentif yang bisa didapatkan oleh investor adalah cost recovery. Cost Recovery adalah pengembalian biaya operasi yang dikeluarkan oleh kontraktor dari hasil produksi minyak dan gas bumi. Adapun komponenkomponen dalam cost recovery dibagi menjadi: non-modal (beban eksplorasi dan pengembangan, pengeluaran produksi, dan beban administrasi), modal (depresiasi atas investasi aset), dan unrecovered cost (biaya operasi tahun sebelumnya yang belum terkembalikan jika ada). Pada konsepnya, cost recovery tidak terbatas pada pengeluaran pada tahun terkait saja, serta kontraktor harus melihat dalam konteks kesinambungan operasi migas dalam satu siklus penuh (BP MIGAS, 2012) Dasar hukum dari cost recovery adalah Peraturan Pemerintah No. 79 tahun 2010 tentang biaya operasi yang dapat dikembalikan dan perlakuan pajak penghasilan di bidang usaha hulu minyak dan gas bumi.



28

Gambar 2.9: Mekanisme Cost Recovery Sumber: BP MIGAS (2009)

Untuk mengontrol pelaksanaan cost recovery oleh kontraktor, BP Migas memegang

peranan

penting

sepanjang

proses

pre-managerial,

current

managerial, dan post managerial. Ketiga hal tersebut mengawasi plan of development (POD), Work Program & Budget (WP&B), dan Authorization for Expenditure (AFE), terhitung sejak pengajuan oleh kontraktor sampai dengan aktualnya. Selain itu, BP Migas juga mengontrol apakah investor melaksanakan kewajibannya untuk memenuhi semua regulasi terkait kontrak kerja sama bagi hasil (Anistia, 2010).

2.8.2. Work, Program, and Budget (WP&B) Work, Program, and Budget (WP&B) merupakan usulan rincian rencana kegiatan operasi dan pembelanjaan tahunan KKKS dengan mempertimbangkan tentang kondisi, komitmen, efektivitas, dan efisiensi pengoperasian yang merupakan penjabaran rencana kegiatan-kegiatan jangka panjang seperti komitmen eksplorasi, POD, ataupun kegiatan jangka panjang lain yang sudah



29

disetujui maupun yang sedang diusulkan di suatu wilayah kontrak kerja, untuk mendapat persetujuan pemerintah (BP MIGAS, 2012). Sesuai dengan peraturan pemerintah, kontraktor harus melaporkan rencana kegiatan-kegiatan operasional yang meliputi kegiatan eksplorasi dan produksi dalam laporan WP&B. Biaya yang mungkin timbul untuk kegiatan operasional tersebut meliputi biaya eksplorasi, biaya produksi, biaya pemboran dan fasilitas produksi, serta biaya administrasi secara keseluruhan.KKKS wajib memberikan laporan WP&B kepada pemerintah selambatnya tiga bulan sebelum dimulainya tahun operasional untuk selanjutnya mendapat persetujuan dari pemerintah.Dalam hal terjadi ketidaksesuaian dengan anggaran saat periode WP&B berjalan. KKKS dapat mengajukan WP&B revised.

Gambar 2.10: Siklus WP&B Sumber: BP Migas (2012) Adapun fungsi dari Work Program and Budget (WP&B) adalah (BP Migas, 2012): -

Memberikan acuan kepada badan pelaksana maupun KKKS mengenai prosedur penyusunan, pengajuan, evaluasi, serta persetujuan WP&B dan revisinya

-

Melakukan standarisasi proses dan dokumen kepada badan pelaksana dan KKKS atas penyusunan, pengajuan, evaluasi, serta persetujuan WP&B dan revisinya

-

Menjelaskan peran dan tanggung jawab seluruh fungsi badan pelaksana dan KKKS terkait dengan tata kerja WP&B dan revisinya



30

Work Program and Budget terdiri dari 17 schedule, dan meliputi tiga kategori: Exploration and Development, Production Expenses, dan General and Administrative.

Gambar 2.11: Budget Schedule WP&B Sumber: BP MIGAS (2012)

2.8.3. Authorization for Expenditure (AFE) Authorization for Expenditure (AFE) merupakan kewenangan yang diberikan oleh BP MIGAS kepada KKKS untuk pengeluaran biaya proyek yang akan menjadi beban biaya operasional setelah mendapat persetujuan. AFE merupakan alat pengawasan suatu proyek dan bersifat pasti yang menggambarkan keseluruhan komponen yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut, antara lain material, tenaga kerja, peralatan, dan anggaran. AFE dibuat untuk dapat memberikan informasi agar dapat dianalisis, dievaluasi, disetujui, dan dimonitor oleh pemerintah (Nurwahidi, 2012) Perbedaan mendasar AFE dan WP&B terletak pada ciri-cirinya. Ciri-ciri AFE adalah untuk kegiatan yang bersifat tidak rutin, menghasilkan sesuatu yang spesifik, mempunyai batasan waktu yang ditetapkan, dan merupakan aset yang



31

berdiri sendiri. Sama seperti WP&B, KKKS juga dapat merevisi AFE jika terjadi perubahan skenario atau lingkup kerja, atau perbedaan realisasi dengan proyeksi. AFE meliputi proyek dan merupakan kegiatan non-rutin, sementara WP&B merupakan non-proyek dan merupakan pengeluaran rutin.

Gambar 2.12: Klasifikasi Authorization for Expenditure Sumber: (Nurwahidi, 2012)

Dasar hukum untuk AFE dan WP&B diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 35 tahun 2004, tentang kegiatan usaha hulu minyak dan gas bumi, pada pasal 56 terutama ayat 2, yaitu: Kontraktor mendapatkan kembali biaya-biaya yang telah dikeluarkan untuk melakukan eksplorasi dan eksploitasi, sesuai dengan rencana kerja dan anggaran serta otorisasi pembelanjaan finansial (Authorization for Expenditure) yang telah disetujui oleh Badan Pelaksana setelah menghasilkan produksi komersial.



BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN DAN PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Metodologi Penelitian 3.1.1 Desain Penelitian Penelitian ini bersifat analisis deskripstif yang dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran dan penjelasan akurat mengenai manajemen kas dan perencanaan keuangan jangka pendek pada Perusahaan XYZ yang meliputi prosedurnya, praktik penerapan mekanismenya, serta kesesuaian terhadap peraturan yang berlaku. Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah studi kasus (case study). Studi kasus adalah penelitian yang memusatkan penelitiannya pada suatu objek tertentu yang mempelajarinya sebagai suatu kasus.

3.1.2 Tempat dan Objek Penelitian Penelitian dilakukan pada Perusahaan XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang usaha hulu minyak dan gas bumi, yang merupakan subsidiari dari British Petroleum plc dan ENI S.p.A. Peneliti ditempatkan pada Finance Division, yakni divisi yang bertugas untuk mengelola keuangan perusahaan.

3.1.3. Batasan Penelitian 1. Objek yang diteliti hanyalah pada Seksi Treasuri di perusahaan tempat magang peneliti 2. Dari banyak unsur finansial dalam perusahaan, peneliti membatasi hanya pada manajemen kas perusahaan yang terkait dengan manajemen kas dan perencanaan serta keuangan jangka pendek. 3.1.4 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan dua metode, yaitu: Library Research, mengumpulkan informasi-informasi dan data-data yang relevan dengan treasuri, manajemen kas, serta perencanaan keuangan jangka pendek, yang diperoleh dari literatur-literatur yang ada, baik berupa buku-buku, majalah, jurnal, makalah, diktat,dll.


33



Field Research, berupa data primer yaitu, melalui observasi langsung ke lapangan. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang berkompeten dan terkait dengan tujuan penelitian serta mengumpulkan data-data relevan yang berasal dari perusahaan.

Dalam melakukan Field research, penulis menggunakan berbagai teknik untuk mendapat data yang diperlukan khususnya yang berasal dari Perusahaan XYZ. Pengumpulan data menggunakan teknik dokumentasi dan wawancara 1. Teknik dokumentasi. Dokumentasi dilakukan melalui penghimpunan data-data sekunder untuk mendapatkan data yang mendukung penelitian ini. Data-data tersebut merupakan

dokumen

yang

menunjukkan

penerapan

mekanisme

manajemen kas yang digunakan oleh perusahaan. 2. Teknik Wawancara Wawancara dilakukan pada bulan Maret-April 2014, dilakukan dengan tanya jawab langsung secara lisan dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang dalam memberikan data mengenai proses manajemen kas dan perencanaan keuangan jangka pendek. Dalam melakukan wawancara,

penulis

menggunakan metode wawancara

terstruktur yakni dengan menggunakan pedoman wawancara dimana pertanyaan-pertanyaan disusun terlebih dahulu.

3.1.5 Data Penelitian 1. Data Primer Data didapat dengan cara melakukan penelitian langsung ke Perusahaan XYZ. Dalam penelitian ini data primer yang digunakan terdiri dari hasil wawancara berupa tanya jawab langsung dengan pihak perusahaan 2. Data Sekunder Data sekunder yaitu data yang telah diolah sehingga menjadi data yang lebih informatif dan dapat langsung dipergunakan.



34

3.1.6 Metode Analisis Dalam menganalisis data, penulis menggunakan metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan, mengolah, dan menginterpretasikan data yang diperoleh sehingga memberikan keterangan yang benar dan lengkap untuk penyelesaian masalah

yang

telah

dirumuskan.

Analisis

dilakukan

dengan

dengan

membandingkan data hasil temuan dengan data hasil wawancara dan observasi atas penerapan manajemen kas dan perencanaan keuangan jangka pendek pada Perusahaan XYZ. Dengan membandingkan kedua data tersebut peneliti mencoba menginterpretasikan dan menyimpulkan masalah yang terjadi.

3.1. Gambaran Umum Perusahaan XYZ Perusahaan XYZ merupakan perusahaan minyak dan gas bumi independen yang pertama kali membawa LNG (liquid natural gas) ke Indonesia pada 1977. Selama lebih dari tiga dekade, Perusahaan XYZ telah menjadi salah satu perusahaan terdepan di Indonesia dalam menemukan dan mengembangkan sumber daya energi, salah satu perusahaan dengan HSE (Health, Safety, and Environment) terbaik di industri minyak dan gas bumi, juga memiliki potensi untuk menjadi pemimpin industri yang mengembangkan Coal Bed Methane (CBM) di Indonesia. Perusahaan XYZ berdiri pada tahun 1972 dan bermarkas besar di Jakarta. Sebagai salah salah Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) bagi hasil produksi usaha hulu minyak dan gas bumi yang berada di bawah naungan SKK Migas, Perusahaan XYZ mempunyai lebih dari 1300 pekerja dan telah membuat lebih dari 470 sumur dan menemukan cadangan gas dengan jumlah total 14 trilyun kaki kubik, serta 457 juta lebih barel minyak. Sebagai suatu joint venture, proporsi kepemilikan Perusahaan XYZ adalah sebagai berikut:

XYZ Indonesia Co., LLC

7.5%

Opicoil Houston, Inc.

20.0%

LASMO Sanga Sanga Ltd.

26.25%

BP East Kalimantan Ltd.

26.25%



35

Universe Gas & Oil Company, Inc.

4.375%

XYZ International Co., LLC

15.625%

XYZ Indonesia dan XYZ International Co., LLC terafilisiasi dengan LASMO Sanga Sanga Ltd dan BP East Kalimantan Ltd. BP East Kalimantan Ltd merupakan milik dari British Petroleum plc dan Lasmo Sanga Sanga Ltd merupakan milik dari ENI S.p.A. Berdasarkan kontrak bagi hasil produksi dengan Pemerintah Indonesia, Perusahaan XYZ memperoleh hak kuasa pertambangan minyak dan gas bumi yang meliputi area seluas 631.000 hektar di Kalimantan Timur. Dalam kontrak tersebut di atas dinyatakan bahwa bagi hasil untuk minyak mentah (crude oil) adalah sebagai berikut : 

Bagian pemerintah

85.00 %



Bagian Kontraktor

15.00 % 100.00%

Sedangkan bagi hasil untuk gas adalah sebagai berikut : 

Bagian Pemerintah

70.00 %



Bagian Kontraktor

30.00 % 100.00 %

Presentase yang didapatkan oleh kontraktor merupakan nilai bersih setelah cost recovery seluruh biaya operasional. Presentase untuk gas bumi bagi kontraktor lebih besar dibandingkan dengan presentase untuk minyak bumi karena ada resiko yang lebih besar dalam produksi gas bumi.

1.2.1. Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi dari Perusahaan XYZ adalah diakui secara internasional sebagai perusahaan energi yang dinamis, kompetitif, dan dapat diandalkan, serta memberikan kemakmuran terhadap para pekerja, masyarakat, pemegang saham dan Pemerintah Indonesia dengan tetap mempertahankan keunggulan di bidang operasi dan HSE (Health, Safety and Environment).



36

Misi Perusahaan Sedangkan misi dari Perusahaan XYZ, antara lain yaitu mengembangkan, menghasilkan dan mengirimkan gas dan minyak bumi dari Kalimantan Timur dan dapat bermanfaat kemakmuran bagi Indonesia dan pemegang saham melalui: 1)

Penerapan teknologi tepat guna dan standar HSE internasional yang tertinggi

2)

Melaksanakan efektifitas biaya melalui perbaikan yang berkesinambungan di segala proses bisnis

3)

Menciptakan lingkungan kerja yang terbaik bagi para profesional untuk mengembangkan potensinya secara maksimal

4)

Meningkatkan kualitas hidup bagi semua pihak yang terkait

termasuk

masyarakat di sekitarnya

1.2.2. Sejarah Perusahaan Lebih dari tiga puluh tahun yang lalu, Perusahaan XYZ (sebelumnya bernama Perusahaan WYZ) menemukan sumber daya yang tidak terduga. Perusahaan XYZ semula berniat mencari minyak di daerah Kutai dan delta Sungai Mahakam di Kalimantan Timur. Namun, dari hasil pencarian, bukan lapangan minyak yang didapat seperti yang diharapkan, akan tetapi kandungan gas alam yang sangat besar. Kegiatan eksplorasi dimulai tiga tahun sebelumnya, ketika seorang tokoh perminyakan asal Texas Roy M. Huffington dan pengusaha Virginia Jenderal Arch Sproul menandatangani kontrak bagi hasil produksi (production sharing contract) dengan Pertamina yang mencakup area seluas 631.000 hektar daerah delta Sungai Mahakam, yang sudah lama diduga sangat kaya akan cadangan minyak. Di dukung oleh mitra usaha joint venture Ultamar Indonesia Limited, Union Texas East Kalimantan Limited, dan Universe Tankships Inc., kegiatan eksplorasi dimulai dan pada bulan Februari 1972 ditemukan Lapangan Badak. Cadangan gas Badak terletak di tengah hutan Kalimantan bagian timur dan jarak dengan pasar terdekat sekitar seribu mil lebih. Akan tetapi Huffington dan



37

Sproul memiliki visi yang sejalan dengan Mobil Oil Company (yang telah menemukan lapangan gas terbesar di Arun) dan Direktur Utama Pertamina Dr. Ibnu Sutowo, yaitu: mencairkan gas alam dan mengangkut LNG yang dihasilkan dengan kapal tanker khusus ke Jepang serta pasar-pasar lain yang membutuhkan energi di wilayah Asia Pasifik. Dengan bantuan teknik dan komersial WYZ beserta mitra-mitranya, Pertamina melangsungkan kontrak penjualan LNG selama 20 tahun dengan sebuah perusahaan baja Jepang dan lima perusahaan gas dan listrik Jepang, juga membangun pabrik pencairan gas di Bontang, pesisir timur Kalimantan. Pengapalan pertama LNG yang dihasilkan dari gas Badak berangkat ke Jepang pada bulan Agustus 1977, 5.5 tahun setelah ditemukan, ini menjadi rekor dunia pada saat itu. Selain itu, Bontang telah menghasilkan tetes pertama gas alam cair yang diproduksikan secara komersial dalam sejarah Indonesia. Saat ini produk Bontang merupakan yang terbesar di dunia dan memasok LNG serta LPG kepada pelanggan-pelanggan di Jepang, Taiwan dan Korea. Saat ini produksi XYZ mencapai 20.000 BPD minyak bumi, 20.000 BPD kondensat dan lebih dari 1,2 BCF gas bumi perhari. Sumur Badak yang merupakan titik tolaknya telah menjadi sumur pembuangan limbah cair di Indonesia yang pertama yang bertekad untuk mengurangi dampak produksi minyak dan gas bumi terhadap lingkungan hidup.

1.2.3. Daerah Operasional Perusahaan XYZ XYZ memiliki daerah operasional seluas 631.000 hektar yang terbagi menjadi beberapa lapangan, yaitu Badak, Nilam, Mutiara, Semberah, Pamaguan, Lampake, dan Beras. Selain itu, Perusahaan XYZ juga memiliki kepemilikan saham di Bontang. 1.2.3.1.

Badak

Badak merupakan lapangan gas pertama yang ditemukan di Kalimantan Timur, terletak di delta Sungai Mahakam. Gas di Lapangan Badak tersimpan dalam beberapa seri saluran dan didistribusikan ke beberapa area. Pengembangan Lapangan Badak membutuhkan pengeboran dari beberapa sumur untuk



38

memastikan volume dan hidrokarbon potensial dari setiap reservoir. Terdapat sekitar 200 sumur yang sudah dibor di Lapangan Badak. Gas yang diolah di Badak dan dipompa oleh kompresor yang digerakkan oleh turbin gas 65 kilometer ke utara, ke pabrik LNG Bontang dan Kalimantan Timur Industrial Estate, yang menaungi enam pabrik petrokimia dalam negeri. Tambahan 40.000 barel minyak mentah dan kondensat berasal dari empat lapangan produksi XYZ diolah setiap hari di Badak dan disalurkan ke Terminal Santan untuk dikapalkan kepada pelanggan-pelanggan di Asia dan Amerika disamping 11.000 BPD Bontang Return Condensate yang dialurkan dari pabrik LNG Bontang langsung ke Terminal Santan. Saat ini produksi XYZ mencapai 20.000 BPD minyak bumi, 20.000 BPD kondensat dan lebih dari 1,2 BCF gas bumi perhari. Sumur Badak yang merupakan titik tolaknya telah menjadi sumur pembuangan limbah cair di Indonesia yang pertama yang bertekad untuk mengurangi dampak produksi minyak dan gas bumi terhadap lingkungan hidup. 1.2.3.2.

