NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
4.2.3 dan 4.2.4
Universitas Bina Darma Prosedur: PM/SIM/01 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Riwayat Perubahan Dokumen Tanggal Perubahan
Revisi No.
Halaman
Perubahan
1 Okt 2012
05
Prosedur
1 Mei 2006 1 Juni 2004
04 03 03 02 01
Prosedur 2, 3 IK/UPT-SIM/01/02 IK/UPT-SIM/01/03 IK/UPT-SIM/01/04
ProsedurAkademik ProsedurVerifikasiJadwal ProsedurPengembanganSistem Penambahan Prosedur Profil Bencana Logo Perubahanprosedur InstruksiKerja InstruksiKerja InstruksiKerja
DibuatOleh
DiperiksaOleh
DisahkanOleh
M. Akbar
Shinta
Prof. Ir. H. Bochari R, M.Sc
Hal :1 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
4.2.3 dan 4.2.4
1. TUJUAN Prosedur ini menerangkan sistem kerja pada Unit Pelaksana Teknis- Sistem Informasi Manajemen (UPT-SIM) 2. RUANG LINGKUP Prosedurinimencakupmahasiswa, BagianPengajaran, danBagianKeuangan. 3. PENANGGUNG JAWAB Rektor,, WR I, WR, II, Ka. UPT-SIM, Bagian Pengajaran 4.
DAFTAR ISTILAH Lihatdaftaristilah
5.
PROSEDUR
5.1. ProsedurSistemAkademik Aktifitas
Draft DosenPengasuh Mata Kuliah
PenanggungJawab
Ketua Program Studidandekan
Dokumenterkait/ Rekaman Draft dosenpengasuhmatakuliah
UPT - SIM Rekening Koran BNI
Proses PembuatanJadwalKuliah
Bag. Keuangan
PemeriksaanPembayaran
PelaksanaanRegistrasi Mahasiwa (Entri KRS Online)
UPT - SIM, BagianKeuangan http://intranet1.binadarma. ac.id/entry_krs/
A
Hal :2 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
Aktifitas
PenanggungJawab
4.2.3 dan 4.2.4
Dokumenterkait/ Rekaman
A
CetakDaftarHardirdanK omponenpenilaianMaha siwa (DPNA) (D P N A)
Pengolahan Data
www.binadarma.ac.id
CetakDaftarpesertadann ilaiakhirMahasiwa (DPNUA)
Pengolahan Data
www.binadarma.ac.id
Proses EntriNilai
UPT - SIM, Dosen
www.binadarma.ac.id
KHS Online
UPT - SIM
www.binadarma.ac.id
Perubahan Nilai
UPT - SIM, Dosen, Kaprdidan WR 2
Form PerubahanNilai
Back Up SistemInformasi
UPT - SIM
Hal :3 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
4.2.3 dan 4.2.4
5.1.1. ProsedurVerifikasiJadwal Aktifitas
Draft mata kuliah dan pengajar
PenanggungJawab
Ketua Program Studi
Entri mata kuliah & pengajar ke sistem
Pengolahan Data
Cetakrekapdosen&sks
Pengolahan Data
Dokumenterkait/ Rekaman Draft matakuliah&pengajar
Rekap dosen & sks
Rapat Koordinasi Fakultas Rekap dosen & sks, catatan perubahan (Dekan & Kaprodi)
Dekan
Rapat koordinasi antar Fakultas (Dekan, , Ka.Prodi, WR I, WR II)
WR I, WR II, Dekan
Proses Generate Jadwal
Pengolahan Data
Rekap dosen & sks, catatan perubahan
Rekap dosen & sks, catatan perubahan
Jadwal
KRS Online Siap
PPM intranet1.binadarma.ac.id/ entry_krs/
Hal :4 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
4.2.3 dan 4.2.4
5.1.2. ProsedurCetakdanVerifikasiIjazah Aktifitas
Mahasiswa menyerahkan berkas wisuda + copy ijazah terakhir
PenanggungJawab
PPM
Mahasiswa memeriksa nama,tempat tanggal lahir untuk aplikasi wisuda di kiosk
Mahasiswa
Cetakdaftarwisudawan + no seriijazah
PPM
Dokumenterkait/ Rekaman Copy ijazah terakhir
Daftar wisudawan
Verifikasi Ijazah berdasarkan copy ijazah terakhir
BagianCetakIjazah Copy ijazah terakhir
Data Perbaikan
B
Rekap dosen & sks, catatan perubahan
Data Benar
CetakIjazah
BagianCetakIjazah
BagianCetakIjazah
Ijazah
A PPM
Hal :5 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
Aktifitas
PenanggungJawab
4.2.3 dan 4.2.4
Dokumenterkait/ Rekaman
A
Tempel Foto
Mahasiswamemverifika siijazah
PPM
Ijazah
Mahasiswa Ijazah
A T
Data &Foto Benar
Y Kaprog verifikasi (acc di tanda tangan dekan)
Kaprodi
Tanda tangan dekan
Dekan
Ijazah
Ijazah
Tanda tangan Rektor
Rektor
Ijazah
Pembagian Ijazah
KetuaPanitiaWisuda
Ijazah, Prosedur Wisuda
Hal :6 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
4.2.3 dan 4.2.4
5.1.3. ProsedurCetakdanVerifikasiTranskrip Aktifitas
PenanggungJawab
Mahasiswa menyerahkan berkas wisuda
Mahasiswa check data di aplikasiwisuda kiosk
Dokumenterkait/ Rekaman
PPM
Mahasiswa
Verifikasi data di sistem dengan KHS
PPM
Kaprog memverifikasi mata kuliah/nilai yang akan tampil di transkip
Kaprodi
Verifikasi transkrip nilai yang akan dicetak
Data Admin
KHS
Rekap KHS
Rekap KHS Koordinasi kevalidan data di database dengan kaprodi
Y
Data Admin KHS
Data Sistem dengan rekap KHS berbeda?
T A
Hal :7 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
Aktifitas
PenanggungJawab
4.2.3 dan 4.2.4
Dokumenterkait/ Rekaman
A
CetakTranskrip
Bagian Cetak Transkrip
Tanda Tangan Pengesahan
Kaprodi
Pembagian Transkrip
Transkrip
Transkrip
PPM Transkrip, tanda terima transkrip
Hal :8 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
4.2.3 dan 4.2.4
5.2. Prosedur Pengembangan Sistem Aktifitas
Pengajuan kebutuhan informasi/perubahan kebutuhan oleh bagian unit lain ke Kepala MIS Koordinasi Mempelajari kemungkinan pengembangan dan rencana pengembangan yang diajukan
Analisis kebutuhan informasi berdasarkan kebutuhan yang diajukan pengguna dan prosedur yang berlaku
Mendesain sistem baru /pengembangan sistem yang dibutuhkan
PenanggungJawab
Kepala Sub Unit lain
Dokumenterkait/ Rekaman Suratpengajuantertulis Atau Ide Pengembangandari Tim UPT-SIM
KetuaUPT-SIM
Sub Unit Pengembangan Sistem
Draft kebutuhan pengguna
Sub Unit Pengembangan Sistem
Sub Unit Pengembangan Sistem
Desain aplikasi
Mengembangkanaplikasi Ketua UPT-SIM aplikasi
Implmentasi IK Implementasi Sistem
Hal :9 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
4.2.3 dan 4.2.4
5.3 Profil Ancaman Bencana
Profile Bencana
ResponPertama
Banjir
Di beberapadaerah Palembang, curahhujan yang tinggidapatmenyebabkanbanjir. Sungai kecil, selokan, goronggorong yang penuhsampahdandangkalmenjadi penyebabbanjircepatterjadi .Dalamsituasisepertiitu,ruang server yang terancambanjirsebelumperingatan apapundapatdiberikan.
Langkah 1: Pantaukondisibanjir Langkah 2: Tentukanpotensibanjiruntuk UBD Langkah 3: Tentukanrisiko yang akanterjadi Langkah 4: Pra-tahapdaruratmatikanperalatanlistrik Langkah 5: Evakuasiperalatanbiladiperlukan Langkah 6: Periksakerusakan
GempaBumi
Indonesia memilikibanyakgunungberapidanb eradapadapertemuan 2 lempenganbumi, halinimenjadiancamanterutamabil aterjadipergeseranlempenganbum idanmeletusnyagunungberapibias anyadiiringigempabumi
Step 1: Matikansemuaperangkat Step 2: Evakuasikeluargedung Step 3: Periksasemuastaf UPT-SIM Step 4: Periksakerusakan
GangguanListrik
Gangguanlistrikterjadidibanyakbag iandaerahsepanjangtahun. Biasanyadapatdisebabkanolehpeti r , suplytegangan yang tidakstabilatauadanyagalian di lokasi yang salah. Untukalasanapapuitu, listrikpadamdapatberdampakkepa daumurperalatan
Step 1: Tunggu 5-10 menit Step 2: Power-off all Servers after soft shut down procedure Step 3: Matikanpusatlistrikruangan Step 4: Hubungiteknisilistrik Step 5: Periksakondisilistrik Step 6: Hidupkan generator listrik Step 7: Hubungi PLN bilaperlu Step 8: Bilalistriktelahstabil Step 9: Matikan generator listrikdangunakankembalilistrikutama
Kebakaran
Kebakaranadalahbencana yang Step 1: Langkahawalgunakanpemadamapi (CO2) disebabkanolehkorsletinglistrikata padapusatapi uhal lain. Step 2: Evakuasiseluruhstaf Step 3: Hub pemadamkebakaran 312011 Step 4: Matikanseluruhperangkat Step 5: Periksaseluruhstaf UPT-SIM Step 6: Caristaf yang tidakada Step 7: Periksakerusakan
Hal :10 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
Klausa ISO
ISO 9001 : 2008
Nama / Posisi
4.2.3 dan 4.2.4
No. Telephones
Ka. UPT-SIM : M.Akbar
07117945425
Sistem Developer: Afriyudi
08197891975
NOC Admin : Surya
081373438548
Maintenance : Fatoni
081367478767
TeknisiListrik : Erlang
085271934489
Administration : Rahma
07117742401
PemadamKebakaran
312011
Polisi
110
Ambulan
118
SAR
355111
Hal :11 dari 3
:
NomorDok
:
PM/SIM/01
PROSEDUR MUTU
NomorRevisi
:
05
Sistem Informasi Manajemen
Tgl. Berlaku
:
1 Oktober 2011
ISO 9001 : 2008
Klausa ISO
1.
DOKUMEN TERKAIT Manual Mutu
2.
LAMPIRAN Instruksi Kerja Pembuatan Jadwal Kuliah dan Ujian Semester Instruksi Kerja Entri KRS Instruksi Kerja Back Up Data Instruksi Kerja Entri Nilai
4.2.3 dan 4.2.4
Hal :12 dari 3
:
