Uložení datové zprávy ve Spisové službě není časově limitováno

MĚSTSKÝ ÚŘAD TÝN NAD VLTAVOU tajemník Náměstí Míru 2, PSČ 375 01 Týn nad Vltavou

Váš dopis značky / Ze dne Sp. Zn 10742

Naše značka Vyřizuje / Linka Č.j.:MÚT/12034/2016. Ing. Luděk Chlanda 385 772 211

Týn nad Vltavou 17.06.2016

Věc: Poskytnutí informace tímto odpovídám na Vaši žádost o informace podle zák. č. 106/1999 Sb. podanou dne 06.06.2016: 1. V jakém formátu uchovává Váš orgán datové zprávy, které odeslal prostřednictvím datové schránky fyzickým a právnickým osobám v elektronické podobě, po 90 dnech, kdy se zprávy z datové schránky automaticky mažou, pokud je v elektronické podobě uchovává (např. pdf)? Pokud Váš orgán tyto zprávy uchovává v listinné podobě, pak jakým způsobem převádíte tyto zprávy z elektronické podoby? 

Datové zprávy jsou ukládány prostřednictvím Spisové služby jako databázové záznamy a k uložení VLASTNÍ DATOVÉ ZPRÁVY je používán formát ZFO (FormFiller 602). Elektronické přílohy jsou pak ukládány ve formátech, které jsou schváleny pro komunikaci prostřednictvím datových schránek. Tyto jsou vymezeny Provozním řádem ISDS, který naleznete zde: https://www.datoveschranky.info/dulezite-informace/provozni-rad-isds a zejména pak přílohou č. 3 vyhlášky č. 194/2009 Sb., v aktuálním znění, která stanoví formáty: a) pdf (Portable Document Format) b) PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving) c) xml (Extensible Markup Language Document) d) fo/zfo (602XML Filler dokument) e) html/htm (Hypertext Markup Language Document) f) odt (Open Document Text) g) ods (Open Document Spreadsheet) h) odp (Open Document Presentation) i) txt (prostý text) j) rtf (Rich Text Format) k) doc/docx (MS Word Document) l) xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet) m) ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation) n) jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)

o) png (Portable Network Graphics) p) tif/tiff (Tagged Image File Format) q) gif (Graphics Interchange Format) r) mpegl/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2) s)wav (Waveform Audio Format) t) mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3) u) isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší v) edi (mezinárodní standard EDIFACT, standardy ODETTE a EANCOM pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů - EDI) w) dwg (AutoCAD DraWinG File Format) verze 2007 a vyšší x) shp/dbf/shx/prj/qix/sbn/sbx (ESRI Shapefile) y) dgn (Bentley MicroStation Format) verze V7 a V8 z) gml/gfs/xsd (Geography Markup Language Document) V praxi se u nás jedná nejčastěji a obvykle o formát PDF. Uložení datové zprávy ve Spisové službě není časově limitováno. 2. Prosím o odkazy dle § 6 odst. 2 z. č. 106/1999 Sb. na skartační a spisové řády Vašeho orgánu, pokud jsou zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup, popř. žádám o jejich poskytnutí v jiné formě. viz příloha 3. Pokud Váš orgán použil vzorový spisový a skartační plán podle metodické příručky Ministerstva vnitra, prosím místo bodu 2 pouze o informaci, zda jste se z navrhovaného řešení Ministerstva vnitra nějakým způsobem odchýlili, či ho nějak zkonkretizovali, a to v jakých případech a jak.

4. Poskytuje nějaký subjekt Vašemu úřadu program spisové služby (např. ginis, radnice vera, apod.)? Který? Jste s ním spokojeni? 

Naše organizace využívá Spisovou službu firmy GEOVAP, která je součástí informačního systému Cityware. S touto spisovou službu jsme spokojeni. Primární výhodou je zejména jednoduchá a transparentní obsluha a nízké provozní náklady (např. v porovnání se spisovou službou GINIS firmy Gordic). Náš úřad také poskytuje od roku 2010 možnost používat tuto jako hostovanou spisovou službu i našim školským organizacím, a to:    

ZŠ Týn nad Vltavou, Hlinecká ZŠ Týn nad Vltavou, Malá Strana Základní umělecká škola Karla Komzáka Týn nad Vltavou Městský dům dětí a mládeže Týn nad Vltavou

U všech výše uvedených byla provedena instalace, testování a spisová služba byla předána do užívání ve stavu bez závad. Bohužel pominul legislativní důvod (odst. 3 §63 zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v aktuálním znění), který by školy nutil k jejímu použití, takže ji dnes aktivně využívá pouze ZŠ Hlinecká, což si myslím, že je poměrně škoda, neboť tato služba pro ně může být pouze přínosem. Je-li ze strany města udržována jedna instance nebo všechny čtyři, je v podstatě jedno, neboť se tak děje jedním procesem a na straně města tudíž připravenost díky ZŠ Hlinecká neustále trvá pro všechny.

Ing. Luděk Chlanda v.r. tajemník MěÚ Týn nad Vltavou

Příloha: spisový a skartační řád

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÝN NAD VLTAVOU Jednotka:

Městský úřad Týn nad Vltavou

Adresa:

nám. Míru 2, 375 01 Týn nad Vltavou

Zpracoval:

Ing. Jana Havlíková

Schválil:

Ing. Luděk Chlanda 13. 1. 2016 čj. MÚT/02146/2016

Datum zpracování:

leden 2016

Nabývá účinnosti:

1. 2. 2016

Obsah Část I Všeobecná ustanovení............................................................................................. 3 Část II Spisový řád Příjem a evidence došlých dokumentů .................................................................................. 4 Podací deník .......................................................................................................................... 5 Rozdělování a oběh dokumentů ............................................................................................ 6 Vyřizování dokumentů .......................................................................................................... 7 Vyhotovování dokumentů ..................................................................................................... 8 Podepisování dokumentů a užívání razítek........................................................................... 9 Odesílání dokumentů ............................................................................................................ 9 Předávání a ukládání dokumentů do spisovny .................................................................... 11 Vedení spisové služby v mimořádných situacích ............................................................... 12 Spisová rozluka ................................................................................................................... 12 Část III Skartační řád Úvodní ustanovení .............................................................................................................. 13 Příprava skartačního řízení.................................................................................................. 13 Průběh skartačního řízení .................................................................................................... 14 Vyřazování utajovaných dokumentů ................................................................................... 15 Řízení a kontrola ................................................................................................................. 15 Část IV Závěrečná ustanovení ........................................................................................ 16 Seznam příloh .................................................................................................................... 17

Část I. Všeobecná ustanovení Čl. 1 1. Spisový řád se vydává na základě zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky číslo 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a vyhlášky číslo 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 2. Obsahem Spisového řádu je dále zákon číslo 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, prováděcí vyhláška číslo 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a vyhláška číslo 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. 3. Tímto předpisem se zajišťuje řádný chod spisové služby Městského úřadu Týn nad Vltavou a současně postup při vyřazování (skartaci) dokumentů. 4. Spisová služba je vedena v elektronické podobě, a to prostřednictvím elektronické aplikace Spisová služba GEOVAP.

Část II. Spisový řád Čl. 2 1. Dle této části se řídí řádný příjem a evidence došlých dokumentů, rozdělování a oběh dokumentů, vyřizování dokumentů, vyhotovování dokumentů, podepisování a odesílání dokumentů včetně kontroly těchto činností. Čl. 3 Příjem a evidence došlých dokumentů 1. Dokumenty doručené poštovní službou, osobně a elektronicky přijímá podatelna Městského úřadu Týn nad Vltavou, která je umístěna v přízemí budovy na náměstí Míru 2. 2. U podání doručených osobně potvrdí podatelna, na žádost podatele, jím předloženou kopii podání podacím razítkem nebo je pro potřebu podatele, na základě jeho žádosti, podatelnou pořízena kopie první strany podání s již otištěným podacím razítkem. Pracovníci podatelny otevírají veškeré došlé zásilky kromě těch:  kde je již z obálky zřejmé, že obsahuje utajované informace ve smyslu zákona číslo 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti,  které jsou předmětem obchodního nebo služebního tajemství,  kde je na prvním místě před označením úřadu uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby. Tehdy se obálka předá adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená,  které jsou určeny pro odbor sociálních věcí, tzn. kde bude v adrese uvedena zkratka SPOD (sociálně-právní ochrana dětí) nebo KURÁTOR,  které jsou určeny pro živnostenský odbor, tzn. kde bude v adrese uveden text živnostenský úřad nebo živnostenský odbor 3. Neotevřené zásilky (viz bod 2) se označí otiskem podacího razítka na obálce, přidělí se číslo jednací, ve spisové službě se uvede odesílatel a předají se adresátovi. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje písemnost úředního charakteru, zabezpečí doplnění chybějících evidenčních údajů k doručené písemnosti do SpS GEOVAP. 4. Zbylé obálky se otevřou a dokumenty, které obsahovaly, se označí podacím razítkem, zapíší do spisové služby úřadu a roztřídí dle jednotlivých odborů (organizačních jednotek). Podání doručená elektronicky se automaticky zaevidují ve spisové službě. 5. Podací razítko obsahuje:  název (Městský úřad Týn nad Vltavou),  datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení,  přidělení na příslušný odbor,  číslo jednací,  počet listů,  počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. Pracovníci podatelny odpovídají za přesné a bezodkladné předání přijatých písemností jednotlivým adresátům. Vedoucí odborů odpovídají za to, že si pověření pracovníci z jednotlivých odborů na podatelně denně převezmou písemnosti, které byly pracovníky podatelny na dané odbory přiděleny. Pracovníci podatelny nenesou žádnou odpovědnost za nesplnění této povinnosti ze strany

pověřených pracovníků jednotlivých odborů. Není povinností pracovníků podatelny telefonicky vyzývat pověřené pracovníky jednotlivých odborů ke splnění této povinnosti. 6. Zásilky, u kterých ani po otevření není možné určit příjemce, budou předávány tajemníkovi úřadu a ten rozhodne, kým a jakým způsobem bude daný dokument vyřízen. Pokud zjistí, že k vyřízení není příslušný žádný odbor úřadu ani jiná organizační složka města, zajistí tajemník vrácení dokumentu zpět odesilateli. 7. Evidenci ve SpS GEOVAP úřadu nepodléhají dokumenty, které nemají úřední charakter (písemnosti komerčního charakteru, blahopřání, tiskoviny atd.) a dokumenty úředního charakteru, které jsou evidovány v jiných evidencích dokumentů (viz příloha č. 6) 8. Příjem dokumentu úředního charakteru v listinné podobě může být proveden pracovníky příslušných odborů i mimo podatelnu a to za předpokladu, že dokument svým obsahem náleží k vyřízení danému odboru. V tomto případě mohou pracovníci jednotlivých odborů provést bezodkladnou evidenci dokumentu ve SpS GEOVAP osobně nebo prostřednictvím pověřeného pracovníka příslušného odboru nebo zajistí bezodkladné předání dokumentu k zaevidování na podatelnu. 9. V případě dokumentu v listinné podobě, vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně nebo telefonicky, zaeviduje tento dokument ve SpS GEOVAP pracovník, u kterého bylo podání nebo podnět učiněn a to osobně nebo prostřednictvím pověřeného pracovníka příslušného odboru nebo zajistí bezodkladné předání dokumentu k zaevidování na podatelnu. 10. Dokument v digitální podobě úředního charakteru (podání, podnět, či jiná písemnost) doručený formou e-mailu je řádně doručen pouze v případě dodání na elektronickou adresu podatelny [email protected]. 11. V případě, že je dokument v digitální podobě úředního charakteru (podání, podnět, či jiná písemnost) doručený formou e-mailu na úřadem zřízenou e-mailovou adresu konkrétního pracovníka, je povinností pracovníka, který e-mail obdržel jako první, bezodkladně zabezpečit jeho předání na elektronickou adresu podatelny [email protected] a zároveň, osobně nebo telefonicky, požádat pracovníka podatelny o potvrzení, že tento e-mail na e-mailovou adresu podatelny dorazil. Následné zaevidování a přerozdělení zajistí pracovník podatelny. 12. Všechny dokumenty, kterým bylo předěleno „číslo jednací“ jsou evidovány v Podacím deníku Čl. 4 Podací deník 1. Základní evidenční pomůckou je elektronická spisová služba. 2. Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku, zpravidla k 31. lednu roku následujícího. 3. Do této doby pracovníci oddělení informačních technologií zajistí data před ztrátou a nežádoucí změnou. 4. Deník musí být svázán a obsahovat tyto údaje:  pořadové číslo dokumentu  datum doručení nebo vzniku písemnosti  označení odesílatele,  věc (stručný obsah podání případně předchozí č. j. k téže věci),  přidělení k vyřízení,  způsob vyřízení,  den odeslání,  spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení.

Čl. 5 1. Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a vždy je složena z celých kladných čísel, nepřetržitě po sobě jdoucích. 2. Číselná řada je vedena od 1. ledna a uzavírá se 31. prosince. Čl. 6 1. Podání přijímá podatelna a pověření pracovníci jednotlivých odborů v provozní době. Provozní doba podatelny je zveřejněna na vstupu do podatelny a na webových stránkách města. Podání v elektronické podobě se přijímají do elektronické podatelny na adrese „[email protected]“, nebo do datové schránky tn8b4c3. Faxová podání se přijímají na faxovém čísle 385 731 624. 2. Tyto kontaktní údaje jsou zveřejněny na úřední desce a webových stránkách městského úřadu. 3. Pracovník podatelny nesmí již přijaté podání ani jeho přílohy vydat, a to ani jejich podateli. Čl. 7 Rozdělování a oběh dokumentů 1. Bezodkladně po zaevidování dokumentů ve SpS GEOVAP provede pracovník podatelny jejich rozdělení na jednotlivé odbory a další organizační složky města. Roztříděné písemnosti si v prostorách podatelny přebírají pracovníci zajišťující sekretariát spisové služby jednotlivých odborů nebo pověření pracovníci organizačních složek města. Převzetí dokumentů stvrzují podpisem na předávacím protokolu, který obsahuje údaje, které jsou součástí spisové služby (datum doručení, č. j., adresa odesílatele atd.). 2. Pověření pracovníci jednotlivých odborů provedou kontrolu převzatých písemností a dále ve spolupráci s vedoucími odborů provedou rozdělení na jednotlivé referenty. Pokud je v průběhu kontroly převzatých písemností zjištěno, že nenáleží k vyřízení danému odboru, provede pověřený pracovník bezodkladné vrácení dokumentu zpět na podatelnu. Čl. 8 1. Oběh dokumentů zajišťuje spisová služba, ve které jsou nadefinovány způsoby umožňující sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly a určit datum, kdy byly úkony provedeny. 2. K zabezpečení přehledu o oběhu písemností slouží:  záznamy spisové služba úřadu GEOVAP  záznamy na písemnosti 3. Předání dokumentu musí být ve spisové službě potvrzeno. 4. Zjistí-li referent, že má v systému SpS GEOVAP, ve složce k převzetí, dokument, který přísluší k vyřízení jinému odboru, odmítne ve SpS převzetí dokumentu a tím dojde k jeho

vrácení zpět na podatelnu. Podatelna následně zajistí předání dokumentu odboru příslušnému k jeho vyřízení. 5. Při ztrátě dokumentu nese odpovědnost za ztrátu dokumentu referent, který je vlastníkem dokumentu tj. pracovník pověřený jeho zpracováním ve spisové službě úřadu.  Při ztrátě, poškození či zničení písemnosti bude vyhotoven zápis o příčinách, zavinění a následcích ztráty nebo zničení. Určí se eventuální způsob náhrady nebo jiné potřebné opatření. Zápis podepíše vedoucí odboru, jehož písemnost byla poškozena, zničena nebo ztracena.  Ztráta dokumentu se vyznačí v podacím deníku a to tak, že se za řádek s daným spisem zapíše slovo „ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Kopie zápisu se předává tajemníkovi úřadu. 6. Pokud je podatelnou předán na odbor k vyřízení dokument, který nepřísluší k řešení příslušnému odboru ani úřadu, referent, kterému byl dokument předán k vyřízení, usnesením o nepříslušnosti, dokument vrátí zpět odesilateli. V usnesení uvede důvod, proč dokument vrací. Způsob vyřešení se zapíše do SpS GEOVAP. Čl. 9 Vyřizování dokumentů 1. Pro zajištění řádného chodu administrativy je každý referent, který pracuje s SpS GEOVAP, povinen denně vstupovat do SpS a kontrolovat příjem zpráv. 2. Písemnost vyřizuje určený zaměstnanec. 3. Při vyřizování (dokumentů) písemností je nutné respektovat tyto zásady:  písemnosti se vyřizují neprodleně, nejpozději do určeného termínu. Není-li možné zajistit vyřízení písemnosti v termínu, potvrdí příjemce odesílateli její přijetí a sdělí termín vyřízení,  pokud není určeno jinak, lhůty pro vyřízení si stanoví zpracovatel dokumentu podle povahy věci (např. pro správní řízení, pro stížnosti, faktury),  je nutné dodržovat zásady písemného styku (psaní dopisů upravuje ČSN 01 69 10), dbát jak o formální úpravu, tak o věcnou a jazykovou správnost  nevyžaduje-li písemnost vyřízení, poznamená na ni příjemce tuto skutečnost,  vyřízení písemnosti jinou než písemnou formou (např. telefonicky, faxem, e-mailem) se na ni rovněž poznamenává (včetně data a podpisu),  písemnosti týkající se téže věci se spojí ve spis. Čl. 10 1. Spis musí obsahovat soupis všech spisových značek písemností, které jsou jeho součástí. 2. Spis se vytváří ve SpS GEOVAP, jako složka vždy nad zakládající písemností, čímž tato složka (spis) získá stejné číslo jednací písemnosti, která byla vytvořena v průběhu řízení. 3. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů. 4. Je-li při vyřizování písemnosti nutné oddělit její přílohy, poznamená se na ní tato skutečnost a způsob, jakým s nimi bylo naloženo. 5. Je-li písemnost pracovníkem, jemuž byla přidělena, předána k vyřízení jiné osobě nebo odboru, předává se tato písemnost předávacím protokolem. 6. Odpovědi na došlé písemnosti se vyřizují pod stejným číslem jednacím, pod kterým byly písemnosti evidovány při doručení.

7. Vyřízením spisu se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Spis je uzavřen zpravidla vyřízením posledního dokumentu. 8. V případě, že je nutné v již uzavřeném spisu pokračovat, vrací se tento spis znovu ke zpracování pomocí opravných nástrojů SpS GEOVAP. 9. Písemnosti se přidělí nejpozději při jejím vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení spisu. Přidělování těchto znaků zajišťuje spisová služba. Čl. 11 Vyhotovování dokumentů 1. Písemnosti vzniklé z úřední činnosti se označují v záhlaví názvem a sídlem úřadu a přiděleným číslem jednacím. 2. V odpovědi na doručené písemnosti se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. 3. Jednací číslo písemnosti se označuje i na dodejce, aby bylo patrné, k jaké písemnosti patří. 4. Dalšími náležitostmi písemnosti je datum (datem se rozumí den podpisu písemnosti), počet listů písemnosti, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jméno, příjmení a funkce pracovníka nebo pracovníků, pověřeného jeho podpisem.

Čl. 12 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Způsob podepisování písemností je dán „Podpisovým řádem“ Městského úřadu Týn nad Vltavou (příloha č. 2). 2. Všechny písemnosti vyhotovené orgánem města, týkající se samostatné působnosti tohoto města budou v záhlaví označeny „Město Týn nad Vltavou“ s uvedením názvu orgánu, který písemnost vyhotovil. 3. Všechny písemnosti vyhotovené orgánem města, týkající se přenesené působnosti tohoto města, s výjimkou nařízení města, budou v záhlaví označeny „Městský úřad Týn nad Vltavou“ s uvedením názvu odboru, který písemnost vyhotovil. Čl. 13 1. Městský úřad při výkonu státní správy užívá razítka „Městský úřad Týn nad Vltavou“ (hranatá nebo kulatá se státním znakem). 2. Při výkonu samosprávy používá razítko „Město Týn nad Vltavou“ (hranatá, kulatá se znakem města). 3. Za správné užívání razítek zodpovídají příslušní vedoucí odborů. 4. Všechna razítka podléhají evidenci. 5. Všechna razítka stejného typu se stejným textem jsou evidována a rozlišována podle evidenčních čísel, která musí být při otisku razítka čitelná. 6. Vedoucí odboru vnitřních věcí vede přehled otisků razítek dle jednotlivých odborů. Razítka jsou vedena v evidenci razítek na evidenčním listě, který kromě jiného obsahuje otisk razítka s uvedením jména, funkce a podpisu osoby, která razítko převzala a užívá. 7. Dojde-li ke ztrátě úředního razítka, neprodleně se ztráta oznámí vedoucímu odboru vnitřních věcí, a ten toto oznámí Ministerstvu vnitra, které ztrátu zveřejní ve Věstníku vlády pro orgány krajů a obcí, ve Věstníku MV a dále způsobem umožňujícím dálkový přístup. 8. Zhotovování nových razítek a jejich výměnu za neplatná zajišťuje na základě požadavků vedoucí odboru vnitřních věcí. 9. Pro užívání razítek se státním znakem platí zvláštní předpisy. Čl. 14 Odesílání dokumentů 1. Písemnosti a jiné poštovní zásilky jednotlivých odborů určené k odeslání (externí vypravení), předává podatelně sekretariát odboru nejpozději do 10.30 hod. dne, kdy má být zásilka odeslána, aby mohla být následně zpracována a předána k doručení. 2. Zásilky předávají odbory podatelně v zalepených obálkách s adresou včetně PSČ a dalšími náležitostmi. Obálky se tisknou ze spisové služby včetně čárového kódu, pokud se nejedná o obyčejnou poštu, která není ve SpS GEOVAP evidována. 3. Zásilky o hmotnosti vyšší než 2 kg a v závislosti na rozměru se odesílají jako balíky. Odbory tyto zásilky předají podatelně, vhodně a pevně zabalené, s nadepsanou adresou. Balíky mohou být vypraveny jako obyčejné nebo doporučené. Na balících musí být nalepen štítek s vytištěnou adresou včetně PSČ, čárového kódu a dalšími náležitostmi, pokud se nejedná o obyčejnou poštu, která není ve SpS GEOVAP evidována.

4. Zásilky podané obyčejně, doporučeně, případně doporučeně s dodejkou, nebo do vlastních rukou se doručují v souladu s poskytovanými poštovními službami. Obálka s dodejkou se použije, je-li nutno prokazovat doručení písemnosti. Navrácené dodejky se připojí k písemnosti a stávají se součástí spisu. 5. Zprávy zasílané faxem jsou evidovány dle místa příjmu. Zjistí-li příjemce, že faxová zpráva náleží jinému odboru, předá tento dokument podatelně. Je-li písemnost pracovníkem, jemuž byla přidělena, předána k vyřízení jiné osobě nebo odboru, předává se tato písemnost předávacím protokolem. 6. Dokumenty vzniklé z vlastní činnosti, které jsou adresovány jinému odboru v rámci úřadu, jsou vypravovány v SpS GEOVAP formou interního vypravení. Jejich vlastní fyzické předání na sekretariát odboru, který je jejich adresátem, zajistí odbor, který dokument vytvořil. Tyto písemnosti se podatelně nepředávají. Čl. 15 1. Nestanoví-li zákon něco jiného, používá se pro doručování jiným subjektům (orgánům veřejné moci, FO, PO) elektronická forma komunikace prostřednictvím datové schránky (§ 2 zákona č. 300/2008 Sb.) a to za podmínky, že subjekt, jemuž je doručováno, má zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku (§ 10 zákona č. 300/2008 Sb.). 2. Tato povinnost neplatí, neumožňuje-li to povaha dokumentu tzn.:  datová velikost dokumentu v elektronické podobě přesahuje stanovený horní limit pro velikosti zpráv zasílaných prostřednictvím datových schránek,  formát dokumentu neumožňuje jeho převedení do elektronické podoby (naskenování),  není známo datum narození nebo jiný údaj o subjektu nezbytný pro zjištění, zda subjekt disponuje zpřístupněnou datovou schránku apod. 3. Zpracovatel dokumentu v elektronické spisové službě ověří, zda má adresát zřízenou datovou schránku. Zvolí způsob odeslání „datová schránka“, vyplní identifikátor datové schránky adresáta nebo si jej vyhledá přes SpS GEOVAP a označí dokument jako připravený k odeslání výpravnou. 4. Vypravovaný dokument by měl splňovat následující požadavky:  musí být ve formátu podporovaném datovými schránkami, nejlépe však ve formátu PDF  vyžaduje-li to zákon, podle kterého je dokument připravován, pak musí být dokument elektronicky podepsán zaručeným elektronickým podpisem (někde postačí elektronická značka), případně označen časovým razítkem  v rámci jedné datové zprávy je možné poslat více dokumentů. Možnost a vhodnost spojení dokumentů z více případů (čísel jednacích) do jednoho podání se řídí stejnými pravidly jako v případě listinné podoby 5. Datová schránka se pro doručení nepoužije, pokud se doručuje na místě, veřejnou vyhláškou, pokud to povaha dokumentu neumožňuje, anebo stanoví-li tak zvláštní zákon. 6. Podatelna (výpravna) odesílá dokumenty připravené k odeslání prostřednictvím datové schránky podle potřeby, nejméně však třikrát denně.

Čl. 16

1. Přímý přístup do datové schránky úřadu města mají pracovníci podatelny. 2. Pracovníci podatelny kontrolují obsah datové schránky podle potřeby, nejméně však třikrát denně. 3. Při zjištění, že datová schránka obsahuje doručenou datovou zprávu, neprodleně provede pracovník podatelny zpracování doručené zprávy. Podání doručená prostřednictvím datové schránky podatelna přijme v souladu se zákonem číslo 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a po jeho zaevidování jej v elektronické spisové službě předá příslušnému odboru (organizační jednotce). 4. Datové zprávy určené jednotlivým zaměstnancům jsou posléze doručovány prostřednictvím jejich stažení v rámci aplikace SpS GEOVAP. 5. Při zpracování a odesílání dokumentů v elektronické podobě se zaměstnanci řídí také dalšími ustanoveními příslušných právních předpisů upravujících spisovou službu, datové schránky a další související záležitosti. Čl. 17 Předávání a ukládání dokumentů do spisovny 1. Veškeré písemnosti po vyřízení a po provedené kontrole úplnosti jsou ukládány po dobu trvání skartační lhůty do spisoven odborů úřadu (příloha č. 4). 2. Uzavřít lze jen vyřízený spis. Do spisovny lze k uložení předat jen uzavřený spis. Pracovník, který spis vyřídil a uzavřel nebo z jehož činnosti vznikl, má za povinnost provést kontrolu úplnosti spisu před jeho předáním do spisovny. 3. Spisy vedené v elektronické podobě jsou archivovány funkcionalitou SpS GEOVAP a ukládány v datovém úložišti úřadu. 4. Za spisovny odpovídá vedoucí odboru nebo jím pověřený pracovník. Vedoucí nebo pověření pracovníci na jednotlivých odborech jsou povinni uspořádat písemný materiál tak, aby byl úplný, přehledný a řádně označený. 5. K označení spisů slouží Spisový a skartační plán (příloha č. 5), který obsahuje znaky a podznaky pro jednotlivé druhy písemností, příslušné skartační znaky a skartační lhůty. 6. Nahlížení do dokumentů nebo spisů ze spisoven úřadu se děje na základě „Žádosti o vyhledání ve spisovně„ (viz příloha č. 3), kterou vyplní oprávněný žadatel. Dokumenty nebo spisy uložené v elektronické spisovně se fyzicky nezapůjčují. Původce k nim musí zabezpečit evidovaný přístup pomocí prostředků elektronického systému spisové služby. V praxi se postupuje tak, že oprávněnému žadateli se zobrazí požadovaný dokument nebo spis na monitoru stanice. 7. Pokud není možné předložit žadateli k nahlížení celý dokument nebo spis, je možné ho vytisknout (vytvořit neověřenou kopii), znečitelnit pasáže, s nimiž se nemůže seznámit žadatel, neboť k tomu nemá oprávnění, a poté ho předložit. 8. Zaměstnanci mohou nahlížet do písemností svého odboru. Nahlížet do písemností jiného odboru mohou jen na základě písemného povolení vedoucího předmětného odboru. Nahlížení se děje na vyhrazeném místě a za přítomnosti pověřeného pracovníka.

Čl. 18 Vedení spisové služby v mimořádných situacích

1. V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejímž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem, vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (náhradní evidenci). 2. Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. 3. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci:  méně než 48 hodin - přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence  déle než 48 hodin - dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. 4. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty 5. Všechny dokumenty vytvořené a odesílané v době mimořádné situace se označí na přední straně prvního listu v pravé horní části názvem MIMOŘÁDNÁ SITUACE. Čl. 19 Spisová rozluka 1. Při zrušení určeného původce se provádí spisová rozluka. Před jejím zahájením zpracuje rušený určený původce plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu. 2. Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušený určený původce, dokončuje ji právní nástupce rušeného určeného původce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. 3. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušený určený původce do skartačního řízení. 4. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nebo správního archivu určeného původce, který je právním nástupcem zrušeného určeného původce, zřizovatele, zakladatele nebo původce, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu. 5. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje.

Část III. Skartační řád 1. Dle této části se řídí ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. Čl. 20 Úvodní ustanovení 1. Skartační řád stanoví postup při vyřazování dokumentů ze spisovny městského úřadu ve skartačním řízení. Je závazný pro všechny zaměstnance úřadu. 2. Žádné dokumenty a razítka nesmějí být zničeny bez řádného skartačního řízení. Archiválie jsou chráněny státem. 3. Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze spisovny, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné. 4. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty úřadu, u nichž uplynuly skartační lhůty. 5. Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu a schvaluje ho místně příslušný archiv 6. Skartační znak vyjadřuje hodnotu písemnosti podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s písemností naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem písemnosti, kterým byl vyřízen.  Skartační znak „A“ (Archiv) označuje písemnost trvalé hodnoty, která bude ve skartačním řízení vybrána jako archiválie k trvalému uložení do archivu.  Skartační znak „S“ (Stoupa) označuje písemnost bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržena ke zničení.  Skartační znak „V“ (Výběr) označuje písemnost, která bude ve skartačním řízení posouzena a navržena k vybrání za archiválii, nebo ke zničení. 7. Písemnosti, kterým je přiřazen skartační znak „A“, musí být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v psané nebo tištěné formě, zajišťující jejich trvalé uchování. Stejným způsobem musí být předloženy písemnosti označené skartačním znakem „V“ navrhované jejich původcem k zařazení do skupiny „A“. 8. Písemnosti bez trvalé hodnoty, jimž je podle skartačního plánu přiřazen skartační znak „S“ a písemnosti skupiny „V“, navržené k vyřazení ve skupině „S“, mohou být ke skartačnímu řízení předloženy i v jiné než tištěné podobě, např. ve formě datového záznamu na disketě. 9. Odpovědnost za uchování dat do ukončení skartačního řízení nese úřad, který je k řízení předkládá. 10. Za provádění skartačního řízení odpovídají pověření pracovníci jednotlivých odborů. 11. Pomocné písemnosti, koncepty, poznámky, pořízené pracovníky odborů či komisí, vyřazuje jejich zpracovatel ihned, jakmile pomine důvod jejich dalšího uložení. Čl. 21 Příprava skartačního řízení 1. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. 2. Dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení zajišťuje příslušný archiv. 3. Skartační řízení se provádí pravidelně a to v ročních nebo dvouletých intervalech. V odůvodněných případech po dohodě s archivem může být tento interval i delší.

4. Písemnosti ke skartačnímu řízení připravuje vedoucí odboru vnitřních věcí s vedoucími odborů. Čl. 22 Průběh skartačního řízení 1. Vyhotoví se seznam dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta (příloha č. 8) 2. Tyto dokumenty jsou v seznamech zapisovány v rámci odborů a oddělení. 3. Seznamy se vyhotoví zvlášť pro dokumenty se skartačním znakem „A“ a zvlášť pro dokumenty se skartačním znakem „ S“. 4. Písemnosti s uplynulou skartační lhůtou se ve spisovně vyřadí. 5. Skartační návrh po schválení vedoucího odboru vnitřních věcí se ve dvojím vyhotovení, včetně seznamů dokumentů zašle příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. 6. Vzor skartačního návrhu je součástí SpS GEOVAP. 7. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. 8. Při odborné prohlídce:  posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie,  posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu, pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem „A“,  posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení,  dohodne dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu 9. Po provedené archivní prohlídce sepíše pověřený pracovník archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V příloze uvede seznam dokumentů vybraných jako archiválie a vydá souhlas (skartační povolení) ke zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“. 10. Bez souhlasu archivu nesmějí být ničeny žádné dokumenty. 11. Po obdržení skartačního povolení provede odpovědný zaměstnanec spisovny tyto úkony:  zajistí zničení písemností se skartačním znakem „ S“  zajistí protokolární předání vybraných dokumentů se skartačním znakem „A“ do příslušného archivu v dohodnutém termínu 12. Skartační návrh se skartačními seznamy, protokol o skartačním řízení a úřední záznam o předání archiválií k trvalému uložení jsou uschovány u MěÚ Týn nad Vltavou a příslušného archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy.

Čl. 23 Vyřazování utajovaných dokumentů 1. Při vyřazování dokumentů obsahujících utajované informace je nutné se při této činnosti řídit:  zákonem číslo 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,  právními předpisy vydanými k jeho provedení např. nařízení vlády č. 522/2005 Sb., kterým se stanoví seznam utajovaných informací a vyhláška NBÚ č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací  vnitřními předpisy, pokud jsou vydány. Čl. 24 Řízení a kontrola 1. Spisovou službu, její řízení a kontrolní činnost uvnitř úřadu zabezpečuje vedoucí odboru vnitřních věcí 2. Metodickou pomoc poskytují:  při evidenci a odesílání písemností pracovníci podatelny,  školení a metodiku zajišťuje pracovník oddělení informačních technologií

Část IV Závěrečná ustanovení Čl. 25 1. Za spisovou manipulaci v podatelně zodpovídá vedoucí odboru vnitřních věcí a ve spisovnách MěÚ vedoucí jednotlivých odborů nebo jimi pověření pracovníci. Za řádné a včasné vyřizování písemností, za spisovou manipulaci a řádné používání elektronické aplikace Spisová služba GEOVAP pracovníky jednotlivých odborů zodpovídají příslušní vedoucí odborů. 2. Tento Spisový a skartační řád Městského úřadu Týn nad Vltavou nabývá účinnosti dnem 1. 2. 2016. 3. Tímto dokumentem se ruší Spisový a skartační řád Městského úřadu Týn nad Vltavou včetně spisového a skartačního plánu účinný od 19. 3. 2015. 4. Součástí spisového a skartačního řádu je Podpisový řád Městského úřadu Týn nad Vltavou, Spisový a skartační plán a vzory některých tiskopisů.

Ing. Luděk Chlanda tajemník MěÚ Týn nad Vltavou

Seznam příloh Příloha č. 1 Příloha č. 2 Příloha č. 3 Příloha č. 4 Příloha č. 5 Příloha č. 6 Příloha č. 7 Příloha č. 8

Vysvětlení základních pojmů Podpisový řád Městského úřadu Týn nad Vltavou Vzor tiskopisu Vyhledání ve spisovně Vzor tiskopisu Předání do spisovny Spisový a skartační plán Výčet užívaných evidencí dokumentů Pokyny pro podatelnu Skartační řízení – seznamy dokumentů

Příloha č. 1

Vysvětlení základních pojmů Číslo jednací - je tvořeno zkratkou úřadu, lomítkem, pořadovým číslem písemnosti v rámci úřadu, lomítkem, úplným označením příslušného kalendářního roku (v SpS GEOVAP). Každé nově zaevidované písemnosti je přiděleno první volné číslo z číselné řady v rámci úřadu. Dvěma písemnostem nemůže být přiřazeno stejné evidenční číslo. Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková, nebo jiná zaznamenaná informace, ať v podobě analogové či digitální (např. mikrofiše, mikrofilmy, fotografie a jiné nosiče informací s daty), která vznikla z činnosti úřadu nebo byla na úřad doručena. GEOVAP - spisová služba (ovládání programu je součástí aplikace – oddíl nápověda). Původce - každý, z jehož činnosti dokument vznikl Sběrný arch – vytváří se ke spisu. Obsahuje zejména číslo jednací dokumentu nebo spisovou značku spisu, k němuž je veden, věc, pořadové číslo dokumentu ve spisu, datum doručení dokumentu, označení nebo zkratku označení odesílatele, číslo jednací dokumentu odesílatele, pokud jím byl dokument označen, počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě je jich počet a druh. Skartační lhůta - vyjadřuje se číslem doplněným za skartačním znakem. Je to doba, po kterou jsou dokumenty uloženy ve spisovně. Skartační lhůty začínají běžet od ledna roku následujícího po vyřazení dokumentů. Dokument má jednu skartační lhůtu, která nesmí být libovolně zkracována. Skartační návrh - návrh na vyřazení dokumentů, které nejsou dále potřebné. Skartační protokol - příslušný archivní orgán po provedené archivní prohlídce sepíše protokol o provedeném skartačním řízení a vydá souhlas o způsobu naložení s dokumenty Skartační rejstřík - seznam druhů a typů písemností s uvedením jejich spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt. Skartační řád - stanoví postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných materiálů, které nejsou nadále potřebné pro činnost úřadu a města. Skartační seznam - seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení a rozdělených podle skartačního znaku. Přikládá se ke skartačnímu návrhu ve dvojím vyhotovení. Spis - soubor všech písemností týkajících se téže věci. Skládá se z určitého množství dokumentů, které spolu vzájemně souvisejí. Spisová služba - zajišťuje odbornou správu dokumentů tj. řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh vyřizování, vyhotovování, podepisování, rozmnožování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a archivováním písemností.

Spisová značka - je tvořena zkratkou odboru, lomítkem, zkratkou pracovníka a je přiřazena za číslo jednací, případně dalším rozlišovacím znakem Spisovna - slouží k ukládání všech vyřízených písemností úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. SpS - spisová služba

Příloha č. 2

Podpisový řád Městského úřadu Týn nad Vltavou Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Podpisový řád upravuje oprávnění a povinnosti při podepisování písemností vyhotovených orgány města. 2. Podpisový řád stanoví:  zásady podepisování písemností, zejména písemnosti vnějšího styku  vymezení pravomoci starosty města, místostarosty (určeného dle § 104 zákona č.128/2000 Sb.), tajemníka městského úřadu, předsedů výborů a komisí, vedoucích odborů a zaměstnanců při podepisování písemností. Čl. 2 Všeobecné zásady 1. Písemnosti vzniklé z činnosti a jednání orgánů podepisují k tomu oprávněné osoby s přihlédnutím k druhu písemnosti, závažnosti obsahu a příjemci písemnosti. 2. Pro podepisování písemností platí zásada jediného podpisu. Výjimku z této zásady stanoví zvláštní právní předpisy (např. zákon o obcích), organizační předpisy, např. děje-li se tak na základě dohody zúčastněných stran. 3. Osoby oprávněné k podpisu se podepisují vlastnoručně. Písemnosti, u nichž je vlastnoručně podepisovaný pouze prvopis nebo méně důležité písemnosti vyhotovované podle schválených a podepsaných konceptů, se opatří doložkou „Za správnost vyhotovení“ nebo „Za správnost vyřízení“ Tuto ověřovací doložku, umístěnou na písemnosti vlevo, vlastnoručně podepíše nad strojem (PC) napsaným jménem ten, kdo je oprávněn ověřit správnost čistopisu. Příjmení, jméno a funkce osoby oprávněné k podpisu písemnosti se napíše strojem (PC) v pravé polovině pod textem písemnosti a připojí se zkratka „v.r.“ U zvlášť závažných dokumentů jako jsou např. smlouvy, se vyplní předtištěný formulář (košilka), který vlastnoručně podepíší všechny dotčené osoby podílející se na vyřízení dokumentu, nebo jichž se dokument týká, a právník. Zároveň se zde označí osoby, které obdrží originál a kopii této listiny. 4. Při vyhotovení písemnosti tiskem (např. obecně závazné vyhlášky), se za strojem (PC) vypsaným jménem, příjmením a funkcí uvede rovněž zkratka „v. r.“. 5. Faksimile (napodobení podpisu razítkem) neplatí jako vlastnoruční podpis, lze ho použít pouze v kopiích. 6. Podepisuje-li písemnost za osobu oprávněnou k podpisu pověřený nebo zmocněný zástupce, připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku „v. z.“ nebo „v zastoupení“. Zástupce svým podpisem přijímá zodpovědnost a přechází na něj práva a povinnosti, jež vyplývají z funkce zastupovaného, a to v rozsahu pověření nebo zmocnění. 7. Podepisující svým podpisem schvaluje obsah písemnosti a odpovídá za právní důsledky, které z písemnosti vyplývají pro město a jeho orgány, a to v rozsahu stanoveném obecně závaznými předpisy.

8. Elektronický dokument odesílaný prostřednictvím datové schránky označí osoba oprávněná jej podepsat svým elektronickým podpisem. Seznam osob včetně evidence jejich elektronických podpisů je veden u oddělení informačních technologií. 9. Odpovědnost za škodu a důsledky zaviněné překročením pravomoci v podepisování nese ten, který písemnost neoprávněně podepsal. Čl. 3 Formální náležitosti 1. Úprava písemností se řídí Československou normou ČSN 01 6910 a spisovým řádem městského úřadu. 2. V pravé polovině pod textem se při podepisování uvede strojem jméno (nezkráceně), přímení a na dalším řádku funkce osoby oprávněné k podpisu. 3. Podpis se umisťuje u jména psaného strojem (PC). 4. V případě, že pro závaznost písemnosti jsou potřebné dva podpisy, uvedou se (strojem, PC) jméno, příjmení a funkce osob oprávněných k podpisu souměrně vlevo a vpravo odmyšlené půlící svislice, přičemž vlevo se umisťuje podpis osoby funkce vyšší, vpravo pak funkčně nižší. V případě podpisů pod sebou se dodrží pořadí podle funkcí. Podepisují-li písemnost dva odbory, pak v pravé části je razítko a podpis složky, která jej vyhotovila. 5. Razítka na písemnostech se používají v souladu se spisovým řádem úřadu. Razítko se otiskuje v pravé polovině písemnosti asi tři řádky pod vlastním textem. Mezi razítkem a napsaným jménem a příjmením se vynechá dostatek místa pro podpis. V případě, že jsou na písemnosti dva podpisy, umísťuje se razítko doprostřed písemnosti (mezi dva podpisy). 6. U písemností zvláštní povahy (např. bankovní a jiné dispozice) se umístění podpisu řídí předtiskem, zvyklostí, příp. zvláštními předpisy. Čl. 4 Oprávnění k podpisu 1. Písemnosti, u nichž podpisem dochází ke vzniku závazku (nebo jeho potvrzení) pro město, podepisuje starosta města. Místostarosta, tajemník úřadu, vedoucí odborů, případně další pracovníci úřadu mohou takovéto písemnosti podepsat jen v případech, kdy jsou k tomu zmocněni zastupitelstvem (radou) města, obecně závazným předpisem nebo vnitroorganizační směrnicí (např. organizačním nebo pracovním řádem). 2. Starosta města podepisuje:  písemnosti mající bezprostřední vztah k jeho funkci v souladu se zákonem o obcích (např. svolávání schůzí rady města a zastupitelstva města, jejich usnesení a zápisy, rozhodnutí a pozastavení výkonu usnesení rady města v otázkách samostatné působnosti města, obecně závazné vyhlášky.  písemnosti vzniklé ze zastupování města navenek a z jednání starosty města, i další písemnosti podle zmocnění zastupitelstvem nebo radou města  písemnosti obsahující požadavky nebo závažná sdělení adresovaná Parlamentu ČR, jednotlivým ministerstvům, jiným ústředním orgánům státní správy a jejím organizačním složkám, krajskému úřadu.  písemnosti obsahující zásadní organizační opatření, případně interní instrukce, ve vztahu k celkové činnosti úřadu  materiály předkládané orgánům města v souladu s jednacími řády těchto orgánů a vydanými pokyny pro předkládání materiálu zastupitelstvu a radě města



3.

4.

5.

6.

smlouvy (dohody), které jsou uzavírány Městem Týn nad Vltavou a na jejichž základě dochází k nabývání či zcizování nemovitého majetku města. Starosta spolu s místostarostou nebo jiným radním podepisuje:  písemnosti mající bezprostřední vztah k jejich funkci v souladu se zákonem o obcích (např. spolupodepisování obecně závazných vyhlášek), usnesení zastupitelstva a rady města, další písemnosti v rámci konkrétního pověření nebo zmocnění (udělení čestného občanství města, rozhodnutí o udělení ceny města, pamětní listiny atd.). Místostarosta podepisuje:  v případě dlouhodobé nepřítomnosti starosty nebo v době, kdy starosta nevykonává funkci jako statutární zástupce města veškeré písemnosti dle čl. 4  písemnosti vzniklé z jednání místostarosty a další písemnosti podle zmocnění zastupitelstvem nebo radou města  písemnosti obsahující požadavky a závazná sdělení, mající vztah ke svěřeným úsekům činnosti  pokyny pro organizaci přípravy materiálů do orgánů města a pro zabezpečení kontroly plnění usnesení na svěřených úsecích činnosti  materiály předkládané orgánům města v souladu s jednacími řády těchto orgánů a vydanými pokyny pro předkládání materiálů zastupitelstvu a radě města  písemnosti týkající se problematiky samostatné působnosti na svěřených úsecích činnosti Tajemník úřadu podepisuje:  písemnosti obsahující zásadní organizační opatření, směrnice (kromě směrnic vydávaných radou města) pokyny, týkající se organizace práce úřadu, písemnosti vyplývající z jeho koordinační a kontrolní funkce  pokyny pro organizaci přípravy materiálů do orgánů města a pro zabezpečení souhrnné kontroly plnění jejich usnesení  materiály předkládané orgánům města v souladu s jednacími řády těchto orgánů a schválenými pokyny pro zpracování a předkládání materiálů zastupitelstvu a radě města  písemnosti pracovně právní povahy vyplývající z funkce statutárního orgánu zaměstnavatele v souladu s pracovním řádem úřadu a dělbou pravomoci v pracovně právních vztazích  písemnosti v přenesené působnosti, obsahující zásadní problematiku na svěřených úsecích činnosti Vedoucí odborů podepisují:  písemnosti zpracované odbory při plnění jejich úkolů v oblasti samostatné působnosti, rozhodnutí vydaná ve správním řízení, stanoviska k návrhům zákonů, vyhlášek, směrnic a usnesení vlády ČR zasílaných úřadu města k připomínkovému řízení  písemnosti vyplývající z výkonu státní správy v oblasti přenesené působnosti, s výjimkou věcí, které patří do působnosti rady města, komise nebo zvláštního orgánu  písemností vyplývající z řízení rozpočtových a příspěvkových organizací na daném úseku činnosti  materiály předkládané orgánům města v souvislosti s jednacími řády těchto orgánů a vydanými pokyny pro předkládání materiálů zastupitelstvu a radě města, stanovisko k návrhům opatření jiných odborů úřadu města  písemnosti týkající se vyřizování stížností, oznámení a podnětů občanů na svěřených úsecích činnosti



účetní doklady ověřující hospodářské operace a jiné doklady hospodářské povahy v souladu s platnými směrnicemi.  tajné materiály týkající se záležitostí obstarávaných odborem a opatření na úseku civilní obrany 7. Ostatní zaměstnanci zařazeni do úřadu podepisují:  písemnosti zpracovávané odborem (oddělením), k jejichž podpisu byli výslovně zmocněni  písemnosti, které podepisuje vedoucí odboru (oddělení), v případě že byli pověřeni jeho zastupováním  účetní doklady ověřující hospodářské operace a jiné doklady hospodářské povahy podle konkrétního zmocnění a schváleného dispozičního oprávnění. 8. Předsedové komisí, nebo výborů podepisují:  všechny písemnosti těchto komisí nebo výborů, zápis z jednání, ten spolu s pověřeným členem komise, nebo výboru. V případě nepřítomnosti předsedy na jednání podepisuje zápis člen pověřený řízením jednání. Čl. 5 Razítka a pečetě 1. Přehled o tom, která razítka byla jednotlivým odborům úřadu přidělena, vede odbor vnitřních věcí. 2. Kulatých razítek se státním znakem, pečetí a tiskopisů se státním znakem lze použít jen v případě, obsahuje-li listina usnesení nebo rozhodnutí orgánu, nebo osvědčuje-li důležité skutečnosti a oprávnění. Tiskopisy a pečeti se státním znakem lze použít též při slavnostních příležitostech. 3. V běžném korespondenčním styku se tiskopisy, razítka a pečeti se státním znakem použít nesmí. V tomto případě se používají podélná razítka, která mohou sloužit i jako razítka adresovací a označovací. 4. Užije-li se podélného razítka, otiskne se v pravé polovině papíru dva až tři řádky pod textem. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec Čl. 6 Zvláštní úprava podepisování 1. Podepisováni dispozic s rozpočtovými prostředky v rámci Města Týn nad Vltavou je závazně upraveno Směrnicí o oběhu účetních dokladů, který jako závaznou směrnici zpracovává podle ustanovení zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví vedoucí finančního odboru. 2. Na základě Směrnice o oběhu účetních dokladů jsou vyhotoveny podpisové vzory, na nichž jsou určeni pracovníci oprávněni nařizovat a schvalovat hospodářské a účetní operace a pracovníci určeni k přezkušování přípustnosti operací.

Čl. 7 Závěrečné ustanovení Tento podpisový řád nabývá účinnosti dnem 1. 2. 2016. Tímto podpisovým řádem se ruší předchozí podpisový řád ze dne 19. 3. 2015.

Ing. Luděk Chlanda tajemník MěÚ Týn nad Vltavou

Příloha č. 3

ŽÁDOST O VYHLEDÁNÍ VE SPISOVNĚ Městského úřadu Týn nad Vltavou Jméno a Příjmení ……………………………………………………………………………………………........... Trvalé bydliště ………………………………………………………………………………………………… Telefonní číslo nebo emailová adresa …………………………………………………………………………………….. Věc ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………….…………………………………………………………………… ………………………………………………………………………….…………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ……….……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………….……………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….

Žádost podána dne ……………. Vyměření spr. popl. dle zák.č.634/2004 Sb. .…….……….15Kč za každou započatou stránku Vyhledání spisu………………………..…………………..50Kč Celkem

………………………… …………………………………………………… Podpis žadatele

Příloha č. 4 PŘEDÁVACÍ SEZNAM Předávající útvar/odbor: ………………………………………………………………………………………….

Pořado vé číslo

Název (druh) dokumentu

Skartační znak a lhůta

Rok vzniku

Počet UJ

Příloha č. 5

Spisový a skartační plán (spisové znaky a podznaky pro ukládání jednotlivých druhů dokumentů) I. Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny spisových znaků Znaky všeobecné Organizace činnosti Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního audit Personální práce Finance Životní prostředí Živnostenské podnikání Správa majetku obce Doprava a silniční hospodářství Obchod a cestovní ruch Územní plánování a stavební řád Kultura Záležitosti církví a náboženských společností Školství a sport Zdravotnictví Sociální péče Požární ochrana Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku

spisové znaky od - do 51 - 99 101 - 108 111 - 115 117 - 123 176 - 182 201 - 250 253 254 - 260 276 - 282, 631 - 633 302 - 306 326 - 341 401 - 411 431 - 432 451 - 457 526 - 537 552 - 559 581 - 585 601 - 624

II. Spisové znaky spisového a skartačního plánu ZNAKY VŠEOBECNÉ Spisový podznak znak

Skartační lhůta znak

51.1 51.2 51.3

Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin: Dokumenty starosty Dokumenty místostarosty Dokumenty tajemníka

V V V

10 10 10

51.4

Dokumenty vedoucích odborů

V

10

52.1 52.2 52.3 52.4

Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: Součinnost se správními úřady Součinnost s jinými subjekty Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod. Mikroregiony, přeshraniční spolupráce

V V V V

5 5 5 5

A

5

A

5

A

5

A

5

V

5

A S

5 5

A

10

V V S A A V S

51) 51) 51) 51) 51) 51) 5

51

52

53 53.1 53.2 54 54.1 54.2 54.3 54.4

55 56 56.1 56.2 56.3 56.4 56.5 56.6 56.7 57

Heslo

Organizace členění a působnost úřadu: Systemizace úřadu Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící předpisy Řízení, kontrola a metodická činnost: u obecního úřadu u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu Metodické materiály: 54.4.1 vlastní 54.4.2 ostatní Rehabilitace Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) všeobecně hospodářské nájemní majetkoprávní kolektivní ostatní Poradenská činnost (právní, daňové, finanční zastoupení) Statistika, výkaznictví

57.1

Časové řady ukazatelů

V

51)

57.2 57.3 57.4 57.5 57.6

Roční výkazy, výroční zprávy Výkazy s kratší než roční periodicitou Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů Jednorázové soupisy Podkladový materiál k výkazům

A S V V S

5 5 52) 52) 52)

58.1 58.3 58.3

Automatizace, výpočetní technika Informační systém úřadu Programová dokumentace Provozní dokumentace, licence

A S S

51) 54) 54)

59

Petiční právo

V

10

60

Stížnosti, podněty a oznámení občanů Stížnosti, podněty a oznámení občanů Hodnocení, rozbory, evidence Konkrétní případy

V A V

5 5 5

A

5

V

5

V

5

S V S

5 5 5

A

5

V

5

S

5

V S A

5 5 5

A V

5 5

S

5

A

5

58

60.1 60.2 60.3 61 61.1

Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení Ochrana obyvatelstva: 61.1.1 Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky požární 61.1.2 ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby aj.) 61.1.3 61.1.4 61.1.5 61.1.6 61.1.7

61.2 61.2.1 61.2.2 61.2.3 61.2.4 61.2.5 61.3 61.3.1 61.3.2 61.3.3 61.3.4

Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové přežití aj.) Hospodaření s materiálem civilní ochrany Zařízení civilní ochrany Organizace školení fyzických a právnických osob Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva Integrovaný záchranný systém: Organizace Integrovaného záchranného systému Dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) Koordinace záchranných a likvidačních prací Financování, náhrady Zahraniční pomoc Krizové řízení: Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb) Zvláštní skutečnosti Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) Krizové situace (mimořádné události, živelní pohromy aj.)

61.4

62 63 63.1 63.2 63.3 63.4

61.3.5 Financování, náhrady

S

5

61.3.6 Humanitární pomoc 61.3.7 Dokumentace Krizového štábu, Bezpečnostní rady Hospodářská opatření pro krizové stavy 61.4.1 Organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy 61.4.2 Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy 61.4.3 Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy 61.4.4 Dokumentace pro hospodářské opatření pro krizové stavy

V S

5 5

V V V S

5 5 5 5

V

5

A

10

V S

5 54)

A

10

V S A

5 55) 5

A

10

Zahraniční styky a cesty Referendum, místní referendum Vyhlášení, průběh a výsledek referenda Ostatní dokumentace referenda Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda Místní referendum: Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení 63.4.1 o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování 63.4.2 Ostatní dokumentace 63.4.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky

64 65

Živelné pohromy, mimořádné události Plány, koncepce, programy rozvoje obce

66 67

Pokuty (ukládání, hrazení) Přestupky, správní delikty Rozbory, hodnocení Evidence přestupků Konkrétní případy Správní delikty podnikajících právnických osob a fyzických osob Správní delikty podle zákona o obcích

S

5

A V V

5 5 5

V

5

V

5

68 69

Ochrana státního a služebního tajemství Fotografování, filmování (povolení aj.)

V S

5 5

70

Spisová služba Skartační řízení Podací deník (jednací protokol) Doručovací knížka Rejstříky k podacím deníkům Jiná pomocná evidence

A A S A V

5 51) 51) 56) 56)

A A S

10 5 5

67.1 67.2 67.3 67.4 67.5

70.1 70.2 70.3 70.4 70.5 73 74 75 76

Privatizace Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů Propagační činnost

76.1

Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí (v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) Monitoring tisku, výstřižková služba Jiné formy prezentace obce

A

5

V V

5 5

A

107)

77.2

Volby Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci

A

10

77.3 77.4 77.5 77.6

Organizačně technické zabezpečení voleb Ostatní volební dokumentace Seznamy voličů Použité hlasovací lístky a volební obálky

S V S S

5 5 57) 58)

A V

5 5

82.1 82.2

Volby přísedících u soudu Konference, porady, konzultace Reklama: Vlastní Cizí

V S

51) 51)

83

Obecně prospěšné práce

V

5

84 84.1 84.2

Poskytování informací, styk s veřejností Poskytování informací ze zákona Vyhodnocení

S A

5 5

87.1 87.2

Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu Dokumenty na vědomí Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti

S S

1 1

88.1 88.2

Dotace, grantová podpora Dotace, grantová podpora Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím

V V

10 10

89.1 89.2

Právní předpisy Návrhy zákonů Stanoviska k návrhům právních předpisů

V V

5 5

91.1 91.2

Veřejné zakázky, výběrové řízení Veřejné zakázky Výběrové řízení

V V

51) 5

Předběžná ochrana orgánem státní správy Ukládání sankcí Vymáhání pohledávek

V V S

5 5 15

76.2 76.3 77

77.1

78 79 82

87

88

89

91

93 95 96

97

Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů

S

5

99

Nadace, nadační fondy ORGANIZACE ČINNOSTI

A

5

101

Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu): zastupitelstva rady výborů a komisí Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a podkladů: zastupitelstva

V V V

10 10 10

A

5

A A A

5 5 5

102.1 102.2 102.3

Zvláštní orgány obce Činnost zvláštních orgánů obce Bezpečnostní rada obce Krizový štáb obce

V V V

5 5 5

104.1 104.2

Vyhlášky a nařízení obce Obecně závazné vyhlášky obce Nařízení obce

A V

51) 51)

105.1 105.2 105.3

Zastupování obce a obecního úřadu Řízení podle správního řádu soudního Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) Právní zastupování ve finančních záležitostech

A A V

10 10 5

A

51)

A

10

A V V A

10 10 10 10

101.1 101.1.1 101.1.2 101.1.3 101.2 101.2.1

101.3 102

104

105

101.2.2 rady 101.2.3 výborů a komisí Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí

Dobrovolné svazky obcí Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje ponechat dokumenty uložené u obce v sídle svazku nebo v sídle likvidátora svazku obcí.

106 107 108 108.1 108.2 108.3 108.4

Regionální rozvoj Evropská unie Region soudržnosti Národní rozvojový plán Operační programy Regionální rada

AGENDA KONTROLY, PŘEZKUMU HOSPODAŘENÍ A INTERNÍHO AUDITU

111.1 111.2 111.3

Plány kontrolní činnosti a interního auditu: krátkodobé dlouhodobé Kontrolní řád

S A A

5 10 5

112.1 112.2 112.3 112.4

Kontroly Kontroly vlastní Kontroly ve spolupráci s jinými orgány Zprávy z kontrol provedených jinými orgány Rozbory a vyhodnocení

V V V A

10 10 10 10

111

112

V

113.2

Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce

V

10

113.3

Podklady

S

10

114.1 114.2

Interní audit Zpráva o interním auditu Podklady

A S

10 10

115.1

Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu): - zastupitelstva

A

5

115.2 115.3

- rady - výborů a komisí

A A

5 5

V S S

10 5 5

S S S S

50 5 5 5

S

5

S S S

5 10 10

113 113.1

114

115

10

PERSONÁLNÍ PRÁCE 117 117.1 117.2 117.3 118 118.1 118.2 118.3 118.4 118.5 118.6 118.7 118.8

Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: Kvalifikace a vzdělávání Hmotné zabezpečení Ověřování odborné způsobilosti Pracovní poměr Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas) Snížení pracovního úvazku Evidenční listy Vedlejší činnost, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti Náhrada škody Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků Zdravotní pojištění

118.10 118.11 118.12

Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování, akreditace, zmocnění apod. Postihy podle zákoníku práce Výběrová řízení na obsazení pracovních míst Žádosti o zaměstnání

119.1 119.2 119.5

Záležitosti pracovně právní Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.)

118.9

119

S

5

S S S

5 5 5

S S A

5 5 5

S

5

S S S

5 5 5

120.2 120.3 120.4

Záležitosti členů obce, výborů a komisí Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva Záležitosti důchodového zabezpečení Odměny včetně odvodů z odměn Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů)

120.5

Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů

S

510)

121.1 121.2 121.3 121.4

Mzdy, půjčky zaměstnancům Platový řád, vnitřní platový předpis Katalog funkcí a mzdových tarifů Odměňování Náhrady za dovolenou

V S S S

51) 51) 5 5

S

5

S

30

S S S S

10 10 5 5

A S S S S

10 5 5 5 5

S S

5 5

120 120.1

121

121.5 121.6 121.7 121.8 121.9 121.10 122 122.1

122.2 122.3 122.4 122.5

Věcná plnění Mzdové listy (Vzhledem k potřebě mzdových listů pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění se doporučuje skartační znak a lhůta S/50) Daň z příjmu Sociální pojištění, zdravotní pojištění Výplatní lístky Půjčky zaměstnancům Péče o pracovníky Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: 122.1.1 smrtelné a těžké 122.1.2 ostatní Pracovní podmínky žen Pracovní podmínky mladistvých Osoby se změněnou pracovní schopností Sociální fond 122.5.1 Stravování 122.5.2 Penzijní připojištění zaměstnanců

122.5.3 Dary – životní jubilea, odchod do důchodu

S

5

122.6

Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy

S

5

123.1 123.2 123.3 123.4 123.5 123.6 123.7 123.8

Veřejně prospěšné práce Dohody o vytvoření pracovních příležitostí v rámci VPP Osobní spisy Pracovní doba Evidenční listy Odměňování Náhrady za dovolenou Výplatní lístky Odvody ZP, SP a daně

S S S S S S S S

10 10 10 10 10 10 10 10

123.9 123.10

Vyúčtování mzdových nákladů Srážky z platu

S S

10 10

V V S

10 10 10

V S S S A

10 10 10 10 10

A

10

A

10

S

10

S

5

S S V S V S

5 5 5 5 5 10

123

FINANCE 176 176.1 176.2 176.3 176.4

176.5 176.6 176.7 177 177.1 177.2

177.3 178 178.1 178.2 178.3 178.4 178.5 178.6

Rozpočty Rozpočtový výhled Roční schválené rozpočty Rozpočtová opatření Rozbory o plnění rozpočtu a finančního hospodaření 176.4.1 Roční rozbory o plnění rozpočtu a finančního hospodaření 176.4.2 Měsíční rozbory o plnění rozpočtu a finančního hospodaření Ostatní dokumenty finančního hospodaření Finanční vypořádání Závěrečný účet Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací Finanční plány a rozpočty Rozbory hospodaření, výkaz P1-04 ve správním obvodu 177.2.1 pololetní 177.2.2 čtvrtletní Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových organizací Daně, dávky, poplatky Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí Daňové a nedaňové příjmy Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků Místní daně a poplatky Katastr daně z nemovitosti Daň silniční, DPPO za obec

Daň z přidané hodnoty

178.7

Konfiskace, propadnutí majetku Konfiskační záležitosti Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a zákon č. 71/1959 Sb.) Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 61/1986 Sb.)

180 180.1 180.2 180.3 181 181.1

181.2

181.3 181.4

Účetnictví: Účetní výkazy: 181.1.1 Roční účetní výkazy, roční účetní závěrky, audit 181.1.2 Měsíční účetní výkazy, měsíční účetní závěrky Účetní doklady 181.2.1 Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, bankovních příjmech a výdajích, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady 181.2.2 Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, bankovních příjmech a výdajích, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady související s projekty spolufinancované z fondů Evropské unie Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních písemností je nahrazujících) Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek Ostatní účetní dokumenty Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků Vymáhání pohledávek Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí Cenné papíry Výherní hrací přístroje, tomboly

181.5 181.6 181.7 181.8 181.9 181.10

S

10

A

10

A

20

A

20

A S

10 10

S

10

S

20

S

5

S

59)

S

5

S

101)

S S V S

15 5 101) 5

A

15

A

15

A

15

V V A

5 10 5

ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201 201.1 201.1.1 201.1.2 201.1.3 201.2 201.2.1 201.3 201.4

Půdní fond Vynětí zemědělské půdy: Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu Rozhodnutí v pochybnostech Ochrana využití zemědělského půdního fondu Souhlas s aplikací sedimentů na pozemcích ZPF Změny kultur a využití půdního fondu Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků

201.5

Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku Návrhy dobývacích prostorů Návrhy tras nadzemních a podzemních vedení

S

5

A V

10 5

V

5

V

10

203.2 203.3 203.4

Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace) Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v zemědělství: Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům Vinařství Zrušení chmelnic

S V S

5 5 5

203.5 203.6 203.7 203.8

Veterinární opatření Plemenitba Včelařství Chov a ochrana zvířat

V S V

5 5 5

V V

5 5

Zemědělské práce (zajištění) Zemědělské organizace a podniky Myslivost Uznání honiteb, změny honiteb, přičlenění

S V

5 5

A

5

V V S V A A V V V

5 5 510) 5 5 10 5 5 5

V

5

206.12

Nájemní smlouvy Myslivecké plánování a statistika Lovecké lístky (evidence) Náhrada škod Myslivecký hospodář, myslivecká stráž Evidence honebních společenstev Chov zvěře, chovatelské přehlídky Vypouštění zvěře Lov zvěře, kontrola zužitkování Obecná agenda státní správy na úseku myslivosti, kontrolní činnost Přestupky a správní delikty na úseku myslivosti

V

5

207.1 207.2 207.3

Rybářství Evidence rybářských lístků Přestupky a správní delikty na úseku rybářství Rybářská stráž

S V A

510) 5 5

V

10

A

5

201.7 201.8 202 203 203.1

203.8.1 Rozhodnutí o odnětí týraného zvířete 203.8.2 Pokuty za porušení zákona na ochranu zvířat proti týrání 204 205 206 206.1 206.2 206.3 206.4 206.5 206.6 206.7 206.8 206.9 206.10 206.11

207

208 221

Posuzování vlivů na životní prostředí Lesní hospodářství: 221. 1 Pozemky určené k plnění funkcí lesa: 221.1.1 Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa

221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech

A

5

A

5

A A A V

5 5 10 10

V V V

5 5 5

221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku Hospodářská úprava lesů: Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských 221.3.1 osnov

V

10

V

5

221.3.2 Lesní hospodářské plány a osnovy Hospodaření v lesích: 221.4.1 Uložení opatření v případech mimořádných okolností 221.4.2 Výjimka z velikosti či šíře holé seče 221.4.3 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur 221.4.4 Oznámení vzniku holiny

A

15

V V V V

5 5 10 10

V

5

V

10

V

10

V A A A

5 10 10 10

V V A

5 5 10

V V V V

10 10 5 5

V

5

221.1.3 221.1.4 221.1.5 221.1.6 221.1.7 221.2 221.2.1 221.2.2 221.2.3 221.3

221.4

Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí Dělení lesních pozemků Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa Evidence nájmů a výpůjček Užívání lesů: Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů Výjimka ze zákazu některých činností v lese Stanovení podmínek sportovní akce

Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy 221.4.6 Těžba dřeva mýtní a předmýtní Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let 221.4.7 věku 221.4.8 Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích 221.4.9 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře 221.4.10 Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře 221.4.11 Odborný lesní hospodář 221.5 Ochrana lesů: 221.4.5

221.6

221.5.1 Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí 221.5.2 Opatření proti rozšíření škůdců 221.5.3 Ustanovení a zrušení lesní stráže Státní správa lesů: 221.6.1 Opatření k odstranění zjištěných nedostatků 221.6.2 Lesní hospodářská evidence, statistika 221.6.3 Obecná agenda státní správy lesů, dozorová a kontrolní činnost 221.6.4 Přestupky a správní delikty na úseku lesního hospodářství Platby odborných lesních hospodářů, meliorační a zpevňující 221.6.5 dřeviny

Vodohospodářské plánování

230 231 231.1 231.2 231.3 231.4

231.5 231.6 231.7 231.8

Vodní hospodářství Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí Opravné prostředky proti rozhodnutí Vodní toky, rybníky: Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění 231.4.1 nebezpečných vod Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o 231.4.2 kolaudaci, revize) Vodní stráž Vodoprávní dozor Vodoprávní evidence (včetně vodních toků) Protipovodňová ochrana: 231.8.1 Povodňový plán obce

A

5

V

5

A

5

S

5

V

20

V

20

V A A

5 10 5010)

A

5

231.9 231.10 231.11

Hraniční vody Důlní vody Revitalizace vodních toků

A V A

20 10 20

233.1

Vodovody a kanalizace Plán rozvoje vodovodů a kanalizací

A

10

A

10

A

10

V

10

233.5

Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací Evidence vodovodů a kanalizací: majetková provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády) Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok: Ochranná pásma Výjimky z ochranných pásem Vodné a stočné

A A S

10 10 5

233.6 233.7

Čistírny odpadních vod a kanalizace Technický audit vodovodů a kanalizací

V A

20 5

245.1 245.2 245.3 245.4 245.5 245.6

Ochrana ovzduší Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší Snižování emisí, stanovení emisních limitů Poplatky za znečištění ovzduší Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší Evidence stacionárních zdrojů Dozor nad ochranou ovzduší

A S S S V S

5 5 5 5 5 5

233 233.2 233.3 233.3.1 233.3.2 233.4 233.4.1 233.4.2

245

246 246.1 246.2 246.3 246.4 246.5 246.6 246.7 246.8 246.9 246.10 246.11 246.12 246.13 246.14 249 249.1 249.2 249.3 249.4 250 250.1 250.2 250.3 250.4 250.5 250.6 250.7 250.8

Ochrana přírody Realizace vyhlášky o chráněných částech území Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody Chráněné části přírody Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných prvků Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody Vyjádření ke stavbám pro územní řízení Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA) Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin (CITES) Geografické nepůvodní druhy

A A V

5 5 5

A

5

A V A V V

5 5 5 5 5

Kácení dřevin rostoucích mimo les Stráž ochrany přírody Rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně přírody a krajiny

V V

5 5

V

5

Rozhodnutí o správních deliktech Řízení k náhradě škod způsobených zvláště chráněnými živočichy

V

5

V

5

A

51)

A S S

510) 5 5

A A A A V

10 10 10 5 5

S

5

S

5

A V

10 5

Odpadové hospodářství Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství Evidence skládek odpadů Dozor na obecní skládce odpadu Evidence hlášení Geologie Obnova území (rekultivace, revitalizace, regenerace, sanace) Dobývání výhradního ložiska Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových územích Změna a rušení dobývacího prostoru Skládky odpadních hmot Omezení vlastnických práv k nemovitosti při provádění geologických prací Náhrady škod způsobených geologickými pracemi Hornická činnost: 250.8.1 Souhlas s důlní činností 250.8.2 Náhrada škod způsobených důlní činností

ŽIVNOSTENSKÉ PODNIKÁNÍ 253 253.1 253.1 1 253.1.2 253.1.3 253.1.4 253.2 253.2.1 253.2.2

253.3 253.4 253.5

253.6

253.7 253.8

Živnostenské podnikání: Živnostenský úřad: Metodické a organizační pokyny a stanoviska Statistiky, rozbory Organizační záležitosti Řízení o mimořádných opravných prostředcích Živnostenské oprávnění: Ohlášení živnosti a žádosti Oznámení změn, informační povinnost

253.2.3 Změny a řízení z moci úřední 253.2.4 Nevzniklá živnostenská oprávnění Živnostenský rejstřík: 253.3.1 Úřední výpis, opis, potvrzení Ostatní dokumenty Sankce a kontrolní činnost 253.5.1 Kontrolní činnost 253.5.2 Sankční řízení (pokuty, zrušení, pozastavení) 253.5.3 Řízení o přestupcích Podnikání v zemědělství 253.6.1 Zápis do evidence zemědělského podnikatele 253.6.2 Oznámení změn, informační povinnost 253.6.3 Změny a řízení z moci úřední Zemědělský rejstřík 253.7.1 Úřední výpis, opis, potvrzení Sankce a kontrolní činnost v zemědělství 253.8.1 Kontrolní činnost 253.8.2 Sankční řízení (pokuty, zrušení) 253.8.3 Řízení o přestupcích

V V V V

10 10 10 1013)

S S

1013) 1013)

S S

1013) 5

V

5

S

5

V V V

1013) 1013) 1013)

S S S

1013) 1013) 1013)

V

5

V V V

1013) 1013) 1013)

A A

5 5

A

5

SPRÁVA MAJETKU OBCE 254 254.1

254.2

Hospodaření a správa majetku Evidence majetku: 254.1.1 Obecní pozemky 254.1.2 Obecní budovy U příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž 254.1.3 zřizovatelem je obec Inventarizace majetku:

254.3

254.2.1 Dílčí inventurní soupisy, podklady

S

5

254.2.2 Výsledná zpráva Hospodaření s majetkem obce: 254.3.1 Nabývání majetku 254.3.2 Převod majetku 254.3.3 Převod práva hospodaření s majetkem 254.3.4 Nájemné 254.3.5 Rekonstrukce a modernizace majetku 254.3.6 Opravy a údržba majetku 254.3.7 Zatížení majetku (dluhy, věcná břemena) 254.3.8 Pojištění majetku

A

5

A A A S V S S S

5 10 10 5 51) 5 5 5

S S S

5 5 5

S S S

10 5 5

S S

10 5

S V

5 10

V A A

5 510) 510)

A A S S

10 10 5 5

V

5

S

5

254.3.9 Vyřazování majetku 254.3.10 Zábor, užívání majetku obce 254.3.11 Pojistné a škodní události 254.4 Bytový majetek: 254.4.1 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) 254.4.2 Modernizace a adaptace bytů 254.4.3 Nájemné 255.1 255.2

Nebytové prostory Přidělování Nájemné

260.1 260.2 260.3

Veřejné osvětlení Majetková účast obce Pohřebnictví, evidence hrobů Pohřebnictví Evidence hrobů Evidence válečných hrobů

255

256 257 260

DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 276 276.1

276.2 276.3 276.4 276.5

Doprava Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti 276.1.1 Integrované dopravní systémy 276.1.2 Dopravní průzkumy Jízdní řády Mechanizace nakládky a vykládky Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích

276.6

Rozvoj motorismu

276.7 276.7.1 276.7.2 276.7.3 276.7.4 276.7.5 276.7.6

Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel: Registrace provozování autoškol, odvolání k registraci provozování autoškol, změny a odnětí Státní dozor ve věcech upravených zákonem Odborná způsobilost učitelů autoškol Kontrola zkušebních komisařů Odvolání proti rozhodnutí ve věci odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel Schvalování výcvikového vozidla pro použití k výcviku v autoškole a změny v jeho užívání

276.7.7 Zařazení žadatelů o řidičské oprávnění k závěrečným zkouškám 276.7.8 Osvědčení profesní způsobilosti řidiče 276.7.9 Protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění 276.9 Eurolicence 276.10 Bezpečnost silničního provozu 277 277.1

Silniční doprava Nákladní přeprava: 277.1.1 Stanovisko k vydání a odebrání koncese 277.1.2 Povolení pro dopravní činnost, která není živností 277.1.3 277.1.4 277.1.5 277.1.6

277.2 277.2.1 277.2.2 277.2.3 277.2.4 277.2.5

277.3

278 278.1 278.2

Povolení k provozu nákladních vozidel o sobotách a nedělích Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti v nákladní dopravě Finanční způsobilost k provozování nákladní dopravy Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy Přeprava osob: Stanovisko k vydání koncese Licence k provozování pravidelné autobusové dopravy Povolení k přepravě osob, která není živností Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti k dopravě osob Smlouvy o závazku veřejné služby

277.2.6 Finanční způsobilost k provozování dopravy osob 277.2.7 Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy Taxislužba: 277.3.1 Odborná způsobilost, zkoušky 277.3.2 Místopis, zkoušky 277.3.3 Odvolání proti rozhodnutí 277.4 Nemotorová doprava Technika silniční dopravy Osvědčení k provozování stanic technické kontroly Osvědčení k provozování stanic měření emisí

S

5

V

10

V V S

5 101) 10

S

10

S

5

S S S S V

5 5 20 5 5

S S

10 5

S S S S

5 51) 5 5

S V S S S

10 5 5 51) 51)

S S

5 5

S S S S

15 15 5 5

S S

101) 101)

278.3

Odvolací řízení ve věci osvědčení k provozování stanic měření emisí

S

10

279.1 279.2

Městská doprava Osvědčení o oprávnění podnikání v městské hromadné dopravě Odvolací řízení

S S

151) 5

280.1 280.2 280.4 280.6 280.7

Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích Stavby a rušení silnice nebo místní komunikace Příprava plánů investic a velkých oprav Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení) Běžná údržba pozemních komunikací a mostů Zimní údržba pozemních komunikací

A V S S S

10 10 5 5 5

S V S A A V

5 10 5 20 10 5

A

10

A

10

279

280

280.8 280.9 280.10 280.13 280.14 280.15 280.16

Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí Odvolání proti rozhodnutí týkajících se pozemních komunikací Zvláštní užívání pozemních komunikací Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních komunikací Cyklostezky Nemovitosti Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na 280.16.1 pozemní komunikaci 280.16.2 Zřizování věcných břemen

280.17 280.18 280.19

Reklamní zařízení Kontrolní vážení Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel

S S S

5 5 5

281.1 281.2 281.3 281.4

Ostatní obory dopravy Železniční doprava Letecká doprava Vodní doprava Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.)

V V V V

5 5 5 5

282.1

Státní odborný dozor v nákladní dopravě

V

5

282.2 282.3

v osobní dopravě na pozemních komunikacích

V V

5 5

281

282

OBCHOD A CESTOVNÍ RUCH 302

Tržní agenda

S

5

303 306

Síť podniků, prodejen,, provozoven, skladů a trhů Cestovní ruch

V V

5 5

ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD (ukládací znak spisového a skartačního plánu se u této skupiny druhů dokumentů použije jen tehdy, kdy dokument nelze zařadit do kompletního spisu stavby)

326.1 326.2

Územně plánovací dokumentace Územní plány (včetně dokumentace) Urbanistické studie (včetně dokumentace)

326

A A

101) 101)

V

10

328.1 328.2 328.3

Územně plánovací podklady Územní rozhodnutí: Rozhodnutí o chráněném území Rozhodnutí o stavební uzávěře Rozhodnutí o umístění stavby

A A A

5 5 5

328.4 328.5

Rozhodnutí o dělení a scelování pozemků Odvolání proti územnímu rozhodnutí

A V

5 5

Oprávnění k projektové činnosti Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace, týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby) Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení Státní stavební dohled Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření) Stavební úřady

A

10

A

51)

V S A V

5 20 51) 10

Vstup na cizí nemovitosti Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů Sankce podle stavebního zákona Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky Radonový program Program obnovy venkova

S A V S

5 10 10 5

V

5

V V

5 10

S

5

V

5

V

5

V

5

V

5

327 328

329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341

KULTURA 401

401.3

Kultura Péče o občanské záležitosti Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce

403.1

Organizační záležitosti kulturních zařízení Kulturní instituce a zařízení: Divadla

401.1 401.2

402 403

403.2

Knihovny

V

5

403.3 403.4

Muzea a galerie Ostatní

V V

5 5

Autorský zákon (odvolací řízení) Neziskový sektor (neprůřezové činnosti) Povolování veřejné produkce Tisk, rozhlas, televize a film Neprofesionální umělecké aktivity Kroniky Péče o kulturní památky Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné pásmo Evidence kulturních památek

V V V V V A

5 10 5 5 5 106)

A

10

A

30

A

1010)

A

5

A V V

10 5 10

V

10

A

201)

V A

5 10

V

5

Soukromé a církevní školy Školský rejstřík Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole Výkazy škol a školských zařízení Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec

V

5

V S V A

5 5 5 5

Pasportizace škol

A

10

405 406 407 408 409 410 411 411.1 411.2 411.3 411.4 411.5 411.6 411.7

Trvalé přemístění movité kulturní památky z veřejně přístupného místa Užívání kulturních památek a národních kulturních památek Archeologické výzkumy Příspěvky vlastníkům památek

ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 431 432

Věci církví a náboženských společností Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření) ŠKOLSTVÍ A SPORT

451

Školy a školská zařízení Školy a školská zařízení zřízená obcí Zřizovací listiny škol a školských zařízení

451.1 451.2 451.3 452 453 453.1 453.2 453.3 453.4 455

Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí

456 456.1 456.2 457 457.1 457.2

Česká školní inspekce Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČŠI u škol a školských zařízení Mládež, sport Rozvoj sportu a aktivit dětí a mládeže Provozování zařízení sloužících dětem a mládeži

V

5

S

10

S S

10 10

V V V

5 510) 5

ZDRAVOTNICTVÍ

526.1 526.2 526.3

Zdravotnická soustava Zařízení a organizace zdravotnické soustavy Registrace nestátních zdravotnických zařízení Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí

A V

5 5

531.1 531.2 531.3

Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví Hygienická služba Léčiva, návykové a omamné látky evidence nakládání s návykovými látkami Návykové látky (alkoholismus, tabakismus, drogy) Omamné látky

S V V

5 10 10

Záchranná služba Územní znalecká komise Zdravotnická dokumentace převzatá od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců Ambulantní karty převzaté od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců Očkování (kalmetizace aj.) Odvolání proti lékařským posudkům

V V

5 10

S

10

S

10

V S

10 5

S S

5 15

S S S S

5 15 5 10

526

527 528 531

532 533 534 535 536 537

SOCIÁLNÍ PÉČE 552 552.1 552.2 552.3 552.4 552.5 552.6

Mimoústavní sociální péče Výkon opatrovnictví Dávky zdravotně postiženým a starým občanům Průkaz osoby se zdravotním postižením 552.3.1 Parkovací průkazy (pomocná evidence) Ustanovení zvláštního příjemce důchodu Sociální práce obce (korespondence) Přidělování bytů v „domech s pečovatelskou službou“

553.3 553.4

Sociální služby Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb Zařízení sociálních služeb Zřizování Školení zaměstnanců Organizační a provozní záležitosti, metodika Přijímání osob do zařízení sociálních služeb Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb Dotační programy města na podporu sociálních služeb

555.1

Péče o rodinu Sociální péče

553 553.1 553.2 553.2.1 553.2.2 553.2.3 553.2.4

555

V

10

A S S S S S

5 5 5 5 10 5

V

10

Sociálně právní ochrana: Dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které dosáhly 555.2.1 zletilosti 555.2.2 Odvolání proti rozhodnutí 555.2.3 Dokumentace se spisovými značkami Om, Nom, Pon

S

3

V V

10 101)

555.2.4 Pomocná evidence

S

5

Pěstounská péče 555.3.1 Příspěvek, objednávky 555.3.2 Dohody

S S

1011) 1011)

555.4 555.5

Peněžité a věcné dávky Náhradní rodinná péče

S S

15 1011)

556.1 556.2

Péče o společensky nepřizpůsobené občany Peněžité a věcné dávky Pomocná evidence

S S

15 510)

V

5

559.1 559.2

Záležitosti národnostních menšin Dávky sociální péče Odvolání proti rozhodnutí na úseku dávek sociální péče Dávky při nedostatečném příjmu

S S

10 10

V

5

S S S

5 5 5

555.2

555.3

556

557 559

POŽÁRNÍ OCHRANA 581 581.1 582 582.1 582.2 582.3

Organizace požární ochrany Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.) Činnost požární ochrany: Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně Prevence požární ochrany Bezpečnostní a jiná opatření

583 583.1 583.2 583.3 585

Jednotky požární ochrany Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak 330 Odborná příprava jednotek požární ochrany Výzbroj jednotek požární ochrany Všeobecné prostředky požární ochrany

S

5

S S

5 5

S

5

VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU

603.1 603.2 603.3

Shromažďování Záležitosti vojenskosprávní Odvodní řízení Vojenské újezdy Příprava občanů k obraně státu

604.1 604.2 604.3

Území obce a jeho změny Územní změny Městské obvody, městské části Slučování a rozdělování obcí

A A A

10 10 10

604.4

Záležitosti státních hranic

A

10

V

5

S

1

V V V

5 5 5

602 603

604

605 605.1

605.2 605.3 605.4

Evidence obyvatel Evidence obyvatel: Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení způsobilosti k 605.1.1 právním úkonům, zákaz pobytu) Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí, rozvody, stěhování 605.1.2 aj.) Národnostní menšiny Uprchlíci Rozhodování o zrušení trvalého pobytu

V

5

S A V

5 5 5

605.5 605.6 605.7 605.8

Přihlašovací lístek k trvalému pobytu Přihlašovací lístek k trvalému pobytu z let 1954 - 1983 Evidence vydaných potvrzení o změně místa trvalého pobytu Žádost o poskytnutí údajů z informačního systému EO

A V S S

7514) 100 1 5

606.1 606.2 606.3 606.4

Státní občanství Složení státoobčanského slibu Čestné prohlášení o státním občanství Stanoviska a vyjádření Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie)

V V V S

10 100 10 1

Matriční záležitosti Matriky a sbírky listin: narození manželství úmrtí Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik Potvrzení z matriční knihy nebo sbírky listin Matriční doklady do ciziny Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství Rozhodování v matričních věcech

A A A S S S S S V

1006) 756) 756) 3 3 3 3 3 5

606

607 607.1 607.1.1 607.1.2 607.1.3 607.1.4 607.1.5 607.1.6 607.2 607.3 607.4

607.5

Dozor a kontrola vedení matrik

V

5

607.6 607.7 607.8 607.9 607.10

Záležitosti matrikářů a matriční obvody Určení otcovství Nahlížení do matrik Matriční záležitosti – všeobecná agenda Dodací list – matriční tiskopisy

V V S S V

5 5 3 5 10

A

20

S

101)

V

5

611.1 611.2 611.3 611.4

Změna jména a příjmení Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha) Archivy a archivnictví Hospodářsko-provozní záležitosti Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů Kancelářská technika Vozový park Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti

S S S S

5 5 51) 5

A

5

613.1 613.2

Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství Číslování domů Číslování domů Informace o číslování domů

A S

5 3

V

5

V S

10 5

S

5

S S

5 5

S S S

5 5 5

V A

5 5

A V

512) 512)

Sbírky Veřejné sbírky

V

5

Ztráty a nálezy

S

3

608 609 610 611

612 613

614.3 614.4

Ochrana veřejného pořádku Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích Obecní policie 614.2.2 Úřední záznamy o výkonu městské policie 614.2.3 Dokumenty ve věci výkonu rozhodnutí Osvědčení strážníků městské policie (vydání, pozastavení 614.2.4 platnosti, odejmutí, vrácení) Součinnost s jinými orgány a organizacemi Oznámení KPPP

616.1

Záležitosti bezpečnostně správní Zprávy a informace o občanech Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.)

614 614.1 614.2

615 616 617 617.1 617.2 617.3

619 619.1 620

Státní, obecní znaky a symboly Používání státních a obecních znaků a symbolů Znaky, barvy a prapory obce Pečetidla a razítka: 617.3.1 Pečetidla 617.3.2 Razítka

622 622.1 622.2 622.3

622.4 622.5 622.6 622.7

Cestovní doklady Všeobecná agenda Rozhodování v oblasti cestovních dokladů Žádost o vydání cestovního dokladu 622.3.1 Žádost o vydání e-pasu s dobou platností na 10 let 622.3.2 Žádost o vydání e-pasu s dobou platností na 5 let 622.3.3 Žádost o vydání cestovního pasu bez strojově čitelných údajů Změny údajů v cestovních dokladech Vstupní protokol, výstupní protokol (pasy) Zpráva vstupní dávky (pasy) Evidence ztracených nebo odcizených cestovních dokladů

V V

5 5

S S S S S S S

1515) 1015) 515) 15 5 5 516)

622.8 622.9 622.10

Protokol o skončení platnosti cestovních dokladů Protokol o skartaci cestovních dokladů Žádost o poskytnutí údajů z informačního systému evidence CD

S S S

1 10 5

623.1 623.2 623.3 623.4 623.5 623.6

Občanské průkazy Rozhodování v oblasti občanských průkazů Žádost o vydání občanského průkazu Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu Evidence odcizených a ztracených občanských průkazů Evidence vydaných potvrzení o občanském průkazu Protokol o ukončení platnosti občanských průkazů

S S S S S S

10 2015) 5 2015) 5 1

Vstupní protokol, výstupní protokol Zpráva vstupní dávky Potvrzení o změně trvalého bydliště, o změně stavu sňatkem, změně příjmení a o občanském průkazu Protokoly o skartaci občanských průkazů Žádost o poskytnutí údajů z informačního systému evidence OP

S S

5 5

S

1

S S

10 5

Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce

S

1

V

5

S

5

S S S S

5 5 5 20

623

623.7 623.8 623.9 623.10 623.11 624

DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ (pokračování) 631 631.1 631.2 631.3 631.4 631.5 631.6

Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel Registrace k provozování autoškoly, její změny a odnětí Schvalování výcvikového vozidla pro použití k výcviku v autoškole a změny jeho užívání Oznámení o zahájení výcviku v autoškole Zařazení žadatelů o řidičské oprávnění k závěrečným zkouškám Osvědčení profesní způsobilosti řidiče Protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění

631.7

Pokuty za porušení povinnosti stanovených zákonem

S

5

631.8

Stát. dozor ve věcech uprav. zákonem

V

5

S

5

S

5

S

5

S

5

S

5

S

5

S

5

V

5

S

5

S S S S S

1 5 10 10 5

S

5

S

15

S

15

S

10

V

5

S

5

S S S

5 5 5

632 632.1 632.2 632.3 632.4 632.5 632.6 632.7 632.8 632.9 632.10 632.11 632.12 632.13 632.14

Provoz na pozemních komunikacích Místní a přechodné úpravy provozu na silnici a místní komunikaci Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel Udělení, podmínění, omezení, odnětí a vrácení řidičského oprávnění, zrušení jeho podmínění nebo omezení Přezkoumání zdravotní způsobilosti držitele řidičského oprávnění Přezkoumání držitele oprávnění z odborné způsobilosti Registr řidičů a vydávání dat z registru řidičů Přestupky proti bezpečnosti a plynulosti sil. provozu podle přestupkového zákona Prevence v oblasti BP na PK Pokuty ukládané provozovatelům vozidla při porušení povinností uložených zákonem Neplatné řidičské průkazy Postoupení evidenčních karet řidičů Paměťové karty Profesní způsobilost řidiče Ostatní písemnosti na úseku registru řidičů

633.6

Evidence motorových vozidel Postoupení spisů motorových vozidel Seznam vydaných technických průkazů motorových a přípojných vozidel Přidělování úředních čísel Schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených, přestavěných nebo jednotlivě dovezených vozidel Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích Pokuty ukládané při porušení povinností uložených zákonem

633.7 633.8 633.9

Odnětí technické způsobilosti vozidla Registr vozidel a poskytování dat z registru vozidel Ostatní písemnosti na úseku registru vozidel

633 633.1 633.2 633.3 633.4 633.5

Poznámky: 1. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení platnosti dokumentu, u smluv po uplynutí doby platnosti smlouvy či po jejím ukončení, zrušení nebo zániku. 2. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyhodnocení dokumentu. 3. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 4. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení, s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 5. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu 6. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření dokumentu. 7. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po vyhlášení výsledků voleb. 8. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 9. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity. 10. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po pořízení nové evidence. 11. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po dovršení plnoletosti dítěte. 12. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení platnosti starých. 13. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zániku posledního živnostenského oprávnění podnikatele (osvědčení). 14. Skartační lhůta začíná běžet od úmrtí občana nebo prohlášení osoby za mrtvou 15. Skartační lhůta začíná běžet od vydání dokladu 16. Skartační lhůta začíná běžet od skončení doby, na kterou byl doklad vydán

Příloha č. 6 Výčet užívaných evidencí dokumentů Název SPIS RŽP Standardizovaný záznam sociálního pracovníka

Forma elektronická

Uživatel Živnostenský odbor

elektronická

Odbor sociálních věcí

Kniha zkoušek

listinná

Hroby

elektronická

Došlé faktury Vydané faktury Smlouvy Účetnictví Rozpočet Zadávací řízení (EZAK)

elektronická elektronická elektronická elektronická elektronická elektronická

Komunikace s poskytovateli dotace

elektronická

Škodní a pojistné událostikomunikace s pojišťovnami

elektronická

Příloha č. 7

Odbor dopravy a silničního hospodářství Odbor hospodářské správy a školství Finanční odbor Finanční odbor Všechny odbory Finanční odbor Finanční odbor Všechny odbory Odbor hospodářské správy a školství Odbor hospodářské správy a školství

Pokyny pro podatelnu MěÚ Týn nad Vltavou týkající se manipulace s dokumentací stupně utajení „VYHRAZENÉ “, „ DŮVĚRNÉ “, „TAJNÉ“ A „ZVLÁŠTNÍ SKUTEČNOSTI “

V souladu se zákonem č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, Vyhláškou č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných inforrnací, zákonem č. 240/2000 Sb. O krizovém řízení a Nařízením vlády č.462/2000 Sb., k provedení krizového zákona upřesňuji manipulaci s dokumenty stupně utajení „VYHRAZENÉ “ ( označenými zkratkou V ), „ DŮVĚRNÉ “ (označenými zkratkou D ), „TAJNÉ“ (označenými zkratkou T) a „ZVLÁŠTNÍ SKUTEČNOSTI “ (označenými zkratkou ZS ) pro podatelnu Městského úřadu Týn nad Vltavou takto: 1)

Pracovník ( pracovnice ) podatelny MěÚ Týn nad Vltavou ( dále jen pracovník ) převezme zásilku u držitele poštovní licence a přenese ji na podatelnu MěÚ.

2)

Pracovník provede v den doručení zaevidování zásilky do Podacího deníku.

3)

Pracovník provede po zaevidování otevření obálky u zásilky.

4)

Pracovník po otevření zásilky zjistí, že je tam další uzavřená, neporušená obálka, na které je uvedeno např. č.j. V12-25/2009-Sb a tiskacím písmem nebo razítkem VYHRAZENÉ nebo D14-26/2009-ku a tiskacím písmem nebo razítkem DŮVĚRNÉ nebo č.j. T14-26/2009-ku s tiskacím písmem nebo razítkem TAJNÉ nebo ZS1126/2009-Po a tiskacím písmem nebo razítkem ZVLÁŠŤNÍ SKUTEČNOSTI .

5)

Obálku označenou dle bodu 4) již pracovník neotevírá.

6)

Neodkladně pracovník oznámí bezpečnostnímu řediteli Ing. Lubomírovi Pavlíčkovi ( v jeho nepřítomnosti tajemníkovi MěÚ ) doručení označené zásilky dle bodu 4) , pokud je takto označená zásilka poškozená, oznámí to společně.

7)

Označenou zásilku dle bodu 4) v den doručení a zaevidování předá neporušenou bezpečnostnímu řediteli Ing. Lubomírovi Pavlíčkovi ( v jeho nepřítomnosti tajemníkovi MěÚ ) a do Doručovací knihy bezpečnostního ředitele potvrdí předání této zásilky včetně razítka .

8)

V případě jakéhokoliv poškození takto označené zásilky ( např. nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba, nesouhlasí-li počet listů apod. tuto pracovník neotevírá, nezkoumá obsah zásilky, uschová ji tak, aby se k ní nedostala neoprávněná osoba, po příchodu bezpečnostního řediteli Ing. Lubomíra Pavlíčka ( v jeho nepřítomnosti tajemníka MěÚ ) provede sepsání zápisu dle jejich pokynů.

Týn nad Vltavou 1. 2. 2016

Ing. Lubomír Pavlíček bezpečnostní ředitel

Příloha č. 8

Skartační řízení – seznamy dokumentů SKUPINA S Pořad. číslo

Spisový znak

Název dokumentu

SKUPINA A

Roky vzniku

Skartační lhůta

Množství (počet krabic apod.)

Pořad. číslo

Spisový znak

Název dokumentu

Roky vzniku

Skartační lhůta

Množství (počet krabic apod.)