Nilam

Nilam mulai beroperasi pada bulan Juli 1974. Gas yang ada pada saat itu ialah sekitar 6,7 TCF dengan 5 TCF lebih cadangan gas yang tersedia. Nilam merupakan lapangan yang sangat rumit yang terdiri dari 1.000 waduk terpisah dan sekitar 167 lapisan. Alur anak Sungai Mahakam melintasi seluruh lapangan Nilam sehingga sejumlah sumur hanya dapat dicapai dengan perahu. Nilam menghasilkan 600 MMFCD lebih dari 192 sumur dengan produksi kumulatif 3 TCF lebih. Lima buah sarana pengumpulan satelit di lapangan menerima gas dari semua sumur. Gas kemudian dipompakan ke instalansi pusat sebelum dikapalkan melalui saluran pipa 36 inci ke Badak Export Manifold. Nilam menghasilkan sekitar 30% produksi gas XYZ. 1.2.3.3.

Semberah Lapangan Semberah ditemukan pada bulan Januari 1974 dan terletak di

daerah paling utara. Semberah juga memiliki waduk minyak dan gas bumi ganda, dengan produksi dengan kedalaman antara 1000 sampai 10.000 kaki. Sarana untuk lapangan Semberah maupun lapangan Mutiara selesai pada tahun 1991, sementara minyak dan gas bumi Semberah mengalir melalui sarana-sarana



39

tersebut pada bulan Desember. Sampai saat ini telah digali 74 sumur dan hampir separuh cadangannya diproduksikan melalui lebih dari 250 tangki waduk, dengan tingkat minyak tertinggi 14.700 BOPD pada tahun 1995 dan tingkat gas tertinggi 180 MMCFD pada tahun 2000. 1.2.3.4.

Mutiara

Pada bulan Januari 1974, XYZ juga menemukan lapangan Pamaguan yang mulai berproduksi tidak lama setelah ditemukannya pada tahun 1974. Cadangan gas lapangan ini dikembangkan pada tahun 1991. Pada tahun 1982, ketika sedang melakukan pengeboran di sebelah selatan Sungai Dondang, XYZ menemukan lapangan Mutiara. Lapangan ini juga mengandung persediaan minyak dan gas bumi yang berlapis ganda. Produksi dimulai pada bulan Oktober 1991. Di tahun 1993, ketika melakukan pengeboran sumur Mutiara 40 ditemukan lapangan minyak dangkal Beras dan Waduk minyak E-314. Pada tahun 1996 XYZ mendapatkan kedudukan lapangan baru untuk lapangan Beras dan penemuan sumur yang diberi nama baru Beras I. Hasil produksi Pamaguan, Mutiara dan Beras di olah di instalasi pusat Mutiara dan dikirim 60 km ke utara melalui saluran pipa Badak Export Manifold dan lebih lanjut ke Bontang dan Terminal Minyak Santan. Pada tahun 2001 Mutiara menciptakan rekor produksi dengan 153 MMscfd gas. Lapangan ini juga telah memproduksi 55 MMstb minyak lebih. 1.2.3.5.

Bontang

Bontang LNG merupakan milik pemerintah Indonesia dan dioperasikan oleh PT Badak. Perusahaan XYZ memiliki 20% kepemilikan dari PT. Badak dan menyediakan dukungan komersial dan teknikal untuk aktivitas-aktivitas perusahaan. Dengan 8 terminal LNG dan kapasitas produksi melebihi 20 juta ton per tahun, Pabrik Bontang LNG merupakan pabrik terbesar dalam operasi di dunia. Lima cryogenic tank besar menyimpan 3.3 juta barel cairan bersih yang didinginkan sampai minus 160 derajat celcius, yang mengurangi gas hingga 1/600 dari volume aslinya, sehingga membuat gas dapat ditransportasikan secara ekonomis ke jarak yang jauh. Dengan tank pendingin yang didesain khusus, dapat mendistribusikan 135.000 meter kubik LNG per perjalanan ke pembeli di Jepang, Korea Selatan, dan Taiwan.



40

RATES IN MMCFD DELIVERIES BADAK NILAM MUTIARA BERAS PAMAGUAN SEMBERAH LAMPAKE

Actual 2011 AVG 71.2 146.6 98.1 1.3 29.6 25.9 4.9

XYZ DELIVERIES

378

TOTAL DELIVERIES CHEVRON DELIVERIES

2 227 106

INLET GAS DELIVERIES

2 711

GAS PRODUCED BADAK NILAM MUTIARA BERAS PAMAGUAN SEMBERAH LAMPAKE

78.3 159.7 104.7 1.4 31.0 28.4 5.0

XYZ WELLHEAD GAS

409

Tabel 1: Produksi Aktual Gas tahun 2011 Perusahaan XYZ

1.3. Bidang Usaha Bidang usaha XYZ Indonesia adalah eksplorasi dan produksi minyak dan gas bumi, pemasaran hasil produksi, serta distribusi hasil produksi ke pembeli.

Gambar 3.1: Proses Bisnis Gas Bumi Sumber: situs resmi XYZ



41

Berikut ini merupakan tahapan dari aktivitas operasional, yang umumnya digunakan oleh perusahaan minyak dan gas bumi untuk mendapatkan sumber daya minyak dan gas bumi: 1. Geological & Geophysical Survey (G&G) dibutuhkan untuk melihat potensi dari cadangan minyak atau gas bumi. Proses ini juga diikuti dengan survei gravitasi, pemetaan, dan survei seismik 2. Lease atau Option Lease dilakukan tergantung pada hasil yang berdasarkan pada tahap pertama. 3. G&G Survey Detail diselesaikan untuk mengevaluasi lokasi dari cadangan minyak dengan memulai test well. 4. Data berdasarkan pada tahap 1,2, dan 3 akan dianalisis. Jika hasilnya positif, maka sewa akan dilanjutkan. 5. Seismic survey dan analisis akan dilakukan lebih jauh untuk menentukan lokasi pengeboran. 6. Sumur pengeboran akan mulai beroperasi. 7. Data akan dilanjutkan untuk mencari tahu apakah cadangan minyak atau gas cukup tersedia untuk melanjutkan operasional. 8. Jika cadangan minyak atau gas cukup tersedia, sumur pengeboran akan diselesaikan dan proses produksi akan dimulai. 9. Jika cadangan minyak atau gas tidak cukup tersedia, sumur lain yang di sewa akan dipilih atau sewa akan dilepaskan/lelang.

1.4. Struktur Organisasi Perusahaan XYZ terdiri dari 11 divisi, yaitu: Resource Management, Technical Support, Operations, HSE & OI (Health and Safety Environment & Operations Integrity), SCM & ICT (Supply Chain Management & Information and Communication Technology), Human Resources, Finance, Commercial and Legal, Community amd External Affair, CBM Project, dan Corporate Audit Business Ethics. Dalam Divisi Finance, tempat penulis melakukan program magang, terdapat empat departemen, yaitu Performance Management, Finance, Revenue and Reporting, dan Business Support. Departemen Finance sendiri dibagi



42

menjadi empat fungsi (section), yaitu General Accounting, Tax & Collection, Financial System Information, serta Treasury & Insurance.

1.5. Tren Organisasi (5 Tahun Terakhir) Selama lima tahun terakhir, hasil produksi minyak dan gas bumi perusahaan menunjukkan tren menurun (tahap declining). Hal ini wajar karena usia perusahaan yang sudah cukup tua (menjelang 50 tahun), umur lapangan sudah tua, dan kontrak bagi hasil dengan pemerintah (production sharing contract) pun sudah akan selesai pada 2018. Berdasarkan peraturan pemerintah, KKKS minyak dan gas bumi dapat beroperasi di Indonesia selama 30 tahun, terdiri dari 10 tahun masa eksplorasi dan 20 tahun masa produksi. Namun, selepas periode 30 tahun, jika KKKS masih menguntungkan dalam berproduksi serta telah menjalin kerja sama yang baik dengan mematuhi regulasi-regulasi pemerintah, KKKS dapat memperpanjang masa kontrak hingga maksimal 20 tahun (total menjadi 50 tahun). Inilah yang dilakukan oleh XYZ yang saat ini menginjak usia 46 tahun.

Gambar 3.2: Siklus Hidup Perusahaan Minyak dan Gas Bumi Sumber: BP MIGAS (2012)



43

Saat ini XYZ memang bukan merupakan KKKS migas dengan produksi yang besar jika dibandingkan dengan KKKS lain. Namun, XYZ pernah menjadi salah satu pemimpin pasar pada medio 1990-an ketika perusahaan mencapai tahap maturity. Umumnya, dalam bisnis minyak dan gas bumi, masa puncak produksi memang dicapai saat perusahaan sudah melewati usia 20 tahun. Dari segi aktivitas perusahaan, menunjukkan tren meningkat. XYZ dalam 5 tahun terakhir berusaha meningkatkan aktivitasnya, ditandai juga dengan bertambahnya departemen-departemen dan seksi-seksi baru yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Selain itu, perusahaan juga menambah rig baru, menambah sumur baru, teknologi yang lebih inovatif, menambah jumlah karyawan baru, dll. Peningkatan aktivitas yang dilakukan perusahaan ini bertujuan untuk menahan penurunan produksi yang sedang dihadapi agar tidak drastis dan sangat berdampak dalam waktu dekat, melainkan memperlambat dan mengurangi dampak besar dalam waktu dekat.

1.6. Tantangan Kunci Manajemen Manajemen kini menghadapi tantangan yang merupakan dampak dari peningkatan aktivitas perusahaan. Aktivitas pekerjaan yang meningkat, dengan rasio karyawan yang tetap, membuat pekerjaan yang harus dikerjakan menjadi lebih banyak. Misalnya, untuk Finance Department, peningkatan aktivitas perusahaan menyebabkan jumlah invoice, expense report, request for check, dll bertambah banyak, sehingga karyawan harus bekerja ekstra. Untuk itu, manajemen harus pandai memotivasi karyawan untuk tetap berkinerja baik meskipun beban kerja meningkat. Selain itu, tantangan seperti kode etik, serta peraturan-peraturan dari pemerintah yang harus ditaati sebagai rambu-rambu dalam bekerja.



BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1. Proses Bisnis XYZ Usaha hulu minyak dan gas bumi yang dikelola oleh Perusahaan XYZ merupakan suatu joint-venture, yaitu gabungan beberapa badan usaha untuk mendirikan satu bentuk usaha bersama dengan modal bersama pula. Joint-venture ini memliki proporsi kepemilikan sebagai berikut: XYZ Indonesia Co., LLC

7.5%


20.0%

LASMO Sanga Sanga Ltd.

26.25%

BP East Kalimantan Ltd.

26.25%


4.375%

XYZ International Co., LLC

15.625%

XYZ Indonesia dan XYZ International Co., LLC terafilisiasi dengan LASMO Sanga Sanga Ltd dan BP East Kalimantan Ltd. BP East Kalimantan Ltd merupakan milik dari British Petroleum plc dan Lasmo Sanga Sanga Ltd merupakan milik dari ENI S.p.A. Hal ini berdampak pada effective voting interest pada joint venture sebagai berikut: British Petroleum

37.8125%

LASMO/ENI

37.8125%


20%


4.375%

XYZ Indonesia dalam joint-venture ini bertugas sebagai operator yang bertugas untuk memproduksi minyak dan gas bumi serta mengelola jalannya perusahaan. Modal kerja yang digunakan oleh XYZ Indonesia berasal dari dana rekan joint venture (IJV Partners) yang berpartisipasi menyediakan modal sesuai dengan proporsi kepemilikan yang dimiliki. Oleh karena itu, hasil penjualan usaha minyak dan gas bumi akan langsung masuk ke rekening IJV Partners dan tidak masuk ke rekening Perusahaan XYZ. Hal menarik dalam struktur permodalan Perusahaan XYZ Indonesia adalah keseluruhan modal kerja didapatkan dari IJV Partners dan tidak ada proporsi milik


45

XYZ Indonesia sendiri. Dampaknya, XYZ Indonesia tidak memiliki akun modal dalam laporan keuangan neraca. Selain itu, XYZ Indonesia tidak memiliki investasi dan utang jangka panjang, karena permodalan perusahaan merupakan wewenang IJV Partners. Untuk membiayai kegiatan operasionalnya sehari-hari, XYZ Indonesia meminta dana dari IJV Partners yang disebut dengan cash call.

Gambar 4.1: Proses Bisnis XYZ Sumber: Olahan Penulis (2014)



46

4.2. Manajemen Kas di XYZ Indonesia Proses manajemen kas di XYZ Indonesia dilakukan oleh Section Treasury & Insurance, Finance Division. Setiap Treasurer Accountant harus melaporkan hasil pekerjaannya kepada Treasury & Insurance Section Head. Peranan dari manajemen kas untuk perusahaan antara lain untuk: -

proyeksi kebutuhan kas untuk operasional bisnis

-

mengelola likuiditas dan memastikan ketersediaan kas untuk mendukung semua aktivitas bisnis perusahaan serta tetap menjaga saldo minimum pada akun operasional

-

menjaga hubungan dengan bank, dan mengelola semua aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan bank

Adapun proses manajemen kas di XYZ Indonesia terdiri dari aktivitasaktivitas berikut: a. Bi-Weekly Cash Call to IJV Partners Menyiapkan laporan cash call dua mingguan kepada IJV Partner untuk meminta dana guna menutup semua biaya operasional dari XYZ Indonesia selama periode dwi-mingguan. Memantau cash call yang datang terhadap general account XYZ Indonesia, serta mencatat jurnal cash call yang masuk ke dalam sistem keuangan. b. US Dollar Selling Negosiasi dengan bank terpilih untuk tingkat pembelian Dollar Amerika terbaik dan mengelola transfer dana tersebut ke akun Rupiah XYZ Indonesia agar dapat digunakan untuk pembiayaan Rupiah perusahaan, serta menyiapkan laporan kebutuhan kas untuk suatu periode spesifik yang mengandung informasi terkait jumlah kebutuhan kas dan tujuannya, estimasi rate terbaik, dan market rate yang terakhir. c. Proses Wire Transfer Melakukan wire transfer dari akun XYZ Indonesia di Citibank atau Bank BNI untuk siklus pembayaran reguler dan pembayaran manual. Jika transfer tidak berhasil, bank akan mengirimkan surat pemberitahuan dan selanjutnya perlu proses lebih lanjut dengan bank untuk memberikan instruksi amandemen atau pengembalian dana.



47

d. Process Payment through Cheque Menerima dan mengkaji dokumen-dokumen pendukung dari laporan preliminary payment register dan laporan final payment register, atau permintaan untuk cek/invoice. Berdasarkan pada dokumen pendukung tersebut menyiapkan cek untuk pembayaran kepada vendor/karyawan. e. Administer Banking Activities Memantau transaksi dari beberapa akun bank XYZ Indonesia secara harian untuk setiap penerimaan atau pengeluaran kas. Mengidentifikasi setiap transfer pemasukan dan memasukkan data penerimaan kas tersebut kepada section Tax & Collection dan apabila transfer pemasukan tersebut terkait dengan pendapatan, masukkan data tersebut kepada Revenue and Reporting Department. f. Petty Cash Administration Menjaga dan mengadministrasikan seluruh dari petty cash yang termasuk aktivitas dari pengeluaran petty cash, petty cash settlement, dan petty cash replenishment g. Reporting to Bank Indonesia Menyiapkan laporan untuk Bank Indonesia yang menjelaskan detil transaksi-transaksi dan aktivitas-aktivitas yang termasuk menggunakan kurs tukar asing pada basis bulanan, kuartalan, dan semester h. Process Funds Transfer Memproses transfer dana antara akun XYZ untuk tujuan dari pembiayaan operasional XYZ dan mencatat di jurnal pada setiap dana yang ditransfer i. Internal Exchange Rate Proses untuk menyiapkan laporan Internal Exchange Rate yang terdiri dari data bulanan tingkat pembelian US Dollar dari bank, tingkat nilai tukar untuk setiap transaksi penjualan dollar oleh XYZ dan tingkat nilai tukar akhir bulan yang didapatkan dari sumber lainnya untuk penetapan tingkat nilai tukar bulanan XYZ (hanya USD). Juga menyediakan nilai tukar untuk mata uang lain selain USD yang valid pada hari yang sama dengan hari permintaan rate.



48

Secara garis besar, fungsi manajemen kas pada Perusahaan XYZ dibagi menjadi tujuh proses berikut: cash forecasting (proyeksi kas), cash disbursment (pengeluaran kas), cash receipt (penerimaan kas), petty cash activities (aktivitas kas kecil), reporting to BI (pelaporan kepada Bank Indonesia), funds transfer (transfer dana), dan exchange rate (nilai tukar).

