UNIVERSITAS INDONESIA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI: STUDI KASUS PEMERINTAH KOTA PADANG PANJANG KARYA AKHIR REYNOLD OKTAVIAN

UNIVERSITAS INDONESIA

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI: STUDI KASUS PEMERINTAH KOTA PADANG PANJANG

KARYA AKHIR

REYNOLD OKTAVIAN 1106122045

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013

Perencanaan strategis ..., Reynold Oktavian, Fasilkom UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI: STUDI KASUS PEMERINTAH KOTA PADANG PANJANG

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Magister Teknologi Informasi

REYNOLD OKTAVIAN 1106122045

HALAMAN JUDUL FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Reynold Oktavian

NPM

: 1106122045

Tanda tangan

:

Tanggal

: 16 Januari 2013

ii


HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh: Nama

: Reynold Oktavian

NPM

: 1106122045

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir

: Perencanaan Strategis Sistem Informasi: Studi Kasus Pemerintah Kota Padang Panjang

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing

: Yudho Giri Sucahyo, Ph.D

(........................................)

Penguji

: Dana Indra Sensuse, Ph.D

(........................................)

Penguji

: Dr. Achmad Nizar Hidayanto (........................................)

Ditetapkan di : Jakarta Tanggal

: 16 Januari 2013

iii


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan berkah dan rahmat-Nya, sehingga penulis bisa menyelesaikan penulisan Karya Akhir ini. Shalawat teriring salam tidak lupa penulis sampaikan kepada junjungan kami nabi besar Muhammad SAW, yang telah membawa Al-Qur'an dan Hadist sebagai penerang dalam kehidupan ini. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan Karya Akhir ini, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.

Bapak Yudho Giri Sucahyo, Ph.D, selaku dosen pembimbing yang selalu membimbing dengan sabar, menyediakan

waktu,

memberikan dorongan dan semangat,

tenaga

dan

pikiran

sehingga

penulis

bisa

menyelesaikan Karya Akhir ini. 2.

Bapak Dana Indra Sensuse, Ph.D dan bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, selaku dosen penguji yang telah menguji dan memberikan saran perbaikan pada Karya Akhir ini.

3.

Bapak (Alm) Abdul Muthalib, M.Sc, bapak Alex Ferdinansyah, M.Kom, bapak Bayu Tenoyo, M.Kom, bapak Dr. Benny Ranti, bapak Bob Hardian, Ph.D, bapak Budi Yuwono, Ph.D, bapak Dr. Eko K. Budiardjo, bapak Ivano Aviandi, M.Sc, bapak M. Rifki Shihab, M.Sc, bapak Dr. Petrus Mursanto, bapak Riri Satria, MM, bapak Setiadi Yazid, Ph.D, bapak Widijanto S. Nugroho, Ph.D, ibu Yova Ruldeviyani, M.Kom, bapak Prof. Zainal A. Hasibuan, Ph.D, dan semua dosen beserta asisten dosen di Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Indonesia yang tidak dapat penulis tuliskan satu-persatu namanya

yang telah memberikan

ilmu dan

pengetahuannya selama penulis menjalani perkuliahan di Magister Teknologi Informasi - Universitas Indonesia. iv


4.

Ibu Nining, ibu Dewi Ambarwati, bapak Wiryo, bapak Suganda, mas Samsul dan seluruh staf beserta jajaran di sekretariat Magister Teknologi Informasi - Universitas Indonesia yang telah banyak membantu selama penulis menjalani perkuliahan.

5.

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia yang telah memberikan bantuan beasiswa selama penulis menjalani perkuliahan.

6.

Walikota, Wakil Walikota dan seluruh staf beserta jajaran di pemerintah kota Padang Panjang yang telah membantu penulis dalam mendapatkan data dan informasi untuk bahan penelitian untuk Karya Akhir ini.

7.

Kedua orang tua tercinta, papa Nusrian, ST, mama Martanelli, S.Pd, yang tidak akan bisa tertuliskan kasih sayang, perhatian dan dukungan yang telah diberikan pada penulis, beserta adik-adik si Tawi, si Uwan, si cantik Atun, dan semua keponakan-keponakan tersayang yang telah menjadi inspirasi bagi penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini.

8.

Teman-teman

seperjuangan

di

MTI-GCIO

dan

2011sa,

semoga

kebersamaan yang kita jalani dalam waktu yang singkat ini, tidak akan pernah terlupakan dan selalu tersimpan menjadi salah satu lembaran manis dalam lembar kehidupan kita selamanya, #banzai!. 9.

Dan semua saudara, sahabat, teman, dan rekan yang tidak dapat penulis tuliskan satu persatu-satu namanya, yang telah memberikan bantuan dan dukungan selama penulis menyelesaikan penelitian dan penulisan Karya Akhir ini.

Akhir kata, semoga Allah SWT membalas semua kebaikan dan bantuan yang telah diberikan dengan pahala yang berlipat ganda. Semoga Karya Akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu pada umumnya dan bagi penulis khususnya.

Jakarta, 16 Januari 2013 Penulis

v


HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama

: Reynold Oktavian

NPM

: 1106122045

Program Studi

: Magister Teknologi Informasi

Fakultas

: Ilmu Komputer

Jenis Karya

: Karya Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Non-eksklusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Perencanaan Strategis Sistem Informasi: Studi Kasus Pemerintah Kota Padang Panjang. Dengan Hak Bebas Royalti Non-eksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di

: Jakarta

Pada tanggal

: 16 Januari 2013 Yang menyatakan

(Reynold Oktavian)

vi


ABSTRAK Nama Program Studi Judul

: Reynold Oktavian : Magister Teknologi Informasi : Perencanaan Strategis Sistem Informasi: Studi Kasus Pemerintah Kota Padang Panjang

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat di kalangan masyarakat, mulai dimanfaatkan oleh pemerintah Republik Indonesia untuk menerapkan pemerintahan berbasis elektronik atau e-Government. Hal ini dilakukan dengan harapan bisa menciptakan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan berjalan efektif serta efisien. Pemerintah kota Padang Panjang menanggapi hal ini dengan menetapkan pengembangan sistem informasi pemerintah sebagai salah satu pekerjaan utama untuk menerapkan prinsip-prinsip manajemen tata kelola yang baik, yang transparan dan accountable. Sayangnya penerapan yang dilakukan cenderung berjalan lambat, dengan masih rendahnya implementasi sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) dalam proses bisnisnya. Belum adanya perencanaan strategis SI/TI ditengarai menjadi salah satu penyebab terjadinya hal tersebut. Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses dari pengembangan rencana untuk penggunaan SI/TI dalam organisasi dengan pemakaian biaya yang efektif dan selaras dengan kebutuhan yang diutamakan dalam manajemen dan operasional organisasi. Ada beberapa metodologi yang bisa digunakan sebagai kerangka dalam membangun sebuah perencanaan strategis SI/TI. Metodologi Anita Cassidy adalah salah satu metodologi yang banyak dipakai dan juga penulis gunakan dalam penelitian untuk menyusun perencanaan strategis SI/TI pada pemerintah kota Padang Panjang. Metodologi ini mengakomodir penggunaan banyak metode dan teknik untuk membantu proses analisis yang dilakukan dalam perencanaan. Hasil akhir dari penelitian ini adalah perencanaan strategis SI/TI berupa visi dan misi SI/TI, prinsip-prinsip SI/TI yang menjadi kerangka dalam pengembangan dan implementasi proyek SI/TI, rencana proyek SI/TI dan roadmap beserta analisis risiko proyek SI/TI untuk implementasi rencana proyek SI/TI yang bisa dijadikan acuan bagi pengembangan dan implementasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang dimasa yang akan datang. Kata kunci : Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Pemerintah Kota Padang Panjang, Metodologi Anita Cassidy xv + 180 halaman; 27 gambar; 47 tabel; 6 lampiran

vii

Universitas Indonesia


ABSTRACT Name Study Program Title

: Reynold Oktavian : Magister of Information Technology : Information System Strategic Planning: Case Study Padang Panjang City Government

The enhancement of information and communication technology that is rapidly increasing among the people, began to used by the Indonesian government to implement electronic-based government or e-Government. This is done to creating a effective, efficient and good governance. Padang Panjang city government responded by setting government information systems development as one of the major work to apply management principles of good governance, transparent and accountable. Unfortunately, the application which do tend to be slow, with the low implementation of information systems and information technology (IS/IT) in city government business processes. Lack of IS/IT strategic planning is suspected to be one of the causes of it. IS/IT Strategic Planning is a process of developing a plan for use IS/IT in the organization with cost-effective use and aligned with the priority needs in the management and operations of the organization. There are several methodologies that can be used as a framework for building a IS/IT strategic planning. Anita Cassidy methodology is one of methodologies that is widely used and is also author use for study in IS/IT strategic planning of Padang Panjang city government. This methodology accommodates the use of multiple methods and techniques to assist in the analysis carried out in the planning. The end result of this study is IS/IT strategic planning in the form of the vision and mission of IS/IT, the principles of IS/IT to be a framework for the development and implementation of IS/IT projects, IS/IT project plans and project risk analysis and its roadmap of IS/IT project plan for the implementation of IS/IT can be used as a reference for the development and implementation of IS/IT in the city of Padang Panjang government in the future. Keyword: Information System Strategic Planning, Padang Panjang City Government, Anita Cassidy Methodology xv + 180 pages; 27 pictures; 47 tables; 6 attachments

viii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................. ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iii KATA PENGANTAR ........................................................................................ iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ............................ vi ABSTRAK ........................................................................................................ vii ABSTRACT ..................................................................................................... viii DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xii DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiii DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xv BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang Penelitian ............................................................................. 1 1.1.1. Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government ......... 1 1.1.2. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kota Padang ........ 2 Panjang 2009 – 2013 ......................................................................... 2 1.2. Perumusan Permasalahan .............................................................................. 3 1.2.1. Analisis Permasalahan ....................................................................... 9 1.2.2. Pertanyaan Penelitian....................................................................... 15 1.3. Tujuan Penelitian ........................................................................................ 15 1.4. Manfaat Penelitian ...................................................................................... 15 1.5. Batasan Penelitian ....................................................................................... 16 1.6. Sistematika Penulisan.................................................................................. 16 BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................... 18 2.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi ...................................................... 18 2.2. Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi ................................... 22 2.2.1. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Ward & Peppard ............... 22 2.2.2. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Price Waterhouse .............. 24 2.2.3. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Anita Cassidy.................... 26 2.3. Perbandingan Metodologi Ward & Peppard, Price Waterhouse dan Anita Cassidy ....................................................................................................... 31 2.4. Metode dan Teknik Perencanaan Strategis Sistem Informasi ....................... 36 2.4.1. Value Chain ..................................................................................... 36 2.4.2. Analisis SWOT ................................................................................ 36 2.4.3. CSF ................................................................................................. 37 2.4.4. Tren Teknologi ................................................................................ 37 2.4.5. McFarlan Strategic Grid ................................................................. 37 2.4.6. e-Goverment Project Priority Grid .................................................. 38 2.5. Penelitian Sejenis Sebelumnya .................................................................... 38 2.5.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Organisasi Pemerintah Daerah Studi Kasus Pemerintah Daerah Kabupaten Purwakarta oleh Ari Wedhasmara tahun 2008. ........................................................... 38 ix



2.5.2. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Pemerintah Daerah Studi Kasus Pemerintah Kota Medan oleh F.Rizal Batubara tahun 2009 ................................................................................................ 39 2.5.3. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus PT BJM oleh Firdaus Masyhur tahun 2010 ............................................................ 40 BAB III METODOLOGI ................................................................................ 41 3.1. Kerangka Konseptual Penelitian.................................................................. 41 3.2. Alur Penelitian ............................................................................................ 45 3.2.1. Tahap Awal ..................................................................................... 46 3.2.2. Studi Literatur.................................................................................. 46 3.2.3. Membangun Kerangka Konseptual Penelitian .................................. 47 3.2.4. Pengumpulan Data ........................................................................... 47 3.2.5. Analisis ........................................................................................... 48 3.2.6. Perencanaan Strategis Sistem Informasi ........................................... 48 BAB IV PROFIL PEMERINTAH KOTA PADANG PANJANG ................. 49 4.1. Sekilas Pandang Kota Padang Panjang ........................................................ 49 4.2. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran .................................................................... 51 4.2.1. Visi .................................................................................................. 51 4.2.2. Misi ................................................................................................. 52 4.2.3. Tujuan ............................................................................................. 52 4.2.4. Sasaran ............................................................................................ 53 4.3. Strategi Pembangunan Daerah..................................................................... 57 BAB V VISI BISNIS ........................................................................................ 58 5.1. Memahami Visi dan Situasi Bisnis .............................................................. 58 5.1.1. Informasi ......................................................................................... 58 5.1.2. Visi dan Misi ................................................................................... 60 5.1.3. Tujuan ............................................................................................. 61 5.1.4. Sasaran ............................................................................................ 63 5.1.5. Proses Bisnis Pemerintahan ............................................................. 66 5.1.6. Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman Bisnis ....................... 75 5.2. Hubungan Bisnis dengan SI ........................................................................ 79 5.2.1. Implikasi Bisnis pada SI/TI.............................................................. 80 5.2.2. Ukuran Utama Bisnis ....................................................................... 81 5.2.3. Kebutuhan Informasi Utama Bisnis.................................................. 86 BAB VI ANALISIS .......................................................................................... 91 6.1. Memahami Kondisi SI/TI............................................................................ 91 6.1.1. Aplikasi Bisnis Saat Ini.................................................................... 91 6.1.2. Infrastruktur TI Saat Ini ................................................................... 93 6.1.3. Organisasi SI/TI Saat Ini .................................................................. 98 6.1.4. Proses SI/TI Saat Ini ....................................................................... 99 6.1.5. Anggaran SI/TI Saat Ini ................................................................. 103 6.2. Menganalisa Situasi SI/TI ......................................................................... 105 x



6.2.1. Tren Teknologi SI/TI ..................................................................... 106 6.2.2. Penilaian Kondisi SI/TI Saat Ini ..................................................... 108 6.3. Membangun Rekomendasi Solusi ............................................................. 115 6.3.1. Solusi Aplikasi .............................................................................. 115 6.3.2. Solusi Infrastruktur ........................................................................ 116 6.3.3. Solusi Organisasi ........................................................................... 117 6.3.4. Solusi Proses ................................................................................. 118 BAB VII ARAH PENGEMBANGAN ........................................................... 119 7.1. Membangun Visi dan Arah SI/TI .............................................................. 119 7.1.1. Visi SI/TI....................................................................................... 119 7.1.2. Misi SI/TI ...................................................................................... 120 7.1.3. Tujuan SI/TI .................................................................................. 120 7.1.4. Strategi SI/TI ................................................................................. 122 7.2. Membangun Rencana SI/TI....................................................................... 123 7.2.1. Prinsip Aplikasi Bisnis................................................................... 123 7.2.2. Prinsip Infrastruktur TI .................................................................. 124 7.2.3. Prinsip Organisasi SI/TI ................................................................. 125 7.2.4. Prinsip Proses SI/TI ....................................................................... 127 7.3. Membangun Proyek SI/TI ......................................................................... 127 7.3.1. Proyek Aplikasi Bisnis .................................................................. 127 7.3.2. Proyek Infrastruktur TI .................................................................. 141 7.3.3. Proyek Organisasi SI/TI ................................................................. 146 7.3.4. Proyek Proses SI/TI ....................................................................... 151 7.3.5. Prioritas Proyek ............................................................................. 157 BAB VIII REKOMENDASI.......................................................................... 162 8.1. Manajemen Risiko Proyek ........................................................................ 162 8.1.1. Identifikasi Proyek Vital ................................................................ 163 8.1.2. Identifikasi Risiko.......................................................................... 163 8.1.3. Nilai Risiko Dasar ......................................................................... 164 8.1.4. Nilai Risiko Akhir ......................................................................... 166 8.1.5. Strategi Mitigasi Risiko ................................................................. 167 8.2. Membangun Roadmap .............................................................................. 169 8.2.1. Ringkasan Anggaran ...................................................................... 169 8.2.2. Roadmap ....................................................................................... 170 BAB IX KESIMPULAN DAN SARAN......................................................... 174 9.1. Kesimpulan ............................................................................................... 174 9.2. Saran......................................................................................................... 179 DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 181 LAMPIRAN

xi



DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1. Analisis Fishbone...................................................................... Gambar 2.1. Hubungan antara strategi bisnis, SI dan TI............................... Gambar 2.2. Metodologi perencanaan strategis SI/TI Ward & Peppard....... Gambar 2.3. Metodologi perencanaan strategis SI/TI Price Waterhouse...... Gambar 2.4. Tahapan proses perencanaan Casssidy...................................... Gambar 3.1. Kerangka konseptual penelitian................................................ Gambar 3.2. Alur penelitian........................................................................... Gambar 4.1. Lambang daerah kota Padang Panjang..................................... Gambar 5.1. Value chain proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang..... Gambar 6.1. Sumber dan pengguna aplikasi di pemerintah kota Padang Panjang...................................................................................... Gambar 6.2. Jumlah komputer berdasarkan tahun pembelian di pemerintah kota Padang Panjang................................................................. Gambar 6.3. Persentase dari total komposisi komputer berdasarkan model dan umur.................................................................................... Gambar 6.4. Grafik pertumbuhan server di pemerintah kota Padang Panjang Tahun 2004-2011........................................................ Gambar 6.5. Tujuan penggunaan server yang digunakan pemerintah kota Padang Panjang......................................................................... Gambar 6.6. Topologi jaringan TI pemerintah kota Padang Panjang............ Gambar 6.7. Struktur organisasi SI/TI........................................................... Gambar 6.8. Persentase belanja SI/TI pemerintah kota Padang Panjang tahun 2010-2012........................................................................ Gambar 6.9. Persentase belanja SI/TI dibandingkan belanja langsung lainnya....................................................................................... Gambar 7.1. Aliran informasi sistem informasi............................................. Gambar 7.2. Topologi jaringan TI yang akan datang.................................... Gambar 7.3. Struktur organisasi SI/TI yang akan datang.............................. Gambar 7.4. Proses SI/TI pemerintah kota Padang Panjang.......................... Gambar 7.5. E-Government priority project grid.......................................... Gambar 8.1. Matrik kerawanan nilai risiko dasar (Inherent)........................ Gambar 8.2. Matrik kerawanan nilai risiko akhir (Residual)........................ Gambar 8.3. Roadmap aplikasi...................................................................... Gambar 8.4. Roadmap infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI...

xii

9 21 23 24 31 41 45 49 70 93 94 94 95 96 97 99 104 105 137 144 149 153 158 165 166 172 173



DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Perbandingan metodologi perencanaan strategis........................... Tabel 5.1. Analisa kebutuhan informasi dari value chain aktivitas utama...... Tabel 5.2. Analisa kebutuhan informasi dari value chain aktivitas pendukung...................................................................................... Tabel 5.3. Kekuatan,kelemahan,peluang dan ancaman pemerintah kota Padang Panjang.............................................................................. Tabel 5.4. Strategi menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang.... Tabel 5.5. Strategi mengurangi kelemahan dengan menggunakan peluang... Tabel 5.6. Strategi menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.......... Tabel 5.7. Strategi mengurangi kelemahan agar ancaman tidak menjadi kenyataan........................................................................................ Tabel 5.8. Implikasi bisnis pada SI/TI pemerintah kota Padang Panjang....... Tabel 5.9. Pemetaan ukuran utama pada misi pendidikan.............................. Tabel 5.10. Pemetaan ukuran utama pada misi kesehatan................................ Tabel 5.11. Pemetaan ukuran utama pada misi perekonomian......................... Tabel 5.12. Pemetaan ukuran utama pada misi pemerintahan.......................... Tabel 5.13. Kebutuhan informasi utama bisnis pada misi pendidikan.............. Tabel 5.14. Kebutuhan informasi utama bisnis pada misi kesehatan................ Tabel 5.15. Kebutuhan informasi utama bisnis pada misi perekonomian......... Tabel 5.16. Kebutuhan informasi utama bisnis pada misi pemerintahan.......... Tabel 6.1. Aplikasi yang digunakan pada Pemerintah Kota Padang Panjang. Tabel 6.2. Anggaran belanja SI/TI pemerintah kota Padang Panjang tahun 2010-2012....................................................................................... Tabel 6.3. Tren teknologi SI/TI dan potensi penerapannya............................ Tabel 6.4. McFarlan Strategic Grid aplikasi pada pemerintah kota Padang Panjang........................................................................................... Tabel 6.5. Kekuatan dan kelemahan dari aplikasi bisnis pemerintah kota Padang Panjang.............................................................................. Tabel 6.6. Kekuatan dan kelemahan infrastruktur TI pemerintah kota Padang Panjang.............................................................................. Tabel 6.7. Kekuatan dan kelemahan organisasi SI/TI pemerintah kota Padang Panjang.............................................................................. Tabel 6.8. Kekuatan dan kelemahan proses SI/TI pemerintah kota Padang Panjang........................................................................................... Tabel 6.9. Rekomendasi solusi kelemahan aplikasi........................................ Tabel 6.10. Rekomendasi solusi kelemahan infrastruktur TI............................ Tabel 6.11. Rekomendasi solusi kelemahan organisasi SI/TI........................... Tabel 6.12. Rekomendasi solusi kelemahan proses SI/TI................................. Tabel 7.1. Aplikasi misi pendidikan................................................................ Tabel 7.2. Aplikasi misi kesehatan.................................................................. xiii

32 71 73 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 87 88 89 90 92 104 106 109 110 112 113 114 115 116 117 118 128 129



Tabel 7.3. Aplikasi misi perekonomian........................................................... Tabel 7.4. Aplikasi misi pemerintahan............................................................ Tabel 7.5. Aplikasi berdasarkan aktivitas....................................................... Tabel 7.6. Portofolio rencana proyek aplikasi yang akan datang.................... Tabel 7.7. Analisis kesenjangan aplikasi......................................................... Tabel 7.8. Portofolio aplikasi yang akan datang............................................. Tabel 7.9. Matrik aplikasi dengan aktivitas (kelompok data)......................... Tabel 7.10. Prioritas aplikasi key operational................................................... Tabel 7.11. Portofolio aplikasi strategic........................................................... Tabel 7.12. Prioritas aplikasi support................................................................ Tabel 7.13. Prioritas aplikasi high potential...................................................... Tabel 8.1. Identifikasi kerawanan, ancaman dan sumber ancaman terhadap proyek SI/TI................................................................................... Tabel 8.2. Nilai risiko dasar (inherent)........................................................... Tabel 8.3. Nilai risiko akhir (residual)............................................................ Tabel 8.4. Strategi mitigasi risiko dan rencana kerja...................................... Tabel 8.5. Ringkasan anggaran implementasi SI/TI di kota Padang Panjang..............................................................................

xiv

129 130 131 133 135 136 138 159 160 160 161 164 165 167 168 170



DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A. Pemetaan kebutuhan informasi utama Lampiran B. Transkrip wawancara Lampiran C. Lembar penilaian risiko proyek Lampiran D. Proyek, area proyek dan kode proyek Lampiran E. Hasil penilaian risiko proyek Lampiran F. Validasi hasil pemetaan CSF

xv



BAB I PENDAHULUAN

Pada tahap pendahuluan akan dijelaskan tentang latar belakang penulis melakukan penelitian, perumusan permasalahan untuk mendapatkan pertanyaan penelitian, tujuan melakukan penelitian, manfaat yang bisa di ambil dari penelitian, batasan-batasan penelitian dan sistematika penulisan dari penelitian ini. 1.1. Latar Belakang Penelitian Saat ini perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi komunikasi sangat pesat dan penggunaannya sudah meluas di kalangan masyarakat.

Hal

ini

memungkinkan

penyebaran,

pengelolaan

dan

penyampaian informasi bisa dilakukan dengan lebih cepat dan tepat sasaran. Peluang ini bisa dimanfaatkan oleh sektor pemerintahan untuk menerapkan pengelolaan proses bisnis pemerintahan berbasis elektronik atau dikenal juga sebagai e-Government. Penerapan pemerintahan berbasis elektronik di instansi

pemerintah

diharapkan

bisa

menciptakan

penyelenggaraan

pemerintahan yang baik dan berjalan efektif serta efisien. 1.1.1. Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government Pemerintah penyelenggaraan

Republik

Indonesia

pemerintahan

yang

berupaya baik

dan

menerapkan meningkatkan

pelayanan publik yang efektif dan efisien dengan pengembangan e-Government. Hal ini dimulai dengan pembuatan Instruksi Presiden (Inpres) nomor 3 Tahun 2003 mengenai Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Regulasi ini dibuat bertujuan agar adanya kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah dari unsur pemerintah yang ada dalam pelaksanaan dan implementasinya. Sebagaimana dinyatakan dalam lampiran I Inpres nomor 3 Tahun 2003, melalui pengembangan e-Government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah

dengan

mengoptimasikan 1

pemanfaatan

teknologi



2

informasi. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang berkaitan yaitu: a.

Pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis.

b.

Pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara. Pada Inpres nomor 3 tahun 2003 tersebut instansi pemerintah

pusat dan daerah diharuskan menyusun rencana strategis untuk pengembangan dan penerapan e-Government di wilayah kerjanya masing-masing. Rencana strategis itu dengan jelas menjabarkan lingkup dan sasaran pengembangan yang ingin dicapai beserta strategi dan tahapan pengembangan yang dilakukan untuk tercapainya tujuan e-Government. Pembuatan sebuah IT Master Plan atau perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) yang sesuai dengan proses bisnis instansi masing-masing menjadi tahap awal implementasi e-Government yang baik. 1.1.2. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kota Padang Panjang 2009 – 2013 Sebagai acuan arah yang jelas untuk pembangunan jangka menengah daerah, diterbitkanlah UU nomor 25 tahun 2004 tentang sistem perencanaan pembangunan nasional dan UU nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah. Pada kedua UU tersebut, ditegaskan kepala daerah diharuskan menjabarkan visi misinya dalam bentuk Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) yang penyusunannya mengacu pada RPJM Nasional (Bappeda, 2009). Pemerintah Kota Padang Panjang mewujudkan hal tersebut di atas dengan membuat RPJMD Kota Padang Panjang 2009 – 2013. RPJMD 2009-2013 disusun dengan tujuan ada pedoman yang menjadi acuan, rangkaian upaya yang dilakukan untuk pencapaian visi misi



3

akan terpadu, terarah, sesuai dengan strategi, arah kebijakan, program dan kegiatan yang bersifat strategis. Tantangan dan permasalahan tentunya tidak akan pernah lepas dalam proses dan upaya pencapaian visi misi kota padang panjang menjadi kota yang maju, lestari dan Islami. Dari sektor pemerintahan, sebagaimana disampaikan dalam RPJMD Kota Padang Panjang 2009 – 2013 persoalan utama adalah menerapkan prinsip-prinsip manajemen tata kelola yang baik, yang transparan dan accountable. Pemerintah kota Padang Panjang menargetkan ada tiga pekerjaan utama yang harus dilakukan untuk mencapai hal tersebut, yaitu pertama memperbaiki manajemen sumber daya manusia dan struktur organisasi tata kerja, kedua memperbaiki proses manajemen keuangan dan perencanaan dan terakhir memperbaiki sistem informasi pemerintahan. Perkembangan dan kondisi wilayah Kota Padang Panjang mengharuskan pemerintah kota menyiapkan strategi yang terpadu dan komprehensif dalam menjawab kebutuhan pembangunan dari sosial, ekonomi,

lingkungan, dan kelembagaan. Dimana peningkatan

penerapan sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) dalam meningkatkan proses pendidikan dan pengelolaan kesehatan serta efisiensi dan efektivitas perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah menjadi salah satu kebutuhan pembangunan di kota padang panjang (Bappeda, 2009). 1.2. Perumusan Permasalahan Seiring dengan maraknya implementasi serta semakin tingginya penetrasi SI/TI di dunia saat ini termasuk di sektor pemerintahan, pemerintah kota Padang Panjang ikut memanfaatkan teknologi ini yang bertujuan meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan pada masyarakat, yang merupakan tugas pokok dari pemerintah daerah. Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi dalam layanan pemerintah kota Padang Panjang, pembangunan infrastruktur, pembentukan unit kerja yang mengelola Universitas Indonesia


4

teknologi informasi merupakan bentuk dari perwujudan implementasi SI/TI dalam proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang. Tapi seperti umumnya gejala yang timbul saat sebuah sistem mengadopsi pengetahuan dan teknologi baru, mulai muncul permasalahanpermasalahan dalam implementasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang, seperti misalnya dalam penggunaan sistem informasi. Dari data dan hasil observasi lapangan yang dilakukan, jumlah sistem informasi dan aplikasi baik yang berbasis desktop atau web yang pernah ada di pemerintah kota Padang Panjang tercatat cukup banyak yaitu 36 buah. Selain hasil pengembangan sendiri dengan menggunakan jasa vendor melalui proses pengadaan, sebagian sistem informasi atau aplikasi didapatkan dari kementerian atau lembaga pemerintahan pusat. Permasalahan dari sini mulai muncul, dimana dari total 36 aplikasi yang pernah dimiliki, hanya 17 aplikasi yang rutin dan tetap digunakan oleh satuan kerja perangkat daerah (SKPD) yang memiliki aplikasi tersebut. Aplikasiaplikasi yang masih dipakai merupakan aplikasi dari proses bisnis atau layanan yang memiliki tingkat ketergantungan tinggi terhadap penggunaan aplikasi tersebut. Diantaranya seperti aplikasi keuangan, pengelolaan pegawai, pengadaan secara elektronik, administrasi kependudukan, dan pengelolaan gaji. Untuk 19 aplikasi lain yang sebagian besarnya merupakan hasil pengembangan sendiri dengan menggunakan jasa vendor, tidak digunakan lagi dan proses bisnis kembali kepada cara manual untuk pengelolaan bisnis atau layanannya. Fakta lainnya, dari 17 aplikasi yang masih digunakan, hanya 7 aplikasi yang dikembangkan sendiri, sedangkan 9 lainnya adalah aplikasi yang didapatkan dari kementrian atau lembaga pemerintah lainnya. Dari hasil pengamatan atau observasi yang penulis lakukan, tingginya tingkat kegagalan dari aplikasi yang dikembangkan sendiri oleh unit kerja, diantaranya disebabkan oleh ketidaksesuaian aplikasi yang dikembangkan dengan kebutuhan proses bisnis atau informasi yang diinginkan. Hal ini ditengarai disebabkan oleh tidak adanya acuan yang jelas bagi SKPD untuk Universitas Indonesia


5

pengembangan sistem informasi, yang mengakibatkan hasil pengembangan yang dilakukan tidak sesuai, serta cenderung hanya bertujuan untuk realisasi anggaran yang telah ditetapkan. Selain itu, masih rendahnya kesadaran unsur pimpinan dari unit kerja akan keunggulan yang bisa didapatkan dari implementasi SI/TI dalam proses bisnis organisasinya, menyebabkan proses perencanaan dan pengembangan aplikasi seperti berjalan tanpa pengarahan dan perhatian dari pimpinan unit kerja. Selain permasalahan di atas, karena pengembangan aplikasi dan sistem informasi yang dilakukan tidak terkoordinasi dan hanya difokuskan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi SKPD masing-masing, saat ini data dan informasi yang dimiliki belum terintegrasi dalam satu database bersama. Hal ini mengakibatkan terjadinya ketumpang-tindihan data dan informasi, sehingga akurasi data menjadi berkurang dan tidak termanfaatkan secara efektif untuk membantu pencapaian sasaran dan tujuan bisnis serta visi dan misi pemerintah kota Padang Panjang. Infrastruktur TI untuk mendukung penggunaan sistem dan teknologi informasi di pemerintah kota Padang Panjang juga mengalami permasalahan, seperti misalnya dalam pembangunan jaringan komputer antar SKPD yang menggunakan terrestrial microwave transmission sebagai media transmisi. Pada awalnya pembangunan jaringan ini bertujuan untuk komunikasi data dan informasi antar SKPD di Kota Padang Panjang. Sebagai media pengiriman data dan informasi jaringan ini menggunakan 21 buah menara transmisi untuk melayani 27 SKPD yang ada di lingkup pemerintah kota Padang Panjang. Tapi hal ini urung menjadi kenyataan, karena penggunaan jaringan yang

tidak optimal, disebabkan seringnya terjadi interupsi atau

malfunction pada jaringan tersebut. Hal ini tentu saja menjadi kerugian bagi pemerintah kota Padang Panjang, karena telah menghabiskan sumber daya dan anggaran yang tidak sedikit untuk investasi jaringan tersebut. Dari observasi dan pengamatan yang penulis lakukan, ini terjadi karena pengembangan infrastruktur tidak direncanakan dan diperhitungkan dengan baik dan tepat. Hal ini terlihat dengan keputusan untuk menggunakan Universitas Indonesia


6

terrestrial microwave transmission sebagai media komunikasi dalam jaringan. Kebijakan ini menurut penulis kurang tepat disebabkan topografi kota Padang Panjang yang bergelombang, dan mempunyai tingkat kemiringan yang curam, dan secara geografis kota Padang Panjang adalah kota yang kecil dan jarak antar kantor SKPD tidaklah terlalu jauh. Untuk infrastruktur pendukung lainnya seperti server, sebagaimana yang tercatat dalam kartu inventaris barang (KIB) tipe B untuk peralatan dan mesin di seluruh SKPD pemerintah kota Padang Panjang terhitung sejak tahun 2005 (tahun apraisal aset pertama) sampai dengan tahun 2011, ada 12 unit server yang sebagian besarnya digunakan oleh SKPD sebagai application business server. Sampai saat ini, semua server masih digunakan dan ditempatkan di kantor masing-masing SKPD yang memiliki server tersebut. Fakta ini tentu menimbulkan berbagai permasalahan, seperti misalnya dari segi keamanan. Penempatan server di tempat dengan akses yang tanpa pengamanan, menimbulkan kerawanan seperti misalnya akses tidak sah, yang mengancam kepada kerahasiaan, integritas dan ketersediaan data yang terkadang bersifat kritis terhadap proses bisnis organisasi seperti data keuangan, kepegawaian dan sebagainya. Pemasalahan juga timbul dari segi operasional, selain tingginya tingkat intensitas gangguan pada server, jika terjadi gangguan teknis pada server biasanya untuk pemulihan membutuhkan waktu yang lama. Hal ini salah satunya disebabkan karena tidak semua SKPD pemilik server memiliki tenaga teknis khusus untuk pemeliharaan. Dari sisi manajemen SI/TI, juga timbul permasalahan berkaitan dengan pengelolaan SI/TI untuk kebutuhan bisnis pemerintah kota Padang Panjang. Dalam struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) pemerintah kota Padang Panjang, fungsi penyusunan kebijakan teknis dan penyelenggaraan program di bidang komunikasi dan informatika, merupakan tupoksi dari Dinas Perhubungan dan Komunikasi Informasi Kota Padang Panjang. Sebagian kewenangannya diserahkan pada struktur di bawahnya yaitu Bidang Komunikasi dan Informatika yang kemudian dikerucutkan lagi kepada Universitas Indonesia


7

struktur di dalamnya yaitu Seksi Pengolahan dan Pengembangan Teknologi Informasi. Kondisi ini tentunya tidak ideal untuk pengembangan dan implementasi SI/TI, karena tingkat eselon kepala Seksi Pengolahan dan Pengembangan Teknologi Informasi yang tidak berada di level manajemen yang tinggi, akan menimbulkan kendala dalam pelaksanaan koordinasi dan penyusunan kebijakan untuk pengembangan program dan kegiatan SI/TI. Dari segi SDM, di dalam Seksi Pengolahan dan Pengembangan Teknologi Informasi saat ini terdapat empat orang staf, satu orang bertugas sebagai koordinator atau kepala seksi, dua orang sebagai staf general support dan satu orang sebagai staf technical support, yang tentunya tidak seimbang jika dibandingkan dengan jumlah SKPD yang mencapai dua puluh tujuh unit kerja, ditambah unit pelayanan teknis dinas (UPTD) daerah sebanyak enam belas unit kerja. Hal ini menyebabkan terfokusnya SDM yang ada di Seksi Pengolahan dan Pengembangan Teknologi Informasi hanya untuk membantu menyelesaikan kendala teknis yang dihadapi SKPD, dan minim program atau kegiatan untuk pengembangan dan pemanfaatan SI/TI untuk pencapaian sasaran dan tujuan pemerintahan kota Padang Panjang. Fakta lainnya, berdasarkan data kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) tahun 2011, aparatur PNS struktural di pemerintah kota Padang Panjang yang memiliki latar belakang pendidikan di bidang ilmu komputer, sistem informasi, teknologi informasi, atau jurusan bidang komputer lainnya sebenarnya ada sebanyak empat puluh lima orang. Sebanyak empat orang bertugas di Bidang Komunikasi dan Informatika, dua puluh satu orang tersebar tidak merata di beberapa SKPD termasuk di sekolah sebagai tenaga teknis merangkap administrasi, dan dua puluh orang lainnya saat ini memiliki tupoksi yang sama sekali sudah diluar kompetensi awal mereka. Dari segi proses SI/TI yang dilakukan di dalam organisasi SI/TI, seperti proses pengelolaan aplikasi bisnis, proses pengelolaan infrastruktur TI dan proses pengelolaan SDM atau organisasi SI/TI saat ini belum memiliki regulasi atau prosedur formal yang baku mengenai pengelolaannya. Sebagai Universitas Indonesia


8

contoh manajemen pengelolaan keamanan pada infrastruktur SI/TI yang sampai dengan saat ini tidak terkontrol dengan baik. Belum ada standar atau prosedur yang bisa dijadikan acuan oleh staf SI/TI jika terjadinya gangguan keamanan terhadap infrastruktur TI. Tindakan yang di ambil lebih kepada tindakan pemadam kebakaran, hanya menyelesaikan permasalahan yang muncul dan tidak menjadikan gangguan tersebut sebagai pelajaran yang bisa dijadikan acuan untuk menerapkan manajemen keamanan. Begitu juga halnya pada proses SI/TI lain seperti manajemen penanggulangan risiko, manajemen ketersediaan, manajemen aset dan lainnya. Linear dengan rendahnya kuantitas dan kualitas pengembangan dan pemanfaatan SI/TI di unit kerja pemerintah kota Padang Panjang, pembuatan kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan SI/TI juga masih minim. Sampai dengan tahun 2011 hanya ada satu kebijakan setingkat kota dalam bentuk peraturan Walikota tentang pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dalam peraturan ini dimuat

tentang

anjuran

dari

Walikota

kepada

SKPD

untuk

mengimplementasikan dan mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses bisnis dan layanan organisasinya. Peraturan ini lebih menitikberatkan pada bentuk koordinasi pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi oleh SKPD dan kurang menyentuh substansi dan bentuk pengembangan yang sebenarnya ingin dicapai. Akumulasi dari permasalahan yang dihadapi dalam implementasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang menyebabkan masih rendahnya peranan dan pemanfaatan SI/TI untuk pencapaian tujuan dan sasaran dalam proses bisnis dan layanan di pemerintahan kota Padang Panjang.



9

1.2.1. Analisis Permasalahan Berdasarkan kepada permasalahan-permasalahan yang ditemui di atas, selanjutnya dilakukan analisis dengan menggunakan analisis fishbone untuk mengenali dan mendapatkan permasalahan yang sebenar nya terjadi.

Gambar 1.1. Analisis Fishbone Sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.1, secara garis besar ada empat permasalahan mendasar yang menyebabkan minimnya peranan dan pemanfaatan SI/TI dalam proses bisnis dan layanan pemerintah kota Padang Panjang: a.

