UNIVERSITAS INDONESIA

UNIVERSITAS INDONESIA

PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA

SKRIPSI

AISYA KHOIRUNNISA 0606090234

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2012

Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA

PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA

SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Humaniora

AISYA KHOIRUNNISA 0606090234

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2012




KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ini dengan baik. Skripsi ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Humaniora Jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan skripsi ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terimakasih yang sedalam-dalamnya atas segala dukungan, semangat, bantuan, dan doa yang telah diberikan selama ini kepada: 1. Ibu Anon Mirmani, MIM. Arc./Rec. selaku dosen pembimbing skripsi sekaligus

pembimbing

akademik

saya,

yang

telah

memberikan

pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan skripsi ini. 2. Ibu Nina Mayesti, M.Hum. dan Bapak Ari Nugraha, M.TI., selaku pembaca skripsi, yang telah memberikan saran dan masukan untuk menghasilkan karya yang lebih baik lagi. 3. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Ilmu Perpustakaan. Terimakasih atas ilmu berharga yang telah diberikan selama ini, semoga Allah senantiasa membalas semua ilmu bermanfaat yang Bapak dan Ibu berikan. 4. Pihak Kantor Bank Indonesia khususnya ibu Indun Nusantari selaku manajer pelaksana arsip yang telah mengizinkan saya melakukan penelitian di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dan Mba Mawarita, Bapak Tri Arso Purnomo serta semua staf yang telah membantu saya dalam proses pengumpulan data penelitian. 5. Ayah H. Achmad Kosasih, Mamah Hj. Rosyidah, atas semua do’a, kasih sayang, kepercayaan, dan dukungan materil yang tak henti-hentinya. Semoga Ayah dan Mamah selalu diberikan yang terbaik dari Allah SWT. 6. Adik saya, Ari Alfian dan Syafrina Raudha serta kakek, nenek, dan keluarga besar yang selalu mendoakan penulis. v

Universitas Indonesia


7. Sahabat-sahabat SMA yang sampai saat ini masih memberikan saya motivasi serta doa yang membuat saya lebih kuat dalam menghadapi hambatan-hambatan selama proses penulisan skripsi. Terima kasih alm Fira, Uut, Adit, Evi, Noki, Tika, Feby, Dian, Mia, Farah, Happy, Icha serta teman-teman SD, SMP dan SMA saya. 8. Seluruh sahabat di FIB, Adit, Erly, Thian, Rani, Irvan, Dwi, Arini, Lia, Ade, Anggi, Ibnu, Hera, serta teman dan rekan di JIP UI 2006 atas kebersamaan dan kenangan yang membangkitkan semangat saya dalam setiap langkah saya, terima kasih! 9. Senior-senior dan junior-junior JIP UI yang banyak memberikan bantuan berharga mengenai skripsi, terima kasih! 10. Keluarga besar Mapala UI, Ira, Fariska, disa, Menwa, Sheila, Fikri, Maliyan, Ridung, yang sudah memberikan semangat dalam penulisan skripsi, terima kasih! 11. Keluarga besar FISIP UI, Bisnis Indonesia, dan Prudential yang sudah memberikan dukungan dan doa, terima kasih! 12. Bang Yan, teman baik sekaligus kakak yang selalu memberikan semangatnya dalam penulisan skripsi ini, terima kasih! 13. Semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu. Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga skripsi ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.

Depok, 29 Juni 2012

Aisya Khoirunnisa

vi




ABSTRAK Nama : Aisya Khoirunnisa NPM : 0606090234 Program Studi : Ilmu Perpustakaan Judul : Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia

Skripsi ini berfokus pada penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam recordkeeping system berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. Tujuan penelitian ini untuk mengidentifikasi sistem otomasi manajemen rekod apakah telah memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan metode studi kasus. Adapun penerapan sistem otomasi manajemen rekod tersebut dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod berdasarkan teori Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan integrasi, persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod belum dikembangkan dengan optimal sesuai dengan persyaratan yang ada.

Kata kunci: Sistem otomasi manajemen rekod, persyaratan sistem manajemen rekod, manajemen rekod, recordkeeping system

viii



ABSTRACT

Name : Aisya Khoirunnisa Student Number : 0606090234 Study Programs : Library Science Title : Implementation of Automated Inactive Records Management System by Records Management System Requirements: Case Study at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia This study focuses on discussion about the implementation an automated inactive records management system in recordkeeping system by records management system requirements at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. The purpose of this research is to identify the implementation of automated inactive records management system that was complied requirements of records management system. This research applied qualitative research with case study method. The implementation of automated inactive records management system was analyzed based on the Kennedy’s theory of records management system requirements which covers: functional requirements, technical requirements, integration requirements, user/operator support requirements, requirement to manage different record types. The result from this research is the evaluation of implementation an inactive records management system by records management system requirements. The result of this research shows that the development automated inactive records management system wasn’t yet optimal in accordance with existing standards.

Keywords: Automated records management system, records management requirements, records management, recordkeeping system

ix

system



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ........................................ ii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .............................................. iii HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iv KATA PENGANTAR ...................................................................................... v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ......................... vii ABSTRAK ........................................................................................................ viii ABSTRACT ...................................................................................................... ix DAFTAR ISI ..................................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xii DAFTARA TABEL ........................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xiv 1. PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 1.1 Latar belakang ....................................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah .............................................................................. 5 1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................... 5 1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................. 6 1.5 Batasan Penelitian ................................................................................. 6 1.6 Metode Penelitian .................................................................................. 6 1.7 Kerangka Pemikiran .............................................................................. 7 2. TINJAUAN LITERATUR ........................................................................ 2.1 Rekod .................................................................................................... 2.2 Pusat Rekod ........................................................................................... 2.3 Manajemen Rekod ................................................................................ 2.3.1 Manajemen Rekod Inaktif ........................................................... 2.3.2 Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod ........... 2.4 Sistem Otomasi Manajemen Rekod ...................................................... 2.5 Persyaratan Sistem Manajemen Rekod ................................................. 2.5.1 Persyaratan Fungsional ................................................................ 2.5.1.1 Registrasi .......................................................................... 2.5.1.2 Akses ................................................................................ 2.5.1.3 Pelacakan ......................................................................... 2.5.1.4 Penyusutan ....................................................................... 2.5.1.5 Pelaporan dan statistik ..................................................... 2.5.2 Persyaratan Teknis ....................................................................... 2.5.3 Persyaratan Integrasi .................................................................... 2.5.4 Persyaratan Pendukung Pemakai ................................................. 2.5.5 Persyaratan untuk Mengelola Berbagai Jenis Rekod ...................

8 8 11 13 15 18 20 24 25 26 30 32 33 34 35 36 36 36

3. METODE PENELITIAN .......................................................................... 38 3.1 Jenis Penelitian ...................................................................................... 38 3.2 Metode Penelitian .................................................................................. 39 x



3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Subjek dan Objek Penelitian ................................................................. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................ Metode Pengumpulan Data ................................................................... Metode Analisis Data ............................................................................ Keabsahan Data .....................................................................................

39 40 40 44 45

4. PEMBAHASAN .......................................................................................... 4.1 Profil Organisasi Bank Indonesia ......................................................... 4.1.1 Sejarah dan Profil Organisasi Bank Indonesia ............................ 4.1.2 Profil Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ........................... 4.1.3 Struktur Organisasi Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ..... 4.2 Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia ............................ 4.2.1 Latar Belakang Sistem Otomasi Manajemen Rekod BI .............. 4.2.2 Tujuan Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod BI .......... 4.2.3 Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip ........... 4.3 Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Manajemen Rekod .................... 4.3.1 Persyaratan Fungsional ................................................................ 4.3.1.1 Registrasi ........................................................................... 4.3.1.2 Akses ................................................................................ 4.3.1.3 Pelacakan ......................................................................... 4.3.1.4 Penyusutan ....................................................................... 4.3.1.5 Pelaporan dan Statistik ..................................................... 4.3.2 Persyaratan Teknis ....................................................................... 4.3.3 Persyaratan Integrasi .................................................................... 4.3.4 Persyaratan Pendukung Pemakai ................................................. 4.3.5 Persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod ......................

47 47 47 48 52 52 52 53 53 54 54 54 59 63 67 69 70 72 74 74

5. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 77 5.1 Kesimpulan ........................................................................................... 77 5.2 Saran ...................................................................................................... 79 DAFTAR REFERENSI .................................................................................... 80

xi


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran .................................................................... Gambar 4.1. Halaman Registrasi pada Fitur Penerimaan DPA di BISASKA .. Gambar 4.2. Halaman Registrasi pada Fitur Penyelesaian di BISASKA ......... Gambar 4.3. Halaman search box dalam BISASKA ........................................ Gambar 4.4. Halaman Hasil Penelusuran Rekod dalam BISASKA ................. Gambar 4.5. Halaman peminjaman dalam BISASKA ......................................

xii


7 55 56 62 63 66

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Elemen data persyaratan fungsional registrasi ................................. 56

xiii


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Struktur Organisasi Bank Indonesia Lampiran 2: Struktur Organisasi Divisi Arsip Bank Indonesia Lampiran 3: Tugas-tugas pokok divisi arsip Lampiran 4: Alur Kerja Manajemen Dokumen di Bank Indonesia Lampiran 5: Pedoman content analysis Lampiran 6: Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP) Lampiran 7: Daftar Isi Kotak (DIK) Lampiran 8: Form Entry DAP Lampiran 9: Daftar Nomor Arsip Lampiran 10: Bon Pinjam Arsip Lampiran 11: Kartu Pinjam Arsip (KPA) Lampiran 12: Halaman Login BI-SASKA Lampiran 13: Halaman registrasi 1 Lampiran 14: Halaman registrasi 2 Lampiran 15: Halaman Edit Data Registrasi Lampiran 16: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 1 Lampiran 17: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 2 Lampiran 18: Halaman Peminjaman Rekod Lampiran 19: Halaman Penyusutan/Pemusnahan Rekod Lampiran 20: 26 Elemen Data Deskripsi (ISAD (G)

xiv


BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Pesatnya pemanfaatan teknologi informasi secara luas merupakan

kebutuhan mutlak dalam menjalankan kegiatan operasional organisasi diberbagai bidang saat ini. Teknologi informasi mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemprosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau menampilkan data (Kadir, 2003:13). Keberadaan teknologi informasi dalam organisasi bertujuan agar organisasi mampu bertahan dalam era persaingan bebas dan meningkatkan daya saing. Teknologi informasi tidak hanya menawarkan kemudahan dan kecepatan dalam melaksanakan kegiatan operasional organisasi, tetapi juga mampu menciptakan kinerja yang efektif dan efisien disertai ketepatan.Teknologi informasi berperan penting dalam rangka mendukung keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Menyadari hal tersebut, saat initelah banyak unit kearsipan yang kegiatannya ditunjang dengan teknologi informasi. Hal tersebut merupakan solusi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh University of California di Berkeley yang menyatakan bahwa di seluruh dunia, lebih dari 7,5 milyar dokumen kantor diciptakan setiap tahun. Pertumbuhan volume dokumen dan rekod yang menakjubkan sehingga sangat diperlukan penerapan teknologi informasi untuk mendukung dan mempermudah pengelolaan rekod tersebut.Penelitian lain yang dilakukan oleh Blaylock (2005) menunjukkan bahwa pegawai administrasi menghabiskan kurang lebih 500 jam per tahun untuk mencari rekod yang diperlukan (Sukoco, 2007:111).Berdasarkan hal tersebut, tuntutan akan kecepatan arus informasi dan efektivitas aktivitas bisnis oganisasi mendesak organisasi untuk memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam melaksanakan fungsinya secara komputerisasi. Penerapan

teknologi

informasi

dalam

manajemen

rekod

diimplementasikan dalam suatu sistem otomasi manajemen rekod. Sistem otomasi manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan komputer untuk mendukung pengimplementasian penataan rekod yang merupakan bagian integral 1



2

dalam

pelaksanaan

pengawasan

rekod

(Kennedy,

1994:167).

Pada

perkembangannya, sistem otomasi manajemen rekod dapat sebagai bagian dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Tujuan penerapan sistem tersebut adalah untuk mengelola bukti transaksi bisnis organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap rekod-rekod tersebut secara sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod sangat beragam mulai dari sistem yang sederhana untuk mengatur file kertas hingga sistem yang dapat mengelola seluruh proses penataan rekod dalam semua format yang ada, baik tekstual maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod yang memuaskan seharusnya mampu melibatkan kegiatan pengelolaan semua bentuk rekod. Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam mengelola aktivitas bisnisnya dalam organisasi sangat beragam tergantung kebutuhan setiap organisasi tersebut. Beberapa organisasi mengimplementasikan satu sistem otomasi yang dapat mengelola semua aktivitas bisnisnya, juga membangun hubungan dengan beragam perangkat lunak aplikasi bisnis yang dapat mengcapture

dan

menyimpan

rekod

transaksi

bisnis.

Organisasi

lainnya

mengimplementasikan perangkat lunak manajemen rekod yang dapat melakukan antar muka (interface) dengan sistem pencitraan (imaging) yang menyimpan rekod. Implementasi sistem otomasi manajemen rekod dapat secara substansial mengurangi keterlibatan pegawai dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola rekod suatu organisasi. Bidang teknologi informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem otomasi manajemen rekod meliputi segala kegiatan registrasi, klasifikasi dan pengindeksan, penciptaan, penyimpanan, pengelolaan, registrasi, penyusutan, akses, temu-kembali, pelacakan penggunaan rekod-rekod tersebut dan mengontrol siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut, pelaporan, dan lain sebagainya. Sistem otomasi manajemen rekod hadir sebagai otomatisasi aktivitas bisnis yang ada dalam penataan rekod, sehingga meringankan beban arsiparis atau pengelola arsip. Oleh karena itu, teknologi informasi memegang peranan yang penting di dalam penataan rekod karena memungkinkan pekerjaan-pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat, lebih akurat, dan lebih efisien. Universitas Indonesia


3

Dalam melakukan pengelolaan rekod memerlukan sarana yang dikenal dengan pusat rekod. Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif dengan biaya rendah dan memiliki daya tampung yang besar.Penelitian ini mengambil lokasi pada pusat rekod Bank Indonesia yang dikenal sebagai Sentral Khazanah Arsip (SKA)Bank Indonesia.Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia mengemban tugas mulai dari menerima, menyimpan dan mengelola rekod inaktif dan arsip statis yang berasal dari setiap satuan kerja.Hal ini selaras dengan yang dikemukakan Penn mengenai layanan yang diberikan pusat rekod mencakup penerimaan sejumlah rekod baru, meminjamkan sejumlah rekod dan kemudian mengembalikannya

kembali,

mencarikan

informasi

yang

dibutuhkan,

mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang file yang dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada boks yang sudah ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada masanya, menyiapkan laporan(1994: 246). Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia memiliki visi menjadi pusat pengelola arsip Bank Indonesia yang kompeten dan dapat dipercaya serta memenuhi standar internasional. Berdasarkan hal tersebut, keberadaan teknologi informasi dalam Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dinilai sangat penting dalam mencapai tujuan tersebut. Disamping itu,SKA juga mulai merasakan kesulitan dalam penataan rekod, terutama dalam hal temu kembali rekod yang volumenya terus meningkat seiring aktivitas bisnis yang dijalankan.Oleh karenanya,penerapan teknologi informasi dalam penataan rekod (recordkeeping system) diaplikasikan melalui sistem otomasi manajemen rekod. Sentral Khazanah Arsip mulai membangun sistem otomasi manajemen rekod yaitu BISASKA (Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip).BISASKA pada tahun 2003 dan baru dapat dioperasikan mulai tahun 2005dalam menunjang beberapa aktivitas bisnisnya.Sistem otomasi manajemen rekod BISASKA menyatu dengan jaringan intranet organisasi sehingga semua staf (user) di lingkungan Bank Indonesia dapat mengakses BISASKA untuk temu kembali rekod yang dibutuhkan. Namun demikian, BISASKA yang diterapkan saat ini belum pernah dikembangkan lagi dan dalam waktu dekat ini akan Universitas Indonesia


4

dilakukan pengembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan standar yang berlaku. Berdasarkan

sebuah

penelitian

menyebutkan

bahwa

organisasi

memerlukan sistem penataan rekod (recordkeeping system) agar proses penataan rekodnya dapat menjadi suatu sistem yang teratur. Hasil dari penelitiannya menyatakan bahwa pengimplementasian sistem otomasi manajemen rekod yang memenuhi

persyaratan

sebagai

suatu

sistem

manajemen

rekod

dapat

meningkatkan efisiensi kegiatan pengelolaan rekod guna memenuhi fungsi pembuktian, informasi dan memori organisasi serta meningkatkan kecepatan dan ketepatan penemuan kembali informasi (Mayesti, 2003:94).Sebagai sebuah organisasi yang berorientasi international, maka sudah selayaknya penerapan sistem otomasi manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia pun harus mengacu pada standar yang sudah berlaku secara internasional. Menurut Gingrande

dalam

artikelnya

yang

berjudul

Introduction

to

Document

managementmengemukakan bahwa sistem otomasi manajemen rekod merupakan suatu sistem komputerisasi yang didalamnya terdapat penciptaan, penyimpanan, temu balik, pengorganisasian dan pengaturan alur rekod dalam format elektronik (Gingrande, 2003:1). Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat persyaratan yang harus dipenuhi. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Bearman (1994:3) bahwa terdapat persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh suatu sistem informasi untuk dapat dikategorikan sebagai sistem penataan rekod. Penerapan sistem otomasi manajemen rekod harus memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional dan persyaratan-persyaratan pendukung lainnya. Persyaratan fungsional dalam sistem manajemen rekod menurut Kennedy (1998:200) mencakup persyaratan-persyaratan yang ditetapkan pada sistem secara umum dan juga yang secara khusus untuk lingkungan tertentu. Persyaratan fungsional rekod digunakan untuk secara konsisten dapat dijadikan pedoman dalam sistem pengelolaan rekod agar setiap rekod yang berhubungan dengan kegiatan dan transaksi bisnis sesuai dengan standar yang ada. Sedangkan persyaratan pendukung selain persyaratan fungsional meliputi, persyaratan teknis,



5

persyaratan integrasi, persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod, persyaratan kebutuhan pemakai(Kennedy, 1998:199). Persyaratan sistem manajemen rekod dibutuhkan dalam sistem otomasi agar sistem dapat berfungsi sebagai sistem otomasi yang memenuhi standar sehingga mampu memenuhi tujuan organisasi. Persyaratan-persyaratan tersebut dapat menjadi tolak ukur keberhasilan penerapan sistem otomasi manajemen rekod sehingga dapat digunakan sebagai pedoman untuk membantu manajer rekod dalam melakukan proses review, pengevaluasian dan pengembangan perangkat lunak penataan rekod. Oleh karenanya, Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia perlu melaksanakan penataan rekod dengan penerapan BISASKA yang sesuai dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik dan benar agar dapat berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi pembuktian, informasi dan memori organisasi serta dapat mempertanggungjawabkan aktivitas bisnisnya sebagai sebuah organisasi.

1.2

Perumusan Masalah Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia sudah tujuh tahun menerapkan

Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA), yaitu sejak tahun 2005. Namun, selama ini BISASKA belum pernah dilakukan evaluasi untuk pengembangan sistem lebih lanjut guna optimalisasi fungsi sistem otomasi manajemen rekod.Untuk itu, peneliti ingin mengetahui apakah Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip telah memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod.Berdasarkan uraian diatas, maka pertanyaan penelitian yang harus dijawab dalam penelitian ini adalah bagaimanapenerapan Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA)berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod?

1.3

Tujuan Penelitian Berdasarkan

permasalahan

yang

telah

diuraikan

diatas,

maka

tujuandaripenelitian ini adalah untuk mengidentifikasi kesesuaian penerapan Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) terhadap persyaratan sistem manajemen rekod. Universitas Indonesia


6

1.4

Manfaat Penelitian Terdapat dua manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini, yaitu manfaat

akademis dan manfaat praktis. 1.4.1 Manfaat Akademis Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan serta menambah khazanah pengetahuan tentang ilmu kearsipan modern dengan topik sistem otomasi manajemen rekodberdasarkan persyaratan fungsional sistem manajemen rekod. 1.4.2 Manfaat Praktis Penelitian ini diharapkan dapatmemberikan bahan pertimbangan manajer rekod dalam melakukan pengembangan sistem manajemen rekod khususnya penerapan sistem otomasi manajemen rekod yang tepat bagi organisasinya. Membantu mengoptimalisasi sistem otomasi manajemen rekod yang sudah ada. Selain itu, penelitian mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod ini dapat dijadikan strategi atau referensi yang tepat untuk mengevaluasi kelayakan sistem otomasi manajemen rekod dalam sistem manajemen rekod, sehingga menjadi bahan masukan yang objektif dalam pengambilan keputusan bagi manajemen Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia untuk meningkatkan kualitas sistem otomasi manajemen rekodagar berfungsi lebih optimal.

1.5

Batasan Penelitian Batasan penelitian ini terfokus pada persyaratan fungsional sistem

manajemen rekoddalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod inaktif. Cakupan persyaratan fungsional yang disesuaikan dengan lingkup kegiatan di Sentral Khazanah Arsip, yaitu registrasi, akses, pelacakan, penyusutan, pelaporan.

1.6

Metode Penelitian Penelitian ini akan menggunakan metode penelitian kualitatif dengan

pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara dan studi dokumen. Subjek dalam penelitian ini adalah Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, sedangkan objek penelitian ini adalah



7

penerapan sistem otomasi manajemen rekod pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia.

1.7 Kerangka Pemikiran Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia merupakan pusat rekod yang berfungsi untuk menunjang visi dan misi Bank Indonesia. Sistem otomasi manajemen rekod hadir sebagai sarana penataan rekod secara otomasi. Sistem tersebut dapat berfungsi dengan optimal apabila telah memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional, teknis, integrasi, pendukung pemakai, dan mengelola berbagai jenis rekod. Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia perlu melaksanakan penataan rekod dengan penerapan BISASKA yang sesuai dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik dan benar agar dapat berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi pembuktian, informasi dan memori organisasi serta dapat mempertanggungjawabkan aktivitas bisnisnya sebagai sebuah organisasi. Pusat Rekod (Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia) Persyaratan Fungsional Persyaratan Teknis Persyaratan Sistem Manajemen Rekod

Sistem Otomasi Manajemen Rekod (BISASKA)

Persyaratan Integrasi Persyaratan Pendukung Pemakai Persyaratan Mengelola Berbagai Jenis Rekod

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran Sumber: Diolah oleh Peneliti



BAB 2 TINJAUAN LITERATUR

Tinjauan literatur menjadi sangat penting dalam penelitian ini karena digunakan sebagai dasar pijakan. Dalam bab ini akan diuraikan tentang teori yang terkait dan menjadi landasan teori untuk menjelaskan permasalahan dan analisis data dalam penelitian ini, serta mendukung dan memperkuat kajian yang akan dilakukan.

2.1 Rekod Istilah rekod diambil dari kata record yang berasal dari bahasa, sedangkan, dalam bahasa Indonesia rekod biasa dikenal sebagai arsip dinamis. Hal ini sesuai dengan konteks Anglo-Saxon yang memisahkan antara records (arsip dinamis) dan archives (arsip statis). Maka untuk selanjutnya penggunaan istilah rekod dalam penelitian ini merupakan istilah lain dari arsip dinamis (arsip aktif dan inaktif). Dalam The Australia Standard AS 4390-1996 menjelaskan bahwa rekod sebagai informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, yang diciptakan atau diperoleh oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau sebagai pendukung pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti dari berbagai kegiatan tersebut (Kennedy, 1998:5). Kennedy menegaskan kembali bahwa aspek penting dari definisi tersebut mengacu kepada penjelasan mengenai mengapa rekod diciptakan dan mengapa rekod disimpan. Rekod diciptakan untuk menunjang aktivitas bisnis dan rekod disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut (Kennedy, 1998:5). Definisi diatas lebih ditekankan pada bukti atas aktivitas bisnis dan proses transaksi yang menyebabkan rekod tersebut tercipta. Definisi lain menurut ISO 15489-1 (2001) bahwa rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti dan informasi oleh sebuah organisasi atau perorangan, menurut obligasi legal atau di dalam transaksi bisnis (ISO 15489-1:2001:3). Sedangkan dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa rekod adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu 8



9

tertentu. Sulistyo-Basuki (2003:6) menambahkan bahwa rekod adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah badan untuk menjalankan kegiatannya disebut rekod. Dengan demikian rekod merupakan hasil dari aktivitas bisnis yang masih berguna untuk menunjang pelaksanaan dan sebagai bukti aktivitas bisnis tersebut. Agar rekod yang tercipta dari hasil aktivitas bisnis organisasi dapat dimanfaatkan secara optimal sebagai bukti aktivitas organisasi maka rekod yang diciptakan harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Berdasarkan ISO 15489-1 (2001:7) rekod harus mengukuti 3 hal: a. Struktur, format rekod mempunyai hubungan antar elemen dengan kandungannya b. Konteks, isi yang diciptakan, diterima dan dipergunakan harus jelas dalam rekod. c. Berhubungan diantara dokumen lainnya. Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara lain seperti: a. Kertas, mikrofilm, atau elektronik b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto dan lain-lain. c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email, citra digital. d. Audio atau video. e. Dokumen tulisan tangan f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan dokumen yang sangat berstruktur seperti formulir (Kennedy, 1998:5). Rekod dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan meliputi: a. Rekod administratif merupakan rekod yang berhubungan dengan kegiatan administrasi dan manajemen organisasi sehari-hari, meliputi dokumentasi prosedur, formulir dan korespondensi. Contoh: pedoman staf, roster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukuan perjalanan.



10

b. Rekod akuntansi meliputi laporan, formulir dan surat menyurat yang berkaitan dengan keuangan. Contohnya invoice, arsip rekening bank, laporan pembayaran nasabah. c. Rekod

proyek,

meliputi

surat

menyurat,

catatan,

dokumentasi

pengembangan produk dan lain-lain yang berkaitan dengan proyek tertentu. d. Berkas kasus, meliputi rekod klien, personalia, asuransi kontrak dan berkas perkara hukum (Kennedy, 1998:6). Rekod atau arsip dinamis dalam penggunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu: a. Rekod aktif Merupakan rekod yang diciptakan dan digunakan secara teratur untuk bisnis yang sedang dilakukan suatu perusahaan serta dipelihara di tempat asal rekod itu diciptakan atau diterima. Dengan kata lain rekod ini tingkat penggunaannya masih tinggi dalam pelaksanaan kegiatan keseharian organisasi. b. Rekod inaktif Merupakan rekod yang aktivitas penggunaannya sudah menurun dan disimpan untuk memenuhi persyaratan retensi, karena itu rekod inaktif pada umumnya disimpan di suatu tempat tertentu yang dikenal dengan istilah pusat rekod (record center). Rekod inaktif merupakan rekod yang tidak lagi diperlukan untuk kepentingan bisnis dan sudah waktunya disusutkan. Rekod ini memiliki nilai berkesinambungan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensinya, setelah itu berdasarkan nilai dan gunanya akan diputuskan apakah rekod tersebut kemudian dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip (SulistyoBasuki, 1999:21). Berdasarkan standar ICA, rekod inaktif adalah rekod yang digunakan 5 atau 6 kali dalam satu tahun. Sedangkan berdasarkan Mina John Son adalah rekod yang digunakan maksimal 15 kali dalam setahun (Sumrahyadi, 2008).



11

Dalam penyusunan rekod yang disimpan terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan. Dua prinsip utama dalam penyusutan rekod yang telah biasa digunakan, yaitu: a. Prinsip provenance Merupakan prinsip yang menyatakan bahwa suatu rekod dari badan tertentu harus dijaga keutuhannya sebagaimana awal rekod tersebut tercipta. Prinsip provenance mengacu pada tempat asal rekod tersebut digunakan organisasi, kantor, individu yang membuat, menerima atau menggunakan rekod dalam penggunaan bisnis. Dalam prinsip ini, rekod unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan rekod sejenis dari unit lain. b. Prinsip Original Order Merupakan penyusunan berkas rekod menurut susunan aslinya. Prinsip ini melestarikan rekod dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan yang digunakan pada kantor asal. Jadi, rekod yang diterima tetap dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan (Sulistyo-Basuki, 2003:335).

2.2 Pusat Rekod Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif dengan biaya rendah dan memiliki daya tampung yang besar. Pusat rekod dapat dibangun di lingkugnan organisasi (inhouse/onsite facility) atau jauh dari lokasi organisasi (offsite facility). Secara umum layanan yang harus disediakan oleh pusat rekod tergantung pada sumber-sumber yang tersedia. Layanan yang diberikan meliputi penerimaan sejumlah

rekod

mengembalikannya

baru,

meminjamkan

kembali,

sejumlah

mencarikan

rekod

informasi

dan

yang

kemudian dibutuhkan,

mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang file yang dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada boks yang sudah ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada masanya, Universitas Indonesia


12

menyiapkan laporan dan mengirim tagihan pada klien. Dalam pelayanan penyimpanannya terdapat tiga tingkatan layanan, yaitu: a. Penyimpanan minimal (minimal storage) Pusat rekod ini dikenal dengan istilah penyimpanan sementara (intermediate repository), secara sederhana pusat rekod ini merupakan tempat penyimpanan rekod selama masa tunggu untuk dinilai atau dimusnahkan. Umumnya, tipe jasa ini tidak menyediakan indeks atau daftar rekod yang ada, untuk itu biasanya hanya menggunakan catatan pada saat rekod tersebut aktif. Pada boks penyimpanan biasanya hanya dituliskan isi dan tanggal pemusnahan/penilaian. b. Penyimpanan pengawasan inventaris standar (standar inventory control storage) Merupakan bentuk tradisional manajemen pusat rekod. Tujuannya adalah bertanggung jawab terhadap seluruh rekod yang terakumulasi sepanjang tahun dan biasanya disimpan dalam boks. Pengawasan inventaris dapat dilakukan secara manual, terotomatisasi atau kombinasi keduanya yang terpenting tujuannya tercapai. Rekod diterima oleh pusat rekod kemudian diperiksa dan diolah lalu ditempatkan di boks dan dijajarkan di rak. Oleh karenanya, pembuatan label pada boks merupakan hal penting. Kode isi, kode pemilik, kode lokasi memerlukan pengawasan dengan cermat. Penemuan kembali informasi akan lebih mudah jika telah menggunakan sistem otomasi. c. Penyimpanan layanan rujukan penuh (full reference storage) Tipe ini menyediakan penyimpanan yang komprehensif dan layanan rujukan bagi klliennya. Terdapat persyaratan yang rinci dan detail pada saat menerima rekod untuk disimpan, seperti menyediakan formulir dan bukti transfer, jadwal informasi dokumen yang memungkinkan pembuatan daftar dan indeks, pemakaian boks yang mengikuti standar, dan jadwal pengawasan rekod yang teliti. Pusat rekod ini juga memberikan layanan rujukan penuh, termasuk peminjaman dan pengembalian rekod serta reproduksi. Pusat rekod tipe ini umumnya memiliki kemampuan komputerisasi yang tinggi dan menyediakan fasilitas penyimpanan untuk Universitas Indonesia


13

beragam media rekod seperti, bahan kartografi, media grafis (foto, lukisan, gambar teknik), rekaman suara, film, dan video, bentuk mikro, disket, media optik, dan lain-lainnya (Penn, 1994:246). Pada dasarnya, tujuan organisasi menyediakan dan mengelola pusat rekod adalah untuk: a. Mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penyimpanan, temu-kembali dan pemusnahan rekod semi-aktif dan inaktif b. Menjamin keamanan dari akses illegal dan kerusakan rekod c. Melindungi rekod dari kerusakan akibat bencana alam seperti kebakaran, banjir, gempa bumi dan sebagainya.

2.3 Manajemen Rekod The Australian Standard AS 4390-1996 mendefinisian manajemen rekod sebagai suatu disiplin ilmu dan fungsi organisasi yang mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan komunitas. Manajemen rekod terkait untuk memastikan bahwa aktivitas bisnis organisasi telah didokumentasikan secara tepat dengan merancang dan mengimplementasikan seluruh sistem, prosedur dan layanan yang berhubungan. Manajemen rekod merupakan hal penting dalam organisasi karena organisasi mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang benar, sehingga informasi selalu tersedia ketika diperlukan (Kennedy, 1998:8). Selanjutnya Doyle menyatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan

perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem

administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahannya menjadi arsip (Doyle dalam Mayesti, 2003:18). Berdasarkan ISO 15489-1(2001:3) menyatakan bahwa manajemen rekod merupakan bidang manajemen yang bertanggung jawab dalam menciptakan sistem kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pengaturan, penggunaan dan pemusnahan rekod, termasuk proses pengkapturan (capturing), penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi mengenai aktivitas bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod. Wallace (1992) juga sependapat bahwa manajemen rekod “as the systematic control placed over life cycle of recorded Universitas Indonesia


14 from creation to ultimate disposition or permanent storage of a record”. Dapat diartikan sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup rekod, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan secara permanen. Selaras dengan ISO 15489-1: 2001 dan Wallace, menjelaskan bahwa manajemen rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten mencakup keseluruhan daur hidup rekod. Definisi lain mengatakan bahwa manajemen rekod adalah area manajemen administratif yang berkaitan dengan biaya dan efisiensi dalam penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod organisasi setelah melewati siklus hidup rekod (International Council of Archives). Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen rekod merupakan bagian penting dalam organisasi untuk memastikan aktivitas bisnis telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup rekod (mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan atau penyimpanan secara permanen) melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang saling terkait. Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif dan efisien ke informasi yang tepat ketika dibutuhkan. Disamping itu, manajemen rekod mempengaruhi efisiensi terhadap anggaran penyimpanan dan pemeliharaan rekod. Pentingnya keberadaan manajemen rekod dalam organisasi menurut Kennedy (1998:8-9) adalah sebagai berikut: a. Organisasi mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang tepat untuk membantu pengambilan keputusan, tujuan operasional umum, sebagai bukti kebijakan dan aktivitas, serta menunjang litigasi. Manajemen rekod memastikan bahwa informasi yang tepat dapat diakses dan tersedia ketika dibutuhkan. b. Organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional dan etis untuk menciptakan rekod tertentu; organisasi juga disyaratkan mempertahankan rekod jenis tertentu untuk masa tertentu. Manajemen rekod memastikan bahwa organisasi melaksanakan aturan tersebut. c. Organisasi perlu melakukan pengawasan volume informasi yang diciptakan dan disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomi, setidaknya selama rekod kertas tersebut penting bagi organisasi— penyimpanan dan pemeliharaan rekod kertas memerlukan ruangan Universitas Indonesia


15

penyimpanan yang besar—namun juga untuk efisiensi operasional. Mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan jika informasi tersebut tersimpan sangat banyak pada informasi yang sudah usang. Manajemen rekod mencakup pengawasan terhadap penyusutan rekod dan pemisahan antara rekod aktif dan inaktif. Robek (1987, 8) menambahkan tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien; b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin; c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah; d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau pengguna rekod.

2.3.1

Manajemen Rekod Inaktif Manajemen rekod inaktif merupakan elemen dari program manajemen

rekod yang komprehensif. Cakupan manajemen rekod inaktif adalah memilih fasilitas penyimpanan, mengembangkan prosedur untuk pmindahan rekod, menentukan

prosedur

pemusnahan

serta

menetapkan

peraturan

dan

tanggungjawab dalam pengelolaan rekod inaktif (Kennedy, 1998:3). Sedangkan berdasarkan Wallace (1992:4) menyatakan manajemen rekod inaktif adalah bagian dari keseluruhan program manajemen rekod dan menjadi kelanjutan yang tidak bisa dipisahkan dari manajemen rekod aktif. Adapun cakupannya meliputi kegiatan pemindahan rekod inaktif dari unit kerja penciptanya ke pusat rekod, penyimpanan rekod inaktif di pusat rekod dan penyusutan rekod inaktif yang telah memasuki masa retensinya. Kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan rekod inaktif di pusat rekod adalah sebagai berikut: a. Pemindahan rekod Yaitu kegiatan untuk memindahkan rekod dari unit pengolah ke pusat rekod. Kebijakan di lingkungan organisasi akan menentukan jenis rekod seperti apa yang akan ditransfer ke pusat rekod. Organisasi harus memiliki Universitas Indonesia


16

kebijakan dan prosedur dalam rangka mengolah rekod. Tahapan ini harus dapat dipastikan akan adanya koordinasi yang baik antara unit kerja dan pusat arsip. Pelaksanaan pemindahan rekod harus didokumentasikan secara jelas dan dicatat seluruh perkembangannya. Persiapan pelaksanaan pemindahan rekod secara umum adalah tanggung jawab dari pencipta rekod. Persiapan tersebut meliputi tahapan prosedur sebagai berikut: Menata rekod, rekod disusun dan dimasukkan ke dalam file, bundel atau jilid untuk memudahkan temu kembali. Melindungi fisik arsip, dalam hal ini harus dapat dipastikan bahwa semua komponen rekod berada dalam folder yang aman. Pembatas, straples atau klip yang menempel pada dokumen harus dilepaskan. Mendeskripsikan rekod yang dipindahkan. Rekod yang akan dipindahkan ke pusat rekod harus disertai oleh datar pemindahan rekod atau dapat juga dideskripsikan dalam formulir pengadaan rekod. Sedangkan menurut Martono (1990:61) prosedur pemindahan rekod inaktif ke pusat rekod (records centre) adalah sebagai berikut: Rekod yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelaan. Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftar sekurang-kurangnya tentang: nama unit kerja yang memindahkan, judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas, bentuk fisik rekod, jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik. Rekod yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja Pemindahan

dilaksanakan

dengan

membuat

berita

acara

pemindahan rekod. b. Penyimpanan rekod inaktif Yaitu kegiatan untuk mengelola penyimpanan rekod inaktif sesuai dengan masa retensinya serta memilih media penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengambilan keputusan untuk menerima sebuah rekod berarti berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang baik memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses dan Universitas Indonesia


17

diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan rekod dapat dilihat berdasarkan format fisik, kegunaan dan nilai rekod tersebut. Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan pelayanan yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama diperlukan. Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod, kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitif, karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan dan keperluan akses. Untuk memastikan bahwa rekod disimpan dengan baik dan terlindungi, penilaian terhadap fasilitas penyimpanan meliputi: Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada di area yang tidak beresiko. Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperatur dan tingkat kelembaban yang sesuai kebutuhan, perlindungan dari bahaya api, perlindugan dari perusakan karena air, perlindungan dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti radioactive, isotope, jamur), ukuran keselamatan, kontrol akses ke area penyimpanan, sistem pendeteksi pada entri yang tidak diizinkan, perlindungan

terhadap

pengrusakan

yang

disebabkan

oleh

serangga. Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod dan cukup kuat untuk menanggung beban berat (ISO 15489-2, 2001:18). c. Penyusutan/pemusnahan Merupakan rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian, termasuk retensi, penghancuran/penghapusan rekod dalam atau dari suatu sistem kearsipan manual maupun elektronik. Tahapan penyusutan termasuk juga kegiatan penyerahan rekod bernilai guna sekunder

atau

yang

memiliki

nilai

guna

sebagai

bahan

pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk Universitas Indonesia


18

penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (Laksmi, 2007:234). Prosedur penyerahan rekod dapat dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan rekod dengan melampirkan daftar rekod yang akan diserahkan. Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional, penyerahan dapat dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan rekod. Rekod yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan sarana pengendaliannya.

2.3.2

Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan.

Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan (Penn, 1994:12). Dalam siklus hidup rekod terdapat beberapa fase atau tahapan dan dalam setiap tahapan terdiri dari berbagai elemen dan aktifitas. Terdapat beragam pendapat mengenai tahapan yang dialami rekod dalam siklusnya. Kennedy membagi siklus hidup menjadi lima tahapan, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan (Kennedy, 1998:9). Sedangkan Penn menyatakan siklus hidup rekod secara garis besar, yaitu terdiri atas tahap penciptaan (creation phase), tahap penggunaan dan pemeliharaan (used and maintenance phase) dan tahap istirahat atau penyusutan (retirement/disposition phase) (Penn,1994:12). a. Tahap penciptaan Pada tahap penciptaan, rekod diciptakan atau diterima oleh organisasi dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Martono menyatakan bahwa rekod tercipta karena organisasi melakukan suatu tindakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya. Rekod yang tercipta mengandung berbagai data dan informasi yang sesuai dengan keanekaragaman kegiatan yang dilakukan organisasi (Martono, 1994:15). Oleh karena itu, informasi yang terdapat dalam rekod merupakan cerminan dari pelaksanaan tugas



19

dan fungsi oganisasi. Sehingga, rekod perlu disimpan dan dipelihara sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan organisasi. b. Tahap penggunaan dan pemeliharaan Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan rekod sudah mulai aktif digunakan sebagai berkas kerja. Rekod ini disebut dengan rekod aktif (current records), karena secara aktif digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi baik dalam tahap perencanaan, pertimbangan, sampai kepada pelaksanaan kegitatan atau transaksi. Informasi yang terkandung dalam rekod digunakan untuk memperlancar organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Agar rekod dapat digunakan, rekod yang terdiri dari berbagai macam tipe dan jenisnya itu harus diorganisasikan, disimpan secara sistematis dengan baik dan benar. Rekod perlu dikelola agar pada saat dibutuhkan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disediakan. Penyimpanan juga berarti memelihara agar rekod tidak hilang, rusak karena berbagai faktor, khususnya untuk rekod vital (Martono, 1994:17). c. Tahap istirahat dan penyusutan Pada tahap ini rekod tidak lagi digunakan secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan dan transaksi organisasi. Frekuensi penggunaan rekod pada tahap ini telah menurun. Pada tahap ini rekod dikatakan sebagai rekod inaktif (non-current records). Dalam rangka efisiensi dan penghematan pengelolaan rekod mulai dipikirkan untuk dikurangi jumlahnya. kegiatan pengurangan rekod ini disebut dengan kegiatan penyusutan. Penyusutan bertujuan untuk mencegah penumpukan rekod serta efisiensi media penyimpanan, peralatan dan tenaga sehingga proses penemuan kembali dapat berjalan dengan baik. Sebuah organisasi tidak bisa terus menerus menyimpan rekod yang dimilikinya karena hal itu jelas membutuhkan media penyimpanan yang besar yang akan terkait dengan biaya pengelolaan yang besar pula sehingga rekod harus disusutkan. Namun, tidak semua rekod dapat disusutkan, karena dari banyaknya rekod yang tercipta terdapat rekod yang memiliki nilai berkelanjutan yang harus dipertahankan organsasi. Dalam Universitas Indonesia


20

hal ini, organisasi harus melakukan kegiatan penilaian. Menurut Martono, penilaian (records appraisal) merupakan tindakan menilai rekod inaktif bila sudah selesai kegunaannya untuk ditentukan nasibnya, dimusnahkan (karena tidak bernilai guna), atau disimpan sebagai rekod permanen atau rekod statis. Dalam menyelenggarakan penyusutan dibutuhkan pedoman yang dinamakan jadwal retensi.

Model kontinum rekod merupakan model manajemen rekod sebagai sebuah proses yang berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan sampai disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari perspektif aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan visualisasi dalam tahapan berurutan, yang merupakan penekanan dari analogi siklus hidup. Hal ini seperti mengelola rekod dengan pertanyaan rekod apa yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bukti kegiatan, sistem dan peraturan apa yang diperlukan untuk menjamin rekod terkaptur dan terpelihara, berapa lama masa simpannya untuk kebutuhan organisasi dan siapa yang berhak mengakses rekod tersebut. Model kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk dokumentasi pembuktian sebagai bagian integral manajemen operasional dan stategis (Kennedy, 1998:10). Model kontinum rekod dianggap lebih menggambarkan pengelolaan dalam bentuk elektronik dibandingan model siklus hidup rekod karena model ini menawarkan pendekatan terpadu dalam mengelola rekod. Model siklus hidup tidak dapat memberikan konsep yang jelas mengenai pengelolaan rekod. Salah satu contoh adalah eksistensi rekod yang memiliki nilai berkesinambungan sebagai rekod tidak terlihat, sehingga kebutuhan pelestarian dan penyediaan akses ke rekod setelah fase penyusutan tidak dijelaskan. Pada model kontinum, penyusutan dapat terjadi di fase manapun, rekod dapat dinilai pada waktu sistem penataan rekod dirancang dan nilai rekod tersebut sudah dapat diidentifikasi sebelum rekod itu tercipta (Records and recordkeeping, 1994:3).



21

2.4

Sistem Otomasi Manajemen Rekod Sistem otomasi manajemen rekod (automated records management

systems) adalah salah satu jenis sistem informasi yang merupakan sarana untuk mendukung proses penataan rekod (recordkeeping). Menurut Kennedy (1994:167) sistem otomasi manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan komputer digunakan untuk mendukung pengimplementasian penataan rekod yang merupakan bagian integral dalam pelaksanaan pengawasan rekod. Tujuan penerapan sistem tersebut adalah untuk mengelola bukti transaksi bisnis organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap rekod-rekod tersebut secara sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod sangat beragam mulai dari sistem yang sederhana untuk mengatur file kertas hingga sistem yang dapat mengelola seluruh proses penataan rekod dalam semua format yang ada, baik tekstual maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod yang memuaskan seharusnya mencakup seluruh kegiatan penataan rekod dan mampu melakukan pengolahan semua bentuk rekod. Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam mengelola aktivitas bisnis dalam organisasi sangat beragam tergantung kebutuhan setiap organisasi tersebut. Cakupan penerapannya meliputi kegiatan registrasi, klasifikasi dan pengindeksan, temu kembali, penyusutan, pelacakan penggunaan rekod-rekod dan mengontrol siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut. Beberapa organisasi mengimplementasikan satu sistem otomasi yang dapat mengelola semua aktivitas bisnisnya, juga membangun hubungan dengan beragam perangkat lunak aplikasi bisnis yang dapat meng-capture dan menyimpan rekod transaksi bisnis. Organisasi lainnya mengimplementasikan perangkat lunak manajemen rekod yang dapat melakukan antar muka (interface) dengan sistem pencitraan (imaging) yang menyimpan rekod. Implementasi sistem otomasi manajemen rekod

dapat

secara

substansial

mengurangi

keterlibatan

pegawai

dan

meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola rekod suatu organisasi. Pemilihan produk sistem otomasi manajemen rekod perangkat lunak dapat mengembangkan sendiri (in-house) sesuai kebutuhan organisasi atau perangkat lunak yang sudah jadi. Biasanya biaya yang diperlukan untuk mengembangkan sistem sendiri akan lebih mahal dibandingkan membeli perangkat lunak yang Universitas Indonesia


22

sudah jadi, namun tidak ada satu perangkat lunak pun yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan kondisi sebuah organisasi. Keuntungan mengembangkan sistem sendiri adalah sistem yang dibuat khusus sesuai pesanan sehingga lebih tepat dan sesuai dengan kebutuhan dan terminologi informasi yang digunakan dalam organisasi tersebut. Selain itu dukungan teknis segera tersedia bila diperlukan karena biasanya menyatu dengan dukungan manajemen terhadap sistem tersebut (Mayesti, 2003:24). Strategi untuk mengimplementasikan sistem otomasi manajemen rekod, yaitu dengan melakukan hal berikut: 1) Merancang sistem otomasi manajemen rekod yang dibutuhkan. 2) Mendokumentasikan sistem otomasi manajemen rekod yang akan diimplementasikan. Tujuannya agar sistem otomasi manajemen rekod yang telah dirancang dapat dianalisa untuk mengetahui kekurangan dan kelebihannya sehingga sistem tersebut dapat berfungsi dengan optimal. 3) Pelatihan terhadap praktisi rekod dan personil lainnya yang terkait dalam sistem rekod tersebut. 4) Mengkonversi rekod ke dalam sistem, format dan kontrol rekod elektronik yang baru. 5) Menetapkan dan menyesuaikan standard performa rekod dengan kebutuhan organisasi. 6) Menetapkan jadwal retensi dan membuat penilaian terhadap rekod yang mempunyai nilai yang berkesinambungan. (ISO 15489-1, 2001:8) Pada

perkembangannya

sistem

otomasi

manajemen

rekod

akan

berkembang menjadi sistem manajemen rekod elektronik. Sistem manajemen rekod elektronik menurut International Council on Archives (2008) adalah sistem yang secara khusus didisain untuk mengelola pemeliharaan dan disposisi rekod. Sistem mempertahankan konten, konteks, struktur dan link antara rekod untuk memungkinkan aksesibilitas

dan mendukung nilai kebuktian rekod. National

Archives and Record Administration, United States (2003:1) mendefinisikan sistem manajemen rekod elektronik adalah manajemen yang memiliki fungsi untuk mendukung pengumpulan, pengorganisasian, kategorisasi, penyimpanan rekod elektronik, metadata, dan lokasi dari fisik rekod, penemuan kembali, Universitas Indonesia


23

penggunaan dan disposisi. Brown menambahkan bahwa manajemen rekod elektronik merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan rekod elektronik (Budiman, 2009:4). Sedangkan, sistem manajemen rekod elektronik menurut panduan manajemen sistem dokumen elektronik, Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia (2003) adalah sistem yang baik akan mendukung pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah, menyediakan sumber informai yang berkualitas dan otentik, prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun transparansi informasi, pertukaran, ekstraksi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah. Oleh karenanya, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen rekod elektronik merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh organisasi. Menurut Sukoco (2009:112) terdapat beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan rekod secara elektronik yang mampu mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikannya, diantaranya adalah: a. Cepat ditemukan dan memungkinkan penataan rekod tanpa meninggalkan meja kerja. b. Pengindeksan yang fleksible dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya. Bandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang mengakibatkan berlaku hal sebaliknya. c. Pencarian secara full-teks, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full teks dokumen. d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat di layar monitor atau mencetak tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat juga mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja terpindahkan. Tentunya ada prosedur untuk memback-up file ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk. e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ±7000



24

lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam formt PDF) atau ±700 lembar foto (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG). f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga risiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disiman secara digital. g. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN bahkan internet. h. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah baniir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

2.5

Persyaratan Sistem Manajemen Rekod Persyaratan

sistem

manajemen

rekod

perlu

diperhatikan

dalam

mengembangkan sistem otomasi manajemen rekod adalah agar manajer rekod menganalisa perangkat lunak berdasarkan lima persyaratan yaitu: a. Persyaratan fungsional (contohnya kebutuhan akan kegiatan manajemen rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, pemeliharaan, penelusuran, temu-kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan pengawasan terhadap akses). b. Persyaratan teknis (misalnya kemampuan menerima sistem, kustomisasi, efektivitas dalam kaptur informasi dan teknik temu-kembali, sesuai dengan standard industri, kemutakhiran sistem, pengawasan keamanan, dan mudah digunakan. c. Persyaratan integrasi (misalnya dapat berintegrasi dengan aneka aplikasi desktop atau bahkan sistem bisnis atau peralatan informasi lainnya).



25

d. Persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod (misalnya rekod kertas, media magnetik, bentuk mikro, dst). e. Persyaratan kebutuhan pemakai (misalnya mudah digunakan, tersedia menu “help”, dilengkapi dokumentasi aktivitas) (Kennedy, 1998:199).

2.5.1

Persyaratan Fungsional Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat persyaratan

fungsional agar sistem tersebut dapat berfungsi sebagai sistem yang memenuhi standard.

Persyaratan

fungsional

merupakan

persyaratan

utama

dalam

mengimplementasikan sistem otomasi manajemen rekod, karena persyaratan ini bertujuan untuk menjaga kepercayaan dan keotentikan rekod. Persyaratan fungsional ada untuk mendukung kepercayaan dan keotentikan rekod dan sebaliknya kepercayaan dan keotentikan dari rekod merupakan subyek utama dari persyaratan fungsional (GERA dalam Wardani, 2006:23). Oleh karena itu, persyaratan fungsional bertujuan untuk dapat menghasilkan rekod yang sesuai dengan karakteristik rekod yang baik dalam kegiatan bisnis organisasi. Fokus persyaratan fungsional adalah pada hasil yang dibutuhkan untuk memastikan rekod dikelola dengan tepat, terlepas dari jenis sistem otomasi manajemen rekod yang digunakan. Persyaratan fungsional berfungsi memberikan deskripsi tingkat tinggi dari kemampuan manajemen rekod bukan pada spesifikasi rinci, teknik-teknik dan strategi untuk mencapai hasilnya yang tergantung dari jenis sistem yang digunakan. Persyaratan fungsional sistem rekod mencakup baik persyaratan-persyaratan yang diterapkan pada sistem secara umum dan juga yang secara khusus untuk lingkungan tertentu. Hal ini dimaksudkan bahwa setiap organisasi harus menyesuaikan persyaratan fungsional untuk memenuhi kebutuhan bisnis organisasi untuk menjamin pengelolaan rekod dalam suatu sistem telah memenuhi karakteristik rekod yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi rekod sebagai bukti aktivitas organisasi. Berdasarkan penjelasan diatas, persyaratan fungsional dapat digunakan sebagai pedoman untuk memantau manajer rekod dalam melakukan proses review dan pengevaluasian perangkat lunak manajemen rekod.



26

Persyaratan fungsional dalam sistem penataan rekod berdasarkan hasil dari proyek penelitian University of Pittsburgh mengenai identifikasi persyaratan sistem penataan rekod selama tiga tahun menghasilkan, sebagai berikut: a. Compliant (memenuhi ketentuan hukum dan administratif) b. Responsible (dapat dipertanggungjawabkan) c. Implemented (dapat diimplementasikan) d. Reliable (dapat dipercaya) e. Comprehensive (menyeluruh) f. Identifiable (dapat diidentifikasi) g. Complete (lengkap) h. Authentic (otentik) i. Preserved (dapat dilestarikan) j. Removable (dapat dihapus) k. Exportable (dapat dikirim ke sistem lain) l. Accesible (dapat diakses) m. Redactable (dapat dilindungi) (Bearman, 1994: 294). Menurut Kennedy (1998:199) persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelusuran, temukembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol. Dalam penelitian ini, peneliti berlandaskan teori persyaratan fungsional sistem manajmen rekod yang dikemukakan oleh Kennedy (1998:199), karena persyaratan yang dikemukakan ditujukan langsung terhadap fungsi-fungsi dalam penataan rekod. Sedangkan teori yang dikemukakan Bearman (1994:294) terlalu kompleks untuk diteliti. Persyaratan fungsional utama yang disesuaikan dengan sistem otomasi manajemen rekod inaktif mencakup registrasi, akses, pelacakan, pemusnahan, dan pelaporan rekod.

2.5.1.1 Registrasi Registrasi adalah suatu kegiatan untuk memberi rekod sebuah identitas yang unik dalam sistem rekod. Hal ini bertujuan untuk memberikan bukti bahwa rekod telah diciptakan dan sudah masuk ke dalam sistem rekod. Registrasi Universitas Indonesia


27

mencakup pencatatan deskripsi informasi singkat dalam konteks rekod dan hubungannya dengan rekod lain. Proses registrasi biasanya jarang digunakan dalam sistem berbasis tercetak dalam beberapa budaya manajemen rekod. Registrasi dapat meliputi sekumpulan seri rekod maupun item dari masing-masing rekod. Organisasi perlu mengidentifikasi rekod tersebut dalam berbagai bentuk yang ada, baik kertas maupun elektronik (ISO 15489-1, 2001:3). Dalam proses registrasi termasuk didalamnya kegiatan deskripsi rekod, menurut ICA (International Council on Archives) 2000 deskripsi adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit rekod yang dideskripsikan secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut mencerminkan proses

pelestarian,

penataan,

analisis

dan

pengaturan

informasi

guna

mengidentifikasi bahan rekod tersebut, termasuk penjelasan konteks dan sistem kearsipan yang melahirkan rekod tersebut. Deskripsi rekod dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan rekod, struktur pemberkasannya, hubungan dengan rekod lain, dan cara bagaimana rekod tersebut dapat ditemukan dan digunakan. Dalam artikel penataan dan deskripsi arsip oleh Anon Mirmani, deskripsi merupakan usaha untuk pengawasan intelektual, sehingga dapat digunakan oleh pemakai dengan seefektif mungkin. Tujuan deskripsi menurut ICA dalam ISAD(G)International standart Archival Description adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan konteks dan isi dari bahan-bahan rekod dalam rangka untuk mempromosikan

aksesibilitasnya.

Hal

ini

dicapai

dengan

menciptakan

representasi akurat dan tepat dengan mengorganisir mereka sesuai dengan model yang telah ditentukan. Uraian proses terkait bisa dimulai pada atau sebelum penciptaan catatan dan terus berlanjut sepanjang masa aktif rekod. Proses ini memungkinkan untuk lembaga melakukan kontrol intelektual yang diperlukan untuk menjaga data yang dapat diandalkan, otentik, bermakna dan dapat diakses pada masa mendatang. Proses registrasi merupakan cara formal untuk penerimaan rekod ke dalam sistem rekod. Dalam pengerjaan secara manual, pada sistem berbasis tekstual, registrasi biasanya berupa rekod terpisah. Proses registrasi dapat diikuti klasifikasi dan determinasi dari disposisi dan status akses (ISO 15489-2, 2001:15). Tujuan Universitas Indonesia


28

registrasi adalah menyediakan bukti bahwa rekod telah diterima atau dibuat dalam sebuah sistem penataan rekod. Registrasi biasanya mensyaratkan minimum dua elemen data, yaitu pengenal yang unik serta tanggal dan waktu pencatatan. Elemen yang digunakan meliputi nama atau judul dokumen, deskripsi teks atau abstrak, tahun pembuatan, tanggal dan waktu pengiriman dan penerimaan, pembuat dan pengirim dokumen. Elemen tersebut menghubungkan dokumen dengan dokumen lain yang berkaitan sehingga dapat mencatat urutan kegiatan organisasi (Sulistyo-Basuki, 2003). Setiap rekod dan agregasi yang terkait harus memiliki pengenal unik dan terus-menerus berhubungan dengan sistem. Hal ini memungkinkan pengguna untuk mencari rekod dan membantu mereka untuk membedakan antara versi satu dan lainnya (International Council on Archives, 2008). Berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod, fitur dalam registrasi harus mencakup no. rekod, tanggal registrasi, operator entri data, tanggal dan waktu penciptaan, pengirim/unit kerja pencipta, judul, link antara dokumen kertas dan elektronik, lokasi, bentuk fisik, abstrak/informasi deskriptif, kata kunci/nama lain, klasifikasi keamanan, jadwal retensi, nama aplikasi rekod diciptakan (bentuk elektronik) (Kennedy, 1998:200). Berdasarkan ISO 15489-1 dan 15489-2 (2001), spesifikasi registrasi harus memenuhi metadata minimum, yaitu: a. Penanda unik yang diberikan dari sistem, b. Tanggal dan waktu registrasi; c. Judul atau deskripsi singkat; d. Keterangan pengarang (perorangan atau badan korporasi), e. Pengirim dan atau penerima. Sedangkan berdasarkan aturan ISAD(G) disusun dalam tujuh area deskripsi informasi, yaitu: a. Identity statement area, berisi informasi penting yang disampaikan untuk mengidentifikasi unit rekod. b. Context area, berisi informasi mengenai asal dan proses penggunaan satuan rekod.



29

c. Content and structure area, berisi informasi mengenai subjek deskripsi dan penyusunan rekod dibawahnya-susunan hirarkis. d. Condition of access and use area, berisi informasi mngenai aksesibilitas dan ketersediaan mengenai rekod yang dideskripsikan. e. Allied materials area, berisi informasi mengenai material atau bahan rekod secara fisik. f. Note area, berisi informasi khusus yang tidak bisa dimasukkan ke dalam elemen data yang lain. g. Description control area, berisi informasi tentang bagaimana, kapan dan oleh siapa deskripsi tersebut disiapkan. Dalam tujuh area deskripsi informasi rekod berdasarkan ISAD (G) terdiri atas 26 elemen pendeskripsian rekod yang lebih rinci. Namun, tidak semua elemen mutlak digunakan dalam setiap pendeskripsian rekod. Terdapat beberapa elemen penting yang harus ada dalam kesepakatan internasional dalam menunjang pertukaran informasi deskriptif secara internasional, berikut adalah elemen data tersebut: a. Reference code (dapat berupa nomor inventori) b. Title (judul) c. Creator (pembuat/pencipta rekod) d. Date(s) (tanggal pembuatan, tanggal akumulasi rekod disusun) e. Extent of the unit of description (jumlah unit rekod secara fisik) f. Level of description (tingkat hirarkis rekod) Data elemen yang tersebut diatas merupakan data elemen dari area deskripsi satu Identity Statement Area pada ISAD(G) yang merupakan unsur deskripsi terpenting. Dengan tersedianya enam elemen tersebut maka sebuah deskripsi rekod sudah memenuhi sebuah standar deskripsi internasional yang ada pada

ISAD(G),

walaupun

secara

detail

masih

sangat

kurang

untuk

menggambarkan isi atau informasi dari sebuah rekod. ISAD(G) merupakan seperangkat aturan deskripsi yang merupakan bagian dari proses penataan rekod, apabila aturan ISAD(G) dipenuhi dengan baik maka diharapkan akan muncul beberapa kemudahan dalam pengelolaan rekod, yaitu:



30

a. Memastikan pembuatan deskripsi jelas, konsisten, tepat, dan dapat memberikan rincian yang jelas akan isi rekod tersebut. b. Memberikan fasilitas proses temu-kembali dan pertukaran informasi rekod. c. Memungkinkan untuk saling berbagi data kepada pembuat rekod yang lain. d. Memungkinkan untuk integrasi deskripsi dari beberapa lokasi berbeda menjadi sebuah kesatuan informasi. Berdasarkan pemaparan di atas, registrasi yang lebih rinci berhubungan dengan deskripsi informasi mengenai isi, konteks, dan struktur dari rekod dan hubungannya dengan rekod lainnya menurut Kennedy (1998:200), meliputi: tanda pengenal unik, tanggal dan waktu registrasi; operator entri data; tanggal penerimaan; pengarang/pengirim; alamat; judul (file dan dokumen), versi/bentuk, hubungan antara dokumen kertas dan elektronik, lokasi, bentuk fisik, abstrak/informasi deskriptif, kata kunci atau nama lain, klasifikasi keamanan, periode, hubungan ke dokumen/file yang berkaitan dengan aktifitas bisnis lainnya, aplikasi (versi) dimana dokumen diciptakan (jika dalam bentuk elektronik), status penyusutan, rincian dari susunan dokumen yang berhubungan, standar yang dipenuhi struktur rekod. Rincian di atas dapat ditambah atau dikurangi tergantung kebutuhan dan jenis rekod yang sesuai bagi organisasi.

2.5.1.2 Akses Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat mencari, menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod (ISO 15489-1, 2001:2). Berikut merupakan pola akses dan keamanan sistem klasifikasi dalam (ISO 15489-2, 2001:17), yaitu: a. Identifikasi

terhadap

transaksi

atau

aktivitas

bisnis

yang

didokumentasikan. b. Identifikasi terhadap unit bisnis dimana dokumen tersebut berada. c. Memeriksa akses dan keamanan sistem klasifikasi untuk menentukan apakah aktivitas atau area bisnis diidentifikasi sebagai area yang beresiko,



31

atau harus dipertimbangkan sistem keamanannya atau pembatasan secara hukum. d. Mengalokasikan tingkatan yang sesuai terhadap akses atau pembatasan dari suatu rekod dan mengkhususkan mekanisme pengaturan yang sesuai untuk penanganan rekod. e. Merekam status akses atau keamanan dari suatu rekod dalam suatu sistem untuk memberikan petunjuk yang dibutuhkan sebagai tambahan ukuran pengawasan. Organisasi harus memiliki panduan formal untuk menentukan siapa yang memiliki akses terhadap rekod dan untuk keperluan apa. Akses terhadap rekod hanya dibatasi apabila diperlukan secara khusus oleh kebutuhan bisnis atau hukum. Penentuan hak untuk mengakses dan keamanan sistem klasifikasi ditentukan dengan terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan unit bisnis yang memiliki rekod tersebut. Hal ini karena rekod dapat bersifat pribadi, komersial atau merupakan informasi yang sensitif atau rahasia. Pembatasan terhadap akses ini dapat digunakan dalam organisasi dan untuk pengguna di luar organisasi (ISO 15489-2, 2001:17). Dalam persyaratan sistem manajemen (Kennedy, 1998:201), fitur akses yang harus disediakan oleh sistem otomasi manajemen rekod agar terciptanya efisiensi akses oleh pengguna adalah: a. Teknik pengindeksan dan penelusuran, misalnya mampu menyimpan penelusuran yang serig digunakan, menelusur ruas tertentu atau full text sebuah dokumen atau kombinasi keduanya, menelusur antar jenis rekod, menggunakan teknik penelusuran pemenggalan kata, menelusur frase, menggunakan operator Boolean, menelusur tanda pengenal unik seperti barcode

atau

nomor

file,

lokasi

rekod,

konteks,

judul

rekod,

pengarang/pencipta rekod (Kennedy, 1994:176). b. Fungsi keamanan yang dapat menentukan hak akses dan batasan akses terhadap rekod dan dokumen perorangan, misalnya menentukan hak akses pemakai untuk melihat, mengedit atau menghapus rekod pada sistem, membatasi akses pemakai untuk modul atau fitur tertentu dari sistem, menentukan

hak

akses

pemakai

perorangan

atau

kelompok,



32

memungkinkan

pemakai

berada

dalam

beberapa

kelompok

dan

mempunyai hak akses yang berbeda tergantung kelompoknya, membatasi lokasi (elektronik dan fisik) dimana pemakai dapat menyimpan rekod (Kennedy, 1994:177). c. Rancangan basis data penyimpanan dan kapasitas serta konfigurasi perangkat keras komputer dan jaringan. d. Integrasi dengan sistem dan peralatan lain untuk mengelola distribusi informassi, misalnya email, jaringan, intranet, halaman web. e. Kemampuan untuk membatasi tampilan rekod bagi pemakai yang tidak memiliki akses penuh dan mampu mendokumentasikan siapa yang boleh melihat bagian tertentu dari rekod dan kapan diperbolehkannya.

2.5.1.3 Pelacakan Pelacakan (tracking) adalah tindakan menciptakan, menangkap, dan mengolah informasi tentang perpindahan dan penggunaan rekod yang mengacu kepada perpindahan fisik dan lokasi rekod (ISO 15489-1, 2001:4). Tujuan pelacakan adalah untuk mengidentifikasi izin penggunaan dalam sistem rekod sesuai dengan posisi dan jabatan dalam organisasi; mengidentifikasi akses dan status pengamanan rekod; mengidentifikasi hak akses untuk orang-orang yang ada dalam organisasi; meyakinkan bahwa hanya orang yang telah ditentukan izin penggunaan untuk keamanan yang dapat mengakses rekod tersebut, dengan memberikan status sebelum mengakses; melacak perpindahan rekod untuk mengidentifikasi siapa saja yang telah menggunakan rekod tersebut sesuai dengan ketentuan siapa saja yang boleh mengakses rekod tersebut; meyakinkan semua penggunaan rekod telah direkam dengan detail; dan me-review klasifikasi akses rekod agar mereka tetap dapat diakses dan otentik. Fungsi pelacakan yang utama dalam organisasi adalah mengetahui lokasi dimana berkas atau dokumen tersebut berada dalam waktu tertentu. Selain itu, organisasi juga ingin melacak bentuk rekod lainnya, misalnya disket. Sistem harus mengetahui lokasi rekod tertentu atau di tempat penyimpanan atau sedang digunakan pemakai tertentu, atau dalam penyimpanan sekunder, ataupun telah



33

musnahkan atau hilang. Hal lain yang perlu dimiliki pada sistem pelacakan seperti berikut: a. Sistem mampu menginformasikan rekod apa yang dimiliki pengguna tertentu pada waktu tertentu. b. Sistem mampu menginformasikan siapa saja pengguna yang terdaftar dalam sistem. c. Sistem mampu menginformasikan siapa saja pengguna yang telah melihat atau melakukan tindakan pada tekod tertentu pada waktu yang lalu (Kennedy, 1994:172). Fasilitas barcode mungkin diperlukan untuk memfasilitasi pelacakan rekod. Barcode memungkinkan perbaikan yang signifikan dalam hal kecepatan dan akurasi dalam penemuan kembali. Pelacakan dari pengguna rekod dalam sistem rekod adalah ukuran keamanan untuk organisasi. Hal ini memastikan bahwa pengguna dengan izin yang sesuai adalah pengguna yang dapat menggunakan rekod. Tindakan kontrol terhadap akses dan pencatatan penggunaan tergantung pada sifat bisnis dan rekod yang dihasilkan.

2.5.1.4 Penyusutan Penyusutan adalah proses yang berhubungan dengan pengimplementasian retensi

rekod,

pemusnahan

atau

keputusan

pemindahan

rekod

yang

didokumentasikan dalam aturan pemusnahan atau alat yang lain (ISO 15489-1, 2001:2). Menurut Wursanto pemusnahan adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik rekod yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna (Wursanto, 1991:207). Laksmi, dkk menambahkan bahwa pemusnahan rekod yaitu menghancurleburkan fisik rekod sehingga informasi yang terdapat didalamnya tak bisa dikenal lagi (2007:234). Berdasarkan uraian diatas, pemusnahan rekod adalah kegiatan memusnahkan kandungan informasi maupun fisik media penyimpanan rekod yang periode penyimpanannya sudah habis dan sudah tidak memiliki nilai guna sehingga informasi yang terkandung tidak dapat diakses kembali.



34

Dalam sistem manajemen rekod perlu mengelola rekod sejak diciptakan sampai proses penyusutan. Sistem harus dapat mengidentifikasi dengan mudah rekod yang sudah jarang digunakan, rekod yang memiliki nilai berkesinambungan dan rekod yang sudah dapat dimusnahkan atau rekod yang memiliki waktu pemusnahan yang sama. Sistem mencakup jadwal retensi rekod dan menandai rekod yang sudah jatuh tempo untuk dipindahkan atau dimusnahkan. Duplikat rekod dalam media yang berbeda juga harus dimusnahkan. Catatan mengenai penggunaan rekod selama pemusnahan perlu ditinjau untuk memperkuat atau mengoreksi status pemusnahan. Kegiatan lain yang penting antara lain: a. Memeriksa hal-hal yang memicu tindakan pemusnahan; b. Penegasan sebagai suatu kelengkapan tindakan dimana suatu rekod tercakup; c. Memelihara suatu rekod yang dapat diperiksa dari tindakan pemusnahan (ISO 15489-2, 2001:20). Selain hal di atas, manajer rekod harus memutuskan apakah sistem akan menghapus data registrasi rekod jika rekod tersebut dimusnahkan atau tetap mempertahankannya sebagai dasar pembuktian total rekod organisasi. Pemusnahan rekod dipengaruhi oleh metode yang sesuai dengan tingkatan kerahasian

rekod

tersebut.

Suatu

organisasi

dapat

memelihara

suatu

pendokumentasian seluruh pemusnahan rekod yang dapat diperiksa sewaktuwaktu. Pemusnahan rekod dapat dilakukan oleh pihak ketiga yang diberikan wewenang. Prosedur pemusnahan rekod menurut ANRI (2001:136-138) yaitu dengan pemeriksaan, pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, penilaian, persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara dan

pelaksanaan

pemusnahan. Rekod dalam bentuk elektronik juga dapat dimusnahkan dengan cara mengubah format atau menulis ulang apabila hal tersebut dapat menjamin bahwa mengubah format tidak dapat dikembalikan lagi ke semula (ISO 15489-2, 2001:21).



35

2.5.1.5 Pelaporan dan statistik Sistem harus memiliki standar laporan yang tersedia langsung dalam sistem otomasi manajemen rekod agar staf pelaksana ersip dapat mengembangkan dan menciptakan laporan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Beberapa sistem hanya menyediakan struktur laporan, jarang yang memenuhi semua kebutuhan organisasi. Sistem ini juga memungkinkan untuk memenuhi produksi manajemen informasi. Sebagai contoh dalam hal korespondensi, manajemen mungkin menginginkan laporan statistik dari proses korespondensi yang dilakukan oleh petugas atau pencipta (Kennedy, 1994:178).

2.5.2 Persyaratan Teknis Persyaratan teknis diperlukan untuk mendukung persyaratan fungsional agar dapat berfungsi secara optimal. Untuk dapat memahami persyaratan teknis, manajer rekod dapat bekerja sama dengan bagian teknologi informasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memenuhi persyaratan teknis dalam sistem otomasi manajemen rekod adalah: a. Platform dan sistem operasi yang mendukung. Bagaimana sistem tertersebut beroperasi, antar platform atau berbasis client/server. b. Lingkungan jaringan dan server. c. Kebutuhan sumber daya sistem, seperti RAM, kapasitas disk untuk perangkat lunak dan untuk tiap rekod. d. Basis data pendukung. Apakah bergantung pada sistem basis data relasional yang dimiliki organisasi? e. Kemudahan penggunaan, dimana sistem dan antarmuka sistem (system interface) mudah dipelajari dan dioperasikan, bagaimana mengenai perintah dalam sistem konsisten dengan teknik standard? f. Strategi pengambilan (capture) dan penelusuran informasi. Misalnya keyboard, mouse, touch pad, dan lain-lain. g. Kustomisasi. Terdapat sarana untuk kustomisasi layar, nama ruas, menambah dan menghapus ruas, dan lain-lain. h. Standar industri yang dipenuhi. i. Dukungan untuk dokumen yang saling berhubungan. Universitas Indonesia


36

j. Skalabilitas. Untuk pengukuran dalam penggunaan sistem (kemungkinan sistem untuk di-upgrade, adanya kemungkinan batasan jumlah pemakai atau jumlah rekod, jumlah basis data yang dimungkinkan? k. Integrasi aplikasi, mencakup sarana pembuatan program in-house. Kemungkinan sistem melakukan antarmuka (interface) dengan sistem lain, baik internal maupun eksternal? l. Pemindahan dokumen lama. Dapat memungkinan untuk konversi dari sistem yang ada ke sistem baru, adakah kontrol untuk menjamin tidak ada data yang hilang selama pemindahan atau ketika upgrade? m. Kontrol keamanan antara sistem operasi jaringan organisasi dengan sistem otomasi manajemen rekod. n. Administrasi teknis dari sistem. o. Online backup. p. Pemulihan bencana/prosedur kelanjutan bisnis. q. Reliabilitas dan integritas. Misalnya pemulihan otomatis setelah kerusakan server, pelaporan rutin mengenai pelanggaran keamanan (Kennedy, 1998:206)

2.5.2.1 Persyaratan Integrasi Persyaratan integrasi mencakup kemampuan sistem untuk berintegrasi dengan aplikasi program lainnya, seperti aplikasi desktop (misalnya pengolah kata, spreadsheet, email), sistem bisnis lainnya (misalnya basis data pelanggan, sistem SDM) dan sarana informasi lainnya (misalnya tesaurus).

2.5.2.2 Persyaratan Pendukung Pemakai Persyaratan ini termasuk perangkat pendukung sistem, antara lain layar dan fungsi yang mudah (user friendly), layar bantuan (helpscreen), pelatihan dan dokumentasi.

Terdapat

manual

pengoperasian,

sebagai

petunjuk

untuk

menjalankan sistem. Manual dibedakan berdasarkan tinkatan keahlian dalam menjalankan sistem, yaitu: a. Manual untuk administrator sistem; b. Manual untuk administrator pengguna; Universitas Indonesia


37

c. Manual untuk pengguna.

2.5.2.3 Persyaratan untuk Mengelola Berbagai Jenis Rekod Sistem harus memiliki kemampuan mereferensi dan mengelola berbagai jenis rekod, baik tekstual maupun elektronik seperti mikrofilm, cartridge, CD, foto, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email, grafis, dan lainnya. Sistem harus cukup fleksible untuk memungkinkan perubahan nantinya. Misalnya, pada awalnya sistem dapat mengontrol rekod kertas saja, kemudian berkembang menjadi mampu mengontrol rekod elektronik pada tahap selanjutnya (Kennedy, 1994:170).



BAB 3 METODE PENELITIAN

Metode berasal dari kata Yunani yaitu meta yang memiliki arti “dari” atau “sesudah” dan hodos yang berarti “perjalanan”. Istilah tersebut dapat dipahami sebagai “perjalanan atau mengejar atau dari” suatu tujuan. Metode dapat didefinisikan sebagai “setiap prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan akhir”. Dalam penelitian, tujuan adalah data yang terkumpul dan metode adalah alatnya. Metode adalah cara yang teratur dan terpikir baik untuk mencapai maksud, cara kerja sistematis untuk memudahkan pelaksanaan sebuah kegiatan guna mencapai tujuan yang ditentukan. Sedangkan penelitian pada dasarnya merupakan suatu metode studi yang dilakukan seseorang melalui penyelidikan yang hati-hati dan sempurna terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh pemecahan yang tepat terhadap masalah tersebut (Nazir, 1988:13). Oleh karenanya, metode penelitian mengemukakan secara teknis tentang metode atau sarana khusus yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dilakukan seseorang melalui penyelidikan yang hati-hati terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh pemecahan yang tepat terhadap masalah tersebut. Dalam bab ini akan diuraikan mengenai metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yang meliputi: jenis pendekatan penelitian, metode penelitian studi kasus, metode pengumpulan data, persiapan dan pelaksanaan penelitian dan metode analisis data.

3.1

Jenis Penelitian Jenis penelitian yang diterapkan oleh peneliti adalah penelitian kualitatif.

Menurut Bogdan dan Taylor (Moleong, 2007) penelitian kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Penelitian kualitatif bertujuan untuk mendapatkan gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang diteliti (Sulistyo-Basuki, 2006:78). Dalam penelitian ini menggunakan pendeketan kualitatif karena peneliti ingin menggambarkan, mendeskripsikan dan menganalisis penerapan sistem otomasi manajemen rekod 38



39

yaitu Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Untuk mendapatkan gambaran yang mendalam dan rinci, dibutuhkan pemahaman yang jelas mengenai proses kerja tersebut. Pemahaman yang jelas dapat dihasilkan dengan meneliti atau mengamati fenomena, proses kerja kegiatan, berperan serta dan persepsi responden secara mendalam. Oleh karenanya, data deskriptif mengenai penerapan Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) dapat disajikan dengan seutuhnya.

3.2

Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan peneliti adalah studi kasus. Studi kasus

merupakan tipe penelitian yang penelaahannya kepada satu kasus dilakukan secara intensif, mendalam, mendetail dan komprehensif (Faisal, 2007:22). Dalam metode penelitian ini, studi kasus masalah tidak dirumuskan sebagai suatu hipotesis penelitian yang akan diuji kebenarannya karena dalam metode ini fokus utamanya adalah mendapatkan informasi yang lengkap mengenai penelitian yang dilakukan. Penelitian ini menggunakan studi kasus deskriptif dengan tujuan agar peneliti mendapatkan gambaran sejelas mungkin mengenai penerapan Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA). Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang berusaha untuk menuturkan pemecahan masalah yang ada sekarang berdasarkan data-data, jadi ia juga menyajikan data, menganalisis dan menginterpretasi. Penelitian deskriptif bertujuan untuk pemecahan masalah secara sistematis, faktual dan deskripsi yang tepat dan cukup dari fakta-fakta semua aktivitas, objek, proses, dan manusia. Berdasarkan metode studi kasus deskriptif, penelitian ini akan mengkaji dan menganalisis secara terperinci mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod yang terjadi di lapangan agar mendapatkan hasil yang komprehensif dari kasus tersebut.

3.3

Subjek dan Objek Penelitian Subjek penelitian merupakan tempat peneliti memperoleh keterangan, atau

orang yang ingin kita ketahui perilaku dan sifat tabiatnya (Amirin, 1990:92). Yang menjadi subjek dalam penelitian ini adalah individu-individu yang memiliki Universitas Indonesia


40

wewenang terhadap Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, yaitu pihak yang mengelola Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia tersebut. Oleh karena itu, subjek dalam penelitian ini adalah pengelola Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, baik penanggung jawab maupun staf yang terkait. Sedangkan objek penelitian adalah informasi apa yang ingin kita ketahui dari orang atau tempat penelitian tersebut (Amirin, 1990:93). Dalam hal ini, yang menjadi objek penelitian adalah proses penerapan sistem otomasi manajemen rekod pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod.

3.4

Lokasi dan Waktu Penelitian Lokasi tempat penelitian di Sentral Khazanah Arsip Kantor Pusat Bank

Indonesia yang berlokasi di Gedung ARSEK Komplek Perkantoran Bank Indonesia Lantai 3 s.d. 6, Jalan MH Thamrin No. 2 Jakarta Pusat. Penelitian berlangsung pada bulan Maret hingga Mei 2012.

3.5

Metode Pengumpulan Data Untuk

mendapatkan

data-data

dalam

penelitian,

maka

peneliti

menggunakan beberapa teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, studi dokumen. 3.5.1

Observasi Metode pengumpulan data melalui observasi menggunakan pengamatan

atau penginderaan langsung terhadap suatu benda, kondisi, situasi, proses, atau perilaku (Faisal, 2007:52). Bungin (2005:18) menegaskan bahwa, hal yang perlu ditekankan di dalam studi kasus dengan menggunakan teknik observasi adalah kemampuan peneliti dalam menggunakan teknik observasi dalam kegiatan penelitiannya untuk dapat menjaring keterangan-keterangan yang detail dan aktual dari unit sosial tertentu di dalam masyarakat. Berdasarkan hal di atas, pengumpulan data dengan observasi dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap subjek yang akan diteliti. Yang bertujuan untuk memperoleh gambaran realistik yang dapat membantu untuk mengawali dalam proses membuat pedoman



41

wawancara dan memastikan kebenaran data dan informasi yang telah dikumpulkan. Dalam penelitian ini observasi yang dilakukan adalah observasi berstruktur, dimana peneliti telah mengetahui aspek atau aktivitas yang akan diamati, yang relevan dengan masalah dan tujuan penelitian karena peneliti telah terlebih dulu mempersiapkan materi pengamatan yang akan digunakan. Observasi jenis ini biasanya disebut juga dengan pengamatan sistematik, dimana peneliti secara lebih leluasa dapat menentukan perilaku apa yang akan diamati pada awal pengamatan, agar permasalahan dapat dipecahkan. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan observasi guna mendapatkan gambaran realistik mengenai kondisi di lapangan yang diamati secara langsung. Observasi dilakukan terhadap Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) berdasarkan aspek-aspek yang telah ditetapkan dalam persyaratan sistem manajemen rekod dengan sebelumnya telah menyiapkan check list observasi. Selain melakukan observasi berstruktur, peneliti juga melakukan observasi partisipasi dengan mencoba mengoperasikan BISASKA, yaitu input data dan melakukan temu kembali rekod. Sulistyo-Basuki (2006, 151) menambahkan bahwa observasi memiliki beberapa keuntungan, yaitu: a. Pemanfaatan observasi memungkinkan pencatatan perilaku yang diamati sesuai dengan kejadiannya. b. Observasi memungkinkan peneliti membandingkan apa yang sebenarnya perilaku seseorang dengan apa yang mereka katakan. Peserta dalam kajian mungkin sadar atau tidak sadar melaporkan perilaku mereka yang berbeda dengan kenyataan yang berlangsung. c. Teknik observasi atau pengamatan dapat mengidentifikasi perilaku, tindakan, dan sebagainya yang memungkinkan tidak dilaporkan oleh partisipan karena dianggap tidak penting atau tidak relevan. Dengan demikian, peneliti dapat memeriksa pengaruh relatif dari berbagai faktor. d. Dengan teknik observasi, peneliti dapat mengkaji subjek yang tidak mampu memberikan laporan verbal.



42

e. Pemanfaatan observasi tidak memerlukan keinginan subjek untuk ikut dalam penelitian. f. Observasi merupakan metode yang langsung dapat dilakukan tanpa perlu persiapan mendalam. Pengamatan langsung seringkali memberikan pandangan bermanfaat mengenai masalah yang tengah dikaji serta masalah berkait lainnya. g. Observasi menghindari bias dari responden yang acapkali dijumpai pada metode lain.

3.5.2 Wawancara Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan panduan wawancara (Nazir, 1988:234). Menurut Faisal (2007:134) pada penelitian studi kasus lazimnya menggunakan wawancara mendalam (indepth interview) dengan banyak pelacakan (probing) guna mendapatkan data yang lebih dalam, utuh, dan rinci. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara bebas terpimpin yang merupakan kombinasi antara wawancara bebas dan terpimpin. Dengan wawancara ini akan menciptakan suasana dan kondisi yang santai dengan perumusan dan urutan pertanyaan dapat lebih mengalir mengikuti alur pembicaraan informan, sehingga

informan

dapat

lebih

terbuka

mengungkapkan

persepsinya.

Pewawancara hanya membuat pokok-pokok masalah yang akan diteliti, selanjutnya dalam proses wawancara berlangsung mengikuti situasi, pewawancara harus pandai mengarahkan yang diwawancarai apabila ternyata ia menyimpang. Pedoman wawancara berfungsi sebagai pengendali agar proses wawancara tidak kehilangan arah. Pedoman wawancara dalam penelitian ini berpedoman pada persyaratan sistem manajemen rekod. Jenis pertanyaannya berupa pertanyaan terbuka dengan tujuan untuk menciptakan suasana dan kondisi yang santai dengan perumusan dan urutan pertanyaan dapat lebih mengalir mengikuti alur

pembicaraan

informan,

sehingga

informan

dapat

lebih

terbuka

mengungkapkan persepsinya. Pada penelitian ini, wawancara dilakukan untuk pemenuhan kebutuhan atas data dan informasi mengenai bagaimana penerapan Universitas Indonesia


43

sistem otomasi manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Wawancara dilakukan terhadap pihak-pihak terkait dalam permasalahan penelitian yang disebut sebagai informan. Informan atau narasumber penelitian adalah seseorang yang dimintai informasi mengenai objek penelitian (Amirin, 1990). Dalam penelitian kualitatif, informan sangat penting karena informan merupakan sumber informasi yang dapat mendukung suatu penelitian. Informasi-informasi dari informan yang diolah dengan baik oleh peneliti akan menghasilkan tulisan penelitian yang berkualitas. Informan ditentukan menggunakan purposive sampling dimana informan dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu dengan tujuan untuk memperleh satuan sampling yang memiliki karakteristik atau kriteria yang dikehendaki dalam pengambilan sample. Pemilihan beberapa informan disesuaikan dengan tujuan peneliti untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini. Kriteria yang dipakai untuk menentukan informan antara lain: a. Informan merupakan staf Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia divisi arsip. b. Informan sangat mengetahui dan memahami tentang prosedur kerja di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dan penerapan sistem otomasi manajemen rekod. c. Informan terlibat dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod. d. Informan memiliki wawasan yang luas terhadap penerapan sistem otomasi manajemen rekod. Informan dalam penelitian ini adalah tiga orang staf di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, yaitu, manager pelaksana arsip, manager pelaksana arsip (IT intern), dan staf pelaksana arsip (data entri). Peneliti memberikan nama samaran untuk ketiga informan tersebut, informan pertama dengan sebutan Cut Nyak Dien, informan kedua Teuku Umar dan informan ketiga Cut Meutia. Sebelum melakukan wawancara, informan terlebih dahulu dimintai kesediaannya untuk berpartisipasi dalam penelitian yang dilakukan. Wawancara dilakukan secara langsung dengan informan, pada waktu dan juga tempat yang sebelumnya telah ditentukan oleh informan. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan berbagai alat bantu dalam melakukan wawancara seperti catatan dan perekam Universitas Indonesia


44

(recorder) menggunakan alat rekam telepon genggam. Untuk menjaga interpretasi peneliti sesuai dengan yang disampaikan informan maka peneliti melakukan verifikasi data hasil wawancara. Verifikasi dilakukan dengan cara mengulang dan menanyakan kembali pertanyaan inti penelitian dan kemudian menyampaikan hasil interpretasi peneliti dari wawancara yang telah dilakukan kepada informan untuk dikonfirmasi.

3.5.3

Studi Dokumen Menurut Moleong (2007:24) dokumen merupakan sumber data yang dapat

dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan. Metode penelitian dokumen berfungsi sebagai data pendukung untuk melengkapi datadata yang tidak diperoleh dari hasil observasi dan wawancara. Dokumen-dokumen tersebut dapat diperoleh dari lokasi penelitian maupun sumber lain (elektronik). Hal ini bertujuan untuk mendapatkan pemahaman mengenai subyek dan obyek yang diteliti, penulis mempelajari buku teks dan sumber-sumber informasi yang relevan dengan topik penelitian. Dalam pendekatan studi kasus, peneliti dapat mempergunakan data yang telah dicatat, misalnya dalam bentuk dokumen, peneliti juga dapat melakukan telaah terhadap data yang ada saat ini untuk kemudian dilanjutkan dengan pengamatan jauh ke depan dalam jangka waktu tertentu (Bungin, 2005:20). Dalam penelitian ini, peneliti menelaah dokumendokumen yang berkaitan dengan manajemen rekod di Sentral Khazanah arsip dan sistem otomasi manajemen rekod, seperti

buku-buku, peraturan perundang-

undangan, Standard Operasional Prosedur (SOP), dan data-data penunjang lain yang terkait dengan tema yang diangkat peneliti.

3.6

Metode Analisis Data Setelah data terkumpul, yaitu melalui observasi, wawancara dan studi

dokumen, selanjutnya peneliti melakukan analisis data. Analisis data dapat dilakukan dalam tiga kegiatan besar, yaitu: a. Reduksi data Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan data-data yang diberoleh dari hasil observasi, wawancara dan studi dokumen Universitas Indonesia


45

mengenai sistem otomasi manajemen rekod yang dikelola oleh Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Kemudian hasil observasi dan wawancara yang dikumpulkan dianalisis untuk mengetahui apakah sistem trsebut telah memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod. Pemenuhan persyaratan sistem manajemen rekod dalam sistem otomasi manajemen rekod diketahui dengan membandingkan data hasil observasi dan wawancara dengan landasan teori mengenai persyaratan sistem manajemen rekod. b. Penyajian data Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan penggabungan informasi-informasi yang sudah didapat dalam bentuk narasi. Informasi yang terkumpul dihasilkan berdasarkan proses reduksi data. c. Penarikan kesimpulan Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap selanjutnya adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian yang disajikan dalam bentuk narasi. Data tersebut dievaluasi validitas, reliabilitas dan kredibilitasnya, sehingga bisa ditarik kesimpulan seobektif mungkin mengenai persyaratan sistem manajemen rekod mana saja yang sudah dan belum terpenuhi dalam Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA).

3.7

Keabsahan Data Dalam penelitian kualitatif metode pengumpulan datanya cenderung

memiliki tingkat subjektivitas yang tinggi dari peneliti. Untuk menghindari subjektivitas peneliti dan kelemahan dalam metode pengumpulan data kualitatif, maka pemeriksaan keabsahan data penelitian penting dilakukan, baik saat mengumpulkan data maupun saat menganalisis data. Karena hal ini dapat mempengaruhi kualitas hasil penelitian. Pengecekan keabsahan data dalam penelitian biasa disebut dengan triangulasi. Triangulasi adalah pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data untuk keperluan pengecekkan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut (H.S, Iyan, 2009). Triangulasi merupakan Universitas Indonesia


46

teknik pengumpulan data yang menggabungkan berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang ada untuk menguji kredibilitasnya masing-masing. Menurut Denzin (1978) triangulasi terdiri dari empat tipe triangulasi, anatar lain: a. Triangulasi data, yaitu penggunaan beragam sumber data dalam suatu penelitian. b. Triangulasi peneliti, yaitu penggunaan beberapa peneliti yang berbeda disiplin ilmunya dalam suatu penelitian. c. Triangulasi teori, yaitu penggunaan sejumlah perspektif dalam menafsir satu set data d. Triangulasi teknik metodologis, yaitu penggunaan sejumlah teknik dalam suatu penelitian. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan tipe triangulasi data dalam pemeriksaan keabsahan data. Pemeriksaan keabsahan data dimulai saat mengumpulkan data dengan menghubungkan data-data yang diperoleh dari hasil observasi di lokasi penelitian dan wawancara dengan masing-masing informan. Selanjutnya pemeriksaan keabsahan data dilakukan pada saat menganalisis data dengan menghubungkan berbagai sumber data yang diperoleh dalam melakukan penelitian. Sumber-sumber data tersebut terdiri dari check list observasi, transkrip masing-masing informan, dan dokumen-dokumen yang terkait dengan penerapan sistem otomasi manajemen rekod inaktif.



BAB 4 PEMBAHASAN

4.1

Sejarah dan Profil Bank Indonesia Pada permulaannya, De Javasche Bank yang didirikan oleh Pemerintah

Hindia Belanda pada tahun 1928 diserahi tugas sebagai bank sirkulasi yang bertugas mencetak dan mengedarkan uang. Berdasarkan undang-undang No.11 Tahun 1953 yang mulai berlaku pada tanggal 1 Juli 1953, menetapkan pendirian Bank Indonesia untuk menggantikan fungsi De Javasche Bank sebagai bank sentral, dengan tiga tugas utama di bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran. Di samping itu, Bank Indonesia diberi tugas penting lain dalam hubungannya dengan Pemerintah dan melanjutkan fungsi bank komersial yang dilakukan oleh De Javasche Bank sebelumnya. Sebagai bank sentral di negara yang sedang membangun, peranan Bank Indonesia dapat dikatakan unik. Berbeda dengan bank sentral di negara maju, yang tugasnya lebih terbatas pada pengendalian moneter dan bertindak sebagai the lender of the last resort, Bank Indonesia justru harus ikut terjun dalam memberikan kredit langsung, terutama untuk membantu golongan ekonomi lemah, dan bertindak sebagai penyelamat pada saat-saat kritis. Dalam kapasitasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia mempunyai tujuan tungal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Kestabilan nilai rupiah ini mengandung dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang terhadap barang dan jasa, serta kestabilan terhadap mata uang negara lain. Untuk mencapai tujuan tersebut Bank Indonesia mengemban tiga tugas yang dikenal sebagai Tiga Pilar Bank Indonesia, yaitu: a. menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter, b. mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran, dan c. mengatur dan mengawasi perbankan di Indonesia. Ketiganya perlu diintegrasi agar tujuan mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan tugasnya, Bank Indonesia memiliki 41 kantor perwakilan Bank Indonesia dalam negeri dan empat kantor perwakilan Bank Indonesia luar negeri.

47



48

Sesuai dengan tujuan dan tugasnya, visi Bank Indonesia adalah menjadi lembaga bank sentral yang dapat dipercaya (kredibel) secara nasional maupun internasional melalui penguatan nilai-nilai strategis yang dimiliki serta pencapaian inflasi yang rendah dan stabil.

Sedangkan misinya adalah mencapai dan

memelihara kestabilan nilai rupiah melalui pemeliharaan kestabilan moneter dan pengembangan stabilitas sistem keuangan untuk pembangunan nasional jangka panjang yang berkesinambungan. Dalam mencapai dan menjalankan visi dan misi tersebut terdapat nilai-nilai strategis yaitu nilai-nilai yang menjadi dasar Bank Indonesia, manajemen, dan pegawai untuk bertindak dan berprilaku dalam rangka mencapai misi dan visinya yang terdiri atas kompetensi, integritas, transparansi, akuntabilitas, dan kebersamaan.

4.1.1 Profil Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia SKA Kantor Pusat Bank Indonesia merupakan pusat penyimpanan rekod inaktif dan statis Bank Indonesia. Suatu fasilitas tempat penyimpanan rekod secara sentral yang digunakan untuk menampung seluruh rekod inaktif Bank Indonesia yang sudah tidak diperlukan lagi oleh satuan kerja untuk mendukung pekerjaan sehari-hari. SKA menjamin bahwa rekod inaktif Bank Indonesia akan disimpan dalam lingkungan yang aman dan terjaga sehingga dapat digunakan kembali apabila dibutuhkan serta dapat segera dimusnahkan apabila retensinya telah berakhir. Koleksi rekod SKA memberikan gambaran seluruh aspek kegiatan administrasi Bank Indonesia sejak berdiri hingga saat ini. Koleksi dokumen tersebut dapat menjadi petunjuk tentang evolusi Bank Indonesia (yang didirikan tahun 1828) sebagai bank komersial hingga kini menjadi bank sentral. Selain menyimpan rekod buku besar yang memuat tentang daftar rekening nasabah dan catatan saham yang dimiliki pemerintah, SKA mengelola pula rekod dari 41 kantor perwakilan dalam negeri dan empat kantor perwakilan luar negeri, denah pembangunan gedung kantor, rekod kepegawaian , dan lainnya. Koleksi rekod di SKA meliputi koleksi rekod statis, seperti rekod De Javasche Bank periode tahun 1828 hingga Nasionalisasi tahun 1951. Dalam buku inventaris Arsip De Javasche Bank. Tercatat volume rekod statis ini mencapai 800 m’. Besarnya volume ini Universitas Indonesia


49

merupakan aset yang tak bernilai bagi sejarah perjalanan bangsa. Selain rekod De Javasche Bank (DJB) periode tahun 1828 sampai dengan 1953 terdapat juga arsip periode Bank Indonesia mulai tahun 1953 sampai sekarang. Disamping arsip statis terdapat juga rekod inaktif milik satuan-satuan kerja dengan jadwal retensi di atas 3 tahun. Sedangkan, koleksi rekod elektronik meliputi, film, kaset rekaman suara, foto berwarna dan hitam putih, negatif foto, negatif foto berbentuk kaca, poster, media magnetic, CD, cartridge, maupun soft copy. SKA melakasanakan penyimpanan rekod menggunakan prinsip urutan asli (original order), sehingga rekod menjadi satu kesatuan dan tidak terlepas dari sumber asalnya atau unit penciptanya, yaitu satuan kerjanya. Rekod yang diterima SKA dari satuan kerja sudah dalam boks yang disertakan daftar isi kotak yang ditempel pada permukaan boks dan 3 rangkap DAP (Daftar Arsip yang Dipindahkan). Rekod yang dipindahkan dan diterima dalam keadaan tertutup atau disegel dan berisikan rekod sebagaimana disebutkan dalam daftar arsip yang dipindahkan. SKA tidak menerima rekod kacau yang dipindahkan oleh satuan kerja. Pedoman yang digunakan dalam pengelolaan rekod di SKA adalah pedoman klasifikasi, tata persuratan, jadwal retensi, pedoman Manajemen Dokumen di Bank Indonesia (MDBI) dan Sistem Manajemen Mutu (SMM). Pedoman tersebut sebagai acuan dalam mengolah arsip di lingkungan Bank Indonesia, baik satuan kerja di kantor perwakilan dalam negeri maupun luar negeri. Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia memberikan jasa pelayanan yang berupa: a. Penyimpanan asli ketentuan Jasa pelayanan ini dimaksudkan untuk mengamankan teks asli ketentuanketentuan yang diterbitkan oleh Bank Indonesia. Dokumen asli ketentuan ini selain digunakan oleh seluruh satuan kerja sebagai dasar operasional juga menjadi catatan kebijakan yang pernah ditempuh oleh Bank Indonesia dari masa ke masa.



50

b. Penyimpanan rekod inaktif dan statis satuan kerja Jasa penyimpanan rekod satuan kerja dimaksudkan untuk mengurangi beban penyimpanan rekod yang ada di satuan kerja. c. Peminjaman rekod Jasa pelayanan ini diberikan terutama untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Dewan Gubernur dan satuan kerja di lingkungan Bank Indonesia. Pelayanan peminjaman rekod hanya diberikan kepada pihak intern Bank Indonesia sesuai dengan kewenangan masing-masing, sedangkan peminjaman arsip statis selain diberikan kepada pihak intern Bank Indonesia juga diberikan kepada pihak ekstern. Pelayanan informasi yang berupa peminjaman rekod bagi penggunanya diberlakukan dengan sistem tertutup, yaitu pengguna tidak dapat mengakses sendiri ke lokasi ruangan penyimpanan, melainkan harus melalui

bantuan

personil

SKA.

Untuk

dapat

mengakses

ruang

penyimpanan hingga memperoleh rekod tersebut harus melawati 7 lapisan pengamanan. Prosedur peminjaman arsip di SKA masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Kartu Peminjaman Arsip (KPA) dan Bon Peminjaman Arsip (BPA) sebagai bukti transaksinya. Bon peminjaman tersebut rangkap 3 (tiga), dengan warna yang berbeda. Lembar berwarna biru untuk SKA, merah muda untuk peminjam atau satuan kerja dan putih sebagai tanda bukti bahwa rekod tersebut sedang dipinjam. d. Alihmedia arsip tekstual ke dalam mikrofilm Pelayanan ini dimaksudkan untuk menjaga keamanan rekod vital dan rekod yang mempunyai nilai kebijakan organisasi Bank Indonesia dan nilai guna sejarah. Sebagai alat bantu temu kembali informasi, SKA sudah menggunakan sistem otomasi manajemen rekod yang biasa disebut dengan Bank Indonesia Sistem Aplikasi SKA (BISASKA). Sistem aplikasi pengelolaan SKA ini bertujuan untuk mendukung proses pengelolaan rekod di SKA, terutama untuk pencarian dan pengadministrasian penerimaan rekod dari satuan-satuan kerja. BISASKA dikembangkan sejak tahun 2003, hingga saat ini data penerimaan rekod tekstual yang telah diinput sebanyak 1.493 data penerimaan dengan 217.042 berkas data Universitas Indonesia


51

arsip tekstual. Deskripsi informasi mengenai rekod tersebut sudah dapat dimanfaatkan oleh seluruh satuan kerja di seluruh kantor perwakilan dalam maupun luar negeri melalui fasilitas intranet dan server Bank Indonesia. Dalam proses temu kembali melalui BISASKA, pengguna melakukan pencarian berdasarkan satuan kerja dan kemudian memasukkan kata kunci yang diinginkan. Selain, alat temu kembali yang sudah otomasi, SKA juga masih menyediakan temu kembali informasi secara manual, yaitu dengan menggunaan daftar arsip yang dipindahkan yang disusun berdasarkan satuan kerja. Rekod yang sudah jatuh masa retensi dan dinilai sudah tidak memiliki nilai guna lagi sebagai rekod maka SKA akan melakukan proses pemusnahan. Tahapan awal dalam proses pemusnahan adalah dengan membuat daftar usul musnah kemudian diserahkan ke satuan kerja pemilik arsip tersebut. Setelah mendapat persetujuan dari satuan kerja, yaitu pimpinan satuan kerja tersebut. Kemudian dibuat berita acara pemusnahan rekod yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu pihak satuan kerja dan pihak SKA. Kegiatan pemusnahan juga harus disaksikan oleh 3 orang saksi, yaitu satu orang personil dari SKA dan dua personil dari satuan kerja. Pemusnahan dilakukan dengan pencacahan menggunakan mesin pencacah (slider). Ruang simpan arsip berlokasi di lantai 4 sampai dengan 6 Gedung ARSEK Komplek Perkantoran Bank Indonesia, jalan MH Thamrin no. 2 Jakarta Pusat yang diresmikan oleh Gubernur Bank Indonesia Adrianus Mooy, pada tanggal 1 April 1988. Ruang simpan arsip Kantor Pusat Bank Indonesia Jakarta + 3.200 m2 dengan kapasitas simpan + 24.500 m’. Sesuai dengan misinya, menjadi pusat pengelola rekod Bank Indonesia yang kompeten dan dapat dipercaya serta memenuhi standar internasional, maka dokumen yang disimpan dikelola secara profesional sejak proses pemindahan, penyimpanan, pemeliharaan sampai pemusnahannya. Tata cara pengelolaan rekod diusahakan selalu dikembangkan sesuai dengan kebutuhan lembaga sehingga rekod dapat dimanfaatkan secara optimal dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan. Pengembangan tata cara pengelolaan rekod yang telah dilakukan, membuahkan penghargaan bernilai international bagi Bank Indonesia dengan



52

diperolehnya Sertifikat ISO 9001-2000 pada tahun 2003 dan sudah di perbaharui tahun 2008.

4.1.2 Struktur Organisasi Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dalam struktur organisasi berada dibawah Divisi Arsip yang masuk dalam Direktorat Manajemen Intern dengan satuan kerja Grup Sekretariat berdasarkan SE No. 14/10/INTERN tanggal 2 April 2012. Divisi arsip dipimpin oleh Deputi kepala divisi yang memimpin tiga bagian, yaitu kelompok pembina arsip, kelompok pelaksana arsip dan seksi administrasi. Adapun tugas-tugas pokok Divisi arsip terdapat pada lampiran 3.

4.2

Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia Sistem otomasi manajemen rekod yang digunakan oleh Bank Indonesia

adalah sistem aplikasi yang dibuat dan didesain oleh Sentral Khazanah Arsip kantor pusat Bank Indonesia. Sistem otomasi manajemen rekod ini dirancang sejak tahun 2003 sedangkan pengimplementasiannya baru dimulai pada tahun 2005. Aplikasi sistem otomasi ini bernama Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA). BISASKA dikembangkan dengan menggunakan visual basic. Sampai saat ini, sistem yang diterapkan di SKA Bank Indonesia belum mengalami pengembangan sejak pertama kali dirancang. Rencananya akan diadakan pengembangan BISASKA pada tahun 2012 ini.

4.2.1 Latar Belakang Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia Hal yang mendasari penerapan sistem otomasi manajemen rekod di Bank Indonesia adalah pertumbuhan volume rekod dari tahun ke tahun, sehingga menimbulkan berbagai permasalah dalam proses administrasi dan temu kembali. Kurang efisiennya waktu maupun sumber daya dalam pengelolaan rekod sehingga memungkinkan kecepatan dan ketepatan dalam pencarian rekod yang disimpan rendah.



53

4.2.2 Tujuan Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod yaitu sistem yang mampu mendukung proses pengelolaan rekod di SKA Bank Indonesia, terutama dalam hal pengadministrasian penerimaan rekod dari satuan kerja dan temu kembali rekod yang diperlukan secara cepat, tepat, dan akurat serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas sumber daya dalam pengelolaan rekod secara umum.

4.2.3 Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA) Sistem aplikasi yang digunakan oleh Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia adalah Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip yang dirancang pada tahun 2003 dan baru diimplementasikan pada tahun 2005. BISASKA adalah sistem otomasi manajemen rekod sebagai database deskripsi rekod yang diterima dan disimpan di SKA Bank Indonesia. Khazanah rekod yang dikelola di SKA adalah rekod inaktif dan arsip statis Bank Indonesia baik dalam bentuk tekstual maupun elektronik. Secara umum dalam BISASKA terdapat tiga menu fungsi utama, yaitu: a. Menu input Kegiatan input yang dilakukan dalam BISASKA adalah proses registrasi yang meliputi penerimaan dan penyelesaian rekod dengan cara memasukkan data atau informasi yang termuat dalam daftar arsip yang dipindahkan (DAP) dan form entri DAP ke dalam database sistem otomasi manajemen rekod. b. Menu proses Kegiatan proses yang dilakukan dalam BISASKA adalah proses pengolahan data informasi dari rekod yaitu berupa proses penelusuran dan temu kembali informasi mengenai rekod. c. Menu output Merupakan menu yang menampilkan hasil proses yang dapat ditampilkan dalam bentuk citra digital maupun print out informasi mengenai rekod.



54

4.3

Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Analisis penerapan Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah

Arsip (BISASKA) dilakukan berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod sesuai dengan teori Kennedy (1998:199), yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, pendukung pemakai/operator, integrasi, dan kemampuan mengelola berbagai jenis rekod. Persyaratan tersebut disesuaikan dengan cakupan penelitian, yaitu terbatas pada aspek manajemen rekod inaktif.

4.3.1 Persyaratan Fungsional Persyaratan fungsional bertujuan agar sistem otomasi manajemen rekod yang diimplementasikan dalam pusat rekod dapat memenuhi standar yang berfokus pada hasil yang diperlukan guna menjamin pengelolaan rekod dalam suatu sistem yang memenuhi karakteristik rekod yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi rekod sebagai bukti dari kegiatan organisasi. Fungsi fitur yang harus dimiliki dalam sistem otomasi manajemen rekod inaktif, yaitu registrasi, akses, pelacakan, penyusutan, pelaporan dan statistik adalah sebagai berikut:

4.3.1.1 Registrasi Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia (SKA BI) merupakan sarana penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif yang berfungsi untuk menerima pemindahan rekod yang berasal dari unit pengolah (UP) terhadap rekod-rekod yang telah inaktif. SKA BI menerima boks arsip yang telah ditempel Daftar Isi Kotak (DIK) pada boks tersebut disertai dengan tiga lembar Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP). Selanjutnya, SKA BI melakukan verifikasi konsep DAP dan mengirimkan kembali kepada UP pemilik rekod. Mencocokkan rekod dengan DAP. Mencatat pemindahan rekod pada Buku Tata Usaha Pemindahan Rekod. Kemudian, pejabat SKA membubuhkan tanda tangan dan nama jelas pada DAP lembar ke-3. Menyampaikan DAP lembar ke-3 kepada UP pemilik rekod. Bagian entri data melakukan input data penerimaan DAP pada BISASKA.



55

Gambar 4.1. Halaman Registrasi pada Fitur Penerimaan DPA di BISASKA

Setelah dilakukan pemindahan rekod, tahapan selanjutnya dalam SKA Bank Indonesia adalah penyimpanan rekod dengan terlebih dahulu menentukan nomor urut jenis rekod dan membubuhkan nomor identitas pada tiap rekod sesuai dengan daftar nomor rekod. Mencantumkan lokasi penyimpanan pada DAP lembar ke-1 dan ke-2. Menyimpan rekod di lokasi penyimpanan sesuai jenis rekodnya. Kemudian pejabat SKA Bank Indonesia membubuhkan tanda tangan dan nama jelas pada DAP lembar ke-1 dan ke-2. Selanjutnya mencatat rekod yang telah selesai disimpan pada buku tata usaha pemindahan rekod. Mengirim kembali DAP lembar ke-1 kepada UP pemilik rekod sebagai bukti pemindahan rekod ke SKA. Bagian input data melakukan input data penyelesaian DAP pada BISASKA. Terakhir, menatausahakan DAP lembar ke-2. Sedangkan di UP pemilik rekod menerima DAP lembar ke-1 yang sudah dilengkapi dengan nomor register rekod serta lokasi penyimpanan dan memusnahkan DAP lembar ke-3. Penerapan fungsi fitur registrasi dalam BISASKA pada tahapan penyimpanan rekod di SKA Bank Indonesia terdapat pada fitur penyelesaian. Standar deskripsi informasi yang diterapkan SKA Bank Indonesia bersifat umum dan terfokus pada bagian terpenting dalam deskripsi rekod. Elemen data yang terdapat dalam BISASKA dalam tahapan penyimpanan termasuk dalam persyaratan fungsional sistem manajemen rekod bagian registrasi. Universitas Indonesia


56

Gambar 4.2. Halaman Registrasi pada Fitur Penyelesaian di BISASKA

Elemen data deskripsi informasi yang termasuk persyaratan fungsional registrasi terdapat pada fitur penerimaan dan penyelesaian dalam BISASKA. Berikut adalah elemen data registrasi yang terdapat dalam Kennedy, BISASKA dan ISAD (G).

Tabel 4.1. Elemen data persyaratan fungsional registrasi: Kennedy-BISASKA-ISAD (G) No.

Persyaratan fungsional registrasi (Kennedy)

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nomor rekod tanggal registrasi operator entri data tanggal dan waktu penciptaan pengirim/unit kerja pencipta Judul

7. 8. 9. 10.

link antara dokumen kertas dan elektronik Lokasi bentuk fisik abstrak/informasi deskriptif

BISASKA

ISAD (G)

ada ada ada ada ada ada

ada Ada Ada ada Ada ada

tidak tersedia

Ada

Ada Ada tidak tersedia

Ada Ada ada Universitas Indonesia


57

11. 12. 13.

kata kunci/nama lain klasifikasi keamanan jadwal retensi

tidak tersedia tidak tersedia Ada

Ada tidak tersedia Ada

14.

nama aplikasi rekod diciptakan (jika bentuk elektronik)

tidak tersedia

tidak tersedia

Rekod yang dideskripsikan pada BISASKA disusun berdasarkan pada level deskripsi (series, file, dan item). Hal ini karena rekod yang disimpan di SKA, berasal dari setiap satuan kerja yang berada di Bank Indonesia. Satuan kerja ini, masuk ke dalam series. Untuk level deskripsi file, menyatakan kelompok permasalahan rekod. Sedangkan untuk level item menyatakan setiap judul rekod tersebut. Pada tahapan penerimaan dalam SKA, fungsi sistem otomasi manajemen rekod adalah pada menu penerimaan dan penyelesaian. Berdasarkan persyaratan fungsional sistem manajemen rekod, tahapan tersebut termasuk persyaratan fungsional dari sistem manajemen rekod yang masuk dalam tahapan registrasi. Tujuan melakukan kegiatan registrasi rekod yang disimpan adalah untuk memberikan bukti bahwa rekod telah diterima, diolah, dikelola, disimpan dan dimiliki oleh Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. Kegiatan registrasi rekod yang sudah diimplementasikan dalam sistem otomasi manajemen rekod dalam BISASKA adalah dengan melakukan perpindahan data dari bentuk lembaran DAP (Daftar Arsip yang Dipindahkan) ke dalam database BISASKA. Sehingga data yang berasal dari DAP setelah dilakukan penyelesaian input data, maka deskripsi informasi rekod tersebut dapat diakses oleh seluruh SDM Bank Indonesia yang memiliki akses jaringan intranet Bank Indonesia. Berdasarkan fungsi fitur registrasi yang terdapat dalam BISASKA yang telah diterapkan Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia hampir sesuai dengan deskripsi informasi yang dijabarkan dalam persyaratan sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan Kennedy (1998:199). Dari empat belas elemen data deskripsi informasi delapan diantaranya telah memenuhi persyaratan deskripsi informasi berdasarkan persyaratan fungsional pada fitur registrasi. Fungsi fitur registrasi berdasarkan elemen data penting dalam ISAD (G): General International Standard Archival Description yang harus ada dalam kesepakatan internasional dan menunjang pertukaran data, adalah elemen data Universitas Indonesia


58

reference code dalam BISASKA dimuat dalam kode arsip. Title termuat dalam elemen data masalah. Creator yang merupakan pembuat atau pemilik rekod termuat dalam elemen data kode DPA atau kode satker. Date(s) berupa tanggal pembuatan atau tanggal akumulasi rekod disusun termuat dalam elemen data tanggal terima DAP. Extent of the unit of description, dinyatakan dalam elemen data jumlah arsip. Dan terakhir adalah Level of description (tingkat hirarkis rekod) dalam BISASKA belum terdapat elemen data tersebut. Sehingga fitur registrasi sistem otomasi manajemen rekod hampir sesuai dengan spesifikasi berdasarkan elemen penting dalam ISAD (G). Sedangkan fitur registrasi pada BISASKA telah sesuai dengan spesifikasi registrasi metadata minimum berdasarkan ISO 15489-1 dan 15489-2 (2001), yaitu terdapat penanda unik yang diberikan dari sistem, dimana diimplementasikan dengan adanya kode arsip yang disesuaikan dengan daftar nomor urut rekod. Tanggal dan waktu registrasi, dengan adanya tanggal terima DAP. Judul atau deskripsi singkat, termuat dalam elemen data masalah. Keterangan pengarang (perorangan atau badan korporasi), dinyatakan dalam elemen data kode DPA atau kode satker. Pengirim dan atau penerima, dinyatakan dalam elemen data nama petugas penerima. Fungsi fitur registrasi dalam BISASKA mencakup fitur penerimaan dan penyelesaian dalam kegiatan pemindahan dan penyimpanan rekod. Secara umum fitur registrasi dalam BISASKA sudah memenuhi standard yang berlaku. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara proses registrasi yang meliputi pemindahan dan penyimpanan rekod telah berjalan dengan baik, baik

yang

dilakukan pihak Sentral Khazanah Arsip maupun Unit Pengolah rekod atau satuan kerja masing-masing, sehingga Sentral Khazanah arsip berfungsi sebagai sarana untuk melakukan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif yang dimiliki oleh satuan kerja di Bank Indonesia. Berdasarkan table 4.1 dapat dilihat bahwa, elemen data deskripsi dalam fitur registrasi menurut Kennedy (1998) hampir secara keseluruhan elemen datanya dimiliki oleh ISAD (G) (2000). Kennedy mengemukakan 20 elemen data dalam deskripsi informasi rekod sedangkan ISAD (G) memiliki 26 elemen data. Dianalisis berdasarkan tahun terbitnya elemen data tersebut, dapat dimungkinkan Universitas Indonesia


59

bahwa ISAD (G) second edition yang mengadopsi dari the Committee on Descriptive Standards (1999) merujuk pada teori yang dikemukakan oleh Kennedy.

4.3.1.2 Akses Akses adalah kunci untuk penemuan kembali yang tergantung pada desain sistem, bagaimana mengidentifikasi dan memilih informasi untuk diindeks, dan bagaimana memberkaskannya sehingga dapat ditemukan jika diperlukan. Indeks adalah pengenal rekod yang digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penemuan kembali. Pada penataan rekod biasanya setiap berkas baru diberi kode dan istilah indeks. Istilah indeks ini berfungsi sebagai label bagi kode berkas yang bersangkutan. Judul atau perihal atau masalah hendaknya merupakan yang mewakili konteks rekod maupun isinya. Tujuan dalam akses adalah mengatur hak pengguna dan kemampuan untuk menemukan kembali rekod yang dibutuhkan. Pembahasan lebih mendalam mengenai fitur akses yang harus dimiliki dalam sistem otomasi manajemen rekod dalam menentukan efisiensi akses oleh pemakai adalah: a. Mampu menyimpan penelusuran yang sering digunakan Kemampuan penyimpanan penelusuran yang sering digunakan tidak tersedia dalam BISASKA. Kemampuan yang tersedia dalam BISASKA hanya dapat melakukan pencarian pada search box. b. Menelusur ruas tertentu atau full text sebuah dokumen atau kombinasi keduanya Kemampuan penelusuran full text dari rekod juga belum tersedia dalam BISASKA. Sistem yang sudah diimplementasikan dalam BISASKA baru mencakup registrasi deskripsi informasi rekod dan belum menghubungkan metadata rekod dengan rekodnya. Hal ini disebabkan dalam sistem otomasi saat ini belum menerapkan kaptur rekod. Oleh karenanya, informasi yang dapat diakses hanya berupa deskripsi informasi dari rekod tersebut yang berguna sebagai alat temu kembali rekod yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.



60

c. Mampu menelusur antar jenis rekod Penelusuran antar jenis rekod belum diimplementasikan dalam BISASKA. Input data dalam database BISASKA baru mencakup rekod dalam bentuk tekstual, sedangkan rekod bentuk lain seperti CD, microfilm, foto, elektronik belum dilakukan pengolahan secara otomasi. Pengolahannya masih secara manual dengan mencatatkan deskripsi informasi dalam Daftar No Arsip yang sudah dikelompokkan berdasarkan jenis arsipnya, Kotak (tekstual), CD, cartridge, bundel, foto, gambar. Kemudian lembar DAP ditatausahakan atau disimpan. Untuk jenis rekod elektronik (softcopy) pengelolaan dan penyimpanannya masih ditangani oleh satuan kerja masing-masing. d. Menggunakan teknik penelusuran pemenggalan kata, menelusur frase Teknik pengindeksan dalam BISASKA berdasarkan elemen data deskripsi informasi yang diinput berdasarkan DAP ke dalam database. Dalam DAP tidak dicantumkan elemen data keyword khusus yang mewakili rekod tersebut. BISASKA hanya menyediakan elemen data masalah yang terkait dengan rekod yang disimpan tersebut. Oleh karenanya, penelusuran dapat dilakukan berdasarkan pemenggalan kata atau frase yang terdapat pada elemen data masalah, selain itu pencarian berdasarkan kode rekod atau elemen data yang terdapat dalam fitur registrasi juga dapat dilakukan. Pengindeksan tidak memungkin dilakukan di SKA, karena petugas SKA tidak diperkenankan melihat isi dari rekod tersebut. Meraka hanya melakukan verifikasi rekod yang terdapat dalam boks dengan lembar DAP. e. Menggunakan operator Boolean Penelusuran rekod masih menggunakan simple search dalam search box sehingga operator boolean logic belum dapat diimplementasikan dalam BISASKA. f. Menelusur tanda pengenal unik seperti barcode atau nomor file Penelusuran rekod dengan BISASKA belum menerapkan penelusuran menggunakan barcode, namun penelusuran berdasarkan kode rekod sudah dapat diimplementasikan. Hal ini terkait dengan elemen data deskripsi informasi yang dimasukkan dalam database BISASKA. Universitas Indonesia


61

g. Mampu menentukan hak akses dan batasan akses terhadap rekod Menentukan hak akses pemakai untuk melihat, mengedit atau menghapus rekod pada sistem, membatasi akses pemakai untuk menu atau fitur tertentu dari sistem. Dalam BISASKA semua deskripsi informasi rekod yang sudah tuntas proses registrasinya dapat dilihat oleh pengguna yang memiliki akses intranet di Bank Indonesia. Namun, terdapat hak akses dalam input data mengenai pengeditan dan penghapusan data. Hak akses dalam BISASKA dibedakan menjadi tiga, entry data (pegawai golongan 2), validasi (pegawai golongan 3) dan otorisasi (pegawai golongan 4). Bagian entry data tidak dapat menghapus dan melakukan pengeditan secara keseluruhan. Sedangkan bagian validasi memiliki wewenang untuk merubah atau mengoreksi rekod dan bagian otorisasi memiliki wewenang untuk merubah atau mengoreksi dan menghapus data registrasi rekod. h. Integrasi dengan sistem dan peralatan lain untuk mengelola distribusi informasi BISASKA sudah terhubung langsung dengan jaringan intranet untuk melakukan pencarian atau penelusuran rekod. Jaringan intranet Bank Indonesia dinamakan BLINK (Bank Indonesia Layanan Informasi Kita). Sejak diterapkannya BISASKA dan diintegrasikan dengan BLINK, maka pencarian rekod dapat dilakukan oleh semua pengguna yang memiliki akses jaringan intranet Bank Indonesia. i. Mampu membatasi tampilan rekod bagi pemakai yang tidak memiliki akses penuh dan mampu mendokumentasikan hak akses yang boleh melihat bagian tertentu dari rekod. BISASKA masih berupa sistem otomasi manajemen rekod yang berguna sebagai sarana penyimpanan dan temu kembali deskripsi informasi dari rekod dan semua yang dapat akses jaringan intranet Bank Indonesia memiliki akses untuk memperoleh deskripsi informasi rekod yang dicarinya. Hal ini diakibatkan karena BISASKA belum mampu mengkaptur rekod ke dalam sistemnya sehingga belum terdapat batasan akses terhadap tampilan rekod bagi pemakai yang tidak memiliki akses penuh. Universitas Indonesia


62

Berdasarkan pemaparan diatas mengenai fitur akses, secara umum BISASKA sudah mampu melakukan temu kembali secara otomasi. Wewenang hak akses hanya dibatasi pada tahapan registrasi atau input, pengeditan dan penghapusan data rekod. Sedangkan pada akses temu kembali dapat diakses oleh seluruh SDM Bank Indonesia yang memiliki akses jaringan intranet Bank Indonesia melalui PC masing-masing. Metode pencariannya menggunakan simple search dengan penelusuran pemenggalan kata atau frase yang sesuai dengan elemen data deskripsi informasi rekod dalam fitur registrasi. Berdasarkan persyaratan fitur akses dalam persyaratan sistem otomasi manajemen rekod, BISASKA baru memenuhi empat fitur dari tujuh fitur akses dalam persyaratan sistem otomasi manajemen rekod. Tampilan halaman pencarian dan hasil pencariannya seperti gambar berikut ini:

Gambar 4.3. Halaman search box dalam BISASKA



63

Gambar 4.4. Halaman Hasil Penelusuran Rekod dalam BISASKA 4.3.1.3 Pelacakan Kegiatan pelacakan bertujuan untuk merekam perpindahan rekod yang mengacu kepada perpindahan fisik dan lokasi rekod serta melacak tindakan dan penggunaan terhadap rekod. Kegiatan ini untuk mengetahui dimana lokasi rekod pada waktu tertentu. Dalam BISASKA fungsi ini dapat ditemukan dalam fitur peminjaman. Pengimplementasian BISASKA baru sebatas mengetahui lokasi penyimpanan rekod tanpa mengetahui ketersedian rekod tersebut. Untuk mengetahui ketersediaan rekod atau untuk mengetahui rekod tersebut sedang dipinjam siapa, dapat diketahui melalui Kartu Pinjam Arsip (KPA) dan Bon Pinjam Arsip (BPA). Prosedur peminjaman rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia adalah dengan peminjam rekod mengisi dan menandatangani bon pinjam arsip (BPA) rangkap tiga dan meminta persetujuan dari atasan langsung serta dari pejabat unit pengolah pemilik rekod. Petugas SKA menerima BPA yang telah disetujui pejabat unit pengolah. Kemudian petugas SKA menyimpan BPA lembar ke-2 di tempat penyimpanan rekod. Mencatat peminjaman pada Kartu Peminjam Arsip (KPA) dan menyimpan BPA lembar ke-1. Petugas SKA menyerahkan rekod yang dipinjam dan BPA lembar ke-3. Jangka waktu peminjaman rekod selama sepuluh hari kerja. Peminjam arsip dapat memperpanjang peminjaman dengan membuat BPA baru dengan jangka waktu sesuai kesepakatan dan Universitas Indonesia


64

dituliskan pada kolom keterangan BPA. Jika peminjam rekod sudah tidak membutuhkan rekod tersebut, peminjam dapat mengembalikan rekod kemudian memusnahkan BPA lembar ke-3. Petugas SKA meneliti kelengkapan rekod yang dikembalikan dan mencocokkan dengan BPA atau mencatat BPA baru jika diperpanjang. Kemudian petugas SKA mengembalikan rekod pada tempat semula dan memusnahkan BPA lembar ke-2. Tahap terakhir adalah petugas SKA mencatat tanggal pengembalian rekod pada KPA dan BPA. Deskripsi informasi rekod dalam kartu peminjaman rekod mencantumkan diantaranya: a. Unit pengolah peminjam b. Nama peminjam c. Tanggal peminjaman d. Tanggal kembali e. Uraian arsip yang dipinjam f. Keterangan Untuk informasi yang lebih lengkap mengenai rekod yang dipinjam, terdapat juga bon pinjam arsip, yang mencantumkan informasi sebagai berikut: a. Perihal arsip b. Jenis arsip c. No. arsip d. No. kotak e. Lokasi simpan f. Keterangan g. Persetujuan pejabat unit kearsipan, pejabat pemilik arsip, atasan peminjam, dan nama peminjam) h. Tanggal peminjaman dan pengembalian Pembahasan lebih mendalam mengenai fitur pelacakan yang harus dimiliki dalam sistem otomasi manajemen rekod adalah: a. Informasi mengenai status ketersediaan rekod dan siapa yang meminjam Status ketersedian rekod di SKA belum dapat diidentifikasi dengan pelacakan melalui BISASKA. Namun, status ketersedian rekod dapat Universitas Indonesia


65

diketahui secara manual dengan melakukan pencarian melalui Kartu Pinjam Arsip (KPA) dan Bon Pinjam Arsip (BPA). Apabila permasalahan rekod yang dicari terdapat dalam KPA atau bon pinjam arsip, artinya rekod tersebut sedang dipinjam. Dalam KPA dan bon pinjam arsip terdapat informasi mengenai siapa yang sedang meminjam rekod tersebut. b. Batasan waktu peminjaman Sama halnya dengan informasi status ketersediaan rekod melaui BISASKA, pelacakan batasan waktu peminjaman rekod baru dapat dilacak secara manual, yaitu melalui KPA dan bon pinjam arsip. Batas waktu peminjaman arsip selama 10 hari atau dapat dikomunikasikan dengan petugas SKA terlebih dahulu mengenai waktu peminjamannya. c. History peminjam rekod Informasi ini juga belum dapat dilacak melalui sistem otomasi BISASKA, sehingga pelacakannya baru dapat dilakukan secara manual dengan mencari pada KPA dan bon peminjam arsip. Dalam KPA dan bon pinjam arsip diberikan deskripsi siapa yang meminjam baik informasi mengenai nama pegawai yang meminjam maupun satuan kerja peminjam tersebut.

Dalam BISASKA fitur pelacakan tercakup pada fitur peminjaman rekod. Fitur peminjaman tersebut mencakup informasi mengenai kode DPA, kode arsip, tanggal pinjam, jenis arsip, perihal, maksud peminjaman, kode peminjaman, kode satker peminjam, petugas SKA, jumlah arsip dan status arsip (entry, validasi, otorisasi, dan kembali) (seperti pada gambar 4.4. halaman peminjaman dalam BISASKA). Namun, fitur peminjaman yang telah tersedia dalam BISASKA belum dioperasikan sehingga peminjaman rekod sekaligus sebagai fungsi pelacakan masih dilakukan secara manual.



66

Gambar 4.5. Halaman peminjaman dalam BISASKA

Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti penerapan proses peminjaman yang dilakukan secara manual sudah berjalan dengan baik dengan diimplementasikannya prosedur kerja yang sudah ditetapkan berdasarkan Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI). Hal tersebut seperti dikemukakan oleh informan Cut Nyak Dien, yang mengatakan bahwa “peminjaman harus diketahui oleh pemilik arsip dan atasannya dengan mengisi bon pinjam arsip yang sudah disetujui pihak yang berwenang. Kemudian mereka menyerahkan bon pinjam arsip tersebut ke SKA. Petugas SKA mengambilkan arsip yang dipinjam ke ruang penyimpanan. rekod yang dipinjam dicatat ke dalam Kartu Pinjam Arsip (KPA).” Berdasarkan pemaparan informan Cut Nyak Dien menjelaskan bahwa di SKA telah memiliki standar operasional prosedur mengenai kegiatan peminjaman rekod, yaitu telah adanya aturan dan formulir peminjaman. Hal yang sangat disayangkan, BISASKA saat ini sudah terdapat fitur peminjaman, namun kegiatannya masih dilakukan secara manual. Apabila peminjaman sudah dilakukan secara otomasi melalui BISASKA, maka kegiatan peminjaman akan lebih menghemat waktu dan kertas. Hal ini seperti yang dijelaskan oleh informan Cut Nyak Dien, “disini peminjamannya memang masih Universitas Indonesia


67

manual.

Kita

rencananya

tahun

ini

mau

mengembangkan

sistemnya”.

Berdasarkan penjelasan informan tersebut bahwa, prosedur peminjamannya belum dilakukan melaui BISASKA karena sistemnya masih mau dikembangkan lagi. Padahal apabila kegaitan ini sudah dilakukan secara otomasi, akan sangat memudahkan pegawai SKA itu sendiri. Terlebih lagi untuk kegiatan pelacakan mengenai rekod apa saja yang sedang dipinjam, tanpa perlu lagi memeriksa Kartu Pinjam Arsip ataupun Bon Pinjam Arsip. Oleh karena itu, penerapan pelacakan yang termasuk di dalamnya kegiatan peminjaman akan meningkatkan kecepatan dalam hal pelacakan rekod, kegiatan peminjaman, dan mengurangi penggunaan kertas dalam mendukung paperless office.

4.3.1.4 Penyusutan Penataan rekod dalam sistem otomasi manajemen rekod harus mampu mengidentifikasi rekod-rekod yang memiliki nilai berkesinambungan dan rekod yang sudah dapat dimusnahkan. Sistem harus memuat jadwal retensi setiap rekod dan menandai rekod yang sudah jatuh tempo untuk dipindahkan atau dimusnahkan. Rekod-rekod yang sudah jatuh tempo dapat dikelompokkan sesuai dengan jadwal retensinya. Sehingga memudahkan dalam hal identifikasi rekod yang sudah jatuh waktu. Pemusnahan termasuk duplikat rekod dalam bentuk/media elektroniknya. Sayangnya, kegiatan penyusutan di SKA belum dapat dioperasikan di dalam BISASKA, sehingga penerapannya masih dilakukan secara manual. Namun, secara manual kegiatan penyusutan sudah berjalan dengan baik berdasarkan pedoman Manajemen Dokumen Bank Indonesia dan pedoman Jadwal Retensi. Penyusutan di Sentral Khazanah Arsip dimulai dengan penyiangan rekod di SKA melalui dua cara, yaitu meneliti DAP untuk mendata rekod yang jadwal retensinya telah berakhir atau mencocokkan data rekod yang jadwal retensinya telah berakhir dengan rekodnya. Kegiatan menentukan rekod yang masih memiliki nilai berkesinambungan dengan rekod yang sudah dapat dimusnahkan dilakukan oleh Panitia Penilai Arsip (PPA). Susunan Panitia Penilai Arsip Kantor Pusat (PPA KP) untuk pemusnahan rekod dengan jadwal retensi sepuluh tahun atau lebih terdiri dari pejabat/staf dari unit pngolah yang membidangi pengawasan intern sebagai anggota, pejabat unit Universitas Indonesia


68

kearsipan kantor pusat sebagai ketua merangkap anggota penilaian dan pejabat/staf dari unit pengolah yang membidangi hukum sebagai anggota. Sedangkan susunan Panitia Penilai Arsip Unit Pengolah (PPA UP) untuk pemusnahan rekod dengan jadwal retensi sepuluh tahun atau lebih terdiri dari pejabat dan atau pegawai setingkat staf unit pengolah pemilik rekod sebagai anggota, pejabat unit pengolah yang membidangi kearsipan sebagai ketua merangkap anggota penilaian dan pejabat dan atau pegawai setingkat staf lainnya yang ditunjuk sebagai anggota. Panitia Penilai Arsip ini akan menghasilkan Berita Acara Penilaian Arsip (BANA). Hasil dari penilaian yang dilakukan PPA akan menghasilkan lima rekomendasi Panitia Penilai Arsip (PPA) di SKA kepada pimpinan unit pengolah pemilik rekod, yaitu: a. Menyetujui pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna. Prosedur pemusnahannya dibedakan menjadi dua, yaitu pemusnahan rekod dengan jadwal retensi kurang dari sepuluh tahun dan lebih dari sepuluh tahun. b. Menangguhkan pemusnahan dan menetapkan jadwal retensi baru rekod yang masih mempunyai nilai guna bagi Bank Indonesia c. Menyimpan rekod sebagai inventaris rekod SKA Kantor Pusat karena masih mempunyai nilai guna namun informasinya sudah terbuka d. Menyerahkan kepada unit pengolah lain yang membidangi e. Menyerahkan kepada ANRI melalui unir kearsipan Kantor Pusat untuk rekod yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional.

Fitur penyusutan berdasarkan persyaratan sistem manajem rekod yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod adalah mencakup: a. Informasi mengenai jadwal retensi Karena sistem otomasi belum dapat dioperasikan, informasi ini dapat ditemukan dalam Daftar Arsip yang dipindahkan (DAP) dengan dilakukan pencarian secara manual.



69

b. Informasi penandaan atau pengingat rekod yang sudah jatuh tempo Informasi ini pun belum dapat ditemukan dalam sistem, sehingga pengingat akan rekod yang sudah jatuh tempo akan dilakukan pengecekkan secara berkala atau Unit Pengolah pemilik arsip yang memberikan pengusulan untuk dilakukan penyusutan terhadap rekod yang dimilikinya. c. Pemusnahan termasuk duplikat rekod dalam bentuk elektronik Kegiatan pemusnahan secara manual untuk rekod berbentuk elektronik akan dilakukan pemusnahan keduanya apabila rekod tersebuh sudah tidak memiliki nilai guna. d. Data registrasi rekod tetap dipertahankan atau tidak jika rekod dimusnahkan Apabila rekod telah dilakukan penyusutan, baik itu dimusnahkan atau dilakukan penyerahan ke ANRI, data registrasi akan dihapus dalam BISASKA. Untuk itu, rekod yang telah disusutkan deskripsi informasinya sudah tidak dapat ditemukan dalam BISASKA. Namun, informasi bekas kepemilikan rekod ini dapat dilihat berdasarkan Daftar Arsip yang di Musnahkan (DAM) atau Daftar Arsip yang diserahl akan (DAS) dan Berita Acaranya.

4.3.1.5 Pelaporan dan Statistik Sistem otomasi manajemen rekod harus memiliki kemampuan untuk pembuatan laporan dan statistik untuk memenuhi kebutuhan SKA BI dalam rangka pertanggungjawaban manajemen. Dalam BISASKA telah terdapat menu fungsi laporan. Namun, sampai saat ini belum dapat dioperasikan. Secara manual, pelaksanaan pelaporan dan statistik kegiatan SKA BI sudah berjalan dengan rutin. Kegiatan tersebut dilakukan sebagai bahan pertanggungjawaban manajemen. Pelaporannya meliputi: laporan pemindahan, laporan pemusnahan, laporan penerimaan SK, laporan peraturan, volume peminjaman dan input data. Tersedia juga laporan suhu dan kelembaban (temperature/humadity) tempat penyimpanan rekod. Berdasarkan Kennedy (1998: 207) sistem otomasi manajemen rekod seharusnya memungkinkan untuk mentransfer informasi laporan dan statistik Universitas Indonesia


70

langsung ke aplikasi desktop seperti pengolah kata atau electronic mail untuk diproses dan didistribusikan lebih lanjut. Oleh karena itu, penerapan sistem otomasi manajemen rekod sangat membantu staf atau manajer baik dalam pemprosesan maupun distribusi laporan dan statistik.

4.3.2 Persyaratan Teknis Persyaratan teknis dalam sistem otomasi manajemen rekod membutuhkan kerjasama dengan bagian IT, dalam Bank Indonesia terdapat Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI). Hal yang perlu diperhatikan dalam persyaratan teknis sistem otomasi manajemen rekod adalah a. Platform dan sistem operasi yang mendukung Sistem beroperasi melalui akses jaringan intranet dengan berbasis PC server database blade server ± 1 Tera dengan sistem operasinya Microsoft SQL server. Selain PC server database terdapat juga aplikasi server windows 2000 server. Oleh karenanya, dengan didukung oleh platform dan sistem operasi memudahkan dalam hal pengontrolan maupun pengaksesan sistem otomasi tersebut. b. Kemudahan penggunaan Sistem otomasi manajemen rekod dikatakan mudah apabila sistem tersebut mudah untuk dipelajari dan dioperasikan bagi staf bagian arsip maupun pengguna lainnya. Informan yang memiliki tugas utama input data registrasi mengungkapkan bahwa, “waktu saya dikenalin sistem ini pertama kali, saya langsung ngerti, sayakan cuma mengisi bagian-bagian yang kosong disesuaikan sama DAP dan form entri data aja.” Selain pendapat dari informan Cut Meutia, peneliti juga melakukan observasi partisipatif dengan mencoba memasukkan data yang berasal dari DAP ke BISASKA. Berdasarkan wawancara dan observasi, interface BISASKA saat ini yang berfungsi sebagai sistem temu kembali deskripsi informasi rekod tergolong sederhana sehingga BISASKA mudah untuk dipelajari, dan dioperasikan.



71

c. Memungkinkan kustomisasi Kustomisasi

menurut

Kennedy

(1998:206)

adalah

sistem

dapat

menyesuaikan profil layar, nama ruas, menambah dan menghapus ruas. Menurut informan Teuku Umar kustomisasi mungkin saja dilakukan, namun tidak semua staf dapat melakukannya, hanya sistem administrator atau dengan bantuan Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI). d. Dapat di-upgrade, tidak membatasi jumlah rekod/basis data BISASKA dapat di-upgrade apabila dilakukan pengembangan sistem. Namun, untuk melakukan upgrade tidak bisa dilakukan oleh staf SKA Bank Indonesia. Hal ini seperti yang dikatakan oleh informan Cut Nyak Dien, “kalau kita mau mengupgrade sistem, kita tidak bisa melakukan sendiri”. Selain itu, sistem harus memiliki kemampuan tidak membatasi penyimpanan jumlah rekod/basis data. Menurut informan Cut Nyak Dien, data yang diinput ke dalam BISASKA tersimpan dalam server yang dikelola oleh Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI) yang apabila mengalami kekurangan kapasitas penyimpanan pihak DPSI yang berwenang untuk melakukan penambahan kapasitas penyimpanan tersebut. Berdasarkan hal tersebut, BISASKA saat ini dapat dilakukan up-grade baik itu up-grade sistem maupun kapasitas penyimpanannya. Namun, hal tersebut dibawah otoritas DPSI. Dalam hal ini, pihak SKA sebagai user yang dapat mengajukan untuk dilakukan up-grade terhadap BISASKA. e. Memungkinkan konversi dari sistem yang ada ke sistem baru Terdapat kontrol untuk menjamin tidak ada data yang hilang selama pemindahan. BISASKA telah memiliki disaster recovery plan, sehingga telah terjaminnya keberlangsungan data yang telah disimpan dalam server. f. Memiliki kontrol keamanan Terdapat kontrol keamanan antara sistem operasi jaringan dengan sistem otomasi manajemen rekod. Kontrol keamanan BISASKA telah terintegrasi dengan Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI). g. Fasilitas back-up Fasilitas back-up juga telah dimiliki BISASKA yang juga dikelola oleh Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI). DPSI sudah memiliki Universitas Indonesia


72

disaster recovery plan, sehingga apabila terjadi sesuatu yang tidak diharapkan, data yang terdapat dalam server tetap tersedia sebagai backup. h. Dapat melakukan pemulihan otomatis, setelah ada kerusakan server BISASKA belum dapat melakukan pemulihan secara otomatis apabila terjadi kerusakan pada server. Harus dilakukan tindakan yang dilakukan Direktorat Pengelola Sistem Informasi (DPSI).

4.3.3 Persyaratan Integrasi Sistem otomasi manajemen rekod memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lainnya. Menurut Kennedy (1998:199), salah satu bentuk integrasi, yaitu integrasi dengan aplikasi dekstop (misalnya, pengolah kata, spreadsheet, dan document imaging system e-mail, dll.), sistem bisnis lainnya (misalnya database pelanggan, sistem sumber daya manusia, dll), sarana informasi lainnya (misalnya tesaurus, dll). a. Integrasi sistem manajemen rekod dengan aplikasi desktop Kemampuan menghubungkan sistem manajemen rekod dengan indeks rekod dan sistem yang digunakan untuk menciptakan dan memelihara rekod, seperti pengolah kata, spreadsheet, dan document imaging system. Jadi, dengan mengakses system manajemen rekod, pengguna dapat menentukan rekod elektronik apa saja yang terdapat pada topic tersebut dan dapat melihat dan memungkinkan memanipulasi rekod juga. Seorang penulis memprediksikan bahwa kemampuan baru sistem manajemen rekod akan lebih berorientasi terhadap manajemen dokumen dengan berkas teks dan gambar yang dipindai akan diindeks, dilakukan tindakan, didistribusikan, ditemukembali, diubah atau dijelaskan yang dilakukan secara online. Cut Nyak Dien menjelaskan bahwa, “Yang kita data hanya permasalahannya. Karena kita belum image”. Berdasarkan pernyataan informan Cut Nyak Dien, sistem otomasi manajemen rekod belum terintegrasi dengan pengolahan kata maupun document imaging system. BISASKA hanya dapat menampilkan deskripsi



73

informasi dari rekod tersebut, sehingga isi dari rekod belum dapat diakses langsung. b. Integrasi sistem manajemen rekod dengan sistem bisnis lainnya (aplikasi database) Sistem manajemen rekod harus mampu mengintegrasikan sistem dengan sistem bisnis lainnya, seperti aplikasi database klien, database pengguna, dll. Dalam BISASKA sudah terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya, yaitu Bank Layanan Intranet Kita (BLINK). Namun, BISASKA belum terintegrasi dengan aplikasi database, seperti yang dijelaskan oleh informan Teuku Umar berikut, “BISASKA belum bisa menyimpan data peminjam rekod, selama ini BISASKA baru terhubung dengan BLINK untuk pencarian rekod, itu saja.” Berdasarkan penjelasan tersebut bahwa sistem otomasi manajemen rekod merupakan sistem temu kembali rekod yang sudah dapat diakses melalui jaringan intranet yaitu Bank Indonesia Layanan Intranet Kita (BLINK). c. Integrasi sistem manajemen rekod dengan electronic mail Terintegrasi sistem manajemen rekod dengan e-mail berguna untuk memindahkan dokumen di seluruh organisasi dan untuk berkomunikasi dengan

pengguna.

Misalnya

e-mail

dapat

digunakan

untuk

mendistribusikan ringkasan harian dari surat masuk dan keluar pada hari itu, statistic jumlah surat yang diterima dengan masalah tertentu atau permintaan untuk mengembalikan berkas. Berdasarkan observasi terhadap BISASKA, dalam system tersebut tidak terdapat fasilitas email. Fasilitas e-mail untuk staf Bank Indonesia melalui Bank Indonesia Layanan Intranet Kita (BLINK). Kemampuan integrasi BISASKA yaitu sudah dapat diaksesnya BISASKA melalui sistem bisnis Bank Indonesia, yaitu BLINK (Bank Indonesia Layanan Intranet Kita). Kemampuan untuk document imaging belum dapat dilakukan dalam BISASKA, karena rekod dalam bentuk elektronik (softcopy) masih dikelola oleh satuan kerja masing-masing.



74

4.3.4 Persyaratan Pendukung Pemakai/Operator Persyaratan ini merupakan perangkat pendukung sistem. Hal yang harus diperhatikan dalam persyaratan pendukung pemakai/operator dalam sistem otomasi manajemen rekod adalah: a. Tampilan (interface) dan fungsi yang mudah (user friendly) Tampilan layar yang sederhana dan menggunakan bahasa Indonesia, sehingga fitur-fitur yang terdapat dalam BISASKA mudah dioperasikan. b. Ketersediaan layar bantuan (helpscreens) Dalam BISASKA terdapat layar bantuan, apabila user mengalami kebingungan dalam mengoperasikan sistem tersebut, user dapat langsung menuju menu helpscreen. c. Pelatihan Kegiatan pelatihan di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia merupakan hal wajib bagi setiap karyawannya dan tidak terbatas pelatihan mengenai kearsipan saja. Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia menyelenggarakan on job training untuk pegawai baru agar dapat mengerti dan memahami prosedur

dan

deskripsi

kerja

masing-masing.

Cut

Nyak

Dien

menginformasikan bahwa, “untuk pelatihan kearsipan dalam satu tahun kurang lebih 15 satuan kerja kita lakukan pelatihan.” d. Dokumentasi Pedoman yang dibuat dalam rangka manajemen rekod di Sentral Khazanah Bank Indonesia meliputi Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI), Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001-2000, pedoman klasifikasi, dan jadwal retensi.

4.3.5 Persyaratan Mengelola Berbagai Jenis Rekod Sistem

otomasi

manajemen

rekod

harus

memenuhi

persyaratan

pengelolaan berbagai jenis rekod, baik tekstual maupun elektronik seperti mikrofilm, cartridge, CD, foto, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email, grafis, audio, video, dan lainnya (Kennedy, 1998:199). Hal tersebut selaras dengan The Australia Standard AS 4390-1996 yang menjelaskan bahwa rekod sebagai informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem Universitas Indonesia


75

komputer, yang diciptakan atau diperoleh oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau sebagai pendukung pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti dari berbagai kegiatan tersebut (Kennedy, 1998:5). Oleh karenanya, dapat dikatakan bahwa rekod dapat meliputi berbagai jenis media. Informan mengungkapkan mengenai jenis rekod yang dikelola dalam BISASKA, yaitu: “Di sini baru arsip tekstual aja.”-Cut Meutia “Arsip yang dalam cartridge, CD, dan lain-lain belum diinput.”-Cut Nyak Dien “Rekod elektronik cuma beberapa saja yang dipindahkan ke SKA, kebanyakan masih disimpan di satuan kerja.” –Cut Nyak Dien.

Menurut pernyataan informan diatas, pengelolaan rekod dalam BISASKA baru mencakup pengelolaan rekod jenis tekstual saja. Sedangkan pengelolaan rekod jenis elektronik belum diintegrasikan dengan BISASKA. Selain itu, rekod jenis elektronik belum secara keseluruhan diserahkan oleh satuan kerja ke Sentral Khazanah Arsip untuk dilakukan penataan rekod, sehingga rekod jenis elektronik masih tersebar di setiap satuan kerja. Pengelolaan rekod jenis elektronik di SKA masih dilakukan secara manual, yaitu proses registrasi dilakukan dengan mengisi deskripsi informasi rekod pada lembar daftar nomor arsip yang disesuaikan dengan jenis rekodnya. Informasi mengenai deskripsi rekod ditemukan dalam daftar arsip yang dipindahkan (DAP). Informan Cut Nyak Dien juga mengungkapkan alasan belum diintegrasikannya rekod jenis elektronik bahwa “Di SKA rekod elektroniknya masih sedikit, jadi masih mudah dilakukan pencarian.” Berdasarkan pernyataan informan tersebut menyatakan bahwa, sistem otomasi manajemen rekod belum diperlu diterapkan di SKA karena volume khazanah rekod elektronik masih sedikit, sehingga temu kembali rekod masih mudah dilakukan. Sedangkan, Read-Smith (2002:155) mengemukakan bahwa volume rekod dalam berbagai jenis media akan terus bertambah dengan peningkatan permintaan untuk temu kembali rekod yang lebih cepat. Berdasarkan hal tersebut, sistem otomasi manajemen rekod mampu melakukan temu kembali



76

lebih cepat dibandingkan melakukan pencarian pada daftar no arsip secara manual seiring bertambah terus volume rekod dalam berbagai jenis. Pada perkembangan selanjutnya, sistem otomasi manajemen rekod akan mampu mengkontrol rekod elektronik (Kennedy, 1994:170). Hal ini memungkin BISASKA untuk melakukan penyimpanan rekod elektronik seperti halnya melakukan penataan rekod inaktif dalam bentuk teksual. Selain BISASKA mampu mengontrol secara keseluruhan bentuk rekod yang tercipta dalam aktivitas bisnis di Bank Indonesia, sistem ini dapat mempermudah pengaksesan rekod yang dibutuhkan dengan efektif dan efisien melalui jaringan intranet atau BLINK yang sudah disediakan. Analisis peneliti selaras dengan National Archives Australia (2004) bahwa sistem dapat meng-capture yaitu suatu proses penyimpanan sebuah dokumen atau objek digital ke dalam system rekod dan menandai metadata untuk menggambarkan

rekod

dan

menempatkannya

dalam

konteks,

sehingga

memungkinkan manajemen rekod yang sesuai dari waktu ke waktu. Untuk kegiatan bisnis tertentu fungsi ini dapat dibangun ke dalam sistem bisnis sehingga penangkapan rekod dan metadata yang terkait bersamaan dengan penciptaan rekod.



BAB 5 KESIMPULAN

Bab ini merupakan bab penutup dalam penelitian yang berjudul Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod inaktif berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia.Dalam bab ini, akan dipaparkan kesimpulan dari seluruh pembahasan maupun pengamatan yang dilakukan peneliti. Selain itu, dipaparkan pula saran dari peneliti terhadap hasil penelitian ini. Diharapkan saran yang akan dipaparkan dapat berguna dan menjadi masukan bagi manajer kearsipan maupun pihak lainnya yang akan mengembangkan sistem otomasi manajemen rekod inaktif atau Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA).

5.1

Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian mengenai penerapan sistem otomasi

manajemen rekod yang telah dijalankan dalam pengelolaan rekod inaktif pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, yaitu sebagai berikut: a. Sistem Otomasi Manajemen Rekod BISASKA belum dibangun secara optimal. Hal ini dapat dilihat dengan hanya terdapat beberapa fitur persyaratan sistem manajemen rekod yang telah diimplementasikan sesuai dengan fungsi kegiatan dalam sistem penataan rekod, yaitu: Registrasi melalui fitur penerimaan dan penyelesaian Menu registrasi yang telah diimplementasikan dalam BISASKA hampir semua elemen datanya sesuai dengan persyaratan persyaratan sistem manajemen rekod. Akses atau penelusuran rekod BISASKA merupakan sebagai sistem temu kembali rekod yang sudah terotomasi, sehingga BISASKA dapat diakses melalui jaringan intranet. Hal ini sangat memudahkan staf Bank Indonesia dalam menemukan rekod inaktif yang dibutuhkan. Fitur akses yang telah diimplementasikan dalam BISASKA berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod hampir semua indikator penilaiannya sudah 77



78

terpenuhi. Namun, metode penelusurannya masih menggunakan simple search dan belum memanfaatkan operator boolean logic. b. Sedangkan kegiatan pelacakan, penyusutan dan pelaporan belum dapat dilakukan secara otomasi. Kegiatan tersebut masih dilakukan secara manual, sehingga persyaratan tersebut masih perlu dibangun lagi dalam BISASKA. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, kegiatan yang masih dilakukan secara manual sudah memiliki prosedur yang baik dan sudah dijalankan secara konsisten. Hal ini dapat dilihat dari pedoman Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI) yang merupakan tata cara pengelolaan dokumen Bank Indonesia mulai dari dokumen diciptakan, diterima, disimpan sampai dengan disusutkan. Tersedianya pedomanpedoman dalam kearsipan, meliputi pedoman klasifikasi dan jadwal retensi. Selain sudah memiliki pedoman yang sudah dijalankan berdasarkan standar tersebut, SKA juga sudah melakukan pelatihan untuk staf SKA maupun di setiap satuan kerja secara konsisten. c. Pemenuhan persyaratan pendukung lainnya seperti persyaratan teknis dan persyaratan pendukung pemakai dalam kegiatan pengelolaan rekod saat ini dapat dikatakan sebagian besar sudah memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod. Sedangkan untuk persyaratan integrasi dan persyaratan mengelola berbagai bentuk rekod masih perlu dikembangkan lagi. d. Pengembangan sistem otomasi manajemen rekod yang mencakup keseluruhan kegiatan pengelolaan rekod inaktif di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia sangat memungkinkan, selain sudah hampir memenuhi dua persyaratan fungsional sistem otomasi manajemen rekod inaktif, pengelolaan rekod secara manual sudah dijalankan dengan baik sesuai dengan prosedur yang berlaku. Penerapan sistem otomasi manajemen rekod inaktif dalam Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dengan berdasarkan persyaratan sistem otomasi manajemen rekod mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan pengelolaan rekod inaktif, serta meningkatkan kinerja Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. Universitas Indonesia


79

e. Sistem otomasi manajemen rekod saat ini baru dapat berfungsi sebagai sarana temu kembali deskripsi informasi rekod yang sudah terintegrasi dengan jaringan intranet Bank Indonesia, BLINK (Bank Indonesia Layanan Intranet Kita).

5.2

Saran Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia sebaiknya dibangun dan

dikembangkan lagi dengan mengacu pada persyaratan sistem manajemen rekod. a. Sistem otomasi manajemen rekod BISASKA yang perlu dibangun, yaitu fitur penyusutan, pelaporan dan statistik. Apabila fitur ini telah dibangun dan diimplementasikan dalam BISASKA maka akan mempengaruhi efektivitas dan efisiensi pengelolaan rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia. b. Sistem otomasi manajemen rekod BISASKA yang perlu dikembangkan, yaitu fitur registrasi, akses, peminjaman termasuk di dalamnya fungsi pelacakan. Hal ini berguna untuk mengoptimalisasi kegiatan pengelolaan rekod inaktif di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, sehingga pengelolaan rekod inaktif dapat berjalan dengan efektif dan efisien dalam memenuhi fungsi pembuktian, informasi dan memori bagi organisasi. Pada persyaratan fungsional akses atau penelusuran, BISASKA sebaiknya menerapkan penelusuran dengan advance search dengan bantuan operator Boolean. c. Sistem

otomasi

manajemen

rekod

BISASKA

sebaiknya

juga

mengembangkan persyaratan integrasi dan persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod, sehingga sistem mampu meng-capture dan mengakses rekod melalui BISASKA, tidak hanya deskripsi informasi rekod saja. Hal ini sangat berfungsi dalam efektivitas pencarian dan pengaksesan rekod yang nantinya dapat langsung dilakukan melalui akses ke jaringan intranet (BLINK) pada PC pengguna masing-masing.



DAFTAR REFERENSI

Abdul Kadir & Triwahyuni. (2003). Teknologi Informasi. Yogyakarta: Kanisius. Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen administrasi perkantoran modern. Jakarta: Erlangga. Bearman, David. (1994). Electronic evidence: strategies for managing records in contemporary organizations. Pittsburgh: Archives & Museum Informatics. Boedi Martono. (1990). Sistem kearsipan praktis: penyusutan dan pemeliharaan arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. --------------. (1994). Penataan berkas dalam manajemen kearsipan. Jakarta:

Pustaka Sinar Harapan. Burhan Bungin. (2005). Analisis data penelitian kualitatif: pemahaman filosofis dan metodologis ke arah penguasaan model aplikasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Creswell, John W. (1994). Research design: qualitative & quantitative Approaches. London: Sage Publication. Gayatri Kusumawardani. (2006). Pra implementasi sistem kearsipan elektronik: studi kasus di Departemen Komunikasi dan Informatika (DEPKOMINFO). Tesis S2 Program Studi Ilmu Perpustakaan Program Pascasarjana Universitas Indonesia. Gingrande, Arthur. (2003). Introduction to document management. 28 Maret 2011. http://users.softlab.ntua.gr/facilities/public/AD/Text%20Categorization/Introdu ction%20to%20Document%20Management.pdf Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Indonesia: Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Indonesia: Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia.

International Council of Archives. (2008). Guidelines and functional requirement for electronic records management systems. New Zealand: International Council of Archives. 80



81

International Council of Archives. (2000). ISAD(G): General International Standard Archival Description (Second Edition). Ottawa: ICA. ISO 15489-1. (2001). International standard information and documentationrecords management. Part 1: general. ISO 15489-2. (2001). Technical report information and documentation-record management. Part 2: guidelines. Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. (2003). Panduan manajemen sistem dokumen elektronik. Jakarta: Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. Kennedy, Jay. (1998). Records management: a guide to corporate record keeping (2nd ed). Melbourne: Longman. Kennedy, Jay., & Schauder, Cherryl. (1994). Records management: a guide for students and practioners of records and information management with exercises and case studies. Melbourne: Longman Cheshire. Laksmi., Gani, Fuad., & Budiantoro. (2007) Manajemen perkantoran modern. Depok: FIB-UI.

Lexy J Moleong. (2002). Metode penelitian kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Moh. Nazir. (1988). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. National Archives and Records Administration. (2008). NARA’s electronic records archives glossary. 26 Mei 2012. http://www.archives.gov/era/about/glossary.html Nina Mayesti. (2003). Perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif pada pusat rekod fakultas ilmu pengetahuan budaya Universitas Indonesia. Tesis S2 Program Studi Ilmu Perpustakaan Program Pascasarjana Universitas Indonesia. Penn, Ira. (1994). Records management handbook (2nd ed.). Aldershot: Gower. Records

Management

Office-Archives

Authority.

(1994).

Records

and

recordkeeping: introducing new concepts. New South Wales. Robek, Mary F; Gerald F. Brown; & Wilmer O. Maedke. (1987). Information and records management. California: Glencoe.



82

Roberts, David. (1995).

Documenting the future: policy & strategies for

electronic recordkeeping in the new south wales public sector. Australia. Sanafiah Faisal. (2007). Format-format penelitian sosial. Jakarta: Rajawali Press. Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen arsip dinamis: pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sulistyo-Basuki. (2006). Metode penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra Bekerja sama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Tatang M. Amirin. (1990). Menyusun rencana penelitian. Jakarta: Rajawali Press. Wallace, Patricia. Records management: integrated information system. (1992). Englewood Cliff, NJ: Prentice Hall. Wursanto Ig. (1991). Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius.



Lampiran 1: Struktur Organisasi Bank Indonesia


Lampiran 2: Struktur Organisasi Divisi Arsip Bank Indonesia STRUKTUR ORGANISASI GRUP SEKRETARIAT

Kepala Biro Deputi Kepala Biro Divisi Arsip

Divisi Protokol

Deputi Kepala Divisi

Kelompok Pembinaa Arsip

Kelompok Pelaksana Arsip

Kelompok Sekretaris Dewan Gubernur

Kelompok Protokoler

Seksi Administrasi


Deputi Kepala Divisi

Seksi Pengelolaan Keprotokolan

Seksi Administrasi

Lampiran 3: Tugas-tugas pokok divisi arsip

TUGAS-TUGAS POKOK DIVISI ARSIP Divisi Arsip di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia diabagi menjadi tiga bagian, yaitu kelompok pembina arsip, kelompok pelaksana arsip dan seksi administrasi. 1. Kelompok pembina arsip Tugas pokok pembina arsip, meliputi: a. Melakukan pengkajian dan penyusunan/penyempurnaan ketentuan mengenai pengelolaan dokumen dan arsip. b. Melakukan pemantauan dan embinaan pengelolaan dokumen dan arsip. c. Meningkatkan pengetahuan pegawai tentang pengelolaan dokumen dan arsip. d. Memberikan bantuan konsultasi pengelolaan dokumen dan arsip. e. Membina hubungan atau kerjasama dengan instansi lain dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan dokumen dan arsip. 2.

Kelompok pelaksana arsip Tugas pokok pelaksana arsip, meliputi: a. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan kebersihan dan ketahanan arsip. b. Memberikan pelayanan informasi arsip Bank Indonesia. c. Melakukan penyiangan, penilain dan pemusnahan arsip. d. Memberikan penomoran, penggandaan dan pendistribusian keputusan Anggota Dewan Gubernur Bank Indonesia. e. Melakukan penomoran Surat Kuasa Anggota Dewan Gubernur Bank Indonesia. f. Melakukan penyimpanan asli PBI, PDG, SE Ekstern, SE Intern, Keputusan Anggota Dewan Gubernur Bank Indonesia, Keputusan Pejabat Bank Indonesia, Surat Kuasa Anggota Dewan Gubernur Bank Indonesia. g. Menyusun laporan jumlah/volume arsip Bank Indonesia secara berkala. h. Menyerahkan arsip yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional RI.


3. Seksi administrasi Tugas pokok seksi administrasi, meliputi: a. Mengelola Program Kerja dan Anggaran Tahunan (PKAT) Bagian Arsip, yaitu menyusun rencana PKAT Bagian Arsip; mengadministrasikan, memonitor, menyusun laporan realisasi PKAT dan Progress Review. b. Mengelola pembayaran tagihan kepada pihak ketiga. c. Mengelola sarana/prasara kerja, ATK dan logistik divisi arsip. d. Melakukan administrasi kepegawaian divisi arsip, meliputi: administrasi cuti, absensi, kardeks, penilaian kinerja, mutasi pegawai, dan kesehatan; mengurus deklarasi kesehatan dan lembur pegawai; administrasi kepegawaian lainnya. e. Mengadministrasikan rencana dan realisasi PMK pegawai divisi arsip. f. Melakukan tugas-tugsa kesekretariatan, yaitu mengelola arsip dan mendistribusikan dokumen.


Lampiran 4: Alur Kerja Manajemen Dokumen di Bank Indonesia


Lampiran 5: Pedoman content analysis PEDOMAN CONTENT ANALYSIS SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD

No.

Fungsi Menu (Pesyaratan Sistem Manajemen Rekod)

Objek Pengamatan

Hasil Pengamatan Kondisi dalam Sistem

(Fitur Pendukung)

Ada

Tidak Ada

A. Persyaratan Fungsional 1. Registrasi

2.

Akses

No. rekod

v

Tanggal registrasi

v

Operator entri data

v

Tanggal dan waktu penciptaan

v

Pengirim/unit kerja pencipta

v

Judul link antara dok kertas dan elektronik

v

Lokasi

v

Bentuk fisik

v

Dalam BISASKA disebut dengan kode arsip, terletak pada bagian regstrasi penyelesaian. Terdapat pada bagian registrasi penerimaan Terdapat pada bagian registrasi penerimaan Dalam BISASKA dikenal dengan periode arsip. Dinyatakan dalam kode satuan kerja.

v

Berupa perihal permasalahan Tidak terdapat link anatara dokumen kertas dan elektronik. hal ini disebabkan dalam BISASKA belum mengolah rekod dalam bentuk elektronik. informasi lokasi simpan rekod dinyatakan dalam lantai, blok, unit dan kolom. Terdapat juga kode lokasi simpan. Dalam BISASKA telah terdapat agregasi bentuk fisik, seperti, tekstual, gambar, foto dan media lainnya. Namun, dalam penerapannya, bentuk fisik rekod yang baru diolah melalui sistem otomasi baru bentuk fisik tekstual dan peraturan. tidak terdapat abstrak/informasi deskriptif. tidak tersedia tidak tersedia tidak tersedia metadata untuk memasukkan jadwal retensi. Namun, secara manual tersedia dalam daftar arsip yang dipindahkan (DAP).

Abstrak/informasi deskriptif

v

Kata kunci/nama lain Klasifikasi keamanan Jadwal retensi

v v v

Nama aplikasi rekod diciptakan (bentuk elektronik) Menyimpan penelusuran yang sering digunakan, menelusur ruas tertentu/seluruh ada Menelusur antarruas jenisyang rekod

v

tidak tersedia

v

tidak tersedia, penelusuran hanya dalam frase atau kode satuan kerja.

v

tidak tersedia Rekod mampu diidentifikasi dengan pemenggalan kata-kata atau frase yang terdapat dalam permasalahan atau perihal. tidak menggunakan operator boolean. Penelusuran masih menggunakan simple search. sistem otomasi BISASKA belum menggunakan barcode. Namun, penelusuran berdasarkan no.kotak atau lokasi arsip sudah dapat dilakukan penelusuran.

Menggunakan teknik penelusuran pemenggalan kata, menelusur frase

v

menggunakan operator Boolean

Menelusur tanda pengenal unik seperti barcode/nomor file

v

v


3.

Mampu menentukan hak akses dan batasan akses terhadap rekod. Misalnya menentukan hak akses pemakai untuk melihat, mengedit atau menghapus rekod pada sistem, membatasi akses pemakai untuk menu/ fitur tertentu dari sistem.

v

Hak akses dalam BISASKA dibedakan menjadi tiga, entry data, validasi dan otorisasi. Bagian entry data tidak dapat menghapus dan melakukan pengeditan secara keseluruhan. Sedangkan bagian validasi dan otorisasi memiliki wewenang untuk merubah atau mengoreksi dan mnghapus data registrasi rekod.

Integrasi dengan sistem dan peralatan lain untuk mengelola distribusi informasi. Misal: jaringan, internet.

v

BISASKA sudah terhubung langsung dengan jaringan intranet untuk melakukan pencarian/penelusuran rekod. Sehingga, pencarian rekod dapat langsung dilakukan di setiap PC satuan kerja.

Mampu membatasi tampilan rekod bagi pemakai yang tidak memiliki akses penuh dan mampu mendokumentasikan hak akses yang boleh melihat bagian tertentu dari rekod.

v

BISASKA masih berupa sistem otomasi manajemen rekod yang berguna sebagai sarana penyimpanan dan temu kembali deskripsi informasi dari rekod dan semua yang dapat akses intranet Bank Indonesia memiliki akses untuk memperoleh deskripsi informasi rekod yang dicarinya.

Pelacakan (tracking) Informasi mengenai status ketersediaan rekod, siapa yang meminjam (lokasi saat ini)

v

Status ketersedian rekod di SKA belum dapat diidentifikasi melalui BISASKA. Jika secara manual, hal ini dapat dilakukan pencarian berdasarkan kartu pinjam arsip dan bon pinjam arsip

4. Penyusutan

Batasan waktu peminjaman History penggunaan rekod History peminjam/pengguna rekod Informasi jadwal retensi

v v v v

Informasi penandaan/pengingat rekod yang sudah jatuh tempo (dipindahkan/dinilai kembali/dimusnahkan) Pemusnahan termasuk duplikat rekod

v

v

Menu penyusutan/pemusnahan dalam sistem otomasi manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia belum diimplementasikan secara otomasi. Pelaksanaan penyusutannya masih manual.

dalam bentuk elektronik Data registrasi rekod tetap dipertahankan atau tidak jika rekod dimusnahkan

v

5. Pelaporan dan Statistik Mampu membuat laporan dan statistik

B.

Persyaratan Teknis

v

Menu pelaporan dalam BISASKA belum dapat diimplementasikan dan harus dilakukan pengembangan sistem terlebih dahulu.

Sistem operasi yang mendukung berbasis client/server Kemudahan penggunaan

v

BISASKA berbasis PC server database dan aplikasi server.

v

Memungkinkan kustomisasi

v

Interface BISASKA cukup sederhana sehingga BISASKA mudah untuk dipelajari, digunakan dan dioperasikan. Kustomisasi dapat dilakukan oleh system administrator yang membuat aplikasi tersebut atau dengan bantuan tenaga IT atau programer komputer.

Dapat di upgrade, tidak membatasi jumlah rekod/basis data

v

Memungkinkan konversi dari sistem yang ada ke sistem baru. Ada kontrol untuk menjamin tidak ada data yang hilang selama pemindahan

v

BISASKA dapat diupgrade sesuai dengan pengembangan sistem. Selain itu, tidak membatasi basis data yang dimungkinkan. Karena setiap data yang diinput masuk dikelola dalam server. BISASKA telah memiliki disaster recovery plan, sehingga telah terjaminnya keberlangsungan data yang telah disimpan dalam server.


Memiliki kontrol keamanan antara sistem operasi jaringan dengan sistem manajemen rekod Fasilitas back-up

C.

v

Kontrol keamanan BISASKA telah terintegrasi dengan Departemen sistem informasi Bank Indonesia

v

Fasilitas back-up juga telah dimiliki BISASKA yang juga dikelola oleh departemen sistem informasi Bank Indonesia BISASKA belum dapat dilakukan pemulihan secara otomatis apabila terjadi kerusakan pada server. Harus dilakukan tindakan yang dilakukan Departemen sistem informasi Bank Indonesia. Sistem otomasi manajemen rekod Bank Indonesia belum mengintegrasikan BISASKA dengan aplikasi program lain seperti ms. Office. Karena pengelolaan rekod dalam BISASKA baru mencakup rekod dalam bentuk tekstual. Sedangkan rekod dalam bentuk elektronik masih dikelola oleh satuan kerja masingmasing. Namun, terdapat juga rekod bentuk elektronik yang dikelola SKA BI namun pengelolaannya masih manual.

Dapat melakukan pemulihan otomatis, setelah ada kerusakan server

v

Integrasi dengan aplikasi program lain (misalnya, microsoft office, dll)

v

Persyaratan Integrasi

D. Persyaratan pendukung Tampilan layar dan fungsi mudah (user pemakai/operator friendly ) Layar bantuan (help screens ) Manual/petunjuk pelaksanaan yang jelas

v

E. Persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod

v

Rekod kertas/tekstual

Rekod elektronik

Tampilan layar dan fungsi-fungsi yang terdapat dalam BISASKA mudah dioperasikan. Terdapatjuga layar bantuan, apabila user mengalami kebingungan dalam mengoperasikan sistem tersebut. Pengelolaan rekod dalam BISASKA baru mencakup pengelolaan rekod tekstual saja. Sedangkan pengelolaan rekod bentuk elektronik masih dilakukan secara manual atau masih dikelola oleh satuan kerja masingmasing.

v v

v


Lampiran 6: Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP)

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN (DAP) Dari : Bagian Perencanaan Logistik NO.

KODE KLASIFIKASI

PERIODE TAHUN

JADWAL RETENSI

NOMOR (Registrasi SKA)

LOKASI PENYIMPANAN

1

MI.05.03

Pembangunan Gedung Kantor

1999

1 thn setelah tidak menjadi

12/0001/KT/SKA

5B10

2

MI.05.03

Pengadaan Chiller

1999

hak milik BI

12/0002/KT/SKA

5B10

3

MI.05.03

Renovasi Rumah Dinas

2000

sda

12/0003/KT/SKA

5B10

4

MI.05.03

Pengadaan MRUK

2002

sda

12/0004/KT/SKA

5B10

5

MI.05.04

Perjanjian Penghunian Rumah Dinas

2005

1 thn sth hub hkm

12/0005/KT/SKA

5B10

PERIHAL

berakhir

Keterangan

Arsip dipindahkan dan diterima dalam keadaan tertutup dan dikatakan berisi arsip sebagaimana disebutkan dalam daftar ini.

Jakarta, Juni 2010 Yang menerima


Jakarta, Juni 2010 Yang memindahkan

KETERANGAN

Lampiran 7: Daftar Isi Kotak (DIK)

DAFTAR ISI KOTAK NO ARSIP

URAIAN MI 05.03

1

Pembangunan Gedung Kantor, 1999 - 2002

2

Pengadaan Chiller, 1999

3

Renovasi Rumah Dinas, 2000

4

Pengadaan Mesin Racik Uang Kertas, 2002 MI 05.04

5

Perjanjian Penghunian Rumah Dinas, 2005

UP Pemilik Tgl. DAP

: DLP/PrL :

JR.

:1 thn setelah tdk menjadi hak milik BI


Lampiran 8: Form Entry DAP


Lampiran 9: Daftar Nomor Arsip

BANK INDONESIA JAKARTA

DAFTAR NOMOR ARSIP JENIS ARSIP: KOTAK (KT)


Lampiran 10: Bon Pinjam Arsip


Lampiran 11 : Kartu Pinjam Arsip (KPA) KARTU PINJAM ARSIP


Lampiran 12: Halaman Login BI-SASKA


Lampiran 13: Halaman registrasi 1


Lampiran 14: Halaman registrasi 2


Lampiran 15: Halaman Edit Data Registrasi


Lampiran 16: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 1


Lampiran 17: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 2


Lampiran 18: Halaman Peminjaman Rekod

Lampiran 19: Halaman Penyusutan/Pemusnahan Rekod



Lampiran 20: 26 Elemen Data Deskripsi (ISAD (G) 26 ELEMENTS OF DESCRIPTION 1. IDENTITY STATEMENT AREA a. Reference code(s) b.Title c. Date(s) d. Level of description e. Extent and medium of the unit of description (quantity, bulk, or size) 2. CONTEXT AREA a. Name of creator(s) b.Administrative / Biographical history c. Archival history d. Immediate source of acquisition or transfer 3. CONTENT AND STRUCTURE AREA a. Scope and content b.Appraisal, destruction and scheduling information c. Accruals d. System of arrangement 4. CONDITIONS OF ACCESS AND USE AREA a. Conditions governing access b.Conditions governing reproduction c. Language/scripts of material d. Physical characteristics and technical requirements e. Finding aids 5. ALLIED MATERIALS AREA a. Existence and location of originals b.Existence and location of copies c. Related units of description


UNIVERSITAS INDONESIA

Recommend Documents