4.2.1. Cash Forecasting (Proyeksi Kas) Salah satu aktivitas manajemen kas di XYZ merupakan proyeksi kas, yang terdiri dari penyusunan jadwal cash call, proyeksi kas untuk tiga bulan kedepan, cash call dwi-mingguan, dan penjualan Dolar Amerika. Proses proyeksi kas ini dilakukan oleh Section Treasury and Insurance, terutama menjadi otoritas penuh dari Section Head dan Finance Manager. Sebagai perusahaan operator yang tidak menerima pendapatan penjualan, fungsi cash call menjadi sumber utama untuk modal kebutuhan operasional perusahaan. Dalam hal proyeksi kas dan cash call, Section Head dan Finance Manager mengacu pada anggaran kas perusahaan sesuai dengan Work Program and Budget (WP&B) yang telah diketahui oleh IJV Partners dan telah disetujui oleh pemerintah. Setelah mendapat permintaan cash call, IJV Partners dapat memberikan respon terhadap perusahaan. Proyeksi kas dan cash call dapat ditolak jika tidak ada justifikasi yang kuat, dan tidak sesuai dengan WP&B yang sedang berjalan. Tidak ada tren periode tertentu dalam proyeksi kas dan cash call yang dilakukan oleh perusahaan, semuanya mengacu pada kebutuhan perusahaan pada periode cash call. Proyeksi yang dilakukan oleh Section Head dan Finance Manager bisa saja tidak tepat dengan pengeluaran aktual, terjadi overbudget atau underbudget. Hal ini masih diperbolehkan jika kesalahan tidak melebihi 10% dari pengeluaran aktual. Batas 10% inilah yang menjadi limit atas dan limit bawah perusahaan. Namun, jika kesalahan proyeksi melebihi 10%, IJV Partners berhak untuk memperoleh penjelasan dari XYZ, selain itu kapabilitas dari XYZ dalam mengelola keuangan menjadi diragukan. Hal ini merugikan XYZ karena jika kesalahan proyeksi terlalu sering, maka IJV Partners memiliki hak untuk mengganti susunan manajerial dan memperketat pengawasan terhadap XYZ.



49

Dalam hal terjadi overbudget, kelebihan dana akan disimpan dalam rekening XYZ dan akan dihitung menjadi pemasukan cash call pada periode cash call berikutnya. Jumlah dana yang harus dikirim oleh IJV Partners akan berkurang sesuai jumlah kelebihan kas tersebut. Dalam hal terjadi underbudget, XYZ akan meminta cash call kepada IJV Partners sebelum waktu cash call pada periode selanjutnya.

4.2.1.1.Yearly Schedule of Cash Call Date Untuk proyeksi kas perusahaan, XYZ Indonesia menyiapkan jadwal tahunan dimana Treasury & Insurance Section Head akan menentukan tanggal pada setiap bulan untuk melakukan cash call serta jumlah dari uang yang dibutuhkan untuk menutup estimasi pengeluaran kas selama periode dua minggu. Tanggal untuk cash call jatuh pada minggu pertama dan minggu ketiga pada setiap bulannya. XYZ akan mengirim e-mail pemberitahuan pada semua IJV Partners untuk permintaan dana pada hari Senin, dan dana dari IJV harus sudah diterima pada Kamis dalam periode cash call. Untuk membuat yearly schedule of cash call date, manajemen XYZ memerlukan data hari libur nasional dari setiap negara IJV Partners. Tujuannya untuk memastikan e-mail pemberitahuan dan transfer dana bisa dilakukan pada saat hari kerja, sehingga dana tetap bisa diterima oleh XYZ pada hari Kamis (waktu Jakarta).

Gambar 4.2: Jadwal Cash Call Dwi-Mingguan Sumber: SOP Cash Management XYZ



50

Periode cash call dimulai sejak tanggal dana diterima (Kamis) sampai tanggal penerimaan selanjutnya. Jika beberapa bulan memiliki lima minggu, cash call kedua akan menutup periode selama tiga minggu. Berikut merupakan Yearly Schedule of Cash Call Date Perusahaan XYZ untuk Tahun 2014: 2014 XYZ Indonesia Cash Call Schedule Month

Jan-14

Feb-14

Mar-14

Apr-14

May-14

Jun-14

Jul-14

Aug-14

Week

Jakarta E-mail

Funds Should Be

Notification

Available

1

23-Dec-13

03-Jan-14

2

13-Jan-14

16-Jan-14

1

03-Feb-14

06-Feb-14

2

17-Feb-14

20-Feb-14

1

03-Mar-14

06-Mar-14

2

17-Mar-14

20-Mar-14

1

31-Mar-14

03-Apr-14

2

14-Apr-14

17-Apr-14

1

05-May-14

08-May-14

2

19-May-14

22-May-14

1

02-Jun-14

05-Jun-14

2

16-Jun-14

19-Jun-14

1

30-Jun-14

03-Jul-14

2

14-Jul-14

17-Jul-14

1

04-Aug-14

07-Aug-14

2

18-Aug-14

21-Aug-14



51

Sep-14

Okt-14

Nov-14

Des-14

1

01-Sep-14

04-Sep-14

2

15-Sep-14

18-Sep-14

1

29-Sep-14

02-Oct-14

2

13-Oct-14

16-Oct-14

1

03-Nov-14

06-Nov-14

2

17-Nov-14

20-Nov-14

1

01-Dec-14

04-Dec-14

2

15-Dec-14

18-Dec-14

Sumber: XYZ Indonesia, 2014

Berikut merupakan tahap-tahap yang dilakukan untuk proses pembuatan Yearly Schedule of Cash Call Date: Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Menyiapkan Jadwal

Treasury & Insurance

- Mencari data hari libur

Tahunan dari Laporan Cash Section Head

nasional pada setiap

Call Dwi-Mingguan

negara IJV Partner - Menentukan minggu pertama dan ketiga dari tiap bulan untuk periode cash call - Menyiapkan Jadwal Tahunan dari Laporan Cash Call - Mengkaji dan memastikan bahwa jadwal untuk e-mail permintaan dana kepada IJV Partners



52

tidak bertabrakan dengan libur nasional Menginformasikan Jadwal


Mengirimkan Jadwal

Tahunan dari Laporan Cash Section Head

Tahunan dari Laporan

Call Dwi-Mingguan

Cash Call via e-mail

Kepada

kepada: IJV Partners,

Karyawan/Departemen

Vice President Finance,

yang Relevan

Manager Finance, serta semua relevan section (General Accounting & Payroll, Tax & Collection, Badak Field Accountant, dll)

Menunggu Respon dari


Setiap IJV Partners

Section Head

- Jika tidak ada respon dari setiap IJV Partners dalam 24 jam, maka dianggap diterima atau final - Jika ada IJV Partners yang berkeberatan dengan jadwal yang telah ditetapkan, revisi akan dibuat - Cetak dan simpan Jadwal Tahunan dari Laporan Cash Call Dwi-Mingguan



53

Keterangan

Sistem Pengarsipan

External: IJV Partners;

D

Internal: Vice President

berdasarkan tanggal

:

arsip

Singkatan

dokumen YSBCC Schedule

& Manager Finance,

:

Yearly

of Bi-Weekly

Cash Call

Relevant Department Gambar 4.3: Prosedur Yearly Schedule of Bi-Weekly Cash Call Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.1.2. IJV Three-Month Cash Forecast IJV Three-Month Cash Forecast (Proyeksi Kas Tiga-Bulan) dilakukan untuk menentukan pengeluaran kas selama batas tiga bulan ke depan dengan mengkombinasikan informasi yang diperoleh dari anggaran, laporan kontrak aktif, daftar

Purchase

Orders

(PO),

daftar

surat

tagihan,

dan

proyeksi

pengeluaran/penerimaan lain dari departemen/section di Finance Department. Prosedur ini dilakukan untuk proyeksi tiga bulan ke depan dan dilakukan setiap bulan.



54

Data untuk proyeksi didapat dari Oracle (sistem keuangan perusahaan), Supply Chain Management system (sistem manajemen rantai persediaan), dan seluruh departemen/section yang berhubungan sebelum tanggal 20 setiap bulannya. Proyeksi disiapkan dalam basis kas dan harus dikirim ke IJV Partner sebelum tanggal 20 setiap bulannya. Pengeluaran (Disbursement) dikategorikan menjadi tiga bagian: -

Contract Services; jumlah diproyeksikan dengan menggunakan Contract Summary Report perusahaan. Jumlah proyeksi merupakan hasil kalkulasi dari estimasi pembayaran kontrak bulanan yang berdasarkan pada perkembangan penyelesaian proyek

-

Material Purchases; jumlah diproyeksikan dengan menggunakan Receipt Forecast Report dari sistem manajemen rantai persediaan, yang mendata semua proyeksi penerimaan yang harus dibayar 30 hari setelah tanggal penerimaan yang tercatat di Purchase Order

-

General and Administrative Costs; rata-rata bulanan dari gaji nasional, benefit, dana pensiun, jamsostek, PPH/Ekspatriat, Pajak Pendapatan Nasional, Pajak Pertambahan Nilai, Bensin, Telepon, Listrik, Asuransi, dll

Selain itu, poin berikut juga perlu dimasukkan di akun ketika menyiapkan nilai proyeksi: -

Daftar dari surat tagihan yang belum diproses dalam Invoice Register yang mengindikasikan bahwa surat tagihan diterima bulan lalu dan surat tagihan diterima bulan ini untuk menentukan jumlah tagihan yang jatuh tempo bulan depan

Penerimaan (Receipts) dikategorikan sebagai berikut: - Pengembalian dari TOTAL/INPEX - Pengembalian PPN dari Kementerian Keuangan - Penerimaan dari PT Badak - Penerimaan lainnya Bulan pertama dari proyeksi kas tiga bulan akan digunakan sebagai referensi untuk bulan selanjutnya. Kemudian pada bulan selanjutnya, basis bulan



55

akan digeser ke bulan kedua dari proyeksi kas tiga bulan yang terakhir. Contohnya, Januari menjadi basis bulan untuk proyeksi kas Januari-Maret, dan Februari menjadi basis bulan untuk proyeksi kas Februari-April. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Memperoleh informasi


- Cetak Contract Summary

kontrak dan informasi

Section Head

kebutuhan kas

Report (CSR), dan Cash Requirement Report (CRR) dari sistem keuangan - Estimasi pembayaran kontrak bulanan dari Cash Requirement Report - Bandingkan total nilai Contract Summary Report (CSR), dan Cash Requirement Report (CRR) - Klasifikasi kontrak berdasarkan tujuannya untuk masing-masing Dollar Amerika dan Rupiah sebagai berikut: Operation Support, Technical Support/Drilling, Human Resources, General Affairs and Services, dll - Kalkulasi proyeksi kontrak tiga bulan tersebut dan rangkum tiap mata uang di kertas



56

kerja yang berbeda Memperoleh informasi


Purchase Order (PO)

Section Head

- Cetak Receipt Forecast Report dari sistem SCM - Peroleh jumlah dana yang dibutuhkan sampai 30 hari setelah kedatangan bahan baku terdaftar di laporan



pajak dari Tax &

Section Head

Collection Section

- Kalkulasi proyeksi pengembalian PPN dengan mengkalikan 10% dari total Purchase Order (PO) dan Contract Services dalam Rupiah dan Dollar Amerika



Informasi diperoleh dari

beban karyawan dan

Section Head

bagian Payroll, terkait:

manfaat lain dari dari

kontribusi pensiun,

bagian Payroll

kontribusi Jamsostek, pesangon, manfaat dan tunjangan; kemudian konfirmasi jumlah ke General Accounting Section Head

Menyiapkan kertas kerja


detil pengeluaran kas

Section Head

- Menyiapkan kertas kerja pengeluaran kas dalam

(terpisah untuk Rupiah

Dollar Amerika dan

dan Dollar Amerika)

Rupiah dengan mengkombinasikan informasi aktivitas 1-4 ke dalam kategori berikut: Contract Services,



57

Material Purchases, General and Administrative Expenses - Tambahkan semua kategori beban bersamaan (terpisah untuk estimasi Dollar dan Rupiah) untuk memperoleh total pengeluaran kas Menyiapkan kertas kerja


detil penerimaan kas

Section Head

- Untuk penerimaan kas Rupiah, peroleh

(terpisah untuk Rupiah

informasi dari

dan Dollar Amerika)

pengembalian PPN yang diterima dari Tax & Collection Section - Untuk penerimaan kas Dollar Amerika, peroleh informasi sebagai berikut: informasi penerimaan Total/Inpex dari External Reporting Department, informasi penerimaan PT Badak dari Tax & Collection Section; informasi Pipeline Operation Maintenance (POMA) Cash Call dari Tax & Collection Section - Tambahkan semua piutang untuk Dolar



58

Amerika dan Rupiah untuk tiap bulan dari masing-masing bulan pada periode proyeksi tiga-bulan untuk memperoleh total penerimaan kas - Konversi total estimasi Rupiah ke Dollar Amerika menggunakan tingkat nilai tukar internal bulanan Membuat kertas kerja


Dari kertas kerja detil

Proyeksi Kas Tiga Bulan

Section Head

proyeksi penerimaan kas dan pengeluaran kas, kertas kerja berikut akan dibuat: Three-month Forecast USD Summary Report,Three-month Forecast Rupiah Summary Report, Threemonth Forecast Summary Rupiah Dollar Equivalent Report (Konversi proyeksi kas rupiah ke dalam Dolar Amerika menggunakan tingkat nilai tukar internal perusahaan bulanan)

Menyiapkan laporan IJV


Three-Month Cash

Section Head

- Peroleh nilai IJV Cash Call bulan lalu



59

Forecast

- Berdasarkan pada kalkulasi di kertas kerja, persiapkan IJV Three Month Cash Forecast Report yang terdiri dari dua laporan utama berikut: IJV Estimated Three-Month Cash Call Report (Alokasi estimasi proyeksi kas ke setiap IJV Partner berdasarkan pada pembagian presentase kepemilikan); dan IJV Actual Cash Call Summary Report (Rangkuman dari cash call aktual dari bulanbulan lalu dan anggaran cash call tiga bulan ke depan) - Teruskan IJV Three Month Cash Forecast Report bersama dengan kertas kerja ke Finance Manager untuk proses penerimaan

Mengkaji dan menerima Finance Manager laporan

IJV

Three-

Month Cash Forecast

- Menerima kalkulasi kertas kerja IJV Three Month Cash Forecast Report dari Treasury & Insurance Section Head - Mengkaji IJV Three-



60

Month Cash Forecast Report dengan dokumendokumen pendukungnya -

Menandatangani IJV Three Month Cash Forecast sebagai tanda telah diterima

Mengirim laporan IJV

Finance Manager

- Menerima lampiran e-

Three-Month Cash

mail dari laporan lembar

Forecast ke setiap IJV

IJV Three Month Cash

Partner via e-mail

Forecast Summary dari Treasury & Insurance Section Head - Mengirim laporan e-mail dari IJV Three Month Cash Forecast Report ke setiap partner dan manajemen XYZ - Mengembalikan lembar IJV Three Month Cash Forecast Summary yang telah diterima dan semua kertas ke Akuntan Treasurer untuk proses pengisian

Dokumen disimpan bersamaan

Treasurer Accountant

- Menerima lembar IJV Three Month Cash Forecast Summary yang telah diterima dan dokumen-dokumen pendukungnya dari Finance Manager



61

- Mendokumentasikan file berdasarkan tanggal



62



63

Keterangan Dokumen

Sistem Pengarsipan Pendukung

TCD, TCR, TMCF

Singkatan

= D : arsip dokumen CRR = Cash berdasarkan tanggal

Requirement Report;

External: IJV Partners;

CSR = Contract

Internal: Vice President &

Summary Report;

Manager Finance, Payroll,

TCD = Total Cash

Tax & Collection, General

Disbursement;

Accounting, Relevant

TCR = Total Cash

Department

Receipt; TMCF = Three Month Cash Forecast; IJV-TCF = IJV - Three Months Cash Forecast Gambar 4.4: Prosedur IJV Three Month Cash Forecast Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis



64

4.2.1.3. Bi-Weekly Cash Call Bi-Weekly Cash Call merupakan salah satu prosedur manajemen kas Perusahaan XYZ yang bertujuan untuk menentukan jumlah kebutuhan kas untuk dua minggu ke depan dan menyiapkan bi-weekly cash call report untuk meminta kebutuhan kas kepada IJV Partner. Prosedur ini berlaku untuk kebutuhan operasional kantor Badak dan Jakarta. Cash Call dilakukan setiap dua minggu dan normalnya pada minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulan. Sebelum cash call, IJV Partner harus menerima laporan proyeksi tiga bulan terkait pengeluaran perusahaan. Seminggu (pada Jumat terakhir) sebelum cash call, Treasury Accountant harus sudah menerima jumlah dari nilai estimasi yang akan dibutuhkan selama dua minggu ke depan dari section/departemen yang berkaitan, seperti General Accounting, Tax & Collection, Payroll & Compensation, Revenue and Reporting Department, External Reporting, dan lainnya. Saldo kas dari semua akun bank harus diambil di hari Jumat. Jika senin merupakan hari libur nasional, saldo kas harus diambil satu hari sebelum cash call harus disiapkan dan dikirim pada hari bisnis terakhir sebelum senin. Dana harus diterima di akun bank IJV XYZ selama periode cash call. Umumnya, tiga besar proporsi pada bi-weekly cash call adalah pembayaran faktur (utang) kepada vendor maupun pihak ketiga, pengeluaran terkait karyawan (gaji, fasilitas pinjaman rumah dan mobil, pengembalian dana kesehatan, dan lainlain), serta pembayaran pajak kepada pemerintah. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Mencari tahu saldo kas


- Mencari tahu saldo kas

terkini dari setiap akun

dari akun rupiah dan

bank XYZ

dollar via online banking, untuk setiap akun IJV XYZ berikut: Citibank, N.A. New York; Citibank, N.A. Jakarta (USD); Citibank, N.A. Jakarta, (IDR); Bank BNI



65

Kuningan Plaza; Bank Mandiri Samarinda - Peroleh nilai dari cek beredar (outstanding checks) dari uncollected Physical Check Mengirim e-mail ke


- Kirim email pengingat

Finance

cash call kepada

section/department

karyawan yang bertanggung jawab pada section berikut: General Accounting, Collection, Insurance, Payroll & Compensation, Tax, Revenue (Oil & Gas), Total/Inpex, dll - Mencari informasi total kebutuhan kas untuk dua minggu ke depan dari setiap departemen pada Jumat terakhir sebelum periode cash call

Menyiapkan kalkulasi


- Menerima email dari

laporan bi-weekly cash

seluruh

call summary dalam

section/departemen

Rupiah dan Dolar

terkait kebutuhan kas

Amerika

- Menyiapkan kalkulasi Bi-weekly Cash Call

Membuat laporan bi-


- Dari kalkulasi Bi-



66

weekly cash call summary

Weekly Cash Call (Rupiah & Dollar), laporan otomatis akan terbuat - Lengkapi laporan BiWeekly Cash Call Summary - Tanda tangani laporan Bi-weekly Cash Call Summary sebagai penyiap dokumen - Teruskan laporan Biweekly Cash Call Summary dan Bi-weekly Cash Call Calculation kepada Treasury & Insurance Section Head untuk dikaji. - Kirim lampiran email dari laporan Bi-Weekly Cash Call Summary ke Treasury and Insurance Section Head untuk dikaji.

