Unique contract Maintenance of installation rolls Tata Steel and IJssel Technologie BV
P. Kransberg, Senior Buyer (projectmanager) Tata Steel and R. Slingerland, Director IJssel Technologie
Why? • 15 suppliers for the same work • Short term contract based up on prices • Poor/no continuous improvement • No knowledge of the logistic process and its costs • No knowledge of the spend related to inventory • No knowledge of the quality cost (cost of poor quality) • Not one supplier approach for all working units • No contract management • • • No TCO approach
Maintenance Tata Steel IJmuiden – site approach How will we realise a step change to achieve our unconventional challenges in the coming years; Safety improvement (30%/year) OEE: availability and reliability Cost: total cost
Vision Developing a excellent cooperation between TSE and contractors to minimize total cost of ownership and achieve the highest quality and safety performance in the industry. Strategy Site wide consolidation of contractors in the area of (a) services executed off-site, (b) equipment hire and specific installation services through tender projects. Once the contractor base is consolidated, the contractor shall take us through continuous improvement projects which allow us to make a step change and achieve our targets.
Maintenance procurement approach Decide Maintenance Management & Execution Strategy according to Maintenance Principles
Use 7-Step approach for sourcing
Implement, compliant & improve by means of contract management
Determine sourcing strategy with Kraljic Matrix (risk based)
Determine suitable commercial maintenance supplier model
Total Cost of Ownership Totale cost
purchase costs (invoices)
Procurement
Conventional possibilities
Specifications
Inventory cost
Acquisition costs TCO possibilities
Operational cost
TCO
Ownership costs
Cost of unsalable
Logistics
Stock keeping costs Quality costs
procurement administration & process costs
The scope of the request for quotation General, Tata is searching for a main contractor who is able to implement a continuous improvement process of working. The focus will be based up on reducing TCO costs instead of focusing on price only quotation Scope, • • • • • •
•
Maintenance of rolls will take place in the workshop of the main contractor Maintenance of rolls is exclusive mill rolls for steel reduction 7 business units Almost 1000 types of different rolls Almost 3000 repairs of rolls annually (based up on 2005, 2006 and 2007) Main contractor will be responsible for: stock keeping of spare parts Transport subcontracting such as chroming, etc. One main contractor for this exclusive contract for a period of at least 5 years
Current proces analysis before going to the market Onderhoud rollen (Huidige situatie)
Beheerteam WE
Ontvangst
4
5
Uitbouwen
Transport gereed maken
Transport
Ontvangst
Uitbouwen
Transport gereed maken
Transport
6
Communicatie/ voorbereiding van onderhoud
7
8
8a
9
9a
10
Demonteren
Inspectie/controle
Onder Uitbesteden
inspectie
Demonteren
Inspectie/controle
Onder Uitbesteden
inspectie
11
12
Transport
ea iël
Transport
Transport Transport gereed maken
14
Transport
Materiaal verzamelen en montage
Transport
Aanmaken spoedopdracht
13 Ontvangt
ng
3
eli
Transport
nc
2
nd
Transport
Transport gereed maken
fha
Transport gereed maken
Uitbouwen
Transport
Ontvangt
overleg
Transport
Beheerder maakt reparatie opdracht
Voorafgaand een SAP melding
Rol uitbouwen zonder melding
Uitbouwen: Prod. è - beschadiging - WPI - Labellen
Passeerbon Schoonspuiten rol en in kist plaatsen
SAP opdr. Maken tbv revisie
Identificeren: -Labellen - artikelnr. - PM40 nr.
(Arnoud) Brandweerwerk? = rep. Tpv lijn - Omvang? - Prod. Actie? (Hans CPP)
Geen voorraad, rol zonder art.nr è spoedrep.
Aansturing via installatiebeheer (Arnoud)
Kaal? (Hans CPP)
Periodiek overleg klant (CPP) -WDO …. Fa? (Hans CPP)
Pakbon + vervoersopdracht
Keuze transportmiddel op TOF
Aansturing uitschrijver Rep.opdracht (=wvb) - klacht - wat te rep.? - rep. Duur gewenst door install. Beh.