Organisasi SI/TI Dari

data

perumusan

permasalahan

sebelumnya,

permasalahan pertama muncul dari organisasi pengelola SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang. Posisi Seksi Pengolahan dan Pengembangan Teknologi Informasi di dalam manajemen yang Universitas Indonesia


10

berada di level manajerial yang rendah memunculkan kesulitan dalam melakukan koordinasi dengan SKPD lain yang memiliki posisi manajerial lebih tinggi. Satuan tugas yang berwenang dalam penyusunan struktur organisasi tata kerja (SOTK) belum menyadari keunggulan yang bisa diberikan oleh SI/TI kepada pemerintah kota Padang Panjang. Salah satunya penyebab terjadinya hal ini karena belum adanya perencanaan strategis untuk pengembangan SI/TI yang berisikan acuan mengenai bentuk organisasi SI/TI yang tepat untuk pemerintahan kota Padang Panjang. Selain itu, dari sisi SDM dalam organisasi juga muncul permasalahan akan ketidak-seimbangan jumlah unit kerja dibandingkan dengan tenaga SI/TI yang ada. Penempatan staf yang tidak tepat dan terkadang tidak berlatarkan sisi teknis dan latar pendidikan yang dimiliki juga melibatkan staf teknis SI/TI. Terbukti dari banyaknya PNS dengan latar belakang SI/TI yang justru mempunyai tupoksi di bidang administrasi atau keuangan. Hal ini mengakibatkan pengembangan dan pemanfaatan SI/TI yang mulai berjalan di satu unit kerja menjadi terhenti atau melambat lagi. Serupa dengan permasalahan dari jajaran staf, PNS yang berperan sebagai pimpinan di SKPD juga memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap minimnya pengembangan dan implementasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang. Kurangnya kesadaran dari sebagian besar unsur pimpinan akan keunggulan yang diberikan SI/TI dalam mendukung kebutuhan bisnis atau layanan organisasi menyebabkan terjadinya hal tersebut.



11

Semua

permasalahan-permasalahan

yang

muncul

tersebut, berujung kepada belum adanya perencanaan strategis untuk pengembangan SI/TI yang berisikan acuan mengenai bentuk organisasi SI/TI yang tepat untuk pemerintahan kota Padang Panjang. b.

Aplikasi Bisnis Salah satu permasalahan pada sistem informasi atau aplikasi pada unit kerja di pemerintah kota Padang Panjang berkaitan dengan perencanaan pengembangannya. Karena perencanaan pemenuhan

pengembangan kebutuhan

aplikasi

data

informasi

dilakukan

untuk

sendiri,

tanpa

memperhatikan interoperabilitas dengan sistem informasi yang dimiliki oleh unit kerja lain. Dilihat dari sudut pandang unit kerja hal ini tidak menjadi masalah, tapi dilihat dari kepentingan pemerintah

kota

secara

keseluruhan

tentunya

kurang

mendukung pada pencapaian sasaran dan tujuan pemerintah kota Padang Panjang. Selain itu, sebagian besar dari aplikasi yang dibuat mengalami kegagalan, terlihat dari tidak lama nya umur penggunaan aplikasi setelah selesai dikembangkan.

Hampir

semuanya disebabkan oleh ketidak-sesuaian aplikasi dengan kebutuhan data informasi dan proses bisnis unit kerja. Hal ini terjadi karena perencanaan pengembangan yang tidak tepat, bersifat ad hoc, dan tidak memiliki acuan yang jelas. Berkaitan dengan permasalahan di atas, juga muncul permasalahan dari data dan informasi yang dihasilkan, terutama karena tidak terintegrasinya data dan informasi yang dihasilkan dalam sebuah basis data bersama. Hal ini menyebabkan terjadi nya ketumpang-tindihan data dan informasi, sehingga akurasi data dan informasi menjadi kurang dan data tidak termanfaatkan secara

efektif.

Munculnya

permasalahan

ini

karena



12

pengembangan aplikasi yang tidak terarah dan terintegrasi, yang seharusnya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi bersama. Tidak adanya perencanaan strategis SI/TI yang menjadi acuan bagi unit kerja dalam pengembangan aplikasi yang tepat untuk kebutuhan organisasi menjadi salah satu penyebab munculnya permasalahan-permasalahan tersebut di atas. c.

Infrastruktur TI Kegagalan

dalam

proyek

infrastuktur

yang

menghabiskan sumber daya dan biaya yang tidak sedikit, diantaranya disebabkan perencanaan pembangunan infrastruktur yang tidak didasari pertimbangan teknis yang tepat. Seperti contoh kasus yang disampaikan dalam perumusan masalah mengenai pembangunan jaringan komunikasi antar SKPD dengan mempergunakan terrestrial microwave transmission. Rendahnya ketersediaan dari jaringan yang telah dibangun,

disebabkan

seringnya

terjadi

interupsi

atau

malfunction. Hal ini membuat tidak termanfaatkan nya dengan baik jaringan yang ada, sehingga pengolahan dan pengiriman data antar unit kerja masih sering dilakukan secara langsung ke unit kerja. Perencanaan yang tidak tepat terlihat dari keputusan untuk menggunakan terrestrial microwave transmission alihalih menggunakan kabel seperti misalnya fiber optic. Penggunaan kabel sebagai media transmisi dianggap lebih tepat mengingat topografi dari kota Padang Panjang yang berbukit-bukit dan bergelombang, sehingga menyulitkan untuk mendapatkan line of sight antar menara sebagaimana yang digunakan pada terrestrial microwave transmission. Selain itu, jarak antar kantor SKPD yang tidak terlalu jauh, membuat penggunaan kabel sebagai media transmisi, tidak akan menghabiskan biaya yang jauh lebih besar jika dibandingkan Universitas Indonesia


13

dengan pembangunan terrestrial microwave transmission, tentunya dengan ketersediaan jaringan yang diharapkan dapat lebih baik. Untuk infrastruktur lainnya seperti server, yang juga menghabiskan sumber daya dan biaya yang tidak sedikit untuk pengadaan dan operasionalnya, permasalahan penempatan server menjadi isu yang kritis dalam hal ini. Penempatan server yang terpisah-pisah sesuai dengan SKPD penggunanya, dan kecenderungan beberapa SKPD tidak menempatkan server di ruangan dengan tingkat keamanan khusus, memunculkan kerawanan dalam bentuk ancaman terhadap kerahasiaan, integritas dan ketersediaan data dan informasi yang dimiliki dan ancaman terhadap server itu sendiri. Bentuk ancaman seperti akses yang tidak sah, sabotase, pencurian data dan informasi, terhadap server yang memiliki data

kritis

seperti

keuangan

dan

kepegawaian,

bisa

menimbulkan dampak serius terhadap bisnis dan layanan pemerintah kota Padang Panjang. Permasalahan ini bisa diminimalisir risikonya dengan penyatuan penempatan server dalam sebuah pusat data bersama, yang diharapkan juga mengatasi permasalahan pemeliharaan dengan adanya tenaga teknis yang melakukan pemeliharaan pada pusat data bersama. Tidak

adanya

panduan

yang

sesuai

mengenai

perencanaan pengembangan infrastruktur yang tepat bagi pemerintah kota Padang Panjang menjadi salah satu sebab munculnya permasalahan-permasalahan tersebut di atas.



14

d.

Proses SI/TI Saat ini, bisa dibilang semua proses SI/TI yang dilakukan di dalam organisasi SI/TI, seperti proses pengelolaan aplikasi bisnis,

proses

pengelolaan

infrastruktur

TI

dan

proses

pengelolaan SDM atau organisasi SI/TI tidak memiliki regulasi atau prosedur formal yang baku mengenai pengelolaannya. Sebagai contoh pada salah proses SI/TI yang paling vital yaitu manajemen pengelolaan keamanan pada infrastruktur SI/TI yang sampai dengan saat ini tidak terkontrol dengan baik. Belum ada standar atau prosedur yang bisa dijadikan acuan oleh staf SI/TI jika terjadinya gangguan keamanan terhadap infrastruktur TI. Hal ini merupakan sebuah kerawanan yang bisa di eksploitasi oleh banyaknya ancaman yang muncul saat ini. Tindakan yang di ambil lebih kepada tindakan pemadam kebakaran, hanya menyelesaikan permasalahan yang muncul dan tidak menjadikan gangguan tersebut sebagai pelajaran yang bisa dijadikan acuan untuk menerapkan manajemen keamanan. Begitu juga halnya pada proses SI/TI lain seperti manajemen penanggulangan risiko, manajemen ketersediaan, manajemen aset dan lainnya. Selain permasalahan di atas, minimnya kebijakan dan peraturan yang berhubungan dengan implementasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang erat kaitannya dengan rendahnya perhatian unsur pimpinan dari staf SI/TI terhadap penting nya pengelolaan proses SI/TI dengan banyak ancamanancaman yang muncul dalam dunia teknologi informasi saat ini. Belum pengembangan

adanya SI/TI

perencanaan yang

bisa

strategis

menjadi

acuan

untuk untuk

pengembangan proses SI/TI dengan implementasi SI/TI menjadi salah satu penyebab munculnya permasalahan-permasalahan tersebut. Universitas Indonesia


15

1.2.2. Pertanyaan Penelitian Dari perumusan masalah yang muncul dipermukaan yang dilakukan untuk mencermati permasalahan yang berkaitan dengan minimnya peranan dan pemanfaatan SI/TI dalam bisnis atau layanan pemerintah kota Padang Panjang, yang dilanjutkan dengan melakukan analisis

masalah

untuk

memetakan

hubungan

sebab-akibat

permasalahan dan mendapatkan sumber permasalahan sebenarnya dengan menggunakan analisis fishbone, maka dapat ditarik suatu pertanyaan penelitian “bagaimana perencanaan strategis sistem informasi yang tepat bagi pemerintah kota Padang Panjang?” 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah menyusun perencanaan strategis sistem informasi yang sesuai bagi proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang yang didalamnya berisi tentang visi dan arah SI/TI, rencana SI/TI dengan keluaran prinsip-prinsip pengembangan proyek SI/TI dan proyek SI/TI bentuk aplikasi bisnis, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI. Terakhir mengembangkan roadmap dan manajemen risiko proyek serta rencana mitigasinya dari proyek SI/TI yang telah diidentifikasi di tahap sebelumnya. 1.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang penulis harapkan dari penelitian ini adalah: a.

Manfaat Akademis Penelitian ini bisa menjadi tambahan referensi bagi yang akan melakukan penelitian di bidang perencanaan strategis sistem informasi. Dan bagi penulis sendiri, diharapkan bisa meningkatkan pemahaman dan pengetahuan penulis sebagai mahasiswa peneliti.

b.

Manfaat Praktis Penelitian ini diharapkan bisa menjadi referensi bagi Pemerintah Kota Padang Panjang dalam merencanakan Perencanaan Strategis Sistem Informasinya dan menjadi tambahan referensi bagi Pemerintah



16

Daerah lainnya yang akan melakukan Perencanaan Strategis Sistem Informasi untuk daerah nya. 1.5. Batasan Penelitian Penelitian ini penulis lakukan di Pemerintah Kota Padang Panjang yang mencakup semua Satuan Kerja yang ada seperti Sekretariat Daerah, Dinas, Badan, dan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD). Penelitian ini mengacu pada penerapan e-Government berdasarkan kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-Government Pemerintah Pusat dan Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah kota Padang Panjang tahun 2009-2013 dan pola perencanaan strategis sistem informasi pada organisasi pemerintah yang di adopsi dari perencanaan strategis sistem informasi metodologi Anita Cassidy. 1.6. Sistematika Penulisan Penulisan proposal penelitian Karya Akhir ini dibagi menjadi bab-bab dan disusun secara sistematis dengan urutan sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang penelitian, perumusan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian batasan penelitian dan sistematika penulisan BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang perencanaan strategis sistem informasi, metodologi yang bisa digunakan untuk perencanaan strategis sistem informasi, pemilihan metodologi yang tepat untuk objek penelitian, metode dan teknik yang digunakan untuk melakukan analisis dan penelitian sejenis yang telah dilakukan sebelumnya. BAB III METODOLOGI Bab ini berisi tentang kerangka konseptual penelitian yang dibangun berdasarkan teori, metodologi dan metode yang telah dipelajari sebelumnya dan alur penelitian yang berisi tahapan yang akan dilakukan untuk mendapatkan hasil dari penelitian.



17

BAB IV PROFIL KOTA PADANG PANJANG Bab ini berisi tentang profil kota Padang Panjang dan pemerintahannya sebagai tempat studi kasus penelitian yang penulis analisis dalam karya akhir ini. BAB V VISI BISNIS Bab ini berisi tahap awal dari perencanaan strategis sistem informasi yaitu memahami visi bisnis dan situasi bisnis serta melihat hubungan bisnis dengan SI. BAB VI ANALISIS Bab ini berisi tahap kedua dari perencanaan strategis sistem informasi yaitu memahami kondisi SI/TI, menganalisa situasi SI/TI dan membangun rekomendasi solusi. BAB VII ARAH PENGEMBANGAN Bab ini berisi tahap ketiga dari perencanaan strategis sistem informasi yaitu membangun visi dan arah SI/TI, membangun rencana SI/TI dan membangun proyek SI/TI. BAB VIII REKOMENDASI Bab ini berisi tahap terakhir dari perencanaan strategis sistem informasi yaitu manajemen risiko proyek dan membangun roadmap. BAB IX KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini tahap terakhir dari penelitian yang memuat kesimpulan dan saran yang penulis dapat setelah melakukan penelitian.



BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan dalam melakukan penelitian, yaitu teori mengenai perencanaan strategis sistem informasi, teori mengenai metodologi yang bisa digunakan dalam melakukan perencanaan strategis sistem informasi dan perbandingannya, teori mengenai metode dan teknik yang bisa dipakai untuk membantu proses analisis pada perencanaan strategis sistem informasi dan penelitian sejenis yang membahas mengenai perencanaan strategis sistem informasi. 2.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menurut Ward & Peppard (2002), perencanaan strategis SI/TI merupakan proses yang kita lakukan untuk mengindentifikasi portfolio aplikasi sistem informasi yang berbasis komputer. Hasilnya diharapkan akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana dan strategi bisnis dan merealisasikan tujuan dan visi bisnis organisasi dengan kata lain pembuatan sebuah strategi atau arahan untuk pengadaan dan penggunaan sistem informasi dalam sebuah organisasi. Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses dari pengembangan rencana untuk penggunaan SI/TI dalam organisasi dengan pemakaian biaya yang efektif dan selaras dengan kebutuhan yang diutamakan dalam manajemen dan operasional organisasi. Menurut Cassidy (2006) perencanaan strategis SI/TI adalah level global dari pemikiran mengenai sistem informasi organisasi dan integrasinya dengan keseluruhan perusahaan. Strategi tersebut harus coherent, consistent, dan directional. Coherent artinya dipahami oleh kedua sisi yaitu organisasi bisnis dan organisasi SI/TI, consistent artinya itu dibangun agar sesuai untuk bersama, dan

directional artinya itu

mengarahkan perubahan ke dalam sasaran bersama.

18



19

Menurut Laudon and Kenneth (2005), perencanaan strategis SI/TI adalah “suatu proses untuk menentukan tujuan komputerisasi pada organisasi dan mengindentifikasi aplikasi komputer potensial yang harus diimplementasi oleh organisasi” (Maryuda, 2010). Ada banyak buku yang memuat teori dan berisi pembahasan mengenai perencanaan strategis SI/TI, diantaranya perencanaan strategis SI/TI menurut Ward & Peppard (2002), Price Waterhouse (1996) dan perencanaan strategis SI/TI menurut Anita Cassidy dalam buku a Practical Guide to Information System Strategic Planning tahun 2006. Cakupan dari perencanaan strategis SI/TI yaitu rencana jangka panjang SI/TI berdasarkan tujuan bisnis keseluruhan organisasi yang diorganisir oleh stakeholder untuk menetapkan kebutuhan organisasi akan SI/TI dan mendefinisikan misi dan tujuan dari SI/TI berdasarkan misi dan tujuan dari organisasi dan menjaga keselarasannya. Selain itu, juga ditetapkan kebijakan SI/TI, dan menetapkan proses bisnis dan aliran informasi dari organisasi. Keuntungan dari perencanaan strategis SI/TI menurut Cassidy (2006) diantaranya: a.

Manajemen yang lebih efektif dari aset mahal dan kritis dari organisasi.

b.

Perbaikan komunikasi dan hubungan antara organisasi SI/TI dengan bisnis.

c.

Menyelaraskan tujuan dan prioritas SI/TI dengan tujuan dan prioritas bisnis.

d.

Mengidentifikasi peluang untuk menggunakan teknologi sebagai keuntungan kompetitif dan meningkatkan nilainya terhadap bisnis.

e.

Merencanakan aliran informasi dan proses.

f.

Mengalokasikan sumberdaya SI/TI dengan efisien dan efektif.

g.

Mengurangi upaya dan biaya yang diperlukan di seluruh siklus hidup sistem.



20

Tujuan yang perlu ditegaskan lagi diantaranya perencanaan strategis SI/TI adalah untuk masa depan dan direncanakan untuk dipergunakan dalam jangka panjang, untuk itu jangan sampai menjadi usang atau ketinggalan zaman terlalu cepat. Perencanaan strategis SI/TI adalah pengatur arah tujuan dari teknologi informasi dan sistem informasi bagi organisasi, oleh karena itu stakeholder dari organisasi harus berperan serta dalam hal ini. Perencanaan strategis SI/TI hendaknya dibuat

dengan pendekatan

menyeluruh pada organisasi yang bertujuan agar tingkat keselarasan dengan proses bisnis lebih baik dan juga agar keselarasan proses bisnis dengan SI/TI organisasi juga menjadi lebih baik. Tujuan utama organisasi mengadopsi proses strategi SI/TI antara lain penyelarasan SI/TI dengan bisnis untuk menentukan dimana SI/TI paling memberikan kontribusi serta menentukan urutan prioritas investasi, untuk memperoleh keunggulan daya saing untuk menciptakan peluang bisnis dengan menggunakan SI/TI, untuk membangun infrastruktur teknologi yang efektif dalam harga serta fleksibel untuk perkembangan di masa mendatang, dan untuk mengembangkan sumber daya dan kompetensi yang sesuai untuk penerapan SI/TI dalam lintas organisasi. (Ward & Peppard, 2002). Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi maka diperlukan pemahaman strategi organisasi. Yang menjadi isu utama yang akan dibahas dalam membangun strategi organisasi adalah adanya keselarasan (alignment) antara strategi bisnis dengan strategi SI/TI di dalamnya. (Ward & Peppard, 2002) Pada Gambar 2.1 digambarkan Hubungan antara strategi SI, strategi TI dan strategi bisnis. Strategi bisnis merupakan sebuah uraian dan rencana yang sistematik dari tindakan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan bisnis organisasi. Didalamnya berisi keputusan bisnis, arah dan tujuan bisnis, serta perubahan yang harus dilakukan.



21

Gambar 2.1.

Hubungan Antara Strategi Bisnis, SI dan TI Sumber: Ward & Peppard (2002)

Strategi SI menetapkan kebutuhan dan atau permintaan organisasi akan sistem informasi untuk mendukung keseluruhan strategi dari organisasi. Pada dasarnya, menetapkan dan membuat prioritas investasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan portfolio aplikasi yang ideal bagi organisasi. Strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi infrastruktur dan keahlian khusus yang dibutuhkan suatu organisasi baik dalam hal perangkat keras (hardware) seperti server, teknologi pengembangan aplikasi dan jaringan. Dan sekarang yang menjadi pertanyaan adalah, bagaimana cara SI/TI dapat mendukung meraih tujuan bisnis dengan cara mengatur operasional sekarang dan masa depan untuk meraih keunggulan strategis dan kompetitif.



22

2.2. Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi Ada beberapa metodologi yang bisa dan biasa digunakan dalam membuat perencanaan strategis sistem informasi. Di antara metodologi yang banyak dipakai adalah: 2.2.1. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Ward & Peppard Menurut Wedhasmara (2008) pendekatan metodologi ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat

bagi

tujuan

bisnis

organisasi

serta

fenomena

meningkatkan daya saing sebuah organisasi dengan memanfaatkan SI/TI secara maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus pada teknologi bukan kepada kebutuhan bisnis. Menurut Ward & Peppard (2002) metodologi ini terdiri dari tahap masukan dan tahap keluaran. Tahap masukannya adalah: a.

Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspekaspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya dan nilai-nilai organisasi.

b.

Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspekaspek ekonomi, industri dan iklim perusahaan.

c.

Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan SDM, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga portfolio dari SI/TI yang ada saat ini.

d.

Analisis

lingkungan SI/TI

eksternal,

yang

mencakup

kecenderungan teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh pesaing, pelanggan dan pemasok.



23

Sedangkan tahap keluaran

merupakan kegiatan

yang

dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen rencana strategis SI/TI yang isinya antara lain terdiri atas: a.

Strategi SI Bisnis yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portfolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.

b.

Strategi Manajemen SI/TI yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.

c.

Strategi TI yang mencakup perencanaan infrastuktur yang sesuai bagi strategi SI yang direncanakan. Metodologi ini mengakomodir penggunaan banyak metode-

metode dan teknik untuk membantu proses analisis yang dilakukan dalam perencanaan seperti metode analisis SWOT, Value Chain, CSF, 5 Forces, PEST dan McFarlan Strategic Grid.

Gambar 2.2.

Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Ward & Peppard Sumber: Ward & Peppard (2002) Universitas Indonesia


24

2.2.2. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Price Waterhouse Metodologi disampaikan

Price

Batubara

Waterhouse

(2009)

sebagaimana

menjelaskan

rincian

yang tahapan

perencanaan strategis SI yang didasarkan pada beberapa hal. Pertama, menggunakan arah dan tujuan organisasi yang dituangkan dalam business plan. Segala sesuatu yang menjadi business plan tersebut diinterpretasikan sebagai kebutuhan informasi yang harus dipenuhi. Kedua, menggunakan Critical Success Factor (CSF) sebagai salah satu tolok ukur dalam membuat prioritas strategi SI/TI yang dihasilkan. Penggunaan CSF ini disebabkan karena CSF mampu merepresentasikan faktor-faktor penting dalam proses bisnis organisasi. Ketiga, menggunakan analisis value dan risiko yang memperhitungkan mengungkapkan

tangible manfaat

dan

intangible

SI/TI.

Keempat,

value

dalam

memanfaatkan

pengalaman praktis yang mendukung teori yang telah ada seperti total cost of ownership (TCO) dari Gartner Group. Metodologi Price Waterhouse terdiri dari empat tahap. Secara ringkas keempat fase PWH dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3.

Perencanaan Strategis SI/TI Price Waterhouse Sumber: Batubara (2009)



25

Pada tahap I, masukan yang diperlukan dalam tahap ini adalah rencana bisnis, rencana SI/TI, keadaan persaingan dan perkembangan SI/TI. Setelah didapat masukan, kemudian akan dilakukan

kegiatan

untuk

mendapatkan

informasi

yang

menggambarkan keadaan bisnis dan SI/TI organisasi yang terkini organisasi, kebutuhan bisnis mendatang dan peluang pemanfaatan SI/TI dalam bisnis. Untuk menelaaah kebutuhan bisnis dan informasi tersebut, ada beberapa proses yang dilakukan yaitu: a.

Pra-perencanaan strategis

b.

Identifikasi info organisasi

c.

Analisis lingkungan internal bisnis organisasi

d.

Analisis lingkungan internal SI/TI organisasi

e.

Analisis lingkungan eksternal bisnis organisasi

f.

Analisis lingkungan eksternal SI/TI organisasi Pada tahap II, masukan yang diperlukan dalam tahap ini

adalah

identifikasi

kebutuhan

bisnis

organisasi

mendatang,

identifikasi peluang pemanfaatan SI/TI dan pemenuhan kebutuhan SI/TI saat ini. Disini akan ditentukan peluang pemanfaatan SI/TI dalam memenuhi kebutuhan strategi bisnis dan rincian detail kebutuhan SI/TI yang harus dipersiapkan. Arsitektur aplikasi, infrastruktur, manajemen dan kebijakan SI/TI terhadap organisasi secara keseluruhan adalah detail kebutuhan. Proses yang dilakukan dalam tahap ini yaitu: a.

Identifikasi masalah dan solusi bisnis internal

b.

Identifikasi peluang bisnis dari eksternal organisasi

c.

Identifikasi pemanfaaatan SI/TI dari lingkungan eksternal organisasi

d.

Analisis kesenjangan kebutuhan informasi

e.

Membuat landasan kebijakan SI/TI

f.

Membuat strategi SI/TI



26

g.

Membuat prinsip dasar/ landasan bagi operasional strategi SI/TI

h.

Membuat strategi manajemen SI/TI Pada tahap III, masukan yang diperlukan dalam tahap ini

adalah strategi SI/TI dan strategi manajemen SI/TI. Disini akan dibuat prioritas, pilihan strategi dan detail strategi SI/TI. Proses yang dilakukan dalam tahap ini adalah: a.

Menggali value bisnis

b.

Prioritas dan pemilihan strategi SI/TI

c.

Menspesifikasikan strategi SI/TI Pada tahap IV, dengan masukan dokumen detail strategi

SI/TI akan dibuat rencana dan jadwal implementasi strategi SI/TI. Proses yang dilakukan dalam tahap ini adalah: a.

Membuat rencana pendukung strategi SI/TI

b.

Membuat jadwal waktu kerja

c.

Membuat rencana pelaksanaan

2.2.3. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Anita Cassidy Ada empat tahap dalam metodologi yang digunakan Anita Cassidy untuk menyusun perencanaan strategis sistem informasi, yaitu: a.

Visi Bisnis Pada tahap visi bisnis atau visioning, yang dilakukan adalah menetapkan dan memulai proses dan proyek perencanaan. Proses yang dilakukan yaitu: Memulai proyek Proses pertama dimulai dengan inisiasi dan mengelola proyek, dengan kegiatan: □

Mematangkan sasaran, tujuan, dan ruang lingkup

□

Mengenali sumber daya, peran dan tanggung jawab, dan wawancara personal yang mempunyai peranan

□

Konfirmasi rencana keluaran dan rencana pekerjaan Universitas Indonesia


27

□

Membuat konsep template rencana keluaran proyek

□

Menjabarkan proyek, membimbing orientasi proyek

□

Menetapkan tatakelola, komunikasi dan laporan status proyek terus-menerus.

□

Milestone: Review dan konfirmasi rencana proyek

Ulasan bisnis Proses kedua memahami visi dan situasi bisnis, dengan kegiatan: □

Me-review dokumentasi bisnis

□

Mengembangkan

struktur

workshop,

survey

dan

pertanyaan wawancara bisnis □

Membuat jadwal workshop dan wawancara bisnis

□

Mengadakan workshop, survey dan wawancara bisnis

□

Membuat dokumen hasil workshop, survey dan wawancara bisnis

□

Milestone: Review dan konfirmasi masukan bisnis

Menganalisa bisnis Proses ketiga membuat dokumen dan konfirmasi analisa bisnis, dengan kegiatan: □

Membuat dokumen deskripsi bisnis saat ini, visi, nilai, tujuan, strategi, arahan, visi pelaksanaan, inisiatif dan bisnis proyek

□

Membuat dokumen tren bisnis industri, kebutuhan pelanggan dan bisnis

□

Membuat dokumen kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman bisnis (SWOT)

□

Membuat

dokumen dampak bisnis pada sistem

informasi □

Milestone: Review dan konfirmasi pemahaman situasi bisnis



28

b.

Analisis Pada

tahap

analisis¸

menganalisa

lingkungan

sistem

informasi secara objektif dan menggunakan dokumen secara menyeluruh. Proses yang dilakukan yaitu: Review Sistem Informasi Proses pertama memahami kondisi sistem informasi saat ini, dengan kegiatan: □

Review dokumentasi sistem informasi

□

Mengembangkan

struktur

workshop,

survey

dan

pertanyaan wawancara □

Menjadwalkan

workshop

dan

wawancara

sistem

informasi □

Mengadakan survey, workshop dan wawancara sistem informasi

□

Membuat dokumen hasil survey, workshop dan wawancara sistem informasi

□

Membuat dokumen kondisi sistem informasi saat ini

□

Milestone: review dan konfirmasi kondisi sistem informasi

Analisa Proses kedua menganalisa kondisi sistem informasi saat ini, dengan kegiatan: □

Melakukan benchmarking industri

□

Mengenali tren industri sistem informasi, profil pesaing

□

Review kebutuhan informasi, model konteks data

□

Review proses bisnis, penggunaan aplikasi

□

Mengindentifikasi

kesenjangan

dan

kebutuhan

fungsional tingkat tinggi □

Mengembangkan SWOT sistem informasi, risiko, peluang teknologi, enablers bisnis



29

□

Mengembangkan

assesment

scorecard

sistem

informasi, nilai dengan tim □

Milestone: review dan konfirmasi analisa sistem informasi

Solusi Proses ketiga membangun rekomendasi, dan alternatif solusi, dengan kegiatan: □ Membangun rekomendasi, opsi aplikasi bisnis □ Membangun rekomendasi, opsi infrastruktur □ Membangun rekomendasi, opsi organisasi □ Membangun rekomendasi, opsi proses sistem informasi □ Milestone: review dan konfirmasi rekomendasi c.

Mengembangkan arah Ditahap direction, visi dan misi untuk sistem informasi diartikulasikan dengan menggunakan arah dan situasi bisnis sebagai dasar. Proses yang dilakukan yaitu: Visi SI Proses pertama membangun visi dan

arah SI, dengan

kegiatan: □

Membangun visi dan misi SI

□

Membangun strategi dan tujuan SI

□

Menetapkan metrik dan balanced scorecard SI

□

Milestone: review dan konfirmasi arah dan visi SI

Rencana SI Proses kedua membangun rencana SI, dengan kegiatan: □

Membangun arah aplikasi bisnis

□

Membangun arah e-business

□

Membangun arah infrastruktur teknis

□

Membangun arah organisasi

□

Membangun arah proses SI Universitas Indonesia


30

□

Membangun proses prioritas

□

Milestone: review dan konfirmasi rencana SI

Proyek SI Proses ketiga mengenali proyek SI, dengan kegiatan: □

Mengenali proyek SI (aplikasi bisnis, infrastruktur, organisasi, dan proses)

□

Memperkirakan biaya SI

□

Mengenali manfaat bisnis

□

Menentukan prioritas proyek SI

□

Milestone: review dan konfirmasi proyek SI dan penentuan prioritas

d.

Rekomendasi Ditahap rekomendasi, membuat dokumen roadmap yang detail yang menguraikan proyek untuk beberapa tahun kedepan, dengan proses yang dilakukan: Roadmap Proses pertama membangun roadmap, dengan kegiatan: □

Membuat dokumen roadmap yang terperinci

□

Membuat ringkasan biaya

□

Membuat ringkasan dampak organisasi

□

Mengenali risiko, perhatian, mitigasi risiko, dan penaksiran kesiapan

□

Milestone: review dan konfirmasi roadmap

Business Case Proses kedua membangun business case, dengan kegiatan: □

Membuat ringkasan manfaat bisnis, dan business case untuk langkah-langkahnya

□

Membangun rencana

komunikasi,

dan ringkasan

presentasi



31

□

Membangun proses perencanaan terus-menerus, dan membentuk steering committee

□

Milestone: review dan konfirmasi business case

Komunikasi Proses ketiga mengomunikasikan rencana, dengan kegiatan: □

Menyelesaikan dokumen rencana detail

□

Membuat presentasi ringkasan rencana

□

Mempresentasikan rencana, diskusi

Gambar 2.4. Tahapan proses perencanaan Sumber : Cassidy (2006) 2.3. Perbandingan Metodologi Ward & Peppard, Price Waterhouse dan Anita Cassidy Kesamaan antar antar metode PSSI diperoleh dari hasil identifikasi urutan aktivitas antar metode, kemudian dari hasil pengurutan diperoleh beberapa aktivitas-aktivitas antar metode yang memiliki kesamaan. Setiap aktivitas tersebut disusun, diurutkan dan dirangkaikan berdasarkan pedoman UK Government CCTA dan diperbandingkan dengan kegiatan PSSI versi John Ward. Perbandingan yang dilakukan tersebut menggunakan parameter Universitas Indonesia


32

masukan yang diperlukan dalam proses, keluaran yang dihasilkan, perangkat yang digunakan dan rincian proses itu sendiri (Noran, 2007) Berikut hasil perbandingan dari metodologi Ward & Peppard, Price Waterhouse dan Anita Cassidy: Tabel 2.1. Perbandingan metodologi perencanaan strategis SI Metodologi

No

Persamaan Aktivitas

1.

Menganalisis lingkungan eksternal bisnis untuk mengetahui persaingan yang berasal dari luar organisasi Menganalisis lingkungan internal bisnis dengan mengindentifikaskan kegiatan dengan menggunakan value chain Aktivitas untuk memperolerh visi (bisnis) organisasi Aktivitas untuk memperoleh misi (bisnis) organisasi Aktivitas untuk memperoleh tujuan (bisnis) organisasi Menganalisis lingkungan internal bisnis untuk mengetahui kebutuhan informasi pada proses bisnis organisasi Menganalisis lingkungan internal SI/TI untuk mengetahui posisi dan keadaan sumber daya SI/TI organisasi Menganalisis keadaan SI/TI terkini Mengindentifikasi portfolio aplikasi SI beserta analisis manfaatnya ke depan Mengindentifikasi masukan dan keluaran SI yang tepat dalam rangka menyusun strategi SI ke depan Mengindentifikasi peluang dan mengetahui kebutuhan sumber daya SI/TI Menganalisis lingkungan eksternal SI/TI dalam rangka mengetahui perkembangan teknologi SI/TI dalam industri dan mengetahui peluang pemanfaatannya di dalam organisasi Mengindentifikasi struktur organisasi secara detail dan memberi masukan bagi manajemn mengenai struktur organisasi yang cocok dengan strategi SI/TI Mengindentifikasi tugas pokok dan fungsional jabatan dalam organisasi dan memberi masukan bagi manajemen mengenai tugas pokok dan fungsional jabatan yang cocok dengan strategi SI/TI

2.

3. 4. 5. 6.

7.

8. 9. 10. 11. 12.

13.

14.

WP

PW AC

√

√

√

√

√

√

√

-

√

√

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

√

-

-

√

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√



33 Tabel 2.1. Perbandingan metodologi perencanaan strategis SI (sambungan) No

Metodologi

Persamaan Aktivitas

WP

15. Mengindentifikasi alur kerja antar bagian dalam struktur organisasi dan memberi masukan bagi manajemen mengenai alur kerja yang antar bagian yang cocok dengan strategi SI/TI 16. Mengindentifikasi kebijakan manajemen bagi investasi SI/TI organisasi 17. Mengindentifikasi kebijakan manajemen bagi pengadaan sumber daya SI/TI dan patokan dalam memilih vendor 18. Mengindentifikasi kebijakan manajemen bagi pelatihan SI/TI bagi SDM 19. Mengindentifikasi strategi SI/TI dalam rangka mendukung kebijakan area bisnis organisasi 20. Menentukan arsitektur, format masukan, proses dan keluaran bagi detail strategi SI/TI 22. Menentukan arsitektur infrastruktur dan perangkat lunak bagi detail strategi SI/TI 23. Menentukan arsitektur dan pilihan perangkat lunak bagi detail strategi SI/TI yang disesuaikan dengan kebutuhan masukan, proses dan keluaran yang ada 24. Menentukan teknologi dan arsitektur jaringan komunikasi 25. Memprioritaskan strategi SI/TI untuk dilaksanakan Sumber : Telah diolah kembali dari Noran (2007)

PW AC

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

√

√

-

√

√

-

√

√

√

√

√

√

√

Untuk menentukan metodologi yang akan digunakan pada studi kasus ini, dilakukan perbandingan metodologi Ward & Peppard, Price Waterhouse dan Anita Cassidy. Untuk penilaian metodologi Ward & Peppard dan Price Waterhouse penulis melakukan penilaian sendiri dan juga mengambil pertimbangan dari perbandingan yang sudah dilakukan sebelumnya oleh Maryuda (2010). Untuk metodologi Anita Cassidy penulisan lakukan penilaian sendiri berdasarkan studi literatur yang penulis dapatkan dari buku sumber metodologi yaitu buku Anita Cassidy a Practical Guide to Information System Strategic Planning tahun 2006.



34

Berikut hasil perbandingan ketiga metodologi tersebut: a.

Metodologi Ward & Peppard Pendekatan yang digunakan pada metodologi Ward & Peppard yaitu dengan penekanan pada keselarasan aspek bisnis dengan SI/TI. Metode analisis atau tools yang digunakan seperti SWOT, 5 Forces, Value Chain, CSF, McFarlan Grid, Technology Assesment dan Review Infrastruktur. Alokasi sumber daya dititik beratkan kepada aspek teknologi dan SDM Tahapan Penelitian: -

Melakukan pengumpulan data bisnis dan SI/TI secara internal dan eksternal.

-

Melakukan analisis Bisnis dan SI/TI internal dan eksternal.

-

Melakukan penyusunan strategi SI/TI untuk memperoleh Strategi Manajemen SI/TI, Strategi SI dan Strategi TI.

-

Melakukan penyusunan strategi SI/TI untuk mengetahui portfolio aplikasi sekarang dan mendatang

b.

Price Waterhouse Pendekatan yang digunakan pada metodologi Price Waterhouse yaitu Penekanan diberikan selaras pada aspek bisnis dengan SI/TI. Metode Analisis yang digunakan adalah CSF, Analisis Value Tangible dan Intangible, TCO. Alokasi sumber daya dititik beratkan kepada aspek teknologi, keuangan, fasilitas dan SDM. Tahapan Penelitian -

Menentukan kondisi bisnis dan kebutuhan informasi.

-

Menentukan target SI seperti identifikasi peluang bisnis dan aplikasi target.

-

Menentukan dan memilih strategi SI.

-

Memilih rencana Implementasi.



35

c.

Anita Cassidy Pendekatan yang digunakan pada metodologi Anita Cassidy yaitu dengan penekanan pada keselarasan aspek bisnis dengan SI/TI. Metode analisis atau tools yang digunakan seperti SWOT, Value Chain Analysis, IS Assesment Scorecard, Key Business Requirement (CSF),

Strength

Weaknesses

Assessment

(SW

Assessment),

Wawancara terstruktur, Technology Trend Impact. Alokasi sumber daya dititik beratkan kepada aspek teknologi dan SDM Tahapan Penelitian: -

Mengumpulkan data dan memahami visi dan kondisi bisnis internal dan eksternal

-

Melakukan penilaian dan menganalisa situasi SI/TI internal dan eksternal.

-

Membangun visi dan arah SI/TI serta prinsip-prinsip yang menjadi kerangka untuk pengembangan proyek SI/TI.

-

Membangun rencana implementasi dalam roadmap dan menilai risiko dan mitigasi serta busines case dari proyek SI/TI

Dari hasil perbandingan yang dilakukan dan memperhatikan tujuan penelitiaan yang bertujuan untuk menyusun perencanaan strategis SI/TI pada organisasi pemerintah yang mendukung dan selaras dengan proses bisnis dan strategi organisasi, maka metodologi yang akan digunakan pada penulisan ini adalah metodologi Anita Cassidy dengan pertimbangan sebagai berikut: a.

Tahapan dan proses yang digunakan dalam metodologi ini mudah dipahami oleh penulis karena alur perencanaan yang jelas dan lengkap sangat membantu dalam menganalisa tiap tahapan yang dilaksanakan

b.

Seperti

metodologi

Ward

&

Peppard

juga

mengakomodir

penggunaan metode-metode seperti Value Chain, CSF, SWOT, Technologi Trend dan lainnya.



36

c.

Karena perencanaan strategis sistem informasi dalam penelitian ini dibuat untuk organisasi pemerintah yang memiliki keterbatasan dari segi anggaran, penulis perlu menghitung nilai risiko dari semua proyek yang dihasilkan untuk meningkatkan peluang keberhasilan implementasi proyek SI/TI, metodologi Anita Cassidy menyediakan metode scorecard untuk penilaian risiko proyek yang praktis dan mudah di pahami.