Mengkaji laporan bi-


weekly cash call summary

Section Head

- Menerima laporan Biweekly Cash Call Summary dan Biweekly Cash Call Calculation from Treasurer Accountant. - Menerima lampiran email dari laporan Bi-



67

Weekly Cash Call Summary dari Treasurer Accountant. - Mengkaji dan memverifikasi jumlah kebutuhan kas yang terefleksi dari Bi-weekly Cash Call Summary - Memastikan bahwa laporan IJV Bi-weekly Cash Call memiliki informasi berikut: periode dari bi-weekly cash call; total jumlah dari cash call untuk periode tersebut; jumlah yang dibutuhkan dari setiap partner; tanggal dana tersebut harus diterima oleh Perusahaan XYZ; Nama dan telepon yang bisa dihubungi; Catat perbedaan antara total cash call bulanan dan estimasi proyeksi kas tiga bulan (jika perbedaan melebihi 10% dari proyeksi kas tiga bulan, harus ada keterangan untuk IJV Partner)



68

- Tanda tangani laporan Bi-weekly Cash Call Summary sebagai reviewer. - Teruskan laporan Biweekly Cash Call Summary yang sudah dikaji dan kalkulasi Biweekly Cash Call ke Finance Manager untuk dikaji lebih lanjut. - Kirim lampiran email dari “Reviewed” Biweekly Cash Call Summary ke Finance Manager. Mengkaji dan menerima

Finance Manager

- Menerima bi-weekly

laporan bi-weekly cash

cash call summary report

call summary

dan form kalkulasinya dari Treasury & Insurance Section head - Mengkaji dan verifikasi jumlah kebutuhan kas - Menandatangani laporan tersebut sebagai bentuk persetujuan

Mengirim bi-weekly cash

Finance Manager

- Menerima lampiran

call ke setiap partner dan

email berisi "reviewed"

manajemen XYZ via

bi-weekly cash call

email

summary report dari Treasury & Insurance Section Head



69

- Mengirim email permintaan dana beserta lampirannya ke semua IJV Partner dan salinannya ke manajemen XYZ pada hari senin periode cash call - Mengembalikan biweekly cash call summary report yang telah disetujui dan kalkulasinya ke Treasurer Accountant untuk pengarsipan Melakukan pengarsipan


Membuat salinan biweekly cash call report yang telah disetujui, dan melakukan pengarsipan berdasarkan tanggal

Memantau akun bank


Mengakses jurnal umum

untuk setiap dana cash

IJV dan mengidentifikasi

call yang diterima dan

setiap penerimaan kas dari

membuat jurnal entri

IJV

manual

menjurnal

Partner,

dan setiap

penerimaan yang masuk Mengkaji dan menerima


- Menerima form journal

Section Head

entry dan mengkajinya - Menandatangani journal entry sebagai tanda persetujuan dan unggah ke sistem keuangan - Mengembalikan semua dokumen ke Treasurer



70

Accountant Unggah ke sistem


- Menerima journal entry

keuangan dan

yang telah disetujui,

pendokumentasian

kemudian mengunggahnya ke sistem keuangan - Menyalin journal entry yang telah disetujui tersebut untuk keperluan pengarsipan, kemudian dokumen aslinya dikirim ke Financial System Accountant - Arsipkan dokumen berdasarkan tanggal



71



72

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

D : arsip dokumen NCR berdasarkan tanggal

=

Net

Cash

Requirements, BCCC

=

Bi-weekly

Cash Call Calculation, BCCSR = Bi-weekly Cash

Call

Summary

Report Gambar 4.5: Prosedur Bi-Weekly Cash Call Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.1.4. US Dollar Selling Dana cash call dari IJV Partner ditransfer ke rekening XYZ dalam bentuk Dolar Amerika, bukan Rupiah. Hal ini karena pemegang saham merupakan pemilik asing. Section Treasury & Insurance bertanggung jawab untuk administrasi penjualan Dolar Amerika dan memiliki otoritas untuk mengeksekusi



73

prosedurnya. Dana dalam bentuk Dollar Amerika tersebut harus didepositkan ke rekening Rupiah perusahaan untuk pembiayaan operasional. Pada proses ini, Treasurer Accountant akan bernegosiasi untuk mendapatkan nilai tukar terbaik dengan bank. Melalui negosiasi dengan bank mitra XYZ, Citibank, bank akan mengirim kepada XYZ konfirmasi dari penentuan pertukaran mata uang melalui email. Jika Dolar sudah dijual, Citibank akan langsung mendepositkan Rupiah berdasarkan jumlah dan nilai tukar pada tanggal tersebut. Rupiah yang didapatkan akan digunakan oleh perusahaan untuk membiayai kebutuhan-kebutuhan operasional perusahaan yang menggunakan mata uang rupiah.

Gambar 4.6: Pola Arus Kas XYZ Sumber: Olahan Penulis (2014)

Perusahaan melakukan pencatatan laporan keuangan dalam bentuk Dolar Amerika. Selain itu, meskipun beroperasi di Indonesia, tetapi banyak kebutuhan dan pengeluaran perusahaan menggunakan mata uang Dolar Amerika (rata-rata 50%), sehingga tidak semua Dolar yang diperoleh dari cash call perlu ditukarkan ke rupiah. Jika terjadi keuntungan/kerugian akibat penjualan Dolar Amerika, perusahaan akan mencatat keuntungan/kerugian tersebut dalam laporan keuangan untuk selanjutnya dilaporkan ke IJV Partners. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Memantau saldo kas di


- Mencari tahu saldo kas

akun Citibank

terkini dari rekening-



74

rekening bank, dan pastikan bahwa ada dana tersedia pada rekening Dolar untuk melakukan penjualan Dolar - Tentukan berapa jumlah Dolar yang akan dijual berdasarkan dana yang tersisa di rekening Rupiah, serta berapa kebutuhan kas untuk menutup semua keperluan operasional Peroleh penentuan


pertukaran mata uang

Negosiasi dan peroleh nilai tukar pembelian Dolar terbaik dari Bank, kemudian kirimkan konfirmasi persetujuan pertukaran (preliminary FX deal confirmation) kepada bank melalui email

Menerima surat


Menerima surat

konfirmasi pertukaran

konfirmasi dari bank, dan

mata uang

meneruskannya ke Treasury & Insurance Section Head dan Finance Manager agar mendapat persetujuan terkait nilai tukar dan berapa total kas rupiah yang akan diterima dari transaksi penjualan



75

Dolar Menyiapkan laporan


- Menyiapkan laporan

kebutuhan kas dan

kebutuhan kas

permintaan cek

berdasarkan preliminary FX deal confirmation - Menyiapkan permintaan cek untuk transfer dari akun Dolar ke akun Rupiah - Menandatangani laporan tersebut sebagai penyiap laporan, kemudian teruskan semua dokumen ke Section Head untuk dikaji

Mengkaji dan menerima

Treasury & Insurance - Mengkaji semua Section Head

dokumen yang telah disiapkan Treasurer Accountant, serta memastikan jumlah yang tercantum pada permintaan cek sesuai dengan preliminary FX deal - Menandatangani laporan kebutuhan kas jika sudah dikaji, kemudian teruskan laporan tersebut ke Finance Manager


Finance Manager

- Menerima form laporan dari treasury & Insurance Section Head, kemudian



76

mengkaji dan memastikan jumlah yang tercantum pada

permintaan

sesuai

dengan

cek

laporan

kebutuhan kas - Menandatangani laporan tersebut

sebagai

persetujuan,

tanda

kemudian

teruskan laporan tersebut kembali pada Treasurer Accountant

untuk

diproses lebih lanjut Memproses transfer dana


via Citidirect

Melakukan wire transfer dari rekening Dolar ke rekening

Rupiah,

dan

peroleh bukti transfernya Mempersiapkan Written


- Menyiapkan Surat

Declaration dan

Deklarasi Tertulis

InterOffice Memo ke

(Written Declaration

Citibank

Report) sebagai konfimasi kepada bank bahwa XYZ akan menjual Dolar dengan tingkat nilai tukar yang telah disetujui bank dan XYZ - Menyiapkan InterOffice Memo yang menjelaskan alasan penjualan Dolar - Cetak semua dokumen tersebut, dan teruskan ke Section Head untuk persetujuan



77

Penerimaan


Menandatangani dan

Section Head

mengecap dokumen tersebut sebagai bentuk persetujuan

Mengirim Written


- Mengirim dokumen

Declaration dan

yang telah disetujui ke

Interoffice Memo ke

bank, dan membuat

Citibank

salinannya untuk pengarsipan - Dokumen asli akan disiapkan untuk pengarsipan pihak bank

Menyimpan dan mengisi data


- Masukkan data ke sistem keuangan, kemudian cetak untuk tanda tangan persetujuan Section Head - Membuat salinan permintaan cek, laporan kebutuhan kas, preliminary fx deal, InterOffice Memo, dan bukti transfer untuk pengarsipan berdasarkan nomor batch dan teruskan dokumen asli ke Financial System Accountant



78



79

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

D : arsip dokumen

CRR = Cash

berdasarkan tanggal;

Requirement Report;

# : Dokumen

RFC = Request for

berdasarkan nomor

Check;

batch Gambar 4.7: Prosedur US Dollar Selling Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.2. Cash Disbursement (Pengeluaran Kas) 4.2.2.1. Wire Transfer – Citidirect Perusahaan XYZ memiliki tiga rekening rupiah untuk keperluan pembiayaan operasional sehari-hari, salah satunya adalah Citibank. Proses pengeluaran kas dari Citibank menggunakan proses Wire Transfer, Citidirect. Wire transfer via Citidirect dilakukan untuk pembayaran berikut: pembayaran pajak, wire transfer untuk penagihan Domestic Market Obligation (DMO), penagihan pembayaran gaji ke Bank BNI, wire transfer untuk penjualan gas domestic, siklus pembayaran normal ke vendor, transfer dana antar sesama rekening XYZ, pembayaran lainnya (pembayaran manual, pembayaran ke karyawan, dll). Ada kemungkinan transfer pembayaran gagal dilakukan akibat ditahan oleh bank, hal ini disebabkan karena adanya kesalahan seperti nama vendor tidak tepat atau nomor rekening tujuan tidak tepat. Jika hal tersebut terjadi, bank akan mengirimkan surat pemberitahuan gagal transfer untuk Treasurer Accountant yang meminta amandemen. Seluruh proses pembayaran via Citidirect dapat dilihat secara online. Untuk proses wire transfer melalui Citidirect ini, dokumen masukan yang dibutuhkan adalah: request for check form-invoice (pembayaran manual), preliminary payment register report-final payment register report (pembayaran siklus normal), dan wire transfer request. Semua dokumen tersebut harus dalam



80

bentuk salinan aslinya. Setelah diproses, dokumen keluarannya adalah bukti pembayaran, dan surat pemberitahuan transfer. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Awali proses wire


- Menerima dokumen-

transfer Citidirect

dokumen final payment register dan preliminary payment register dari General Accounting Section head - Masukkan pembayaran tersebut ke Citidirect - Menerima dokumendokumen berikut untuk pembayaran manual: permintaan cek yang telah disetujui atau surat tagihan yang harus disetujui oleh General Accounting Section Head untuk pembayaran manual (pembayaran manual reguler), dan permintaan wire transfer beserta dokumennya dari revenue analyst (pembayaran manual pada minyak dan gas) - Mencatat pembayaran pada bank yang relevan dan peroleh nomor cek untuk referensi di Citidirect - Mengecap "terbayar"



81

pada permintaan cek/invoice/permintaan wire transfer dan tulis nomor cek - print screen semua pembayaran yang telah dimasukkan sebelumnya yang harus diotorisasi - Kirimkan lampiran print screen tersebut ke pihak otorisasi Citidirect untuk diverifikasi dan otorisasi pembayaran Mengkaji dan

Tim otorisasi Citidirect

- Menerima dokumen

mengotorisasi

(salah satunya Treasury

permintaan pembayaran

pembayaran

& Insurance Section

asli dan pembayaran yang

Head)

harus diotorisasi dari Treasurer Accountant - Berdasarkan dokumen pendukung, kaji data yang dimasukkan dalam sistem, setelah itu pembayaran bisa diotorisasi jika tidak ada kesalahan

Meneruskan dokumen ke


- Mengecek online account

General Accounting

statements dan cetak bukti

Section Head dan

transfer

mengisi data masukan

- Lampirkan bukti transfer

untuk transfer dana

dan teruskan semua dokumen pendukung pembayaran manual ke General Accounting



82

Section untuk memasukkan data ke sistem keuangan - Mengirim softcopy bukti transfer terkait pembayaran minyak dan gas ke Revenue Analyst - Jika ada transfer yang tidak sukses/tertahan, lanjut ke proses selanjutna, jika tidak, maka proses selesai disini Menerima


pemberitahuan

transfer

- Untuk transfer Rupiah Citidirect, dana yang

tertahan

ditolak dikembalikan ke akun aslinya. Untuk transfer Dolar, Treasurer Accountant akan menerima email dengan surat pemberitahuan transfer terlampir dari bank - Isi intruksi untuk amandemen, kemudian teruskan ke pihak otorisasi untuk persetujuan

Otorisasi surat pemberitahuan transfer

Pihak terkait

- Menerima surat pemberitahuan transfer dan mengkaji detil instruksi dan alasan dari pengembalian dana - Menandatangani surat pemberitahuan transfer sebagai tanda persetujuan,



83

kemudian kembalikan surat tersebut ke Treasurer Accountant Menyerahkan surat


- Menerima surat

pemberitahuan transfer

pemberitahuan transfer

ke bank

yang telah disetujui dari pihak otorisasi - Scan dan salin surat tersebut. Kirim hasil scan ke Citibank melalui email, dan aslinya diserahkan ke bank - Teruskan salinan surat tersebut ke General Accounting Accountant untuk koreksi



84

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

JE = dokumen untuk FPR = Final Payment jurnal (journal entry)

Register; PPR = Preliminary Payment Register; WTR = Wire Transfer Request; TNL = Transfer Notification Letter

Gambar 4.8: Prosedur Wire Transfer Citidirect Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis 4.2.2.2. Wire Transfer – BNI Cycle Wire Transfer melalui BNI dikhususkan untuk pembayaran yang terkait karyawan

Badak

dan

Jakarta,

seperti

pengembalian

biaya

kesehatan,



85

pengembalian beban karyawan, kas dimuka, distribusi seluruh gaji karyawan di kantor Jakarta, dll. Wire Transfer BNI hanya bisa dilakukan jika menyediakan surat pengantar dan final payment register asli yang telah ditandatangani oleh dua orang yang memiliki otoritas. Surat pengantar tersebut beserta salinan dari final payment register yang terdiri dari detil pembayaran harus diberikan kepada BNI. Jika transfer gagal dan dikembalikan oleh bank, Treasurer Accountant akan menerima surat pemberitahuan transfer yang harus diteruskan ke Section General Accounting segera di hari yang sama. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Mempersiapkan surat


- Menerima preliminary

pengantar untuk BNI

payment register dan final payment register melalui email dari General Accounting Section Head - Cetak preliminary payment register dan final payment register - Buat surat pengantar ke BNI yang menyatakan jumlah total dari batch pembayaran yang harus diproses, untuk pembayaran kepada karyawan individu didaftar di Final Payment Register


Pihak otorisasi

- Mengkaji surat pengantar dan final payment register dari Treasurer Accountant - Menandatangani dokumen-dokumen



86

tersebut sebagai bentuk persetujuan, kemudian kembalikan ke Treasurer Accountant untuk diproses lebih lanjut Menyerahkan surat


- Menerima surat

pengantar dan final

pengantar dan final

payment register ke BNI

payment register yang telah diterima dari pihak otorisasi, kemudian membuat salinan dokumen-dokumen tersebut - Kirim dokumen asli ke BNI - Minta tanda tangan dari staf BNI pada salinan dokumen - Satu hari setelah penyerahan dokumen, pastikan pembayaran telah dilaksanakan dengan mengecek melalui BNI Online - Arsipkan salinan dokumen yang telah ditandatangani pegawai bank

Menerima pemberitahuan pembayaran yang ditolak


Proses ini berlaku hanya jika terjadi pengembalian transfer. BNI akan menerima surat



87

pemberitahuan terkait pembayaran yang ditolak, selanjutnya BNI akan meneruskan surat tersebut ke General Accounting Section di hari yang sama

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Dokumen pendukung:

D

Form asli preliminary

berdasarkan tanggal

:

arsip

Singkatan

dokumen FPR = Final Payment Register;

payment register dan final

PPR

=

Preliminary

payment register

Payment Register Gambar 4.9: Prosedur Wire Transfer BNI

Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis



88

4.2.2.3. Wire Transfer – Citibank Manual Transfer Prosedur ini digunakan pembayaran yang tidak bisa dilakukan melalui Citidirect seperti (tapi tidak terbatas ke): pembayaran untuk mata uang asing selain Dollar Amerika dan pembayaran non-rutin lainnya seperti pembayaran melalui bank perantara, dll. Untuk memprosesnya, Treasurer Accountant terlebih dahulu harus mengisi aplikasi transfer manual yang disediakan oleh Citibank dan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang memberikan otorisasi dan juga harus diterima oleh manajemen XYZ. Data masukan untuk proses ini adalah form asli permintaan cek (request for check) dan form asli surat tagihan (invoice). Dokumen keluaran yang dihasilkan dari prosedur ini adalah form aplikasi transfer dana. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Mengisi form aplikasi


- Menerima permintaan

transfer dana

untuk cek yang sudah disetujui atau surat tagihan untuk pembayaran dari mata uang lain selain Dolar yang sudah disetujui untuk pembayaran manual dari General Accounting Section Head - Isi form aplikasi berdasarkan permintaan untuk cek atau surat tagihan yang diterima - Menyerahkan form aplikasi trasfer dana yang sudah lengkap beserta dokumen-dokumen pendukungnya ke pihak otoritasi untuk dikaji