Rol onbekend è terugsturen (WDO)
Intern transp.kosten onbekend bij aanvrager
Laden/lossen afhankelijk van prod. (extern)
Ideeen / voorstellen
Gewichtè - niet in SAP - foutief op TOF Passeerbon printen bij weegbrug / vervoerder
Ideale werkstroom/ werkwijze
Per unit 1 expeditie afd./team - verzorgd vervoer van lijn naar één ophaalvak tbv ext. Vervoerder - vervoerder hoeft niet meer de hal in.
Transport CPP 5pld/prod/wvb/ chauff.poule/trekker /fa. p/sectie (Hans CPP)???? Bij aanmaak opdr. è vervoers- en passeerbon bij vervoerder + pakbon
Geen uniformiteit bij laden en lossen WE’s Bij WDO è 20 uur wachttijd per week ivm laden/lossen
Reden uitbouw rol bij Firma onbekend.
Communicatie over uitvoering werkzaamheden
Meerdere overleg nodig met WE
Communicatie: - reparatie - kosten - levertijd
Oorzaak schade aan rol na verzenden onbekend.
Afleveradres staat niet juist in SAP
(Arnoud)
Firma / HTD Geen Levertijd bewaking aanwezig
Levertijd overschrijding
Vervoerder niet bekend met losplaats
Akkoord voor reparatie wordt door WE niet gegeven
Firma onbekend met inhoud contract “third part use”
Onderdelen worden ter beschikking gesteld door WE
Uitgevoerde werk voldoet niet aan gestelde eisen
Rol moet opnieuw uitbesteed worden.
(Arnoud)
Werkinstructie: - borgen/borging - werkzheden (uitvoering) - Controle
?
(Arnoud)
(WDO)
Communicatie struc.è
Bestelling digitaal naar Firma.
(Firma)
Transporteur komt 2de maal, na 15.00 wordt niet gelost!!
Beperkte laad/ los tijden è tot 15.00 uur
Bij inboeken PM40, eind leverteken niet aangevinkt. (LDS)
Veel logistieke handelingen om rol in mag.stelling te krijgen.
Rollen verkeerd bezorgd
Retourbon hoort niet bij de rol.
Rol weggepakt voordat deze in mag. is ingeboekt (Arnoud)
Bij HTD Opdrachten > € 5000,hebben een extra doorlooptijd van een week t.g.v. interne HTD tenderboard
Pakbon ontvangen, maar geen rol
(Firma)
(Arnoud)
?
Kraandrijver nodig om af te leveren bij WE
Waar kan Firma de pakbon inleveren?
Transport WDOè VA hal Geen controle over hoeveelheid
(John)
Aanmaken onderdelen op basis van incidentele bestellingen
Wie tekend voor ontvangst?
60% Pakbon nogmaals scannen en verzenden (Firma)
Voortgang verzamelen onderdelen niet inzichtelijk
Onder uitbestedingskosten worden niet opgehoogd?????? (HANS CPP)
Spoedopdracht krijgt geen voorrang bij laden/lossen
Transporteur tekent zelf pakbonnen
Bij tekening wijziging geen automatische werkinstructie aanpassing bij HTD (Arnoud)
Leverancier haalt de ter beschikking gestellde art.nr zelf op
Afleveradres staat niet juist in SAP (staat altijd op mag.IJ&S)
Wachttijden bij CWW ivm opgelaste rollen
Vastleggen wat met transp. Meegaat: - opdracht - tekeningen - bonnen
Maken uitbestedings opdracht.
Afname protocol maken
Uitbesteding FIRMA è HTD Hogere tarieven tov WEè HTD
(Arnoud)
Communicatie over uitvoering werkzaamheden is onduidelijk en wordt niet gevolgd
Maken uitbestedings opdracht.
Uitbesteding van Firma è HTD krijgt lagere prio dan uitbesteding WE è HTD
(Arnoud)
Standaard rolidentificatie ontbreekt (extern)
Rol niet schoongespoten 2x TOF voor het zelfde transport
Tekeningen niet up to date.
Rol wordt gelost op werkplek ipv invak (WDO)
Uitschrijver zoeken.
Reactie WE duurt lang!
Tekening klopt niet!
Rol wordt bezorgd na Dagdienst (WDO)
(Arnoud)
Opnamerapport niet aanwezig
Firma typt spec over van fax. (extern)
Rol zonder opdr. è HTD belt WE (WDO)
Vervoersopdr. Onvolledig - afmeting -gewicht - adres -afleverdatum
Wat controleren? - afkeurmaten - inspectierapp. aanwezig
(WDO)
Productie niet bekend met laad/los plaatsen HTD (WDO)
Vervoerder kan niet laden è moet nog maals komen
Ontbreken van vervoersdoc. (extern)
Wisselende prio van WE è planningswijzigingen
(Firma)
(Arnoud)
Ontbreken van Spoeldocument
Firma wijzigt tekeningen voor WE
Bij ontvangst vaak geen opdracht aanwezig.
Laden voor transport è - begeleiden vrachtw. In hal - tijdstip van ophalen - beschikbaarheid heftruck/ kraan è duur van laden
Retourbon printen bij Firma
(extern)
Artikelnr. è afm.gew. Automatisch In TOF
Verpakking Specificatie Niet bekend. (extern)
Werken met maandopfrachten en standaard revisie formulier
Schaderapp è Verzamelen: - tek/werkinstr. - schaderapport - meetrapport
Transport è zie stap 2 en 3
Ontvangt Rol in verzendvak leggen
Uitbouw van rol valt buiten scope!!
Transport è zie stap 2 en 3
LDS
1 Uitbouwen
Fin a
Productie Firma HTD Storingsdienst Int. vervoer Ext. vervoer
Kist met rol onbekend è retour WDO Rol in verkeerde kist
Tijdsduur tussen gereed WDO en opslag LDS te lang
- SLA - Contract - Ad hoc (incidenteel) (Hans CPP)
Format van opdrachten uniform maken.
Firma verzorgd wijzigingen in tekening (PME)
(Hans CPP)
(Arnoud)
1 – 10 uur
1 uur
1 – 4 uur
0,5 dag
1 uur
6 uur
1 – 4 uur
0,5 uur
1-4 uur
1 dag – 2 wk
1 uur – 1 wk
0,5 – 2 dag
2 uur – 4 wk
1 dag – 4 wk
4 uur
1 dag – 1 wk
1 dag / 1 wk
1 uur 3,5 – 8 wk
1-4 uur
1 uur
6 uur
1 dag / 1 wk
1 dag
1 – 2 wk
1 – 8 uur
1 uur
0,5 uur
1 dag – 1 wk
1 uur – 3 dag
1 uur – 5 wk
New process maintenance installation rolls Onderhoud rollen (Toekomstige situatie)
Productie / Storingsdienst
Uitbouwen
Firma
Uitbouwen
HTD
Uitbouwen
Transport en ontvangst
Demonteren en inspectie
Revisie / montage
Transport gereed maken
Beheert. WE Mag. Tata Uitbouw bij storing door Productie / storingsdienst
Uitbouw geplant door Firma / HTD
Vaste laad en los tijden -Opdracht -TOF - Passeer bon In één doc. Centraal / eventueel meerdere verzendvak per WE Opdrachtnr + SAP servicenr. op label noteren
Hoofdaannemer gevestigd op / nabij Tata terrein
Firma maakt vervoersopdracht / passeerbon op basis van Servicenr.
WE tekend passeerbon af
Firma coördineert ook in overleg met intern – en extern transport Goede bereikbaarheid van verzendvak voor vervoerder Vervoerder moet zelf kunnen laden en lossen (zonder gebruik van Tata middelen)
Gedelegeerd beheer in SAP Firma?
