UŽIVATELSKÝ MANUÁL ELISA

ELISA - Uživatelský manuál

UŽIVATELSKÝ MANUÁL ELISA Od verze aplikace 1.25.0 Verze manuálu 1

Verze dokumentu: 1.01

Strana 1 (celkem 341)


1. OBSAH 1. OBSAH ............................................................................................................................................................. 2 2. REŽIMY SPUŠTĚNÍ APLIKACE .................................................................................................................................... 5 2.1. Přes webový prohlížeč ......................................................................................................................... 5 2.2. Režim out-of-browser .......................................................................................................................... 5 3. PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE ....................................................................................................................................... 6 4. ODBLOKOVÁNÍ ÚČTU ............................................................................................................................................. 8 5. ODHLÁŠENÍ Z APLIKACE ........................................................................................................................................ 12 6. NÁPOVĚDA ....................................................................................................................................................... 13 7. TISK ................................................................................................................................................................. 14 8. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ APLIKACE ............................................................................................................................... 17 8.1. Ovládací prvky a formuláře ............................................................................................................... 17 8.1.1. 8.1.2. 8.1.3. 8.1.4.

Zobrazení přehledů .....................................................................................................................................18 Zobrazení seznamů .....................................................................................................................................22 Zobrazení a editace záznamu - modální okno ............................................................................................23 Outlook menu .............................................................................................................................................25

9. SPISOVÁ SLUŽBA – MENU APLIKACE ................................................................................................................... 27 9.1. Kancelář............................................................................................................................................. 27 9.1.1. Přehled .......................................................................................................................................................27 9.1.1.1 Přehled ............................................................................................................................................... 27 9.1.1.2 Příjem emailů...................................................................................................................................... 28 9.1.1.3 Hledání ............................................................................................................................................... 29 9.1.2. Dokumenty .................................................................................................................................................34 9.1.2.1 Dokumenty nevyřízené ....................................................................................................................... 37 9.1.2.2 Dokumenty vyřízené ........................................................................................................................... 47 9.1.2.3 Dokumenty stornované ...................................................................................................................... 50 9.1.2.4 Dokumenty předávané ....................................................................................................................... 50 9.1.2.5 Dokumenty k převzetí......................................................................................................................... 51 9.1.2.6 Dokumenty dle pořadače ................................................................................................................... 53 9.1.2.7 Pořadače ............................................................................................................................................. 58 9.1.2.8 Detail dokumentu ............................................................................................................................... 59 9.1.3. Spisy a sběrné archy ...................................................................................................................................91 9.1.3.1 Nevyřízené spisy ................................................................................................................................. 94 9.1.3.2 Vyřízené spisy ..................................................................................................................................... 98 9.1.3.3 Stornované spisy................................................................................................................................. 99 9.1.3.4 Předávané spisy ................................................................................................................................ 100 9.1.3.5 Spisy k převzetí ................................................................................................................................. 101 9.1.3.6 Sběrné archy ..................................................................................................................................... 102 9.1.3.7 Detail spisu ....................................................................................................................................... 103 9.1.3.8 Detail sběrného archu ...................................................................................................................... 118 9.1.4. Složky/Podsložky ......................................................................................................................................120 9.1.4.1 Běžné složky ..................................................................................................................................... 122 9.1.4.2 Neveřejná složka............................................................................................................................... 124 9.1.4.3 Ke zveřejnění .................................................................................................................................... 125 9.1.4.4 Detail složky ...................................................................................................................................... 125 9.1.5. Zásilky .......................................................................................................................................................126 9.1.5.1 Zásilky vytvořené .............................................................................................................................. 128 9.1.5.2 Zásilky k odeslání .............................................................................................................................. 130 9.1.5.3 Zásilky odeslané ................................................................................................................................ 131 9.1.5.4 Zásilky stornované ............................................................................................................................ 132 9.1.5.5 Návrat doručenek ............................................................................................................................. 132 9.1.5.6 Detail zásilky ..................................................................................................................................... 133 9.1.6. Externí subjekty ........................................................................................................................................137 9.1.7. Převody do spisovny .................................................................................................................................138 9.1.7.1 Převod dokumentů ........................................................................................................................... 139 9.1.7.2 Převod spisů ..................................................................................................................................... 141 9.1.7.3 Návrhy do spisovny........................................................................................................................... 142 9.1.7.4 Archivní krabice ................................................................................................................................ 143

9.2 9.2.1

Podatelna ........................................................................................................................................ 148 Přehled .....................................................................................................................................................148




9.2.1.1 Přehled ............................................................................................................................................. 148 9.2.1.2 Podací deník ..................................................................................................................................... 149 9.2.1.3 Jmenný rejstřík ................................................................................................................................. 153 9.2.1.4 Věcný rejstřík .................................................................................................................................... 154 9.2.1.6 Nepřidělené dokumenty ................................................................................................................... 155 9.2.1.7 Nepřidělené spisy ............................................................................................................................. 156 9.2.2 Příjem .......................................................................................................................................................157 9.2.2.1 Datová schránka ............................................................................................................................... 158 9.2.2 Obecná zásilka ..................................................................................................................................... 166 9.2.3 Návrat doručenek ................................................................................................................................ 173 9.2.3 Redistribuce ..............................................................................................................................................175 9.2.3.1 Dokumenty k převzetí....................................................................................................................... 178 9.2.3.2 Spisy k převzetí ................................................................................................................................. 178 9.2.3.3 Dokumenty k předání ....................................................................................................................... 178 9.2.3.4 Spisy k předání .................................................................................................................................. 179 9.2.4 Externí subjekty ........................................................................................................................................179

9.3

Výpravna ......................................................................................................................................... 180

9.3.1

Přehled .....................................................................................................................................................180 9.3.1.1 Přehled ............................................................................................................................................. 181 9.3.1.2 Podací archy ..................................................................................................................................... 181 9.3.2 Příjem .......................................................................................................................................................184 9.3.2.1 Zásilky k vypravení ............................................................................................................................ 186 9.3.3 Vypravení ..................................................................................................................................................187 9.3.3.1 Datová schránka ............................................................................................................................... 187 9.3.3.2 Poštovní zásilky................................................................................................................................. 189 9.3.4 Vypravené .................................................................................................................................................191 9.3.4.1 Datové zprávy ................................................................................................................................... 192 9.3.4.2 Poštovní zásilky................................................................................................................................. 198 9.3.5 Frankovací stroj ........................................................................................................................................200 9.3.5.1 Nová dávka (export) ......................................................................................................................... 200 9.3.5.2 Exportované dávky ........................................................................................................................... 201

9.4

Spisovna .......................................................................................................................................... 202

9.4.1

Přehled .....................................................................................................................................................202 9.4.1.1 Přehled ............................................................................................................................................. 202 9.4.1.2 Archivní kniha ................................................................................................................................... 203 9.4.1.3 Kniha zápůjček .................................................................................................................................. 204 9.4.1.4 Hledání ............................................................................................................................................. 204 9.4.2 Návrhy a protokoly ...................................................................................................................................205 9.4.2.1 Návrhy neschválené ......................................................................................................................... 207 9.4.2.2 Návrhy schválené.............................................................................................................................. 208 9.4.2.3 Protokoly .......................................................................................................................................... 209 9.4.2.4 Převod do spisovny – Návrhy neschválené ....................................................................................... 211 9.4.3 Dokumenty ...............................................................................................................................................211 9.4.3.1 Dokumenty ve spisovně.................................................................................................................... 211 9.4.3.2 Dokumenty k archivaci/skartaci ....................................................................................................... 213 9.4.4 Spisy ..........................................................................................................................................................215 9.4.4.1 Spisy ve spisovně .............................................................................................................................. 215 9.4.4.2 Spisy k archivaci/skartaci .................................................................................................................. 217 9.4.5 Archivní krabice ........................................................................................................................................218 9.4.5.1 Archivní krabice ve spisovně ............................................................................................................. 218 9.4.5.2 Archivní krabice k archivaci/skartaci ................................................................................................ 220 9.4.6 Skartační řízení .........................................................................................................................................222

9.5

Administrace ................................................................................................................................... 225

9.5.1

Aplikace ....................................................................................................................................................225 9.5.1.1 Přehled ............................................................................................................................................. 227 9.5.1.2 Parametry aplikace ........................................................................................................................... 229 9.5.1.3 Generování čárových kódů ............................................................................................................... 238 9.5.1.4 Tiskové sestavy ................................................................................................................................. 239 9.5.1.5 Šablony ............................................................................................................................................. 242 9.5.1.6 Převod agendy .................................................................................................................................. 244 9.5.2 Číselníky ....................................................................................................................................................247 9.5.2.1 Datové schránky ................................................................................................................................... 249 9.5.2.2 Typy dokumentu ............................................................................................................................... 252 9.5.2.3 Způsoby vyřízení dokumentu............................................................................................................ 254 Verze dokumentu: 1.01



9.5.2.4 Podací deníky.................................................................................................................................... 256 9.5.2.5 Podatelny a výpravny ....................................................................................................................... 259 9.5.2.6 Poštovní směrovací čísla ................................................................................................................... 261 9.5.2.7 Spisové plány .................................................................................................................................... 264 9.5.2.8 Spisové znaky .................................................................................................................................... 266 9.5.2.9 Spisovny ............................................................................................................................................ 269 9.5.2.10 Způsoby vyřízení spisu .................................................................................................................... 271 9.5.2.11 Úrovně přístupu.............................................................................................................................. 274 9.5.2.12 Formy zásilky .................................................................................................................................. 275 9.5.2.13 Typy zásilky ..................................................................................................................................... 277 9.5.2.14 Způsoby odeslání ............................................................................................................................ 280 9.5.2.15 Lokální stanice ................................................................................................................................ 283 9.5.2.16 Agendy základních registrů ............................................................................................................. 284 9.5.2.17 Role Základních registrů ................................................................................................................. 285 9.5.2.18 Státy................................................................................................................................................ 286 9.5.2.19 Zařazení archivní krabice ................................................................................................................ 287 9.5.3 Uživatelé ...................................................................................................................................................287 9.5.3.1 Uživatelé ........................................................................................................................................... 288 9.5.3.2 Funkční místa .................................................................................................................................... 291 9.5.3.3 Konfigurační skupiny ........................................................................................................................ 294 9.5.3.4 Spisové uzly ...................................................................................................................................... 298 9.5.3.5 Toky dokumentů ............................................................................................................................... 301 9.5.3.6 Zástupy ............................................................................................................................................. 302 9.5.3.7 Rozšíření práv zobrazení ................................................................................................................... 304 9.5.3.8 Rozšíření práv převodů do spisovny ................................................................................................. 305 9.5.3.9 Přístupy k Základním registrům ........................................................................................................ 306 9.5.3.10 Přístupy k Externím aplikacím......................................................................................................... 308 9.5.4 Externí subjekty ........................................................................................................................................309 9.5.4.1 Externí subjekty ................................................................................................................................ 309 9.5.4.2 Skupiny externích subjektů............................................................................................................... 323 9.5.4.3 Sloučení externích subjektů .............................................................................................................. 325 9.5.5 Externí aplikace.........................................................................................................................................327 9.5.5.1 Interface CzechPoint ......................................................................................................................... 327 9.5.5.2 Interface Vita .................................................................................................................................... 329 9.5.5.3 Interface Registr živnostenského podnikání ..................................................................................... 333 9.5.5.4 Interface Autorizovaná konverze...................................................................................................... 338 9.5.5.5 Interface Základních registrů ............................................................................................................ 340




2. REŽIMY SPUŠTĚNÍ APLIKACE 2.1. Přes webový prohlížeč Aplikace ELISA se spouští jako odkaz ve webovém prohlížeči, pak běží jako aplikace přímo v něm. Při jejím prvním spuštění (příp. s každou novou verzí) si automaticky sama detekuje, zda-li je na počítači instalován Silverlight požadované verze. Pokud ne, pak spustí jeho instalaci (stačí odklikáním Next..Next…(Další… Další…), podmínkou je dostupné internetové připojení na daném PC.

2.2. Režim out-of-browser Aplikaci ELISA je také možné spustit v režimu tzv. out-of-browser, jako instalovanou aplikaci – pak se tváří jako „tlustá“ aplikace mimo okno webového prohlížeče. Aplikaci je nutné na počítač nainstalovat (instalace může vyžadovat administrátorská práva pro zápis do registrů). v tomto režimu lze oproti webovému prohlížeči používat i funkce, které ve webovém prohlížeči nejsou – jedná se o celou skupinu funkcí pracujících s nastavením konkrétního stroje, na kterém běží:  Přímé scanování – ovládání skeneru z ELISy;  Elektronické podepisování PDF souborů;  Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci s možností uložení změn (např. MS Word);  Autorizovaná konverze z moci úřední volaná přímo z ELISy;  Komunikace s frankovacími stroji při výpravě dokumentů;  Přihlášení přes ActiveDirectory.




3. PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE Pro přihlášení do aplikace je potřeba ověření uživatele. Uživatel se do aplikace přihlásí pomocí přiděleného uživatelského jména a hesla.

Uživatelské jméno – je přiděleno automaticky a zasláno na email uživatele nebo správce. Heslo – prvotně přiděleno aplikací. Heslo si uživatel může změnit. Přihlásit – přihlášení do aplikace. Zaslat nové heslo – aplikace vygeneruje a zašle nové heslo uživateli emailem na adresu uloženou v profilu uživatele. Informace o prostředí - zobrazuje informace o uživatelově počítači, používaném operačním systému, prohlížeči internetový stránek apod. Tyto informace mohou být užitečné při komunikaci s technickou podporou aplikace. Pokud uživatel nevyplní všechna povinná pole, je na tuto skutečnost upozorněn chybovou hláškou:  Chybějící uživatelské jméno - "Uživatelské jméno musí být zadáno!".  Chybějící heslo - "Heslo musí být zadáno!".  Chybějící kód - "Kód musí být zadán!". Pokud uživatel vyplní chybně jméno či heslo je na tuto skutečnost upozorněn chybovou hláškou:  "Bylo zadáno chybné přihlašovací jméno či heslo". Pokud je účet uživatele zablokován, objeví se chybová hláška:  "Váš účet je zablokován. Na Váš email byla zaslána zpráva pro odblokování účtu.". Pokud počet neplatných přihlášení je roven nebo překročil maximální počet povolených pokusů, objeví se chybová hláška:  "Byl překročen maximální počet povolených neúspěšných pokusů o přihlášení - Váš účet byl zablokován. Na Váš email byla zaslána zpráva pro odblokování účtu.". Pokud je heslo k aktuálnímu datu starší než maximálně povolené, objeví se příznak vynucení změny hesla.

Volba funkčního místa Uživatel s více funkčními místy si po přihlášení vybere dané funkční místo. Bez zvolení konkrétního funkčního místa nelze přistoupit do aplikace. Vybrané funkční místo uživatel potvrdí volbou Zvolit funkční místo.







4. ODBLOKOVÁNÍ ÚČTU Pokud je při přihlášení do aplikace pětkrát zadáno chybně heslo, dojde z bezpečnostních důvodů k "zablokování účtu". To se projeví nemožností dalšího přihlášení do aplikace.

V takovém případě je třeba provést odblokování účtu. Při zablokování účtu, je automaticky zaslán uživateli email s informacemi o postupu při odblokování účtu.

Email obsahuje odkaz, na který je třeba kliknout (či adresu zkopírovat do prohlížeče internetových stránek a stránku zobrazit). Tím dojde k zobrazení stránky. Pokud byl účet uživatele zablokován, aplikace zjišťuje, zda byl předán odblokovací hash jako parametr v URL adrese. z profilu uživatele je odstraněn odblokovací hash a dojde ke změně hesla. Je vygenerováno nové heslo a změna hesla je zaslána emailem na adresu uloženou v profilu uživatele.




Zaslání nového hesla uživateli Provádí vygenerování a zaslání nového hesla. v případě, kdy je zapomenuto heslo pro přístup do aplikace, je možno nechat aplikaci vygenerovat nové heslo a to zaslat na emailovou adresu uživatele. Zaslání nového hesla se skládá ze čtyř kroků: 1. Požadavek na změnu hesla (vygenerování žádosti) 2. Email s odkazem na provedení změny hesla 3. Vlastní změna hesla 4. Email s nový heslem

1. Požadavek na změnu hesla

Pole formuláře: Uživatelské jméno Kód

Jméno uváděné při přihlášení do aplikace. Např. knovak Kód uvedený na obrázku napravo. Např. 37PLP Tlačítko provede vygenerování žádosti o nové heslo.

Vyplněním formuláře a potvrzením kliknutím na tlačítko Zaslat heslo, se vygeneruje žádost o změnu hesla.

2. Email s odkazem na změnu hesla Na základě předchozího kroku je doručen email s údaji pro provedení změny hesla. Email obsahuje odkaz, na který je třeba kliknout (či adresu zkopírovat do prohlížeče internetových stránek) a stránku zobrazit.




3. Vlastní změna hesla Po kliknutí na odkaz z emailu, je zobrazena stránka s informací o uskutečněné změně hesla.

4. Email s novým heslem Na základě předchozího kroku, je doručen email obsahující nové heslo.

Tím je změna hesla dokončena a toto heslo lze běžným způsobem použít pro přihlášení do aplikace. Aplikace může po prvním přihlášení vyžadovat změnu hesla.




Zde je třeba vyplnit heslo, které bylo uživateli zasláno emailem, a následně ho změnit. Aplikace zobrazuje uživateli sílu daného hesla. Poté je nutné nové heslo vyplnit znovu do kolonky "Nové heslo (znovu):" a kliknout na tlačítko Změnit heslo.




5. ODHLÁŠENÍ Z APLIKACE Při ukončení práce s aplikací je vhodné provést odhlášení. Odhlášení se provádí kliknutím na tlačítko

na hlavní stránce aplikace.

Tím je zobrazen potvrzující dialog, ve kterém je nutno potvrdit odhlášení kliknutím na tlačítko Ano (ochrana proti nechtěnému ukončení aplikace).

Po kliknutí na tlačítko Ano je aplikace korektně a bezpečně ukončena. Po kliknutí na tlačítka Ne proveden návrat do aplikace.

Automatické odhlášení Aplikace obsahuje bezpečnostní funkci, zajišťující automatické odhlášení uživatele po delší době nečinnosti (tato doba se může různit v závislosti na nastavení aplikace, jako výchozí bývá nastavena doba 30 minut). V takovém případě, se při pokusu o načtení, či uložení dat, zobrazí dialog:

Po kliknutí na tlačítko OK, je zobrazena stránka odhlášení.




6. NÁPOVĚDA Při práci v aplikaci je možné si zobrazit nápovědu. Nápověda se zobrazuje k aktuálně zobrazenému formuláři kliknutím na tlačítko

. Nebo je možné otevřít si Nápovědu v dolní části Info panelu.

V nápovědě lze listovat i pomocí odkazů na jednotlivé téma z obsahu nebo pomocí funkce „Hledat“.




7. TISK Aplikace využívá pro tisk interní generátor tiskových sestav technologie Silverlight 4. Generování tiskové sestavy probíhá vždy v lokálním počítači uživatele (rychlost vytvoření tiskové sestavy tedy závisí na výkonnosti uživatelova počítače).

1. Vyvolání tisku Vyvolání tisku se obvykle provádí kliknutím na ikonku

v panelu nástrojů zobrazeného formuláře.

2. Volba tiskové sestavy Pokud je aktuálně dostupná pouze jediná tisková sestava, je tato automaticky zvolena, a tento krok je vynechán. V případě, kdy je dostupných více tiskových sestav pro aktuální zobrazení, je zobrazen formulář s nabídkou volby tiskové sestavy:

Ve formuláři jsou vypsány všechny tiskové sestavy pro aktuální formulář. Některé ze sestav mohou být nedostupné, například z důvodu neexistence dat potřebných pro vytvoření sestavy. Označením (výběrem) tiskové sestavy je zobrazen podrobný popis tiskové sestavy (v poli pod seznamem sestav).

Pole formuláře: Tiskové sestavy – seznam všech tiskových sestav aktuálního formuláře. Popis tiskové sestavy - detailní informace o aktuálně označené tiskové sestavě v seznamu sestav. Provádí zvolení označené tiskové sestavy. Stornuje tisk a uzavírá formulář.

3. Volba rozsahu tisku u seznamů Pokud není tisknut seznam, není volba rozsahu tisku zobrazena. Pokud je tisknut seznam (například dokumenty), je po volbě zobrazen dialog pro volbu rozsahu tisknutých dat: Verze dokumentu: 1.01



Dialog umožňuje výběr dat (záznamů seznamu), které mají být vytisknuty. Umožňuje zvolit vytištění pouze aktuálně zobrazených dat (aktuální stránky), či vytištění všech záznamů (všech stránek).

Pole formuláře: Tiskne pouze aktuálně zobrazená data (záznamy), tedy pouze řádky aktuálně zobrazené ve formuláři. Tiskne všechny (i nezobrazené) záznamy. Zruší tisk a uzavře formulář. Pokud byla zvolena volba Všechny, dojde k načtení všech dat formuláře, což je signalizováno standardním dialogem průběhu načítání. Po načtení všech dat je zobrazen dialog dotazu:

Kliknutím na tlačítko Ano je pokračováno v přípravě tiskové sestavy, kliknutím na tlačítko Ne je možno generování sestavy stornovat. Dialog s dotazem a upozorněním na časovou náročnost tisku má své opodstatnění. v případě tisku mnohastránkových tiskových sestav může docházet k několikaminutovému generování tiskové sestavy, při němž je aplikace zcela blokována generátorem a není možné s ní po dobu vytváření sestavy manipulovat.

4. Informace před tiskem U některých sestav mohou být uvedeny i informace o doporučeních pro tisk (např. doporučení formátu a orientace papíru při tisku apod.).

5. Nastavení parametrů tisku V aplikaci je zobrazen dialog s informací o probíhajícím tisku:




Současně je zobrazen standardní dialog operačního systému - nastavení tisku. Níže zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlížeči internetových stránek použitým u uživatele.

V dialogu je třeba zvolit tiskárnu, na níž bude proveden tisk a následně zahájit vlastní tisk kliknutím na tlačítko Tisk.




8. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ APLIKACE 8.1. Ovládací prvky a formuláře Přehled ovládacích prvků použitých v aplikaci s popisem způsobu jejich ovládání: Editační textové pole – umožňuje přímo vepsat text. Pokud má pole žlutou barvu, je povinné jej vyplnit, bílé pole je nepovinné a šedivé pole je uzamknuto a není možné do něj psát. Rozbalovací nabídka (pole) – výběr jedné z přednastavených hodnot – kliknutím na šipku se tyto hodnoty zobrazí Výběr hodnoty s číselníku (seznamu) – kliknutím na tlačítko

se otevře seznam pro výběr hodnoty.

Kliknutím na tlačítko se zvolená hodnota).

se pole vyprázdní (odebere

Stránkování – při výběrech z číselníků, ve kterých je velké množství hodnot zobrazí po kliknutí na jednotlivé číslo další list seznamu hodnot. Je umožněno zadat do prázdného pole číslo stránky a přes tlačítko „Přejít“ si zobrazit hledanou stránku. Nekonečný ukazatel průběhu - signalizuje probíhající operaci. Neodráží skutečný stav průběhu operace. Používá se u operací, u nichž nelze přesně zjistit časovou náročnost. Ukazatel průběhu - ukazuje reálný stav aktuálně probíhající operace. Celková doba je délka ukazatele, výplň označuje již uplynulou dobu a nevyplněná část ukazatele znázorňuje zbývající dobu do dokončení operace Filtr "od: do: " umožňuje filtrovat dokumenty dle data, které je možná buď napsat přímo do pole nebo vybrat z kalendáře kliknutím na ikonku kalendáře.

Tlačítka: - vloží do pole vybranou hodnotu. - přeruší prováděnou akci. - uloží požadovanou operaci. - v případě, že nebyla provedena žádná změna, okno uzavře. Pokud jakákoliv




změna provedena byla, systém se zeptá, zda chceme požadovanou akci uložit. - provede výběr zvolených hodnot dle zadaných kritérií výběru. - provede načtení pro výběr např. nové el. přílohy. - provede výběr zvolené hodnoty do pole. - otevře okno pro možnost změn. - zobrazí detail zvolené hodnoty. - provede odstranění vybrané hodnoty (např. přílohy). - provede zobrazení el. přílohy. - přeruší (ukončí) již probíhající operaci. -provede aktualizaci zobrazené stránky.

8.1.1. Zobrazení přehledů Po přihlášení do aplikace je vidět přehled jednotlivých submodulů, kterými jsou: Kancelář Podatelna Výpravna Administrace Po zvolení jednotlivého submodulu se vždy zobrazí podrobný přehled tohoto zvoleného submodulu. Jednotlivé přehledy jsou vždy popsány v jednotlivých kapitolách: Přehled Kancelář Přehled Podatelna Přehled Výpravna Přehled Administrace V celé aplikaci je vždy k dispozici info panel:




Info panel je možné dvojitými šipkami sbalit či rozbalit dle přání uživatele. Je zde okno pro možnost zadávání lokální stanice nebo odebrání její identifikace. Je zde okno pro možnost vyhledávání dle čárových kódů. Na info panelu je zobrazen vždy aktuální čas. Ve spodní části info panelu se pak nachází možnost uživatelského nastavení, změnit heslo, nápověda a manuál.

Uživatelské nastavení: Parametry individuálního nastavení seznamů dokumentů pro jednotlivé funkční místo.




Zasílat e-mailem – viz. popis na obrázku. Výchozí hodnoty filtrů zobrazení - nastavení a uložení kritérií, dle kterých se budou otevírat seznamy dokumentů či spisů v jednotlivých submodulech: Seznam dokumentů- filtr „dokumenty celého uzlu“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se vždy seznam všech dokumentů celého spisového uzlu, tedy jak těch, které má uživatel v držení, tak těch, které vlastní ostatní uživatelé spadající pod tento uzel. Pokud není zaškrtnuto, vidí uživatel seznam pouze svých dokumentů, které má v držení. Seznam dokumentů - filtr „i dokumenty ve spisech“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se jak seznam dokumentů, které nejsou zařazeny ve spisu, tak těch, které ve spisu zařazené jsou. Pokud zaškrtnuto není, zobrazují se vždy jen dokumenty nezařazené do spisu. Seznam dokumentů k převzetí - filtr „i dokumenty předávané uzlu“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se dokumenty k převzetí, které jsou předávané jak uživateli, tak celému uzlu, tedy uživatelů, kteří spadají pod tento uzel. Pokud není zaškrtnuto, vidí uživatel seznam pouze svých dokumentů k převzetí.




Seznam spisů - filtr „spisy celého uzlu“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se vždy seznam všech spisů celého spisového uzlu, tedy jak těch, které má uživatel v držení, tak těch, které vlastní ostatní uživatelé spadající pod tento uzel. Pokud není zaškrtnuto, vidí uživatel seznam pouze svých spisů, které má v držení. Seznam spisů k převzetí - filtr „i spisy předávané uzlu“ - pokud je zaškrtnuto, zobrazí se spisy k převzetí, které jsou předávané jak uživateli, tak celému uzlu, tedy uživatelů, kteří spadají pod tento uzel. Pokud není zaškrtnuto, vidí uživatel seznam pouze svých spisů k převzetí.

Upozorňovat - nastavení počtu dnů před nabytím lhůty k vyřízení dokumentu, kde se na seznamu dokumentu zamění zelená ikonka za oranžovou.

Nastavení tohoto počítače: Zobrazovat info panel - Nastavuje se zde vzhled info panelu po otevření aplikace. Výběr ze tří možností v rolovací nabídce: Automaticky zvolit (dle šířky okna), Maximalizovaný, Minimalizovaný.

Menu „Automaticky vybírat první položku v menu“ - pokud je parametr nastaven, je při zvolení skupiny v menu automaticky zvolena i první položka ve skupině.

Změnit heslo:

Pro změnu hesla je nutné zapsat heslo původní a poté vepsat heslo nové. Ukazatel pod kolonkou „nové heslo“ dává vědět, kdy je heslo vhodné pro použití. Pomocí tlačítka Změnit heslo se nové heslo uloží. Tlačítko Storno pak změnu neprovede a akci ukončí.

Nápověda: Při práci v aplikaci je možné si zobrazit nápovědu. Nápověda se zobrazuje k aktuálně zobrazenému formuláři. V nápovědě lze listovat i pomocí odkazů na jednotlivé téma z obsahu nebo pomocí funkce „Hledat“.




Manuál: Aplikace obsahuje také uživatelský manuál, který se zobrazuje ve formátu PDF. V manuálu lze taktéž listovat i pomocí odkazů na jednotlivé téma z obsahu nebo pomocí funkce „Hledat“.

8.1.2. Zobrazení seznamů Ovládání všech formulářů se seznamy je jednotné, nicméně jednotlivé položky lišty nástrojů (toolbar), filtrů a mřížky (seznamu - datagridu) se v konkrétních případech liší.

Kliknutím levého tlačítka myši na název jednotlivého sloupce dojde k seřazení řádků vzestupně či sestupně. Pro sloupce je možné měnit pořadí. Při opuštění formuláře, nebo odhlášení z aplikace, zůstanou sloupce po návratu seřazené ve stavu, v jakém byly při opuštění.

Popis jednotlivých součástí formuláře: Záhlaví formuláře - titulek okna. Popis o jaký seznam se jedná. Lišta nástrojů (ikonek) - zobrazuje ikonky, jež zastupují jednotlivé operace, které je možno provádět s načtenými položkami seznamu. Stav jednotlivých ikonek (jejich povolení/zakázání) závisí na aktuálně označeném záznamu v seznamu. Popis standardních ikonek lišty nástrojů je popsán níže.




Filtry zobrazení - nastavují (omezují) seznam. Jen položky, které vyhovují nastaveným podmínkám filtru, jsou zobrazeny. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout na tlačítko "Načíst", aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Tlačítko Načíst - po kliknutí je provedeno načtení seznamu. Seznam, data formuláře. Data (seznam) je zobrazen jako tabulka.

Pokud řádek obsahuje ikonky, je možno najetím kurzorem myši na ikonku zobrazit její význam. Označený řádek seznamu. Označení řádku se provádí jedním kliknutím levým tlačítkem myši na požadovaný řádek seznamu. k označenému řádku seznamu se pak zpravidla váží ikonky lišty nástrojů. Stránkování seznamu. Je zobrazeno jen v případě, kdy je seznam rozdělen na více stránek. Jednotlivé odkazy stránkování:  Předchozí - přechod na předcházející stránku,  <číslo> - přechod na konkrétní stránku  Následující - přechod na další stránku.  Přejít – po vyplnění prázdné položky a kliknutí na ikonu přejít, se přejde na požadovanou stránku.

Popis jednotlivých (základních) ikonek: Nový – založení nového záznamu Detail – zobrazení detailu záznamu bez možnosti provádět změnu údajů Editace – editace (úprava)existujícího záznamu Storno – odstranění (zneaktivnění) existujícího záznamu Nápověda – Zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři Tisk – zobrazuje tiskovou sestavu Další použité ikony jsou popsány vždy v jednotlivých kapitolách.

8.1.3. Zobrazení a editace záznamu - modální okno K zobrazení a editaci záznamu slouží tyto ikony: Detail - zobrazení detailu záznamu bez možnosti provádět změnu údajů Editace – úprava existujícího záznamu

Detail záznamu lze vyvolat kliknutím na ikonu detailu označený řádek.

v panelu nástrojů nebo dvojklikem na

Editaci záznamu lze taktéž vyvolat kliknutím na ikonu záznamu.

v panelu nástrojů nebo přímo v detailu




Pokud jsou ikony

,

šedivé, pak není zobrazení či editace možné.

Po zvolení jedné z možností se zobrazí konkrétní záznam (otevře se modální okno).

Modální okno:

Modální okna jsou popsány vždy v jednotlivých kapitolách nápovědy vztahujících se ke konkrétním submodulům a záznamům.




8.1.4. Outlook menu V každém ze submodulů je zobrazeno tzv. Outlook menu: Názvy jednotlivých kategorií či sekcí se mohou měnit v závislosti na zvoleném submodulu.

Outlook menu je rozděleno do tří částí:

Zobrazení názvu jednotlivé sekce.




Zobrazení jednotlivých kategorií. Opět se mohou měnit v závislosti na zvolené sekci. Jednotlivé kategorie jsou podrobně popsány vždy v kapitolách jednotlivých submodulů.

Zobrazení jednotlivých sekcí. Po výběru jednotlivé sekce je třeba zvolit ještě konkrétní kategorii, dle možností v této sekci.




9. SPISOVÁ SLUŽBA – MENU APLIKACE 9.1. Kancelář 9.1.1. Přehled

Formulář je rozdělen do tří částí: 1. Přehled 2. Kancelář – zobrazuje vybraná data 3. Info panel

9.1.1.1

Přehled

Přehled - Formulář zobrazuje stručný přehled o vlastněných dokumentech a spisech funkčního místa. Formulář s titulem „Kancelář“ obsahuje: 1. Koláčový graf samostatných dokumentů vlastněných funkčním místem - hodnoty grafu jsou počty dokumentů dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, stornované, předávané, k převzetí) - v legendě grafu jsou uvedeny hodnoty (počty dokumentů) - položky legendy jsou odkazy (po kliknutí je zobrazen formulář seznamu dokumentů) 2. Koláčový graf vlastněných spisů - hodnoty grafu jsou počty spisů dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, uzavřené, stornované, předávané, k převzetí) - v legendě grafu jsou uvedeny hodnoty (počty spisů) - položky legendy jsou odkazy (po kliknutí je zobrazen formulář seznamu spisů) Tlačítko Aktualizovat – provádí aktualizaci dat. Jakmile jsou data načtena, jsou údaje přehledu aktualizována.




9.1.1.2

Příjem emailů

Formulář zobrazuje obsah emailové schránky (doručenou poštu). Nastavení parametrů vybírané schránky se provádí v administraci – v profilu konkrétního funkčního místa (VIZ ADMINISTRACE – UŽIVATELÉ – FUNKČNÍ MÍSTA). Pokud funkční místo v profilu nemá údaje o emailové schránce Je zobrazen informační dialog s textem „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě: Chybí přihlašovací údaje k emailové schránce.“ a je přerušeno zpracování.

Z profilu přihlášeného funkčního místa jsou převzaty údaje k emailové schránce. Pokud v profilu uživatele chybí, nebo je neplatné heslo k emailové schránce, je vyzván k zadání hesla.

Heslo – heslo k vaší emailové schránce. Heslo lze zadat jednorázově, či s bezpečným uložením do profilu přihlášeného funkčního místa. Uložit heslo – při dalších přihlášeních bude heslo automaticky použito OK – provede převzetí hesla Storno – provede uzavření formuláře Pokud se pokus o přihlášení nezdaří, je zobrazen informační dialog s textem „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě:“ a detailem chyby. Zpracování je přerušeno. Pokud se pokus o přihlášení zdařil, je heslo v bezpečné podobě uloženo do profilu (databáze) funkčního místa. Z emailové schránky je načten seznam doručených emailů a vložen do seznamu (tabulky). Je zobrazen formulář s titulkem „Obsah emailové schránky“, obsahující:




Ikonky panelu nástrojů: Detail – zobrazuje detail emailové zprávy. Ikonka je povolena, pokud je označen řádek seznamu. Založit dokument z emailu – zakládá dokument z označeného emailu. Ikonka je povolena, pokud je označen řádek seznamu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.

Sloupce seznamu: Ikonka – pokud je pole prázdné, z emailu nebyl dosud založen dokument. Pokud je vykreslena ikonka (papír) , z emailu již byl založen dokument. Odesílatel – popis odesílatele a jeho emailová adresa ! – důležitost emailu (označení od odesílatele).  Červená šipka – vysoká důležitost  Zelená šipka – nízká důležitost  Pokud není žádná ikonka – jedná se o normální důležitost Předmět – předmět email Odesláno – datum a čas odeslání emailu (přebíráno z emailu a nemusí odpovídat skutečnosti).

Založení dokumentu z emailu Do formuláře „Nový dokument“ jsou zapsány automaticky tyto údaje:  Věc – předmět emailu  Podrobný popis – tělo (text) emailu  Způsob odeslání – způsob nastavený v parametrech zákazníka (výchozí způsoby odeslání – pro příjem emailů)  Typ zásilky – způsob nastavený v parametrech zákazníka (výchozí typy zásilek – výchozí typ)  Přílohy dokumentu – všechny přílohy (soubory) emailu.

9.1.1.3

Hledání

Tento formulář umožňuje vyhledávání dokumentu ve všech fázích rozpracovanosti. Umožňuje provádět i složitější vyhledávání, a to jak v dokumentech, spisech a sběrných arších, tak i v dokumentech, spisech a sběrných arších současně. Pomocí této funkce lze například zjistit kompletní komunikaci s určeným subjektem (tedy jaké dokumenty a spisy byly od něj přijaty a jaké mu byly odeslány). Verze dokumentu: 1.01



Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - zobrazuje detail dokumentu/spisu. Je povoleno, pokud funkční místo uživatele má k dokumentu/spisu práva (je vlastníkem dokumentu/spisu, nebo má dokument/spis úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu/spisu. Změna údajů záznamu - provádí změnu existujícího dokumentu/spisu. Je povoleno, pokud funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu/spisu a dokument/spis je ve stavu „Nevyřízeno“. Nápověda - zobrazení nápovědy. Zobrazí tiskovou sestavu - tisk aktuálně vyhledaných záznamů.

Podmínky hledání:

Záhlaví (první řádek tabulky) se sloupci nadepsanými - A / nebo - podmínka spojení řádků. - Pole - pole, jehož hodnota bude porovnávána. - Operátor - operátor řádku podmínky. - Hodnota - hodnota, s níž je pole porovnáváno. První řádek podmínky: Touto podmínkou se nastavuje rozsah hledání (tj. zda má být hledáno v dokumentech, spisech, či dokumentech i spisech současně). Pole má nastaveno napevno hodnotu „Hledat v“. Operátor je napevno nastaven na hodnotu „= (rovná se)“. Hodnotu lze zvolit z hodnot:  Dokumenty - bude hledáno pouze v dokumentech. 

Spisy - bude hledáno pouze ve spisech.



Dokumenty a spisy - bude hledáno v dokumentech i spisech současně.



Sběrné archy - bude hledáno pouze ve sběrných arších.



Dokumenty a sběrné archy - bude hledáno v dokumentech i sběrných arších současně.



Spisy a sběrné archy - bude hledáno ve spisech a sběrných arších současně.



Dokumenty, spisy a sběrné archy - bude hledáno v dokumentech, spisech a sběrných arších současně.

Další řádek (řádky) podmínek - jako výchozí je jeden řádek podmínky. Řádky lze přidávat pomocí tlačítka „Přidat řádek“. Každý řádek obsahuje:  Rozbalovací nabídku „A / nebo“: o A - musí být splněna podmínka aktuálního řádku a současně i podmínka předchozího řádku. o Nebo - alespoň jedna z podmínek (aktuálního řádku, či řádku předcházejícího) musí být splněna.  Rozbalovací nabídku „Pole“.  Rozbalovací nabídku „Operátor“.  Rozbalovací nabídku „Hodnota“. Vyhledávání je možné zahájit kliknutím na tlačítko enter.




Tlačítko „odstranit“

- provede odstranění řádku.

Dostupná pole vyhledávání a jejich význam: Pole

Význam

Možné operátory

Pole hodnoty

Stručný popis

Stručný popis dokumentu, spisu či sběrného archu

Začíná na

Text

Datum doručení či evidování u dokumentu, datum založení u spisu

Rovná se

Datum

Datum vyřízení

Datum vyřízení dokumentu či spisu.

Končí na

Datum

Přijato od (název či příjmení)

Název organizace či příjmení osoby, která odeslala dokument.

Obsahuje

Text

Přijato subjekt)

(ext.

Externí subjekt (volba z číselníku), který odeslal dokument.

Odesláno komu (název či příjmení)

Název organizace, či příjmení osoby, které byl dokument či spis odeslán.

Rovná se

Číselník externích subjektů. Text

Odesláno komu (ext. subjekt)

Externí subjekt (volba z číselníku), kterému byl dokument či spis odeslán.

Nerovná se

Datum odeslání

Datum odeslání dokumentu, či spisu (datum odeslání se vztahuje pouze k dokumentům / spisům odeslaným z organizace, tedy NE přijatým).

Větší než

Číselník externích subjektů. Datum

Poznámka

Poznámka u dokumentu / spisu (prohledává se běžná „veřejná“ poznámka, uživatelská poznámka se neprohledává). Evidenční číslo dokumentu / spisu.

Větší nebo rovno

Text

Menší než

Text

jednací / sb.

Číslo jednací dokumentu či sběrného archu.

Rovná se

Číslo / rok

Přijato - id datové zprávy Přijato od (id datové schránky odesilatele)

Identifikátor datové zprávy, z níž byl založen dokument. Identifikátor datové schránky, z níž byla odeslána datová zpráva, z níž byl založen dokument

Datum doručení založení

od

či

Evidenční číslo

Číslo dokumentu archu


Text Rovná se

Text



Odesláno - id datové zprávy Odesláno komu (id datové schránky) Číslo jednací jiného softwaru

Identifikátor datové zprávy, jíž byl odeslán dokument / spis. Identifikátor datové schránky, do níž byl odeslán dokument / spis. Číslo jednací jiného softwaru u dokumentu

Nerovná se

Text

Větší než

Text

Větší nebo rovno

Text

Vlastník místo

–

funkční

Funkční místo vlastníka dokumentu, spisu či sběrného archu

Menší než

Číselník funkčních míst

Vlastník uzel

–

spisový

Spisový uzel vlastníka dokumentu, spisu či sběrného archu

Menší nebo rovno

Číselník spisových uzlů Číselník typů dokumentu

Typ dokumentu

Typ dokumentu

Způsob dokumentu

Způsob vyřízení dokumentu

Začíná na

Spisový znak dokumentu či spisu

Rovná se

Číslo jednací odesilatele dokumentu.

Končí na

Text

Přijato - podací číslo

Podací číslo cizího dokumentu

Obsahuje

Text

Přijato - forma zásilky

Forma zásilky cizího dokumentu

Přijato - typ zásilky

Typ zásilky cizího dokumentu.

Rovná se

Číselník zásilek

Přijato odeslání

způsob

Způsob odeslání cizího dokumentu.

Začíná na

Číselník způsobů odeslání

Podací číslo zásilky, jíž byl odeslán dokument / spis.

Rovná se

Text

Forma zásilky, dokument / spis.

Končí na

Číselník forem zásilek

Obsahuje

Číselník zásilek

vyřízení

Spisový znak

Číslo odesilatele

jednací

Odesláno číslo

-

podací

Odesláno zásilky

-

forma

Odesláno zásilky

–

typ

Odesláno - způsob odeslání


jíž

byl

Číselník forem zásilek

odeslán

Typ zásilky, jíž byl odeslán dokument / spis. Způsob odeslání zásilky, odeslán dokument / spis.

jíž

Číselník způsobů vyřízení dokumentu Číselník spisových znaků

byl

typů

typů

Číselník způsobů odeslání



Možné operátory a jejich význam: Operátor

Význam

Rovná se Nerovná se Začíná na Končí na Obsahuje

Hledaný text / hodnota se musí přesně shodovat s filtrem. Hledaný text / hodnota se nesmí shodovat s filtrem. Hledaný text musí začínat na hodnotu filtru. Hledaný text musí končit na hodnotu filtru. Hledaný text musí kdekoli (na začátku, na konci, či kdekoli jinde) obsahovat hodnotu filtru. Hledaná hodnota musí být větší, než hodnota filtru. Hledaná hodnota musí být větší, nebo stejná jako hodnota filtru. Hledaná hodnota musí být menší, než hodnota filtru. Hledaná hodnota musí být menší nebo stejná, jako hodnota filtru.

Větší než Větší nebo rovno Menší než Menší nebo rovno

Použít podmínku - výběr (použití) uložené podmínky. Výběrem uložené podmínky se tato podmínka vloží do filtrů hledání.

Detail výběru podmínky hledání

Zobrazení detailu záznamu. Změna údajů záznamu - editace podmínky hledání. Zrušení (zneaktivnění) záznamu. Nápověda - zobrazení nápovědy. Zobrazí tiskovou sestavu - tisk podmínek hledání. Zobrazit pouze soukromé - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze soukromé podmínky hledání. Uložit podmínku - uložení aktuální podmínky hledání. Při uložení uživatel zapíše popis podmínky hledání a nastaví, zda půjde o podmínku hledání společnou pro všechny uživatele (veřejná), či půjde o podmínku hledání dostupnou jen uživateli, který ji zadal (soukromá).




Přidat řádek - vkládá další prázdný řádek do filtrů hledání. Načíst - načtení seznamu dle filtru hledání.

Sloupce seznamu: Dokument - objekt je dokument. Spis - objekt je spis. Zámek - barevná ikonka (funkční místo má dostatečná práva pro zobrazení detailu dokumentu/spisu), šedá ikonka (funkční místo nemá dostatečná práva pro zobrazení detailu dokumentu/spisu). Evidenční číslo či čárový kód - v závislosti na nastavení aplikace, se zde zobrazuje buď evidenční číslo, či čárový kód dokumentu/spisu. Popis - stručný popis. ČJ / SpZn - číslo jednací u dokumentu, spisová značka u spisu. Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího dokument/spis. Stav - aktuální stav dokumentu/spisu.

9.1.2. Dokumenty Kancelář – dokumenty – zobrazení seznamu dokumentů. Dokumenty jsou rozčleněny do kategorií dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, stornované, předávané, k převzetí) či označení (zařazení do pořadačů – dle pořadače). Kliknutím na požadované dokumenty se v prostřední tabulce zobrazí seznam dokumentů. Na základě zvolené kategorie jsou zobrazeny dokumenty: Nevyřízené

Všechny nevyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níže) je možno zobrazit i nevyřízené dokumenty ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Vyřízené

Všechny vyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níže) je možno zobrazit i vyřízené dokumenty ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Stornované

Všechny stornované (smazané) dokumenty, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níže) je možno zobrazit i stornované dokumenty ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Předávané

Všechny dokumenty, které uživatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

K převzetí

Všechny dokumenty, které jiná osoba aktuálně předává uživateli (tj. dokumenty, které má uživatel převzít).




Filtry seznamu Ve formuláři se nacházejí následující ovládací prvky:




Volba data (vztahuje se k polím „od“ a „do“). Možné hodnoty:  Vytvoření/doručení  Evidování  Vyřízení - není dostupné u stavu „nevyřízené“  Nabytí právní moci - není dostupné u stavu „nevyřízené“ Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty vytvořené/doručené/evidované (viz. pole datum) nejdříve v uvedené datum. Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty vytvořené/doručené/evidované (viz pole datum) nejpozději v uvedené datum. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty, jejichž stručný popis (či podrobný popis u dokumentů, u nichž má uživatel právo alespoň zobrazit detail) začíná na uvedené znaky. Pokud není zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze dokumenty, které uživatel aktuálně vlastní. Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny i dokumenty jiných uživatelů (kteří patří do stejného spisového uzlu). Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny i dokumenty, jež jsou součástí spisů či sběrných archů. Pokud není zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze samostatné dokumenty. Provede načtení dat podle předcházející volby (dokumenty celého uzlu). Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty, jejichž evidenční číslo začíná na uvedené znaky a uživatel má právo si tento dokument zobrazit. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze dokumenty, jejichž číslo jednací začíná na uvedené znaky (ve tvaru číslo/rok) a uživatel má právo si tento dokument zobrazit.

Sloupce seznamu:

Výběr – slouží k hromadnému označování dokumentů. Operace Předání, Převzetí a Odmítnutí převzetí lze provádět i hromadně. U operací které nelze provádět hromadně, je v případě označení více dokumentů zobrazen dialog s textem "Zvolenou operaci nelze provádět hromadně u více dokumentů současně. Operace bude provedena pouze u dokumentu s aktuálně označeným (zvýrazněným) řádkem." Evidenční číslo - v závislosti na nastavení aplikace, zobrazuje buď evidenční číslo dokumentu, či čárový kód dokumentu. Ikonky - ikonky vyjadřující aktuální stav dokumentu. Pokud je ikonka barevná, stav platí, pokud je ikonka šedá a poloprůhledná, stav neplatí.




Obálka - dokument cizí (barevná) či vlastní (šedá) Značí původ „cizí dokument založený z datové zprávy“. List papíru - elektronická podoba (barevná) či papírová (šedá) Zámek - nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Desky (barevná) - je ve sběrném archu Šanon (barevná) - je ve spisu Složka – je ve složce Dokumenty Nevyřízené, Přebírané a Předávané - ikonka informující o lhůtě k vyřízení Šedá - dokument nemá nastavenu lhůtu k vyřízení. Zelená - dostatečná lhůta k vyřízení dokumentu. Pokud je počet dnů (termín) větší než 99 dnů, je namísto hodnoty v ikonce pomlčka "-". Oranžová - blížící se termín lhůty k vyřízení dokumentu (počet dnů před vyřízením, kdy se zelená ikonka zamění za oranžovou lze nastavit v parametrech funkčního místa (uživatelské nastavení), výchozí hodnota jsou 3 dny). Červená - termín vyřízení dokumentu již vypršel. Pokud již termín vypršel, je namísto záporné hodnoty zobrazen vykřičník "!".

Popis - stručný popis dokumentu. Číslo jednací - číslo jednací dokumentu. Vytvořeno - datum vytvoření (doručení) dokumentu. Viditelné pouze v kategorii jiné než „dle pořadače“. Stav - aktuální stav dokumentu. Viditelné pouze v kategorii „dle pořadače“. Vlastník - název funkčního místa a jméno, příjmení a tituly uživatele, který aktuálně vlastní dokument El. Dok. – ikona

9.1.2.1

značí, jestli existuje elektronický obraz či příloha u dokumentu.

Dokumenty nevyřízené

Jedná se o všechny nevyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uživatel. Dokumenty nevyřízené představují seznam dokumentů, jež nebyly dosud vyřízeny. Patří sem také založení (vytvoření) nového dokumentu. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" je možno zobrazit i nevyřízené dokumenty ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů:




Založení nového dokumentu - provádí založení nového dokumentu (VIZ DETAIL DOKUMENTU ). Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není možné provádět změny údajů. Změna údajů dokumentu - editace dokumentu (VIZ DETAIL DOKUMENTU ). Provádí změnu existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Změny je nutné uložit pomocí tlačítka Uložit. Stornování dokumentu - stornování (odstranění) existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v žádném spise ani ve sběrném archu. Dokument je stornován a v podacím deníku se objeví přeškrtnutý řádek, jelikož dokument nelze úplně smazat, pouze označit jako smazaný. Pokud je dokument stornován, je automaticky přesunut do kategorie Stornované dokumenty (není tedy již zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace dokumenty nastavena povinnost uvádět důvod při stornování dokumentu, uživatel při stornování musí uvést důvod. Provede storno dokumentu (tj. změna stavu dokumentu na „Stornováno“). Provede uzavření formuláře bez provedení storno.

Vytvořit odpověď na dokument – vytváří odpověď na existující dokument. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených cizích dokumentů, které mají vygenerované číslo jednací. Funkce odpověď umožňuje založení: 1. odpovědi (cizí dokument může mít neomezený počet odpovědí + případný vyřizující dokument; odpověď se vyřizuje samostatně) 2.

vyřizujícího dokumentu (pouze jeden vyřizující dokument k cizímu dokumentu; při vyřízení se vyřizují oba dokumenty v páru)

Informace o všech odpovědích na dokument jsou uvedeny na detailu dokumentu, v záložce "Související" s popisem vazby "Cizí dokument -> Odpověď". Odpověď odkazuje na dokument, na Verze dokumentu: 1.01



který odpovídá (detail dokumentu, záložka "Profil", pole "Odpovídá na dokument"). Na detailu je pak zobrazován jeden ze sloupců "Evidenční číslo" či "Čárový kód" na základě nastavení aplikace označování dokumentů čárovými kódy.

Zobrazen je standardní formulář (VIZ DETAIL DOKUMENTU ) s tím, že:  v záhlaví formuláře je zobrazen text " - Odpověď na dokument" a číslo jednací původního dokumentu;  je automaticky doplněno Číslo jednací hodnotou z původního dokumentu;  je automaticky doplněna Věc (popis) hodnotou z původního dokumentu (a doplněna textem “Odpověď");  je automaticky doplněn Typ dokumentu z původního dokumentu;  je automaticky doplněn Spisový znak z původního dokumentu;  je automaticky doplněn Skartační znak z původního dokumentu;  je automaticky doplněna Skartační lhůta z původního dokumentu;  původ je automaticky nastaven na Dokument VLASTNÍ (bez možnosti změny). Formulář se vyplňuje běžným způsobem (VIZ DETAIL DOKUMENTU ). Při výběru adresáta (po zvolení volby „Nové“) se objeví dialog, který umožňuje jednoduchým způsobem převzít údaje o doručení z původního dokumentu (způsob odeslání, typ zásilky, adresa) a použít je pro založení nového odeslání (zásilky).




Provede vložení odesílatele z původního dokumentu do kolonky adresář na odpovědi. Je zobrazen formulář nového odeslání (zásilky) s doplněnými údaji z původního dokumentu (způsob odeslání, typ zásilky, adresa). Umožní výběr adresáta z adresáře. Je zobrazen prázdný formulář nového odeslání (zásilky).

Vyřízení dokumentu - provádí vyřízení dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Dokument nesmí být předáván a již vyřízen. Při vyřízení dokumentu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je dokument vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené dokumenty (není tedy již zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu.

Volba jakým způsobem je dokument vyřízen (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOB VYŘÍZENÍ ). Do rozbalovací nabídky „Způsob vyřízení“ je načten obsah číselníku Způsobů vyřízení dokumentu (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOBY VYŘÍZENÍ DOKUMENTU). - U samostatných dokumentů – pouze způsoby vyřízení bez příznaku „vyřizující dokument“, - U propárovaných dokumentů – všechny způsoby vyřízení. Provede vyřízení dokumentu. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je vyřízen současně i druhý dokument v páru. Zavře formulář vyřízení dokumentu – vyřízení dokumentu se neprovede. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je zobrazen informační dialog s textem „Dokument je propárován s jiným dokumentem (vazba iniciační dokument – odpověď). Pokud provedete vyřízení tohoto dokumentu, provede se současně i vyřízení napojeného dokumentu.“

Předání dokumentu - provádí předání dokumentu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Pokud uživatel zaškrtne checkbox „i vytvořené zásilky“, tak je předán dokument i zásilky (z Vytvořených původního vlastníka do Vytvořených nového vlastníka). Novému vlastníkovi se zásilky zobrazí až po převzetí dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v žádném spise ani ve sběrném archu. Dokument nesmí být předáván a již vyřízen. Předaný dokument nemění vlastníka ihned, stává se tak až po potvrzení (převzetí dokumentu) přebírajícím




uživatelem.

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Dokument lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náležející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí dokumentu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějž náleží předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat dokument svému spisovému uzlu?“. Pokud uživatel klikne na tlačítko ANO, zpracování pokračuje. v opačném případě je předávání ukončeno. Předávat lze přímo (dokument si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (dokument bude předán podatelně, která ho následně předá přebírajícímu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu zvolenému spisovému uzlu. Pokud je




zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uloženo cílové funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uložen cílový spisový uzel. Provede předání dokumentu. Provede uzavření formuláře bez předání dokumentu.

Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu Je dostupné pouze, pokud je uživatel vlastníkem označeného dokumentu. Po kliknutí na ikonu Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu je následně zobrazen formulář. Pomocí tohoto formuláře lze vytvářet stejnopisy či kopie dokumentu. Stejnopis či kopie dokumentu je posléze předávána konkrétnímu spisovému uzlu, popřípadě funkčnímu místu.

Stejnopis je samostatný dokument vytvořený z jiného dokumentu. Z originálního dokumentu přebírá své evidenční údaje (mimo data evidence, to je určeno datem vytvoření stejnopisu), elektronický obraz a všechny přílohy. K originálnímu dokumentu i stejnopisu je uložena informace o vazbě mezi originálem a stejnopisem. Samotná kopie dokumentu je v řádkovém zobrazení opatřena ikonou znázorňující kopii dokumentu. Na detailu dokumentu je vykreslen formulář s titulkem „Dokument“ obsahující totožnou ikonu Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu. Kopie je dokument vytvořený z originálu a závislý na originálu (původním dokumentu). Je to dokument, jehož údaje (až na výjimky) nejsou editovatelné a jsou automaticky aktualizované při změně originálu. Kopie má vždy elektronický obraz originálu a všechny přílohy a odeslání originálu. Lze k ní vkládat vlastní přílohy. K originálnímu dokumentu i kopii je uložena informace o vazbě mezi originálem a kopií. Vložení dokumentu do spisu - provádí vložení dokumentu do již existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu. Verze dokumentu: 1.01



Do položky Číslo jednací je možné ručně zadat číslo jednací (spisovou značku) spisu. Pokud neexistuje na spisovém uzlu spis (nebo je špatně zadán tvar) s vyplněným číslem jednacím (spisovou značkou), tak se po kliknutí na tlačítko „Vložit“ zobrazí hláška (upozornění):

Kliknutím na tlačítko „Ano“ se zobrazí formulář Nevyřízených spisů, kde proběhne výběr ze seznamu spisů. Pokud není známo číslo jednací (spisová značka) spisu, tak je zvolen výběr spisu ze seznamu spisů. Výběr spisu z již založených spisů (VIZ SPISY A SBĚRNÉ ARCHY). Daný spis se označí a potvrdí tlačítkem Vyber.

Pokud je v nastavení zákazníka nastaveno označování spisů čárovými kódy, lze poté spis vybrat podle čárového kódu. Pokud spis nebyl nalezen, je vypsán informační dialog s textem „Spis nebyl nalezen – zadaný čárový kód neexistuje!“. Pokud byl spis nalezen, je identifikátor (čárový kód) vložen do pole „Spis“. Provede vložení dokumentu do spisu.




Provede uzavření formuláře bez vložení dokumentu do spisu.

Založit spis z dokumentu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU) a následné vložení dokumentu do takto založeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu.

Spis lze editovat (změnit název spisu či spisový znak). Provede založení spisu a následné vložení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez založení nového spisu a vložení dokumentu do spisu.

Vložení dokumentu do sběrného archu - provádí vložení dokumentu do již existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu. Při vložení dokumentu do sběrného archu, se nabízejí pouze ty sběrné archy, které jsou součástí nevyřízeného spisu. Při vložení dokumentu do sběrného archu, se tedy nezobrazují sběrné archy, které jsou součástí vyřízeného/ uzavřeného spisu.




Výběr sběrného archu z již založených sběrných archů (VIZ SBĚRNÉ ARCHY). Daný sběrný arch se označí a potvrdí tlačítkem Vyber. Provede vložení dokumentu do sběrného archu a změnu čísla jednacího dokumentu na číslo jednací sběrného archu doplněné o znak „/“ (lomeno) a pořadové číslo dokumentu ve sběrném archu (číslováno spojitou řadou od 1). Provede uzavření formuláře bez vložení dokumentu do sběrného archu.

Založit sběrný arch z dokumentu - provádí založení nového sběrného archu VIZ DETAIL SBĚRNÉHO ARCHU a následné vložení dokumentu do takto založeného sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu. Dokument musí mít vygenerované číslo jednací. Pokud číslo jednací nemá, lze mu ho vygenerovat při zakládání nového sběrného archu.




Je nutné vyplnit spis, do kterého bude sběrný arch náležet. Nebo je možné přímo založit nový spis. Ostatní funkce jsou popsány v sekci VIZ DETAIL SBĚRNÉHO ARCHU . Provede založení sběrného archu a následné vložení dokumentu do sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez založení nového sběrného archu a vložení dokumentu do sběrného archu.

Vložení do složky – provádí vložení dokumentu do složky. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno pro výběr složky, do které má být dokument vložen.

Po výběru ze seznamu složek, které mají stejnou úroveň přístupu jako dokument, je provedeno vložení dokumentu do složky pomocí tlačítka Vložit. Tlačítko Storno uzavře formulář bez vložení dokumentu do složky. Pokud je dokument do složky vložen, je tato informace uvedena na Detailu dokumentu pod evidenčním číslem a také v kolonce Složka, kde je zobrazeno její pořadové číslo a popis. Dokument, který je vložen ve složce, nelze vložit do spisu a naopak. Verze dokumentu: 1.01



Dokument, který je vložen v neveřejné složce, není možné předat. Je nutné dokument ze složky vyjmout. Dokument, který je vložen v běžné složce, lze předat pouze v rámci stejného spisového uzlu. Dokument, který je vložen ve složce ke zveřejnění, lze předat komukoli nezávisle na spisovém uzlu. Pokud je předáván dokument, který je vložen ve složce či podsložce, tak v průběhu předávání (dokument je předáván, ale ještě nepřevzat) nemůže být změněna složce (a tím i podsložce) úroveň přístupu (např. z běžné složky na neveřejnou složku).

Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.

9.1.2.2

Dokumenty vyřízené

Všechny vyřízené dokumenty, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níže) je možno zobrazit i vyřízené dokumenty ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není možné provádět změny údajů. Změna údajů dokumentu – lze editovat pouze spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. Po zeditování těchto údajů a uložení dokumentu, nedojde k přerušení dosavadního plynutí skartační lhůty. Zrušení vyřízení dokumentu - kliknutím na tlačítko Zrušit vyřízení je provedeno zrušení vyřízení dokumentu (tj. změna stavu dokumentu z „vyřízeno“ na „evidováno“). Je povoleno, pokud je dokument ve stavu „vyřízeno“ a funkční místo má přiřazenu konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení dokumentu“. Při změně spisového znaku, skartačního znaku nebo lhůty u vyřízeného dokumentu, který je vložen ve spisu, dochází automaticky ke kontrole skartačního režimu spisu, stejně jako u vyřízení/ uzavření spisu (vč. zobrazení hlášky), tj. nejvyšší vložený skartační znak a nejdelší vložená skartační lhůta z vložených dokumentů ve spisu se zobrazí na detailu spisu. Při zrušení vyřízení dokumentu, který je vložen ve spisu, dojde ke zrušení uzavření/ vyřízení spisu.




Nastavení datumu nabytí právní moci - tato ikona je aktivní až po zápisu data doručení všech zásilek odesílaných z dokumentu. Po kliknutí na ikonu „Nastavení datumu nabytí právní moci“ se zobrazí předpokládané datum nabytí právní moci a datum nabytí právní moci. Uživatel kliknutím na tlačítko „Uložit“ doplní datum předpokládaného nabytí právní moci do data nabytí právní moci a tím potvrdí, že právní moc nabyla, nebo zapíše jiné datum nabytí právní moci ručně.


Datum nabytí právní moci. V případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu.

Datum lze vybrat z kalendáře. Provede uložení právní moci dokumentu a datum je vložen do pole „Právní moci“ na detailu záznamu. Provede uzavření formuláře bez provedení uložení/změny právní moci. Vložení dokumentu do spisu - provádí vložení dokumentu do již existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu.




Založit spis z dokumentu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU ) a následné vložení dokumentu do takto založeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu. Vložení do složky – provádí vložení dokumentu do složky. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno pro výběr složky, do které má být dokument vložen.

Po výběru ze seznamu složek, které mají stejnou úroveň přístupu jako dokument, je provedeno vložení dokumentu do složky pomocí tlačítka Vložit. Tlačítko Storno uzavře formulář bez vložení dokumentu do složky. Pokud je dokument do složky vložen, je tato informace uvedena na Detailu dokumentu pod evidenčním číslem a také v kolonce Složka, kde je zobrazeno její pořadové číslo a popis. Dokument, který je vložen ve složce, nelze vložit do spisu a naopak. Dokument, který je vložen v neveřejné složce, není možné předat. Je nutné dokument ze složky vyjmout. Dokument, který je vložen v běžné složce, lze předat pouze v rámci stejného spisového uzlu. Dokument, který je vložen ve složce ke zveřejnění, lze předat komukoli nezávisle na spisovém uzlu. Pokud je předáván dokument, který je vložen ve složce či podsložce, tak v průběhu předávání (dokument je předáván, ale ještě nepřevzat) nemůže být změněna složce (a tím i podsložce) úroveň přístupu (např. z běžné složky na neveřejnou složku). Formulář zobrazený po kliknutí na tuto ikonku umožňuje uložení či změnu data, do něhož nesmí být dokument skartován (např. z důvodu platnosti smlouvy…) u již vyřízeného dokumentu. Při každém nastavení (či změně) hodnoty je do historie dokumentu uložen záznam s popisem operace „Změna data neskartovat do po vyřízení dokumentu“. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.




9.1.2.3

Dokumenty stornované

Všechny stornované (smazané) dokumenty, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "dokumenty celého uzlu" (viz. filtry níže) je možno zobrazit i stornované dokumenty ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není možné provádět změny údajů. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.

9.1.2.4

Dokumenty předávané

Všechny dokumenty, které uživatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není možné provádět změny údajů. Storno předání dokumentu - provádí zrušení (storno) předání dokumentu. Předávající může, až do převzetí dokumentu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u seznamu předávaných dokumentů a u dokumentu, který nebyl převzat druhým uživatelem.




Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání dokumentu. Dokument je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené dokumenty. Provede uzavření formuláře bez storna předání dokumentu. Předávací protokol - po kliknutí na ikonku je zobrazen formulář:

Je zde možné zvolit, zda chce uživatel zobrazit dokumenty Předávané nebo Přebírané. Dále je možnost zvolit časové období (datum a čas), za které má být protokol vytvořen, a také vybrat uživatele, který dokument předává/přebírá. Je také možné nastavit, zda mají být tisknuty i dosud nepřevzaté dokumenty. Ze seznamu lze tisknout protokol (zaškrtnutím řádku v seznamu se volí, zda bude konkrétní dokument obsažen v protokolu).

Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.

9.1.2.5

Dokumenty k převzetí

Všechny dokumenty, které jiná osoba aktuálně předává uživateli i spisovému uzlu, ve kterém se daný uživatel nachází (tj. dokumenty, které má uživatel/spisový uzel převzít).




Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není možné provádět změny údajů. Převzetí dokumentu - provádí převzetí dokumentu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Dokument je předáván funkčnímu místu uživatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí dokumentu. Dojde ke změně vlastníka dokumentu. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí dokumentu.

Odmítnutí převzetí dokumentu - provádí odmítnutí převzetí dokumentu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Odmítnutý dokument se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace - dokumenty




nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí dokumentu, uživatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí dokumentu. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí dokumentu. Předávací protokol - po kliknutí na ikonku je zobrazen formulář:

Je zde možné zvolit, zda chce uživatel zobrazit dokumenty Předávané nebo Přebírané. Dále je možnost zvolit časové období (datum a čas), za které má být protokol vytvořen, a také vybrat uživatele, který dokument předává/přebírá. Je také možné nastavit, zda mají být tisknuty i dosud nepřevzaté dokumenty. Ze seznamu lze tisknout protokol (zaškrtnutím řádku v seznamu se volí, zda bude konkrétní dokument obsažen v protokolu).

Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.

9.1.2.6

Dokumenty dle pořadače

Formulář „dle pořadače“ - zobrazuje založené pořadače a jejich dokumenty. Zobrazení je závislé na nastavení „soukromý pořadač“. Pokud je pořadač založen jako soukromý, není zobrazován ostatním funkčním místům. Lze si zobrazit i dokumenty v pořadači celého uzlu.

Výběr pořadače





Zobrazení detailu dokumentu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není možné provádět změny údajů. Změna údajů dokumentu - editace dokumentu (VIZ DETAIL DOKUMENTU ). Provádí změnu existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Změny je nutné uložit pomocí tlačítka Uložit. Stornování dokumentu - stornování (odstranění) existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v žádném spise ani ve sběrném archu. Dokument je stornován a v podacím deníku se objeví přeškrtnutý řádek, jelikož dokument nelze úplně smazat, pouze označit jako smazaný. Pokud je dokument stornován, je automaticky přesunut do kategorie Stornované dokumenty (není tedy již zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace dokumenty nastavena povinnost uvádět důvod při stornování dokumentu, uživatel při stornování musí uvést důvod. Provede storno dokumentu (tj. změna stavu dokumentu na „Stornováno“). Provede uzavření formuláře bez provedení storno.

Vložení dokumentu do spisu - provádí vložení dokumentu do již existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu.




Výběr spisu z již založených spisů (VIZ SPISY A SBĚRNÉ ARCHY). Daný spis se označí a potvrdí tlačítkem Vyber.

Pokud je v nastavení zákazníka nastaveno označování spisů čárovými kódy, lze poté spis vybrat podle čárového kódu. Pokud spis nebyl nalezen, je vypsán informační dialog s textem „Spis nebyl nalezen – zadaný čárový kód neexistuje!“. Pokud byl spis nalezen, je identifikátor (čárový kód) vložen do pole „Spis“. Provede vložení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez vložení dokumentu do spisu.

Založit spis z dokumentu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU ) a následné vložení dokumentu do takto založeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu.




Spis lze editovat (změnit název spisu či spisový znak). Provede založení spisu a následné vložení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez založení nového spisu a vložení dokumentu do spisu.

Vložení dokumentu do sběrného archu - provádí vložení dokumentu do již existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu. Při vložení dokumentu do sběrného archu, se nabízejí pouze ty sběrné archy, které jsou součástí nevyřízeného spisu. Při vložení dokumentu do sběrného archu, se tedy nezobrazují sběrné archy, které jsou součástí vyřízeného/ uzavřeného spisu.






Je nutné vyplnit spis, do kterého bude sběrný arch náležet. Nebo je možné přímo založit nový spis. Ostatní funkce jsou popsány v sekci VIZ DETAIL SBĚRNÉHO ARCHU . Provede založení sběrného archu a následné vložení dokumentu do sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez založení nového sběrného archu a vložení dokumentu do sběrného archu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.




9.1.2.7

Pořadače

Založení nového záznamu – provede založení nového pořadače.

Změna údajů záznamu – editace (změna) záznamu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Název – název pořadače

Nastavení zobrazení pořadače.  Pokud je zaškrtnuto, může pořadač používat pouze funkční místo, které jej vytvořilo. Ostatním funkčním místům není pořadač zobrazován.  Pokud není zaškrtnuto, je pořadač zobrazován všem funkčním místům, které jsou ve stejném spisovém uzlu jako funkční místo, jež pořadač založilo. Provede založení a uložení nového pořadače. Uzavře formulář bez založení nového pořadače. Zobrazení detailu záznamu. Nelze záznam editovat. Změna údajů záznamu – editace (změna) záznamu. Zrušení (zneaktivnění) záznamu - stornování (odstranění) existujícího záznamu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK




Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny pořadače celého uzlu. Pokud není zaškrtnuto, zobrazují se pouze pořadače založené uživatelem.

Sloupce seznamu: Ikona - pokud je barevná, jde o cizí pořadač a editace je zakázána. Pokud je ikonka šedivá, jde o vlastní pořadač a lze pořadač editovat. Popis – popis pořadače. Soukromý – pokud je zaškrtnuto, může pořadač používat pouze funkční místo, které jej vytvořilo. Pokud není zaškrtnuto, je pořadač zobrazován všem funkčním místům, které jsou ve stejném spisovém uzlu jako funkční místo, jež pořadač založilo.

9.1.2.8

Detail dokumentu

Formulář může být zobrazen v následujících stavech:  Nový záznam - je zakládán nový dokument (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře). Jedná se o dokument založený uživatelem nikoliv dokument (došlá pošta), který zakládá podatelna.  Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není možné provádět změny údajů,  Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je možné provádět změny údajů.

Na detailu dokumentu, pod lištou ikon, je zobrazen Identifikátor (čtrnáctimístný alfanumerický kód) dokumentu. Pokud je nastaveno v profilu zákazníka označování dokumentů čárovým kódem, je zde grafická prezentace čárového kódu dokumentu (v režimu detailu a editace). v režimu nový záznam se objevuje textové pole „čárový kód“.

Text „Dokument“ doplněný v případě označování dokumentů čárovým kódem textem „Čárový kód“ a hodnotou čárového kódu. v případě označování dokumentů evidenčním číslem, je zde text „Evidenční číslo“ a hodnota evidenčního čísla. Textové vyjádření stavu dokumentu. Možné hodnoty:  Doručeno  Evidováno  Stornováno  Vyřízeno  Předáváno




Pokud je dokument aktuálně předáván: 1. Přímo funkčnímu místu – je vypsán text „Dokument je předáván uživateli XX“, kde za XX je doplněno jméno, příjmení, titul před jménem, titul za jménem a název funkčního místa přebírajícího. 2. Spisovému uzlu – je vypsán text „Dokument je předáván spisovému uzlu XX“, kde za XX je doplněn název přebírajícího spisového uzlu. 3. Podatelně (předání přes podatelnu) – je vypsán text „Dokument je předáván podatelně XX“, kde za XX je doplněn název přebírající podatelny. Pokud je dokument součástí spisu, je vypsán text „Dokument je součástí spisu XX“, kde XX je spisová značka spisu, do nějž dokument náleží. Pokud je dokument součástí sběrného archu, je vypsán text „Dokument je součástí sběrného archu XX“, kde XX je číslo jednací sběrného archu, do nějž dokument náleží.

Formulář je rozdělen do 10 záložek: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Profil Doručení Elektronický obraz, přílohy Odesláno Pořadače Historie Práva Související Poznámky Rozdělovník

Ve všech formulářích jsou tyto ovládací prvky: Provede uložení buď nového dokumentu, nebo provedených změn. Provede uzavření formuláře. v případě, že nebyla provedena žádná změna, okno se uzavře. Pokud jakákoliv změna provedena byla, systém se zeptá, zda chceme požadovanou akci uložit.


Změna údajů dokumentu – editace dokumentu. Provádí změnu existujícího dokumentu. Je povoleno, pokud funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených




dokumentů. Změny je nutné uložit pomocí tlačítka „Uložit“. Pokud je formulář zobrazen v režimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního režimu. Načtení původních údajů - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Přidat novou přílohu – ukládá novou přílohu dokumentu (VIZ Z ÁLOŽKA - ELEKTRONICKÝ OBRAZ , PŘÍLOHY). Povoleno pouze v editačním režimu. Přidat nové odeslání (zásilku) – zakládá novou zásilku (odeslání dokumentu), (VIZ Z ÁLOŽKA – ODESLÁNO). Vytvořit odpověď na dokument – vytváří odpověď na existující dokument. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených cizích dokumentů, které mají vygenerované číslo jednací. Funkce odpověď umožňuje založení: 1. vyřizujícího dokumentu (pouze jeden vyřizující dokument k cizímu dokumentu; při vyřízení se vyřizují oba dokumenty v páru) 2.

odpovědi (cizí dokument může mít neomezený počet odpovědí + případný vyřizující dokument; odpověď se vyřizuje samostatně)

Informace o všech odpovědích na dokument jsou uvedeny na detailu dokumentu, v záložce "Související" s popisem vazby "Cizí dokument -> Odpověď". Odpověď odkazuje na dokument, na který odpovídá (detail dokumentu, záložka "Profil", pole "Odpovídá na dokument"). Na detailu je pak zobrazován jeden ze sloupců "Evidenční číslo" či "Čárový kód" na základě nastavení aplikace označování dokumentů čárovými kódy. Zobrazen je standardní formulář dokumentu s tím, že:  v záhlaví formuláře je zobrazen text " - Odpověď na dokument" a číslo jednací původního dokumentu;  je automaticky doplněno Číslo jednací hodnotou z původního dokumentu;  je automaticky doplněna Věc (popis) hodnotou z původního dokumentu (a doplněna textem “Odpověď");  je automaticky doplněn Typ dokumentu z původního dokumentu;  je automaticky doplněn Spisový znak z původního dokumentu;  je automaticky doplněn Skartační znak z původního dokumentu;  je automaticky doplněna Skartační lhůta z původního dokumentu;  původ je automaticky nastaven na Dokument VLASTNÍ (bez možnosti změny).

Vyřízení dokumentu - provádí vyřízení dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů. Dokument nesmí být předáván a již vyřízen. Při vyřízení dokumentu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je dokument vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené dokumenty (není tedy již zobrazován v seznamu nevyřízených dokumentů).





Volba jakým způsobem má být dokument vyřízen (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOB VYŘÍZENÍ ). Do rozbalovací nabídky „Způsob vyřízení“ je načten obsah číselníku Způsobů vyřízení dokumentu (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOBY VYŘÍZENÍ DOKUMENTU). - U samostatných dokumentů – pouze způsoby vyřízení bez příznaku „vyřizující dokument“, - U propárovaných dokumentů – všechny způsoby vyřízení. Provede vyřízení dokumentu. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je vyřízen současně i druhý dokument v páru. Zavře formulář vyřízení dokumentu – vyřízení dokumentu se neprovede. Pokud je dokument spojen s jiným dokumentem (je vyřizující dokument jiného dokumentu či je vyřizovaný jiným dokumentem), je zobrazen informační dialog s textem „Dokument je propárován s jiným dokumentem (vazba iniciační dokument – odpověď). Pokud provedete vyřízení tohoto dokumentu, provede se současně i vyřízení napojeného dokumentu.“ Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zrušení vyřízení dokumentu - kliknutím na tlačítko Zrušit vyřízení je provedeno zrušení vyřízení dokumentu (tj. změna stavu dokumentu z „vyřízeno“ na „evidováno“). Je povoleno, pokud je dokument ve stavu „vyřízeno“ a funkční místo má přiřazenu konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení dokumentu“. Při zrušení vyřízení dokumentu, který je vložen ve spisu, dojde ke zrušení uzavření/ vyřízení spisu.

Předání dokumentu - provádí předání dokumentu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u nevyřízených dokumentů a dokumentů, které nejsou v žádném spise ani ve sběrném archu. Dokument nesmí být předáván a již vyřízen. Předaný dokument nemění vlastníka ihned, stává se tak až po potvrzení (převzetí dokumentu) přebírajícím uživatelem.




Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Dokument lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náležející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí dokumentu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějž náleží předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat dokument svému spisovému uzlu?“. Pokud uživatel klikne na tlačítko "ANO", zpracování pokračuje. v opačném případě je předávání ukončeno. Předávat lze přímo (dokument si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (dokument bude předán podatelně, která ho následně předá přebírajícímu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu zvolenému spisovému znaku. Pokud je zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uloženo cílové funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání dokumentu podatelně a uložen cílový spisový uzel.




Pokud je zaškrtnuto pole „Předat i vytvořené zásilky, tak se spolu s dokumentem předají i zásilky vytvořené k tomuto dokumentu. Zásilky se u uživatele, který je určen k předání objeví až poté, co převezme dokument v dokumentech k převzetí.

Provede předání dokumentu. Provede uzavření formuláře bez předání dokumentu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA

Storno předání dokumentu - provádí zrušení (storno) předání dokumentu. Předávající může, až do převzetí dokumentu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu. Povoleno pouze u seznamu předávaných dokumentů a u dokumentu, který nebyl převzat druhým uživatelem.

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání dokumentu. Dokument je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené dokumenty. Provede uzavření formuláře bez storna předání dokumentu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA

Převzetí dokumentu - provádí převzetí dokumentu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Dokument je předáván funkčnímu místu uživatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).




Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí dokumentu. Dojde ke změně vlastníka dokumentu. Novým vlastníkem dokumentu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí dokumentu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA

Odmítnutí převzetí dokumentu - provádí odmítnutí převzetí dokumentu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Odmítnutý dokument se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a dokument je ve stavu „předáváno“ (v seznamu dokumentů k převzetí).

Evidenční číslo dokumentu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Pokud je v Administraci - Parametry aplikace - dokumenty nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí dokumentu, uživatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí dokumentu. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí dokumentu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA

Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu - stejnopis je samostatný dokument vytvořený z jiného dokumentu. z originálního dokumentu přebírá své evidenční údaje (mimo data evidence, to je určeno datem vytvoření stejnopisu), elektronický obraz a všechny přílohy. k originálnímu




dokumentu i stejnopisu je uložena informace o vazbě mezi originálem a stejnopisem.

Vložení dokumentu do spisu - provádí vložení dokumentu do již existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu.

Do položky Číslo jednací je možné ručně zadat číslo jednací (spisovou značku) spisu. Pokud neexistuje na spisovém uzlu spis (nebo je špatně zadán tvar) s vyplněným číslem jednacím (spisovou značkou), tak se po kliknutí na tlačítko „Vložit“ zobrazí hláška (upozornění):

Kliknutím na tlačítko „Ano“ se zobrazí formulář Nevyřízených spisů, kde proběhne výběr ze seznamu spisů. Pokud není známo číslo jednací (spisová značka) spisu, tak je zvolen výběr spisu ze seznamu spisů.

Výběr spisu z již založených spisů (VIZ SPISY A SBĚRNÉ ARCHY). Daný spis se označí a potvrdí tlačítkem Vyber.




Pokud je v nastavení zákazníka nastaveno označování spisů čárovými kódy, lze poté spis vybrat podle čárového kódu. Pokud spis nebyl nalezen, je vypsán informační dialog s textem „Spis nebyl nalezen – zadaný čárový kód neexistuje!“. Pokud byl spis nalezen, je identifikátor (čárový kód) vložen do pole „Spis“. Provede vložení dokumentu do spisu. Provede uzavření formuláře bez vložení dokumentu do spisu. Založit spis z dokumentu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU) a následné vložení dokumentu do takto založeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu.

Spis lze editovat (změnit název spisu či spisový znak). Provede založení spisu a následné vložení dokumentu do spisu.




Provede uzavření formuláře bez založení nového spisu a vložení dokumentu do spisu.

Vložení dokumentu do sběrného archu - provádí vložení dokumentu do již existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu a dokument není v žádném spisu ani ve sběrném archu.






Je nutné vyplnit spis, do kterého bude sběrný arch náležet. Nebo je možné přímo založit nový spis. Ostatní funkce jsou popsány v sekci VIZ DETAIL SBĚRNÉHO ARCHU .

Provede založení sběrného archu a následné vložení dokumentu do sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez založení nového sběrného archu a vložení dokumentu do sběrného archu. Vložení do složky – provádí vložení dokumentu do složky. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno pro výběr složky, do které má být dokument vložen.

Po výběru ze seznamu složek, které mají stejnou úroveň přístupu jako dokument, je provedeno vložení dokumentu do složky pomocí tlačítka Vložit. Tlačítko Storno uzavře formulář bez vložení dokumentu do složky. Pokud je dokument do složky vložen, je tato informace uvedena na Detailu dokumentu pod evidenčním číslem a také v kolonce Složka, kde je zobrazeno její pořadové číslo a




popis. Dokument, který je vložen ve složce, nelze vložit do spisu a naopak. Dokument, který je vložen v neveřejné složce, není možné předat. Je nutné dokument ze složky vyjmout. Dokument, který je vložen v běžné složce, lze předat pouze v rámci stejného spisového uzlu. Dokument, který je vložen ve složce ke zveřejnění, lze předat komukoli nezávisle na spisovém uzlu. Pokud je předáván dokument, který je vložen ve složce či podsložce, tak v průběhu předávání (dokument je předáván, ale ještě nepřevzat) nemůže být změněna složce (a tím i podsložce) úroveň přístupu (např. z běžné složky na neveřejnou složku). Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk. Nastavení data, do něhož nesmí být dokument skartován - ikonka je zobrazena pouze u vyřízených dokumentů. Funkce je povolena, pokud funkční místo uživatele je vlastníkem dokumentu.

Založení nového dokumentu Po založení nového dokumentu je zobrazen dialog s informací o úspěšném založení nového dokumentu a jeho identifikaci (čárový kód / evidenční číslo a číslo jednací). Jedná se jak o příjem v Podatelně, tak i založení nového dokumentu v Kanceláři.




1. Záložka - Profil

Záložka profil, obsahuje základní údaje o dokumentu. Číslo jednací - zobrazuje číslo jednací přidělené dokumentu. Čísla jednací jsou přidělována automaticky. Pokud dokument nemá číslo jednací a není nastaven v profilu zákazníka parametr automatického přidělování čísla jednacího, je zobrazen odkaz „Přidělit (dokument zatím nemá číslo jednací)“. Jinak je zobrazeno textové pole čísla jednacího. Volitelná část čísla jednacího - do tohoto pole je možno zadat libovolný text (maximálně 20 znaků). Aktualizace ČJ – dostupné při editaci dokumentu. Kliknutím na tlačítko „ Aktualizace ČJ“ je možné aktualizovat číslo jednací podle aktuálního zpracovatele (tj. aktualizace Spisového uzlu a zkratky uživatele). Forma - nabídka obsahuje položky:  analogová (papírová) - originál dokumentu je v papírové podobě (např. dopis).  digitální (elektronická) - originál dokumentu je v elektronické podobě (např. rozhodnutí ve formátu PDF doručené datovou zprávou).  zdigitalizovaná (převedena do elektronické podoby). Původ – nabídka obsahuje položky:  Dokument VLASTNÍ - dokument byl vytvořen v rámci organizaci  Dokument CIZÍ - dokument byl vytvořen mimo organizaci (někým jiným) a do organizace doručen např. poštou. Věc - stručný popis dokumentu. Uvádí se zde stručně věc dokumentu (čeho se dokument týká). Tento text je následně zobrazován v seznamu dokumentů všem uživatelům - do tohoto pole nesmí být uváděny citlivé (tajné) informace či osobní údaje. Podrobný popis – podrobný popis dokumentu. Je možno sem podrobně rozvést věc dokumentu. Také je možno sem uvádět citlivé údaje - toto pole se zobrazuje pouze na detailu dokumentu (pokud je tedy u dokumentu nastaven přístup na Neveřejný dokument, může toto pole vidět pouze vlastník dokumentu).




Typ dokumentu – výběr typu dokumentu z číselníku (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – T YPY DOKUMENTU ). Spisový znak – toto pole je zobrazeno jen v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky a skartační lhůty“(VIZ ADMINISTRACE – APLIKACE – P ARAMETRY APLIKACE ). Výběr je prováděn z číselníku (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – SPISOVÉ ZNAKY). Spisový plán - je zde uveden spisový plán, ze kterého byl zvolen spisový znak. Toto pole je zobrazeno jen v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky a skartační lhůty“(VIZ ADMINISTRACE – APLIKACE – P ARAMETRY APLIKACE ). Skartační znak - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Používat pouze skartační znaky a lhůty“.

  

A - archivovat V - provést výběr S - skartovat

Skartační lhůta - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Používat pouze skartační znaky a lhůty“ (VIZ ADMINISTRACE – APLIKACE – P ARAMETRY APLIKACE ). Datum platnosti - formulář umožňuje uložení či změnu datumu platnosti dokumentu (např. z důvodu platnosti smlouvy). Textové pole „Číslo jednací jiného SW“ (maximálně 50 znaků) - možnost zadání čísla jednacího používaného jinou aplikací. Přístup - Umožňuje nastavit práva pro zobrazení detailu dokumentu.  „Ke zveřejnění” - právo zobrazení detailu dokumentu komukoliv (nezávisle na spisovém uzlu).  Běžný dokument - detail dokumentu si může zobrazit kdokoli z uživatelů (v rámci spisového uzlu)  Neveřejný dokument - detail dokumentu je přístupný pouze aktuálnímu vlastníkovi dokumentu (ostatním se detail nezobrazí) Počet listů/příloh – počet listů a příloh dokumentu (u formy Analogové, Digitální i Zdigitalizované). U formy Analogové je pole „Počet listů“ povinné pro vyplnění. Doručeno - datum a čas doručení dokumentu. Pole je editovatelné jak při zakládání nového dokumentu, tak i při jeho editaci. Evidováno - datum a čas evidování dokumentu. Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Vyřídit do - možno manuálně nastavovat či měnit datum. Právní moc - datum a čas kdy nabyla právní moc dokumentu. Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Předpoklad právní moc - pro Předpokládané datum nabytí právní moci jsou počítány kalendářní dny. Pokud vychází datum doručení nebo předpokládaného nabytí právní moci na sobotu, neděli nebo svátek, je datem konce lhůty nabytí právní moci následující první pracovní den a předpokládaným dnem nabytí právní moci je tedy den další. Způsob vyřízení - způsob jakým byl dokument VYŘÍZEN (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOBY VYŘÍZENÍ DOKUMENTU ). Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace.

Vyřizující dokument – je zde uveden dokument, který tento dokument vyřizuje, nebo je tímto dokumentem vyřizován (viz Odpověď). Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace.




Po vložení vyřizujícího dokumentu se kolonka z „vyřizujícího dokumentu“ přejmenuje na „vyřizuje dokument“. Pokud není pole prázdné, je povoleno tlačítko dokumentu.

, které provádí zobrazení detailu uvedeného

Spis – zobrazení spisu, ve kterém je dokument uložen. Pole je vždy zakázáno. Složka – zobrazení složky, ve které je dokument uložen. Pole je vždy zakázáno. Vlastník - aktuální vlastník dokumentu. Automaticky je nastaven aktuálně přihlášený uživatel. v případě zakládání nového dokumentu při příjmu (např. datové zprávy), je umožněno zvolit jiného vlastníka, v ostatních případech je pole zakázáno. Spisový uzel – spisový uzel aktuálního vlastníka dokumentu. Automaticky je nastaven spisový uzel aktuálně přihlášeného uživatele. Ve spodní části formuláře se pak nachází zaškrtávací pole:

V případě jeho zaškrtnutí, se po založení dokumentu objeví nový formulář pro založení dokumentu. V případě nezaškrtnutí, se po založení dokumentu nový formulář neobjeví a je třeba jej vyvolat opět kliknutím na ikonu „Založení nového dokumentu“.

V případě zaškrtnutí pole „Po uložení znovu zobrazit formulář pro založení dalšího dokumentu“ se zaktivní zaškrtávací pole „a přenést údaje z tohoto dokumentu“ , které v případě jeho zaškrtnutí provede přenos hodnot z následujících polí do nového formuláře. Pole: -

Původ Věc Typy dokumentu Spisový znak Skartační znak Skartační lhůta Vyřídit do Odesílatel Podací číslo Způsob odeslání Typ zásilky Forma zásilky

Zobrazí tiskovou sestavu - Tisková sestava detailu dokumentu umožňuje volbu, zda tisknout seznam příloh, seznam zásilek a historii.




2. Záložka – Doručení

Záložka obsahuje údaje o doručení dokumentu organizaci. Je povolena jen v případě původu dokumentu Dokument CIZÍ. Odesílatel - odesílatel dokumentu (z jaké adresy byl doručen dokument). Odesílatel se volí z adresáře




(VIZ ADMINISTRACE - EXTERNÍ SUBJEKTY ). ČJ odesílatele - číslo jednací dokumentu používané odesílatelem. Pole je povoleno pouze u původu Dokument CIZÍ. Datum cizího odeslání – zde je možné vyplnit datum cizího odeslání. Pokud je datum jednou vyplněno, pole nelze změnit ani v režimu editace. Podací číslo – podací číslo zásilky (v níž byl dokument). Též může být uveden identifikátor datové zprávy, kterou byl dokument doručen. Způsob odeslání – způsob jakým byla zásilka obsahující dokument odeslána. Např. Datová schránka Typ zásilky – typ zásilky obsahující dokument. Např. Dodejka. Forma zásilky - forma zásilky obsahující dokument, např. Balík

Pokud byl dokument založen z datové zprávy, je do nového pole "Originál zásilky" vložen název ZFO souboru. Je aktivní tlačítko "Zobrazit", jímž je možné stáhnout/zobrazit ZFO soubor, z nějž byl dokument založen.

3. Záložka – Elektronický obraz, přílohy

Záložka obsahuje údaje o elektronickém obrazu dokumentu a přílohách dokumentu. Elektronický obraz dokumentu je předloha dokumentu. Např. Do datové schránky byla doručena datová zpráva obsahující fakturu v PDF souboru. Při založení dokumentu tedy bude PDF soubor faktury přiložen jako elektronický obraz dokumentu.

Provede vložení nového souboru elektronického obrazu. Tlačítko je povoleno jen v případě, kdy není u dokumentu žádný elektronický obraz. Prvním krokem při uložení souboru je výběr ukládaného souboru. Je zobrazen standardní dialog pro výběr souboru. Po úspěšném výběru souboru, je zobrazen dialog průběhu přenosu souboru na server Verze dokumentu: 1.01



a průběh ukládání. Poté je ukládání dokončeno.

Provede odstranění označené přílohy dokumentu. Zobrazí uložený elektronický obraz. Stažení souboru provádí zaslání souboru ze serveru (úložiště dat) na lokální počítač. Soubor tak může být otevřen (zobrazen jeho obsah) v příslušném programu, či uložen na disk lokálního uživatelova počítače. V okamžiku, kdy je připraveno stažení souboru je zobrazen dialog uložení/stažení souboru. Níže zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlížeči internetových stránek použitým u uživatele.

Po vyvolání funkce stažení (zobrazení) souboru je zobrazen dialog, informující o probíhající přípravě zaslání souboru.




Příloha dokumentu je libovolný soubor (ukládá se k dokumentu), nebo textový odkaz na přílohu (např. katastrální papírová mapa, 1ks). Sloupce seznamu: Název souboru - skutečný název souboru (příloha v el. podobě). Forma – forma přílohy (informace/ elektronická). Druh – název přílohy. Počet – počet příloh. u přílohy v elektronické podobě vždy „1“. Pokud jde pouze o odkaz na přílohu, lze zapsat libovolný počet příloh. Provede vložení nové přílohy dokumentu.

Ikonky panelu nástrojů: Editace - pokud je formulář zobrazen v režimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního režimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři.

Elektronický obraz - ikonky: „Zvolit soubor z tohoto počítače“ - otevření souboru z lokálního počítače. „Skenovat předlohu“ - vytvoření nového obrazu skenováním dokumentu. „Načíst soubor čtečkou“ – po kliknutí se otevře následující okno:




Zde lze buď načíst čárový kód čtečkou čárových kódů nebo čárový kód vyplnit ručně. „Použít vzor“ - vytvoření nového obrazu jako dokumentu office (Wordu) ze šablony dokumentu viz Administrace - Šablony dokumentů. „Podepsat elektronickým podpisem“ - viz níže „Podepsat PDF soubor“. “Konvertovat do PDF“ - viz níže „Konverze do PDF“. „Autorizovaná konverze“ – viz níže, „Proces autorizované konverze“. „Zkontrolovat platnost elektronického podpisu“ - viz níže „Validace podpisů PDF souborů“. „Vyjmutí příloh z EML souboru“ – dokument, jenž byl přijat elektronickou podatelnou, obsahuje EML zprávu. Kliknutím na ikonu je provedeno vyjmutí všech příloh z EML zprávy a jejich uložení do části přílohy (EML zpráva se nezmění, stále zůstává uložena i s přílohami v souboru elektronického obrazu. “Odstranit“ - odstranění přílohy. „Zobrazit“ - viz níže „Zobrazení elektronických obrazů a příloh“. „Tisk s adresáty“ - Provede zobrazení šablony s načtenými adresáty ze záložky „Odesláno“, v MS Word.

Přílohy - ikonky: „Zvolit soubor z tohoto počítače“ - otevření souboru z lokálního počítače. „Skenovat předlohu“ - vytvoření nového obrazu skenováním dokumentu. „Použít vzor“ - vytvoření nového obrazu jako dokumentu office (Wordu) ze šablony dokumentu viz Administrace - Šablony dokumentů. Pole formuláře: Typ přílohy - Jaká je podoba zakládané přílohy:  Příloha (pouze odkaz na přílohu) - nebude ukládán soubor s přílohou, pouze budou ukládány informace (popis) přílohy  Příloha v elektronické podobě - bude ukládán soubor s přílohou Druh – stručný popis přílohy. Počet – počet příloh. Toto pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha (pouze odkaz na přílohu), v opačném případě je automaticky zadána hodnota 1. Soubor přílohy - Zvolený soubor přílohy. Pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha v elektronické podobě. Přímo do pole není možno zadávat údaje. Výběr souboru se provádí kliknutím na tlačítko

(otevírá dialog pro výběr souboru).




Text „Maximální povolená velikost souboru je XX“, kde za XX je doplněna maximální velikost souboru přílohy dokumentu nastavená v profilu zákazníka. Provede odstranění označené přílohy dokumentu. Zobrazí uloženou přílohu v elektronické podobě

Scanovat předlohu V programu lze využít funkci skenování do aplikace. Vlastní skenování není prováděno aplikací, jedná se o funkce operačního systému. Tato funkcionalita je dostupná pouze u instalované aplikace (out-ofbrowser). Scanner je volán pomocí WIA ovladačů, tzn., že jsou podporovány pouze scannery s tímto ovladačem. Základní tok událostí: 1. Je vyvolán standardní skenovací dialog operačního systému. 2. Uživatel zvolí parametry skenování. 3. Kliknutím na tlačítko „Scanovat předlohu“ je provedeno skenování. 4. Naskenovaný obraz je přiložen na detail dokumentu Pokud není dostupný žádný scanner (není zapnut), je zobrazen informační dialog s textem „Není dostupný žádný scanner. Ověřte, zda je scanner správně připojen k USB portu počítače, a zda je scanner zapnut. Skenování je povoleno v následujících sekcí:  Kancelář - Dokumenty - Nevyřízené - detail dokumentu - záložka Elektronický obraz, přílohy 

Elektronický obraz - ikona „Scanovat předlohu“ . Kancelář - Dokumenty - Nevyřízené - detail dokumentu - záložka Elektronický obraz, přílohy -



Přílohy - nová - ikona „Scanovat předlohu“ . Kancelář - Spisy a sběrné archy - Nevyřízené - detail spisu - záložka Přílohy - nová - ikona „Scanovat předlohu“

.

Zobrazení elektronických obrazů a příloh  Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci v režimu pouze pro čtení.  Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci s možností uložení změn.  Uložení souboru do lokálního počítače - soubor bude uložen na zvolené místo a pod zvoleným názvem.

Podepsat PDF soubor Podepsání PDF souboru elektronickým podpisem. Při podpisu PDF je zobrazen dialog s textem „Chcete původní (nepodepsaný) soubor uložit do příloh?“.  Pokud uživatel klikne na tlačítko Storno, je zavřen dialog a ukončeno zpracování.  Pokud uživatel klikne na tlačítko ANO, je po dokončení podpisu původní soubor z elektronického obrazu uložen do příloh dokumentu.  Pokud uživatel klikne na tlačítko NE, není původní verze souboru elektronického obrazu zachována. Je zjištěno, zda je v lokálním počítači nainstalována knihovna Elisa.Interop. Pokud není nainstalována, či není požadované verze, je nabídnuta instalace Elisa.Interop: 1. Je zobrazen dialog průběhu stažení souboru. 2. Po dokončení stahování souboru je spuštěn instalátor. 3. Instalátor má nastaveny výchozí parametry tak, že není třeba provádět jejich změnu. Stačí tedy projít instalátorem (v některý operačních systémech může vyžadovat potvrzení spuštění v roli administrátora). 4. Po úspěšném dokončení instalátoru by měly být funkce knihovny Elisa.Interop ihned dostupné. Pokud má funkční místo práva pro připojení časového razítka k elektronickým podpisům (parametr „Povoleno používání časových razítek při elektronickém podep.“ v konfigurační skupině), je zobrazen dialog s textem „Má být k podpisu připojeno také časové razítko?“






Pokud uživatel klikl na tlačítko Ano, je k podpisu připojeno časové razítko. Pokud při této volbě nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci - parametry aplikace, je zobrazen dialog s textem „Funkcionalitu časových razítek není možno používat - nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci aplikace. Kontaktujte svého administrátora.“ a zpracování ukončeno.  Pokud uživatel klikl na tlačítko Ne, časové razítko se nepoužije. Je vyvolán standardní dialog operačního systému pro výběr elektronického podpisu. Po výběru elektronického podpisu je provedeno podepsání souboru a jeho uložení do elektronického obrazu.

Konverze do PDF Převod souborů formátů doc, doc., xls, xlsx, ods, jpg, bmp, gif, tiff (tif) a png do PDF souboru přímo v aplikaci (serveru) bez jakékoliv další aplikace. Při konverzi je zobrazen dialog s textem „Zvolte, jakým způsobem má být uložen zkonvertovaný soubor:“  „Původní soubor přesunout do příloh a zkonvertovaný umístit jako obraz“.  „Původní soubor ponechat jako obraz a zkonvertovaný uložit do příloh“.  „Původní soubor nahradit zkonvertovaným“. Pokud uživatel klikl na tlačítko Ok, je provedena konverze souboru a provedena operace na základě volby výše. Pokud uživatel klikl na tlačítko Storno, je zpracování ukončeno.

Autorizovaná konverze Proces autorizované konverze probíhá podle toho postupu:  Výběr způsobu konverze: z listinné do elektronické podoby / z elektronické do listinné podoby  Doplňkové údaje: Označení dokumentu a datum sepsání  Ochranné prvky: jde-li od konverzi z listinné do elektronické podoby  Certifikáty: jsou vybírány automaticky

Validace podpisů PDF souborů Provádí validaci podpisu uloženého souboru elektronického obrazu ve formátu PDF. Při validaci je zobrazen dialog průběhu validace podpisu. Po dokončení validace je:  Zobrazen dialog s textem „Validace podpisů PDF souboru byla dokončena. Výsledek validace XX. Protokol byl uložen do souboru přílohy s názvem YY“, kde za XX je doplněn výsledek validace („Ověřeno“, „Neověřeno“ a „Není podepsáno“) a za YY název souboru protokolu validace.  Protokol o validaci podpisu je uložen do příloh dokumentu pod názvem „XX (protokol z YY).pdf“ (kde za XX je doplněn původní název souboru bez přípony a za YY aktuální datum a čas bez sekund) ve formátu PDF.

Tisk s adresáty Provede zobrazení šablony s načtenými adresáty ze záložky „Odesláno“, v MS Word.

Informace o elektronickém podpisu Elektronicky podepsaný dokument je dokument, který byl elektronicky podepsán v Elise, nebo nad ním byla provedena validace elektronického podpisu. V oblasti Elektronického obrazu se v případě elektronicky podepsaného dokumentu zobrazí textová informace „Dokument je elektronicky podepsán“. V oblasti Příloh se v případě elektronicky podepsaného dokumentu zobrazí ikona elektronicky podepsán“.


„Dokument je



4.

Záložka – Odesláno

Záložka se seznamem odeslání dokumentu (odeslaných zásilek v nichž byl obsažen dokument). Záložka umožňuje:  Zobrazit seznam všech odeslání dokumentu a sledovat aktuální stav zásilek (zda byly již odeslány, případně kdy byly doručeny). Zobrazuje se zde stav, vypraveno, adresát, způsob a typ.  Vytvořit a připravit odeslání nové zásilky s dokumentem,  Změnit parametry již založené zásilky (až do jejího předání),  Stornovat připravenou zásilku Vytváří nové odeslání (novou zásilku) obsahující dokument. Změna údajů existující zásilky. Změnu údajů je možno provádět pouze u zásilek, které nebyly dosud odeslány či předány k odeslání. Zobrazení detailu existující zásilky. Provede stornování (zrušení) vytvořené zásilky. Storno zásilky je možno provádět pouze u zásilek, které nebyly dosud odeslány či předány k odeslání (pokud je třeba zásilku stornovat později - po jejím předání k odeslání - lze tak provést v menu Odeslání v konkrétním seznamu zásilek. Formulář detailu odeslání dokumentu (zásilky). „Jednomu adresátu“:




„Skupině adresátů“:




„Výběr adresátů“:

„Přidělit adresáty:“




Po kliknutí na ikonu mřížky u volby Adresáta se zobrazí okno „Dokumenty“, kde je možné vyhledat dokument např. podle evidenčního čísla, čísla jednacího nebo si kliknutím na tlačítko „Načíst“, načíst všechny dokumenty. Po potvrzení výběru dokumentu/ů, se na záložku „Adresáti z původního dokumentu“ přenesou adresáti z vybraných (původních) dokumentů.

Formulář může být zobrazen v následujících stavech:  Nový záznam - je zakládáno nové odeslání (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře),  Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není možné provádět změny údajů,  Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je možné provádět změny údajů. Editace - pokud je formulář zobrazen v režimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního režimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Zobrazí tiskovou sestavu – umožní tisk zásilek dle nastavených typů obálek. Pole formuláře: Aktuální stav - Stav v jakém se aktuálně zásilka nachází. Pole je vždy zakázáno. Možné hodnoty:  Vytvořeno – zásilka byla vytvořena a zatím nebyla předána výpravně  Stornováno – zásilka byla stornována uživatelem  Předáno výpravně – zásilka byla předána výpravně, výpravna ji zatím nepřevzala  Připraveno k vypravení – zásilka je na výpravně  Stornováno výpravnou  Odesláno – zásilka byla odeslána (vypravena)  Vráceno nedoručené  Doručeno Způsob odeslání – způsob jakým má být zásilka odeslána (např. Pošta, Datová schránka...) Typ zásilky – typ zásilky (např. Obyčejná, Dodejka) Forma zásilky – forma zásilky (např. balík, dopis) Adresát – adresa, na kterou má být zásilka odeslána. Zadání adresy se provádí výběrem z číselníku (adresáře) (VIZ ADMINISTRACE - EXTERNÍ SUBJEKTY ).




V režimu záznamu je možno zakládat hromadně zásilky - namísto klasické volby jednoho externího subjektu je možno zvolit skupinu externích subjektů. Volba „Odeslat“:  „Jednomu adresátu“ - bude vytvořena jedna zásilka (odeslání) pro jednoho adresáta.  „Skupině adresátů“ - namísto klasického výběru externího subjektu z číselníku se volí z číselníku skupin externích subjektů. Pokud je zvolena volba „Skupině adresátů“, je provedeno pro každý externí subjekt ve skupině založení jedné zásilky. Případná následná editace či prohlížení zásilky již probíhá pouze v klasickém režimu jedné zásilky. Tento režim neumožňuje výběr zástupné osoby, zobrazení státu v adrese či záměnu řádků v adrese. Jsou tedy zakázána a vyprázdněna pole: o „Upřesnění příjemce“. o Tlačítko „Nový“. o Korespondenční adresa. o Zaškrtávací pole „Stát“.

Záložka „Běžná zásilka“, obsahuje: Rozbalovací nabídku „Upřesnění příjemce“ - obsahuje seznam zástupných osob aktuálně zvoleného adresáta. - Tlačítko Nové – zakládá novou zástupnou osobu aktuálně zvoleného adresáta (VIZ ADMINISTRACE - EXTERNÍ SUBJEKTY – ZÁSTUPNÉ OSOBY). Skupinu „Korespondenční adresa“ - zobrazuje náhled adresy tak, jak bude použita na zásilce (tisknuta).  Obsahuje řádky 1, 2, 3, 4, 5, kde je pole vždy zakázáno editovat.  Zaškrtávací pole „Zaměnit první a druhý řádek adresy (upřesnění příjemce na prvním řádku)“. Pole je povoleno jen v případě, kdy je zvoleno upřesnění příjemce. Pokud je zaškrtnuto, je upřesnění příjemce vloženo do prvního řádku a zbytek adresy je posunut o jeden řádek níže.  Zaškrtávací pole „Použít v adrese Stát“ – pokud je zaškrtnuto a adresa má uveden Stát, je do adresy (na poslední řádek) vložen stát. Tato funkce umožňuje „odfiltrovat“ z adresy stát, který ve většině případů bude ČR, a tak není vhodné jej v adrese uvádět (a případně tisknou na obálku). Skupinu „Předání zásilky výpravně provede“ - umožňuje zvolit spisový uzel a funkční místo, které za uživatele zakládajícího zásilku provede předání výpravně.  Funkční místo, jež provádí předání výpravně, má zobrazeny nepředané své i cizí zásilky v sekci „Zásilky“ přehledu (seznamu) „Vytvořené“;  Skupina je zobrazena, jen pokud není nastaven parametr zákazníka (Administrace -> Parametry aplikace) „Zásilky po vytvoření ihned předávat výpravně“;  Skupina (její položky) je povolena jen u zásilky se stavem „Vytvořeno“. Provede uložení zadaných dat. Provede uzavření formuláře bez uložení dat.

Záložka „Datová zpráva“:




Záložka „Datová zpráva“ obsahuje:  zaškrtávací pole „Do vlastních rukou“;  zaškrtávací pole „Povoleno doručení fikcí“. Povoleno pouze u funkčních míst s datovou schránkou typu OVM;  textové pole „K rukám“ (maximálně 255 znaků);  pole seznamu souborů - zde lze zaškrtnout, jak elektronický obraz dokumentu, tak i přílohu v elektronické podobě;  ukazatel průběhu - znázorňuje využití kapacity (velikosti dat) datové zprávy. Text Využito XX z maximální velikosti 10 MB“, kde za XX je doplněn součet velikostí zvolených souborů.

-

-

-

-

-


Nová – ukládá novou přílohu zásilky (datové zprávy). Tato příloha je následně uložena také do příloh dokumentu, který je odesílán (VIZ ELEKTRONICKÝ OBRAZ , PŘÍLOHY ). Nově založená příloha je vložena do seznamu příloh zásilky a je označena textem „Nová” za názvem přílohy. Odstranit – odstraňuje nově založenou přílohu zásilky (datové zprávy). Lze použít pouze u příloh založených tlačítkem „Nová“ a pouze do uložení zásilky. Provede uložení zadaných dat. Pokud má zvolený způsob odeslání příznak „Odeslání do datové schránky“, jsou provedeny následující kontroly: Je provedena kontrola, zda má zvolená adresa (externí subjekt) přiřazenu datovou schránku. Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Dokument nelze odeslat zvolenému adresátovi do datové schránky – adresa nemá přiřazenu datovou schránku!“ a ukládání přerušeno. Je provedena kontrola, zda má přihlášené funkční místo (resp. jeho spisový uzel) přiřazenu datovou schránku. Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Nelze provést odeslání datovou schránkou – není nastavena žádná datová schránka!“ a ukládání přerušeno. Je zjištěno, zda může uživatel (jeho datová schránka) odeslat zprávu do schránky adresáta (zda to informační systém datových schránek umožňuje). Pokud ne, je zobrazen informační dialog s textem „Informační systém datových schránek nepovoluje odeslání dokumentu do typu schránky, jež má adresát!“ a ukládání přerušeno. Je proveden součet velikostí všech souborů označených k odeslání. Pokud jejich velikost překračuje 10 MB (maximální velikost povolenou informačním systémem datových schránek), je zobrazen informační dialog s textem „Překročena maximální povolená velikost příloh datové zprávy! Celková velikost všech příloh může být maximálně 10 MB (velikost vybraných příloh je XX)“, kde za XX je doplněna skutečná velikost zvolených souborů a ukládání přerušeno. Pokud není zvolen alespoň jeden soubor pro odeslání, je zobrazen informační



dialog s textem „Pro odeslání do datové schránky je vyžadováno přiložení alespoň jedné přílohy či elektronického obrazu. (Informační systém datových schránek neumožňuje odeslání zpráv bez příloh).“ a ukládání přerušeno. Provede uzavření formuláře bez uložení dat.

Záložka „Interní pošta"

Je zde umožněno zadání spisového uzlu či funkčního místa, jemuž je zásilka (dokument, spis) adresován, a dále připojení souborů (elektronického obrazu, příloh v elektronické podobě) k zásilce. Nově je interní pošta po vypravení nejen založena v podobě dokumentu, ale i ihned předána cílovému spisovému uzlu či funkčnímu místu (tj. nachází se v příslušné podatelně, sekci Redistribuce Dokumenty k předání).

Záložka „Údaje o odeslání/ doručení" Záložka je povolena až po odeslání dokumentu. Obsahuje informace o jeho odeslání a doručení. Pokud bylo odeslání provedeno datovou schránkou, a byl již stažen ZFO soubor datové zprávy, případně dodejky/doručenky, je možno je zobrazit.




Záložka „Údaje o odeslání / doručení“ obsahuje:  „Převzato výpravnou“ - datum a čas, kdy byla zásilka převzata výpravnou.  „Výpravna“ - výpravna, přes niž bylo provedeno vypravení.  „Doručeno“ - datum a čas doručení zásilky.  „Způsobem“ - způsob doručení / nedoručení zásilky.  „Originál zásilky“ - pokud byla zásilka odeslána datovou schránkou a byla již stažena odeslaná zpráva, je do pole doplněn název odeslané datové zprávy.  Tlačítko Zobrazit - tlačítko je povoleno pouze, pokud pole „Originál zásilky“ není prázdné. Provádí zobrazení detailu odeslané datové zprávy.  „Dodejka / doručenka“ - pokud byla zásilka odeslána datovou schránkou a byla již stažena dodejka či doručenka, je do pole doplněn název dodejky / doručenky odeslané datové zprávy. Tlačítko „Zobrazit“ - tlačítko je povoleno pouze, pokud pole „Dodejka / doručenka“ není prázdné. Provádí zobrazení detailu dodejky / doručenky odeslané datové zprávy.

Záložka „Hromadný výběr adresátů“ Adresát je vybrán pomocí standardního výběru popsaného výše. Při zaškrtnutí pole „Výběr adresátů“ se pak uživatel bude moci vybrat více adresátů, kteří se po kliknutí na tlačítko „Uložit“ (v okně „Odeslání dokumentu – nový“, „Rozdělovník dokumentu – nový“) propíší na záložku Odesláno či na záložku Rozdělovník.




5.

Záložka – Pořadače

Je zobrazena jen v případě nastavení parametru „zobrazovat a umožnit použití pořadačů“ v profilu zákazníka. Zobrazuje se seznam pořadačů, ve kterých je dokument uložen. Provede výběr pořadače (VIZ POŘADAČE ). Provede odebrání dokumentu z označeného pořadače. Tlačítko je povolené, jen pokud je označen řádek seznamu pořadačů.

6.

Záložka – Historie

Záložka obsahuje seznam všech operací provedených s dokumentem, včetně datumu provedení a uživatele, který operaci provedl. Historie se zapisuje automaticky a není možné ji ovlivnit (znemožnit zapsání údajů o provedení operace, odstranění záznamu operace...). Vyřízení dokumentu  V případě, kdy nebyl zadán termín vyřízení dokumentu - „Vyřízení dokumentu“  V případě, kdy byl dokument vyřízen v termínu - „Vyřízení dokumentu (vyřízeno v určené lhůtě d - M - yyyy)“, kde za d-M-yyyy je doplněno datum do kdy měl být dokument vyřízen.  V případě, kdy byl dokument vyřízen po termínu - „Vyřízení dokumentu (vyřízeno po určené lhůtě d - M - yyyy)“, kde za d-M-yyyy je doplněno datum do kdy měl být dokument vyřízen.  Pokud byl při konkrétní operaci zadán důvod, je zobrazen u konkrétního řádku historie. 7. Záložka Práva Povolení přístupu k dokumentu nad rámec jejich běžných práv zvoleným funkčním místům či spisovým uzlům. Uživatel může přímo u konkrétního dokumentu povolit přístup pro konkrétní funkční místa či spisové uzly, které budou mít právo vždy (pokud bude přístup k dokumentu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“) zobrazit detail dokumentu bez ohledu na jeho aktuálního vlastníka.




Přidání funkčního místa. Přidání spisového uzlu. Odebrání ze seznamu práv označeného řádku (funkční místo, spisová uzel).

8.

Záložka Související

Zobrazuje veškeré související dokumenty (originál dokumentu a všechny vytvořené stejnopisy) vazba, čárový kód, číslo jednací a vlastník.

9.

Záložka – Poznámky

Tato záložka zobrazuje všechny poznámky, které uživatelé k dokumentu vytvořili. Zobrazení poznámky je závislé na typu poznámky. Poznámka – tato poznámka se zobrazí všem uživatelům, kteří mají právo zobrazení detailu dokumentu.




Uživatelská poznámka – tato poznámka se zobrazí pouze uživateli, který jí zadal.

10.

Záložka – Rozdělovník

V záložce Rozdělovník je možné si „předpřipravit zásilky“. Vytvořením zásilek v záložce Rozdělovník, nedojde po uložení dokumentu k vytvoření zásilek v modulu Kancelář – Zásilky – Vytvořené. Kliknutím na tlačítko „Nové“, se otevře okno „Rozdělovník dokumentů – nový“, kde se vybírá Způsob odeslání, Typ zásilky, Forma zásilky a Adresát (viz záložka Odesláno - Formulář detailu odeslání dokumentu (zásilky)). Kliknutím na tlačítko „Editovat“, je možné editovat založený záznam (Způsob odeslání, Typ zásilky, Forma zásilky a Adresát). Kliknutím na tlačítko „Detail“, je možné prohlédnout si detail zásilky. Kliknutím na tlačítko „Storno“, je možné stornovat zásilku. Kliknutím na tlačítko „Založ zásilky“, se provede přesun zásilek do záložky Odesláno (po přesunu zásilek do záložky Odesláno a uložení dokumentu, se vytváří zásilky v modulu Kancelář – ZásilkyVytvořené.

9.1.3. Spisy a sběrné archy Formulář zobrazuje seznam spisů a sběrných archů. Spisy jsou rozčleněny do kategorií dle jejich aktuálního stavu (nevyřízené, vyřízené, stornované, předávané, k převzetí), dále je zde kategorie Sběrné archy. Kliknutím na požadované spisy se v prostřední tabulce zobrazí seznam spisů. Na základě zvolené kategorie jsou zobrazeny spisy: Nevyřízené

Všechny nevyřízené spisy, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je možno zobrazit i nevyřízené spisy ostatních uživatelů (v rámci




stejného spisového uzlu). Vyřízené

Všechny vyřízené spisy, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je možno zobrazit i vyřízené spisy ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Stornované

Všechny stornované (smazané) spisy, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu" je možno zobrazit i stornované spisy ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Předávané

Všechny spisy, které uživatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

K převzetí

Všechny spisy, které jiná osoba aktuálně předává uživateli (tj. spisy, které má uživatel převzít).

Filtry seznamu: Ve formuláři se nacházejí následující ovládací prvky: Možné hodnoty filtru výběru:  Založení




 Vyřízení – není dostupné u stavu „nevyřízené“  Uzavření – není dostupné u stavu „nevyřízené“  Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy vytvořené/doručené/evidované (viz. pole datum) nejdříve v uvedené datum. Datum lze zapsat ručně nebo vybrat z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy vytvořené/doručené/evidované (viz. pole datum) nejpozději v uvedené datum. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy jejichž stručný popis (či podrobný popis u dokumentů u nichž má uživatel právo alespoň zobrazit detail) začíná na uvedené znaky. Pokud není zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze spisy, které uživatel aktuálně vlastní. Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny i spisy jiných uživatelů (kteří patří do stejného spisového uzlu). Provede načtení dat podle předcházející volby (spisy celého uzlu). Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy, jejichž evidenční číslo začíná na uvedené znaky a uživatel má právo si tento spis zobrazit. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy, jejichž číslo jednací začíná na uvedené znaky (ve tvaru číslo/rok) a uživatel má právo si tento spis zobrazit.

Sloupce seznamu:

Evidenční číslo - v závislosti na nastavení aplikace zobrazuje buď evidenční číslo spisu, či čárový kód spisu.

Ikony: Desky otevřené – otevřený (/neuzavřený) spis Desky uzavřené – uzavřený spis Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu spisu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Složka – spis je ve složce Popis – stručný popis spisu. Spisová značka – spisová značka spisu Vytvořeno – datum vytvoření spisu Vlastník – název funkčního místa aktuálně vlastnícího spis




9.1.3.1

Nevyřízené spisy

Všechny nevyřízené spisy, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je možno zobrazit i nevyřízené spisy ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Založení nového spisu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU). Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běžný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není možné provádět změny údajů. Změna údajů spisu – editace spisu (VIZ DETAIL SPISU). Provádí změnu existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Změny je nutné uložit pomocí tlačítka Uložit. Stornování spisu - stornování (odstranění) existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nelze úplně smazat, pouze označit jako smazaný. Pokud je spis stornován, je automaticky přesunut do kategorie Stornované spisy (není tedy již zobrazován v seznamu nevyřízených spisů).

Pokud je v Administraci – Parametry aplikace – spisy nastavena povinnost uvádět důvod při stornování spisu, uživatel při stornování musí uvést důvod. Evidenční číslo spisu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno spisu (tj. změna stavu spisu na „stornováno“). Provede uzavření formuláře bez provedení storno. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA




Vyřízení spisu – provádí vyřízení spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a již vyřízen. Při vyřízení spisu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je spis vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené spisy (není tedy již zobrazován v seznamu nevyřízených spisů). Zaškrtnutím políčka „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ lze s vyřízením provést i uzavření spisu.

Při vyřízení/ uzavření spisu dochází ke kontrole skartačního režimu spisu, kde platí: Skartační znak a lhůta na detailu spisu, se odvíjí od nejvyššího skartačního znaku a lhůty z vložených dokumentů ve spisu, tj. nejvyšší vložený skartační znak a nejdelší vložená skartační lhůta z vložených dokumentů ve spisu budou platit pro režim celého spisu. Při určení, který skartační znak je vyšší, platí, že skartační znak „A“ je vyšší než „V“ x „S“, a „V“ je vyšší než „S“. Pokud bude na detailu spisu vyplněn skartační znak či lhůta nižší, než je na vložených dokumentech ve spisu, tak při vyřízení/ uzavření spisu dojde k zobrazení okna s upozorněním „Spis obsahuje dokumenty s rozdílným skartačním znakem a lhůtou. Vyřízením spisu došlo ke změně skartačního režimu spisu:.“+ uvedení nového skartačního znaku a lhůty, viz obr.

Evidenční číslo spisu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu.

Volba jakým způsobem je spis vyřízen (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOB VYŘÍZENÍ SPISU).

Do rozbalovací nabídky jsou načteny spisy obsažené ve spisu.




Uživatel zvolí způsob vyřízení spisu a vyřizující dokument spisu. Pokud chce provést s vyřízením spisu i jeho uzavření, zaškrtne pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ a klikne na tlačítko Vyřídit. Provede vyřízení spisu (změněn stav na „vyřízeno“). Pokud je zaškrtnuto pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ je provedeno i uzavření spisu (změněn stav na „uzavřeno“). Všechny dokumenty nacházející se ve spisu jsou vyřízeny (změněn jejich stav na „vyřízeno“). Pokud spis neobsahuje žádné dokumenty, je zobrazen informační dialog „Spis nelze vyřídit – neobsahuje žádné dokumenty!“ a formulář je uzavřen. Před faktickým vyřízením dokumentů ve spisu (popř. sběrných arších spisu) je provedena kontrola, zda jsou u všech dokumentů zadány povinné spisové a skartační znaky (pokud je povinnost znaků nastavena v parametrech zákazníka). Pokud nejsou:  je vyřízení spisu přerušeno;  je zobrazen dialog s textem „Spis se nepodařilo vyřídit! Spis nelze vyřídit – dokument XXX umístěný ve spisu nemá vyplněny povinné spisové a skartační znaky.“ Za XXX je doplněno evidenční číslo či čárový kód dokumentu (v závislosti na nastavení označování dokumentů).

Zavře formulář vyřízení spisu – vyřízení spisu se neprovede. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA

Předání spisu - provádí předání spisu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a již vyřízen. Předaný spis i s jeho obsahem nemění vlastníka ihned, stává se tak až po potvrzení (převzetí spisu) přebírajícím uživatelem.





Spis lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náležející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí spisu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějž náleží předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat spis svému spisovému uzlu?“. Pokud uživatel klikne na tlačítko ANO, zpracování pokračuje. v opačném případě je předávání ukončeno.

Předávat lze přímo (spisy si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (spis bude předán podatelně a ta ho následně předá určenému funkčnímu místu nebo spisovému uzlu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu zvolenému spisovému uzlu. Pokud je zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uloženo cílové funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uložen cílový spisový uzel. Provede předání spisu. Provede uzavření formuláře bez předání spisu. Vložení do složky – provádí vložení spisu do složky. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno pro výběr složky, do které má být spis vložen.

Po výběru ze seznamu složek, které mají stejnou úroveň přístupu jako spis, je provedeno vložení spisu do složky pomocí tlačítka Vložit. Tlačítko Storno uzavře formulář bez vložení spisu do složky. Pokud je spis do složky vložen, je tato informace uvedena na Detailu spisu pod evidenčním číslem a také v kolonce Složka, kde je zobrazeno její pořadové číslo a popis. Spis, který je vložen v neveřejné složce, není možné předat. Je nutné dokument ze složky vyjmout.




Spis, který je vložen v běžné složce, lze předat pouze v rámci stejného spisového uzlu. Spis, který je vložen ve složce ke zveřejnění, lze předat komukoli nezávisle na spisovém uzlu. Pokud je předáván spis, který je vložen ve složce či podsložce, tak v průběhu předávání (spis je předáván, ale ještě nepřevzat) nemůže být změněna složce (a tím i podsložce) úroveň přístupu (např. z běžné složky na neveřejnou složku).

Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

9.1.3.2

Vyřízené spisy

Všechny vyřízené spisy, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu", je možno zobrazit i vyřízené spisy ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Založení nového spisu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU). Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běžný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není možné provádět změny údajů. Změna údajů spisu – u vyřízeného a uzavřeného spisu lze editovat pouze spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. Po zeditování těchto údajů a uložení spisu, nedojde k přerušení dosavadního plynutí skartační lhůty. Při změně spisového znaku, skartačního znaku nebo lhůty u vyřízeného/ uzavřeného spisu, dochází automaticky ke kontrole skartačního režimu spisu, stejně jako u vyřízení/ uzavření spisu (vč. zobrazení hlášky), tj. nejvyšší vložený skartační znak a nejdelší vložená skartační lhůta z vložených dokumentů ve spisu se zobrazí na detailu spisu. Zrušení vyřízení spisu - mění vyřízení spisu na stav „editoveného". Aby uživatel mohl provést Zrušení vyřízení spisu, spis musí být ve stavu „vyřízeno" a funkční místo musí mít přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení spisu". Uzavření spisu – provede uzavření vyřízeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u vyřízených spisů.




Čárový kód (identifikátor) spisu. v případě nastavení evidenčních čísel, se zde zobrazuje identifikátor evidenčního čísla. Provede uzavření spisu (změněn stav spisu na „uzavřeno“). Zavře formulář uzavření spisu – uzavření spisu se neprovede.

Zrušení uzavření spisu - funkce mění uzavřený spis na stav „vyřízeno“. Funkce je povolena, pokud má funkční místo přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit uzavření spisu". Spis musí být ve stavu „uzavřeno“. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK Vložení do složky – provádí vložení spisu do složky. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno pro výběr složky, do které má být spis vložen.

9.1.3.3

Stornované spisy

Všechny stornované (smazané) spisy, které aktuálně vlastní uživatel. Zaškrtnutím filtru "spisy celého uzlu" je možno zobrazit i stornované spisy ostatních uživatelů (v rámci stejného spisového uzlu).

Ikony panelu nástrojů: Založení nového spisu – provádí založení nového spisu (viz Detail spisu). Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běžný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není možné provádět změny údajů.





9.1.3.4

Předávané spisy

Všechny spisy, které uživatel aktuálně předává jiné osobě (a ta si je ještě nepřevzala).

Ikony panelu nástrojů: Založení nového spisu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU). Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běžný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není možné provádět změny údajů. Storno předání spisu – provádí zrušení (storno) předání spisu. Předávající může, až do převzetí spisu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u seznamu předávaných spisů a u spisu, které nebyl převzat druhým uživatelem.

Evidenční číslo spisu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání spisu. Spis je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené spisy. Provede uzavření formuláře bez storna předání spisu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK




9.1.3.5

Spisy k převzetí

Všechny spisy, které jiná osoba aktuálně předává uživateli (tj. spisy, které má uživatel převzít).

Ikony panelu nástrojů: Založení nového spisu – provádí založení nového spisu (VIZ DETAIL SPISU). Zobrazení detailu spisu – zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „běžný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není možné provádět změny údajů. Převzetí spisu - provádí převzetí spisu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Spis je předáván funkčnímu místu uživatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).

Evidenční číslo spisu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí spisu. Dojde ke změně vlastníka spisu. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA

Odmítnutí převzetí spisu - provádí odmítnutí převzetí spisu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Odmítnutý spis se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).





Pokud je v Administraci – Parametry aplikace - spisy nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí spisu, uživatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí spisu. Spis zůstává předávajícímu a je u něj odstraněn příznak předávání. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

9.1.3.6

Sběrné archy

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má ke sběrnému archu práva (je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu), nebo má iniciační dokument sběrného archu úroveň přístupu „běžný“ či „ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník iniciačního dokumentu sběrného archu. Změna údajů záznamu – editace sběrného archu (VIZ DETAIL SBĚRNÉHO ARCHU ). Provádí změnu existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu. Změny je nutné uložit pomocí tlačítka „Uložit“. Verze dokumentu: 1.01



Odstranění sběrného archu - stornování (odstranění) existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu.

Provede vyjmutí všech dokumentů ze sběrného archu a všem vyjmutým dokumentům jsou vrácena jejich původní čísla jednací. Sběrný arch je odstraněn. Provede uzavření formuláře bez odstranění sběrného archu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

Filtry seznamu Ve formuláři se nacházejí následující ovládací prvky: Rozdělení sběrných archů dle jejich aktuálního stavu. Možné hodnoty:  Platný záznam – používané sběrné archy  Pozastavena platnost – pozastavené sběrné archy  Zrušeno – zneaktivněné sběrné archy (odstraněné)  Pokud je zaškrtnuto, zobrazují se všechny sběrné archy vlastněné spisovým uzlem, do nějž náleží funkční místo. Provede načtení dat podle předcházející volby (sběrné archy celého uzlu).

Sloupce seznamu: Číslo jednací – číslo jednací sběrného archu Ikony – vyjadřují aktuální stav sběrného archu

Zámek (barevná ikonka) - uživatel má práva k zobrazení detailu sběrného archu. Zámek (šedá poloprůhledná ikonka) - uživatel nemá práva k zobrazení detailu sběrného archu. Popis - stručný popis sběrného archu (iniciačního dokumentu sběrného archu). Spis – značka - spisová značka spisu, do nějž sběrný arch náleží. Spis – popis - stručný popis spisu, do nějž sběrný arch náleží. Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího sběrný arch (iniciační dokument sběrného archu).

9.1.3.7

Detail spisu

Formulář může být zobrazen v následujících stavech: Nový záznam - je zakládán nový spis (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře). Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není možné provádět změny údajů,




Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je možné provádět změny údajů.

Pokud je nastaveno v profilu zákazníka označování spisů čárovým kódem, je zde grafická prezentace čárového kódu spisu (v režimu detailu a editace). v režimu nový záznam se objevuje textové pole „Spis nový“.

Text „Spis“ doplněný v případě označování spisů čárovým kódem textem „Čárový kód“ a hodnotou čárového kódu. v případě označování spisů evidenčním číslem, je zde text „Evidenční číslo“ a hodnota evidenčního čísla. Textové vyjádření stavu spisu. Možné hodnoty:  Evidováno  Stornováno  Vyřízeno  Uzavřeno  Předáváno Pokud je spis aktuálně předáván: 1. Přímo funkčnímu místu – je vypsán text „Spis je předáván uživateli XX“, kde za XX je doplněno jméno, příjmení, titul před jménem, titul za jménem a název funkčního místa přebírajícího. 2. Spisovému uzlu – je vypsán text „Spis je předáván spisovému uzlu XX“, kde za XX je doplněn název přebírajícího spisového uzlu. 3. Podatelně (předání přes podatelnu) – je vypsán text „Spis je předáván podatelně XX“, kde za XX je doplněn název přebírající podatelny.

Formulář je rozdělen do čtyř záložek: 1. 2. 3. 4.

Profil Obsah spisu Přílohy Historie

Ve všech formulářích jsou tyto ovládací prvky: Provede uložení buď nového spisu, nebo provedených změn. Provede uzavření formuláře. v případě, že nebyla provedena žádná změna, okno se uzavře. Pokud jakákoliv změna provedena byla, systém se zeptá, zda chceme požadovanou akci uložit.





Změna údajů spisu – editace spisu. Provádí změnu existujícího spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Změny je nutné uložit pomocí tlačítka Uložit. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Přidat novou přílohu – ukládá novou přílohu spisu (VIZ 3. Z ÁLOŽKA – PŘÍLOHY). Povoleno pouze v editačním režimu. Vyřízení spisu – provádí vyřízení spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a již vyřízen. Při vyřízení spisu je nutné zadat způsob vyřízení. Pokud je spis vyřízen, je automaticky přesunut do kategorie Vyřízené spisy (není tedy již zobrazován v seznamu nevyřízených spisů).


Volba jakým způsobem je spis vyřízen (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOB VYŘÍZENÍ SPISU).

Do rozbalovací nabídky jsou načteny spisy obsažené ve spisu.

Uživatel zvolí způsob vyřízení spisu a vyřizující dokument spisu. Pokud chce provést s vyřízením spisu i jeho uzavření, zaškrtne pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ a klikne na tlačítko Vyřídit. Provede vyřízení spisu (změněn stav na „vyřízeno“). Pokud je zaškrtnuto pole „S vyřízením současně provést uzavření spisu“ je provedeno i uzavření spisu (změněn stav na „uzavřeno“). Všechny dokumenty nacházející se ve spisu jsou vyřízeny (změněn jejich stav na „vyřízeno“). Verze dokumentu: 1.01



Pokud spis neobsahuje žádné dokumenty, je zobrazen informační dialog „Spis nelze vyřídit – neobsahuje žádné dokumenty!“ a formulář je uzavřen. Zavře formulář vyřízení spisu – vyřízení spisu se neprovede. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zrušení vyřízení spisu - mění vyřízení spisu na stav „editoveného". Aby uživatel mohl provést Zrušení vyřízení spisu, spis musí být ve stavu „vyřízeno" a funkční místo musí mít přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit vyřízení spisu". Uzavření spisu – provede uzavření vyřízeného spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u vyřízených spisů.

Čárový kód (identifikátor) spisu. v případě nastavení evidenčních čísel, se zde zobrazuje identifikátor evidenčního čísla. Provede uzavření spisu (změněn stav spisu na „uzavřeno“). Zavře formulář uzavření spisu – uzavření spisu se neprovede. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA

Zrušení uzavření spisu - funkce mění uzavřený spis na stav „vyřízeno“. Funkce je povolena, pokud má funkční místo přiřazenou konfigurační skupinu s parametrem „Smí zrušit uzavření spisu". Spis musí být ve stavu „uzavřeno“. Předání spisu - provádí předání spisu jinému funkčnímu místu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u nevyřízených spisů. Spis nesmí být předáván a již vyřízen. Předaný spis nemění vlastníka ihned, stává se tak až po potvrzení (převzetí spisu) přebírajícím uživatelem.





Spis lze předávat konkrétnímu funkčnímu místu nebo spisovému uzlu (převzetí pak provádí libovolné funkční místo náležející do spisového uzlu, které má práva pro převzetí spisu předávaného spisovému uzlu). Pokud je zvolený uzel stejný jako spisový uzel, do nějž náleží předávající a není zvoleno funkční místo, je zobrazen dotaz: „Skutečně chcete předat spis svému spisovému uzlu?“. Pokud uživatel klikne na tlačítko ANO, zpracování pokračuje. v opačném případě je předávání ukončeno.

Předávat lze přímo (spisy si mezi sebou předají vlastník a přebírající) nebo přes podatelnu (spis bude předán podatelně a ta ho následně předá určenému funkčnímu místu nebo spisovému uzlu). Pokud není zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu funkčnímu místu. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu zvolenému spisovému uzlu. Pokud je zaškrtnuto pole „Předat přes podatelnu“ a je zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uloženo cílové funkční místo. Pokud není zvoleno cílové funkční místo, je provedeno předání spisu podatelně a uložen cílový spisový uzel. Provede předání spisu. Provede uzavření formuláře bez předání spisu.

Storno předání spisu – provádí zrušení (storno) předání spisu. Předávající může, až do převzetí spisu přebírajícím, provést storno předání (např. z důvodu chybného předání). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele je vlastníkem spisu. Povoleno pouze u seznamu předávaných spisů a u spisu, které nebyl převzat druhým uživatelem.




Evidenční číslo spisu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede storno předání spisu. Spis je automaticky přesunut zpět do kategorie Nevyřízené spisy. Provede uzavření formuláře bez storna předání spisu.

Převzetí spisu - provádí převzetí spisu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Spis je předáván funkčnímu místu uživatele. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).

Evidenční číslo spisu. v případě nastavení čárových kódů, se zde zobrazuje identifikátor čárového kódu. Provede převzetí spisu. Dojde ke změně vlastníka spisu. Novým vlastníkem spisu se stává přihlášené funkční místo. Provede uzavření formuláře bez převzetí spisu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Odmítnutí převzetí spisu - provádí odmítnutí převzetí spisu, který je uživateli předáván jiným uživatelem. Odmítnutý spis se vrací zpět původnímu vlastníku (předávajícímu). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a spis je ve stavu „předáváno“ (v seznamu spisů k převzetí).





Pokud je v Administraci – Parametry aplikace - spisy nastavena povinnost uvádět důvod při odmítnutí převzetí spisu, uživatel musí uvést důvod. Provede odmítnutí převzetí spisu. Spis zůstává předávajícímu a je u něj odstraněn příznak předávání. Provede uzavření formuláře bez odmítnutí převzetí spisu.

1.

Záložka – profil

Záložka profil, obsahuje základní údaje o spisu.




Spisová značka – spisová značka spis, kterou vkládá automaticky aplikace (needitovatelné pole). Věc (popis) – stručný popis spisu. Uvádí se zde stručně věc spisu (čeho se spis týká). Tento text je následně zobrazován v seznamu spisů všem uživatelům - do tohoto pole nesmí být uváděny citlivé (tajné) informace či osobní údaje. Podrobný popis – podrobný popis spisu. Je možno sem podrobně rozvést věc spisu. Také je možno sem uvádět citlivé údaje - toto pole se zobrazuje pouze na detailu spisu (pokud je tedy u spisu nastaven přístup na Neveřejný spis, může toto pole vidět pouze vlastník spisu). Spisový znak – toto pole je zobrazeno jen v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky a skartační lhůty“(VIZ ADMINISTRACE – APLIKACE – P ARAMETRY APLIKACE ). Výběr je prováděn z číselníku (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – SPISOVÉ ZNAKY). Spisový plán – je zde uveden spisový plán, ze kterého byl zvolen spisový znak. Toto pole je zobrazeno jen v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky a skartační lhůty“(VIZ ADMINISTRACE – APLIKACE – P ARAMETRY APLIKACE ). Skartační znak - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Používat pouze skartační znaky a lhůty“.

  

A - archivovat V - provést výběr S - skartovat

Skartační lhůta - pole je zobrazeno pouze v případě nastaveného parametru „Používat spisové a skartační znaky“ na hodnotu „Používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ či „Používat pouze skartační znaky a lhůty“ (VIZ ADMINISTRACE – APLIKACE – P ARAMETRY APLIKACE ). Přístup - Umožňuje nastavit práva pro zobrazení detailu spisu.  Běžný spis - detail spisu si může zobrazit kdokoli z uživatelů (v rámci spisového uzlu)  Neveřejný spis - detail spisu je přístupný pouze aktuálnímu vlastníkovi spisu (ostatním se detail nezobrazí) Evidováno - datum a čas evidování spisu. Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Vyřízeno – datum a čas vyřízení spisu. Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Uzavřeno – datum a čas uzavření spisu. Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace. Způsob vyřízení - způsob jakým byl spis vyřízen (VIZ ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY - ZPŮSOB VYŘÍZENÍ SPISU). Pole je vždy zakázáno - hodnotu vkládá automaticky aplikace.

Vyřizující dokument – je zde uveden dokument, který tento spis vyřizuje. Pole je vždy zakázáno hodnotu vkládá automaticky aplikace. Po vložení vyřizujícího dokumentu se kolonka z „vyřizujícího dokumentu“ přejmenuje na „vyřizuje dokument“. Pokud není pole prázdné, je povoleno tlačítko dokumentu.

, které provádí zobrazení detailu uvedeného

Složka/Podsložka – zobrazuje složku nebo podsložku, ve které je spis umístěn. Vlastník - aktuální vlastník spisu. Automaticky je nastaven aktuálně přihlášený uživatel. Spisový uzel – spisový uzel aktuálního vlastníka spisu. Automaticky je nastaven spisový uzel aktuálně přihlášeného uživatele.




Zobrazí tiskovou sestavu - Tisková sestava „Soupis spisu“ umožňuje tisk obsahu spisu.

2. Záložka – obsah spisu Formulář obsahuje seznam dokumentů a sběrných archů obsažených ve spisu ve formě stromové struktury.

Sběrné archy mají uvedeno:  Text „Sběrný arch“  Číslo jednací sběrného archu  Ikonka Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá)






Popis (stručný) sběrného archu

Dokumenty mají uvedeno:  Číslo jednací dokumentu  Ikonky Obálka – dokument cizí (barevná) či vlastní (šedá) List papíru – elektronická podoba (barevná) či papírová (šedá) Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá)  

Popis (stručný) dokumentu Čárový kód (nebo evidenční číslo) dokumentu Provede zobrazení dokumentu či sběrného archu. Tlačítko je povoleno, jen pokud je označen řádek seznamu obsahu spisu a funkční místo má práva zobrazení označeného dokumentu či sběrného archu. Provede vyjmutí dokumentu ze spisu, a pokud jde o sběrný arch, provede vyjmutí dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch ze spisu vyjímat nelze (sběrný arch musí být vždy součástí některého ze spisů). Tlačítko je povoleno, pokud je formulář v editačním režimu, pokud je označen řádek seznamu obsahu spisu a pokud je označen dokument.

Provede vyjmutí dokumentu ze spisu. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze spisu.

Pokud vyjímaný dokument není iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem

Provede vyjmutí dokumentu ze sběrného archu a dokumentu vráceno jeho původní číslo jednací. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu. Pokud je vyjímaný dokument iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem




Provede vyjmutí všech dokumentů ze sběrného archu, všem dokumentům jsou vrácena jejich původní čísla jednací a dojde ke zrušení sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu.

Pokud je vyjímaný dokument iniciačním dokumentem spisu, je zobrazen dialog dotazu s textem

Provede vyjmutí dokumentu ze spisu. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze spisu.

3.

Záložka – přílohy

Formulář obsahuje seznam příloh spisu.

Sloupce seznamu: Forma – forma přílohy (informace/ elektronická). Druh – název přílohy. Název souboru - název přiloženého souboru.




Počet – počet příloh. u přílohy v elektronické podobě vždy „1“. Pokud jde pouze o odkaz na přílohu, lze zapsat libovolný počet příloh. Provede vložení nové přílohy dokumentu.

Ikonky panelu nástrojů: Editace - pokud je formulář zobrazen v režimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního režimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pole formuláře: Typ přílohy - Jaká je podoba zakládané přílohy:  Příloha (pouze odkaz na přílohu) - nebude ukládán soubor s přílohou, pouze budou ukládány informace (popis) přílohy  Příloha v elektronické podobě - bude ukládán soubor s přílohou Druh – stručný popis přílohy. Počet – počet příloh. Toto pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha (pouze odkaz na přílohu), v opačném případě je automaticky zadána hodnota 1.

Scanovat předlohu V programu lze využít funkci skenování do aplikace. Vlastní skenování není prováděno aplikací, jedná se o funkce operačního systému. Tato funkcionalita je dostupná pouze u instalované aplikace (out-ofbrowser). Scanner je volán pomocí WIA ovladačů, tzn., že jsou podporovány pouze scannery s tímto ovladačem. Základní tok událostí: 1. Je vyvolán standardní skenovací dialog operačního systému. 2. Uživatel zvolí parametry skenování. 3. Kliknutím na tlačítko „Scanovat předlohu“ je provedeno skenování. 4. Naskenovaný obraz je přiložen na detail dokumentu. Pokud není dostupný žádný scanner (není zapnut), je zobrazen informační dialog s textem „Není dostupný žádný scanner. Ověřte, zda je scanner správně připojen k USB portu počítače, a zda je scanner zapnut. Zobrazení elektronických obrazů a příloh  Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci v režimu pouze pro čtení.




 

Zobrazení souboru v odpovídající aplikaci s možností uložení změn. Uložení souboru do lokálního počítače - soubor bude uložen na zvolené místo a pod zvoleným názvem.

Podepsat PDF soubor Podepsání PDF souboru elektronickým podpisem. Při podpisu PDF je zobrazen dialog s textem „Chcete původní (nepodepsaný) soubor uložit do příloh?“.  Pokud uživatel klikne na tlačítko Storno, je zavřen dialog a ukončeno zpracování.  Pokud uživatel klikne na tlačítko ANO, je po dokončení podpisu původní soubor z elektronického obrazu uložen do příloh dokumentu.  Pokud uživatel klikne na tlačítko NE, není původní verze souboru elektronického obrazu zachována. Je zjištěno, zda je v lokálním počítači nainstalována knihovna Elisa.Interop. Pokud není nainstalována, či není požadované verze, je nabídnuta instalace Elisa.Interop: 1. Je zobrazen dialog průběhu stažení souboru. 2. Po dokončení stahování souboru je spuštěn instalátor. 3. Instalátor má nastaveny výchozí parametry tak, že není třeba provádět jejich změnu. Stačí tedy projít instalátorem (v některých operačních systémech může vyžadovat potvrzení spuštění v roli administrátora). 4. Po úspěšném dokončení instalátoru by měly být funkce knihovny Elisa.Interop ihned dostupné. Pokud má funkční místo práva pro připojení časového razítka k elektronickým podpisům (parametr „Povoleno používání časových razítek při elektronickém podep.“ v konfigurační skupině), je zobrazen dialog s textem „Má být k podpisu připojeno také časové razítko?“  Pokud uživatel klikl na tlačítko Ano, je k podpisu připojeno časové razítko. Pokud při této volbě nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci - parametry aplikace, je zobrazen dialog s textem „Funkcionalitu časových razítek není možno používat - nejsou nastaveny parametry časových razítek v administraci aplikace. Kontaktujte svého administrátora.“ a zpracování ukončeno.  Pokud uživatel klikl na tlačítko Ne, časové razítko se nepoužije. Je vyvolán standardní dialog operačního systému pro výběr elektronického podpisu. Po výběru elektronického podpisu je provedeno podepsání souboru a jeho uložení do elektronického obrazu. Konverze do PDF Převod souborů formátů doc, doc., xls, xlsx, ods, jpg, bmp, gif, tiff (tif) a png do PDF souboru přímo v aplikaci (serveru) bez jakékoliv další aplikace. Při konverzi je zobrazen dialog s textem „Zvolte, jakým způsobem má být uložen zkonvertovaný soubor:“  „Původní soubor přesunout do příloh a zkonvertovaný umístit jako obraz“.  „Původní soubor ponechat jako obraz a zkonvertovaný uložit do příloh“.  „Původní soubor nahradit zkonvertovaným“. Pokud uživatel klikl na tlačítko Ok, je provedena konverze souboru a provedena operace na základě volby výše. Pokud uživatel klikl na tlačítko Storno, je zpracování ukončeno.

Validace podpisů PDF souborů Provádí validaci podpisu uloženého souboru elektronického obrazu ve formátu PDF. Při validaci je zobrazen dialog průběhu validace podpisu. Po dokončení validace je:  Zobrazen dialog s textem „Validace podpisů PDF souboru byla dokončena. Výsledek validace XX. Protokol byl uložen do souboru přílohy s názvem YY“, kde za XX je doplněn výsledek validace („Ověřeno“, „Neověřeno“ a „Není podepsáno“) a za YY název souboru protokolu validace.  Protokol o validaci podpisu je uložen do příloh dokumentu pod názvem „XX (protokol z YY).pdf“ (kde za XX je doplněn původní název souboru bez přípony a za YY aktuální datum a čas bez sekund) ve formátu PDF. Pokud je u dokumentu nastaven úroveň přístupu „Ke zveřejnění“, má právo zobrazení detailu dokumentu kdokoli (nezávisle na spisovém uzlu).




Storno spisu - pokud spis není prázdný (neobsahuje dokumenty či sběrné archy), je zobrazen dialog s informací o tom, že spis není prázdný a dotazem, zda pokračovat ve stornování, či ne.

Ikonky panelu nástrojů: Editace - pokud je formulář zobrazen v režimu detailu záznamu, lze jej kliknutím na ikonku přepnout do editačního režimu. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda - zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Přílohy - Nová - ikony: „Zvolit soubor z tohoto počítače“ - otevření souboru z lokálního počítače. „Scanovat předlohu“ – vytvoření nového obrazu skenováním dokumentu. „Použít vzor“ – vytvoření nového obrazu jako dokumentu office (Wordu) ze šablony dokumentu viz Administrace - Šablony dokumentů. Pole formuláře: Typ přílohy - Jaká je podoba zakládané přílohy:  Příloha (pouze odkaz na přílohu) - nebude ukládán soubor s přílohou, pouze budou ukládány informace (popis) přílohy  Příloha v elektronické podobě - bude ukládán soubor s přílohou Druh – stručný popis přílohy. Počet – počet příloh. Toto pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha (pouze odkaz na přílohu), v opačném případě je automaticky zadána hodnota 1. Soubor přílohy - Zvolený soubor přílohy. Pole je povoleno jen v případě typu přílohy Příloha v elektronické podobě. Přímo do pole není možno zadávat údaje. Výběr souboru se provádí kliknutím na tlačítko

(otevírá dialog pro výběr souboru).

Prvním krokem při uložení souboru je výběr ukládaného souboru. Je zobrazen standardní dialog pro výběr souboru. Po úspěšném výběru souboru, je zobrazen dialog průběhu přenosu souboru na server a průběh ukládání. Poté je ukládání dokončeno.




Text „Maximální povolená velikost souboru je XX“, kde za XX je doplněna maximální velikost souboru přílohy dokumentu nastavená v profilu zákazníka. Provede odstranění označené přílohy dokumentu. Zobrazí uloženou přílohu v elektronické podobě. Stažení souboru provádí zaslání souboru ze serveru (úložiště dat) na lokální počítač. Soubor tak může být otevřen (zobrazen jeho obsah) v příslušném programu, či uložen na disk lokálního uživatelova počítače. V okamžiku, kdy je připraveno stažení souboru je zobrazen dialog uložení/stažení souboru. Níže zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlížeči internetových stránek použitým u uživatele.

Po vyvolání funkce stažení (zobrazení) souboru je zobrazen dialog, informující o probíhající přípravě zaslání souboru.




1.

Záložka – historie

Záložka obsahuje seznam všech operací provedených se spisem, včetně datumu provedení a uživatele, který operaci provedl. Historie se zapisuje automaticky a není možné ji ovlivnit (znemožnit zapsání údajů o provedení operace, odstranění záznamu operace...).

9.1.3.8

Detail sběrného archu




Číslo jednací – číslo jednací sběrného archu, které je přiděleno při zakládání sběrného archu z dokumentu. Needitovatelné pole. Popis - stručný popis sběrného archu. Needitovatelné pole. Náleží do spisu – výběr spisu, do kterého sběrný arch náleží. Jde o povinné pole. Sběrný arch musí být součásti spisu. Založit nový spis - pole je povoleno pouze u nového záznamu. Pokud je zaškrtnuto, je při založení sběrného archu založen nový spis s údaji převzatými z iniciačního dokumentu sběrného archu. Stav záznamu – aktuální stav sběrného archu (platný záznam/ pozastavena platnost/ zrušeno). Dokumenty ve sběrném archu – seznam dokumentů ve sběrném archu. Sloupce seznamu: Pořadí – pořadí dokumentu ve sběrném archu Čárový kód – pokud je nastaveno označování čárovým kódem Evidenční číslo – pokud je nastaveno označování evidenčním číslem Zobrazí tiskovou sestavu - Tisková sestava soupiska sběrného archu umožňuje tisk obsahu sběrného archu.. Stav (Ikonky) - ikonky vyjadřující aktuální stav dokumentu. Pokud je ikonka barevná, stav platí, pokud je ikonka šedá a poloprůhledná, stav neplatí: Obálka – dokument cizí (barevná) či vlastní (šedá) List papíru – elektronická podoba (barevná) či papírová (šedá) Zámek – nedostatečná práva pro zobrazení detailu (barevná) či dostatečná práva (šedá) Popis - stručný popis dokumentu. Vytvořeno - datum vytvoření (doručení) dokumentu. Provede zobrazení detailu dokumentu. Provede odebrání dokumentu ze sběrného archu. Pokud vyjímaný dokument není iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem.

Provede vyjmutí dokumentu ze sběrného archu a dokumentu vráceno jeho původní číslo jednací. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu.




Pokud je vyjímaný dokument iniciačním dokumentem sběrného archu, je zobrazen dialog dotazu s textem.

Provede vyjmutí všech dokumentů ze sběrného archu, všem dokumentům jsou vrácena jejich původní čísla jednací a dojde ke zrušení sběrného archu. Provede uzavření formuláře bez vyjmutí dokumentu ze sběrného archu. Změna údajů záznamu – editace sběrného archu. Provádí změnu existujícího sběrného archu. Je povoleno, pokud funkční místo uživatele je vlastníkem iniciačního dokumentu sběrného archu. Změny je nutné uložit pomocí tlačítka „Uložit“. Načtení původních údajů - Pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA POZNÁMKA: u sběrného archu, který je součástí vyřízeného/ uzavřeného spisu, nebo spisu, který je předáván do spisovny, nebo již je převeden do spisovny, lze v modulu Kancelář/ Spisovny a sběrné archy/ Sběrné archy zobrazit detail sběrného archu, bez možnosti editace či zrušení.

9.1.4. Složky/Podsložky Formulář zobrazuje seznam složek a podsložek, které jsou rozčleněny do kategorií podle jejich aktuálního stavu (Běžná složka, neveřejná složka, ke zveřejnění). Běžná složka

Všechny složky s úrovní přístupu Běžný dokument.

Neveřejná složka

Všechny složky s úrovní přístupu Neveřejný dokument.

Ke zveřejnění

Všechny složky s úrovní přístupu Ke zveřejnění.




Filtry seznamu: Filtruje složky podle jejich stavu (Platný záznam, Pozastavena platnost, Zrušeno,




Všechny) Filtruje složky podle jejich data vytvoření. Uživatel může zadat datum od: - do: ručně nebo provést výběr z kalendáře. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze spisy jejichž stručný popis (či podrobný popis u dokumentů u nichž má uživatel právo alespoň zobrazit detail) začíná na uvedené znaky. Filtrování složek pomocí automaticky vygenerovaného identifikátoru Pořadové číslo. Provede načtení dat podle předcházející volby.

Sloupce seznamu: Pořadové číslo – automaticky vygenerované pořadové číslo složky Značka složky – označení složky vytvořené uživatelem Popis – stručný popis složky Nadřízená složka – u podsložek, zobrazuje název nadřízené složky Vytvořeno – datum vytvoření spisu Vlastník – název funkčního místa aktuálně vlastnícího spis

9.1.4.1

Běžné složky

Zobrazení všech běžných složek.

Ikony panelu nástrojů: Založení nové složky – po kliknutí na ikonu je zobrazen formulář pro založení nové složky. Podrobněji popsáno viz Detail složky. Zobrazení detailu složky - provede zobrazení detailu složky, není možné provádět změny údajů. Jednotlivá okna jsou blíže popsána v sekci Detail složky. Změna údajů složky - provede zobrazení detailu záznamu otevřeného pro editaci, viz Detail složky. Zrušení složky - provede zrušení složky a rozpuštění jejího obsahu, tj. dokumenty a spisy nebudou zařazené do žádné složky. Podsložky zrušené složky se stanou novými hlavními složkami




(jejich obsah, tedy ani jejich případná pokračující stromová struktura se nemění). Zrušením složky se změní její stav na „Zrušeno“. Do zrušené složky nelze vkládat žádné dokumenty, spisy a složky. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno:

Kliknutím na tlačítko Ano je provedeno zrušení složky, tlačítko Ne uzavře okno bez zrušení složky. Vytvoření podsložky - Pokud existuje složka a je označen řádek seznamu, je možné vytvořit podsložku ze stávající složky. Položky pro vyplnění jsou stejné jako při vytváření nové složky popsané v sekci Detail složky. Po uložení je v řádkovém zobrazení, ve sloupci „Nadřízená složka“, vidět vazba mezi složkou a podsložkou. Z podsložky je dále možné vytvářet další podsložky. Vložení jako podsložky do jiné složky - provede vložení složky do jiné složky jako podsložku. Po kliknutí na ikonu se zobrazí následující okno:

Uživatel zde vybírá složku, do které bude podsložka vložena, ze seznamu složek se stejnou úrovní přístupu. Kliknutím na tlačítko Vložit je podsložka do složky vložena, tlačítko Storno zavře okno bez vložení. Vložením složky do jiné složky se změní její odkaz na nadřízenou složku v řádkovém zobrazení, složka jako taková se svým obsahem zůstává nadále stejná. Vyjmutí podsložky - provede vyjmutí podsložky ze složky a vytvoří z ní hlavní složku. Přístupné pouze v případě, kdy je složka podsložkou (má v řádkovém zobrazení vyplněn sloupec Nadřízená složka). Po kliknutí na ikonu je zobrazeno dotazové okno:




Kliknutím na tlačítko Ano je podsložka ze složky vyjmuta a stává se hlavní složkou. Tlačítko ne ponechá podsložku v nadřízené složce beze změny stavu. Sloučení obsahu - provede sloučení obsahu složky do jiné složky. Po kliknutí na ikonu Sloučení obsahu je zobrazeno následující okno:

Uživatel zde vybírá složku (se stejnou úrovní přístupu), do které bude sloučen obsah vybrané složky. Při kliknutí na tlačítko Sloučit dojde ke zrušení slučované složky (stav záznamu Zrušeno) a její obsah (dokumenty, spisy a podsložky) kompletně přejde pod určenou složku. Tlačítko Storno uzavře formulář bez sloučení složek. „Zobrazení Složek/Podsložek v podobě seznamu“ - zobrazení složek v podobě seznamu. „Zobrazení Složek/Podsložek v podobě stromové struktury“ stromové struktury.

9.1.4.2

- zobrazení složek v podobě

Neveřejná složka

Zobrazení všech neveřejných složek. Kromě odlišné úrovně přístupu se jedná o totožné volby jako v sekci Běžné složky.




9.1.4.3

Ke zveřejnění

Zobrazení všech složek ke zveřejnění. Kromě odlišné úrovně přístupu se jedná o totožné volby jako v sekci Běžné složky.

9.1.4.4

Detail složky

Formulář může být zobrazen při následujících volbách: Založení nové složky – při zakládání nové složky; Zobrazení detailu složky; Změna údajů složky. Každá složka je rozdělena na záložky Profil a Obsah složky. 1. Záložka Profil Značka složky: označení složky (povinné pole). Pořadové číslo: při uložení je složce automaticky vygenerováno pořadové číslo (jednoznačný identifikátor), jako vzestupná řada začínající 1. Popis: název či popis složky (povinné pole). Podrobný popis: podrobný popis složky. Přístup: Běžný dokument, Ke zveřejnění, Neveřejný dokument (číselník je editovatelný pouze v režimu editace u hlavních složek). Nadřízená složka: pokud je složka podsložkou, tak je zde vyplněno pořadové číslo a název nadřízené složky. Vlastník: autor složky (aplikace vyplňuje automaticky). Založeno: datum a čas založení (zaevidování) složky. Stav záznamu: výběr z číselníku: Platný záznam, Pozastavena platnost, Zrušeno. Spisový uzel: spisový uzel autora složky.

2. Záložka Obsah složky Verze dokumentu: 1.01



Na této záložce jsou zobrazeny všechny součásti dané složky, to znamená všechny dokumenty, spisy a podsložky, které jsou ve složce umístěny. Tlačítkem Zobrazit si uživatel může zobrazit vybraný dokument, spis či podsložku, tlačítkem Vyjmout provede odstranění zvoleného obsahuze složky.

Tlačítko Uložit ukládá založenou složku nebo případné provedené změny, tlačítko Zavřít uzavře formulář bez uložení složky nebo provedených změn,

9.1.5. Zásilky Formulář zobrazuje seznam zásilek. Zásilky jsou rozčleněny dle jejich aktuálního stavu do kategorií (vytvořené, k odeslání, odeslané, stornované, návrat doručenek).

Vytvořené

Všechny zásilky k odeslání, dosud nepředané výpravně.

K odeslání

Všechny zásilky k odeslání, předané výpravně a neodeslala).

Odeslané

Všechny zásilky daného uživatele, které byly výpravnou již odeslány.

(a ta

zásilky ještě

nepřevzala

Stornované Všechny zásilky daného uživatele, které byly stornované (smazané). Návrat doručenek

Všechny zásilky, u kterých ještě nebyla zapsána doručenka (datum převzetí).




Filtry seznamu: Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze zásilky, jejichž evidenční číslo začíná na uvedené znaky a uživatel má právo si tuto zásilku zobrazit. Pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze zásilky, jejichž číslo jednací začíná na uvedené znaky (ve tvaru číslo/rok) a uživatel má právo si tuto zásilku zobrazit.

Sloupce seznamu: Ikonka:  Ikonka jedné obálky – jedná se o samostatnou zásilku.  Ikonka více obálek – jedná se o zásilku, do níž byly sloučeny další zásilky. Kód - čárový kód zásilky Adresát - adresát zásilky ve formátu název organizace, titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, ulice, číslo, obec. Evč. dok. evidenční číslo dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů evidenčními čísly.