89


Pihak otorisasi

- Mengkaji dan memverifikasi semua dokumen yang diterima dari Treasurer Accountant - Menandatangani jika tidak ada kesalahan, kemudian mengembalikan semua dokumen tersebut ke Treasurer Accountant untuk proses lebih lanjut

Memberikan

form Treasurer Accountant

- Menerima dokumen-

aplikasi transfer dana ke

dokumen yang telah

Citibank

disetujui, dan membat salinan dari form aplikasi yang telah disetujui - Form asli diserahkan ke Citibank

Menerima bukti transfer Treasurer Accountant

- Menerima salinan biru

dari Citibank

dari form aplikasi transfer dana yang sudah distempel bank - Mengecek account statements melalui Citidirect untuk memastikan keakuratan dari nilai yang akan ditransfer - Cetak account statements dari pembayaran yang relevan sebagai bukti transfer

Dokumentasi semua


- Mengarsipkan salinan



90

keperluan untuk transfer

biru dari form aplikasi dan

yang telah dilakukan

bukti pembayaran berdasarkan tanggal - Meneruskan semua bukti transaksi ke General Accounting Accountant untuk memasukkan data ke sistem keuangan

Keterangan

Sistem Pengarsipan D

:

arsip

Singkatan

dokumen FTA = Funds Transfer

berdasarkan tanggal

Application

Gambar 4.10: Prosedur Pembayaran Manual Citibank Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis



91

4.2.2.4. Distributing Check to Vendor/Employee Distributing Check to Vendor/Employee merupakan aktivitas untuk membayar vendor atau karyawan dengan cara mengeluarkan cek melalui proses pembayaran siklus maupun pembayaran manual. Setiap cek harus ditandatangani untuk otorisasi dan disetujui oleh bank serta manajemen XYZ. Penggunaan masing-masing tipe media pembayaran bergantung pada detil pembayaran sebagai berikut: Cek Bank

Detil Pembayaran

Penerima

Citibank Payment Order

Pembayaran untuk

Karyawan XYZ

karyawan, seperti kas di muka, pengembalian, kas kecil, dll Bank BNI Check

Pembayaran untuk

Karyawan XYZ

karyawan, seperti kas di muka, pengembalian, kas kecil, dll Citibank Continuous

Vendor dari program

Vendor melalui

Check

pinjaman karyawan

Karyawan XYZ

Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Mengidentifikasi jenis


Tentukan apakah

pembayaran

pembayaran bersifat manual atau otomatis (jika otomatis, lanjut ke langkah kedua; jika manual, lanjut ke langkah ketiga)

Menerima dan mengkaji


- Menerima preliminary

dokumen pendukung

payment register report

pembayaran siklus untuk

(asli), final payment

diproses

register (asli), dan cek kosong dari General Accounting Section Head



92

- Mengecek kedua dokumen tersebut. Nama vendor harus cocok dengan deskripsi vendor yang ada di preliminary payment register report - Mengisi cek kosong berdasarkan final payment register report - Meneruskan final payment register report yang telah dikaji dan lengkap ke pihak otorisasi, kemudian lanjut ke langkah keempat Menerima dan verifikasi


- Menerima request for

dokumen pendukung

check atau invoice (asli)

pembayaran manual dan

yang telah disetujui dari

menyiapkan form cek

General Accounting

manual atau form tagihan

Section Head - Verifikasi validitas dari dokumen, dan pastikan semua informasi yang dibutuhkan telah terisi - Pastikan form request for check atau invoice telah disetujui oleh Finance Manager untuk tujuan pembayaran manual - Menyiapkan cek manual berdasarkan informasi yang tercantum di request for



93

check - Tuliskan nomor cek pada form request for check atau invoice - Teruskan cek dan request for check atau invoice yang sudah disetujui ke pihak otorisasi Mengkaji dan

Pihak otorisasi

menandatangani cek

- Menerima final payment register report dan cek untuk pembayaran otomatis, atau request for check/invoice untuk pembayaran manual - Kaji dan verifikasi jumlah yang tertulis ada cek dengan nilai di final payment register/request for check/invoice, setelah itu tanda tangani jika tidak ada kesalahan

Mendistribusikan cek ke karyawan/vendor


- Menerima cek yang telah ditandatangani bersama dengan dokumen berikut: final payment register report/request for check/invoice - Menyiapkan penerimaan cek dengan membuat salinan cek dan detil pembayaran dari dokumen pendukung



94

- Distribusikan cek (asli) ke karyawan. Pastikan nama vendor/karyawan cocok dengan yang ada di laporan - Untuk pembayaran ke vendor dari program pinjaman, Citibank Continuous Check didistribusikan oleh Payroll & Compensation Section Mengarsipkan salinan dari dokumen dan cek


- Menerima salinan karbon dari Citibank Continuous Check yang sudah ditandatangani karyawan sebagai bukti penerimaan dari Payroll & Compensation Accountant untuk pengarsipan - Arsipkan cek penerimaan/salinannya - Semua data dokumen pembayaran manual akan dimasukkan ke sistem keuangan oleh General Accounting Accountant



95



96

Keterangan

Sistem Pengarsipan #

Singkatan

= arsip dokumen FPR = Final Payment

berdasarkan nomor

Register; PPR = Preliminary Payment Register; CC = Carbon Copy; CDV = Cash Disbursement Voucher

Gambar 4.11: Prosedur Distribusi Cek untuk Karyawan/Vendor Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

1.2.3. Cash Receipt (Penerimaan Kas) XYZ Indonesia tidak pernah menerima langsung pendapatan hasil penjualan minyak dan gas bumi yang diproduksi dan dijual ke konsumen luar negeri. Pembeli membayar langsung minyak dan gas bumi kepada PERTAMINA (koordinator), serta ke IJV Partner sebagai pemilik modal. Penerimaan terkait pendapatan minyak dan gas bumi yang diterima oleh perusahaan hanya sebesar 25% dari total produksi yang disebut Domestic Market Obligation (DMO). DMO adalah kewajiban Badan Usaha atau Bentuk Usaha Tetap selaku KKKS untuk menyerahkan sebagian minyak dan gas bumi dari bagiannya kepada negara melalui Badan Pelaksana

dalam

untuk memenuhi diatur didalam

rangka

penyediaan

kebutuhan Kontrak

Kerja

dalam Sama.

minyak

dan

negeri

yang

Kontraktor

gas

bumi

bes arnya

berkewajiban

menyerahkan 25% bagiannya dari hasil produksi minyak dan gas bumi untuk memenuhi kebutuhan dalam negeri, dengan harga yang berlaku di pasar domestik (Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral No.2/2008) Peraturan Menteri Keuangan No. 56/PMK.02/2006 juga mengatur regulasi tentang tata cara pembayaran DMO tersebut, dan bagaimana jika terjadi overlifting atau underlifting. Over Lifting adalah kelebihan pengambilan minyak dan gas bumi oleh Badan Usaha atau Bentuk Usaha



97

Tetap dibandingkan dengan haknya yang diatur dalam Kontrak Kerja Sama pada periode tertentu. Under Lifting adalah kekurangan pengambilan minyak dan gas bumi oleh Badan Usaha atau Bentuk Usaha Tetap dibandingkan dengan haknya yang diatur dalam Kontrak Kerja Sama pada periode tertentu. Dalam hal terjadi Under Lifting, Badan Pelaksana berkewajiban membayar sejumlah nilai Under Lifting tersebut kepada Badan Usaha atau Bentuk Usaha Tetap. Dalam hal terjadi membayar sejumlah nilai Over Lifting akan diproses lebih lanjut oleh Departemen Keuangan. Apabila berdasarkan hasil audit yang dilakukan instansi yang berwenang terdapat koreksi terhadap pembayaran DMO Fee dan Over/Under Lifting, akan dilakukan penyesuaian berdasarkan mekanisme sesuai ketentuan yang berlaku. Selain penerimaan DMO yang tergolong penerimaan terkait pendapatan, XYZ Indonesia juga mendapatkan penerimaan kas rutin yang tidak terkait dengan pendapatan, yaitu sebagai berikut: - Pengembalian dari TOTAL/INPEX - Pengembalian PPN dari Kementerian Keuangan - Penerimaan dari PT Badak - Penerimaan lainnya Buyers

PNA

IJV Partners

Vico

Government

Per Invoice of Each Lifting

Invoice Payment Invoice Payment

DMOA Payment per DMOA Invoice

Monthly basis

DMOA Disbursement Underlift Final Settlement Underlift Final Settlement Disbursement

Annual basis

Overlift Final Settlement per Cash Call Overlift Final Settlement Tax Payment per Cash Call

Monthly basis Tax Payment

Gambar 4.12: alur penerimaan pendapatan minyak bumi Sumber: Perusahaan XYZ



98

Buyer

Trustee

Invoice Payment

per TPAA

PNA

IJV Partners

Other PSC

Vico

Government

Commision & Retained Amount Per Invoice of Each Gas Lifting (or monhly for domestic gas)

PNA Share IJV Share Other PSC Share

Annual Settlement

Overlifted Adjustment (if any) Underlifted Adjustment (if any)

Tax Payment per Cash Call

Monthly basis Tax Payment

Gambar 4.13: alur penerimaan pendapatan gas bumi dengan wali amanat (trustee) Sumber: Perusahaan XYZ

Buyer

PNA

Invoice Payment

IJV Partners

Other PSC

Vico

Government

Per Invoice of Montly Gas Lifting

PNA Share IJV Share Other PSC Share Revenue Disbursement Tax Payment per Cash Call

Monthly basis

Tax Payment

Gambar 4.14: alur penerimaan pendapatan gas bumi tanpa wali amanat (trustee) Sumber: Perusahaan XYZ

Salah satu kegiatan manajemen kas di XYZ adalah memastikan bahwa setiap penerimaan kas melalui bank dicatat secara akurat. Setiap akun bank aktif Perusahaan XYZ harus dipantau oleh Treasurer Accountant setiap hari untuk



99

mengidentifikasi setiap penerimaan kas seperti cash call, pengembalian PPN, dll yang dapat dilihat melalui jaringan internet melalui online banking. Semua bukti penerimaan kas seperti laporan historis transaksi, Citibank advise report, atau Citidirect account statement inquiry dari bank harus diteruskan ke Section Tax & Collection atau Departemen Revenue and Reporting pada hari yang sama, untuk kemudian diproses lebih lanjut oleh Collection Accountant (kecuali penerimaan pendapatan). Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Analisis transaksi historis


Peroleh account statement

pada setiap akun bank

dari rekening Rupiah dan

XYZ

Dollar, pantau semua penerimaan kas melalui online

Menentukan jenis


Menganalisis apakah

penerimaan kas, apakah

penerimaan dana

termasuk ke pendapatan

berkaitan dengan

migas?

akuntansi pendapatan (seperti Domestic Market Obligation)

Memberitahukan


Proses ini berlaku untuk

Departemen Revenue &

penerimaan terkait

Reporting bahwa dana

pendapatan. Email data

telah diterima

penerimaan kas tersebut ke Revenue & Reporting Department untuk memberitahukan bahwa sejumlah dana telah diterima di rekening perusahaan

Memberitahukan Section


Proses ini berlaku untuk

Tax & Collection untuk

penerimaan yang tidak

setiap kas yang masuk

terkait pendapatan. Kirim



100

data penerimaan kas ke Tax & Collection Section untuk pencatatan lebih lanjut

Gambar 4.15: Prosedur Penerimaan Kas Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.4. Petty Cash Activities (Aktivitas Kas Kecil) 4.2.4.1. Petty Cash Request (Permintaan Kas Kecil) Dana kas kecil digunakan untuk transaksi yang relatif kecil dan tidak dapat mengikuti siklus pembelian normal lewat Departemen Pembelian. Contoh kas kecil adalah kebutuhan untuk tujuan pertemuan bisnis (makan siang, cemilan, dll), kebutuhan darurat dari Departemen IT, dll. Nilai pembelian tidak boleh melebihi dari yang diperbolehkan oleh perusahaan. Setiap dana yang diminta untuk kas kecil harus disetujui oleh manajer departemen yang bersangkutan dan harus diverifikasi oleh General Accounting



101

Section Head untuk selanjutnya baru dapat diproses oleh Treasurer Accountant. Dana untuk kas kecil tersebut disimpan di brankas perusahaan dan menjadi tanggung jawab Treasurer Accountant. Berikut merupakan tipe transaksi yang dapat menggunakan dana kas kecil dan harus dikonfirmasi dengan dokumen pendukung asli: Transaksi

Dokumen Diterima

Proses Kas Kecil

Kas di muka

Tanda terima dana kerja

Pengajuan – Pembayaran

temporer (working fund

– Penambahan

temporary) yang telah disetujui manajer Pengembalian untuk

Laporan penghitungan

beban

beban dan dokumen

Pengajuan - Penambahan

pendukungnya (surat tagihan, kwitansi, dll) yang telah disetujui manajer

Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Pengajuan dana kas kecil

Pemohon (karyawan

Peroleh working fund

tetap)

temporary receipt dari Treasurer Accountant, dan isi form tersebut untuk kas di muka atau laporan beban (sertai dengan dokumen pendukung)

Verifikasi dan menerima

Manajer departemen

- Menerima form working

pengajuan untuk dana

terkait

fund temporary receipt

kas kecil

yang sudah lengkap, kemudian mengkaji dan memastikan bahwa semua informasi relevan sudah ditulis, serta verifikasi



102

semua dokumen pendukung - Menandatangani form tersebut sebagai bentuk persetujuan, kemudian dikembalikan lagi kepada karyawan yang akan meneruskan form tersebut ke General Accounting Section Head Mengkaji form working

General Accounting

- Menerima form working

fund temporary

Section Head

fund temporary receipt yang sudah lengkap, kemudian mengkaji dan memastikan bahwa semua informasi relevan sudah ditulis, serta verifikasi semua dokumen pendukung - Pastikan form tersebut telah ditandatangani oleh manajer/vice president departemen terkait - Menandatangani form tersebut sebagai bentuk persetujuan, kemudian dikembalikan lagi kepada karyawan yang akan meneruskan form tersebut ke Treasurer Accountant

Memproses pengajuan dana kas kecil


- Menerima form working fund temporary receipt



103

yang sudah disetujui, kemudian mengkaji dan memastikan bahwa semua informasi relevan sudah ditulis, serta verifikasi semua dokumen pendukung - Pastikan form tersebut telah ditandatangani oleh pihak-pihak yang harus memberi otoritas - Melakukan pembayaran yang tercantum di form yang telah disetujui - Meminta karyawan yang berkaitan untuk menandatangani form pembayaran yang telah dilakukan setelah karyawan menerima dana Mencatat pengeluaran


- Catat semua pengeluaran

kas kecil pada laporan

kas kecil pada petty cash

kas kecil

replenishment report - arsipkan dokumen berdasarkan tanggal pembayaran



104

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

Pengajuan kas kecil dapat

D** = arsipkan dokumen

ER/CR

diproses setelah

secara temporer

Report / Calculation

diterimanya:

berdasarkan pada tanggal

Report

Working fund temporary

sampai

receipt untuk kas di muka,

pembayaran/penambahan

=

Expense

atau ER/CR untuk pengembalian beban kecil (lampirkan kwitansi dll) Gambar 4.16: Prosedur Pengajuan Kas Kecil Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.4.2. Petty Cash Settlement (Pembayaran Kas Kecil) Karyawan yang mengajukan permintaan dana kas kecil memiliki lima hari kerja untuk memproses pembayaran. Untuk pembayaran kas di muka, karyawan yang mengajukan harus menyerahkan salinan tanda terima working fund temporary dari permintaan kas kecil, expense report asli yang terlah disetujui



105

manajer terkait yang menjelaskan detil penggunaan petty cash dan harus dikonfirmasikan dengan bukti pendukung asli. Lingkup dari prosedur ini berisi proses berikit: pembayaran kas kecil jika digunakan seluruhnya, pembayaran kas kecil jika melebihi permintaan, dan pembayaran kas kecil jika jumlahnya kurang dari nilai yang diminta. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Mengklasifikasikan

Pemohon (karyawan

Jika full spending atau

penggunaan dana kas kecil

tetap)

overspent, lanjut ke

(overspent atau full

langkah kedua. Jika

spending)

underspent, lanjut ke langkah keempat

Memberikan expense

Pemohon (karyawan

- pastikan laporan beban

report dan dokumen

tetap)

dan semua dokumen

pendukungnya ke

pendukung lengkap dan


telah disetujui oleh kepala departemen, serta telah diverifikasi oleh General Accounting Section Head - Menyerahkan salinan working fund temporary receipt dan laporan beban yang telah disetujui ke Treasurer Accountant

Memproses pembayaran


- Menerima salinan dari

untuk dana kas kecil yang

working fund temporary

terpakai seluruhnya atau

receipt dan laporan beban

yang melebihi permintaan

yang telah disetujui bersama dokumen pendukungnya - Verifikasi laporan beban untuk memastikan



106

sudah disetujui oleh kepala departemen dan telah diverifikasi oleh General Accounting Section Head - Kalkulasi dokumen pendukung terlampir dan verifikasi jumlahnya di laporan beban - Jika overspent, karyawan terkait akan mendapatkan dana tambahan berdasarkan penghitungan. Memproses pembayaran


- Menerima laporan dana

untuk kebutuhan dana kas

underspent dan laporan

kecil yang kurang

beban dengan semua dokumen pendukungnya - Peroleh lampiran working fund temporary receipt, dan verifikasi jumlah yang diberikan kepada karyawan

Mencatat pembayaran


- Catat pengeluaran kas

dalam laporan petty cash

aktual dari kas kecil

replenishment

dalam petty cash replenishment report - Lampirkan dokumen pendukung secara temporer sampai penambahan kas kecil



107

Keterangan File

Sistem Pengarsipan

temporer

sampai D** = arsipkan dokumen

dengan pembayaran

Singkatan ER/CR = Expense

secara temporer

Report / Calculation


Report

sampai pembayaran/penambahan Gambar 4.17: Prosedur Pembayaran Kas Kecil Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.4.3. Petty Cash Replenishment (Penambahan Kas Kecil) Treasurer Accountant tidak harus menunggu sampai kas dikeluarkan sesuai permintaan, tetapi pemberian kas dapat dilakukan beberapa kali selama satu bulan melalui pembayaran manual. Proses tersebut harus mendapat persetujuan dari Finance Manager. Treasurer Accountant bertanggung jawab untuk membuat permintaan penambahan kas kecil ketika akun dana kas kecil sudah hampir habis. Dalam perusahaan, kas kecil dianggap sebagai dana abadi (imprest fund) yang harus selalu tersedia dalam perusahaan dengan jumlah Rp 50.000.000,00.