2.4. Metode dan Teknik Perencanaan Strategis Sistem Informasi Ada beberapa metode dan teknik analisis yang bisa digunakan untuk membantu proses analisis dalam metodologi perencanaan strategis SI/TI, diantaranya: 2.4.1. Value Chain Analisis value chain adalah konsep dari manajemen bisnis yang pertama kali dijelaskan dan dipopulerkan oleh Michael Porter. Menurut Ward & Peppard (2002) analisis ini akan digunakan untuk melihat aktivitas-aktivitas utama yang bersifat kritikal bagi proses bisnis dan aktivitas-aktivitas yang bersifat pendukung. Mengacu

pada

dokumen

organisasi

yang

didalamnya

dijabarkan mengenai tugas pokok dan fungsi dari unit organisasi dan juga berdasarkan observasi lapangan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit tersebut. (Batubara, 2009). 2.4.2. Analisis SWOT Menurut Ward & Peppard (2002) analisis Strength, Weakness, Opportunities, Threat (SWOT), digunakan untuk memetakan kekuatan dan kelemahan proses bisnis di dalam internal organisasi serta peluang dan ancaman yang berasal dari eksternal organisasi yang kemungkinan akan dihadapi di masa yang akan datang. strength yang telah dipetakan, kemudian dianalisis pemanfaatannya untuk meraih opportunities yang ada dan mengatasi threat yang akan muncul dikemudian hari. Sedangkan weakness, dianalisis agar bisa diatasi dengan memanfaatkan opportunities dan agar threat yang Universitas Indonesia


37

kemungkinan dihadapi tidak menjadi kenyataan. Solusi SI/TI yang diharapkan sebagai keluarannya adalah sistem informasi yang dapat mengakomodir hasil analisis yang telah dilakukan. 2.4.3. CSF Menurut Ward & Peppard (2002) analisis Crictical Succes Factor (CSF) bertujuan untuk melakukan prioritas dan menentukan aplikasi SI yang diidentifikasi dari tujuan dan strategi unit kerja organisasi. CSF adalah sejumlah area, yang jika itu mendapatkan hasil yang memuaskan akan menjamin kinerja kompetitif dari organisasi. Dan sesuai dengan tujuan nya, keluaran yang diharapkan dari analisis ini adalah sistem informasi yang bisa digunakan untuk mengakomodir kebutuhan data dan informasi yang didapatkan dari CSF masing-masing unit kerja berdasarkan kepada tugas pokok dan fungsinya di dalam tujuan dan strategi unit kerja. Peranan CSF dalam perencanaan strategis SI/TI adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI/TI nya, mengarahkan fokus perencanaan pada area yang strategis dan evaluasi strategi SI/TI (Batubara, 2009). 2.4.4. Tren Teknologi Tren teknologi digunakan untuk melihat tren yang sedang terjadi di dunia teknologi dan kecenderungan ke arah mana perkembangan teknologi ke depannya. Pengamatan nya dilakukan dengan melihat kepada eksternal SI/TI organisasi dan bisa dilakukan melalui studi literatur atau observasi langsung ke lapangan. Potensi dan tren teknologi yang didapatkan bisa dimanfaatkan untuk mengatasi permasalahan yang muncul dengan pemetaan SWOT yang menganalisis kondisi internal dan eksternal SI/TI organisasi. 2.4.5. McFarlan Strategic Grid Tujuan dari pemetaan dalam McFarlan Strategic Grid adalah menganalisis posisi dan peranan yang dimainkan oleh sebuah aplikasi atau sistem informasi dalam proses bisnis organisasi. Universitas Indonesia


38

McFarlan Strategic Grid memetakan aplikasi atau sistem informasi kedalam

4 kuadran,

yaitu

Strategic,

High

Potential,

Key

Operational, dan Support. (Sadikin, 2011). 2.4.6. e-Goverment Project Priority Grid Tujuan dari pemetaan menggunakan e-Government Project Priority Grid adalah untuk menentukan skala prioritas dari proyek pemerintahan elektronik. Penentuan prioritas ini sangat membantu mengingat keterbatasann instansi pemerintah dari segi anggaran, sehingga perlu dipilah mana proyek e-Goverment yang perlu mendapat prioritas mengingat biaya yang biasanya tidak sedikit dari implementasi sebuah proyek SI/TI. Untuk proyek aplikasi, penggunaan metodologi ini bisa dikombinasikan dengan McFarlan Strategic Grid dengan memetakan terlebih dahulu posisi dan peranan yang dimiliki aplikasi dalam proses bisnis organisasi. 2.5. Penelitian Sejenis Sebelumnya Studi literatur yang dilakukan mengambil contoh dari tiga penelitian sejenis sebelumnya yang semuanya dilakukan oleh mahasiswa dari Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia. Berikut ringkasan dari penelitian sejenis sebelumnya mengenai perencanaan strategis sistem informasi: 2.5.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Organisasi Pemerintah Daerah Studi Kasus Pemerintah Daerah Kabupaten Purwakarta oleh Ari Wedhasmara tahun 2008. Metodologi perencanaan strategis SI/TI yang digunakan dalam penelitian Wedhasmara adalah Price Waterhouse, yang dari hasil analisisnya pendekatan ini lebih cocok digunakan untuk perencanaan strategis SI/TI pada kabupaten Purwakarta. Data yang terkumpul kemudian dianalisis dan diinterpretasikan dengan menggunakan Price Waterhouse Methodology yang terdiri dari 4 tahapan, yaitu: □

Tahap I, menentukan kebutuhan bisnis dan informasi. Universitas Indonesia


39

□

Tahap II, mendefinisikan sasaran sistem informasi.

□

Tahap III, mendefinisikan dan menentukan strategi sistem informasi.

□

Tahap IV, mengembangkan rencana implementasi. Persamaan penelitian Wedhasmara dengan penulis adalah objek

penelitian yaitu sama-sama instansi pemerintah daerah, walaupun pada penelitian penulis instansinya pemerintah kota sedangkan pada penelitian Wedhasmara instansinya adalah pemerintah kabupaten. Perbedaannya adalah metodologi yang digunakan, jika Wedhasmara menggunakan metodologi Ward & Peppard maka pada penelitian penulis menggunakan metodologi Cassidy. 2.5.2. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Pemerintah Daerah Studi Kasus Pemerintah Kota Medan oleh F.Rizal Batubara tahun 2009 Metodologi perencanaan strategis SI/TI yang digunakan dalam penelitian Batubara adalah metodologi Price Waterhouse dengan pertimbangan karakteristik organisasi pemerintah daerah. Analisis dan tahapan penelitian yang dilakukan oleh F.Rizal Batubara dalam membuat perencanaan strategis sistem informasi adalah: □

Analisis lingkungan organisasi, terdapat dua fase kegiatan yaitu Analisis lingkungan internal dan eksternal organisasi, dan Analisis lingkungan internal dan eksternal SI/TI.

□

Penentuan target SI/TI, terdapat dua fase kegiatan yaitu Identifikasi kebutuhan informasi dan strategi SI/TI, dan landasan kebijakan SI/TI.

□

Perumusan strategi SI/TI, terdapat dua fase kegiatan yaitu menentukan strategi SI/TI, dan menentukan strategi manajemen SI/TI.

□

Mengembangkan rencana implementasi.



40

Persamaan penelitian Batubara dengan penulis adalah objek penelitian

yaitu

sama-sama

instansi

pemerintah

daerah..

Perbedaannya adalah metodologi yang digunakan, jika Batubara menggunakan metodologi Ward & Peppard maka pada penelitian penulis menggunakan metodologi Cassidy. 2.5.3. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus PT BJM oleh Firdaus Masyhur tahun 2010 Metodologi perencanaan strategis SI/TI yang digunakan dalam penelitian Firdaus Masyhur adalah metodologi Anita Cassidy dengan pertimbangan belum adanya bisnis strategi yang formal dalam organisasi yang diteliti. Analisis dan tahapan penelitian yang dilakukan Firdaus Masyhur adalah: □

Menilai visi bisnis berdasarkan kondisi bisnis dan hubungan bisnis dengan sistem informasi.

□

Menganalisis kondisi sistem informasi berdasarkan kondisi sistem informasi organisasi, industri sistem informasi dan penilaian sistem informasi.

□

Membangun arah pengembangan sistem informasi berdasarkan landasan pengembangan sistem informasi, arah pengembangan dan proyek sistem informasi.

□

Membangun rekomendasi untuk implementasi sistem informasi berdasarkan roadmap, anggaran, dampak organisasi dan business case Perbedaan penelitian penulis dengan Masyhur adalah mengenai

objek penelitian, dimana objek penelitian Masyhur adalah organisasi yang bergerak di bidang industri pengiriman barang, sedangkan objek penelitian penulis adalah instansi pemerintah. Persamaannya adalah sama-sama menggunaka metodologi Anita Cassidy.



BAB III METODOLOGI

Metodologi penelitian berguna untuk melihat tahapan-tahapan apa saja yang akan dilakukan dan bermuara pada solusi dari permasalahan yang dihadapi. Selain tahapan-tahapan penelitian, di dalam metodologi juga dijabarkan metode-metode yang dipakai dalam setiap tahapan yang dilalui. Dalam metodologi ini akan dibahas mengenai kerangka konseptual penelitian dan alur penelitian 3.1. Kerangka Konseptual Penelitian

Gambar 3.1.

Kerangka Konseptual Penelitian 41



42

Pada Gambar 3.1 dapat dapat dlihat kerangka konseptual yang penulis bangun untuk melakukan penelitian ini. Disana digambarkan tahapan-tahapan yang akan dilakukan untuk mendapatkan solusi dari permasalahan yang dihadapi. Selain itu juga digambarkan metode-metode yang dipakai dalam melakukan analisis. Kerangka konseptual ini memperlihatkan keterkaitan antara masukan-masukan yang mempengaruhi keluaran-keluaran yang didapatkan dari hasil analisis dengan metode masing-masing. Berdasarkan kepada kerangka konseptual tersebut di atas, ada empat tahapan yang akan dilakukan untuk melakukan perencanaan strategis sistem informasi. Kerangka ini diadopsi dari metodologi yang dikembangkan oleh Cassidy (2006) yang juga terdiri dari empat tahapan untuk mendapatkan rencana keluaran dari perencanaan strategis sistem informasi. Yang menjadi perbedaan dari kerangka konseptual yang dikembangkan dengan metodologi Cassidy adalah jenis organisasi yang diteliti. Dimana menurut Ishak (2005) Cassidy mengembangkan metodologi nya untuk organisasi bisnis yang berorientasi profit, sedangkan kerangka konseptual di atas di kembangkan dengan penyesuaian untuk organisasi pemerintahan yang berorientasi layanan. Tahap pertama adalah Visi Bisnis dengan tujuan yang ingin dicapai adalah pemahaman mengenai situasi bisnis yang ada saat ini di dalam organisasi. Tahap Visi Bisnis terdiri dari dua proses, yaitu pertama memahami visi dan situasi bisnis, dan kedua hubungan bisnis dengan SI. Pada proses pertama memahami visi dan situasi bisnis rencana keluaran yang ingin didapatkan adalah informasi, visi, misi, sasaran, tujuan, proses bisnis yang sedang berlangsung dan strategi bisnis. Semuanya dihasilkan dari masukan berupa dokumentasi visi, misi, sasaran, dan tujuan bisnis organisasi yang didapatkan dari studi literatur dari dokumen organisasi. Metode yang digunakan adalah wawancara dengan stakeholder, analisis Value Chain dan SWOT.



43

Proses kedua, memahami hubungan bisnis dengan SI, tujuannya adalah mendapatkan gambaran hubungan antara SI dengan bisnis dalam organisasi. Rencana keluaran yang ingin didapatkan adalah implikasi SIBisnis, ukuran-ukuran utama dalam keberhasilan proses bisnis, kebutuhankebutuhan informasi utama dalam proses bisnis. Semuanya didapatkan dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini dalam organisasi, tujuan bisnis serta hasil SWOT bisnis di tahap sebelumnya. Metode yang digunakan untuk membantu analisis adalah observasi lapangan dan analisis Critical Succes Factor (CSF). Tahap kedua adalah Analisis yang terdiri dari tiga proses, yaitu pertama memahami kondisi SI/TI saat ini, kedua menganalisa kondisi SI/TI saat ini, dan yang ketiga membangun rekomendasi solusi. Proses memahami kondisi SI/TI saat ini, bertujuan untuk memetakan dan mendapatkan gambaran kondisi SI/TI yang saat ini ada di organisasi. Keluaran yang diharapkan yaitu kondisi aplikasi bisnis, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI dan anggaran yang digunakan untuk belanja SI/TI. Semuanya didapatkan dengan melakukan studi literatur dokumentasi organisasi SI/TI, observasi lapangan dan juga hasil wawancara dengan stakeholder SI/TI. Proses kedua yaitu menganalisa kondisi SI/TI bertujuan untuk menganalisa situasi SI/TI di luar organisasi dan menilai kondisi SI/TI di dalam organisasi saat ini. Keluaran yang diharapkan adalah potensi penerapan tren teknologi SI/TI saat ini di dalam organisasi, portofolio aplikasi dalam organisasi saat ini, dan kekuatan serta kelemahan dari aplikasi bisnis, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI saat ini. Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah tren teknologi, wawancara, observasi lapangan, Strength Weaknessess Assesment, dan McFarlan Strategic Grid.



44

Proses ketiga adalah membangun rekomendasi solusi yang bertujuan untuk mendapatkan rekomendasi solusi yang berdampak cepat terhadap kelemahan dari aplikasi bisnis, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI. Metode yang digunakan adalah studi literatur dari berbagai sumber untuk mendapatkan solusi yang paling tepat. Tahap ketiga adalah Arah Pengembangan, yang terdiri dari tiga proses, pertama membangun visi dan arah SI/TI, kedua mengembangkan rencana SI/TI, dan ketiga membangun proyek SI/TI. Proses pertama, membangun visi dan arah SI/TI, bertujuan untuk mendapatkan arahan level tinggi dari SI/TI berupa visi SI/TI, misi SI/TI, Tujuan SI/TI dan Strategi SI. Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah studi literatur dari keluaran tahapan Visi dan Analisis yang telah dipetakan sebelumnya. Proses yang kedua, membangun rencana SI/TI, bertujuan untuk mendapatkan prinsip-prinsip yang menjadi kerangka dalam membangun proyek SI/TI di tahap berikut nya. Keluaran dari proses ini adalah prinsip pembangunan proyek aplikasi bisnis, prinsip pembangunan proyek infrastruktur TI, prinsip pembangunan proyek organisasi SI/TI dan prinsip pembangunan proses SI/TI. Metode yang digunakan untuk menganalisis adalah studi literatur dari keluaran visi dan arah SI/TI yang telah dipetakan di proses sebelumnya. Proses

ketiga

membangun

proyek

SI/TI

bertujuan

untuk

membangun proyek SI/TI dengan lebih spesifik, dengan keluaran nya adalah proyek aplikasi bisnis, proyek infrastruktur TI, proyek organisasi SI/TI dan proyek proses SI/TI. Masukan dari proses ini adalah kebutuhan informasi utama dari bisnis, implikasi bisnis dengan SI, kemudian keluaran dari proses sebelumnya yaitu visi dan arah SI/TI sebagai acuan, dan dalam kerangka prinsip pembangunan proyek SI/TI yang didapatkan dari proses membangun rencana SI/TI.



45

Tahap terakhir, atau tahap keempat yaitu Rekomendasi, terdiri dari dua proses yaitu manajemen risiko proyek dan membangun roadmap. Proses pertama, manajemen risiko proyek bertujuan untuk memanajemen risiko yang muncul terhadap proyek dengan keluaran hasil identifikasi risiko, nilai risiko dasar, nilai risiko akhir, dan rencana mitigasi risiko. Masukannya adalah seluruh proyek SI/TI yang diidentifikasi dalam tahap membangun proyek SI/TI dan dianalisis dengan menggunakan metode risk analysis. Proses kedua adalah membangun roadmap, yang bertujuan untuk mendapatkan rencana implementasi yang menggambarkan roadmap detail tentang bagaimana cara untuk berpindah dari situasi dan keadaan SI/TI saat ini ke situasi dan keadaan yang ingin dituju. Keluaran yang diharapkan adalah ringkasan anggaran, roadmap aplikasi bisnis, dan roadmap infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI. 3.2. Alur Penelitian Alur penelitian adalah tahapan-tahapan atau alur yang akan penulis lalui dalam melakukan penelitian untuk membuat perencanaan strategis sistem informasi pada pemerintah kota Padang Panjang.

Gambar 3.2.

Alur Penelitian Universitas Indonesia


46

Pada Gambar 3.2 dapat dilihat tahapan-tahapan beserta hasil dari masing-masing tahapan yang penulis lakukan dalam penelitian ini. Untuk lebih jelasnya dapat dideskripsikan sebagai berikut: 3.2.1. Tahap Awal Pada tahap awal ini, penulis melakukan wawancara dan diskusi dengan para pemangku kepentingan yang berkaitan dengan permasalahan implementasi SI/TI di Pemerintah Kota Padang Panjang. Penulis juga melakukan observasi untuk mengindentifikasi dan mengenali permasalahan apa yang sering muncul ke permukaan dalam implementasi SI/TI dalam proses bisnis. Penulis kemudian mengumpulkan dan mengidentifikasi permasalahan yang sering muncul untuk dijadikan sebagai topik penelitian. Tahap selanjutnya adalah membuat perumusan masalah sebenarnya dari permasalahan yang sering muncul dan telah penulis ambil

sebagai

topik

penelitian

sebelumnya.

Penulis

akan

menggunakan analisis fishbone untuk menganalisis akar masalah dari permasalahan yang sering muncul tersebut. Analisis fishbone dilakukan untuk memetakan hubungan sebab-akibat permasalahan dan mendapatkan sumber permasalahan sebenarnya, dan dari hasil analisis dapat ditarik pertanyaan penelitian yang menjadi dasar dari penelitian penulis. 3.2.2. Studi Literatur Pada tahap ini penulis melakukan studi untuk mengumpulkan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian yang penulis lakukan. Teori yang dikumpulkan adalah teori yang substansial terhadap isi penelitian.

Selanjutnya

metodologi-metodologi

penulis yang

melakukan

bisa

penulis

studi

mengenai

gunakan

untuk

membangun kerangka konseptual dari penelitian. Disini penulis mempelajari beberapa metodologi yang serupa untuk mendapatkan solusi dari pertanyaan penelitian yang didapatkan sebelumnya dan sesuai dengan teori yang telah dipelajari. Dengan melakukan studi Universitas Indonesia


47

mengenai

beberapa

metodologi

yang

berbeda

penulis

bisa

mempelajari dan melakukan perbandingan metodologi mana yang paling tepat untuk penelitian yang penulis lakukan Setelah menentukan metodologi yang akan digunakan, selanjutnya penulis mempelajari metode-metode dan teknik yang bisa digunakan untuk membantu analisis setiap tahapan yang dilaksanakan dalam metodologi tersebut. Metode-metode ini diharapkan bisa membantu penulis untuk melakukan analisis dengan lebih ilmiah dan lebih terstruktur. Mempelajari

penelitian

sejenis

yang

telah

dilakukan

sebelumnya akan membantu penulis untuk mengenali apa-apa saja permasalahan dan solusi yang ditemukan oleh peneliti sebelumnya. 3.2.3. Membangun Kerangka Konseptual Penelitian Dari teori-teori yang telah dipelajari, metodologi yang telah dipilih dan dianggap sesuai dengan penelitian yang dilakukan serta metode-metode yang akan dipakai, penulis membangun kerangka konseptual penelitian. Dalam kerangka konseptual penelitian ini dijabarkan mengenai tahapan masukan, tahapan proses dengan metode-metode yang digunakan dan keluaran yang diharapkan. Kerangka ini secara terstruktur akan mengarahkan penulis pada solusi yang diharapkan untuk mendapatkan hasil-hasil yang sesuai dengan tujuan penelitian. 3.2.4. Pengumpulan Data Selanjutnya untuk menselaraskan kerangka konseptual penelitian yang telah dibangun dengan situasi dan kondisi yang ditemui di lapangan penulis melakukan pengumpulan data. Data-data yang didapatkan ini akan menjadi masukan bagi-bagi analisis yang penulis lakukan. Ada dua jenis data yang penulis kumpulkan, yaitu data primer dan data sekunder.



48

Menurut Biru (2009) data primer adalah data yang didapat langsung dari sumber data yang asli. Untuk data ini, penulis akan mengumpulkan melalui wawancara dengan para stakeholder, observasi langsung ke lapangan dan situasi yang ada, dan terakhir mendapatkan informasi yang aktual dan terpercaya dari media massa dan media informasi lainnya. Untuk data sekunder, yang menurut Biru (2009) adalah data yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara sebelumnya akan penulis kumpulkan dari RPJMD 2009-2013, Renstra Unit Kerja, Renstra Kota, Kartu Inventaris Barang dan dokumen lainnya. 3.2.5. Analisis Setelah mendapatkan data-data yang penulis butuhkan, selanjutnya dilakukan analisis dengan menggunakan kerangka konseptual penelitian yang telah penulis bangun sebelumnya. Tahapan analisis sesuai dengan proses yang telah ditetapkan sebelumnya dalam kerangka konseptual penelitian tersebut. Analisis dilakukan dari sisi internal dan eksternal pada lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI pemerintah kota Padang Panjang berdasarkan masukan-masukan dan menggunakan metode-metode yang telah di tetapkan. 3.2.6. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dari hasil analisis yang dilakukan, keluaran yang diharapkan adalah perencanaan strategis sistem informasi untuk pemerintah kota padang panjang. Hasil perencanaan strategis sistem informasi ini terdiri dari, visi dan arah SI/TI, rencana SI/TI, proyek SI/TI, manajemen risiko proyek SI/TI dan roadmap untuk implementasi proyek SI/TI.



BAB IV PROFIL PEMERINTAH KOTA PADANG PANJANG

Profil pemerintah kota Padang Panjang memaparkan profil singkat dari pemerintahan kota Padang Panjang yang menjadi lokasi studi kasus pada penelitian ini. Pada profil akan digambarkan sekilas pandang mengenai kota Padang Panjang, visi, misi, tujuan dan sasaran, strategi pembangunan daerah, arah kebijakan pembangunan dan program pembangunan daerah kota Padan Panjang. 4.1. Sekilas Pandang Kota Padang Panjang Kota Padang Panjang secara geografis terletak antara 1000 20’ dan 1000 30’ Bujur Timur serta 000 27` dan 000 32` Lintang Selatan yang merupakan dataran tinggi dengan ketinggian 650-850 m di atas permukaan laut. Topografi Kota Padang Panjang bergelombang sebagai daerah pegunungan yang sejuk, dengan kelerengan yang cukup tinggi. Beberapa wilayah bahkan mempunyai kelerengan 40% ke atas. Kota ini juga memiliki curah hujan yang tinggi. Pada tahun 2004 curah hujan tercatat 4.626,7 mm dengan jumlah hari hujan 243 hari. Temperatur udara di kota ini dingin berkisar antara 180C–280C. Kota Padang Panjang memiliki luas wilayah 2.300 hektar2 (23 km2) yang terdiri atas dua kecamatan yaitu Kecamatan Padang Panjang Barat dan Kecamatan Padang Panjang Timur (Bappeda, 2009).

Gambar 4.1. Lambang daerah kota Padang Panjang

49



50

Kota ini sebagaimana halnya dengan beberapa kota lain di Provinsi Sumatera Barat merupakan salah satu kota yang terletak di jalur aktif bencana alam, seperti gempa tektonik atau gempa vulkanik yang berasal dari Gunung Merapi, Singgalang, dan Tandikat. Data yang didapatkan dari RPJMD 2009-2013 kota Padang Panjang jumlah getaran gempa pada tahun 2004 sebanyak 1.184 kali. Jumlah yang tinggi ini disebabkan oleh letak kota yang dekat dengan tiga buah gunung, yaitu Merapi, Singgalang dan Tandikek. Getaran gempa tertinggi tercatat pada bulan Februari sebanyak 462 kali dengan pusat di Kecamatan Batipuh Kabupaten Tanah Datar. Gempa ini telah menyebabkan beberapa bangunan di Kota Padang Panjang dan Kabupaten Tanah Datar rusak. Letaknya yang strategis sebagai pusat perdagangan sayuran regional dan berada di daerah lintasan antara beberapa kota di sekitarnya mengakibatkan konversi lahan cenderung meningkat dan merupakan ancaman terhadap lingkungan hidup. Dengan berkembangnya kegiatan pertanian di Kabupaten Tanah Datar, Agam dan Padang Pariaman, maka posisi Kota Padang Panjang sebagai pusat perdagangan hasil pertanian akan menjadi semakin penting. Kekuatan lingkungan kota adalah sebagai sebuah kota yang terletak pada lintas Jalan Raya Padang-Bukittinggi, Solok-Bukittinggi. Dengan semakin berkembangnya Kota Bukittinggi, Kota Solok dan Batusangkar, maka posisi Kota Padang Panjang yang terletak dipersimpangan jalan menuju kota-kota tersebut otomatis akan menjadi semakin strategis bagi kegiatan perhubungan dan komunikasi, perdagangan dan jasa. Kota Padang Panjang dibentuk berdasarkan Undang-Undang nomor 8 tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kota Kecil dalam lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Tengah. Kemudian, dengan lahirnya Undang-Undang No. 1 Tahun 1957 maka Kota Kecil Padang Panjang memiliki status yang sejajar dengan daerah kabupaten/kota lainnya. Berdasarkan keputusan DPRD Peralihan Kota Praja tanggal 25 September 1957 No. 12/K/DPRD-PP/57, maka Kota Praja Padang Panjang dibagi atas Universitas Indonesia


51

4 wilayah administratif yang disebut dengan Resort, yaitu Resort Gunung, Resort Lareh Nan Panjang, Resort Pasar dan Resort Bukit Surungan. Sedangkan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 13 tahun 1982, Kota Padang Panjang dibagi atas dua kecamatan dengan 16 kelurahan, dimana masing-masing kecamatan terdiri dari delapan kelurahan (Bappeda, 2009). 4.2. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Pada tahap ini akan dijabarkan visi, misi, tujuan dan yang menjadi sasaran dari proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang yaitu layanan. Visi adalah kalimat yang menyampaikan tentang posisi yang ingin dicapai oleh organisasi di masa depan, sedang misi adalah adalah alasan yang mendasar dan jadi sebab mengapa organisasi tersebut ada. Sedangkan tujuan adalah target yang ingin dicapai untuk memenuhi misi dan sasaran adalah target yang harus dicapai untuk mewujudkan tujuan. 4.2.1. Visi Visi kota Padang Panjang dalam jangka panjang adalah “Kota yang Maju, Lestari dan Alami”. Visi ini kemudian dijabarkan ke dalam visi pembangunan jangka menengah yang pada dasarnya merupakan kondisi yang ingin dicapai dalam jangka 5 tahun, yaitu “Terwujudnya Masyarakat Kota Padang Panjang yang Maju, Makmur dan Islami”. Penjabaran dari visi jangka menengah ini yaitu: a.

Masyarakat Padang Panjang yang maju adalah masyarakat yang cerdas, sehat, inovatif, tangguh dan berdaya saing.

b.

Masyarakat Padang Panjang yang makmur adalah masyarakat yang ditandai dengan peningkatan pendapatan dan pemerataan hasil pembangunan, kondisi ekonomi masyarakat yang tangguh, peningkatan angka harapan hidup, kualitas pelayanan sosial yang lebih baik.

c.

Kehidupan

yang

Islami

adalah

setiap

aspek

kehidupan

(pemerintahan dan kemasyarakatan) yang dilandasi dengan norma-norma Islami.



52

4.2.2. Misi Untuk mewujudkan visi jangka menengah tersebut, ditetapkan misi yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu 5 tahun, yaitu: a.

Mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan.

b.

Mewujudkan pusat pelayanan kesehatan berstandar international.

c.

Mewujudkan

perekonomian

yang

tangguh

dan

berbasis

masyarakat. d.

Mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih.

4.2.3. Tujuan Dari setiap misi yang telah ditetapkan akan dilaksanakan untuk tercapainya visi jangka menengah kota Padang Panjang, masingmasing mempunyai tujuan yang ingin dicapai demi terwujudnya visi tersebut. Misi pertama “mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan” bertujuan untuk: a.

Mengukuhkan citra Padang Panjang sebagai kota pendidikan yang Islami.

b.

Meningkatkan kecerdasan Islami anak usia dini.

c.

Meningkatkan kualitas pembelajaran berbasis TIK (Teknologi informasi dan komunikasi).

d.

Menuntaskan wajib belajar 12 tahun.

e.

Melestarikan nilai-nilai adat dan budaya luhur masyarakat. Misi kedua “mewujudkan pusat pelayanan kesehatan berstandar

internasional” bertujuan untuk: a.

Mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan wisata kesehatan.

b.

Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas bagi seluruh masyarakat.

c.

Meningkatkan angka harapan hidup di kota Padang Panjang.



53

Misi ketiga “mewujudkan perekonomian yang tangguh dan berbasis masyarakat” bertujuan untuk: a.

Menjadikan Padang Panjang sebagai kota tujuan wisata, perdagangan dan jasa.

b.

Mengentaskan kemiskinan dan mengurangi angka pengangguran.

c.

Mengembangkan

sentra-sentra

ekonomi

yang

berbasis

masyarakat dan komoditi unggulan. d.

Mengembangkan usaha pertanian, industri, jasa dan perdagangan melalui kerjasama regional dan investasi.

e.

Meningkatkan

kualitas

dan

kuantitas

lembaga

ekonomi

masyarakat di setiap kelurahan. f.

Meningkatkan

pengelolaan

pembangunan

berwawasan

lingkungan. Misi keempat “mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih” bertujuan untuk: a.

Terwujudnya pemerintahan yang bebas korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN).

b.

Mewujudkan pemberdayaan masyarakat.

c.

Menciptakan, memelihara dan mengembangkan kondisi sosial politik dan keamanan, ketertiban masyarakat yang kondusif.

4.2.4. Sasaran Untuk mewujudkan tujuan pembangunan tersebut di atas, maka diarahkan kepada beberapa sasaran yang akan dicapai. Misi pertama “mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan” diarahkan pada sasaran: a.

Terwujudnya citra Padang Panjang sebagai kota pendidikan yang Islami, dengan indikator: □

Terlaksananya kegiatan keagamaan setiap hari di seluruh sekolah negeri di kota Padang Panjang.

□

Tersedianya sarana ibadah yang representatif di sekolah negeri, sekolah swasta dan agama di kota Padang Panjang. Universitas Indonesia


54

b.

Berkembangnya

forum

kajian

Islam,

dengan

indikator

terlaksananya forum kajian Islam setiap bulan di kota Padang Panjang. c.

Meningkatnya kecerdasan Islami anak usia dini (pemberian bekal dengan konsep keislaman), dengan indikator angka partisipasi kasar PAUD 95%.

d.

Penggunaan

TIK

(multimedia)

dalam

penyelenggaraan

pembelajaran di setiap SD gugus, Semua ruang belajar di SMP, SMA dan SMK negeri dan di setiap sekolah swasta dan agama. e.

Tersertifikasinya 85% guru yang memenuhi persyaratan.

f.

Terbentuknya sekolah 2 buah SD, 2 buah SMP, dan 2 buah SMA standar nasional.

g.

Terbentuknya 1 buah SD, 1 buah SMP, dan 1 buah SLTA rintisan bertaraf internasional.

h.

Tercapainya wajar 12 tahun dengan indikator angka partisipasi murni (APM) SLTA 100%.

i.

Terwujudnya forum kajian budaya dengan target 1 (satu) forum per nagari. Misi kedua “mewujudkan pusat pelayanan kesehatan berstandar

internasional” diarahkan pada sasaran: a.

Terwujudnya rumah sakit umum dengan 12 standar pelayanan terakreditasi.

b.

Meningkatnya kunjungan pasien dari luar kota Padang Panjang 32.980 orang tahun 2013.

c.

Terselenggaranya pengelolaan rumah sakit yang berbasis TIK, dengan indikator beroperasinya SIM Rumah Sakit di seluruh instalasi di RSU kota Padang Panjang.

d.

Penetapan

dan

pemenuhan

stándar

pelayanan

kesehatan

Puskesmas. e.

Peningkatan kualitas pelayanan kesehatan dengan indikator: □

Peningkatan kualitas SDM melalui peningkatan jumlah jam pelatihan karyawan menjadi 36 jam/org/thn. Universitas Indonesia


55

□

Peningkatan peralatan kedokteran/kesehatan.

□

Menjamin ketersediaan obat non-daftar dan plafon harga obat (Non-DPHO) untuk seluruh penyakit yang bisa ditangani oleh dokter RSU kota Padang Panjang.

f.

Cakupan pelayanan kesehatan 98%.

g.

Angka harapan hidup masyarakat kota Padang Panjang menjadi 71,2 tahun. Misi ketiga “mewujudkan perekonomian yang tangguh dan

berbasis masyarakat” diarahkan pada sasaran: a.

Jumlah kunjungan wisatawan 193.548 pada tahun 2013.

b.

Pertumbuhan produk domestik regional bruto (PDRB) sektor perdagangan hotel dan restoran tahun 2013 sebesar 6,38%.

c.

Pertumbuhan PDRB sektor jasa-jasa tahun 2013 sebesar 6,60%.

d.

PDRB per kapita Rp 15.719.609,- pada tahun 2013.

e.

Penduduk miskin di bawah 6% setiap tahun.

f.

Pengangguran tahun 2013 sebesar 8,93%.

g.

Terbentuknya sentra industri kulit dan agribisnis.

h.

Berkembangnya usaha pertanian, industri, jasa dan perdagangan melalui perjanjian kerjasama regional dan investasi.

i.

Tumbuh dan berkembangnya lembaga ekonomi masyarakat kelurahan pada setiap kelurahan.

j.

Terwujudnya pembangunan

yang

berwawasan

lingkungan,

dengan indikator tersedianya dokumen pengelolaan lingkungan untuk setiap bangunan dan terlaksananya program kali bersih. Misi keempat “mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih” diarahkan pada sasaran: a.

Meningkatkan pelayanan publik bernuansa Islami, dengan indikator: □

Meningkatkan

sarana

prasarana

penyelenggaraan

pemerintahan.



56

□

Penyediaan kotak pengaduan di seluruh SKPD dan sms center pemerintah kota Padang Panjang.

□

Penanganan keluhan yang masuk.

□

Tersedianya standar pelayanan minimal (SPM) untuk semua SKPD pelayanan.

b.

Meningkatkan

efektifitas

dan

efisiensi

kelembagaan

dan

ketatalaksanaan pemerintahan dengan indikator terwujudnya kelembagaan dan perangkat daerah yang sesuai kebutuhan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c.

Meningkatkan

pengawasan,

akuntabilitas

dan

transparansi

penyelenggaraan pemerintahan, dengan indikator:

d.

□

Jumlah laporan hasil pemeriksaan (LHP) yang dihasilkan.

□

Ketepatan penyampaian laporan sesuai ketentuan.

□

Publikasi kebijakan pemerintahan daerah.

Meningkatkan peran serta masyarakat dalam pembangunan, dengan indikator: □

Persentase masyarakat yang memenuhi undangan hadir Musrenbang (kelurahan, kecamatan, kota).

□

Persentase usulan

hasil

musrenbang kecamatan

yang

tertampung dalam APBD. □

Persentase

nilai swadaya

masyarakat

dalam

kegiatan

manunggal sakato. e.

Memberdayakan perempuan dan perlindungan terhadap anak, dengan indikator: □

Terjaminnya keadilan gender dalam berbagai perundangan, program pembangunan, dan kebijakan publik.

□ f.

Menurunnya tindak kekerasan terhadap perempuan dan anak.

Menurunnya jumlah gangguan keamanan dan pelanggaran hukum di wilayah kota Padang Panjang.

g.

Partisipasi masyarakat

dalam mengelola kamtibmas yang

diindikasikan dengan pelaksanaan Siskamling di kelurahan.



57

4.3. Strategi Pembangunan Daerah Dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misi Kota Padang Panjang, maka langkah yang akan ditempuh tergambar pada strategi pokok dan tahapan pembangunan yang ditetapkan. Strategi pokok dalam RPJMD Kota Padang Panjang, periode 2008-2013 adalah memantapkan kemandirian daerah dengan menekankan pada pembangunan sumberdaya manusia, lingkungan hidup dan tata ruang, prasarana dan sarana, perekonomian masyarakat, dan pemerintahan. Strategi pokok ini diturunkan menjadi strategi pembangunan daerah sesuai dengan visi dan misi Walikota dan Wakil Walikota terpilih periode 2008-2013 yaitu: a.

Optimalisasi pengelolaan keuangan daerah.

b.

Meningkatkan kapasitas aparatur.

c.

Optimalisasi dukungan dan partisipasi masyarakat.

d.

Penguatan kelembagaan masyarakat.

e.

Penetapan Sistem dan mekanisme pelayanan yang jelas.

f.

Pemanfaatan setiap peluang kerjasama dengan semua stakeholders.

g.

Pengembangan infrastruktur yang berwawasan lingkungan.



BAB V VISI BISNIS

Tahap pertama dalam perencanaan strategis SI/TI ini adalah tahap Visi Bisnis dengan tujuan yang ingin dicapai adalah pemahaman mengenai situasi bisnis yang ada saat ini di dalam organisasi. Tahap Visi Bisnis terdiri dari dua proses, yaitu pertama memahami visi dan situasi bisnis, dan kedua hubungan memahami bisnis dengan SI. Pada proses pertama memahami visi dan situasi bisnis rencana keluaran yang ingin didapatkan adalah informasi, visi, misi, sasaran, tujuan, proses bisnis yang sedang berlangsung dan strategi bisnis. Proses kedua, memahami hubungan bisnis dengan SI, rencana keluaran yang ingin didapatkan adalah implikasi SI-Bisnis, ukuran-ukuran utama dalam keberhasilan proses bisnis, kebutuhan-kebutuhan informasi utama dalam proses bisnis. 5.1. Memahami Visi dan Situasi Bisnis Proses pertama memahami visi dan situasi bisnis rencana keluaran yang ingin didapatkan adalah informasi, visi, misi, sasaran, tujuan, proses bisnis yang sedang berlangsung dan strategi bisnis. Semuanya dihasilkan dari masukan berupa dokumentasi visi, misi, sasaran, dan tujuan bisnis organisasi yang didapatkan dari studi literatur dari dokumen organisasi Metode yang digunakan adalah wawancara dengan stakeholder, analisis Value Chain dan SWOT. 5.1.1. Informasi Kota Padang Panjang adalah salah satu kota kecil yang terdapat di provinsi Sumatera Barat yang dibentuk berdasarkan UndangUndang nomor 8 tahun 1956. Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 13 tahun 1982 kota Padang Panjang secara administratif kemudian dibagi menjadi dua kecamatan yaitu Padang Panjang Barat dan Padang Panjang Timur. Dengan luas wilayah 23 km2

yang

terletak di ketinggian 650 - 850 m di atas permukaan laut, Padang Panjang

memiliki

suhu

udara

yang

dingin

berkisar

antara

180C–280C. Seperti halnya kota atau kabupaten lain di Sumatera 58



59

Barat, Padang Panjang terletak di jalur aktif bencana terutama gempa baik tektonik maupun vulkanik (Bappeda, 2009). Jumlah penduduk kota Padang Panjang pada tahun 2010 sebanyak 47.008 jiwa. Dengan luas wilayah 23 km2, berarti kota Padang Panjang memiliki tingkat kepadatan pendudukan sebesar 2.046 jiwa/km2 dengan laju pertumbuhan 1,59%. Untuk melaksanakan tugas pemerintahan, dari data tahun 2012 kota Padang Panjang memberdayakan aparatur dari unsur PNS struktural sebanyak 1.273 orang, tenaga guru 975 orang dan tenaga kesehatan 289 orang. Untuk struktur organisasi satuan kerja pemerintah kota Padang Panjang merumuskan dan menetapkan organisasi perangkat daerahnya berdasarkan Peraturan Daerah Kota Padang Panjang nomor 14 s/d 21 tahun 2010 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah, yang terdiri dari: a.

Sekretariat Daerah

b.

Sekretariat DPRD

c.

Dinas Daerah □

Dinas Pendidikan

□

Dinas Kesehatan

□

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja

□

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

□

Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika

□

Dinas Pekerjaan Umum

□

Dinas

Koperasi,

Usaha

Mikro,

Kecil,

Menengah,

Perindustrian dan Perdagangan

d.

□

Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata

□

Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah

□

Dinas Pertanian

Lembaga Teknis Daerah □

Inspektorat

□

Badan Kepegawaian Daerah Universitas Indonesia


60

□

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

□

Kantor Lingkungan Hidup

□

Kantor Ketahanan Pangan dan Pelaksana Penyuluhan

□

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

□

Kantor Pemberdayaan Masyarakat

□

Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana

□

Kantor Pengelolaan Pasar

□

Rumah Sakit Umum Daerah

□

Satuan Polisi Pamong Praja

□

Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu

□

Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Kesatuan Bangsa dan Politik

e.

f.

Kecamatan □

Padang Panjang Barat

□

Padang Panjang Timur

Kelurahan □

Padang Panjang Barat dengan 8 kelurahan

□

Padang Panjang Timur dengan 8 kelurahan

5.1.2. Visi dan Misi Berdasarkan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Kota Padang Panjang tahun 2005-2025 visi kota Padang Panjang adalah “Kota yang Maju, Lestari dan Alami”. Visi ini kemudian dijabarkan ke dalam visi pembangunan jangka menengah yang pada dasarnya merupakan kondisi yang ingin dicapai dalam jangka 5 tahun dan untuk menentukan arah pembangunan, yaitu “Terwujudnya Masyarakat Kota Padang Panjang yang Maju, Makmur dan Islami”. Visi jangka menengah Kota Padang Panjang yaitu: a.

Masyarakat Padang Panjang yang maju adalah masyarakat yang cerdas, sehat, inovatif, tangguh dan berdaya saing.

b.

Masyarakat Padang Panjang yang makmur adalah masyarakat yang ditandai dengan peningkatan pendapatan dan pemerataan hasil pembangunan, kondisi ekonomi masyarakat yang tangguh, Universitas Indonesia


61

peningkatan angka harapan hidup, kualitas pelayanan sosial yang lebih baik. c.

Kehidupan

yang

Islami

adalah

setiap

aspek

kehidupan

(pemerintahan dan kemasyarakatan) yang dilandasi dengan norma-norma Islami. Untuk mewujudkan visi jangka menengah tersebut, ditetapkan pula beberapa misi utama yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu 5 tahun mendatang, yaitu: a.

Mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan.

b.

Mewujudkan pusat pelayanan kesehatan berstandar international.

c.

Mewujudkan

perekonomian

yang

tangguh

dan

berbasis

masyarakat. d.

Mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih.

5.1.3. Tujuan Dari setiap misi yang telah ditetapkan akan dilaksanakan untuk tercapainya visi jangka menengah kota Padang Panjang, masingmasing mempunyai tujuan yang ingin dicapai demi terwujudnya visi tersebut. Misi pertama “mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan” bertujuan untuk: a.

Mengukuhkan citra Padang Panjang sebagai kota pendidikan yang Islami.

b.

Meningkatkan kecerdasan islami anak usia dini.

c.

Meningkatkan kualitas pembelajaran berbasis TIK (Teknologi informasi dan komunikasi).

d.

Menuntaskan wajib belajar 12 tahun.

e.

Melestarikan nilai-nilai adat dan budaya luhur masyarakat.



62

Misi kedua “mewujudkan pusat pelayanan kesehatan berstandar internasional” bertujuan untuk: a.

Mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan wisata kesehatan.

b.

Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas bagi seluruh masyarakat.

c.

Meningkatkan angka harapan hidup di Kota Padang Panjang. Misi ketiga “mewujudkan perekonomian yang tangguh dan

berbasis masyarakat” bertujuan untuk: a.

Menjadikan Padang Panjang sebagai kota tujuan wisata, perdagangan dan jasa.

b.

Mengentaskan kemiskinan dan mengurangi angka pengangguran.

c.

Mengembangkan

sentra-sentra

ekonomi

yang

berbasis

masyarakat dan komoditi unggulan. d.

Mengembangkan usaha pertanian, industri, jasa dan perdagangan melalui kerjasama regional dan investasi.

e.

Meningkatkan

kualitas

dan

kuantitas

lembaga

ekonomi

masyarakat di setiap kelurahan. f.

Meningkatkan

pengelolaan

pembangunan

berwawasan

lingkungan. Misi keempat “mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih” bertujuan untuk: a.

Terwujudnya Pemerintahan yang bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).

b.

Mewujudkan pemberdayaan masyarakat.

c.

Menciptakan, memelihara dan mengembangkan kondisi sosial politik dan keamanan, ketertiban masyarakat yang kondusif.



63

5.1.4. Sasaran Untuk mewujudkan tujuan pembangunan yang telah ditetapkan, maka diarahkan kepada beberapa sasaran yang akan dicapai. Misi pertama “mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan” diarahkan pada sasaran: a.

Terwujudnya citra Padang Panjang sebagai kota pendidikan yang Islami, dengan indikator: □

Terlaksananya kegiatan keagamaan setiap hari di seluruh sekolah negeri di kota Padang Panjang.

□

Tersedianya sarana ibadah yang representatif di sekolah negeri, sekolah swasta dan agama di Kota Padang Panjang.

b.

Berkembangnya

forum

kajian

Islam,

dengan

indikator

terlaksananya forum kajian Islam setiap bulan di Kota Padang Panjang. c.

Meningkatnya kecerdasan Islami anak usia dini (pemberian bekal dengan konsep keislaman), dengan indikator angka partisipasi kasar PAUD 95%.

d.

Penggunaan

TIK

(multimedia)

dalam

penyelenggaraan

pembelajaran di setiap SD gugus, semua ruang belajar di SMP, SMA dan SMK Negeri dan di setiap sekolah Swasta dan Agama. e.

Tersertifikasinya 85% guru yang memenuhi persyaratan.

f.

Terbentuknya sekolah 2 buah SD, 2 buah SMP, dan 2 buah SMA standar nasional.

g.

Terbentuknya 1 buah SD, 1 buah SMP, dan 1 buah SLTA rintisan bertaraf internasional.

h.

Tercapainya wajar 12 tahun dengan indikator angka partisipasi murni (APM) SLTA 100%.

i.

Terwujudnya forum kajian budaya dengan target 1 (satu) forum per nagari.



64

Misi kedua “mewujudkan pusat pelayanan kesehatan berstandar internasional” diarahkan pada sasaran: a.

Terwujudnya rumah sakit umum dengan 12 standar pelayanan terakreditasi.

b.

Meningkatnya kunjungan pasien dari luar Kota Padang Panjang 32.980 orang tahun 2013.

c.

Terselenggaranya pengelolaan rumah sakit yang berbasis TIK, dengan indikator beroperasinya SIM Rumah Sakit di seluruh instalasi di RSU Kota Padang Panjang.

d.

Penetapan

dan

pemenuhan

stándar

pelayanan

kesehatan

Puskesmas. e.

Peningkatan kualitas pelayanan kesehatan dengan indikator: □

Peningkatan kualitas SDM melalui peningkatan jumlah jam pelatihan karyawan menjadi 36 jam/org/thn.

□

Peningkatan peralatan kedokteran/kesehatan.

□

Menjamin ketersediaan obat non-daftar dan plafon harga obat (Non-DPHO) untuk seluruh penyakit yang bisa ditangani oleh dokter RSU Kota Padang Panjang.

f.

Cakupan pelayanan kesehatan 98%.

g.

Angka harapan hidup masyarakat Kota Padang Panjang menjadi 71,2 tahun. Misi ketiga “mewujudkan perekonomian yang tangguh dan

berbasis masyarakat” diarahkan pada sasaran: a.

Jumlah kunjungan wisatawan 193.548 pada tahun 2013.

b.

Pertumbuhan produk domestik regional bruto (PDRB) sektor perdagangan hotel dan restoran tahun 2013 sebesar 6,38%.

c.

Pertumbuhan PDRB sektor jasa-jasa tahun 2013 sebesar 6,60%.

d.

PDRB per kapita Rp 15.719.609,- pada tahun 2013.

e.

Penduduk miskin di bawah 6% setiap tahun.

f.

Pengangguran tahun 2013 sebesar 8,93%.

g.

Terbentuknya sentra industri kulit dan agribisnis.



65

h.

Berkembangnya usaha pertanian, industri, jasa dan perdagangan melalui perjanjian kerjasama regional dan investasi.

i.

Tumbuh dan berkembangnya lembaga ekonomi masyarakat kelurahan pada setiap kelurahan.

j.

Terwujudnya pembangunan

yang

berwawasan

lingkungan,

dengan indikator tersedianya dokumen pengelolaan lingkungan untuk setiap bangunan dan terlaksananya program kali bersih. Misi keempat “mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih” diarahkan pada sasaran: a.

Meningkatkan pelayanan publik bernuansa Islami, dengan indikator: □

Meningkatkan

sarana

prasarana

penyelenggaraan

pemerintahan. □

Penyediaan kotak pengaduan di seluruh SKPD dan sms center Pemerintah Kota Padang Panjang.

□

Penanganan keluhan yang masuk.

□

Tersedianya standar pelayanan minimal (SPM) untuk semua SKPD pelayanan.

b.

Meningkatkan

efektivitas

dan

efisiensi

kelembagaan

dan

ketatalaksanaan pemerintahan dengan indikator terwujudnya kelembagaan dan perangkat daerah yang sesuai kebutuhan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c.

Meningkatkan

pengawasan,

akuntabilitas

dan

transparansi

penyelenggaraan pemerintahan, dengan indikator:

d.

□

Jumlah laporan hasil pemeriksaan (LHP) yang dihasilkan.

□

Ketepatan penyampaian laporan sesuai ketentuan.

□

Publikasi kebijakan pemerintahan daerah.

Meningkatkan peran serta masyarakat dalam pembangunan, dengan indikator: □

Persentase masyarakat yang memenuhi undangan hadir Musrenbang (kelurahan, kecamatan, kota).



66

□

Persentase usulan

hasil

musrenbang kecamatan

yang

tertampung dalam APBD. □

Persentase

nilai swadaya

masyarakat

dalam

kegiatan

manunggal sakato. e.

Memberdayakan perempuan dan perlindungan terhadap anak, dengan indikator: □

Terjaminnya keadilan gender dalam berbagai perundangan, program pembangunan, dan kebijakan publik.

□ f.

Menurunnya tindak kekerasan terhadap perempuan dan anak.

Menurunnya jumlah gangguan keamanan dan pelanggaran hukum di wilayah Kota Padang Panjang.

g.

Partisipasi masyarakat

dalam mengelola kamtibmas yang

diindikasikan dengan pelaksanaan Siskamling di kelurahan. 5.1.5. Proses Bisnis Pemerintahan Value chain adalah kombinasi total dari proses bisnis yang menciptakan nilai dengan menyampaikan barang atau layanan kepada pelanggan. Tujuan dari metode ini yaitu untuk memahami rangkaian proses bisnis dalam organisasi baik aktivitas utama maupun aktivitas pendukungnya serta melihat potensi untuk melakukan efisiensi dan perbaikan proses. Dengan melakukan penyesuaian konsep awal analisis Value Chain yang dikemukakan oleh Michael Porter untuk dimodifikasi agar sesuai dengan penggunaan pada organisasi pemerintahan yang merupakan organisasi non-profit dengan produk berupa layanan, dan pelanggannya adalah masyarakat. Dalam melakukan analisis, penulis melakukan pengumpulan data dengan melakukan studi literatur yang terkait dengan tugas pokok, fungsi dan uraian tugas dari organisasi perangkat daerah atau satuan kerja perangkat daerah (SKPD) yang ada di pemerintah kota Padang Panjang.



67

Aktivitas Utama: a.

Perencanaan Proses perencanaan diperlukan untuk menjamin agar kegiatan utama pemerintahan yaitu pembangunan dapat berjalan efektif, efisien dan memiliki sasaran yang jelas serta dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Perencanaan yang dituangkan dalam program kerja akan membantu pimpinan daerah untuk mengambil kebijaksanaan selama proses pembangunan serta penilaian atas kemajuan pembangunan yang telah dilaksanakan di daerah. Hasil yang didapatkan adalah rencana pembangunan jangka menengah dan panjang, rencana strategis dan rencana kerja yang menjadi acuan bagi organisasi perangkat daerah lain untuk membuat program kerja masing-masing. Pada pemerintah kota Padang Panjang organisasi perangkat daerah yang melakukan tugas ini adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.

b.

Operasional Dari program kerja yang dihasilkan masing-masing organisasi perangkat daerah kemudian dilaksanakan sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan uraian tugas yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Operasional ini bertujuan untuk memenuhi sasaran yang telah ditetapkan dalam tujuan bisnis masing-masing organisasi yang bermuara kepada pencapaian sasaran dan tujuan pemerintah kota Padang Panjang. Pada pemerintah kota Padang Panjang organisasi perangkat daerah yang melakukan tugas ini adalah semua SKPD yang ada.

c.

Pelayanan Pelayanan merupakan fungsi utama dari organisasi pemerintah dan menjadi ujung tombak dalam penilaian keberhasilan penyelenggaran administrasi pemerintahan oleh masyarakat. Dalam melaksanakan fungsi ini, yang menjadi kunci keberhasilan nya adalah sistem dan mekanisme dalam memberikan pelayanan Universitas Indonesia


68

yang baik dan optimal untuk setiap urusan administrasi pemerintahan yang akan mendorong efektivitas dan efisiensi pelayanan kepada semua stakeholder khususnya masyarakat. Pada pemerintah kota Padang Panjang organisasi perangkat daerah yang melakukan tugas ini adalah semua SKPD yang ada. d.

Monitoring dan Pelaporan Monitoring diperlukan untuk memantau pelaksanaan dan realisasi program kerja yang menjadi tugas pokok dan fungsi dari masingmasing

SKPD.

Proses

ini

bertujuan

untuk

memastikan

pelaksanaan dan realisasi program kerja yang dilakukan tidak melenceng dari tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Pelaporan bertujuan untuk mengevaluasi, membuat laporan dan rekomendasi dari program yang telah dilaksanakan oleh SKPD yang akan memberikan gambaran pada pimpinan daerah tentang pelaksanaan program kerja. Pada pemerintah kota Padang Panjang organisasi perangkat daerah yang melakukan tugas pelaporan adalah bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kota dan monitoring dilakukan oleh Inspektorat Kota. e.

Evaluasi, Penelitian dan Pengembangan Program kerja yang telah dilakukan oleh SKPD dievaluasi pelaksanaannya yang kemudian diolah menjadi bahan penelitian dan pengembangan untuk menyusun perencanaan pembangunan di masa yang akan datang. Penelitian dilakukan untuk mengindentifikasi

permasalahan

yang

dihadapi

dalam

pelaksanaan program kerja dan solusi untuk pemecahan masalah yang menjadi bahan bagi penyusun perencanaan. Pada pemerintah kota

Padang

Panjang

organisasi

perangkat

daerah

yang

melaksanakan tugas ini adalah Bidang Penelitian, Pengembangan, Statistik, Pendataan dan Pelaporan pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.



69

Aktivitas Pendukung: a.

Kepegawaian Proses ini bertujuan untuk melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan pemerintahan di bidang kepegawaian. Aktivitas

ini

mempunyai

fungsi

penyelenggaraan

pemerintahan dan pelayanan umum

urusan

kepegawaian dan juga

pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang kepegawaian daerah. Pada pemerintah kota Padang Panjang tugas ini dilaksanakan oleh SKPD Badan Kepegawaian Daerah. b.

Keuangan Proses ini bertujuan untuk mengelola keuangan daerah dan melaksanakan pelayanan umum di bidang pendapatan dan pengelolaan keuangan daerah. Pada pemerintah kota Padang Panjang tugas ini dilaksanakan oleh SKPD Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah.

c.

Kearsipan Proses

ini

bertujuan

untuk

memberikan

dukungan

atas

penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan menyediakan kearsipan dan dokumentasi sehingga bisa dimanfaatkan untuk menjadi dasar dan kerangka dalam meningkatkan kualitas perencanaan. Pada pemerintah kota Padang Panjang tugas ini dilaksanakan

oleh

organisasi

perangkat

daerah

Kantor

Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. d.

Koordinasi Aktivitas ini bertujuan untuk membantu pimpinan daerah dalam menyusun kebijakan dan melakukan koordinasi dinas daerah dan lembaga teknis daerah yang ada di pemerintah kota Padang Panjang, sekaligus memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada organisasi perangkat daerah lainnya. Pada pemerintah kota Padang Panjang tugas ini dilaksanakan oleh Sekretariat Daerah Kota. Universitas Indonesia


70

e.

Teknologi Informasi Aktivitas ini bertujuan untuk merencanakan dan melakukan koordinasi pemanfaatan serta penggunaan teknologi komunikasi dan sistem informasi untuk membantu pencapaian tujuan dan sasaran organisasi perangkat daerah yang bermuara pada pencapaian tujuan dan sasaran pemerintah daerah. Pada pemerintah kota Padang Panjang tugas ini dilaksanakan oleh Bidang Komunikasi dan Informatika pada Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika.

f.

Pengadaan Perlengkapan Aktivitas ini bertujuan untuk merealisasikan hasil perencanaan belanja modal, fisik dan konsultansi sesuai dengan program kerja yang berdasarkan kepada tujuan dan sasaran organisasi perangkat daerah. Pada pemerintah kota Panjang Panjang tugas ini dilaksanakan oleh semua SKPD yang ada.

Gambar 5.1. Value chain proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang

Dari Gambar 5.1 dapat dilihat value chain dari aktivitas-aktivitas yang

dilakukan

pemerintah

kota

Padang

Panjang

dalam

menyampaikan produk akhir yaitu berupa layanan kepada masyarakat. Aktivitas utamanya dimulai dengan perencanaan yang kemudian Universitas Indonesia


71

direalisasikan dengan pelaksanaan atau operasional yang bertujuan untuk pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Monitoring dan pelaporan dilakukan selama proses pelaksanaan untuk memastikan semuanya berjalan sesuai dengan koridornya, yang kemudian dilanjutkan dengan melakukan evaluasi hasil pelaksanaan yang lalu diolah menjadi bahan penelitian dan pengembangan untuk menyusun perencanaan pembangunan selanjutnya. Pengelolaan kepegawaian, keuangan, dokumentasi kearsipan, fungsi koordinasi antar organisasi perangkat daerah, dukungan teknologi informasi dan pengadaan barang dan jasa menjadi aktivitas pendukung dari proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang. Dari rangkaian aktivitas utama dan pendukung yang terdapat di dalam value chain proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang dilakukan pengamatan secara menyeluruh untuk mendukung analisis untuk mendapatkan potensi melakukan efisiensi dan perbaikan pada proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang. Selain itu juga dilihat teknologi atau informasi apa yang jika diterapkan pada aktivitas dalam value chain akan memperbaiki atau secara signifikan mengganti proses yang sudah ada. Tabel 5.1. Analisa kebutuhan informasi dari value chain aktivitas utama Kebutuhan No Aktivitas Penjelasan informasi 1. Perencanaan Proses perencanaan di daerah dimulai Dokumentasi perencanaan dan dengan penyusunan Rencana hasil evaluasi, Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) yang mengacu kepada Rencana penelitian dan Pembangunan Jangka Panjang Nasional pengembangan (RPJPN) dan Rencana Tata Ruang Wilayah perencanaan (RTRW). RPJPD kemudian menjadi acuan sebelumnya untuk penyusunan perencanaan turunannya yang berorientasi jangka waktu dan ruang lingkup seperti Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) perencanaan untuk lima tahun, Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) perencanaan untuk satu tahun, Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah Universitas Indonesia


72 Tabel 5.1. Analisa kebutuhan informasi dari value chain aktivitas utama (sambungan) Kebutuhan No Aktivitas Penjelasan informasi (Renstra SKPD) perencanaan tiap SKPD untuk lima tahun, Rencana Kerja SKPD (Renja SKPD) perencanaan tiap SKPD untuk satu tahun. Setelah melalui beberapa tahapan pembahasan dan musyawarah semuanya kemudian berujung kepada Rencana Kerja dan Anggaran SKPD (RKA SKPD) yang berisikan dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi rencana pendapatan, rencana belanja program dan kegiatan SKPD serta rencana pembiayaan sebagai dasar penyusunan APBD. Pada pelaksanaannya, proses perencanaan di pemerintah kota Padang Panjang cukup baik, tapi masih ada potensi perbaikan dengan memaksimalkan hasil informasi dan bahan acuan yang didapatkan dari hasil evaluasi, penelitian dan pengembangan pelaksanaan program kerja dari perencanaan sebelumnya. 2. Operasional Berdasarkan kepada RKA SKPD yang Penggunaan informasi untuk telah ditetapkan, masing-masing SKPD kemudian melaksanakan program kerja dan pelaksanaan kegiatan yang terdapat di dalamnya. tupoksi, Disamping realisasi program kerja dan operasional dan kegiatan, SKPD juga melaksanakan tugas koordinasi pelaksanaan oleh pokok, fungsi dan uraian tugas sebagaimana yang terdapat dalam struktur pimpinan. organisasi tata kerja (SOTK) SKPD masing-masing. Pada pelaksanaannya, proses operasional di pemerintah kota Padang Panjang belum optimal, disebabkan diantaranya budaya kerja yang kurang baik, kualitas dan kuantitas SDM yang masih kurang, serta koordinasi pimpinan unit kerja yang tidak berjalan sebagaimana mestinya. 3. Pelayanan Pelayanan yang merupakan ujung tombak Informasi dari pelaksanaan program dan kegiatan dari pendukung masing-masing SKPD menjadi salah satu proses pelayanan kepada tolok ukur dari kesuksesan sebuah pemerintahan. Pada pelaksanaannya proses stakeholder pelayanan di pemerintah kota Padang Pusat data dan Panjang sudah berjalan sebagaimana integrasi data mestinya, walau masih terdapat potensi serta informasi perbaikan untuk meningkatkan kualitas dimiliki SKPD Universitas Indonesia


73 Tabel 5.1. Analisa kebutuhan informasi dari value chain aktivitas utama (sambungan) No

4.

5.

Aktivitas

Kebutuhan informasi

Penjelasan

pelayanan. Penyederhanaan proses pelayanan dengan meminimasi tahapan birokrasi serta integrasi data dan informasi diharapkan dapat mempercepat waktu dan sumberdaya yang dihabiskan untuk penyampaian layanan. Monitoring Monitoring dan pelaporan berguna dan memastikan program kerja dan kegiatan Pelaporan yang sedang berjalan tetap berada pada koridor dan ruang lingkup yang telah ditetapkan. Selama ini proses monitoring yang dilakukan belum berjalan dengan baik, yang salah satunya disebabkan keterbatasan personel dan koordinasi yang kurang lancar dari penanggung jawab kegiatan dan program. Evaluasi, Evaluasi, penelitian dan pengembangan Penelitian dilakukan pada akhir pelaksanaan program dan kerja dan kegiatan. Dari proses ini Pengembang diharapkan dapat diambil pelajaran dan pengetahuan yang dijadikan bahan acuan dan informasi untuk perencanaan program dan kegiatan selanjutnya. Pelaksanaan proses ini di pemerintah kota Padang Panjang sudah berjalan cukup baik, walau masih ada kekurangan dalam mengolah dokumentasi yang ada dengan masih kurangnya informasi yang didapatkan.

Informasi pendukung pelaksanaan monitoring dan pelaporan

Dokumentasi perencanaan dan hasil evaluasi, penelitian dan pengembangan perencanaan sebelumnya

Tabel 5.2. Analisa kebutuhan informasi dari value chain aktivitas pendukung Kebutuhan No Aktivitas Penjelasan Informasi 1. Kepegawaian Kepegawaian menyelenggarakan urusan Integrasi data dan pemerintahan pelayanan dibidang informasi yang kepegawaian. Masih ada potensi dimiliki dengan peningkatan kualitas layanan dengan SKPD lain otomasi pelayanan kepegawaian dengan sudah adanya nomor induk kepegawaian elektronik. 2. Keuangan Melaksanakan tugas di bidang pengelolaan Informasi dan keuangan, pendapatan daerah. Masih ada data yang potensi peningkatan kualitas layanan mendukung melalui integrasi informasi dengan unit proses kerja lain yang melaksanakan layanan pengelolaan pengadaan keuangan Universitas Indonesia


74 Tabel 5.2. Analisa kebutuhan informasi dari value chain aktivitas pendukung (sambungan) Kebutuhan No Aktivitas Penjelasan Informasi Integrasi data dan informasi dengan SKPD lain dan unit pengadaan 3. Kearsipan Melaksanakan tugas mengumpulkan Data dan dokumentasi dan arsip yang bisa informasi arsip dimanfaatkan untuk menyediakan data dan yang terintegrasi informasi untuk perencanaan. Masih ada potensi perbaikan untuk menyediakan data dalam bentuk digital yang lebih mudah untuk dikelola dan disebarkan. 4. Koordinasi Membantu pimpinan daerah untuk Informasi dan melakukan koordinasi dengan dinas komunikasi yang daerah dan lembaga teknis daerah (SKPD mendukung lainnya), menjadi sentral koordinasi proses koordinasi tersebut dan sekaligus memberikan pelayanan teknis dan administrasi. Saat ini proses koordinasi sudah berjalan cukup baik dan masih ada potensi perbaikan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk membantu lebih cepat dan ringkasnya jalur koordinasi. Informasi dan 5. Teknologi Merencanakan dan mengkoordinasikan komunikasi yang Informasi pemanfaatan teknologi informasi dan mendukung komunikasi di dalam mendukung pelaksanaan dan realisasi program kerja di proses koordinasi pemerintah kota Padang Panjang. Masih ada kekurangan dengan lemahnya koordinasi SKPD sebagai pengguna dengan penanggungjawab teknologi informasi. Ada potensi perbaikan dengan mulai meningkatnya perhatian dari pemimpin SKPD akan penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi. 6. Pengadaan Merealisasikan perencanaan belanja Integrasi data dan modal, fisik dan konsultansi dengan informasi dengan melakukan proses pengadaaan. Saat ini unit perencanaan sudah berjalan baik, walau masih ada dan pengelolaan potensi perbaikan dengan integrasi data keuangan. dan informasi dengan unit perencanaan dan pengelola keuangan.



75

5.1.6. Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman Bisnis Analisis SWOT bertujuan untuk mengenali dan mengindentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang berkaitan dengan kota Padang Panjang. Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor yang sudah ada dan berasal dari internal lingkungan bisnis organisasi, sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor yang belum ada dan berasal dari eksternal bisnis organisasi. Tabel 5.3. Kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman pemerintah kota Padang Panjang



76

Tabel 5.4. Strategi menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang (S-O):



77

Tabel 5.5. Strategi mengurangi kelemahan dengan menggunakan peluang (W-O): Strategi W-O

a. W3-O4

b. W2-O7

c. W10-O6

d. W8-O7

e. W4-O5

Analisa Strategi

WO.1 Keterbatasan jumlah perpustakaan dan koleksi yang dimiliki serta belum memadainya peralatan laboratorium yang ada di sekolah-sekolah negeri, swasta, umum atau kejuruan di Padang Panjang, diharapkan dapat teratasi dengan berdirinya LRC sehingga tidak ada lagi sekolah yang kekurangan atau tidak memiliki kebutuhan dasar (pustaka, laboratorium). WO.2 Pesatnya perkembangan teknologi di dunia saat ini khususnya di bidang teknologi informasi bisa dimanfaatkan untuk mengatasi kelemahan koordinasi lintas SKPD di pemerintahan kota Padang Panjang dengan mempercepat dan memudahkan penyampaian dan penerimaan informasi. WO.3 Rendah nya potensi sumber daya alam yang dimiliki kota Padang Panjang yang diantaranya disebabkan keterbatasan area dan lahan yang bisa dimanfaatkan, diatasi dengan memanfaatkan pasokan dari kabupatenkabupaten yang ada di sekitar kota Padang Panjang. WO.4 Masih rendahnya kualitas layanan publik bisa diperbaiki dengan peningkatan penggunaan teknologi informasi seperti penggunaan sistem informasi dan situs web untuk SKPD yang memiliki fungsi layanan, dan memaksimalkan database kependudukan yang telah dimiliki dengan mengintegrasikannya dengan fungsi layanan yang dimiliki masing-masing SKPD seperti layanan kesehatan di RSUD. Peningkatan kualitas layanan publik diharapkan linear dengan perencanaan peningkatan sarana dan prasarana yang dimiliki organisasi perangkat daerah di pemerintahan kota Padang Panjang. WO.5 Sebagai satu-satunya RSUD dengan kekhususan respirasi di Sumatera, peningkatan kunjungan pasien linear dengan peningkatan kebutuhan SDM di bidang kesehatan yang diharapkan bisa membantu mengurangi angka pengangguran di usia produktif di kota Padang Panjang. Merancang kebijakan dan program untuk menarik investor swasta untuk melakukan investasi di kota Padang Panjang di sektor pariwisata, kesehatan dan pendidikan yang semakin berkembang di kota Padang Panjang.



78

Tabel 5.6. Strategi menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman (S-T):



79

Tabel 5.7. Strategi mengurangi kelemahan agar ancaman tidak menjadi kenyataan (W-T) Strategi W-T

Analisa Strategi

a. W11-T1

WT.1 Menambah sumber informasi mengenai potensi kota Padang Panjang di bidang pariwisata, pendidikan, kesehatan, kuliner dan perdagangan yang akan ikut mendorong perubahan status kota Padang Panjang dari kota persinggahan menjadi kota tujuan. Dengan itu diharapkan, walau mulai beroperasi nya jalur poros alternatif Sicincin-Malalak, tidak akan memberikan pengaruh kepada mobilitas perhubungan darat yang melalui kota Padang Panjang. WT.2 Karena secara alamiah, status kota Padang Panjang sebagai daerah dengan potensi kerawanan bencana cukup tinggi tidak mungkin berubah, selain merancang program-program dan tindakan preventif untuk mempersiapkan masyarakat siaga bencana, pemerintah kota Padang Panjang juga diharuskan memperkuat koordinasi antar SKPD khususnya SKPD yang terkait dengan pengelolaan bencana, sehingga kalaupun terjadi bencana, pemerintah bisa melakukan tindakan-tindakan penanggulangan dan pemulihan dengan lebih cepat, efektif dan efisien. WT.3 Untuk menekan peluang terjadinya tindakan penyalahgunaan wewenang seperti KKN, pemerintah Padang Panjang bisa meningkatkan kontrol, monitoring dan juga koordinasi antar SKPD sehingga bisa meminimalisir peluang terjadinya tindakan penyelewengan tersebut.

b. W2-T2

c. W2-T4

5.2. Hubungan Bisnis dengan SI Proses kedua, memahami hubungan bisnis dengan SI, tujuannya adalah mendapatkan gambaran hubungan antara SI dengan bisnis dalam organisasi. Rencana keluaran yang ingin didapatkan adalah implikasi SIBisnis, ukuran-ukuran utama dalam keberhasilan proses bisnis, kebutuhankebutuhan informasi utama dalam proses bisnis. Semuanya didapatkan dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini dalam organisasi, tujuan bisnis serta hasil SWOT bisnis di tahap sebelumnya. Metode yang digunakan untuk membantu analisis adalah observasi lapangan dan analisis Critical Succes Factor (CSF)



80

5.2.1. Implikasi Bisnis pada SI/TI Implikasi bisnis pada SI/TI dapat dipetakan dari analisis yang telah dilakukan sebelumnya dengan melihat aktivitas utama dan pendukung pada value chain dan kondisi organisasi dengan analisis SWOT. Proses ini bertujuan mengidentifikasi implikasi bisnis pada SI/TI organisasi saat ini berdasarkan proses dan kondisi bisnis yang telah dianalisis sebelumnya. Pada Tabel 5.8 dapat dilihat implikasi bisnis pemerintah kota Padang Panjang pada SI/TI berdasarkan analisis value chain dan SWOT yang telah dilakukan: Tabel 5.8. Implikasi bisnis pada SI/TI pemerintah kota Padang Panjang Analisis Value Chain

□

□

□

□

□

□

□ □ □ □ □

SWOT

Implikasi Perencanaan : aktivitas ini memanfaatkan sistem informasi geografis sebagai sumber bahan tambahan dari perencanaan pembangunan. Informasi lainnya tersedia dalam format digital dan kertas. Operasional : pada beberapa area aktivitas operasional sudah memanfaatkan SI/TI sebagai pendukung aktivitas nya, seperti penggunaan aplikasi pengolah kata, pengolah angka pada administrasi, pembukuan dan persuratan. Pelayanan : pada beberapa area aktivitas pelayanan sudah memanfaatkan SI/TI untuk pelayanan kesehatan, pendidikan, kependudukan dan layanan lainnya Monitoring dan pelaporan : aktivitas ini masih menggunakan proses manual, walau data dan informasi tersedia dalam format digital dan kertas Evaluasi, penelitian dan pengembangan : aktivitas ini masih menggunakan proses manual, walau data dan informasi tersedia dalam format digital dan kertas Kepegawaian : sudah menggunakan aplikasi untuk pengolahan dan pengelolaan data dan informasi. Pengumpulan data dalam format digital dan kertas. Keuangan : sudah menggunakan aplikasi sepenuhnya untuk pengolahan dan pengelolaan keuangan. Kearsipan : pengumpulan masih menggunakan manual atau kertas. Koordinasi : aktivitas ini belum memanfaatkan teknologi informasi. Teknologi informasi : aktivitas ini sudah menggunakan teknologi informasi dalam proses bisnisnya sebagai pengelola SI/TI. Pengadaan perlengkapan : aktivitas ini hampir sepenuhnya menggunakan aplikasi dalam proses bisnisnya dengan layanan pengadaan yang dilakukan secara elektronik.

Dari hasil pemetaan dan analisis, diketahui sebagian operasional dan layanan sudah menggunakan SI/TI dalam proses bisnisnya, dan banyak potensi perbaikan pada kelemahan yang ada dengan memanfaatkan SI/TI. Universitas Indonesia


81

5.2.2. Ukuran Utama Bisnis Proses mengindentifikasi ukuran utama bisnis bertujuan untuk mengenali kebutuhan ukuran utama bisnis yang mengindikasikan kesuksesan bisnis. Hasil yang didapatkan dari proses ini merupakan ukuran utama yang menjadi kebutuhan dari sisi bisnis untuk mengetahui tingkat kesuksesan pencapaian visi misi organisasi. Untuk mengenali ukuran utama bisnis dilakukan dengan menggunakan metode critical success factor (CSF). CSF digunakan untuk menafsirkan ukuran utama bisnis dari tujuan bisnis, berdasarkan tindakan yang dibutuhkan untuk meraih tujuan. Tabel 5.9. Pemetaan ukuran utama pada misi pendidikan Tujuan CSF Prime Measures Mengukuhkan citra Padang Panjang sebagai kota pendidikan yang Islami

Meningkatkan kecerdasan islami anak usia dini

Meningkatkan kualitas pembelajaran berbasis TIK (Teknologi informasi dan komunikasi)

a. Peningkatan kegiatan a. Meningkatnya kualitas keagamaan di sekolah pembelajaran b. Tersedianya sarana b. Komposisi ideal siswa, sekolah ibadah yang dan sarana ibadah representatif di c. Meningkatnya jumlah forum sekolah kajian Islam c. Terlaksananya forum kajian Islam tiap bulan a. Peningkatan a. Meningkatnya jumlah dan partisipasi anak di kualitas sarana dan prasarana PAUD PAUD b. Peningkatan b. Komposisi ideal anak dan kompetensi pendidik penyelenggara dan c. Meningkatnya tingkat pendidik PAUD kompetensi penyelenggara dan pendidik d. Terlaksananya pemantauan dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan lembaga PAUD. e. Pengembangan materi pembelajaran bermuatan Islami dan lokal a. Penggunaan TIK a. Digunakannya TIK dalam dalam proses pembelajaran penyelenggaraan b. Meningkatnya kualitas dan pembelajaran di kuantitas sarana belajar semua tingkatan berbasis TIK di semua sekolah tingkatan sekolah Universitas Indonesia


82 Tabel 5.9. Pemetaan ukuran utama pada misi pendidikan (sambungan) Tujuan

Menuntaskan wajib belajar 12 tahun

CSF

Prime Measures

b. Tersedianya infrastruktur TIK di semua tingkatan sekolah a. Peningkatan jumlah guru tersertifikasi b. Terwujudnya sekolah standar nasional di semua tingkatan sekolah c. Terwujudnya sekolah rintisan bertaraf internasional

a. Terlaksananya diklat dan sertifikasi guru b. Meningkatnya kesejahteraan guru c. Terlaksananya pembinaan kelompok kerja guru d. Peningkatan rasio dan kualifikasi guru e. Terlaksananya pengembangan kurikulum muatan internasional Melestarikan a. Terbentuknya forum a. Berkembangnya kesenian nilai-nilai adat kajian budaya di tiap tradisional dan budaya luhur nagari b. Meningkatnya kapasitas masyarakat lembaga adat Sumber : Telah diolah kembali dari Bappeda (2009)

Tabel 5.10. Pemetaan ukuran utama pada misi kesehatan Tujuan CSF Prime Measures Mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan wisata kesehatan

Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas bagi seluruh masyarakat

Meningkatkan angka harapan hidup di Kota

a. Terwujudnya akreditasi 12 standar pelayanan RSUD b. Peningkatan kunjungan pasien c. Penggunaan sistem informasi di seluruh instalasi RSUD a. Terpenuhinya standar pelayanan kesehatan puskesmas b. Penambahan jam pelatihan staf kesehatan c. Peralatan kesehatan yang memadai d. Jaminan ketersediaan obat

a. Peningkatan cakupan pelayanan kesehatan

a. Meningkatnya kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit b. Diterapkannya standar pelayanan kesehatan di RSUD c. Dibangunnya data dasar dan sistem informasi pelayanan kesehatan a. Diterapkannya standar pelayanan kesehatan di Puskesmas b. Terlaksananya monitoring dan evaluasi terhadap tingkat pelayanan c. Meningkatnya kualitas SDM tenaga kesehatan d. Meningkatnya kualitas sarana dan prasarana kesehatan e. Tersedianya obat Esensial dan Non Formularium a. Diterapkannya perilaku hidup bersih dan sehat (PHBS) Universitas Indonesia


83 Tabel 5.10. Pemetaan ukuran utama pada misi kesehatan (sambungan) Tujuan Padang Panjang

CSF

Prime Measures

b. Peningkatan standar angka harapan hidup

b. Meningkatnya pelayanan kesehatan ibu dan anak c. Dilakukannya pengamatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit d. Membaiknya asupan gizi masyarakat e. Tersedianya posyandu lansia Sumber : Telah diolah kembali dari Bappeda (2009)

Tabel 5.11. Pemetaan ukuran utama pada perekonomian Tujuan CSF Prime Measures Menjadikan Padang Panjang sebagai kota tujuan wisata, perdagangan dan jasa

a. Peningkatan tingkat kunjungan wisatawan

Mengentaskan kemiskinan dan mengurangi angka pengangguran

a. Penurunan persentase penduduk miskin b. Penurunan persentase pengangguran

Mengembangkan sentra-sentra ekonomi yang berbasis masyarakat dan komoditi unggulan

a. Pertumbuhan produk domestik regional bruto (PRDB) hotel, restoran, jasa b. Peningkatan PRDB per kapita

a. Berkembangnya sektor perdagangan, hotel dan restoran industri dan jasa yang bersinergi dengan pengembangan pariwisata, pendidikan, dan kesehatan b. Terselenggaranya even-even pariwisata, seni dan budaya dalam rangka meningkatkan kunjungan wisata a. Diberdayakannya organisasi kemasyarakatan pada setiap kelurahan dalam penanggulangan kemiskinan b. Terlaksananya pembinaan dan pemberdayaan keluarga miskin c. Terlaksananya program penanggulangan kemiskinan dan pengangguran d. Terlaksananya program pembinaan dan pelatihan tenaga kerja e. Berkembangnya industri pertanian, perdagangan dan jasa yang menyerap tenaga kerja a. Berkembangnya UMKM yang bergerak di bidang usaha kerajinan dan makanan ringan b. Berkembangnya ekonomi lokal berbasis sentra produksi kulit Universitas Indonesia


84 Tabel 5.11. Pemetaan ukuran utama pada perekonomian (sambungan) Tujuan

CSF

Mengembangkan usaha pertanian, industri, jasa dan perdagangan melalui kerjasama regional dan investasi

a. Pembentukan sentra industri kulit dan agribisnis b. Perjanjian kerjasama regional dan investasi

Meningkatkan kualitas dan kuantitas lembaga ekonomi masyarakat di setiap kelurahan

a. Terbentuknya lembaga ekonomi masyarakat di tiap kelurahan

Meningkatkan pengelolaan pembangunan berwawasan lingkungan

Prime Measures c. Berkembangnya ekonomi lokal berbasis sentra produksi agribisnis a. Terwujudnya kerjasama pembangunan antar daerah b. Berkembangnya iklim investasi yang kondusif dan informatif c. Meningkatnya kontribusi swasta dalam pengembangan perekonomian daerah d. Tersedianya media promosi investasi a. Berkembangnya lembaga keuangan mikro/koperasi pada setiap kelurahan b. Berkembangnya perekonomian syariah c. Terbukanya peluang berusaha bagi setiap kelurahan mengembangkan sentra ekonomi dan produk yang spesifik a. Digunakannya dokumen pengelolaan lingkungan untuk setiap pembangunan b. Berjalannya program kali bersih (Prokasih)

a. Tersedianya dokumen pengelolaan lingkungan untuk tiap bangunan b. Terlaksananya program kali bersih Sumber : Telah diolah kembali dari Bappeda (2009)

Tabel 5.12. Pemetaan ukuran utama pada pemerintahan Tujuan CSF Prime Measures Terwujudnya Pemerintahan yang bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN)

a. Peningkatan sarana prasana penyelenggaraan pemerintahan b. Menyediakan media pengaduan langsung masyarakat c. Peningkatan keluhan yang bisa diatas dengan baik

a. Meningkatnya sarana prasarana penyelenggaraan pemerintahan. b. Diterapkannya manajemen pelayanan publik berbasis TIK. c. Terlaksananya pembinaan dan pengembangan SDM pelayanan publik. d. Tersedianya media pengaduan masyarakat e. Adanya tindak-lanjut kasuskasus pengaduan Universitas Indonesia


85 Tabel 5.12. Pemetaan ukuran utama pada pemerintahan (sambungan) Tujuan

Mewujudkan pemberdayaan masyarakat

CSF

Prime Measures

d. Terwujudnya standar pelayanan minimal semua SKPD e. Terwujudnya kelembagaan dan perangkat daerah sesuai kebutuhan f. Peningkatan pengawasan, akuntabilitas dan transparasi pemerintahan g. Peningkatan laporan hasil pemeriksaan (LHP) h. Peningkatan akurasi penyampaian laporan i. Peningkatan publikasi kebijakan pemerintah

f. Diterapkannya standar pelayanan yang cepat, tepat, murah dan mudah bagi setiap produk layanan g. Tertatanya Perda yang aspiratif dan responsif tentang organisasi perangkat daerah h. Berkembangnya ketatalaksanaan organisasi perangkat daerah serta penciptaan pola hubungan yang harmonis dari organisasi perangkat daerah i. Meningkatnya koordinasi antar organisasi perangkat daerah. j. Meningkatnya sistem administrasi dan kearsipan yang organisasi perangkat daerah yang efektif dan efisien k. Terlaksananya pengawasan internal secara berkala l. Dilakukannya koordinasi pengawasan yang lebih komprehensif m. Tersedianya kebijakan sistem dan prosedur pengawasan n. Meningkatnya moral aparatur. o. Meningkatnya kesejahteraan aparatur p. Diterapkannya pakta integritas dan penjanjian moral q. Meningkatnya kualitas pengawasan internal r. Terlaksananya perbaikan sistem monitoring, evaluasi dan pelaporan s. Tuntasnya tindak lanjut temuan pengawasan. t. Meningkatnya partisipasi masyarakat dan media massa sebagai sosial kontrol dalam pengawasan, akuntabilitas dan transparansi pemerintahan

a. Peningkatan partisipasi aktif masyarakat di musrenbang

a. Meningkatnya angka partisipasi masyarakat dalam setiap proses pembangunan, khususnya dalam penyusunan perencanaan. Universitas Indonesia


86 Tabel 5.12. Pemetaan ukuran utama pada pemerintahan (sambungan) Tujuan

CSF b. Peningkatan persentanse hasil musrenbang dalam APBD c. Peningkatan persentase swadaya masyarakat d. Peningkatan pembuatan regulasi, program dan kebijakan gender e. Penurunan angka tindak kekerasan terhadap perempuan dan anak

Menciptakan, memelihara dan mengembangkan kondisi sosial politik dan keamanan, ketertiban masyarakat yang kondusif

a. Penurunan jumlah gangguan keamanan dan pelanggaran hukum b. Terlaksananya siskamling di setiap kelurahan

Prime Measures b. Meningkatnya kemampuan masyarakat dalam merumuskan dan menyampaikan aspirasi kebutuhannya melalui berbagai pelatihan. c. Terwujudnya penguatan kelembagaan masyarakat dalam pembangunan. d. Meningkatnya partisipasi masyarakat dalam pembangunan. e. Meningkatnya kualitas SDM dan peranan perempuan. f. Meningkatnya kegiatan pembangunan yang responsif gender dan peduli anak. g. Terwujudnya pemantapan kelembagaan dan jaringan gender dan perlindungan anak. a. Tertanganinya masalah strategis dan rawan konflik. b. Tertanganinya masalah penyakit masyarakat dan gangguan kamtibmas. c. Terwujudnya keberadaan siskamling

Sumber : Telah diolah kembali dari Bappeda (2009) 5.2.3. Kebutuhan Informasi Utama Bisnis Proses selanjutnya adalah mengidentifikasikan kebutuhan informasi utama bisnis dari tujuan bisnis berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya seperti SWOT, ukuran utama dari CSF, dan value chain. Hasil identifikasi ini sangat berpengaruh pada kesuksesan proses bisnis, karena melihat kebutuhan informasi bisnis dari berbagai perspektif yang telah dipetakan. Informasi yang didapatkan dari proses ini, akan menjadi dasar bagi perencanaan pengembangan SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis organisasi. Universitas Indonesia


87

Hasil analisis kebutuhan informasi utama bisnis dari tujuan bisnis pemerintah kota Padang Panjang dapat dilihat pada Tabel 5.13, Tabel 5.14, Tabel 5.15 dan Tabel 5.16 dengan analisis lebih lengkapnya dapat dilihat pada lampiran A. Tabel 5.13. Kebutuhan informasi utama bisnis pada misi pendidikan Tujuan Mengukuhkan citra Padang Panjang sebagai kota pendidikan yang Islami

Kebutuhan Informasi a. Data hasil penilaian pembelajaran siswa terpadu b. Data dan informasi siswa, sekolah, sarana dan prasana c. Data dan informasi forum kajian Islam

Meningkatkan kecerdasan islami anak usia dini

a. Data sarana dan prasarana PAUD b. Data anak dan tenaga pendidik PAUD c. Data dan informasi kompetensi penyelenggara dan tenaga pendidik PAUD d. Data dan informasi hasil pemantauan dan evaluasi kualitas pelayanan PAUD e. Data bahan pembelajaran bermuatan Islami dan lokal

Meningkatkan kualitas pembelajaran berbasis TIK (Teknologi informasi dan komunikasi)

a. Data penggunaan TIK dalam pembelajaran di tiap tingkatan sekolah b. Data sarana belajar berbasis TIK di tiap tingkatan sekolah

Menuntaskan wajib belajar 12 tahun

a. Informasi pelaksanaan diklat dan sertifikasi guru b. Data penghasilan dan tambahan penghasilan guru c. Data kelompok kerja guru d. Data guru dan kualifikasinya e. Data sarana dan prasarana sekolah f. Informasi materi kurikulum bermuatan internasional

Melestarikan nilai-nilai adat dan budaya luhur masyarakat

a. Data dan informasi kelompok seni budaya dan kegiatannya b. Data lembaga adat dan kegiatannya



88

Tabel 5.14. Kebutuhan informasi utama bisnis pada misi kesehatan Tujuan Mewujudkan Padang Panjang sebagai kota tujuan wisata kesehatan

Kebutuhan Informasi a. Data dan informasi tingkat kepuasan layanan kesehatan RSUD b. Data kunjungan pasien c. Data penerapan standar pelayanan kesehatan RSUD d. Data dan informasi kesehatan perorangan terintegrasi dan menyeluruh

Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas bagi seluruh masyarakat

a. Data dan informasi tingkat kepuasan layanan kesehatan masyarakat b. Data hasil monitoring dan evaluasi pelayanan kesehatan c. Data kualifikasi tenaga kesehatan d. Data pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan e. Data sarana dan prasarana kesehatan f. Data ketersediaan obat

Meningkatkan angka

a. Data dan informasi sosialisasi dan

harapan hidup di Kota

pelaksanaan program penerapan perilaku

Padang Panjang

hidup bersih dan sehat b. Data dan informasi kesehatan ibu dan anak terintegrasi c. Data dan informasi penyakit dan pola penyebarannya d. Data dan informasi asupan gizi masyarakat e. Data posyandu lansia



89

Tabel 5.15. Kebutuhan informasi utama bisnis misi perekonomian Tujuan

Kebutuhan Informasi

Menjadikan Padang Panjang a. Data dan informasi perdagangan sebagai kota tujuan wisata, b. Data dan informasi hotel, restoran dan kuliner perdagangan dan jasa c. Data dan informasi industri barang dan jasa d. Informasi pariwisata, pendidikan dan kesehatan e. Data even pariwisata, seni dan budaya Mengentaskan kemiskinan dan mengurangi angka pengangguran

a. Data organisasi pemberdayaan masyarakat b. Data keluarga miskin dan pengangguran c. Informasi program penanggulangan keluarga miskin dan penggangguran d. Data dan informasi ketenagakerjaan e. Informasi industri pertanian, perdagangan dan jasa

Mengembangkan sentrasentra ekonomi yang berbasis masyarakat dan komoditi unggulan

a. Data UMKM bidang kerajinan dan makanann ringan b. Data dan informasi sentra produksi dan produsen kulit c. Data dan informasi sentra produksi dan produsen agribisnis

Mengembangkan usaha pertanian, industri, jasa dan perdagangan melalui kerjasama regional dan investasi

a. Data kerjasama daerah b. Data dan informasi peluang investasi c. Data dan informasi perekonomian swasta di daerah d. Data dan informasi promosi investasi

Meningkatkan kualitas dan kuantitas lembaga ekonomi masyarakat di setiap kelurahan

a. Data lembaga keuangan mikro/koperasi b. Data lembaga ekonomi syariah c. Data sentra ekonomi dan produk spesifik

Meningkatkan pengelolaan pembangunan berwawasan lingkungan

a. Data penggunaan dokumen pengelolaan lingkungan pada setiap pembangunan b. Data dan informasi pelaksanaan program kali bersih (Prokasih)



90

Tabel 5.16. Kebutuhan informasi utama bisnis misi pemerintahan Tujuan

Kebutuhan Informasi

Terwujudnya Pemerintahan yang bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN)

a. Data sarana dan prasarana pemerintahan b. Data dan informasi pelayanan publik berbasis TIK c. Data pendidikan dan pelatihan SDM untuk pelayanan publik d. Data dan informasi aduan masyarakat dan tindak lanjutnya e. Informasi penerapan standar pelayanan masyarakat f. Informasi penataan perda tentang organisai perangkat daerah g. Informasi tatalaksana organisasi dan koordinasinya h. Data dan informasi koordinasi perangkat daerah i. Informasi penerapan sistem administrasi dan kearsipan yang efektif dan efisien j. Data dan informasi hasil pengawasan beserta sistem pendukungnya k. Data dan informasi aparatur l. Data penghasilan dan tambahan penghasilan aparatur m. Data pengawasan internal, monitoring dan evaluasi pelaporan. n. Data tindak lanjut temuan o. Data dan informasi partisipasi masyarakat dan media massa sebagai sosial kontrol dalam pengawasan, akuntabilitas dan transparansi pemerintahan

Mewujudkan pemberdayaan masyarakat

a. Data dan informasi partisipasi masyarakat di musrenbang b. Data pelatihan dan peningkatan kompetensi masyarakat c. Data lembaga kemasyarakatan d. Data dan informasi program pemberdayaan masyarakat dalam pembangunan e. Data program peningkatan SDM dan pemberdayaan perempuan serta perlindungan f. Data lembaga dan program perlindungan perempuan dan anak

Menciptakan, memelihara dan mengembangkan kondisi sosial politik dan keamanan, ketertiban masyarakat yang kondusif

a. Data dan informasi permasalahan strategis dan potensi kerawanan di masyarakat b. Data dan informasi penyakit masyarakat dan gangguan kamtibmas c. Data pelaksanaan siskamling di tiap kelompok masyarakat



BAB VI ANALISIS

Tahap kedua adalah Analisis yang terdiri dari tiga proses, yaitu pertama memahami kondisi SI/TI saat ini, kedua menganalisa kondisi SI/TI saat ini, dan yang ketiga membangun rekomendasi solusi. Proses memahami kondisi SI/TI saat ini, bertujuan untuk memetakan dan mendapatkan gambaran kondisi SI/TI yang saat ini ada di organisasi. Proses kedua menganalisa kondisi SI/TI bertujuan untuk menganalisa situasi SI/TI di luar organisasi dan menilai kondisi SI/TI di dalam organisasi saat ini. Proses ketiga membangun rekomendasi solusi bertujuan untuk mendapatkan rekomendasi solusi yang berdampak cepat terhadap kelemahan dari aplikasi bisnis, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI. 6.1. Memahami Kondisi SI/TI Proses memahami kondisi SI/TI saat ini, bertujuan untuk memetakan dan mendapatkan situasi SI/TI yang saat ini ada di organisasi. Keluaran yang diharapkan yaitu gambaran dari aplikasi yang digunakan dalam proses bisnis, infrastruktur TI yang digunakan, organisasi yang mengelola SI/TI beserta peranan dan tanggung jawab personel, proses yang berjalan didalamnya dan anggaran yang digunakan untuk belanja SI/TI. Semuanya didapatkan dengan melakukan studi literatur dokumentasi organisasi SI/TI, observasi lapangan dan juga hasil wawancara dengan stakeholder SI. 6.1.1. Aplikasi Bisnis Saat Ini Proses untuk mengindentifikasi aplikasi bisnis yang saat ini ada di pemerintah kota Padang Panjang dilakukan dengan melakukan wawancara, mempelajari dokumen yang terkait dengan pengelolaan aplikasi serta mengamati secara langsung aktivitas bisnis pada masingmasing SKPD di pemerintah kota Padang Panjang. Dari 36 aplikasi yang digunakan dalam proses bisnis di pemerintah kota Padang Panjang, hanya 17 aplikasi yang sampai saat ini tetap dimanfaatkan dan dikembangkan oleh SKPD pengguna. Sebagian besar merupakan aplikasi yang didapatkan dari kementerian, departemen dan lembaga 91



92

tinggi pemerintah lainnya dan sisanya hasil pengembangan sendiri oleh pemerintah kota Padang Panjang dengan menggunakan jasa vendor. Pada Tabel 6.1 dapat dilihat aplikasi yang digunakan saat ini di pemerintah kota Padang Panjang. Tabel 6.1. Aplikasi yang digunakan di pemerintah kota Padang Panjang

Keterangan tabel : *D : Desktop Based **Wb : Web based



93

Gambar 6.1. Sumber dan pengguna aplikasi di pemerintah kota Padang Panjang

Pada Gambar 6.1 dapat dilihat persentase dari sumber aplikasi yaitu dari hasil pengembangan pemerintah kota Padang Panjang dengan menggunakan jasa vendor dan aplikasi dari pemerintah pusat serta persentase dari sektor bisnis yang ada di pemerintahan kota Padang Panjang. 6.1.2. Infrastruktur TI Saat Ini Proses identifikasi kondisi infrastruktur TI yang digunakan oleh seluruh SKPD yang ada di pemerintah kota Padang Panjang dilakukan dengan metode observasi langsung ke lapangan dan membaca dokumen Kartu Inventaris Barang (KIB) tentang inventaris peralatan dan mesin yang berisi informasi jumlah dan spesifikasi dari peralatan komputer di pemerintah

kota

Padang

Panjang.

Pemetaan

dilakukan

pada

infrastruktur lingkungan komputer (desktop dan laptop), server, dan jaringan. a.

Komputer Berdasarkan Kartu Inventaris Barang (KIB) tentang inventaris peralatan dan mesin di pemerintah kota Padang Panjang saat ini pemerintah kota Padang Panjang tercatat memiliki 1.092 unit komputer (Desktop dan Laptop). Total komputer dihitung dari tahun 2005 yang merupakan tahun pelaksanaan penghitungan ulang Universitas Indonesia


94

atau apraisal aset pertama sampai dengan tahun 2011. Sejak tahun 2005 pembelian komputer dilakukan tiap tahun anggaran, dan jumlah pembelian terbanyak tercatat pada tahun 2010 yaitu sebanyak 274 unit komputer. Pada Gambar 6.2 dapat dilihat jumlah pembelian komputer tiap tahun pada pada pemerintah kota Padang Panjang untuk tahun anggaran 2005 - 2011.

Gambar 6.2. Jumlah komputer berdasarkan tahun pembelian di pemerintah kota Padang Panjang Berdasarkan kepada jenis dan umur, komposisi dari total jumlah dari komputer yang ada di pemerintahan kota Padang Panjang, yaitu komputer laptop yang berusia kurang dari 3 tahun sebanyak 242 unit, yang lebih dari 3 tahun sebanyak 74 unit, dan komputer desktop yang berusia kurang dari 3 tahun sebanyak 250 unit, dan yang lebih dari 3 tahun sebanyak 526 unit. Pada Gambar 6.3 dapat dilihat komposisi komputer berdasarkan jenis dan umur komputer yang ada di pemerintah kota Padang Panjang.

Gambar 6.3.

Persentase dari total komposisi komputer berdasarkan model dan umur Universitas Indonesia


95

b. Server Saat ini untuk mendukung penggunaan aplikasi, pengelolaan situs web dan aktivitas yang berkaitan dengan pengontrolan jaringan komputer untuk proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang, berdasarkan data dari KIB B peralatan dan mesin pemerintah kota Padang Panjang tercatat ada 12 unit server yang digunakan. Server pertama yang dimiliki oleh pemerintah kota Padang Panjang dibeli pada waktu tahun anggaran 2004, dan hampir tiap tahun dilakukan pengadaan server sampai dengan tahun anggaran 2011, sebagaimana yang dapat dilihat pada Gambar 6.4 berikut:

Gambar 6.4. Grafik pertumbuhan server di pemerintah kota Padang Panjang tahun 2004-2011 Untuk penggunaannya, sebagian besar server yang ada digunakan untuk aplikasi bisnis dan pengelolaan jaringan. Untuk aplikasi bisnis, server yang digunakan untuk aplikasi kependudukan sebanyak tiga server, dan aplikasi keuangan, pendidikan serta kepegawaian masing-masing satu server. Untuk pengelolaan jaringan, dua server digunakan oleh Dinas Perhubungan dan Kominfo untuk pengelolaan jaringan TI di pemerintah kota Padang panjang, satu server digunakan oleh SMK 2 Padang Panjang pada jaringan lokal untuk kebutuhan praktikum siswa, dan masingmasing satu server untuk pengelolaan jaringan lokal di Bappeda Universitas Indonesia


96

dan Sekretariat DPRD. Satu server tersisa digunakan untuk pengelolaan situs resmi pemerintah kota Padang Panjang dan SMS center. Pada Gambar 6.5 dapat dilihat persentase tujuan penggunaan server yang ada di pemerintah kota Padang Panjang.

Gambar 6.5. Tujuan penggunaan server yang digunakan pemerintah kota Padang Panjang c.

Network Environment Hampir semua SKPD di pemerintah kota Padang Panjang terkoneksi

pada

satu

jaringan

topologi

bintang

dengan

menggunakan Terrestrial Microwave yang ditransmisikan melalui 21 menara. Dari 21 menara tersebut, satu menara menjadi pusat komunikasi jaringan, satu menara sebagai repeater, dan sisanya sebagai menara penerima. Untuk SKPD yang kantornya berdekatan dengan kantor Seksi Pengolahan dan Pengembangan Sistem Teknologi Informasi seperti DPPKAD dan Setdako dikoneksikan langsung ke router dan switch utama dengan menggunakan transmisi kabel UTP. Pengelolaan jaringan dilakukan oleh Dinas Perhubungan dan Kominfo dengan menggunakan dua server sebagai server management dan proxy server. Jaringan ini juga terkoneksi kepada

layanan internet

dimanfaatkan

semua

oleh

SKPD,

broadband walau

yang

beberapa

bisa SKPD

menambahkan layanan internet broadband sendiri. Pada Gambar 6.6 dapat dilihat lebih lengkap gambar topologi jaringan komputer yang saat ini digunakan di pemerintah kota Padang Panjang. Universitas Indonesia


97

Gambar 6.6. Topologi jaringan TI pemerintah kota Padang Panjang



98

6.1.3. Organisasi SI/TI Saat Ini Untuk pengelolaan SI/TI di pemerintahan kota Padang Panjang, belum dilakukan oleh sebuah satuan kerja perangkat daerah yang dikhususkan untuk pengembangan dan pengelolaan SI/TI. Struktur organisasi satuan kerja untuk pengelolaan SI/TI disini masih mengacu kepada Peraturan Pemerintah No.41 tentang Organisasi Perangkat Daerah mengenai perumpunan urusan dinas yang menggabungkan rumpun perhubungan, komunikasi dan informatika. Dinas perhubungan, komunikasi dan informatika kota Padang Panjang menjadi organisasi setingkat eselon dua yang memiliki wewenang dalam pelaksanaan urusan bidang perhubungan komunikasi dan tentunya informatika untuk pemerintah kota Padang Panjang. Secara

struktural,

untuk

urusan

rumpun

komunikasi

dan

informatika diserahkan oleh Kepala Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika sebagian wewenang pelaksanaan urusannya kepada salah satu struktur dibawahnya yaitu Bidang Komunikasi dan Informatika yang setingkat level eselon tiga. Dalam pelaksanaan tugasnya Bidang Komunikasi dan Informatika sendiri dibantu oleh dua struktur dibawahnya yaitu Seksi Pos, Telekomunikasi dan Sarana Komunikasi, dan Seksi Pengolahan dan Pengembangan Sistem Teknologi Informasi. Seksi Pos, Telekomunikasi dan Sarana Komunikasi mempunyai tupoksi menyelenggarakan program pos, telekomunikasi dan saran komunikasi. Untuk Seksi Pengolahan dan Pengembangan Sistem Teknologi Informasi struktur ini mempunyai tupoksi menyelenggarakan program informatika, dalam arti merencanakan dan melaksanakan pengoperasian, pembangunan dan pengembangan, pembinaan dan pengendalian teknologi informasi yang mencakup perangkat keras, jaringan komunikasi dan informasi, dan pusat data elektronik.



99

Jumlah aparatur yang bertugas di Seksi Pos, Telekomunikasi dan Sarana Komunikasi saat ini adalah sebanyak 3 orang termasuk kepala seksi,

sedangkan

yang

bertugas di

Seksi Pengolahan dan

Pengembangan Sistem Teknologi Informasi adalah sebanyak 4 orang termasuk kepala seksi. Dari 3 orang staf yang dimiliki, 2 orang staf bertindak sebagai general support dan 1 orang staf sebagai technical support. General support memberikan dukungan dan bantuan pendampingan penggunaan dan implementasi SI/TI di SKPD, dan technical support memberikan dukungan dan bantuan permasalahan teknis teknologi informasi. Kepala Dinas Perhubungan, Telekomunikasi dan Informatika Bidang Komunikasi dan Informatika

Bidang Lalu Lintas Jalan

Bidang Angkutan Jalan

Bidang Teknik Sarana dan Prasarana

Seksi Pengolahan dan Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Seksi Pos, Telekomunikasi dan Sarana Komunikasi

Gambar 6.7. Struktur Organisasi SI/TI Dari interaksi langsung dengan staf dan dari hasil pengamatan yang penulis lakukan untuk mengamati pelaksanaan tupoksi dari bidang komunikasi dan informatika, terdapat kelemahan dari terfokus nya bentuk layanan dan SDM hanya mengatasi kendala teknis TI yang dialami oleh SKPD. 6.1.4. Proses SI/TI Saat Ini Proses SI/TI adalah bagaimana pekerjaan dilaksanakan di dalam organisasi SI/TI. Karena pendefinisian tugas yang masih belum jelas dalam organisasi SI/TI dan mayoritas dari proses yang ada bersifat informal dan tidak terdokumentasi, maka hanya sedikit pelaksanaan Universitas Indonesia


100

proses dari organisasi SI/TI kota Padang Panjang yang bisa dipetakan. Area yang akan dipetakan dari proses di dalam organisasi SI/TI adalah proses pengelolaan infrastruktur TI, pengelolaan aplikasi bisnis dan pengelolaan sumber daya dan organisasi. Pemetaan dilakukan dengan melakukan wawancara serta interaksi langsung dengan staf SI/TI dan melakukan observasi ke lapangan. a.

Proses pengelolaan infrastruktur TI Proses pengelolaan infrastruktur TI yaitu proses yang dilakukan dalam penyimpanan, perawatan, pengelolaan, perbaikan perawatan, pemeliharaan, konfigurasi, dan pendistribusian infrastruktur TI dalam organisasi TI. Berikut beberapa proses yang dipetakan berkaitan dengan pengelolaan infrastruktur TI: □

Manajemen penyimpanan Belum ada prosedur dan regulasi yang mengatur tentang penyimpanan peralatan infrastruktur TI. Peralatan TI seperti cadangan router, switch, printer dan peralatan lainnya ditempatkan di ruangan yang sama dengan server. Tidak ada catatan khusus untuk barang atau peralatan yang keluar dan masuk dari ruangan.

□

Manajemen ketersediaan Kontrol dan pemeliharaan jaringan, server dan aplikasi yang ditempatkan di dalamnya pada organisasi SI/TI dilakukan oleh 2 orang staf. Jika terjadi kerusakan atau gangguan teknis yang tidak bisa diatasi staf, didatangkan tenaga TI dari luar organisasi yang biasanya didampingi langsung oleh staf dalam proses perbaikannya. Tidak ada kontrak khusus antara organisasi TI dengan tenaga TI tersebut.

□

Manajemen perubahan Tidak ada manajemen perubahan, jika ada proses konfigurasi atau penyetelan ulang pada sebuah hardware atau software biasanya hanya disampaikan secara lisan pada staf lain. Universitas Indonesia


101

□

Manajemen disaster recovery atau pemulihan bencana Tidak ada regulasi, prosedur maupun contingency plan atau rencana pemulihan yang ditetapkan. Tindakan backup untuk ketersediaan data dan informasi biasanya dilakukan atas inisiatif staf sendiri.

□

Manajemen permasalahan Masih bersifat fire fighter, tidak ada manajemen permasalahan yang

formal

sebab

tanggung

jawab

perbaikan

atau

penyelesaian masalah pada infrastruktur TI tidak didefinisikan dengan jelas. □

Manajemen konfigurasi dan instalasi Tidak ada manajemen konfigurasi atau instalasi pada perangkat infrastruktur. Proses konfigurasi atau instalasi biasanya dilakukan sesuai dengan kebutuhan atau jika ada permasalahan.

□

Manajemen keamanan Tidak ada manajemen yang jelas ataupun regulasi dan prosedur yang mengatur tentang keamanan infrastruktur maupun aset data dan informasi yang dimilikinya. Pengamanan hanya berdasarkan inisiatif staf SI/TI dan pengguna terhadap aset masing-masing.

□

Manajemen aset dan inventaris Sejalan dengan manajemen penyimpanan, tidak ada regulasi dan prosedur yang mengatur mengenai manajemen aset dan inventaris dalam organisasi SI/TI. Tugas ini dilakukan oleh bidang aset yang terdapat pada Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah.

b.

Proses pengelolaan aplikasi bisnis Proses pengelolaan aplikasi bisnis yaitu proses yang dilakukan dalam pemahaman kebutuhan bisnis akan aplikasi, aplikasi rancangan solusi, membangun dan pemeliharaan aplikasi. Berikut



102

beberapa proses yang dipetakan berkaitan dengan pengelolaan aplikasi bisnis: □

Pemahaman kebutuhan bisnis Tidak ada regulasi dan prosedur khusus mengenai ini, yang di atur hanya kewajiban SKPD untuk melakukan koordinasi di dalam pengembangan aplikasi sebagaimana di atur pada peraturan Walikota Padang Panjang nomor 14 tahun 2010 tentang pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan pemerintahan di kota Padang Panjang. Bentuk koordinasi yang harus dilakukan tidak didefinisikan dengan jelas. SKPD mengembangkan aplikasi berdasarkan kebutuhan bisnis masing-masing dan tahap pengembangan jarang didampingi oleh staf SI/TI.

□

Rancangan aplikasi solusi Proses perancangan aplikasi oleh SKPD jarang melibatkan organisasi SI/TI, dan tidak ada peran dan tanggung jawab yang jelas dari organisasi SI/TI terhadap pengembangan aplikasi bisnis.

□

Membangun aplikasi Hampir sama dengan dua proses sebelumnya, proses membangun aplikasi untuk SKPD jarang melibatkan organisasi SI/TI, dan tidak ada peran dan tanggung jawab yang jelas dari organisasi SI/TI terhadap pengembangan aplikasi bisnis.

□

Pemeliharaan aplikasi Pemeliharaan aplikasi terkadang melibatkan staf dalam organisasi SI/TI, walau terbatas hanya jika terjadi masalah pada aplikasi. Tidak ada prosedur dan regulasi yang mengatur tentang pemelihaaraan aplikasi.

c.

Proses pengelolaan sumber daya manusia dan organisasi Proses pengelolaan sumber daya manusia dan organisasi proses yang

dilakukan

dalam

mengelola

manajemen

keuangan,

manajemen vendor dan manajemen sumber daya manusia. Universitas Indonesia


103

□

Manajemen keuangan Selayaknya keuangan

sebuah organisasi

organisasi SI/TI

pemerintah,

sudah

pengelolaan

mempunyai

struktur

perencanaan, pemakaian dan pelaporan yang jelas, walau pembiayaan SI/TI terfokus hanya untuk belanja komputer, printer, dan perangkat keras lainnya. □

Manajemen vendor Kerjasama dengan vendor hanya pada proses pengadaan infrastruktur atau aplikasi. Untuk pemeliharaan dan perbaikan, vendor atau pihak lain tidak terikat dalam kontrak tertentu.

□

Manajemen sumber daya manusia Tidak ada pendefinisian dan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas kepada staf. Setiap staf bertindak sebagai general support dan sekaligus technical support baik untuk membantu SKPD lain yang mengalami kendala teknis maupun dalam organisasi SI/TI sendiri.

6.1.5. Anggaran SI/TI Saat Ini Anggaran adalah jumlah dana yang dihabiskan dalam jangka waktu tertentu untuk melaksanakan sebuah program. Karena tidak ada organisasi yang memiliki anggaran tidak terbatas, penyusunan anggaran menjadi hal penting dalam sebuah perencanaan, khususnya di pemerintahan. Berdasarkan hal tersebut, tiap tahun pemerintah kota Padang

Panjang

menetapkan

anggaran

untuk

penyelenggaraan

program-programnya termasuk pengadaan aplikasi dan infrastuktur SI/TI, seperti komputer (desktop dan laptop), server, software, network dan peralatan lainnya. Untuk tahun anggaran 2012, besarnya anggaran yang untuk pengadaan SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang total sebesar ±2,5 milyar rupiah Jika ditotal anggaran yang disediakan untuk belanja SI/TI selama tiga tahun terakhir di pemerintah kota Padang Panjang adalah sebesar ±7 milyar rupiah yang berarti jika diambil rataratanya, pemerintah kota Padang Panjang menganggarkan dana belanja SI/TI pertahunnya ±2,3 milyar rupiah. Berikut rincian belanja SI/TI Universitas Indonesia


104

atau yang dalam istilah penganggaran di pemerintah kota Padang Panjang belanja komputer dalam tiga tahun terakhir berdasarkan kategori tipe barang dianggarkan: Tabel 6.2. Anggaran belanja SI/TI pemerintah kota Padang Panjang tahun 2010 - 2012

Gambar 6.8. Persentase belanja SI/TI pemerintah kota Padang Panjang tahun 2010-2012 Dari Tabel 6.2 dan Gambar 6.8 dapat dilihat komposisi belanja SI/TI pemerintah kota Padang Panjang sebagian besar tersedot untuk belanja hardware dan belanja langganan internet. Sementara untuk pembelian software dan peralatan jaringan mendapat porsi yang paling kecil. Tren ini membuktikan masih minimnya inisiatif dari SKPD untuk implementasi sistem informasi atau aplikasi untuk proses bisnisnya. Anggaran pembelian hardware sebagian besar digunakan untuk



105

pembelian komputer seperti PC desktop, laptop, printer dan peralatan komputer lainnya.

Gambar 6.9. Presentase belanja SI/TI dibandingkan belanja langsung lainnya di pemerintah kota Padang Panjang tahun 2010-2012 Pada Gambar 6.9 dapat dilihat presentase antara belanja SI/TI dibandingkan dengan belanja langsung yaitu belanja yang berkaitan langsung dengan program dan kegiatan pemerintah daerah kota Padang Panjang dalam 3 tahun terakhir. Belanja SI/TI masih mendapatkan porsi yang minim dalam perencanaan penganggaran jika dibandingkan dengan belanja langsung, yang jika dinominalkan nilai total belanja langsung ±551 milyar rupiah berbanding belanja SI/TI sebesar ±7 milyar rupiah.

6.2. Menganalisa Situasi SI/TI Proses kedua yaitu menganalisa kondisi SI/TI bertujuan untuk menganalisa situasi SI/TI di luar organisasi dan menilai kondisi SI/TI di dalam organisasi saat ini. Keluaran yang diharapkan adalah potensi penerapan tren teknologi SI/TI saat ini di dalam organisasi, portofolio aplikasi dalam organisasi saat ini, dan kekuatan serta kelemahan dari aplikasi bisnis, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI saat ini. Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah tren teknologi, wawancara, observasi lapangan, Strength Weaknessess Assesment, dan McFarlan Strategic Grid. Universitas Indonesia


106

6.2.1. Tren Teknologi SI/TI Teknologi SI/TI secara kontinu berubah dan berkembang, yang dalam hal ini akan mempengaruhi arah strategi SI/TI yang akan dibuat. Disini akan disusun gambaran yang bisa dimengerti oleh sisi bisnis dan sisi pengelola SI/TI, mengenai SI/TI yang ada di organisasi dan arah yang dituju di masa depan. Sisi bisnis perlu memiliki pemahaman mengenai tren dasar dalam teknologi SI/TI dengan menggunakan terminologi yang umum. Tren teknologi SI/TI ini penulis dapatkan dari hasil observasi dengan mencari informasi melalui internet dan media informasi lainnya . Tabel 6.3. Tren teknologi SI/TI dan potensi penerapannya Tren Teknologi Potensi Penerapan Tren hardware: Datacenter

Peraturan pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik atau PPPSTE salah satu isinya tentang kewajiban bagi penyelenggara sistem elektronik untuk menempatkan pusat data dan pusat pemulihan bencana atau disaster recovery center (DRC) di Indonesia. Pembuatan regulasi ini menunjukan pemerintah mulai memberikan perhatian khusus pada kerahasiaan, integritas dan ketersediaan data dan informasi. Penyatuan data dan informasi dalam sebuah pusat data akan memudahkan pengamanan, pengelolaan dan pemeliharaan data. Pusat data juga membuat kontrol terhadap kerawanan dan ancaman yang muncul pada aset seperti data, informasi maupun perangkatnya sendiri lebih mudah dilakukan.

Tren keamanan: Teknologi deteksi

Teknologi deteksi adalah teknologi yang digunakan untuk mendeteksi dan melacak jika terjadi kondisi yang tidak normal atau gangguan yang terjadi dalam jaringan atau sistem yang penting. Gangguan atau kondisi tidak normal itu berupa ancaman seperti virus, worm, trojan, hacker, cracker dan lainnya. Teknologi yang digunakan untuk deteksi antara lain : □ Antivirus, yaitu perangkat lunak komputer yang mengidentifikasi, menetralisir atau mengeliminasi kode berbahaya seperti virus, worm dan trojan. □ Intruder Prevention Systems (IPS) mengumpulkan dan menganalisis informasi dari berbagai area dalam sebuah komputer atau jaringan untuk mengidentifikasi kemungkinan penerobosan keamanan



107 Tabel 6.3. Tren teknologi SI/TI dan potensi penerapannya (sambungan) Tren Teknologi

Potensi Penerapan □ Intruder Detection Systems (IDS) bekerja dengan mengidentifikasi potensi ancaman dan bereaksi sebelum mereka digunakan untuk menyerang. Teknologi deteksi menempati peran penting dalam keamanan informasi saat ini mengingat meningkatnya intensitas dan kualitas serangan dari ancaman terhadap teknologi informasi saat ini. Contoh paling aktual adalah peredaran virus flame yang disebut-sebut sebagai bentuk nyata dari senjata cyber yang bisa dimanfaatkan sebagai media serangan yang tidak hanya mencuri informasi tapi juga mengambil alih kontrol dari komputer yang sudah terinfeksi. Banyak analis keamanan informasi yang meyakini virus ini merupakan hasil pengembangan dari dua negara maju dan dibuat dengan tujuan serangan politis. Sebelumnya lebih dulu beredar virus dengan platform sama yaitu stuxnet, yang berdasarkan penelitian dari salah satu pengembang anti virus kelas dunia, Indonesia pernah menjadi negara dengan tingkat infeksi stuxnet tertinggi kedua di dunia.

Tren hardware: SAN

Storage attached network yang sering disingkat SAN adalah jaringan berkecepatan tinggi yang khusus, yang terdiri dari server dan penyimpan. Tujuan utama penggunaannya adalah untuk menangani trafik data dalam jumlah besar antara server dan penyimpan tanpa mengurangi bandwidth dari LAN/WAN. SAN adalah enabling teknologi yang memungkinkan sumber daya penyimpanan untuk di share, sambil memberikan servis akses data secara terus menerus, cepat dan mudah (Purbo, 2007). Kemampuan itu merupakan salah satu keuntungan dari penggunaan SAN, disamping reliabilitas yang lebih baik, kemudahan untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan, dan manajemen dilakukan secara terpusat.

Tren hardware: Fiber optic

Kabel Fiber optic (FO), salah satu jenis kabel yang memanfaatkan serat kaca atau plastik sebagai konduktor nya, dan digunakan untuk mengirimkan sinyal seperti data atau suara dari satu tempat ke tempat lain. Kabel FO mempunyai kecepatan transfer data yang lebih cepat dibanding rata-rata kabel dengan jenis konduktor lain. Saat ini kabel FO banyak digunakan sebagai media transmisi pada jaringan backbone karena semakin meningkatnya kebutuhan teknologi informasi saat ini akan kecepatan data.



108 Tabel 6.3. Tren teknologi SI/TI dan potensi penerapannya (sambungan) Tren Teknologi Potensi Penerapan Tren software: Opensource

Tren Internet: Cloud computing

Tren software: Web Service

Software open source adalah perangkat lunak dengan kode sumber yang terbuka untuk dipelajari dan dimanfaatkan. Pengembangannya tidak dilakukan terkoordinasi oleh satu individu atau vendor tertentu, tapi dilakukan bersama-sama dengan memanfaatkan kode sumber yang tersebar dan tersedia bebas. Saat ini perkembangan software open source tidak terbatas hanya untuk sistem operasi, webbrowse dan aplikasi perkantoran, tapi juga sudah ada software open-source untuk antivirus, pengolah foto, multimedia, pembuatan model dan animasi, program web server, program database dan banyak lainnya. Deklarasi IGOS (Indonesia, go open source!) oleh 5 kementrian di Indonesia tahun 2004 menunjukan gerakan semangat dari pemerintah untuk memasyarakatkan penggunaan dan menggiatkan pengembangan software open source di Indonesia, terutama di instansi pemerintahan yang diharapkan bisa menjadi pemicu di masyarakat. Cloud computing yaitu penggabungan pemanfaatan teknologi komputer dengan pengembangan berbasis internet. Teknologi ini adalah metode komputasi dengan memanfaatkan kapabilitas dari internet sebagai layanan baik itu berupa infrastruktur (infrastructure as a service), aplikasi (software as a service) ataupun platform (platform as a service). Web service berarti mengkoneksikan dan memanfaatkan software, system dan data yang berbeda menggunakan bahasa pemograman universal yaitu XML yang disebut juga XML interface via internet. Web service menggunakan pendekatan internal dan eksternal yang dikenal sebagai enterprise application integration (EAI). Teknologi ke depannya akan sangat berpotensi menjadi pilihan terbaik dalam mengintegrasikan aplikasi.

6.2.2. Penilaian Kondisi SI/TI Saat Ini Penilaian kondisi SI/TI yang ada saat ini bertujuan untuk memperdalam pemahaman mengenai kondisi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang. Hasil penilaian kondisi SI/TI saat ini bisa memberikan arah pengembangan untuk perencanaan strategis SI/TI pada

pemerintah

kota

Padang

Panjang.

Penilaian

ini

mengidentifikasikan apa saja kekuatan dan kelemahan dalam lingkungan SI/TI dibandingkan kepada kebutuhan bisnis. Area yang dinilai dalam lingkungan SI/TI adalah aplikasi bisnis, infrastruktur TI, Universitas Indonesia


109

organisasi SI/TI, dan proses SI/TI. Metode penilaian menggunakan teknik wawancara dengan staf SI/TI dan observasi lapangan serta mengacu kepada data hasil pemahaman kondisi SI/TI saat ini yang dilakukan pada tahap sebelumnya. a.

Aplikasi Berdasarkan data aplikasi pada Tabel 6.1, aplikasi yang digunakan

kemudian

dipetakan

kedalam

empat

kuadran

McFarlan Grid dilihat dari kontribusi yang dimiliki oleh aplikasi terhadap kesuksesan pencapaian sasaran dan tujuan bisnis dari pemerintah kota Padang Panjang. Metode yang penulis gunakan adalah melakukan observasi untuk mendapatkan pemetaan posisi aplikasi dalam proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang dan berinteraksi langsung dengan pengguna dan pemilik aplikasi. Tabel 6.4. Tabel McFarlan Strategic Grid aplikasi pada pemerintah kota Padang Panjang Strategic High potential a. Sistem Pengadaan Secara Elektronik b. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Key operational a. Pengelolaan Pendapatan dan Keuangan Daerah b. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) c. SIM Gaji d. Layanan Penerimaan Pajak dan Retribusi Daerah

Support a. Sistem Informasi Kepegawaian b. Manajemen Dokumen Elektronik c. Aplikasi Desktop GIS d. Sistem Informasi Kesehatan e. Aplikasi Inventaris Aset f. Aplikasi Pendataan Pendidikan Dasar g. Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan Online h. Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) i. Paket Aplikasi Sekolah (PAS) j. SMS Center

Selanjutnya dilakukan penilaian kekuatan dan kelemahan dari aplikasi yang digunakan pada pemerintah kota Padang Panjang. Penilaian dibatasi pada aplikasi yang memiliki pengaruh besar pada proses bisnis organisasi yaitu yang menempati kuadran key operational, high potential dan strategic pada Tabel 6.4. Metode penilaian yang dilakukan adalah wawancara dan observasi lapangan



110

Tabel 6.5.

Kekuatan dan kelemahan aplikasi bisnis pemerintah kota Padang Panjang Kekuatan Kelemahan Sistem Pengadaan Secara Elektronik a. Aplikasi berjalan baik dan sesuai a. Data tidak terintegrasi dengan kebutuhan aplikasi lain b. Relatif stabil b. Sebagian user mengalami kesulitan c. Maintenance dilakukan pusat dengan aplikasi d. Bisa digunakan dalam platform web- c. Aplikasi lambat dan based dan desktop d. Upload data terbatas e. Tidak membutuhkan PC dengan spesifikasi tinggi f. Penggunaan enkripsi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) a. Aplikasi berjalan baik dan sesuai a. Data tidak terintegrasi dengan kebutuhan aplikasi lain b. Relatif stabil b. c. Tampilan user friendly d. Maintenance dilakukan pusat Pengelolaan Pendapatan dan Keuangan Daerah a. Aplikasi berjalan baik dan sesuai a. Data tidak terintegrasi dengan kebutuhan aplikasi lain b. Akurasi data tinggi b. Banyak modul aplikasi yang belum c. Kemampuan untuk transformasi data terpakai ke spreadsheet c. Maintenance oleh pihak ketiga d. Admin dan user terlatih e. Mudah dikonfigurasi Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) a. Aplikasi berjalan baik dan sesuai a. Data tidak terintegrasi dengan kebutuhan aplikasi lain b. Relatif stabil b. Membutuhkan alat tambahan c. Bisa digunakan dalam platform webbased dan desktop SIM Gaji a. Aplikasi berjalan baik dan sesuai a. Tidak ada platform web-based kebutuhan b. Antarmuka tidak user friendly b. Tidak membutuhkan PC dengan c. Data tidak terintegrasi dengan spesifikasi tinggi aplikasi lain Layanan Penerimaan Pajak dan Retribusi Daerah a. Aplikasi berjalan baik dan sesuai a. Tidak ada platform web-based kebutuhan b. Antarmuka tidak user friendly b. Tidak membutuhkan PC dengan c. Data tidak terintegrasi dengan spesifikasi tinggi aplikasi lain d. Akses data tersimpan agak menyulitkan user e. Redudansi data dengan aplikasi pengelolaan keuangan Universitas Indonesia


111

Dari Tabel 6.5 dapat dilihat kalau mayoritas yang menjadi kekuatan dari aplikasi yang digunakan di pemerintah kota Padang Panjang adalah fungsi aplikasi yang berjalan baik dan sesuai dengan kebutuhan proses bisnis SKPD masing-masing. Stabilitas dari aplikasi yang ada juga cukup baik, sehingga sangat jarang terjadi gangguan pada aktivitas bisnis dan layanan. Beberapa aplikasi juga bisa dijalankan dalam platform web-based atau desktop, sehingga proses bisnis bisa tetap berjalan jika terjadi gangguan pada internet, mengingat seringnya interferensi pada jaringan. Kelemahan dari mayoritas aplikasi adalah data yang belum terintegrasi antar aplikasi. Walau kelemahan ini tidak menjadi risiko atau kerawanan sendiri, integrasi data akan mengoptimalkan proses bisnis, karena meniadakan pengulangan data informasi dan adanya keterkaitan proses bisnis dari masing-masing aplikasi seperti aplikasi keuangan dan pengadaan. b.

Infrastruktur Ada beberapa indikator yang digunakan dalam melakukan penilaian

untuk

melihat

kekuatan

dan

kelemahan

pada

infrastruktur SI/TI pemerintah kota Padang Panjang. Berdasarkan format penilaian yang digunakan yaitu format Cassidy (2006), indikator

yang

dipakai

adalah

configurability,

flexibility,

information, integration, security, dan scalability. Indikator ini menjadi dasar penilaian kekuatan dan kelemahan yang ada infrastruktur TI di pemerintah kota Padang Panjang. Penilaian dilakukan dengan menggunakan metode wawancara, diskusi dan observasi lapangan dengan staf dalam organisasi SI/TI. Pada tabel 6.6 dapat dilihat hasil penilaian kekuatan dan kelemahan dari infrastruktur TI kota Padang Panjang .



112

Tabel 6.6. Kekuatan dan kelemahan infrastruktur pemerintah kota Padang Panjang Kekuatan Kelemahan a. Umur komputer a. Tidak ada standar spesifikasi pada yang dibawah 3 lingkungan komputer (scalability) tahun banyak b. Tidak ada disaster recovery center (scalability) (security) b. Penggunaan UPS c. Server terpisah-pisah (information) dan genset (security) d. Firewall Server tidak diaktifkan e. Tidak ada back-up server untuk tiap aplikasi (security) f. Tidak ada data center (integration) g. Jaringan tidak handal (scalability) h. Tidak semua komputer dipasang antivirus (security) i. Pemeliharaan dan perawatan tidak dilakukan dengan baik (configurability) Dari hasil penilaian di atas, dapat dilihat kalau salah satu yang menjadi kelemahan utama dari infrastruktur SI/TI adalah isu keamanan dan skalabilitas. Karena tidak adanya DRC, dan tidak ada

back-up

server

memunculkan

kerawanan

terhadap

keberlangsungan proses bisnis jika terjadi gangguan atau bencana. Penerapan kontrol keamanan informasi pada pengguna seperti pembuatan kontrol pemakaian dan update antivirus sangat dibutuhkan, karena masih rendahnya awareness pengguna terhadap keamanan data dan informasi. Jaringan transmisi yang tidak handal, menyebabkan tingginya interferensi pada koneksi antar SKPD. Ini menjadi kelemahan yang mendasar karena menjadi penyebab utama terhambatnya

komunikasi

data

dan

informasi,

sehingga

penggunaan beberapa aplikasi tidak bisa di optimalkan, seperti aplikasi keuangan dan gaji. Kekuatan dari infrastruktur SI/TI pemerintah kota Padang Panjang yaitu banyak nya jumlah komputer yang berumur di bawah 3 tahun, hampir separuh dari total

populasi

komputer

yang

dimiliki,

memungkinkan

penggunaan aplikasi atau sistem informasi dengan kebutuhan spesifikasi tinggi. Universitas Indonesia


113

c.

Organisasi Penilaian organisasi dilakukan dengan metode wawancara dan observasi lapangan, serta melihat dokumen struktur organisasi satuan kerja pada unit pengelola SI/TI kota Padang Panjang yaitu Seksi Pengolahan dan Pengembangan Sistem Teknologi Informasi pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Padang Panjang. Tabel 6.7. Kekuatan dan kelemahan organisasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang Kekuatan Kelemahan a. Staf memiliki latar a. Jumlah staf tidak ideal belakang dibandingkan SKPD yang dilayani pendidikan SI/TI b. Aktivitas staf terfokus pada b. Kerjasama staf perbaikan kendala teknis baik c. Kepemimpinan SI/TI d. Dengan level eselon rendah, posisi organisasi di level manajemen tidak kuat e. Minim program dan kegiatan pengembangan SI/TI f. Struktur organisasi kecil g. Tugas dan tanggung jawab staf tidak didefinisikan dengan jelas Kelemahan mendasar dari organisasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang yaitu organisasi SI/TI yang terlalu kecil, yang berimplikasi kepada minimnya jumlah staf SI/TI dan keterbatasan aktivitas. Hal ini juga memunculkan kesulitan untuk mendefinisikan tugas dan tanggung jawab staf dengan jelas, karena staf yang ada sudah terfokus kepada perbaikan kendala teknis di lapangan. Selain itu, kepemimpinan SI/TI yang lemah, menyebabkan minimnya program dan kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan pengembangan SI/TI. Kekuatan dari organisasi SI/TI adalah latar belakang pendidikan SI/TI yang dimiliki oleh staf yang dibarengi dengan kerjasama dan suasana kerja yang baik.



114

d.

Proses Penilaian proses dilakukan dengan metode observasi dan wawancara serta berinteraksi langsung dengan staf pada organisasi SI/TI. Proses yang dinilai berkaitan dengan bagaimana pekerjaan dilaksanakan di dalam organisasi SI/TI. Tabel 6.8. Kekuatan dan kelemahan proses SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang Kekuatan Kelemahan a. Manajemen dan a. Minimnya regulasi dan prosedur pengelolaan yang berkaitan SI/TI keuangan jelas dan b. Tidak ada steering comittee SI/TI mendukung c. Tidak ada definisi yang jelas dari b. Pelatihan pada tata kelola SI/TI pengguna dan staf d. Tidak ada manajemen proyek SI/TI SI/TI e. Tidak ada manajemen risiko dan keamanan SI/TI f. Tidak ada perencanaan strategis SI/TI g. Organisasi SI/TI jarang dilibatkan dalam perencanaan dan implementasi SI/TI Kekuatan dari proses SI/TI pada pemerintah kota Padang Panjang yaitu sebagai instansi pemerintah memiliki manajemen dan

pengelolaan

keuangan

yang

jelas

dan

mendukung.

Disebabkan beberapa aplikasi sudah mengambil alih sepenuhnya proses manual seperti pengelolaan keuangan dan pengadaan, hal ini diikuti dengan pelatihan pada pengguna aplikasi yang rutin dilakukan secara periodik. Kelemahan

mendasar

adalah

tidak

adanya

steering

committee SI/TI dan belum adanya perencanaan strategis SI/TI yang bisa menjadi acuan dalam perencanaan program dan kegiatan yang berkait dengan implementasi SI/TI. Hal ini berkomplikasi dengan minimnya regulasi, tata kelola yang tidak jelas serta tidak adanya manajemen yang tepat dalam pengawasan pelaksanaan proyek SI/TI yang dilakukan vendor.



115

6.3. Membangun Rekomendasi Solusi Proses ketiga adalah membangun rekomendasi solusi yang bertujuan untuk mendapatkan rekomendasi awal SI/TI berdasarkan kelemahan yang telah dipetakan sebelumnya pada aplikasi bisnis, infrastruktur, organisasi dan proses. Bentuk solusinya selain dalam bentuk daftar dari proyek yang berdampak cepat (quick hit), berupa deskripsi perbaikan pada area tertentu atau pemberian opsi untuk penggunaan metode lain yang lebih baik secara teknis atau berdasarkan best practice. Hasil rekomendasi solusi ini juga menjadi salah satu pertimbangan dalam

tahap perencanaan berikutnya yaitu tahap Arah Pengembangan.

Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah studi literatur berbagai sumber untuk mendapatkan solusi yang paling tepat. 6.3.1. Solusi Aplikasi Berdasarkan kelemahan yang telah dipetakan dari sisi aplikasi bisnis yang saat ini digunakan pada proses bisnis di pemerintah kota Padang Panjang, kemudian diidentifikasi rekomendasi solusi yang spesifik untuk mengatasi atau mengurangi kelemahan tersebut.

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.

Tabel 6.9. Rekomendasi solusi kelemahan aplikasi Kelemahan Solusi a. Penggunaan web service untuk Data tidak terintegrasi dengan aplikasi lain integrasi aplikasi dan data dengan Aplikasi lambat platform berbeda. Dengan Upload data terbatas menggunakan XML sebagai Sebagian user mengalami format dokumennya, web service kesulitan dengan aplikasi memungkinkan aplikasi untuk Banyak modul aplikasi yang berkomunikasi walau memiliki belum terpakai platform atau bahasa Maintenance oleh pihak pemograman yang berbeda ketiga b. Konfigurasi ulang aplikasi untuk Membutuhkan alat tambahan mempercepat proses dan Tidak ada platform webmemperbesar kapasitas based penyimpanan Kurang user friendly c. Meningkatkan kuantitas dan Akses data tersimpan agak kualitas pelatihan dan bimbingan menyulitkan user teknis pengguna dan tenaga teknis Redudansi data dengan internal aplikasi pengelolaan keuangan Universitas Indonesia


116

Hampir semua aplikasi yang digunakan datanya tidak terintegrasi dengan aplikasi lain. Hal ini menyebabkan terjadinya redudansi data sehingga keakuratan data dan informasi yang dimiliki menjadi tidak valid. Pemanfaatan aplikasi seperti aplikasi kesehatan bisa lebih dimaksimalkan dengan mengintegrasikan datanya dengan aplikasi kependudukan. Bahasa pemograman yang berbeda menjadi salah satu akar permasalahan. 6.3.2. Solusi Infrastruktur Berdasarkan

kelemahan

yang

telah

dipetakan

dari

sisi

infrastruktur yang saat ini digunakan untuk mendukung penggunaan aplikasi dan jaringan di pemerintah kota Padang Panjang, kemudian diidentifikasi rekomendasi solusi yang spesifik untuk mengatasi atau mengurangi kelemahan tersebut

a.

b. c. d. e.

f. g. h. i.

Tabel 6.10. Rekomendasi solusi kelemahan infrastruktur Kelemahan Solusi a. Menerbitkan regulasi dan standar Tidak ada standar spesifikasi pada yang uptodate mengenai spesifikasi lingkungan komputer minimal yang menjadi acuan bagi Tidak ada disaster SKPD dalam perencanaan untuk recovery center pembelian komputer Server terpisah-pisah b. Menjalin kerjasama dengan pihak Firewall Server tidak ketiga sebagai penyedia DRC bagi diaktifkan aset-aset penting dalam proses bisnis Tidak ada back-up pemerintahan seperti data keuangan, server untuk tiap kepegawaian, kependudukan dan aplikasi lainnya. Tidak ada data center c. Isu keamanan menjadi perhatian Jaringan tidak handal khusus dalam hal penempatan server Tidak semua komputer yang terpisah. Meningkatkan dipasang antivirus keamanan fisik seperti pemindahan Pemeliharaan dan server ke ruangan khusus, perawatan tidak penggunaan CCTV, pembatasan dilakukan dengan baik akses, dan lainnya. d. Konfigurasi ulang aplikasi yang tidak kompatibel dengan firewall, yang menjadi alasan pengguna mematikan firewall server. e. Menjalin kerjasama dengan pihak ketiga sebagai penyedia back-up server kolokasi Universitas Indonesia


117 Tabel 6.10. Rekomendasi solusi kelemahan infrastruktur (sambungan) Kelemahan Solusi f. Menerapkan prosedur back-up and store data rutin pada SKPD pemilik data penting, dan memasukan data center dalam rencana jangka menengah. g. Melakukan review dan pendataan titik-titik pemutusan pada jaringan dan melakukan perbaikan berat untuk mengatasi masalah tersebut. h. Melakukan kontrol dan menerapkan prosedur penggunaan dan update antivirus di semua komputer SKPD i. Menerapkan prosedur pemeliharaan rutin dan melakukan pengecekan berkala pada semua infrastruktur. 6.3.3. Solusi Organisasi Berdasarkan kelemahan yang telah dipetakan dari sisi organisasi yang saat ini mengelola SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang, kemudian diidentifikasi rekomendasi solusi yang spesifik untuk mengatasi atau mengurangi kelemahan tersebut

a.

b.

c. d.

e.

f. g.

h.

Tabel 6.11. Rekomendasi solusi kelemahan organisasi Kelemahan Solusi a. Mengajukan penambahan staf Jumlah staf tidak ideal dibandingkan SKPD yang yang berlatar belakang dilayani pendidikan SI/TI, baik dari Aktivitas staf terfokus penerimaan baru atau dengan pada perbaikan kendala melakukan mutasi staf teknis b. Mendefinisikan dan Kepemimpinan SI/TI mendelegasikan pembagian tugas Dengan level eselon dan tanggung jawab yang jelas rendah, posisi organisasi dan membuat dokumentasinya di level manajemen tidak c. Mengajukan usulan struktur kuat organisasi tata kerja SI/TI yang Minim program dan lebih besar dan ideal kegiatan pengembangan d. Meningkatkan usulan program SI/TI dan kegiatan yang berkaitan Struktur organisasi kecil dengan pengembangan SI/TI Tugas dan tanggung jawab e. Meningkatkan kualitas dan staf tidak didefinisikan menambah kuantitas pelatihan dengan jelas serta bimbingan teknis yang Minim pelatihan staf diikuti staf



118

6.3.4. Solusi Proses Berdasarkan kelemahan yang telah dipetakan dari sisi proses yang saat ini berjalan dalam pengelolaan SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang, kemudian diidentifikasi rekomendasi solusi yang spesifik untuk mengatasi atau mengurangi kelemahan tersebut. Pada Tabel 6.12 dapat dilihat rekomendasi solusi kelemahan proses SI/TI

a.

b. c. d. e. f. g.

Tabel 6.12. Rekomendasi solusi kelemahan proses Kelemahan Solusi Minimnya regulasi dan a. Membuat draft regulasi dan prosedur yang berkaitan prosedur yang berkaitan SI/TI pengembangan SI/TI Tidak ada steering b. Mengajukan pembentukan comittee SI/TI steering comittee SI/TI yang Tidak ada definisi yang terdiri dari unsur perencanaan, jelas dari tata kelola SI/TI dinas dan lembaga, staf organisasi Tidak ada manajemen SI/TI, dan sekretariat proyek SI/TI c. Sejalan dengan usulan struktur Tidak ada manajemen organisasi SI/TI yang lebih besar risiko dan keamanan SI/TI dan ideal yang akan disusun lebih Tidak ada perencanaan lanjut di tahap berikutnya, diikuti strategis SI/TI dengan pendelegasian tugas Organisasi SI/TI jarang pengelolaan SI/TI dengan lebih dilibatkan dalam terstruktur dan tanggung jawab perencanaan dan pendampingan perencanaan dan implementasi SI/TI pelaksanaan proyek SI/TI



BAB VII ARAH PENGEMBANGAN

Tahap ketiga adalah Arah Pengembangan, yang terdiri dari tiga proses, pertama membangun visi dan arah SI/TI, kedua mengembangkan rencana SI/TI, dan ketiga membangun proyek SI/TI. Proses pertama, membangun visi dan arah SI/TI, bertujuan untuk mendapatkan arahan level tinggi dari SI/TI berupa visi SI/TI, misi SI/TI, Tujuan SI/TI dan Strategi SI. Proses yang kedua, membangun rencana SI/TI, bertujuan untuk mendapatkan prinsip-prinsip yang menjadi kerangka dalam membangun proyek SI/TI di tahap berikut nya. Proses ketiga membangun proyek SI/TI bertujuan untuk membangun proyek SI/TI dengan lebih spesifik, dengan keluaran nya adalah proyek aplikasi bisnis, proyek infrastruktur TI, proyek organisasi SI/TI dan proyek proses SI/TI. 7.1. Membangun Visi dan Arah SI/TI Proses pertama, membangun visi dan arah SI/TI, bertujuan untuk mendapatkan arahan level tinggi dari SI/TI berupa visi SI/TI, misi SI/TI, Tujuan SI/TI dan Strategi SI. Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah studi literatur dari keluaran tahapan Visi dan Analisis yang telah dipetakan sebelumnya. 7.1.1. Visi SI/TI Visi adalah pernyataan singkat mengenai kemana organisasi akan menuju dan ingin jadi seperti apa. Untuk visi SI/TI dibangun berdasarkan kepada visi kota Padang Panjang dan hasil identifikasi bagaimana SI/TI dapat membantu pemerintah kota Padang Panjang dalam mencapai visi tersebut. Berdasarkan hal tersebut visi SI/TI dari organisasi SI/TI adalah “Terwujudnya Layanan Terintegrasi, Efisien, Berbasis Masyarakat dan Akuntabel Demi Tercapainya Masyarakat Kota Padang Panjang yang Maju, Makmur dan Islami”.

119



120

7.1.2. Misi SI/TI Untuk mewujudkan visi SI/TI tersebut, ditetapkan pula beberapa misi utama SI/TI yang akan dilaksanakan, yaitu: a. Mewujudkan penggunaan sistem dan teknologi informasi sebagai sarana pembelajaran untuk terwujudnya Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan. b. Mewujudkan layanan terintegrasi berbasis sistem dan teknologi informasi

untuk

terwujudnya

pusat

pelayanan

kesehatan

berstandar international. c. Mewujudkan penggunaan sistem dan teknologi informasi sebagai sarana pendukung tercapainya perekonomian yang tangguh dan berbasis masyarakat. d. Mewujudkan penggunaan sistem dan teknologi informasi untuk terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih, efisien dan akuntabel. 7.1.3. Tujuan SI/TI Dari setiap misi SI/TI yang telah ditetapkan akan dilaksanakan untuk tercapainya visi organisasi SI/TI kota Padang Panjang, masingmasing diturunkan lagi menjadi tujuan SI/TI yang ingin dicapai demi terwujudnya misi SI/TI tersebut. Misi pertama “Mewujudkan penggunaan sistem dan teknologi informasi sebagai sarana pembelajaran untuk terwujudnya Padang Panjang sebagai kota tujuan pendidikan” bertujuan untuk: a. Meningkatkan kualitas pembelajaran berbasis SI/TI (I-1) b. Memanfaatkan SI/TI dalam proses pembelajaran di semua tingkatan pendidikan (I-2) c. Menyediakan sistem informasi pembelajaran yang terintegrasi dan mudah digunakan (I-3) d. Menghubungkan semua institusi pendidikan ke dalam satu jaringan komputer yang handal dan terintegrasi (I-4)



121

e. Membangun pusat data pelestarian adat istiadat dan budaya Minangkabau (I-5) Misi kedua “Mewujudkan layanan terintegrasi berbasis sistem dan teknologi informasi untuk terwujudnya pusat pelayanan kesehatan berstandar international” bertujuan untuk: a. Meningkatkan efisiensi pelayanan dengan menyediakan sistem informasi kesehatan terintegrasi di semua pusat layanan kesehatan (II-1) b. Menghubungkan semua instansi pusat layanan kesehatan ke dalam satu jaringan komputer yang handal dan terintegrasi (II-2) c. Membangun pusat data kesehatan masyarakat yang terintegrasi (II-3) Misi ketiga “Mewujudkan penggunaan sistem dan teknologi informasi sebagai sarana pendukung tercapainya perekonomian yang tangguh dan berbasis masyarakat” bertujuan untuk: a. Menyediakan akses yang mudah untuk mendapatkan data dan informasi wisata, perdagangan dan jasa di kota Padang Panjang (III-1) b. Menyediakan pusat data dan informasi ketenagakerjaan (III-2) c. Menggunakan

teknologi

informasi

untuk

mendukung

pengembangan sentra-sentra ekonomi berbasis masyarakat (III-3) d. Menyediakan solusi dan layanan yang akan diimplementasikan untuk meningkatkan nilai pendapatan dari investasi masyarakat (III-4) e. Menggunakan sistem dan teknologi informasi untuk pengelolaan pembangunan berwawasan lingkungan (III-5) Misi keempat “Mewujudkan penggunaan sistem dan teknologi informasi untuk terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih, efisien dan akuntabel” bertujuan untuk: a. Meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas pelayanan masyarakat dengan layanan berbasis sistem dan teknologi informasi (IV-1) Universitas Indonesia


122

b. Mewujudkan implementasi

pemerintahan sistem

dan

yang

bebas

teknologi

KKN informasi

dengan pada

penyelenggaraan pemerintahaan (IV-2) c. Meningkatkan partisipasi aktif masyarakat dalam kontrol, pengawasan dan pencapaian pembangunan dengan membuka akses informasi penyelenggaraan pemerintahan (IV-3) d. Menggunakan sistem dan teknologi informasi untuk terciptanya situasi sosial politik dan keamanan ketertiban masyarakat yang kondusif (IV-4) 7.1.4. Strategi SI/TI Dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misi organisasi SI/TI pemerintah kota Padang Panjang, maka langkah yang akan ditempuh digambarkan pada strategi SI/TI yang ditetapkan. Strategi SI/TI adalah: a.

Mengembangkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis pemerintah kota Padang Panjang

b.

Membangun infrastruktur teknologi informasi yang reliabel, terkoneksi menyeluruh dan mendukung kepada kebutuhan sistem informasi

c.

Menyediakan program dan kegiatan pelatihan terstruktur untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia staf SI/TI

d.

Melakukan pengembangan berkesinambungan dari sistem dan teknologi informasi yang digunakan

e.

Melakukan evaluasi berkesinambungan untuk memastikan kinerja optimal dengan tingkat ketersediaan yang tinggi dari SI/TI

f.

Melakukan kajian secara aktif dan terus menerus untuk mendapatkan potensi lain dari penggunaan SI/TI dalam mendukung penyelenggaraan pemerintahan

g.

Menerapkan standar tata kelola SI/TI yang sesuai dengan instansi pemerintahan



123

h.

Mendesain dan mengimplementasikan sistem informasi yang mudah digunakan dan dipelihara untuk meningkatkan keterlibatan SI/TI dalam semua proses bisnis

i.

Meningkatkan reliabilitas dan ketersediaan informasi 24 jam sehari, 7 hari seminggu

j.

Menerapkan manajemen risiko untuk meningkatkan kerahasiaan, integrasi dan ketersediaan aset data dan informasi

k.

Membangun

sistem

yang

didesain

dengan

visi

untuk

memudahkan masyarakat mendapatkan informasi kapan saja, dimana saja, dengan tetap mengutamakan keamanan informasi l.

Membangun pusat data terintegrasi untuk menghilangkan duplikasi dan redudansi data yang lebih menjamin keakuratan data dan informasi

m.

Membangun Disaster Recovery Center (DRC) dan Contingency Plan (CP) untuk mengantisipasi kerawanan kota Padang Panjang akan bencana alam

7.2. Membangun Rencana SI/TI Proses yang kedua, membangun rencana SI/TI, bertujuan untuk mendapatkan prinsip-prinsip yang menjadi kerangka dalam membangun proyek SI/TI di tahap berikut nya. Keluaran dari proses ini adalah prinsip pembangunan proyek aplikasi

bisnis,

prinsip pembangunan proyek

infrastruktur TI, prinsip pembangunan proyek organisasi SI/TI dan prinsip pembangunan proses SI/TI. Metode yang digunakan untuk menganalisis adalah studi literatur dari keluaran visi dan arah SI/TI yang telah dipetakan di proses sebelumnya. 7.2.1. Prinsip Aplikasi Bisnis Berdasarkan visi dan arah SI/TI yang telah didapatkan, dilakukan identifikasi prinsip aplikasi bisnis yang sesuai dengan visi dan arah SI/TI. Prinsip aplikasi bisnis adalah prinsip-prinsip yang menjadi kerangka dalam perencanaan, pengembangan, implementasi, maupun



124

pemeliharaan aplikasi bisnis di pemerintah kota Padang Panjang. Prinsip aplikasi bisnis untuk pemerintah kota Padang Panjang adalah: a.

Integritas, yaitu aplikasi yang dibangun harus terintegrasi dan berbagi informasi, sehingga data bisa ditempatkan dan dikelola dalam satu lokasi. Prinsip ini bertujuan untuk meminimalkan duplikasi data dan meningkatkan keakuratan data.

b.

Interoperabilitas, aplikasi dibangun dengan metode yang secara substansial memperbaiki interoperabilitas modul-modul yang ada di dalamnya dan mampu berinteraksi atau berfungsi dengan aplikasi lain.

c.

Skalabilitas, aplikasi yang dibangun didesain memiliki ukuran, kapasitas dan fungsi yang bisa dikembangkan agar tetap sejalan dengan kebutuhan yang mungkin berubah atau berkembang.

d.

Web-enabled, aplikasi yang dibangun harus didesain untuk arsitektur

web-base,

ini

akan

memungkinkan

kita

untuk

mengadopsi konsep baru dari aplikasi yaitu Web Service, yang mempunyai kemampuan mempertukarkan data dalam format XML dengan aplikasi lain menggunakan web. e.

Usabilitas, aplikasi yang dibangun harus mudah digunakan dan menyampaikan informasi dengan cara yang bisa dimengerti, serta memiliki tampilan antarmuka standar dan tidak menyusahkan.

f.

Keamanan, aplikasi yang dibangun harus memiliki tingkat keamanan data dan informasi yang tinggi.

g.

Reliabel, aplikasi yang dibangun harus didesain dengan reliabilitas dan tingkat ketersediaan yang maksimum.

h.

Go Open Source!, yaitu aplikasi yang dibangun sebisa mungkin mengoptimalkan kode sumber terbuka atau open source yang saat ini banyak tersedia.

7.2.2. Prinsip Infrastruktur TI Infrastruktur

dibangun

untuk

mendukung

secara

teknis

penggunaan aplikasi dan sistem informasi. Menetapkan kebutuhan teknis infrastruktur yang dibutuhkan agar sesuai dengan tujuan bisnis, Universitas Indonesia


125

dibuat

berdasarkan kepada visi dan arah SI/TI yang telah dibangun

sebelumnya. Kemudian dilakukan identifikasi prinsip infrastruktur teknis yang sesuai dengan visi dan arah SI/TI. Prinsip infrastruktur teknis untuk pemerintah kota Padang Panjang adalah: a.

Skalabilitas, komponen infrastruktur didesain dengan kemampuan untuk mengikuti perkembangan bisnis agar tetap sejalan dengan kebutuhan pelayanan yang mungkin berubah dan berkembang.

b.

Ketersediaan, infrastruktur didesain dengan tingkat penghentian minimal (minimum downtime), dan agar memiliki tingkat ketersediaan tinggi.

c.

Keamanan,

infrastruktur

teknis

didesain

memiliki

tingkat

keamanan tinggi, untuk memastikan data dan informasi penting terlindungi. d.

Integrasi,

komponen

yang

berbeda

dalam

arsitektur

bisa

diintegrasikan sehingga bisa menjalankan fungsi bersamaan. e.

Sederhana, komponen yang dipilih mudah dipasang, dikelola dan dipelihara.

7.2.3. Prinsip Organisasi SI/TI Berdasarkan visi dan arah SI/TI yang telah didapatkan, dilakukan identifikasi prinsip organisasi SI/TI yang sesuai dengan visi dan arah SI/TI. Prinsip organisasi SI/TI untuk pemerintah kota Padang Panjang adalah: a.

Meminimalkan

risiko,

memiliki

personel

kedua

dengan

pengetahuan dan kemampuan sebaik personel pertama yang diidentifikasi untuk memastikan adanya backup yang tepat dan mengurangi risiko keseluruhan. b.

Sederhana, struktur organisasi SI/TI diusahakan sederhana, dengan jumlah tingkatan yang minimum. Tanggung jawab personel dan grup harus ditetapkan dan didefinisikan dengan jelas.

c.

Pembinaan, menyediakan pelatihan yang tepat sehingga personel dalam organisasi memiliki keterampilan yang dibutuhkan dan upto-date untuk pemeliharaan sistem keseluruhan. Universitas Indonesia


126

d.

Pemberdayaan, menyediakan pelatihan personel non-SI/TI agar memiliki keterampilan minimal untuk memungkinkan mereka melakukan pemeliharaan sederhana tanpa bantuan.

e.

Staffing level, membuat tingkatan staf dan struktur organisasi SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

f.

Kultur, memposisikan SI/TI menjadi bagian dalam kultur tidak hanya dalam organisasi SI/TI tapi juga organisasi bisnis. Setelah

menentukan

prinsip

organisasi

SI/TI,

selanjutnya

mengidentifikasi kemampuan yang dibutuhkan dari personel yang ada dalam organisasi untuk masa yang akan datang. Kemampuan itu menyeimbangkan area leadership, technical, dan business knowledge yang akan mengarahkan kepada optimalisasi sumber daya dari sisi personel. Kriteria kemampuan yang perlu dimiliki dari masing-masing area adalah: a.

b.

c.

Leadership, memiliki kemampuan: □

Komunikasi

□

Berpengaruh

□

Pengampilan keputusan

□

Kerjasama tim

□

Pemasaran

□

Pengembangan personel

□

Mengelola perubahan

□

Kualitas

Technical, memiliki kemampuan: □

Komponen infrastruktur

□

Peralatan pengembangan

□

Arsitektur

Business Knowledge, memiliki kemampuan: □

Pengetahuan mengenai eksternal pemerintahan

□

Pengetahuan proses bisnis dan masyarakat

□

Prinsip dan filosofi organisasi



127

7.2.4. Prinsip Proses SI/TI Berdasarkan visi dan arah SI/TI yang telah didapatkan, dilakukan identifikasi prinsip proses dalam organisasi SI/TI yang sesuai dengan visi dan arah SI/TI. Prinsip proses organisasi SI/TI untuk pemerintah kota Padang Panjang adalah: a.

Efisiensi dan efektivitas, proses SI/TI didesain untuk efisiensi dan efektivitas secara menyeluruh dalam pelayanan

b.

Sederhana, proses SI/TI didesain untuk mengeliminir pemborosan dan menyederhanakan keseluruhan proses pelayanan

c.

Responsif, proses SI/TI didesain agar responsif untuk melayani kebutuhan

d.

Best practice, organisasi menggunakan best practice dalam pelayanan di seluruh proses SI/TI

7.3. Membangun Proyek SI/TI Proses ketiga membangun proyek SI/TI bertujuan untuk membangun proyek SI/TI dengan lebih spesifik, dengan keluaran nya adalah proyek aplikasi bisnis, proyek infrastruktur TI, proyek organisasi SI/TI dan proyek proses SI/TI. Masukan dari proses ini adalah kebutuhan informasi utama dari bisnis, implikasi bisnis dengan SI, kemudian keluaran dari proses sebelumnya yaitu visi dan arah SI/TI sebagai acuan, dan dalam kerangka prinsip pembangunan proyek SI/TI yang didapatkan dari proses membangun rencana SI/TI. 7.3.1. Proyek Aplikasi Bisnis Aplikasi bisnis keseluruhan disusun berdasarkan kebutuhan informasi dan implikasi sistem informasi terhadap aktivitas bisnis yang telah dianalisis pada tahap visioning. Hasil analisis keduanya diakomodir untuk mendapatkan perspektif menyeluruh mengenai aplikasi bisnis yang sesuai untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi serta mendukung kepada proses bisnis dan aktivitas di dalam organisasi. Universitas Indonesia


128

a.

Aplikasi bisnis berdasarkan kebutuhan informasi Aplikasi bisnis berdasarkan kebutuhan informasi dibangun dari hasil analisis kebutuhan informasi yang dipetakan pada subbab 5.2.3 dan untuk mencapai tujuan SI/TI pada subbab 7.1.3, di dalam koridor prinsip-prinsip aplikasi bisnis rencana SI/TI yang telah dikembangkan pada subbab 7.2.1.

a. b. c. a. b. c. d. e. a. b. a. b. c. d. e. f. a. b.

Tabel 7.1. Aplikasi misi pendidikan Tujuan SI/TI Kebutuhan Informasi Data hasil penilaian pembelajaran siswa I-1 terpadu I-3 Data dan informasi siswa, sekolah, sarana dan prasana Data dan informasi forum kajian Islam Data sarana dan prasarana PAUD I-1 Data anak dan tenaga pendidik PAUD I-3 Data dan informasi kompetensi penyelenggara dan tenaga pendidik PAUD Data dan informasi hasil pemantauan dan evaluasi kualitas pelayanan PAUD Data bahan pembelajaran bermuatan Islami dan lokal Data penggunaan TIK dalam pembelajaran di I-2 tiap tingkatan sekolah Data sarana belajar berbasis TIK di tiap tingkatan sekolah Informasi pelaksanaan diklat dan sertifikasi I-1 guru Data penghasilan dan tambahan penghasilan guru Data kelompok kerja guru Data guru dan kualifikasinya Data sarana dan prasarana sekolah Informasi materi kurikulum bermuatan internasional Data dan informasi kelompok seni budaya I-5 dan kegiatannya Data lembaga adat dan kegiatannya

Solusi SI/TI SI Pendidikan SI Kajian Islam

SI Pendidikan SI Monev Pendidikan

SI Pendidikan SI Katalog Barang Daerah SI Diklat SI Gaji Honorarium SI Pendidikan SI Pengelolaan Barang Daerah

SI Pariwisata



129

Tabel 7.2. Aplikasi misi kesehatan Tujuan SI/TI Kebutuhan Informasi a. Data dan informasi tingkat kepuasan layanan kesehatan RSUD b. Data kunjungan pasien c. Data penerapan standar pelayanan kesehatan RSUD d. Data dan informasi kesehatan perorangan terintegrasi dan menyeluruh e. Data dan informasi tingkat kepuasan layanan kesehatan masyarakat f. Data hasil monitoring dan evaluasi pelayanan kesehatan g. Data kualifikasi tenaga kesehatan h. Data pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan i. Data sarana dan prasarana kesehatan j. Data ketersediaan obat a. Data dan informasi sosialisasi dan pelaksanaan program penerapan perilaku hidup bersih dan sehat b. Data dan informasi kesehatan ibu dan anak terintegrasi c. Data dan informasi penyakit dan pola penyebarannya d. Data dan informasi asupan gizi masyarakat e. Data posyandu lansia

II-1 II-3

SIM Rumah Sakit SI Kesehatan SI Kependudukan

II-1 II-3

SIM Puskesmas SI Monev Kesehatan SI Kepegawaian SI Diklat SI Katalog Barang Daerah SI Obat Daerah

II-1 II-3

SI Kesehatan SI Ibu Anak SI PM & PTM SI Gizi

Tabel 7.3. Aplikasi misi perekonomian Tujuan SI/TI Kebutuhan Informasi a. b. c. d. e. a. b. c. d. e.

Data dan informasi perdagangan Data dan informasi hotel, restoran dan kuliner Data dan informasi industri barang dan jasa Informasi pariwisata, pendidikan dan kesehatan Data even pariwisata, seni dan budaya Data organisasi pemberdayaan masyarakat Data keluarga miskin dan pengangguran Informasi program penanggulangan keluarga miskin dan penggangguran Data dan informasi ketenagakerjaan Informasi industri pertanian, perdagangan dan jasa

Solusi SI/TI

Solusi SI/TI

III-1

Portal Potensi Daerah SI Industri Perdagangan SI Pariwisata

III-2

SI Perijinan SI n-GO SI JPS SI Naker SI Pertanian, Peternakan, Perkebunan SI Industri Perdagangan



130 Tabel 7.3. Aplikasi misi perekonomian (sambungan) Tujuan SI/TI Solusi SI/TI Kebutuhan Informasi a. Data UMKM bidang kerajinan dan makanann ringan b. Data dan informasi sentra produksi dan produsen kulit c. Data dan informasi sentra produksi dan produsen agribisnis

III-3

a. Data kerjasama daerah b. Data dan informasi peluang investasi c. Data dan informasi perekonomian swasta di daerah d. Data dan informasi promosi investasi

III-3 III-4

a. Data lembaga keuangan mikro/koperasi b. Data lembaga ekonomi syariah c. Data sentra ekonomi dan produk spesifik

III-3

a. Data penggunaan dokumen pengelolaan lingkungan pada setiap pembangunan b. Data dan informasi pelaksanaan program kali bersih (Prokasih)

III-5

SI Koperasi dan UMKM SI Industri Perdagangan SI Pertanian, Peternakan, Perkebunan SI Kolaborasi dan Koordinasi SI Bisnis dan Investasi SI Industri Perdagangan Portal Potensi Daerah SI Koperasi dan UMKM SI Bisnis dan Investasi SI Industri Perdagangan SI Tata Ruang dan LH

Tabel 7.4. Aplikasi misi pemerintahan Tujuan SI/TI Kebutuhan Informasi a. Data sarana dan prasarana pemerintahan b. Data dan informasi pelayanan publik berbasis TIK c. Data pendidikan dan pelatihan SDM untuk pelayanan publik d. Data dan informasi aduan masyarakat dan tindak lanjutnya e. Informasi penerapan standar pelayanan masyarakat f. Informasi penataan perda tentang organisai perangkat daerah g. Informasi tatalaksana organisasi dan koordinasinya h. Data dan informasi koordinasi perangkat daerah i. Informasi penerapan sistem administrasi dan kearsipan yang efektif dan efisien j. Data dan informasi hasil pengawasan beserta sistem pendukungnya k. Data dan informasi aparatur

Solusi SI/TI SI Sarana dan Prasarana Portal Informasi Umum dan Pemerintahan SI Diklat SI Pengaduan Masyarakat SI Regulasi SI Kolaborasi dan Koordinasi SI Arsip Digital SI Audit SI Kepegawaian SI Gaji Honorarium SI Monev Pelaporan

IV-1 IV-2



131 Tabel 7.4. Aplikasi misi pemerintahan (sambungan) Kebutuhan Informasi

Tujuan SI/TI

l. Data penghasilan dan tambahan penghasilan aparatur m. Data pengawasan internal, monitoring dan evaluasi pelaporan. n. Data tindak lanjut temuan o. Data dan informasi partisipasi masyarakat dan media massa sebagai sosial kontrol dalam pengawasan, akuntabilitas dan transparansi pemerintahan a. Data dan informasi partisipasi masyarakat di musrenbang b. Data pelatihan dan peningkatan kompetensi masyarakat c. Data lembaga kemasyarakatan d. Data dan informasi program pemberdayaan masyarakat dalam pembangunan e. Data program peningkatan SDM dan pemberdayaan perempuan serta perlindungan f. Data lembaga dan program perlindungan perempuan dan anak a. Data dan informasi permasalahan strategis dan potensi kerawanan di masyarakat b. Data dan informasi penyakit masyarakat dan gangguan kamtibmas c. Data pelaksanaan siskamling di tiap kelompok masyarakat

b.

Solusi SI/TI

IV-3

SI Perencanaa Pembangunan Daerah SI Diklat SI n-GO SI Pengaduan Perempuan dan Anak

IV-4

SI JPS

Aplikasi berdasarkan Value Chain Berdasarkan kepada hasil analisis value chain dan implikasi bisnis yang telah dipetakan pada subbab 5.2.1, dibangun aplikasi bisnis yang sesuai dengan proses dan aktivitas bisnis pemerintah kota Padang Panjang. Pemetaan ini tidak termasuk kebutuhan aplikasi berdasarkan aktivitas yang sudah bisa dipetakan di proses pemetaan kebutuhan aplikasi berdasarkan kebutuhan informasi di tahap sebelumnya seperti aktivitas pelayanan.

Tabel 7.5. Aplikasi berdasarkan aktivitas Implikasi SI Solusi SI/TI SI Perencanaan Pembangunan Perencanaan: aktivitas ini memanfaatkan sistem Daerah informasi geografis sebagai sumber bahan SI Manajemen Data tambahan dari perencanaan pembangunan. Pembangunan Informasi lainnya tersedia dalam format digital dan kertas Universitas Indonesia


132 Tabel 7.5. Aplikasi berdasarkan aktivitas (sambungan) Implikasi SI Operasional: pada beberapa area aktivitas operasional sudah memanfaatkan SI/TI sebagai pendukung aktivitas nya, seperti penggunaan aplikasi pengolah kata, pengolah angka pada administrasi, pembukuan dan persuratan Pelayanan: pada beberapa area aktivitas pelayanan sudah memanfaatkan SI/TI untuk pelayanan kesehatan, pendidikan, kependudukan dan layanan lainnya Monitoring dan pelaporan: aktivitas ini masih menggunakan proses manual, walau data dan informasi tersedia dalam format digital dan kertas Evaluasi, penelitian dan pengembangan: aktivitas ini masih menggunakan proses manual, walau data dan informasi tersedia dalam format digital dan kertas Kepegawaian: sudah menggunakan aplikasi untuk pengolahan dan pengelolaan data dan informasi. Pengumpulan data dalam format digital dan kertas. Keuangan: sudah menggunakan aplikasi sepenuhnya untuk pengolahan dan pengelolaan keuangan. Kearsipan: pengumpulan masih menggunakan manual atau kertas. Koordinasi: aktivitas ini belum memanfaatkan teknologi informasi. Teknologi informasi: aktivitas ini sudah menggunakan teknologi informasi dalam proses bisnisnya sebagai pengelola SI/TI. Pengadaan perlengkapan: aktivitas ini hampir sepenuhnya menggunakan aplikasi dalam proses bisnisnya dengan layanan pengadaan yang dilakukan secara elektronik. c.

Solusi SI/TI Katalog Hukum dan HAM Surat Elektronik

--

SI Pengelolaan dan Monev Program Kegiatan SI Monev dan Informasi Pembangunan SI Manajemen Pembangunan SI Kepegawaian

SI Keuangan SI Pendapatan SI Perpajakan Retribusi SI Arsip Digital SI Pendukung Keputusan SI Kolaborasi dan koordinasi Web Portal

SI Pengadaan Secara Elektronik

Portfolio aplikasi bisnis Pembuatan portofolio aplikasi bisnis pada tahap ini bertujuan untuk memetakan posisi rencana proyek aplikasi dalam proses bisnis dan penilaian kontribusinya terhadap bisnis. Pemetaan ini akan mengklasifikasikan

aplikasi

ke

dalam

empat

grid,

untuk

memastikan aplikasi dikelola sesuai dengan posisi dan kontribusi yang diharapkan bisa didapatkan.



133

Tabel 7.6. Portofolio rencana proyek aplikasi yang akan datang Strategic High Potential a. SI Pendidikan

a. SI Obat Daerah

b. SI Kesehatan

b. SI Ibu Anak

c. SIM Rumah Sakit

c. SI Gizi

d. SIM Puskesmas

d. SI PM & PTM e. Portal Informasi Umum dan Pemerintahan f. Portal Potensi Daerah g. Web Portal Daerah h. SI Pariwisata i. SI Pertanian, Peternakan, Perkebunan j. SI Bisnis dan Investasi k. SI Industri Perdagangan l. SI Pengaduan Masyarakat m. SI Pendukung Keputusan

Key operational

Support

a. SI Pengadaan Secara Elektronik

a. SI Kepegawaian

b. SI Keuangan

b. SI Arsip Digital

c. SI Gaji Honorarium

c. SI Katalog Barang Daerah

d. SI Pendapatan

d. SI Pengelolaan Barang Daerah

e. SI Perpajakan Retribusi

e. SI Kajian Islam

f. SI Kependudukan

f. SI n-GO

g. SI Sarana dan Prasarana

g. SI Regulasi

h. SI Perencanaan Pembangunan Daerah

h. SI Pengaduan Perempuan dan Anak

i. SI Manajemen Pembangunan

i. Katalog Hukum dan HAM

j. SI Pengelolaan dan Monev Program

j. SI Diklat

Kegiatan

k. SI Kolaborasi dan Koordinasi

k. SI Monev dan Informasi Pembangunan l. SI Tata Ruang dan LH l. SI Monev Pendidikan

m. SI Naker

m. SI Monev Kesehatan

n. SI JPS

n. SI Monev Pelaporan

o. SI Koperasi dan UMKM

o. Surat Elektronik p. SI Perijinan q. SI Audit Universitas Indonesia


134

d.

Analisis kesenjangan Analisis kesenjangan dilakukan untuk memetakan aplikasi kondisi sekarang (existing) dengan aplikasi masa yang akan datang. Dari hasil pemetaan dilakukan analisis kesenjangan kondisi aplikasi dan rencana

yang

dilakukan

dengan

aplikasi

apakah

tetap

dipertahankan (retain), diganti dengan aplikasi baru atau dilakukan pengembangan (remove/upgrade),ditambahkan (add) atau tidak digunakan lagi (remove). Sebagai keluaran dari hasil analisis ini adalah gambaran dari aplikasi yang akan digunakan pada masa yang akan datang dan portofolio aplikasi sesudah analisis kesenjangan. Pada Tabel 7.7 dapat dilihat hasil pemetaan kondisi aplikasi dan hasil analisis kesenjangan yang dilakukan dan pada Tabel 7.8 portofolio aplikasi sesudah analisis kesenjangan. e.

Aliran Informasi Setelah didapatkan hasil pemetaan aplikasi yang akan digunakan dimasa yang akan datang, berikutnya dibuat aliran informasi dari aplikasi tersebut. Aliran informasi ini menggambarkan bentuk komunikasi data dan informasi yang diinginkan antara aplikasi yang satu dengan aplikasi lain. Pada Gambar 7.1 dapat dilihat aliran informasi dari aplikasi masa depan pada pemerintah kota Padang Panjang.

f.

Matrik aplikasi Setelah didapatkan aliran informasi, selanjutnya dibuat matriks yang

menggambarkan

keterkaitan

antara

aplikasi

dengan

kelompok data berdasarkan aktivitas dalam pemerintahan. Bentuk keterkaitannya adalah kewenangan aplikasi dalam mempergunakan kelompok data tersebut yang dapat mempengaruhi aplikasi itu sendiri. Matrik yang digunakan adalah model matrik CRUD (create,read,update,delete). Pada Tabel 7.8 dapat dilihat matrik CRUD yang menggambarkan kewenangan aplikasi masa akan datang di pemerintah kota Padang Panjang terhadap kelompok data yang berdasarkan kepada aktivitas di pemerintahan tersebut. Universitas Indonesia


135

Tabel 7.7. Analisis kesenjangan



136

Tabel 7.8. Portofolio aplikasi yang akan datang



137

Gambar 7.1. Aliran Informasi



138

Tabel 7.9. Matriks aplikasi dengan aktivitas (kelompok data)



139

Agar proyek pengembangan aplikasi bisnis tetap sesuai dengan prinsipprinsip aplikasi bisnis yang telah dibangun pada tahap rencana SI/TI pada subbab 7.3.1 dan sesuai dengan misi dan tujuan SI/TI untuk pencapaian misi dan tujuan bisnis, maka pengembangan proyek aplikasi harus dilakukan dengan prinsip: a.

Menggunakan bahasa pemograman yang standar dan tersedia umum di pasaran, dalam melakukan pengembangan aplikasi, web portal atau untuk database untuk memenuhi prinsip integrasi dan interoperabilitas. Terpenuhinya prinsip integrasi yaitu data dan informasi yang dihasilkan dari semua aplikasi bisa disimpan dalam satu lokasi yang sama untuk menghindari duplikasi. Integrasi akan lebih mudah dilakukan jika bahasa pemograman yang digunakan dalam pengembangan aplikasi sama.

b.

Seperti halnya untuk memenuhi prinsip integrasi, penggunaan bahasa pemograman yang standar dan tersedia umum di pasaran, dalam melakukan pengembangan aplikasi, web portal atau untuk database

akan

sesuai

dengan

prinsip

interoperabilitas.

Terpenuhinya prinsip interoperabilitas jika aplikasi atau portal yang dibangun bisa berinteraksi langsung dengan aplikasi lain. Interoperabilitas akan akan lebih mudah dilakukan jika bahasa pemograman yang digunakan dalam pengembangan aplikasi sama. c.

Aplikasi harus dirancang dan dikembangkan agar memiliki skalabilitas yang tinggi, sehingga memudahkan jika di masa depan dibutuhkan upgrade pada aplikasi agar tetap sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis organisasi. Untuk itu, semua kode sumber dari aplikasi yang dikembangkan harus disimpan pada organisasi SI/TI dan sehingga prosedur upgrade tidak bergantung kepada pengembang awal.

d.

Walau tidak semua aplikasi perlu dibuat dalam platform web based, bagi aplikasi yang akan digunakan untuk proses bisnis yang berkaitan dengan seluruh SKPD, aplikasinya harus dibuat dalam Universitas Indonesia


140

platform web based dan desktop. Konsep pengembangan yang disarankan adalah dengan menggunakan web service, yang mempunyai kemampuan mempertukarkan data dalam format XML dengan aplikasi lain menggunakan web. Format XML juga bisa digunakan untuk melakukan integrasi dan interoperabilitas dari aplikasi yang sudah dibangun dalam format bahasa pemograman yang berbeda. e.

Aplikasi yang dibangun harus memiliki graphical user interface atau tampilan antarmuka yang user friendly atau mudah digunakan dan menyampaikan informasi dengan cara yang bisa dimengerti, disebabkan tidak semua pengguna aplikasi memiliki pengalaman atau terbiasa dengan penggunaan aplikasi atau komputer. Menyeimbangkan teks dengan objek visual atau animasi pada aplikasi merupakan salah cara untuk membangun aplikasi yang mudah digunakan, dan ini sesuai dengan prinsip usabilitas.

f.

Sebagai instansi pemerintahan yang tentunya memiliki data dan informasi yang kritis dan penting, aplikasi harus dibangun dengan tingkat keamanan tinggi, meminimalkan bugs atau celah yang bisa dieksploitasi oleh hacker atau cracker yang bisa menimbulkan ancaman pada kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data dan informasi.

g.

Aplikasi yang dibangun harus mempunyai reliabilitas yang baik dengan tingkat ketersediaan tinggi mengingat beberapa aplikasi memiliki posisi strategis dalam proses bisnis, sehingga jika terjadi kegagalan

pada

menghentikan

aplikasi

proses

akan

bisnis

mengganggu

pada

beberapa

atau

bahkan

layanan

di

pemerintahan. h.

Selain untuk mendukung penggunaan software open source seperti yang dideklarasikan pemerintah pusat dengan Indonesia, go open source! atau IGOS, penggunaan software open source juga Universitas Indonesia


141

memiliki kelebihan dari sisi stabilitas, legalitas, keamanan, bugs atau error yang lebih cepat ditemukan dan bisa menghemat biaya karena banyak tersedia gratis. Untuk itu, dalam penggunaan aplikasi atau software yang tidak membutuhkan spesifikasi khusus tertentu

dalam

pengembangan

atau

penggunaannya

maka

diharuskan menggunakan software open sources. 7.3.2. Proyek Infrastruktur TI Proyek infrastruktur TI dibangun untuk mendukung pencapaian visi dan misi SI/TI yang bertujuan kepada pencapaian visi dan misi bisnis pemerintah kota Padang Panjang serta untuk mendukung implementasi dari proyek aplikasi bisnis yang telah direncanakan. Perencanaan pembangunan infrastruktur ini juga dirancang memenuhi prinsip-prinsip infrastruktur yang telah dikembangkan pada proses membangun rencana SI/TI pada subbab 7.2.2 yaitu prinsip skalabilitas, ketersediaan, keamanan, integrasi dan sederhana. Sebagaimana yang telah dibahas pada subbab 1.2.1 mengenai analisis permasalahan, yang menjadi permasalahan mendasar pada infrastruktur TI pemerintah kota Padang Panjang adalah permasalahan reliabilitas

dan

keamanan.

Berdasarkan

hal

tersebut,

proyek

infrastruktur difokuskan pada tujuan untuk meningkatkan reliabilitas dan ketersediaan dari jaringan TI dan meningkatkan keamanan dari aset kritis dan penting dari proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang. a.

Komputer Kondisi lingkungan komputer di pemerintah Padang Panjang memiliki permasalahan dari segi keamanan perangkat komputer sendiri. Sebagian besar dari komputer yang digunakan belum dipasangi antivirus atau tidak di update secara

berkala.

Permasalahan ini muncul karena kurangnya kesadaran dari pengguna terhadap keamanan komputer.



142

Sesuai dengan prinsip-prinsip infrastruktur TI mengenai ketersediaan dan keamanan, maka solusi untuk permasalahan ini adalah dengan melakukan sosialisasi dan penerapan regulasi serta prosedur penggunaan antivirus, yang lebih jelasnya akan dibahas pada tahap penyusunan proyek proses SI/TI. Fakta bahwa masih banyaknya komputer berusia di bawah tiga tahun sebagaimana yang dapat dilihat pada subbab 6.1.2 dan Gambar 6.3, akan mendukung kepada rencana pengembangan implementasi sistem informasi seperti yang direncanakan, dan ini sesuai dengan prinsip skalabilitas, jika dilakukan implementasi SI/TI yang menyeluruh. b.

Server Kondisi lingkungan server di pemerintah kota Padang Panjang saat ini berkaitan dengan permasalahan keamanan dari aset data dan informasi. Sesuai dengan prinsip skalabilitas, keamanan, ketersediaan

dan

integrasi,

untuk

mengurangi

munculnya

kerawanan dan terjadinya ancaman pada aset-aset kritis dan penting seperti

data

dan

informasi

tersebut,

penulis

merancang

pembangunan pusat data atau data center. Penggabungan server yang sebelumnya terpisah dan di sebagian besar ditempatkan di lokasi atau ruangan dengan keamanan minim ke dalam satu pusat data bersama, diharapkan meminimalisir peluang timbulnya kerawanan dan terwujudnya ancaman. Data center juga menjadi solusi untuk optimalisasi penggunaan server untuk proses bisnis seperti mengalihfungsikan server yang sebelumnya multifungsi menjadi server khusus mail, FTP, basis data dan lainnya. Selain itu untuk meningkatkan keamanan dari kemungkinan penyusupan atau akses tidak sah ke dalam jaringan ditambahkan firewall, intruder prevention system (IPS), intruder detection system (IDS) di jaringan internal data center.



143

c.

Jaringan Dari gambar topologi jaringan TI keadaan sekarang di pemerintah kota Padang Panjang sebagaimana yang terdapat pada Gambar 6.6, dapat dilihat hampir seluruh SKPD terkoneksi dengan menggunakan Terrestrial Microwave sebagai media transmisi. Dari observasi lapangan dan studi literaratur yang penulis lakukan permasalahan reliabilitas yang rendah dari jaringan tersebut di sebabkan kesalahan dalam pemilihan Terrestrial Microwave sebagai media transmisi. Sebagaimana yang disampaikan oleh Hardiyanto (2009), bahwa kelemahan dari transmisi microwave yaitu mudah terganggu gelombang lain, keharusan line of sight, dan mudah terpengaruh oleh tingkat kelembaban yang tinggi. Semua kelemahan ini tereksploitasi di jaringan Terrestrial Microwave kota Padang Panjang karena kecilnya wilayah kota dengan jumlah pemancar swasta yang banyak, kontur tanah yang berbukit dan curah hujan yang tinggi sebagaimana dapat dilihat pada subbab 4.1 mengenai profil kota Padang Panjang. Selain itu transmisi microwave juga memiliki kerawanan dari sisi keamanan dimana transmisi data bisa di intersepsi atau disadap di dalam jalur transmisi. Berdasarkan hal tersebut di atas, di dalam perencanaan proyek infrastruktur TI untuk masa yang akan datang, dengan dukungan

anggaran

belanja

komputer

yang

cukup

besar

sebagaimana dapat dilihat pada Tabel 6.2 dan sesuai dengan prinsip skalabilitas,

keamanan,

ketersediaan

dan

integrasi,

penulis

mengganti transmisi infrastruktur jaringan TI dengan menggunakan media kabel fiber optic sebagai backbone. Penggunaan kabel fiber optic diharapkan meningkatkan reliabilitas dan ketersediaan dari infrastruktur jaringan TI masa akan datang karena penggunaannya tidak terpengaruh oleh faktor pemancar lain, kontur tanah dan cuaca, dan akan lebih meningkatkan keamanan data. Universitas Indonesia


144

Gambar 7.2. Topologi jaringan TI yang akan datang Universitas Indonesia


145

Jaringan transmisi microwave tetap dipertahankan dan dijadikan sebagai back-up dari jaringan utama. Pada Gambar 7.2 dapat dilihat gambar topologi jaringan dan infrastruktur TI di masa yang akan datang di pemerintah kota Padang Panjang. Untuk lebih meningkatkan kehandalan dan ketersediaan sistem, dirancang penambahan disaster recovery center (DRC) seperti yang dijelaskan di subbab 6.2.1, sebagai redudansi dari aset kritis dan penting jika terjadi bencana alam maupun bencana yang disengaja yang mengakibatkan gangguan atau pemutusan pada layanan di pusat data. Dengan semakin membaiknya standar pelayanan yang bisa diberikan oleh vendor penyedia layanan teknologi cloud computing, maka untuk DRC dari pusat data pemerintah kota Padang Panjang, direncanakan memanfaatkan teknologi tersebut. Untuk koneksi dari DRC ke pusat data dirancang menggunakan virtual private network (VPN), agar lebih terjaminnya keamanan data dan informasi dari kemungkinan intrusi oleh pihak yang tidak berhak. Berikut rincian proyek infrastruktur SI/TI yang direncanakan: a.

Pembangunan pusat data atau data center dengan menggabungkan server-server yang terpencar ke dalam satu lokasi yang tepat

b.

Penggunaan antivirus server, IPS dan IDS untuk meningkatkan keamanan pusat data

c.

Penggantian media transmisi jaringan dengan menggunakan kabel fiber optic sebagai backbone, dan menggunakan transmisi lama terrestrial microwave sebagai back-up

d.

Penambahan

DRC

sebagai

redudansi

pusat

data

dengan

menggunakan Cloud DRC melalui jasa vendor atau pihak ketiga penyedia teknologi cloud computing yang dikoneksikan ke pusat data dengan menggunakan koneksi VPN



146

7.3.3. Proyek Organisasi SI/TI Dari struktur organisasi SI/TI saat ini yang dipaparkan pada subbab 6.1.3 dan Gambar 6.7, jumlah personil yang sedikit dan posisi organisasi SI/TI yang rendah di level manajemen, menjadi salah satu penyebab minimnya program dan kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan implementasi SI/TI di kota Padang Panjang seperti yang di analisis pada subbab 6.2.2. Pengembangan organisasi SI/TI diperlukan untuk mengelola aplikasi dan infrastruktur SI/TI di masa depan yang bertujuan untuk pencapaian misi dan tujuan bisnis, disusun dengan mengacu kepada prinsip-prinsip organisasi SI/TI seperti yang telah di petakan pada subbab 7.2.3. Dari pemetaan portofolio aplikasi di masa yang akan datang sebagaimana digambarkan pada Gambar 7.6, posisi beberapa aplikasi yang menempati kuadran strategic dalam McFarlan Strategic Grid berdasarkan posisinya terhadap bisnis, dapat dilihat kalau penggunaan aplikasi pada pemerintahan kota Padang Panjang direncanakan menjadi salah satu faktor penentu dalam kesuksesan pencapaian tujuan dan sasaran kota Padang Panjang. Berdasarkan kepada misi dan tujuan SI/TI berikut perencanaan proyek penyusunan struktur organisasi dan tata kerja untuk organisasi SI/TI yang dibangun dalam kerangka prinsip-prinsip organisasi SI/TI yang telah dipetakan pada tahap sebelumnya: a.

Memiliki lebih dari satu personel dengan kapabilitas sama untuk memastikan adanya backup yang tepat dan mengurangi risiko keseluruhan, yang sesuai dengan prinsip meminimalkan risiko. Dengan minimnya jumlah personel sebagaimana dapat dilihat subbab 6.1.3, diperlukan penambahan dengan kualifikasi dan kapabilitas sesuai kebutuhan. Permasalahan keamanan menjadi salah satu sisi yang harus menjadi perhatian khusus berkaitan Universitas Indonesia


147

dengan rencana proyek infrastruktur untuk membuat sebuah pusat data yang menjadi lokasi penempatan semua aset data dan informasi yang kritis dan penting. Penambahan personel dengan kualifikasi dan kapabilitas untuk bidang keamanan informasi dan penambahan bidang tata kerja dalam struktur organisasi SI/TI dengan tanggung jawab keamanan akan menjadi bagian dari susunan struktur proyek organisasi SI/TI yang akan datang. b.

Susunan struktur organisasi SI/TI yang akan datang diusahakan sederhana, dengan jumlah tingkatan yang minimum yang sesuai dengan prinsip sederhana. Selain itu tanggung jawab dari masingmasing personel dan grup harus ditetapkan dan didefinisikan dengan jelas. Untuk menjamin proyek sistem informasi dan pembangunan infrastruktur TI sesuai rencana dan memiliki keluaran yang selaras dengan kebutuhan bisnis dari pemerintah kota Padang Panjang, maka dalam struktur organisasi SI/TI akan ditambahkan bidang tata kerja dengan tanggung jawab pengelolaan infrastruktur TI dan pengelolaan sistem informasi dengan tanggung jawab masing-masing. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan terjadinya tumpah tindih tanggung jawab, karena tugas pokok dan fungsinya sudah di definisi dengan jelas dan terstruktur. Definisi dan pembagian tugas yang jelas akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari penggunaan sumber daya aparatur, sehingga struktur organisasi SI/TI pun bisa disusun dalam bentuk yang ringkas dan sederhana.

c.

Menyediakan pelatihan yang tepat sehingga personel dalam organisasi memiliki keterampilan yang dibutuhkan dan up-to-date untuk pemeliharaan sistem keseluruhan yang sesuai dengan prinsip pembinaan. Bagi organisasi SI/TI pembinaan bertujuan untuk meningkatkan kualifikasi dan kapabilitas dari personel dalam organisasi SI/TI yang akan meningkatkan realibilitas dan ketersediaan dari SI/TI. Reliabilitas dan ketersediaan merupakan Universitas Indonesia


148

kebutuhan utama melihat posisi sistem informasi yang strategis dan menjadi kunci dalam mendukung pencapaian tujuan proses bisnis pemerintah kota Padang Panjang. Proses pembinaan membutuhkan kepemimpinan SI/TI yang didukung oleh rencana program dan kegiatan yang tepat dalam organisasi SI/TI. Untuk mengakomodasi hal tersebut, dalam susunan struktur organisasi SI/TI akan ditambahkan bidang tata kerja yang memiliki tanggung jawab pengelolaan program dan kegiatan organisasi SI/TI. d.

Menyediakan

pelatihan

personel

non-SI/TI

agar

memiliki

keterampilan minimal untuk memungkinkan mereka melakukan pemeliharaan sederhana tanpa bantuan yang sesuai dengan prinsip pemberdayaan. Hal ini berarti organisasi SI/TI juga memiliki tanggung jawab pembinaan personel non-SI/TI yang ada di SKPD, yang bertujuan agar SKPD memiliki kemampuan untuk mengatasi kendala atau permasalahan ringan pada SI/TI masing-masing. Untuk itu dalam susunan struktur organisasi SI/TI akan ditambahkan bidang tata kerja yang memiliki tanggung jawab pemberdayaan dan sekaligus menjadi general support untuk kendala atau permasalahan ringan yang dihadapi. e.

Dalam rencana penyusunan struktur organisasi SI/TI yang baru memiliki tingkatan staf dan struktur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis yang sesuai dengan prinsip staffing level. Pada struktur organisasi pemerintah kota Padang Panjang saat ini sebagaimana dapat dilihat pada subbab 6.1.3, organisasi SI/TI menempati posisi eselon rendah dalam level manajemen di pemerintahan. Hal ini menyebabkan minimnya peran dari organisasi SI/TI dalam perencanaan pembangunan kota yang secara tidak langsung berkaitan dengan minim nya program dan kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan implementasi SI/TI. Dengan posisi sistem informasi yang menjadi salah satu faktor penentu dalam pencapaian tujuan bisnis pemerintah kota Padang Panjang, dan rencana Universitas Indonesia


149

pengembangan infrastruktur TI pendukungnya, organisasi SI/TI yang ada sekarang menjadi tidak sesuai. Untuk itu dibutuhkan organisasi SI/TI dengan kapabilitas lebih besar dengan peningkatan posisi dalam level manajemen di pemerintahan kota Padang Panjang. f.

Memposisikan SI/TI menjadi bagian dalam kultur tidak hanya dalam organisasi SI/TI meningkatkan

awareness

tapi juga organisasi dari

pengguna,

bisnis

akan

kerjasama

tim,

komunikasi dan produktivitas masing-masing organisasi, ini sesuai dengan prinsip kultur. Pada Gambar 7.1 dapat dilihat rencana susunan struktur organisasi SI/TI dari pemerintah kota Padang Panjang yang sesuai untuk pencapaian misi dan tujuan SI/TI yang dibangun dalam kerangka prinsip-prinsip organisasi SI/TI sesuai rencana SI/TI:

Kantor Teknologi Informasi dan Komunikasi

Sekretariat

Seksi Infrastruktur Teknologi Informasi

Seksi Sistem Informasi

Gambar 7.3. Struktur Organisasi SI/TI Dari Gambar 7.3, perubahan mendasar dari struktur organisasi SI/TI pada pemerintah kota Padang Panjang jika dibandingkan dengan struktur awal pada Gambar 6.7 adalah mengubah level organisasi SI/TI dari salah satu seksi dari Dinas Perhubungan dan Kominfo menjadi sebuah SKPD atau kantor sendiri. Perubahan ini akan menaikkan posisi organisasi SI/TI di level manajemen dalam pemerintahan kota Padang Panjang. Universitas Indonesia


150

Perubahan ini juga memungkinkan organisasi SI/TI menambah jumlah program dan kegiatan SI/TI diikuti dengan penambahan staf dengan tugas dan tanggungjawab yang bisa didefinisikan dengan lebih jelas. Perubahan struktur ini dibangun dengan kerangka prinsip organisasi yang telah dijelaskan sebelumnya dan bertujuan untuk mendukung pencapaian misi dan tujuan bisnis pemerintah kota Padang Panjang yang menjadi dasar dari misi dan tujuan SI/TI. Berikut tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bidang tata kerja, yaitu: a.

Kepala Kantor Teknologi Informasi dan Komunikasi, bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasi kantor Teknologi Informasi dan Komunikasi, dengan area tanggung jawab antara lain : □

Penanggung jawab perencanaan strategis dan pengembangan serta pelaksanaan implementasi SI/TI

□

Memastikan keselarasan dan kesesuaian antara perencanaan strategis dan implementasi SI/TI dengan tujuan utama dan proses bisnis

□

Membangun komunikasi yang intensif dengan sisi bisnis sebagai pengguna dan internal staf SI/TI

□

Evaluasi pelaksanaan dan perencanaan SI/TI yang kontinu

□

Fungsi koordinasi, penempatan, pembinaan, pengembangan staf dan personel

□

Pengelolaan perubahan dan performa dalam organisasi SI/TI agar tetap sesuai dengan kapabilitas dan kualitas yang dibutuhkan

b.

Seksi Infrastruktur Teknologi Informasi, bertanggung jawab akan pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur TI, dengan area tanggung jawab antara lain: □

Pengelolaan dan kontrol pengawasan infrastruktur jaringan TI beserta perangkatnya untuk memastikan reliabilitas dan ketersediaan jaringan Universitas Indonesia


151

□

Pengelolaan infrastruktur TI pada pusat data

□

Manajemen risiko dan keamanan pada jaringan TI dan pusat data

□

Pengelolaan data dan informasi serta administrasi database seperti prosedur back-up rutin.

□ c.

Koordinasi dengan vendor yang menjadi penyedia cloud DRC.

Seksi Sistem Informasi bertanggung jawab akan pengelolaan dan pemeliharaan aplikasi bisnis, dengan area tanggung jawab antara lain: □

Pengembangan aplikasi bisnis yang sesuai dengan tujuan bisnis

□

Pengelolaan dan pemeliharaan rutin aplikasi bisnis

□

Manajemen risiko dan keamanan aplikasi bisnis

□

Fungsi koordinasi dan pendampingan pada perencanaan, pengembangan dan

pemanfaatan aplikasi

bisnis

untuk

memastikan keselarasan dengan tujuan bisnis. □

Evaluasi pemanfaatan dan perencanaan aplikasi dengan kontinu sebagai masukan perencanaan akan datang

□

Koordinasi dengan sisi bisnis agar memiliki pemahaman mengenai kebutuhan bisnis untuk desain pemanfaatan aplikasi bisnis secara kontinu

d.

Sebagai organisasi pemerintahan, pemerintah kota Padang Panjang tidak bisa melepas proses dan aktivitas administrasi dalam penyusunan struktur organisasi yang baru, termasuk organisasi SI/TI. Untuk itu dalam penyusunan struktur organisasi SI/TI ditambahkan tata kerja Sekretariat sebagai pelaksana tugas pokok dan fungsi administrasi dalam organisasi.

7.3.4. Proyek Proses SI/TI Kondisi proses SI/TI yang saat ini dilakukan di organisasi SI/TI pemerintah kota Padang Panjang sebagaimana yang digambarkan pada subbab 6.1.4 yang dilanjutkan dengan penilaian dari kondisi tersebut di Universitas Indonesia


152

subbab 6.2.2 yang kemudian diikuti oleh rekomendasi solusi dari kelemahan hasil penilaian proses SI/TI di subbab 6.3.4, dapat dilihat masih banyak area proses yang membutuhkan perbaikan. Berdasarkan pemetaan kondisi, analisis dan solusi yang telah dipetakan dan dengan tujuan untuk pencapaian misi dan tujuan SI/TI, berikutnya dipetakan proyek pengelolaan proses SI/TI yang dibangun dalam kerangka prinsip proses SI/TI. Seperti yang dijelaskan pada subbab 7.2.4, prinsip dalam membangun proses SI/TI adalah efisiensi dan efektivitas, sederhana, responsif, dan best practice. Efisiensi dan efektivitas berarti proyek proses SI/TI yang dibangun harus didesain untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas yang menyeluruh dalam pelayanan. Sederhana adalah proses SI/TI didesain untuk mengeliminir pemborosan sumber daya, biaya dan waktu serta menyederhanakan keseluruhan proses dalam pelayanan. Responsif adalah proses SI/TI didesain agar responsif dan menyampaikan layanan secepat mungkin. Best practice berarti organisasi SI/TI menggunakan contoh praktik terbaik yang bisa didapatkan dari bentuk pelaksanaan dan pengelolaan proses yang telah dilakukan oleh organisasi SI/TI sejenis lain dan menghasilkan keluaran yang baik. Bentuk proyek proses SI/TI yang dihasilkan termasuk tindakan umum untuk memperbaiki kultur dalam organisasi SI/TI, perbaikan proses yang spesifik seperti pembuatan regulasi dan prosedur atau penambahan peralatan yang diperlukan.



153

Gambar 7.4. Proses SI/TI Pemerintah Kota Padang Panjang Berikut rencana proyek pengelolaan proses SI/TI yang bertujuan untuk pencapaian misi dan tujuan SI/TI dan dibangun berdasarkan prinsip-prinsip proses SI/TI: a.

Proses pengelolaan infrastruktur TI Proses pengelolaan infrastruktur TI yaitu proses yang dilakukan dalam penyimpanan, perawatan, pengelolaan, perbaikan perawatan, pemeliharaan, konfigurasi, dan pendistribusian infrastruktur TI dalam organisasi TI. Berikut proyek proses SI/TI yang dipetakan berkaitan dengan pengelolaan infrastruktur TI: □

Manajemen penyimpanan Bentuk perbaikan proses manajemen penyimpanan adalah membuat

prosedur

untuk penyimpanan dan pendataan

pemakaian peralatan infrastruktur TI. Menunjuk personel khusus yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk pelaksanaan prosedur tersebut. Menyediakan ruang khusus penyimpanan yang memiliki akses terbatas dengan kondisi yang baik dan mendukung untuk penyimpanan peralatan infrastruktur TI yang rentan terhadap kondisi ruangan. Universitas Indonesia


154

□

Manajemen ketersediaan Dengan sudah tersusunnya struktur organisasi SI/TI dengan personel dan kapabilitas yang lebih besar, bisa didefinisikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas akan reliabilitas dan ketersediaan infrastruktur TI. Menunjuk personel khusus untuk monitoring dan kontrol jaringan sehingga tindakan penanggulangan bisa dilakukan sesegera mungkin. Menyusun standar operasional prosedur (SOP) terhadap segala macam kemungkinan gangguan yang bisa muncul dan tindakan penanggulangannya untuk jadi panduan bagi staf TI. Menyusun service level agreement (SLA) dengan vendor penyedia layanan cloud computing untuk disaster recovery planning (DRC) mengenai tingkat ketersediaan layanan yang bisa diterima saat pelayanan jaringan beralih ke cloud DRC, jika terjadi gangguan pada pusat data.

□

Manajemen perubahan Menerapkan prosedur pencatatan untuk setiap konfigurasi atau penyetelan ulang pada hardware atau software yang dilakukan, sehingga tersusun log dari setiap tindakan yang dilakukan. Log membantu untuk memutuskan respon yang harus dilakukan jika terjadi gangguan dan menjadi pertimbangan terhadap rencana pengembangan.

□

Manajemen disaster recovery atau pemulihan bencana Menyusun contingency plan (CP) atau rencana pemulihan yang berisi tentang incident response plan (IRP), disaster recovery planning (DRP) dan business continuity planning (BCP) yang sudah divalidasi dan bisa dipahami oleh seluruh personel teknis dalam organisasi SI/TI. Penerapan prosedur backup rutin dan kontrak cloud DRC dengan vendor penyedia layanan, dengan kesepakatan yang disusun dalam SLA yang disetujui kedua belah pihak menjadi bagian dari CP. Universitas Indonesia


155

□

Manajemen permasalahan Mendefinisikan tugas dan tanggung jawab yang jelas bagi setiap personel yang ada dalam organisasi SI/TI sehingga setiap personel memiliki tanggung jawab tidak hanya penyelesaian gangguan tapi juga melakukan kontrol rutin dan monitoring terhadap kemungkinan muncul nya permasalahan pada area infrastruktur TI tanggung jawab masing-masing.

□

Manajemen konfigurasi dan instalasi Menyusun prosedur untuk tindakan konfigurasi dan instalasi pada perangkat infrastruktur. Menunjuk personel khusus yang melakukan kontrol dan monitoring rutin untuk konfigurasi dan kebutuhan upgrade pada peralatan yang digunakan pada infrastruktur TI.

□

Manajemen keamanan Menerapkan manajemen risiko untuk meningkatkan keamanan data dan informasi dengan penyusunan regulasi dan prosedur keamanan seperti penetapan hak akses, penambahan keamanan fisik seperti petugas keamanan dan CCTV, log aktivitas dan lainnya. Menunjuk personel internal yang memiliki kualifikasi dan kapabilitas keamanan informasi dengan tugas dan tanggung jawab khusus pada keamanan informasi dan melakukan

kontrol

monitoring

terhadap

pelaksanaan

manajemen risiko. Penerapan manajemen risiko sangat penting untuk menjamin kerahasiaan, integritas dan ketersediaan. □

Manajemen aset dan inventaris Menerapkan prosedur pencatatan dan pengontrolan rutin kondisi dan jumlah aset dan inventaris infrastruktur yang dimiliki. Melakukan koordinasi rutin dengan bidang pengelola aset yang terdapat pada Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah untuk kontrol kebutuhan dan kondisi aset inventaris infrastruktur

TI

yang

menyangkut

pada

perencanaan

pengembangan infrastruktur di masa depan. Universitas Indonesia


156

b.

Proses pengelolaan aplikasi bisnis Proses pengelolaan aplikasi bisnis yaitu proses yang dilakukan dalam pemahaman kebutuhan bisnis akan aplikasi, aplikasi rancangan solusi, membangun dan pemeliharaan aplikasi. Berikut beberapa proses yang dipetakan berkaitan dengan pengelolaan aplikasi bisnis: □

Pemahaman kebutuhan bisnis Menyusun regulasi yang mewajibkan SKPD untuk melakukan koordinasi dengan organisasi SI/TI untuk pendampingan selama proses perencanaan pengembangan aplikasi. Sebagai organisasi yang memiliki pemahaman dari sisi bisnis dan SI/TI, koordinasi antara organisasi SI/TI dengan SKPD memastikan kebutuhan bisnis dan informasi dari SKPD bisa dipahami dengan baik oleh vendor pengembang.

□

Rancangan dan membangun aplikasi solusi Menambah personel yang memiliki kualifikasi dan kapabilitas di bidang perancangan dan pengembangan aplikasi. Menyusun regulasi yang mengatur mengenai kewajiban vendor untuk memberikan

laporan

kepada

organisasi

SI/TI

untuk

memastikan proses perancangan dan pembangunan aplikasi sesuai dengan perencanaan untuk kebutuhan bisnis dan informasi dari SKPD. □

Pemeliharaan aplikasi Menyusun prosedur dan regulasi mengenai konfigurasi, pemeliharaan, perbaikan dan upgrade aplikasi. Menunjuk personel khusus dengan kualifikasi dan kapabilitas di bidang aplikasi untuk melakukan pemeliharaan secara berkala.



157

c.

Proses pengelolaan sumber daya manusia dan organisasi Proses pengelolaan sumber daya manusia dan organisasi yaitu proses yang dilakukan dalam manajemen keuangan organisasi, manajemen vendor dan manajemen sumber daya manusia. □

Manajemen keuangan Proses pengelolaan keuangan di organisasi SI/TI ini tidak memerlukan perubahan karena selayaknya sebuah organisasi pemerintah, pengelolaan keuangan organisasi SI/TI sudah mempunyai struktur perencanaan, pemakaian dan pelaporan yang jelas.

□

Manajemen vendor Dalam kontrak dengan vendor selalu menetapkan SLA dengan definisi yang jelas dan bisa dipahami serta di setujui kedua belah pihak. Optimalisasi sumber daya manusia yang ada di internal organisasi, sehingga mengurangi ketergantungan kepada pihak ketiga.

□

Manajemen sumber daya manusia Mendefinisikan dan membagi tugas dan tanggung jawab dengan jelas kepada masing-masing staf sesuai dengan kapabilitas yang dimiliki. Pembagian ini agar tidak terjadi pembiaran jika terjadi permasalahan yang harus diatasi oleh personel internal SI/TI. Hal ini juga akan memperbaiki respon, efektivitas dalam menyelesaikan permasalahan.

7.3.5. Prioritas Proyek Setelah mendapatkan total keseluruhan proyek dari selanjutnya adalah menentukan prioritas proyek yang akan diimplementasikan, khususnya untuk aplikasi bisnis. Ada dua tahapan menggunakan dua metode yang akan digunakan dalam penentuan prioritas yaitu memilih aplikasi yang sudah dibagi dalam McFarlan Grid yang dapat dilihat pada Tabel 7.8 kemudian menentukan skala prioritas dengan menggunakan e-Government Priority Project Grid dari Center of eGovernment Study. Universitas Indonesia


158

Aplikasi yang mendapat prioritas pertama adalah aplikasi yang ada dalam kuadran Key Operational, karena posisi nya yang penting bagi keberlangsungan aktivitas dan proses bisnis, kemudian strategic karena posisinya

yang

penting

dalam

menentukan

keberhasilan

dan

memberikan keunggulan bisnis, kemudian support karena posisinya yang membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis dan terakhir aplikasi high potential karena posisinya yang mungkin memberikan kelebihan pada keberhasilan proses bisnis. Setelah membagi prioritas berdasarkan McFarlan Grid, selanjutnya dibagi lagi dalam skala prioritas menggunakan e-Government Priority Project Grid. Menurut Indrajit (2012) ada dua aspek yang dinilai yaitu aspek fokus pelanggan dan aspek ruang lingkup. Aspek fokus pelanggan yaitu melihat siapa yang akan menerima manfaat langsung dari aplikasi, yang terbagi menjadi dua yaitu masyarakat, atau kalangan luar pemerintahan dan internal yaitu birokrat atau kalangan dalam pemerintahan. Aspek ruang lingkup yaitu melihat batasan pengguna atau instansi yang terlibat dalam aplikasi, yang terbagi menjadi dua yaitu departmental, yang berarti penggunanya hanya instansi tertentu dan government-wide, jika penggunanya lebih dari satu instansi.

Gambar 7.5. e-Government Priority Project Grid sumber : Indrajit (2002)



159

a.

Key Operational Aplikasi yang berada di kuadran key operational adalah aplikasi yang mendapat prioritas pertama dalam implementasi proyek SI/TI. Daftar aplikasi dalam kuadran key operational tersebut kemudian dibagi lagi berdasarkan skala prioritas aplikasi terhadap aspek fokus pelanggan dan ruang lingkup dengan eGovernment Priority Project Grid. Urutan skala prioritasnya adalah pertama aplikasi yang berada di kuadran priority, kedua di quick win, ketiga di invest dan terakhir di postpone. Pada Tabel 7.10 dapat dilihat pembagian aplikasi key operational ke dalam e-Government Priority Project Grid. Tabel 7.10. Prioritas aplikasi Key Operational

b.

Strategic Aplikasi yang berada di kuadran strategic adalah aplikasi yang mendapat prioritas kedua dalam implementasi proyek SI/TI. Daftar aplikasi dalam kuadran strategic tersebut kemudian dibagi lagi berdasarkan skala prioritas aplikasi terhadap aspek fokus pelanggan dan ruang lingkup dengan e-Government Priority Project Grid.



160

Urutan skala prioritasnya adalah pertama aplikasi yang berada di kuadran priority, kedua di quick win, ketiga di invest dan terakhir di postpone. Pada Tabel 7.11 dapat dilihat pembagian aplikasi strategic ke dalam e-Government Priority Project Grid. Tabel 7.11. Prioritas aplikasi Strategic

c.

Support Aplikasi yang berada di kuadran support adalah aplikasi yang mendapat prioritas ketiga dalam implementasi proyek SI/TI. Daftar aplikasi dalam kuadran support tersebut kemudian dibagi lagi berdasarkan skala prioritas aplikasi terhadap aspek fokus pelanggan dan ruang lingkup dengan e-Government Priority Project Grid. Urutan skala prioritasnya adalah pertama aplikasi yang berada di kuadran priority, kedua di quick win, ketiga di invest dan terakhir di postpone. Pada Tabel 7.12 dapat dilihat pembagian aplikasi support ke dalam e-Government Priority Project Grid. Tabel 7.12. Prioritas aplikasi Key Support



161

d.

High Potensial Aplikasi yang berada di kuadran high potensial adalah aplikasi yang mendapat prioritas terakhir dalam implementasi proyek SI/TI. Daftar aplikasi dalam kuadran high potensial tersebut kemudian dibagi lagi berdasarkan skala prioritas aplikasi terhadap aspek fokus pelanggan dan ruang lingkup dengan eGovernment Priority Project Grid. Urutan skala prioritasnya adalah pertama aplikasi yang berada di kuadran priority, kedua di quick win, ketiga di invest dan terakhir di postpone. Pada Tabel 7.13 dapat dilihat pembagian aplikasi high potensial ke dalam e-Government Priority Project Grid. Tabel 7.13. Prioritas aplikasi high potensial



BAB VIII REKOMENDASI

Tahap terakhir, atau tahap keempat yaitu Rekomendasi, terdiri dari dua proses yaitu manajemen risiko proyek dan membangun roadmap. Proses pertama, manajemen risiko proyek bertujuan untuk memanajemen risiko yang muncul terhadap proyek dengan keluaran hasil identifikasi risiko, nilai risiko dasar, nilai risiko akhir, dan rencana mitigasi risiko. Proses kedua adalah membangun roadmap, yang bertujuan untuk mendapatkan rencana implementasi yang menggambarkan roadmap detail tentang bagaimana cara untuk berpindah dari situasi dan keadaan SI/TI saat ini ke situasi dan keadaan yang ingin dituju. 8.1. Manajemen Risiko Proyek Proses

pertama,

manajemen

risiko

proyek

bertujuan

untuk

memanajemen risiko yang muncul terhadap proyek dengan keluaran hasil identifikasi risiko, nilai risiko dasar, nilai risiko akhir, dan rencana mitigasi risiko. Masukannya adalah seluruh proyek SI/TI yang diidentifikasi dalam tahap membangun proyek SI/TI dan dianalisis dengan menggunakan metode risk analysis. Penilaian tingkat risiko dilakukan pada proyek yang diidentifikasi paling vital dari masing-masing area dan melihat kerawanan yang ada pada proyek dan ancaman yang mungkin mengeksploitasi kerawanan tersebut. Tahap pertama, menilai risiko proyek untuk mengidentifikasi proyek paling vital dari masing-masing area. Tahap kedua, mengidentifikasi risiko baik kerawanan atau ancaman terhadap aset paling vital di masing-masing area. Tahap ketiga menilai nilai risiko dasar awal (inherent risk) dan kontrol yang ada. Tahap terakhir menilai nilai risiko akhir (residual) dan strategi mitigasinya.

162



163

8.1.1. Identifikasi Proyek Vital Karena dari masing-masing area hanya dipilih satu proyek yang diidentifikasi paling vital. Penilaian proyek paling vital dilakukan dengan menilai risiko dasar dari masing-masing proyek di tiap area. Area risiko yang dinilai diantaranya komitmen, dampak proyek, ukuran proyek, definisi proyek, susunan kepegawaian, struktur, kompleksitas, hardware dan software, dan pengembangan. Lebih lengkapnya hasil penilaian dapat lihat pada lampiran C, D dan E. Setelah dilakukan penilaian didapat hasil dari area aplikasi dipilih satu aplikasi yang terdapat pada kuadran strategic di Tabel 7.8 yaitu aplikasi SIM Rumah Sakit. Dari area infrastruktur TI di identifikasi proyek pembangunan data center, area organisasi SI/TI di identifikasi proyek perubahan struktur organisasi dan dari area proses SI/TI di identifikasi proyek perbaikan manajemen keamanan. 8.1.2. Identifikasi Risiko Dalam

tahap

identifikasi

risiko,

masing-masing

proyek

diidentifikasi bentuk-bentuk kerawanan yang ada pada proyek, ancaman-ancaman yang bisa mengeksploitasi kerawanan dan sumber dari ancaman terhadap proyek tersebut. Pada Tabel 8.1 dapat dilihat hasil identifikasi kerawanan, ancaman dan sumber ancaman terhadap proyek SIM rumah sakit, pembangunan pusat data, perubahan struktur organisasi SI/TI dan perbaikan manajemen keamanan. Setiap proyek memiliki lebih dari satu kerawanan yang ada proyek tersebut. Masing-masing kerawanan tersebut memiliki bentuk ancaman yang bisa mengeksploitasi dan sumber ancaman yang berbeda-beda. Sebagai contoh pada proyek SIM rumah sakit yang memiliki kerawanan mengenai biaya proyek yang besar, ancaman terjadinya korupsi, kolusi dan nepotisme dari proyek tersebut yang bersumber dari vendor dan staf dalam internal pemerintahan sendiri



164

Tabel 8.1. Identifikasi kerawanan, ancaman dan sumber ancaman terhadap proyek

8.1.3. Nilai Risiko Dasar Setelah mendapatkan bentuk kerawanan, ancaman dan sumber ancaman dari masing-masing proyek SI/TI, selanjutnya dilakukan penilaian terhadap nilai risiko dasar (inherent) dari masing-masing kerawanan. Nilai risiko dasar adalah nilai risiko yang saat ini ada pada proyek. Penilaian nilai risiko dasar dilakukan berdasarkan dampak (impact) terhadap aset jika risiko itu benar terjadi dan kecenderungan (probability) dari terwujudnya risiko tersebut. Penilaian dampak dibagi dalam tiga kategori, yaitu rendah jika dampaknya tidak terlalu besar, sedang jika dampaknya medium, dan tinggi jika dampaknya sangat besar terhadap proyek. Penilaian kecenderungan dibagi dalam tiga kategori, yaitu jarang jika kemungkinan terjadinya kecil, sedang jika kemungkinan terjadinya medium, dan sering jika kemungkinan terjadinya besar. Hasil penilaian dampak dan kecenderungan ini kemudian disusun dalam Universitas Indonesia


165

sebuah matrik kerawanan untuk mendapatkan nilai risiko dasar. Pada Gambar 8.1 dapat dilihat matrik kerawanan untuk mendapatkan nilai risiko dasar.

Gambar 8.1. Matrik kerawanan nilai risiko dasar (inherent) Pada Tabel 8.2 dapat dilihat hasil penilaian nilai risiko dasar dari aset proyek proyek SIM rumah sakit, pembangunan pusat data, perubahan struktur organisasi SI/TI dan perbaikan manajemen keamanan. Tabel 8.2. Nilai risiko dasar (inherent)



166

Pada tabel tersebut dipetakan dampak, kecenderungan dan nilai dasar dari risiko serta kontrol yang sudah ada saat ini berkaitan dengan risiko

tersebut.

Dari hasil

matrikulasi dampak dan

kecenderungan pada keempat proyek didapatkan dua proyek yang memiliki nilai risiko dasar kritis. Selanjutnya akan dilakukan penilaian nilai risiko akhir berdasarkan kontrol yang ada dan strategi mitigasinya. 8.1.4. Nilai Risiko Akhir Tahap berikutnya adalah melakukan penilaian pada nilai risiko akhir dari risiko. Setelah mendapatkan nilai risiko dasar, diidentifikasi kontrol yang dimiliki oleh organisasi yang bisa mengurangi dampak dan kecenderungan dari risiko yang muncul. Setelah mengidentifikasi kontrol, dilakukan penilaian dampak dan kecenderungan setelah dilakukan kontrol, yang menghasilkan nilai risiko akhir (residual) dari risiko tersebut. Sama seperti penilaian nilai risiko dasar, nilai risiko akhir dinilai dengan matriks kerawanan. Sedikit yang membedakan, pada matrik kerawanan untuk nilai risiko akhir, jika dampak dan kecenderungan dari risiko bernilai jarang dan rendah, maka nilai risiko akhir bisa rendah atau hilang seperti yang dapat dilihat pada Gambar 8.2.

Gambar 8.2. Matrik kerawanan nilai risiko akhir (residual)



167

Tabel 8.3. Nilai risiko akhir (residual)

8.1.5. Strategi Mitigasi Risiko Tahapan terakhir dari proses manajemen risiko proyek adalah mengidentifikasi strategi mitigasi yang akan dilakukan terhadap risiko yang muncul. Strategi mitigasi yang bisa diterapkan pada risiko yang sudah diidentifikasi, yaitu accept (terima), avoid (hindari), transfer atau alihkan, dan reduce (kurangi). Accept yaitu membiarkan risiko tanpa melakukan tindakan apapun, karena risiko masih dalam tahap yang bisa diterima oleh organisasi. Avoid yaitu menghindari risiko dengan mencegah adanya aktivitas terhadap aset. Transfer yaitu mengalihkan risiko kepada pihak ketiga atau pihak lain yang bisa menerima risiko tersebut, dan terakhir reduce yaitu mengaplikasi Universitas Indonesia


168

langkah-langkah atau rencana kerja untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan risiko tersebut. Tabel 8.4. Strategi mitigasi risiko dan rencana kerja

Dari identifikasi nilai risiko akhir yang telah dilakukan, selanjutnya dilkukan perbandingan dengan nilai risiko harapan untuk menentukan strategi mitigasi yang akan dilakukan terhadap risiko. Dalam penelitian ini, untuk risiko yang memiliki nilai risiko akhir sama dengan atau di bawah nilai risiko harapan, strategi mitigasi yang dilakukan adalah accept. Universitas Indonesia


169

Untuk risiko dengan nilai risiko akhir lebih tinggi dari nilai risiko harapan, strategi mitigasi yang dilakukan adalah reduce yang kemudian di identifikasi langkah-langkah atau rencana kerja yang akan dilakukan untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan risiko tersebut. Pada Tabel 8.4 dapat dilihat hasil identifikasi dari strategi mitigasi terhadap risiko proyek serta langkah-langkah atau rencana kerja yang akan dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan risiko tersebut sebagai tahap akhir dari manajemen risiko. 8.2. Membangun Roadmap Tahap terakhir dari perencanaan strategis SI/TI ini adalah membuat roadmap untuk implementasi seluruh proyek SI/TI yang telah diidentifikasi pada tahap sebelumnya. Tujuannya adalah untuk mendapatkan rencana implementasi yang memberikan gambaran tentang bagaimana cara untuk berpindah dari situasi dan keadaan SI/TI saat ini ke situasi dan keadaan yang ingin dituju dan termasuk di dalamnya menganalisa rencana ringkasan anggaran implementasi proyek. Mengingat keterbatasan anggaran dan banyaknya proyek SI/TI yang akan diimplementasikan, penulis merencanakan waktu implementasi proyek SI/TI selama tiga tahun. Keluaran yang diharapkan adalah ringkasan anggaran, roadmap aplikasi bisnis, dan roadmap infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI. 8.2.1. Ringkasan Anggaran Proses pertama dari tahap pembangunan roadmap adalah membuat

ringkasan

implementasi

anggaran

yang

SI/TI.

Sebagai

proyek

akan

digunakan

instansi

dalam

pemerintahan,

pemerintah kota Padang Panjang diikat oleh aturan pengelolaan keuangan yang berlaku untuk organisasi pemerintah. Berdasarkan

hal

tersebut

ringkasan

anggaran

SI/TI

dikategorikan sesuai aturan yaitu menjadi belanja komputer, belanja pegawai, belanja pihak ketiga dan belanja konstruksi yang dibagi dalam tiga tahun perencanaan. Belanja komputer terdiri dari Universitas Indonesia


170

hardware, software, peralatan jaringan, dan internet. Belanja pegawai terdiri dari belanja SDM internal dan belanja pelatihan. Belanja pihak ketiga terdiri dari belanja konsultan dan belanja vendor, sedangkan belanja konstruksi terdiri dari belanja bangunan. Nilai

total

anggaran

tahunan

untuk

belanja

komputer

diperkirakan 2 s/d 3 milyar rupiah mengacu kepada anggaran belanja komputer di tiga tahun sebelumnya yang dapat dilihat pada Tabel 6.2 mengenai anggaran belanja SI/TI pemerintah kota Padang Panjang. Untuk itu biaya lain-lain seperti belanja pegawai, belanja sarana prasarana dan belanja pihak ketiga akan ditempatkan pada anggaran nya sendiri. Pada Tabel 8.7 dapat dilihat ringkasan anggaran implementasi SI/TI di kota Padang Panjang . Tabel 8.5. Ringkasan anggaran implementasi SI/TI di kota Padang Panjang

8.2.2. Roadmap Sebagai tahap terakhir dari perencanaan strategis SI/TI di pemerintahan kota Padang Panjang ini adalah roadmap implementasi proyek SI/TI keseluruhan yang memberikan gambaran tentang tahapan-tahapan dalam implementasi proyek SI/TI untuk berpindah dari situasi dan keadaan SI/TI saat ini ke situasi dan keadaan yang ingin dituju dalam periode waktu tertentu. Roadmap terdiri dari Universitas Indonesia


171

seluruh rencana proyek SI/TI, gambaran waktu implementasi, biaya dan total waktu yang dibutuhkan untuk implementasi masing-masing proyek tersebut. Roadmap dibagi menjadi dua, yaitu roadmap implementasi aplikasi dan roadmap implementasi proyek infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI. a.

Roadmap aplikasi Roadmap aplikasi yaitu gambaran implementasi proyek aplikasi pada pemerintah kota Padang Panjang dalam jangka waktu tiga tahun. Roadmap berisi seluruh proyek aplikasi, gambaran waktu implementasi yang dibagi dalam jangka waktu tiga tahun, nilai risiko aset, biaya dan total waktu yang dibutuhkan. Pada gambar 8.3 dapat dilihat gambaran lengkap dari roadmap implementasi proyek aplikasi pada pemerintah kota Padang Panjang.

b.

Roadmap infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI Roadmap infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI yaitu gambaran implementasi proyek infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI pada pemerintah kota Padang Panjang dalam jangka waktu satu tahun. Roadmap berisi seluruh proyek infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI, gambaran waktu implementasi yang dibagi dalam jangka waktu satu tahun, biaya dan total waktu yang dibutuhkan. Pada gambar 8.4 dapat dilihat gambaran lengkap roadmap implementasi proyek infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI pada pemerintah kota Padang Panjang.



172

Gambar 8.3. Roadmap aplikasi



173

Gambar 8.4. Roadmap infrastruktur TI, organisasi SI/TI, dan proses SI/TI



BAB IX KESIMPULAN DAN SARAN

Tahap rekomendasi adalah tahap terakhir dari keseluruhan tahap-tahap perencanaan strategis SI/TI untuk pemerintah kota Padang Panjang yang penulis teliti. Sedangkan sebagai tahap terakhir dari penulisan karya akhir ini adalah menarik kesimpulan yang didapatkan dari penelitian dan memberikan saran berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan tersebut. 9.1. Kesimpulan Setelah menyelesaikan penelitian ini, penulis dapat menarik kesimpulan yang kemudian menjadi jawaban dari pertanyaan penelitian yang menjadi dasar bagi penulis dalam melakukan penelitian ini. Kesimpulan yang bisa penulis tarik adalah: a.

Dari analisis permasalahan dengan menggunakan analisis fishbone yang dilakukan pada subbab 1.2.1, akar permasalahan dari masalah-masalah yang muncul berkaitan dengan implementasi SI/TI yang dirumuskan di pembukaan subbab 1.2, adalah belum adanya perencanaan strategis SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang. Berdasarkan hal tersebut, penulis merumuskan pertanyaan penelitian: "bagaimana perencanaan strategis sistem informasi yang tepat bagi pemerintah kota Padang Panjang?".

b.

Setelah

merumuskan

pertanyaan

penelitian,

selanjutnya

penulis

melakukan studi literatur untuk mendapatkan landasan teori mengenai bagaimana membuat perencanaan strategis sistem informasi yang tepat bagi pemerintah kota Padang Panjang. Dari literatur yang dibaca, penulis mempelajari dan menyusun landasan teori mengenai perencanaan strategis sistem informasi, metodologi yang dipakai untuk menyusun perencanaan strategis sistem informasi, metode atau teknik yang dipakai untuk membantu analisis, dan penelitian sejenis sebelumnya yang membahas

mengenai

perencanaan

strategis

sistem

informasi.

Berdasarkan pertimbangan setelah melakukan studi literatur, penulis menggunakan metodologi Anita Cassidy sebagai kerangka awal dari 174



175

kerangka konseptual atau metodologi dari penelitian ini, yang penulis identifikasi sesuai untuk perencanaan strategis sistem informasi bagi kota Padang Panjang. Sedangkan metode atau atau teknik yang penulis pakai untuk membantu analisis di antaranya Value Chain, SWOT, CSF, Tren Teknologi, McFarlan Strategic Grid dan e-Government priority project grid. c.

Selanjutnya

penulis

membangun

kerangka

konseptual

sendiri

berdasarkan metodologi Anita Cassidy dengan bantuan metode atau teknik yang disebut di atas untuk membantu analisisnya. Ada 4 tahap penelitian yang dalam kerangka konseptual yang penulis bangun, yaitu tahap Visi, tahap Analisis, tahap Arah Pengembangan, dan terakhir tahap Rekomendasi. d.

Proses yang dilakukan pada tahap Visi yaitu memahami visi dan situasi bisnis dan menganalisa hubungan bisnis dengan sistem informasi. Pada proses pertama, memahami visi dan situasi bisnis, penulis memetakan informasi mengenai kota Padang Panjang, visi dan misi pemerintah kota Padang Panjang, beserta tujuan dan sasaran yang ingin dicapai. Kemudian penulis melakukan analisis value chain pemerintahan untuk mendapatkan proses bisnis di pemerintahan kota Padang Panjang saat ini, dan memetakan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi saat ini untuk mendapatkan strategi bisnis untuk pemerintah kota Padang Panjang. Pada proses kedua, yaitu menganalisa hubungan bisnis dengan sistem informasi, penulis memetakan implikasi bisnis pada SI/TI untuk mengetahui proses bisnis apa saja dalam value chain yg sudah menggunakan SI/TI. Kemudian pada tahap menganalisa ukuran utama bisnis berdasarkan critical success factor dari tujuan bisnis pemerintah kota Padang Panjang, dan terakhir menganalisa kebutuhan informasi utama dari bisnis.

e.

Pada tahap Analisis, proses yang dilakukan adalah menganalisa kondisi SI/TI, menganalisa situasi SI/TI dan membangun rekomendasi solusi. Pada proses pertama, menganalisa kondisi SI/TI, penulis melakukan Universitas Indonesia


176

pemetaan mengenai kondisi SI/TI di area aplikasi, infrastruktur TI, organisasi SI/TI, proses SI/TI dan anggaran SI/TI yang ada saat ini di pemerintah kota Padang Panjang. Proses kedua, menganalisa situasi SI/TI penulis memetakan tren teknologi informasi yang ada saat ini di di eskternal organisasi, dan memetakan kekuatan dan kelemahan dari area aplikasi bisnis, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang. Pada proses ketiga, membangun rekomendasi solusi, penulis menganalisis rekomendasi awal yang bisa berdampak cepat atau "quick hit" untuk mengatasi kelemahan kondisi SI/TI yang telah dipetakan. Hasil rekomendasi awal ini juga menjadi salah satu pertimbangan dalam membangun proyek SI/TI di tahap berikutnya. f.

Pada tahap Arah Pengembangan, proses yang dilakukan adalah membangun visi dan arah SI/TI, membangun rencana SI/TI dan membuat proyek SI/TI. Pada proses pertama, membangun visi dan arah SI/TI penulis membangun visi SI/TI, misi SI/TI, tujuan SI/TI dan strategi SI/TI berdasarkan kepada visi misi bisnis yang telah dipetakan pada tahap pertama. Proses kedua, membangun rencana SI/TI, penulis menyusun prinsip-prinsip pengembangan aplikasi, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI yang menjadi kerangka dalam merencanakan proyek aplikasi, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI pada proses ketiga. Pada proses ketiga, selain proyek SI/TI pada empat area tersebut, penulis membuat prioritas proyek aplikasi yang akan diimplementasikan.

g.

Terakhir, pada tahap Rekomendasi, proses yang dilakukan adalah mengidentifikasi manajemen risiko proyek dan membangun roadmap. Proses pertama mengidentifikasi manajemen risiko proyek, penulis mengidentifikasi risiko, nilai risiko dasar, nilai risiko akhir dan strategi mitigasi dari risiko. Sebagai penutup, pada proses membangun roadmap, penulis menyusun ringkasan anggaran dan roadmap dari implementasi proyek aplikasi, infrastruktur SI/TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI.



177

h.

Proyek aplikasi yang penulis analisis pada subbab 7.3.1 merupakan jawaban dari permasalahan yang ditemui pada area aplikasi saat ini sebagaimana yang dijabarkan pada pembukaan subbab 1.2 mengenai perumusan masalah. Proyek aplikasi hasil analisis penulis dibangun berdasarkan kebutuhan proses bisnis dan kebutuhan informasi utama bisnis. Aplikasi ini dikembangkan dengan mengacu kepada visi dan misi SI/TI yang dapat dilihat pada subbab 7.1 yang diturunkan dari visi dan misi bisnis. Dalam proses pengembangan aplikasi juga harus dibangun dalam prinsip-prinsip pengembangan aplikasi bisnis yang dapat dilihat pada

subbab

7.2.1

yang

menjadi

menjadi

kerangka

untuk

mengembangkan aplikasi bisnis. Diantaranya yaitu prinsip integritas, interoperabilitas, skalabilitas, web enabled, usabilitas, keamanan, reliabel dan Go! open source. Setelah dilakukan analisis kesenjangan dengan aplikasi yang saat ini ada, sebagai hasil akhir dari proyek aplikasi didapatkan 33 aplikasi baru, 12 aplikasi lama yang di upgrade atau diperbarui, dan 9 aplikasi lama yang dipertahankan. i.

Proyek infrastruktur TI yang penulis analisis pada subbab 7.3.2 merupakan jawaban dari permasalahan yang ditemui pada area infrastruktur TI saat ini sebagaimana yang dijabarkan pada pembukaan subbab 1.2 mengenai perumusan masalah. Proyek infrastruktur TI ini penulis bangun berdasarkan kondisi dan analisa situasi infrastruktur TI saat ini yang dibahas pada tahap Analisis. Proyek infrastruktur TI ini dibangun dengan mengacu kepada visi dan misi SI/TI yang dapat dilihat pada subbab 7.1 yang diturunkan dari visi dan misi bisnis. Dalam proses pembangunan proyek infrastruktur TI juga harus dibangun dalam prinsipprinsip pengembangan infrastruktur TI yang dapat dilihat pada subbab 7.2.2

yang

infrastruktur

menjadi TI.

menjadi

Diantaranya

kerangka prinsip

untuk

mengembangkan

skalabilitas,

ketersediaan,

keamanan, integrasi dan sederhana. Sebagai hasil akhir dari proyek infrastruktur TI yaitu pembangunan pusat data atau data center, penggunaan antivirus server, IPS dan IDS, penggantian media transmisi jaringan dengan menggunakan kabel fiber optic sebagai backbone, dan Universitas Indonesia


178

menggunakan transmisi lama terrestrial microwave sebagai back-up, dan membangun DRC dengan memanfaatkan teknologi cloud computing. j.

Proyek organisasi SI/TI yang penulis analisis pada subbab 7.3.3 merupakan jawaban dari permasalahan yang ditemui pada area organisasi SI/TI saat ini saat ini sebagaimana yang dijabarkan pada pembukaan subbab 1.2 mengenai perumusan masalah. Proyek organisasi SI/TI ini penulis bangun berdasarkan kondisi dan analisa situasi organisasi SI/TI saat ini yang dibahas pada tahap Analisis. Proyek organisasi SI/TI ini dibangun dengan mengacu kepada visi dan misi SI/TI yang dapat dilihat pada subbab 7.1 yang diturunkan dari visi dan misi bisnis. Dalam proses pembangunan proyek organisasi SI/TI juga harus dibangun dalam prinsip-prinsip pengembangan organisasi SI/TI yang dapat dilihat pada subbab 7.2.3 yang menjadi menjadi kerangka untuk mengembangkan organisasi SI/TI. Diantaranya prinsip meminimalkan risiko, sederhana, pembinaan, pemberdayaan, staffing level dan kultur. Sebagai hasil akhir dari proyek organisasi SI/TI adalah struktur organisasi SI/TI yang baru, penambahan area tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi SI/TI yang baru dan panduan bagi organisasi dalam memilih personel internal organisasi SI/TI.

k.

Proyek proses SI/TI yang penulis analisis pada subbab 7.3.4 merupakan jawaban dari permasalahan yang ditemui pada area proses SI/TI saat ini saat ini sebagaimana yang dijabarkan pada pembukaan subbab 1.2 mengenai perumusan masalah. Proyek proses SI/TI ini penulis bangun berdasarkan kondisi dan analisa situasi proses SI/TI saat ini yang dibahas pada tahap Analisis. Proyek proses SI/TI ini dibangun dengan mengacu kepada visi dan misi SI/TI yang dapat dilihat pada subbab 7.1 yang diturunkan dari visi dan misi bisnis. Dalam proses pembangunan proyek proses SI/TI juga harus dibangun dalam prinsip-prinsip pengembangan proses SI/TI yang dapat dilihat pada subbab 7.2.4 yang menjadi menjadi kerangka untuk mengembangkan proses SI/TI. Diantaranya prinsip efisiensi dan efektivitas, sederhana, responsif dan best practice. Sebagai Universitas Indonesia


179

hasil akhir dari proyek proses SI/TI adalah pertama proses pengelolaan infrastruktur TI yang berisi manajemen penyimpanan, ketersediaan, perubahan, pemulihan bencana, permasalahan, konfigurasi, keamanan dan manajemen aset inventaris. Hasil kedua, yaitu proses pengelolaan aplikasi bisnis yang berisi pemahaman dan kebutuhan bisnis, rancangan dan membangun aplikasi solusi, dan memelihara aplikasi. Hasil terakhir, yaitu proses pengelolaan SDM dan organisasi, yang berisi manajemen keuangan, vendor, PSSI dan manajemen SDM. l.

Penulisan empat tahap penelitian yang penulis susun dalam karya akhir ini mengenai perencanaan strategis sistem informasi studi kasus pemerintah kota Padang Panjang, secara terstruktur merupakan jawaban dari pertanyaan penelitian yang telah dirumuskan pada subbab 1.2.1 mengenai analisis permasalahan yaitu bagaimana perencanaan strategis sistem informasi yang tepat bagi pemerintah kota Padang Panjang.

9.2. Saran Setelah menyelesaikan semua tahapan dalam penelitian untuk membuat perencanaan strategis sistem informasi untuk pemerintah kota Padang Panjang ini, ada beberapa hal yang menjadi catatan penulis yang kemudian penulis paparkan dalam bentuk saran ke pemerintah kota Padang Panjang dan untuk penelitian selanjutnya. a.

Saran untuk pemerintah kota Padang Panjang Saran penulis setelah menyelesaikan penelitian pada pemerintah kota Padang Panjang adalah: □

Pemerintah

kota

Padang

Panjang

dapat

mempertimbangkan

penggunaan portofolio aplikasi, infrastruktur TI, organisasi SI/TI dan proses SI/TI yang telah penulis petakan dalam proyek SI/TI penelitian ini untuk meningkatkan implementasi SI/TI dalam membantu mencapai tujuan bisnis dari pemerintah kota Padang Panjang yaitu pelayanan.



180

□

Menjadikan restrukturisasi organisasi SI/TI dan pembangunan infrastruktur TI, sebagai prioritas dalam implementasi SI/TI di pemerintah kota Padang Panjang, yang kemudian secara bertahap di ikuti dengan implementasi proses SI/TI dan membangun aplikasiaplikasi bisnis secara bertahap.

b.

Saran untuk penelitian selanjutnya □

Meneliti perencanaan infrastruktur TI yang lebih mendalam dengan merancang arsitektur dari infrastruktur TI di pemerintah kota Padang Panjang

□

Meneliti manajemen risiko yang lebih mendalam dengan melakukan penilaian

pada

keseluruhan

aset

SI/TI

yang

ada

untuk

mengidentifikasi risiko dan strategi mitigasi yang lebih lengkap.



DAFTAR PUSTAKA

Applegate, L. M., Austin, R. D., & Soule, L. D. (2009). Corporate Information Stategy and Management. New York: McGraw-Hill International Edition. Bappeda, P. K. (2009). RPJMD PP 2009 - 2013. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kota Padang Panjang 2009 - 2013 . Padang Panjang, Sumatera Barat, Indonesia: Bappeda Kota Padang Panjang. Batubara, F. R. (2009). Karya Akhir. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Pemerintah Daerah : Studi Kasus Pemerintah Kota Medan . Jakarta: Universitas Indonesia. Biru, N. (2009, Juni 12). Data Sekunder dan Data Primer. Dipetik Juni 5, 2012, dari Nagabiru Wordpress: http://nagabiru86.wordpress.com/2009/06/12/data-sekunder-dan-dataprimer/ BKD, P. K. (2011). DUK. Daftar Urut Kepangkatan Kota Padang Panjang Tahun 2011 . Padang Panjang, Sumatera barat, Indonesia: BKD Kota Padang Panjang. Cassidy, A. (2006). A Practical Guide to Information System Strategic Planning. Boca Raton, Florida: Auerbach Publications. Edi, P. (2009, Mei 9). Strategi Grid McFarlan. Dipetik Juni 2012, 2012, dari Blog Purwanto Edi: http://purwanto-edi.blogspot.com/2010/05/strategic-gridmc-farlan.html Hardiyanto. (2009). Perkembangan Teknologi Komunikasi. Bahan Ajar . Fasilkom Universitas Mercu Buana. Indonesia, P. R. (2003). Kebijakan dan Strategi Pengembangan Nasional eGovernment. Instruksi Presiden No.3 . Indrajit, R. E. (2002). Electronic Government: Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital. Yogyakarta: Penerbit Andi. Ishak, I. S., & Alias, R. A. (2005). Designing a Strategic Information System Planning Methodology for Malaysian Institute of Higher Learning. Issues in Information Systems , 325-331.



Maryuda, R. A. (2010). Karya Akhir. Perencanaan Strategis Sistem Informasi : Studi Kasus Perum Bulog . Jakarta: Universitas Indonesia. Noran, V. (2007). Tesis. Studi tentang Rekayasa Metode Perencanaan Strategis Sistem Informasi . Bandung: Institut Teknologi Bandung. Purbo,

W. O. (2007). Diambil kembali dari http://bebas.vlsm.org: http://bebas.vlsm.org/v09/onno-ind-1/physical/storage-area-networkapakah-itu-12-2000.rtf

Sadikin, M. (2011, Februari 4). Teknologi Informasi Dalam Organisasi. Dipetik Juni 5, 2012, dari Moedjiono Sadikin Worpress: http://moedjionosadikin.wordpress.com/2011/02/04/ Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. Bedfordshire: John Wiley & Sons Ltd. Wedhasmara, A. (2008). Karya Akhir. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Organisasi Pemerintah Daerah Studi Kasus : Pemerintah Daerah Kabupaten Purwakarta . Jakarta: Universitas Indonesia.



UNIVERSITAS INDONESIA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI: STUDI KASUS PEMERINTAH KOTA PADANG PANJANG KARYA AKHIR REYNOLD OKTAVIAN

Recommend Documents