Kód dok. - čárový kód dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů čárovými kódy. Způsob odeslání Typ zásilky Forma Číslo jednací Datumové pole, závislé na zvolené kategorii:  „k odeslání“ – Vytvořeno (datum vytvoření zásilky)  „odeslané“ a „návrat doručenek“ – Odesláno (datum vypravení zásilky)  „stornované“ – Stornováno (datum stornování zásilky).

9.1.5.1

Zásilky vytvořené

Všechny zásilky k odeslání, dosud nepředané výpravně.

Ikony panelů nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (VIZ DETAIL ZÁSILKY). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Stornovat zásilku – stornuje (odmaže) zásilku. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a jde o zásilky „K odeslání“.

Provede zneaktivnění zásilky a přesune zásilku do sekce Stornované. Na detailu dokumentu je poté na záložce Odesláno zobrazen stav Stornováno. Uzavře formulář bez provedení zneaktivnění zásilky.

Předat výpravně - provádí předání zásilky výpravně. Je povoleno, pokud je zaškrtnuto pole výběr. Je možné předat zásilku na jiný spisový uzel či jiné funkční místo, které provede vypravení zásilky na výpravnu. Pokud je v administraci nastavena volba „Povolit automatickou volbu předání výpravně“, je tato volba automaticky předvyplněna. Pole je možné odškrtnout a vybrat uzel a funkční místo, kterému má být zásilka předána.




Sloučit zásilky – provádí sloučení zásilek (vložení zásilky do jiné – již existující – zásilky). Pokud je na jednu adresu stejným způsobem zasíláno více zásilek, je možné je sloučit do jedné, a uspořit tak prostředky za poštovné. Slučované zásilky musí být shodné v:  Adresátovi  Způsobu odeslání  Typu zásilky  Formě zásilky

Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Sloučit do zásilky – výběr zásilky, pod kterou se má daná zásilka vložit (sloučit). Provede sloučení zásilek (vložení aktuální zásilky do zásilky zvolené v rozbalovací nabídce „Sloučit do zásilky“). Provede uzavření formuláře bez sloučení zásilky. V řádkovém zobrazení je poté vidět ikonka Sloučená zásilka (je složena z více zásilek) a lze si tuto zásilku rozkliknout a zobrazit si detail či vyjmout zásilku ze sloučené zásilky.

Okamžitě odeslat do datové schránky - Ikona je přístupná, pokud je vybrána alespoň jedna zásilka se způsobem odeslání datová schránka, a pokud přihlášené funkční místo má přiřazenu konfigurační skupinu s povoleným parametrem "Povoleno přímé odeslání z kanceláře do datové schránky". !! Upozornění - akce provádí pouze odeslání do datové schránky, neprovádí ani stažení detailu odeslané zprávy, ani případnou dodejku/doručenku. Pro jejich stažení je třeba používat standardní podatelnu/výpravnu kde jsou detaily, dodejky a doručenky automaticky stahovány. Vybrat všechny zásilky - označí všechny zásilky na dané stránce. Umožňuje jejich hromadné předání či hromadný tisk sestav. Všechny vybrané (zaškrtnuté) zásilky jsou vytisknuty do jedné tiskové sestavy, každá zásilka na novou stránku.




Zrušit výběr (zrušit označení u všech zásilek) - provede odznačení všech vybraných záznamů na stránce.


9.1.5.2

Zásilky k odeslání

Všechny zásilky k odeslání, předané výpravně (a ta zásilky ještě nepřevzala a neodeslala).

Ikony panelů nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (VIZ DETAIL ZÁSILKY). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Stornovat zásilku – stornuje (odmaže) zásilku. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a jde o zásilky „K odeslání“.

Provede zneaktivnění zásilky a přesune zásilku do sekce Stornované. Na detailu dokumentu je poté na záložce Odesláno zobrazen stav Stornováno. Uzavře formulář bez provedení zneaktivnění zásilky.

Sloučit zásilky – provádí sloučení zásilek (vložení zásilky do jiné – již existující – zásilky). Pokud je na jednu adresu stejným způsobem zasíláno více zásilek, je možné je sloučit do jedné, a uspořit tak prostředky za poštovné. Slučované zásilky musí být shodné v:  Adresátovi  Způsobu odeslání  Typu zásilky  Formě zásilky




Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Sloučit do zásilky – výběr zásilky, pod kterou se má daná zásilky vložit (sloučit). Provede sloučení zásilek (vložení aktuální zásilky do zásilky zvolené v rozbalovací nabídce „Sloučit do zásilky“). Provede uzavření formuláře bez sloučení zásilky. V řádkovém zobrazení je poté vidět ikonka Sloučená zásilka (je složena z více zásilek) a lze si tuto zásilku rozkliknout a zobrazit si detail či vyjmout zásilku ze sloučené zásilky.


9.1.5.3

Zásilky odeslané

Všechny zásilky daného uživatele, které byly výpravnou již odeslány.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (VIZ DETAIL ZÁSILKY). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK




9.1.5.4

Zásilky stornované

Všechny zásilky daného uživatele, které byly stornované (smazané).

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (VIZ DETAIL ZÁSILKY). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

9.1.5.5

Návrat doručenek

Všechny zásilky, u kterých ještě nebyla zapsána doručenka (datum převzetí).

Filtry „Spisový uzel“ - po zvolení Spisového uzlu a kliknutí na tlačítko „Načíst“ se zobrazí doručenky zvoleného Spisového uzlu (zobrazí se doručenky toho uzlu, pod kterým byly předány zásilky na Výpravnu). „Evidenční čílo“ – filtruje zde záznamy dle Evidenčního čísla. „Číslo jednací dokumentu" - filtruje zde záznamy dle Čísla jednacího dokumentu.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazení detailu zásilky (viz Detail zásilky). Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Uložit doručenku k zásilce – umožňuje zadání doručenky k zásilce. Současně provádí změnu stavu zásilky na „doručeno“. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu (nebo více řádků při hromadném odepsání doručenek) a jde o zásilky v sekci „Návrat doručenek“. Vybrat všechny zásilky - provádí výběr všech zásilek Zrušit výběr (zrušit označení u všech zásilek) - provede odznačení všech vybraných záznamů na stránce.




Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Adresát – adresát zásilky. Needitovatelné pole. Datum doručení - uvádí se skutečné datum doručení uvedené na dodejce/doručence. Datum lze vybrat z kalendáře. Způsob doručení – výběr z číselníku způsobů doručení. Provede uložení změn na formuláři a dojde ke změně stavu zásilky na základě údajů vedených ve formuláři. Provede uzavření formuláře bez uložení doručenky k zásilce. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

Při zápisu data doručení na poslední neodepsané zásilce, která u dokumentu zbývala, zapíše k dokumentu „datum předpokládaného nabytí právní moci“ vypočtené z maxima z datumů doručení jeho zásilek + lhůta, která je nastavena v modulu Administrace – Parametry aplikace – záložka Zásilky – nabytí právní moci.

9.1.5.6

Detail zásilky

Formulář zobrazuje detail zásilky. Formulář je vždy zobrazen v režimu detailu záznamu (není používán v režimu editace či nového záznamu).




Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Adresát – adresát zásilky. Způsob odeslání – způsob jakým je zásilka odeslána (např. Pošta, Datová schránka...). Typ zásilky – typ zásilky (např. Obyčejná, Dodejka). Forma zásilky – forma zásilky (např. balík, dopis). Vytvořil – jméno, příjmení a funkční místo uživatele, který zásilku vytvořil. Needitovatelné, neměnné pole. Odeslal – jméno, příjmení a funkční místo uživatele, který zásilku předal na výpravnu. Před předáním na výpravnu zůstává položka prázdná. Předáno na výpravnu – datum a čas předání zásilky na Výpravnu. Převzato výpravnou – datum a čas převzetí zásilky výpravnou (pokud již bylo provedeno). Vypraveno – datum a čas vypravení (pokud již bylo provedeno). Doručeno – datum a čas zapsání doručenky. Výpravna - podatelna, přes niž bude provedeno vypravení. Verze dokumentu: 1.01



Způsobem – způsob doručení (doručeno/ vráceno). Detailní údaje běžné zásilky - skupina je zobrazena u zásilek, které nejsou datovou zprávou. Podací číslo – podací číslo zásilky. Podací arch - číslo podacího archu. Hmotnost – hmotnost zásilky. Výplatné – výplatné (poštovné) zásilky. Náhled adresy – detailní náhled adresy. Detailní údaje datové zprávy - Skupina je zobrazena u zásilek, které jsou datovou zprávou.

Věc - předmět datové zprávy K rukám – určení zásilky do vlastních rukou Povoleno doručení fikcí Přílohy - seznam příloh datové zprávy se sloupci: Ikonka „zámek“ ve dvou možných stavech - barevná (k zobrazení přílohy nemá přihlášené funkční místo práva) a šedá poloprůhledná (k zobrazení přílohy má přihlášené funkční místo práva). Název - název souboru přílohy Velikost - velikost souboru přílohy

Zobrazí zvolenou přílohu. Tlačítko je povoleno, pokud je v zásilce dokument, jehož aktuálním vlastníkem je přihlášené funkční místo nebo je v zásilce dokument, který vlastní spisový uzel, do něhož funkční místo náleží, a dokument má úroveň přístupu „ke zveřejnění“ nebo „běžný dokument“.

Ikony panelu nástrojů: Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Uložit doručenku k zásilce – umožňuje zadání doručenky k zásilce. Současně provádí změnu stavu zásilky na „doručeno“.




Čárový kód – čárový kód zásilky v prezentační podobě (vykreslený čárový kód). Adresát – adresát zásilky. Needitovatelné pole. Datum doručení - uvádí se skutečné datum doručení uvedené na dodejce/doručence. Datum lze vybrat z kalendáře. Způsob doručení – výběr z číselníku způsobů doručení. Provede uložení změn na formuláři a dojde ke změně stavu zásilky na základě údajů vedených ve formuláři. Provede uzavření formuláře bez uložení doručenky k zásilce.




9.1.6. Externí subjekty Formulář zobrazuje číselník externích subjektů (adresář). Je zde možné vyhledávat a vybírat z nabídky již vložených externích subjektů nebo zadat novou adresu.

Externí subjekty jsou podrobně popsány VIZ. ADMINISTRACE – EXTERNÍ SUBJEKTY .




9.1.7. Převody do spisovny Formulář zobrazuje okna pro volbu dokumentů a spisů, které mají být převedeny do spisovny. Tyto dokumenty a spisy jsou vyhledávány dle zadaných kritérií. Převod dokumentů

Zobrazení dokumentů (dle zadaných kritérií), které mají být převedeny do spisovny.

Převod spisů

Zobrazení spisů (dle zadaných kritérií), které mají být převedeny do spisovny.

Návrhy do spisovny

Zobrazuje návrhy, které uživatel vytvořil předáním dokumentů/spisů do spisovny.

Archivní krabice

Zobrazuje Archivní krabice, do kterých lze vložit dokumenty nebo spisy určené pro převod do spisovny.




9.1.7.1

Převod dokumentů

Výběr dokumentů pro převod do spisovny.

Filtry seznamu:    

    

Datum: vytvoření / doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci, platnost dokumentu Popis Forma: analogová, digitální, zdigitalizovaná Spisový znak (možnost vybírat i ze zrušených či pozastavených spisových plánů. Uživatel má možnost vybrat jako kritérium výběru i spisový znak z neplatného spisového plánu, který platil v minulosti. Typ dokumentu Vlastník (pole je přístupné podle nastavených práv v Konfigurační skupině) Spisový uzel (číselník je přístupný podle nastavených práv v Konfigurační skupině) Skartační znak: na výběr všechny, A (archivace), S (skartace), V (výběr) zaškrtávací pole „i dokumenty v podřízených spisových uzlech“ (checkbox je přístupný podle nastavených práv v Konfigurační skupině)

Sloupce seznamu: Výběr – zaškrtávací okno pro výběr dokumentů nebo spisů Evidenční č. – Evidenční číslo dokumentů Nepojmenovaný sloupec - V tomto sloupci se zobrazuje červený vykřičník u dokumentů, které byly vyjmuty z nějakého Neschváleného návrhu předávacího protokolu, v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené. Popis – stručný popis dokumentu Číslo jednací – číslo jednací dokumentu Typ dokumentu Spisový znak Spisový uzel Datum vyřízení dok. – datum vyřízení dokumentu Datum ukončení platnosti

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – po kliknutí na ikonu je zobrazena evidenční karta dokumentu (viz DETAIL DOKUMENTU ). Vybrat všechny dokumenty – po kliknutí na ikonu jsou vybrány všechny načtené dokumenty. Zrušit výběr – po kliknutí jsou odznačeny všechny označené dokumenty. Předání dokumentu do spisovny – po kliknutí se otevře okno Předání dokumentů do spisovny:




o V poli „Spisovna“ je z číselníku spisoven vybrána ta, do které mají být dokumenty předány. o Pokud ve zvolené spisovně již existuje neschválený návrh, tak je možné do tohoto návrhu dokumenty vložit nebo je možné vložit dokumenty na nový návrh. Předáním dokumentů do spisovny dojde buď k vytvoření nového neschváleného návrhu, nebo k vložení dokumentů na již existující neschválený návrh (dle volby při předání dokumentů do spisovny). Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

„Naplň archivní krabici“ – otevře se okno s vytvořenými otevřenými archivními krabicemi, kde uživatel vybere Archivní krabici, do které budou dokumenty vloženy. V okně s vytvořenými archivními krabicemi jsou aktivní všechny ikony, v tomto okně je tedy možné založit novou archivní krabici, do které budou dokumenty vloženy. Nabízejí se archivní krabice, které nejsou uzavřené, a není u nich nastaven příznak ručního plnění. Obsahem archivní krabice jsou tak pouze vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým se po zařazení do archivní krabice změní stav na takový, že s nimi již nelze v modulu Kancelář manipulovat. Zařazením do krabice jsou dokumenty a spisy vyjmuty ze složek, pokud v nich předtím byly umístěné. Dokument nebo spis, který je uložen v krabici, má na svém detailu (Profil dokumentu, spisu), pod lištou ikon informaci o tom, že dokument nebo spis je součástí Archivní krabice + pořadové číslo krabice a název spisovny, ve které je krabice uložena. Aplikace nezajišťuje kolik dokumentů či spisů může být v krabici uloženo a nezjišťuje, kolik místa v krabici ještě zbývá. Toto si uživatel zajištuje sám.




9.1.7.2

Převod spisů

Výběr spisů pro převod do spisovny.

Filtry seznamu:  Datum: založení, vyřízení, uzavření  Popis  Spisový znak (možnost vybírat i ze zrušených či pozastavených spisových plánů. Uživatel má možnost vybrat jako kritérium výběru i spisový znak z neplatného spisového plánu, který platil v minulosti.  Vlastník (pole je přístupné podle nastavených práv v Konfigurační skupině)  Spisový uzel (číselník je přístupný podle nastavených práv v Konfigurační skupině)  Skartační znak: na výběr všechny, A (archivace), S (skartace), V (výběr)  zaškrtávací pole „i spisy v podřízených spisových uzlech“ (checkbox je přístupný podle nastavených práv v Konfigurační skupině)

Sloupce seznamu: Výběr – zaškrtávací okno pro výběr dokumentů nebo spisů Číslo sp./sp. značka Nepojmenovaný sloupec - V tomto sloupci se zobrazuje červený vykřičník u spisů, které byly vyjmuty z nějakého Neschváleného návrhu předávacího protokolu, v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené. Popis spisu – stručný popis spisu Počet dok. ve sp. - počet dokumentů ve spisu Spisový znak sp. Spisový uzel Datum vyřízení Datum uzavření

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – po kliknutí na ikonu je zobrazen detail spisu (viz DETAIL SPISU) Vybrat všechny spisy – po kliknutí na ikonu jsou vybrány všechny načtené spisy. Zrušit výběr – po kliknutí jsou odznačeny všechny označené spisy. Předání spisu do spisovny – po kliknutí se otevře okno Předání spisů do spisovny:




o V poli „Spisovna“ je z číselníku spisoven vybrána ta, do které mají být spisy předány. o Pokud ve zvolené spisovně již existuje neschválený návrh, tak je možné do tohoto návrhu spisy vložit, nebo je možné vložit spisy na nový návrh. Předáním spisů do spisovny dojde buď k vytvoření nového neschváleného návrhu, nebo k vložení spisů na již existující neschválený návrh (dle volby při předání spisů do spisovny). Předáním spisu do spisovny jsou předány i dokumenty obsažené ve spisu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

„Naplň archivní krabici“ – otevře se okno s vytvořenými otevřenými archivními krabicemi, kde uživatel vybere Archivní krabici, do které budou spisy vloženy. V okně s vytvořenými archivními krabicemi jsou aktivní všechny ikony, v tomto okně je tedy možné založit novou archivní krabici, do které budou spisy vloženy. Nabízejí se archivní krabice, které nejsou uzavřené, a není u nich nastaven příznak ručního plnění. Obsahem archivní krabice jsou tak pouze vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým se po zařazení do archivní krabice změní stav na takový, že s nimi již nelze v modulu Kancelář manipulovat. Zařazením do krabice jsou dokumenty a spisy vyjmuty ze složek, pokud v nich předtím byly umístěné. Dokument nebo spis, který je uložen v krabici, má na svém detailu (Profil dokumentu, spisu), pod lištou ikon informaci o tom, že dokument nebo spis je součástí Archivní krabice + pořadové číslo krabice a název spisovny, ve které je krabice uložena. Aplikace nezajišťuje kolik dokumentů či spisů může být v krabici uloženo a nezjišťuje, kolik místa v krabici ještě zbývá. Toto si uživatel zajištuje sám.

9.1.7.3

Návrhy do spisovny

Na formuláři Neschválených návrhů do spisovny se zobrazují návrhy, které uživatel vytvořil předáním dokumentů/spisů do spisovny. Dokumenty a spisy je možné z návrhu vyjmout, dokud není schválen v modulu Spisovna. Po schválení návrhu v modulu Spisovna již není zobrazován v sekci Návrhy neschválené.




Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu návrhu, viz N ÁVRHY NESCHVÁLENÉ Změna údajů návrhu, viz N ÁVRHY NESCHVÁLENÉ Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

Sloupce seznamu: Číslo protokolu Datum vytvoření Kritéria výběru – zobrazuje kritéria, podle nichž byl návrh vybírán Autor Spisový uzel

9.1.7.4

Archivní krabice

V této podsekci je uživateli umožněno vytvořit archivní krabici, do které lze vložit dokumenty nebo spisy určené pro převod do spisovny. Archivní krabici lze poté uzavřít a převést i s jejím obsahem do spisovny. Možnost založení archivní krabice je závislá na pravomoci uživatele, kterou lze nastavit v Administraci. Archivní krabice jsou plněny ze seznamu dokumentů a spisů v modulu Kancelář – Převody do spisovny – Převod dokumentů/ spisů. Archivní krabice lze také naplnit funkcí „ručního plnění“. Tato funkce se používá v případě převodu dokumentů, které nejsou evidovány ve spisové službě (záznamy z let minulých). Archivní krabici lze naplnit pouze jedním způsobem: buď výběrem dokumentů/ spisů z ELISy nebo ručním plněním. Krabice vždy nese příznak podle druhu plnění. Řádkové zobrazení archivních krabic: Jedná se o řádkové zobrazení neuzavřených/ uzavřených a nepřevedených archivních krabic. Zobrazovány jsou ty záznamy, které smí uživatel dle práv nastavených v Administraci vidět.

Ikony panelu nástrojů: 

„Vytvoření nové archivní krabice“ – provede vytvoření nové archivní krabice.



„Zobrazení detailu archivní krabice“ – provede zobrazení detailu archivní krabice.



„Změna údajů archivní krabice“ – provede editaci archivní krabice.






„Stornování archivní krabice“ – provede stornování vybrané archivní krabice (změna stavu z platného záznamu na zrušený). Provede se vyjmutí obsahu archivní krabice NIKOLIV stornování obsahu.



„Ruční plnění archivní krabice“ - zobrazí prostý seznam pro zápis jednotlivých položek v archivní krabici. Ikona je aktivní pouze na detailu archivní krabice.



„Vybrat všechny archivní krabice“ – provede hromadný výběr všech archivních krabic.



„Zrušit výběr“ – provede zrušení výběru archivních krabic.



„Uzavření archivní krabice“ – provede uzavření archivní krabice.



„Zrušení uzavření krabice“ – provede zrušení uzavření krabice.

 

„Předání archivní krabice do spisovny“ – provede předání uzavřené archivní krabice do spisovny. „Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk seznamu archivních krabic.

Filtry seznamu: Filtrování podle data vytvoření archivní krabice. Filtrování podle archivní krabice.

popisu

Filtrování podle roku vyřízení (data vyřízení vložených dokumentů) na archivní krabici – zadáním v létech (např. 2009) – vybrány jsou tak všechny krabice, kde se rok 2009 objeví v jejich rozmezí (tj. 2009-2009, i 2008-2012) Filtrování podle spisového znaku. Lze vybrat i ze zrušených či pozastavených spisových plánů. Uživatel může vybrat spisový znak z neplatného spisového plánu, který platil v minulosti. Filtrování podle skartačního znaku. Filtrování podle stavu záznamu. Sloupce seznamu:  Výběr  Ikony Neuzavřená archivní krabice        

Uzavřená archivní krabice Nepojmenovaný sloupec - V tomto sloupci se zobrazuje červený vykřičník u archivních krabic, které byly vyjmuty z nějakého Neschváleného návrhu předávacího protokolu, v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené. Vytvořeno - datum vytvoření archivní krabice Popis archivní krabice Spisový znak Skartační znak Skartační lhůta Rok vyřízení (data vyřízení vložených dokumentů – v létech, OD-DO) Ruční plnění (ano/ne) – pokud je archivní krabice naplněna ručně, je checkbox zaškrtnut

Detail archivní krabice: Na detailu archivní krabice jsou záložky:  Profil  Obsah archivní krabice Verze dokumentu: 1.01





Ruční plnění

Záložka Profil obsahuje tyto informace:  Pořadové číslo - doplní se automaticky ve chvíli, kdy je krabice převedena do spisovny tzn. je na protokole  Spisový uzel - doplní se automaticky ve chvíli, kdy je krabice převedena do spisovny (podle funkčního místa uživatele, který ji do spisovny předává)  Popis – povinné pole, kde lze zapsat až 150 znaků  Podrobný popis – nepovinné pole  Spisový znak – povinné pole, výběr z číselníku spisových znaků (možnost vybrat i spisové znaky z neplatných spisových plánů, které platily v minulosti)  Skartační znak – povinné pole, akceptované hodnoty: S, A, V  Skartační lhůta – povinné pole, akceptované hodnoty – celé kladné číslo  Zařazení – nepovinné pole pro výběr z obecného číselníku (viz Administrace – Číselníky – Zařazení archivní krabice)  Poznámka – nepovinné pole  Vytvořeno - datum vytvoření krabice – vyplňuje se automaticky po uložení záznamu  Rok vyřízení (podle data vyřízení vložených dokumentů) – vyplňuje se automaticky po uzavření archivní krabice  Rok skartace – vyplňuje se automaticky po uzavření archivní krabice




Záložka Obsah archivní krabice obsahuje dokumenty a spisy vložené do archivní krabice. Jsou zde k dispozici tyto tlačítka:  Zobrazit – provede zobrazení detailu dokumentu/ spisu  Vyjmout – provede vyjmutí dokumentu/spisu z archivní krabice  Zapůjčit – provede zapůjčení dokumentu/ spisu Tlačítko „Zapůjčit“ je aktivní pouze u archivních krabic, které byly převedeny do Spisovny a byly schváleny (tzn. nacházejí se v modulu Spisovna – Archivní krabice – Archivní krabice ve spisovně). Jedná se o stejnou funkci jako je zápůjčka dokumentu/ spisu ve spisovně. Na detailu Archivní krabice lze kliknutím na ikonu „Zobrazí tiskovou sestavu“ vytisknout „Obsah archivní krabice“ či „Ručně zapsané záznamy“. Na tiskové sestavě jsou v řádkovém zobrazení dokumenty a spisy (ne dokumenty, které jsou obsahem spisu).

Tisková sestava „Obsah archivní krabice“ obsahuje tyto údaje:  Hlavička nadpisu: Obsah archivní krabice, pořadové číslo a popis archivní krabice  Pořadové číslo dokumentu/ spisu  Datum vytvoření dokumentu/ spisu  Datum vyřízení dokumentu/ spisu  Jednotka (dokument/ spis)  Popis dokumentu/ spisu  Číslo jednací dokumentu/ spisu  Vlastník dokumentu/ spisu Záložka ruční plnění Jedná se o ruční zápis dokumentů/ spisů pocházejících z let minulých a které nejsou zaevidovány ve spisové službě. Jedná se pouze o řádkové zobrazení bez možnosti zobrazení detailu záznamu. Data lze vkládat pomocí ikony

  

„Ruční plnění archivní krabice“.

ČJ - text, složený tvar Popis - text, 250 znaků Vyřízeno - datum vyřízení






poznámka - text, 4000 znaků

V řádkovém zobrazení se dále zobrazuje spisový znak, skartační znak a lhůta. Tyto údaje uživatel nevyplňuje, jedná se o údaje, které se shodují s archivní krabicí, do které jsou vloženy. Naplnění archivní krabice: Naplnit archivní krabici lze dvěma způsoby: 1. Ručním plněním (viz předchozí odstavec „Záložka ruční plnění“) 2. V modulu Kancelář – Převody do spisovny – Převod dokumentů/ spisů přibyla v panelu nástrojů ikona

„Naplň archivní krabici“.

Uzavření archivní krabice: Kliknutím na ikonu „Uzavření archivní krabice“ se Archivní krabice uzavře, což znamená:  Archivní krabice je připravena k převodu do spisovny. Do této chvíle není možné archivní  



 

krabici předat do spisovny - není aktivní ikona „Předání archivní krabice do spisovny“. Obsah archivní krabice – všechny dokumenty a spisy obdrží spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu uvedenou uživatelem na detailu archivní krabice. Pokud bude na archivní krabici uveden skartační znak např. S a obsahem archivní krabice bude např. jeden dokument se skartačním znakem A, tak kliknutím na ikonu „Uzavření archivní krabice“, vyskočí okénko s upozorněním „V archivní krabici se nachází objekt s rozdílným skartačním znakem. Chcete i přesto uzavřít archivní krabici?“ Pokud uživatel uzavření potvrdí, všem objektům se změní spisový znak, skartační znak a lhůta na údaj uvedený na detailu archivní krabice. Po uzavření krabice se vezmou v podtaz všechna období vyřízení dokumentů či uzavření spisů (od nejstaršího po nejmladší, např. 2001 – 2008) a doplní se do pole „rok vyřízení“ ODDO. Z nejmladšího vyřízení dokumentu či uzavření spisu (v našem případě 2008) se podle skartační lhůty (např. A/10) uvedené na archivní krabici, automaticky vypočítá rok skartačního řízení (v našem případě 2019) a uloží se do pole „rok skartace“. Archivní krabici již nelze editovat ani měnit obsah. Archivní krabici lze zaktivnit ikonou „Zrušení uzavření archivní krabice“. Zrušení uzavření je možné pouze do doby než je archivní krabice vložena na Návrh pro převod dokumentů/ spisů do spisovny.

Předání archivní krabice do spisovny: V řádkovém zobrazení archivních krabic se po označení uzavřených archivních krabic ve sloupci Výběr, zaktivní ikona

„Předání archivní krabice do spisovny“.

Kliknutím na tuto ikonu se otevře okno „Předání archivních krabic do spisovny“, kde je možné vybrat spisovnu ze seznamu, dále pak zvolit jestli bude archivní krabice vložena na již existující protokol nebo se vytvoří nový. Funkce a práce v okně „Předání archivní krabice do spisovny“ je stejná jako ve funkci „Převod dokumentů/ spisů do spisovny“. Po kliknutí na tlačítko „Předat“ v okně „Předání archivních krabic do spisovny“ se vytvoří Návrh protokolu do spisovny. Funkce Návrhu protokolu do spisovny je stejná jako u funkce „Převod dokumentů/ spisů do spisovny“. Návrh je možné editovat a vyjmout z něj archivní krabici. Archivní krabice určené k převodu do spisovny nelze vložit na návrh protokolu, kde jsou dokumenty nebo spisy a naopak, dokumenty nebo spisy není možné vložit na návrh protokolu, kde jsou archivní krabice. Návrh se poté zpracovává v modulu Spisovna. Předáním archivní krabice do spisovny dojde k vygenerování čísla krabice – jedná se o vzestupnou řadu čísel pro každou spisovnu samostatně. Každá nová přijatá archivní krabice ve spisovně dostane číslo o jedničku vyšší, než bylo poslední použité. Toto číslo tvoří základ – jednoznačnou identifikaci položky v Archivní knize dané spisovny.




Zobrazení detailu archivní krabice vložené do protokolu je stejné jako v případě dokumentů a spisů. Pokud je archivní krabice na Návrhu protokolu, může si detail zobrazit jak uživatel v modulu Kancelář, tak i pracovník Spisovny.

9.2 Podatelna 9.2.1

Přehled

Formulář je rozdělen do tří částí: 1. Přehled – VIZ. PŘEHLED – název a kategorie se mění v závislosti na zvolené sekci. Obsahuje kategorie Podací deník (Podací deník, Sběrné archy, Rozdělovník), Jmenný rejstřík, Věcný rejstřík, Doručené datové zprávy, Nepřidělené dokumenty a Nepřidělené spisy. 2. Podatelna – zobrazuje vybraná data – tato část (její název a vzhled) se následně mění dle zvolených sekcí (Příjem, Redistribuce, Externí subjekty) a zvolených kategorií v těchto sekcích. 3. Info panel – VIZ. INFO PANEL (ZOBRAZENÍ PŘEHLEDŮ ).

9.2.1.1

Přehled

Formulář zobrazuje stručný přehled o stavu podatelny. Umožňuje také přepínání mezi podatelnami dostupnými funkčnímu místu (pokud má dostupných více podatelen zároveň). Formulář s titulem „Podatelna“ obsahuje: Nadpis – název aktuální podatelny. Pokud je dostupných více podatelen, je zde pod názvem aktuální podatelny zobrazen text „Přepnout na podatelnu“ u něhož je odkaz na další podatelnu/ny. Minimalizovatelný panel „Datové schránky“ – obsahující sloupce:  Vlastník – název (identifikátor) Datové schránky.  Poslední načtení - datum posledního načtení seznamu doručených datových zpráv do datové schránky.  Odkaz „Načíst“ – provede načtení obsahu Datové schránky VIZ. PODATELNA – PŘÍJEM –




D ATOVÁ SCHRÁNKA. Minimalizovatelný panel „Redistribuce“ - obsahující přehled:  „Dokumentů k převzetí“ s aktuálním počtem dokumentů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam dokumentů k převzetí (redistribuci) VIZ. PODATELNA – REDISTRIBUCE .  „Spisů k převzetí“ s aktuálním počtem spisů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam spisů k převzetí (redistribuci) VIZ. PODATELNA – REDISTRIBUCE .  „Dokumentů k předání“ s aktuálním počtem dokumentů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam dokumentů k předání (redistribuci) VIZ. PODATELNA – REDISTRIBUCE .  „Spisů k předání“ s aktuálním počtem spisů + odkaz „Zobrazit“, zobrazujícím seznam spisů k předání (redistribuci) VIZ. PODATELNA – REDISTRIBUCE . Tlačítko Aktualizovat – provádí aktualizaci dat. Jakmile jsou data načtena, jsou údaje přehledu aktualizována.

9.2.1.2

Podací deník

Podsekce Podací deník je rozdělena na tři části: 1. Podací deník 2. Sběrný arch 3. Rozdělovník

Podací deník: Tato funkce provádí zobrazení dokumentů resp. doručených a odeslaných zásilek formou podacího deníku.

Ve formuláři jsou následující ovládací prvky: Volba podacího deníku, jehož záznamy mají být zobrazeny. Do rozbalovací nabídky jsou načteny všechny podací deníky se stavem „Platný záznam“. Ročník podacího deníku – dokumenty jsou automaticky zařazovány do odpovídajícího ročníku podacího deníku, na základě roku jejich vzniku. V položce „Ročník“, jsou v rozbalovací nabídce zobrazeny pro výběr všechny ročníky podacích deníků, tj. nejen platné ročníky, ale i ty zrušené a s pozastavenou platností.




Možnost omezení zobrazení záznamů datem jejich vzniku (zobrazeny jsou dokumenty vzniklé po a před uvedeným datem). Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout na tlačítko se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.

, aby

Stránkování – Aktuální vybraná stránky je černá či podtržená.

Ikonky zobrazené v panelu nástrojů: Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – Zobrazí tiskovou sestavu – provede tisk podacího deníku. POZNÁMKA: Pokud je při tisku podacího deníku sestava veliká, je automaticky rozdělena do více souborů. Pro vytištění jednoho PDF souboru podacího deníku, je potřeba jednotlivé soubory vytisknout v PDF Creatoru, pomocí funkcí „Čekat (ve frontě)“ a „Kombinovat“:  Při tisku jednotlivých souborů v PDF Creatoru, se v náhledu tisku postupně zapne „Čekat (ve frontě)“, viz obrázek:



Po posledním zaslání souboru na tisk, se po označení čekajících souborů v okně „PDFCreator – Tiskový monitor PDF“, použije tlačítko „Kombinovat“ (viz obrázek), tím se uloží výsledný spojený PDF soubor, který je možné poté tisknout na tiskárně.




Ve výsledném/ zkombinovaném souboru jsou stránky číslovány průběžně (druhý soubor pokračuje v číslování v řadě, kde předchozí skončil).

Popis jednotlivých sloupců v podacím deníku: Sloupce seznamu  Pořadové číslo  Datum doručení/založení  Datum vygenerování či přidělení čísla jednacího  Zaslal (kdo, číslo jednací cizí, počet listů / počet listů příloh)  Věc  Přiděleno komu / kdy  Vyřízeno – odesláno (dne, komu / jak, počet listů / počet listů příloh)  Uloženo (značka spisu)  Spisový znak (skartační znak, skartační lhůta)  Poznámka  Záznam o vyřazení (datum skartace/ archivace dokumentu)  Identifikátor (jednoznačný identifikátor, čárový kód dokumentu)  Podoba dokumentu (analogová, digitální, zdigitalizovaná) Sběrný arch: Formulář obsahuje seznam dokumentů, které mají stejné ČJ a jsou součástí sběrného archu. Formulář sběrných archů má shodnou strukturu jako podací deník. Hodnoty ve sloupcích jsou vyplněny z údajů na dokumentu vloženého do sběrného archu, stejně jako je tomu nyní u podacího deníku.




Výběrová kritéria jsou shodná jako v sekci podací deník.

V položce „Ročník“, jsou v rozbalovací nabídce zobrazeny pro výběr všechny ročníky podacích deníků, tj. nejen platné ročníky, ale i ty zrušené a s pozastavenou platností. Tisková sestava je shodná s tiskovou sestavou podacího deníku. Rozdělovník: Formulář obsahuje seznam adres uvedených u dokumentu, který je odesílán na více jak 2 adresy.

Výběrová kritéria jsou shodná jako v sekci podací deník.

V položce „Ročník“, jsou v rozbalovací nabídce zobrazeny pro výběr všechny ročníky podacích deníků, tj. nejen platné ročníky, ale i ty zrušené a s pozastavenou platností. Sloupce seznamu:  číslo jednací dokumentu  evidenční číslo dokumentu






seznam adres (název, adresa – ulice, č.p., PSČ, obec)

Tisková sestava obsahuje stejné sloupce, seznamu jako jsou uvedeny v řádkovém zobrazení.

9.2.1.3

Jmenný rejstřík

Je vykreslen formulář s titulkem „Jmenný rejstřík“ obsahující:  Filtry o Rozbalovací nabídku „Ročník“ - obsahuje ročníky podacího deníku. o Datumové pole „Doručeno od“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) založené / doručené nejdříve v uvedené datum. o Datumové pole „do“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) založené / doručené nejpozději v uvedené datum. o Datumové pole „Vyřízeno od“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) vyřízené nejdříve v uvedené datum. o Datumové pole „do“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) vyřízené nejpozději v uvedené datum. 

Sloupce seznamu o Evidenční číslo / Číslo jednací o Doručeno / Vyřízeno o Spisový znak o Popis dokumentu

Seznam je seskupen do skupin dle externího subjektu, kterému byl dokument adresován či od kterého byl odeslán a dále dle odesílatele/adresáta. Do rozbalovací nabídky „Ročník“ jsou načteny všechny ročníky podacího deníku se stavem „platný záznam“.





Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.

9.2.1.4

Věcný rejstřík

Je vykreslen formulář s titulkem „Věcný rejstřík“ obsahující:  Filtry o Rozbalovací nabídku „Ročník“ - obsahuje ročníky podacího deníku. o Datumové pole „Doručeno od“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) založené / doručené nejdříve v uvedené datum. o Datumové pole „do“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) založené / doručené nejpozději v uvedené datum. o Datumové pole „Vyřízeno od“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) vyřízené nejdříve v uvedené datum. o Datumové pole „do“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (dokumenty) vyřízené nejpozději v uvedené datum. 

Sloupce seznamu o Číslo jednací o Evidenční číslo o Doručeno o Vyřízeno

Seznam je seskupen do skupin dle spisového znaku (tedy znak, podznak, podznak2, odstavec). Do rozbalovací nabídky „Ročník“ jsou načteny všechny ročníky podacího deníku se stavem „platný záznam“.


Zobrazí nápovědu – viz Nápověda Zobrazí tiskovou sestavu – viz Tisk.

9.2.1.5

Doručené datové zprávy

Je vykreslen formulář s titulkem „Doručené datové zprávy“ obsahující:  „Doručené datové zprávy“ – zobrazuje seznam všech doručených datových zpráv.





Zobrazení detailu záznamu - zobrazení detailu datové zprávy. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Stažení (uložení) souboru datové zprávy, dodejky či doručenky. Umožní výběr mezi otevřením souboru datové zprávy pro čtení, nebo jeho uložením do lokálního počítače. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Zobrazí nápovědu – viz Nápověda. Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.



Filtry o Rozbalovací nabídka „Datová schránka“ – výběr mezi datovými schránkami. o Datumové pole „Doručeno od“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (datové zprávy) doručené nejdříve v uvedené datum. o Datumové pole „do“ - pokud je vyplněno, jsou zobrazeny pouze záznamy (datové zprávy) doručené nejpozději v uvedené datum.

9.2.1.6 Nepřidělené dokumenty Odmítnuté dokumenty předávané přes podatelnu spadají do seznamu:  „Dokumenty nepřidělené“ - zobrazuje seznam všech dokumentů, jež jsou aktuálně na podatelně, a nejsou nikomu předávány. Umožňuje také jejich hromadné předání.


Zobrazení detailu záznamu - zobrazení detailu dokumentu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má k dokumentu práva (je vlastníkem dokumentu), nebo má dokument úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník dokumentu. Není možné provádět změny údajů. Stornování dokumentu – provede storno dokumentu, který se objeví v kanceláři ve stornovaných dokumentech. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a vlastník dokumentu je ten, kdo ho




stornuje. Předání označených dokumentů - provádí opětovné předání dokumentu jinému funkčnímu místu. Je povoleno při zaškrtnutí pole „Výběr". Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.

9.2.1.7 Nepřidělené spisy Odmítnuté spisy předávané přes podatelnu spadají do seznamu:  „Spisy nepřidělené“ - zobrazuje seznam všech spisů, jež jsou aktuálně na podatelně, a nejsou nikomu předávány. Umožňuje také jejich hromadné předání.


Zobrazení detailu záznamu - zobrazení detailu spisu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a funkční místo uživatele má ke spisu práva (je vlastníkem spisu), nebo má spis úroveň přístupu „Běžný“ či „Ke zveřejnění“ a funkční místo je ve stejném spisovém uzlu jako vlastník spisu. Není možné provádět změny údajů. Předání označených spisů - provádí opětovné předání spisu jinému funkčnímu místu. Je povoleno při zaškrtnutí pole „Výběr". Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK.




9.2.2 Příjem Příjem je rozdělen do tří kategorií:

1. Datová schránka 2. Obecná zásilka 3. Návrat doručenek Příjem slouží pro zakládání zásilek a dokumentů z doručených písemností, balíků či doručených datových zpráv. Každou založenou zásilku či dokument je nutné předat spisovému uzlu či konkrétnímu funkčnímu místu. Povinná a nepovinná pole ve formulářích či postup pro předání jsou popsány níže v jednotlivých kapitolách. V případě, že kdekoliv ve formuláři nedojde k vyplnění povinných polí před uložením, aplikace na toto upozorní:




9.2.2.1 Datová schránka Po označení kategorie Datová schránka se rozbalí seznam všech nastavených DS v aplikaci.

Označením konkrétní Datové schránky se načte formulář s dotazem, zda provést načtení obsahu DS. Načtení seznamu se neprovádí ihned automaticky z důvodu možných právních důsledků - načtením seznamu dochází u všech datových zpráv v datové schránce automaticky ke změně jejich stavu na stav doručeno:

Kliknutím na tlačítko Ne se požadovaná operace ukončí (neprovede se načtení DS). Kliknutím na tlačítko Ano dochází k načtení seznamu datových zpráv (a také k aktualizaci stavů odeslaných zpráv, či případnému stažení doručenek odeslaných zpráv (VIZ. KAPITOLA VÝPRAVNA – VYPRAVENÍ DZ). Průběh načítání je signalizován následujícím dialogem.

Doba trvání načítání může být v různých případech značně odlišná (od několika sekund až po minuty). Vždy záleží na počtu zpráv doručených do datové schránky, na tom, zda neprobíhá též stahování doručenek odeslaných datových zpráv a na momentálním vytížení informačního systému datových schránek s kterým aplikace komunikuje. i pokud náhodou trvá komunikace déle, není třeba se znepokojovat (pokud by došlo k chybě, byl by průběh automaticky přerušen a chyba zobrazena). Následně se zobrazí informace o nových doručených DZ a o doručení odeslaných DZ VIZ. VÝPRAVNA – VYPRAVENÉ DZ.




Po kliknutí na tlačítko OK se načte formulář zobrazující obsah DS: V seznamu (formuláři) jsou zobrazeny všechny datové zprávy, jež byly doručeny do zvolené datové schránky, a nebyly z nich dosud založeny dokumenty. Pokud již ze zprávy byl dokument založen, v seznamu již není zobrazována. Seznam může obsahovat i systémové datové zprávy. Protože ze systémových datových zpráv nelze založit dokument, hromadily by se v seznamu, a seznam by tak mohl být nepřehledný, je možno systémové datové zprávy skrývat. Formulář obsahuje:

V panelu nástrojů jsou použity následující ikony: Založení dokumentu z DZ – Provede založení dokumentu z označené Datové zprávy. Skrýt datovou zprávu - ikonka je aktivní jen v případě, kdy je označen řádek neskryté datové zprávy. Označuje zprávu jako skrytou. Zrušit skrytí datové zprávy - ikonka je aktivní jen v případě, kdy je označen řádek skryté datové zprávy. Ruší označení zprávy jako skryté. Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – Zobrazí tiskovou sestavu.

Detail datové zprávy:




Ikonka toolbaru „Zobrazit detail datové zprávy“ - umožňuje zobrazení ZFO souboru, z něhož je zakládán dokument (přijímána zásilka). Rozbalovací nabídka (filtr):

Umožňuje zobrazit pouze vybrané datové zprávy dle hodnoty:  Nezobrazovat skryté.  Zobrazovat pouze skryté.  Zobrazovat všechny. Zaškrtávací pole:

Pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny pouze dosud nepřečtené datové zprávy. Přečtené datové zprávy se rozumí, zprávy, které byly přečteny jinou aplikaci či přímo v datové schránce. Formulář umožňuje:  Příjem veřejných (běžných) datových zpráv a založení dokumentu z jejich údajů.  Příjem komerčních (poštovních) datových zpráv a založení dokumentu z jejich údajů.  Příjem systémových datových zpráv – pouze k zobrazení (bez založení dokumentu). Založení dokumentu z doručené datové zprávy: Kliknutím na ikonu se zobrazí dialog průběhu stažení detailu datové zprávy a všech jejích příloh. Stahování může trvat i několik minut, v závislosti na počtu a velikosti příloh datové zprávy a na momentálním vytížení informačního systému datových schránek.

Kliknutím na tlačítko Přerušit se požadovaná operace ukončí. V rámci tohoto úkonu může dojít k odhlášení z celé aplikace. Po stažení detailu a příloh datové zprávy je zjištěno, zda již existuje v adresáři adresa odesilatele zprávy (tj. adresa s datovou schránkou, z níž byla datová zpráva odeslána): 1. Pokud je nalezena jedna adresa - je zvolena a je zobrazen formulář založení nového dokumentu s doplněnými údaji z datové zprávy. 2. Pokud není nalezena žádná adresa a je nastaven parametr aplikace Automaticky zakládat nové adresy u přijímaných datových zpráv - je automaticky založena nová adresa z údajů datové schránky a je zobrazen formulář založení nového dokumentu s doplněnými údaji z datové zprávy. 3. Pokud není nalezena žádná adresa a není nastaven parametr aplikace Automaticky zakládat nové adresy u přijímaných datových zpráv - je zobrazen dialog s informací o nenalezení žádné odpovídající adresy v adresáři.




Kliknutím na tlačítko OK je zobrazen formulář výběru či založení adresy. 4. Pokud je nalezeno více adres s datovou schránkou odesilatele Je zobrazen dialog s informací o nalezení více odpovídajících adres a nutnosti volby jedné z nich.

Kliknutím na tlačítko OK je zobrazen formulář výběru či založení adresy.

Formulář umožňuje porovnání adresy datové schránky s adresami uloženými v adresáři, výběr jedné z adres adresáře, či založení nové adresy do adresáře. Formulář může být zobrazen v případech, kdy:  Je nalezeno více adres adresáře se stejnou datovou schránkou,




 Nebyla nalezena žádná adresa s odpovídající datovou schránkou (v adresáři). Princip formuláře je vybrání existující, či založení nové adresy do adresáře tak, aby odpovídala adrese z datové schránky. v seznamu lze procházet odpovídající adresy adresáře (pokud nějaké jsou), detaily těchto adres jsou zobrazovány níže v sekci Zvolená adresa adresáře. Zvolenou adresu lze porovnat s adresou uvedenou v datové zprávě - detail adresy z datové zprávy je v sekci Adresa z datové schránky. Pokud některá z adres seznamu odpovídá adrese z datové schránky, lze ji zvolit kliknutím na tlačítko Zvolit adresu. Pokud žádná z adres neodpovídá, je možno založit novou adresu kliknutím na tlačítko Založit novou adresu.

Ikonky panelu nástrojů: Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři.

Pole formuláře: Seznam adres – zobrazuje seznam všech adres adresáře, které mají odpovídající datovou schránku (např. v případě, kdy byla firma zadána do adresáře dvakrát…). Kliknutím na příslušný řádek v seznamu, se v dolní části formuláře v sekci zvolená adresa z adresáře, zobrazí detailní údaje adresy. Zvolená adresa z adresáře - Zobrazuje detailní údaje aktuálně zvolené adresy z Adresáře (ze seznamu výše). Adresa z datové schránky – Zobrazuje detailní údaje adresy uvedené u datové zprávy. Provede výběr zvolené adresy a následně zobrazí formulář pro založení dokumentu z DZ. Provede založení nové adresy do adresáře a následně zobrazí formulář pro založení dokumentu z DZ. Uzavře formulář bez výběru adresy. Pokud je zakládána zásilka (dokument) z datové schránky a anotace (název) datové zprávy je delší než 100 znaků:  Je zobrazen informační dialog s textem „Jako Věc (popis stručný) bude použito prvních 100 znaků anotace. Celá anotace bude uložena do podrobného popisu zakládaného dokumentu.“  Do pole „Věc (popis)" je vloženo prvních 100 znaků anotace  Celá anotace je při uložení zásilky (dokumentu) uložena do pole „Popis podrobný“.

Pokud je vybrána adresa odesilatelovy datové schránky (i automaticky), je zobrazen formulář detailu dokumentu:




Formulář je rozdělen do čtyř záložek:

1. Profil Do formuláře jsou doplněny údaje z datové zprávy:  Věc (popis),  Odesílatel,  Způsob odeslání,  Doručeno (datum doručení do datové schránky),  Podací číslo,  Číslo jednací odesílatele (pokud jej datová zpráva obsahuje),  Forma nastavena automaticky na Elektronická (zobrazuje se až u konečného uživatele viz. Detail dokumentu - profil),  Původ nastaven automaticky na Dokument CIZÍ (zobrazuje se opět až u konečného uživatele viz. Detail dokumentu - profil). K dokumentu jsou také přiloženy všechny přílohy datové zprávy, které je možné elektronicky podepsat či zobrazit pro lepší identifikaci konečného příjemce V případě úspěšného založení zásilky (dokumentu), je provedeno odeslání potvrzení o přečtení dokumentu do informačního systému datových schránek a datová zpráva je vyjmuta ze seznamu doručených datových zpráv. Tímto je datová zpráva stažena a bezpečně uložena v podobě dokumentu u uživatele, kterému byla podatelnou předána VIZ. PODATELNA – O BECNÁ ZÁSILKA PŘEDAT . Údaje ve formuláři lze samozřejmě libovolně upravit či doplnit. Podrobné informace o významu jednotlivých polí formuláře VIZ. OBECNÁ ZÁSILKA.

2. Stejnopisy Stejnopis je samostatný dokument vytvořený z jiného dokumentu. z originálního dokumentu přebírá své evidenční údaje (mimo datumu evidence, to je určeno datumem vytvoření stejnopisu), elektronický obraz a všechny přílohy. K originálnímu dokumentu i stejnopisu je uložena informace o vazbě mezi




originálem a stejnopisem. Vybírá se spisový uzel a funkční místo.

3. Kopie Kopie je dokument vytvořený z originálu a závislý na originálu (původním dokumentu). Je to dokument, jehož údaje (až na výjimky) nejsou editovatelné a jsou automaticky aktualizované při změně originálu. Kopie má vždy elektronický obraz originálu a všechny přílohy a odeslání originálu. Lze k ní vkládat vlastní přílohy. K originálnímu dokumentu i kopii je uložena informace o vazbě mezi originálem a kopií. Vybírá se spisový uzel a funkční místo.

4. Poznámky Na této záložce je uživateli umožněno vkládat poznámky k zakládanému dokumentu. Po založení dokumentu se poznámka zobrazí na detailu dokumentu, na záložce „Poznámky“ (veřejné).

Ikonka panelu nástrojů: Zobrazit detail datové zprávy Po kliknutí na ikonu se zobrazí následující tabulka s možností pouze čtení souboru či uložení souboru do lokálního počítače. Poté je možné si zobrazit datovou zprávu v souboru ZFO.




Pokud se jedná o systémovou datovou zprávu, nelze z ní založit dokument. Lze pouze zobrazit detail této zprávy. v případě zaškrtnutí „Tuto zprávu již v seznamu doručených zpráv nezobrazovat“ bude tato zpráva ze seznamu odstraněna.

Vždy s přihlášením do Datové schránky je aplikací kontrolována platnost hesla. V případě, kdy heslo k datové schránce vyprší během nejbližších 30 dnů, je zobrazen dialog s textem „Platnost hesla k Vaší datové schránce vyprší za XX dnů (konkrétně YY). kde za XX je doplněn počet dnů za které dojde k expiraci hesla a za YY datum a čas expirace. V případě, že platnost hesla již vypršela, zobrazí se chybové hlášení upozorňující na neplatnost hesla.




V tomto případě je třeba kontaktovat administrátora a nastavit do aplikace nové (platné) heslo pro přihlášení do datové schránky. Při založení dokumentu z datové schránky prováděna kontrola při ukládání dokumentu, zda již nebyl z datové zprávy založen jiný dokument. Pokud ano, není dokument založen a je zobrazen dialog s informací o existujícím dokumentu.

9.2.2 Obecná zásilka Po označení kategorie Obecná zásilka se zobrazí formulář „Příjem zásilky – nový“.




Formulář je rozdělen do čtyř záložek:

1. Profil Povinná pole ve formuláři, bez jejichž vyplnění nelze zásilku založit jsou označena žlutými barvami. Sytě žlutá pole jsou určena pro přímý zápis, světle žlutá pole jsou určena pro výběr s předem definovaných seznamů pomocí ikony

. Ikonou

pole opět vyprázdníme.

Formulář je rozdělen do čtyř částí:

I.

Zásilka – obsahující políčka: o

Věc (Popis) – povinné pole pro zápis základní informace o doručeném dokumentu. Po předání zásilky uživateli má každý možnost si k dokumentu dopsat podrobný popis VIZ. DETAIL DOKUMENTU – PROFIL . v případě, že se jedná o DZ, je pole věc vyplněno automaticky.

o

Typ dokumentu – do tohoto pole není možné zapisovat. Typ dokumentu si vybereme kliknutím na ikonu a výběrem typu dokumentu z předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uživatelů VIZ. ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – TYPY DOKUMENTŮ . Tento úkon může provádět pouze administrátor.

o

ČJ odesílatele – pole je určeno pro přímý zápis ČJ odesílatele.

o

Odesílatel – povinné pole určeno k výběru z číselníku externích subjektů. Po kliknutí na ikonu je zobrazen formulář s externími subjekty více k Externím subjektům VIZ. EXTERNÍ SUBJEKTY . Označením konkrétního externího subjektu a kliknutím na tlačítko




„Vybrat“ je vybraná hodnota vložena do tohoto pole. Kliknutím na tlačítko Zavřít je formulář s externími subjekty uzavřen a pole zůstane prázdné.