108

Jika dalam periode satu bulan banyak penggunaan kas kecil dan jumlahnya berkurang, kas kecil harus ditambahkan (replenish) hingga jumlahnya mencapai Rp 50.000.000,00 kembali, Penambahan kas kecil akan diverifikasi terhadap penggunaannya. Jika ada pengeluaran yang tidak memberikan detil-detilnya akan tunduk pada justifikasi Treasurer Accountant. Penambahan kas kecil dilakukan berdasarkan laporan petty cash replenishment dan akan digunakan untuk rekapitulasi yang sejalan dengan tanda terima working fund temporary dan dokumen pendukung lainnya. Semua dokumen pendukung harus asli, tidak boleh dalam bentuk salinan. Dokumen masukan untuk proses ini adalah tanda terima asli working fund temporary beserta salinannya,

expense report,

serta dokumen-dokumen

pendukungnya. Sementara dokumen keluaran dari proses ini adalah form petty cash disbursement dan laporan petty cash replenishment. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Memantau level kas


- Cek saldo kas kecil

tersedia dalam kas kecil

tersisa dari petty cash replenishment report, dan cari tahu jumlah yang dibutuhkan untuk menutupi permintaan kas yang melebihi jumlah kas kecil yang tersisa - Pastikan jumlah uang yang tersedia di brankas sesuai dengan di petty cash replenishment report

Menyiapkan laporan petty Treasurer Accountant

- Peroleh dokumen

cash replenishment

pendukung, seperti: working fund temporary receipt, expense report, dll - verifikasi jumlah total di



109

dokumen pendukung dengan di petty cash replenishment report untuk memastikan semua transaksi telah dicatat - Tanda tangani petty cash replenishment report, kemudian teruskan laporan tersebut ke Section Head Mengkaji laporan petty


- Menerima laporan petty

cash replenishment

Section Head

cash replenishment beserta dokumendokumen pendukungnya, kemudian verifikasi semua dokumen. Pastikan semua dokumen sudah lengkap dan valid - Setelah dikaji, teruskan ke Finance Manager

Menerima laporan petty cash replenishment

Finance Manager

- Menerima petty cash replenishment report beserta dokumendokumen pendukungnya yang telah dikaji oleh Section Head, kemudian dikaji dan diverifikasi ulang - Kembalikan semua dokumen ke Treasurer Accountant setelah disetujui



110

Menyiapkan pembayaran


manual

Menerima semua dokumen yang telah disetujui dan menyiapkan cek manual untuk penambahan kas kecil, kemudian teruskan cek tersebut beserta dokumendokumen pendukungnya ke pihak otorisasi


Pihak otorisasi

Verifikasi jumlah pada cek dengan petty cash replenishment report

Mengajukan cek ke Bank


- Menyerahkan cek yang

dan meneruskan

sudah ditandatangani ke

dokumen ke General

bank untuk pembayaran

Accounting Accountant

kas kecil, dan meneruskan salinan cek beserta semua dokumen pendukung ke General Accounting Accountant untuk diproses lebih lanjut - Arsipkan salinan cek yang telah disetujui berdasarkan nomor cek



111



112

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

Dokumen temporer = tanda # = arsipkan dokumen PCRR = Petty Cash terima asli working fund berdasarkan temporary

beserta cek

nomor Replenishment Report; RFC = Request for

salinannya;

Check;

Dan expense report beserta

PCD/RV = Petty Cash

dokumen pendukungnya

Disbursement/Receipt Voucher

Gambar 4.18: Prosedur Penambahan Kas Kecil Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.4.4. Emergency Petty Cash/Emergency Fund Procedure Kas kecil darurat tersedia baik di kantor Jakarta maupun Badak dengan tujuan untuk mendanai evakuasi karyawan XYZ jika ada insiden atau krisis yang signifikan, seperti bencana alam, ancaman bom, ledakan, demonstrasi, kontaminasi bahan kimia, atau insiden membahayakan lainnya. Kas kecil darurat tersimpan di brankas perusahaan dan menjadi tanggung jawab dari Section Treasury & Insurance. Dana kas kecil darurat ini hanya bisa diakses dengan mengkombinasikan kunci keamanan dengan gabungan angka yang hanya diketahui oleh pihak berwenang dalam perusahaan. Meskipun tidak ada form pengajuan standar, pemohon diharuskan untuk mengajukan permintaan ke Finance Department pada suatu form tertulis yang harus disetujui oleh Manajer di departemen yang relevan atau berdasarkan monetary authorization table. Tanda terima yang ditandatangani oleh penerima untuk setiap dan dari brankas harus disimpan untuk penambahan, serta harus dicatat di sistem keuangan. Pemohon juga diharuskan untuk menyerahkan expense report dan dokumen pendukung lainnya terkait penggunaan dana kas kecil darurat. Dokumen masukan untuk proses ini adalah dokumen permohonan asli dan expense report asli. Sementara dokumen keluaran dari proses ini adalah laporan replenishment.



113

Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Menerima pengajuan


dana darurat

Section Head; Treasurer

pemberitahuan dari Tim

Accountant

Manajemen Krisis

- Menerima

terkait situasi darurat - Menerima formulir permintaan kas (tidak standar) dari manajer departemen terkait - Verifikasi jumlah dan pastikan telah disetujui sesuai ketentuan tabel otoritas keuangan - Memberitahu Finance Manager dan VP Finance yang juga berperan sebagai pimpinan yang bertanggung jawab untuk keamanan darurat, dan peroleh persetujuan untuk mengakses dana darurat Menyetujui akses ke

Pemimpin (dalam daftar - Menerima

brankas dana darurat

anggota prosedur

pemberitahuan dari Tim

persiapan darurat)

Manajemen Krisis terkait situasi darurat - Diberitahukan terkait permintaan dana darurat (pemohon, jumlah yang diminta) dari bagian



114

Treasury & Insurance Memberikan akses ke

anggota dalam daftar

brankas dan mencatat

prosedur persiapan

darurat atau

transaksi tersebut dalam

darurat

menugaskan karyawan

access log book

- Memproses dana kas

yang memiliki autoritas untuk mengakses dana kas darurat (dibutuhkan dua orang dari dua pekerjaan yang berbeda) - Mengambil dana sebesar yang dibutuhkan, dan meminta tanda tangan dari pemohon dana pada Request Document - Mencatat transaksi dalam log book yang ditandatangi oleh dua karyawan terkait yang mengakses dana kas kecil darurat untuk referensi mendatang - Meneruskan dokumen ke Treasury & Insurance untuk pengarsipan

Memproses pembayaran


pada dana darurat setelah

Section Head

pemulihan

- Peroleh expense report yang telah disetujui beserta dokumen pendukungnya dari pemohon untuk



115

memproses pembayaran - Kalkulasi doukumen pendukung, dan pastikan jumlahnya dengan expense report - Verifikasi expense report, pastikan sudah disetujui oleh manajer departemen terkait - Jika pengeluaran melebihi dana yang diberikan, pemohon akan mendapatkan tambahan dana - Jika pengeluaran kurang dari dana yang diberikan, pemohon harus mengembalikan Mempersiapkan laporan


replenishment dan cek

Section Head

manual

- Menyiapkan laporan penambahan untuk dana darurat berdasarkan expense report dan dokumen pendukungnya - Teruskan laporan penambahan beserta dokumen pendukungnya ke Finance Manager untuk pengkajian dan persetujuan

Mengkaji dan menerima laporan replenishment

Finance Manager

- Mengkaji laporan penambahan dan



116

verifikasi dokumen pendukung -

Menyetujui laporan dengan menandatangani dokumen

Mempersiapkan cek


manual

Section Head

- Menyiapkan cek manual untuk penambahan - Mengecap "paid" dan menulis nomor cek pada laporan penambahan


Pihak otorisasi

cek

- Menerima cek, laporan penambahan yang telah disetujui dan dokumen pendukungnya - Verifikasi jumlah yang tercamtum pada cek dan laporan penambahan - Tanda tangani cek - Mengembalikan semua dokumen ke Treasury & Insurance Section Head

Menyerahkan cek ke bank Treasury & Insurance

- Membuat salinan dari

dan meneruskan dokumen Section Head

cek yang telah disetujui,

ke General Accounting

dan menyerahkan cek

Accountant

tersebut ke bank - Meneruskan salinan dari cek, dan laporan beserta dokumen pendukungnya ke General Accounting Accountant untuk proses



117

lebih lanjut Penambahan kas kecil


darurat sebagai dana tetap

Section Head

- Mengarsipkan salinan cek yang telah disetujui berdasarkan nomor cek - Peroleh kas dari bank - Menambahkan kas kecil darurat sesuai dana abadi



118

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

Dokumen temporer = tanda

D** = arsipkan dokumen

ER = Expense Report

terima asli working fund

secara temporer

temporary beserta


salinannya;

sampai

Dan expense report beserta

pembayaran/penambahan;

dokumen pendukungnya

# = arsipkan dokumen berdasarkan nomor cek

Gambar 4.19: Prosedur Kas Kecil Darurat Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.5. Reporting to Bank Indonesia (Pelaporan ke Bank Indonesia) Sesuai regulasi dari Bank Indonesia, PBI 13/20/2011, setiap devisa hasil kegiatan ekspor harus dilewatkan melalui perbankan nasional. Hal ini agar pemerintah mengetahui berapa devisa yang dihasilkan oleh negara, dan tidak langsung disalurkan ke rekening bank di luar negeri. Artinya, semua sistem dan



119

akun eksportir termasuk KKKS Migas harus terkoneksi dengan pelaporan di Bank Indonesia (BI). Oleh karena itu, XYZ diharuskan untuk menyerahkan dua laporan berbeda secara periodik. Laporan-laporan tersebut adalah: (1) Laporan Transaksi, yang harus diserahkan paling lambat tanggal 15 setiap bulannya; (2) Laporan Posisi; yang harus diserahkan tiap tiga bulan. Kedua laporan tersebut merupakan laporan "Lalu Lintas Devisa" Dokumen masukan untuk proses ini adalah form asli account statement report (Citidirect). Sementara dokumen keluaran dari proses ini adalah laporan transaksi, laporan posisi, dan surat pemberitahuan dari Bank Indonesia. Berikut merupakan bentuk standar yang harus diserahkan berdasarkan setiap laporan yang tersedia di BI Online: Laporan Transaksi

Laporan Posisi

Laporan Profil

Laporan Profil

Laporan Transaksi OCA

ON Balance Sheet

Laporan Saldo Transaksi OCA

Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Peroleh account


Simpan dan cetak

statement

rangkuman account statement pada bank-bank XYZ

Menyiapkan laporan


untuk Bank Indonesia

Siapkan laporan transaksi (basis bulanan), dan laporan posisi (basis kwartalan) untuk Bank Indonesia. Teruskan laporan yang sudah disiapkan ke Section Head untuk dikaji dan disetujui



Verifikasi laporan dan



120

laporan

Section Head

cek keakuratannya

Menyerahkan laporan ke


- Menyerahkan laporan-

Bank Indonesia

laporan tersebut ke Bank Indonesia melalui BI Online dengan mengunggah form-form yang dibutuhkan - Peroleh surat pemberitahuan yang menyatakan laporan sudah berhasil terkirim

Pengarsipan


- Arsipkan surat pemberitahuan berdasarkan tanggal - Teruskan soft copy surat pemberitahuan tersebut ke Section Head untuk melaporkan bahwa laporan telah berhasil terkirim ke Bank Indonesia



121

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

D = arsipkan dokumen berdasarkan tanggal Gambar 4.20: Prosedur Pelaporan ke Bank Indonesia Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.6. Process of Funds Transfer (Proses Transfer Dana) Prosedur ini berlaku untuk memproses permintaan cek dan mengisi data untuk aktivitas berikut: US Dollar Selling, dan replenishment dari akun bank lokal XYZ. Transfer dana manual dapat dilakukan kapan saja dalam seminggu dan hanya melibatkan Section Treasury & Insurance karena penambahan dana dari akun XYZ yang digunakan untuk operasional sehari-hari tidak melibatkan pihak ketiga sebagai penerima. Proses transfer dana manual antara akun-akun XYZ hanya bisa dilakukan melalui Citidirect. Treasurer Accountant harus secara konstan memantau akun-akun XYZ (Citibank USD, Citibank IDR, BNI Jakarta, dan BNI Kuningan) untuk



122

memastikan bahwa dalam rekening selalu ada dana tersedia untuk operasional Jakarta dan Badak. Pembayaran manual untuk transfer dana menggunakan dokumen pendukung seperti konfirmasi preliminary FX deal, email untuk penambahan dana dari Badak, email untuk permintaan dana dalam jumlah besar oleh Section Payroll & Compensation, Section Tax & Collection, dll. Treasurer Accountant bertugas menyiapkan permintaan cek untuk setiap transaksi dan harus disetujui oleh Finance Manager sebelum melakukan wire transfer. Treasurer Accountant akan mencatat transaksi dalam Buku Bank yang relevan (ada satu untuk setiap akun bank XYZ) dan memperoleh nomor cek atau referensi transaksi sebelum mengisi masukan data ke sistem keuangan. Setiap transaksi membutuhkan satu nomor cek dari Buku Bank dari akun dimana dana tersebut berasal. Dokumen masukan untuk proses ini adalah e-mail permintaan dana (dari Badak, Payroll & Compensation, dll). Sementara dokumen keluaran dari proses ini adalah journal entry form. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Menyiapkan request for


- Menerima permintaan

check

(surat lektronik/preliminary FX deal confirmation) - Mencaritahu saldo kas di tiap akun bank - Menyiapkan request for check asli untuk transfer dana - Meneruskan request for check beserta dokumendokumen pendukungnya ke Treasury & Insurance Section Head



- Menerima request for

request for check

Section Head

check dengan dokumen-



123

dokumen pendukungnya, kemudian mengkajinya - Menandatangani request for check sebagai bentuk persetujuan - Teruskan dokumendokumen tersebut ke Finance Manager Mengkaji dan menerima

Finance Manager

request for check

- Menerima dokumendokumen dari Treasury & Insurance Section Head, kemudian mengkajinya - Menandatangani request for check sebagai bentuk persetujuan - Mengembalikan semua dokumen ke Treasurer Accountant

Memproses wire transfer


antar akun-akun

- Menerima request for check yang telah disetujui - Mengecap "paid", dan menuliskan nomor cek yang diperoleh dari buku bank relevan - Peroleh bukti transfer

Mengisi journal entry


- Mengecek account statements online pada CitiDirect dan verifikasi jumlah request for check - Mencatat transaksi ke sistem keuangan - Menerukan form isian



124

sistem keuangan, request for check, bukti transfer beserta dokumen pendukungna ke Treasury & Insurance Section Head Mengkaji dan menerima


- Mengkaji seluruh

Section Head

dokumen dari Treasurer Accountant - Menandatangani form sistem keuangan sebagai bentuk persetujuan

Mengunggah ke sistem


- Menerima form jurnal

keuangan dan

sistem keuangan yang telah

mengarsipkan

disetujui, request for check, bukti transfer, dan dokumen pendukung lainnya dari Treasurer & Insurance Section Head - Mengarsipkan semua dokumen



125



126

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Dokumen sumber adalah:

D = arsipkan dokumen DIT

Email

untuk

permintaan berdasarkan tanggal;

Singkatan =

dokumen pendukung lainnya

Input

Transmission;

dana dalam jumlah besar, # = arsipkan dokumen FUJ cash requirement reports, berdasarkan

Data

=

Foreign

nomor Unposted Journals;

batch

GL = General Ledger

Gambar 4.21: Proses Transfer Dana Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.2.7. Establish Monthly Internal Exchange Rate Setiap akhir bulan, Treasurer Accountant memiliki tanggung jawab untuk menyiapkan Internal Exchange Rate Report (Nilai Tukar Internal Bulanan) dimana nilai tukar final yang akan digunakan untuk bulan berjalan ditentukan oleh Finance Manager. Nilai tukar internal bulanan ini (USD & IDR) kemudian ditetapkan

dan

Section

Treasury

&

Insurance

bertugas

untuk

mengkomunikasikannya ke seluruh karyawan dengan mengirimkan email ke daftar distribusi dan mempublikasikannya ke situs intranet XYZ. Nilai tukar mata uang asing selain USD & IDR (seperti USD & SGD, USD & EURO, dll) yang harus dimiliki untuk keperluan operasional seperti pembayaran ke vendor harus diperoleh dari Section Treasury & Insurance yang memiliki otoritas untuk menentukan nilai tukar. Dalam hal ini, Treasurer Accountant akan memperoleh nilai tukar harian dari situs Bloomberg yang hanya berlaku untuk satu hari, yaitu pada hari pemohon meminta nilai tukar, hal ini untuk menjaga tingkat nilai tukar yang tepat. Dokumen masukan untuk proses ini adalah data lunak dari nilai tukar harian Citibank, data lunak dari penjualan Dollar Amerika (preliminary FX deal confirmation), dan situs Bloomberg. Sementara dokumen keluaran dari proses ini adalah Internal Exchange Rate Report dan InterOffice Memo. Aktivitas

