PERATURAN KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL
NOMOR 7 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN KEARSIPAN DINAMIS BADAN NARKOTIKA NASIONAL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL,
Menimbang
:
a.
bahwa
untuk
mendukung
penyelenggaraan
pemerintahan dan pembangunan serta optimalisasi kinerja
Badan
mewujudkan
Narkotika
layanan
Nasional
informasi
dalam
yang
efektif
diperlukan pengelolaan kearsipan dinamis; b.
berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan
Narkotika
Nasional
tentang
Pedoman
Kearsipan Dinamis Badan Narkotika Nasional; Mengingat
:
1.
Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 143, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5062);
2. Undang-Undang……….
2
2.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia
Nomor
53,
Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 4.
Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 tentang Badan
Narkotika
Nasional
(Lembaran
Negara
Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 60); 5.
Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 246);
6.
Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan
Narkotika
Nasional
Provinsi,
Kabupaten/Kota (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 247); 7.
Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 15 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Badan Narkotika
Nasional
(Berita
Negara
Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 253); 8.
Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 5 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Non Keuangan dan Non-Kepegawaian di Lingkungan Badan Narkotika Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 1372);
9. Peraturan ……….
3
9.
Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 6
Tahun
2013
Elektronik
di
tentang
Tata
Lingkungan
Naskah
Badan
Dinas
Narkotika
Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 1373); MEMUTUSKAN Menetapkan :
PERATURAN NASIONAL
KEPALA TENTANG
BADAN
NARKOTIKA
PEDOMAN
KEARSIPAN
DINAMIS BADAN NARKOTIKA NASIONAL. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam peraturan ini, yang dimaksud dengan: 1.
Badan Narkotika Nasional yang selanjutnya disingkat BNN adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada presiden.
2.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip BNN.
3.
Tata kearsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip sejak diterima, diproses, disimpan, sampai dengan disusutkan.
4.
Penyelenggaraan
kearsipan
BNN
adalah
keseluruhan
kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam sistem kearsipan BNN, yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 5.
Arsip BNN yang selanjutnya disebut arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh BNN dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
6.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan BNN dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
7. Arsip ……….
4
7.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus dan berada di Unit Pengolah.
8.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan disimpan di Unit Kearsipan.
9.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional BNN, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
10. Sentralisasi dalam kebijakan adalah kewenangan mengatur dan menetapkan pembakuan sistem, pengaturan organisasi kearsipan, penyelenggaraan tata kearsipan, pembinaan kearsipan, sosialisasi kearsipan,
pelindungan
kearsipan,
kerjasama,
dan
penyelamatan
standardisasi
arsip,
prasarana
konsultasi
sarana
dan
pengawasan pelaksanaan tata kearsipan BNN. 11. Desentralisasi dalam pelaksanaan adalah kegiatan kearsipan dari unit kerja lingkup BNN untuk melaksanakan kegiatan kearsipan meliputi pengurusan dan pengendalian naskah dinas, penyimpanan arsip, dan pemeliharaan arsip. 12. Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip yang disusun secara logis
dan
sistematis
berdasarkan
kesamaan
urusan
kegiatan
organisasi serta berfungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali. 13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
15. Agenda ……….
5
14. Agenda adalah sarana untuk mencatat naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar. 15. Lembar disposisi adalah lembar isian/formulir untuk memberikan petunjuk/instruksi dan berfungsi sebagai sarana pengendalian perkembangan naskah dinas. 16. Jaringan informasi kearsipan BNN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip yang dikelola oleh BNN. 17. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. 18. Autentikasi adalah proses validasi untuk pengesahan suatu arsip. 19. Pengurusan
dan
pengendalian
naskah
dinas
adalah
proses
penanganan naskah dinas yang meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan dan pencatatan oleh bagian tata usaha sampai diterima di unit pengolah satuan kerja, dan sejak naskah dinas selesai diproses/ditandatangani Pimpinan Unit Pengolah sampai dikirim oleh Unit Kearsipan. 20. Tata Usaha Pengolah adalah unit ketatausahaan di masing-masing Unit Pengolah. 21. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada BNN yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 22. Buku eskpedisi adalah buku yang digunakan sebagai sarana pengiriman dan bukti penerimaan naskah dinas. 23. Kode klasifikasi adalah tanda pengenal urusan suatu arsip dari klasifikasi yang telah ditetapkan. 24. Indeks adalah tanda pengenal utama suatu arsip untuk membedakan antara berkas satu dengan lainnya dalam suatu kode/masalah yang berfungsi sebagai penemuan kembali arsip.
26. Berkas ……….
6
25. Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis (seri), kesamaan masalah (rubrik) atau kesamaan urusan/ kegiatan (dosir). 26. Penataan berkas adalah cara atau metode menata, mengatur, dan menyimpan arsip dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan klasifikasi, indeks, dan kartu tunjuk silang. 27. Kartu tunjuk silang adalah kartu pelengkap indeks yang berfungsi untuk mempertemukan keterangan yang berbeda tetapi sama artinya dan/atau yang berbeda tetapi saling berkaitan. 28. Penemuan
kembali
adalah
suatu
cara
untuk
memudahkan
menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. 29. Guide adalah sekat untuk petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan yang lain berdasarkan klasifikasi arsip. 30. Daftar arsip adalah daftar yang berisi susunan teratur butir-butir berkas sesuai dengan seri arsip yang harus disimpan sementara, dimusnahkan, atau diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis. 31. Penilaian arsip adalah proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan waktu kapan suatu arsip harus disusutkan berdasarkan nilai guna. 32. Unit Kearsipan Pusat BNN yang selanjutnya disebut UK Pusat adalah satuan kerja pada BNN yang mempunyai tugas dan fungsi menyusun kebijakan dan pembinaan di bidang kearsipan. 33. Unit Kearsipan II yang selanjutnya disebut UK II adalah satuan kerja pada tingkat pusat dan daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan di lingkungannya dan pengelolaan arsip inaktif yang retensinya di bawah 5 (lima) tahun.
Pasal 2 ……….
7
Pasal 2 (1)
Pedoman kearsipan dinamis BNN dimaksudkan untuk keseragaman dan kelancaran pelaksanaan kegiatan kearsipan di seluruh satuan kerja di lingkungan BNN.
(2)
Tujuan pedoman kearsipan dinamis BNN untuk menjamin: a.
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja di lingkungan BNN;
b.
ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.
terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
d.
terwujudnya penyelenggaaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang terpadu. Pasal 3
Sasaran pedoman kearsipan dinamis BNN, meliputi: a.
tercapainya kesamaan pengertian bahasa dan penafsiran serta penyelenggaraan kearsipan dinamis;
b.
terwujudnya keterpaduan pengelolaan kearsipan dinamis dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
c.
terwujudnya kelancaran komunikasi kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian; dan
d.
tercapainya dayaguna dan hasilguna penyelenggaraan kearsipan dinamis. BAB II TATA KEARSIPAN Pasal 4
Kearsipan dinamis BNN menganut asas: a. sentralisasi dalam kebijakan; dan b. desentralisasi dalam pelaksanaan.
Pasal 5 ……….
8
Pasal 5 (1)
Sentralisasi dalam kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a, mencakup:
(2)
a.
pembakuan sistem kearsipan;
b.
organisasi kearsipan;
c.
pembinaan kearsipan;
d.
sosialisasi kearsipan;
e.
pelindungan dan penyelamatan arsip;
f.
konsultasi kearsipan;
g.
kerjasama kegiatan kearsipan;
h.
standardisasi prasarana dan sarana; dan
i.
pengawasan pelaksanaan tata kearsipan.
Desentralisasi dalam pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b, mencakup: a.
pengurusan dan pengendalian naskah dinas;
b.
penyimpanan arsip;
c.
pemeliharaan arsip; dan
d.
penyusutan arsip yang retensinya di bawah 5 (lima) tahun. Pasal 6
Pembakuan sistem kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a terdiri dari: a.
penyelenggaraan tata kearsipan;
b.
klasifikasi arsip;
c.
jadwal retensi arsip; dan
d.
klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pasal 7
(1)
Tata kearsipan BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, meliputi pengurusan dan pengendalian naskah dinas, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, penemuan kembali dan layanan arsip, serta penyusutan arsip.
(2) Tata ……….
9
(2)
Tata kearsipan dilaksanakan dengan menggunakan: a.
agenda, lembar disposisi, lembar pengantar, dan jaringan informasi kearsipan BNN sebagai sarana pengurusan dan pengendalian naskah dinas;
b.
klasifikasi arsip sebagai sarana pemberkasan;
c.
jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip; dan
d.
klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagai sarana layanan dan akses arsip. Pasal 8
(1)
(2)
Pengelolaan arsip dinamis meliputi: a.
arsip vital;
b.
arsip aktif; dan
c.
arsip inaktif.
Akses terhadap informasi arsip dinamis dapat ditutup untuk kepentingan umum, apabila: a.
menghambat proses penegakan hukum;
b.
mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c.
membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d.
merugikan ketahanan ekonomi nasional;
e.
merugikan kepentingan politik luar negeri;
f.
mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
g.
mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
h.
mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. Pasal 9
Klasifikasi arsip BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, disusun berdasarkan pengelompokan masalah yang dikelola oleh satuan kerja di lingkungan BNN.
Pasal 10 ……….
10
Pasal 10 Jadwal retensi arsip BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Pasal 11 (1)
Tata kearsipan BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a dan huruf b tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
(2)
Tata kearsipan BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf c dan huruf d diatur lebih lanjut dengan Peraturan Kepala BNN. BAB III ORGANISASI KEARSIPAN Pasal 12
(1)
Organisasi Kearsipan BNN meliputi Pusat dan Daerah.
(2)
Organisasi Kearsipan BNN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
(3)
a.
unit pengolah; dan
b.
unit kearsipan.
Organisasi Kearsipan BNN tingkat pusat meliputi: a.
Unit Pengolah satuan kerja terdiri dari Eselon I, II, dan III;
b.
UK Pusat adalah Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Utama; dan
c.
UK II adalah bagian tata usaha dan sub bagian tata usaha pada satuan kerja setingkat Eselon II dan Eselon III tertentu.
(4)
Satuan kerja setingkat Eselon II dan Eselon III tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf c meliputi: a.
satuan kerja setingkat Eselon II terdiri dari Pusat Penelitian, Data, dan Informasi dan Balai Besar Rehabilitasi Lido; dan
b. satuan ……….
11
b.
satuan kerja setingkat Eselon III terdiri dari Balai Diklat dan Balai Laboratorium.
(5)
Organisasi Kearsipan BNN Provinsi dan BNN Kabupaten/Kota terdiri dari:
(6)
a.
Unit Pengolah satuan kerja terdiri dari Eselon II dan III;
b.
Unit Kearsipan Provinsi adalah Bagian Tata Usaha; dan
c.
Unit Kearsipan Kabupaten/Kota adalah Sub Bagian Tata Usaha.
Pada Unit Kearsipan Pusat maupun Daerah ditempatkan arsiparis dan/atau pengelola arsip sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Pasal 13
(1)
Unit Pengolah mempunyai tugas: a.
mengolah naskah dinas berdasarkan tugas dan fungsi yang menjadi kewenangannya;
b.
memberkaskan, menyimpan, memelihara dan mengamankan arsip aktif; dan
c. (2)
memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan.
UK Pusat mempunyai tugas: a.
mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi;
b.
menerima, menyimpan, dan mengamankan arsip inaktif yang berasal dari Unit Pengolah di tingkat BNN Pusat, BNN Provinsi dan BNN Kabupaten/Kota;
c.
melakukan penataan sistem kearsipan;
d.
pelayanan dan penyuluhan kearsipan;
e.
perawatan arsip dan pelacakan arsip;
f.
pengembangan teknologi dan prasarana dan sarana kearsipan;
g.
penilaian arsip;
h.
preservasi, penyelamatan dan pengamanan arsip dinamis;
i.
merencanakan dan melaksanakan program arsip vital;
j.
melakukan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI);
k.
pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan; dan
l.
pengawasan pelaksanaan kearsipan di lingkungan BNN.
(3) Unit ……….
12
(3)
Unit Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota mempunyai tugas: a.
mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi;
b.
menerima, menyimpan, dan mengamankan arsip inaktif yang berasal dari Unit Pengolah di lingkungannya;
c.
melakukan pembinaan kearsipan di lingkungannya; dan
d.
melakukan pemindahan arsip inaktif yang retensinya di atas 5 (lima) tahun ke UK Pusat. BAB IV PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Pasal 14
(1)
Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan di lingkungan BNN dilaksanakan oleh UK Pusat.
(2)
Pembinaan dan pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dalam bentuk: a.
bimbingan dan konsultasi;
b.
bimbingan teknis;
c.
sosialisasi/workshop/seminar;
d.
supervisi penyelenggaraan kearsipan; dan
e.
lain-lain.
Pasal 15 BNN melakukan pengembangan prasarana dan sarana kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan kaidah kearsipan.
BAB V ……….
13
BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 16 Peraturan Kepala BNN ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar
setiap
orang
mengetahuinya,
memerintahkan
pengundangan
Peraturan Kepala BNN ini dengan penempatan dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal
28
Maret
2014
KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL, ttd
ANANG ISKANDAR
Diundangkan di Jakarta pada tanggal
17 April
2014
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014 NOMOR 505