II.

o

Čárový kód – pole je určeno buď pro přímý zápis čárového kódu, nebo se vyplní automaticky po načtení kódu čtečkou.

o

Počet listů / Příloh – Pole je určeno pro zápis číselné hodnoty počtu příloh a listů. Pole „Počet listů“ je povinné pro vyplnění.

o

Doručeno – povinné pole. Je vyplňováno automaticky se založením nové zásilky či dokumentu z datové zprávy. Při zakládání zásilky je toto pole možné editovat.

o

Datum cizího odeslání – do tohoto pole je možné zapsat datum cizího odeslání. Po zapsání data již není možné toto pole měnit v režimu editace.

o

Podací číslo – pole je určeno pro přímý zápis podacího čísla zásilky. u datové zprávy je toto pole vyplněno automaticky systémem.

o

Způsob odeslání – pole určeno pro vložení hodnoty vybrané z rozbalovací nabídky s předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uživatelů VIZ. ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – ZPŮSOBY ODESLÁNÍ . Tento úkon může provádět pouze administrátor.

o

Typ zásilky - pole určeno pro vložení hodnoty vybrané z rozbalovací nabídky s předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uživatelů VIZ. ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – T YPY ZÁSILKY . Tento úkon může provádět pouze administrátor. Při založení dokumentu z doručené datové zprávy toto pole není.

o

Forma zásilky - pole určeno pro vložení hodnoty vybrané z rozbalovací nabídky s předem definovaného seznamu. Seznam lze měnit dle přání uživatelů VIZ. ADMINISTRACE – ČÍSELNÍKY – F ORMY ZÁSILKY . Tento úkon může provádět pouze administrátor. Při založení dokumentu z doručené datové zprávy toto pole není.

Elektronický obraz:

Elektronickým obrazem je myšlen např. Zápis z jednání, naskenovaný dokument či soubor ZFO z datové schránky. Jsou zde zobrazeny tlačítka: Provede vložení vybraného el. dokumentu z lokálního počítače nebo scaneru k zásilce. Pokud není dostupný žádný scaner, objeví se následné upozornění:

Tlačítko „Podepsat“ je přístupné, pokud existuje soubor ve formátu PDF. Funkce tlačítka „Podepsat“ je stejná jako v modulu Kancelář na detailu dokumentu, tzn. kliknutím na tlačítko „Podepsat“ je vyvolán podnět pro elektronické podepsání dokumentu a připojení časového razítka (pokud má uživatel v konfigurační skupině přiřazeno právo připojovat při el.podpisu i časové razítko).




Provede odstranění již přiloženého el. dokumentu. Provede zobrazení přiloženého el. dokumentu. Kliknutím na tlačítko Nový je zobrazeno dialogové okno pro výběr souboru z disku. Po označení zvoleného dokumentu a kliknutí na tlačítko Otevřít je zobrazena informace o průběhu přenosu souboru a tento je poté připojen k zásilce.

Název souboru je zobrazen v tomto poli:

III.

Přílohy:

Přílohou jsou myšleny např. tabulky Excel doplňující Zápisy z jednání, přílohy vložené v souboru ZFO datové zprávy či přílohy smluv atd. Příloh můžeme k zásilce připojit několik. Přílohou je také myšlen pouze odkaz na přílohu. Jsou zde zobrazeny tlačítka: Provede vložení vybraných přílohy k zásilce. Pokud se jedná o datovou zprávu, je zde vložena přílohy automaticky. Tlačítko „Podepsat“ je přístupné, pokud existuje soubor ve formátu PDF. Funkce tlačítka „Podepsat“ je stejná jako v modulu Kancelář na detailu dokumentu, tzn. kliknutím na tlačítko „Podepsat“ je vyvolán podnět pro elektronické podepsání dokumentu a připojení časového razítka (pokud má uživatel v konfigurační skupině přiřazeno právo připojovat při el.podpisu i časové razítko). Provede odstranění přílohy (v případě, že je příloh více, musí být označena ta, kterou chceme odstranit). Provede zobrazení přílohy (v případě, že je příloh více, musí být označena ta, kterou chceme odstranit). Kliknutím na tlačítko Nová se zobrazí formulář pro vložení či zápis přílohy.




Ikonky panelu nástrojů: Načtení původních údajů – v případě, že do pole „Druh“ je zapsán text a není ještě uložen, se po kliknutí na tuto ikonu formulář vrátí do původního stavu (tedy zůstane prázdný). Nápověda – Zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Po otevření formuláře je nutné si zvolit, zda se jedná o přílohu v el. podobě či pouze o odkaz na přílohu. V případě odkazu označíme políčko „Příloha (pouze odkaz na přílohu)“ a do pole „Druh“ zapíšeme text (např. kde se příloha nachází či o co se jedná). Pole „Druh“ je povinné. Do pole „Počet“ (nepovinné pole) je možné zapsat počet kusů (listů) příloh. V případě, že se jedná o přílohu v el. podobě označíme políčko „Příloha v elektronické podobě“. Pole „Druh“ je opět povinné. Do pole „Počet“ (nepovinné pole) je možné zapsat počet kusů (listů) příloh. Kliknutím na tlačítko je zobrazeno dialogové okno pro výběr souboru z disku. Po označení zvoleného dokumentu a kliknutí na tlačítko „Otevřít“ je zobrazena informace o průběhu přenosu souboru a tento je poté připojen k zásilce. Soubor nesmí přesáhnout 10 MB při připojení. k celé zásilce lze ale připojit několik takovýchto souborů. Přílohu poté uložíme kliknutím na tlačítko Uložit. Pokud klikneme na tlačítko Zavřít zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chceme provedené změny uložit.

Kliknutím na tlačítko Ano se provedené změny uloží (příloha se připojí). Kliknutím na tlačítko Ne se formulář pro připojení přílohy uzavře a příloha se nepřipojí. Kliknutím na tlačítko Storno se pouze uzavře okno s dotazem, zda formulář uložit. Samotný formulář s vybranou přílohou zůstane dále otevřen bez provedení změn a je možné např. vybrat jinou přílohu.

IV.

Předat




Předání spisovému uzlu je povinné. v případě, že známe i konečného příjemce zásilky, můžeme předat konkrétnímu funkčnímu místu. Předání je stejné jak pro obecnou zásilku, tak pro založený dokumentu z doručené datové zprávy. Spisový uzel vybereme pomocí ikony

a výběrem z předem definovaného seznamu. Ikonou

pole opět vyprázdníme. V případě, že známe konkrétní funkční místo, kterému zásilka náleží, toto vybereme kliknutím na šipku a výběrem z rozbalovací nabídky. v seznamu se nám pak objeví nabídku funkčních míst pouze pro vybraný spisový uzel. Ve spodní části formuláře se pak nachází zaškrtávací pole:

V případě jeho zaškrtnutí, se po založení zásilky objeví podatelně nový formulář pro zápis zásilky další. v případě nezaškrtnutí, se po založení zásilky nový formulář neobjeví a je třeba jej vyvolat opět kliknutím na kategorii „Obecná zásilka“.

V případě zaškrtnutí pole „Po uložení znovu zobrazit prázdný formulář pro založení další zásilky“ se zaktivní zaškrtávací pole „a přenést údaje z této zásilky“ , které v případě jeho zaškrtnutí provede přenos hodnot z následujících polí do nového formuláře. Pole: -

Věc Typ dokumentu Odesílatel Podací číslo Způsob odeslání Typ zásilky Forma zásilky Spisový uzel Funkční místo

Tlačítko pak provede uložení zásilky a předání spisovému uzlu či konkrétnímu funkčnímu místu. Ti budou mít zásilku ve složce „K převzetí“ VIZ. KAPITOLA KANCELÁŘ – DOKUMENTY K PŘEVZETÍ . Tlačítko

zobrazí dialogové okno s dotazem, zda chceme provedené změny uložit.

Kliknutím na tlačítko Ano se provedené změny uloží (zásilka se založí a předá zvolenému spisovému uzlu či uživateli). Kliknutím na tlačítko Ne se formulář uzavře a zásilka se nezaloží.




Kliknutím na tlačítko Storno se pouze uzavře okno s dotazem, zda formulář uložit. Samotný formulář zůstane dále otevřen a je možné v něm ještě provádět změny.

2.

Stejnopisy

Stejnopis je samostatný dokument vytvořený z jiného dokumentu. Z originálního dokumentu přebírá své evidenční údaje (mimo data evidence, to je určeno datem vytvoření stejnopisu), elektronický obraz a všechny přílohy. K originálnímu dokumentu i stejnopisu je uložena informace o vazbě mezi originálem a stejnopisem. Vybírá se spisový uzel a funkční místo.

3. Kopie Kopie je dokument vytvořený z originálu a závislý na originálu (původním dokumentu). Je to dokument, jehož údaje (až na výjimky) nejsou editovatelné a jsou automaticky aktualizované při změně originálu. Kopie má vždy elektronický obraz originálu a všechny přílohy a odeslání originálu. Lze k ní vkládat vlastní přílohy. K originálnímu dokumentu i kopii je uložena informace o vazbě mezi originálem a kopií. Vybírá se spisový uzel a funkční místo.

4. Poznámky Na této záložce je uživateli umožněno vkládat poznámky k zakládanému dokumentu. Po založení dokumentu se poznámka zobrazí na detailu dokumentu, na záložce „Poznámky“ (veřejné).




9.2.3 Návrat doručenek Formulář umožňuje zadání doručenky k zásilce. Současně provádí změnu stavu zásilky na „doručeno“.

Formulář obsahuje: Nadpis formuláře. Filtry – Evidenční číslo, Číslo jednací (ve formátu číslo jednací/rok), Spisový uzel Tlačítko Načíst – provede načtení nových zásilek čekajících na odepsání doručenek bez nutnosti opustit formulář. Dále je také možné provést načtení filtrů.

Seznam zásilek čekajících na zápis doručenek. Stránkování.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – po kliknutí zobrazí formulář „Zásilka – detail“. Detail slouží pouze pro prohlížení a pro zápis doručenky. Nelze v něm editovat. Odstranit – ikona je zde vždy nepřístupná. Uložit doručenku k zásilce – zobrazí formulář „Návrat doručenky – editace“. Provádí výběr všech zásilek Zrušit výběr (zrušit označení u všech zásilek) - provede odznačení všech vybraných záznamů na stránce. Nápověda – ikona je nepřístupná. Ikona je přístupná na detailu zásilky. Tisk - Zobrazí tiskovou sestavu.

Detail zásilky obsahuje:




Doručenku lze zapsat kliknutím na ikonu

jak v seznamu po označení příslušného řádku, tak přímo

v detailu zásilky (zobrazí se kliknutím na ikonu Po kliknutí na ikonu

).

se zobrazí formulář pro zápis doručenky:

Formulář obsahuje pouze jednu aktivní ikonku: Načtení původních údajů – v případě, že do pole „Druh“ je zapsán text a není ještě uložen, se po kliknutí na tuto ikonu formulář vrátí do původního stavu (tedy zůstane prázdný). Datum doručení lze zapsat do pole „Datum doručení“ (toto pole je povinné) přímo vepsáním data či Verze dokumentu: 1.01



výběrem z kalendáře kliknutím na ikonu

a označením příslušného dne v měsíci.

Způsob doručení je možno vybrat z rozbalovací nabídky z předem definovaných způsobů:

Kliknutím na tlačítko Uložit, se doručenka zapíše a uloží k zásilce. Kliknutím na tlačítko Zavřít, se zobrazí dialogové okno s dotazem, zda chceme provedené změny uložit. Pokud je již doručenka zapsána, aplikace na to upozorní:

Po zapsání doručenek a přeskočení do jiné kategorie (např. Obecná zásilka) zapsané doručenky ze seznamu zmizí a po opětovném načtení jsou zde zobrazeny pouze aktuální zásilky pro zápis doručenek. Při zápisu data doručení na poslední neodepsané zásilce, která u dokumentu zbývala, zapíše k dokumentu „datum předpokládaného nabytí právní moci“ vypočtené z maxima z datumů doručení jeho zásilek + lhůta, která je nastavena v modulu Administrace – Parametry aplikace – záložka Zásilky – nabytí právní moci.

9.2.3 Redistribuce Formulář slouží pro redistribuci (tj. převzetí a následné předání) dokumentů a spisů. Slouží pouze pro oběh dokumentů uvnitř organizace. Dělí se do čtyř režimů:  Dokumenty k převzetí - Převzetí dokumentů podatelnou  Spisy k převzetí - Převzetí spisů podatelnou  Dokumenty k předání - Předání dokumentů z podatelny  Spisy k předání - Předání spisů z podatelny




Seznam dokumentů k redistribuci lze zobrazit buď výběrem jednotlivé kategorie nebo také z celkového přehledu VIZ. PODATELNA – PŘEHLED – REDISTRIBUCE .

Sloupce seznamu u dokumentů: Výběr (zaškrtávací pole) Čárový kód (či evidenční číslo) - v závislosti na nastavení aplikace zobrazuje buď evidenční číslo dokumentu, či čárový kód dokumentu. Popis - stručný popis dokumentu. Číslo jednací - číslo jednací dokumentu. Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího dokument. Sloupce seznamu u spisů: Výběr (zaškrtávací pole) Čárový kód (či evidenční číslo) - v závislosti na nastavení aplikace zobrazuje buď evidenční číslo spisu, či čárový kód spisu. Popis - stručný popis spisu. Spisová značka Vlastník - název funkčního místa aktuálně vlastnícího spis. Formulář dále obsahuje:

Pokud je v Parametrech aplikace u dokumentů či spisů nastaveno jejich označování čárovým kódem Verze dokumentu: 1.01



namísto ev. číslem, pak je do tohoto pole možné zapsat čárový kód, či jej čtečkou přímo načíst a dokument bude automaticky označen (zaškrtnut) pro převzetí, či pouze vyhledání.

Seznam dokumentů či spisů k převzetí nebo předání. Seznam dokumentů a spisů k předání a převzetí je zobrazen ve všech režimech stejně. Rozdíl je pouze v seznamu s řádky seskupenými do skupin:



U převzetí – seznam dle předávajícího spisového uzlu (resp. spisového uzlu, do nějž náleží funkční místo, jež provedlo předání).



U předání – seznam dle přebírajícího spisového uzlu (resp. spisového uzlu, do nějž náleží funkční místo, jež má převzít dokument).

Tlačítka

znamenají označení nebo zrušení označení všech řádků ve skupině.

Ve všech režimech je možné zobrazit si pouze detail dokumentu kliknutím na ikonu . Dokumenty zde není možné jakkoliv editovat. Detail dokumentu je podrobně popsán VIZ. K ANCELÁŘ – NOVÝ DOKUMENT. V případě, že chybí dostatečná práva na zobrazení dokumentu, aplikace na toto upozorní.

V režimech „Dokumenty k převzetí“ a „Spisy k převzetí“ se po označení dokumentů klikne na ikonu . Poté dokumenty zmizí a jsou převedeny do režimů „Dokumenty k předání“ a „Spisy k předání“. V režimech „Dokumenty k předání“ a „Spisy k předání“ jsou tyto dokumenty v seznamu do doby, než si je konkrétní uživatelé či spisové uzly převezmou (uvidí je v poli k převzetí u spisů či dokumentů VIZ. K ANCELÁŘ – DOKUMENTY - K PŘEVZETÍ nebo K ANCELÁŘ – SPISY – K PŘEVZETÍ ). Režimy „Dokumenty k předání“ a „Spisy k předání“ zde tudíž slouží pouze jako informativní (např. pro kontrolu pokud spisovým uzlům či funkčním místům předává dokumenty v papírové podobě podatelna). Tlačítko zde slouží k načtení nových dokumentů nebo spisů k převzetí či předání, bez nutnosti opustit formulář.




9.2.3.1 Dokumenty k převzetí Dokumenty k převzetí - Převzetí dokumentů podatelnou

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Převzetí – provede převzetí označeného dokumentu popř. všech dokumentů. Je přístupná pouze v režimech „Dokumenty k převzetí“ a „Spisy k převzetí“. Storno převzetí dokumentu – provede odmítnutí převzetí dokumentu a dokument se vrátí k odesílateli Předávací protokol - po kliknutí je zobrazen formulář předávacího protokolu Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

9.2.3.2 Spisy k převzetí Spisy k převzetí - Převzetí spisů podatelnou

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Převzetí – provede převzetí označeného dokumentu popř. všech dokumentů. Je přístupná pouze v režimech „Dokumenty k převzetí“ a „Spisy k převzetí“. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

9.2.3.3 Dokumenty k předání Dokumenty k předání - Předání dokumentů z podatelny




Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Storno předání dokumentu – provede storno předání dokumentu. Dokument se zobrazí na podatelně v nepřidělených dokumentech. Předávací protokol - po kliknutí je zobrazen formulář předávacího protokolu Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

9.2.3.4 Spisy k předání Spisy k předání - Předání spisů podatelny.

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

9.2.4 Externí subjekty Formulář zobrazuje číselník externích subjektů (adresář). Je zde možné vyhledávat a vybírat z nabídky již vložených externích subjektů nebo zadat novou adresu.




Externí subjekty jsou podrobně popsány VIZ. ADMINISTRACE – EXTERNÍ SUBJEKTY

9.3 Výpravna 9.3.1 Přehled Formulář je rozdělen do tří částí: 1. Přehled – VIZ. PŘEHLED – název a kategorie se mění v závislosti na zvolené sekci. Obsahuje kategorii „Podací archy“. 2. Výpravna – zobrazuje vybraná data – tato část (její název a vzhled) se následně mění dle zvolených sekcí (Příjem, Vypravení, Vypravené) a zvolených kategorií v těchto sekcích. 3. Info panel – VIZ. INFO PANEL (ZOBRAZENÍ PŘEHLEDŮ ).




9.3.1.1 Přehled Formulář zobrazuje stručný přehled o stavu výpravny. Umožňuje také přepínání mezi podatelnami dostupnými funkčnímu místu (pokud má dostupných více výpraven zároveň). Formulář s titulem „Výpravna“ obsahuje: Nadpis – název aktuální výpravny. Pokud je dostupných více výpraven, je zde pod názvem aktuální podatelny zobrazen text „Přepnout na výpravnu“ u něhož je odkaz na další výpravnu/ny. Minimalizovatelný panel „Zásilky k převzetí“ – obsahující sloupce:  Zásilky k převzetí.  Počet zásilek – aktuální počet zásilek k převzetí výpravnou.  Odkaz „Zobrazit“ – provede rychlý přechod na převzetí zásilek k vypravení VIZ. VÝPRAVNA PŘÍJEM . Minimalizovatelný panel „Zásilky k vypravení“ – obsahující  Skupinu „Datové zprávy k vypravení“ (se sumarizací počtu všech zpráv k vypravení do datových schránek). Ta obsahuje tabulku datových schránek dostupných výpravně se sloupci:  Vlastník - název datové schránky (identifikátor schránky)  Poslední načtení - počet zásilek připravených k vypravení do schránky.  Odkaz „Zobrazit“ - rychlý přechod na vypravení zpráv do datové schránky.  Text „Poštovní zásilky k vypravení“  Počet zásilek – aktuální počet zásilek připravených k vypravení poštou.  Odkaz „Zobrazit“ – provede rychlý přechod na vypravení zásilek poštou. Tlačítko Aktualizovat – provádí aktualizaci dat. Jakmile jsou data načtena, jsou údaje přehledu aktualizována.

9.3.1.2 Podací archy Formulář zobrazuje seznam podacích archů, které nemají zapsaná podací čísla.




Ve formuláři jsou následující ovládací prvky: Filtruje podací arch dle jejich stavu:  Všechny - zobrazí všechny podací archy  Nevypravené - zobrazí jen dosud nevypravené podací archy  Vypravené - zobrazí jen vypravené podací archy Filtruje podací archy dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam - používané podací archy  Pozastavena platnost - pozastavené podací archy  Zrušeno - zneaktivněné (odstraněné) podací archy Pokud je zaškrtnuto, jsou načteny vypravené podací archy, které mají na všech zásilkách zapsaná podací čísla. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout na tlačítko provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.

, aby se

Seznam podacích archů dle čísla a s daty jejich vytvoření a vypravení. Stránkování – Aktuální vybraná stránky je černá či podtržená. Ikonky zobrazené v panelu nástrojů: Založení nového záznamu – provádí založení nového podacího archu. Nový podací arch se zobrazí jako další řádek seznamu. Číselná řada je vzestupná postupně po celý rok od č. 1 od založení prvního archu. Zobrazení detailu záznamu – zobrazuje detail podacího archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. v detailu záznamu lze možno editovat, pokud již nebyl podací arch vypraven. Změna údajů záznamu – provádí změnu existujícího podacího archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a pokud označený podací arch již nebyl vypraven. Editovat u podacích archů je možno pouze stav záznamu tzn. zrušit podací arch, pozastavit platnost či záznam znovu aktivovat. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provádí zneaktivnění podacího archu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu, označený podací arch již není zneaktivněn a pokud již nebyl vypraven. Zrušení je možné také na detailu podacího archu.




Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Tisk – Zobrazí tiskovou sestavu. Detail či editace záznamu se zobrazí dvojklikem na řádek seznamu či kliknutím na ikonu

nebo

.

Detail podacího archu    

obsahuje seznam zásilek umístěných v podacím archu; umožňuje editaci čárového kódu pošty (až do vypravení podacího archu); umožňuje editaci podacího čísla (kdykoliv i po vypravení podacího archu). obsahuje sloupec dokument, který zobrazuje evidenční číslo či čárový kód odesílaného dokumentu (v závislosti na nastavení označování dokumentů čárovými kódy).

Pro zjednodušení byl na seznam zásilek k vypravení na skupiny podacích archů umístěn odkaz „Detail podacího archu“ zobrazující detail podacího archu. Je podporováno použití klávesy "Enter" v polích "Čárový kód pošty" a "Podací číslo". Vložením (stisknutím) klávesy v těchto polích dochází k automatickému přechodu na další řádek (zásilku) v seznamu. Toto řešení podporuje i čtečky čárových kódů (čtečka musí být nastavena na posílání znaku "Enter" společně s čárovým kódem, resp. za hodnotou čárového kódu).

Automaticky dogenerovat podací čísla - po kliknutí vyvolává formulář automatického generování podacích čísel (možnost volby posledního podacího čísla či počtu podacích čísel, které mají být vygenerovány).




9.3.2 Příjem Příjem zásilek k vypravení Formulář zobrazuje seznam zásilek, které jsou připravené k převzetí výpravnou.

Uživatel zde má k dispozici zaškrtávací okénko "seskupit podle spisového uzlu". Při jeho zaškrtnutí jsou zásilky rozděleny a seřazeny podle jednotlivých spisových uzlů (po kliknutí na tlačítko "Načíst"). Ve formuláři se nachází filtry Evidenční číslo a Číslo jednací (ve formátu číslo jednací / rok). Označení zásilky zadáním čárového kódu - po zadání čárového kódu zásilky je tato zásilka automaticky zaškrtnuta v poli Výběr.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - po kliknutí zobrazí formulář „Zásilka – detail“. Detail slouží pouze pro prohlížení. Nelze v něm editovat. Podrobný popis detailu zásilky VIZ. PODATELNA – PŘÍJEM – DETAIL ZÁSILKY. Převzetí označených zásilek – provede převzetí označených zásilek a jejich přesun do sekce „Vypravení“ – Poštovní zásilky. Ikona je aktivní pokud je označen (zaškrtnut) alespoň jeden řádek seznamu. Při převzetí poštovních zásilek je prováděna kontrola, zda jsou zásilky ve stavu umožňujícím převzetí (např. zda je mezitím, od načtení seznamu zásilek, nepřevzal jiný uživatel). Přebírány jsou pouze zásilky v odpovídajícím stavu. Ostatní, již převzaté zásilky, nejsou znovu přebírány a uživatel je o nepřevzetí informován dialogem se seznamem nepřevzatých zásilek.




Odmítnutí převzetí (vrácení) označených zásilek - po kliknutí na ikonu je zobrazeno dialogové okno s dotazem, zda chce uživatel skutečně odmítnout převzetí vybraných zásilek. Po stisknutí tlačítka Ano jsou zásilky odmítnuty. Takto odmítnuté zásilky jsou vráceny zpět funkčnímu místu, které provádí předání (tj. do Kancelář -> Zásilky -> Vytvořené). Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Pokud je označena zásilka ve sloupci Výběr, uživatel si může vybrat typ obálky pro tisk obálky s adresátem (lze označit a vytisknout i více obálek najednou).

Pokud je zaškrtnuto, seskupí se zásilky dle spisového uzlu. Tlačítko Načíst při zaškrtnutí provede seskupení dle spisového uzlu. Pokud zaškrtnuto není, tlačítko Načíst provede načtení nových zásilek k převzetí, bez nutnosti opustit formulář.

Pokud je v parametrech aplikace nastaveno označování dokumentů čárovým kódem, je zde pole pro možnost vyhledání a označení zásilky dle čárového kódu. v momentě, kdy je do pole zadán čárový kód, je proveden pokus o dohledání čárového kódu v seznamu zásilek. Pokud byla zásilka nalezena, je označena (zaškrtnuto zaškrtávací pole).Pokud nebyla zásilka nalezena, je zobrazen informační dialog s textem „Zásilka XX nebyla nalezena!“, kde za XX je doplněn hledaný čárový kód. Seznam s řádky je seskupen do skupin dle spisového uzlu, do něhož náleží funkční místo odesílající zásilku. Seskupení obsahuje:  Název spisového uzlu.  Text „položek XX“, kde za XX je doplněn počet zásilek náležejících do skupiny. Sloupce seznamu:  Výběr (zaškrtávací pole).  Ikonka: o Ikonka jedné obálky – jedná se o samostatnou zásilku. o Ikonka více obálek – jedná se o zásilku, do níž byly sloučeny další zásilky.  Čárový kód zásilky  Adresát zásilky ve formátu název organizace, titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, ulice, číslo, obec.




    

Evč. dok. - evidenční číslo dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů evidenčními čísly. Kód dok - čárový kód dokumentu odesílaného v zásilce. Sloupec je zobrazen, pokud je nastaveno označování dokumentů čárovými kódy. Způsob odeslání Typ zásilky Forma

Pokud je označen řádek se sloučenou zásilkou (ikona více obálek), je zobrazen detail řádku a v něm jsou vypsány všechny zásilky sloučené do této jedné. Řádek obsahuje evidenční číslo nebo kód odesílaného dokumentu, a také odkaz „Detail“ u každé obálky, kliknutím na něj je možno si zobrazit detail každé zásilky samostatně.

9.3.2.1 Zásilky k vypravení Po označení zásilky a kliknutím na ikonu

je vykreslen formulář „Příjem zásilek k vypravení“.

Formulář provádí převzetí zásilek k vypravení. Umožňuje:  Převzít zásilky bez vložení do podacího archu.  Převzít zásilky a vložit je do existujícího (nevypraveného) podacího archu.  Převzít zásilky, vytvořit nový podací arch a vložit do něj převzaté zásilky. Ve formuláři jsou zobrazena pole pro výběr jedné z variant:  „Pouze převzít zásilky (nevkládat je do podacího archu)“ – provede převzetí zásilek.  „Převzít zásilky a vložit je do podacího archu“ – provede vložení zásilek do podacího archu zvoleného v rozbalovacím menu podacích archů. (Do rozbalovací nabídky podacích archů jsou načteny všechny nevypravené podací archy).  „Převzít zásilky a vložit je do nového podacího archu“ – je založen nový podací arch, do kterého jsou zásilky vloženy. Tlačítko OK – provede převzetí zásilek a jejich přesun do sekce „Vypravení“. Tlačítko Storno – Provede uzavření formuláře bez uložení změn.




„Odmítnutí převzetí (vrácení) zásilek“, která je k dispozici po kliknutí na ikonku . Takto odmítnuté zásilky jsou vráceny zpět funkčnímu místu, které provádí předání (tj. do Kancelář -> Zásilky -> Vytvořené). Ikonka panelu nástrojů: Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Pokud je v parametrech aplikace nastavena „Zjednodušená výprava zásilek“ (VIZ. ADMINISTRACE – PARAMETRY APLIKACE – ZÁSILKY), pak se zásilky neobjeví k převzetí, ale jsou zobrazeny rovnou v sekci „Vypravení“.

9.3.3 Vypravení Vypravení je rozděleno do dvou kategorií: 1. Datová schránka 2. Poštovní zásilky Zásilky se ve vypravení objeví po jejich převzetí v sekci příjem VIZ. VÝPRAVNA – PŘÍJEM popř. ihned po založení uživateli, pokud je v parametrech aplikace nastaveno „Zjednodušená výprava zásilek“ VIZ. ADMINISTRACE – PARAMETRY APLIKACE – ZÁSILKY.

9.3.3.1 Datová schránka Datová schránka – vypravení do datové schránky Formulář zobrazuje seznam zásilek připravených k odeslání (vypravení) do datové schránky a umožňuje jejich odeslání do informačního systému datových schránek.




Po označení kategorie Datová schránka se rozbalí seznam všech nastavených DS v aplikaci. Každý spisový uzel může mít pro odesílání nastavenou jinou DS. Po označení konkrétní DS se načte formulář se seznamem zpráv k vypravení. Na formuláři je zobrazen nadpis označující konkrétní datovou schránku, ze které je vypravováno.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail zásilky označené datové zprávy (VIZ K ANCELÁŘ – ZÁSILKY – DETAIL ZÁSILKY ). Odeslání označených zásilek do datových schránek - provede odeslání zaškrtnutých vybraných zpráv. Storno zásilky – stornuje označenou datovou zprávu (zásilku). Vybrat všechny zásilky – provede označení všech datových zpráv (zásilek) v seznamu. Zrušit výběr – zruší označení u všech zásilek. Zobrazí nápovědu – VIZ N ÁPOVĚDA. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Výběr zprávy k odeslání se provádí dvojklikem na řádek s datovou zprávou: Zaškrtnutím jsou označené vybrané zprávy, pokud pole zaškrtnuté není, zprávy nejsou označené. Tlačítko Načíst – provede načtení nových datových zpráv k odeslání bez nutnosti opustit formulář v případě, že je zapnuta funkce zjednodušené výpravy VIZ. ADMINISTRACE – PARAMETRY APLIKACE – ZÁSILKY.

Odeslání / vypravení datových zpráv: Vypravení je provedeno kliknutím na ikonu . Funkce provádí faktické odeslání vybraných zásilek (datových zpráv) do informačního systému datových schránek (resp. datových schránek adresátů zpráv). Před samotným provedením vypravení je zobrazen dialog potvrzení odeslání. Kliknutím na tlačítko Ano, je zahájeno vypravení (odeslání) zásilek.

Datové zprávy jsou odesílány po jedné. Průběh odesílání datových zpráv je signalizován dialogem průběhu odesílání.

V případě chyby je zobrazen dialog s podrobnými informacemi (příčinou chyby):




Dialog umožňuje rozhodnout, zda přeskočit aktuálně odesílanou zprávu (již se nepodařilo odeslat kvůli chybě) a pokračovat v odesílání odesláním následující datové zprávy, kliknutím na tlačítko Ano, či zda ukončit odesílání všech datových zpráv (tlačítko Ne). Po dokončení odesílání je zobrazen dialog s informacemi (sumarizací) o proběhlém odesílání.

Tím je odesílání dokončeno a datové zprávy jsou dodány do datové schránky příjemce. Kontrolu, zda již byly odeslané datové zprávy doručeny (tedy vyzvednuty příjemcem) lze provést v sekci „Vypravené“ VIZ. VÝPRAVNA – VYPRAVENÉ nebo VIZ. K ANCELÁŘ – ZÁSILKY - ODESLANÉ . Dodejky a doručenky k datovým zprávám jsou staženy v momentě načtení doručených datových zpráv podatelnou VIZ. PODATELNA – PŘÍJEM – D ATOVÁ SCHRÁNKA.

9.3.3.2 Poštovní zásilky Formulář zobrazuje seznam zásilek, které jsou připraveny pro odeslání poštou a umožňuje jejich vypravení.




V seznamu jsou zásilky řazeny dle zařazení do podacích archů nebo jsou zde zobrazeny jako samostatné zásilky, které nejsou v žádném podacím archu. i zde je stále možnost zásilky do podacích archů vkládat či je z nich vyjmout.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail označené zásilky. Odeslání označených zásilek - provede odeslání zaškrtnutých vybraných zásilek. Storno zásilky – stornuje označenou zásilku. Vybrat všechny zásilky – provede označení všech zásilek v seznamu. Zrušit výběr – zruší označení u všech zásilek. Sloučit zásilky – provádí vložení jedné zásilky do jiné. (Více dokumentů pro jednoho adresáta vložených do jedné obálky). Vložit zásilku do podacího archu – provádí vložení zásilky do existujícího podacího archu. (Výběr je možný z rozbalovací nabídky již existujících podacích archů. Je povoleno pouze u zásilek, které nejsou v žádném podacím archu.




Vyjmout zásilku z podacího archu – Provádí vyjmutí zásilky z podacího archu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu poštovního podacího archu. Tlačítko Načíst – provede načtení nových zásilek k odeslání bez nutnosti opustit formulář v případě, že je zapnuta funkce zjednodušené výpravy VIZ. ADMINISTRACE – PARAMETRY APLIKACE – ZÁSILKY. Výběr zprávy k odeslání se provádí dvojklikem na řádek s datovou zprávou: Zaškrtnutím jsou označené vybrané zprávy, pokud pole zaškrtnuté není, zprávy nejsou označené. Odeslání – vypravení zásilek: Vypravení je provedeno kliknutím na ikonu . Funkce provádí označení vybraných zásilek jako odeslaných (vypravených). Před samotným provedením vypravení je zobrazen dialog potvrzení odeslání. Kliknutím na tlačítko Ano, je zahájeno vypravení (odeslání) zásilek. Kliknutím na tlačítko Ne, je proces ukončen. Průběh odesílání (vypravování) zásilek je signalizován dialogem průběhu vypravení podobně jako u datových zpráv. Po jeho skrytí, je vypravení dokončeno, zásilky jsou ze seznamu vyjmuty a převedeny do sekce vypravené. v případě, že se jedná o zásilku s dodejkou, je převedena do podatelny – příjem, kde zásilka čeká na odepsání dodejky VIZ. PODATELNA – NÁVRAT DORUČENEK (a až po odepsání dodejky se objeví výpravně v sekci vypravené). Dodejky si může taktéž odepisovat každý uživatel sám VIZ. K ANCELÁŘ – ZÁSILKY – NÁVRAT DORUČENEK , kde jsou taktéž viditelné. Všechny odeslané dokumenty jsou ihned po odeslání vloženy uživatelům, kteří je odesílaly do sekce zásilky odeslané VIZ. K ANCELÁŘ – ZÁSILKY – ODESLANÉ .

9.3.4 Vypravené Stejně jako u vypravení je sekce „Vypravené“ rozdělena do dvou kategorií: 1. Datová schránka 2. Poštovní zásilky Po kliknutí na sekci „Vypravené“ je zobrazen dotaz:




9.3.4.1 Datové zprávy Formulář zobrazuje seznam již odeslaných datových zpráv. Lze v něm sledovat stav odeslané zprávy, její doručení, zobrazit detailní údaje zprávy, vytisknout dodejku či doručenku datové zprávy a uložit si (vyexportovat) doručenku či celou datovou zprávu do souboru na lokální počítač.

Ve formuláři jsou použity následující filtry a ovládací prvky: Rozbalovací nabídka datová schránka – v seznamu jsou zobrazeny datové zprávy odeslané zvolenou datovou schránkou. Datumové pole „od – do“ – zobrazuje datové zprávy v rozmezí zadaného období.




Tlačítko Načíst - Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko „Načíst“, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail datové zprávy. Stažení (uložení) souboru datové zprávy, dodejky či doručenky. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk - zobrazuje tiskovou sestavu dodejky či doručenky datové zprávy (automaticky je volena dodejka/doručenka na základě aktuálního stavu datové zprávy).

Tiskové sestavy: Dodejka - Standardní tisková sestava dodejky. Lze použít pouze u datových zpráv, jež již byly dodány do ISDS. v aplikaci musí být již stažena dodejka zprávy (stahuje se při odesílání zpráv, či načtení doručených zpráv). Doručenka - Standardní tisková sestava doručenky. Lze použít pouze u datových zpráv, jež již byly doručeny adresátovi. v aplikaci musí být již stažena doručenka zprávy (stahuje se při odesílání zpráv, či načtení doručených zpráv).

Uložení souboru ZFO: Po kliknutí na ikonu se zobrazí formulář, ten umožňuje stažení a uložení ZFO souboru dodejky, doručenky a celé datové zprávy z databáze aplikace do lokálního počítače.

Na základě aktuálního stavu datové zprávy, jsou aktivní příslušná tlačítka: Stáhne a nabídne uložení ZFO souboru celé datové zprávy (včetně všech příloh). Stáhne a nabídne uložení ZFO souboru dodejky či doručenky (na základě aktuálního stavu dokumentu). Po kliknutí na příslušné tlačítko je v pozadí zobrazen informační dialog o přípravě zaslání souboru

a zároveň v okamžiku, kdy je připraveno stažení souboru je zobrazen dialog s možností




uložení/stažení souboru či jeho prohlížení. Níže zobrazený dialog je uveden pouze jako ukázka a liší se v závislosti na operačním systému a prohlížeči internetových stránek použitým u uživatele.

Informaci o stavu doručení je taktéž možné si zkontrolovat na detailu zásilky VIZ. V ÝPRAVNA – VYPRAVENÉ – POŠTOVNÍ ZÁSILKY nebo VIZ . K ANCELÁŘ – ZÁSILKY – ODESLANÉ .

Detail datové zprávy: Zobrazí se kliknutím na ikonu


. Detail je rozdělen do tří záložek.



Ikonka panelu nástrojů: Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pole formuláře: Identifikátor zprávy - jednoznačný identifikátor zprávy. Každá datová zpráva má svůj vlastní identifikátor, pomocí něhož lze jednoznačně určit, o kterou zprávu se jedná. Typ zprávy – typ datové zprávy:  Veřejná – běžný typ datové zprávy, kdy alespoň na jedné straně komunikace je orgán veřejné moci.  Komerční – zpoplatněná datová zpráva, komunikace, kdy ani na jedné straně není orgán veřejné moci. Text – „Datová zpráva BYLA odeslána jinou aplikací“ - je zobrazen, pokud nebyla datová zpráva odeslána aplikací ELISA. v opačném případě není text zobrazen. Záložky:

I.

Datová zpráva, viz. obrázek nahoře.

Záložka obsahuje základní údaje datové zprávy. Pole formuláře: Sekce Odesílatel - obsahuje informace o odesílateli datové zprávy:  Identifikátor schránky  Název




  

Adresa Číslo jednací - číslo jednací používané u odesílatele Spisová značka - spisová značka používaná u odesílatele

Sekce Příjemce - obsahuje informace o adresátovi (příjemci) datové zprávy:  Identifikátor schránky  Název  Adresa  Číslo jednací - číslo jednací používané u příjemce  Spisová značka - spisová značka používaná u příjemce  K rukám Datová schránka - informace o datové zprávě:  Věc - (popis, název) datové zprávy  Do vlastních rukou - příznak, zda se jedná o datovou zprávu do vlastních rukou  Povoleno doručení fikcí - příznak, zda je povoleno automatické doručení při nevyzvednutí zprávy po deseti dnech od doručení do datové schránky  Dodáno - datum a čas dodání do informačního systému datových schránek  Doručeno - datum a čas doručení do datové schránky příjemce  Stav zprávy - aktuální stav datové zpráv

II.

Přílohy datové zprávy

Záložka obsahuje informace o přílohách (souborech) přiložených k datové zprávě. Verze dokumentu: 1.01



Symbol zámku v řádku přílohy symbolizuje práva k jejímu zobrazení: Uživatel nemá práva k zobrazení přílohy datové zprávy. Uživatel má práva k zobrazení přílohy datové zprávy. Uživatel má práva pro zobrazení v případě:  

datová zpráva byla odeslána jinou aplikací (např. portálem České pošty), datová zpráva byla vytvořena z dokumentu vlastněného přihlášeným uživatelem (funkčním místem)  datová zpráva byla vytvořena z dokumentu vlastněného jiným uživatelem (funkčním místem) náležejícím do stejného spisového uzlu a dokument má nastaven přístup na "Běžný dokument". Kliknutím na tlačítko „Zobrazit“, je zobrazen soubor zvolené (označené) přílohy datové zprávy.

III.

Dodejka / Doručenka

Záložka obsahuje údaje dodejky / doručenky datové zprávy. Pole formuláře: Sekce Odesílatel - obsahuje informace o odesílateli datové zprávy. Sekce Příjemce - obsahuje informace o adresátovi (příjemci) datové zprávy. Datová schránka - informace o datové zprávě: Věc Verze dokumentu: 1.01

- popis (název) datové zprávy Strana 197 (celkem 341)


Zmocnění Naše č.j. Naše sp. zn. Vaše č.j. Vaše sp. zn. K rukám Do vlastních rukou Zakázat doručení fikcí

- případné informace o zákonu / vyhlášce apod., na jejichž základě je odeslána datová zpráva - číslo jednací používané u odesílatele - spisová značka používaná u odesílatele - číslo jednací používané u příjemce - spisová značka používaná u příjemce - textová informace komu má být datová zpráva předána - příznak, zda se jedná o datovou zprávu do vlastních rukou - příznak, zda je zakázáno automatické doručení při nevyzvednutí zprávy po deseti dnech od doručení do datové schránky

Informace o dodání a doručení: Dodáno - datum a čas dodání do informačního systému datových schránek Doručeno - datum a čas doručení do datové schránky příjemce Detail odeslané datové zprávy a informaci o doručení si lze zobrazit také v sekcích Vypravené – poštovní zásilky nebo v kanceláři v sekci Zásilky – odeslané.

9.3.4.2 Poštovní zásilky Formulář zobrazuje seznam vypravených poštovních zásilek včetně datových zpráv.

Ve formuláři jsou použity následující filtry a ovládací prvky:

Datumové pole „od – do“ – zobrazuje zásilky vypravené v rozmezí zadaného období.

Tlačítko Načíst - Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.

Ikonky panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu – zobrazí detail datové zprávy.




Nápověda – zobrazí nápovědu Tisk - zobrazuje tiskovou sestavu. Seznam zásilek – pokud je zobrazena ikona jedné obálky, jedná se o samostatnou zásilku. Pokud je ikona více obálek, jedná se o sloučenou zásilku, do níž byly sloučeny jiné zásilky. Označením se řádek rozšíří a zobrazí se všechny zásilky vložené do této jedné s odkazy na jejich detaily.

Detail zásilky: Kliknutím na ikonu

se otevře formulář zobrazující detail zásilky.

Formulář obsahuje čárový kód zásilky jak v prezentační podobě, tak pouze označení čárového kódu a informaci o stavu zásilky (vždy odesláno). Formulář je vždy zobrazen v režimu detailu záznamu (není používán v režimu editace či nového záznamu). Ve formuláři je možno použít pouze ikonky: Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Uložit doručenku k zásilce – zobrazí formulář „Návrat doručenky – editace“

Po kliknutí na ikonu je možné zapsat k zásilce doručenku VIZ. PODATELNA – PŘÍJEM – NÁVRAT DORUČENEK . Doručenku je taktéž možno zapsat na detailu zásilky VIZ . K ANCELÁŘ – ZÁSILKY – ODESLANÉ .




9.3.5 Frankovací stroj Na formuláři v submodulu Výpravna, v sekci Vypravení – Poštovní zásilky je uživatel po vypravení zásilek dotázán, zdali chce odeslat informace o odeslaných zásilkách do frankovacího stroje. Jestliže uživatel kliknul na tlačítko „Ano“, tak se v sekci Frankovací stroj - Nová dávka (export) zobrazí tyto zásilky, připravené pro export do frankovacího stroje.

9.3.5.1 Nová dávka (export)

Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu zásilky. Vytvořit dávku pro export do frankovacího stroje – provede vytvoření dávky pro export do frankovacího stroje. Vybrat všechny zásilky - označí všechny zásilky na dané stránce. Umožňuje jejich hromadné předání či hromadný tisk sestav. Všechny vybrané (zaškrtnuté) zásilky jsou vytisknuty do jedné tiskové sestavy, každá zásilka na novou stránku. Zrušit výběr (zrušit označení u všech zásilek) - provede odznačení všech vybraných záznamů na stránce. Nápověda – zobrazí nápovědu Tisk - zobrazuje tiskovou sestavu.




Filtrem „vypraveno:“ se filtruje, zda chce uživatel zobrazit zásilky vypravené jen dnes, nebo i starší vypravené zásilky pod volbou Kdykoliv.

9.3.5.2 Exportované dávky Formulář zobrazuje seznam vytvořených dávek frankovacích strojů a umožňuje jejich opětovný export.

Uložit dávku pro načtení do frankovacího stroje – provede načtení dávky do frankovacího stroje. Nápověda – zobrazí nápovědu Tisk - zobrazuje tiskovou sestavu.




9.4 Spisovna 9.4.1 Přehled Přehled je rozdělen do čtyř částí: 1. Přehled 2. Archivní kniha 3. Kniha zápůjček 4. Hledání

9.4.1.1 Přehled Formulář zobrazuje stručný přehled o stavu Spisovny a umožňuje přepínání mezi spisovnami dostupnými funkčnímu místu (pokud má dostupných více spisoven zároveň). Formulář s titulem „Spisovna“ obsahuje: Nadpis – název aktuální spisovny. Pokud je dostupných více spisoven, je zde pod názvem aktuální spisovny zobrazen text „Přepnout na spisovnu“ u něhož je odkaz na další spisovnu/ny. Minimalizovatelný panel „Převody do spisovny“   

„Neschválené návrhy“ s aktuálním počtem návrhů + odkaz „Zobrazit“ (zobrazuje seznam Neschválených návrhů) „Schválené návrhy“ s aktuálním počtem návrhů + odkaz „Zobrazit“ (zobrazuje seznam Schválených návrhů) „Protokoly“ s aktuálním počtem protokolů + odkaz „Zobrazit“ (zobrazuje seznam Protokolů)

Minimalizovatelný panel „Skartace“




  


Minimalizovatelný panel „Archivace“   


Tlačítko „Aktualizovat“ – provádí aktualizaci dat. Jakmile jsou data načtena, jsou údaje přehledu aktualizována.

9.4.1.2 Archivní kniha Archivní kniha je evidencí uložených jednotek (dokumentů, spisů, archivních krabic) z protokolu o převodu do spisovny ve spisovně. Záznamy (jednotky) se do ní zapisují ve chvíli, kdy dojde k jejich předání do spisovny. V jedné spisovně je vždy jedna archivní kniha. Číslování archivní knihy: V Administraci – Číselníky – Spisovny přibylo pole „Číslovat Archivní knihu od:“, kde je možné nastavit, od jakého čísla v Archivní knize se v dané spisovně začne číslovat. Toto nastavení docílí zachování kontinuální řada číslování, které může být vedeno v současné době ve spisovně v písemné podobě. V archivní knize jsou číslovány uložené jednotky (dokumenty, spisy a archivní krabice) podle pořadí, v jakém byly vloženy na návrh protokolu.

Sloupce seznamu:  Pořadové číslo - automaticky vygenerované při přijmutí dokumentu/spisu či archivní krabice do spisovny, nejčastěji je to číslo archivní krabice.  Datum uložení - datum, kdy byl proveden převod do spisovny, kdy byl záznam ve spisovně „zaevidován“.  Popis – popis dokumentu, spisu, archivní krabice  Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta  Zabaleno - podle jednotky: krabice, spis, dokument  Rok vyřízení  Datum skončení povinné usch. lhůty - rok skartace  Písemnost byla vyřazena dne – datum archivace/ skartace  Spisový plán  Poznámky




Ikony panelu nástrojů: 

„Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk Archivní knihy – v tiskové sestavě se tisknou stejné údaje jako v řádkovém zobrazení Archivní knihy.

9.4.1.3 Kniha zápůjček Kniha zápůjček obsahuje všechny zaevidované výpůjčky dokumentů a spisů, které jsou zaznamenány pracovníky spisovny. Vrácením dokumentu se nikterak neztrácí záznam, že dokument byl zapůjčen, jen se v Knize objeví v datu zápůjčky doplněné datum vrácení.

Sloupce seznamu:  Popis dokumentu/ spisu  ČJ/ Spis. zn – číslo jednací dokumentu/ spisová značka spisu  Objekt – rozlišení zda jde o dokument či spis  Zápůjčka komu – funkční místo a jméno uživatele, kterému byl dokument/ spis zapůjčen  Archivní krabice – název archivní krabice, ze které byl dokument/ spis zapůjčen  Datum zápůjčky – od-do  Účel – účel zapůjčení  Zápůjčka kdo – jméno, příjmení a funkční místo toho, kdo zápůjčku provedl Ikony panelu nástrojů: 

„Vrátit dokument/ spis“ – provede vrácení a doplnění data dokdy byl dokument/ spis zapůjčen.



„Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk Knihy zápůjček – v tiskové sestavě se tisknou stejné údaje jako v řádkovém zobrazení Knihy zápůjček.

Filtry seznamu:  Datum zápůjčky  Funkční místo - komu byl dokument/spis zapůjčen  Typ zápůjčky – možnost vybrat vrácené, nevrácené nebo všechny zápůjčky

9.4.1.4 Hledání Tato podsekce umožňuje hledání mezi dokumenty, spisy a archivními krabicemi, převedenými do spisovny. Jedná se o podobný vyhledávací filtr jako je v Kanceláři – Přehled – Hledání. Uživatel si může podle různých kritérií vyhledat požadovaný dokument, spis či archivní krabici. Nelze vyhledávat kombinovaně, tj. vyhledávat lze mezi dokumenty NEBO mezi spisy NEBO mezi archivními krabicemi, v každé třídě samostatně. Sekce Archivní krabice – vyhledávání je možné podle těchto kritérií:  Stručný popis  Poznámka  Datum vytvoření  Číslo krabice  Zařazení krabic Verze dokumentu: 1.01



     

Spisový uzel Spisový znak Skartační znak Podrobný popis Rok vyřízení Rok skartace

Sekce Spisy – vyhledávání je možné provádět podle těchto kritérií:  Stručný popis  Spisový znak  Skartační znak  Spisová značka  Vlastník – funkční místo  Vlastník – spisový uzel Sekce Dokumenty – vyhledávání je možné provádět podle těchto kritérií:  Číslo jednací dokumentu  Evidenční číslo  Stručný popis  Datum vyřízení  Spisový znak  Skartační znak  Datum zaevidování (založení)  Vlastník – funkční místo  Vlastník – spisový uzel

Volbou „Načíst“ se příslušné záznamy načtou do řádkového zobrazení. Odtud je možné doubleclickem či ikonou pro zobrazení detailu, zobrazit detail dokumentu/spisu/archivní krabice. Seznam lze standardně vytisknout.

9.4.2 Návrhy a protokoly Sekce je rozdělena do kategorií – Návrhy neschválení, Návrhy schválené, Protokoly a „Převod do spisovny – Návrhy neschválené).







9.4.2.1 Návrhy neschválené Na formuláři Neschválených návrhů se zobrazují návrhy, které uživatelé vytvořili předáním dokumentů/spisů/archivních krabic do spisovny.

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu návrhu. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno:

Neschválený návrh obsahuje dokumenty a spisy, nebo archivní krabice (Archivní krabice určené k převodu do spisovny nelze vložit na návrh protokolu, kde jsou dokumenty nebo spisy a naopak, dokumenty nebo spisy není možné vložit na návrh protokolu, kde jsou archivní krabice), které byly uživatelem vloženy do návrhu na převod dokumentů/spisů/archivních krabic do spisovny v modulu Kancelář – Převody do spisovny. Přístupné ikony: Poklikáním na řádek dokumentu/spisu se zobrazí detail dokumentu/spisu. „Změna údajů“ : umožní editovat Neschválený návrh „Vybrat všechny dokumenty/spisy/ archivní krabice: provede výběr všech dokumentů/spisů/ archivních krabic v Neschváleném návrhu.




„Zrušit výběr“ : provede zrušení všech označených dokumentů/spisů/ archivních krabic v Neschváleném návrhu. Ve chvíli, kdy je dokument/spis/ archivní krabice odebrán z Neschváleného návrhu předávacího protokolu (v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené), je zobrazen datum odebrání na detailu Neschváleného návrhu předávacího protokolu v modulu Kancelář / Převody do spisovny/ Návrhy do spisovny, i v modulu Spisovna/ Návrhy a Protokoly/ Návrhy neschválené, ve sloupci „Datum odebrání“. „Schválení návrhu“ : provede schválení doposud Neschváleného návrhu na Schválený návrh. POZNÁMKA: po kliknutí na ikonu „Schválení návrhu“, se za předpokladu, že na neschváleném návrhu je spis nebo archivní krabice, v níž je spis, který obsahuje dokument, který má vyšší skartační znak či lhůtu než spis, zobrazí upozornění (viz obrázek) „Na návrhu protokolu je vložen spis ČJ spisu ……., který obsahuje dokument s vyšším skartačním znakem či lhůtou než má spis! Chcete i přesto provést schválení návrhu?“

Kliknutím na tlačítko „Ano“, dojde ke schválení návrhu protokolu Kliknutím na tlačítko „Ne“, nenastane žádná akce. V okně „Upozornění“ jsou zobrazena všechna čísla jednací (spisové značky) těch spisů, které obsahují dokument s vyšším skartačním znakem a lhůtou než má spis. „Tisk na straně serveru“ : provede tisk Neschváleného návrhu předávacího protokolu o převodu dokumentů/ archivních krabic do spisovny. Pokud je Neschválený návrh v režimu editace, je možné z něj vyjmout obsažené dokumenty/spisy/archivní krabice zrušením výběru ve sloupci „Vybrat“ a uložením Neschváleného návrhu.

9.4.2.2 Návrhy schválené Na formuláři Schválených návrhů se zobrazují návrhy, které byly schváleny uživatelem, který má přístupný modul Spisovna.





Schválený návrh obsahuje dokumenty a spisy, nebo archivní krabice (Archivní krabice určené k převodu do spisovny nelze vložit na návrh protokolu, kde jsou dokumenty nebo spisy a naopak, dokumenty nebo spisy není možné vložit na návrh protokolu, kde jsou archivní krabice), které byly uživatelem vloženy do návrhu na převod dokumentů/spisů/archivní krabice do spisovny, v modulu Kancelář – Převody do spisovny. Přístupné ikony: Poklikáním na řádek dokumentu/spisu/archivní krabice se zobrazí detail dokumentu/spisu/ archivní krabice. „Převod do spisovny“ : provede předání dokumentů/spisů/ archivních krabic do spisovny (Protokoly). „Tisk na straně serveru“ : provede tisk Schváleného návrhu předávacího protokolu o převodu dokumentů/archivních krabic do spisovny.

9.4.2.3 Protokoly Na formuláři Protokolů se zobrazují protokoly, které uživatel, který má přístupný modul Spisovna, předal ze Schválených protokolů do spisovny.





Protokol obsahuje dokumenty a spisy, nebo archivní krabice (Archivní krabice určené k převodu do spisovny nelze vložit na návrh protokolu, kde jsou dokumenty nebo spisy a naopak, dokumenty nebo spisy není možné vložit na návrh protokolu, kde jsou archivní krabice), které byly uživatelem vloženy do návrhu na převod dokumentů/spisů/archivních krabic do spisovny, v modulu Kancelář – Převody do spisovny. Přístupné ikony: Poklikáním na řádek dokumentu/spisu/ archivní krabice se zobrazí detail dokumentu/spisu/ archivní krabice. „Tisk na straně serveru“ : provede tisk předávacího protokolu o převodu dokumentů do spisovny. Na detailu Protokolu, kde jsou vloženy archivní krabice je možné pomocí ikony „Tisk štítku na archivní krabici“ vytisknout štítek archivním krabicím zařazeným na tomto protokolu. Štítky se tisknou dva na jednu A4.

Na vytištěném štítku jsou tyto údaje:




       

zkratka spisového uzlu číslo archivní krabice popis archivní krabice rok vyřízení spisový znak skartační znak skartační lhůta rok skartace

9.4.2.4 Převod do spisovny – Návrhy neschválené Na formuláři se zobrazují Neschválené návrhy pro převod dokumentů/spisů/archivních krabic mezi spisovnami. Při předání dokumentů/spisů/archivních krabic mezi spisovnami se neschválený návrh zobrazuje ve spisovně, které je dokument/spis/archivní krabice předáván (nikoliv ve spisovně, která dokument/spis/archivní krabici původně vlastnila).

Práce s návrhy je popsána v sekci N ÁVRHY NESCHVÁLENÉ .

9.4.3 Dokumenty Formulář je rozdělen do záložek Dokumenty ve spisovně a Dokumenty k archivaci/skartaci.

9.4.3.1 Dokumenty ve spisovně Na formuláři jsou zobrazeny dokumenty, které byly předány ze Schváleného návrhu do spisovny.

Dokumenty lze filtrovat podle těchto kritérií:  Popis  Evidenční číslo  Číslo jednací  Datum: vytvoření / doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci  Forma: analogová, digitální, zdigitalizovaná  Spisový znak  Typ dokumentu  Skartační znak  Vlastník




 Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu viz DETAIL DOKUMENTU . Změna údajů záznamu - umožní na detailu dokumentu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu „Zápůjčka dokumentu“ – Zapůjčený dokument/ spis z řádkového zobrazení zmizí a objeví se až po vrácení (dopsání data DO v modulu Spisovna – Přehled – Kniha zápůjček).

    

Uzel – výběr spisového uzlu Zapůjčit – výběr funkčního místa a uživatele, kterému bude dokument/ spis zapůjčen Datum od – datum zahájení zápůjčky (aplikace vyplňuje automaticky po založení záznamu) Datum do – datum ukončení zápůjčky (je vyplněno po vrácení dokumentu/ spisu) Účel – účel zapůjčení

Předání dokumentu/spisu do spisovny - ikona je zaktivněna, pokud je zaškrtnutý checkbox ve sloupci „Výběr“. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno:




o V poli „Spisovna“ je z číselníku spisoven vybrána ta, do které mají být dokumenty předány. o Pokud ve zvolené spisovně již existuje neschválený návrh, tak je možné do tohoto návrhu dokumenty vložit, nebo je možné vložit dokumenty na nový návrh. Předáním dokumentů do spisovny dojde buď k vytvoření nového neschváleného návrhu, nebo k vložení dokumentů na již existující neschválený návrh ve zvolené spisovně. Ve spisovně, ze které byly dokumenty předány do jiné spisovny, se zobrazí Neschválený návrh předávacího protokolu o převodu dokumentů do spisovny, v sekci Návrhy a protokoly – Převod do spisovny (Návrhy neschválené). Vybrat všechny dokumenty - provede výběr všech dokumentů. Zrušit výběr - provede zrušení výběru všech označených dokumentů. Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

9.4.3.2 Dokumenty k archivaci/skartaci Na formuláři jsou zobrazeny dokumenty, které byly předány ze Schváleného návrhu do spisovny a jejichž skartační lhůta se naplnila. Skartační lhůta se počítá vždy od data vyřízení, resp. od 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu (v ELISe je tímto datem vyřízení datum platnosti u dokumentů a datum uzavření u spisů).

Dokumenty lze filtrovat podle těchto kritérií:  Popis  Evidenční číslo  Číslo jednací  Datum: vytvoření / doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci  Forma: analogová, digitální, zdigitalizovaná  Spisový znak Verze dokumentu: 1.01



   

Typ dokumentu Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu viz DETAIL DOKUMENTU . Změna údajů záznamu - umožní na detailu dokumentu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu „Přeřazení skartačního znaku“ - Jedná se o funkcionalitu, která umožní dokumentům/ spisům/ archivním krabicím (+ obsah krabice) přeřadit skartační znak „V“ na nový skartační znak „S“ a „A“.

Dokumenty/spisy/archivní krabice, kterým má být změněn skartační znak, je nutné označit ve sloupci „Výběr“, tím se zaktivní ikona „Přeřazení skartačního znaku“. Funkcí Přeřadit se zapíše určený spisový znak k vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím, je však u nich stále informace, že původní znak byl „V“. „Archivace“ - předání dokumentu/ spisu/ archivní krabice pro archivaci. Aktivní pouze u dokumentů/ spisů/ archivních krabic se skartačním znakem „A“ či V->A“ „Skartace“ - předání dokumentu/ spisu/ archivní krabice pro skartaci. Aktivní pouze u dokumentů/ spisů/ archivních krabic se skartačním znakem „S“ či V->S“ Po označení záznamu a zvolení příslušné ikony (archivace/ skartace) se zobrazí okno pro výběr:  Spisovny (automaticky vyplněna spisovna, ve které se vytváří návrh)  předávacího protokolu (návrh převodu pro archivaci/ skartaci). Lze vybrat z již založeného protokolu nebo vytvořit nový.




Kliknutím na tlačítko Archivovat/ Skartovat se vytvořený protokol přemístí do sekce „Spisovna Skartační řízení – Skartace/ archivace - Návrhy neschválené“.

9.4.4 Spisy Formulář je rozdělen do záložek Spisy ve spisovně a Spisy k archivaci/skartaci.

9.4.4.1 Spisy ve spisovně Na formuláři jsou zobrazeny spisy, které byly předány ze Schváleného návrhu do spisovny.

Spisy lze filtrovat podle těchto kritérií:  Datum: vytvoření / doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci  Popis  Číslo jednací  Spisový znak  Skartační znak  Vlastník  Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu spisu, viz DETAIL SPISU . Změna údajů záznamu - umožní na detailu spisu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu „Zápůjčka spisu“ – Zapůjčený dokument/ spis z řádkového zobrazení zmizí a objeví se až po vrácení (dopsání data DO v modulu Spisovna – Přehled – Kniha zápůjček).




    

Uzel – výběr spisového uzlu Zapůjčit – výběr funkčního místa a uživatele, kterému bude dokument/ spis zapůjčen Datum od – datum zahájení zápůjčky (aplikace vyplňuje automaticky po založení záznamu) Datum do – datum ukončení zápůjčky (je vyplněno po vrácení dokumentu/ spisu) Účel – účel zapůjčení Předání dokumentu/spisu do spisovny - ikona je zaktivněna, pokud je zaškrtnutý checkbox ve sloupci „Výběr“. Po kliknutí na ikonu je zobrazeno následující okno:

o V poli „Spisovna“ je z číselníku spisoven vybrána ta, do které mají být spisy předány. o Pokud ve zvolené spisovně již existuje neschválený návrh, tak je možné do tohoto návrhu spisy vložit, nebo je možné vložit spisy na nový návrh. Předáním spisů do spisovny dojde buď k vytvoření nového neschváleného návrhu, nebo k vložení spisů na již existující neschválený návrh ve zvolené spisovně. Ve spisovně, ze které byly spis předány do jiné spisovny, se zobrazí Neschválený návrh předávacího protokolu o převodu dokumentů do spisovny, v sekci Návrhy a protokoly – Převod do spisovny (Návrhy neschválené). Vybrat všechny spisy - provede výběr všech spisů.




Zrušit výběr - provede zrušení výběru všech označených spisů. Zobrazí tiskovou sestavu – VIZ TISK

9.4.4.2 Spisy k archivaci/skartaci Na formuláři jsou zobrazeny spisy, které byly předány ze Schváleného návrhu do spisovny a jejichž skartační lhůta se naplnila. Skartační lhůta se počítá vždy od data vyřízení, resp. od 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu (v ELISe je tímto datem vyřízení datum platnosti u dokumentů a datum uzavření u spisů).

Spisy lze filtrovat podle těchto kritérií:       

Datum: vytvoření / doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci Popis Číslo jednací Spisový znak Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení spisu dokumentu viz DETAIL SPISU . Změna údajů záznamu - umožní na detailu spisu editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu

„Přeřazení skartačního znaku“ - Jedná se o funkcionalitu, která umožní dokumentům/ spisům/ archivním krabicím (+ obsah krabice) přeřadit skartační znak „V“ na nový skartační znak „S“ a „A“.

Dokumenty/spisy/archivní krabice, kterým má být změněn skartační znak, je nutné označit ve sloupci „Výběr“, tím se zaktivní ikona


„Přeřazení skartačního znaku“.



Funkcí Přeřadit se zapíše určený spisový znak k vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím, je však u nich stále informace, že původní znak byl „V“. „Archivace“ - předání dokumentu/ spisu/ archivní krabice pro archivaci. Aktivní pouze u dokumentů/ spisů/ archivních krabic se skartačním znakem „A“ či V->A“ „Skartace“ - předání dokumentu/ spisu/ archivní krabice pro skartaci. Aktivní pouze u dokumentů/ spisů/ archivních krabic se skartačním znakem „S“ či V->S“ Po označení záznamu a zvolení příslušné ikony (archivace/ skartace) se zobrazí okno pro výběr:  Spisovny (automaticky vyplněna spisovna, ve které se vytváří návrh)  Předávacího protokolu (návrh převodu pro archivaci/ skartaci). Lze vybrat z již založeného protokolu nebo vytvořit nový.



Kliknutím na tlačítko Archivovat/ Skartovat se vytvořený protokol přemístí do sekce „Spisovna - Skartační řízení – Skartace/ archivace - Návrhy neschválené“.

9.4.5 Archivní krabice Formulář je rozdělen do záložek Archivní krabice ve spisovně a Archivní krabice k archivaci/skartaci.

9.4.5.1 Archivní krabice ve spisovně Na formuláři jsou zobrazeny Archivní krabice, které nepodléhají skartačnímu řízení.

Sloupce seznamu:  Výběrový checkbox  Číslo archivní krabice - doplní se automaticky číselnou vzestupnou řadou při přijetí krabice do spisovny.  Spisový uzel – spisový uzel uživatele, který ji do spisovny předal.  Datum vytvoření archivní krabice




     

Popis archivní krabice Spisový znak Skartační znak a lhůta Rok vyřízení - rok vyřízení vložených dokumentů – v létech. Rok skartace Úplná/neúplná krabice - identifikace, zdali z krabice nebyl zapůjčen nějaký dokument či spis. Pokud došlo k zapůjčení, je krabice označena jako neúplná.

Archivní krabice lze filtrovat podle těchto kritérií:        

Datum: vytvoření Popis Rok vyřízení Rok skartace Spisový znak Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: „ Zobrazení detailu archivní krabice“ – provede zobrazení detailu archivní krabice „Změna údajů archivní krabice“ – provede editaci archivní krabice. Lze editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu, přičemž změna těchto údajů proběhne také na dokumentech a spisech obsažených v archivní krabici. „Vybrat všechny archivní krabice“ – provede hromadný výběr všech archivních krabic „Zrušit výběr“ – provede zrušení výběru archivních krabic „Vrácení archivní krabice“ - provede vrácení archivní krabice zpět do sekce Kancelář - Převody do spisovny – Archivní krabice (uživateli, který ji do spisovny předal). Archivní krabice nebude uzavřená a bude možné ji editovat. Vrácení archivní krabice je zaznamenáno v Archivní knize, ve sloupci „Poznámka“ (jako vyřazení ze spisovny z důvodu přepracování obsahu). Vrácená archivní krabice zůstává jako záznam v archivní knize, stejně tak i na protokolu o převodu do spisovny, jen je jí vymazáno pořadové číslo. Vrácená archivní krabice poté může být nově přijata do spisovny pod novým pořadovým číslem. „Předání archivní krabice do spisovny“ – provede předání archivní krabice do jiné spisovny. Jedná se o předání mezi spisovnami. „Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk seznamu archivních krabic. Zápůjčka dokumentu/ spisu z archivní krabice: Na detailu archivní krabice v režimu editace je možné zapůjčit obsah archivní krabice. Zápůjčka se provádí na záložce Obsah archivní krabice, označením dokumentu/ spisu a kliknutím na tlačítko „Zapůjčit“. Zápůjčka se používá ve chvíli, kdy dojde k fyzickému vyjmutí dokumentu/ spisu z archivní krabice ve spisovně či vyjmutí samotného dokumentu nebo spisu ze spisovny. Funkce slouží k fyzickému označení zapůjčeného dokumentu/ spisu. Právo nahlížení na dokument/ spis má uživatel stejné jako před převodem do spisovny.




    

Uzel – výběr spisového uzlu Zapůjčit – výběr funkčního místa a uživatele, kterému bude dokument/ spis zapůjčen Datum od – datum zahájení zápůjčky (aplikace vyplňuje automaticky po založení záznamu) Datum do – datum ukončení zápůjčky (je vyplněno po vrácení dokumentu/ spisu) Účel – účel zapůjčení

Archivní krabice obsahující zapůjčený dokument/ spis je označena jako „neúplná“. Nelze jeden dokument/ spis zapůjčit vícekrát najednou. Vždy musí být doplněné datum zapůjčení DO, aby bylo možné dokument znovu zapůjčit. Zápůjčky se evidují v Knize zápůjček (Spisovna – Přehled), na obsahu archivní krabice je ikonou označen záznam (dokument/ spis), který je zapůjčen, aby byl odlišen od ostatních.

Vrácení se provádí pouze v Knize zápůjček pomocí ikony „Vrátit dokument/ spis“. Dojde k automatickému doplnění data zapůjčení DO. Po vrácení dokumentu/ spisu (a doplnění data zapůjčení DO na zápůjčce), je překontrolován obsah celé archivní krabice (zda jsou všechny zápůjčky vráceny) a příslušně podle této kontroly pozměněn příznak („úplná“ = všechny jsou vráceny/ „neúplná“ = existuje nějaký dokument či spis, který je zapůjčen). Zapůjčením dokumentu nejsou dotčena elektronická práva zobrazení záložek na dokumentu/ spisu. Neúplné archivní krabice není možné skartovat/ archivovat ve skartačním řízení. Z archivní krabice, která je již zařazena do skartačního návrhu, nelze dokumenty/ spisy zapůjčovat.

9.4.5.2 Archivní krabice k archivaci/skartaci Na formuláři jsou zobrazeny Archivní krabice, které je možné archivovat či skartovat (tj. rok skartačního řízení je stejný nebo starší než je rok aktuální, tzn. v roce 2014 se objeví krabice s rokem skartace 2014, 2013… a starší). V zobrazení se mohou objevit i krabice neúplné, ale není jim umožněna archivace ani skartace.




Archivní krabice lze filtrovat podle těchto kritérií:        

Datum: vytvoření Popis Rok vyřízení Rok skartace Spisový znak Skartační znak Vlastník Spisový uzel

Ikony panelu nástrojů: „ Zobrazení detailu archivní krabice“ – provede zobrazení detailu archivní krabice „Změna údajů archivní krabice“ – provede editaci archivní krabice. Lze editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu, přičemž změna těchto údajů proběhne také na dokumentech a spisech obsažených v archivní krabici. „Vybrat všechny archivní krabice“ – provede hromadný výběr všech archivních krabic „Zrušit výběr“ – provede zrušení výběru archivních krabic „Archivace“ – předání archivních krabic pro archivaci. Aktivní pouze v seznamu archivních krabic k archivaci/ skartaci. „Skartace“ – předání archivních krabic pro skartaci. Aktivní pouze v seznamu archivních krabic k archivaci/ skartaci. „Přeřazení skartačního znaku“ - Jedná se o funkcionalitu, která umožní dokumentům/ spisům/ archivním krabicím (+ obsah krabice) přeřadit skartační znak „V“ na nový skartační znak „S“ a „A“.

Dokumenty/spisy/archivní krabice, kterým má být změněn skartační znak, je nutné označit ve sloupci „Výběr“, tím se zaktivní ikona


„Přeřazení skartačního znaku“.



Funkcí Přeřadit se zapíše určený spisový znak k vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím, je však u nich stále informace, že původní znak byl „V“. „Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk seznamu archivních krabic Po označení záznamu a zvolení příslušné ikony (archivace/ skartace) se zobrazí okno pro výběr:  Spisovny (automaticky vyplněna spisovna, ve které se vytváří návrh)  Předávacího protokolu (návrh převodu pro archivaci/ skartaci). Lze vybrat z již založeného protokolu nebo vytvořit nový.



Kliknutím na tlačítko Archivovat/ Skartovat se vytvořený protokol přemístí do sekce „Spisovna - Skartační řízení – Skartace/ archivace - Návrhy neschválené“.

9.4.6 Skartační řízení V této sekci lze provést skartační řízení dokumentů/ spisů/ archivních krabic. Uživatel nejprve připraví skartační návrh (pro každý skartační znak jeden), ten vytiskne/uloží, po jeho schválení archivářem (krok mimo SSL) provede jeho samotnou archivaci/ skartaci (dokumenty/ spisy/ archivní krabice do seznamu pro skartaci/ archivaci se načítají již z vybraného skartačního návrhu) a poté se vytvoří a vytiskne konečný skartační protokol. Dokumenty/ spisy/ archivní krabice se skartačním znakem „V“ je možné ve fázi vytváření skartačního návrhu (tj. v řádkových zobrazeních Dokumenty ke skartaci/ archivaci, Spisy ke skartaci/ archivaci, Archivní krabice ke skartaci/ archivaci) přeřadit ke skartačnímu znaku S nebo A. Dokumentu/ spisu navždy zůstane informace o tom, že dříve měl skartační znak „V“ a že při skartačním řízení byl znak změněn. V řádkových zobrazeních dokumentů / spisů/ archivních krabic, je ve filtrech vždy volba skartačního znaku (S, A, V) a také „po výběru“ (V->S, V->A). Skartační návrhy je možné upravovat – odebírat z nich zařazené dokumenty/ spisy/ archivní krabice, dokud nad nimi nebude provedena skartace/archivace. Dokumenty/ spisy/ archivní krabice zařazené na skartační návrh NELZE editovat.




Návrhy neschválené - seznam návrhů, které čekají na schválení. Ikony panelu nástrojů na detailu návrhu: 

„Schválení návrhu“ – provede schválení návrhu a přesune se do „Návrhy schválené“



„Vybrat všechny archivní krabice“ – provede hromadný výběr všech archivních krabic



„Zrušit výběr“ – provede zrušení výběru archivních krabic



„Tisk na straně serveru“ – zobrazení tiskové sestavy návrhu



„Tisk štítku na archivní krabici“ – tisk štítku (aktivní pouze u návrhu s archivními krabicemi)

Návrhy schválené - seznam schválených návrhů. Ikony panelu nástrojů na detailu návrhu: 

„Skartace“ – provede skartaci dokumentů/ spisů/ archivních krabic v návrhu obsažených, tj. je jim doplněn datum skartace – aktuálním datem. Následně se vytiskne skartační protokol obsahující všechny skartované dokumenty a spisy (jejich seznam grupovaný podle spisových znaků a roku vzniku), seznam skartovaných archivních krabic.



„Archivace“ - provede vygenerování SIP balíčků pro archiv. Je nutné na aplikačním serveru v EMS nastavit cestu k výstupním souborům. Dokumentům je uložen datum archivace – aktuálním datem. Následně se vytiskne skartační protokol obsahující všechny archivované dokumenty a spisy (jejich seznam grupovaný podle spisových znaků a roku vzniku). Skartační protokol je stejný jako skartační návrh, jen v záhlaví sestavy je změněn název na protokol.

 

„Tisk na straně serveru“ – zobrazení tiskové sestavy návrhu „Tisk štítku na archivní krabici“ – tisk štítku (aktivní pouze u návrhu s archivními krabicemi)

Tisková sestava návrhu/ protokolu skartačního řízení:




Současně je všem vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím přiřazena do databáze informace, že byly zařazeny na skartační návrh, a není jim tak umožněna jejich další editace v programu. U spisů a archivních krabic přitom platí, že se tato informace zapisuje i ke všem jejich dokumentům. V případě dokumentů a spisů v digitální podobě, jsou vytvořeny repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a následující metadata jsou zpracovány podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat stanoveného národním standardem. Generování SIP balíčků: Pro vygenerování SIP balíčků po provedení skartačního řízení, je potřeba v EMS (Elisa Managament Studio) nastavit cestu k výstupním souborům na aplikační server.




9.5 Administrace 9.5.1 Aplikace Sekce aplikace je rozdělena do šesti kategorií:




1. Přehled 2. Parametry aplikace 3. Generování čárových kódů Verze dokumentu: 1.01



4. Tiskové sestavy 5. Šablony dokumentů 6. Převod agendy

9.5.1.1 Přehled Formulář zobrazuje stručný přehled o stavu administrace (aplikace).

Formulář obsahuje: Minimalizovatelný panel „Zástupy (v nejbližších 3 dnech)“ - obsahuje tabulku aktuálně probíhajících zástupů, či zástupů, které budou zahájeny v nejbližších 3 dnech. Sloupce:  Období - datum zástupu (zahájení – ukončení)  Zastupovaný - titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, název funkčního místa funkčního místa, které bude zastupováno.  Je zastupován - titul před jménem, jméno, příjmení, titul za jménem, název funkčního místa funkčního místa, které bude provádět zástup. Odkaz „Administrace (seznam) zástupů“ – po kliknutí na odkaz je otevřen formulář s přehledem zástupů a možností vložení nového VIZ. ADMINISTRACE – UŽIVATELÉ – ZÁSTUPY. Minimalizovatelný panel „Kontrola zabezpečení“. Obsahuje: Informaci o zablokovaných uživatelských účtech (tj. zablokovaných opakovaného zadání chybného hesla).  

přihlášeních

z důvodu

Pokud žádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatržítka a text „Žádné zablokované uživatelské účty“. Pokud existují zablokované účty uživatelů, je zobrazena ikonka žlutého vykřičníku a text „XX zablokovaných uživatelských účtů.“, kde za XX je doplněn počet účtů.

Informaci o zablokovaných uživatelských účtech externích aplikací (tj. zablokovaných přihlášeních externích aplikací (interface) z důvodu opakovaného zadání chybného hesla).  

Pokud žádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatržítka a text „Žádné zablokované uživatelské účty externích aplikací“. Pokud existují zablokované účty uživatelů, je zobrazena ikonka žlutého vykřičníku a text „XX zablokovaných uživatelských účtů externích aplikací.“, kde za XX je doplněn počet účtů.

Minimalizovatelný panel „Kontrola nastavení“. Obsahuje: Informaci o funkčních místech bez navázaného uživatele:






Pokud žádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatržítka a text „Žádná funkční místa bez navázaného uživatele.“.  Pokud existují funkční místa bez navázaných uživatelů, je zobrazena ikonka žlutého vykřičníku a text „XX funkčních míst bez navázaného uživatele.“, kde za XX je doplněn počet. Informaci o podatelnách/výpravnách bez navázaného spisového uzlu (tj. podatelnách/výpravnách bez správce - pracovníků):  Pokud žádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatržítka a text „Žádné podatelny/výpravny bez navázaného spisového uzlu.“.  Pokud existují podatelny/výpravny bez navázaného spisového uzlu, je zobrazena ikonka žlutého vykřičníku a text „XX podatelen/výpraven bez navázaného spisového uzlu.“, kde za XX je doplněn počet. Minimalizovatelný panel „Optimalizace, výkon“. Obsahuje:  Ikonku „disku“  Text „Velikost dat aplikace“  Ukazatel průběhu  Text „Obsazeno XX z YY (ZZ volných)“, kde za XX je doplněna hodnota prostoru obsazeného daty zákazníka, za YY maximální povolená velikost dat zákazníka (z parametrů zákazníka) a za ZZ zbývající dostupný prostor. Informaci o zastaralých dočasných souborech úložiště - při přidávání příloh dokumentu/spisu, elektronických obrazů dokumentu, stažení emailu dochází k uložení souborů úložiště s příznakem „dočasný“. Pokud je pak dokument/spis uložen, jsou u těchto souborů odstraněny příznaky „dočasný soubor“. Pokud však dokument/spis není uložen (uživatel klikne na storno apod.) zůstávají dočasné soubory v databázi (úložišti). Za zastaralý soubor úložiště je považován takový soubor, který je označen jako dočasný a existuje déle než 24 hodin.  

Pokud žádné nejsou je zobrazena ikonka zeleného zatržítka, text „Žádné zastaralé dočasné soubory úložiště.“ a odkaz „Odstranit soubory“ je zakázán. Pokud existují zastaralé soubory úložiště, je zobrazena ikonka žlutého vykřičníku, text „XX v zastaralých dočasných souborech úložiště.“, kde za XX je doplněna suma velikosti všech zastaralých souborů a odkaz „Odstranit soubory“ je povolen.

Odkaz „Odstranit soubory“ – je provedeno odstranění dočasných souborů úložiště v separátním vlákně (na pozadí). Jakmile je odstranění dokončeno, je informace o dočasných souborech aktualizována. Minimalizovatený panel „Externí aplikace (interface)“:  Obsahuje všechny externí aplikace (interfacy), ke kterým má zákazník platnou licenci. z tohoto místa je možné jednak sledovat stav interface, a dále povolovat, či zakazovat interface.  Interface pro připojení k informačnímu systému datových schránek je přímo integrován v aplikaci a jako samostatný interface (externí aplikace) nefiguruje (je vždy povolen).  Obsahuje pro každý licencovaný interface: o Pokud je povolen, je zobrazena ikonka zeleného zatržítka o Pokud není povolen, je zobrazena ikonka červeného kříže o Název externí aplikace (interface) o Pokud je povolen, je zobrazen odkaz „Zakázat“ o Pokud není povolen, je zobrazen odkaz „Povolit“ Tlačítko Aktualizovat V pravé straně formuláře jsou zobrazeny panely: Panel aktuální verze aplikace Panel aktuální verze databáze Panel technická podpora obsahující:  Text „Technická podpora“  Foto popřípadě avatar podpory  Jméno a příjmení podpory  Název firmy provádějící podporu  Telefon provádějící podporu Verze dokumentu: 1.01





Email

9.5.1.2 Parametry aplikace Formulář umožňuje nastavení parametrů aplikace (společné parametry pro konkrétního zákazníka).

Ikonky panelu nástrojů: Změna údajů (Editace) Načtení původních údajů - pokud ještě nebylo uloženo, vrátí hodnoty formuláře do původního stavu beze změn. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář je rozdělen na jednotlivé záložky:  Obecné  Dokumenty  Spisy  Zásilky  Elektronické podpisy a časová razítka

1. Záložka Obecné




Zaškrtávací pole „Automaticky načítat seznamy (dataGridy)“:  pokud je zaškrtnuto, je na všech formulářích se seznamy automaticky provedeno načtení dat ihned po jejich otevření. Zaškrtávací pole „Automaticky zakládat externí subjekty z datových zpráv“:  pokud je zaškrtnuto, je při zakládání dokumentu z datové zprávy a nenalezení odpovídajícího externího subjektu (resp. externího subjektu s identifikátorem datové schránky odesílatele) provedeno automatické založení externího subjektu. Zaškrtávací pole „Automaticky zakládat ročníky podacích deníků“:  pokud je zaškrtnuto, je při založení dokumentu a neexistenci odpovídajícího ročníku podacího deníku tento ročník založen. Zaškrtávací pole „Zobrazovat a umožnit použití pořadačů“:  pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazovány a je umožněno použití pořadačů. Rozbalovací nabídka „Spisové a skartační znaky“. Možný výběr:  „Nepoužívat“ - spisové a skartační znaky a lhůty nejsou povinné.  „Používat pouze skartační znaky a lhůty“ - jsou povinné pouze skartační znaky a lhůty.  „Používat spisové znaky, skartační znaky a lhůty“ - spisové a skartační znaky a lhůty jsou povinné. Zaškrtávací pole „Povolit předávání přes podatelnu“.  Je-li zaškrtnuto, bude uživateli zobrazeno zaškrtávací pole "Předání přes podatelnu" při předávání dokumentu/spisu. V opačném případě nebude toto pole viditelné. Rozbalovací nabídka „Vyřizující útvar v PD“. Možný výběr:  Používat celý tvar spisového uzlu – v Podacím deníku, v kolonce „Přiděleno komu/ kdy“, se bude zobrazovat celý tvar spisového uzlu (např. Odbor informatiky).  Používat zkratku spisového uzlu - v Podacím deníku, v kolonce „Přiděleno komu/ kdy“, se bude zobrazovat zkratka spisového uzlu (např. OI) POZNÁMKA: „zkratka“ spisového uzlu je nepovinné pole, proto pokud nebude zkratka u spisového uzlu vyplněná, tak se v podacím deníku, v kolonce „Přiděleno komu/ kdy“, nezobrazí nic (tj. kolonka „Přiděleno komu/ kdy“ bude prázdná). Rozbalovací nabídka „Rubrikace PD“. Možný výběr:  Vzor 1 – stávající zobrazení podacího deníku  Vzor 2 - po vytištění sestavy podacího deníku, se zobrazují očíslované sloupce (1 – 15) a na konci tiskové sestavy je legenda k jednotlivým sloupcům podacího deníku.

2. Záložka Dokumenty




Zaškrtávací pole „Dokumenty označovat čárovým kódem (namísto evidenčním číslem)“:  pokud je zaškrtnuto, jsou dokumenty označovány čárovým kódem, v opačném případě jsou označovány evidenčním číslem. Evidenční číslo je generováno vždy, čárový kód pouze v případě zaškrtnutí pole. Povinné textové pole formát čísla jednacího s odkazem „Změnit“, VIZ. STRUKTURA ČÍSLA JEDNACÍHO. Zaškrtávací pole „Dokumentům automaticky přidělovat číslo jednací“:  pokud je zaškrtnuto, je všem dokumentům ihned při jejich založení přiděleno číslo jednací. v opačném případě je číslo jednací přidělováno až na vyžádání. Zaškrtávací pole „Samostatná řada evidenčních čísel pro každý ročník podacího deníku“.  Pokud je zaškrtnuto, je pro každý ročník podacího deníku generována samostatná řada evidenčních čísel. Pokud není zaškrtnuto, generuje se jedna řada evidenčních čísel pro všechny ročníky podacího deníku. Zaškrtávací pole „Vždy povolit zobrazení detailu přebíraného dokumentu“:  pokud je zaškrtnuto, může přebírající zobrazit detail dokumentu (bez ohledu na aktuální práva dokumentu), který mu je předáván, ještě před jeho převzetím. Povinné textové pole „Maximální velikost souboru přílohy kB“:  omezení maximální velikosti souboru, jež bude moci být uložen jako příloha dokumentu. Pozor - soubory o velikosti větší než 10240 kB není možno odeslat v datové zprávě! Povinné textové pole „Maximální velikost souboru elektronického obrazu kB“:  omezení maximální velikosti souboru, jež bude moci být uložen jako elektronický obraz dokumentu. Pozor - soubory o velikosti větší než 10240 kB není možno odeslat v datové zprávě! Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při stornování dokumentu“:  pokud je zaškrtnuto, je při provádění storna dokumentu povinné uvést důvod prováděné operace. Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při odmítnutí převzetí dokumentu“:  pokud je zaškrtnuto, je při odmítnutí převzetí předávaného dokumentu povinné uvést důvod prováděné operace. Zaškrtávací pole „Při příjmu DZ ukládat jako datum doručení na profilu dokumentu Acceptance Time




místo Delivery Time“  pokud je zaškrtnuto, je při příjmu datové zprávy, v okně „Příjem zásilky – nový“, vyplněno v položce „Doručeno“ datum doručení (AcceptanceTime) datové zprávy do datové schránky a nikoliv datum dodání (DeliveryTime) datové zprávy do datové schránky. Rozbalovací nabídka „Běžná odpověď“, možnosti nastavení:  Odpověď dostává stejné ČJ jako původní dokument o odpovědi je vygenerováno stejné ČJ jako původnímu dokumentu, na nějž se odpověď vytváří.  Odpověď dostává vždy nové ČJ o odpovědi je vygenerováno nové ČJ, resp. na detailu nového dokumentu vidět není, ale při uzavření formuláře a uložení údajů obdrží uživatel informaci o tom, jaké EČ a ČJ bylo dokumentu přiřazeno.  Odpověď dostává ČJ podle nastavení v Parametrech aplikace o odpovědi je generováno nebo negenerováno ČJ podle nastavení v Parametrech aplikace, řídí se tedy stejnými pravidly pro ČJ, jako kdyby byl zakládán nový dokument. Rozbalovací nabídka „Počet listů“, možnosti nastavení:  Povinné pole pro analogové dokumenty - na detailu dokumentu, který má analogovou formu, dále pak při příjmu obecné zásilky, bude pole „Počet listů“ povinné pro vyplnění.  Povinné pole pro digitální dokumenty - na detailu dokumentu, který má digitální nebo zdigitalizovanou formu, dále pak při přijmu datové zprávy, při příjmu emailů ve funkci Příjem emailů a Elektronická podatelna, bude pole „Počet listů“ povinné pro vyplnění.  Povinné pole pro všechny formy dokumentu - na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) či při jakémkoliv příjmu (obecná zásilka, datová zpráva, email…), bude pole „Počet listů“ povinné pro vyplnění.  Nepovinné pole - na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) nebude pole „Počet listů“ povinné pro vyplnění. Rozbalovací nabídka „Počet příloh“, možnosti nastavení:  Nepovinné pole - na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) nebude pole „Počet příloh“ povinné pro vyplnění.  Povinné pole pro všechny formy dokumentu - na detailu dokumentu (u všech forem dokumentů) či při jakémkoli příjmu (obecná zásilka, datová zpráva, email, …), bude pole „Počet příloh“ povinné pro vyplnění.  Povinné pole pro analogové dokumenty - na detailu dokumentu, který má analogovou formu, dále pak při příjmu obecné zásilky, bude pole „Počet příloh“ povinné pro vyplnění.  Povinné pole pro digitální dokumenty - na detailu dokumentu, který má digitální nebo zdigitalizovanou formu, dále pak při příjmu datové zprávy, při příjmu emailů ve funkci Příjem emailů a Elektronická podatelna, bude pole „Počet příloh“ povinné pro vyplnění.

Struktura čísla jednacího Po kliknutí na odkaz „Změnit“ u pole formát čísla jednacího, se zobrazí formulář umožňující definovat strukturu čísla jednacího.




Ve formuláři je zobrazeno pole „Náhled“ obsahující:  textové pole „Struktura čísla jednacího“ - obsahuje aktuální strukturu čísla jednacího.  textové pole „Ukázka čísla jednacího“ - obsahuje vzorovou ukázku, jak by vypadalo vygenerované číslo jednací;  seznam (pořadí) položek čísla jednacího - z položek je skládáno číslo jednací. Pole „Přidat složku“ obsahující:  rozbalovací nabídku jednotlivých složek obsahující následující položky: o „Zkratka organizace“ - nastavuje se dle přání uživatele (zákazníka) ve správcovském modulu při počáteční instalaci aplikace; o „Pořadové číslo v ročníku podacího deníku“; o „Ročník podacího deníku (4 znaky)“; o „Ročník podacího deníku (2 znaky)“; o „Podací deník - zkratka“; o „Spisový uzel - zkratka“; o „Uživatel - zkratka“; o „Volný text“. 

Tlačítka: o tlačítko Vložit nad - nad označenou položku seznamu složek čísla jednacího je vložena položka zvolená v rozbalovací nabídce ve skupině „Přidat složku“. Pokud je v rozbalovací nabídce zvolena položka „Volný text“, je vložen text z textového pole; o tlačítko Vložit pod - pod označenou položku seznamu složek čísla jednacího je vložena položka zvolená v rozbalovací nabídce ve skupině „Přidat složku“. Pokud je v rozbalovací nabídce zvolena položka „Volný text“, je vložen text z textového pole; o tlačítko Vložit na konec - na konec seznamu složek čísla jednacího je vložena položka zvolená v rozbalovací nabídce ve skupině „Přidat složku“. Pokud je v rozbalovací nabídce zvolena položka „Volný text“, je vložen text z textového pole; o tlačítko Odebrat složku - označená položka v seznamu složek čísla jednacího je odstraněna.

Po označení položky v seznamu jsou tlačítka povolena a je možno vkládat další položky čísla jednacího vybrané z rozbalovací nabídky. Pro vložení lomítka či pomlčky je nutné v rozbalovací nabídce zvolit položku „Volný text“ a do pole pod




ní vepsat požadovaný znak a použít tlačítko dle toho, kde bude znak uložen. Pokud dojde ke změně v seznamu složek čísla jednacího je složena struktura čísla jednacího a vložena do textového pole „Struktura čísla jednacího“. Na základě struktury čísla jednací je vygenerována ukázka čísla jednacího a je vložena do textového pole „Ukázka čísla jednacího“. Pokud při vložení nové položky, či při uložení, přesáhne maximální možná délka všech složek 50 znaků:  je zobrazen informační dialog s textem „Zvolená struktura čísla jednacího by mohla v některých případech vygenerovat číslo jednací dlouhé až XX znaků, což přesahuje maximální možnou délku 50 znaků. Číslo jednací by tak nebylo možno uložit. Zvolte jinou (kratší) strukturu čísla jednacího.“, kde za XX je vložen součet maximálních možných velikostí použitých složek;  zpracování je přerušeno. Pro uložení změněné struktury čísla jednacího je nutné kliknout na tlačítko OK. Tlačítko Storno uzavře formulář bez provedení změn.

3. Záložka Spisy

Zaškrtávací pole „Spisy označovat čárovým kódem (namísto evidenčním číslem)“:  pokud je zaškrtnuto, jsou spisy označovány čárovým kódem, v opačném případě jsou označovány evidenčním číslem. Evidenční číslo je generováno vždy, čárový kód pouze v případě zaškrtnutí pole. Zaškrtávací pole „Pro spisovou značku používat samostatnou číselnou řadu“.  lze zvolit, zda pro generování spisové značky používat samostatnou číselnou řadu, či zda přebírat do spisové značky číslo jednací iniciačního dokumentu či sběrného archu;  pokud není zvoleno, použije se pro spisovou značku číslo jednací iniciačního dokumentu či sběrného archu spisu.




Povinné textové pole formát spisové značky s odkazem „Změnit“ - pro změnu struktury spisové značky je zobrazen formulář obdobný jako u změny struktury čísla jednacího VIZ S TRUKTURA ČÍSLA JEDNACÍHO , pouze namísto čísla jednacího se jedná o text spisová značka. Zaškrtávací pole „Povolit zakládání nového spisu bez iniciačního dokumentu“:  pokud je zaškrtnuto, je povoleno založení prázdného spisu. Zaškrtávací pole „Vždy povolit zobrazení detailu přebíraného spisu“:  pokud je zaškrtnuto, může přebírající zobrazit detail spisu (bez ohledu na aktuální práva spisu), který mu je předáván, ještě před jeho převzetím. Povinné textové pole „Maximální velikost souboru přílohy kB“:  omezení maximální velikosti souboru, jež bude moci být uložen jako příloha spisu. Pozor – soubory o velikosti větší než 10240 kB není možno odeslat v datové zprávě! Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při stornování spisu“:  pokud je zaškrtnuto, je při provádění storna spisu povinné uvést důvod prováděné operace. Zaškrtávací pole „Povinnost uvést důvod při odmítnutí převzetí spisu“:  pokud je zaškrtnuto, je při odmítnutí převzetí předávaného spisu povinné uvést důvod prováděné operace. Rozbalovací nabídka „Při vyřízení vyřídit dokumenty způsobem“:  způsob vyřízení dokumentu, jímž budou vyřízeny dokumenty vložené do vyřizovaného spisu.

4. Záložka Zásilky




Zaškrtávací pole „Zjednodušená výprava zásilek“ doplněné o text „(výpravna bude automaticky přebírat všechny zásilky ihned po jejich vytvoření)“:  pokud je zaškrtnuto, není prováděno manuální převzetí zásilek výpravnou (není kontrola, zda byly zásilky výpravně skutečně předány) a zásilky se po založení ihned nacházejí ve výpravně. Pokud je nastaven režim zjednodušené výpravy zásilek, je zobrazen dialog s textem:

Zaškrtávací pole „Zásilky po vytvoření ihned předávat výpravně“ doplněné o text „(pokud není nastaveno, je nutno u každé zásilky po jejím vytvoření provést předání výpravně”). Skupina „Výchozí způsoby odeslání“ - způsoby odeslání, které budou nastaveny jako výchozí při příjmu (založení dokumentu) z konkrétní zásilky (datové zprávy, emailu…):  rozbalovací nabídka „Pro příjem datových zpráv“;  rozbalovací nabídka „Pro příjem papírové pošty“;






rozbalovací nabídka „Pro příjem emailů“.

Skupina „Výchozí typy zásilek“ - výchozí typ zásilky používaný při příjmu zásilek:  rozbalovací nabídka „Výchozí typ“. Zaškrtávací pole „Podací archy – pro každou službu pošty vytvářet samostatnou stránku“, rozšířené o text „(pro každou doplňkovou službu pošty bude vytvářena samostatná stránka podacího archu)“. Pokud je pole zaškrtnuto, je při tisku podacích archů vytvářena samostatná stránka pro každou doplňkovou službu pošty. Nastavení „Řazení zásilek výpravny“: Řazení zásilek v modulu Výpravna lze nastavit dle požadavků uživatele. Řazení se projeví při příjmu zásilek (Výpravna – příjem – Zásilky k vypravení), v zásilkách k vypravení (Výpravna – vypravení – poštovní zásilky) a na samotném poštovním podacím archu. Lze zde nastavit Parametr řazení zásilek (výběr parametru, podle kterého se zásilky budou řadit) a způsob (směr) řazení. „Nabytí právní moci“: V okně „Odvolací lhůta“ lze nastavit počet dní pro odvolací lhůtu při výpočtu předpokládaného nabytí právní moci. Zaškrtávací pole „Povolit automatickou volbu předání výpravně“ doplněné o text „(při předání zásilky bude automaticky zaškrtnuto předat výpravně)“.  Při zaškrtnutí je po předání zásilky automaticky vyplněna možnost „Předat výpravně“. Toto pole je možné odškrtnout a vybrat příjemce z nabídky spisových uzlů a uživatelů. Kliknutím na tlačítko Uložit se provedené změny nastavení v parametrech aplikace aktualizují.

5. Elektronické podpisy a časová razítka

Část Elektronické podpisy Je zde umístěno pole „Algoritmus hashe“ pro nastavení používaného Hashe v elektronických podpisech. Část Časová razítka Zaškrtávací pole „Přihlašovat se k autoritě certifikátem elektronického podpisu“. Některé autority mohou vyžadovat přihlášení pomocí elektronického podpisu používaného při následném podepsání. Pokud je zaškrtnuto, provádí se přihlášení tímto způsobem. Pole URL služby - adresa autority vydávající časová razítka. Uvádí se včetně protokolu. Pole Politika (OID) - údaj dodává autorita.




Pole Uživatelské jméno - uživatelské jméno pro přihlášení (pokud se k přihlášení používá). Pole Heslo - heslo pro přihlášení (pokud se k přihlášení používá). Pole Algoritmus hashe - používaný algoritmus (např. „SHA256“). Dodává autorita. Zaškrtávací pole „Vždy důvěřovat autoritě“ Parametr pro případné řešení problému s instalací certifikátů u klientů (většina klientů nemá nainstalované SSL certifikáty serverové strany, jež jsou vyžadovány pro komunikaci s autoritou časových razítek).  Zaškrtnutí tohoto parametru může snížit bezpečnost získávání časových razítek. Proto je vhodné, pokud je to možné, nainstalovat zmiňované certifikáty do lokálních PC používajících časová razítka a tento parametr nezapínat.

9.5.1.3 Generování čárových kódů Formulář umožňuje generování a tisk čárových kódů, jež je možné následně využít v aplikaci. Aplikace přijímá ručně zadané čárové kódy pouze v případě, pokud byly vygenerovány touto funkcí.

Do pole „Vygenerovat čárových kódů (počet)“, je zadán počet požadovaných čárových kódů a kliknutím na tlačítko Generovat je požadovaný počet kódů vygenerován. Čárové kódy jsou poté zobrazeny v seznamu a uloženy do databáze. Lze využít např. při tisku čárových kódů na štítky.




9.5.1.4 Tiskové sestavy V této sekci se nastavují tiskové sestavy, které jsou určeny buď pro všechny lokální stanice, nebo pro konkrétní lokální stanici. Tiskové sestavy jsou uloženy v databázi a na klientskou stranu se přenášejí po přihlášení. Pokud není lokální stanice identifikována, jsou přeneseny pouze obecné sestavy. Pokud naopak identifikována je, jsou přeneseny sestavy určené konkrétní stanici, doplněné o obecné sestavy, které nemají vytvořenu instanci pro tuto lokální stanici.

Ikony panelu nástrojů: Založení nového záznamu - provádí přidání nové tiskové sestavy. Zobrazení detailu záznamu - zobrazuje detail tiskové sestavy. Změna údajů záznamu - provádí změnu existující tiskové sestavy. Zrušení (zneaktivnění) záznamu - provádí zneaktivnění tiské sestavy. Vytvořit kopii tiskové sestavy - vytváří kopii existující tiskové sestavy. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu obecné sestavy (tedy není uvedena lokální stanice). Vytvoření kopie provádí otevření formuláře nové tiskové sestavy s doplněnými údaji sestavy, z níž se kopie vytváří. Vytvořit instanci pro konkrétní stanici (tiskárnu) - vytváří instanci existující tiskové sestavy určené pro konkrétní lokální stanici. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu obecné sestavy (tedy není uvedena lokální stanice). Vytvoření instance provádí otevření formuláře nové tiskové sestavy, kde uživatel vyplní název lokální stanice. Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav.

Filtry: Stav záznamu - filtruje tiskové sestavy dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam - používané sestavy.  Pozastavena platnost - pozastavené sestavy.  Zrušeno - zneaktivněné sestavy (odstraněné). Zdroj - zdroj dat tiskové sestavy. Určuje, kde bude sestava dostupná (na jakých formulářích). v současné době pouze v „Zásilkách“. Sloupce seznamu: Název - název tiskové sestavy. Popis - popis tiskové sestavy. Určeno lokální stanici - pokud je prázdné, jedná se o obecnou sestavu určenou všem stanicím. Pokud je uvedena stanice, je sestava dostupná pouze uvedené stanici.

Vložení tiskové sestavy Tiskové sestavy se definují v sekci Administrace - Tiskové sestavy. Pomocí tlačítka Založení nového záznamu lze nadefinovat tiskovou sestavu.




Název sestavy - uživatel vyplní název sestavy Popis - doplňující popis sestavy. Zdroj dat - určuje, kde bude sestava dostupná. v současné době pouze zásilky. Určeno lokální stanici - definování stanice, které je sestava dostupná. Pokud je pole prázdné, jedná se o obecnou sestavu určenou všem stanicím. Pokud je uvedena stanice, je sestava dostupná pouze této stanici. Rozměry stránky - rozměry tiskové sestavy. Nadefinované obvyklé formáty (A5, A4, C6, C6/C5, C5, C4). Je možné zvolit i vlastní formát sestavy volbou „Vlastní“ (nastavení šířky a výšky). Stav záznamu - platný, pozastavena platnost, zrušeno. Tisková sestava - náhled tiskové sestavy. Upravit - uživatel zde vytváří či edituje tiskovou sestavu.




Ikony panelu nástrojů: Vložit slučovací pole - slučovací pole je pole, do kterého se bude doplňovat konkrétní hodnota z tisknutých dat. Např. čárový kód zásilky, bude vložen a vykreslen čárový kód. Vložit volný text - uživatel si zde vloží text, který se bude zobrazovat na sestavě. Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk aktuálně editovatelné tiskové sestavy za použití vzorových dat.

Editovaná tisková sestava Do sestavy (stránky) se vkládají slučovací pole, či pole volného textu. Nejprve se provede výběr nástroje (slučovací pole, volný text) a následně se klikne levým tlačítkem myši na umístění v sestavě, kam je požadováno vložení zmiňovaného pole. Pole je možno libovolně přesouvat, je nutno je označit kliknutím levého tlačítka myši na požadované pole, čímž dojde k jeho obarvení na červeno a následně lze ve vlastnostech pole změnit jeho umístění (myší nelze pole posouvat). Vlastnosti sestavy Zobrazuje vlastnosti sestavy jako Název a Rozměry sestavy. Vlastnosti nelze v editoru sestav měnit. Vlastnosti pole Sekce zobrazuje a umožňuje měnit vlastnosti označeného pole tiskové sestavy. Má následující položky:  Typ - zobrazuje typ pole - „Slučovací pole“ či „Volný text“.  Textové pole „Pole“ - zobrazuje název pole. Nelze měnit.  Textové pole „Hodnota“ - u slučovacího pole nelze měnit. u volného textu lze měnit.  Číselné pole Pozice X (jedno desetinné místo) o Pozice pole od levého okraje (v ose X) v milimetrech. o Změnou dojde k posunu pole na uvedenou pozici. o Minimální hodnota 0 (levý okraj sestavy). o Maximální hodnota je šířka sestavy.  Číselné pole Pozice Y (jedno desetinné místo) o Pozice pole od horního okraje (v ose Y) v milimetrech. o Změnou dojde k posunu pole na uvedenou pozici. o Minimální hodnota 0 (horní okraj sestavy). o Maximální hodnota je výška sestavy.  Rotace – všechna pole jsou uzpůsobena k tomu, aby se dala otáčet.  Rozbalovací nabídka „Font“ - druh písma. u některých polí nemusí být volen (např. u čárových kódů). o Dostupné fonty: Arial Arial Black Comic Sans MS Courier New Georgia Lucida Grande Lucida Grande Unicode Times New Roman Trebuchet MS Verdana  Celočíselné pole Velikost - velikost písma (fontu) v bodech.  Tlačítka: o „B“ - přepínač na tučné písmo. o „I“ - přepínač na kurzívu. o „U“ - přepínač na podtržené písmo o Odstranit - odstraňuje (maže) označená pole. o „OK“ - zavírá sestavu a ukládá změny. o „Storno“ - zavírá sestavu bez uložení změn. Tiskovou sestavu si uživatel volí v sekci Zásilky kliknutím na ikonu Verze dokumentu: 1.01

- zobrazí tiskovou sestavu. Strana 241 (celkem 341)


Uživateli se zobrazí seznam tiskových sestav a uživatel provede výběr tiskové sestavy. Sestavy, které nelze momentálně použít, jsou v seznamu sestav zakázány a jejich název v seznamu je doplněn o text „(nelze zvolit – XX)“, kde za XX je doplněn důvod, pro který nelze sestavu zvolit.

9.5.1.5 Šablony Šablony slouží uživateli k vytvoření elektronického obrazu či přílohy, do které se automaticky načtou údaje o dokumentu. Šablony dokumentů jsou předdefinované vzory dokumentů Microsoft Wordu. Pomocí použitých slučovacích polí umožňují vytvářet dokumenty, do nichž jsou automaticky doplněny hodnoty.

Ikony panelu nástrojů: Založení nového záznamu - provádí přidání nové šablony dokumentu. Zobrazení detailu záznamu - zobrazuje detail šablony dokumentu. Změna údajů záznamu - provádí změnu existující šablony dokumentu. Zrušení (zneaktivnění) záznamu - provádí zneaktivnění šablony dokumentu. Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav.

Filtry: Stav záznamu - filtruje šablony dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam - používané šablony.  Pozastavena platnost - pozastavené šablony.  Zrušeno - zneaktivněné šablony (odstraněné). Sloupce seznamu: Popis - název šablony. Spisový uzel - pokud je uvedeno, je šablona zobrazována pouze uvedenému spisovému uzlu.

Vytvoření šablony Nejprve je nutné šablonu vytvořit mimo program. Šablona se vytváří v programu Microsoft Word jako běžný dokument. Postup v MS Office Word 2007 (2010): Automaticky doplňované hodnoty se vytváří pomocí tzv. slučovacích polí. Na místo, kde má být automaticky vkládána hodnota se vloží slučovací pole z hlavního menu -> záložka Vložení -> tlačítko Rychlé části -> položka Pole.




Je zobrazen formulář zadání pole:

V tomto formuláři je třeba zvolit v seznamu Názvy polí položku MergeField. Následně je třeba zadat název slučovacího pole, jež má být vloženo do pole Název pole. Slučovací pole je možno formátovat běžným způsobem jako normální text dokumentu (měnit velikost a barvu písma, font…). Dostupná slučovací pole: V šablonách lze používat pouze níže uvedená slučovací pole:  Číslo jednací = CisloJednaci – lze použít pouze u dokumentu. Na šabloně se zobrazí číslo jednací dokumentu.  Stručný popis = PopisStrucny – lze použít u dokumentu a spisu. Na šabloně se zobrazí stručný popis dokumentu nebo spisu.  Spisová značka = SpisovaZnacka – lze použít pouze u spisu. Na šabloně se zobrazí spisová značka spisu.  Typ dokumentu = TypDokumentu  Číslo Jednací Odesílatele = CisloJednaciOdesilatel  Počet listů a příloh = PocetListu  Spisový znak = SpisovyZnak  Skartační znak = SkartacniZnak  Skartační lhůta = SkartacniLhuta  Datum doručení = DatumDoruceni  Datum evidence = DatumEvidence  Datum cizího odeslání = DatumCizihoOdeslani




   

Vlastník = VlastnikFM Spisový uzel = SpisovyUzel Odesílatel = OdesilatelAdresa Adresát = ZasilkaAdresatAdresa

V dokumentu je slučovací pole označeno následovně:

Vlastní vložení je dokončeno kliknutím na tlačítko OK.

Nastavení šablony v programu Nastavení šablon se provádí přes tlačítko Založení nového záznamu.

Uživatel nadefinuje popis (název) šablony, spisový uzel, který bude šablonu používat a nahraje vytvořenou šablonu. Použití šablony: Šablonu lze použít na detailu dokumentu na záložce „Elektronický obraz“, přílohy, kde pomocí ikony (použít vzor), lze vložit dokument, který bude obsahovat nadefinované údaje.

9.5.1.6 Převod agendy Pomocí této funkce je možné provést hromadnou změnu vlastníků dokumentů, spisů, zásilek a složek. Jednotlivé formuláře: 1. Převod agendy – dokumenty




Formulář obsahuje tyto kritéria pro výběr dokumentů k převodu: Typ převodu: Nevyřízené, Vyřízené, Předávané, K převzetí (dokumenty k převzetí se po převodu zobrazí v Nevyřízených dokumentech – jakoby ho nový vlastník automaticky převzal) Spisový uzel: výběr spisového uzlu (povinné pole) Funkční místo: výběr funkčního místa (povinné pole) Datum: vytvoření/doručení, evidování, vyřízení, nabytí právní moci od: - do: časové rozmezí Typ dokumentu: výběr z číselníku typu dokumentů Spisový znak: výběr z číselníku spisových znaků Tlačítko „Načíst“ provede načtení obsahu dle zvolených kritérií.

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu dokumentu Vybrat všechny dokumenty - provede výběr všech načtených dokumentů Zrušit výběr - provede zrušení všech vybraných dokumentů Převod dokumentů - provede převod vybraných dokumentů Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav. 2. Převod agendy – spisy




Formulář obsahuje tyto kritéria pro výběr spisů k převodu: Typ převodu: Nevyřízené, Předávané, Uzavřené/Vyřízené, K převzetí (spisy k převzetí se po převodu zobrazí v Nevyřízených spisech – jakoby ho nový vlastník automaticky převzal) Spisový uzel: výběr spisového uzlu (povinné pole) Funkční místo: výběr funkčního místa (povinné pole) Datum: založení, vyřízení, uzavření od: - do: časové rozmezí Spisový znak: výběr z číselníku spisových znaků Tlačítko „Načíst“ provede načtení obsahu dle zvolených kritérií.

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu spisu Vybrat všechny spisy - provede výběr všech načtených spisů Zrušit výběr - provede zrušení všech vybraných spisů Převod spisů - provede převod vybraných spisů Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav. 3. Převod agendy – zásilky

Formulář obsahuje tyto kritéria pro výběr zásilek k převodu: Typ převodu: Vytvořené Spisový uzel: výběr spisového uzlu (povinné pole) Funkční místo: výběr funkčního místa (povinné pole) Tlačítko „Načíst“ provede načtení obsahu dle zvolených kritérií.

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu zásilky Vybrat všechny zásilky - provede výběr všech načtených zásilek Verze dokumentu: 1.01



Zrušit výběr - provede zrušení všech vybraných zásilek Převod zásilek - provede převod vybraných zásilek Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav. 4. Převod agendy – složky

Formulář obsahuje tyto kritéria pro výběr složek k převodu: Typ převodu: Neveřejné Spisový uzel: výběr spisového uzlu (povinné pole) Funkční místo: výběr funkčního místa (povinné pole) Tlačítko „Načíst“ provede načtení obsahu dle zvolených kritérií.

Ikony panelu nástrojů: Zobrazení detailu záznamu - provede zobrazení detailu složky Vybrat všechny složky - provede výběr všech načtených složek Zrušit výběr - provede zrušení všech vybraných složek Převod složek - provede převod vybraných složek Nápověda - zobrazení nápovědy. Tisk - provádí tisk seznamu tiskových sestav.

9.5.2 Číselníky Číselníky o dokumentech – v těchto číselnících jsou definovány různé typy, formy a druhy dokumentů, spisových znaků, zásilek atd. Hodnoty z těchto číselníků jsou přenášeny do rozbalovacích nabídek na jednotlivých modálních oknech. Číselníky mohou být tvořeny jak dodavatelem aplikace, tak samotným administrátorem v organizaci. Základem funkčního systému jsou dobře vyplněné číselníky. Číselníky jsou rozděleny do různých kategorií.







9.5.2.1 Datové schránky Formulář zobrazuje seznam datových schránek. V aplikaci je možno komunikovat s více datovými schránkami najednou.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Filtr - stav záznamu - filtruje datové schránky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané schránky  Pozastavena platnost – pozastavené schránky  Zrušeno – zneaktivněné datové schránky (odstraněné) Sloupce seznamu:  Vlastník schránky - název datové schránky  ID schránky - identifikátor datové schránky používaný informačním systémem datových schránek.




 

Typ schránky - textový popis typu datové schránky používaný informačním systémem datových schránek. Uri - adresa (prostředí) do něhož náleží datová schránka (testovací = czebox, ostré…).

Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Založení (napojení) nové datové schránky (editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Nastavení připojení k datové schránce“.

Formulář je rozdělen do tří záložek:

1. Záložka „Zadání údajů k datové schránce“: Text „Níže vyplňte přihlašovací údaje k Vaší datové schránce: (a pokračujte kliknutím na tlačítko Další)“.  Povinné textové pole „Identifikátor datové schránky“ (maximálně 20 znaků) - vkládá se identifikátor datové schránky z informačního systému datových schránek.  Povinné textové pole „Přihlašovací jméno“ (maximálně 50 znaků) - vkládá se přihlašovací jméno (id osoby) z informačního systému datových schránek.  Povinné pole pro zadání hesla „Heslo (maximálně 50 znaků) - vkládá se aktuálně platné heslo odpovídající zadanému přihlašovacímu jménu. Zaškrtávací tlačítko „Přihlašovat se certifikátem k DS“ a „Číslo certifikátu pro přihlášení k DS“ – je možné provést přihlášení k datové schránce přes systémový certifikát.




Pokud je nastaven v parametrech (profilu) zákazníka příznak Povolit detailní nastavení datových schránek, jsou zobrazeny i:  



Rozbalovací nabídka „Prostředí datových schránek“ - obsahuje seznam prostředí datových schránek (ostré, test…). Rozbalovací nabídka „Rozsah logování komunikace“. Možné volby: o Nelogovat – logování komunikace s datovou schránkou není prováděno. o Logovat bez obsahu zpráv – loguje pouze základní informace o komunikaci bez ukládání přenášených dat. o Logovat s obsahem zpráv bez příloh – loguje celou komunikaci (včetně přenášených dat vyjma obsahu příloh datových zpráv). Rozbalovací nabídka „Stav“

Tlačítko Předchozí je zakázáno. Po vyplnění polí formuláře a kliknutí na tlačítko Další je přepnuto na další záložku.

2. Záložka „Ověření připojení k datové schránce“:  

Nekonečný ukazatel průběhu. Text „Probíhá ověření zadaných údajů pokusem o připojení k datové schránce“.

Na pozadí (v separátním vlákně) je proveden pokus o připojení k datové schránce s použitím údajů zadaných do formuláře v první záložce. V případě chyby (neplatného přihlášení apod.):     

Na zobrazené záložce je skryt ukazatel průběhu a text „Probíhá…“ Zobrazí se text konkrétního chybového hlášení a text „Můžete se vrátit zpět na zadání údajů datové schránky a zkusit připojení znovu, či tlačítkem Storno ukončit nastavení (v tomto případě se nastavení neuloží).“. Je povoleno tlačítko Předchozí Jsou zakázána tlačítka Další a Dokončit Je zpracování přerušeno

3. V případě, že je ověření v pořádku, je zobrazena záložka „Dokončení“ obsahující:  Nadpis „Vaše datová schránka byla úspěšně ověřena.“  Text „Aby mohla být datová schránka využívána, je třeba ji přiřadit k odpovídajícímu spisovému uzlu (uzlům). To lze provést v číselníku spisových uzlů, či lze datovou schránku přiřadit ke všem spisovým uzlům zaškrtnutím volby níže.“  Zaškrtávací pole „Přiřadit datovou schránku ke všem spisovým uzlům“  Text „(Tato volba přepíše stávající nastavení spisových uzlů)“.  Text „Kliknutím na tlačítko Dokončit nastavíte tuto datovou schránku pro použití v aplikaci.“. Jsou povolena tlačítka Předchozí a Dokončit Je zakázáno tlačítko Další Uživatel provede uložení nové datové schránky kliknutím na tlačítko Dokončit. Pokud bylo zaškrtnuto pole „Přiřadit datovou schránku ke všem spisovým uzlům“, je součástí uložení i aktualizace číselníku spisových uzlů (ke všem spisovým uzlům je přiřazena nově založená datová schránka). Tlačítko Ok uloží novou datovou schránku do seznamu. Tlačítko Storno provede uzavření formuláře s dotazem, zda chceme provedené změny uložit či nikoli. V režimu editace je možné změnit údaje k datové schránce např. heslo. Formulář je stejný jako při založení nové datové schránky.




9.5.2.2 Typy dokumentu V číselníku by měly být vypsány všechny typy dokumentů, s nimiž se bude v programu pracovat. Typem dokumentu může být např. žádost, vyhláška, dokumentace, dopis atd.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Přidat typ dokumentu do oblíbených - provádí vložení typu dokumentu do oblíbených typů dokumentu uživatele. Je povoleno, pokud typ dokumentu není již v seznamu oblíbených. Vyjmout typ dokumentu z oblíbených - provádí vyjmutí typu dokumentu z oblíbených typů dokumentu uživatele. Je povoleno, pokud typ dokumentu je v seznamu oblíbených. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.




Ve formuláři jsou použity filtry: Původ dokumentu - filtruje typy dokumentu dle původu dokumentu, pro nějž jsou určeny:  Dokument vlastní  Dokument cizí  Všechny Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané typy  Pozastavena platnost – pozastavené typy  Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Zaškrtávací pole "Pouze oblíbené" – je automaticky zaškrtnuto. Jsou zobrazeny pouze oblíbené typy dokumentů, které si uživatel může sám navolit. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Popis  Zkratka  Cizí dokument (zaškrtávací pole)  Počet dnů k vyřízení  Spisový znak  Podznak  Odstavec Založení nového typu dokumentu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Typy dokumentů – nový“.

Ikonky ve formuláři: Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři.

Formulář obsahuje:




      

Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) - pro zadání názvu typu. Textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - případná zkratka typu. Zaškrtávací pole „Dokument cizí“ - pokud je nezaškrtnuto, lze typ použít pouze u dokumentu s původem vlastním. Pokud je zaškrtnuto, lze typ použít pouze u dokumentu s původem cizím. Textové pole „Počet dnů k vyřízení“ (celé kladné číslo, maximálně 3 znaky) - počet dnů do kdy má být dokument od svého založení vyřízen. Číselníkové pole „Spisový znak“ - spisový znak asociovaný s typem – při výběru typu dokumentu (např. při založení nového dokumentu) je automaticky převzat i navázaný spisový znak. Textové pole „Poznámka“ (maximálně 255 znaků) - libovolná poznámka – využíváno pouze zde. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné)

Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn

.

9.5.2.3 Způsoby vyřízení dokumentu Číselník pro nastavení způsobů vyřízení dokumentu např. Odpověď, Vzato na vědomí, Vyřízeno apod.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Filtr stav záznamu - filtruje způsoby vyřízení dokumentu dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:




 

Popis Vyřizující dokument (zaškrtávací pole) - pokud je zaškrtnuto, je způsob použitelný pouze při vyřizování propárovaných dokumentů (tzn. tento způsob vyřízení bude použitelný např. pouze v případě odpovědi, kde jsou dokumenty propárované a mají stejné č.j. v žádném jiném případě se tento způsob vyřízení nenabídne).

Založení nového způsobu vyřízení (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Způsoby vyřízení dokumentu – nový“.


Formulář obsahuje:  



Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) - pro zadání názvu způsobu. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Zaškrtávací pole „Je vyřízením vyřizujícím dokumentem“ - pokud je zaškrtnuto, je způsob použitelný pouze při vyřizování propárovaných dokumentů (tzn. tento způsob vyřízení bude použitelný např. pouze v případě odpovědi, kde jsou dokumenty propárované a mají stejné č.j. v žádném jiném případě se tento způsob vyřízení nenabídne).

Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.5.2.4 Podací deníky Formulář zobrazuje seznam podacích deníků. v aplikaci je možné vytvořit podací deníky rozdělené dle ročníků nebo podací deníky pro samostatnou (zvláštní) evidenci dokumentů (např. evidence čestných prohlášení atd.).




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Popis






Zkratka

Založení nového podacího deníku (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Podací deník – nový“.


Formulář obsahuje:   



povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) - pro zadání názvu podacího deníku; povinné textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - zkratka podacího deníku. Může být použita pro generování čísla jednacího dokumentu; rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno - zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné); skupinu „Ročníky podacího deníku“ obsahující seznam ročníků podacího deníku.  rozbalovací nabídka „Stav záznamu“: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno - zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné);  seznam se sloupci: o Ročník. o Pořadí ČJ číslované od - zde se nastavuje minimální (iniciační) pořadové




o

číslo. Výchozí hodnotou je automaticky číslo 1. Pokud se nastaví číslo vyšší, je číslování prováděno od tohoto čísla. Pokud je zvolen na detailu dokumentu ročník podacího deníku s nastaveným počátečním pořadovým číslem ČJ vyšším než 1, je možno zadat vlastní (uživatelem definované) číslo jednací. Povolit libovolné ČJ

Tlačítko Nový;

Povinné textové pole „Ročník“ (celé kladné číslo, maximálně 4 znaky)  Povinné textové pole „Pořadí číslovat od“ (celé kladné číslo, minimální hodnota 1) o Číslo (pořadí) jímž bude začínat řada čísel jednacích v uvedeném ročníku podacího deníku. o Pokud je uvedeno číslo větší než 1, je možno ručně přidělovat čísla jednací menší než uvedené číslo.  Text „Uvedeným číslem bude zahájeno číslování řady čísel jednacích dokumentů.“  Zaškrtávací pole „Povoleno libovolné pořadí“ - Pokud je zaškrtnuto, mohou uživatelé zadávat libovolné pořadí v podacím deníku tohoto ročníku (omezeno pouze aktuálně maximálním pořadím - nové pořadí nesmí být větší). Toto nastavení má prioritu před polem "Pořadí číslovat od", tj. pokud je "Povoleno libovolné pořadí", není zadávané pořadí omezeno hodnotou v poli "Pořadí číslovat od" - toto pořadí je použito pouze u automaticky generovaných pořadí (čísel jednacích).  Text „Zároveň bude možno ručně přidělovat čísla jednací nižší než uvedené číslo.“  Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“   

tlačítko Editovat; tlačítko Detail; tlačítko Odstranit.

Pokud se nejedná o nový záznam, jsou do seznamu ročníků podacího deníku načteny všechny ročníky editovaného podacího deníku. Při ukládání jsou uloženy také ročníky podacích deníků:  pokud ročník neexistoval, je založen nový záznam;  pokud již existoval, je provedena jeho editace. Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.5.2.5 Podatelny a výpravny Formulář zobrazuje seznam podatelen či výpraven v organizaci. v aplikaci je možné nastavit jednu podatelnu jako hlavní a jiné jako vedlejší či např. zvolit podatelnu zároveň jako výpravnu nebo mít výpravnu samostatně oddělenou od podatelny.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Zaškrtávací pole „Je podatelnou“ - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny podatelny/výpravny jež mají nastaven příznak podatelna. Zaškrtávací pole „Je výpravnou“ - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny podatelny/výpravny jež mají nastaven příznak výpravna. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Popis - název podatelny/výpravny  Podatelna - zaškrtávací pole s příznakem, zda podatelna/výpravna plní roli podatelny  Výpravna - zaškrtávací pole s příznakem, zda podatelna/výpravna plní roli výpravny  Povoleny DS - zaškrtávací pole s příznakem, zda má podatelna právo používat datovou schránku.  Spisový uzel - spisový uzel, který je správcem podatelny/výpravny (tj. jehož funkční místa budou mít přístup do submodulu podatelna a výpravna). Založení nové podatelny / výpravny (detail, editace): Po kliknutí na ikonu


se zobrazí formulář „Podatelny a výpravny – nový“.




Formulář obsahuje:      



Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) Zaškrtávací pole „Je podatelnou“ - podatelna/výpravna plní roli podatelny – bude možno přes ni přijímat zásilky, datové zprávy.. Pokud je zaškrtnuto pole "Je podatelnou", je možné zaškrtnout pole "Používat datovou schránku". Poté je dané podatelně umožněno pracovat s datovou schránkou Zaškrtávací pole „Je výpravnou“ - podatelna/výpravna plní roli výpravny – bude možno přes ni odesílat zásilky, datové zprávy.. Pokud je zaškrtnuto pole "Je výpravnou", je možné zaškrtnou pole "Používat frankovací stroj". Poté je dané výpravně umožněno pracovat s frankovacím strojem Číselníkové pole „Spisový uzel podatelny“ - spisový uzel, který je správcem podatelny/výpravny (tj. jehož funkční místa budou mít přístup do submodulu podatelna a výpravna). Je vybrán pomocí tlačítka z již předem definovaných hodnot. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné)


9.5.2.6 Poštovní směrovací čísla Formulář zobrazuje číselník poštovních směrovacích čísel. Položky číselníku nelze editovat (ani doplňovat) – jedná o společný číselník všech zákazníků v rámci databáze (položky jsou spravovány vývojovým teamem). Číselník je využíván pouze jako pomocný, pro výběr hodnot, které se následně kopírují do jiných formulářů – nevytváří se vazba na položku číselníku.




Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Formulář obsahuje: Filtry: U všech filtrů je prováděno dohledávání dle shody počátečních znaků (např. při zadání řetězce „pr“ do filtru Obec jsou dohledány všechny obce začínající na „pr“ – např. „Praha“…)  PSČ  Obec  Okres Sloupce seznamu:  PSČ  Pošta  Obec  Část obce  Okres  Kód okresu Po kliknutí na ikonu


se zobrazí formulář „Poštovní směrovací čísla – detail“.



Ikonky panelu nástrojů: Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje pole pouze pro čtení:  PSČ  Pošta  Obec  Část obce  Okres  Okres kód Tlačítko Zavřít provede uzavření formuláře.




9.5.2.7 Spisové plány Formulář zobrazuje seznam spisových plánů organizace.


Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.




Sloupce seznamu:  Popis Založení nového spisového plánu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Spisové plány – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje:  Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků)  Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.




9.5.2.8 Spisové znaky Číselník se spisovými znaky, které určují podle zadaných skupin skartační znak a lhůtu potřebnou pro archivaci popř. skartaci dokumentu (vycházejí z tzv. spisového a skartačního plánu organizace). V tomto číselníku vypíšete všechny spisové znaky, pod kterými se dokumenty v organizaci ukládají.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Přidat spisový znak do oblíbených - provádí vložení spisového znaku do oblíbených spisových znaku uživatele. Je povoleno, pokud spisový znak není již v seznamu oblíbených. Vyjmout spisový znak z oblíbených - provádí vyjmutí spisového znaku z oblíbených spisových znaku uživatele. Je povoleno, pokud spisový znak je v seznamu oblíbených. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Formulář obsahuje filtry: Spisový plán - do filtru jsou načteny všechny spisové plány (obsah číselníku spisových plánů) se




stavem záznamu „Platný“.  Filtruje spisové znaky dle jejich zařazení do spisového plánu.  Obsah filtru záleží na obsahu číselníku spisových plánů. Znak - filtruje spisové znaky dle znaku spisového znaku Popis - Filtruje spisové znaky dle popisu spisového znaku Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Zaškrtávací pole "Pouze oblíbené" – je automaticky zaškrtnuto. Jsou zobrazeny pouze oblíbené spisové znaky, které si uživatel může sám navolit. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Popis - název spisového znaku  Znak - spisový znak (číselné označení)  Podznak - podznak spisového znaku  2. Podznak (2. úroveň) - číselné označení podznaku podznaku spisového znaku.  Odstavec - odstavec spisového znaku  Skartační znak - označení skartačního znaku (A, S, V)  Skartační lhůta - skartační lhůta v letech Založení nového spisového znaku (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Spisové znaky – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku




nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři.

Formulář obsahuje:       

 

Rozbalovací pole „Spisový plán“ - obsahuje položky číselníku spisových plánů. Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 110 znaků). Povinné textové pole „Znak“ (celé kladné číslo) - číselné označení znaku. Textové pole „Podznak“ (celé kladné číslo) - číselné označení podznaku. 2. Podznak (2. úroveň) - číselné označení podznaku podznaku spisového znaku. Textové pole „Odstavec“ (maximálně 1 znak) - odstavec spisového znaku. Rozbalovací nabídka „Skartační znak“ - obsahuje položky: o A (Archivace) o S (Skartace) o V (výběr) o Nezvoleno Textové pole „Skartační lhůta“ (celé kladné číslo, maximálně 3 znaky) - skartační lhůta v letech Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné)





9.5.2.9 Spisovny Číselník popisuje spisovny, do kterých se budou v budoucnu převádět dokumenty. Spisovny v aplikaci by měly být tvořeny na základě spisoven existujících v organizaci.


Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Verze dokumentu: 1.01



Sloupce seznamu:  Popis - název spisovny  Zkratka Založení nové spisovny (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Spisovny – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři.






Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název spisovny Povinné textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) – zkratka spisovny Nepovinné pole „Číslovat Archivní knihu od“: lze nastavit, od jakého čísla v Archivní knize se v dané spisovně začne číslovat. Toto nastavení docílí zachování kontinuální řada číslování, které může být vedeno v současné době ve spisovně v písemné podobě. V archivní knize jsou číslovány uložené jednotky (dokumenty, spisy a archivní krabice) podle pořadí, v jakém byly vloženy na návrh protokolu. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Oblast „Spisové uzly spisovny“: o Stav záznamu = rozbalovací nabídka pro stavy záznamu „Platný záznam“ a „Zrušeno“.




o o

tlačítko „Nový“ = kliknutím na tlačítko „Nový“ se zobrazí číselník Spisových uzlů, kde lze vybrat spisový uzel. Po výběru spisového uzlu se v oblasti „Spisové uzly spisovny“, ve sloupci „Spisové uzly“, zobrazí zvolený spisový uzel. tlačítko „Odstranit“ = po označení řádku (kliknutí na řádek) ve sloupci „Spisové uzly“ a kliknutí na tlačítko „Odstranit“, dojde k odstranění záznamu, tj. záznam obdrží příznak „Zrušeno“. Zrušený záznam není možné změnit na platný záznam.

Uživateli, který bude mít v Konfigurační skupině přiřazen modul „Spisovna“ a jeho funkční místo je pod spisovým uzlem, který je v seznamu platných záznamů spisovny, se zpřístupní tato spisovna (spisovny) v modulu Spisovna. Ostatní platné záznamy spisoven, v jejichž seznamu tento spisový uzel není, nejsou tomuto uživateli zpřístupněny. Spisovny, které nemají nastaven žádný platný spisový uzel, budou v modulu Spisovna zpřístupněny všem uživatelům, kteří mají zpřístupněn modul Spisovna. Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.5.2.10 Způsoby vyřízení spisu Číselník pro nastavení způsobů vyřízení spisu např. Vyřízení písemné, Vyřízení ústní apod.





Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.

Sloupce seznamu:  Popis




Založení nového způsobu vyřízení spisu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Způsob vyřízení spisu – nový“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje:  Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název způsobu vyřízení  Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.




9.5.2.11 Úrovně přístupu Formulář zobrazuje číselník úrovní přístupu. Definují možnosti zobrazení dokumentů uživatelům (kdo všechno má právo nahlížet na dokumenty). Číselník má pevně definované hodnoty, které nelze editovat ani doplňovat (přidávat nové). Lze provést pouze změnu stavu záznamu (povolit/zakázat položku).

Ikonky panelu nástrojů: Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se




provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Popis Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Úrovně přístupu – detail“.

Ikonky panelu nástrojů: Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Pokud je provedena změna stavu záznamu je třeba kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít provede uzavření formuláře bez provedených změn.

9.5.2.12 Formy zásilky Formulář zobrazuje číselník forem zásilek (formou je míněna fyzická podoba zásilky, např. psaní, balík Verze dokumentu: 1.01



apod.).


Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Popis




Založení nové formy zásilky (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Formy zásilek – nový“.



Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 30 znaků). Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam. o Pozastavena platnost. o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné).


9.5.2.13 Typy zásilky Formulář zobrazuje číselník typů zásilek (typem je míněn způsob zacházení se zásilkou, terminologií pošty se jedná o doplňkovou službu). U některých položek je blokována editace (není možné je změnit či odstranit) z důvodu nutnosti jejich existence ve workflow aplikace. Položky také obsahují příznak „Doručeno odesláním“. Pokud je nastaven, je při použití tohoto typu na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“ a to z důvodu, že u některých typů zásilek (typicky „obyčejné“) není předávána zpět informace o doručení (datum, způsob…), a tak jsou považovány za doručené již okamžikem odeslání.





Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Nepojmenovaný sloupec - obsahuje ikonku „zámek“ ve dvou možných stavech: o Barevná – Položka je blokována (není možné provádět editaci či odstranění)




 

o Šedá poloprůhledná – Položku je možno editovat Popis Doručeno odesláním (zaškrtávací pole)

Založení nového typu dokumentu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Typ zásilky – nový“.



Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název typu zásilky Zaškrtávací pole „Současně s odesláním změnit stav na doručeno“ - pokud je nastaven, je při použití tohoto typu na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“ a to z důvodu, že u některých typů zásilek (typicky „obyčejné“) není předávána zpět informace o doručení (datum, způsob…), a tak jsou považovány za doručené již okamžikem odeslání.  Textové pole „Zkratky služby pošty“ - zkratka služby pošty rozdělena do čtyř textových polí po dvou znacích. o Zkratky jsou používány při tisku podacích archů  Zaškrtávací pole "Doporučeně" - pokud je zaškrtnuto, zásilka je označována jako doporučená  Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.




9.5.2.14 Způsoby odeslání Formulář zobrazuje číselník způsobů odeslání zásilek (způsobem je míněn způsob přenosu – např. pošta, osobně, kurýr, datová schránka…) U některých položek je blokována editace (není možné je změnit či odstranit) z důvodu nutnosti jejich existence ve workflow aplikace. Položky také obsahují příznaky:  „Doručeno odesláním“ - pokud je nastaven, je při použití tohoto způsobu odeslání na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“ a to z důvodu, že u některých způsobů odeslání je odeslání spojeno s doručením (např. „osobně“ – odeslání je vlastně předání z ruky odesílatele do ruky příjemce a je tedy současně i doručením).  „Odeslání výpravna“ – pokud je nastaven, je vypravení zásilky prováděno submodulem Výpravna, pokud není nastaven, provádí se vypravení ihned při založení zásilky (např. u způsobu „osobně“).  „Datová schránka“ – pokud je nastaven, je způsob odeslání asociován s datovou schránkou.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu.




Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Formulář obsahuje: Filtr Stav záznamu – filtruje podací deníky dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané způsoby  Pozastavena platnost – pozastavené způsoby  Zrušeno – zneaktivněné způsoby (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Nepojmenovaný sloupec - obsahuje ikonku „zámek“ ve dvou možných stavech: o Barevná – Položka je blokována (není možné provádět editaci či odstranění) o Šedá poloprůhledná – Položku je možno editovat  Popis  Odeslání výpravna (zaškrtávací pole) - příznak, zda odesílání bude probíhat přes podatelnu (zaškrtnuto), či přímo po založení (nezaškrtnuto).  Datová schránka (zaškrtávací pole) - příznak, zda se jedná o odeslání do datové schránky (zaškrtnuto) či ne.  Doručeno odesláním (zaškrtávací pole) - příznak, zda má být zásilka při odeslání ihned označena jako doručená (zaškrtnuto), či ne. Založení nového způsobu odeslání (detail, editace): Po kliknutí na ikonu


se zobrazí formulář „Způsoby odeslání – nový“.




Formulář obsahuje: 

Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 30 znaků) - jedná se o název způsobu odeslání zásilky.



Skupina „Běžné odeslání (mimo organizaci)“, obsahující: o Zaškrtávací pole „Současně s odesláním změnit stav na doručeno“. Pokud je zaškrtnuto, je při použití tohoto způsobu odeslání na zásilce současně s odesláním (vypravením) provedena ihned také změna stavu na „Doručeno“. a to z důvodu, že u některých způsobů odeslání je odeslání spojeno s doručením (např. „osobně“ - odeslání je vlastně předání z ruky odesílatele do ruky příjemce a je tedy současně i doručením). o Zaškrtávací pole „Odeslání do datové schránky“. Pokud je zaškrtnuto, je způsob odeslání asociován s datovou schránkou. o Zaškrtávací pole „Odeslání provádět přes výpravnu“. Pokud je zaškrtnuto, je vypravení zásilky prováděno submodulem Výpravna. Pokud není, provádí se vypravení ihned při založení zásilky (např. u způsobu „osobně“).

Pokud uživatel označí skupinu „Běžné odeslání“ o Je zakázána skupina „Odeslání vlastní organizaci“. o V rozbalovací nabídce Přijmout podatelnou je zvolena hodnota „Nezvoleno“. 

Skupina „Odeslání vlastní organizaci (po vypravení je zásilka ihned přijata)“, obsahující: o Rozbalovací nabídku „Přijmout podatelnou“. Při vykreslení formuláře jsou načteny všechny podatelny s příznakem „je podatelnou“ do rozbalovací nabídky „Přijmout podatelnou“.

Pokud uživatel označí skupinu „Odeslání vlastní organizaci“ o Je zakázána skupina „Běžné odeslání“. o Zaškrtávací pole „Současně s odesláním změnit stav na doručeno“ - je zrušeno označení. o Zaškrtávací pole „Odeslání do datové schránky“ - je zrušeno označení. o Zaškrtávací pole „Odeslání provádět přes výpravnu“ - je označeno. 

Rozbalovací nabídka „Typ používané adresy“ - typ adresy (rozsahu údajů) používaných pro odeslání uvedeným způsobem. Možné hodnoty: o „Poštovní“ - běžná poštovní adresa s údaji jako ulice, číslo popisné, obec apod. o „Elektronická“ - adresa pro elektronické komunikace např. email, fax, telefon. o „Datová schránka“ - odesílání datovou schránkou. o „Fax“. o „Telefon“.



Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné).





9.5.2.15 Lokální stanice Lokální stanice se používají pro označení lokálního stroje (počítače), do něhož je uložen identifikátor lokální stanice. Toho se využívá při načítání profilu při přihlášení do aplikace, kdy je na základě případně uloženého identifikátoru lokální stanice načtena sada uživatelsky definovaných tiskových sestav (tedy sestavy upravené pro konkrétní stanici - tiskárnu). Identifikace je zobrazena v info panelu. Změny identifikace má právo provádět pouze administrátor.

Ikony panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Sloupce seznamu: Popis - název lokální stanice

Založení nového způsobu odeslání (detail, editace):

Popis - zapsání názvu lokální stanice (maximálně 50 znaků). Verze dokumentu: 1.01



Komunikace s frankovacím strojem: Zaškrtávací pole „Povolit komunikaci s frankovacím strojem“ – pří zaškrtnutí je uživateli zpřístupněna volba formátu dávek a složka dávek Formát dávek – volba formátu dávek mezi ALB a FRAMA Složka dávek – povinné pole pro zadání složky dávek Zaškrtávací pole „Odstraňovat (mazat) zpracované dávky – pokud je zaškrtnuto, jsou mazány zpracované dávky

Skenování pomocí čárových kódů: Zaškrtávací pole „Čtečka je připojena ke stanici“ – při zaškrtnutí je uživateli zpřístupněna volba složky dokumentů Složka dokumentů – povinné pole pro zadání složky dokumentů, vybírá se adresář pro načtení naskenovaných souborů Tlačítko Uložit provádí uložení vyplněného formuláře, tlačítko zavřít uzavírá formulář bez uložení.


Nastavení lokální stanice Identifikace lokální stanice se provádí v „Info panelu“ pomocí tlačítka Změna identifikace a výběrem dané lokální stanice. Název lokální stanice se poté objeví v „Info panelu“.

9.5.2.16 Agendy základních registrů





Založení nového záznamu – provede založení nové agendy Základních registrů. Je zobrazeno okno pro vyplnění:  Kód agendy (povinné pole)  Stručný popis (povinné pole)  Popis  Stav záznamu (Platný záznam, Pozastavena platnost, Zrušeno, Všechny)

Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu záznamu bez možnosti provedení změn. Změna údajů záznamu – provede zobrazení detailu záznamu s možností uložení změn. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provede zrušení (zneaktivnění) záznamu. Zobrazí tiskovou sestavu – možnost tisku Filtry: Stav záznamu - filtruje záznamy dle jejich aktuálního stavu:    

Platný záznam Pozastavena platnost Zrušeno Všechny

9.5.2.17 Role Základních registrů





Založení nového záznamu – provede založení nové role Základních registrů. Je zobrazeno okno pro vyplnění:  Kód agendy - výběr z číselníku agend (povinné pole)  Kód role (povinné pole)  Stručný popis (povinné pole)  Popis  Stav záznamu (Platný záznam, Pozastavena platnost, Zrušeno, Všechny)

Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu záznamu bez možnosti provedení změn. Změna údajů záznamu – provede zobrazení detailu záznamu s možností uložení změn. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provede zrušení (zneaktivnění) záznamu. Zobrazí tiskovou sestavu – možnost tisku.

Filtry: Stav záznamu - filtruje záznamy dle jejich aktuálního stavu:    


9.5.2.18 Státy





Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu záznamu bez možnosti provedení změn.

Zobrazí tiskovou sestavu – možnost tisku.

9.5.2.19 Zařazení archivní krabice

Jedná se o nový číselník obsahující pouze obecné atributy:  Popis  Platnost záznamu (platný, zrušený, platnost pozastavena) Z tohoto číselníku je možné data vkládat do pole „Zařazení“ na detailu archivní krabice.

9.5.3 Uživatelé Sekce Uživatelé je rozdělena do šesti kategorií:




1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Uživatelé Funkční místa Konfigurační skupiny Spisové uzly Toky dokumentů Zástupy Rozšíření práv zobrazení Přístupy k Základním registrům Přístupy k Externím aplikacím

9.5.3.1 Uživatelé Formulář zobrazuje číselník uživatelů. Uživatel představuje fyzickou osobu a má vlastní přihlašovací jméno (a heslo), které mu umožňuje přihlášení do aplikace.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou použity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané typy  Pozastavena platnost – pozastavené typy  Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Osobní číslo - osobní číslo uživatele. Zatím nevyužito.  Zkratka - zkratka uživatele. Zatím nevyužito.  Titul před - titul (tituly) uváděné před jménem. Verze dokumentu: 1.01



     

Jméno - křestní jméno. Příjmení - příjmení. Titul za - titul (tituly) uváděné za jménem. Email - emailová adresa - používá aplikace při komunikaci s uživatelem (např. je na ni zasláno nové heslo při žádosti o nové heslo, zasílá se na ni odblokovací email při překročení maximálního počtu neplatných přihlášení…) Telefon - telefonní číslo. Login - přidělené přihlašovací jméno do aplikace.

Založení nového uživatele (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Uživatel – nový“.


Formulář obsahuje:        

Textové pole „Osobní číslo“ (maximálně 20 znaků) - osobní číslo zaměstnance. Textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - zkratka uživatele. (Může být použita pro generování čísla jednacího dokumentu nebo pro generování spisové značky). Povinné textové pole „Jméno“ (maximálně 24 znaků) Povinné textové pole „Příjmení“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Druhé příjmení“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Titul před jménem“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Titul za jménem“ (maximálně 10 znaků) Povinné textové pole „Email“ (maximálně 254 znaků) - email je používán aplikací pro




  

 

komunikaci s uživatelem. Je na něj zasláno nově vygenerované heslo při založení uživatele (popř. při žádosti o zaslání hesla…). Textové pole „Telefon“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „Přihlašovací jméno“ - pole je vždy zakázáno, přihlašovací jméno vždy generuje aplikace. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Zaškrtávací pole „Synchronizovat s Marbes EOS“ – pokud chce uživatel synchronizovat o Identifikátor EOS – pro vyplnění identifikátoru Zaškrtávací pole „Povolit přihlašování přes ActiveDirectory“ – uživatel při přihlašování nemusí vyplňovat přihlašovací údaje. IS Elisa načte doménu a uživatelské jméno z AD přihlášeného uživatele, a toto uživatelské jméno ověří vůči namapovaným uživatelům v systému Elisa, zdali existuje a je-li povoleno přihlašování přes AD. o Je nutné vyplnit pole Uživatelské jméno v AD - je potřeba vyplnit uživatelské jméno do domény.

Pokud stav záznamu není „platný“, nebude umožněno uživateli přihlásit se do aplikace. Při zobrazení detailu (pouze pro nahlížení) či při editaci (úpravě záznamů) jsou zobrazeny obdobné formuláře. Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.5.3.2 Funkční místa Formulář zobrazuje číselník funkčních míst. Funkční místo je např. Sekretariát, Ředitel organizace, Účetní, Referent 1, Referent 2 atd. Funkční místo je vlastníkem objektů v aplikaci (dokumentů, spisů …).

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu.




Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou použity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané typy  Pozastavena platnost – pozastavené typy  Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Funkční místo – lze vyhledávat zadáním tvaru podle podmínky „začíná na“. Příjmení – lze vyhledávat zadáním tvaru podle podmínky „začíná na“. Spisový uzel – lze vyhledávat po výběru hodnot z číselníků. Konfigurační skupina – lze vyhledávat po výběru hodnot z číselníků. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Funkční místo - název funkčního místa.  Uživatel - uživatel navázaný na funkční místo. Složeno z příjmení, jména, titulu před jménem a titulu za jménem.  Spisový uzel - spisový uzel, do něhož náleží funkční místo.  Konfigurační skupina - přidělená konfigurační skupina. Založení nového funkčního místa (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Funkční místo – nový“.

Ikonky ve formuláři:




Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři.

Formulář obsahuje:    

Povinné textové pole „Popis“ (maximálně 50 znaků) – název funkčního místa Číselníkové pole „Uživatel“ - uživatel, jemuž náleží funkční místo Povinné číselníkové pole „Spisový uzel“ - spisový uzel, do něhož funkční místo náleží Povinné číselníkové pole „Konfigurační skupina“ - konfigurační skupina přiřazená k funkčnímu místu  Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné) Skupina „Emailový účet vybíraný aplikací“ - aplikace má integrovánu funkci jednoduchého emailového klienta, který umožňuje zobrazit obsah schránky, zobrazit detail emailové zprávy a založit z ní dokument. Přístup do emailové schránky je administrován zde. Skupina obsahuje:  Rozbalovací nabídka připravených profilů - umožňuje vyplnit pole formuláře integrovanými profily pro nejpoužívanější emailové poskytovatele: o Emailový účet Centrum.cz o Emailový účet Email.cz o Emailový účet Gmail.com o Emailový účet Seznam.cz o Emailový účet Volny.cz o či provést manuální nastavení hodnot formuláře o Manuální nastavení      

Textové pole „Adresa POP3 serveru“ (maximálně 254 znaků) - adresa, na níž je dostupný POP3 server Textové pole „Port“ (celé kladné číslo, maximálně 4 znaky) - port POP3 serveru Zaškrtávací pole „Použít SSL (zabezpečenou) komunikaci“ - pokud je zaškrtnuto, bude použita zabezpečená (SSL) komunikace, v opačném případě je použito nezabezpečené spojení Textové pole „Přihlašovací jméno“ (maximálně 254 znaků) - přihlašovací jméno k emailové schránce Textové pole „Skutečně použitý login“ (maximálně 254 znaků) - přihlašovací jméno ve formátu používaném pro přihlášení do emailové schránky Tlačítko Test připojení k emailové schránce

Po kliknutí na tlačítko Test připojení k emailové schránce:  Je proveden pokus o připojení k emailové schránce s aktuálně zadanými údaji ve formuláři.  Pokud je aplikací vyžádáno zadání hesla zobrazí se formulář Zadání hesla.




Formulář umožňuje zadání hesla k emailové schránce. Heslo lze zadat jednorázově, či s bezpečným uložením do profilu přihlášeného funkčního místa. Formulář obsahuje:  Nadpis „Vyžadováno heslo“  Text „Heslo k emailové schránce není zadáno, nebo je neplatné. Zadejte, prosím, heslo a pokračujte kliknutím na tlačítko OK.“  Povinné pole pro zadání hesla „Heslo“.  Zaškrtávací pole „Uložit heslo (při dalších přihlášeních bude automaticky použito)“.  Tlačítko OK - provede převzetí hesla.  Tlačítko Storno - provede uzavření formuláře. Kliknutím na tlačítko OK je provedeno převzetí hesla. Pokud je zaškrtnuto pole „Uložit heslo (při dalších přihlášeních bude automaticky použito)“: Je proveden pokus o přihlášení k emailové schránce za použití nově vloženého hesla. Pokud se pokus o přihlášení nezdaří, je zobrazen informační dialog s textem „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě:“ a detailem chyby. Zpracování je přerušeno. Pokud se pokus o přihlášení zdařil, je heslo v bezpečné podobě uloženo do profilu (databáze) funkčního místa. Formulář je uzavřen a heslo předáno zpět. 

Na základě úspěšnosti pokusu je: o V případě úspěchu - zobrazen informační dialog „Připojení k emailové schránce je funkční“. o V případě neúspěchu - zobrazen informační dialog „Při komunikaci s emailovou schránkou došlo k následující chybě:“ a vypsán detail chybového hlášení.


9.5.3.3 Konfigurační skupiny Konfigurační skupiny definují pravomoci uživatelů.





Ve formuláři jsou použity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané typy  Pozastavena platnost – pozastavené typy  Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.

Sloupce seznamu:  Popis - název konfigurační skupiny  Poznámka – Např. vypsaná práva uživatele Založení nové konfigurační skupiny (detail, editace): Po kliknutí na ikonu


se zobrazí formulář „Konfigurační skupina – nový“.





Povinné textové pole „Název (popis)“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „Poznámka“ (maximálně 255 znaků) - číselné označení znaku. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné)

Zaškrtávací pole submoduly: Do zaškrtnutých submodulů má funkční místo, jemuž je přidělena konfigurační skupina, přístup.  „Administrace“  „Kancelář“  „Podatelna“ Verze dokumentu: 1.01



  

„Výpravna“ „Spisovna“ „Zjednodušená evidence“

Zaškrtávací pole Práva:  „Povoleno přebírání dokumentů za spisový uzel“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo, jemuž je přidělena konfigurační skupina, přebírat dokumenty předávané spisovému uzlu, do nějž funkční místo náleží.  „Povoleno přebírání spisů za spisový uzel“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo, jemuž je přidělena konfigurační skupina, přebírat spisy předávané spisovému uzlu, do nějž funkční místo náleží.  „Povoleno slučování externích subjektů“ - pokud je zaškrtnuto, má funkční místo dostupnou (viditelnou) funkci slučování externích subjektů. Funkce je automaticky dostupná při dostupnosti submodulu Administrace (tedy při zaškrtnutí zaškrtávacího pole „Administrace“ – tím také dojde k označení této volby a zákazu její editace).  „Povoleno používání časových razítek při elektronickém podepisování - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou při podepisování elektronickým podpisem používat časová razítka. (časová razítka musí být nastavena v parametrech aplikace).  „Povoleno zrušení vyřízení dokumentu“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět zrušení vyřízení dokumentu.  „Povoleno zrušení vyřízení spisu“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět zrušení vyřízení spisu.  „Povoleno zrušení uzavření spisu“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět zrušení uzavření spisu, tedy znovuotevřít uzavřený spis.  „Povoleno postoupení dokumentu Registru živnostenského podnikání“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět postoupení dokumentu RŽP (pokud je RŽP používán).  „Povoleno postoupení spisu Registru živnostenského podnikání“ - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět postoupení spisu RŽP (pokud je RŽP používán).  "Povoleno přímé odesílání z kanceláře do datové schránky" - pokud je zaškrtnuto, smí funkční místo s touto konfigurační skupinou provádět přímé odesílání do datové schránky v sekci odeslaných zásilek  „Smí převádět do spisovny své dokumenty“ - uživatel, který má přiřazenou Konfigurační skupinu, kde je zaškrtnut tento checkbox, má zpřístupněnou funkci „Převody do spisovny“ v modulu „Kancelář“, kde smí vytvářet návrhy pro převod dokumentů či spisů (vlastních) do spisovny.  „Smí převádět do spisovny dokumenty spisového uzlu“ - uživatel, který má přiřazenou Konfigurační skupinu, kde je zaškrtnut tento checkbox, má zpřístupněnou funkci „Převody do spisovny“ v modulu „Kancelář“, kde smí vytvářet návrhy pro převod dokumentů či spisů (za spisový uzel) do spisovny.  „Smí převádět do spisovny dokumenty celé organizace“ - uživatel, který má přiřazenou Konfigurační skupinu, kde je zaškrtnut tento checkbox, má zpřístupněnou funkci „Převody do spisovny“ v modulu „Kancelář“, kde smí vytvářet návrhy pro převod dokumentů či spisů (za celou organizaci) do spisovny.  „Smí dokumentu odebrat číslo jednací“ - uživatel, který má přiřazenou Konfigurační skupinu, kde je zaškrtnut tento checkbox, má na detailu dokumentu (Nevyřízeného i vyřízeného) zpřístupněnou funkci „Odebrat ČJ“. Pokud uživatel potvrdí odebrání čísla jednacího, tak je dokumentu odebráno číslo jednací a po uložení dokumentu se automaticky založí stornovaný dokument s původním (odebraným) číslem jednacím. Vazba mezi dokument s odebraným číslem jednacím a stornovaným dokumentem s původním (odebraným) číslem jednacím je vidět na detailu dokumentu, na záložce „Související“.




U dokumentu, kterému bylo odebráno číslo jednací, je v podacím deníku zobrazen přeškrtnutý záznam pouze s číslem jednacím, bez vyplnění ostatních záznamů. Číslo jednací, které bylo odebráno, nelze dokumentu znovu přiřadit.  Smí vytvořit archivní krabice pro své dokumenty a spisy  Smí vytvořit archivní krabice za spisový uzel Pokud má uživatel pravomoc „smí vytvořit archivní krabice za spisový uzel“, může vkládat záznamy i do archivních krabic vytvořených za spisový uzel.


9.5.3.4 Spisové uzly Spisovými uzly jsou myšleny např. odbory. Do tohoto číselníku se vyplní všechny odbory (sekce či oddělení), které jsou ve vaší organizaci zavedeny a mají být zavedeny i do aplikace.




Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Zobrazení spisových uzlů v podobě seznamu. Zobrazení spisových uzlů v podobě stromové struktury. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Ve formuláři jsou použity filtry: Stav záznamu - filtruje typy dokumentu dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané typy  Pozastavena platnost – pozastavené typy  Zrušeno – zneaktivněné typy (odstraněné) Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.

Sloupce seznamu:  Popis - název spisového uzlu  Podací deník - podací deník, do něhož budou zakládány dokumenty.  Datová schránka - datová schránka, jež bude použita pro odesílání datových zpráv.  Nadřízený SU - nadřízený spisový uzel.  Podatelna - podatelna používaná spisovým uzlem.  Výpravna - výpravna používaná spisovým uzlem. Založení nového spisového uzlu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu


se zobrazí formulář „Spisový uzel – nový“.




Formulář obsahuje:         

Povinné textové pole „Kód“ (celé kladné číslo) – číselná položka, pod kterou jsou vedeny odbory v organizaci. Povinné textové pole „Název (popis)“ (maximálně 50 znaků) - název spisového uzlu Textové pole „Zkratka“ (maximálně 10 znaků) - může být použita pro generování čísla jednacího dokumentu nebo pro generování spisové značky. Rozbalovací nabídka „Podací deník“ - podací deník, do něhož budou zakládány dokumenty. Obsahuje položky číselníku podacích deníků. Rozbalovací nabídky „Datová schránka“ - datová schránka, jež bude použita pro odesílání datových zpráv. Obsahuje položky číselníku datových schránek. Rozbalovací nabídka „Podatelna“ - podatelna používaná spisovým uzlem. Obsahuje položky číselníku podatelen / výpraven, které mají příznak „Je podatelnou“ Rozbalovací nabídka „Výpravna“ - výpravna používaná spisovým uzlem. Obsahuje položky číselníku podatelen / výpraven, které mají příznak „Je výpravnou“ Číselníkové pole „Nadřízený uzel“ - spisový uzel, který je nadřízeným uzlem (pod nějž spadá) tento spisový uzel. Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné)





9.5.3.5 Toky dokumentů Tento číselník umožňuje nastavení směru pro každé funkční místo, kam může předávat dokumenty (spisy, zásilky, stejnopisy či kopie). Pokud není u funkčního místa žádné nastavení (žádný aktuální platný záznam v číselníku toků dokumentů), může uživatel předávat dokumenty (spisy, zásilky, stejnopisy či kopie) na všechny funkční místa. Pokud je u funkčního místa nastaveno alespoň jedno nastavení (jeden platný záznam v číselníku toků dokumentů), může uživatel předávat dokumenty pouze tomuto určenému funkčnímu místu. Pokud má uživatel nastaveno více funkčních míst v tocích dokumentů, uživatelé jsou zde abecedně seřazeni ve tvaru Příjmení, Jméno a Funkční místo. Toto nastavení se týká následujících funkcí:  Kancelář - předání dokumentů  Kancelář - předání spisů  Kancelář - předání zásilek  Kancelář – předání stejnopisů  Kancelář – předání kopií  Podatelna - příjem obecné zásilky a následné předání  Podatelna - příjem DZ a následné předání  Podatelna – nepřidělené dokumenty  Podatelna – nepřidělené spisy

Ikony panelu nástrojů: Založení nového záznamu – provede založení nového záznamu.

Je zobrazeno okno pro vyplnění:  Funkční místo - výběr z číselníku funkčních míst (povinné pole)  Má právo předat dok. a spisy - výběr z číselníku funkčních míst (povinné pole) Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu záznamu bez možnosti provedení změn. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provede zrušení (zneaktivnění) záznamu. Zobrazí tiskovou sestavu – možnost tisku. Verze dokumentu: 1.01



Ve formuláři je použit filtr: Funkční místo – umožňuje vybrat konkrétní funkční místo a vyhledat pro něj nastavené toky dokumentů

9.5.3.6 Zástupy Formulář zobrazuje a eviduje zástupy funkčních míst. Každý uživatel může mít na každém funkčním místě svého zástupce, který za něj bude přebírat a vyřizovat korespondenci v době jeho nepřítomnosti. Jednomu uživateli je možno přiřadit i více zástupů s tím, že se eviduje historie zastupování.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Je povoleno pokud:  Je označen řádek seznamu.  Označený zástup není zneaktivněn (odstraněn).  Zástup nesmí být již zahájen (datum a čas zahájení zástupu musí být větší než aktuální datum a čas). Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Je povoleno pokud:  Je označen řádek seznamu.  Označený zástup není zneaktivněn (odstraněn).  Zástup nesmí být již zahájen (datum a čas zahájení zástupu musí být větší než aktuální datum a čas). Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Ve formuláři jsou použity filtry: Datumové pole „Zástup od: do:“:  Omezení seznamu zástupů datem zahájení zástupu Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtru, je třeba kliknout opět na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů.




Sloupce seznamu:  Od - datum zahájení zástupu.  Do - datum ukončení zástupu.  Zastupovaný - název funkčního místa, jež je zastupováno.  Zastupující - název funkčního místa, které bude provádět zástup. Založení nového zástupu (detail, editace): Po kliknutí na ikonu

se zobrazí formulář „Zástupy funkčních míst – nový“.


Formulář obsahuje: Skupina nadepsaná „Zastupovaný (bude zastoupen zastupujícím)“:  Povinné číselníkové pole „Uzel“ - spisový uzel, do nějž náleží funkční místo, jež bude zastupováno.  Rozbalovací nabídka „Funkční místo“ - funkční místo, jež bude zastupováno. Skupina nadepsaná „Zastupující (zastupuje zastupovaného)“:  Povinné číselníkové pole „Uzel“ - spisový uzel, do nějž náleží funkční místo, jež bude provádět zástup.  Rozbalovací nabídka „Funkční místo“ - funkční místo, jež bude provádět zástup. Skupiny nadepsaná „Období zástupu“:  Datumové pole „Od (datum)“ - datum zahájení zástupu.  Časové pole „(čas)“ - čas zahájení zástupu.




 

Datumové pole Do (datum)“ - datum ukončení zástupu. Časové pole „(čas)“ - čas ukončení zástupu.

Pokud je zaškrtnutá volba „Permanentní zástup“, tak se do Elisy přihlásí jak zastupovaný uživatel, tak i zastupující uživatelé. Pokud není zaškrtnutá volba „Permanentní zástup“, tak platí omezení přístupu (vždy se smí přihlásit jen zastupující). Pokud se jedná o detail záznamu:  U nezahájeného zástupu je zobrazen text „Zástup nebyl dosud zahájen“.  U zahájeného a dosud probíhajícího zástupu je zobrazen text „Zástup byl již zahájen“.  U ukončeného zástupu je zobrazen text „Zástup byl již ukončen“. Pokud se jedná o editaci záznamu:  U nezahájeného zástupu je zobrazen text „Zástup nebyl dosud zahájen“. Jsou povolena všechna editační pole.  U zahájeného a dosud probíhajícího zástupu je zobrazen text „Zástup byl již zahájen – nelze již měnit datum zahájení“. Jsou povolena pouze pole „Do (datum)“ a „(čas)“.  U ukončeného zástupu je zobrazen text „Zástup byl již ukončen – nelze měnit údaje zástupu.“ Je automaticky přepnuto do režimu detailu (nelze editovat). Při založení nového záznamu či při provedení změn v záznamu je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Tlačítko Zavřít uzavře formuláře bez provedení změn.

9.5.3.7 Rozšíření práv zobrazení Pomocí rozšíření práv zobrazení lze upravit (rozšířit) okruh funkčních míst či spisových uzlů, jež budou mít přístup k dokumentům a spisům konkrétního uživatele. Lze přiřadit k jednotlivým funkčním místům funkční místa či spisové uzly, které budou mít právo zobrazovat detail dokumentu či spisu a sběrného archu vlastněného tímto funkčním místem. Právo zobrazovat se vztahuje pouze k dokumentům, spisům a sběrným archům s úrovní přístupu "Běžný". Úroveň neveřejný tak zůstává přístupná pouze vlastníkovi. Ve výchozím stavu mají k těmto dokumentům a spisům přístup pouze ostatní funkční místa ze stejného spisového uzlu.

Ikony panelu nástrojů: Založení nového záznamu – provádí přidání nového rozšíření práv. Zobrazení detailu záznamu – zobrazuje detail rozšíření práv. Změna údajů záznamu – editace je vždy zakázána. Změny záznamů se neprovádějí, v případě potřeby je možno konkrétní záznam odstranit a vytvořit nový. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provádí odstranění rozšíření. Nápověda – zobrazení nápovědy. Tisk – provádí tisk.




Ve formuláři je použit následující filtr: Funkční místo – umožňuje vybrat konkrétní funkční místo a vyhledat pro něj nastavená rozšířená práva zobrazení Sloupce seznamu: - Smí zobrazit spisový uzel. - Smí zobrazit funkční místo. Seznam je seskupen dle funkčního místa, do jehož dokumentů, spisů se administruje přístup.

„Dokumenty a spisy funkčního místa“ – výběr funkčního místa „Má právo zobrazit spisový uzel“ – výběr spisového uzlu „Má právo zobrazit funkční místo“ – výběr funkčního místa Povinná je vždy pouze jedna možnost buď „Má právo zobrazit spisový uzel“ nebo „Má právo zobrazit funkční místo“ „Platnost od“ – pole je vždy zakázáno. Vyplní se automaticky dle aktuálního času po uložení záznamu.

9.5.3.8 Rozšíření práv převodů do spisovny Na tomto formuláři lze nastavit funkčnímu místu, za jaké spisové uzle bude moct filtrovat dokumenty/ spisy ve funkci „Převody do spisovny“ a do jakých spisoven bude moct převádět dokumenty/ spisy a archivní krabice.

Na formuláři „Rozšíření práv převodů do spisovny“, na liště ikon, jsou přístupné tyto ikony: „Založení nového záznamu“: Kliknutím na tuto ikonu se otevře okno „Rozšíření práv převodů do spisovny - nový“:




V položce „Funkční místo“, kliknutím na ikonu výběru ze seznamu funkčních míst, se otevře okno „Funkční místa“, kde lze vybrat funkční místo. V položce „Má právo převádět do spisovny za uzel“, kliknutím na ikonu výběru ze seznamu spisových uzlů, se otevře okno „Spisové uzly“, kde lze vybrat spisový uzel. Lze vybrat i spisový uzel s pozastavenou či zrušenou platností. Položka „Platnost od“, je automaticky vyplňována aplikací po uložení záznamu. Toto pole nelze editovat. “Zobrazení detailu záznamu“ Po označení řádku záznamu a kliknutí na tuto ikonu, se otevře okno „Rozšíření práv převodů do spisovny - detail“, kde je zobrazeno nastavení, bez možnosti editace. “Zrušení (zneaktivnění) záznamu“ Kliknutím na tuto ikonu dojde k nenávratnému odstranění záznamu (nastavení). “Zobrazí tiskovou sestavu“ Kliknutím na tuto ikonu lze vytisknout sestavu rozšířených práv převodů do spisovny. Na formuláři „Rozšíření práv převodů do spisovny“, v oblasti filtru vyhledávání je přístupný filtr „Funkční místo“:

Kliknutím na ikonu výběru ze seznamu funkčních míst, se otevře okno „Funkční místa“, kde lze vybrat funkční místo. Po výběru funkčního místa a kliknutí na tlačítko „Načíst“, se v případě existence nastavení rozšířeného práva převodů na spisovnu na zvoleném funkčním místě, zobrazí toto funkční místo s nastavenými právy.

9.5.3.9 Přístupy k Základním registrům V sekci přístupy k Základním registrům je možné k vybranému funkčnímu místu přiřadit agendu a roli v Základních registrech.





Založení nového záznamu – provede založení nové přístupu. Je zobrazeno okno pro vyplnění:  Funkční místo - výběr z číselníku funkčních míst (povinné pole)  Kód agendy - výběr z číselníku agend (povinné pole)  Kód role - výběr z číselníku rolí




Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu záznamu bez možnosti provedení změn. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provede zrušení (zneaktivnění) záznamu. Zobrazí tiskovou sestavu – možnost tisku. Filtry: Stav záznamu - filtruje záznamy dle jejich aktuálního stavu:    


9.5.3.10 Přístupy k Externím aplikacím V této sekci lze přiřadit k vybranému spisovému uzlu vybranou externí aplikaci (Navision, Vita…)


Založení nového záznamu – provede založení nové přístupu. Je zobrazeno okno pro vyplnění:  Spisový uzel – výběr z číselníku spisových uzlů (povinné pole)  Externí aplikace – výběr z číselníku externích aplikací (povinné pole)




Zobrazení detailu záznamu – provede zobrazení detailu záznamu bez možnosti provedení změn. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provede zrušení (zneaktivnění) záznamu. Zobrazí tiskovou sestavu – možnost tisku. Filtry: Stav záznamu - filtruje záznamy dle jejich aktuálního stavu:    


9.5.4 Externí subjekty 9.5.4.1 Externí subjekty Administrace – Externí subjekty – v tomto číselníku se zaregistrují všechny externí subjekty (právnické i fyzické osoby), s nimiž organizace komunikuje.




Ve formuláři jsou použity následující filtry: Typ - typ externího subjektu (adresy) - Možné typy:  Všechny  Fyzická osoba  Fyzická osoba – podnikatel (OSVČ)  Právnická osoba  Orgán veřejné moci Název nebo příjmení - Filtruje dle shody počátečních znaků s názvem organizace či příjmením Jméno – filtruje dle shody počátečních znaků se jménem IČ - filtruje dle shody počátečních znaků s Identifikačním číslem Obec - filtruje dle shody počátečních znaků s obcí Adresa - filtruje dle shody počátečních znaků s adresou Email - filtruje dle shody počátečních znaků s emailovou adresou. Stav záznamu - Filtruje externí subjekty dle jejich aktuálního stavu:  Platný záznam – používané externí subjekty  Pozastavena platnost – pozastavené externí subjekty  Zrušeno – zneaktivněné externí subjekty (odstraněné) IDDS - zadáním přesného tvaru identifikátoru datové schránky do filtrovacího pole „IDDS“, lze vyhledat externí subjekt, pokud má toto pole vyplněné na detailu externího subjektu. Pokud je provedena změna hodnot (nastavení) filtrů, je třeba kliknout na tlačítko Načíst, aby se provedlo načtení seznamu dle aktuálně nastavených parametrů. Sloupce seznamu:  Název (příjmení, jméno, tituly) - název organizace či příjmení, jméno a tituly externího subjektu.  Datová schránka - identifikátor datové schránky.  IČ - identifikační číslo organizace.  Obec.  Adresa - prezentační forma adresy bez obce – Městská část, Ulice či část obce, číslo popisné, Verze dokumentu: 1.01



 

číslo orientační a písmeno čísla orientačního. ZR – synchronizace externího subjektu se Základními registry. Dor. adresa – informace o tom, zda se jedná o doručovací adresu.

Ikonky panelu nástrojů: Nový – provede založení nového záznamu. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu údajů záznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) záznamu. Zrušení je také možné vždy v režimu editace záznamu. Dohledat k adrese datovou schránku – dohledá a uloží ID datové schránky ke zvolené adrese. ISZR – provede komunikaci s ISZR. Nápověda – zobrazí nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu.

Založení nového externího subjektu (detail, editace): Formulář může být zobrazen v následujících stavech:  Nový záznam - je zakládána nová adresa (formulář je prázdný a je povoleno zadávání hodnot do polí formuláře). Kontrola duplicity při zakládání nového externího subjektu - porovnávány jsou shody údajů: Název organizace, Jméno, Příjmení, Obec, Ulice a Číslo domovní.  Detail záznamu - je zobrazen existující záznam, není možné provádět změny údajů.  Editace záznamu - je zobrazen existující záznam, je možné provádět změny údajů. Po kliknutí na ikonu je vykreslen formulář „Externí subjekty - nový“. Pro zobrazení detailu či pro editaci záznamu je vykreslen stejný formulář.

Ikonky ve formuláři: Verze dokumentu: 1.01



Editace – umožní změnu údajů záznamu. Obnovit výchozí stav formuláře - pokud je formulář zobrazen v režimu editace, lze kliknutím na ikonku nastavit původní údaje formuláře. Nápověda – zobrazuje nápovědu k aktuálně zobrazenému formuláři. Formulář obsahuje:  Rozbalovací nabídku „Typ“ – označuje typ adresy. Možné typy jsou: o Všechny o Fyzická osoba o Fyzická osoba – podnikatel (OSVČ) o Právnická osoba o Orgán veřejné moci 

Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam o Pozastavena platnost o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné)



Textové pole „Název organizace“ (maximálně 254 znaků) – povinné v případě, že se jedná o PO nebo OVM Textové pole „IČ“ (celé kladné číslo, maximálně 8 znaků) Textové pole „Jméno“ (maximálně 24 znaků) – povinné v případě, že se jedná o FO nebo OSVČ Textové pole „Příjmení“ (maximálně 35 znaků) - povinné v případě, že se jedná o FO nebo OSVČ Textové pole „Titul před jménem“ (maximálně 35 znaků) Textové pole „Titul za jménem“ (maximálně 10 znaků) Textové pole „RČ / dat. narození“ (maximálně 11 znaků) - pokud je zvolen typ „Právnická osoba“ či „Orgán veřejné moci“, je pole RČ / dat. narození“ zakázáno.

     

Dále je formulář rozdělen na tři záložky: 1. Záložka „Adresa, kontaktní údaje, datová schránka, ISZR“ obsahuje: Skupinu „Adresa“:  Textové pole „Ulice“ (maximálně 48 znaků)  Textové pole „Číslo domovní“ (celé kladné číslo, maximálně 4 znaky)  Rozbalovací nabídka „Typ“: o Typ čísla domovního. o Možné hodnoty: o Popisné o Evidenční          

Textové pole „Část obce“ (maximálně 48 znaků) Textové pole „Číslo orientační“ (celé kladné číslo, maximálně 3 znaky) Textové pole „písmeno“ (maximálně 1 znak) Textové pole „Obec“ (maximálně 48 znaků) Textové pole „Městská část“ (maximálně 48 znaků) Textové pole „PSČ“ (celé kladné číslo, maximálně 5 znaků) Tlačítko „>>“ – provede načtení číselníku PSČ Textové pole „Pošta“ (maximálně 50 znaků) Textové pole „PO-BOX“ (maximálně 8 znaků) Textové pole „Stát“ (maximálně 80 znaků)

Skupinu „Kontaktní údaje“:  Textové pole „Telefon“ (maximálně 50 znaků)  Textové pole „Fax“ (maximálně 50 znaků)  Textové pole „Email“ (maximálně 254 znaků) Verze dokumentu: 1.01





Textové pole „Vojenský útvar“ (maximálně 8 znaků)

Skupinu „Datová schránka“:  Textové pole „Identifikátor“ (maximálně 50 znaků) - pole je vždy zakázáno 

Tlačítko s ikonkou

- provádí vyhledání datové schránky k ES VIZ. DOHLEDÁNÍ DATOVÉ

SCHRÁNKY K ADRESE



Tlačítko s ikonkou



Tlačítko s ikonkou - provádí aktualizaci údajů externího subjektu údaji nalezenými v adresáři datových schránek. Tlačítko je povoleno pouze u detailu či editace. Rozbalovací nabídka „Typ schránky“ - pole je vždy zakázáno.



- provádí odstranění datové schránky z ES.

Skupinu „ISZR“:  Datum synchronizace  Datum poslední aktualizace  Agenda, pod kterou proběhla synchronizace 2. Záložka „Zástupné osoby (upřesnění adresy)" obsahuje:  Rozbalovací nabídka „Stav záznamu“ - standardní číselník stavu záznamu: o Platný záznam. o Pozastavena platnost. o Zrušeno – zneaktivněné typy dokumentů (odstraněné). 

Tabulku (seznam) zástupných osob se sloupci: o Příjmení o Jméno o Organizační jednotka



Tlačítko Nová – načte formulář pro zadání nové zástupné osoby:

Zástupnou osobou lze upřesnit existující externí subjekt. Tj. namísto N externích subjektů pro stejnou organizaci (lišících se např. pouze osobou), lze založit jeden externí subjekt a k němu N zástupných osob, jejichž použitím při vytváření zásilky lze upřesnit příjemce.   

Tlačítko Editovat - tlačítko je povoleno, jen pokud je označen řádek seznamu. Tlačítko Detail - tlačítko je povoleno, jen pokud je označen řádek seznamu. Tlačítko Odstranit - tlačítko je povoleno, pokud je označen řádek seznamu a stav označené zástupné osoby není „Zrušeno“.




3.

Záložka „Sloučené externí subjekty"

Je zobrazeno pouze funkčním místům s konfigurační skupinou s nastaveným parametrem „Povoleno slučování externích subjektů“, či dostupným submodulem Administrace. Záložka obsahuje:  Tabulku se sloupci:  Název (příjmení, jméno, tituly)  IČ  Obec  Adresa  Tlačítko Vyjmout  Provádí vyjmutí externího subjektu (externí subjekt se stane opět samostatným).  Tlačítko Detail

Dohledání datové schránky k adrese

:

Formulář, v podobě průvodce, umožňuje vyhledání datové schránky a uložení nalezeného výsledku do adresáře. Pokud je prováděno vyhledávání z adresáře (ze seznamu, číselníku adres) a je označena některá z adres, je zobrazen dialog:




Ano - přebírá údaje z označené adresy (ze seznamu) a vkládá je do příslušných polí formuláře na záložce 2. Případné údaje vložené do formuláře lze samozřejmě následně změnit. Ne - nepřebírá nic, pro hledání je použit prázdný formulář. Poté je zobrazen formulář pro vyhledávání datové schránky: Ve formuláři jsou následující ovládací prvky: Přechod na předchozí stránku průvodce. Přechod na následující stránku průvodce. Dokončení průvodce, uložení změn. Přerušení (ukončení) průvodce bez uložení změn. Formulář je rozdělen do pěti záložek: 1. Volba vlastní dat. schránky, 2. Volba způsobu hledání, 3. Komunikace s dat. schránkou, 4. Výběr dat. schránky, 5. Dokončení.

I.

Volba vlastní dat. schránky

Tato záložka se zobrazuje jen v případě, kdy je v aplikaci napojeno více datových schránek. v případě jedné datové schránky, se záložka přeskakuje a průvodce začíná na druhé záložce. Pole formuláře:

Volba jedné z vlastních datových schránek - schránka jež se má použít pro vyhledávání.




II.

Volba způsobu hledání

Na této záložce se volí, jakým způsobem a podle jakých údajů bude datová schránka vyhledávána. v záhlaví je vypsán typ datové schránky zvolené pro vyhledávání a informace o tom, jaké datové schránky (jakých typů) lze se zvolenou datovou schránkou vyhledávat. Jako první je třeba zvolit, jakým způsobem (dle jakých údajů) bude prováděno hledání schránky. Pokud je znám identifikátor hledané datové schránky (ID), je třeba zvolit první způsob hledání „Znám identifikátor (ID) datové schránky“. Tento způsob hledání je nejpřesnější. Pokud není znám identifikátor hledané datové schránky, je možno hledat na základě údajů známých o vlastníkovi hledané datové schránky. v tomto případě je třeba zvolit druhý způsob hledání „Neznám identifikátor (ID) datové schránky“ a následně zvolit typ hledaného subjektu. Na základě zvoleného způsobu vyhledávání se povolují/zakazují pole vyhledávacího formuláře: Sekce „Znám identifikátor (ID) hledané datové schránky“ obsahuje pole identifikátor datové schránky pro zápis ID hledané datové schránky např. hnhacvt. Sekce „Neznám identifikátor (ID) hledané datové schránky“ obsahuje: Pole pro zvolení typu subjektu  Fyzická osoba – občané  Fyzická osoba – podnikatel  Právnická osoba – právnické osoby, organizace  Orgán veřejné moci – státní orgány, ministerstva, obce, městské a obecní úřady, notáři, exekutoři, … a dále pole:  Jméno - Jméno fyzické osoby. Např. Tomáš. Pole je povoleno jen v případě typu subjektu Fyzická osoba či Fyzická osoba - podnikatel.  Příjmení - Příjmení fyzické osoby. Např. Novák. Pole je povoleno jen v případě typu subjektu Fyzická osoba či Fyzická osoba – podnikatel.




     

Název - Název organizace. Např. Firma a.s. Pole není povoleno u typu subjektu Fyzická osoba. IČ - Identifikační číslo organizace (IČO). Např. 12345678. Pole není povoleno u typu subjektu Fyzická osoba. Datum narození - Datum narození u fyzické osoby. Např. 10.7.1974. Pole je povoleno jen v případě typu subjektu Fyzická osoba či Fyzická osoba - podnikatel. Ulice - Název ulice trvalého bydliště (fyzická osoba) či sídla organizace (ostatní). Např. T. G. Masaryka. Číslo domovní - Číslo domovní trvalého bydliště (fyzická osoba) či sídla organizace (ostatní). Např. 1256. Obec - Název obce trvalého bydliště (fyzická osoba) či sídla organizace (ostatní). Např. Vsetín

V případě, kdy jsou ve formuláři vyplněna pole, která však při zvoleném způsobu vyhledávání nebudou použita (např. je vyplněn název a následně zvolen typ hledání „Znám identifikátor (ID) datové schránky“), je zobrazen dialog se seznamem nepoužitých polí:

III.

Komunikace s datovou schránkou

Tato záložka zobrazuje průběh komunikace s informačním systémem datových schránek (průběh




vyhledávání). v případě chyby, je zde vypsáno chybové hlášení. Po dokončení vyhledávání průvodce sám přejde na následující záložku.

IV.

Výběr datové schránky

Záložka zobrazuje seznam nalezených datových schránek odpovídajících zadaným kritériím hledání. Pokud seznam obsahuje hledanou datovou schránku, lze ji vybrat kliknutím na příslušný řádek seznamu (čímž dojde k zaktivnění tlačítka Další) a kliknutím na tlačítko Další. Pokud seznam neobsahuje hledanou datovou schránku, lze se vrátit v průvodci na záložku s parametry hledání (tlačítkem Předchozí), ve formuláři změnit kritéria a provést nové hledání.

V.

Dokončení




Záložka dokončení vyhledávání datové schránky. Na této záložce je možno zvolit, jakým způsobem uložit vyhledanou datovou schránku:  „Napojit zvolenou datovou schránku na adresu, z níž bylo vyhledáváno“ - provede napojení (uloží identifikátor schránky) vyhledané datové schránky na adresu, z níž bylo prováděno vyhledávání. Tato varianta je dostupná pouze při vyhledávání z již existující adresy adresáře.  „Založit novou adresu a na ni napojit zvolenou datovou schránku“ - zakládá novou adresu do adresáře s údaji zjištěnými z nalezené datové schránky. Po kliknutí na tlačítko Dokončit je dle zvolené varianty založena nová adresa s dohledanou datovou schránkou nebo je dohledaná datová schránka zapsána k externímu subjektu.

Komunikace s ISZR

:

Po kliknutí na ikonu „ISZR“ se otevře okno „Externí subjekt“ se záložkami: 1. Volba způsobu hledání:      

Rozbalovací nabídka pro výběr „Kód agendy a role“ Položka - důvod a účel připojení k ISZR Nový - vyhledá nový externí subjekt přes Základní registry Synchronizace - provede prvotní synchronizaci externího subjektu Aktualizace - provede aktualizaci stávajícího externího subjektu Zrušení odběru - odhlásí externí subjekt od aktualizací

Tlačítko „Další“ provede přechod na další záložku. Tlačítko „Storno“ provede uzavření formuláře beze změn.




2. Volba typu subjektu:    

Fyzická osoba – Jméno, Příjmení, Datum narození, Státní občanství (kód) Fyzická osoba – podnikatel (OSVČ) - IČ Právnická osoba - IČ Orgán veřejné moci – IČ

o

Pokud byl na první záložce (Volba způsobu hledání) zvolen způsob „Nový“, tak se v této záložce (Volba typu subjektu) podle výběru typu subjektu zpřístupní pole pro zapisování údajů (Jméno, Příjmení, PSČ, Název organizace, IČ … atd). Pokud byl na první záložce (Volba způsobu hledání) zvolen způsob „Synchronizace“, tak jsou pole předvyplněná z číselníku Externích subjektů. Pokud byl na první záložce (Volba způsobu hledání) zvolen způsob „Aktualizace“ a neexistuje pro vybranou agendu jeho ztotožnění, předvyplní se pole a pokud již ztotožnění pod danou agendou proběhlo, hledání se přesune na 4. záložku (Výběr externího subjektu) a data se zaktualizují.

o o

Tlačítko „Další“ provede přechod na další záložku. Tlačítko „Storno“ provede uzavření formuláře beze změn. Tlačítko „Předchozí“ provede návrat na předchozí záložku.




3. Komunikace se Základními registry: 

Je zobrazen průběh komunikace se Základními registry

Tlačítko „Předchozí“ provede návrat na předchozí záložku.




4. Výběr externího subjektu: Tato záložka zobrazí vyhledané záznamy, které odpovídají výběrovým kritériím. Tato záložka se také objeví ihned po volbě způsobu hledání „Aktualizace“ na první záložce (Volba způsobu hledání) v případě, že již existuje ztotožnění subjektu v agendě a jen se aktualizují data (subjekt je již vybrán). Dvojitým kliknutím nebo kliknutím na ikonu „Zobrazení detailu záznamu“ je možné zobrazit si detail hledaného subjektu a zkontrolovat si údaje o tomto subjektu a označit řádek v seznamu. Současně je zaškrtnut checkbox „Přihlásit externí subjekt k odběru aktualizací ze Základních registrů“. Tato funkce provádí přihlášení k odběru aktualizací z ISZR. Uživatel může tuto volbu odškrtnout. Tlačítko „Další“ provede ztotožnění externího subjektu s ISZR. Pokud byl na první záložce (Volba způsobu hledání) zvolen způsob „Nový“, tak bude založen nový záznam do Externích subjektů a současně bude ztotožněn s ISZR. Po kliknutí na ikonu „Zobrazí tiskovou sestavu“ je možné vytisknout Protokol o ověření údajů v ISZR. Protokol o ověření údajů v ISZR obsahuje tyto informace: o o o o o

datum a čas ověření údajů ověřené údaje kdo provedl ověření údajů (uživatel, FM, spisový uzel) pod jakou agendou proběhlo ověření údajů (kód a název agendy) + role (kód a název role) důvod ověření údajů

Tlačítko „Další“ provede přechod na další záložku. Tlačítko „Storno“ provede uzavření formuláře beze změn. Tlačítko „Předchozí“ provede návrat na předchozí záložku.




5. Dokončení:  

Dokončení provedení akce. Tato záložka (Dokončení) se objeví ihned po volbě způsobu hledání „Zrušení odběru“ na první záložce (Volba způsobu hledání). Subjekt je již vybrán a jen se aktualizují data.

Tlačítko „Dokončit“ provede dokončení akce. Tlačítko „Storno“ provede uzavření formuláře beze změn. Tlačítko „Předchozí“ provede návrat na předchozí záložku.

9.5.4.2 Skupiny externích subjektů Formulář zobrazuje číselník skupin externích subjektů.




Ikony panelů nástrojů: Nový – provádí přidání nové skupiny do číselníku. Detail – provede zobrazení detailu záznamu. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Detail je možno vždy zobrazit také dvojklikem na řádek seznamu. Editace – umožní změnu existující skupiny. Je povoleno, pokud je označen řádek seznamu. Storno – provede zneaktivnění (zrušení) skupiny. Je povoleno pokud je označen řádek seznamu. Tisk – zobrazí tiskovou sestavu. Filtry o

„Jen soukromé skupiny“ - pokud je zaškrtnuto, jsou zobrazeny jen soukromé skupiny přihlášeného funkčního místa.

Sloupce seznamu o Popis. o Soukromý - příznak, zda se jedná o soukromou skupinu.

Detail skupiny externích subjektů Je vykreslen formulář s titulkem „Skupiny externích subjektů“ obsahující: Povinné textové pole „Název“ (maximálně 50 znaků). o Pro zadání názvu skupiny. Zaškrtávací pole „Soukromá skupina (není zobrazována ostatním funkčním místům) Skupina „Externí subjekty“, obsahující: o Seznam se sloupci: Název (příjmení, jméno, tituly) Obec Adresa IČ Dat. schr. o Tlačítko Nový. o Tlačítko Detail. o Tlačítko Odstranit.




9.5.4.3 Sloučení externích subjektů Při slučování externích subjektů lze vyhledat požadovaný záznam. Uživatel nevyhledává v celém seznamu nalezených záznamů, ale do výběrových kritérií může zadat konkrétní dotaz. Je nutné zaškrtnout pouze to kritérium, podle kterého uživatel vyhledává. Pokud budou zaškrtnuta všechna kritéria, vyhledají se všechny shodné externí subjekty. Sloučené externí subjekty v databázi zůstávají, nejsou však v číselníku zobrazovány samostatně (jsou viditelné na detailu externího subjektu, do něhož byly sloučeny). Slučování externích subjektů je povoleno v následujících sekcích:  Kancelář - Externí subjekty - Sloučení externích subjektů.  Podatelna - Externí subjekty - Sloučení externích subjektů.  Administrace - Externí subjekty - Sloučení externích subjektů.

Ikony panelů nástrojů: Zobrazení detailu dokumentu - zobrazuje detail externího subjektu. Sloučit externí subjekty - sloučení externích subjektu. Ikonka je povolena, pokud je zaškrtnut (označen) alespoň jeden externí subjekt (řádek seznamu). Nápověda - zobrazení nápovědy. Zobrazí tiskovou sestavu - tisk vybraných záznamů. Ostatní ikony (nový, editace, odstranit) nejsou přístupné. Filtry výběru - text „Vyhledat shodné subjekty dle:“  Název organizace - pokud je zaškrtnuto a vyplněno toto pole, jsou vyhledávány externí subjekty, které mají shodný název organizace.  IČ - pokud je zaškrtnuto a vyplněno toto pole, jsou vyhledávány externí subjekty, které mají shodné IČ.  Jméno, příjmení, ulice či část obce, obec - pokud je zaškrtnuto a vyplněno toto pole, jsou vyhledávány externí subjekty, které mají shodné jméno a příjmení, ulici či část obce a obec. Sloupce seznamu:  Výběr - zaškrtnuté pole = vybraný řádek.  Id - identifikátor externího subjektu.  Název (příjmení, jméno, tituly) - název organizace či příjmení, jméno a tituly externího subjektu.  Nepojmenovaný sloupec - počet externích subjektů sloučených do externího subjektu.  IČ - identifikační číslo organizace.  Obec.  Adresa - prezentační forma adresy bez obce - Městská část, Ulice či část obce, číslo popisné, číslo orientační a písmeno čísla orientačního.




Řádky jsou sloučeny do skupin dle nalezené duplicity (tedy Názvu organizace, IČ, Jména, příjmení, ulice či části obce a obce). Z důvodů výkonu je načítáno pouze prvních 50 skupin externích subjektů. Pokud existuje více než 50 skupin, je zobrazen po načtení informační dialog s textem „Bylo načteno prvních XX potenciálně duplicitních subjektů (YY skupin) z celkových ZZ potenciálně duplicitních subjektů.“, kde za XX je doplněn počet zobrazených subjektů, za YY počet zobrazených skupin (50) a za ZZ celkový počet potenciálně duplicitních subjektů. Při sloučení je provedena kontrola, zda ve skupině objektů pro sloučení je alespoň jeden neoznačený externí subjekt (tedy, zda je do čeho slučovat externí subjekty). Pokud není:  je zobrazen informační dialog s textem „Sloučení nelze provést - byly zvoleny všechny externí subjekty ve skupině. Alespoň jeden externí subjekt (do něhož se budou ostatní vkládat) musí zůstat neoznačen.“;  zpracování je ukončeno. Pokud uživatel klikne na řádek (označení řádku), který již obsahuje sloučené externí subjekty:  je zobrazen informační dialog s textem „Označovaný externí subjekt již obsahuje sloučené subjekty, a tak není možno jej sloučit do jiného subjektu!“;  označení řádku není provedeno.

List (seznam) „Externí subjekty“ - obsahuje seznam slučovaných externích subjektů. Rozbalovací nabídku „Sloučit do“ - obsahuje externí subjekty, do nichž je možno sloučit ostatní externí subjekty (jsou to ostatní, neoznačené, externí subjekty ze skupiny externích subjektů) Provede sloučení subjektů uvedených v seznamu „Externí subjekty“ do subjektu zvoleného v rozbalovací nabídce „Sloučit do“. Provede uzavření formuláře bez provedení sloučení. Nápověda – zobrazí nápovědu




9.5.5 Externí aplikace 9.5.5.1 Interface CzechPoint Interface je přístupný jak v režimu prohlížeče, tak v režimu Out of Browser. Interface slouží pro automatickou komunikaci bez zásahu uživatele. Přihlášený uživatel na webových stránkách CzechPointu (či ve FormFilleru) vyplní žádost (formulář), a pokud chce přidělit Číslo jednací daného řešení, klikne na tlačítko „Zažádat o číslo jednací a odeslat do spisové služby“. Přes rozhraní je v Elise vytvořen dokument pomocí informací z CzechPointu a informací nastavených v Externích aplikacích v sekci administrace. Při tomto propojení je dále v CzechPointu doplněno Číslo jednací převzaté z Elisy a CzechPoint následně vrátí do Elisy ještě vyřizující dokument s přílohou. Ten je pak zařazen do spisu spolu se žádostí a je vyřízen způsobem, který je nastavený v Externích aplikacích v sekci administrace.

Záložka Parametry interface CzechPoint – detail

Změna údajů – provádí změnu údajů. Načtení původních údajů – provádí obnovení předchozích údajů. Nápověda – zobrazí nápovědu. Záložka je rozdělena do dvou oblastí:  „Stálé parametry zakládaných dokumentů“ nastavuje hodnoty, které jsou vyplněny na kartě dokumentu žádosti i odpovědi při přijetí z CzechPointu nastálo.  „Dočasné parametry zakládaných dokumentů“ nastavuje hodnoty, které se na kartu dokumentu žádosti ukládají pouze dočasně, a při přijetí odpovědi jsou přepsány skutečnými hodnotami. Přístup - Umožňuje nastavit práva pro zobrazení detailu dokumentu.   

Ke zveřejnění” - právo zobrazení detailu dokumentu komukoliv (nezávisle na spisovém uzlu). Běžný dokument - detail dokumentu si může zobrazit kdokoli z uživatelů (v rámci spisového uzlu). Neveřejný dokument - detail dokumentu je přístupný pouze aktuálnímu vlastníkovi dokumentu (ostatním se detail nezobrazí).




Způsob vyřízení dokumentu – Slouží pro nastavení způsobu vyřízení dokumentu. Vybírá se z rozbalovací nabídky způsobů vyřízení dokumentu, přičemž v Číselníku nastavení Způsobů vyřízení dokumentu musí být takovýto způsob vyřízení označen volbou „ Vyřizující dokument“. Odesílatel – Výběr z nabídky externích subjektů po kliknutí na ikonku

.

Stručný popis – Text uvedený jako předmět dokumentu. Způsob odeslání – Výběr z rozbalovací nabídky Způsobů odeslání, které jsou nastaveny v Číselníku Způsobů odeslání. Typ zásilky - Výběr z rozbalovací nabídky Typů zásilek, které jsou nastaveny v Číselníku Typů zásilek.

Záložka Uživatelé – Interface CzechPOINT Na této záložce jsou nastaveni uživatelé, kteří provádí komunikaci mezi CzechPointem a programem Elisa.

Založení nového záznamu - provádí založení nového uživatele.

Funkční místo – Je vybíráno po kliknutí na ikonku

z nabídky funkčních míst uživatelů.

Login – Přihlašovací Login do aplikace CzechPoint. Heslo – Uživatel si zadá heslo, které umožní komunikaci mezi CzechPointem a aplikací Elisa. Nejedná se o uživatelovo heslo do aplikace ani heslo na přihlášení do CzechPointu. Heslo (znovu) – potvrzení výše zadaného hesla. Zobrazení detailu záznamu – provádí zobrazení detailu záznamu




Změna údajů záznamu – provádí změnu existujícího záznamu. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provádí zrušení (zneaktivnění) záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu. Zobrazí tiskovou sestavu – umožní tisk. Filtr výběru (Stav):  

Všechny Pouze blokované

Záložka Typy dokumentů – Interface CzechPoint Zobrazuje seznam typů dokumentů, které se zapisují na kartu dokumentu při komunikaci s CzechPointem. Pokud je například v Czechpointu zadán typ dokumentu jako Výpis z obchodního rejstříku, je tento typ dokumentu přenesen i na dokument v aplikaci Elisa. Zároveň se s ním přenese a zapíše i spisový znak daného dokumentu.

Zobrazení detailu záznamu – provádí zobrazení detailu záznamu Změna údajů záznamu – provádí změnu existujícího záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu. Zobrazí tiskovou sestavu – umožní tisk.

9.5.5.2 Interface Vita Interface je přístupný jak v režimu prohlížeče, tak v režimu Out of Browser. Ovládání Interface Vita: Pokud je v aplikaci Elisa vytvořený (evidovaný) cizí dokument, může být do systému Vita přenesen, pokud jsou splněny tyto podmínky:   

typ dokumentu „cizí“ dokument má přiřazené Číslo jednací nastavený typ dokumentu (nastaven v Administraci – Externí aplikace – Interface Vita)






vlastník dokumentu (nastaven v Administraci – Externí aplikace – Interface Vita)

V programu Vita je dokument převzat (v podacím deníku), předán uživateli a dále zpracováván. Pokud je dokument přiřazen do spisu, spis se automaticky vytvoří i ve spisové službě a dokument je do něj vložen (spis nelze zakládat ve spisové službě a poté přenést do Vity). Pokud je spis ve Vitě vyřízen, je tento spis vyřízen i ve spisové službě, včetně všech obsažených dokumentů. Při vytváření vlastního dokumentu ve Vitě (například odpovědi), uživatel vyplňuje údaje o dokumentu a při ukládání je uživatel tázán, zda se mají uvedené údaje odeslat do spisové služby. Pokud uživatel klikne na tlačítko ANO, je ve spisové službě vytvořen nový dokument. Čísla jednací jsou provázána, dokument zde dostává nové číslo jednací. Pokud uživatel vyplnil v aplikaci Vita u dokumentu adresáta a tento dokument má být odeslán, je při nevyplnění záložky Předávání dokumentů (v Administraci – Externí aplikace – Interface Vita) předán hlavní výpravně organizace. Pokud je předávání dokumentů vyplněno, je dokument předán zadanému funkčnímu místu. V případě, kdy uživatel u dokumentu adresáta nevyplnil a dokument tedy nebude odesílán, je při nevyplnění záložky Předávání dokumentů zařazen dokument do Nevyřízených dokumentů daného uživatele. Pokud je nastaveno předávání dokumentů, dokument je následně z Vity předán na zvoleného uživatele v aplikaci spisové služby.

Záložka Parametry interface Vita

Změna údajů – provádí změnu údajů. Načtení původních údajů – provádí obnovení předchozích údajů. Nápověda – zobrazí nápovědu. Typ dokumentu Vita – Výběr typů dokumentů se zobrazí po kliknutí na ikonku typ dokumentu „cizí“ (např. Vita – cizí).

. Musí být nastaven

Úroveň přístupu nového dokumentu - Umožňuje nastavit práva pro zobrazení detailu dokumentu.   

Ke zveřejnění” - právo zobrazení detailu dokumentu komukoliv (nezávisle na spisovém uzlu). Běžný dokument - detail dokumentu si může zobrazit kdokoli z uživatelů (v rámci spisového uzlu). Neveřejný dokument - detail dokumentu je přístupný pouze aktuálnímu vlastníkovi dokumentu (ostatním se detail nezobrazí).

Úroveň přístupu nového spisu - Umožňuje nastavit práva pro zobrazení detailu spisu.  

Ke zveřejnění” - právo zobrazení detailu spisu komukoliv (nezávisle na spisovém uzlu). Běžný dokument - detail spisu si může zobrazit kdokoliv z uživatelů (v rámci spisového uzlu).






Neveřejný dokument - detail spisu je přístupný pouze aktuálnímu vlastníkovi spisu (ostatním se detail nezobrazí).

Forma nového vlastního dokumentu - nabídka obsahuje položky:  analogová (papírová) - originál dokumentu je v papírové podobě (např. dopis).  digitální (elektronická) - originál dokumentu je v elektronické podobě (např. rozhodnutí ve formátu PDF doručené datovou zprávou).  zdigitalizovaná (převedena do elektronické podoby). Způsob vyřízení spisu – Slouží pro nastavení způsobu vyřízení spisu. Vybírá se z rozbalovací nabídky způsobů vyřízení spisu, které jsou nastaveny v Číselníku nastavení Způsobů vyřízení spisu. Vyřizující dokument spisu – Slouží k určení, který dokument obsažený ve spisu bude označen jako vyřizující. Vybírá se z nabídky „První dokument spisu“ nebo „Poslední dokument spisu“. Login metod nezasílajících login - Je login, který je obecný a není vztažen ke konkrétnímu uživateli. Ideálně by to měla být osoba, která je na svém funkčním místě časově stabilní a ne pouze krátkodobě. Zaškrtávací pole „Nezakládat duplicitní externí subjekty“ - Při zakládání zásilky z Vity zjišťováno, zda neexistuje externí subjekt se stejnými údaji, jako má adresát zásilky. Pokud ano, je použit nalezený externí subjekt, v opačném případě je použit nový.

Záložka Uživatelé interface Vita

V záložce Uživatelé je nastaveno mapování uživatelů Vity na funkční místa v Elise. Zde se uvádějí uživatelé, kteří pracují s Vitou a uživatelé, kteří budou uvedeni jako vlastníci dokumentu ve spisové službě. Založení nového záznamu - provádí založení nového uživatele.

Funkční místo – Je vybíráno po kliknutí na ikonku





Login – Je uživatelův Login nastavený v propojení mezi Vitou a spisovou službou. Zobrazení detailu záznamu – provádí zobrazení detailu záznamu Změna údajů záznamu – provádí změnu existujícího záznamu. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provádí zrušení (zneaktivnění) záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu. Zobrazí tiskovou sestavu – umožní tisk. Filtr výběru (Stav):  

Všechny Pouze blokované

Záložka Předávání dokumentů interface Vita

Zde je možné nastavit, z jakého funkčního místa ve Vitě mají být dokumenty předány na určité funkční místo ve spisové službě, které poté provede vypravení. Pokud zde není vyplněno žádné funkční místo a dokument se odesílá, je dokument z Vity předán hlavní výpravně nastavené ve spisové službě. Pokud zde není vyplněno a dokument se neodesílá, je dokument z Vity převeden do Nevyřízených dokumentů daného uživatele. Založení nového záznamu - provádí založení nového uživatele.

Dokumenty funkčního místa – po kliknutí na ikonku je zobrazeno okno výběru funkčního místa, ze kterého se má dokument z Vity předat do spisové služby. Předávat funkčnímu místu – po kliknutí na ikonku je zobrazeno okno výběru funkčního místa, kterému bude dokument z Vity předán v programu spisová služba.




Zobrazení detailu záznamu – provádí zobrazení detailu záznamu Změna údajů záznamu – provádí změnu existujícího záznamu. Zrušení (zneaktivnění) záznamu – provádí zrušení (zneaktivnění) záznamu. Nápověda – zobrazí nápovědu. Zobrazí tiskovou sestavu – umožní tisk.

9.5.5.3 Interface Registr živnostenského podnikání Registr živnostenského podnikání je přístupný jak v režimu prohlížeče, tak i v režimu Out of Browser.

Ovládání Interface Registr živnostenského podnikání: Dokument či spis je postoupen Registru živnostenského podnikání v sekci Kancelář – Nevyřízené dokumenty po kliknutí na tlačítko v řádkovém zobrazení dokumentů nebo spisů. Aby mohl být dokument postoupen Registru živnostenského podnikání, musí mít přidělené Číslo jednací a musí se jednat o cizí dokument. Poté je dokument postoupen Registru živnostenského podnikání, kde s ním uživatel může standardně pracovat. Pokud chce uživatel dokument z RŽP vypravit, musí kliknout na tlačítko „Vypravit do spisové služby“. Nastavuje se zde, jakou formou se daný dokument má odeslat, zda klasickou poštou, datovou schránku či elektronicky (e-mailem). Při následném odeslání je v RŽP u tohoto dokumentu uveden záznam o odeslání. Přijetí doručenky tohoto dokumentu ve spisové službě je následně rovněž propsáno do Registru živnostenského podnikání. Pokud uživatel v Registru živnostenského podnikání uživatel vyřídí spis, tento spis je následně vyřízen i ve spisové službě.

Záložka Parametry interface Registr živnostenského podnikání




Změna údajů – provádí změnu údajů. Načtení původních údajů – provádí obnovení předchozích údajů. Nápověda – zobrazí nápovědu.  

      

Používaný spisový plán – po kliknutí na ikonku je zobrazen formulář, ze kterého uživatel vybere daný spisový plán, který se bude používat při komunikaci s RŽP Typy dokumentu používané při založení nového dokumentu – zde je nastavováno, jaký typ dokumentu bude zapsán pro nový dokument vzniklý komunikací s RŽP – po kliknutí na ikonku je zobrazen formulář typů dokumentů, ze kterého uživatel vybere, jaký typ dokumentu bude vybrán při vzniku nového dokumentu při přenosu z RŽP. Dá se zde nastavit zvlášť pro Vlastní dokumenty, Cizí dokumenty a Iniciační dokumenty spisu. Způsob vedení spisu – spis je buď veden sběrnými archy, nebo priorací URL adresa pro odesílání dávek – zde se zadává adresa Registru živnostenského podnikání Číslo certifikátu pro SSL spojení – čtyřmístný certifikát, který slouží k šifrování dat při komunikaci mezi RŽP a spisovou službou Zkratka organizace – čtyřmístná zkratka nastavená pro aplikaci spisové služby, která umožňuje označování dokumentů při komunikaci mezi spisovou službou a Registrem živnostenského podnikání Kód ERMS – dvoumístná zkratka, která je přidána ke Zkratce organizace při komunikaci RŽP a spisové služby Výchozí uživatel – vybírá se z uživatelů nastavených zde na záložce Uživatelé. Zkratka organizace a ERMS RŽP – jedná se o zkratku, která je poskládána od Registru živnostenského podnikání a slouží ke komunikaci mezi RŽP a spisovou službou při označování dokumentů



Výchozí typ zásilky – po kliknutí na ikonku seznamu zásilek



Výchozí způsob odeslání - po kliknutí na ikonku komunikaci



Výchozí způsob vyřízení spisu - po kliknutí na ikonku



Výchozí způsob vyřízení dokumentu - po kliknutí na ikonku dokumentu

je vybrán výchozí typ zásilky při komunikaci ze je vybrán výchozí typ způsobu odeslání při je vybrán způsob vyřízení spisu je vybrán způsob vyřízení

Povinná pole na této záložce jsou velice důležitá pro komunikaci mezi oběma aplikacemi, je tedy nutné bezchybné zadání těchto informací. V opačném případě komunikace mezi programy nebude probíhat.

Záložka Uživatelé interface Registr živnostenského podnikání Na této záložce jsou zadáváni a zobrazeni uživatelé, kteří mohou provádět komunikaci mezi aplikacemi ELISA a RŽP. Založení nového záznamu - provádí založení nového uživatele.




Funkční místo – je vybíráno funkční místo z aplikace, které provádí komunikaci mezi spisovou službou a RŽP. Po kliknutí na ikonku

je funkční místo vybíráno z formuláře funkčních míst organizace

Login – zde se zadává Login do Registru živnostenského podnikání. Takto zadaný uživatel má při práci mezi aplikacemi v držení spisy (i dokumenty), se kterými v aplikacích pracuje.

Záložka Formy zásilek interface Registr živnostenského podnikání V této záložce je nastavována komunikace mezi spisovou službou a Registrem živnostenského podnikání ohledně formy zásilek. Po kliknutí na ikonku

je zobrazen následující formulář:

Forma zásilky RŽP – zde je uveden název formy zásilky používaný v Registru živnostenského podnikání. Forma zásilky – vybírá se z formuláře „Formy zásilky“ aplikace spisová služba Po uložení tohoto nastavení je při následné práci automaticky brána daná forma zásilky z Registru živnostenského podnikání, a při propojení se spisovou službou je použita forma zásilky, kterou zde uživatel nastavil.

Záložka Typy zásilek interface Registr živnostenského podnikání V této záložce je nastavována komunikace mezi spisovou službou a Registrem živnostenského podnikání ohledně typu zásilek. Po kliknutí na ikonku





Typ zásilky RŽP – je zde uveden název typu zásilky používaný v Registru živnostenského podnikání. Typ zásilky - vybírá se s formuláře „Typy zásilky“ aplikace spisová služba. Po uložení tohoto nastavení je při následné práci automaticky brán daný typ zásilky z Registru živnostenského podnikání, a při propojení se spisovou službou je použit typ zásilky, který zde uživatel nastavil.

Záložka Způsoby odeslání interface Registr živnostenského podnikání V této záložce je nastavována komunikace mezi spisovou službou a Registrem živnostenského podnikání ohledně způsobu odeslání. Po kliknutí na ikonku


Způsob odeslání RŽP - je zde uveden název způsobu odeslání používaný v Registru živnostenského podnikání. Způsob odeslání - vybírá se s formuláře „Způsoby odeslání zásilek“ aplikace spisová služba. Po uložení tohoto nastavení je při následné práci automaticky brán daný způsob odeslání z Registru živnostenského podnikání, a při propojení se spisovou službou je použit způsob odeslání, který zde uživatel nastavil.

Záložka Způsoby vyřízení spisu interface Registr živnostenského podnikání V této záložce je nastavována komunikace mezi spisovou službou a Registrem živnostenského podnikání ohledně způsobu vyřízení spisu. Způsoby vyřízení spisu pro práci mezi interface se zde dají zakládat, editovat či rušit. Po kliknutí na ikonku





Způsob vyřízení spisu RŽP - je zde uveden název způsobu vyřízení spisu používaný v Registru živnostenského podnikání. Způsob vyřízení spisu - vybírá se s formuláře „Způsoby vyřízení spisu“ aplikace spisová služba. Po uložení tohoto nastavení je při následné práci automaticky brán daný způsob vyřízení spisu z Registru živnostenského podnikání, a při propojení se spisovou službou je použit způsob vyřízení spisu, který zde uživatel nastavil.

Záložka Způsoby podnikání

vyřízení

dokumentu

interface

Registr

živnostenského

V této záložce je nastavována komunikace mezi spisovou službou a Registrem živnostenského podnikání ohledně způsobu vyřízení dokumentu. Po kliknutí na ikonku formulář:

je zobrazen následující

Způsob vyřízení dokumentu v RŽP - je zde uveden název způsobu vyřízení dokumentu používaný v Registru živnostenského podnikání. Způsob vyřízení dokumentu - vybírá se s formuláře „Způsoby vyřízení dokumentu“ aplikace spisová služba. Po uložení tohoto nastavení je při následné práci automaticky brán daný způsob vyřízení dokumentu z Registru živnostenského podnikání, a při propojení se spisovou službou je použit způsob vyřízení dokumentu, který zde uživatel nastavil.

Záložka Odeslané zprávy interface Registr živnostenského podnikání V této záložce se zobrazují chybné události

Záložka Přijaté dávky interface Registr živnostenského podnikání V této záložce se zobrazují došlé dávky z RŽP a jejich stavy




9.5.5.4 Interface Autorizovaná konverze Interface je přístupný pouze v režimu Out of Browser, nikoliv v režimu prohlížeče. Autorizovaná konverze se v aplikaci provádí v sekci Kancelář – Dokumenty na detailu daného dokumentu, v záložce Elektronický obraz, přílohy. Je možné zde provádět dva druhy autorizované konverze:  Konverze dokumentu z listinné podoby do podoby elektronické  Konverze dokumentu z elektronické podoby do listinné Autorizovaná konverze dokumentu lze provést na detailu dokumentu, v záložce Elektronický obraz, přílohy, kliknutím na ikonku

.

Pokud provádíme autorizovanou konverzi z elektronického dokumentu do listinného, je ideální mít jako předlohu podepsaný PDF dokument (ovšem aplikace umožňuje konverzi i pro nepodepsané dokumenty). Při tomto způsobu konverze vzniká ověřovací doložka. Ověřovací doložka se uloží jako příloha. Konverze z listinné podoby do podoby elektronické je prováděna tím způsobem, že původní listinný dokument je ve formátu PDF konvertován do optimálního formátu PDF/A, který se ukládá na kartu daného dokumentu v programu. Poslední stránka tohoto dokumentu v novém formátu obsahuje ověřovací doložku.

Záložka Parametry interface Autorizovaná konverze Na této záložce se volí prostředí, v kterém je Autorizovaná konverze prováděna. Dále se zde nastavuje podoba ověřovací doložky při konverzi z elektronické do listinné podoby.

Změna údajů – provádí změnu údajů. Načtení původních údajů – provádí obnovení předchozích údajů. Nápověda – zobrazí nápovědu. Při kliknutí na tlačítko „Změnit“ na řádku „Typ dokumentu“, je otevřeno okno:




Zde se nastavuje struktura typu dokumentu pomocí rozbalovací nabídky „Přidat složku“. Nastavení struktury je obdobná jako u nastavení struktury Čísla jednacího VIZ. STRUKTURA ČÍSLA JEDNACÍHO. Do pole „Vystavil“ se zapisuje název organizace, která provádí konverzi a která bude uvedena na ověřovací doložce.

Záložka Uživatelé interface Autorizovaná konverze Zde uvedení uživatelé jsou oprávněni provádět autorizovanou konverzi. Po kliknutí na ikonku Nový je zobrazen následující formulář:

Login – zde je uveden přihlašovací Login daného uživatele do CzechPointu. Heslo – zde daný uživatel vyplní své heslo do CzechPointu.




Heslo (znovu) – uživatel opět vypíše své heslo. Funkční místo - Je vybíráno po kliknutí na ikonku


Kvalifikovaný certifikát – zde se vypisuje sériové číslo kvalifikovaného certifikátu. Komerční certifikát – zde se vypisuje sériové číslo komerčního certifikátu. Uživatelé jsou zde zobrazeni v řádkovém zobrazení a je možné s nimi manipulovat pomocí ikonek detail, editace a zrušení.

9.5.5.5 Interface Základních registrů Zde se nastavují základní údaje o propojení s ISZR.

Změna údajů – provádí změnu údajů. Načtení původních údajů – provádí obnovení předchozích údajů. Nápověda – zobrazí nápovědu.      

Kód AIS: identifikace (číslo) AIS v ISoISVS Kód OVM: IČO OVM (bez mezer), délka maximálně 8 číslic, lze včetně nul na začátku i bez nich, např. 00345678 nebo 345678 URL připojení: https://iszr.gov.cz/prod/ Sériové číslo certifikátu pro ISZR: hexa kód certifikátu vygenerovaného z ISZR pro přístup k základním registrům Důvod a účel dotazování se ISZR: defaultní důvod proč se uživatel dotazuje do ZR (používá se ve wizzardu – kde ho uživatel může konkrétně změnit) „Checkbox“ Povolit asynchronní volání webových služeb k ISZR.








Jedná se o nastavení, zda se po nezdařeném synchronním volání má program automaticky zavolat asynchronní volání (pokud je nezaškrtnuto, asynchronní volání se nevolá, pouze se objeví hláška, že nejsou data a ať uživatel volání opakuje) Synchronizovat (spouštět): „Checkboxy“ pro nastavení synchronizace (služby WinService), která v pravidelných intervalech (hodiny, sekundy) bude aktualizovat zaslaná data z ISZR do číselníku ES (doporučuje se zaškrtnout Každý den v: např. 6:00 hod.) Tlačítko „Synchronizovat“: provede okamžitou synchronizaci Elisy se Základními registry bez ohledu na nastavení doby či periody synchronizace



UŽIVATELSKÝ MANUÁL ELISA

Recommend Documents