Tanggung Jawab

Keterangan

Penetapan nilai tukar mata


Jika selain Dollar

uang

Amerika, langsung ke langkah terakhir



127

Menyiapkan Internal


Exchange Report

- Meminta tingkat pembelian mata uang untuk satu bulan dari bank (Citibank) - Peroleh data tersebut melalui surat elektronik - Menyiapkan Internal Exchange Rate Report berdasarkan data: satu bulan tingkat pembelian dari Citibank, tingkat keuntungan yang didapat dari penjualan US Dollar dama bulan tersebut dari preliminary FX deal confirmation, tingkat tukar akhir bulan dari situs Bloomberg - Menandatangai laporan tersebut sebagai penyaji - Meneruskan laporan beserta dokumendokumen pendukungna ke Treasury & Insurance Section Head

Mengkaji Internal


- Mengkaji dan

Exchange Report

Section Head

memastikan semua data yang dibutuhkan telah tercatat lengkap dalam laporan - Meneruskan laporan ke Finance Manager



128

Menetapkan nilai tukar

Finance Manager

- Menerima laporan

internal bulanan dan

beserta dokumen

menerima laporan Internal

pendukungnya yang telah

Exchange Report

dikaji dari Treasurer & Insurance Section Head - Membandingkan lima tingkat bunga yang berbeda dengan tingkat bunga dari Bloomberg - Menetapkan Internal Exchange Rate bulan tersebut - Menandatangani laporan sebagai bentuk pengesahan - Mengembalikan laporan ke Treasurer Accountant untuk dikomunikasikan ke seluruh internal perusahaan

Membuat InterOffice


Memo

- Membuat InterOffice Memo untuk mendeklarasikan Internal Exchange Rate Report yang akan efektif pada bulan tersebut - Meneruskan InterOffice Memo untuk dikaji

Mengkaji InterOffice


- Memastikan tingkat

Memo

Section Head

tukar tepat tertulis pada InterOffice Memo - Meneruskan InterOffice



129

Memo ke Finance Manager Menerima InterOffice

Finance Manager

Memo

- Memastikan tingkat tukar tepat tertulis pada InterOffice Memo - Menandatangani InterOffice Memo sebagai bentuk persetujuan

Mengkomunikasikan nilai


- Mengirimkan surat

tukar bulanan ke semua

elektronik ke personil

karyawan dan melakukan

perusahaan yang terdaftar

pengarsipan

pada InterOffice Memo - Meminta Departemen IT untuk mengunggah InterOffice Memo ke halaman situs Departemen Finance - Mengarsipkan Internal Exchange Rate Report dan InterOffice Memo berdasarkan tanggal

Mencari tingkat nilai tukar mata uang lain


- Menerima permintaan untuk mata uang selain Dollar Amerika - Mengecek tingkat mata uang dari situs Bloomberg pada hari yang sama - Memberikan screen shot dari situs Bloomberg



130

Keterangan

Sistem Pengarsipan

Singkatan

Data Pendukung =

D=

IER

Kurs beli mata uang satu bulan dari arsipkan dokumen

=

Internal

Exchange Rate

Citibank; tingkat nilai tukar mata uang berdasarkan tanggal akhir bulan dari situs Bloomberg Gambar 4.22: Proses Internal Exchange Rate Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis

4.3. Konsentrasi Kas XYZ Indonesia Perusahaan XYZ Indonesia memiliki lima rekening bank sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Akun-akun bank tersebut adalah: 1.

Citibank, N.A. New York, yang menjadi akun bank tujuan setiap IJV Partner untuk mengirimkan dana bagian cash call tiap bulannya, setiap IJV Partner mengirimkan dana tersebut dengan mata uang Dolar Amerika



131

2.

Citibank, N.A. Jakarta (USD); setiap dana cash call yang diterima di akun Citibank New York akan ditransfer ke Citibank Jakarta (masih dalam bentuk USD) untuk mempermudah pembiayaan operasional kantor sehari-hari

3.

Citibank, N.A. Jakarta, (IDR); dana cash call dalam bentuk Dolar tersebut kemudian ditukarkan dengan mata uang Rupiah dan ditransfer ke akun Citibank Jakarta. Akun dalam bentuk Rupiah ini diperlukan karena transaksitransaksi yang dilakukan perusahaan kebanyakan dalam bentuk rupiah

4.

Bank BNI Kuningan Plaza; XYZ Indonesia membuka rekening BNI setelah adanya peraturan pemerintah bahwa Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) Migas di Indonesia wajib memiliki akun di bank nasional agar lalu lintas keuangan dapat lebih mudah dideteksi. Perusahaan XYZ Indonesia memilih Bank BNI karena dulu XYZ Indonesia terletak di Kuningan Plaza, dan di gedung yang sama terdapat Bank BNI cabang Kuningan Plaza. Kemudahan dalam mencapai lokasi inilah yang menjadi dasar XYZ Indonesia membuka akun BNI.

5.

Bank Mandiri Samarinda; XYZ Indonesia memiliki akun Bank Mandiri Samarinda dengan tujuan untuk dapat membantu kegiatan operasional untuk kantor Badak. XYZ Indonesia membagi kasnya ke dalam akun Citibank dan BNI untuk

kebutuhan operasional kantor Jakarta, dan untuk kebutuhan operasional kantor Badak dipusatkan di Bank Mandiri. Alasan XYZ Indonesia tetap mempertahankan kedua rekening untuk kantor Jakarta adalah untuk kemudahan transaksi (Citibank USD konversi ke Citibank IDR), dan alasan lainnya adalah untuk mencari nilai tukar kompetitif terhadap penjualan Dolar Amerika, perusahaan akan memilih Bank yang memberikan nilai tukar lebih tinggi terhadap Dollar Amerika yang dijual. Perusahaan XYZ sejauh ini mampu melacak kelima akun bank tersebut secara rutin dengan adanya fasilitas online banking yang membuat perusahaan dapat mengecek saldo kas secara berkala melalui jaringan internet. Untuk memudahkan proses transfer dana antar kelima akun tersebut, XYZ Indonesia menggunakan sistem wire transfer, yang memberikan kepastian dana akan sampai pada hari yang sama.



132

Gambar 4.23: Skema Konsentrasi Kas XYZ (Olahan Penulis)

4.4. Kebijakan Keuangan XYZ Indonesia XYZ Indonesia menerapkan kebijakan keuangan restriktif dalam perencanaan keuangan jangka pendeknya. Hal ini bisa terlihat dari indikator berikut: 1. Mempertahankan saldo kas rendah dan tidak membuat investasi sama sekali dalam bentuk apapun 2. Tidak memiliki persediaan yang banyak 3. Tidak memberikan kredit penjualan sama sekali untuk meminimalisasi piutang usaha XYZ Indonesia setiap bulan meminta kas kepada IJV Partner untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Selain kas untuk kebutuhan operasional, setiap bulan secara berkala XYZ Indonesia juga menyediakan dana kas kecil dan menjaga nilai kas kecil tersebut konstan di angka Rp 50.000.000,00. Ketika meminta bi-weekly cash call dan membuat proyeksi kas, XYZ Indonesia harus berusaha memprediksi agar proyeksi kas cukup akurat dan sesuai dengan kebutuhan kas aktual. IJV Partner memberi toleransi akurasi hingga 10% perbedaan antara permintaan kas dan aktual penggunaannya. Namun, jika perbedaan proyeksi kas dengan penggunaan aktualnya melebihi 10%, manajemen harus memberikan surat penjelasan kepada IJV Partner. Manajemen XYZ berusaha agar perbedaan keakurasian melebihi 10% tersebut tidak pernah terjadi. Jika sering terjadi, menandakan bahwa ada yang tidak stabil antara pihak internal dan eksternal perusahaan. Dari sisi internal perusahaan, IJV Partner akan mempertanyakan kinerja dari manajemen kas perusahaan, sementara dari sisi eksternal kondisi ekonomi mungkin sedang tidak



133

baik sehingga harga barang dan jasa di pasar tidak bisa diprediksi, atau pihak eksternal yang tidak memenuhi kontrak dengan XYZ Indonesia. XYZ Indonesia sebagai anak perusahaan dan operator dalam joint venture, tidak memiliki saldo kas idle yang cukup banyak. XYZ Indonesia bertugas untuk memproduksi minyak dan gas bumi serta melakukan pengelolaan perusahaan, namun pendapatan dari penjualan minyak dan gas bumi tersebut langsung masuk ke rekening IJV Partner. Setiap bulannya IJV Partner memberikan kas kepada XYZ untuk operasional perusahaan, dan XYZ harus menghabiskan dana tersebut sesuai kebutuhan yang sebelumnya proyeksi kebutuhan telah dikaji oleh IJV Partner. Oleh karena itu, XYZ tidak memiliki akun investasi sama sekali dalam bentuk apapun. XYZ juga tidak pernah meminjam dana di pasar uang untuk kebutuhan keuangan jangka pendek karena kebutuhan kas dijamin oleh IJV Partner, sehingga XYZ Indonesia selalu dalam keadaan likuid. XYZ Indonesia yang memiliki kompetensi inti untuk memproduksi minyak dan gas bumi juga tidak pernah memiliki cadangan persediaan (inventory) dalam jumlah besar. Hal ini karena sifat alamiah dari minyak dan gas bumi yang tidak bisa disimpan lama-lama karena mudah meledak. Oleh karena itu, dalam kegiatan usaha hulu minyak dan gas bumi, KKKS telah lebih dahulu membuat perjanjian dengan pembeli untuk membeli sejumlah minyak yang telah diproduksi, sehingga minyak dan gas bumi yang diproduksi pasti terjual. Dalam menjual minyak dan gas bumi, XYZ Indonesia dan seluruh KKKS dikoordinir oleh PERTAMINA (minyak bumi), dan PT Badak (gas bumi) menjual kepada konsumen dengan tidak memberikan kredit. Saat minyak dan gas bumi sudah dikirim melalui kapal tanker dan kemudian diterima oleh konsumen, konsumen harus membayar dengan transfer kepada PERTAMINA dan PT Badak, seperti yang telah dijelaskan pada penerimaan kas. Hal yang unik dari kegiatan operasional XYZ adalah, tidak ada siklus kas dan siklus operasional dalam bisnisnya. Perusahaan tidak pernah menghitung rasiorasio untuk ukuran siklus kas dan siklus operasional. Segala transaksi bisnis berjalan sesuai sistem dan kontrak-kontrak, sehingga dapat berjalan dengan sistematis dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.



134

4.5. Anggaran Kas XYZ Indonesia XYZ Indonesia memiliki anggaran kas (cash budget) sebagai alat utama dalam perencanaan keuangan jangka pendek. Anggaran kas ini diperoleh dari rangkuman kebutuhan kas dari setiap departemen, dan harus sesuai juga dengan Work Program & Budget yang telah disetujui oleh pemerintah (SKK Migas). Untuk mengatur dan mengendalikan kegiatan operasional dan finansial dari seluruh KKKS di Indonesia, SKK Migas menjabarkan tujuan efisiensi biaya dalam peraturan-peraturan pemerintah, prosedur pelaksanaan, dan prosedur pelaporan lainnya. Dalam hal sistem anggaran dan pelaporan, SKK Migas menjabarkan dalam Financial Budget & Reporting Procedures Manual of Production Sharing Contracts, yang merupakan pedoman bagi kontraktor PSC dalam penyusunan anggaran dan pelaporan dalam bentuk Work Program & Budget (WP&B) dan Financial Quarterly Report (FQR). WP&B dirancang agar SKK Migas, memperoleh informasi lengkap mengenai kegiatan yang diusulkan KKKS untuk keperluan analisa, evaluasi, persetujuan, mengetahui rincian biaya proyek, pengendalian biaya, pertahapan proyek, dan pemeriksaan keuangan sebagai dasar cost recovery (Sitorus, 2006). Setiap akhir tahun selama periode kontrak, KKKS wajib melaporkan rancangan anggaran biaya operasional perusahaan dalam bentuk WP&B tersebut, dimana SKK Migas dapat menolak rancangan tersebut jika ada yang dianggap tidak relevan. Dalam anggaran kas XYZ, penentuan saldo kas target yang dimiliki oleh perusahaan ditetapkan berdasarkan anggaran kas. Jumlah saldo kas perusahaan ditargetkan tepat dengan proyeksi kas yang sebelumnya telah disiapkan oleh Section Treasury & Insurance dengan toleransi perbedaan tidak mencapai 10%.



135

Gambar 4.24: Form Cash Summary untuk Departemen/Section Sumber: SOP Cash Management XYZ, Olahan Penulis



BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

1.1.

Kesimpulan XYZ Indonesia adalah Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) usaha hulu

minyak dan gas bumi yang berbentuk joint venture, yaitu gabungan beberapa badan usaha untuk mendirikan satu bentuk usaha bersama dengan modal bersama pula. Implikasi dari bentuk joint-venture tersebut, XYZ Indonesia tidak memiliki akun modal dalam laporan keuangan neraca, karena dalam struktur modal jointventure memang tidak ada proporsi kepemilikan XYZ Indonesia. Hal ini menyebabkan XYZ Indonesia tidak memiliki hak voting, dan hanya menjadi operator dalam joint-venture ini. Terdapat beberapa aspek manajemen kas dari XYZ Indonesia yang berbeda dengan perusahaan-perusahaan lain, yaitu: (a) Proses manajemen kas pada Perusahaan XYZ terdiri dari: cash forecasting (proyeksi kas), cash disbursment (pengeluaran kas), cash receipt (penerimaan kas), petty cash activities (aktivitas kas kecil), reporting to BI (pelaporan kepada Bank Indonesia), funds transfer (transfer dana), dan exchange rate (nilai tukar). XYZ Indonesia tidak menerapkan teori manajemen kas terkait float dan konsentrasi kas. Float tidak pernah dihitung, karena arus kas masuk dan kas keluar lancar, dan tidak memakan waktu lama (masih dalam periode masa kontrak). Selain itu, manajemen XYZ tidak boleh menginvestasikan dana dalam bentuk apapun, sehingga tidak berniat mengambil keuntungan dari float. Dari sisi konsentrasi kas, XYZ Indonesia tidak melakukan konsentrasi kas untuk tujuan mencari profit bunga bank yang besar. Setiap akun dari lima bank yang dimiliki XYZ Indonesia memiliki fungsinya masing-masing, dan dipertahankan oleh manajemen untuk mempermudah transaksi operasional. (b) Dalam proses perencanaan kebutuhan kas jangka pendek, dengan lingkup kecil XYZ

Indonesia,

perusahaan

tidak

mempertimbangkan

siklus

operasional dan siklus kas. Kedua hal tersebut tidak relevan dalam


137

perusahaan mengingat XYZ Indonesia tidak pernah menerima pendapatan hasil penjualan produksi minyak dan gas buminya, pendapatan tersebut langsung dikirim ke rekening IJV Partner. Penjualan minyak dan gas bumi juga tidak dilakukan dalam bentuk kredit, umumnya akan langsung dilunasi oleh pembeli dalam waktu yang telah ditentukan di kontrak pembelian. Untuk memproyeksi kebutuhan jangka pendek perusahaan diperoleh dari total kebutuhan seluruh departemen/section. (c) Sebagai perusahaan operator dalam IJV Partner, XYZ Indonesia melakukan kebijakan restriktif, dengan tidak pernah melakukan investasi dalam bentuk apapun, karena kas yang dimiliki fokus digunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari. (d) Dalam proses menghimpun dana untuk memenuhi kebutuhan operasional jangka pendek, XYZ Indonesia tidak pernah berutang untuk kebutuhan kas operasional, baik dalam jangka pendek di pasar uang, maupun jangka panjang. Jika perusahaan membutuhkan kas, satu-satunya prosedur yang harus dilakukan adalah meminta kas kepada IJV Partner (cash call). Meskipun demikian, keberlanjutan dari XYZ Indonesia terjamin oleh IJV Partner. Menurut Peraturan Pemerintah No. 35 tahun 1994, pasal 5 tentang persyaratan KKKS, disebutkan bahwa setiap KKKS harus menyediakan semua dana, teknologi, dan keahlian dan harus menanggung semua risiko finansial selama proses produksi. Oleh karena itu, IJV Partner pasti akan menjalani komitmennya untuk menyediakan dana guna kebutuhan operasional XYZ Indonesia. Selain itu, XYZ Indonesia tidak memikirkan bagaimana cara mendapatkan kas melalui investasi, arbitrase, utang di pasar uang, utang beragunan maupun non-agunan, dll. Hal ini karena sumber pemasukan kas sudah jelas berasal dari IJV Partner, serta sudah ada sistem yang tersedia untuk melakukan pengelolaan, sehingga manajemen bisa melakukan manajemen kas dengan sistem dan prosedur yang sudah ada. Meskipun mekanisme manajemen kas di XYZ Indonesia sudah rapi, jelas, dan terstruktur, namun dalam pelaksanaannya masih berpotensi terjadi hambatan-hambatan yang bisa ditemui, seperti:



138

1. Dari segi internal, kualitas sumber daya manusia dalam manajemen perusahaan terkait dengan proyeksi kebutuhan kas untuk kegiatan operasional. Jika ada perbedaan proyeksi kas dengan aktual melebihi 10%, IJV Partner bisa meragukan kapabilitas dari manajemen kas XYZ. Selain itu, kesalahan proyeksi bisa mempersulit manajemen karena harus meminta lagi dana tambahan kepada IJV Partner, dimana proses tersebut membutuhkan waktu dan penjelasan kepada IJV Partner. 2. Dari segi eksternal, manajemen kas dalam operasional sehari-hari rutin bekerja sama dengan pihak eksternal, seperti konsumen, bank, dan vendor. Kelalaian dari pihak eksternal, atau gangguan yang dialami oleh pihak eksternal dapat memberi dampak pada kas perusahaan. Misalnya, jika sistem bank mengalami gangguan, perusahaan menjadi tidak bisa membayar kas kepada vendor; atau ketika vendor dalam bekerja sama tidak memberikan dokumen-dokumen pendukung sehingga tidak bisa diproses oleh Section General Accounting yang menyebabkan penundaan pembayaran, dll.

5.2.

