UJIAN TENGAH SEMESTER PENGANTAR MANAJEMEN NAMA : RUTH CITRA PERMATA NO. REG : 833518330
1.
Seandainya anda seorang manajer keuangan pada perusahaan ekspedisi, namun perusahaan anda saat ini sedang mengalami beberapa masalah, antara lain adalah pembayaran yang terlambat dari konsumen, kesalahan dalam pengiriman barang serta masalah internal dari para karyawan itu sendiri. Dengan dinamika dan tantangan globalisasi saat ini maka diperlukan peran manajer yang efektif dalam menjalankan bisnis. a. Jelaskanlah beberapa hal yang harus anda lakukan berkaitan dengan pemecahan masalah tersebut diatas yang dihubungkan dengan peranan manajer saat ini ! b. Apakah yang dimaksud dengan karakteristik organisasi, implementasi terhadap permasalahan tersebut diatas !
bagaimanakah
jawaban : a. Jika saya menjadi manajer keuangan pada perusahaan tersebut, maka yang akan saya lakukan berkaitan dengan pemecahan masalah tersebut adalah sebagai berikut : 1. Melakukan pendelegasian kewenangan Mengingat bahwa perusahaan yang saya kelola adalah perusahaan ekspedisi, dimana perusahaan tersebut merupakan perusahaan jasa pengantaran barang yang berusaha menjangkau seluruh daerah di Indonesia, maka akan lebih baik jika kewenangan didelegasikan secara desentralisasi ( kewenangan dibagi ). Pendelegasian kewenangan secara desentralisasi akan memudahkan kegiatan operasi terminal dan penentuan rute pada tiap-tiap daerah. Sehingga barang pun akan lebih cepat sampai di tempat tujuan dan juga akan meminimalisir kesalahan dalam pengiriman barang karena pengontrolan dilakukan langsung pada tiap-tiap daerah tujuan. 2. Melakukan komunikasi yang efektif Dalam hal ini saya akan mencari data-data penting tentang kemungkinankemungkinan penyebab terjadinya masalah-masalah tersebut di atas. Saya akan mempelajari data-data yang saya terima dan kemudian saya akan mengkomunikasikannya kepada karyawan dalam bentuk informasi agar tercipta kinerja yang lebih baik dari perusahaan. 3. Berfikir kritis Saya akan menganalisa apa saja yang menjadi kekurangan perusahaan dan mencaritahu apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan saat ini. Misalnya, saya menemukan bahwa penyebab keterlambatan pembayaran dari konsumen
adalah karena konsumen sulit untuk mebayar langsung secara cash ke perusahaan, maka akan lebih baik jika perusahaan membuka jalur pembayaran melalui transfer. Juga disiapkan pegawai yang khusus menghubungi para konsumen untuk memberitahu bahwa barangnya telah sampai di tempat tujuan dan pembayaran bisa dilakukan secepatnya. 4. Mengelola beban pekerjaan / waktu Dalam hal ini perlu dibuat target-target untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Target tersebut diacukan pada waktu. Misalnya dibuat target bahwa setiap tim dalam waktu 3 hari bisa 50 unit barang harus sudah sampai di tempat tujuannya masing-masing. 5. Melakukan pembatasan tanggung jawab Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan karyawan dalam bekerja, maka dilakukan pembatasan tugas atau tanggungj jawab. Misalnya untuk menghindari kesalahan pengiriman barang maka setiap kurir tidak boleh mempunyai pekerjaan lain selain mengantarkan barang. Begitu juga dengan karyawan lainnya, sehingga setiap lini bisa fokus pada pekerjaannya masingmasing dan diharapkan tercipta kinerja perusahaan yang baik. 6. Menciptakan suasana keterbukaan, kepercayaan, dan tantangan Untuk menghindari permasalahan atau konflik internal pada karyawan perlu diciptakan suasana keterbukaan dan kepercayaan bisa dilakukan dengan mengadakan pertemuan rutin bulanan yang sifatnya mengevaluasi kinerja sekaligus juga membahas kendala-kendala yang dialami para karyawan. Disini dibangun suasana yang sifatnya kekeluargaan. Atau bisa juga dengan mengadakan kegiatan wisata bersama seluruh pegawai setiap setahun sekali sehingga mempererat tali silaturahmi antar karyawan. Untuk menciptakan tantangan bagi para karyawan dapat dilakukan dengan pemberian reward bagi karyawan teladan. Atau bisa juga meberikan bonus di setiap bulannya bagi tim yang bisa mencapai target yang tadi disebutkan di atas (50 barang dalam 3 hari). b. Karakteristik organisasi menekankan bahwa organisasi adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan tertentu yang sama, yang bersifat jangka panjang, dan mempunyai struktur yang jelas. Implementasinya terhadap permasalahan di atas adalah agar setiap karyawan bisa mengingat kembali tujuan oraganisasi perusahaan tempat mereka bekerja. tujuan tersebut pastinya akan bisa tercapai jika seluruh struktur dalam perusahaan mau berusaha dan bekerjasama secara maksimal. 2.
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangatlah cepat, dimana setiap organisasi akan dengan mudah untuk memberikan informasi apapun kepada seluruh konsumennya dengan sarana online. Berkaitan dengan hal tersebut, maka perubahan organisasi juga akan terjadi. a. Berkaitan dengan hal tersebut, bagaimana anda melihat fenomena tersebut dalam sudut pandang ilmu manajemen ?
b. Apakah yang dimaksud dengan pendekatan kontemporer dalam manajemen, bagaimanakah kaitannya terhadap kondisi tersebut diatas ? jawaban : a. Perkembangan teknologi membuat kehidupan dalam berorganisasi menjadi lebih mudah. Keunggulan dan kecanggihan teknologi informasi ini secara langsung mampu menggeser batas-batas organisasi. Hal itu dapat dilihat ketika jarak dan waktu bukan lagi kendala yang utama dalam penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain. Contoh : munculnya sistem pembelian dengan cara on-line, dan lebih banyak orang yang bisa bekerja di rumah tanpa harus ke kantor hanya dengan memanfaatkan akses internet. Pengontrolan kegiatan operasional perusahaan juga menjadi lebih mudah. keluhan pelanggan, pesanan konsumen, pengeluaran barang dari gudang, dan lain sebagainya menjadi lebih mudah dan cepat diketahui dengan sistem on line. b. Pendekatan kontemporer dalam manajemen merujuk pada pendekatan yang dilakukan melalui 2 konsep, yakni konsep sistem dan konsep situasional. Dalam hal ini pengembangan konsep sistem dan konsep situasional juga ikut dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi. 1. Konsep sistem Aktifitas produksi suatu perusahaan tentunya harus berjalan sesuai dengan sistem yang ada agar tercipta kinerja yang baik untuk menghasilkan produk yang baik secara terus menerus. Teknologi informasi akan memberi manfaat pada setiap proses yang ada dalam sistem : - Proses input (pemasukan) : di sini teknologi informasi akan sangat membantu dalam proses pengontrolan ketersediaan bahan baku, proses pengontrolan kinerja SDM, proses Perekrutan SDM, proses penyampaian informasi kepada masyarakat agar menarik lebih banyak minat investor untuk memberikan modal. - Proses transformasi : teknologi informasi bisa dimanfaatkan untuk mengontrol kinerja atau aktivitas para karyawan. Misalnya : dapat mengontrol kehadiran para karyawan dengan lebih mudah menggunakan alat pendeteksi sidik jari bekerja secara otomatis. - Proses output (pengeluaran hasil) : jumlah barang atau jasa yang diproduksi perusahaan dapat lebih mudah diketahui dengan sistem on-line. Informasi mengenai produksi dan promosi akan produk yang dihasilkan juga akan lebih mudah disampaikan kepada masyarakat dengan sistem online atau melalui media komunikasi lain. 2. Konsep situasional Konsep ini memiliki pengertian bahwa suatu kondisi atau situasi akan memberi pengaruh atau akibat terhadap individu dan organisasi. dalam hal ini dapat dikaitkan antara situasi dimana teknologi informasi sudah berkembang pesat dan menuntut keseluruhan sistem dalam organisasi untuk melakukan penyesuaian dengan pesatnya teknologi masa kini. Situasi perkembangan pesat
teknologi membuat perusahaan banyak memanfaatkan sistem on-line dalam banyak proses produksi.
4.
Kebab baba rafi merupakan produk yang telah populer di Indonesia, berawal dari sebuah gerobak saat ini jumlah outlet telah melebihi 700 unit yang tersebar di seluruh Indonesia bahkan hingga ke mancanegara seperti Malaysia, Singapura, Vietnam dan lainnya. a. Bagaimanakah menurut anda proses perusahaan / produk menuju internasional, bagaimanakah yang dilakukan oleh kebab baba rafi ?
b. Bagaimanakah implementasi yang dipertimbangkan oleh kebab baba rafi terhadap lingkungan bisnis global ? Jelaskanlah secara lengkap ! jawaban : a. Proses perusahaan / produk kebab baba rafi menuju internasional adalah sebagai berikut : 1. Investasi global minimal Pertama kali kebab baba rafi hanya merupakan usaha kecil yang dilakukan si pemilik. Banyak masalah yang dihadapi si pemilik, namun dengan usaha yang keras akhirnya si pemilik bisa mengembangkan usaha kebab ini dengan bantuan investasi dari beberapa pihak. Dimulai dengan pembukaan satu outlet kemudian berkembang dengan melakukan ekspansi, membuka banyak cabang di berbagai daerah di Indonesia. 2. Transaksi pemberian franchise Kesuksesan kebab baba rafi di lingkungan domestik Indonesia akhirnya membuat kebab baba rafi memberanikan diri untuk melakukan ekspansi ke negara tetangga dalam kawasan asia tenggara. Ekspansi ke luar negri ini dilakukan dengan pemberian frenchisee. Usaha kebab ini pun cukup berkembang di negara malaysia, singapura, dan vietnam. Berkembangnya nya usaha kebab ini di negara tersebut juga tentunya didukung oleh kerjasama yang baik antara frenchisee dan frenchisor. Kualitas dari kebab baba rafi tetap menjadi hal utama yang harus diperhatikan oleh stiap cabang, termasuk juga cabang yang ada di luar negri. 3. Investasi global besar Pembukaan cabang di luar negri yang dimulai dari kawasan asia tenggara diharapkan dapat menarik investasi besar dari dunia global, sehingga kebab baba rafi bisa mengembangkan usahanya tidak hanya di kawasan asia tenggara tapi juga ke berbagai negara di dunia. b. Implementasi yang dipertimbangkan oleh kebab baba rafi terhadap lingkungan bisnis global adalah sebagai berikut : 1. Pertimbangan lingkungan politik dan hukum Kondisi politik dan hukum akan menjadi pertimbangan dalam melakukan ekspansi bisnis ke dunia global. Kebab baba rafi tidak akan mau membuka
cabang di negara yang kondisi politik dan hukum nya sedang porak-poranda. Karena kondisi politik yang kacau tidak akan memberi keuntungan. 2. Pertimbangan mengenai pengaruh budaya setempat Pengaruh budaya juga diperhatikan oleh kebab baba rafi. Misalnya : outlet kebab baba rafi cabang Nangroe Aceh Darussalam mewajibkan setiap pegawai wanita yang bekerja di outlet itu untuk mengenakan kerudung, mengingat Aceh adalah kota yang cukup menjunjung tinggi nilai-nilai budaya Islam. Pertimbangan seperti ini juga diterapkan saat akan membuka cabang di luar negri. Budaya dari negara tujuan akan menuntut kebab baba rafi untuk menyesuaikan dengan budaya tersebut. 3. Petimbangan mengenai kondisi ekonomi suatu negara Kondisi ekonomi suatu negara tentu akan menentukan daya beli masyarakat dari negara tersebut. Oleh karena itu kebab baba rafi juga memperhatikan kondisi ekonomi suatu negara yang akan menjadi tujuan ekspansi. Kebab baba rafi meilih negara seperti malaysia, singapura, dan vietnam yang kondisi ekonominya relatif stabil, sehingga diharapkan daya beli masyarakat dari negara tersebut terhadap kebab nya akan baik, dan pada akhirnya keuntungan pun dapat jadi lebih maksimal.
5. Perusahaan Garuda Indonesia dikenal dengan pelayanan yang ramah kepada setiap customernya. Para karyawan senantiasa baik dalam setiap pelayanan kepada setiap orang. Bagi para karyawan dan juga perusahaan Garuda Indonesia sendiri memiliki etika yang senantiasa dijaga, dipahami serta dilaksanakan setiap waktu. a. Menurut anda bagaimana peranan manajemen dalam penciptaan sebuah etika bisnis ? b. Bagaimanakah Garuda Indonesia memahami isu terkini terhadap etika & tanggung jawab sosial, berikanlah contohnya ! jawaban : a. Peranan manajemen perusahaan Garuda Indonesia dalam penciptaan sebuah etika bisnis adalah sebagai berikut : 1. Pemilihan karyawan Dalam perekrutan karyawan tentu tim manajemen berperan mencari orangorang yang berkarakter ramah dan memiliki penampilan menarik agar interaksi dengan setiap costumer bisa berlangsung baik, hingga akhirnya pelanggan puas dan bisa terus menerus menggunakan jasa garuda Indonesia. 2. Kode etik dan peraturan Tim manajemen Garuda Indonesia juga menetapkan aturan untuk setiap karyawannya, dimana diberlakukan sanksi apabila terjadi pelanggaran. Diharapkan dengan adanya peraturan dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. 3. Peran pemimpin Pemimpin berusaha memastikan berjalannya etika bisnis dalam perusahaan. Dapat dilakukan dengan melakukan pengawasan terhadap berjalannya
peraturan, juga pengawasan terhadap pelayanan yang diberikan para karyawan kepada costumer. Bila terjadi ketidaksesuaian maka pemimpin bisa memutuskan untuk diadakannya evaluasi dan perbaikan. 4. Penilaian kinerja Kinerja para pegawai perlu dipantau secara terus menerus agar kualitas layanan kepada para costumer juga bisa tetap baik. 5. Pelatihan etika Perlu dilakukan pelatihan etika kepada setiap karyawan agar karyawan mengerti benar bagaimana budaya keramahan dalam melayani costumer sangat diperlukan. Sehingga label keramahan yang sudah digenggam Garuda Indonesia tidak luntur, dan tetap bisa terus bertahan. 6. Audit sosial independen Kehadiran pihak luar yang independen untuk memeriksa dan mamantau pelayanan Garuda Indonesia juga diperlukan. Dibutuhkan pihak luar yang independen agar penilaian bisa menjadi lebih objektif. Hal ini bisa dilakukan dengan meminta pihak tertentu untuk melakukan survey kepuasan costumer terhadapa pelayanan Garuda Indonesia. 7. Mekanisme protektif Tatanan-tatanan yang sudah ada dan berjalan baik tetap dijaga dan dipertahankan agar label baik yang sudah digenggam garuda Indonesia bisa terus berkesinambungan. b. Garuda Indonesia cukup memahami isu terkini dan juga berusaha memberikan etika dan tanggung jawab sosial terhadap isu negatif yang menimpanya, hal ini bisa terlihat ketika Garuda Indonesia dikecam memiliki pelayanan buruk beberapa waktu lalu, ketika sejumlah penerbangan Garuda mengalami keterlambatan dan pembatalan bahkan ada yang tidak terjadwal. Banyak masa pengguna Garuda Indonesia yang kecewa dan mengumbar kelalaian pelayanan garuda tersebut ke media. Garuda Indonesia tetap berusaha bertanggungjawab dengan mengalihkan penerbangan ke maskapai lain dibarengi juga dengan memberikan penjelasan melalui media bahwa Garuda mengalami blank system dalam pemberlakuan sistim baru, dan Garuda juga menjanjikan adanya perbaikan. Dan ternyata memang kekacauan sistem baru itu tidak berlangsung lama dan pada akhirnya aktifitas operasional Garuda Indonesia dapat berjalan normal kembali hingga sekarang. 6. Sebuah organisasi yang baik tentunya diperlukan sebuah perencanaan yang baik untuk implementasi organisasi. a. Ada kalanya akan timbul sebuah permasalahan dalam perencanaan, berikanlah penjelasan tersebut beserta contoh pada organsiasi ! b. Berikanlah implementasi terhadap strategi yang saat ini berkembang untuk setiap organisasi ! jawaban : a. Permasalahan dalam perencanaan antara lain :
1. Kekakuan perencanaan Adanya organisasi yang membuat banyak sekali peraturan sampai ke hal terkecil akan membuat suasana dalam organisasi menjadi kaku. Contoh : adanya perencanaan pembuatan aturan dimana anggota organisasi tingkat bawah harus memanggil atasan dengan sebutan pak atau bu, atau aturan yang mengharuskan anggota organisasi untuk berdiri kemudian menundukkan badan ketika bertemu atasan akan menciptakan kekakuan dalam organisasi. pada akhirnya akan terjadi juga kesenjangan dalam organisasi tersebut. 2. Perencanaan tidak dipersiapkan untuk lingkungan yang dinamis. Contoh : perencanaan mengenai penentuan peralatan produksi yang digunakan harus sedinamis mungkin agar perlatan dapat mengikuti perkembangan teknologi. 3. Perencanaan tidak dapat menggantikan intuisi dan kreatifitas Contoh : perencanaan yang tidak mengandung unsur kreatifitas di dalamya akan membuat organisasi sulit berkembang. 4. Perencanaan hanya fokus pada persaingan saat ini Contoh : perencanaan perusahaan sepatu yang menghadapi pesaingnya yang memiliki desain sepatu lebih menarik, mencoba membuat desain unik juga. Namun karena hanya memperhatikan kondisi persaingan saat ini dalam hal desain, perusahaan tersebut tidak memperhatikan faktor kualitas untuk kelangsungan produk dalam jangka panjang. 5. Rencana formal terlalu baku, sehingga muncul kesalahan di dalamnya Contoh : penggunaan bahasa yang terlalu baku hingga bisa menimbulkan dalam mengartikan maksud dari perencanaan. 6. Perencanaan tidak menyeluruh Perencanaan hanya membahas hal yang umum, namun tidak disertai dengan penentuan aplikasi-aplikasi yang dapat dilaksanakan secara langsung. b. Implementasi terhadap strategi yang saat ini berkembang. Implementasi strategi dilakukan terhadap formulasi strategi yang telah dibuat. misalnya setelah melakukan formulasi strategi SWOT, kemudian membuat implementasi nya. Contoh : sebuah perusahaan produksi tas yang memiliki strength (kekuatan) dalam hal variasi produk yang beragam. Dengan opportunnity (kesempatan) jumlah penduduk Indonesia yang banyak. Maka perusahaan tersebut dapat melaksanakan implementasi dari strategi SO yaitu dengan membuat variasi produk yang beragam yang sesuai dengan kebutuhan penduduk Indonesia.
