Uživatelský manuál. Intranet GEPARD

Uživatelský manuál

Intranet GEPARD určeno pro uživatele Intranetu verze 0.2 – 11. 11. 2009

1

Představení Intranetu Intranet Gepard Finance je moderní komunikační nástroj, který slouží k předávání informací v naší společnosti. Rychlé a správné předávání informací je základním předpokladem k úspěchu naší společnosti na trhu. Intranet zabezpečuje řízenou komunikaci centrály s franšízami a to i jednotlivě. Intranet je virtuální knihovna všech potřebných informací shromážděných a spravovaných v naší společnosti. Informace jsou strukturovány podle významu a spravovány příslušnými kompetentními pracovníky. Informace mohou být zpřístupněny všem uživatelům Intranetu nebo přístup k nim omezen až na konkrétní uživatele. Systém administrace uživatelů umožňuje velmi flexibilně nakládat s přístupovými právy k jednotlivým sekcím pro konkrétní uživatele. Intranet je tvořen částí, kterou spravují příslušné organizační útvary centrály, tato oblast je označována jako tzv. Globální stránky. Tyto sekce a jednotlivé stránky jsou tedy veřejnou informační knihovnou určenou pro uživatele Intranetu. Druhou částí Intranetu jsou stránky jednotlivých franšíz, které jsou plně spravovány zástupem příslušné franšízy. Stránky franšíz jsou tedy svébytným prostorem pro sdílení informací mezi členy příslušné franšízy. Intranet obsahuje statické informace v podobě nejrůznějších formulářů a vzorových dokumentů, popis pracovních postupů, popis procesů souvisejících činnostmi firmy a jejich výkonných složek, Intranet v sobě absorbuje i komunikační funkci. Prostřednictvím Novinek jsou jednotlivý uživatelé informováni o aktuálním děním ve společnosti – jsou upozorňováni na důležité události a mají tak on-line přístup ke všem informacím. Prostřednictvím Intranetu se jednotliví uživatelé mohou objednávat na školení. Modul objednávání školení, je schopen on-line uživatelům zobrazovat kapacitu jednotlivých školení a jejich termínů. Systém zároveň informuje účastníky o nových školeních. Další důležitou funkcí Intranetu je modul internetového obchodu, který slouží všem účastníkům k objednávání marketingových a propagačních materiálů včetně vizitek.

Používané názvosloví Běžný uživatel

Pracovník Gepard Finance – který má právo čtení k zpřístupněným globálním stránkám Intranetu, zpřístupněným stránkám Franšízy, do níž patří. Běžný uživatel má dále právo přihlašovat se na školení, objednávat propagační a marketingové materiály, obojí však podléhá schválení nadřízenému.

ADMINISTRACE

Redakční systém CMS – používá se pro vkládání, správu dat zobrazovaných ve FRONT – ENDu uživatelům. ADMINISTRACE dále slouží k řízení funkčních prvků Intranetu – E-shop; Objednávkový systém školení; administrace a správa uživatelů, apod. Systém ADMINISTRACE je přístupný pouze Editorům a vyšším oprávněním. Běžný uživatel se systémem ADMINISTRACE nepřichází do styku.

FRONT - END

FRONT – END – aplikace která zobrazuje data uživatelům. Aplikace z níž jsou ovládány funkční prvky Intranetu přímo uživateli – objednávání materiálů, objednávání školení, apod.

E-shop

Samostatný modul – který slouží k objednávání marketingových a propagačních materiálů, včetně vizitek. Modul funguje na principu internetového obchodu. Jednotliví uživatelé objednávají položky prostřednictvím nákupního košíku, každá položka uživatele je schvalována nadřízeným.

Objednávkový systém školení

Samostatný modul – který slouží pro přihlašování na školení. Správce objednávkového systému vypisuje a spravuje jednotlivá školení. Každý uživatel je oprávněn se přihlásit na odpovídající školení – jeho požadavek prochází schválením nadřízeného. Systém eviduje přihlášky, kapacitu jednotlivých termínů školení. Systém komunikuje o aktuálním stavu přihlášky s uživateli prostřednictvím automatických emailů.

Sekce

nebo také menu, uzel, větev, stránka – základní stavební jednotka, ze které je vytvořen celý Intranetový portál. Každou sekci lze vnímat jako přílušnou větev stromu, a podsekci jako podřízenou větev. Každé větvení lze chápat jako uzel

2

Správce e-shopu Uživatel zodpovědný za správu e-shopu. Uživatel se speciálními právy, která mu umožňují vkládání a editaci jednotlivých položek v E-shopu, sledování a vyřizování objednávek. Evidenci objednávek atd. Administrátor

Administrátor má plné oprávnění ke všem existujícím stránkám Intranetu. Administrátor provádí správu uživatelů, obchodních míst, franšíz, emailových skupin, apod.

Správce školení

Správce objednávkového systému pro objednávání školení – uživatel zodpovědný za správu školícího systému. Uživatel se speciálními právy, která mu umožňují vytvářet nové kategorie školení, nové termíny pro jednotlivé kategorie, sledovat a upravovat přihlášené uživatel

Editor

Uživatel s oprávněním k správě a editaci příslušných stránek Intranetu. Editor Centrály spravuje a edituje vybrané Globální stánky. Editor Franšízy spravuje a edituje stránky příslušné Franšízy.

Uživatelská práva Oprávnění potřebná pro každého uživatele Intranetu. Práva vymezují možnosti používání Intranetu pro příslušného uživatele Globální stránky

Stránky Intranetu vytvářené příslušnými editory centrály. Tyto stránky jsou přístupné všem uživatelům Intranetu. Jedná se tedy o stránky veřejně dostupné používané v masivním měřítku uživateli. U některých konkrétních stránek lze z pozice administrátora nebo editora lze upravit rozsah přístupnosti těchto stránek.

Spuštění Intranetu Před prvním přihlášením je potřeba, aby si každý uživatel stáhnul na plochu svého počítače ikonu pro spuštění Intranetu, z níž pak bude Intranet vždy spouštět.

Stažení ikony 1. Do příkazového řádku webovského prohlížeče zadejte následující adresu https://gip.gpf.cz/zastupce-intranet pozor spuštění odkazu přímo z manuálu nemusí být funkční z hlediska stažení ikony 2. Otevře se přihlašovací dialog pro vstup do Intranetu

V dialogovém okně bude uživatel vyzván k zadání uživatelského jména a hesla. Uživatelské jméno = uživatelské jméno ve tvaru jméno.příjmení - (malými písmeny bez diakritiky) – např. jan.novak Heslo = zapište své heslo - všichni uživatelé použijí své aktuální heslo, které mají pro přístup do Metodického portálu a Gepardisu.

3

3. Po vyplnění uživatelského jména a hesla budete vyzváni ke stažení ikony pro budoucí spouštění Intranetu. Dialog IE Soubor s ikonou je nutné uložit na Plochu – pozor na nastavení prohlížeče. Internet Explorer se uživatele vždy před uložením dotáže v dialogovém okně kam má soubor stáhnout Mozilla Firefox - stahuje automaticky soubory automaticky tam kam má nastaveno. Změna se cíle pro stahování souborů se provádí v Nástroje / Možnosti / Hlavní - položka – „Uložit všechny soubory do“ – kde se vybere Plocha

Dialog Mozilla

4. Následně buď můžete dokončit přihlášení na Intranet, nebo můžete prohlížeč zavřít a na ploše se Vám objeví ikona V případě, že se nestáhl do ikony obrázek loga GEPARDu – lze toto jednoduchým způsobem opravit. Kliknutím pravým tlačítkem na ikonu a volbou vytvořit zástupce – již dojde ke stažení loga do ikony. Původní ikonu můžete smazat

Následné přihlášení do systému Pokud byla ikona úspěšně nainstalována, pak každé další přihlašování již probíhá přes tuto ikonu. Kliknutím na ikonu se otevře dialogové okno pro zadání uživatelského jména a hesla. Potvrzením se pak otevře úvodní stránka Intranetu.

4

Popis Intranetového portálu jeho ovládání Popis plochy Po úspěšném přihlášení se uživatelům zobrazí úvodní stránka Intranetu. Aplikace je členěna na několik funkčních panelů.  Záhlaví systému  Vodorovné Menu  Svislé Menu - levá část  Prostor pro vlastní zobrazení stránek  Svislé Menu – pravá část  Zápatí systému

Záhlaví systému

Záhlaví systém obsahuje logo společnosti a název Intranetový portál. Logo je funkční prvek, který zajišťuje vždy po kliknutí na něj načtení úvodní stránky Intranetu. Logo tedy lze používat jako tlačítko pro návrat na úvodní stránku. 5

V pravé části záhlaví jsou dvě funkční tlačítka pro přímý vstup do Informačního systému GepardIS a Metodického portálu. Volbou těchto tlačítek uživatel přímo vstupuje do příslušného informačního systému, bez nutnosti se jakkoli dále identifikovat.

Vodorovné menu Vodorovné menu obsahuje čtyři sekce. Jedná se o prioritní sekce, které jsou takto zviditelněny.  Franšízing  Přihlášky na školení  Gepard E-shop  Kontakty

Franšízing Tato sekce obsahuje základní informace o franšízovém konceptu Gepard Finance.

Přihlášky na školení V této sekci je zakomponován objednávkový systém školení. Každý uživatel Intranetu, je oprávněn se z této sekce přihlašovat na školení.

E-shop V této sekci je internetový obchod pro objednávání reklamních materiálů a vizitek. Každý uživatel Intranetu, tak může objednávat zboží z tohoto e-shopu..

Kontakty Tato sekce obsahuje seznam centrály Gepard Finance a jejich odpovědnosti a kompetence. V pravé části Vodorovného menu je uveden datum a čas.

Svislé Menu – levá část V levé části se nachází Svislé menu, obsahující jednotlivé tematické sekce. Názvy jednotlivých sekcí jsou vybírány názorně tak aby již z názvu byl uživatelům zřejmý obsah příslušné sekce. Sekce jsou spravovány jednotlivými útvary centrály Gepardu.

6

Prostor pro vlastní zobrazení stránek Prostor určený pro zobrazení grafické podoby stránky. Nad zobrazenou grafickou podobu vlastní stránky je funkční lišta zobrazující stromovou strukturu sekcí.

Svislé Menu – pravá část

Svislé Menu v pravé části je určeno pro přístup k Novinkám. Přes jednotlivé položky v Menu se uživatelům zobrazuje přehled Novinek v příslušné kategorii. Součástí svislého Menu je i panel se zobrazením údajů o přihlášeném uživateli obsahující funkční tlačítko pro ukončení práce v systému. Panel „ Přihlášený uživatel“ je vždy viditelný, bez ohledu na to jakou má stránku uživatel zobrazenou Panel „ Novinek, Upozornění, Nástěnka“ není viditelný pouze v případě kdy se uživatel pohybuje v E-Shopu nebo objednávkovém systému školení.

Zápatí systému Zápatí je zejména grafický prvek, který dotváří celkový styl aplikace. Jediným funkčním prvkem Zápatí je mapa portálu.

7

Ovládání systému Ovládání systému je intuitivní. Uživatel se v rámci systému pohybuje prostřednictvím myši mezi jednotlivými sekcemi. Uživatel se pohybem mezi jednotlivými sekcemi dostává k informacím uvedeným na jednotlivých stránkách. V rámci eshopu a objednávkového systému školení mohou uživatelé zapisovat informace do příslušných formulářů pro objednávání (např. objednávání vizitek). Zobrazené informace si může uživatel vytisknout. Tisknutelný je obsah příslušné stránky. V pravé horní části zobrazené stránky je tlačítko „tisk“, přes které je možné vytisknout příslušnou stránku. Pozor na nastavení vašeho prohlížeče

V Internet Exploreru 8 nesmí být zaškrtnuta volba „ Povolit možnost Přizpůsobit stránce“ v nastavení „ Vzhled stránky“, jinak se obsah stránky při tisku zmenší a bude zarovnán na jednu stránku.

Tisk z Mozilly Firefox funguje bez nutnosti úprav v nastavení prohlížeče.

Rozbalení svislého menu Pro rozbalení menu se používají šipky vlevo vedle názvu menu. Rozbalením menu je aktivní pouze pokud menu obsahuje podřízené menu. Kliknutím na šipku se rozbalí další úroveň – šipka směřující zleva doprava změní orientaci směrem dolů. Pokud menu neobsahuje podřízená menu – nelze je rozbalit. Sbalení menu funguje opětovným kliknutím na šipku příslušného menu. Při rozbalení menu zůstává v zobrazovací části původní zobrazená stránka, protože nedošlo k otevření nového menu ale pouze k jeho rozbalení.

Svislé menu lze rozbalovat shora popsaným způsobem pouze do třetí úrovně. Pro zobrazení menu čtvrté úrovně je již potřeba třetí úroveň menu otevřít, neboť od čtvrté úrovně jsou menu tvořena jako rozcestník nadřazené stránky a tudíž jsou zobrazována na nadřazené stránce.

8

Otevření svislého menu Otevřením menu se rozumí zobrazení obsahu příslušného menu. Pro otevření menu je potřeba kliknout levým tlačítkem na příslušné menu. Ve zobrazovací části se pak otevře obsah příslušné stránky. Mezi jednotlivými sekcemi se lze přepínat v levém svislém menu.

Funkční lišta

Funkční lišta je umístěná nad zobrazeným obsahem příslušné stránky. Lišta funguje jako cesta stromovou strukturou jednotlivých sekcí, od úvodní (hlavní) strany Intranetu směrem k podřízeným sekcím. Položky lišty se zobrazují tak, jak je postupováno jednotlivými sekcemi odshora dolů. Lišta je aktivním navigačním prvkem a umožňuje klinutím nastavit libovolnou stránku zobrazenou v seznamu uvedeném na liště.

O úroveň výš Pokud máme zobrazenou stránku druhé nebo jakékoli další úrovně – tlačítkem „O úroveň výš“ se dostáváme na nadřazenou stránku.

Technické parametry pro provoz Pro dobrou viditelnost všech složek aplikace je důležité rozlišení monitoru. Doporučené rozlišení pro správné zobrazování aplikace je 1280 x 1024. Minimální rozlišení monitoru je 1024 x 768. Pro bezproblémové zobrazování doporučujeme používat prohlížeč Mozilla Firefox verze 3.5.3. V případě používání prohlížeče Internet Explorer 8 je pro správné načítání stránek nutné vypnout Kompatibilní zobrazení – v menu „Nástroje“ položka „Kompatibilní zobrazení“ - lze též aktivovat a deaktivovat příslušnou ikonou.

Novinky Novinky představují komunikační kanál mezi franšízovou centrálou Gepard Finance a jednotlivými uživateli systému. Prostřednictvím Novinek jsou uživatelé informováni o důležitých informacích ve společnosti, důležitých změnách v obsahu informací u jednotlivých sekcí Intranetu, apod. Novinky jsou vytvářeny uživateli, kteří jsou k vytváření Novinek oprávněni – zpravidla se jedná o editory jednotlivých sekcí. Novinky lze adresovat všem uživatelům systému nebo naopak výběr příjemců korigovat až na jednotlivé uživatele. Novinky jsou rozděleny podle důležitosti na horké a obyčejné. Horké novinky jsou používány pro velmi důležitá sdělení, která mají okamžitý dopad zejména do obchodních procesů, vztahů a vazeb – zobrazeny červeným písmem. Obyčejné novinky jsou využívány pro ostatní sdělení a upozornění – zobrazeny zeleným písmenem. Na Novinky jsou příjemci upozorňováni několika způsoby. Funkční prvky k Novinkám se nacházejí v panelu Novinek umístěném v pravém svislém Menu. Panel Novinek je členěn do několika sekcí:

9

Panel Novinek Upozornění – informuje o existenci nových novinek. Odkaz je aktivní, po rozkliknutí se otevírá úvodní stránka novinek se seznamem nepřečtených novinek. Odkaz se zobrazuje v panelu Novinek vždy, pokud má uživatel nějakou nepřečtenou novinku – upozorňuje i na nepřečtené novinky, které se přesunuly do archivu nepřečtených novinek. Novinky – zobrazí přehled novinek na úvodní stránce novinek = všechny nepřečtené novinky Nepřečtené – zobrazí přehled nepřečtených platných novinek - filtry Přečtené – zobrazí přehled přečtených platných novinek – včetně filtrů Archiv nepřečtených – zobrazí přehled nepřečtených novinek po uplynutí platnosti Archiv přečtených – zobrazí přehled přečtených novinek po uplynutí platnosti Nástěnka – zobrazí obsah nástěnky + filtry Nastavení – slouží pro zapnutí a vypnutí zasílání automatických emailů upozorňujících na horké novinky. Ke každé novince je jejím editorem nastavena platnost, která má vliv na zobrazování novinky v příslušných sekcích. Novinky, u nichž platnost již vypršela, jsou automaticky přesouvány do archivu. S výjimkou úvodní stránky novinek, kde jsou názornost zobrazeny všechny nepřečtené novinky včetně archivních.

Úvodní stránka novinek Úvodní stránka novinek se zobrazuje při kliknutí na odkaz v panelu „UPOZORNĚNÍ“ nebo při kliknutí na zelený panel „NOVINKY“. Na úvodní stránku Novinek jsou nasměrovány všechny nepřečtené novinky. Novinky jsou upořádány tak, že nejprve jsou zobrazeny horké novinky a za nimi pak obyčejné novinky. Řazení novinek v obou kategoriích probíhá podle datumu publikování novinky – od nejaktuálnějších po nejstarší. Pokud počet nepřečtených novinek je vyšší než 10 dojde k odstránkování. Obsah, uspořádání i řazení novinek je shodné jako u ostatních sekcí Novinek s výjimkou filtrů, které na úvodní stránce nejsou.

Menu nepřečtené novinky V Menu nepřečtené novinky jsou zobrazeny novinky, které uživatel nepřečetl. Nepřečtené novinky jsou zobrazeny v této sekci po dobu platnosti příslušné novinky (po uplynutí platnosti se novinka přesouvá do archivu nepřečtených novinek), nebo do přečtení příslušné novinky (po přečtení přesun do přečtených novinek). Novinky jsou upořádány tak, že nejprve jsou zobrazeny horké novinky a za nimi pak obyčejné novinky. Řazení novinek v obou kategoriích probíhá podle datumu publikování novinky – od nejaktuálnějších po nejstarší. Pokud počet nepřečtených novinek je vyšší než 5 dojde k odstránkování. V sekci lze vyhledávat prostřednictvím filtrů.

Menu přečtené novinky V Menu přečtené novinky jsou zobrazeny novinky, které uživatel přečetl, a zároveň jsou platné. Po uplynutí platnosti se přečtené novinky automaticky přesouvají do archivu přečtených novinek. Novinky jsou upořádány tak, že nejprve jsou zobrazeny horké novinky a za nimi pak obyčejné novinky. Řazení novinek v obou kategoriích probíhá podle datumu publikování novinky – od nejaktuálnějších po nejstarší. Pokud počet nepřečtených novinek je vyšší než 5 dojde k odstránkování. V sekci lze vyhledávat prostřednictvím filtrů.

10

Menu archiv nepřečtených novinek Pokud nedojde k přečtení Novinky v intervalu její platnosti, je takto novinka automaticky přesunuta do archivu nepřečtených novinek. Archiv nepřečtených novinek slouží k transparentnímu uchování nepřečtených zpráv odděleně od přečtených. Pokud bude novinka z archivu nepřečtených zpráv přečtena, dojde jejím přečtením k automatickému přesunu do archivu přečtených novinek. Novinky jsou upořádány tak, že nejprve jsou zobrazeny horké novinky a za nimi pak obyčejné novinky. Řazení novinek v obou kategoriích probíhá podle datumu publikování novinky – od nejaktuálnějších po nejstarší. Pokud počet nepřečtených novinek je vyšší než 5 dojde k odstránkování. V sekci lze vyhledávat prostřednictvím filtrů.

Menu archiv přečtených novinek Do archivu přečtených novinek jsou automaticky přesouvány přečtené novinky po uplynutí jejich platnosti. Archiv přečtených novinek je tedy cílovou stanicí všech publikovaných novinek. Novinky jsou upořádány tak, že nejprve jsou zobrazeny horké novinky a za nimi pak obyčejné novinky. Řazení novinek v obou kategoriích probíhá podle datumu publikování novinky – od nejaktuálnějších po nejstarší. Pokud počet nepřečtených novinek je vyšší než 5 dojde k odstránkování. V sekci lze vyhledávat prostřednictvím filtrů.

Nástěnka Na nástěnku si každý uživatel může přidat jakoukoli novinku, ta se mu pak zobrazuje permanentně na nástěnce bez ohledu na to v jaké sekci se předmětná novinka nachází. Nástěnku doporučujeme používat pro zprávy, které chce mít uživatel vždy na očích a jednoduše přístupné. Příslušnou novinku si uživatel přidává na nástěnku zaškrtnutím volby v detailním zobrazení příslušné novinky. Odstranění novinky z nástěnky se provádí odškrtnutím této volby.

Zobrazení přehledu novinek Po otevření příslušné sekce z panelu Novinek se zobrazí přehled Novinek. V přehledu se u jednotlivých novinek zobrazí název novinky, datum publikování novinky, jméno uživatele, který novinky publikoval, několik prvních slov textu novinky. U přečtených novinek je navíc uveden datum přečtení novinky uživatelem. Celou novinku si uživatel zobrazí poté, co klikne na aktivní odkaz v názvu novinky.

Přečtená novinka

Nepřečtená novinka

Filtry V přehledech jednotlivých sekcí lze vyhledávat jednotlivé novinky pomocí filtru. Filtrování lze provádět podle následujících parametrů:  Datumu publikování  Editora – ten kdo novinku publikoval  Podle typu – horké, obyčejné  Zaslání – globální novinky zaslané centrálou, franšízové novinky zaslané příslušnou franšízou  Podle textu řetězec

–

hledaný

textový

11

Zobrazení detailu novinky Detail novinky obsahuje Název novinky, datum publikování, jméno editora, text vlastní zprávy, případný odkaz na další stránky, volbu pro přidání na nástěnku. Text novinky může obsahovat jakékoli grafické prvky a způsoby formátování jako je tomu u statických stránek. V textu novinky se tedy můžete setkat např. s funkčními odkazy, obrázky apod. Automatický odkaz – položka „ více zde“ – vzniká jako přesměrování na jakoukoli další stránku Intranetu nebo ven ze systému. Tento odkaz je buď doplněn editorem při psaní novinky, nebo se vyplní automaticky, pokud editor vytváří novinku přímo z konkrétní stránky. Pokud je Novinka vytvořena přímo z konkrétní statické stránky, je nadpis automaticky doplněn – ve formátu: „Změna na stránce – („název příslušné stránky“)“. Zaškrtávátko „na nástěnce“ – slouží k přidání příslušné novinky na nástěnku. Odškrtnutím se novinka z nástěnky odebere. Zobrazením detailu novinky dochází k jejímu přečtení. Pozor u novinek, které obsahují automatický odkaz – „více informací“ se související informace zobrazí až po rozkliknutí odkazu.

Automatický email U horkých novinek jsou příjemcům zasílány automaticky generované emaily – které uživatele upozorňují na existenci nové horké novinky. Email obsahuje vždy název novinky, vlastní text novinky, a odkaz pro potvrzení novinky. Otevřením odkazu se uživatel dostává na detail příslušné novinky – tím dochází k jejímu přečtení.

12

Rozesílání automatických emailů upozorňujících na horké novinky je možné z pozice uživatele vypnout – zásadně však toto nedoporučujeme!!!

13