Saran

Saran untuk XYZ Indonesia: a. Melakukan pelatihan kepada SDM dan menempatkan SDM yang berpengalaman di section Treasury & Insurance agar fasih dengan sistem-sistem dan prosedur manajemen kas, dan mampu meminimalisir kesalahan dalam proyeksi kebutuhan kas. b. Mengoptimalkan penggunaan dua bank utama di Jakarta untuk kebutuhan operasional sehari-hari (BNI dan Citibank), agar jika terjadi gangguan dan kesulitan di satu bank, manajemen bisa menggunakan akun di bank lainnya. c. Memastikan karyawan untuk memproses dokumen-dokumen transaksi sesuai dengan kontrak perjanjian dengan pihak ketiga, dan tidak mengeksekusi pembayaran jika dokumen-dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak sesuai dengan isi kontrak.



139

Untuk Akademisi: Melanjutkan dan mengembangkan penelitian terkait manajemen kas dan likuiditas pada Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS)

Untuk Regulator: a. Mengontrol pengimplementasian dari Work Program & Budget pada KKKS b. Meningkatkan pengawasan dan memastikan setiap KKKS mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan



BAB 6 LAPORAN PROSES PEMBELAJARAN

Globalisasi yang terus berkembang mengakibatkan lingkungan industri dan bisnis menjadi semakin kompleks dan kompetitif. Oleh karena itu, lingkungan kerja yang ada membutuhkan kualifikasi dengan keterampilan yang tinggi. Hal ini memunculkan adanya kompetisi ketat dalam lapangan pekerjaan. Universitasuniversitas di Indonesia, sebagai produsen dari tenaga kerja, dituntut untuk dapat menghasilkan lulusan yang tidak hanya memiliki kemampuan akademis dan teoritis yang baik, namun juga memiliki kemampuan teknis yang memadai sehingga dapat bersaing di dunia kerja. Fakultas Ekonomi UI membuka program magang sebagai pilihan selain skripsi untuk tugas akhir dengan maksud agar dapat memberi kesempatan bagi mahasiswa untuk menerapkan teori dan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang nyata. Melalui program ini, mahasiswa dapat melatih keterampilan teknis, meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara profesional dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan teori yang didapat selama proses perkuliahan. Disamping itu, program magang juga diharapkan dapat menjadi link and match antara dunia pendidikan dan dunia kerja. Melihat banyaknya manfaat dari program ini, penulis tertarik untuk memilih program magang sebagai syarat kelulusan dari FEUI. Melalui program magang ini, penulis akan lebih mampu memahami dan mendapatkan pengalaman berharga dalam rangka mempersiapkan diri untuk memasuki dunia kerja yang nyata.

6.1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Penulis melaksanakan program magang terstruktur sebagai Finance Apprentice di XYZ Indonesia, sebuah joint-venture dengan partner utama British Petroleum dan ENI. Penulis ditempatkan di kantor pusat XYZ Indonesia yang berlokasi di Jakarta Selatan. Aktivitas magang dilakukan selama tiga bulan mulai tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 14 April 2014.


141

6.2. Tujuan Penulisan Laporan Magang Laporan magang ini berisi pengalaman penulis selama menjalani program magang yang disertai dengan landasan teori berdasarkan peraturan di Indonesia yang terkait serta ilmu yang telah dipelajari penulis selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Selain dibuat untuk persyaratan kelulusan, laporan magang ini juga bertujuan untuk: 

Menjelaskan implementasi dan aplikasi dari teori perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang nyata



Menyediakan perspektif umum dan informasi terkait proses manajemen kas dalam industri minyak dan gas bumi di Indonesia



Menyajikan analisis dan rekomendasi untuk perusahaan



Menambah literatur universitas dan untuk pihak-pihak yang melakukan penelitian ilmiah terkait manajemen kas pada industri minyak dan gas bumi



Sarana latihan atau media intelektual bagi mahasiswa untuk menyampaikan ide, pengetahuan, dan pengalaman dalam bentuk tulisan akademik

6.3. Aktivitas Magang Penulis ditempatkan oleh perusahaan di Divisi Finance. Divisi Finance berperan sebagai pengelola keuangan perusahaan secara menyeluruh. Divisi ini terdiri dari empat seksi, yaitu: General Accounting & Payroll, Tax & Collection, Financial System Information & Bank Reconciliation, dan Treasury & Insurance. Penggabungan fungsi dari tiap seksi berdasarkan prinsip pemisahan tugas (segregation of duties) dan untuk menghindari terjadinya penggelapan (fraud). Peran penulis dalam aktivitas magang ini antara lain: 1. Mengikuti rapat dengan Divisi Finance untuk menentukan tanggaltanggal penting terkait alur pekerjaan internal divisi 2. Mengikuti rapat sosialisasi awal tahun dari SKK Migas dengan seluruh KKKS terkait program kerja eksplorasi minyak dan gas bumi 3. Membantu mengkaji dan memastikan kelengkapan dokumen-dokumen pendukung untuk pihak eksternal perusahaan (SKK Migas, Direktorat



142

Jenderal Pajak, dan KKKS lain), dan pihak internal perusahaan (seksi atau divisi lain, lapangan, dan keperluan pengarsipan). 4. Melakukan rekapitulasi dokumen masuk dan keluar yang harus dimasukkan dalam sistem keuangan perusahaan 5. Membantu menyusun dan menyiapkan dokumen-dokumen untuk pelaporan kepada pemerintah (SKK Migas, Direktorat Jenderal Pajak, dan Bank Indonesia) Adapun dalam prosesnya penulis terlebih dahulu diminta untuk mempelajari dan diberikan pelatihan secara dalam mengenai ekonomi dan akuntasi terkait minyak dan gas bumi agar dapat memperlancar pekerjaan. Teori yang dipelajari antara lain mencakup: 1.

Standar operasional prosedur di XYZ Indonesia, berisikan informasi mengenai detail apa saja yang harus dilakukan oleh tiap fungsi, dan keterkaitan fungsi tersebut dengan pihak lain baik internal maupun eksternal perusahaan

2.

Ekonomi dan akuntansi dalam usaha eksplorasi dan ekstraksi minyak dan gas bumi, seperti Work Program & Budget, mekanisme Cost Recovery, VAT Reimbursement, pelaporan devisa ke Bank Indonesia, alur dana masuk dan keluar dari struktur joint-venture, dan lain-lain.

3.

Peraturan-peraturan pemerintah terkait usaha minyak dan gas bumi yang menjadi rambu-rambu bagi perusahaan

4.

Mempelajari prosedur internal perusahaan terkait pencairan dana (pengembalian, kas di muka, atau kas kecil)

5.

Mempelajari skema bagi hasil dari kontrak kerja sama antara KKKS dengan Pemerintah Indonesia



143

Sumber Referensi Anistia, S. A. (2010, Agustus). Internship Report. Analysis of Budgeting Implementation in Oil and Gas Company in Accordance with Work Program and Budget (WP&B) and Cost Recovery Regulation . Depok, Jawa Barat: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. BP MIGAS. (2012, Juni). Work Program and Budget (WP&B). Brealey, R., Myers, S., & Allen, F. (2011). Principles of Corporate Finance 10th Edition. McGraw-Hill Irwin. Denis, D. J. (2011). Financial flexibility and corporate liquidity. Journal of Corporate Finance , 667-674. Divisi Pengendalian Program dan Anggaran BP MIGAS. (2009). Prosedur Tata Kerja Work Program and Budget (WP&B) . Filsafawan, H. (2012). Introduksi Workshop POD, WP&B, dan AFE. Surabaya: BP MIGAS. Gao, H., Harford, J., & Li, K. (2013). Determinants of corporate cash policy: Insights from private firms. Journal of Financial Economics , 623-639. Gormley, F., & Meade, N. (2007). The utility of cash flow forecasts in the management of corporate cash balances. European Journal of Operational Research 182 , 923-935. Gryglewicz, S. (2011). A theory of corporate financial decisions with liquidity and solvency concerns. Journal of Financial Economics , 365-384. Horne, J. V., & Wachowicz, J. (2001). Fundamentals of Financial Management. Prentice Hall.



144

Lestari, W. (2009, April). Tesis. Peranan Work Program & Budget sebagai Alat Perencanaan dan Pengendalian pada Production Sharing Contract . Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Leung, E. Y. (2013). Cash Management. Business School, The Chinese University of Hong Kong. Maness, T., & Zietlow, J. (2005). Short-Term Financial Management. Thomson South-Western. Motik, B. R. (2013, Desember). Skripsi. Analisis Penentuan Pricing pada Produk Pembiayaan Berbasis Akad Murabahah (Studi Kasus pada PT Bank XYM) . Depok: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Peraturan Bank Indonesia No. 13/20/PBI/2011. (n.d.). Penerimaan Devisa Hasil Ekspor dan Penarikan Devisa Utang Luar Negeri . Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No.2 tahun 2008. (n.d.). Pelaksanaan Kewajiban Pemenuhan Kebutuhan Minyak dan Gas Bumi dalam Negeri oleh Kontraktor Kontrak Kerja Sama . Peraturan

Menteri

Keuangan No.

56/PMK.02/2006.

(n.d.).

Tata

Cara

Pembayaran Domestic Market Obligation dan Over/Under Lifting di Sektor Minyak dan Gas Bumi . Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 35 tahun 1994. (n.d.). Syarat-syarat dan Pedoman Kerja Sama Kontrak Bagi Hasil Minyak dan Gas Bumi . Premachandra. (2004). A diffusion approximation model for managing cash in firms: An alternative approach to the Miller–Orr model . European Journal of Operational Research 157 , 218-226.



145

Rensselaer Polytechnic Institute. (2010). An Introduction to Working Capital and Cash Management. Ross, Westerfield, & Jordan. (2008). Corporate Finance Fundamentals 8th Edition. McGraw-Hill International Edition. Sitorus, B. (2006). Evaluasi AFE, WP&B, dan POD dengan Menggunakan Metode "Value Engineering". Luncheon Talk IATMI Komisi Jakarta (pp. 3-4). Jakarta: BP Migas. SKK Migas. (2013, Agustus). Mengenal Kontrak Hulu Migas Indonesia. Retrieved from SATUAN KERJA KHUSUS PELAKSANA KEGIATAN USAHA

HULU

MINYAK

DAN

GAS

BUMI:

http://www.skkmigas.go.id/mengenal-kontrak-hulu-migas-indonesia Subramanyam, & Wild, J. (2009). Financial Statement Analysis 10th Edition. McGraw-Hill International. XYZ Indonesia. (2014). Job Description and Standard Operational Procedure of Cash Management. 1-76.



146

Struktur Organisasi XYZ Indonesia (2014) Sumber: Perusahaan XYZ



147

XYZ INDONESIA Date :

28/03/14

Time :

19:48:59

GLMAIN -------

Report ID : GL310

SUMMARY GENERAL LEDGER BY GLM/GLS ACCOUNTING MONTH

2014/

Page:

2

03

GLSUB

DESCRIPTION

CURRENT MONTH

YEAR TO DATE

TOTAL TO DATE

-------

-----------------

-------------

------------

-------------

1051

XXXX

1051

1260

CASH IN BANK - US DOLLAR CITIBANK NEW YORK OPERATING ACCT.#36954076

0.00

0.00

0.00

1270

CITIBANK NEW YORK IJV.GENERAL ACCT.#36954068

0.00

-2,842.26

24,960.05

1274

CITIBANK IJV. TAX PAYMENT ACCT.#3608-8198

0.00

0.00

10,925.30

1280

CITIBANK JAKARTA - GENERAL USD #0-102979-516

681,172.06

523,736.11

719,414.45

1281

BANK BNI JAKARTA USD-GENERAL ACC #5236000007

-942,326.42

2,856,390.26

3,305,419.23

-261,154.36

3,377,284.11

4,060,719.03

155,858.02

245,402.71

319,213.02

0.00

0.00

0.00

-624,561.24

330,791.84

494,411.59

GL MAIN TOTAL 1053

XXXX

1053

1210

CASH IN BANK - RUPIAH CITIBANK JAKARTA GENERAL ACCT.#0-102979-044

1212

CITIBANK JAKARTA PAYROLL ACCT. #0660068007

1213

BANK BNI JAKARTA (W. MULIA) GENERAL ACCT.#0161

1215

BANK BNI JAKARTA (K. PLAZA) GEN. ACCT.#1176098

1222

BANK MANDIRI SAMARINDA AC#148-02-000102 5009 GL MAIN TOTAL

0.00

0.00

0.00

299,646.11

-229,887.32

736,830.86

-169,057.11

346,307.23

1,550,455.47

WORKING FUND - PETTY CASH

1080

XXXX

1080

1008

WORKING FUND-SERVICES JAKARTA

0.00

2,459.02

3,635.49

1028

WORKING FUND - FINANCE DEPT.JKT

0.00

0.00

5,882.35

1032

WORKING FUND - MUTIARA

0.00

0.00

1,694.91

1033

EMERGENCY FUND - JAKARTA

0.00

0.00

50,000.00

1034

EMERGENCY FUND - BADAK

0.00

0.00

21,186.44

1035

EMERGENCY FUND - RP JKT

0.00

0.00

11,764.71

1050

BADAK WORKING FUND

0.00

0.00

21,186.44

1058

WORKING FUND - COMMUNITY DEVELOPMENT BADAK

0.00

0.00

12,711.86

0.00

2,459.02

128,062.20

GL MAIN TOTAL 1095

XXXX

CASH CLEARING TAXES ACCOUNT

1095

1115

BDK IMPRESS FUND CLEARING

0.00

0.00

0.00

1116

MANDIRI SAMARINDA CLEARING

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

GL MAIN TOTAL



148 XYZ INDONESIA Date :

28/03/14

Time :

19:48:59

GLMAIN -------

Report ID : GL310

SUMMARY GENERAL LEDGER BY GLM/GLS ACCOUNTING MONTH

2014/

Page:

3

03

GLSUB

DESCRIPTION

CURRENT MONTH

YEAR TO DATE

TOTAL TO DATE

-------

-----------------

-------------

------------

-------------

*** T O T A L *** 1110

XXXX

1110

1115

-430,211.47

3,726,050.36

5,739,236.70

445.58

4,391.95

92,344.75

GL MAIN TOTAL

445.58

4,391.95

92,344.75

*** T O T A L ***

445.58

4,391.95

92,344.75

TABEL BESAR INVESTMENT ZDA REPAYMENT - BNI46 W. MULIA

Akun-akun Kas di Jurnal Umum (General Ledger) XYZ Sumber: Perusahaan XYZ (2014)



149

Standar Operasional Prosedur Treasury & Insurance Section Sumber: Perusahaan XYZ (2014)



150 Petty Cash Finance Department – Jakarta Office Additional Implementation Procedure The Purpose: Petty Cash is used for transactions/expenditure that are relatively small which are not practical to be paid by check and should be paid in cash also for small and urgent purchases which can not follow a normal procurement cycle through SCM Department, such as: 

Fiscal Clearance payment small maintenance of leased houses, various chops and stamp duties, invitation card, non standard stationaries, snacks and soft drinks for incidental meeting.



Administration cost at government agencies, emergency handling which is not covered by contract such as immigration, airport fee.



To purchase of small quantities of computer supplies, electronic parts, low costs items needed for installation of computer and communication equipment and to pay repair cost computer and communication devices



Expenses for meeting/socialization purposes (i.e. lunch, snack, etc)



Refund for cancellation tender document to vendors



To purchase bouquet/fruits/wreath for XYZ employees and others

Policy: 

Type of transactions that utilizes Petty Cash fund: Cash Advance & Reimbursement for Expense Report as manual settlement



Petty Cash request as Cash Advance through Request for Cash Advance Form approved by authorized personnel as per Monetary Authorization and should be settled by Expense Report on behalf name of XYZ employee with appropriate approval supporting documents



Petty Cash request as reimbursement/actual expenditures: should be settled by expense report on behalf name of XYZ employee with appropriate approval and supporting documents



Get approval from General Accounting Section Head for all petty cash request for supporting documents concurrence purpose



Maximum withdrawn for Petty Cash fund or Expense Report reimbursement/settlement is Rp 3.000.000,These procedures are effective on 1 November 2012. Jakarta, October 31, 2012 Prepared by,

Approved by,

Treasurer & Insurance Section Head

Finance Manager

SOP Kas Kecil (Petty Cash) XYZ Indonesia Sumber : Perusahaan XYZ Indonesia (2014), Olahan Penulis



151 INTEROFFICE MEMO FINANCE DEPARTMENT TO

: XYZ Indonesia Personnel

Date

: 25 March 2014

FROM

: Finance Manager

Ref.

: FS-040/III/14-092

SUBJECT

: INTERNAL EXCHANGE RATES APRIL 2014

Please be advised that XYZ Indonesia internal exchange rates for APRIL 2014 are as follows: US$ 1.00 = Rp 11,300.The above rate is for XYZ Indonesia personal expense reporting purposes and to be applied for in house computer payment system of invoices and other expenses. MONTH

2012 (RP)

2013 (RP)

2014 (RP)

JANUARY

9,100

9,700

12,200

FEBRUARY

9,000

9,700

12,100

MARCH

9,000

9,700

11,600

APRIL

9,100

9,700

11,300

MAY

9,100

9,700

JUNE

9,300

9,800

JULY

9,400

9,900

AUGUST

9,400

10,200

SEPTEMBER

9,400

10,800

OCTOBER

9,500

11,400

NOVEMBER

9,600

11,100

DECEMBER

9,600

11,800

CC : President & CEO

Business Support Manager

Vice President Finance

Sr. Manager CBM Project

Vice President Commercial & Legal

Vice President SCM & ICT

Vice President Resource Management

Revenue & Reporting Manager

Vice President Human Resource

Vice President HSE & Operation

Corp. Audit & Business Ethics Sr. Manager

Field Accounting Superintendent



152

Internal Exchange Rate XYZ Maret 2014 Sumber: Perusahaan XYZ



153

Contoh Proyeksi Kas Tiga Bulan (Three Month Forecast) Sumber: Perusahaan XYZ (2014)



154

Contoh Bi-Weekly Cash Call Sumber: Perusahaan XYZ (2014)



155



156



157

SOP Account Receivable dan Expense Report Internal Perusahaan Sumber: Perusahaan XYZ (2014)



UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents