Universitas Bina Darma

Nomor Dok

PROSEDUR MUTU Sistem Informasi Manajemen ISO 9001 : 2000

:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

Universitas Bina Darma Prosedur: PM/SIM/01 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Riwayat Perubahan Dokumen Tanggal Perubahan 1 Mei 2006 1 Juni 2004

Revisi No. 04 03 03 02 01

Dibuat Oleh

Halaman Prosedur 2, 3 IK/SIM/01/02 IK/SIM/01/03 IK/SIM/01/04

Perubahan • • • • •

Logo Perubahan prosedur Instruksi Kerja Instruksi Kerja Instruksi Kerja

Diperiksa Oleh

Disahkan Oleh

Yessi N

Hal : 1 dari 3

Nomor Dok


:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

1.

TUJUAN Prosedur ini menerangkan sistem kerja pada Sistem Informasi Manajemen (SIM)

2.

RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup mahasiswa, Bagian Pengajaran, dan Bagian Keuangan.

3.

PENANGGUNG JAWAB Rektor, Ka. SIM, Bagian Pengajaran, Biro Administrasi

4.

DAFTAR ISTILAH Lihat daftar istilah

5.

PROSEDUR

5.1. Prosedur Sistem Akademis Aktifitas Draft Dosen Pengasuh Mata Kuliah Proses Pembuatan Jadwal Kuliah

Penyiapan dan cetak FRS

Pelaksanaan Registrasi Mahasiswa (ENTRI KRS)

Cetak Daftar Hadir dan Komponen Penilaian Mahasiswa

Penanggung Jawab

Dokumen terkait/ Rekaman

Ketua Program Studi dan Dekan SIM

SIM

SIM Bag. Keuangan

SIM

FRS

Kuitansi Pembayaran KRS

Daftar Hadir

A

Hal : 2 dari 3

Nomor Dok


:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

A

Cetak Daftar Peserta dan Nilai Akhir (D P N A) Proses Entri Nilai

Cetak KHS

SIM, dosen

SIM KHS

Perubahan Nilai

SIM, dosen, kaprog

SIM

Form Perubahan nilai

Back Up Sistem Informasi

Hal : 3 dari 3

Nomor Dok


:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

5.1.1. Prosedur Verifikasi Jadwal Aktivitas Draft mata kuliah dan pengajar

Entri mata kuliah & pengajar

Penanggung Jawab

Dokumen Terkait/ Rekaman

Ketua Program Studi Draft mata kuliah & pengajar

Data Admin Rekap dosen & sks

Cetak rekap dosen & sks

Data Admin

Rapat Koordinasi Fakultas Rekap

Dekan

Rekap dosen & sks, catatan perubahan

BAU

Rekap dosen & sks, catatan perubahan

Data Admin

Jadwal, FRS

dosen & sks, catatan b h

Rapat koordinasi antar Fakultas (Dekan, BAU, UPMT QA)

Proses Generate Jadwal Pengambilan FRS

PPM

FRS

Hal : 4 dari 3

Nomor Dok


:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

5.1.2. Prosedur Cetak dan Verifikasi Ijazah Aktivitas

Penanggung Jawab

Mahasiswa menyerahkan berkas wisuda + copy ijazah terakhir

Mahasiswa memeriksa nama,tempat tanggal lahir untuk aplikasi wisuda di kiosk

Cetak daftar wisudawan + no seri ijazah


Ppm Copy ijazah terakhir

Mahasiswa

Daftar wisudawan

PPM

Verifikasi ijazah berdasarkan kopi ijazah terkhir

Bagian Cetak Ijazah

Data benar

Bagian Cetak Ijazah

Copy ijazah terakhir

Data diperbaiki T B

Y Cetak ijazah

Bagian Cetak Ijazah

Ijazah

A

Hal : 5 dari 3

Nomor Dok


Aktivitas

:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

Penanggung Jawab


A

Tempel Foto

PPM

Ijazah

B Mahasiswa memverifikasi ijazah

T

Ijazah

Mahasiswa

Data & foto Benar? Y Kaprog verifikasi (acc di tanda tangan dekan)

Kaprog

Ijazah

Ijazah

Tanda tangan dekan

Dekan

Tanda tangan rektor

Rektor

Ijazah

Ketua Panitia Wisuda

Ijazah, Prosedur Wisuda

Pembagian Ijazah

Hal : 6 dari 3

Nomor Dok


:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

5.1.3. Prosedur Cetak dan Verifikasi Transkrip Aktivitas

Penanggung Jawab

Mahasiswa menyerahkan berkas wisuda + KHS asli Mahasiswa cros check data di aplikasi wisuda kiosk

Ppm KHS asli

Mahasiswa

Verifikasi data di sistem dengan KHS

Kaprog memverifikasi mata kuliah/nilai yang akan tampil di transkip

Verifikasi transkrip nilai yang akan dicetak Koordinasi kevalidan data di database dengan kaprodi

Y


PPM

KHS

Kaprodi

Rekap KHS

Data Admin

Rekap KHS

Data Admin

KHS

Data Sistem dengan rekap KHS berbeda?

T A

Hal : 7 dari 3

Nomor Dok


Aktivitas

:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

Penanggung Jawab


A

Cetak Transkrip

Tanda Tangan Pengesahan

Pembagian Transkrip

Bagian Cetak Transkrip

Transkrip

Kaprodi

Transkrip

PPM

Transkrip, tanda terima transkrip

Hal : 8 dari 3

Nomor Dok


:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

5.2. Prosedur Pengembangan Sistem Aktivitas Pengajuan kebutuhan informasi/perubahan kebutuhan oleh bagian unit lain ke Kepala MIS Koordinasi Mempelajari kemungkinan pengembangan dan rencana pengembangan yang diajukan

Penanggung Jawab


Kepala Sub Unit lain Surat pengajuan tertulis

Ketua MIS

Analisis kebutuhan informasi berdasarkan kebutuhan yang diajukan pengguna dan prosedur yang berlaku

Sub Unit Pengembangan Sistem

Mendesain sistem baru /pengembangan sistem yang dibutuhkan


Desain aplikasi

Mengembangkan aplikasi


aplikasi

Ketua MIS

IK Implementasi Sistem

Implmentasi

Draft kebutuhan pengguna

Hal : 9 dari 3

Nomor Dok


:

PM/SIM/01

Nomor Revisi :

04

Tgl. Berlaku

:

1 Mei 2006

Klausa ISO

:

4.2.3 dan 4.2.4

6.

DOKUMEN TERKAIT Manual Mutu

7.

LAMPIRAN Instruksi Kerja Pembuatan Jadwal Kuliah dan Ujian Semester Instruksi Kerja Entri KRS Instruksi Kerja Back Up Data Instruksi Kerja Entri Nilai

Hal : 10dari 3

Universitas Bina Darma

Recommend Documents