Automatsch starten van demontage door Firma Alleen communiceren bij afwijking van standaard revisie Op verzoek moet Firma rol individueel kunnen vervolgen.
Incl. eventuele uitbestedingen Firma è uitbestedingen op basis van Tata contracten
Standaard Afname rapport maken en meesturen met product (diameter rol)
Standaard Meet rapport voor alle WE
Firma moet pro-actief meedenken
Tata verantwoordelijk voor laden / lossen op tata terrein?
Firma è verantwoorde lijk voor retour transport
Firma è Koopdelen op basis van Tata contracten
Standaard inspectie rapport voor alle WE
Financiële afhandeling
Transport retour Tata
Ontvangst PM... orders
Financiële afhandeling
Ontvangst PM 40 orders
Financiële afhandeling
PM40 è Firma levert af bij magazijn Tata
¹
Afhandeling standaard in SES
PM40 è Firma levert af bij WE Vaste laad/los tijden bij magazijn Tata en WE (7.00 – 15.00)
Standaard aflever document tbv ontvangstboeking
Firma verantwoordelijk voor spare parts en voorraadbeheer
1 uur
1 uur - 4 uur
6 uur
2 dag – 8 dag
1 uur – 4 uur
1 uur
0,5 uur
1 uur - 2 dag
1 uur - 2 dag
1 dag – 1 wk
2 wk - 8 wk
1 uur - 2 dag
1 uur - 1 dag
1 dag – 10 dag
Ranking criteria request for proposal Importancy from high to low 1. Quality of the contractor (incl. ability for continuous improving) 2. Plan of action to outline how the work will be organized 3. Implementation plan 4. Management of Stock keeping 5. Experience with maintenance of rolls 6. Price
Preferred supplier: IJssel technologie Oorsprong
: Zelfstandige onderneming ontstaan uit Scania Nederland B.V.
Missie
: IJssel Technologie zet zich in voor het concurrerend maken en houden van productiebedrijven in Nederland. 2012 300 medewerkers
€ 33 mln. omzet 1993 48 medewerkers € 4 mln. omzet
Vestigingen & locaties Veendam Joure Broek op Langedijk Zwolle Almere Heineken
IES
Scania
Deventer
Ten Cate
IJT Broek op Langedijk
afstand tot TATA: 32 km; reistijd: ½ uur ruimte
oppervlak [m²] beschikbaar
kantoor
100
Direct betrekken per 23 april 2012
werkplaats
3600
In twee fases betrekken. Eerste fase per direct.
magazijn
300
Langzame opbouw Eerst bestaande voorraden bij TATA en onderleveranciers opmaken
overkapt
200
Direct beschikbaar
buitenterrein
800
Direct beschikbaar
Scope en werkzaamheden •
De werkzaamheden bestaan uit: – transporteren, ophalen en weer afleveren – het demonteren van de asbezetting (lagers, koppelingen), – het inspecteren, en het weer monteren van de asbezetting. – het indien nodig repareren van de astappen . – slijpen van zowel stalen als rubber rolbody – opspuiten (astappen), oplassen (rolbody) – verchromen, berubberen, – voorraadbeheer spare parts – consignatiedienst 24/7
• •
Specialistische werkzaamheden worden overgenomen in lopende contracten Contractduur is exclusief en voor 10 jaar
Implementatie • Met Tata is overeengekomen: binnen 1 jaar de gehele rol revisie door IJT is overgenomen inclusief de aansturing van de onderleveranciers.
• Na 04 maanden 30 % overgenomen • Na 08 maanden 70 % overgenomen • Na 12 maanden 100% overgenomen.
KPI’s • 7 KPI’s
–
waarde creatie
– – – – – –
veiligheid prijs ontwikkeling innovatie klanttevredenheid technische kwaliteit leverbetrouwbaarheid
• Balanced Score Card
Wederzijdse belangen Intentieverklaring: Een verlaging van de Tata TCO kosten met 10-15% met een leverancier die gezond kan ondernemen met een beoogde winst van 10-12%
Together we make the difference
