KEBIJAKAN NASIONAL SIKN, DAN JIKN disampaikan pada acara “Rapat Koordinator Nasional Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional “ Yogyakarta, 17 Oktober 2013 oleh Dini Saraswati Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan
Menggantikan
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipam
UU No. 7 Th. 1971
UU No. 43 Th. 2009
Arsip adalah naskah naskah--naskah yg dibuat & diterima oleh lembaga--lembaga negara & lembaga badan--badan pemerintahan badan serta badanbadan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok berkelompok,, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah & kehidupan kebangsaan.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk & media sesuai dgn perkembangan teknologi informasi & komunikasi yg dibuat & diterima oleh lembaga negara,, pemerintahan daerah negara daerah,, lembaga pendidikan pendidikan,, perusahaan perusahaan,, orgn pol politik itik,, orgn kemasy kemasyarakatan arakatan,, & perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat bermasyarakat,, berbangsa,, & bernegara berbangsa bernegara.. (Psl. 1 Angka 2)
PERBEDAAN UU No. 7 Th 1971 dgn UU No. 43 Th. 2009 UU No. 7 Th 1971 UU No. 43 Th. 2009 1. berorientasi pada 1. berorientasi pada masyarakat/users (arsip pemerintah (arsip hanya harus dapat dimanfaatkan seoptimal untuk kegiatan instansi mungkin untuk kepentingan masyarakat) pemerintah) 2. Sentralisasi (oleh ANRI & 2. Desentralisasi (masing (masing--masing prov, & Kanwil ANRI) kab/kota mempunyai kewenangan untuk mengelola arsipnya) 3. Pembangunan SKN & SIKN serta Pembentukan JIKN (menampilkan arsip dinamis & arsip statis) 4. Kewajiban membentuk unit kearsipan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, daerah, PTN, & BUMN/BUMD 3. Ketentuan Pidana 5. Sanksi administratif untuk Pejabat & Pelaksana & Ketentuan Pidana bagi setiap individu
1. Menjamin terciptanya arsip pada pencipta arsip yaitu dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara negara,, pemerintahan daerah daerah,, lembaga pendidikan pendidikan,, perusahaan perusahaan,, orgn or gn politik politik,, orgn orgn kemasyarakatan kemasyarakatan,, & perseorangan perseorangan,, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional nasional;; 2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik & terpercaya sebagai alat bukti yang sah sah;; 3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal & pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perUU per UUan; an; 4. Menjamin pelindungan kepentingan negara & hak hak--hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya terpercaya;;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif & terp terpadu adu;; 6. Menjamin keselamatan & keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidu kehidupan pan bermasyarakat,, berbangsa bermasyarakat berbangsa,, & bernegara bernegara;; 7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,, sosial ekonomi sosial,, politik politik,, budaya budaya,, pertahanan pertahanan,, serta keamanan sebagai identitas & jati diri bangsa bangsa;; & 8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya.. terpercaya (UU No. 43 Th. 2009 Psl. 3)
Meliputi keseluruhan: a. Penetapan kebijakan b. Pembinaan kearsipan c. Pengelolaan arsip dalam suatu SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (SKN) yang didukung oleh:: oleh a. Sumber daya manusia (SDM) b. Prasarana & sarana c. Sumber daya lain (a.l. pendanaan) dilakukan oleh oleh:: lembaga negara negara,, pemerintahan daerah daerah,, lembaga pendidikan pendidikan,, perusahaan,, organisasi politik perusahaan politik,, organisasi kemasyarakatan kemasyarakatan,, & perseorangan,, serta lembaga kearsipan perseorangan kearsipan.. (UU No 43 Th. 2009 Psl. 5)
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL 1. Pembinaan terhadap pencipta arsip pusat & daerah daerah,, lembaga kearsipan prov provinsi insi,, kab kabupaten upaten//kota kota,, & perguruan tinggi; 2. Pengelolaan arsip dinamis & arsip statis; 3. Pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN JIKN;; 4. Organisasi Organisasi,, terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; 5. Pengembangan SDM kearsipan kearsipan;; 6. Prasarana & sarana kearsipan; 7. Pe Pellindungan & penyelamatan arsip arsip;; 8. Sosialisasi kearsipan kearsipan;; 9. Kerjasama & 10. Pendanaan Pendanaan.. (UU No 43 Th. 2009 Psl. 7)
Pengembangan E-Government Dan Pelayanan Informasi Kearsipan
9 Program Percepatan Reformasi Birokrasi dicanangkan oleh Kementerian PAN dan RB 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Penataan Struktur Birokrasi Penataan Jumlah dan Distribusi PNS Sistem Seleksi CPNS dan Promosi PNS secara Terbuka Profesionalisasi PNS Pengembangan Sistem Elektronik Pemerintah (E--Government (E Government)) Penyederhanaan Perijinan Usaha Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Aparatur Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri Efisiensi penggunaan Fasilitas Fasilitas,, Sarana dan Prasarana Kerja PNS
Pengembangan E-Government dilaksanakan oleh ANRI dalam rangka mendukung 9 (sembilan) Program Percepatan Birokrasi, terutama program nomor 5 yang meliputi: 1. Kebijakan E- Office (Pengembangan Website, E- Administrasi Umum (manajemen manajemen dokumen elektronik (E-Arhives & ERecords), administrasi keuangan elektronik (Sistem Pengelolaan Keuangan Elektronik), dan administrasi kepegawaian elektronik (Simpeg), 2. Kebijakan E- Planning, 3. Kebijakan E- Budgeting, 4. Kebijakan E- Procurement, 5. Kebijakan E- Performance (SAKIP). (sumber: paparan Sekretaris Kementerian PAN & RB pada Raker di Lingkungan ANRI, 27 Januari 2012)
Pengembangan E-Government oleh ANRI Meliputi: 1. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) – e-records, dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) – e-archives. 2. Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) & Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), serta Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
1. SIKD (e (e-records records)) dan SIKS (e (e-archives archives)) diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2009 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD (SIK D) Adalah model aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis bagi pencipta arsip
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS (SIKS) Adalah model aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan arsip statis bagi lembaga kearsipan
2. Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SIKN), Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
DASAR PENYELENGGARAAN • UndangUndang-Undang No No.. 14 Th. Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik,, Publik • Undang Undang--Undang No No.. 43 Th Th.. 2009 tentang Kearsipan Kearsipan,, • Peraturan Pemerintah No No.. 28 Th. 2011 tentang Pelaksanaan Undang--Undang No Undang No.. 43 Th. Th. 2009 tentang Kearsipan Kearsipan,, • Peraturan Pemerintah No. 82 Th. 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik • Instruksi Presiden No. 3 Th. 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government, • Peraturan Kepala ANRI No. 22 Th. 2011 tentang Penyelenggaraan SIKN dan JIKN, JIKN, • Komitmen Presiden RI untuk Open Government Indonesia Tahun 2011. • Surat Kepala ANRI No. IK.OO.03/1839A/2012 tanggal 28 Desember 2012 tentang Pedoman Penyelenggaraan SIKN dan JIKN.
UU No. 43 Th 2009 Psl. 1 No. 28-30
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (S (SKN)
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (SIKN)
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (JIKN)
adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi & tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
adalah sistem sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN JIKN..
adalah sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
• ANRI menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalaui SKN untuk menjaga autentisitas dan keutuhan arsip. • SKN berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. statis. • Fungsi SKN untuk: a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan; kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi;; dan informasi c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, autentik, utuh, utuh, dan terpercaya.. terpercaya UU No. 43 Th 2009 Psl. 10-11
1. ANRI membangun SIKN untuk memberikan informasi yg autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara negara,, memori kolektif bangsa bangsa,, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI KRI.. 2. Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. 3. Fungsi SIKN untuk untuk:: a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara negara;; b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara negara;; c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yg berhak;; berhak d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. UU No. 43 Th 2009 Psl. 12-13
Pembangunan SIKN Pembangunan SIKN dilaksanakan melalui: a. penetapan kebijakan SIKN; & b. penyelenggaraan SIKN. Penetapan Kebijakan SIKN a. meliputi kebijakan dalam: 1. penyediaan informasi kearsipan, & 2. penggunaan informasi kearsipan. b. dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan.
Penyelenggaraan SIKN a. dilaksanakan oleh unit kearsipan & lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan. b. dikoordinasikan oleh ANRI.
PP No. 28 Th. 2012 Psl. 110-112
Pembangunan SIKN • untuk mendukung pengelolaan arsip dalam rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh; • dilaksanakan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari SKN; • ANRI bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKN; • Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. (PP No. 28 Th. 2012 Psl. 109 dan 114)
PEMBENTUKAN JIKN 1. JIKN berfungsi untuk meningkatkan meningkatkan:: a. akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat masyarakat,, b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat rakyat,, c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan kearsipan.. 2. Penyelenggara JIKN adalah adalah:: a. ANRI sebagai Pusat Jaringan Nasional b. - lembaga kearsipan provinsi provinsi,, - lembaga kearsipan kabupaten kabupaten//kota kota,, - lembaga kearsipan perguruan tinggi tinggi,, - unit kearsipan pada lembaga negara negara,, - lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta. sebagai Simpul Jaringan 3. JIKN merupakan sistem jaringan informasi & sarana pelayanan untuk arsip dinamis & arsip statis. UU No. 43 Th 2009 Psl. 14 & PP No. 28 Th. 2012 Psl. 115-117
Manfaat SIKN bagi Simpul Jaringan 1. untuk mengelola arsip berbasis TIK 2. berbagi informasi kearsipan antar simpul jaringan 3. sebagai backup data kearsipan 4. efisiensi perangkat keras TIK
MANFAAT JIKN BAGI SIMPUL JARINGAN 1. menyediakan informasi kearsipan bagi masyarakat luas, sesuai dengan amanat UU No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 2. masyarakat dapat mengakses berbagai informasi kearsipan (dinamis dan statis) secara lengkap, tepat, mudah, dan murah di mana pun berada 3. tempat untuk mengadakan pameran secara virtual (yang berasal dari arsip yang tersedia) 4. membuat tema naskah sumber (dari berbagai arsip yang tersedia)
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
INAKTIF
PENGELOLAAN ARSIP STATIS STATIS Norma, Standar, Prosedur, Kriteria
Arsip (Fisik)
Sistem Informasi Pencipta / Lembaga Kearsipan
Sistem Informasi Nasional
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD)
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS (SIKS)
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (SIKN) JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (JIKN)
Norma, Standar, Prosedur, Kriteria
Norma, Standar, Prosedur, Kriteria
Pencipta Arsip PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Aplikasi SIKD
Penyediaan Informasi Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Internet
APLIKASI SIKN Penyediaan Informasi Kearsipan
Aplikasi SIKS
Lembaga Kearsipan
PORTAL JIKN PENGGUNA
TANGGUNG JAWAB ANRI sebagai “PUSAT “PUSAT JARINGAN NASIONAL”” NASIONAL a. penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam “daftar arsip dinamis”;; dinamis” b. penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam “daftar arsip statis nasional”; c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN secara nasional; d. layanan informasi kearsipan melalui JIKN; e. pengelolaan sistem dan jaringan; f. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai pusat jaringan nasional; dan g. koordinasi simpul jaringan dalam satu kesatuan JIKN. JIKN. PP No. 28 Th. 2012 Psl. 118
1. Mengkoordinasi Mengkoordinasi simpul jaringan, jaringan, dilaksanakan melalui: a. Koordinasi fungsional, b. Koordinasi temu jaringan. jaringan. 2. Membina simpul jaringan, jaringan, meliputi bidang: a. Informasi kearsipan, b. Sumber daya manusia, c. Prasarana & sarana, dan/atau d. Pendanaan. PP No. 28 Th. 2012 Psl. 120-122
SIMPUL JARINGAN Simpul Jaringan SIKN dan JIKN adalah: Unit Kearsipan pencipta arsip pada: • Kementerian Kementerian:: di Sekretariat Jenderal, sebagai admin Simpul Jaringan • Kejaksaan Agung, • Tentara Nasional Indonesia, • Kepolisian Negara Republik Indonesia, • Lembaga Pemerintah Non Kementerian, • Kesekretariatan Lembaga Negara, • Kesekretariatan Komisi/Dewan/Badan, • Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, • BUMN dan BUMD, • Perguruan Tinggi. Lembaga Kearsipan: • Nasional (ANRI), • Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, • Perguruan Tinggi Negeri.
TANGGUNG JAWAB “SIMPUL JARINGAN” a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam “daftar arsip dinamis” dan “daftar arsip statis”; b. penyampaian “daftar arsip dinamis” dan “daftar arsip statis” kepada pusat jaringan nasional; c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN di lingkungan simpul jaringan; d. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan e. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional.. nasional Selain tanggung jawab tersebut, Simpul Jaringan di provinsi memiliki tugas mengkoordinasikan & membina simpul jaringan kabupaten/kota. kabupaten/kota PP No. 28 Th. 2012 Psl. 119 & 123
PENGGUNAAN INFORMASI KEARSIPAN a) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan kes ejahteraan ra rakyat kyat,, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat masyarakat;; b) Informasi kearsipan tersebut bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan (PP No. 28 Th. 2012 Psl Psl.. 125 125)
RENCANA IMPLEMENTASI SIKN dan JIKN SOSIALISASI (ANRI)
• Rakornas • Workshop • Konsultasi Sistem Informasi Kearsipan
KONSULTASI (Simpul Jaringan ke ANRI)
• Konsultasi Proses Pendaftaran • Konsultasi Kesiapan Sumber Daya & Infrastruktur Pendukung • Konsultasi Rencana Implementasi UJI COBA (Simpul Jaringan)
• Uji Coba pada Server Diklat • Magang di ANRI
IMPLEMENTASI (Simpul Jaringan)
• Penetapan Kebijakan Pimpinan • Kesiapan Sumber Daya • Kerja Sama dgn PT. Telkom dlm rangka Penyediaan Infrastruktur Cloud
PUSAT JARINGAN NASIONAL SIKN dan JIKN dikelola dan secara operasional dilaksanakan oleh Pusat Jaringan Nasional, termasuk peran sebagai helpdesk nasional dilakukan oleh: Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jl. Ampera Raya No. 7, Jakarta 12560 Telp. 62-21-7805851 pesawat 241 – 209 Faks. 62-21-7810282 HP. 0856-9549-1558, 0812-9512-3450 Email: admin @jikn.go.id
Terima kasih atas perhatian.. Bapak/Ibu/Saudara.. Semoga bermanfaat.. Selamat berkarya..
